Internkontrollhåndbok. for. Sjøtrollet Dykkerklubb

Transkript

1 1 Internkontrollhåndbok for Sjøtrollet Dykkerklubb Versjon 9 (18/01/2011)

2 2 INNHOLD 1. FORMÅL ORGANISERING OPPGAVEBESKRIVELSE FOR STYREVERV I KLUBBEN KLUBBENS VEDTEKTER OPPDATERING AV HMS OG INTERNKONTROLLRUTINER RISIKOVURDERING LOVER OG FORSKRIFTER DOKUMENTASJON REGLER FOR ORGANISERT DYKKING I KLUBBENS REGI RETNINGSLINJER VED KLUBBDYKKING RETNINGSLINJER FOR DYKKELEDERE VED DYKKING ARRANGERT AV SJØTROLLET DYKKERKLUBB NØDPROSEDYRER PROSEDYRE FOR OPPKALLING AV DYKKERE REGLER FOR BRUK AV KLUBBUTSTYR PRISER DUGNAD OG KOMPENSASJON AV DUGNADSINNSATS AVVIK FRA KRAV... 14

3 3 1. Formål Klubbens mål er å gi medlemmene muligheter til å drive med organisert dykking i trygge omgivelser med fokus på sikkerhet og trivsel. 2. Organisering Klubben drives av et styre valgt på årsmøte, samt en båtgruppe som er ansvarlig for drift og vedlikehold av klubbens båt. Styret skal bestå av 5 medlemmer: Leder (velges for 1 år) Nestleder (velges for 2 år) Sekretær (velges for 2 år) Kasserer (velges for 2 år) Styremedlem (velges for 2 år) Minst ett av styrets medlemmer skal komme fra båtgruppa. På årsmøtet velges i tillegg to revisorer (klubbmedlemmer) og en valgkomité med 2 medlemmer. Båtgruppa består av klubbens godkjente båtførere, eller et utvalg blant disse. 3. Oppgavebeskrivelse for styreverv i klubben Leder: Kalle inn til styremøter. Ansvar for planlegging av årsmøte. Ansvar for fordeling av arbeidsoppgaver. Innkalling og påminnelse til årsmøte. Fordele eventuelt besvare e-post til SDK/styret. Sørge for nødvendig informasjon til medlemmer via e-post og brev til medlemmer uten e-post. Samarbeid med OSDK. Nestleder: Lede møter og ivareta leders funksjoner ved leders fravær. Sikkerhetskoordinator (HMS-plan). Aktivitetskoordinator. Oppfølging av O 2 -koffert og medisinbag. Informasjon til medlemmene via e-post. Kasserer: Føre regnskap. Betale regninger. Sende ut giro for medlemsinnbetaling. Registrere innmeldinger. Oppdatere medlemsregistret.

