INNKJØPSSTRATEGI FOR SULDAL KOMMUNE OG SULDAL ELVERK.

Transkript

1 FELLESTENESTENE Ref.: 11/11302 Dato: INNKJØPSSTRATEGI FOR SULDAL KOMMUNE OG SULDAL ELVERK. Innkjøpsstrategien omhandlar grunnleggjande langsiktige mål og strategiar for innkjøp av varer og tenester hjå Suldal kommune og Suldal elverk. 1. Innleiing Hovudmålet for innkjøpsstrategien kan formulerast slik: Gode rutinar og gjennomtenkte system for kommunen sine innkjøp vil generere betre omdømme, meir rasjonelle arbeidsprosessar og betre vilkår i marknaden, som igjen vil kunne styrke kommunen sine primære oppgåver. Dette uttrykkjast slik: Profesjonelle innkjøp betre tenester Innkjøpsfunksjon skal kjenneteiknast av profesjonelle holdningar, god organisering, høg kompetanse og fokus på etikk, miljø og kommunen som samfunnsaktør. I tråd med kommuneplanen vil Suldal kommune også på dette området vera ein aktiv pådrivar og deltakar i regional utvikling og samarbeid. Bakgrunn. Kommunestyret sitt vedtak om forvaltningsrapporten for innkjøp sak 12/10 i møte Kommunestyret sluttar seg til forvaltningsrapport for innkjøp i Suldal kommune og vil peika på følgjande forhold som gjeld rutinar og arbeid knytt til innkjøp: 1 Rapporten viser at Rådmannen og styret i elverket ikkje har hatt eit tilfredstillande fokus på og oversikt over rutinane for innkjøp i organisasjonane sine. Dette er kritikkverdig, og praksisen som er avdekka kan ha ført til økonomiske tap for Suldal kommune. 2 Det er avgjerande viktig at rådmannen og styret i elverket syter for at det ikkje førekjem bindingar mellom innkjøpar og den som kommunen inngår avtalar med. 3 Kommunestyret stiller spørsmål med om det er heldig at same selskap står for prosjektering, prosjektleiing og byggjeleiing når anleggsoppdrag skal gjennomførast. 4 Gjeldande innkjøpsreglement bør evaluerast. I dette arbeidet bør ein og vurdera nytten av innkjøpssamarbeidet ein er ein del av kontra å etablera eit regionalt samarbeid som har fokus på at eit regionalt næringsliv blir konkurransedyktig. Merknader: Til punkt 3: Det blir for tida arbeida med konkurransegrunnlag for få på plass avtale om dette med prosjektarbeid m.m. i samarbeid med Innkjøpsassistanse Vest. Postadr.Eidsvegen 7 Sentralbord Telefaks Bankgiro 4230 SAND Besøksadresse Direkte tlf E-post [email protected] Org. nr.

2 Til punkt 4: Gjeldande innkjøpsreglement vil verta evaluert og revidert som følgje av vedtaket om innkjøpsstrategien. Regionalt samarbeid er ikkje formelt drøfta, men har vore nemnt i samband med felles rekneskapskontor i Suldal og Hjelmeland. Det vedtaket seier om fokusområde kan i bokstaveleg tolking vere i strid med lovreglane. Nasjonale føringar: Stortingsmeldinga Det gode innkjøp fokuserer på å profesjonalisering av offentlege anskaffingar (kjøp) og ein innkjøpsstrategi blir eit grunnleggjande fundament for måloppnåing. Difi Direktoratet for forvaltning og IKT, har som hovudoppgåve og fornye og utvikle offentleg sektor og jobbar særleg innafor områda anskaffing og kompetanseutvikling. Det er frå Difi utarbeida fleire retningsliner ( veiledere ) for fagområdet offentlege kjøp (anskaffingar), og prosessane omkring dette. Mellom anna : Veileder for anskaffelsesstrategi 2. Rammevilkår Lovar og føresegner 1. Lov av nr. 69 (lov om offentlige anskaffelser) 2. Sentrale føresegner: nr Anskaffelesesregelverk for forsvarssektoren. 7a nr Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser nr Forskrift om gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XVl punkt 6 (Rto EØS/Euratom nr. 1182/71) om fastsettelse av regler for frister, datoer og tidspunkt nr Forskrift om offentlig anskaffelser nr.0403 Forskrift om innkjøpsregler for forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, tran sport og posttjenester) 11a nr Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter nr Delegering av Kongens myndighet etter lov 16.juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a til Arbeidsdepartementet. 3-1 i forskrifta om offentlige anskaffingar beskriv dei grunnleggjande krava som gjeld for kvar anskaffing: 1 Alle kjøp skal så langt det er mogeleg vere basert på konkurranse uavhengig av prosedyre for kjøpet. 2 Kjøpar skal ikkje diskriminere leverandørar på grunn av nasjonalitet eller lokalt tilhøyre. 3 Oppdrag skal ikkje delast opp slik at ein unngår at forskrift gjeld for kjøpet. 4 Konkurransen skal gjennomførast på ein måte som gir lik behandling av leverandørar, og der alle får same vilkår til å gjere seg kjent med dei tilhøve som skal vektleggast ved deltaking og tildeling av avtale. 5 Konkurransen gjennomførast på ein måte som står i forhold til kjøpet. 6 Konkurransen skal gjennomførst i samsvar med god anbods- og forretningsskikk. 7 Oppdragsgjevar skal fortløpande sikre at dei vurderingar og den dokumentasjon som har å bety for gjennomføring av konkurransen er skriftleg, slik at tredjeperson eller eit klageorgan i ettertid kan oppfatte oppdragsgivar sine vurderingar og Side 2

