Innkalling for Kommunestyret. Saksliste

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Kommunestyret Møtedato: Møtested: Valstrand kulturarena, kantina NB Møtested! Møtetid: 18:00-21:00 Orientering fra BIVA v/daglig leder Dagfinn Aas LiBiR v/daglig leder Johan Jørgen Fosseli Interpellasjon fra FRP jf vedlegg Saksnr Tittel Saksliste 008/15 Godkjenning av møteprotokoll /15 Meldinger 010/15 Delegasjonssaker 011/15 SFO-tilbudet i Birkenes kommune 012/15 Sluttbehandling reguleringsplan for Nordåsstien 013/15 Sluttbehandling reguleringsplan for Valtjønn Øst 014/15 Sluttbehandling kommuneplanens samfunnsdel 015/15 Kommuneplanens arealdel - melding om oppstart og høring av planprogram 016/15 Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen 017/15 Friluftslivets år valg av kommunens friluftsområde 018/15 Hevendelse fra BirkenesAvisa om endring av møtedag for Birkenes kommunestyre

2 019/15 Kommentar til endring av Arbeidsmiljøloven - om midlertidig ansettelser 020/15 Høringsuttalelse om varigheten om kommunale salgs og skjenkebevillinger mm 021/15 Hovedplan vann og avløp 022/15 Høydebasseng Natveitåsen plassering og oppstart 023/15 Kulturmidler bruk av ekstramidler Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann

3 Fra: Odd Gunnar Tveit Sendt: 12. mars :34 Til: Arild Windsland; Kari K. Birkeland; Bjørn Vidar; Thor Børresen Emne: Interpelasjon til ordføreren. Interpelasjon til ordføreren. Jeg har fått henvendelse fra folk fra Flaksvann som er uenige med navnutvalget i at Flaksvann skal hete Birkelandsveien. Nå har navnutvalget avslått klagen. Flaksvann var sentrum i Birkenes i gammel tid å bygda var kjent for Flakksvannsbanen. Skal kommunestyre finne seg i at historiske navn som har vært i bruk i allefall over hundre år går i glemmeboka, bare fordi at noen på kommunehuset har bestemt noe annet. Vårt forslag er at kommunestyre som er det høyeste demokratiske organ overstyrer navnutvalget og at det blir tatt opp til ei avstemming i kommunestyre 24 mars Så vårt forslag er at beboerne på Flaksvann får beholde adressa Flaksvann. Birkenes Fremskrittsparti ved Odd Gunnar Tveit Sendt fra min ipad

4 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 008/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /587 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

5 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 009/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /587 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 1 Birkenes kommunes høringssvar Det kriminalitetsforebyggende råd (KRÅD) forslag til ny organisering av funksjon og oppgaver 2 Årsrapport for Kemneren i Kristiansand og Birkenes Eldrerådets årsmelding Innspill fra AP om flere lærlinger i Birkenes kommune 5 Svar på innspill fra AP om flere lærlinger i Birkenes kommune 6 Innspill fra Ap. Forsøksordning med endrede åpningstider i kommunale barnehager 7 Innspill fra AP Sommerjobb for ungdom 8 Henvendelse om gangveien ved barnehageen på stoppedalsmyra KrF v/vemund Ruud

6 Lærlinger. Birkenes Arbeideparti ser det som som et viktig samfunnsansvar og gi lærlinger et tilbud. Da er det naturlig for oss og fremme det som en sak Birkenes Kommune må prioritere. For å ha et naturlig måltall må Birkenes Kommune ta inn en lærling pr innbygger pr. år. Det vil si 5 lærlinger i året. Birkenes Arbeiderparti

7 Birkenes kommune Personal Arbeiderpartiet v/anders Christiansen Vår ref. Deres ref. Dato: 15/213-7, jp Birkeland: Saksbehandler: MAGF Svar på innspill fra AP om flere lærlinger i Birkenes kommune Lærlinger i Birkenes kommune - svar på innspill fra Ap Birkenes kommune har per i dag 7 lærlinger innenfor tre fag. Lærlingene har kommet ulikt i læreløpet. De fleste har et toårig læreløp. Lærlingene fordeler seg slik: - 3 lærlinger i faget barne- og ungdomsarbeider - 4 lærlinger i faget helsefagarbeider - 1 lærling i faget institusjonskokk Fram til hadde kommunen i tillegg en lærling innenfor IT. Lærlingen har gått over til det interkommunale samarbeidet KR IKT. Det er flere viktige grunner til å ta inn lærlinger: - Den enkelte får fullført sin utdanning - Samfunnet får kompetent arbeidskraft - Birkenes kommune bedrer muligheten for framtidig rekruttering av arbeidstakere med nødvendig kompetanse ved at flere blir fagarbeidere og ved at ungdom blir kjent med kommunen - Lærlingene gir bidrag i tjenesteproduksjonen - Opplæringen av lærlingene gjør at medarbeiderne i kommunen blir utfordret til å vurdere eksisterende måter å løse arbeidsoppgavene på I tillegg til lærlinger tar kommunen i mot studenter, elever og personer som trenger praksisplass. Med hilsen Marianne Grønvold Flakk Personalsjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no Side 1 av 1

8 Forsøksordning med endrede åpningstider i kommunale barnehager. Birkenes Arbeiderparti ønsker at Birkenes Kommune lager en forsøksordning der noen grupper ( barnehagegrupper / eller avdelinger ) starter før kl om morgenen og avslutter dagen tilsvarende tidligere. Vi ser for oss en ½ time eller kanskje bare 15 minutter. Dette kan en undersøkelse blant brukerne avgjøre. Dette må kunne gjøres uten at det koster noe da den totale arbeidsmengden ikke øker, men forskyves. For alle som starter sitt arbeid kl vil dette både være familievennlig og næringsvennlig. Familiene unngår stress om morgenen grunnet dårlig tid og næringslivet får folk på jobb fra arbeidstidens start. Birkenes Arbeiderparti.

9 Sommerjobb for ungdom. Birkenes Arbeiderparti vil prioritere sommerjobb for ungdom. Dette er tatt bort fra budsjettet grunnet trange tider, men det er fremdeles mye vedlikehold som må gjøres. Noe av dette kan gjøres av ungdom. Dette kan styres av Teknisk avdeling enten som vedlikeholdsmidler, prosjektmidler eller så må det settes av en egen pott. Det må settes i system slik at alle kan se verdien av dette. Birkenes Arbeiderparti

10 Fra: Vemund Ruud Sendt: 7. mars :06 Til: Postmottak Birkenes kommune Emne: gangvei stopedalsmyra Melder gangveien v barnehagen på Stoppedalsmyra inn som sak til neste planutvalg. Her er det ennå ikke avklart endelig og trygg løsning. Teknisk må svare på følgende: 1. Hvilken løsningen på gangfeltet er klar når barnehagen åpner? 2. Hva har fagperson, Halvor Ness skule hyre inn en, sakt om hvilke tiltak som må gjøres for at dette skal bli så trygt som mulig? Jeg vil minne om historien til denne saken, og starter med utklipp fra kommunestyremøte Det er verdt å huske at kommunestyret stoppet opp for å ringe saksbehandler ivar ånesland som ikke hadde vært tilgjengelig pga utelandsresie i ukene før kom styret. Det var ikke mulig å endre trafikkavviklingen uten å utsette saken no esom ville kostet 1mill i frafalt støtte. Dermed ble dette vedtatt: Under budsjettbehandlingen før jul ble det påpekt av vemund ruud at det ikke var lagt inn midler til endring av kjøremønsteret, og Ness sa da at dette skulle tas av ordinært budsjettet på teknisk. Jeg tenker at beste løsning er å ha overgang før barnehagen og at barna går på skrå over mot motsatt gangfelt. Dette frigjør hele området mellom dagens p plass og lillesandsveien og gjør at p plassen og veisystemet kan forskyves. Det er viktig at ikke barna må gå i vinkler, for da går de i stedet rett fram! En slik løsning vil også minimere problemet med at barna når de kommer til dagens gangvei fristes til å gå korteste vei-rett over lillesnadsveien. Her har jeg sett stygge situasjoner selv. Vennlig hilsen: Vemund Ruud

11 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /587 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssaken tas til etterretning. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 001/15 Ul Heimtun - Innvilget skjenkebevilling til venners venners fest

12 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 017/15 Tjenesteutvalget PS /15 Formannskapet PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Moen Knutsen K2 - A22 10/2383 SFO-tilbudet i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune opprettholder dagens tilbud med de nåværende ytre rammer og bemanning på SFO ut skoleåret 2014/ Som følge av innføringen av 5 dagers uke fra august 2015, holdes SFO åpent 5 dager dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov. 3. Omfanget av tilbudet vurderes ved det årlige opptaket på våren, på bakgrunn av faktisk etterspørsel. 4. Endringer i løpet av året skal vurderes politisk, dersom det medfører behov for endring i bemanning og åpningstid. 5. Nye vedtekter gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Vedlegg: vedtekter for skolefritidsordningen.doc Vedtekter for SFO pr. mai 2014 med endringsforslag pr mars 2015 Vedtekter SFO SFO vedtekter i Birkenes kommune Ny behandling Nye vedtekter innen skolefritidsordningen (SFO) vedtekter for skolefritidsordningen.doc Oversikt over antall timer det er søkt sfo plass for skoleåret 2009.doc Tjenesteutvalget - 017/15 Tjen - behandling: Konstiuert Skole- og barnehagesjef Anne Stapnes informerte og la fram nytt forslag fra

13 administrasjonen til pkt 1. (endring i kursiv) Pkt 1 Birkenes kommune opprettholder dagens tilbud med de nåværende ytre rammer og bemanning på SFO ut skoleåret 2014/2015 med unntak av Engesland hvor det opprettes ordinært SFO-tilbud 5 dager i uken snarest og senest første onsdag etter påske 2015 Notat sendes ut i forkant av kommunestyrets møte Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag med endringen i pkt 1. Tjen - vedtak: 1. Birkenes kommune opprettholder dagens tilbud med de nåværende ytre rammer og bemanning på SFO ut skoleåret 2014/2015 med unntak av Engesland hvor det opprettes ordinært SFO-tilbud 5 dager i uken snarest og senest første onsdag etter påske Som følge av innføringen av 5 dagers uke fra august 2015, holdes SFO åpent 5 dager dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov. 3. Omfanget av tilbudet vurderes ved det årlige opptaket på våren, på bakgrunn av faktisk etterspørsel. 4. Endringer i løpet av året skal vurderes politisk, dersom det medfører behov for endring i bemanning og åpningstid. 5. Nye vedtekter gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Formannskapet - 005/15 FM - behandling: Rådmann Gro Anita Trøan informerte og besvarte spørsmål. Tjenesteutvalgets vedtak med endringen i administrasjonens forslag til pkt 1 ble referert. Enstemmig 9 stemmer for Tjenesteutvalgets vedtak. FM - vedtak: 1. Birkenes kommune opprettholder dagens tilbud med de nåværende ytre rammer og bemanning på SFO ut skoleåret 2014/2015, med unntak av Engesland hvor det opprettes ordinært SFO-tilbud 5 dager i uken snarest og senest første onsdag etter påske Som følge av innføringen av 5 dagers uke fra august 2015, holdes SFO åpent 5 dager dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov.

14 3. Omfanget av tilbudet vurderes ved det årlige opptaket på våren, på bakgrunn av faktisk etterspørsel. 4. Endringer i løpet av året skal vurderes politisk, dersom det medfører behov for endring i bemanning og åpningstid. 5. Nye vedtekter gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Saksopplysninger: Følgende vedtak har betydning for saken: Kommunestyrets vedtak i oktober 2010 Sak 065/10 Nye vedtekter innen skolefritidsordningen (SFO) se vedlegg Kommunestyrets vedtak i desember 2013 Sak 070/13 pkt. 4 b om budsjett: Det innføres fem dagers skoleuke for alle elever i Birkenes kommune med virkning fra august Kommunestyrets vedtak i mai 2014 sak 029/14 Vedtekter for SFO Kommunestyrets vedtak i 2014 Sak 089/14 pkt. 9 om budsjett: SFO Engesland opprettholdes uavhengig av antall elever inntil justerte vedtekter er vedtatt Kommunestyrets vedtak i 2014 Sak 089/14 og vedtak februar 2015 innebærer reduserte budsjettrammer til tjenesteområdet barnehage og skole. Lovverk: Opplæringsloven 13 7 Skolefritidsordning Bakgrunn SFO skal i følge Opplæringslovens 13-7 ha egne vedtekter. I disse vedtektene skal følgende forhold være med: eierforhold, hvem som er opptaksmyndighet, hvilke kriterier det er for opptak, opptaksperiode og frister for oppsigelse av plass, foreldrebetaling, leke og oppholdsareal, daglig åpningstid og årlig åpningstid, samt bemanning og ledelse. Fram til mai 2014 har det vært følgende vedtekter i kommunen rundt opptak av barn: 7 Opptak av barn: Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. Det forutsettes at antall

15 påmeldte barn ikke blir mindre enn 3 I de samme vedtektene stod det under følgende under åpningstider: 10 Ytre ramme for åpningstid er kl kl for SFO. Den enkelte skolefritidsordning står fritt til å bestemme sin åpningstid innenfor budsjettets ramme og ut fra behov, skolens organisering av skoledagen, skoleskyss og lignende. I mai 2014 ble det fremmet forslag til nye vedtekter for SFO, blant annet på bakgrunn av økonomi: 7 Opptak av barn: Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. I skoleåret er det ikke åpen SFO dersom forhåndspåmeldingen er under 5 elever pr skole. Tilbudet for vårsemesteret vurderes ut fra etterspørsel pr 30. november. Det er på bakgrunn av disse endringene at man har vurdert SFO-tilbudet ved skolene i Birkenes for skoleåret 2014/2015. Det har vært spesielt fokus på Engesland og tilbudet som gis der på grunn av lav og varierende etterspørsel av SFO. De siste årene har lav søkning i forhold til vedtektene ført til at det ikke har vært tilbud på onsdagene. Dette har sammenheng med at det har vært firedagers skoleuke for de yngste elevene. I skoleåret 2013/2014 ble det i tillegg til onsdag stengt på torsdager på grunn av for lav søkning denne dagen. Ved hovedopptaket til SFO for 2014/2015 var det for få barn til å holde åpent på onsdagene, også i henhold til de gamle vedtektene som da gjaldt. Innstrammingen til minimum fem barn, som ble vedtatt i mai 2014, forsterket dette ytterligere. I tillegg ble det sagt opp plasser for tre barn høsten 2014, noe som førte til for lav søkning flere dager i uken og som kunne ha ført til at tilbudet skulle blitt ytterligere redusert. I påvente av ny vurdering 30. november, ble det besluttet å opprettholde tilbudet, selv om antall brukere var redusert. Ved gjennomførte Engesland SFO en ny innsøkningsprosess, for å sikre at alle som kunne ha fått endret sitt behov, samt eventuelle tilflyttere, ble hensyntatt. Det ble også presisert i informasjon til SFO-brukerne og på skolens hjemmeside, at det også var anledning til å søke om plass på onsdager. Opptellingen i etterkant viste at det kun var to søkere til onsdagen og at det også andre dager var for lite barn i h.h.t. vedtektene. Kommunestyret vedtok i desember 2014: «SFO Engesland opprettholdes uavhengig av antall elever inntil justerte vedtekter er vedtatt». Dette er bakgrunnen for at tilbudet ved SFO Engesland ble opprettholdt slik det var på vedtakstidspunktet. Kommunestyret vedtok i sak 070/13 pkt. 4b at det skulle innføres 5 dagers skoleuke for alle i Birkenes med virkning fra august I den forbindelse må Birkenes kommune legge til rette for at SFO tilbudet utvides til 5 dager. Opplæringslovens 13-7 sier følgende: Kommunen skal ha eit tilbod om skolefritidsordning før og etter skoletid for årstrinn, og for barn med særskilte behov på årstrinn. Vurdering Opplæringsloven sier at det skal være et SFO tilbud i kommunen som gir tilbud før og etter skoletid. Dette innbefatter ikke et tilbud på hver skole, men at kommunen må gi et slikt tilbud minst et sted i kommunen. Dersom man vil gi et tilbud som oppfattes som et reelt tilbud for alle, er det nødvendig å fatte et nytt vedtak som gir hjemmel for økt åpningstid ved alle skolene. Det vil si at man fatter et vedtak som fra august 2015 åpner for å ha 5 dagers SFO på Engesland-, Herefoss- og Birkeland skole, dersom

16 etterspørsel ved hovedopptaket tilsier det. Det er i skrivende stund ikke klart hvor stort behovet for SFO vil være, eller om det påløper ekstra kostnader. Dette er det flere årsaker til: Det knytter seg usikkerhet til hvordan et ekstra stort kull i 1. klasse på Birkeland skole vil slå ut i forhold til behov for SFO. Erfaringen viser at det er mange forhold som påvirker dette, blant annet om det er søsken i barnehage, om det tas ut foreldrepermisjon for et annet barn samtidig, foreldrenes stillingsstørrelse m.m. De samme forholdene vil påvirke behovet i forhold til omlegging til 5 dagers uke for alle. I tillegg ser man at de ytre rammene for skoledagene vil påvirke behovet for SFO. Birkenes kommune er fortsatt i forhandlinger med Aust-Agder fylkeskommune om skyss, noe som kan medføre behov for å justere de foreslåtte ytre rammene. Antall barn som har behov for SFO vil være av avgjørende betydning i forhold til bemanning. Bemanningsnormen ligger i kommunens egne vedtekter. Økonomiske konsekvenser Skolene innehar tilstrekkelig arealer til å ta imot en eventuell økning i SFO-tilbudet. Det er flere faktorer som påvirker nettoutgiftene til SFO-tilbudet, og endelige beregninger må gjøres når bla hovedopptaket og forhandlinger om skoleskyss er ferdig. Behov for økt bemanning i forhold til ekstra dag, og økt behov totalt sett, kan medføre økte utgifter. Erfaringen tilsier at økte utgifter vil overstige økte inntekter, når tilbudet utvides. Omfanget av økte kostnader vil fremkomme når endelig opptak er gjort og bemanningsbehovet er kjent. Forslag til inndekning av eventuelt økte kostnader vil fremkomme seinest innen 2. tertialrapportering. Bemanningsnorm og priser vil bli vurdert som følge av dette, når behovet og rammebetingelser for SFO-tilbudet (hovedopptak, skyss ol) er avklart. Konklusjon Kommunestyrets budsjettvedtak i desember i sin helhet gir grunnlag for at tilbudet opprettholdes ved Engesland Skole slik det var på vedtakstidspunktet ut skoleåret. Det forutsettes videre at kommunestyret ønsker et fast tilbud om SFO 5 dager i uka uavhengig av antall barn, for å skape forutsigbarhet i tjenestetilbudet. Denne utvidelsen av tilbudet bør samkjøres med innføring av 5 dager skole for alle fra av både praktiske og økonomiske hensyn. I forslag til nye vedtekter for SFO er dette tatt med. I forslag til vedtak i denne saken, legger man til grunn at det skal behandles politisk dersom endring av barnetallet i løpet av året bør føre til endringer i bemanningssituasjonen eller i de ytre rammene for åpningstid. Vedtektene må justeres i tråd med signalene fra kommunestyret, samt justeres på noen punkter i forbindelse med etablert og god praksis. Forslag til konkrete endringer i vedtektene, se også vedlegg: 6 BEMANNING Bemanningsnorm

17 1 14 barn: 1 voksen barn: 2 voksen 26 og over: 3 voksne Daglig leder skal ha pedagogisk utdanning. Det skal avsettes tilstrekkelig tid til administrasjonen. For barn med særskilte behov kan det ansettes personell etter behov og sakkyndig vurdering. Det skal alltid være 2 personer på jobb for å ivareta barnas sikkerhet. Det foretas løpende vurderinger av bemanningsbehovet for å ivareta barnas sikkerhet. 7 OPPTAK AV BARN Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. I skoleåret er det ikke åpen SFO dersom forhåndspåmelding er under 5 elever pr skole. Tilbudet for vårsemesteret vurderes ut fra etterspørsel pr 30. november. SFO holdes åpent før og etter skoletid inntil fem dager i uken, dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov. 7.1 OPPTAKSKRITERIER a) Som hovedregel gis alle barn plass i skolefritidsordningen ved hovedopptaket. b) Er det flere søkere enn det er plasser, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: Ved søknad på et senere tidspunkt, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: 1) Ledig kapasitet 2) barn som etter sakkyndig vurdering kan ha nytte av tilbudet.

