NORSK ISLANDSHESTFORENING ÅRSMØTE 2011

Transkript

1 NORSK ISLANDSHESTFORENING ÅRSMØTE 2011 REFERAT FRA ÅRSMØTE NIHF mars 2012, Runway Gardermoen Hotell 1. Leder ønsker velkommen Leder Even Hedland ønsker spesielt velkommen til Ingebjørg Helkås Vaa og Torgeir Stene. Presentasjon av styret, kontrollkomité og valgkomité. Praktiske opplysninger. 2. Godkjenning av fremmøtte representanter 19 lokallag representert. 54 stemmeberettigede representanter tilstede. 3. Godkjenning av saksliste og innkalling 4. Velge dirigent, 2 sekretærer og 2 til å underskrive protokollen Dirigent: Trine Bergum Referenter: Birgitte Lütken og Annette Møller Underskrive protokoll: Anine Lundh og Martin Svenning Tellekorps: Bente Skoie, Marianne Jahnsen og Nils-Ole Gilde 5. Lederens tale Det har vært et hektisk år, ny organisasjonssekretær, nytt regnskapssystem. Fokusområde på medlemsoppfølging, rekruttering, markedsføring og gode samarbeidsavtaler. Årsaker til underskuddet ble belyst i talen. De grep som er tatt i året som er gått vil kunne styrke foreningens fremtid, blant annet vil fastprisavtalen som nå er skrevet med Økonor gi forutsigbarhet og den nye nettsiden vil bidra til større inntekter. Budsjettet for 2012 viser hvilken tøffe periode vi er inne i. Det har like fullt skjedd mye siden 2003 og frem til i dag. Sponsorene for 2011 har vært viktige og gode samarbeidspartnere. Fantastiske prestasjoner i VM, med både Feather Prize og flere gullmedaljer. Også VM i avl gav topp resultater til Norge. Det er påbegynt samarbeid mellom Utvalget for Sport og Barn, Ungdom og Bredde. Pinsestevnet 2012 blir nytt i så måte. Stamboka: Det gjøres grep for å kunne få en forutsigbar økonomi. Økt aktivitet innen utdanning er på planen. Trykte medier sliter generelt, og alle de nordiske landene sliter med å få inn annonsekroner. Islandshestforum er et flott medlemsblad som like fullt er omdiskutert. Økonomien her tilsier nå at det må tas store grep. Idéene er flere:

2 Felles nordisk medlemsblad? Selge ut til for eksempel Eidfaxi? Inngå i NRY F s Hestesport? Flere muligheter, som det nye styret skal se på. NIHF-styret samarbeider godt, ikke minst synes dette godt når vi er utenlands. Det gode samarbeidet, dugnadsånden og frivilligheten i NIHF er selve bærebjelken for foreningen. En stor takk fra avtroppende leder. 6. Behandle årsmelding fra Styret Trykkfeil ble påpekt, som gav feil i regnskapstall. Dette blir rettet. Utvalg for avl Utvalg for sport Trykkfeil ble påpekt. Disse blir rettet. Innspill: Hører arrangementer som WorldCup, Istølt og Mestertølt naturlig innunder utvalgets årsrapport? Forslag til v edtak: Årsmøtet ønsker at disse private arrangementene ikke innlemmes i årsrapporten fra Utvalg for sport. Utvalg for barn, ungdom og bredde Utvalg for dommere og utdanning 7. Behandle revidert regnskap Hilde Karin Skogly/Økonor gikk gjennom regnskapet. Even Hedland forklarte mer detaljert og om sammenhengen mellom det presenterte regnskapet og budsjettet. Margrethe Esaiassen gav en oversiktlig forklaring av de enkelte utvalg og Forum sine regnskap mot fjorårets budsjetter. Årsmøtet har tidligere etterspurt en enklere fremstilling, men ønsket altså nå en mer detaljert gjennomgang av enkeltposter. Forslag: Der det trengs en mer spesifikk utredning av poster, vil presentasjonen legges opp mer detaljert. Det ble ellers ønsket vedlegg av regnskap og budsjett med referatet fra årsmøtet. I kommende år er det en fordel om disse ligger ved årsmøtepapirene. Medlemskontingenten bør stå som egen post for å tydeliggjøres, og ikke i samme post som tilskudd fra NRY F osv. Styret tar disse innspill til etterretning. Godkjent med ov enstående kommentarer.

