Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS. Liv Tronstad, KomSek Trøndelag IKS

Transkript

1 Levanger kommune Sakspapir Hefte 3 av 3 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS Saksbehandler: E-post: Tlf.: Liv Tronstad, KomSek Trøndelag IKS Arkivref: 2007/ /216 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger kontrollutvalg /08 Levanger kommunestyre /08 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. Saksprotokoll Levanger kontrollutvalg Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune 2. Rapporten oversendes kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune 2. Rapporten oversendes kommunestyret 125 av 159

2 Saksbehandlers forslag til innstilling 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. Vedlegg: 1 Rapport Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets sak nr. 017/08 2. Plan for selskapskontroll i Levanger kommune for Kommunestyre sak PS 064/05 og 006/06 - Plan for selskapskontroll 4. Kontrollutvalgets sak nr. 028/05 - Plan for selskapskontroll 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Saken ble fremmet for kontrollutvalget den under sak 017/08. Kontrollutvalget gjorde da vedtak om å utsette saken til neste møte. Saken fremmes derfor pånytt. Kontrollutvalget skal i henhold til kommunelovens bestemmelser påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper m.m. Jf. 77 nr. 5. KomSek Trøndelag IKS har i 2007 på oppdrag fra kontrollutvalget gjennomført kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i Innherred Renovasjon IKS. Rapporten foreligger nå og er vedlagt. Kommunelovens 80 hjemler kontrollutvalgets innsynsrett i kommunalt heleide selskaper. Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) er et kommunalt heleid selskap og faller derfor innenfor disse reglene. Kommunene bak IR IKS har, som et alternativ til den tradisjonelle kommunale etatsstyring, valgt å løse lovpålagte oppgaver etter forurensningsloven gjennom et interkommunalt selskap. Interkommunalt samarbeid vil på mange områder åpne muligheter for både en bedre tjeneste og/eller en lavere kostnad enn det den enkelte kommune vil kunne oppnå på egen hånd. Alternativ organisering innebærer imidlertid andre utfordringer med hensyn til koordinering med kommunens øvrige virksomhet. Og i et interkommunalt samarbeid må beslutninger i tillegg koordineres med de øvrige samarbeidende kommuner. En møter ofte utsagn som Etter at det har gått en stund begynner selskapene å leve sine egne liv. Dette er til en viss grad en naturlig og nødvendig konsekvens av at kommunale tjenester blir organisert i et eget selskap. Samtidig kan slike utsagn tolkes som en viss frustrasjon som kan ha opphav i manglende løpende debatt om selskapenes mål, oppgaver og prisfastsettelse. Her er det av sentral betydning at eierne (som her også 126 av 159

3 er lokal forurensningsmyndighet) og selskapet har samme forståelse av målsettinger, prioriteringer og pris i forhold til gitte nivåer for produksjon og kvalitet. IR IKS nyter en høy grad av anseelse og tillit i kommunene. Kommunenes engasjement for selskapet synes å være økende, men fortsatt synes det fra selskapets side å være ønskelig med sterkere eierengasjement. Dette sammenfaller med vårt inntrykk. Aktivt eierskap vil gi viktige signaleffekter overfor omverdenen og styrke kommunenes omdømme. Det kan fra kommunestyrets side også være behov for en jevnlig gjennomgang av roller og arbeidsdeling også sett i forhold til kommunens øvrige virksomhet. Her kan mål og krav (eierstrategi) overfor selskapet defineres og koordineres med de kommunale avfallsplaner, miljøplaner og lovpålagte krav. Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) synes å ha et aktivt og bevisst forhold til sitt representantskap og sine eiere. Videre synes informasjon til eierkommunene å være god og foregå løpende. Etter det en kan se har selskapet klare strategier og rutiner i forhold til internkontroll, drift og miljø, og styret synes å være bevisst sitt ansvar iht. lovgivning, vedtekter og i forhold til behovet for ulik kompetanse i styret. Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS har vært til høring. Det har ikke fremkommet kommentarer eller lignende til rapporten, utover enkelte mindre korreksjoner mht. fakta som er innarbeidet i den endelige rapport. Med de avgrensninger som er angitt finner KomSek Trøndelag IKS å kunne konkludere med bl.a. følgende: Ut fra vårt helhetsinntrykk synes IR IKS å være et veldrevet selskap. Det vil imidlertid alltid finnes et rom for forbedringer, kanskje særlig i kontaktpunktet mellom kommunestyre og representantskap. Prinsipielt kan det diskuteres hvorvidt et relativt ensidig fokus på produktet (renovasjonstjenestene) er heldig som styringskriterium. Innenfor husholdningssektoren skal selskapet imidlertid drive til selvkost. Følgende forhold synes å fungere tilfredsstillende: Kontrollen har ikke avdekket forhold som er i strid med kommunale vedtak og forutsetninger. Selskapet ser ut til å være seg bevisst det samfunnsmessige ansvaret, og har klare strategier og rutiner for internkontroll, drift, utvikling og miljø. Selskapet synes å ha en aktiv holdning til informasjon og kommunikasjon med eierne. Følgende forhold kan forbedres: Representantskapet og styret tilrås å skriftliggjøre føringer, mål og resultatkrav i større grad. Slike tilbakemeldinger synes å bli gitt muntlig når det holdes orienteringer i møtene, men lite dokumenteres i form av vedtak. 127 av 159

4 Videre tilrås den enkelte eier å utarbeide en eierskapsmelding. Her vil mål og resultatkrav mv.(eierstrategi) overfor selskapet kunne bli definert og koordinert med eventuelle kommunale miljøplaner og lovpålagte krav mv. Det vil her også være naturlig at rutiner mht. tilbakerapportering til kommunestyret inngår. I samsvar med 20 i Lov om interkommunale selskap bør representantskapet i IR IKS innføre en praksis med å behandle økonomiplan en gang i året. Kontrollutvalget og kommunens revisor bør få kopi når det sendes innkalling til representantskapsmøter. Vurdering En har ved utarbeidelsen av rapporten for IR IKS, som det for øvrig vises til i sin helhet, søkt å gi en balansert fremstilling av det en mener å ha kunnet observere. Etter høringsfristens utløp har en ikke mottatt kommentarer eller korreksjoner en ikke har funnet å kunne innarbeide i teksten. På denne bakgrunn finner en å kunne anbefale kontrollutvalget å slutte seg til rapporten. Levanger kommune tilrås å utarbeide en egen eierskapsmelding, jf. KS eierforums anbefaling nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger. 128 av 159

5 Levanger kommune SELSKAPSKONTROLL INNHERRED RENOVASJON Eierskapskontroll utført 2007 for Levanger kommune Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web: av 159