18 3) barn av enslige foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 4) begge foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 5) barn fra 1. klasse/ førskolen og 2. klasse prioriteres før de eldre barna 10 ÅPNINGSTIDER Ytre ramme for åpningstid er kl kl for SFO. Tilbudet gjelder for alle barn fra 1 4 klasse og for barn med særskilte behov på årstrinn. Den enkelte skolefritidsordning står fritt til å bestemme sin åpningstid innenfor budsjettets ramme og ut fra behov, skolens organisering av skoledagen, skoleskyss og lignende. I skolens ferier og fridager kan skolefritidsordningen tilby et heldagstilbud. Utenom skoleåret og i ordinære ferier er det åpen SFO ved Birkeland skole for hele Kommunen, forutsatt forhåndspåmelding av minimum 10 elever. Det betales dagsats for oppholdstiden på SFO i skolens ferier og fridager. Skolefritidsordningen skal være stengt i juli måned, romjula og hellig- og høytidsdager. SFO har åpnet 11 måneder i året, det betales for halve august og halve juni. SFO har inntil 5 planleggingsdager i året. (Saksopplysning: Det har vært gjort redaksjonelle endringer på rekkefølgen i 10) 11 BUDSJETT Budsjettforslag utarbeides av rektor i samarbeid med daglig leder. Budsjettforslaget behandles av samarbeidsutvalget og sendes Tjenestesjef for barnehage og skole. skole- ogoppvekstsjefen.

19 Administrasjonens forslag til vedtak: Vedlegg: 1. Birkenes kommune opprettholder dagens tilbud med de nåværende ytre rammer og bemanning på SFO ut skoleåret 2014/ Som følge av innføringen av 5 dagers uke fra august 2015, holdes SFO åpent 5 dager dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov. 3. Omfanget av tilbudet vurderes ved det årlige opptaket på våren, på bakgrunn av faktisk etterspørsel. 4. Endringer i løpet av året skal vurderes politisk dersom det medfører behov for endring i bemanning og ytre rammer for åpningstid. 5. Nye vedtekter gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Vedtekter for SFO

20 BIRKENES KOMMUNE 7. november 2014 VEDTEKTER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGER. 1 RETNINGSLINJER Skolefritidsordningene drives etter retningslinjer vedtatt av kommunestyret og de krav som er fastsatt av staten når det gjelder slik virksomhet. 2 DEFINISJON OG FORMÅL Skolefritidsordning Skolefritidsordning er et frivillig tilbud om opphold og tilhørighet før og /eller etter skoletid og på skolefrie hverdager, der behov for tilsyn, omsorg og trygghet ivaretas ut fra lokale og individuelle behov. Skolefritidsordningen skal ha en pedagogikk som er - tilpasset barnas fritid - tilpasset alder og modningsnivå - tilpasset den enkeltes behov Skolen tilbyr leksehjelp inntil 2 timer i uka, dette tilbudet er gratis. Det er påmelding til leksehjelp sammen med påmeldingsfrist til sfo hvert skoleår. Skolefritidsordningen gir tilbud om tilsyn, kulturaktiviteter, lek og samvær til barn på småskoletrinnet og til funksjonshemmede barn opp til tolv år. 3 LEKE OG OPPHOLDSAREAL Arealene, både ute og inne, skal være egnet til formålet. Skolefritidsordningen benytter deler av skolens lokaler, og må ha tilstrekkelig leke og oppholdsareal. 4 ANSVARLIG STYRINGSORGAN Tjenesteutvalget er det ansvarlig styringsorganet. 5 STYRING OG LEDELSE Skolefritidsordningen er administrativt underlagt skole og oppvekstsjefen. Rektor er den faglige og administrative leder. Skolefritidsordningen skal ha en daglig leder. En representant for foreldrene som har barn i skolefritidsordningen, velges til skolens samarbeidsutvalg. Den daglige lederen har møte og talerett i skolens samarbeidsutvalg. Alle foreldrene utgjør til sammen foreldreråd.

21 6 BEMANNING Bemanningsnorm: 1 14 barn 1 voksen barn 2 voksen 26 og over 3 voksne Daglig leder skal ha pedagogisk utdanning. Det skal avsettes tilstrekkelig tid til administrasjonen. For barn med særskilte behov kan det ansettes personell etter behov og sakkyndig vurdering. Det skal alltid være 2 personer på jobb for å ivareta barnas sikkerhet. 6.2 TAUSHETSPLIKT Ansatte i skolefritidsordningen har taushetsplikt etter reglene i opplæringsloven 15 1, jf. Forvaltningsloven f. 6.3 POLITIATTEST De som skal arbeide i skolefritidsordningen, må legge fram tilfredsstillende politiattest. Attesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot barn, er utelukket fra arbeidet i skolefritidsordningen. 7 OPPTAK AV BARN Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. I skoleåret er det ikke åpen SFO dersom forhåndspåmelding er under 5 elever pr skole. Tilbudet for vårsemesteret vurderes ut fra etterspørsel pr 30. november. 7.1 OPPTAKSKRITERIER a) Som hovedregel gis alle barn plass i skolefritidsordningen. b) Er det flere søkere enn det er plasser, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: 1) barn som etter sakkyndig vurdering kan ha nytte av tilbudet. 2) barn av enslige foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 3) begge foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 4) barn fra 1. klasse/ førskolen og 2. klasse prioriteres før de eldre barna 7.2 OPPTAKSPERIODEN Hovedopptaket gjennomføres om våren. Opptaket kan også skje i løpet av skoleåret. Økning eller reduksjon av oppholdstiden i løpet av skoleåret skjer etter skriftlig avtale med daglig leder. 7.3 OPPTAKSMYNDIGHET Opptaket av barn i skolefritidsordningen foretas av rektor og daglig leder. Skole- og oppvekstsjefen er klageinstans. 7.4 OPPSIGELSE Gjensidig oppsigelsestid er en måned med virkning fra den 1. i påfølgende måned. Oppsigelse skjer skriftlig og leveres leder for skolefritidsordningen.

22 Ved oppsigelser etter 1. mai må det betales for plassen ut juni måned. 8 BETALING FOR OPPHOLDET Det betales for opphold etter betalingssatser og retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Betalingssatsene kan bli endret i løpet av skoleåret. Ved vesentlig betalingsmislighold mister barnet plassen. Ved to ubetalte terminer vil det bli sendt ut brev om oppsigelse av sfo plassen. Det tildeles ikke plass i sfo før alle tidligere terminer er betalt. 9 MÅLTID Det kan serveres et lettere måltid hver dag hvis forholdene ligger til rette for det. Matpenger kommer i tillegg til gjeldende satser for oppholdet. 10 ÅPNINGSTIDER Ytre ramme for åpningstid er kl kl for sfo. Den enkelte skolefritidsordning står fritt til å bestemme sin åpningstid innenfor budsjettets ramme og ut fra behov, skolens organisering av skoledagen, skoleskyss og lignende. I skolens ferier og fridager kan skolefritidsordningen tilby et heldagstilbud. Det betales dagsats for oppholdstiden på sfo i skolens ferier og fridager. Tilbudet gjelder for alle barn fra 1 4 klasse. Skolefritidsordningen skal være stengt i juli måned, romjula og hellig og høytidsdager. Sfo har åpnet 11 måneder i året, det betales for halv august og halv juni. Sfo har inntil 5 planleggingsdager i året. Utenom skoleåret og i ordinære ferier er det åpen SFO ved Birkeland skole for hele kommunen forutsatt forhåndspåmelding av minimum 10 elever. 11 BUDSJETT Budsjettforslag utarbeides av rektor i samarbeid med daglig leder. Budsjettforslaget behandles av samarbeidsutvalget og sendes skole- og oppvekstsjefen. 12 GYLDIGHET Endringer i vedtektene behandles i tjenesteutvalget og godkjennes av kommunestyret.

23 BIRKENES KOMMUNE VEDTEKTER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGER. 1 RETNINGSLINJER Skolefritidsordningene drives etter retningslinjer vedtatt av kommunestyret og de krav som er fastsatt av staten når det gjelder slik virksomhet. 2 DEFINISJON OG FORMÅL Skolefritidsordning Skolefritidsordning er et frivillig tilbud om opphold og tilhørighet før og /eller etter skoletid og på skolefrie hverdager, der behov for tilsyn, omsorg og trygghet ivaretas ut fra lokale og individuelle behov. Skolefritidsordningen skal ha en pedagogikk som er - tilpasset barnas fritid - tilpasset alder og modningsnivå - tilpasset den enkeltes behov Skolen tilbyr leksehjelp inntil 2 timer i uka, dette tilbudet er gratis. Det er påmelding til leksehjelp sammen med påmeldingsfrist til sfo hvert skoleår. Skolefritidsordningen gir tilbud om tilsyn, kulturaktiviteter, lek og samvær til barn på småskoletrinnet og til funksjonshemmede barn opp til tolv år. 3 LEKE OG OPPHOLDSAREAL Arealene, både ute og inne, skal være egnet til formålet. Skolefritidsordningen benytter deler av skolens lokaler, og må ha tilstrekkelig leke og oppholdsareal. 4 ANSVARLIG STYRINGSORGAN Tjenesteutvalget er det ansvarlig styringsorganet. 5 STYRING OG LEDELSE Skolefritidsordningen er administrativt underlagt skole og oppvekstsjefen. Rektor er den faglige og administrative leder. Skolefritidsordningen skal ha en daglig leder. En representant for foreldrene som har barn i skolefritidsordningen, velges til skolens samarbeidsutvalg. Den daglige lederen har møte og talerett i skolens samarbeidsutvalg. Alle foreldrene utgjør til sammen foreldreråd. 6 BEMANNING Bemanningsnorm 1 14 barn: 1 voksen barn: 2 voksen 26 og over: 3 voksne Daglig leder skal ha pedagogisk utdanning. Det skal avsettes tilstrekkelig tid til administrasjonen. For barn med særskilte behov kan det ansettes personell etter behov og sakkyndig

24 vurdering. Det skal alltid være 2 personer på jobb for å ivareta barnas sikkerhet. Det foretas løpende vurderinger av bemanningsbehovet for å ivareta barnas sikkerhet. 6.2 TAUSHETSPLIKT Ansatte i skolefritidsordningen har taushetsplikt etter reglene i opplæringsloven 15 1, jf. Forvaltningsloven f. 6.3 POLITIATTEST De som skal arbeide i skolefritidsordningen, må legge fram tilfredsstillende politiattest. Attesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot barn, er utelukket fra arbeidet i skolefritidsordningen. 7 OPPTAK AV BARN Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. I skoleåret er det ikke åpen SFO dersom forhåndspåmelding er under 5 elever pr skole. Tilbudet for vårsemesteret vurderes ut fra etterspørsel pr 30. november. SFO holdes åpent før og etter skoletid inntil fem dager i uken, dersom etterspørselen ved det årlige hovedopptaket på våren viser et slikt behov. 7.1 OPPTAKSKRITERIER a) Som hovedregel gis alle barn plass i skolefritidsordningen ved hovedopptaket. b) Er det flere søkere enn det er plasser, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: Ved søknad på et senere tidspunkt, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: 1) Ledig kapasitet 2) barn som etter sakkyndig vurdering kan ha nytte av tilbudet. 3) barn av enslige foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 4) begge foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 5) barn fra 1. klasse/ førskolen og 2. klasse prioriteres før de eldre barna 7.2 OPPTAKSPERIODEN Hovedopptaket gjennomføres om våren. Opptaket kan også skje i løpet av skoleåret. Økning eller reduksjon av oppholdstiden i løpet av skoleåret skjer etter skriftlig avtale med daglig leder. 7.3 OPPTAKSMYNDIGHET Opptaket av barn i skolefritidsordningen foretas av rektor og daglig leder. Skole- og oppvekstsjefen er klageinstans. 7.4 OPPSIGELSE Gjensidig oppsigelsestid er en måned med virkning fra den 1. i påfølgende måned. Oppsigelse skjer skriftlig og leveres leder for skolefritidsordningen.

25 Ved oppsigelser etter 1. mai må det betales for plassen ut juni måned. 8 BETALING FOR OPPHOLDET Det betales for opphold etter betalingssatser og retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Betalingssatsene kan bli endret i løpet av skoleåret. Ved vesentlig betalingsmislighold mister barnet plassen. Ved to ubetalte terminer vil det bli sendt ut brev om oppsigelse av sfo plassen. Det tildeles ikke plass i sfo før alle tidligere terminer er betalt. 9 MÅLTID Det kan serveres et lettere måltid hver dag hvis forholdene ligger til rette for det. Matpenger kommer i tillegg til gjeldende satser for oppholdet. 10 ÅPNINGSTIDER Ytre ramme for åpningstid er kl kl for SFO. Tilbudet gjelder for alle barn fra 1 4 klasse og for barn med særskilte behov på årstrinn. Den enkelte skolefritidsordning står fritt til å bestemme sin åpningstid innenfor budsjettets ramme og ut fra behov, skolens organisering av skoledagen, skoleskyss og lignende. I skolens ferier og fridager kan skolefritidsordningen tilby et heldagstilbud. Utenom skoleåret og i ordinære ferier er det åpen SFO ved Birkeland skole for hele Kommunen, forutsatt forhåndspåmelding av minimum 10 elever. Det betales dagsats for oppholdstiden på SFO i skolens ferier og fridager. Skolefritidsordningen skal være stengt i juli måned, romjula og hellig- og høytidsdager. SFO har åpnet 11 måneder i året, det betales for halve august og halve juni. SFO har inntil 5 planleggingsdager i året. (Saksopplysning: Det har vært gjort redaksjonelle endringer på rekkefølgen i 10) 11 BUDSJETT Budsjettforslag utarbeides av rektor i samarbeid med daglig leder. Budsjettforslaget behandles av samarbeidsutvalget og sendes Tjenestesjef for barnehage og skole. skole- ogoppvekstsjefen. 12 GYLDIGHET Endringer i vedtektene behandles i tjenesteutvalget og godkjennes av kommunestyret.

26 Birkenes kommune Tjenesteområde skole og oppvekst Vår ref. Deres ref. Dato: 10/2383-3, jp Birkeland: Saksbehandler: GESV Vedtekter SFO Med hilsen Geir Svenningsen Skole- og oppvekstsjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland

27 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 029/14 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Geir Svenningsen K2 - A22 10/2383 SFO vedtekter i Birkenes kommune Ny behandling Administrasjonens forslag til vedtak: Skriv inn forslag her Forslag fra Eva Aabel Retteholt Sp: Siste setning i administrasjonens forslag strykes. Kommunestyret - 029/14 KS - behandling: Skole og oppvekstsjef Geir Svenningsen og rådmann Gro Anita Trøan informerte og besvarte spørsmål. 4 stemmer for Retterholts forslag. Administrasjons forslag vedtatt med 18 mot 1 stemme. KS - vedtak: Kommunestyret vedtar at de vedtatte minimumsgrensene for SFO opprettholdes. Det etableres SFO tilbud på alle skolene i kommunen høsten 2014 ut fra dagens søkertall og vedtatte minimumsgrenser. SFO tilbudet for våren vurderes ut fra etterspørsel pr 30. november. Link til andre dokumenter

28 S Æ R U T S K R I F T Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Tjenesteutvalget /10 Kommunestyret /10 Saksbehandler: Geir Svenningsen Arkiv/arkivsaksnr.: A22 10/2383 Nye vedtekter innen skolefritidsordningen (SFO) Saksopplysninger Skolefritidsordning, SFO Skolefritidsordning er et frivillig tilbud om opphold og tilhørighet før og /eller etter skoletid og på skolefrie hverdager, der behov for tilsyn, omsorg og trygghet ivaretas ut fra lokale og individuelle behov. Skolefritidsordningen skal ha en pedagogikk som er - tilpasset barnas fritid - tilpasset alder og modningsnivå - tilpasset den enkeltes behov Skolen tilbyr leksehjelp inntil 2 timer i uka, dette tilbudet er gratis. Det er påmelding til leksehjelp sammen med påmeldingsfrist til sfo hvert skoleår. Det er med utgangspunkt i generelle endringer for ordningen behov for oppdaterte vedtekter for SFO i Birkenes kommune. Det har vært nedsatt et utvalg bestående av Elisabeth Mosfjell, Ragna Amlid Aas og Martin Trengereid som har utarbeidet forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune. Dokumentliste: Trykte vedlegg Forslag til nye vedtekter Alternative nye SFO satser Utrykte vedlegg Eksisterende vedtekter Administrasjonens forslag til vedtak: Tjenesteutvalget tilrår at kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune med virkning fra 1. januar Betalingssatser vedtas årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. Betalingssatser fastsettes ut fra alternativ 1 med utgangspunkt i spesifisert antall timer pr uke. Det settes et minimumstall på 6t/uke. Betalingssats for 2011 settes til kr 112 pr t/uke Søskenmoderasjon settes til 30% for barn nr 2 og 50% for alle påfølgende barn.