4 4 Sekretær: Skrive referater og sørge for at informasjon om styrets arbeid blir lagt på web-siden. Sørge for at web-siden til klubben blir holdt ved like. Sørge for at det ligger informasjonsmateriell hos NUEX og Dykkersport Oppdatering av Brønnøysundregistret. Styremedlem: Innkalling til dugnad. Innkalling til sommerpils og julepils. Ta initiativ til andre arrangementer. Informasjon til nettfora som Dykkesiden.com. Styremedlemmene som representerer båtgruppa har et felles ansvar for å informere styret fortløpende om vedlikehold og drift av båten. 4. Klubbens vedtekter 1 Navn Klubbens navn er Sjøtrollet Dykkerklubb. 2 Formål Sjøtrollet Dykkerklubb skal være åpen for alle med gyldig dykkersertifikat. Klubbens formål er å gi medlemmene muligheter til trygg og sikker dykking, og å gi informasjon i dykkerrelaterte emner. Ansvaret for klubbens aktiviteter ligger hos styret. All dykking i klubbregi skal utføres i samsvar med klubbens retningslinjer. En dykkeleder leder aktivitetene, og alle dykk skal loggføres. Klubben skal kunne gi nye dykkere et variert og sikkert dykketilbud. Klubben vil også søke å utvikle seg selv og sine medlemmer, slik at den kan tilby stadig mer givende dykking, og bygge opp om medlemmenes interesse. 3 Årsmøte Årsmøtet holdes hvert år i løpet av første kvartal. Styret skal sende skriftlig innkallelse i desember og påminnelse med saksliste senest to uker før møtet. Forslag til saker som skal behandles på årsmøte må være hos styret senest fire uker før møtet. Et årsmøte er beslutningsdyktig med de medlemmer som er til stede. Det forutsettes fornyet medlemskap for å ha stemmerett. Årsberetning og revidert regnskap skal legges frem og godkjennes, og inneværende års medlemskontingent skal godkjennes. Innkomne saker skal behandles. Det skal velges styre (se 5), to revisorer (medlemmer) og valgkomité (2 medlemmer). Det kan også velges spesielle underkomiteer (turkomite, festkomité etc.). Leder velges for ett år, mens de øvrige styreverv velges for to år. Øvrige verv velges for ett år. Ved frafall i en valgperiode velges det for den resterende del av perioden. Styret kan velge en stedfortreder frem til neste årsmøte. I spesielle tilfeller kan årsmøte forandre styrets

5 5 sammensetning midt i en valgperiode. Alle valg kan foretas muntlig hvis det ikke foreligger krav om skriftlig valg. To medlemmer velges til å underskrive årsmøtereferatet. Beslutninger og valg foretas med simpelt flertall. Se forøvrig 9 og Ekstraordinært årsmøte Det kan holdes ekstraordinært årsmøte når styret ønsker det eller når en tredjedel av medlemmene krever det. Innkalling skal foretas på samme måte som til ordinært årsmøte. Saksliste skal sendes ut sammen med innkallingen. 5 Styret Styret skal bestå av fem medlemmer: leder, nestleder, sekretær, kasserer og styremedlem. Minst ett av styrets medlemmer skal komme fra båtgruppa. Alle styremedlemmene må innkalles til styremøter, og for å gjøre vedtak må minst tre av medlemmene være tilstede. Lederen er ansvarlig for klubbens drift. Denne innkaller til og leder styremøter, og ser til at det blir avholdt medlemsmøter. Lederen er ansvarlig for styrets årsberetning. Nestleder overtar lederens oppgaver ved dennes fravær, og skal ellers assistere lederen. Sekretæren skal føre protokoll over styremøtene og medlemsmøtene. Referatene skal godkjennes av styret og arkiveres. Kasserer fører klubbens regnskap på en for klubben hensiktsmessig måte. Økonomiske avgjørelser foretas av styret. Styret har ikke anledning til å pantsette klubbens eiendeler. Regnskapet skal gjennomgås av revisorer (se 3) og fremlegges revidert på årsmøtet. Styret kan oppnevne spesialkomiteer etter behov, og pålegge dem spesielle oppgaver. 6 Båtgruppa Båtgruppa skal bestå av de godkjente båtførerne, eller et utvalg blant disse. Minst en fra båtgruppa skal sitte i styret gjennom ett av styrevervene. Dersom flere fra båtgruppa velges inn i styret, bestemmer båtgruppa selv hvem som skal være båtgruppa sin koordinator på styremøtene. Valgperioden er ett år. Båtgruppas oppgave er å overvåke tilstanden til klubbens båt, og ta initiativer til reparasjoner og vedlikehold. Båtgruppa skal også koordinere bruken av båten. 7 Medlemskap Som medlemmer kan opptas personer med gyldig dykkersertifikat. Styret kan avvise en søknad om medlemskap om det finner særlige grunner for dette. Styret kan også utvise et medlem fra klubben ved gjentatte brudd på klubbens retningslinjer, og etter flere advarsler.