3 upartiskheit. (Oppdragsgivar skal sikre det pålitelege, gjennomsiktige og at saka kan etterprøvast gjennom prosessen). 8 Oppdragsgjevaren skal under planlegginga av kjøp ta omsyn til kostnader knytt livssyklus, universell utforming og konsekvensar knytt til miljø Eigne planverk som seier noko om vår haldning til innkjøp Retningslinjer for innkjøp i Suldal kommune (sjå vedlegg 1) Veilederen for anskaffelsesstrategi (sjå Difi), er inndelt med: Fase 1 Oppstart: sikre forankring hjå leiinga, utarbeide mandat og utkast til framdriftsplan. Fase 2 Kartleggje og fastsetje mål: Korleis kartleggje og analysere status og utarbeide målsettingar. Fase 3 Utarbeide planen: Korleis lage og forankre planen. Fase 4 Implementere strategien: Korleis følgje opp og rapportere status. 3. Status Suldal kommune har i dag følgjande rammeavtalar: Varetype Leverandør Avtaleperiode Kolonialvarer Asko Rogaland AS Ålgård (+ 1 år) Kjøttprodukt Holmen AS Stavanger (+ 1 år) Frukt/ skulefrukt Bama Storkjøkken AS Ålgård (+ 1 år) Poteter/grønsaker/ Bama Storkjøkken AS Ålgård (+ 1 år) egg Meieriprodukt Tine BA Oslo (+ 1 år) Reinhald NorEngros Kjosavik Røyneberg (1+1 år) Kontor/Skule/Data/kopi Staples Norway AS Oslo (+1 år) Kontorartiklar: Datamaskiner/servere Dell AS Våren våren 2012 mm i datasamarbeidet i Ryfylke Medisinsk NorEngros Kjosavik Røyneberg (+1 år) forbruksutstyr: Inkontinens produkter Laboratorieutstyr Telefoni Ventelo Norge AS (+1 år) Biladministrasjon Autolease DnB Nor 3 års avt. frå hausten 2010 Skulebøker BS Norli Oslo (1+1 år) Leikeplasskontroll Bjelland Entreprenør AS Klepp (1+1 år) Suldal elverk har slike rammeavtalar : Kjøp av entreprenørtenester Breibandsmateriell Elektrogrossist Kablar Rammeavtalane dekker om lag 90 % av elverket sitt innkjøpsvolum. Frå våren 2011 er Suldal Elverk blitt medlem i Kjøpekraft Vest som er eit innkjøpssamarbeid mellom 14 elverk på Vestlandet. Side 3