29 TJENESTEUTVALGET Avstemming: Enstemmig, 11 stemmer. Tjen-065/10 VEDTAK: Tjenesteutvalget tilrår at kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune med virkning fra 1. januar Betalingssatser vedtas årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. Betalingssatser fastsettes ut fra alternativ 1 med utgangspunkt i spesifisert antall timer pr uke. Det settes et minimumstall på 6t/uke. Betalingssats for 2011 settes til kr 112 pr t/uke Søskenmoderasjon settes til 30% for barn nr 2 og 50% for alle påfølgende barn. KOMMUNESTYRET Skole og oppvekstsjef Geir Svenningsen informerte om presisering av vedtektenes 6 4. ledd: Det skal alltid være 2 personer tilstede på jobb i SFO/skolen for å ivareta barnas sikkerhet. Avstemming: Enstemmig, 26 stemmer. KS-069/10 VEDTAK: Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune med virkning fra 1. januar Betalingssatser vedtas årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. Betalingssatser fastsettes ut fra alternativ 1 med utgangspunkt i spesifisert antall timer pr uke. Det settes et minimumstall på 6 t/uke. Betalingssats for 2011 settes til kr 112 pr t/uke Søskenmoderasjon settes til 30% for barn nr 2 og 50% for alle påfølgende barn.

30 Bakgrunn Det er med utgangspunkt i generelle endringer for ordningen behov for oppdaterte vedtekter for SFO i Birkenes kommune. Dette er endringer som har kommet over tid og som innebærer både endringer fra sentrale myndigheter og i form av endret politisk og administrativ organisering i Birkenes kommune. Det siste som må reguleres inn er ordningen med gratis leksehjelp fra skolestart 2010/2011. Forslaget til vedtekter bygger på eksisterende vedtekter, men det vurderes med bakgrunn i flere endringer over tid som mest formålstjenlig at det gjøres nytt vedtak i kommunestyret om nye vedtekter for SFO. Opplæringslova behandler skolefritidsordninga i 9a-8 9a-8. Skolefritidsordninga Føresegnene i dette kapitlet gjeld også for skolefritidsordning oppretta etter lova her. Føyd til med lov 20 des 2002 nr. 112 (i kraft 1 april 2003, etter res. 20 des 2002 nr. 1735). Opplæringslova.html ( ) Vurdering / Anbefaling De nye vedtektene bygger på eksisterende vedtekter og de fleste paragrafene er identiske eller uvesentlig endret i forhold til det eksisterende. De viktigste endringene er : 2 Definisjon og formål: Leksehjelp er skrevet inn 3 Leke og oppholdsareal: Ny paragraf 4 Ansvarlig styringsorgan: Synliggjør kommunen v/ tjenesteutvalget som ansvarlig 5 Styring og ledelse: Ordningen med eget styre for SFO faller bort 6 Bemanning: Endret bemanningsnorm med noe redusert voksentetthet pr antall barn 7 Opptak: Klageinstans ved opptak er skole og oppvekstsjef, ellers bare små justeringer Økonomi Det anbefales fortsatt at prosentsatsen for søskenmoderasjon vedtas i budsjettet og dermed ikke ligger inne i vedtektene. Administrasjonen anbefaler en harmonisering av satsene for søskenmoderasjon mellom kulturskolen, barnehagen og SFO. I dag har kulturskolen 30 % mens barnehage/sfo har 50 % for påfølgende søsken. Det ligger sentrale føringer på at søskenmoderasjon skal være på minimum 30 %. Dette er en sats som de fleste omkringliggende kommuner har lagt seg på, og det er rådmannens vurdering at Birkenes kommune skal legge seg på en tilsvarende sats for søsken nr 2. Dersom det er flere enn 2 søsken så anbefales det 50 % moderasjon for disse. Utvalget har vurdert 3 ulike modeller for beregning av SFO satser. Alt 1 Timepris x antall timer/uke = månedsbeløp Alt 2 Beregning av sats ut fra timer/uke gruppert fra 1-8 t/uke, 9-14t/uke og t/uke Alt 3 Fast dagspris Utvalget vurderer alternativ 1 med en minimumssats på 6 timer/uke som det best egnede og mest presise alternativet. Den økonomiske konsekvens for de ulike alternativene vil være avhengig av hvilke satser man legger seg på, men ut fra utvalgets bergning av satser så vil alternativ 1 gi en noe høyere inntekt.

31 Det foreslås en timesats pr uke på kr 112 for Denne er beregnet ut fra eksisterende satser som er kr 531 for 1-5 t/uke. ( 531: 5 = 106 ) og med et påslag for prisstigning. Det er også sammenlignet med Vennesla kommune som har en sats på kr 112 pr t/uka.

32 BIRKENES KOMMUNE FORSLAG DATO VEDTEKTER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGER. 1 RETNINGSLINJER Skolefritidsordningene drives etter retningslinjer vedtatt av kommunestyret og de krav som er fastsatt av staten når det gjelder slik virksomhet. 2 DEFINISJON OG FORMÅL Skolefritidsordning Skolefritidsordning er et frivillig tilbud om opphold og tilhørighet før og /eller etter skoletid og på skolefrie hverdager, der behov for tilsyn, omsorg og trygghet ivaretas ut fra lokale og individuelle behov. Skolefritidsordningen skal ha en pedagogikk som er - tilpasset barnas fritid - tilpasset alder og modningsnivå - tilpasset den enkeltes behov Skolen tilbyr leksehjelp inntil 2 timer i uka, dette tilbudet er gratis. Det er påmelding til leksehjelp sammen med påmeldingsfrist til sfo hvert skoleår. Skolefritidsordningen gir tilbud om tilsyn, kulturaktiviteter, lek og samvær til barn på småskoletrinnet og til funksjonshemmede barn opp til tolv år. 3 LEKE OG OPPHOLDSAREAL Arealene, både ute og inne, skal være egnet til formålet. Skolefritidsordningen benytter deler av skolens lokaler, og må ha tilstrekkelig leke og oppholdsareal. 4 ANSVARLIG STYRINGSORGAN Tjenesteutvalget er det ansvarlig styringsorganet. 5 STYRING OG LEDELSE Skolefritidsordningen er administrativt underlagt skole og oppvekstsjefen. Rektor er den faglige og administrative leder. Skolefritidsordningen skal ha en daglig leder. En representant for foreldrene som har barn i skolefritidsordningen, velges til skolens samarbeidsutvalg. Den daglige lederen har møte og talerett i skolens samarbeidsutvalg. Alle foreldrene utgjør til sammen foreldreråd.

33 6 BEMANNING Bemanningsnorm: 1 14 barn 1 voksen barn 2 voksen 26 og over 3 voksne Daglig leder skal ha pedagogisk utdanning. Det skal avsettes tilstrekkelig tid til administrasjonen. For barn med særskilte behov kan det ansettes personell etter behov og sakkyndig vurdering. Det skal alltid være 2 personer på jobb for å ivareta barnas sikkerhet. 6.2 TAUSHETSPLIKT Ansatte i skolefritidsordningen har taushetsplikt etter reglene i opplæringsloven 15 1, jf. Forvaltningsloven f. 6.3 POLITIATTEST De som skal arbeide i skolefritidsordningen, må legge fram tilfredsstillende politiattest. Attesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. Personer som er dømt for seksuelle overgrep mot barn, er utelukket fra arbeidet i skolefritidsordningen. 7 OPPTAK AV BARN Søknadsfristen kunngjøres hvert år i april. Det forutsettes at antall påmeldte barn ikke blir mindre enn OPPTAKSKRITERIER a) Som hovedregel gis alle barn plass i skolefritidsordningen. b) Er det flere søkere enn det er plasser, avgjøres opptaket etter disse kriteriene: 1) barn som etter sakkyndig vurdering kan ha nytte av tilbudet. 2) barn av enslige foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 3) begge foreldre/ foresatte i arbeid eller under utdanning 4) barn fra 1. klasse/ førskolen og 2. klasse prioriteres før de eldre barna 7.2 OPPTAKSPERIODEN Hovedopptaket gjennomføres om våren. Opptaket kan også skje i løpet av skoleåret. Økning eller reduksjon av oppholdstiden i løpet av skoleåret skjer etter skriftlig avtale med daglig leder. 7.3 OPPTAKSMYNDIGHET Opptaket av barn i skolefritidsordningen foretas av rektor og daglig leder. Skole- og oppvekstsjefen er klageinstans. 7.4 OPPSIGELSE Gjensidig oppsigelsestid er en måned med virkning fra den 1. i påfølgende måned. Oppsigelse skjer skriftlig og leveres leder for skolefritidsordningen. Ved oppsigelser etter 1. mai må det betales for plassen ut juni måned.

34 8 BETALING FOR OPPHOLDET Det betales for opphold etter betalingssatser og retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Betalingssatsene kan bli endret i løpet av skoleåret. Ved vesentlig betalingsmislighold mister barnet plassen. Ved to ubetalte terminer vil det bli sendt ut brev om oppsigelse av sfo plassen. Det tildeles ikke plass i sfo før alle tidligere terminer er betalt. 9 MÅLTID Det kan serveres et lettere måltid hver dag hvis forholdene ligger til rette for det. Matpenger kommer i tillegg til gjeldende satser for oppholdet. 10 ÅPNINGSTIDER Ytre ramme for åpningstid er kl kl for sfo. Den enkelte skolefritidsordning står fritt til å bestemme sin åpningstid innenfor budsjettets ramme og ut fra behov, skolens organisering av skoledagen, skoleskyss og lignende. I skolens ferier og fridager kan skolefritidsordningen tilby et heldagstilbud. Det betales dagsats for oppholdstiden på sfo i skolens ferier og fridager. Tilbudet gjelder for alle barn fra 1 4 klasse. Skolefritidsordningen skal være stengt i juli måned, romjula og hellig og høytidsdager. Sfo har åpnet 11 måneder i året, det betales for halv august og halv juni. Sfo har 2 planleggingsdager i året. 11 BUDSJETT Budsjettforslag utarbeides av rektor i samarbeid med daglig leder. Budsjettforslaget behandles av samarbeidsutvalget og sendes skole- og oppvekstsjefen. 12 GYLDIGHET Endringer i vedtektene behandles i tjenesteutvalget og godkjennes av kommunestyret.

35 3 ALTERNATIVER TIL NYE SFO SATSER Alternativ 1 Inntil 6 t/u 20 stk 112x6x Inntil 7 t/u 4 stk 112x7x Inntil 8 t/u 10 stk 112x8x Inntil 9 t/u 3 stk 112x9x Inntil 10t/u 10 stk 112x10x Inntil 12t /u 4 stk 112x12x Inntil 13 t/u 2 stk 112x13x Inntil 14 t/u 4 stk 112x14x Inntil 15 t/u 2 stk 112x15x Inntil 16 t /u 2 stk 112x16x Inntil 17 t/u 1 stk 112x17x Inntil 18 t/u 1 stk 112x18x Inntil 23 t/u 1 stk 112x23x sum Alternativ t/u 30 stk x t/u 21 stk x t/u 3 stk x Sum Alternativ 3 Mandag 40 stk * Tirsdag 40 stk * Onsdag 25 stk * Torsdag 40 stk * Fredag 35 stk* Sum Alternativene er regnet ut fra antall barn på sfo skoleåret 2009/2010

36 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 012/15 Kommunestyret PS /15 Planutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K2 - L12, GNR - 88/4 13/216 Sluttbehandling reguleringsplan for Nordåsstien Administrasjonens forslag til vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner reguleringsplan for Nordåsstien gnr/bnr 88/4, med plankart datert og bestemmelser datert Vedlegg: Plankart revidert Regbest Nordåsstien revidert Innspill til begrenset høring - reguleringsplan Nordåsstien Uttalelse til begrenset høring av reguleringsplan for Nordåsstien i Birkenes kommune Merknader til planforslag Innspill fra barenerepresentanten vedr. saksnr Nordåsstien 884 Høringsuttalelse til detaljreguleringsplan for Nordåsstien, gnr 88 bnr 4 Kommentarer til Planbeskrivelse med detaljregulering for Nordåsstien, del av eiendommen 88/4 samt reguleringsbestemmelsene for samme eiendom Planutvalget - 014/15 PL - behandling: Arealplanlegger Øyvind Raen informerte Vemund Ruud KrF og Arild Espegren KrF ba planutvalget vurdere egen habilitet, og fratrådte møte. Planutvalget vurderte Ruud og Espegren inhabile etter forvaltningslovens bestemmelse, 7 stemmer Enstemmig, 7 stemmer for administrasjonens forslag. Ordfører hevet møte fra 15:35-15:55.

37 PL - vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner reguleringsplan for Nordåsstien gnr/bnr 88/4, med plankart datert og bestemmelser datert Saksopplysninger: Arbeidet med detaljreguleringsplan for Nordåsstien gnr/bnr 88/4 har en lang historie. Grunneier og utbygger fremmet i utgangspunktet planen for politiske behandling som følge av forhold som ikke ble ivaretatt da saken først ble fremmet som en dispensasjon. Birkenes kommune har etter en rekke møter med grunneier, utbygger og naboer kommet til enighet om utbyggingen i Nordåsstien. Forslaget som nå legges frem for endelig behandling er et resultat av kompromisser hvor alle parter har vist velvilje og kommet frem til en felles løsning. Det endelige forslaget har vært på begrenset høring til partene som hadde kommentarer i den ordinære høringen. Høringssvarene ligger vedlagt. Bakgrunn Tiltakshaver fremmet i 2011 søknad om dispensasjon for gjeldende reguleringsplan for Nordåsen II. Området som ble søkt dispensasjon for er i gjeldende reguleringsplan delvis avsatt til lekeareal. Planutvalget ga da dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan. Etter en lengre prosess med flere klager på vedtaket, stoppet Fylkesmannen dispensasjonen i et endelig vedtak Tiltakshaver ønsket da med hjemmel i plan- og bygningsloven å fremme et forslag til detaljregulering for området samt at planområdet ble utvidet. Varsel om igangsetting av reguleringsplanarbeid ble sendt ut i januar Det ble lagt ved et planprogram i henhold til Forskrift om konsekvensutredninger. Planutvalget fikk saken opp til første gangs behandling På møtet ble det gjort vedtak om å ikke legge ut forslaget til detaljregulering til offentlig ettersyn. Det ble allikevel gitt mulighet for å fremme et nytt planforslag med følgende føringer: 1. Det må reguleres inn snuhammer i enden av den offentlige delen av atkomstvegen for kommunal brøyting med mer. 2. Felles lekeplass bør flyttes høyere opp i terrenget, dvs mot syd, for å oppnå bedre kvaliteter. Foslaget ble lagt ut på offentlig ettersyn i perioden til I perioden kom det kommentarer fra Fylkesmann, Aust-Agder fylkeskommune, naboer og barnerepresentanten i kommunen. Felles for dem var at det ble kommentert rundt barns interesser i området. Dette ble vurdert som tilfredstillende ivaretatt av statlige og regionale myndigheter og i den endringen som ble foretatt siden høringen har ikke lekeplassens plassering blitt endret i nevneverdig grad. Det er gjort noen justeringer for å sikre veg ut i LNF-området og lekeplassen er totalt blitt større enn i det opprinnelige forslaget. Fylkeskommune og Fylkesmann har vært skeptiske til tidligere løsninger for tursti og adgang til turområdet rundt Haugevann. Dette er løst ved at eksisterende sti blir opprettholdt.

38 Naboene pekte i sine kommentarer på en rekke forhold som etter deres syn ikke var ivaretatt godt nok i planen. Det ble også stilt flere spørsmål til kommunen knyttet til tekniske løsninger for området. Nedenfor følger kommentarer i stikkordsform, for utfyllende informasjon vises det til vedlagte brev. Kommentar naboer: Er vannrøret dimensjonert for ytterligere utbygging i området? Kommunens kommentar: Ja, røret er i henhold til standardene som kreves og flere husstander kan knytte seg til nettet. Kommentarer naboer: Ber kommunen redegjøres for sikker skoleveg. Kommunens kommentar: Kommunen anser ikke økningen i trafikken som følge av byggingen som stor nok til at det utløser ytterligere krav til sikring av skoleveg lenger nedover mot krysset Nordåsstien/Nordåsvegen. Administrasjonen deler imidlertid naboenes syn på at enhver økning i bebyggelsen vil kunne gjøre eventuell skoleveg mer belastet. Det er i dag ikke eget gangfelt i Nordåsstien. Administrasjonen vurderer at det i fremtiden først og fremst bør legges til rette for større utbygginger der det kan stilles rekkefølgekrav om bygging av gangfelt ved tilsvarende problemstillinger. Kommentarer naboer: Spørsmål om snuhammer og parkering. Kommunes kommentar: Det er ikke lov å parkere i snuhammer. Pbl gir imidlertid ikke mulighet til å sette føringer for skilting. Dette ivaretas av annet lovverk. Kommentar naboer: Endring i lyd/støyforhold Kommunens kommentar: En utbygging vil gi noe mer støy. Dette er etter administrasjonens vurdering innenfor det man må forvente i et etablert boligfelt. Kommentar naboer: Det stilles spørsmål ved om kommunen må gjøre egne investeringer i området. Kommunens kommentarer: Om kommunen skulle ha behov for investeringer som følge av utbyggingen er dette et spørsmål plan- og bygningsloven ikke gjør noen vurdering av. Eventuelle økonomiske spørsmål skal ivaretas gjennom en utbyggingsavtale og investeringer avgjøres politisk. Kommentarer naboer: Spørsmål knyttet til anleggsfasen. Kommunens kommentarer: Kommunen forutsetter at utbygger legger til rette for at berørte naboer har tilgang til sine respektive eiendommer under anleggsfasen. Kommentarer naboer: Stiller spørsmål om snømåking. Kommunens kommentar: Ved offentlig veg skal kommunen brøyte. Brøytemannskapene skal følge de føringene som gis. Kommentarer naboer: Stiller spørsmål til vegbredden. Kommunens kommentar: På toppen av bakken er vegen etter kommunens syn noe smal, men ikke av en slik art at det ikke vil være mulig å passere på en forsvarlig måte. Kommunen følger kommunens