6 1. INNLEDNING HJEMMEL AVGRENSNING OG PROBLEMSTILLING METODE SELSKAPET KOMMUNESTYRETS VEDTAK OG FORUTSETNINGER SENTRALE BESTEMMELSER OG ANBEFALINGER LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAP (IKS-LOVEN) FORURENSNINGSLOVEN Selvkostprinsippet Deponier og kravet om avsetninger til etterdrift ANBEFALINGER VEDR. EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE INNHERRED RENOVASJON IKS HISTORIKK SELSKAPSAVTALEN FOR INNHERRED RENOVASJON IKS REPRESENTANTSKAPET STYRET DRIFT OG ØKONOMI REVISJON VÅRE VURDERINGER Samsvar med lover og regelverk Samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Effektivitet og forsvarlig drift Informasjon til kommunestyret OPPSUMMERING OG KONKLUSJON KOMMENTARER VEDLEGG DIVERSE OPPLYSNINGER GJENNOMFØRTE INTERVJU OVERSIKT OVER FREMLAGTE DOKUMENTER Fra selskapet Fra kommunen OVERSIKT OVER SELSKAPETS EIERE* OVERSIKT MENGDER/KOSTNADER* OVERSIKT MENGDE/KOSTNADSUTVIKLING* AKTUELLE LOVBESTEMMELSER av 159

7 1. Innledning Levanger kommune Kommunestyret Sakliste 1.1 Hjemmel Kommunelovens kapittel 12 med forskrifter pålegger kommunene å føre kontroll med forvaltningen av kommunenes eierinteresser i selskaper mm, herunder å kontrollere hvorvidt den som utøver kommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll er dermed en lovpålagt ordning som skal bidra til at forvaltningen av det offentliges eierinteresser fungerer best mulig. Kontrollutvalget skal foreta løpende tilsyn, men i siste instans er det kommunestyret som har overordnet ansvar for at kommunen har en forsvarlig eierskapsforvaltning. Kommunalt heleide selskaper kommer inn under bestemmelsen i kommunelovens 80. Paragrafen hjemler kontrollutvalgets rett til å foreta de undersøkelser som finnes nødvendige, samt å kreve enhver opplysning som finnes påkrevd - både fra selskapets daglige leder og fra styret. Forskriftenes 5 tillegger kontrollutvalgets sekretariat samme rett. Selskapskontroll omfatter først og fremst den obligatorisk eierskapskontroll. I selskaper hvor kommunen har full innsynsrett, jf. kommunelovens 80, kan det dersom ønskelig også gjennomføres forvaltningsrevisjon. Kommunestyrene i Inderøy, Verdal, Levanger, Stjørdal, Frosta og Meråker vedtok alle i tiden desember 2005 februar 2006 Plan for selskapskontroll Disse planene inneholder en prioritering av selskap, og kontrollutvalgene kan dessuten omprioritere i perioden. KomSek Trøndelag IKS har utført en samkjørt eierskapskontroll i selskapet Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) på vegne av de respektive kommuners kontrollutvalg. På denne måten er det oppnådd betydelige besparelser i forhold til eierskapskontroll for en og en kommune. 1.2 Avgrensning og problemstilling Selskapskontrollen har i denne omgang vært avgrenset til den obligatoriske eierskapskontroll. Ved eierskapskontroll er det forvaltningen og utøvelsen av eierinteressen som står i fokus. I tillegg vurderes selskapet ut fra et eierperspektiv. Forvaltning av eierinteressen er vurdert ut fra følgende kontrollperspektiver: Etterlevelse av kommunestyrets vedtak og forutsetninger Effektiv og forsvarlig drift Informasjon fra eierrepresentanter og selskap til kommunestyret Etterlevelse av aktuelle lovbestemmelser, avgrenset til o IKS lovens bestemmelser vedr. representantskapet o Hvorvidt det foreligger rutiner mht. selvkostberegninger og etterdrift av deponi. IR IKS er eier av og medeier i andre selskap. Eierskapskontrollen har kun omfattet IR IKS. 1.3 Metode Selskapskontrollen ble varslet i brev av og omfatter årene 2004, 2005, 2006 og av 159

8 Kontrollen har bestått av intervjuer og dokumentgranskning samt spørreskjema og analyser av framlagte dokumenter og de gitte opplysninger. Det vises her til listen over framlagte dokumenter i vedlegg. Innhentede opplysninger vurderes opp mot kommunestyrets vedtak og intensjoner, offentlig lovverk samt etablerte normer og anbefalinger. IR IKS ivaretar fellesoppgaver på vegne av kommunene for kommunenes innbyggere. Ved vurderingene er det derfor også lagt vekt på den offentlige debatt knyttet til eierstyring og selskapsledelse. 2.4 Selskapet Selskapet er opprettet for å ivareta eierkommunenes forpliktelser etter forurensningsloven. Etter vedtektene kan selskapet også ivareta andre oppgaver. For ytterligere informasjon, se kapittel 4.2. I et interkommunalt selskap kan eierne bare påvirke direkte gjennom representantskapet. Kommunen eier IR IKS sammen med ni andre kommuner. 2. Kommunestyrets vedtak og forutsetninger Da de fire kommunene Verdal, Levanger, Inderøy og Frosta etablerte Innherred Renovasjon i 1985, var det ut fra behovet for å få en ny, regional fyllplass når den gamle ble fylt opp. Selv om det ikke direkte er nedfelt i politiske vedtak, synes det helt klart at kommunestyrene i denne sammenhengen var bevisst på de økende utfordringene på renovasjonssektoren, og mente at et formalisert, interkommunalt samarbeid var løsningen. De opprinnelige vedtektene (1985) ga få føringer for virksomheten. Selskapets formål var i første omgang å anlegge og å drive kontrollert fylling for forbruksavfall. Selskapet kunne også ta opp til drøfting andre former for interkommunalt samarbeid for eksempel om tekniske anlegg eller innenfor innsamling/transport av avfall/slam. Meråker kommune sluttet seg til Innherred Renovasjon i 1997 og Stjørdal i Også her ser det ut til at det har vært praktiske argumenter som har vært bakgrunnen for kommunestyrenes vedtak om tilslutning. I 1999 ble Innherred Renovasjon omdannet til IKS (Interkommunalt selskap). Deltakerkommunene sluttet seg til selskapsavtalen (gjeldende fra ), og en må forutsette at de intensjonene kommunene bygger på, er formuleringene som ligger nedfelt i 4 i avtalen. Ingen av kommunene har noen egen, dokumentert eierskapsstrategi. Gjennom representantskapets behandling av deler av strategiplanen, kan en likevel si at kommunene i fellesskap har sluttet seg til selskapets forretningsidé og hovedmål, hvor lovpålagte oppgaver, samfunnsansvarlig forretningsdrift, miljøsatsing og gode tjenester står sentralt. I tillegg kommer målsettingen om ytterligere effektivisering og redusert andel til deponi. 132 av 159

