Reglement for Fister Klubbhus

Transkript

1 Reglement for Fister Klubbhus Vedteke av styret

2 1. Generelle reglar 1.1 Føremål 1.2 Ansvar Utleigereglementet for Fister Klubbhus skal regulera styring, administrasjon og bruk av Klubbhuset. Føremålet med reglementet er å sikre at alle medlemmer og undergrupper i idrettslaget får lik behandling og tilgang til lokala, samt å sikra ei god forvalting av verdiane som lokale, inventar og utstyr representerer. Styret i idrettslaget har suveren avgjerdsrett over Klubbhuset, og er ansvarleg for reglement og rutinar, samt for valting av desse. Styreleiar er ansvarleg for den daglege drifta av Klubbhuset, og har ansvar for at alle rettar seg etter til ei kvar tid gjeldande styrevedtak og retningsliner. Styreleiar har ansvar for administrasjon av nøklar og utleige, medan kioskansvarleg har overordna ansvar for kioskdrifta og kjøkkenet i Klubbhuset. Bygg- og anleggsleiar er ansvarleg for oppfølging av vedlikehald. 1.3 Virkeområde Dette reglementet omfattar Klubbhuset og uteområda som ligg like inntil Klubbhuset. Fister Idrettsanlegg blir ikkje omfatta av dette reglementet. Det er eigne retningsliner for kioskdrifta og kjøkkenet. 1.4 Bruksføremål Dei ulike delane av Klubbhuset er meint til følgjande bruk: Andre etasje Første etasje 1.5 Bruksrett 1.6 Utleige Teknikarrom Lager Kontor/lager Møterom/stove Forsamlingssal Lager Bøttekott Kjøkken Kontroll av lys og lyd i forsamlingssalen Oppbevaring av utstyr og bygningsmaterial Styreleiaren sitt kontor Idrettslaget sitt arkiv Lager for premiar, drakter og utstyr Styremøte Mindre møte i idrettslaget sin regi Utleigeareal Større møte i klubbens regi Aktivitetar i idrettslaget sin regi Festsal Opphaldsrom ved idrettsarrangement på Fister Idrettsplass Utleigeareal Lager for kioskdrift og drift av Klubbhuset Oppbevaring av vaskemidlar, moppar, vaskebøtter, avfallsposar, støvsugar og hjørneflagg Klargjering av mat og drikke Kioskdrift Utleigeareal ved behov Alle organ, utval og lag innanfor Hjelmeland Idrettslag har den same retten til å bruka Klubbhuset. Klubbhuset skal i første rekkje disponerast av Hjelmeland Idrettslag til arrangement i idrettslaget sin regi. Dersom Klubbhuset er ledig kan det leigast ut til andre lag, organisasjonar og privatpersoner. Ansvarleg leigetakar på vera minimum 21 år. Det kan ikkje leigast eller lånast utstyr (til dømes bord og stolar) til bruk utanfor Klubbhuset. Reglement for Fister Klubbhus Side 2 av 8 Vedteke av styret

3 1.7 Nøklar til Klubbhuset Nøklane til Klubbhuset blir administrerte av styreleiar. Styreleiar, materialforvaltar, bygg- og anleggsleiar og leiar i fotballgruppa får nøkkeltilgang så lenge dei har desse verva i idrettslaga. I tillegg får alle fotballaga tildelt éin nøkkel kvar, anten ved trenar eller lagleiar. Innehavar av nøkkelen er personleg ansvarleg for nøkkelen og bruken av den. Dersom nøkkelinnehavar mistar, eller på annan måte får ein nøkkel på avvege, skal dette utan opphald meldast til styreleiar. For tapt nøkkel blir det kravd inn ei erstatning på kr Regelbrot Lag, organisasjonar, enkeltpersonar eller arrangement som ikkje rettar seg etter gjeldande reglement vil bli nekta tilgang til Klubbhuset for ein kortare eller lengre periode. Slike sanksjonar skal behandlast og avgjerast i styret etter at uttale er innhenta frå den eller dei det gjeld. 1.9 Erstatningsplikt 1.10 Klage Dersom lag, organisasjonar, enkeltpersonar eller arrangement har påført skade på Klubbhuset eller idrettslaget sine eigendelar på grunn av aktlaus åtferd, er ansvarleg leigetakar plikta til å erstatta skaden. Ved skade på lokale eller inventar skal styret få tilsendt skriftleg rapport om skaden sitt omfang og karakter. Styret avgjer storleiken på erstatninga. Klager på sanksjonar eller andre tilhøve vedrørande Klubbhuset skal rettast til styret Offentleggjering av reglementet Reglementet inngår i regelverket til Hjelmeland Idrettslag, og skal vera tilgjengeleg på idrettslaget sin nettstad ( 2. Bruk av Klubbhuset 2.1 Arrangementet Eit arrangement er ein aktivitet som legg beslag på heile eller delar av Klubbhuset. Klubbhuset blir ikkje leigt ut påske, jul og nyttår. Klubbhuset blir berre leigt ut til privatpersonar ved barnebursdagar, konfirmasjon, barnedåp, bryllaup og jubileum frå 40 år og eldre Innmelding og søknad om leige Innmelding av arrangement i idrettslaget sin eigen regi skal skje til styreleiar snarast råd, aller helst ved sesongstart. For andre lag, organisasjonar og privatpersonar gjeld ingen søknadsfrist, og ein tildeler utleigetid til den/dei som søkjer først Kolliderande arrangement Ved kolliderande arrangement som ikkje kan gjennomførast parallelt, skal arrangementet som vart innmeldt først prioriterast. Reglement for Fister Klubbhus Side 3 av 8 Vedteke av styret