39 vegnormer og statens vegvesens håndbøker i vurderingen av nye veger. Vurdering Administrasjonen vurderer forslaget som fullt mulig å gjennomføre, selv om det ikke er en optimal løsning. Administrasjonens vurdering bygger på følgende: Området skulle i utgangspunktet ikke blitt regulert da området ikke ligger i kommuneplanen. Kommuneplanen er den førende arealstrategien for kommunen. Det er uheldig med en klattvis utbygging av områder. Dette fører til økt konfliktnivå, høyere realkostnader for kommunen, dårligere planverk, vanskeliggjør oppfølging av utbyggingsområder og kan være mindre positivt for barnas oppvekstvilkår. Slike planer kan skape en uheldig presedens for andre utbyggingsforslag. Når kommunen allikevel går inn for prosjektet burde det vært pålagt en større utbyggingsgrad av området. At naboer, grunneier og utbygger har kommet frem til en løsning bør i denne saken veie tungt i vurderingen av planforslaget. Fylkeskommune og fylkesmann og kommune har tidligere påpekt at barn- og unges rettigheter må ivaretas og turstier/turmuligheter må bevares. Dette har regulanten fulgt opp innenfor det man kan forvente av en så minimal utbygging. Konlusjonen faglig sett er med andre ord at planen bør godkjennes fordi det i løpet av høringen og i etterarbeidet har vært en reel medvirkning fra berørte parter. Dermed ivaretas plan- og bygningslovens krav til medvirkning og medbestemmelse i plansaker. Det presiseres imidlertid at dette bør være en plan som er unntak for normen for hva som bør godkjennes, særlig i etablerte boligområder som Nordåsen hvor for eksempel infrastruktur og lekeplasser er dimensjonert i forhold til eksisterende plan. Enhver økning i antall boenheter i Nordåsen bør vurderes opp mot behovet for å ruste opp allerede eksisterende infrastruktur og bokvaliteter. Dette kombinert med at reguleringsplanen for Nordåsen på flere områder ikke er fulgt opp tilsier at kommunen må være ytterst varsom med klattvis utbygging i området. Anbefaling Administrasjonen anbefaler å godkjenne planen for Nordåsstien gnr/bnr 88/4. Planen er nå i samsvar med føringer planutvalget vedtok på møtet og

40 88/713 88/566 88/559 88/560 88/561 88/565 X /562 88/567 88/563 88/433 88/622 88/4 88/435 88/564 88/434 TEGNFORKLARING Plandata Reguleringsplan-Bebyggelse og anlegg (PBL NR.1) Boligbebyggelse X /427 88/437 Lekeplass Reguleringsplan-Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur (PBL NR.2) Kjøreveg Annen veggrunn - tekniske anlegg 88/4 Reguleringsplan-Grønnstruktur (PBL NR.3) 88/436 Turveg 88/438 Reguleringsplan- Landbruks-, natur og friluftsområder samt reindrift (PBL NR.5) 88/447 Friluftsformål Reguleringsplan- Bruk og vern av sjø og vassdrag (PBL NR.6) 85/2 85/2 85/2 85/2 Friluftsområde Reguleringsplan-Felles for PBL 1985 og /439 88/417 88/417 Planens begrensning Formålsgrense Byggegrense Bebyggelse som inngår i planen 88/424 88/443 88/424 Regulert senterlinje X /444 85/2 88/421 88/444 85/285/2 88/452 88/454 88/418 88/445 Akebakke Lekeplass 4.0 B1 4.0 Basiskartet er tegnet med svak gråfarge Kartopplysninger Kilde for basiskart: Statens kartverk Dato for basiskart: Koordinatsystem: UTM sone 32 / Euref89 Høydegrunnlag: NN 2000 Ekvidistanse 1 m Kartmålestokk 1: m N 88/426 88/440 88/446 88/ o_v1 4.0 TURVEI Birkenes kommune kommune AREALPLAN ETTER PBL AV /1 Nordåsstien Gnr. 88 bnr. 4 mfl. i Birkenes kommune 84/1 SAKSBEHANDLING ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN Nasjonal arealplan-id Plantype: Detaljplan Forslagsstiller: Nils O. Birkeland Saksnummer: 13/216 X /475 p_v2 Kunngjøringsdato for planvedtak: Dato for siste revisjon av plankart: Behandlingsorgan Møtesaksnr Dato Sign 88/459 88/476 88/478 Planvedtak: 1. gangs behandling Planutvalget 040/ Kommunestyret 88/458 Y Y /48 85/55 Y Y Høring og offentlig ettersyn fra/til: Kunngjøring av oppstart av planarbeidet: PLANEN ER UTARBEIDET AV: BN-Konsult A/S Y Y

41 Detaljregulering for Nordåsstien, gnr 88 bnr 4 - reguleringsbestemmelser. Plan nr Dato: Rev Bebyggelse og anlegg (pbl 12-5 nr 1) 1.1. Bebyggelse og anlegg boligbebyggelse (pbl 12-5 nr 1) Bebyggelsestype Innenfor B1 skal det oppføres enebolig. Det tillates maks 1 boenhet på tomta. Boligen kan ha underetasje dersom terrenget tilsier det Krav til uteoppholdsareal For boenheten skal det avsettes 100 m² uteoppholdsareal. Areal brattere enn 1:3 tas ikke med i beregningen av uteoppholdsareal. Minimum 75 % av uteoppholdsareal skal være på terreng. Maksimum 25 % av uteoppholdsarealet kan godkjennes som terrasse/ balkong Garasjer/carport Garasjer/carport kan ha maks mønehøyde = 3,5 m over gjennomsnittlig planert terreng og maks BRA = 75 m² Utnyttelse Bebygd areal (BYA) = 200 m² BYA Bruksareal (BRA) = 275 m² BRA Høyder Bygningenes maksimale høyde er kote 87 for B1 (Ok ferdig gulv 1. etasje) maks mønehøyde 93,5. Ved byggemelding skal det legges frem snitt som viser forhold til nabotomt/ nabobebyggelse og tilstøtende vei Estetiske forhold Bygningene skal ha saltak med vinkel mellom 25 og 45 grader Parkering Det avsettes 2 biloppstillingsplasser per boenhet. En av disse skal være gjesteparkering. 2. Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur (pbl 12-5 nr 2) Det skal utarbeides teknisk plan for alle arealer regulert til samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur. Tekniske planer for vann og avløp skal omfatte hele planområdet med nødvendige tilknytninger til eksisterende nett. Tekniske planer skal også omfatte ras- og fallsikring. Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur skal anlegges som vist på plan og i samsvar med gjeldende kommunale normaler Bruk av veigrunn, jf. pbl 12-7 nr. 14. Felt/vei V1 skal være offentlig. Felt/vei p_v2 skal være privat. 3. Grønnstruktur (pbl 12-5 nr 3) Det skal utarbeides utomhusplan for alle arealer regulert til lekeplass/akebakke og turvei. Planen skal godkjennes av kommunen.

42 Utomhusplanen skal bl.a. vise: - Vegetasjon/enkelttrær, terreng og andre elementer som skal bevares - Terrengbearbeiding og overganger mot tilstøtende områder. - Utforming og møblering av lekeplasser. - Utforming av turveier. - Ras- og fallsikring Friområde Lekeplass skal være offentlig, jf. pbl 12-7 nr Turvei Turvei skal opparbeides med bredde 4 m. Arealet skal være offentlig, jf. pbl 12-7 nr Rekkefølgebestemmelser (pbl 12-7 nr 10) Før det gis rammetillatelse til bebyggelse og anleggsarbeid, skal det foreligge - godkjent utomhusplan. - godkjente tekniske planer. Før det gis igangsettingstillatelse til bebyggelse i feltet skal - områdene for turvei og lek skal være offentlige og opparbeidet i henhold til godkjent utomhusplan. - ras- og fallsikringstiltak skal være gjennomført.

43 Fra: Flaten, Terje Sendt: 2. februar :43 Til: Postmottak Birkenes kommune Kopi: Øyvind Raen Emne: Innspill til begrenset høring - reguleringsplan Nordåsstien - deres ref: 13/216-45, jp Vedlegg: Ny begrenset høring - reguleringsplan Nordåsstien.DOCX Heisann Her er vår uttalelse i saken Med hilsen Terje Flaten Rådgiver, Landbruksavdelingen Fylkesmannen i Aust-Agder Landbruksavdelingen Postboks 788 Stoa 4809 Arendal E-post: fmaatfl@fylkesmannen.no Telefon:

44 Fra: Henriksen, Anita Sendt: 23. februar :12 Til: Postmottak Birkenes kommune Kopi: 'Fylkesmannen i Aust-Agder' Emne: Uttalelse til begrenset høring av reguleringsplan for Nordåsstien i Birkenes kommune Sakstittel: Nordåsstien gnr/bnr 88/4 Birkenes - detaljreguleringsplan Vår ref: 2014/ Dato: Uttalelse til begrenset høring av reguleringsplan for Nordåsstien i Birkenes kommune Vi viser til brev av angående begrenset høring av reguleringsplan for Nordåsstien i Birkenes kommune. Hovedendringen er at forslaget er redusert til én tomt, plasseringen er endret og det er funnet løsninger for å sikre en veg inn i området. Plan- og naturseksjonen i Aust-Agder fylkeskommune har ingen merknader til saken. Med hilsen Anita Henriksen seksjonsleder Aust-Agder fylkeskommune Fylkesrådmannen Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL tlf: e-post: postmottak@austagderfk.no

45

46

47 Birkenes kommune SLT-koordinator Øyvind Raen Pb 115 Smedens Kjerr BIRKELAND Vår ref. Deres ref. Dato: 14/150-4, jp Birkeland: Saksbehandler: ASFG Innspill fra barenerepresentanten vedr. saksnr. 040/14 Nordåsstien 88/4 Lekeplass Det er viktig at lekeplassen opparbeides og ferdigstilles før første boenhet innflyttes (Jfr. Plan-og bygningsloven & 67a). Selv om lekeplassen opparbeides og ferdigstilles, får allikevel utbygging i dette området uheldige konsekvenser for barn og unge. Området blir benyttet av barn og unge til mosjon og rekreasjon. Ved omdisponering av areal som er avsatt til fellesareal eller friområde ( som her LNF m/ hensynssone friluftsliv), og som er i bruk eller er egnet for lek, skal det skaffes fullverdig erstatning. Er dette godt nok? Det er også svært uheldig at fremkommeligheten til naturområdet blir betraktelig redusert. Med hilsen Astrid Færden Gaare SLT- koordinator Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes ut uten signatur Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no

48 Birkenes kommune Postboks Birkeland Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 13/216-33, jp Sak nr. 2014/4437 / FMAATFL Birkenes kommune Høringsuttalelse til detaljreguleringsplan for Nordåsstien, gnr/bnr 88/4. Vi viser til oversendelse datert fra Birkenes kommune, med vedtak om å legge forslag til reguleringsplan for Nordåsstien ut til offentlig ettersyn. Bakgrunn Formålet med planen er å legge til rette for bygging av to nye eneboliger, samt å flytte en regulert lekeplass til en ny plassering. De nye boligtomtene er å anse som en utvidelse av et eksisterende boligfelt. I tillegg til boligbebyggelse, lekeplass og vei er det også avsatt områder til formålene LNF-friluftsområde og turvei i planen. Status for området i kommuneplanens arealdel er at området er avsatt til LNF-område med hensynssone friluftsliv. Deler av området ligger innenfor reguleringsplan for Nordåsen I og II, der arealene er avsatt til vei og lekeplass. Innspill fra Fylkesmannen Vi har tidligere uttalt oss til melding om oppstart av planarbeidet i brev den , og senere til ny melding om oppstart i brev den Vi viser her til begge disse uttalelsene. Det er også en del av sakens historikk at Fylkesmannen tidligere har påklaget et vedtak om dispensasjon for bygging av en bolig i dette området. Begrunnelsen for dette var hensynet til barn og unges interesser, ved at tiltaket innebar omdisponering av areal som dels var avsatt til lekeplass i gjeldene reguleringsplan og dels til LNF-friluftsområde i kommuneplanen (saksnr. 11/5107 hos oss). Det har versert ulike forslag til planavgrensning og antall nye boligtomter innenfor området. I forslaget som kommunen nå er lagt ut til offentlig ettersyn er det tatt med et stort areal som går helt ned til Haugevannet. Dette arealet er et viktig turområde som blant annet inneholder den mye brukte turløypa Espe rundt/haugevann rundt. Planen inneholder nå forslag om to nye boligtomter, der ingen av disse er plassert der det opprinnelig var søkt om dispensasjon for boligbygging. E-post: fmaapost@fylkesmannen.no, Tlf.: , Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal, Besøksadresse: Ragnvald Blakstadsv.1, 4838 Arendal

49 I vår uttalelse til oppstartsmeldinga var hensynet til barn og unges interesser og friluftsområdet de sentrale temaene. Vi ba om at det ble skaffet et erstatningsareal for lekearealet som blir omregulert og vi bemerket at det må beskrives hvordan barn sikres en trygg vei til og fra skole/barnehage. I planforslaget er dette ivaretatt ved at det er avsatt et område til lekeplass som er større enn det området som utgår fra den eksisterende planen. I planbeskrivelsen vises det også til at det settes av areal til en akebakke som skal etableres i området, det samme gjelder reguleringsbestemmelsene der det vises til areal som er regulert til lekeplass/akebakke. I plankartet finner vi også teksten «akebakke», men kan ikke se at det noe eget areal avsatt til dette. Vi viser her til kart- og planforskriften og ber om at planen (kart og bestemmelser) rettes opp i henhold til denne og at arealet som skal benyttes til akebakke avgrenses. Når det gjelder hensynet til friluftsliv/turområde er det avsatt et stort areal som reguleres til LNF-friluftsområde. Turløypa som går gjennom området, fra adkomstveien til området og ned mot Haugevann, er også forsøkt ivaretatt ved å regulere inn en trasè som snor seg mellom og rundt de to boligtomtene i planen. Turløyper med utgangspunkt i boligfeltet bidrar positivt til hverdagsaktivitet, noe som igjen er svært viktig i et folkehelseperspektiv. I planleggingen er det viktig å legge best mulig til rette for dette framfor å lage hindringer. Vi mener derfor det er en svært dårlig løsning med en turvei som snirkler seg mellom boligbebyggelsen på denne måten. Fylkesmannen ber om at det jobbes med å finne en løsning som bedre ivaretar denne turløypa, og som gjør det bekvemt for brukerne å benytte den, uten at brukerne føler at de trår de nye boligene for nær. Miljøvernavdelingen minner for øvrig om at prinsippene i naturmangfoldloven 8 til 12 skal legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet, jf. naturmangfoldloven 7. Vurderingen skal fremgå av beslutningen. Øvrige avdelinger ved embetet har ingen ytterligere merknader til planforslaget. Med hilsen Maria Fremmerlid seniorrådgiver Terje Flaten rådgiver Brevet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift. Saksbehandler: Terje Flaten, telefon: Kopi til: Aust-Agder fylkeskommune, Arealplan Postboks Arendal Statens Vegvesen, Region sør Postboks 723, Stoa 4808 Arendal fylkesmannen.no/aa Side 2

50

51

52

53

54

55 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 015/15 Planutvalget PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K2 - L12, GNR - 87/33, GNR - 87/34, GNR - 87/35, GNR - 87/37, GNR - 87/41, GNR - 87/59, GNR - 87/73, GNR - 87/86, GNR - 87/87, GNR - 87/136, GNR - 87/140 13/3369 Sluttbehandling reguleringsplan for Valtjønn Øst Administrasjonens forslag til vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner reguleringsplan for Valtjønn Øst med plankart og bestemmelser datert Vedlegg: Høringsoppsummering Plankart Reguleringsbestemmelser Planutvalget - 015/15 PL - behandling: Teknisk sjef Halvor Nes og arealplanlegger Øyvind Raen informerte og besvarte spørsmål. Enstemmig 9 stemmer for administrasjonens forslag. PL - vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner reguleringsplan for Valtjønn Øst med plankart og bestemmelser datert

56 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Asplan Viak AS har på vegne av Birkeland Eiendomsinvest AS v/gunnar Adolf Aanesland utarbeidet en detaljreguleringsplan for industriområdet, Gamle Valstrand og deler av boligområdet. Planutvalget vedtok i møte å gi administrasjonen fullmakt til sammen med bedriften å finne løsninger som ivaretar risiko og sårbarhetsutfordringene og som berører minst mulig bruk av kommunens arealer. Saken skulle så tas opp til politisk behandling. Administrasjonen har vurdert forslaget i hht. føringene fra planutvalget og legger nå saken frem for behandling. Bakgrunn Asplan Viak AS har på vegne av Birkeland Eiendomsinvest AS v/gunnar Adolf Aanesland utarbeidet en detaljreguleringsplan for industriområdet, Gamle Valstrand og deler av boligområde. Området er i dagens plan regulert til industri, bolig, friområde og kombinert bygg- og anlegg. Ny plan søker å løse noen av konfliktområdene knyttet til trafikksikkerthet og utvidelsesmuligheter for fabrikken. Sentrale endringer fra eksisterende plan: Det er i dag flere innkjøringer til industriområdet. I ny plan legges det bare opp til innkjøring fra Tveideveien. Vei fra Valtjønntveien til parkeringsplass ved Gamle Valstrand legges på andre siden av bygget. Det er i dag innregulert en parkeringsplass nedenfor Gamle Valstrand. Dette tas ut da det er ønskelig at plassering av en parkeringsplass gjøres i forbindelse med et eventuelt nybygg. Fabrikken har i dag et lokale på andre siden av vegen («blåbygget»). Dette området omreguleres til bolig. Fabrikken har behov for å vanne materialer ved Valtjønn. Industriområdet utvides ut i Valtjønn, noe som er en stadfesting av situasjonen slik den er i dag. Samtidig legges det opp til bygging av en trasé med et stisystem på flytebrygger ut i Valtjønn. Planforslaget legger opp til at industriområdet utvides ut i Valtjønn. Dette er i parksis en tilpasning til

57 nåsituasjonen. Fabrikken har behov for å vanne materialer, men det skal ikke fylles ut i tjønna. Imidlertid fører dette også til at grøntkorridoren da blir regulert bort fra eksisterende plan. Det er derfor laget et forslag om å etablere en korridor i vannet for å legge til rette for turmuligheter rundt vannet. Dette vil kreve tilrettelegging. Vurdering I høringsperioden kom det inn kommentarer og merknader fra Statens vegvesen, Aust-Agder fylkeskommune, Fylkesmannen og barnerepresentant i Birkenes kommune. Statens vegvesen hadde fire merknader til planforslaget hvorav tre var tekniske rettinger som måtte gjøres i kart. Dette er nå gjort. I tillegg forutsatte Statens vegvesen at dagens byggegrense mot veg ble videreført, noe regulanten har fult opp. Aust-Agder fylkeskommune har ingen merknader til planforslaget, men foreslo at det burde legges inn lekearealer i boligområdet. Dette er nå tatt inn i bestemmelsene. Fylkesmannen er svært negativ til løsningen som er foreslått for å anlegge sti rundt Valtjønn. Forslagstiller ønsker å legge til rette for en sti på påler/flytebrygger for å få en sti som ikke kommer i konflikt med næringsområdet. Fylkesmannen ber kommunen om å arbeide for en løsning som krever mindre naturinngrep og som er mer realistisk gjennomførbart enn forslaget som foreligger. Barnerepresentanten i kommunen mener at en trasé for fremtidig tursti rundt Valtjønn må sikres. Representanten stiller seg kritisk til at det bare etableres en «korridor» i vannet. Det har vært en dialog med tiltakshaver for å finne løsninger for en turveg rundt Valtjønn. Dette har vært et punkt som har vært utfordrende å finne løsninger på grunnet bedriftens behov for arealer til tømmerlagring og snuarealer for kjøretøyer og kommunens ønske om å legge til rette for turveg. Administrasjonen ser at det kan være en utfordring med en løsning som forutsetter bygging av bryggeløsninger i vannet. Samtidig ville det være uheldig å regulere inn grøntområder på land i et område hvor det benyttes store kjøretøyer i næringsvirksomheten. Industri og turveg/turarealer bør etter administrasjonens syn legges i god avstand fra hverandre. Det vil da være en bedre løsning at mulig grøntområde legges utenfor det området som bedriften benytter i dag. I nærmeste fremtid er det ikke realistisk at forslaget om en trasé i Valtjønn gjennomføres, men planen gir mulighet til å gjennomføre dette på sikt. I og med at bedriften ligger der den ligger i dag og kommunen ikke har til hensikt å kreve at hele området omreguleres til andre formål enn næring/industri må det legges til rette for at bedriften kan drive forsvarlig. Administrasjonen vurderer derfor denne løsningen som en mulig løsning på mellomlang sikt, selv om den ikke er optimal. På lengre sikt bør hele området tas opp til vurdering og ses i sammenheng med skolene og boligområdene rundt. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at forslag til reguleringsplan for Valtjønn Øst i Birkenes kommune

58 godkjennes som forelagt med plantegninger og bestemmelser.