6 6 8 Kontingent Kontingenten skal betales forskuddsvis, og innen 1. februar. Medlemmer som ikke har betalt før fristens utløp vil ikke få tilsendt skriftlig informasjon fra klubben, og vil bli strøket fra medlemslisten ved utgangen av juli samme år. 9 Vedtektsendringer Endringer i vedtektene kan kun foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Det skal være minst 2/3 flertall for endringer. 10 Oppløsning Klubben kan oppløses på et ordinært årsmøte, og det skal være 2/3 flertall for dette. Forslaget om oppløsning skal følge innkallingen. Klubbens eiendeler skal da tilfalle et av årsmøte bestemt formål, avgjort ved simpelt flertall. 5. Oppdatering av HMS og internkontrollrutiner Før hvert årsmøte skal styret ha en revisjon av HMS-systemet. Forslag til justeringer av eksisterende tekst eller prosedyrer kan gjøres av styret. Slike justeringer skal presenteres for medlemmene gjennom e-post, slik at medlemmene kan gi tilbakemeldinger før justeringene vedtas endelig av styret. Medlemmene kan når som helst fremme forslag til HMS-systemet til styret. 6. Risikovurdering Dykking innebærer en viss form for risiko. Det gjør også bruk av båt i forbindelse med dykkingen, samt bruk av elektrisk utstyr, gassbrenner og grill i båten. Disse momentene utgjør risikoelementene i klubben. Klubben arbeider hele tiden for å redusere risikoen knyttet til begge aktivitetene. Risiko knyttet til dykking og båtbruk søkes redusert ved at reglene i kapittel 9 følges. Den som fører båten fra land er ansvarlig båtfører for hele turen. Ansvarlig båtfører kan peke ut en dykkeleder eller velge å være dykkeleder selv. Båtfører har det overordnede ansvaret for båten, inkludert forebygging av brann og eksplosjoner, nødprosedyrene (kap 9.3) og prosedyre for oppkalling av dykkere (kap 9.4). Dykkerleder skal påse at retningslinjene ved klubbdykking (kap 9.1) og retningslinjene for dykkeledere (kap 9.2) blir fulgt opp. Utover reglene for dykking i kapittel 9, har klubben følgende tiltak for å redusere risiko: Klubbens dykkere oppfordres til å øve på deling av luft og masketømming. Ved dropping av bly i nødssituasjon skal Sjøtrollet Dykkerklubb dekke kostnader for tapt bly, blybelte og blylomme. Det skal alltid være O 2 -apparat i båten. Årlig oppdatering av klubbens medlemmer i bruk av klubbåtens sikkerhetsutstyr, prosedyrer ved uhell, samt forebygging og slukking av brann ( sikkerhetsdag ). Det skal alltid føres liste over hvem som er i båten ved starten av turen Båten skal ikke ta med flere dykkere enn det er redningsvester for. For tiden har vi 12 vester. Båtfører har ansvaret for å sende turrapport til styret og de andre i båtgruppen etter hver tur slik at feil og mangler kan rettes opp og forebygges.

7 7 Vedlikehold av båt: Ved håndtering av miljøfarlig avfall i forbindelse med båtvedlikehold skal avfall avhendes etter gjeldene forskifter. Det skal også brukes hensiktsmessig verneustyr ved påføring av bunnstoff eller håndtering av helseskadelige kjemikaler. 7. Lover og forskrifter Nedenfor følger en liste over lover og forskrifter klubben må forholde seg til. Lovverk Hvorfor Konsekvens Produktkontrolloven (Lov nr juni 1976) Gjøres gjeldende fordi klubben tilrettelegger for aktivitet. Klubben må forholde seg til internkontrollforskriften. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Forskrift nr desember 1996) Forskriften gjelder for virksomhet som omfattes av Produktkontrolloven Klubben må utarbeide og følge opp en HMS-plan. Lov om fritids- og småbåter (Lov nr juni 1998) Forskrift om krav til minstealder og båtførerbevis mv. for fører av fritidsbåt (Forskrift nr mars 2009) Båteier og båfører er ansvarlig for å oppfylle bestemmelsene i denne loven. Klubben avgjør hvem som er godkjente båtførere. Klubben må sørge for at sikkerhets-, rednings- og verneutstyr finnes og at brann og eksplosjon forebygges. Klubben må påse at førere født etter 1. januar 1980 har båtførerbevis. 8. Dokumentasjon Per i dag har klubben følgende dokumentasjon for sin drift: Klubblogg som føres for alle dykk (se neste side) Logg for drift og vedlikehold av klubbåt Liste over godkjente aktive båtførere: Navn Anders Kleve Svela Kjell Adel Lundstrøm Svein Myhre Arnt Johnsen Finn Tore Johansen Liste over revisjoner: Siste revisjon Forandring utkast 1 for godkjenning Versjon Versjon 3 Signatur Sikkerhets koordinator Signatur leder