3 8. Revisjonsberetning fra revisor 9. Beretning fra kontrollkomité Beretningen ettersendes. 10. Forslag fra styret og innkomne forslag. Forslag 1 (fra Vidir Islandshestforening): Bakgrunn: Dagens praksis er slik at hvis medlemmer av en lokalklubb skal delta i aktiviteter i en annen lokalklubb må man betale medlemskontingent til denne klubben for å få medlemsfordelene i forbindelse med den aktiviteten man skal delta i. I dag er det slik at kr 500 av medlemskontingenten fra hvert medlem går til nihf. Vidir mener derfor at når man skal delta i andre klubbers aktiviteter skal man bare betale mellomlegget utover de 500 kronene som går til nifh. Eksempel: for å våre medlem i Vidir koster det kr 690,- i medlemskontingent, kr 500 går til nifh. Hvis andre enn Vidirs medlemmer skal delta i Vidirs aktiviteter og er medlem av Vikingur, så må man etter vårt forslag bare betale kr. 190,- til Vidir. Forslag til vedtak: Ved deltagelse i andre enn sin egen medlemsklubbs aktiviteter skal man bare betale beløpet som overstiger andelen til nifh til lokalklubben man har gjesteopptreden i. Familiemedlemmer betaler max familemedlemskontingenten til gjesteklubben. K ommentar fra sty ret: Dette er opp til lokallagene selv å avgjøre basert på vedtekter i overordnet organisasjonsledd (NIF). I lovnormen fra NIF, som lokallagenes egne lover er basert på, står følgende i 2 punkt 1: Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Ifølge Rytterforbundet er det mulig å åpne for gjestemedlemsskap, hvis vedkommende er hovedmedlem i et annet lokallag. Det er imidlertid viktig at hvert medlem registreres enkeltvis, altså ikke som en gruppe. Alt rundt dette regelverket er beskrevet nærmere i lovnormen fra NIF. Styret mener at et slikt vedtak ikke kan gjennomføres grunnet at NIFs lovnorm gir lokallagene åpning for, men ikke plikt til, å ha gjestemedlemskap. Sty ret støtter ikke forslag til v edtak. Forslaget trukket. Forslag 2 (fra Vidir Islandshestforening): Bakgrunn: Det har etter Vidirs erfaring vist seg å ikke være mulig å søke tilskudd til aktiviteter i lokallagene. For små lokallage i distriktene vil det være av stor betydning å kunne søke og å få tilskudd til arrangementer/kurs og annet fra nifh. I denne sammenheng vil vi nevne ett eksempel: Vidir arrangerte et dommerkurs høsten Vi søkte nifh 17. Februar 2011 om støtte til dette da utdanning av dommere er av stor betydning for rekruttering og aktiviteter i lagene i regionen. Pr dags dato har Vidir ikke mottatt respons på denne søknaden. For små klubber, med trang økonomi vil det være av stor betydning å få tilskudd til kjerneaktiviteter.