9 3. Sentrale bestemmelser og anbefalinger 3.1 Lov om interkommunale selskap (IKS-loven) Kommunestyrets påvirkning og styring kan kun skje i selskapets representantskap, gjennom den(de) valgte representant(er). Medlemskap i representantskapet er et offentlig verv, og kommunen har således ikke anledning til å la seg representere ved fullmektig etter privatrettslige regler. Myndigheten til å oppnevne representanter er lagt til kommunestyret. Denne myndigheten kan ikke delegeres til et annet organ, jf. 6 første ledd. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv bestemme om dets representanter skal velges ved forholdsvalg eller flertallsvalg, jf 6 andre ledd og kommunelovens 36 og 38. For et interkommunalt selskap kreves en skriftlig selskapsavtale med visse minimumskrav, jf. lovens 4. Selskapsavtalen skal vedtas av kommunestyret i hver enkelt av de deltakende kommuner. Tilsvarende gjelder ved endringer som faller innenfor lovens opplistede minimumskrav. Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre annet er nedfelt i selskapsavtalen. Den enkelte deltaker hefter iht. 3 ubegrenset for en prosent- eller brøkdel av selskapets forpliktelser svarende til den enkeltes deltakerandel. Av 9 fremgår det at hver representant har én stemme med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Iht. IKS lovens 20 skal representantskapet en gang i året vedta selskapets økonomiplan. 3.2 Forurensningsloven Kommunen er i henhold til Forurensningsloven 81 c forurensningsmyndighet på kommunalt nivå. Levanger kommune og Verdal kommune har overført myndighet (og plikter) etter Forurensningsloven til Innherred Samkommune, jf. Forskrift om godkjenning av vedtekter om forsøk med interkommunalt samarbeid mellom Levanger og Verdal kommuner. Forurensningsloven fastsetter et viktig prinsipielt skille mellom husholdningsavfall og næringsavfall. Etter forurensningslovens 30 er kommunen forpliktet til å sørge for innsamling av alt husholdningsavfall, dvs. avfall som har sitt opphav i en husholdning. Kommunen er også forpliktet til å ha anlegg for opplag eller behandling av husholdningsavfall. Uten kommunens samtykke kan ingen samle inn husholdningsavfall. 133 av 159

10 Kommunen skal fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, og loven har som prinsipp at avfallsprodusenten selv skal betale for kostnadene forbundet med håndteringen av avfallet. I henhold til forurensningslovens 34, kan gebyret knyttet til husholdningsavfall ikke settes høyere enn kommunens kostnader (selvkostprinsippet), men kommunene oppfordres til å fastsette differensierte gebyrer dersom dette vil kunne medvirke til avfallsreduksjon og økt gjenvinning. Det er således et generelt forbud mot å subsidiere selvkost området med inntekter fra andre områder. Overskudd og underskudd innenfor selvkostområdet skal føres mot den enkelte kommunes selvkostfond Selvkostprinsippet Med hjemmel i forurensningsloven er det utarbeidet forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. De viktigste er Rundskriv H (Kommunal- og regionaldepartementet, januar 2003) og Veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr (Statens forurensningstilsyn 2004). SFT er utøvende myndighet iht forurensningsloven. Gebyret for husholdningsavfall som kommunen har plikt til å samle inn, motta og/eller behandle etter 29, 30 eller 31 må ikke overstige kommunens kostnader. Inntektene over en tidsperiode på 3-5 år må ikke overstige kostnadene for årene samlet. Kommunen kan imidlertid innenfor et slikt tidsperspektiv gjennom et bundet selvkostfond framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. Kostnadsgrunnlaget er kommunens samlede kostnader forbundet med innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. av slikt avfall. Også kapitalkostnader medregnes. Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringenes levetid. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfondet. Avsetninger til fremtidige etterdriftskostnader kan medtas og regnes som et kjerneprodukt ved tjenesten jf SFT-veilederen kapittel For å sikre at gebyrinntektene ikke overstiger selvkost, må kommunen foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. For å skille kostnadene med husholdningsavfall fra kostnadene med næringsavfall må kommunene lage særskilte økonomiske oppsett. Når flere kommuner samarbeider innenfor selvkostområde, for eksempel gjennom et IKS, vil det kunne oppstå spørsmål knyttet til fordeling av kostnadene kommunene i mellom. Fordelingen må ikke framstå som at enkeltkommuner blir subsidiert på bekostning av de øvrige Deponier og kravet om avsetninger til etterdrift 134 av 159

11 Fra juli 2009 skal alle deponier som er i drift oppfylle alle krav i avfallsforskriften kap. 9 om deponering av avfall. Statens Forurensningstilsyn utga i 2006 en veileder som fastsetter krav tilknyttet årlig avsetning til etterdriftsforpliktelse. Kravene gjelder særlig forpliktelser til avslutnings- og etterdriftsarbeidet, da disse forpliktelsene oppstår på et tidspunkt hvor deponiet normalt har ingen eller svært begrensede driftsinntekter. 3.3 Anbefalinger vedr. eierstyring og selskapsledelse De senere år har det vokst fram en stadig sterkere erkjennelse for betydningen av god eierstyring og god selskapsledelse. God eierstyring og god selskapsledelse har ikke bare stor betydning for det enkelte selskaps eiere - men også for samfunnet mer generelt. Eierstyring, herunder styrets oppfølging av den valgte revisor, og selskapsledelse har derfor fått mye oppmerksomhet i det siste. Styret i KS Eierforum har utarbeidet anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Budskapet er comply or explain gjør som anbefalt, eller begrunn hvorfor man i det enkelte tilfelle finner å måtte avvike fra anbefalingen KS Eierforums anbefalinger - som er tilgjengelig på KS nettsider - er under jevnlig revidering og går inn på følgende tematikk: Obligatorisk opplæring av folkevalgte Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Utarbeidelse og revidering av formål og selskapsstrategi Vurderinger og valg av selskapsform Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Plan for selskaps- og forvaltningskontroll Sammensetning av eierorgan Gjennomføring av eiermøter Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Styresammensetning i konsernmodell Oppnevnelse av vararepresentanter Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Kjønnsrepresentasjon i styrene Godtgjøring til styremedlemmer Arbeidsgiverorganisering Etikk og samfunnsansvar Adm.sjefens rollen vs. foretakene For statlig eierskap er det utarbeidet 10 styringsprinsipper som er lagt til grunn for eierforvaltningen (St.meld. 22/2002): 1. Aksjonærer skal likebehandles. 2. Det skal være åpenhet knyttet til statens eierskap i selskapene. 3. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå på generalforsamlingen. 135 av 159

12 4. Det skal settes resultatmål for selskapene. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 6. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 7. Lønns- og insentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelige. 8. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. 9. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. Styrets virksomhet skal evalueres. 10. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Det vises også til Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som er utarbeidet av de viktigste organisasjoner innenfor næringsliv og finans. Selv om denne i hovedsak er vinklet mot privat sektor, vil mye av både grunnlag og tilnærminger kunne ha stor overføringsverdi til utøvelsen av offentlig eierskap. 4. Innherred Renovasjon IKS 4.1 Historikk Selskapet Innherred Renovasjon ble som nevnt ovenfor stiftet i En gjennomgang av historien til IR IKS viser en sterk ekspansjon. Siden selskapet ble stiftet, har ytterligere 6 kommuner sluttet seg til samarbeidet. Mosvik i 1988, Leksvik og Meråker i 1997, Stjørdal i 1998 samt Malvik og Selbu i Selskapets hovedkontor er plassert på Ørin i Verdal. I løpet de siste 20 årene har renovasjonssektoren vært preget av formidabel økning i avfallsmengde og tilsvarende miljøutfordringer. På flere felt har IR IKS satset tidlig og offensivt, for eksempel ved å starte innsamling av spesialavfall fra husstandene i 1989 og å innføre fullskala kildesortering i Inderøy kommune i som den første i landet. Det er i dag deponi og komposteringsanlegg i Skjørdalen i Verdal, sorteringsanlegg (gjenbrukstorg) og anlegg for elektroniske og elektriske produkt på Mule i Levanger. Som følge av Lov om interkommunale selskaper (IKS loven) som trådte i kraft i 1999, gikk selskapet over til å bli IR IKS. Selskapet ble omdannet til konsern med datterselskapene Bruktbo (etablert 2002) og Retura (etablert 2003) på bakgrunn av endringer i forurensningsloven og av skattehensyn. Konsernet hadde 50 ansatte og en omsetning på 116,9 mill i Selskapsavtalen for Innherred Renovasjon IKS Selskapsavtalen blir oppfattet som et sentralt styringsdokument, som også angir en del minimumskrav fra eierne. Selskapets formål fremkommer i 4: - ivareta deltagerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon eller 136 av 159