4 Elverket manglar pr i dag avtale på konsulenttenester. Her er dei i prosess i samarbeid med kommune og IAV. I tillegg vert det jobba med avtalar for å dekke opp dei resterande 10 % av innkjøpsvolumet. Det er hausten 2011 konkurranse om rammeavtale på reinhaldsmidlar og medisinsk forbruksutstyr. Kommunale investeringsprosjekt vert alltid lyst ut på anbod. Suldal kommune kjøper varer og tenester for mellom mill. kr. i året. Pr. i dag er det om lag 130 leverandørar med leveranse på over kr ,- pr år. I tillegg er det mange mindre leverandørar. Suldal kommune handterer om lag leverandørfaktura årleg. Suldal elverk kjøper inn varer og tenester for om lag mill. kr årleg. Så langt har ikkje kommunen tatt i bruk elektroniske verktøy i samband med innkjøp. (Marknadsplassen for innkjøp og e-faktura). 4. Organisering av innkjøp og fullmakter I hovudsak blir dei rammeavtalane Suldal kommune etablerer på varekjøp gjort saman med andre kommunar gjennom Innkjøpsassistanse Vest AS. (IAV) IAV har og vore hjelparar/rådgjevarar i prosessen hjå Kommunale bygg og eigedomar i arbeidet med konkurransegrunnlag og avtale for tenestekjøp m.m. Konsul AS har vore samarbeidspartnar i arbeidet med avtalar og anbodsprosessar for Kommunale bygg og eigedomar og Suldal elverk. Så langt har hovudarbeidet vore lagt på å få rollar og avtalar på plass. Det har vore arbeidd med praktiske løysingar framfor prosessar med utvikling og strategiar. Intern organisering Ansvaret for innkjøp er i hovudsak lagt til områdesjefane på same måten som for økonomi og budsjettansvaret elles. Ein del organisasjonsgrep, som organisering av reinhaldet i kommunen, fører til enklare ansvar og rolleavklaring som skal ha positive resultat økonomisk i forholdet til avtalar om innkjøp, utviklingsarbeidet både hjå leverandør og oss som kunder i tillegg til produkt og personalutvikling. Intern organisering med felles internt innkjøpskontor, har ikkje vore tema så langt, men me ser ikkje bort frå at ikkje minst den teknologiske utviklinga også kan aktualisere slike handlingar. Til nå har det på rådmannskontoret vore ein koordinator mot IAV relatert til arbeidet med rammeavtalar. Det er nytta for lite ressursar til dette arbeidet. 4.1 Alle kjøp skal gjerast i samsvar med lov og forskrift om offentlege anskaffingar. 4.2 Alle kjøp skal gjerast i samsvar med dei reelle behova til kommunen. 4.3 Innkjøparane i kommunen skal ha tilgang til og oversikt over alle avtalar og kontraktar som er gjeldande. 4.4 Det skal vera lojalitet til dei avtalane som er etablerte. 4.5 Alle avtalar skal evaluerast og følgjast opp med omsyn til kvalitet, levering og pris. 4.6 Suldal kommune bør framleis satsa på samarbeid på innkjøpsområdet spesielt for å etablera rammeavtalar slik me i dag gjer gjennom IAV. I tillegg bør kommunen ha meir fokus på (ressursar til) oppfølging av det interne innkjøpsarbeidet, åleine eller i samarbeid med andre kommunar. Side 4

5 5. Leverandørstrategi og kjøpsstrategi Kva innkjøpsavtalar bør me ha og kor lenge bør avtalane vara Det er ein tids- og ressurskrevjande prosess å få på plass avtalar og å evaluera slike. Dette talar for at avtalar bør vare over tid, 3-4 år. I avtalane bør det også være høve til forlenging dersom partane er nøgde.(prolongering) Innkjøpsavtalar bør gi ein økonomisk vinst. Det kan derfor vere eit mål å klarlegge og å arbeide med avtalar også for område/kjøp der lovverket ikkje krev det. (samla under i ein treårsperiode) Leverandørutvikling. Så langt me som innkjøparar kjenner næringslivet, har det vore lite direkte kontakt frå leverandørane til kommunen om produkt/varespekter og kvalitetar næringslivet har å tilby. I etablerte samarbeid mellom kommunen og leverandørar av varer og tenester bør innkjøp vere tema. 5.1 Kommunen skal ha rammeavtalar for alle område der dette er eit lovkrav eller hensiktsmessig. 5.2 Redusera talet på fakturaer og med det utgiftene til administrering og bokføring. 5.3 Fokus på innkjøp av varer og tenester bør vere tema i etablerte samarbeidsfora. 6. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen. E-handel vil vere noko det vart lagt vekt på framover. Truleg vil me bli sinkarar og taper økonomisk om me ikkje legg til rette for og har kunnskap om å nytte oss av elektroniske hjelpemiddel i innkjøpsarbeidet. (Fleire av dei me har varekjøpsavtale med, har lagt til rette for å kunne nytte den elektroniske marknadsplassen m.m.). Det er rett å seie at kommunen ikkje er pådrivar i dette, og hovudgrunnen vil vere at storleiken på dei som tilbyr varer og tenester lokalt, neppe vil ha nytte av og økonomi til gjennomføre bruk av dette. Elektroniske marknadsplassar kan vera ekskluderande og konkurransevridande ovanfor einskilde leverandørar. 6.1 Kommunen ønskjer betre kvalitet i innkjøpsprosessen og at prosessen kan gjerast enklare. Evt. bruk av elektroniske verktøy må ikkje virka ekskluderande eller konkurransevridande. 6.2 Kommunen vil redusera transaksjonskostnadene ved innkjøp. 7. Samfunnsansvar, miljø og omdømme Samfunnsomsyn er aktualisert gjennom det nye regelverket for offentlige anskaffingar. Suldal kommune kjøper varer og tenester for godt over (160 millionar) i året, og med bevisste innkjøp bidrar til ei samfunnsutvikling som gir betre kvardag for innbyggjarane. Suldal kommune skal følgja opp utfordringar som ligg i regelverket i forhold til den einskilde anskaffinga, og under planlegginga ta omsyn til kostnader, universell utforming og miljømessige konsekvensar. Ved god planlegging i den einskilde verksemd og fokus på større bestillingar, vil det kunne gi færre fakturaer og færre utkjøringar av varer. Dette kan gi mindre administrasjonskostnader, transportkostnader og mindre miljøbelastningar. Side 5