4 Forslag til vedtak: Det må opprettes en ordning (lage en budsjettpost) i nihf hvor alle lokallag kan få støtte til kjerneaktiviteter etter søknad hvor budsjett for prosjekt/aktiviteten vedlegges, samt revidert regnskap for sist år. Det må kunne søkes om støtte til aktiviteten i forkant av aktiviteten. Utbetaling skjer etter gjennomført aktivitet ved framlegg av prosjektregnskap. K ommentar fra sty ret: Gjennom vår avtale med Rytterforbundet/NIF kan våre lokallag søke støtte innenfor de vanlige idrettskanalene. Det å åpne for idrettsstøtte til lokallagene gjennom Idrettsforbundet var en av hovedhensiktene med å inngå avtale med Rytterforbundet. Sty ret støtter ikke forslag til v edtak. Hege Nymoen beklager at Vidir ikke har fått tilbakemelding på dette. Det ligger mange muligheter til å søke støtte. NIHF har ikke mer midler enn det som genereres av medlemmene. Lokallagene har imidlertid mulighet til å søke tilskudd. Idrettskretsene har god oversikt over disse mulighetene. Medlemsmøtene/lokallagsmøtene har også hatt dette oppe som tema. Forslaget falt enstemmig. Forslag 3 (fra Vidir Islandshestforening): Bakgrunn: Som et lite lokallag ute i distriktet ønsker vi at NIHF kanskje er litt mer representert under våre aktiviteter. Dette vil være av betydning for lagene og samtidig vil sentrale tillitsvalgte få ett innblikk og forståelse for hva som skjer ute i lagene. Det er viktig at landslaget prioriteres slik at de kan representere norge på en flott måte, samtidig mener vi at det er viktig at bredden også prioriteres på en synlig måte. Forslag til vedtak: En representant fra styret i nifh, eller den styret utpeker, bør min èn gang pr. år besøke aktive lokallag i forbindelse med en aktivitet. Sty ret støtter ikke dette forslaget grunnet arbeidsmengde og økonomi. Forslaget trukket. Forslag 4 (fra Vidir Islandshestforening): Bakgrunn: Da endel spørsmål må avklares sentralt før man kan gå videre på en sak. Vidir har erfart at det tar meget lang tid å få svar på henvendelser til nihf. Dette hemmer arbeidet i lokallagene. Forslag til vedtak: Nihf skal svare på henvendelser fra lokallag og medlemmer innenfor en tidsramme på max 3 uker. Sty ret støtter ikke dette forslaget. Forslag til v edtak: Forslag 4 anses som et oversendingsforslag til styret.

5 Forslag 5 (fra Vidir Islandshestforening): Bakgrunn: I I nihf s vedtekter heter det: 7 INNKALLING TIL ÅRSMØTET Årsmøtet innkalles av styret i NIHF med minst 10 ukers varsel. Forslag som ønskes behandlet skal være styret i hende 8 uker før årsmøtet holdes. Fullstendig saksliste sendes ut fra styret senest 3 uker før årsmøtet. Med dagens frist på 8 uker for innsending av saker til årsmøtet betyr det I praksis at mange lokallag må ha sitt årsmøte i november eller desember for å rekke behandling og innsending av saker til årsmøtet. Denne praksisen er etter vår oppfatning uheldig da f.eks. regnskapet for året ikke er avsluttet på det tidspunktet. De saker lokallagene skal sende til nihf s årsmøte skal behandles I lokallaget årsmøte og derfor vil det være av stor betydning at frist for innsending av saker primært settes til max 6 uker før, slik at lokallaget kan ha årsmøte I januar og sende forslagene innenfor fristen av 6 uker. Forslag til vedtak: 7 I NIHF vedtekter endres slik:...forslag som ønskes behandlet skal være styret i hende 6 uker før årsmøtet holdes.... Forslaget legges frem for Å rsmøtet. For godkjenning krev es 2/3 flertall. Forslaget falt enstemmig. Forslag 6 (fra styret i NIHF) Forslag til felles kontingentinnkreving for NIHF. Bakgrunn: I dag krever alle lokallag inn kontingent til seg selv og Norsk Islandshestforening, videre legger de inn betalte medlemmer i medlemsregisteret. Det er over 30 kasserere i lokallagene som bruker medlemsregisteret. Dette gjør at sjansen for feil øker drastisk. Siden da medlemsregisteret ble tatt i bruk står nå over 600 personer som ikke medlemmer i dette systemet. Vi tror at her er det noen store mørketall på medlemmer som ønsker å være medlemmer, men dessverre har forsvunnet ut av systemet. Medlemsregisteret er bygd opp for å innkreve kontingent sentralt, ved riktig bruk er det et effektivt verktøy. Ved å innkreve kontingent sentralt vil risikoen for feilføringer reduseres kraftig og økte inntekter vil tilfalle lokallag og NIHF. Et viktig moment er at det vil gi en stor arbeidsbesparelse for lokallagene å slippe denne jobben. Det å finne en kasserer i lokallagene er ikke det enkleste, men vil bli lettere når arbeidsoppgaven med kontingent innkreving og medlemsregistrering blir utført sentralt. Lokallagene vil fortsatt ha mulighet til å gå inn og sjekke sine medlemslister og opplysninger. Forslag til vedtak: Det gjennomføres sentral innkreving av kontingenten for alle lokallag. Det skrives avtaler mellom NIHF sentralt og hvert lokallag om