13 beslektete områder. Dette må ikke medføre kostnader som fører til økt renovasjonsgebyr. Selskapet kan drive behandling av kloakkslam for de av deltagerkommunene som ønsker slik tjeneste. Selskapet kan etter vedtak i representantskapet opprette aksjeselskap eller delta i slike der dette er formålstjenlig for å ivareta sine interesser innenfor tjenesteområdet. Likedan definerer selskapsavtalen ansvars- og eierandel for hver kommune, med justering for folketall hvert fjerde år. Eierkommunene har ansvar og eierdel i forhold til folketall. Ved endringer i folketall blir ikke egenkapitalen regulert. 4.3 Representantskapet Eierkommunene har plasser i representantskapet etter folketall; kommuner med under innbyggere 1 repr., kommuner med innbyggere 2 representanter og kommuner med over innbyggere har 3 representanter; i alt 19, hver med sin stemme. Selskapsavtalen sier at ordføreren i hver kommune bør være representant. Funksjonstiden for representantene i representantskapet følger kommunevalgperioden (4 år). Organet velger selv leder og nestleder. For perioden var ordføreren i Meråker valgt som leder. Representantskapet har møte to ganger i året, og gjennomsnittlig oppmøteprosent er 85. Kjønnsfordelingen i representantskapet var ujevn i den kontrollerte periode, med 3 kvinner og 16 menn. Representantskapet gir i stor grad styret styringssignaler, men disse blir sjelden nedfelt i vedtak som konkrete krav. Flere av representantskapsmedlemmene som er intervjuet, bekrefter for øvrig at det ikke har vært diskutert å be administrasjonen utarbeide og legge fram økonomiplan. Årsmeldingen for selskapet blir ikke lagt fram for kommunestyret, men finnes tilgjengelig. Våre intervju kan gi inntrykk av at representantskapet ikke har blitt oppfattet som et aktivt forum for å utøve kommunens eierskap. 4.4 Styret Styret er valgt av representantskapet for fire år, men slik at 3 av de 6 styremedlemmene står på valg annethvert år. I tillegg velger de ansatte ett medlem. Et styremedlem gikk bort denne valgperioden, og nytt medlem ble valgt av representantskapet. Begge kjønn er likt representert i styret; 50 % kvinner og 50 % menn. Styret har i den kontrollerte perioden i gjennomsnitt holdt 8 møter i året. Styremøtene har jevnt over vært fulltallig. Direktør, utviklingssjefen og økonomisjefen i selskapet er fast til stede på styremøtene. 137 av 159

14 Styret har definert kvalitet og god service til innbyggerne/eierne som de høyest prioriterte mål. Mange styremedlemmer har bred erfaring fra politiske verv, og vårt inntrykk er at styret synes å ha hatt en økende rollebevissthet ut gjennom valgperioden. Representantskapets arbeidsform med uformell bruk av signaler kan synes å være videreført i styret. Styret har for øvrig gjennomført en egenevaluering. Gjennom slike evalueringer søker en å avdekke på hvilke punkter styrets arbeid og kompetanse bør styrkes. Revisor deltar i styremøte en gang i året. Styret har imidlertid ikke hatt møter med revisor uten at administrasjonen er tilstede, noe selskapsavtalen for selskapet for øvrig åpner for. 4.5 Drift og økonomi Selskapet forvalter deltagerkommunenes ansvar for husholdningsrenovasjon/forbrukeravfall, og har enerett til å ivareta eierkommunenes oppgaver etter 30 i forurensningsloven. De fleste tjenester blir kjøpt inn, hvilket innebærer anbudsutlysninger og senere oppfølging av avtaler. Selskapet har 11 personer (9,6 årsverk) ansatt i driftsorganisasjonen. IR IKS har utarbeidet forslag til renovasjonsforskrifter som er vedtatt i de enkelte kommunestyrene. To ganger i året krever selskapet inn renovasjonsgebyret på vegne av medlemskommunene. Hver eierkommune har eget selvkostfond som IR IKS fører regnskapet for. Det blir opplyst at fondene samlet sett står omtrent i null. Selskapet fikk miljøsertifisering i 2000, etter standarden NS-EN ISO HMSstyringen er knyttet til dette. Drift av deponi ble ført tilbake til IR IKS fra datterselskapet Retura i 2006, etter noen få år med denne ordningen. På etterdriftsfond (30 år etterdrift) står ca kr 10 mill. Eierrepresentantene, styreleder og direktør uttrykker at den faglige kvaliteten på virksomheten i IR IKS er svært høy. Selskapet har fokus på å være i teten når det gjelder miljøverntiltak og bruk av ny teknologi. Administrasjonen, dvs. både direktøren, andre i ledelsen og ansatte ellers, har arbeidet lenge i selskapet. Direktøren blir definert som en sentral fagperson i renovasjonsbransjen, med et stort nettverk. En viktig rettesnor for den administrative ledelsen er selskapets målsetting samfunnsansvarlig forretningsdrift. Styrelederen og direktøren opplyser at den interne kontakten er god. Styret gir vide fullmakter til direktøren, som orienterer styret om aktuelle tema i hvert møte. På tilsvarende måte synes styret å ha fått et stort spillerom av representantskapet. Det blir avsatt midler til kommunenes selvkostfond og til andre pliktige fond. Overskudd ut over dette blir satt av til investeringsfond mv. Selskapet opplyses å ha en solid egenkapital og å ha en god likviditet. Fra den administrative ledelsen blir det uttrykt at en utarbeidet økonomiplaner for selskapet tidligere. Men på grunn av at den store usikkerheten knyttet til skiftende rammevilkår skal dette arbeidet ha gitt liten verdi. 138 av 159

15 Utdrag fra selskapets regnskaper gjengis nedenfor. Utdrag fra resultatregnskapet - Morselskapet IR IKS Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat ( ) Ordinært resultat ( ) Årsresultat ( ) Utdrag fra balansen - Morselskapet IR IKS Sum anleggsmidler Varelager Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd og kontanter Andre finansielle instrumenter Sum omløpsmidler Sum eiendeler Sum egenkapital Sum avsetninger for forpliktelser Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Sum gjeld av 159