8 Versjon Versjon Versjon Versjon Versjon Versjon 9 8

9 9

10 10 9. Regler for organisert dykking i klubbens regi Retningslinjene nedenfor gjelder for organisert dykking i regi av klubben. Organisert dykking i klubbregi betyr all dykking hvor klubbens båt blir brukt og som er annonsert for alle medlemmer. 9.1 Retningslinjer ved klubbdykking Følgende retningslinjer gjelder for dykking som er organisert gjennom Sjøtrollet Dykkerklubb: Alle dykkere skal ha alternativ luftkilde, BCD (vest), manometer, tidsmåler, dybdemåler og kniv. Ingen får dykke alene. Det skal alltid gjennomføres buddysjekk. Dykking fra Sjøtrollet skal foregå innenfor ikke-dekompresjonsgrensene i henhold til gjeldende tabeller/computer. Dykking med rebreather tillates ikke Det skal ikke dykkes dypere enn maksimalt 40 meter, men samtidig ikke dypere enn den enkeltes sertifiseringsnivå og erfaring tilsier. Sikkerhetsstopp anbefales på alle dykk. Dykkere skal ellers følge dykkelederens anvisninger for gjeldende dykk. Styret kan i spesielle tilfeller vurdere andre bestemmelser. Retningslinjene gjelder også for ikke-medlemmer som deltar i klubbens arrangementer. Dykkeleder skal se til at retningslinjene følges. 9.2 Retningslinjer for dykkeledere ved dykking arrangert av Sjøtrollet Dykkerklubb Dykkelederen skal utføre sine oppgaver i henhold til god dykkelederpraksis. Dykkelederen skal sørge for at klubbens retningslinjer blir fulgt. Dykkermål velges ut i fra erfaringsnivå for aktuelle dykkere, i samarbeid med båtfører. Lite erfarne dykkere skal få tilbud om å dykke med erfarne dykkere når dette er praktisk mulig. Dykkelederen skal informere om dykkestedet og relevante prosedyrer. Dykkeleder skal spesielt ivareta nye dykkere og informere dem om klubbens sikkerhetsregler og -prosedyrer Dykkelederen skal sørge for å motta en dykkeplan for samtlige dykkepar. Dykkelederen kan pålegge restriksjoner, om han anser det som nødvendig for å ivareta sikkerheten. Dykkelederen skal sørge for at det blir ført logg. Dykkelederen har ansvar for tur-regnskap, og for innkreving av evt. tur-avgift. 9.3 Nødprosedyrer Ved dykkerulykker: Tegn og symptomer på lungebrist og trykkfallsyke kan være smerter i brystet, i ledd og lemmer, ujevn puls, prikking, nummenhet, lammelser, sjokk, kraftløshet, svimmelhet, pustevanskeligheter, bevisstløshet og død. Tegn på nærdrukning kan være hoste, kortpustethet, blålige lepper, kramper, bevisstløshet, sluttet å puste og blodig spytt. ENHVER GRAD AV SYMPTOMER SKAL BEHANDLES SOM ET ALVORLIG TILFELLE