6 sentral innkreving av kontingent. NIHFs andel av kontingenten avregnes før kontingenten videreføres til klubbene. Lokallagene bestemmer selv sin lokale kontingent. Det kan opereres med én pris for hovedmedlemmer og én pris for familiemedlemmer. Dersom et lokallag ønsker at det innkreves flere ulike satser for familiemedlemskap (én pris for familiemedlem nr 1, en annen pris for familiemedlem nr 2 el.lign), kan dette gjennomføres mot et ekstra gebyr på kr 2000,- per år. (Forslaget om at hvert lokallag bestemmer egen kontingent er i tråd med innspill fra Villingur) Bente Skoie gir beskjed til lokallagene om at hennes mailadresse skal benyttes ved innmelding. Ordet alle i teksten over tas ut. Forslag 7 (fra styret i NIHF) Forslag til lovendring: 1, siste ledd "NIHF-revisor velges av NRY F`s ting i henhold til avtalen" foreslås tatt ut. 8 punkt 10: Nytt punkt h : Det velges 2 revisorer. Funksjonstiden for begge er 2 år, men slik at en revisor er på valg hvert år. Forslag 8 (fra styret i NIHF) Årsmøtet gir styret i NIHF fullmakt å inngå forpliktende samarbeid med de øvrige nordiske land for å arrangere felles VM i 2015 i Herninge, Danmark. Forslag 9 (fra sportsutvalget i NIHF) Endringer i Landslagsreglementet 2012 Endringer i kursiv (tidligere formulering som utgår står i kursiv, ny formulering i uthev et kursiv ) Kommentarer og årsmøtets rettelser/vedtak står i understreket tekst. 2.3 Landslagsledelsen har ansvar for den praktiske gjennomføringen av elitelagets og rekruttlagets samlinger. Rekruttlagsleder har ansv ar for samlinger med rekruttlaget. 3.1 Uttakingskomitéen (UK ) består av 3 medlemmer hv or av en fra SU, landslagsleder og en dommer.