16 Sum gjeld og egenkapital IR IKS har eierinteresser i sju selskap; WEEE Recycling, Trøndelag Gjenvinning, ECOPRO, Rekom, Retura, Fibernor ( sovende selskap) og Ella miljøbil. Styret i IR IKS er generalforsamling i datterselskapene. ECOPRO er et anlegg for behandling av matavfall og slam fra om lag 50 kommuner, og skal etter planen stå ferdig i Verdalen (Skjørdalen) i mars Anlegget, som produserer elektrisitet og varme fra avfallsbehandlingen og en biorest til jord- og gjødselformål, blir definert som ett av de aller mest moderne i sitt slag i verden. Fylkesmannen har tidligere foretatt legalitetskontroll av vedtak i Steinkjer kommune om tildeling av rett til behandling av våtorganisk avfall. Etter at intervjuene i denne selskapskontrollen var gjennomført, er vedtak om enerett i en av eierkommunene sendt fylkesmannen for legalitetskontroll. 4.6 Revisjon KomRev Trøndelag IKS er valgt av representantskapet som selskapets revisor. Revisjonsdirektør Tove Melgård er ansvarlig for revisjonsoppdraget. 5. Våre vurderinger 5.1 Samsvar med lover og regelverk Selskapskontrollen har vært avgrenset til eierskapskontroll. Det har derfor vært begrenset hvilke undersøkelser det har vært naturlig å iverksette. Kommunelovens 80 pålegger selskapet å varsle kontrollutvalget og kommunens revisor om tidspunktet for generalforsamlingen. En slik praksis er tidligere ikke blitt fulgt. Det vil her være naturlig at disse tilsendes kopi av innkalling og sakspapirer. I løpet av kontrollperioden har representantskapet i IR IKS ikke behandlet økonomiplaner for selskapet, jf. lov om interkommunale selskap Samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Det er ikke avdekket forhold som er i strid med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Ettersom kommunestyret ikke har formulert konkrete mål og krav (eierstrategi) for engasjementet i IR IKS, må kommunens representant i representantskapet forsøke å utlede eierstrategien ved gå å igjennom de vedtak som har berørt selskapet opp gjennom 140 av 159

17 årene. Det legges således et stort ansvar på eierens representant. Dersom representantskapet ikke skulle gi klare vedtak eller føringer, vil selskapet selv måtte definere eiernes interesser og ønsker. I en slik situasjon vil selskapet i realiteten måtte styre utviklingen selv. En vil derfor anbefale at kommunestyret jevnlig, og helst en gang i valgperioden, tar stilling til målsetningene med eierskapet mv. Dette kan med fordel gjøres gjennom en egen sak om eierskap - hvor strategi og målsetting koordineres med de kommunale avfallsplaner, miljøplaner og lovpålagte krav. Selv om egne kommunale mål eller krav ikke alltid vil kunne bli oppfylt i et samarbeid, som nødvendigvis må baseres på omforente løsninger, vil slike vedtak være av betydning for aktiv eierdeltakelse på representantskapsmøter. Dersom kommunen ikke når fram med sine ønsker, vil kommunestyret få saken til ny behandling. Ut fra dette vil kommunestyret måtte avgjøre om vedtaket skal videreføres eller om omforent forslag skal godtas. Samtidig vil det alltid være mulighet til å reise forslaget på nytt ved en senere anledning. 5.3 Effektivitet og forsvarlig drift I 2005 vedtok representantskapet deler av strategiplanen for selskapet, og ga styret fullmakt til å vedta de resterende punktene. Saken har stått på møtekartet for styret, uten at det kan dokumenteres noen behandling. Flere tema og dokument som går på retningslinjer og planlegging har tatt 1-2 år fra første drøfting i styret og fram til vedtak/gjennomføring helt i slutten av valgperioden. Dette gjelder både stillingsinstruks for direktør, retningslinjer for styrets arbeid og egenevaluering av styrets virksomhet. Styrets egenevaluering blir ansett som et viktig grunnlag ved oppnevnelse av nye styremedlemmer. Rapport etter styrets egenevaluering bør derfor behandles særskilt av valgnemnda, jf. både anbefalinger fra KS eierforum (kommunal sektor) og Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse (privat sektor). Selskapets formål er primært å levere tjenester som har avgjørende betydning for hvorledes samfunnet fungerer over tid. Ettersom kommersielle hensyn er underordnet de samfunnsnyttige hensyn, samt at det ikke er stilt resultatkrav fra eierkommunene, vil vi ikke gå inn på rentabilitetsbetraktninger. Nøkkeltall* Arbeidskapital Likviditetsgrad 1 11,36 6,19 3,15 3,12 Egenkapitalandel i % (soliditet) 44,2 40, Kapitalens omløpshastighet 0,66 0,58 0,6 0,67 Resultatgrad 11,1-0,3 6,1 0,9 * Tallene er utarbeidet med utgangspunkt i selskapets årsregnskaper vi har ikke foretatt beregninger av eventuelle skjulte reserver. 141 av 159

18 Arbeidskapital er omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Arbeidskapitalen forteller hvor mye av omløpsmidlene som er finansiert med langsiktig kapital. Et minimumskrav er at arbeidskapitalen skal være positiv, dvs. at alle anleggsmidler, pluss noe av omløpsmidlene, skal være finansiert med langsiktig kapital. Likviditetsgrad 1 er et mål på hvor mye kortsiktige midler selskapet har i forhold til forpliktelsene selskapet har på samme tidshorisont. Mange mener at likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel forteller hvor stor den bokførte egenkapital er i forhold til bokført totalkapital. Egenkapitalandelen er bedriftens viktigste soliditetsmål, og viser hvor solid bedriften er i forhold til å kunne stå imot eventuelle fremtidige tap. I Norge vurderes en egenkapitalandel på 10-20% til å være normalt, mens en soliditet på over 20 % er meget bra. Kapitalens omløpshastighet er et mål på hvor effektivt bedriften utnytter den samlede kapitalen som er bundet i bedriften. En reduksjon i dette tallet betyr at bedriften har fått svekket sin kapitalutnyttelse. Resultatgrad viser hvor mye driftsresultatet utgjør i prosent av driftsinntektene. Graden forteller hvor stor prosentandel av driftsinntektene som er igjen til dekning av finanskostnader, avskrivninger og ekstraordinære poster mv. Ut fra de beregnede nøkkeltall synes IR IKS å være et solid selskap med god likviditet. 5.4 Informasjon til kommunestyret Selskapet (v/direktøren) holder orientering for kommunestyret om virksomheten. Dette skjer vanligvis minst én gang i hver valgperiode. Med bakgrunn i kravet i Forurensningslovens 34 fastsetter kommunestyret hvert år gebyrsatser for renovasjon, etter forslag fra IR IKS. Denne saken gir også anledning til å kunne komme inn på renovasjonsordningen og selskapet mer generelt. Felles for alle våre intervjuer er at representantskapsmedlemmet opplever forholdsvis liten interesse fra kommunestyret. Dette gjelder både for å drøfte eller for å få informasjon om selskapet. Årsaken til dette synes å være nokså entydig: Lokalpolitikerne synes å ha vært svært fornøyd, både med prisnivå og med kvaliteten på de tjenester selskapet har levert. Det har derfor knapt blitt stilt spørsmål eller gitt føringer for driften av selskapet. Med forbehold om enkelte unntak, virker det derfor som om kontakten mellom eierkommunene og representantskapsmedlemmene er svak. Skriftlige rutiner for rapportering fra representantskap til eierne (kommunestyret) er ikke dokumentert, og denne praksisen bør drøftes. 142 av 159