4 2.2 Orden Tilgang til å gjennomføra arrangement Ein kan ikkje gjennomføra nokre arrangement i Klubbhuset utan at det er meldt inn til og stadfesta av styreleiar. Dette gjeld sjølv om aktuell leigetakar disponerer nøkkel til Klubbhuset Arrangementsansvarleg Alle arrangement skal ha ein namngjeven arrangementsansvarleg. For møter i idrettslaget sine eigne organ er møteleiaren arrangementsansvarleg. Arrangementsansvarleg skal vera til stades under heile arrangementet, og pliktar å sjå til at arrangementet skjer etter gjeldande reglement og rutinar. Arrangementsansvarleg skal vera minimum 21 år Private arrangement Dersom ikkje noko anna går fram av dette reglementet, gjeld dei same reglane for private arrangement og utleige som for arrangement i regi av idrettslaget. Styreleiaren pliktar å syta for at arrangementsansvarleg blir gjort kjent med gjeldande regelverk. Arrangementsansvarleg skal sjå til at arrangementet blir gjennomført utan forstyrringar, hinder eller ulemper for naboar eller andre arrangement Søppel Søppel skal kastast i søppeldunkar. Arrangementsansvarleg skal sjå til at søppel i og utanfor Klubbhuset blir samla opp og kasta i containeren ved innkjørsla til idrettsplassen Vask og reinhald Arrangementsansvarleg er ansvarleg for å rydda og vaska romma som har blitt brukt. Etter arrangementet skal rydding og reinhald sjekkast opp mot sjekkliste for reinhald Gebyr for manglande reinhald Dersom det ikkje er reingjort skikkeleg etter eit arrangement, eller at lokala ikkje er sett i skikkeleg stand, vil ansvarleg leigetakar blir kravd for eit gebyr på kr Styreleiar kan bruka skjønn for å vurdera ein fornuftig reduksjon av straffegebyret i visse tilfelle Bruk av fotballsko og anna fottøy med piggar Fotballsko eller anna fottøy med piggar skal aldri brukast inne i Klubbhuset. 2.3 Røyke- og alkoholforbod Det er røykeforbod inne i Klubbhuset. Røyking kan skje utandørs, men då skal oske og sigarettstumpar berre kastast i oskebegeret ved inngangsdøra. Det er totalforbod mot bruk, sal eller anna omsetning av alkohol inni og utanfor Klubbhuset. Alkoholpåverka personar har ikkje tilgang til Klubbhuset og skal visast bort. 2.4 Parkering Parkering av bilar skal skje på parkeringsplassen ved Fister skule og barnehage, eller utanfor Klubbhuset ved særskilte høve. Parkering er forbode i innkjørsla og porten til idrettsplassen. Reglement for Fister Klubbhus Side 4 av 8 Vedteke av styret

5 3. Utleige av Klubbhuset 3.1 Reglar for utleige Søknad om leie Søknad om leige av Klubbhuset skal skje ved munnleg eller skriftleg førespurnad til styreleiar Leigeavtale Leigetakar skal inngå leigeavtale med idrettslaget for å leiga Klubbhuset Reinhald/orden Reinhald og orden skal utførast etter pkt. 2.2 Orden og pkt. 5 Sjekkliste for reinhald. Ved utleige skal alt søppel og avfall i tillegg vera fjerna inne og på utsida av Klubbhuset Tider Utleigearrangement skal avsluttast innan kl. 22:30 på vekedagar og kl. 02:00 i helger Skader Leigetakar er ansvarleg for orden på området og økonomisk ansvarleg for skadar som måtte bli påført bygg, inventar og uteområdet. Eventuelle skadar skal snarast rapporteras til styreleiar Utleigesatsar Utleigesatsane blir fastsett av styret, og er for tida: Tidsbruk Leigeavgift Tidsbruk er all tida som blir 0-4 timer 250,- brukt i lokalet frå eventuell 4-24 timer 500,- førebuing og pynting til timer (fredag-sundag) 1.500,- rydding og vasking etter arrangementet er utført. Leigeavgift må vera innbetalt seinast éi veke før arrangementet. Depositum på kr. 500 skal betalast til idrettslaget så snart bestillinga er stadfesta, og tilbakebetalast straks reinhald er godkjent og eventuelle skadar er gjort opp. Dersom depositum ikkje er innbetalt innan fristen, kan bestillinga bli kansellert. Depositum og leigeavgift skal betalast til Hjelmeland Idrettslag sin konto nr og merkast med ansvarleg leigetakar og leigedato. Reglement for Fister Klubbhus Side 5 av 8 Vedteke av styret