59 NOTAT Oppdragsgiver: Birkenes Eiendomsinvest AS Oppdrag: Aanesland Fabrikker - detaljregulering Dato: Skrevet av: Per Arnt Carlsen HØRINGSOPPSUMMERING Til høringen av planforslaget er det mottatt følgende uttalelser. Og til hver merknad er forslagsstillers kommentar tilføyd Fylkesmannen i Aust-Agder mener det i varierende grad er tatt hensyn til innspill i oppstartsfasen. Støyvurdering er utført og fulgt opp, og med hensyn til lekeareal er det henvist til kort vei til skoleområdene. Ber kommunen vurdere andre løsninger enn påler i vannet, for sti rundt Valtjønn. Minner om at naturmangfoldloven skal legges til grunn, og at vurderingen skal fremgå av beslutningen. Kommentar: Et viktig utgangspunkt for planforslaget er å ivareta trevarefabrikkens videre drift i området. En del av bedriftens drift er anlegget for vanning av tømmer i Valtjønn, som må opprettholdes. Det kan ikke avskjæres av tursti inne på land bak vanningsbrygga, da det er store kjøretøy som her betjener tømmeret mellom tømmerbiler, vanningsplass og bedriftens videre produksjonslinjer. Kommunen har ikke til nå hatt konkrete planer for gjennomføring av tursti i de øvrige delene rundt Valtjønn. Skulle det bli aktuelt å etablere planlagt sti i områdene på begge sider, så er det i planforslaget lagt opp til en mulighet for å forbinde disse, ved å bygge gangvei på påler i vannet. Dette er kanskje ikke ideelt, men kan også ses som attraksjon ved at stien får ulik utforming og materialbruk i sekvenser rundt vannet. Og gangveien kan her eventuelt kombineres med brygge for fiskeplass, badeplass eller vente-/oppholdsplass. Skulle det en gang i fremtiden bli aktuelt å bygge ut industriområdet til andre formål, for eksempel boligformål, vil dette kreve omregulering. Da vil det være mulig å legge stien lenger inn på land. Det er tatt inn bestemmelse om lekeplass i område BB. Som «kunnskapsgrunnlag» for vurdering etter Naturmangfoldloven er det foretatt en sjekk i Miljødirektoratets naturbase. Det er ikke der vist registrerte naturtyper eller arter i området. Planen omfatter i hovedsak arealbruk som allerede er etablert i området i dag, slik at det ikke ses behov for særlige «føre var»- tiltak i forbindelse med gjennomføring av planen Statens Vegvesen forutsetter at følgende blir rettet opp: 15 meters minste byggegrense mot fv.256. Adkomst til Komb.2 blir vist. Fortau på sørsiden av Valtjønnvegen blir ført helt fram til krysningspunkt på fv.256. Adkomst til Komb.1 må vises som stengt, gjelder også adkomst til gnr/bnr 87/140. To eksisterende bygninger i Komb.1 må vises som forutsatt revet. Avkjørsel til gnr/bnr 87/91 må vises med avkjørsels-pil og siktsone. Påpeker at det er fastsatt rekkefølgebestemmelse om stenging av avkjørsel fra fv.256 ved omregulering slik det ble bedt om. Og det er tilfredsstillende redegjort for trygg skoleveg. Kommentar: Plankartet er endret i henhold til punktene, bortsett fra avkjørsel til eksisterende bolig på gnr/bnr 87/140, hvor det er avmerket avkjørsel med pil, da boligen på eiendommen kan bli opprettholdt selv om det bygges nytt på gnr/bnr 87/37. Samt avkjørsel til gnr/bnr 87/91, som er vist som veiavkjørsel med siktsoner, da den er avkjørsel for flere. Notat: Høringsoppsummering Side 1 asplanviak.no

60 NOTAT I rekkefølgebestemmelse 6.3 er «eller annen virksomhet» tatt ut, da det innen formålet må kunne være aktuelt med noe annen virksomhet SLT-koordinator i Birkenes kommune mener dette er et område med utfordringer ift miljø- og trafikksikkerhet, og det er viktig at det legges godt til rette for fortau, gang- og sykkelvei. Mener trasé rundt Valtjønn må sikres for fremtidig behov, og at det ikke er godt nok at det etableres en «korridor» i vannet. Kommentar: Se kommentar til fylkesmannens uttalelse vedrørende sti langs vannet Aust-Agder fylkeskommune vil anbefale at det planlegges en liten nærlekeplass med plass til sandkasse og benker på område BB. Denne plassen bør planlegges som en lekeplass for de minste og som et treffsted for beboerne i området. Kommentar: Dette er tatt inn som en ny bestemmelse i reviderte regulerings-bestemmelser. Notat: Høringsoppsummering Side 2 asplanviak.no

61 H710 R=75 6x45m BB daa 20x45m Trafo flyttes 4x20m 4x20m R=150 Komb daa 1. BEBYGGELSE OG ANLEGG BOLIGBEBYGGELSE (1110) BOLIGBEBYGGELSE - BOLIGBLOKK (1113) INDUSTRI (1360) UNDERVISNING (1162) KOMBINERT BYGG- OG ANLEGG (1800) 2. SAMFERDSELSANL. OG TEKNISK INFRASTRUKTUR PLANENS BEGRENSNING FORMÅLSGRENSE GRENSE FOR BÅNDLEGGINGSSONE BYGGEGRENSE BEBYGGELSE SOM FORUTSETTES FJERNET REGULERT SENTERLINJE FRISIKTLINJE I VEGKRYSS REGULERT STØTTEMUR VEG (2010) AVKJØRSEL - BÅDE UT OG INNKJØRING AIND_ Snø o_tv1 3. GRØNNSTRUKTUR ANNEN VEGGRUNN-TEKNISKE ANLEGG (2019) GANG-/SYKKELVEG (2015) TURVEG (3031) SAKSBEHANDLING MELDING OM OPPSTART STENGNING AV AVKJØRSEL DATO SIGN PAC FRIOMRÅDE (3040) 1. GANGS BEHANDLING I PLANUTVALGET OFFENTLIG HØRING BRUK OG VERN AV SJØ OG VASSDRAG FRILUFTSOMRÅDE I SJØ OG VASSDRAG (6710) o_fri7 d) BÅNDLEGGINGSSONER REVISJONER REVIDERT ETTER HØRING DATO SIGN PAC/BFG Komb daa o_tv2 BÅNDLEGGING FOR REGULERING ETTER PBL (H710) FOS OPPDRAG NR OPPDRAGSLEDER ASPLAN VIAK DIGITAL FREMSTILLING PER ARNT CARLSEN BFG DATO: MÅLESTOKK 1: M 50M Kartprojeksjon: E89 UTM22, FKB kartgrunnlag uttrekksdato: DIGITAL FREMSTILLING: Vestre Strandgate KRISTIANSAND TELEFON , TELEFAX E-POST: kristiansand@asplanviak.no OPPDRAGSGIVER: BIRKENES EIENDOMSINVEST AS

62 Del av Valtjønn øst detaljregulering Reguleringsbestemmelser Dato: Revidert etter høring: Generelt Planområdet er avgrenset på planen med plangrense. Planområdet disponeres i samsvar med plan- og bygningsloven 12-5 til følgende arealformål: - Bebyggelse og anlegg; boligbebyggelse, industri, kombinert bebyggelse og anlegg. - Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur; kjørevei, gang-/sykkelvei, annen veigrunn. - Grønnstruktur; turdrag, friområde. - Bruk og vern av sjø og vassdrag; friluftsområde i sjø og vassdrag. 2. Bebyggelse og anlegg 2.1 Bolig BB Innenfor byggegrensen skal det oppføres to- fire- eller fler- familieboliger som blokker med inntil 18 boenheter, øst for byggegrense parkering. Bygningene skal ha flate eller svakt hellende tak. Minst et soverom skal ligge mot stille side, jf hensyn til mulig støy. Maks %-BYA= 30%. Maks mønehøyde er kote +71 meter. I området skal det avsettes felles nærlekeplass med plass for sandkasse og benker. 2.2 Kombinert formål Komb1: Undervisning/barnehage/forsamlingshus. Området er regulert til kombinert kulturskole, barnehage og forsamlingshus. Parkering er forbeholdt parkering for skolenes ansatte, og skal inngå som del av byggeområdet. Maks %-BYA=50% inkl p-plasser. Maks mønehøyde er kote + 69 meter. 2.3 Kombinert formål Komb 2: Industri/ bolig. Eksisterende boliger over industrietasje inngår i planen med etablert utforming, grad av utnyttelse og høyde. 2.4 Industri AIND_1 Området er regulert til industri. Det tillates oppført nytt lagerbygg. Maks høyde er 10 meter over gjennomsnittlig terreng. Maks %-BYA=40% 3. Samferdselsanlegg 3.1 I områdene skal det anlegges kjøreveg, fortau, gang- og sykkelvei, annen veigrunn (grøfter, skråninger, murer) og kollektivholdeplass som vist i planen. 3.2 Innenfor frisiktsonen skal terrenget planeres slik at dette ikke på noe sted blir høyere enn 0,5m over tilstøtende veiers nivå. Beplantning på egen eiendom (ikke hekk eller trær) tillates hvis denne ikke er høyere enn 0,5 m over tilstøtende veiers nivå. 3.3 Bygging skal skje etter godkjente byggeplaner og utomhusplaner. 3.4 På bussholdeplass kan det settes opp leskur for passasjerer.

63 4. Grønnstruktur 4.1 Friområde FRI_7 Området er avsatt til friområde og kan benyttes til aktivitetsområde. 4.2 Turdrag TD_2 Området er regulert til turdrag, og skal på sikt gi mulighet for en rundtur rundt Valtjønn. Det kan opparbeides platting av tre, med bredde 1,5 meter, på nedførte stolper i vannbunnen. Dekke og stigningsforhold skal tilfredsstille krav til universell utforming. 5. Bruk og vern av sjø og vassdrag 5.1 Friluftsområde i sjø og vassdrag FOS 6. Rekkefølgekrav 6.1 Når ny bussholdeplass for skoleelever er etablert i nærområdet skal all busstransport for skoleelever oppheves i regulert område. 6.2 Del av byggeområde Komb.1 skal benyttes til av-/påstigning for skoleelever inntil ny parkeringsplass/bussholdeplass er etablert i nærområdet. 6.3 Dersom området AIND_1 blir omdisponert til annet formål skal avkjørsel til Tveidevegen stenges. Området vil da måtte få adkomst fra Valtjønnveien.

64 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 019/15 Planutvalget PS /15 Kommunestyret PS /15 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-140, K3 - &13 13/1996 Sluttbehandling kommuneplanens samfunnsdel Administrasjonens forslag til vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner kommuneplanens samfunnsdel for Birkenes kommune jf. plan- og bygningslovens Vedlegg: Kommuneplanens samfunnsdel Uttalelse til kommuneplanens samfunnsdel Uttalelse til kommuneplanens samfunnsdel Høringsuttalelse - ingen merknader Tjenesteutvalget - 016/15 Tjen - behandling: Forslag fra leder Gunnar Høygilt H: Administrajonens forslag med unntak av pkt 6.4 Økonomiplan , som taes ut av planen. 5 stemmer for administrasjonens forslag og 4 stemmer for leders forslag til vedtak. Tjen - vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner kommuneplanens samfunnsdel for Birkenes kommune jf. plan- og bygningslovens

65 Planutvalget - 019/15 PL - behandling: Høyre v/nils Olav Eikenes viste til mindretallsvedtaket i Tjenesteutvalget og forbeholdt seg rett å fremme endringsforslag i kommunestyret. Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag. PL - vedtak: Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner kommuneplanens samfunnsdel for Birkenes kommune jf. plan- og bygningslovens Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Planforslaget er forankret i plan- og bygningslovens kapittel 1, 3 og 11 og vedtaket hjemles i Vedtak av kommuneplan. Foreliggende forslag til samfunnsdel har en planhorisont på 12 år. I løpet av denne perioden forventes store endringer i kommunesamfunnet gjennom ny kommunereform. Det er behov for fornyelse av offentlig forvaltning blant annet gjennom endret oppgavefordeling mellom statlig, regionalt og kommunalt nivå. Det vil som følge av dette komme endringer i både kommune- og fylkesstrukturen. Administrasjonen har foreslått en ny kommuneplan som skal bidra til å ruste kommunen til å møte de utfordringene som kommer. Bakgrunn Bakgrunnen for revisjon av kommuneplanens samfunnsdel kan oppsummeres slik: Gjeldende kommuneplan ble vedtatt i september 2011 Målene er for altomfattende. De må spisses og konkretiseres Visjonen trygghet og trivsel bør løftes ytterligere Samfunnsdelen må ta tak i kommunens største utfordringer og prioritere disse Den økonomiske situasjonen

66 Høy befolkningsvekst med høy andel barn og unge Utfordringer i folkehelse, levekår og velferd Utfordringer i oppvekst skole og barnehage Stedsutvikling Strøget, Herefoss og Engesland Nye sentrumsnære boligområder og infrastruktur Næringsutvikling organisering, strategier og prosjektutvikling I forbindelse med behandling av kommunal planstrategi i kommunestyret den ble det vedtatt at samfunnsdelen av kommuneplanen skulle revideres og ses i sammenheng med et utviklingsprogram for kommunen. Gjeldende kommuneplan ble vurdert å være for altomfattende og for lite spisset i forhold til de utfordringer kommunen står overfor. Antallet satsingsområder er derfor begrenset med færre og tydeligere mål. Arbeidet med programmet for revisjon av samfunnsdelen startet opp i januar Det er gjennomført en prosess i et utvidet formannskap med flere møter på vinteren og våren. Planutvalget vedtok et program for arbeidet med revisjon av samfunnsdelen av kommuneplanen. Det inneholder en disposisjon over innhold og tema og beskriver prosess for medvirkning og fremdrift. Planens oppbygning 1. Visjon: Sammen skaper vi et vekstmiljø for alle. Birkenes kommune er i sterkt vekst og utvikling. Dette gjør at endring og omstilling vil prege alle kommunens tjenester i tiden fremover. Vår ledestjerne bør derfor handle om å legge til rette for felles vekst og utvikling for innbyggere, næringsdrivende, brukere, besøkende og medarbeidere i hele kommunen. På den måten bygger vi et samfunn med mulighet for vekst og utvikling for alle. Hele

67 hensikten med visjonen er å vise en tydelig retning for hva vi vil ha mer av. Begrunnelse for valg av ord: Sammen: understreker at vi påvirkes av hverandre og tar et felles ansvar for miljøet vi er en del av Skaper: gjenspeiler at vi er aktive og kreative sammen om smarte løsninger Vi: omfatter at vi er deltakere og aktører i eget liv Et vekstmiljø: fremhever hva vi ønsker at kommunen skal legge til rette for, dvs. et miljø hvor alle kan utvikle seg positivt og skape merverdi sammen For alle: betyr at vi er en inkluderende kommune uavhengig av hvem du er og hvilke tjenester du trenger Analyse og og bakgrunn: I utarbeidelsen av kommuneplanens samfunnsdel har kommunen vært opptatt av å innta en kunnskapsbasert tilnærming til de utfordringene som må løses og sette de mål som er nødvendige. Til dette har det blitt samlet inn data innenfor ulike tema som er samlet i et vedlagt analysedokument. I tillegg har det blitt supplert med allerede eksisterende analyser gjort i utarbeidelsen av sektorplaner. 2. Satsingsområder: Det er mange hensyn som skal tas i utarbeidelsen av en kommunal plan. I denne planen har vi valgt å fokusere på tre satsingsområder. Folkehelse og velferd (tidlig innsats) Utdanning Stedsutvikling Tidlig innsats er et begrep som i Birkenes kommune favner bredt. Innen for undervisning innebærer det at et barn med læringsproblemer får hjelp så snart problemet avdekkes (Kunnskapsdepartementet). For Birkenes kommune handler det om at denne tilnærmingen skal prege vårt arbeid innenfor alle sektorer. Gjennom forebygging skal kommunen minimere behovet for