11 11 En dykker med trykkfallsyke, lungebrist eller nærdrukning skal ha oksygen, kunstig åndedrett/hjertekompresjon (HLR) om det er nødvendig. Oppretthold normal kroppstemperatur. FØRSTEHJELP SKAL GIS SÅ SNART SOM MULIG OG UTEN AVBRUDD TIL LEGE/AMBULANSEPERSONELL OVERTAR NØDMELDINGER SENDES ETTER ORDRE FRA ANSVARSHAVENDE OMBORD TELEFON: 113 DYKKERULYKKE, VI HAR EN DYKKERULYKKE. STEDET ER: JEG GJENTAR. STEDET ER: BÅTENS NAVN ER SJØTROLLET DYKKERLEDER ER: PASIENTEN HETER: VÅR POSISJON ER: AMBULANSE KAN/KAN IKKE KJØRE HELT FRAM TIL: HELIKOPTER KAN/KAN IKKE LANDE VED: SPARES TID VED EGEN TRANSPORT? HVIS JA: VI KJØRER TIL: NÅR VIL ASSISTANSE VÆRE DER? PASIENTEN BEHØVER SANNSYNLIGVIS TRYKKAMMER. Eller TJØME RADIO: TELEFON: 120 DYKKERULYKKE, VI HAR EN DYKKERULYKKE VÅR POSISJON ER: VI SAVNER X ANTALL PERSON(ER)/VI HAR X ANTALL FORULYKKEDE Følg deretter anvisninger fra Tjøme Radio Haukeland AMK medisinske råd dersom man er usikker på om symptomene skyldes dykking. REDNINGSSELSKAPET kontaktes ved problemer med båt. Servicetelefonen for båtfolk: RS 146 "Stormbull" Oscarsborg

12 Prosedyre for oppkalling av dykkere Årsak til oppkalling: Det kan oppstå situasjoner som krever at planlagt dykking må avbrytes, og dykkere må kalles opp av vannet. Slike situasjoner kan være: Endret værsituasjonen. o Høye bølger, sterk vind eller sterk strøm. o Problemer for båt eller passasjerer. Mistanke om ulykke. o Dykkere som ikke er kommet opp til avtalt tid. o Dykkere som kommer til overflaten alene. Konstatert ulykkeshendelse med behov for å frakte folk i land. Oppkalling: Når en oppkalling er nødvendig skal en eller flere av disse oppkallingssignalene brukes: Rusing av båtmotoren gjentatte ganger (flere enn 7). Hamring mot metall i vann. o F.eks. slå mot stige, anker eller lignende med hammer, ujevn takt. Avfyring av knallskudd i vannet. o Disse skal ikke kastes i nærheten av dykkere/bobler. Oppstigning: Hvis en under et dykk hører noe som kan tolkes som et oppkallingssignal, skal dykkeren straks: Avbryte dykket. Starte oppstigningen (innenfor rammer gitt av tabell /computer). Gjennomføre et sikkerhetsstopp (der hvor tabell eller computer anbefaler dette). Gå til overflaten. Etablere positiv oppdrift. Gi OK signal (evt. trenger assistanse signal). Avvent nærmere instruksjon. Er en i tvil, så avbryt dykket. Har en hørt feil kan en evt. fortsette dykket etter at klarsignal er gitt. Om nødvendig kan Sjøtrollet i en nødssituasjon forlate dykkere som ikke hører oppkallingssignalet. Dette gjøres fortrinnsvis kun der hvor det er mulighet for å ta seg på land etter endt dykk. Det skal om mulig settes i land en person for å informere/assistere etter endt dykk. Hensatte personer vil bli hentet så fort situasjonen tillater det.