19 6. Oppsummering og konklusjon Levanger kommune Kommunestyret Sakliste Ut fra vårt helhetsinntrykk synes IR IKS å være et veldrevet selskap. Det vil imidlertid alltid finnes et rom for forbedringer, kanskje særlig i kontaktpunktet mellom kommunestyre og representantskap. Prinsipielt kan det diskuteres hvorvidt et relativt ensidig fokus på produktet (renovasjonstjenestene) er heldig som styringskriterium. Innenfor husholdningssektoren skal selskapet imidlertid drive til selvkost. Følgende forhold synes å fungere tilfredsstillende: Kontrollen har ikke avdekket forhold som er i strid med kommunale vedtak og forutsetninger. Selskapet ser ut til å være seg bevisst det samfunnsmessige ansvaret, og har klare strategier og rutiner for internkontroll, drift, utvikling og miljø. Selskapet synes å ha en aktiv holdning til informasjon og kommunikasjon med eierne. Følgende forhold kan forbedres: Representantskapet og styret tilrås å skriftliggjøre føringer, mål og resultatkrav i større grad. Slike tilbakemeldinger synes å bli gitt muntlig når det holdes orienteringer i møtene, men lite dokumenteres i form av vedtak. Videre tilrås den enkelte eier å utarbeide en eierskapsmelding. Her vil mål og resultatkrav mv.(eierstrategi) overfor selskapet kunne bli definert og koordinert med eventuelle kommunale miljøplaner og lovpålagte krav mv. Det vil her også være naturlig at rutiner mht. tilbakerapportering til kommunestyret inngår. I samsvar med 20 i Lov om interkommunale selskap bør representantskapet i IR IKS innføre en praksis med å behandle økonomiplan en gang i året. Kontrollutvalget og kommunens revisor bør få kopi når det sendes innkalling til representantskapsmøter. 7. Kommentarer Styreleder og selskapets direktør har kommet med enkelte mindre korrigeringer til fakta som er blitt innarbeidet i den endelige rapport. 143 av 159

20 8. Vedlegg Levanger kommune Kommunestyret Sakliste 8.1 Diverse opplysninger Rapport Selskapskontroll Rapportnr: Selskapets navn: Innherred Renovasjon IKS Org.nr.: Kommuner: Bransje: Offentlig renovasjon Kontrollører: Per Helge Genberg Paul Stenstuen Oppstart dato: Kontrollperiode: Rapport dato: Inderøy, Verdal, Levanger, Frosta, Stjørdal og Meråker. 29.august Gjennomførte intervju Fra selskapet: Direktør Per Jarle Eriksen Dato: 16.oktober 2007 Kontrollører: Styrets leder: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Inderøy kommune: Kontrollør: Repr.skapsmedlem Frosta kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Levanger kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Meråker kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Stjørdal kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Verdal kommune: Kontrollører: Per Helge Genberg Paul Stenstuen Håvard Okkenhaug Per Helge Genberg Paul Stenstuen Svein Jørum Per Helge Genberg Lars Myraune Per Helge Genberg Paul Stenstuen Odd Thraning Per Helge Genberg Paul Stenstuen Bård Langsåvold Per Helge Genberg Paul Stenstuen Einar Fløttum Per Helge Genberg Paul Stenstuen Kjell Woll Sigurdsen Per Helge Genberg Paul Stenstuen Dato: 16.oktober 2007 Dato: 26.oktober 2007 Dato: 29.oktober 2007 Dato: 29.oktober 2007 Dato: 31.oktober 2007 Dato: 29.november 2007 Dato: 5.desember av 159

21 8.3 Oversikt over fremlagte dokumenter Fra selskapet Stiftelsesdokumenter: Møteprotokoll Konstituerende møte 14/ Møteprotokoll Styremøte 14/ Vedtekter og vedtektsendinger: Vedtekter for Innherred renovasjon fra 1985 Selskapsavtale fra 1/ Selskapsavtale vedtatt 29/ Møteinnkallinger og møteprotokoller for representantskapet fra 2004-april 2007 Møteinnkallinger og møteprotokoller for styret fra 2004-september2007 Selskapets årsregnskaper og styrets årsberetninger for årene 2004, 2005 og 2006 Revisors beretning 2004, 2005 og 2006 Strategiplan IR pr 2005 Stillingsinstruks for direktør Forskrifter som administreres av IR Diverse avtaler mellom deltagerne og selskapet: Fra kommunen Svarskjema melding om selskapskontroll 29/ KST sak 51/05 den Endring av selskapsavtale for Innherred Renovasjon KST sak 083/03 den Valg av utvalg, råd og nemnder og domsmenn i Levanger kommune av 159

22 8.4 Oversikt over selskapets eiere* Innherred Renovasjon IKS eies av 10 kommuner. Eierandel av selskapet regnes ut i fra kommunenes innbygger antall. Renovasjonsgebyret er vedtatt i kommunene. Selbu kommune Malvik kommune Meråker kommune Stjørdal kommune Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Inderøy kommune Mosvik kommune Leksvik kommune Eierandel Innbyggere 4,7 % ,7% ,0 % ,2 % ,9 % ,6% ,6% ,1% ,0% % * Innhentet fra selskapet 146 av 159

23 8.5 Oversikt mengder/kostnader* Mengder/kostnader Hentet husholdningsavfall ( 3-dunk ) Blå dunken Brun dunken Grønn dunken Sum hentet hjemme Levert gjenbrukstorg (gratis) Sum Antall besøk fra husholdning Sum returpunkt Tonn husholdning totalt Antall innbyggere * Innhentet fra selskapet 147 av 159

24 8.6 Oversikt mengde/kostnadsutvikling* Mengde/kostnadsutvikling Kostnader husholdningsavfall Innbetalt gebyr - overskudd / underskudd kr kr kr kr Innbetalt Hytte / Fritid kr kr kr kr Sum husholdning kr kr kr kr Behandlingskostand p.r. kg hush. avfall kr 1,58 kr 1,51 kr 1,44 kr 1,38 Kostnad p.r. Innbygger kr 604,91 kr 654,31 kr 688,18 kr 664,66 Kostnader p.r. Hytte kr 516,67 kr 537,37 kr 541,68 kr 568,76 * Innhentet fra selskapet 8.7 Aktuelle lovbestemmelser Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 med endringer av 12. desember 2003 Lov om interkommunale selskaper nr 6 av 29.juni Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om revisjon og revisorer av 15. januar 1999 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.m. av 15. juni 2004 Riksrevisjonens retningslinjer for selskapskontroll. Vedtatt 15. desember 1998 Arbeidsmiljøloven Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) av 13.juni 1981, sist endret 1.juli Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) av 1.juni 2004 nr 930 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) av 6.desember 1996 nr 1127 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (Kommunal- og regionaldepartementet, Kommunalavdelingen, januar 2003) 148 av 159