68 ektraordinære tiltak. Utdanning er bærebjelken i et kunnskapssamfunn. Birkenes kommune har fire grunnskoler, tre kommunale barnehager, fire private barnehager og voksenopplæring som leverer tjenester i det som benevnes som utdanningsløpet. I tillegg har vi støttetjenestene PPT og spesialpedagogiske tiltak i barnehage. Det må arbeides pedagogisk gjennom hele utdanningsløpet basert på hva som virker og som er forskningsforankret. Ressurser og innsats må styres etter et grunnleggende prinsipp om at Tidlig Innsats gir best effekt. Stedsutvikling er viktig for å skape vekst og engasjement i kommunen. Birkenes kommune har tre sentrum. Utviklingen av disse betyr mye for bosettingen, næringsaktiviteten og «bolyst». Disse tre sentrene er Engesland, Herefoss og Birkeland. Det er i den videre prosess viktig å få belyst hvilke stedskvaliteter de har og hvordan disse kan videreforedles som et ledd i å skape et vekstmiljø med bolyst og næringsutvikling. 3. Organisasjonen Birkenes kommune: Organisasjonen eksisterer for å levere tjenester til innbyggerne etter oppdrag fra kommunestyret. Dette tydeliggjøres gjennom mål og strategier i ulike styringsdokumenter, som vedtas av Kommunestyret. Disse følges opp med handlingsplaner, hvor konkrete tiltak defineres og prioriteres. Hensikten er å gi organisasjonen en felles og langsiktig retning som gjør det mulig å levere tjenester innenfor de rammene vi har. Alle tjenestene skal tilfredsstille krav i lover og forskrifter som til enhver tid er vedtatt av Stortinget. Birkenes kommune har flere strategier for å legge til rette for en organisasjonskultur som preges av

69 godt medarbeiderskap og lederskap. Blant disse er aktiv bruk av kvalitetsvurderinger og risikovurderinger. Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) skal være en viktig del av kommunens strategiske arbeid slik at uønskede hendelser kan forebygges (tidlig innsats). Samtidig skal kommunen være forberedt på at uønskede hendelser skjer og håndtere disse riktig. Kommentarer/merknader til planen Det har kommet inn høringsinnspill fra Fylkesmannen i Aust-Agder, Fylkeskommunen og Statens vegvesen. Sistnevnte hadde ingen merknader til planforslaget. Aust-Agder fylkeskommune er positive til planforslaget. Blant annet peker fylkeskommunen på at det er svært positivt at kommunen prioriterer stedsutvikling og fortsetter arbeidet med å videreutvikle Engesland, Herefoss og Birkeland. Fylkeskommunen peker også på folkehelse og kulturminnevern og er positive til at kommunen skal jobbe videre med dette. Fylkesmannen i Aust-Agder har kategorisert kommentarene under temaene sosial og helse, friluftsliv og biologisk mangfold, landbruk og beredskap. Fylkesmannen er i stor grad positive til Birkenes kommunes arbeid med kommuneplanen. Fylkesmannen peker imidlertid på at beredskap ikke er godt nok ivaretatt i planen. Vurdering Etter at høringen ble avsluttet har administrasjonen jobbet videre med planen. Blant annet har beredskap blitt innarbeidet i planen på en slik måte at kommunens tre satsingsområder fortsatt står i fokus, men at beredskap er en del av planen. Ut over dette har administrasjonen ikke foretatt noen større endringer fra forslaget som ble vedtatt lagt ut til offentlig ettersyn. Anbefaling Det faste utvalget for plansaker tilrår at kommunestyret godkjenner kommuneplanens samfunnsdel for Birkenes kommune jf. plan- og bygningslovens

70

71

72 Birkenes kommune Postboks Birkeland Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 13/ , jp Sak nr. 2013/3335 / FMAATFL Birkenes kommune Uttalelse til kommuneplanens samfunnsdel Vi viser til oversendelse den , der dere legger ut kommuneplanens samfunnsdel til offentlig ettersyn, og åpner for innspill til denne i perioden fram til Prosess og medvirkning Fylkesmannen gav uttalelse til melding om oppstart og høring av planprogram i brev datert Vi minnet der særlig om kravene i folkehelseloven som sier at kommunen skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorene som kan virke inn på denne, og viste til forskrifter og veiledere som omhandler temaet. Videre støttet vi kommunens satsning på området «Tidlig innsats, folkehelse og velferd i alle faser av livet». Utover dette bemerket vi at forslaget til planprogram var så åpent og lite konkret at det var vanskelig å gi klare tilbakemeldinger. I planen beskrives det hvordan prosessen fram til godkjenning av planen skal være, og det legges vekt på at arbeidet krever involvering fra flere hold, både de ulike tjenesteområdene i kommunen, lag/foreninger og innbyggere. Det pekes også på et sterkt politisk engasjement og deltakelse som en forutsetning for arbeidet. Innspill fra Fylkesmannen Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon, og bør inneholde en beskrivelse og vurdering av alternative strategier for utvikling i kommunen, jf.r. pbl 11-2, 1. ledd. Samfunnsdelen er en viktig premissleverandør for øvrig planlegging i kommunen, både sektorplaner og ikke minst arealplaner. Det er derfor en viktig plan som også skaper forventninger for revisjon av kommuneplanens arealdel og annen planlegging. Birkenes kommune har lagt fram kommuneplanen med visjonen «Sammen skaper vi et vekstmiljø for alle», med en begrunnelse for hvert av ordene som utgjør denne visjonen. Tidligere visjon gjennom flere år har vært «Trygghet og trivsel for alle innbyggerne», denne er nå forlatt men det bygges videre på det samme fundamentet. Kommunen definerer i planen sin posisjon som en vekstkommune og det defineres kjerneverdier som all virksomhet skal preges av: «Sprek, ekte og dyktig». E-post: fmaapost@fylkesmannen.no, Tlf.: , Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal, Besøksadresse: Ragnvald Blakstadsv.1, 4838 Arendal

73 Samfunnsdelen bygges opp rundt tre satsningsområder: 1) Folkehelse og velferd/tidlig innsats, 2) Utdanning og 3) Steds- og næringsutvikling. Hvert av disse satsningsområdene deles inn i avsnittene «Sånn har vi det» - «Slik vil vi ha det» - «Sånn gjør vi det», og gis på denne måten et innhold i form av en beskrivelse av dagens situasjon, mål/ønsket utvikling og tiltak for å komme dit. Som et vedlegg til planen er det utarbeidet et eget dokument med statistikk og analyser, som beskriver både nåsituasjon og forventet utvikling på flere ulike områder. Dette er en viktig del av grunnlaget for de valg og prioriteringer som er gjort i kommuneplanen og vi vil gi kommunen ros for dokumentet. Sosial og helse I høringsforslaget til kommuneplanen til Birkenes er folkehelse og velferd (tidlig innsats) ett av tre satsingsområder. For å lykkes med dette, foreslås det å samle flere delplaner i en kommunedelplan, og det forslåes å utarbeide et helhetlig og tverrsektorielt oversiktsdokument over folkehelsetilstanden i kommunen. Noe er påbegynt i vedlegget Statistikk og analyse til kommuneplanens samfunnsdel, under overskriften Levekår, folkehelse og utdanning. Det stilles krav i den nye folkehelseloven om at kommunen skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal baseres på opplysninger som statlige helsemyndigheter og fylkeskommunen gjør tilgjengelig etter folkehelseloven 20 og 25 (eksempelvis Folkehelseprofilene), kunnskap fra de kommunale helse- og omsorgstjenestene, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-3, og kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn som kan ha innvirkning på befolkningens helse. Det stilles krav om både en løpende oversikt og ett samlet oversiktsdokument som skal foreligge ved oppstart av arbeidet med ny planstrategi etter plan- og bygningsloven 7-1 og 10-1 som skal vedtas innen ett år etter nytt kommunestyre konstituerer seg i Vi viser til Forskrift om oversikt over folkehelsen som spesifiserer kravene i loven ytterligere. Det står hvilke punkter oversikten skal omfatte og at «oversikten skal være skriftlig og identifisere folkehelseutfordringene i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold». Det står også at kommunen skal «særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller helsemessige problemer eller sosiale helseforskjeller». Vi viser også, slik som det er nevnt i høringsforslaget, til veilederen «God oversikt en forutsetning for god folkehelse. En veileder til arbeidet med oversikt over helsetilstanden og påvirkningsfaktorer» utgitt av Helsedirektoratet i Vi er kjent med at det jobbes strategisk med hvordan gripe an folkehelsearbeidet videre i Knutepunkt Sørlandet, blant annet med eget folkehelsenettverk. I de kommende år, med stort fylkesmannen.no/aa Side 2

74 fokus på kommunesammenslåing, ser Fylkesmannen positivt på at Birkenes jobber med folkehelse også i samarbeid med nabokommuner. Friluftsliv og biologisk mangfold 2015 er av Klima og miljødepartementet utpekt som friluftslivets år. Året skal gi varige resultater i form av økt deltakelse i friluftsliv i alle deler av befolkingen, og være med på å gi friluftsliv økt oppmerksomhet. Det er videre et mål å gi økt bevissthet om friluftslivets positive effekter knyttet til folkehelse. Året skal videre øke bevisstheten om allemannsretten og de svært gode mulighetene som alle i Norge har til å utøve friluftsliv. Prioriterte målgrupper er barn, unge og barnefamilier. Samtidig er det et mål å nå hele befolkningen. Birkenes kommune peker på at de har flere helseutfordringer i befolkningen, bl.a. er overvekt blant små barn i ferd med å utvikle seg i en ikke ønsket retning. Fylkesmannen ser derfor positivt på kommunens delmål om en aktiv fritid for alle, og at det skal være lett å ta sunne valg. I forbindelse med friluftslivets år byr det seg en særlig anledning til å fokusere på friluftsliv, og i den forbindelse vil vi peke på viktigheten av å legge til rette for turløyper, stier og snarveier som har sine utgangspunkt i byggefeltene. Hverdagsaktiviteten er svært viktig for folkehelsen, og Birkenes kommune har flotte naturområder som innbyr til aktivitet for alle aldersgrupper. Det er viktig at flest mulig kan komme ut i naturen uten å måtte bruke bil. Kommunen bør også vurdere andre måter som de naturgitte ressursene og det biologiske mangfoldet i kommunen kan inspirere innbyggerne til å bruke naturen til friluftsliv, trening og andre opplevelser. Landbruk Birkenes kommune er rik på naturressurser, med store verdier knyttet til både vann/vassdrag, utmark, jord- og skogbruk. I planen trekkes det fram at fornybare ressurser knyttet til skog, utmark og vann antas å gi flere muligheter innen næringsutvikling i framtiden. Kommunen er blant de aller største og viktigste skogbrukskommunene i landsdelen, både når det gjelder produktivitet og avvirkning, og allerede i dag har kommunen mange industriarbeidsplasser knyttet opp mot bl.a. trebearbeiding. Vi støtter kommunen i å fokusere på de fornybare ressursene som en viktig bidragsyter til verdiskaping og næringsutvikling i framtiden. Det er positivt med målsettinger om å utvikle en bærekraftig produksjon og nye nisjeprodukter knyttet til jord, skog og utmark. Tankene om utvikling av utmarksnæring og turisme er spennende, og det er også positivt at kommunen legger opp til å se på styrking av vernet av ressursgrunnlaget, inkludert et sterkt jordvern. Vi savner imidlertid en noe tydeligere beskrivelse av jordbrukets betydning i kommunen, særlig knyttet til langsiktige arealbehov. I denne sammenhengen vil vi også understreke samfunnsdelens betydning som premisslegger for kommuneplanens arealdel. Beredskap Kommunen er fundamentet i det nasjonale samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet, med et særlig ansvar for befolkningen. Det er stilt særlig krav til arbeidet i lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt (forskriften). fylkesmannen.no/aa Side 3

75 Sivilbeskyttelsesloven 14 sier at kommunen skal utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som skal skaffe en oversikt over risikobildet i kommunen. Analysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer. Analysen skal danne grunnlag for de mål og strategiske valg i utviklingen av kommunen som samfunnssikkerhetsaktør. Videre sier forskriften 3 at de samfunnssikkerhetsutfordringer som identifiseres skal følges opp gjennom å angi langsiktige mål, strategier og føringer for kommuneplanleggingen. Dette vil si at samfunnssikkerhet skal være et integrert tema i planleggingens ulike deler og prosesser, på lik linje med økonomi, barns interesser, miljø, osv. Slik Fylkesmannen ser det bør kommunen integrere samfunnssikkerhet og beredskap på en bedre måte i planen. Det er hverken satt mål eller delmål for dette arbeidet. Det fremgår heller ikke av planen hvordan kommunen ønsker å prioritere å følge opp samfunnssikkerhet. Dette selv om kommunens beredskapsteam har fått innspill fra Fylkesmannen på hvordan man kan inkludere samfunnssikkerhet i planen. Kommunen er, med bakgrunn i tilsyn om kommunal beredskapsplikt våren 2014, i prosess med å oppdatere kommunens helhetlige risiko og sårbarhetsanalyse da den eksisterende analysen ikke lengre tilfredsstilte gjeldene krav. Vi mener derfor at kommunen bør vurdere å samkjøre prosessen med utarbeidelse av kommunens samfunnsdel og den helhetlige risikoog sårbarhetsanalysen. Videre er Fylkesmannen gjort kjent med at man også er i prosess med å oppdatere kommunens beredskapsplan. Etter samtaler med kommunens beredskapsteam har Fylkesmannen fått innsyn i utkast til denne planen. Vi vil presisere ut fra utkastet som vi har fått tilsendt, at kommunen i denne planen har satt seg flere delmål for hvordan man ønsker å følge opp samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen. Flere av de målene som skisseres er vel så relevante for kommunen å inkludere i kommunens samfunnsdel. Fylkesmannens faglige råd er at kommunen innarbeider samfunnssikkerhet og beredskap på en bedre måte i planen. Fylkesmannen ønsker Birkenes kommune lykke til med det videre planarbeidet, fylkesmannen og fagavdelingen står til disposisjon dersom det er problemstillinger kommunen ønsker å diskutere nærmere. Med hilsen Tore Haugum landbruksdirektør Terje Flaten rådgiver Brevet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift. Saksbehandler: Terje Flaten, telefon: fylkesmannen.no/aa Side 4

76 Fra: Taxerås Tor Hallvard Sendt: 15. desember :39 Til: Emne: Postmottak Birkenes kommune Kommuneplanens samfunnsdel - høring. Birkenes kommune. Vi viser til oversendelse av , hvor kommuneplanenes samfunnsdel blir sendt på høring jfr. pbl Statens vegvesen har vurdert planforslaget og har ingen vesentlige merknader. Med hilsen Tor Hallvard Taxerås Seksjon: Plan og forvaltning Aust-Agder Postadresse: Statens vegvesen Region sør, Postboks 723 Stoa, 4808 ARENDAL Besøksadresse: Langsævn 4, ARENDAL Telefon: Mobil: e-post/lync: tor.hallvard.taxeras@vegvesen.no e-post: firmapost-sor@vegvesen.no Tenk miljø - spar papir. Trenger du å skrive ut denne e-posten?

77 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 020/15 Planutvalget PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-140, K3 - &13 13/1996 Kommuneplanens arealdel - melding om oppstart og høring av planprogram Administrasjonens forslag til vedtak: Planutvalget tilrår at Kommunestyret vedtar å varsle oppstart av revisjon av kommuneplanens arealdel og legger planprogram for revisjon av kommuneplanens arealdel for perioden ut til offentlig ettersyn jf. pbl 11-5, 11-12, 11-13, og 4-1. Forslag til nye utbyggingsområder for fritidsbolig og næring, med unntak av masseuttak og stedsspesifikk næring, vil ikke bli vurdert. Frist for kommentarer til planprogrammet settes til 10. mai Vedlegg: Planprogram kommuneplanens arealdel Innspillsskjema _Tegningshefte_0_Sentrumsnære Planutvalget - 020/15 PL - behandling: Arealplanlegger Øyvind Raen og teknisk sjef Halvor Nes informerte og besvarte spørsmål. Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag. PL - vedtak: Planutvalget tilrår at Kommunestyret vedtar å varsle oppstart av revisjon av kommuneplanens arealdel og legger planprogram for revisjon av kommuneplanens arealdel for perioden ut

78 til offentlig ettersyn jf. pbl 11-5, 11-12, 11-13, og 4-1. Forslag til nye utbyggingsområder for fritidsbolig og næring, med unntak av masseuttak og stedsspesifikk næring, vil ikke bli vurdert. Frist for kommentarer til planprogrammet settes til 10. mai Link til andre dokumenter Planprogram: Planprogrammet skal gjøre rede for formålet med planarbeidet, planprosessen og opplegget for medvirkning. Det skal ligge til grunn for gjennomføring av en konsekvensutredning etter 4 2 andre ledd. Planprogrammet skal også avklare behovet og opplegget for utredninger av planens virkninger for miljø og samfunn. Saksopplysninger: Gjeldende kommuneplan for Birkenes (Kommuneplan for Birkenes ) ble vedtatt 6. september Kommunen er i gang med revisjonen av kommuneplanens samfunnsdel og starter nå arbeidet med å revidere kommuneplanens arealdel. Gjennom vedtak av kommunal planstrategi bestemte Birkenes kommunestyre at kommuneplanens samfunnsdel skulle revideres. Begrunnelsen var at gjeldende samfunnsdel ikke var nok spisset mot prioriterte satsingsområder, mål og visjoner. I planstrategien ble det ikke vedtatt å prioritere revisjon av kommuneplanens arealdel. Når Birkenes kommune nå allikevel ønsker å revidere kommuneplanens arealdel henger det sammen med flere forhold: 1. Gjeldende bestemmelser er svært mangelfulle og ikke utformet slik at de sikrer det formelle grunnlaget hjemlet i PBL. Dette gjør det utfordrende å lage gode og robuste planer som gir forutsigbarhet for innbyggere og utbyggere. 2. Det har kommet innspill fra barn og unges representant i kommunen som påpeker at det i dag ikke er bestemmelser som sikrer tilstrekkelig leke- og oppholdsareal i reguleringsplaner. Rikspolitiske retningslinjer for barn og unge stiller krav om slike bestemmelser. 3. I løpet av planperioden er det gjort et omfattende arbeid knyttet til etablering av vindmøllepark i Birkenes. Om Olje- og energidepartementet ikke omgjør konsesjonsvedtaket for Storehei vil det føre til store endringer i arealbruken i kommunen. Så store endringer i arealbruken vil føre til at eksisterende arealplan ikke er i overenstemmelse med nåsituasjonen. 4. Birkenes vokser og vil ifølge prognosene fortsatt vokse. Slik situasjonen er i dag er det nok boligtomter i kommunen til å møte veksten de nærmeste årene. Men for å sikre en helhetlig og

79 god styring av utbyggingen i Birkenes vil det være fornuftig å starte arbeidet med å legge til rette for fremtidige utbyggingsområder, særlig i sentrumsnære områder nær Birkeland. Kommuneplanprosessen kan også brukes til å styre utbyggingen av boliger på en arealeffektiv måte. 5. Aust-Agder fylkeskommune påpekte i sitt innspill ved oppstarten av arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel at store endringer i samfunnsdelen vil ha konsekvenser for arealdelen. Det ble derfor anbefalt at kommunen foretok en revisjon av kommuneplanens arealdel i forbindelse med vedtak av samfunnsdelen. På bakgrunn av fylkesmannen i Aust-Agders tilsynsrapport om avvik i kommunens samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid er det ønskelig å ta en vurdering av dette forholdet i kommuneplanens arealdel. Aktiv arealplanlegging er en forutsetning for et godt samfunnssikkerhetsarbeid i kommunen. Bakgrunn Formålet med utarbeidelsen av en ny arealplan for Birkenes kommune er å lage et godt verktøy for arealplanleggingen i kommunen. Samtidig skal planen bidra til å nå målene i kommuneplanens samfunnsdel. Arealdelen har med andre ord en sammenheng med samfunnsdelen. Utbyggingsvalg som gjøres i forbindelse med arealdelen vil for eksempel kunne ha direkte påvirkning på det tredje hovedsatsingsområdet i kommuneplanen som er stedsutvikling (Engesland, Herefoss og Birkeland). Birkenes kommune har allerede endret seg på flere områder i forhold til planen fra Flere av boligområdene som var eller ble påbegynt rundt den perioden har i dag blitt etablerte boligområder. Siden forrige revisjon har det også kommet nye nasjonale og regionale føringer for arealbruken og prioriteringer i planleggingen. Det er flere usikkerhetsmomenter knyttet til den neste 12- årsperioden. Vekst i befolkningen, svak økonomi i flere år fremover og signaler om endret kommunestruktur vil påvirke Birkenes. Arealplanen skal være et godt styringsverktøy for utarbeidelse av område- og detaljreguleringer, samt byggesaksbehandling. For å sikre dette er det avgjørende at kommunen har en oppdatert plan å styre etter. Vurdering Administrasjonens vurdering er at det er nødvendig å foreta en gjennomgang av det eksisterende overordnete planverket. Det er svært viktig å sørge for at det formelle grunnlaget for videre utvikling av arealene i kommunen har rett forankring. Dette handler blant annet om bestemmelser som ikke treffer plan- og bygningslovens intensjoner. De kan være utydelige eller svært krevende å benytte i saksbehandling. Bestemmelsene må være hjemlet i bestemte paragrafer i plan- og bygningsloven. Det er usikkert om dette er godt nok i gjeldende kommuneplan og det kan derfor stilles spørsmål ved den formelle hjemmelen. Som det blir påpekt i punkt 2 i innledningen har heller ikke kommunen gode nok bestemmelser i forhold til sikring av leke- og oppholdsarealer.