6 Ved innkjøp er det viktig å ta omsyn til totalkostnader over levetida (livsykluskostnader) av det som vert kjøpt, som for eksempel vedlikehalds-, drifts- og utrangeringskostnader. Ved å velja produkt og tenester som over tid gir lågare kostnader kan man ofte oppnå innsparingar. Større fokus på livssykluskostnader vil også gjera det lettare å velja miljøeffektive alternativ. Miljø og kvalitet heng ofte saman ved at kvalitet ofte inneber lengre levetid og dermed mindre ressursforbruk. Et miljøeffektivt produkt vil som oftast ha lågare energiforbruk, noko som også gir lågare livssykluskostnader for produktet. Suldal kommune er ein Fairtrade kommune og har forplikta seg til å kjøpa såkalla rettferdig kaffi og te til bruk til eigne tilsette og organisasjonen. Fairtrade Labeling Organizations Internatonal (FLO) er den einaste internasjonale og uavhengige merkeordninga som garanterar at arbeidarane og bønder i utviklingsland får gode handels- og salsvilkår og trygge sosiale vilkår. Suldal kommune har fokus på etikk i innkjøpsreglementet. Dei generelle retningslinene for etikk i høve anskaffingar skal bidra til å sikre prosessen. Kommunen er ein vesentleg innkjøpar i vår kommune og kan ha vesentleg verknad for lokale leverandørar av varer og tenester. Gjeldande lovverk gi ikkje opning for at lokalt næringsliv kan prioriterast. Alle leverandørar av varer og tenester skal ha same høve til å melda seg på i konkurransen. Måten ein føretek innkjøpet på og utforminga av anbodsdokument må vera slik at også det lokale næringslivet har reelt høve til å delta i denne konkurransen. Kommunen skal følgje opp kravet om varslingsrutinar i innkjøpsarbeidet. Rutinane skal vere med på å sikre at Suldal kommune opptrer profesjonelt både internt og eksternt. 7.1 Kommunen skal ha eit godt omdømme hjå innbyggjarar og næringslivet 7.2 Kommunalt innkjøp må leggja til rette for, innaføre gjeldande lovverk, at lokalt næringsliv har reell høve til å delta i konkurransen om leveransar av varer og tenester Det skal tas omsyn til livssykluskostnader, miljøkonsekvensar og universell utforming i innkjøpssamanheng 7.4 Kommunen skal ta samfunnsansvar gjennom bruk av reserverte kontraktar for verna bedrifter. 7.5 Kommunen skal varsla på sine heimesider føreståande innkjøp. 8. Kompetanse. Utfordringane på området offentlege innkjøp har auka monaleg med krava i den nye forskrifta til Lov om offentleg anskaffelser, gjeldande frå Nye konkurranseformer, auka krav til dokumentasjon av innkjøpsprosessane og sterkare fokus på at innkjøpa skjer innafor rammene av regelverket tilseier at kompetansen må hevast for å sikra konkurranse og likebehandling. 8.1 Alle som arbeider med innkjøp skal ha naudsynt kompetanse på området. 8.2 Det må etablerast, så langt det er mogleg, felles haldningar og felles forståing for regelverk og rutinar i alle ledd i innkjøpsprosessen. Side 6

7 9. Oppfølging av strategien Ein innkjøpsstrategi er ikkje eit eingangsdokument. Den skal vere eit levande dokument som jamnleg blir oppdatert med justering av målsetjingar, strategiar og tiltak. Målsetjingar og strategiar bør vere oppe til politisk handsaming ein gong kvar valperiode om det ikkje skjer vesentlege endringar i lovverk eller forskrifter. Eventuell tiltak relatert til innkjøpsstrategien skal innarbeidast årleg i handlingsprogrammet. Oppfølging av strategien er del av leiaransvaret. Sand, 10. oktober 2011 Side 7