25 Statens Forurensningstilsyn: Veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr (TA- 2001/2003) Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften, FOR nr 930) Statens forurensningstilsyns (SFT) veileder om krav til finansiell garanti for avfallsdeponier (TA-2150/2006). Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) av 17.juli 1998 nr 56 med senere endringer. 149 av 159

26 Levanger kommune Sakspapir Reguleringsplan "Tangvik"- 1719/3/27 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Bernt Arne Helberg Arkivref: 2008/50 - /L Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger kommunestyre /08 Rådmannens forslag til vedtak: Reguleringsplan for Tangvik 1719/3/27, sammen med tilhørende bestemmelser datert avvises. Vedlegg: 1 Plankart, datert bestemmelser, datert Planbeskrivelse, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Etter at PUK avviste reguleringsplanen den sak 37/08 har Knut Stornes i brev datert , krevd at reguleringsspørsmålet skal forelegges kommunestyret. Se kopi av brev neste side. 150 av 159

27 Vurdering: 30 i plan og bygningsloven kan virke litt uklar når det gjelder spørsmålet om forslagsstiller kan kreve reguleringsspørsmålet forelagt kommunestyret også etter 2. gangs behandling. Etter 1. gangs behandling er som kjent planforslaget per definisjon kommunens plan. Fra Fylkesmannen opplyses det imidlertid om at dette spørsmålet har vært oppe tidligere, og departementet konkluderte den gang med at forslagsstiller kan kreve spørsmålet forelagt kommunestyret også etter 2. gangs behandling. På bakgrunn av dette legges reguleringsspørsmålet fram for kommunestyret. Kommunestyret skal gjøre en ny vurdering av avvisningsvedtaket, og saken legges derfor fram med PUKs siste vedtak som forslag til vedtak. Saksframlegg som viser bakgrunn for vedtak om utlegging til offentlig ettersyn og PUKs avvisningsvedtak følger til slutt i dette dokumentet. Tidligere behandlinger: Utvalg Møtedato Saksnr. Plan- og utviklingskomiteen i Levanger /08 Plan- og utviklingskomiteen i Levanger / av 159

28 Rådmannens forslag til innstilling: Det gjøres følgende endringer på plankartet datert : Omriss av planlagt bebyggelse tas inn i tegnforklaringen, og betegnes som veiledende. Deretter vedtas reguleringsplan for Tangvik 1719/3/27, sammen med tilhørende bestemmelser datert Saksprotokoll i Plan- og utviklingskomiteen i Levanger Forslag i møte: Ingen. Avstemning: Rådmannens forslag til innstilling avvist med 6 mot 4 stemmer. VEDTAK: Reguleringsplan for Tangvik 1719/3/27, sammen med tilhørende bestemmelser datert avvises. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 05 uttalelser Saksopplysninger: Planforslaget har vært utlagt til offentlig ettersyn, i tråd med planutvalgets vedtak 13.februar Følgende uttalelser er kommet inn: Nr Fra Dato 01 Hans og Svanhild H. Iversen Fylkesmannen i NT NTE Nett AS NT-Fylkeskommune Eldres Råd Vurdering: Uttalelse nr.01: Hans og Svanhild H. Iversen: De representeres ved sønn Torkil R. Iversen. Hans og Svanhild H. Iversen er i mot forslaget til omregulering av følgende grunner: Området fremstår i dag som et etablert hytteområde, og ikke som hytter i tettbygde strøk. Det er tildels skjermet fra helårsboliger med vegetasjon. Det er ikke ønskelig med flere helårsboliger tett inn på eiendommen. Dette vil medføre økt aktivitet, og verdien som fritidseiendom og et sted for rekreasjon vil synke både følelsesmessig og reelt. Det bør være kommunens interesse å bevare friområdet slik det framstår i dag. Det er merkelig at et prosjekt et godt stykke unna det aktuelle området, skal danne presedens for videre utvikling av området og med slik tankegang vil det kun være snakk om tid før hele området framstår med helårsboliger. Iversen sin eiendom vil 152 av 159

29 øke vesentlig i verdi hvis den omreguleres og ombygges og i ettertid å selge den på det frie markedet. De håper og tror at det ikke er en slik utvikling kommunen ønsker seg. I den senere tid har det vært nasjonalt fokus på å bevare strandsonen og allmennhetens rett til fri ferdsel. Den frie ferdselen vil bli innskrenka ved å etablere helårsbolig på eiendommen. Kommunen er på kollisjonskurs med hva sentrale myndigheter mener om saker av slik karakter. De er villig til å forfølge denne sake, jf. Plan- og bygningslovens 27-3.(Klage) I sakspapirene fra kommunen opplyses det at mine foreldre er orientert om planforslaget og at ingen av naboeiendommene hadde kommentarer. Orienteringen ble mottatt på telefon, og ble ikke oppfattet som en samtale hvor det skulle gis en kommentar eller mening. Det dementeres derfor at Hans og Svanhild H Iversen har samtykket i planen, og det settes spørsmålstegn ved en slik påstand i offentlige saksdokumenter. I forbindelse med uttalelsen påpeker også Torkil R. Iversen at det i høringsbrevet er oppført feil e-postadresse, en bindestrek er bytta ut med punktum. Dette er en vesentlig feil i oppført i et offentlig saksdokument, og de som er oppført på mottakerlista bør informeres. Det kan være avsendere som ikke forstår feilmeldinger, og derfor kan det skje at viktige uttalelser ikke bli registret. Kommentar: Vi holder fast på vår vurdering fra 1. gangs behandling, ang. allmennhetens ferdsel og på vår begrunnelse for å anbefale omregulering. Uttalelser fra Fylkesmannen og Fylkeskommunen tyder ikke på at vi er på kollisjonskurs med sentrale myndigheter. Det er beklagelig hvis sakspapirene gir et feil inntrykk av naboers holdning til tiltaket, men vi har referert det inntrykket tiltakshaver sier han fikk fra samtalen. Når det gjelder feil e - postadresse har vi valgt å ikke varsle mottakerne. Vi forutsetter at de som benytter seg av muligheten til å sende uttalelse på e-post oppfatter eventuelle feilmeldinger. Riktig e-postadresse sto forøvrig nederst på arket. Uttalelse nr.02: Fylkesmann i NT: Landbruksavdelingen: ingen merknader. Miljøvernavdelingen: En bruksendring av fritidsbolig til bolig må vurderes konkret ut fra forholdene og situasjonen på det aktuelle stedet, slik at man unngår dannelse av presedens for senere saker. En bolig har i utgangspunktet større privatiserende effekt på strandsonen enn en fritidsbolig som i prinsippet benyttes bare deler av året. Det er imidlertid kort avstand mellom hyttene og øvrig helårs bebyggelse i området. Strandsonen oppleves av den grunn som sterkt privatisert og en bruksendring i dette området vil ikke endre området karakter vesentlig. Levanger kommune har en god del eldre hytter i strandsonen som potensielt kan bruksendres fra fritidsbolig til helårsbolig. Miljøvernavdelingen vil derfor tilrå at kommunen er restriktiv med å tillate bruksendinger som, bit for bit, vil bidra til en sterkere privatisering av strandsonen. 153 av 159