80 Punkt 3, som i noen grad avhenger av avgjørelsen til Olje- og energidepartementet, er spørsmålet om konsesjonen til vindmølleparken opprettholdes eller ikke. Uavhengig av utfallet av Storeheikonsesjonen er det to andre områder som ikke er endelig avgjort. Det bør derfor foretas en vurdering av om dette bør innarbeides i kommuneplanen. Punkt 4 gjelder behov for nye boligområder. Birkenes og flere andre kommuner opplever for tiden at det er en utflating i omsetninger av boliger. Slike svingninger vil forekomme og ligger ikke til grunn for kommunens langsiktige arbeid. I et langsiktig perspektiv vil det være behov for å legge til rette for flere boligtomter, særlig i sentrumsnære områder. Kommunens administrasjon er enig i vurderingen som er gjort av fylkeskommunen (punkt 5) i at endringen som er gjort i forhold til samfunnsdelen bør reflekteres i arealdelen. Birkenes kommune har etter fylkesmannens tilsyn og påpekning av manglende samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid jobbet grundig for å gjøre kommunen bedre rustet til å møte uønskede hendelser (punkt 6). For å følge opp dette arbeidet ser administrasjonen det som naturlig at dette arbeidet også reflekteres i kommuneplanens arealdel. Administrasjonen vurderer det som unødvendig med en omfattende rullering av kommuneplanens arealdel. Det er noen forhold som er prekære og som må revideres. Samtidig er det to formål som vanligvis er en viktig del av kommuneplanen som etter administrasjonens vurdering ikke er påtrengende å rullere: 1. fritidsboligområder og 2. næringsområder Når det gjelder fritidsboliger vurderer administrasjonen det som lite hensiktsmessig å legge til rette for flere nye utbyggingsområder. Det er i dag og i overskuelig fremtid godt med arealer til dette formålet og flere av de eldre fritidsboligområdene er enten ikke påbegynt eller bare delvis påbegynt. Det foreslås derfor at det i denne omgangen ikke åpnes for å gi innspill til nye fritidsboligområder. Konsekvensen av å åpne opp for slike innspill vil gjøre at kommuneplanen nærmer seg å bli en full rullering med den konsekvens at arbeidet blir mer omfattende og tidkrevende. Administrasjonen har også foretatt en vurdering av behovet for nye næringsområder. Kommunen har i de siste årene lagt til rette for næring på Tveide Næringspark. Det er fortsatt kapasitet på området som er tilrettelagt, samtidig som det er et større område som ligger som en reserve ved fremtidige behov. I tillegg er det ledige tomter på andre eksisterende næringsområder. Administrasjonen foreslår derfor at det ikke legges til rette for å komme med innspill til nye næringsområder. Unntaket er forslag til nye områder til masseuttak/mineralutvinning og eventuelt næring som er knyttet til bestemte lokasjoner. Konsekvensen av å åpne opp for alle typer innspill om næring er at arbeidet blir mer omfattende og tidkrevende. Det settes ikke begrensinger på innspill på andre formål som for eksempel offentlig/privat tjenesteyting, idrettsanlegg, parkområder eller bolig. Målet med å revidere bestemmelsene og begrense muligheten for innspill er å få en raskest mulig

81 saksgang, med bred medvirkning som gir en ny, forenklet og robust kommuneplan. Føringer for videre utbygging Det har blitt utarbeidet en mulighetsstudie på oppdrag fra kommunen over mulige nye utbyggingsområder nær Birkeland sentrum. Dette er vedlagt og vil være en et svært viktig dokument i utarbeidelsen av kommuneplanen. For å støtte opp om utviklingen av livskraftige bygder i Birkenes er det avgjørende at brorparten av videre utbygging skjer på Birkeland, Herefoss og Engesland. Kommuneplanens samfunnsdel peker på nettopp disse bygdene som viktige satsingsområder. Vedlagt ligger forslag til innspillskjema for nye utbyggingsområder i Birkenes. For å sikre en effektiv saksbehandling er det etter administrasjonens vurdering viktig at konsekvensene ved en utbygging er godt dokumentert. Til innspillskjemaet vil derfor kommunen lage en kort beskrivelse av hva som er forventet av den som leverer innspillet. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at Birkenes kommune foretar en rullering av kommuneplanen med fokus på å forenkle bestemmelsene og hjemle dem på en bedre måte i nasjonalt lovverk. Kommunen vil kunne utarbeide et plankart som i større grad enn i dag ivaretar samfunnssikkerhet og beredskap. Det foreslås videre at det settes en begrensing på innspill som vil bli behandlet. Fritidsboligområder og næringsområder, med unntak nevnt over, vil ikke bli vurdert. Det foreslås videre at høringsfristen for kommentarer til planprogrammet settes til 6. april og at planprogram vedtas på møte 16. juni Forslag til fremdriftsplan finnes på side 10 i planprogrammet. Administrasjonen legger opp til at det endelige planprogrammet fastsettes før innspillsperioden. Et fastsatt planprogram før innspillsperioden vil etter vår vurdering bidra til et mer forutsigbart arbeid og effektiv saksbehandling.

82 Forslag til kommuneplanens arealdel. Innspillsperiode: Innspill sendes til: Epost: eller postadresse: Birkenes kommune, PB 115, 4795 Birkeland Krav til innspill: 1) Det skal følge med et oversiktskart over området og gå klart frem av kartet hvilket område det gjelder og avgrensingen. 2) Målestokk detaljkart: 1:1000 eller 1:500. Oversiktskart: 1:5000 3) Innspill skal følge malen nedenfor. Spørsmål? Ta kontakt med arealplanlegger Øyvind Raen. Tlf: , e- post: Tips til gode karttjenester som kan være til hjelp i utfyllelsen av innspillsskjemaet: - Artsdatabanken - Naturbase - Askeladden - SEFRAK - Temakart for regionalt viktige turområder - Skredatlas - Miljøstatus.no - Skog og landskap NB: listen er ikke uttømmende.

83 Opplysninger om forslagstiller og stedsangivelse Navn på forslagstiller Navn på området Gnr/bnr Telefon forslagstiller Postadresse forslagstiller E-post forslagstiller

84 Beskrivelse av forslaget Her kan det gis en kort beskrivelse av tiltaket. Eksempler: intensjoner, formål, tenkt atkomstløsning osv. Generelle opplysninger Gjeldende arealstatus (for eksempel næringsareal, boligområde, LNF) Beskrivelse av dagens bruk av området Nytt ønsket arealformål (for eksempel næringsareal, boligområde, LNF) Areal (størrelse i daa) Fortetting av eksisterende bebyggelse? Innenfor gjeldende hensynssone for vann og vassdrag? Grenser inn til båndlagte områder? Annen relevant informasjon (som ikke fremkommer av skjemaet) JA NEI

85 Miljø, natur, kulturminner og ROS Tema Kommentarer Annen informasjon Jord og skogressurser. Berøres dyrket mark/beitemark? Berøres skogressurser? Andre påvirkninger på landbruk/skogbruk? Anslå evt. areal (daa/m² som berøres) Naturverdier/biologisk mangfold Noen naturverdier i området? Eksisterende trekkveier eller beiteområder for vilt? Berøres vassdrag/vannmiljø? Kulturminner/kulturmiljø Fredete kulturminner? Stor kulturell eller rekreasjonsverdi? Andre viktige hensyn? Friluftsliv og rekreasjon Økt/redusert mulighet for friluftsliv og rekreasjon? Legger området beslag på populære turområder? Landskap og grønnstruktur Vil tiltaket gi endring i landskapet? Eller endringer i grønnstrukturen? Forurensning og klimautslipp Vil endringen kunne gi forurensning i luft/vann? Økt støy? ROS (risiko og sårbarhet) Flom eller rasutsatt? Risiko for ulykker/uønskede hendelser? Annen risiko i området?

86 Samfunn Tema Kommentarer: Annen informasjon Barn og unge avstand til barne-/ungdomsskole? Avstand til barnehage? Eksisterende gang/sykkelveg? Lekeområder i nærheten, eller vil tiltaket gi barrierer for andre? Universell utforming og folkehelse Mulighet for tilrettelegging/universell utforming? Gang, sykkelavstand fra sentrale funksjoner? Tilgang til friområder Kollektivdekning og trafikksikkerhet Mulighet for kollektivtransport? Behov for trafikksikring? Økning i trafikkmengde? Tettstedsutvikling Er forslaget nær Birkeland, Herefoss eller Engesland sentrum? Gangavstand til etablerte møteplasser? Annet

87 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 018/15 Tjenesteutvalget PS /15 Formannskapet PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Halvor Nes K2 - U01, K3 - &13 14/653 Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen Handlingsplan Administrasjonens forslag til vedtak: Under henvisning til kommunestyrets vedtak i sak 065/14(strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen) vedtas forslag til handlingsplan for perioden Vedlegg: Handlingsplan for Birkenes Tjenesteutvalget - 018/15 Tjen - behandling: Enstemmig 9 stemmer for administrajonens forslag. Tjen - vedtak: Under henvisning til kommunestyrets vedtak i sak 065/14(strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen) vedtas forslag til handlingsplan for perioden Formannskapet - 006/15 FM - behandling: Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag. FM - vedtak:

88 Under henvisning til kommunestyrets vedtak i sak 065/14(strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen) vedtas forslag til handlingsplan for perioden Saksopplysninger: Strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen ble vedtatt av kommunestyret (sak 065/14). Alle knutepunktkommunene har vedtatt likelydende plan. Som oppfølging av vedtaket er det utarbeidet forslag til oppfølgende handlingsplaner for alle knutepunktkommuner for å realisere næringsplanens mål og intensjoner. Utviklingen av handlingsplanene er en del av prosjektet «Styrke næringsutvikling i Kristiansandsregionen» støttet av kommunal- og moderniserings-departementets utviklingsprogram for byregioner. Prosjektet har vært grunnlag for grundig koordinering mellom alle syv knutepunktkommuner. Basert på den felles, likelydende strategiske næringsplanen har hver kommune utviklet forslag til egen handlingsplan tilpasset lokale prioriteringer og ressurssituasjon. Handlingsplanene er bygd opp etter felles mal og næringsplanens satsninger. På denne måten har en sikret sammenhengen mellom de syv handlingsplanene som inneholder både felles tiltak for flere kommuner og tiltak som skal gjennomføres i den enkelte kommune. Forslag til handlingsplan for Birkenes kommune er utarbeidet for å realisere mål og intensjoner i strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen, for satsningsområdene (kompetanse, innovasjon, attraktiv storbyregion og internasjonal konkurranseevne). Satsingsområdene 5. transport og infrastruktur og 6. næringsarealer følges opp gjennom andre planer. Handlingsplanenes tiltak innarbeides i kommunens årlige økonomiplan der økonomiske konsekvenser vil bli vurdert som del av samlet økonomiplan- og budsjettbehandling. Når det gjelder prioritering av tiltakene er det for 2015 kun tatt med tiltak og prosjekter som allerede er godkjent i kommunens økonomiplan for eller som kan igangsettes innenfor vedtatte budsjettrammer. En stor del av tiltakene er knyttet opp til samarbeidsprosjekter mellom Birkenes kommune, regionens kommuner og samfunns- og næringsaktører. Basert på dagens utfordringsbilde og innspill fra samfunns- og næringsaktører har satsingene kompetanse og innovasjon blitt fremhevet som særlig viktig for byregionens utvikling. Birkenes kommune vil delta i ulike omfang i disse prosjektene av hensyn til ressurssituasjonen. Et av de områdene Birkenes vil ta en sentral rolle i de felles tiltakene

89 er innen nye bruksområder for teknologi og kompetanse, blant annet gjennom prosjektet Smartskog. For Birkenes kommune sine tiltak er det lagt vekt på samarbeidsprosjekter mellom kommunen og lokalt næringsliv eller rene tiltak der kommunen står med hovedansvar. Det er lagt opp til tiltak som skal bygge opp under satsningsområdene i kommuneplanen. Hovedtyngden av kommunens tiltak i handlingsplanen for strategisk næringsplan er knyttet til det tredje satsningsområdet med tre levende sentra og gode vekstvilkår for næringslivet. Det er også lagt inn tiltak knyttet til økt kvalitet i skole og barnehage. Birkenes næringsforum er en viktig samarbeidspart for å realisere målene i strategisk næringsplan. Det arbeides med tiltak som det er naturlig at blir tatt inn i senere oppdateringer av handlingsplanen. Det vil bli lagt til rette for god dialog med næringsforumet i det videre arbeidet med oppdateringer og revideringer.. Anbefaling Arbeidet med næringsplanen og handlingsplanen har vist at det er et godt samarbeidsklima både mellom kommunene i Kristiansandsregionen og med regionenes samfunns og næringsaktører. Gjennom involveringsarbeidet har alle tatt sterkt eierskap til strategisk næringsplan og vil bidra til implementering av strategien. Det anbefales at Birkenes kommune vedtar handlingsplanen med tiltak for å bidra til å realisere målene i strategisk næringsplan.

90 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 015/15 Tjenesteutvalget PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Wenche Flaa Eieland K1-233, K2 - D11 15/48 Friluftslivets år valg av kommunens friluftsområde Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune utpeker Tovdalselva friluftsområde/elveplassen som sitt mest attraktive friluftsområde. Valg av kommunens mest attraktive friluftsområde markeres samtidig som åpning av ny tursti fra Flakkeholmen til Slågedalen. Kostnader dekkes gjennom vedtatt kulturbudsjettet. Vedlegg: Åpning av Friluftslivets år 2015 og oppfordring om å kåre kommunens mest attraktive friluftsområde Tjenesteutvalget - 015/15 Tjen - behandling: Enstemmig 9 stemmer for administrajonens forslag. Tjen - vedtak: Birkenes kommune utpeker Tovdalselva friluftsområde/elveplassen som sitt mest attraktive friluftsområde. Valg av kommunens mest attraktive friluftsområde markeres samtidig som åpning av ny tursti fra Flakkeholmen til Slågedalen. Kostnader dekkes gjennom vedtatt kulturbudsjettet.

91 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Det er friluftslivets år i Klima og miljøvernministeren har oppfordret alle kommuner til å velge sitt mest attraktive friluftsområde. Kommunen overtok ved hjelp av midler fra Direktoratet for naturforvaltning i 2004 et område fra Teinefossen og nedover langs elva på østsiden på ca 90 mål. Det ligger i gangavstand fra Birkeland sentrum. Eiendommen ble dermed et offentlig sikret friluftsområde. Det er tinglyst at hovedformålet skal være friluftsliv. Bakgrunn Regjeringen har vedtatt at 2015 skal være friluftslivets år. I løpet av året vil det bli gjennomført en rekke friluftsaktiviteter og ulike arrangement over hele landet. Barn, unge og barnefamilier er prioriterte målgrupper. I Birkenes ble friluftslivets år åpnet 18.januar med arrangement i Ogge med ulike aktiviteter på søndagen og der ordfører overnattet sammen med speiderne fra lørdag til søndag. Arrangementet var et samarbeid mellom Birkenes Speidergruppe, Midt-Agder Friluftsråd og kulturkontoret. I tillegg til å skape aktivitet og oppmerksomhet om friluftsliv, er en viktig målsetning med året at enda flere oppdager friluftslivets gleder og positive verdi for helsen, og dermed fortsetter med et aktivt friluftsliv på egenhånd etter at året er over. Klima- og miljøminister Tine Sundtoft har oppfordret alle kommuner til å utpeke sitt mest attraktive friluftsområde Vurdering Birkenes er en naturkommune med et mylder av muligheter for et aktivt friluftsliv. Her er heier, vann og vassdrag, skog og ikke minst Tovdalselva som innbyr til aktivitet På slutten av 90-tallet ble det satt stort fokus på folkehelse i hele Norge. Undersøkelser viste at folk ble stadig mer passive og slet med ulike livsstilsykdommer. Regjeringen satset derfor sterkt på at folk skulle bli mer fysisk aktive og leve et sunnere liv. Staten delte ut ekstramidler til de kommunene som ville satse ekstra på dette og bli med i satsingen. Birkenes var på banen og det ble igangsatt flere tiltak for å øke folkehelsen. Det ble igangsatt tiltak både i regi av kommune og i samarbeid med frivillige lag og foreninger. Det ble etablert flere friluftsområder og grønne lunger i nærmiljøet rundt Birkeland i årene , deriblant Elveplassen friluftsområde.