7 UK må være representert på alle uttakingsstevner og NM, og for øvrig sørge for å være best mulig orientert om de aktuelle ekvipasjene. UK må v ære tilstede på NM. K ommentar til punkt 3.1, ny formulering i siste setning: Uttakskomitéen må være tilstede på NM og for øvrig sørge for å være best mulig orientert om de aktuelle ekvipasjene. 3.3 Uttakning av ryttere til landslaget skal skje etter følgende kriterier : i samråd med landslagsledelsen: Landslagsledelsen blir orientert om uttaket lørdag ettermiddag, i forkant av offentliggjøringen. Følgende fjernes: i samråd med landslagsledelsen: Landslagsledelsen blir orientert om uttaket lørdag ettermiddag, i forkant av offentliggjøringen. - Resultater oppnådd på NM og disse veier tyngst. - Resultater oppnådd på uttakingsstevner. Resultater oppnådd på minst 2 W R stev ner i inn eller utland. Ry ttere har ansv ar for selv å sende inn resultater til leder av uttakskomité fortløpende. - Vurdering av formkurve, utvikling, erfaring og stabilitet hos ekvipasjer i forhold til å oppnå akseptable resultater. - Kvalifikasjoner og personlig egnethet som representant for NIHF - Forutsetninger til å delta i lagets virksomhet og evnen til å fremme en god lagånd. - Obligatorisk deltagelse på NM (unntak kan gjøres v ed lege/v eterinærattest). Søknad med begrunnelse om fritak fra deltakelse i NM kan sendes SU som vurdere og gir aksept eller avslag på søknad. K ommentar til punkt Resultater oppnådd på NM og disse veier tyngst. Merk: Passdisiplinene er ikke ferdige lørdag ettermiddag, når uttak skjer. Det ble formulert tre alternative formuleringer til siste avsnitt under punkt 3.3: 1. Obligatorisk deltagelse på NM. 2. Obligatorisk deltagelse på NM (unntak kan gjøres ved lege/veterinærattest). 3. Obligatorisk deltagelse på NM. Dersom det foreligger særlige grunner kan søknad med begrunnelse om fritak i NM sendes SU. Lege/veterinærattest kan påkreves. A lternativ 1 v edtatt med 37 mot 17 stemmer 3.4 Ønsker en norsk statsborger som oppholder seg og konkurrerer i utlandet å vurderes har rytteren selv ansvar for, uoppfordret, å dokumentere oppnådde

8 resultater. Resultatene må være oppnådd i konkurranser og disipliner som tilfredsstiller B-stevner i NIHF s stevnestruktur. Kvaliteten på dommere i konkurransen skal også tilfredstille kravene for B-stevner, og må dokumenteres. Rytterne må dokumentere oppnådd resultat og at riktig beslag er benyttet. Avviker reglene i landet man oppholder seg fra de som brukes i Norge i forhold til beslag må norske regler benyttes av ekvipasjen. Dokumentasjonen sendes landslagssjefen og skal bestå av aktuelle resultatlister og erklæring om dommere/beslag signert av stevneleder eller hoveddommer. Merk: om pkt 3.4 fjernes, blir pkt 3.5 og 3.6 endret til 3.4 og 3.5. Sportsutvalget foreslår følgende tillegg til landslagsreglementet: Følgende reiser til VM: - Landslagssjef og dennes assistent - Avlssjef og dennes assistent - Assistentene velges av landslagssjef, avlssjef og SU i fellesskap Følgende reiser til Nordisk: - Landslagssjef og dennes assistent Klær: - Det er kun ryttere, landslagssjef, avlssjef og deres assistenter som skal ha klær klær endret til representasjonstøy Egenandel: - Til Nordisk blir det fastsatt egenandel pr. ekvipasje - Til VM blir det delt egenandel, én pr. rytter, og én pr. hest Akkreditering: - Dersom det er mulig fra arrangørene, vil det bli gitt en ekstra akkreditering pr. hest Avtaler: Avtaler som inngås i forhold til hestetransport, reiser, hoteller og lignende skal være inngått skriftlig. Sportsutvalget skal godkjenne avtalene. 11. Fastsettelse av kontingent: Forslag kontingentsatser for Dersom det vedtas sentral innkreving av kontingenten foreslås det at kontingenten for hovedmedlem til NIHF økes fra kr 500,- til kr 550,- og at kontingenten for familiemedlemmer øker fra kr 85,- til kr (Lokallagskontingenten kommer i tillegg til dette).