30 Kommentar: Kommunen har ikke et generelt ønske om å omdisponere hytter i strandsonen. Vi ser på dette som et spesielt tilfelle hvor hytter ligger sentrumsnært med god infrastruktur, og inntil eksisterende helårsboliger. Kommunal- og administrasjonsavdelingen: På plankartet er tegnet inn omriss av bygninger, som det ikke er gitt tegnforklaring på. Dersom dette er planlagt bebyggelse, må det enten på kartet eller i bestemmelsene angis om dette er en rettslig bindende plassering eller bare en illustrasjon. Kommentar: Kommunal- og administrasjonsavdelingens anbefaling tas til følge. Forslag: Omriss av planlagt bebyggelse tas inn i tegnforklaringen, og betegnes som veiledende. Uttalelse nr.03: NTE nett AS: ingen merknad. Uttalelse nr.04: NT - Fylkeskommune: Har ikke kjennskap til regionale interesser som tilsier at kommunen ikke bør tillate omsøkte endring. Det ligger imidlertid også andre nærliggende hytter og bygg i strandsonen og kommunen bør ta en samlet reguleringsmessig avklaring av områdene nedenfor Tors veg. Dette bør særlig gjøres med hensyn til de allmenne interessene knyttet til strandsona. Det bør avsettes et tilstrekkelig bredt belte for å sikre framkommeligheten i strandbeltet. Kulturminner: kjenner ikke til kulturminner i området, men minner om aktsomhets- og meldeplikten etter Kulturminneloven 8. Kommentar: Vi legger opp til at det foretas en samlet planmessig avklaring av områdene nedenfor Tors veg i forbindelse med neste revisjon av kommunedelplan sentrum. Vi er imidlertid klar over at den aktuelle omdisponeringen vil danne presedens for de nærmeste eiendommene. Uttalelse nr.05: Eldres Råd: ingen merknad. 1.gangs behandling: Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til bestemmelser datert endres på følgende punkt: Maksimal tillatt mønehøyde endres fra 8.0 til 6.0 meter. Deretter legges forslag til reguleringsplan for "Tangvik" /3/27 med reviderte bestemmelser og plankart datert , ut til offentlig ettersyn i medhold av PBL 27-1,2. Saksprotokoll i Plan- og utviklingskomiteen i Levanger Forslag i møte: Ingen. 154 av 159

31 Avstemning: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Levanger kommune Kommunestyret Sakliste VEDTAK: Forslag til bestemmelser datert endres på følgende punkt: Maksimal tillatt mønehøyde endres fra 8.0 til 6.0 meter. Deretter legges forslag til reguleringsplan for "Tangvik" /3/27 med reviderte bestemmelser og plankart datert , ut til offentlig ettersyn i medhold av PBL 27-1,2. Vedlegg: 1 Plankart, datert bestemmelser, datert Planbeskrivelse, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 04 Referat forhåndskonferanse, datert Saksopplysninger: RG prosjekt AS v/håvar Brøndbo har på vegne av grunneier Knut O. Stornes oversendt forslag til omregulering av eiendommen 1719/3/27, datert Formålet med planen er å legge til rette for å utvide og benytte hytta som helårsbolig. Se tiltakshaver sin beskrivelse av planen, for mer utfyllende opplysninger om tiltaket. (vedlegg 03.) Den aktuelle tomta ligger i Tors veg mellom vegen og sjøen. Se oversiktskart under. 155 av 159

32 Oversiktkart planområdet markert m/blå sirkel Medvirkning: Før planforslaget ble sendt inn til kommunen, ble det avholdt en forhåndskonferanse Annonsering om igangsetting av planarbeidet er gjort i Trønderavisa og Levangeravisa den Tiltakshaver har orientert berørte naboeiendommer muntlig, og ingen hadde merknader til planforslaget. Planforslaget er forelagt barnerepresentanten i Levanger kommune: ingen merknader. Fagområdene: teknisk, oppvekst, landbruk, kultur og helse i kommunen er også forlagt planforslaget uten at det har kommet merknader. Planstatus: Planområdet er omfattet av reguleringsplan for Gjemble - Nedre del, stadfestet av miljøverndepartementet Hele områden mellom Tors veg og sjøen ble da regulert til friområde. Se planutsnitt under. 156 av 159

33 Utsnitt av gjeldende reguleringsplan. Vurdering: Kommunen er generelt svært restriktiv med å omreguler friområder. I dette tilfellet ble flere eksisterende hytter i sin tid lagt inn i område regulert til friområde. Intensjonen med et friområde er at det skal være avsatt for allmennheten og i offentlig eie. Levanger kommune har i løpet av de 35 årene siden eksisterende plan ble vedtatt ikke gjennomført intensjonen i planen ved å erverve hytteeiendommene og øremerke området til allmennheten. Tvert i mot har hyttene i løpet av de åra som har gått fått tillatelse til oppgradering av bygningsmassen. I tillegg ble en sammenlignbar eiendom, 1719/3/29 omregulert til bolig i Kommunestyret sak 16/98. Området vises som mørkegult nederst på planutsnittet over. Vi tolker det derfor slik at det ikke er ønske eller vilje i kommunen til å gjennomføre gjeldende regulering, og mener derfor at den aktuelle eiendommen kan omreguleres. Eiendommen ligger sentralt til, inntil eksisterende boligområde, veg og annen nødvendig infrastruktur. Dette gjør den godt egna som helårsbolig, selv om den fram til i dag har vært benyttet som fritidsbolig. Friområdet: På grunn av kort avstand mellom eksisterende hytter i området og sjøen, er det lite attraktivt for allmennheten å benytte strandsonen til opphold. Terrengforholdene i strandsonen er vanskelige, spesielt på høyvann. Det er derfor lite ferdsel i dag, men det 157 av 159

34 er viktig å holde muligheten åpen for å kunne tilrettelegge for ferdsel. Dette anses som sikret i planen. Se kartutsnitt under. Ortofoto m/eiendomsgrenser og skravert planområde. Det er kun tomta som er foreslått regulert til bolig, og området nedenfor tomta vil fremdeles ha status som friområde. Bebyggelsen: Bebyggelsen er beskrevet med forholdsvis slak takvinkel mellom %, men utbygger ønsker at eventuell ny bebyggelse skal harmonere med de eksisterende hyttene langs sjøen. Det er også en fordel for bebyggelsene på øvre side av veien at bebyggelsen ned mot sjøen holdes lavest mulig. I forslaget til bestemmelser er maksimal mønehøyde satt til 8 meter over gjennomsnittlig terreng. Dette anses som unødvendig høyt for 1 etasjes hus med sokkel og flat takvinkel. Det foreslås derfor at maksimal mønehøyde endres til 6 meter. Tiltakshaver har klarert foreslåtte byggerenser med naboer. Forslag: Maksimal tillatt mønehøyde endres fra 8.0 til 6.0 meter. Universell utforming: Tiltakshaver vil i størst mulig grad tilpasse huset til terrenget, noe som gjør det vanskelig å tilrettelegge for bevegelseshemmede og andre med spesielle behov på den aktuelle tomta. Sikkerhets- og beredskapsmessige hensyn: 158 av 159