92 Tovdalselva har betydd mye for livet i Birkenes, både for friluftsliv, næring og andre aktiviteter. Langs elva ser vi i dag rester etter mange fine steinmurer som ble bygget da elva var viktig for transport av tømmer. Tømmerfløtingen tok slutt på begynnelsen av årene. Tovdalselva ble regnet som landets tredje beste lakseelv på slutten av 1800-tallet. På 1880-tallet ble det tatt opptil kg laks årlig. Gjennom de siste årene har det vært arbeidet aktivt for å bygge opp en ny laksebestand til glede for sportsfiskere fra inn- og utland. Det har ved hjelp av statlige midler vært kalket i flere år, og rundt århundreskiftet begynte endelig fisken å svømme oppover elva igjen. Bading ved Flakkebra og Teinefossen er populært. I forbindelse med rafting og elvepadlingsaktivitet ble gapahuken «Tellefsbu» bygget. Tellefsbu ligger på vestre side av elva ovenfor Teinefossen. Ved hjelp av midler fra Direktoratet for naturforvaltning(dn) ble Teinefossen og området sørover til Flakkebrua sikret for allmennheten. Overtakelsen fant sted med et stort arrangement tirsdag 8.juni 2004 som en del av barnas kulturuke. Da var eier Daa på Birkeland og overrakte området. Også representant fra DN var til stede. Hele kommunestyret var med og gikk i tog, speiderne gikk med bambusfiskestenger og mange birkenesinger fulgte med. Daa var litt dårlig til bens og ble kjørt i veteranbil sammen med ordfører Harald Vestøl og Fylkesmann Hjalmar Sunde. I Teinefossen spilte Birkeland musikkorps nede på rullesteinene ved fossen, ungdommer i raftingflåter og kajakker fløt nedover Teinefossen, noen hoppet og stupte midt i fossen, og det var masse folk til stede. Daa sa etterpå at det han satte aller mest pris på, var da den lille speidergutten i sin speiderskjorte, tok ham i hånda og takket for at han hadde overgitt fossen slik at barn og unge fortsatt kunne bruke den til sine aktiviteter. Umiddelbart etter overtakelsen gikk kommunen i gang med å lage planer for området. Det var et samarbeid mellom kultur og plan og miljø. Ved hjelp av midler fra fylkesmann og statlige spillemidler kunne man offisielt åpne Elveplassen friluftsområde i Ny tursti fra Teinefossen til Flakkebrua,toalett og en stor gapahuk ved elva var nå ferdig. I 2010 kom to sandvolleyballbaner, og den store fløtermuren ble restaurert slik at folk nå kunne fiske fra muren. Området er mye brukt etter at det ble åpnet og er blitt en berikelse for friluftslivet både for store og små. Lysløypa går like i nærheten og binder området sammen med den varierte og flotte Birkenesparken. Birkenes kommune tok i 2014 inititativ til å få i gang en tursti på vestsida fra Teinefossen til Slågedalen. Det var nesten uframkommelig langs elva på denne siden.i løpet av høsten 2014 har

93 aktive pensjonister ryddet ny tursti på denne strekningen. De har brukt nesten 150 timer på dette og har gjort en fantastisk jobb. Grunneierne Tellef Flakk og Inger Slågedal/Leif Salve Håkedal stilte seg positive til at det kunne lages sti langs elva oppover. Fra Flakkeholmen og oppover langs elva har det vært en tursti i mange år. Det har imidlertid vært en del røtter i området og det har også vært ganske bløtt enkelte steder. Høsten 2014 ble hele turstien anlagt med ny grus og det ble laget en fin bru over søkket ved travbanen. Grunneier Nils O. Birkeland var positiv til dette og det ble inngått tinglyst avtale som gjorde at kommunen da kunne søke om statlige spillemidler til dette prosjektet. I denne sammenheng bør det også nevnes at deler av stien mellom Elveplassen og Teinefossen er rast ut etter flom i Stien vil bli reparert i løpet av Midler til dette er satt av i plan for idrett og fysisk aktivitet, samt at det er søkt eksterne midler til dette tiltaket. I løpet av vår/sommer vil det settes opp nye skilt på hele strekningen etter at kommunen sammen med Birkenes IL har fått midler via Gjensidigestiftelsen/Den norske turistforening til skilting og det planlegges et åpningsarrangement for allmennheten. Flakkeholmen heter stedet der elva renner ut i Flaksvann og er et sted med rike tradisjoner. Fiane er navnet på hele området fra elva og innover mot veien ved miljøstasjonen. Før i tida var det årlig fesjå på Fiane med utstilling og omsetning av dyr, klokkebytter, marked og mye moro. St.Hans ble også feiret her i mange år og i årene etter krigen var Flakkeholmen et yndet utfartssted for den gode gammeldagse søndagsturen. I de senere år er Flakkeholmen fortsatt populær og mange tar turen innom når de går stien langs elva, det arrangeres klasseturer og det har vært arrangert flere konserter med stor suksess ute på selve Flakkeholmen. (konsert med Asbjørn Ribe, Thea Stapnes og konserter under Gummibåtfestivalen.) Teinefossen og området rundt har vært mye brukt til bading opp gjennom årene. Noen år var fossen også populær ifht. rafting og elvepadling. I 2013 ble stien fra veien inn mot fossen oppgradert og det ble sat ut bord og benker på fjellet vis a vis fossen. Her kan folk sitte å se laksen hoppe eller bare nyte den fine naturen. Kommunen eier nå også området oppå platået mot riksveien, bl a den gamle hytta etter Ove Daa. Det er ønskelig at man i 2015 setter ned ei gruppe som kan se på utvikling av Teinefossområdet. Hvordan ønsker man at dette området skal utvikles i fremtiden? Laksefiskere og andre friluftsfolk har bl a meldt inn behov for flere parkeringsplasser langs elva og det bør vurderes som en del av et slikt prosjekt. I denne sammenheng bør også Øynaheia/Toplandsheia nevnes. Dette området kunne også vært et godt alternativ ifht. kommunens mest attraktive friluftsområde. Når det er snø, er dette område et av de mest attraktive skiutfartsområder for hele Sørlandet. Det er et unikt tilbud vinterstid til alle

94 skiglade sørlendinger. Hovedgrunnen til at man har falt ned på Tovdalselva/Elveplassen er at dette området ligger i nærområdet til Birkeland sentrum og derfor er lett tilgjengelig for lokale brukere; eldre, barn og unge, familier, funksjonshemmede og selvsagt også turister, kanskje spesielt laksefiskere. Anbefaling Med bakgrunn i både historikken omkring elva og hva den har betydd opp gjennom årene samt de nye tiltak som er utført, anbefales det at Elveplassen /Tovdalselva utpekes som Birkenes kommunes mest attraktive friluftsområde. Friluftsområde ligger nær der folk bor og brukes av mange året rundt!

95

96

97 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 018/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K2 - C83 15/377 Hevendelse fra BirkenesAvisa om endring av møtedag for Birkenes kommunestyre Administrasjonens forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg: Brev om møteplan i Birkenes kommune Hevendelse fra BirkenesAvisa om endring av møtedag for Birkenes kommunestyre Fwd Møter Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Bakgrunn Møtekalender for 2015 ble vedtatt i K-sak 072 / Kommunestyrets møtedag ble fremskjøvet med en uke, til tirsdagen i uka etter utvalgsmøtene. En endring i forhold til tidligere år. Endringen ble gjort som følge av signaler fra politikere, blant annet for å sikre demokratiske prosesser og rettidig utsendelse av sakspapirer. Endringen medfører en felles utsendelse av sakspapirer til utvalgene og kommunestyret, som er en forenkling for administrasjonen. BirkenesAvisa har rettet en henvendelse til ordfører om endringen av kommunestyrets møtedag. Ordfører og rådmann har hatt et dialogmøte med redaktør og styreleder. På bakgrunn av dette har BirkenesAvisa sendt en redegjørelse over konsekvensene den nye politiske møtekalenderen har for BirkenesAvisa, jf vedlegg.

98 Hovedproblemet beskrives som følger: Saker som behandles i Tjenesteutvalget tirsdag og Formannskapet onsdag må komme på trykk i papiravisa onsdagen i uka etter. Det betyr at saken allerede er behandlet av Kommunestyret når leserne får avisa med samme (og dermed utdaterte sak) fra utvalgene. Kommunestyrets behandling av saken må komme på trykk 8 dager etter vedtaket I tillegg nevnes også konkurrende avis på lokalstoff, LillesandsPosten,som publiserer sakene både i fredags- og i tirsdagsutgaven før tilsvarende sak kommer på trykk i BirkenesAvisa onsdagen etter. BirkenesAvisa ønsker seg torsdagen som møtedag og legger følgende momenter til grunn: Det ideelle for oss ville være om tjenesteutvalgsmøtene ble lagt til onsdager og planutvalg/formannskap til torsdager, med kommunestyremøte påfølgende torsdag. Vi innser at det ønsket kan være vanskelig å oppfylle, men det ville være til stor hjelp dersom kommunestyremøtene ble lagt til torsdagene. Gjerne så snart som mulig. Fra vårt ståsted gjør det at vi får muligheten til å omtale saker som er behandlet i utvalgene før de behandles i Kommunestyret. Aktuelle saker vil da komme på trykk dagen før møtet i Kommunestyret. Det vil heller ikke gå så lang tid mellomkommunestyrevedtak og omtalen i BirkenesAvisa. Etter det vi kan skjønne vil det heller ikke slå negativt ut for Lillesandsposten, som uansett vil være tidligere ute i tirsdagsutgaven, men det vil fjerne en betydelig ulempe som har oppstått for oss. LillesandsPosten v/redaktøren har sendt innspill om at møtedagen opprettholdes, bl a på bakgrunn av at torsdag ettermiddag er problematisk i det alle medarbeiderne er engasjert med å gjøre ferdig fredagsavisen. Vurdering / Anbefaling Administrasjonen kan ikke se at endring av møtedag har stor betydning for administrasjonens arbeid

99 med å fremme saker til politisk behandling. Generelt er det viktig med åpenhet, for å sikre lokaldemokratiet. Dette var også hensikten bak endringen som ble gjort og som nå skaper utfordringer for en av våre lokalaviser. Det viktige for administrasjonen er å opprettholde en utsendelse og to uker med politiske utvalg fremfor tre uker. Denne endringen ble gjort for å sikre demokratiske prosesser og rettidig utsendelse av sakspapirer. Endringen medfører en felles utsendelse av sakspapirer til utvalgene og kommunestyret, som er en forenkling for administrasjonen. Endring av møtedag vil imidlertid skape utfordringer for den andre lokalavisa. Utfordringen her er å balansere alle hensyn, for å skape mest mulig åpenhet noe som er i alles interesser. Administrasjonen legger ikke fram forslag til vedtak, men ber kommunestyret ta stilling til dersom møtedag endres, skal gjelde for kommunestyreperioden eller kalenderåret.

100 BirkenesAvisa AS Strøget Birkeland Til Birkenes kommune v/ordfører Arild Windsland Kommunehuset 4760 Birkeland Birkeland, Henvendelse om valg av møtedag for Birkenes kommunestyre møtte ordfører Arild Windsland og rådmann Gro Anita Trøan Birkenesavisa ved redaktør Bjørn Vidar Lie og styreleder Anne Mette Hope. Temaet for samtalen, som for øvrig var både positiv og informativ, var konsekvensene den nye politiske møtekalenderen har for BirkenesAvisa. Konklusjonen etter møtet var at Birkenesavisa lager en beskrivelse av dagens situasjon slik vi opplever den. Beskrivelsen vil fungere som en begrunnelse for avisas ønske om at Birkenes kommune revurderer tidspunktet for kommunestyremøtene spesielt. Beskrivelsen er vedlagt. Mvh Bjørn Vidar Lie, redaktør Anne Mette Hope, styreleder (BREVET SENDES KUN ELEKTRONISK)

101 Møtedag for Birkenes kommunestyre Litt bakgrunn Birkenesavisa er lokalavis for innbyggere i Birkenes kommune. Avisa startet opp i 2002 og har i dag et opplag på eksemplarer (2014). Vi er også på nett og facebook, og når på den måten ut til svært mange innbyggere. BirkenesAvisa AS har 2,8 årsverk pluss noen frilansere og eies av avisas tre ansatte. Birkenesavisa omsatte for 2,8 millioner kroner og gikk med et beskjedent overskudd i Avisa kommer ut på onsdager, 48 uker i året. Trykkes hos Agderposten trykkeri. Onsdag som utvigelsesdag gjør at deadline er tidlig tirsdag ettermiddag. Vi mener vi har en viktig rolle i lokalpolitikken BirkenesAvisa dekker stort og smått i kommunen, og vi vet at vi blir flittig lest. Vi jobber hardt for å finne den rette sammensetningen av redaksjonelt stoff. Det inkluderer ikke minst politiske saker som angår lokalsamfunnet. I den forbindelse mener vi at vi har en viktig rolle å spille, både når det gjelder å sette saker på dagsorden, målbære ulike meninger, opplyse om saker som skal behandles og gjengi viktige diskusjoner og vedtak. Siden kommunestyremøtene for en del år siden ble flyttet fra torsdager til tirsdager har det blitt vanskeligere å utføre arbeidet som beskrevet over. Det som skjer tirsdag ettermiddag/kveld vil ikke komme på trykk for onsdagen i uka etter, altså over en uke seinere. Det er derfor den siste omleggingen oppleves som enda et hinder for å kunne gjøre en god jobb. Slik vi forsto ordfører og rådmann er omleggingen en viktig forbedring i rutinene, både for administrasjonen, politikerne og innbyggerne. En streng tidsfrist sørger for at sakspapirer sendes ut i god tid før de politiske møtene, og kommunestyremøte uka etter utvalgsmøtene gjør at saken ikke drar ut i tid. Det har vi stor forståelse for, og det virker fornuftig. Det som er vårt problem, er som følger: Saker som behandles i Tjenesteutvalget tirsdag og Formannskapet onsdag må komme på trykk i papiravisa onsdagen i uka etter. Det betyr at saken allerede er behandlet av Kommunestyret når leserne får avisa med samme (og dermed utdaterte sak) fra utvalgene. Som om ikke det var nok, må Kommunestyrets behandling av saken komme på trykk 8 dager etter vedtaket. Konkurransesituasjonen Som lokalavis har Birkenesavisa én konkurrent, Lillesandsposten. Den kommer ut på tirsdager og fredager, har et større konsern i ryggen og betydelig større redaksjonelle ressurser. Likevel lever vi greit side om side, og vi tror konkurransen skjerper oss på en sunn måte. De som leser begge avisene får også presentert sakene fra flere hold, noen ganger med ulik vinkling. Det er noe vi gjennom en tidligere leserundersøkelse vet at flere setter pris på. Vi tror ikke at administrasjonen eller politikerne hadde konsekvensen for Birkenesavisa i tankene da møtekalenderen ble vedtatt. Det som imidlertid har skjedd, er en uheldig konkurransevridning i favør av Lillesandsposten. Utvalgsmøter og kommunestyremøter kan omtales både i fredags- og tirsdagsavisa før Birkenesavisa kommer på banen med papiravisa onsdag.

102 Vi ønsker oss torsdag Det ideelle for oss ville være om tjenesteutvalgsmøtene ble lagt til onsdager og planutvalg/formannskap til torsdager, med kommunestyremøte påfølgende torsdag. Vi innser at det ønsket kan være vanskelig å oppfylle, men det ville være til stor hjelp dersom kommunestyremøtene ble lagt til torsdagene. Gjerne så snart som mulig. Fra vårt ståsted gjør det at vi får muligheten til å omtale saker som er behandlet i utvalgene før de behandles i Kommunestyret. Aktuelle saker vil da komme på trykk dagen før møtet i Kommunestyret. Det vil heller ikke gå så lang tid mellom kommunestyrevedtak og omtalen i BirkenesAvisa. Etter det vi kan skjønne vil det heller ikke slå negativt ut for Lillesandsposten, som uansett vil være tidligere ute i tirsdagsutgaven, men det vil fjerne en betydelig ulempe som har opptstått for oss. Avisutvikling Så kan man spørre må ikke Birkenesavisa bare tilpasse seg situasjonen? Vi kunne for eksempel flytte utgivelsesdag til torsdag eller bruke nettavisa. Å flytte utgivelsesdag har imidlertid sine trykkeritekniske utfordringer og i tillegg vil det ha gått lang tid siden helgas begivenheter, som mange liker å lese om. Verden forandrer seg fort, og det merker BirkenesAvisa også. Vi tror ikke det er lurt å produsere mer gratisstoff på nett det vil påvirke grunnlaget for salg av papiravisa. Derfor jobber vi parallellt med digital utvikling. Inntil vil finner en løsning vi har tro på, som også gir inntekter fra digital publisering, må papiravisa fortsatt være vår viktigste plattform. Et lite hjertesukk Vi håper politikere og innbyggere i Birkenes setter pris på at Birkenesavisa er til stede i lokalpolitikken. Derfor håper vi også at Birkenes kommune tar oss med i betrakning når framtidige møtekabaler skal legges.

103 BirkenesAvisa AS Strøget Birkeland Til Birkenes kommune v/ordfører Arild Windsland Kommunehuset 4760 Birkeland Birkeland, Vedrørende møtekalenderen for politiske møter i Birkenes kommune Vi viser til telefonkontakt med ordfører Arild Windsland i dag. Temaet var ny møtekalender for møtene i Tjenesteutvalget, Planutvalget, Formannskapet og Kommunestyret, gjeldende fra årsskiftet. Vi har i lang tid slitt med det som for oss er uheldige møtedager sett i forhold til utgivelsesdagen til Birkenesavisa. Møtene ble for flere år siden lagt til tirsdager og onsdager, mens BirkenesAvisa har deadline tirsdag ettermiddag og kommer ut dagen etter, altså på onsdager. Når Kommunestyremøtene nå skal avvikles uka etter utvalgsmøtene, opplever vi at situasjonen blir tilnærmet umulig for oss. Saker som behandles i utvalgene vil komme på trykk dagen etter at de samme sakene har vært behandlet i Kommunestyret, mens saker som har vært oppe i Kommunestyret kommer på trykk mer enn én uke etter. Vi arbeider hardt for at BirkenesAvisa skal fungere som en viktig toveis informasjons- og kommunikasjonskanal mellom kommune og innbyggere. I tillegg er det en av pressens viktigste oppgaver å sette ting på dagsorden, på godt og vondt. Det er ikke lett å nå disse målene med dagens møtekalender. Vi håper politikere og administrasjon i Birkenes kommune er villige til å diskutere problemstillingen med oss, og ber om et snarlig møte. Mvh Bjørn Vidar Lie, redaktør Anne Mette Hope, styreleder (BREVET SENDES KUN ELEKTRONISK)