6 4. Sjekkliste for reinhald KJØKKEN Slå av og trekk ut stikkontaktane til kaffitraktarane og vaffeljernet. Vaffeljernet skal vaskast og kaffigruten kastast i søpla. Tøm kjøleskapet for matrestar som dykkar arrangement er ansvarlege for. Slå av komfyren og steikeomnen. Vask alt servise og anna kjøkkenutstyr i oppvaskmaskinen, og set dette på rett plass i skapa. Ikkje forlat Klubbhuset før vaskeprogrammet er ferdig og vaskemaskinen tømt. Reingjer alle benkeplater, komfyren og oppvaskkummen. Vask kjøkkengolvet med våt mopp og eigna vaskemiddel. Vaskeutstyr finn du på bøttekottet. Tøm avfallsdunken og kast søpla i containeren ved innkjørsla. FORSAMLINGSLOKALE OG MØTEROM/STOVE Tørk av bordplater og stolar. Rydd bord og stolar tilbake til plassane sine. Støvsug og vask golvet. TOALETT Vask toalett, spegel og vaskeservant etter normal hygienestandard. Vask golvet med våtmopp. Tøm søppelbøttene for tørkepapir, og kast dette med anna søppel i containeren ved innkjørsla. GARDEROBE/GANG Rydd og vask inngangsparti og gangar. Slå av alle lys, med unntak av lyset i inngangspartiet. Lukk og lås alle vindauge og dører når du forlét lokalet. Ventilasjonsanlegget har automatisk aktiveringsfunksjon, og er aktivert i 15 minutt etter den siste gongen nokon gjekk gjennom inngangsdøra til forsamlingslokalet. Gje beskjed til styreleiar dersom det manglar tørkepapir, såpe, vaskemiddel, moppar, avfallssekkar og liknande. Lokalet skal vera rydda og reingjort innan utløpet av leigetida. Retur av nøkkel avtales med styreleiar. Gje beskjed til styreleiar dersom det eventuelt har oppstått skadar. Depositum blir tilbakebetalt når reinhald er godkjent og eventuelle skadar er gjort opp. Reglement for Fister Klubbhus Side 6 av 8 Vedteke av styret

7 5. Rutinar ved brann 1. Varsla brannvesenet på telefon 110. Lukk igjen dører og vindauge der dette kan gjerast utan fare for liv og helse. 2. Evakuer bygningen gjennom hovudinngang eller naudutgang. Kontroller at alle er komne ut. 3. Start slukking med tilgjengeleg slokkeapparat. Brannslokningsapparat er plassert på under benken kjøkkenet, mellom inngangsdøra og herretoalettet og rett innanfor døra inn til forsamlingssalen. 4. Ta oppstilling på idrettsplassen. Tel opp og kontroller at alle som var i bygningen er komne ut. 5. Meld frå om eventuelle sakna personar til brannbefalet som kjem først fram til brannstaden. Reglement for Fister Klubbhus Side 7 av 8 Vedteke av styret

8 LEIGEAVTALE Det er i dag inngått avtale om leige av Fister Klubbhus mellom Hjelmeland Idrettslag og arrangementsansvarleg: Adr. Tlf. Leigeperiode: Frå (dato) (klokkeslett) Til (dato) (klokkeslett) Føremål: Tal på personar: Leiga omfattar følgjande: Forsamlingssal Anna informasjon: Kioskdrift (skal godkjennast) Kjøkken Møterom/stove Leigetakar er gjort kjent med og aksepterer reglementet som gjeld for Fister Klubbhus. Ein viser særskilt til reglane for reinhald og rydding i reglementet sitt pkt. 2 og 4. Leigetakar stadfestar at vedkomande er personleg ansvarleg for arrangementet som utleiga gjeld for. Leigebeløpet kr Depositum kr skal betalast seinast 1 veke før leigeforholdet startar. for leiga skal betalast ved stadfesting av bestillinga. Betaling av depositum og leige skal skje til Hjelmeland Idrettslag sin konto nr Hugs å merka innbetalinga med leigetakar sitt namn og dato for arrangementet. Depositumet på kr 500, skal dekkja eventuelt manglande reinhald og/eller skadar på bygning/inventar. Nærare avtale om henting og tilbakelevering av nøkkel skal gjerast direkte med styreleiar. Betalt leige blir refundert med 100 % ved avbestilling seinast to veker før arrangementet, og med 50 % ved avbestilling seinast éi veke før arrangementet. Ved seinare avbestilling må leigetakar betala full leige. Depositum for eventuelt manglande reinhald blir refundert når tilfredsstillande reinhald er stadfesta av driftsstyret. Utleigar fråskriv seg eit kvart ansvar for eventuelle skadar/ulemper som leigetakar påfører utleigar eller andre. Stad og dato: For utleigar: For leigetakar: Reglement for Fister Klubbhus Side 8 av 8 Vedteke av styret