13 Regler for bruk av klubbutstyr Liste over klubbens utstyr og regler for bruk Utstyr Regler for bruk 1 Båt (30 fot) Klubbens båt er primært for bruk til klubbaktiviteter. Båten kan etter avtale med leder eller båtgrupperepresentant lånes av de av klubbens medlemmer som er godkjente båtførere til dykketurer for klubbens medlemmer utenom klubbens organiserte aktiviteter. O2-terapiutstyr Myndighetskrav Flytemidler til alle om bord. Lov av Båtfører skal Kjenne fartøyet og kunne føre dette på forsvarlig måte. Påse at fartøyet er sjødyktig. Påse at det er flytemidler til alle ombord. Påse at brannslokkingsutstyr finnes ombord Påse at mobiltelefon finnes om bord og ligger lett tilgjengelig. Sjekke loggbok og turrapporterfor kommentarer og vurdere nødvendige tiltak. Skrive turrapport der bl a feil og mangler skal rapporteres. Gi opplæring til nye båtbrukere. Den første turen hver måned sjekke følgende: - Olje nivå på motoren. - Oljelekkasjer. - Spenning på batteriene. - Tilstanden på fortøyningene. - Lanternene. - Trykk på brannslukningsapparat. Apparatet vendes samtidig. Alle inspeksjoner føres inn i båtens loggbok. Flaske skal trykkprøves hvert 10. år og O 2 skal byttes hvert 5. år. Siste trykkprøving ble foretatt i august 2005, mens siste O 2 fylling ble gjort i mars Dykkeflagg Skal brukes ved alle dykk. Båtfører skal påse at dette blir gjort. Førstehjelpsutstyr Sjekkes en gang i året for beholdning og datostempling. Brannslokkingsapparat oppbevares slik at det kan nås både fra førerplass og fra dør til styrhus. Ett brannteppe oppbevares samme sted. I tillegg oppbevares Brannslokkingsutstyr og til beskyttelse mot varme ved evakuering og slokking. Bøtter og ett brannteppe i flaskekasse på dekk. Branntepper kan brukes både til slokking utstyrskasser som befinner seg på dekk kan også brukes til slokking. Brannslokkingsapparat kontrolleres hvert 5. år. Sist byttet desember Priser Medlemskontingenten er kr 400 per kalenderår. Nye medlemmer, som ikke har vært registrert som medlem tidligere, kan betale kr 600 i kontingent for halvannet år, gjeldende fra 1/7 til 31/12 påfølgende år.

14 14 Båtturer med Sjøtrollet koster kr 100 for medlemmer og 150 for ikke-medlemmer. Medlemmer i OSDK får båtturer til medlemspris. Klippekort kan kun brukes av medlemmer. Prisene er kr 400 for 6 turer og kr 800 for 13 turer. Ektefeller og hjemmeboende barn som også er medlemmer kan bruke ett felles klippekort. Klippekort utløper ikke. Ubrukte klipp kompenseres ikke. Klubbens båtførere deltar gratis på båtturene. Endring av priser vurderes av styret, normalt i forbindelse med innkalling til årsmøte. 12. Dugnad og kompensasjon av dugnadsinnsats Med dugnad menes felles arbeid for Sjøtrollet som utføres av medlemmene og hvor alle medlemmene blir oppfordret til å delta. Dugnaden skal være tidsbegrenset. Styret beslutter hva som defineres som dugnad og i hvilke situasjoner dugnadskompensasjon skal gis. Beskrivelse av dugnadskompensasjon 1. Antall timer som hvert medlemmene deltar på dugnad registreres. 2. Når dugnaden er over beregnes det hvor stor dugnadskompensajon hvert enkelt medlem som har deltatt på dugnad har krav på. 3. Medlemmer som har bidratt med mindre enn fire timer tilkjennes ikke dugnadskompensasjon. Størrelse på dugnadskompensasjon (alle verdier er veiledende) 1. Dugnad estimert til mindre enn 50 timer, total dugnadskompensasjon er 1500 kr. 2. Dugnad estimert til timer, total dugnadskompensasjon er 3000 kr. 3. Dugnad estimert til timer, total dugnadskompensasjon er 4500 kr. 4. Dugnad estimert til mer enn 150 timer, total dugnadskompensasjon er 6000 kr. 13. Avvik fra krav Vesentlig avvik i forhold til de prosedyrer og regler som er beskrevet i dette dokumentet skal rapporteres til dykkerleder eller sikkerhetskoordinator/styret i klubben, såfremt dette ikke er avklart med dykkerleder eller sikkerhetskoordinator/styret på forhånd.