9 2. Om det ikke blir vedtatt sentral innkreving av kontingent foreslås det at kontingenten for hovedmedlem til NIHF økes fra kr 500 til kr 530,-, og at kontingenten for familiemedlemmer øker fra kr 85 til kr 95. Forslag til ny formulering: Kontingenten for hovedmedlem til NIHF økes fra kr 500,- til kr 550,- og at kontingenten for familiemedlemmer øker fra kr 85,- til kr (Lokallagskontingenten kommer i tillegg til dette). 12. Vedta budsjett for 2012 Gjennomgang av budsjettet ved leder Even Hedland. Det vil bli en kostnadsbesparelse på kr ,- ved bruk av intern revisor. V edtatt. 13. Valg Valgkomitéens innstilling for 2012 (Alternativ 1 ved bruk av intern revisor) Verv Navn Periode Merknader Leder Tor Våland Ny Nestleder Jenny Lindheim Ny Sekretær Margrethe Esaiassen Ny Varastyremedlem Mette Steffensen Fossan Ny Utvalg for sport Leder Kristin Hauge Ny Medlem Nina Ekle Ny Medlem Hilde Holtesmo Ikke på valg Utvalg for dommere og utdanning Leder Hanne Hestevik Ny Medlem Hilde Karin Skogly På valg, tar gjenvalg Medlem Steinar Myhre Ikke på valg Utvalg for avl Leder Torgeir Strøm Ikke på valg Medlem Per Kolnes På valg, tar gjenvalg Medlem Sigtryggur Benediktsson Ikke på valg Utvalg for barn, ungdom og bredde* Leder Ingrid Haugen Ikke på valg Medlem Ida Vestbø Tokheim På valg, tar gjenvalg Medlem Mariann Stokkenes Ikke på valg Kontrollkomité Johannes Kolnes På valg, tar gjenvalg Rita Sæther Ikke på valg Valgkomité Even Hedland Ny Dag Lindheim Ikke på valg Lene Wilhelmsen Ikke på valg

10 *Mariann Stokkenes og Ida Vestbø Tokheim har byttet plass/funksjonstid A lle foreslåtte kandidater v algt v ed akklamasjon. 14. Fastsettelse av godtgjørelse til tillitsvalgte representanter etter innstilling fra valgkomitéen Valgkomitéen innstiller på at satsene som ble vedtatt for 2011 blir gjort gjeldende også for 2012: Leder ,- Nestleder ,- Sekretær ,- Utvalgsleder avl ,- Utvalgsleder dommer og utdanning ,- Utvalgsleder sport ,- Utvalgsleder barn, ungdom og bredde ,- Totalt pr. år ,- Valgkomitéen 28. februar 2012 Dag Lindheim (sign.) Lene Wilhelmsen (sign.) Tom Vibeto (sign.) Leder Møtet hev et. Ordstyrer Trine Bergum ble takket med blomster. Bente Skoie takket Birgitte Lütken og Nils-Christian Larsen for deres uvurderlige innsats i forbindelse med årets AEG-arrangement og overrakte blomster og NIHF minnepenn. Jorunn Tysland fikk stor takk og blomster for sin innsats i Utvalg for sport. André Ziemann, avtroppende leder i Utvalg for sport, ble hedret med plakett. Annette Møller, avtroppende sekretær, fikk vakre ord, plakett, blomster og NIHF minnepenn. Even Hedland gav Hege Nymoen, avtroppende leder i Utvalg for dommere og utdanning, heder og ære i sin tale. Hun ble også overrakt plakett, blomster, NIHF minnepenn og en overraskelse fra styret: Et reisegavekort for sin langvarige og iherdige innsats i styret. Margrethe Esaiassen takket avtroppende leder Even Hedland for sin lange og tro tjeneste i styret og enestående innsats for Norsk Islandshestforening. Han ble overrakt blomster, plakett og NIHF minnepenn. Han fikk dessuten også et reisegavekort, med ønske om lykke på reisen videre. Formannsklubben ble ærbødig overrakt av Even Hedland til ny leder i NIHF, Tor Våland.

11 Gardermoen Annette Møller (sign.) Birgitte Lütken (sign.) Anine Lundh (sign.) Martin Svenning (sign.)