Code of Conduct. Etiske arbeidsregler

Transkript

1 Code of Conduct Etiske arbeidsregler

2 innledning Etiske arbeidsregler for Mediq Norge AS Disse arbeidsreglene har blitt laget av OPG for å informere alle som er ansatt i OPG gruppen, heriblant oss i Mediq Norge as i Norge, om de etiske retningslinjer som gjelder for oss alle når vi gjør forretninger på vegne av Mediq Norge as. Retningslinjene setter et regelverk som alle ansatte i OPG konsernet må etterleve, uavhengig av deres posisjon, nasjonalitet, kjønn, rase eller religion. Reglene er ikke omfattende og ledelsen i de enkelte land der OPG er representert har frihet til å legge til regler som passer spesifikt for det landet. Men, - lokale regler kan ikke gå på bekostning av disse reglene. Mediq Norge as i Norge har valgt å ikke legge til egne regler. Det er gjort enkelte presiseringer i noen tekster. Disse etiske retningslinjer reflekterer fullt ut prinsippene fra OPG Management Charter som gjelder for den øverste ledelse. Dette Management Charter fokuserer spesielt på fire verdiord; integritet, åpenhet, kollegialitet og ansvarsbeskrivelse. OPG s Code of Conduct overfører disse nøkkelbegrepene til standarder for hvordan vi skal oppføre oss. 2 code of conduct - etiske arbeidsregler for mediq norge as

3 De prinsipielle etiske retningslinjene er: Vær ærlig og etisk i all din fremferd som har med selskapet å gjøre Ikke kom i konflikt med offentlige lover og forskrifter Behandle dine kollegaer med respekt Oppfør deg ansvarlig når du er i kontakt med offentlige myndigheter og politikere Vær skikkelig, grundig og ærlig når du er i kontakt med forretningspartnere Unngå interessekonflikter Forsikre deg om at all rapportering er komplett, nøyaktig og i tide Ta dine ledelsesoppgaver alvorlig Rapporter forhold som du mener er i konflikt med disse etiske retningslinjene Hvis det i en handling ikke er mulig å holde seg strengt til disse retningslinjene, så skal fortsatt retningslinjenes ånd gjelde, og firmaets beste skal alltid komme forrest i den ansattes tankegang. Dersom du er i tvil over hvordan du skal reagere eller oppføre deg, så kontakt alltid din nærmeste sjef. Du kan også kontakte personalavdelingen som vil kunne hjelpe deg. Hvis du mistenker at en alvorlig hendelse har skjedd og du synes det ikke er riktig å kontakte din sjef om det, så skal du reagere iht myndighetenes regler for whistleblowers ( varslere ). I slike tilfeller kan du rapportere anonymt uten at det får noen negative følger for deg. 3

4 Etisk retningslinje nr 1: Vær ærlig og etisk i all din fremferd som har med selskapet å gjøre Utfør ditt arbeid på en ærlig og skikkelig måte. Vær sikker på at selskapets regler og strategier ikke er i konflikt med etiske prinsipper. Insister på integritet, ærlighet og rettferdighet fra andre, på samme måte som du skal opptre overfor andre, i alle forretningsanliggender interne og eksterne. Du skal behandle all informasjon som du har tilgang til med konfidensialitet, med unntak av der hvor det ettertrykkelig er greit å behandle den offentlig eller at det er påkrevd å offentliggjøre informasjon iht lover og forordninger. Bruk aldri, eller gi aldri inntrykk av, at du bruker konfidensiell informasjon som følge av din stilling eller posisjon for din egen fordels skyld eller i uetisk eller ulovlig hensikt, hverken personlig eller gjennom tredjemann. Opptre i god tro, ansvarlig, etterrettelig og med profesjonalitet og forsiktighet sammen med din uavhengige dømmekraft. Sørg for at all informasjon du avleverer er etterrettelig og ikke kan hverken misforståes eller misledes. Tilby aldri bestikkelser, gaver eller betalinger som kan oppfattes som bestikkelser. Du skal hverken godta, tilby eller delta i bestikkelser eller noe som kan oppfattes av andre som bestikkelser. For de fleste av våre kunder i Norge er dette også regulert i Tjenestemannsloven ( 20) og i Forskrift om begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse av 2. september Vær sikker på at data og informasjon som du bruker i ditt daglige arbeid, inklusive informasjon som relaterer seg til rabatter tjent eller gitt, er nøyaktige og ikke har blitt manipulert på noen måte. Du skal behandle selskapets eiendeler og det utstyr du har fått utdelt med respekt og med forsiktighet. Private gjøremål skal ikke utføres i arbeidstiden utenom i spesielle tilfeller og der din overordnede har godkjent det på forhånd. 4 code of conduct - etiske arbeidsregler for mediq norge as

5 Etisk retningslinje nr 2: Ikke kom i konflikt med offentlige lover og forskrifter Utfør ditt arbeid i henhold til relevante offentlige lover, forskrifter og regler, samt de bransje etiske regler som finnes. Alle lover, forskrifter og regler skal oppfylles slik de er tenkt. Du skal ikke tolke eller fortolke lover, forskifter og regler på en mest mulig fordelaktig måte. Hvis det er nødvendig eller du er usikker på hvordan du skal opptre for å være sikker på å være godt innenfor loven skal du søke råd fra din nærmeste overordnede. Etisk retningslinje nr 3: Behandle dine kollegaer med respekt Du skal alltid behandle dine kollegaer, andre ansatte og ledere med respekt. Du skal ikke bidra til å spre rykter, usannheter og løgner om noen ansatte. Du skal heller ikke være med på eller bedrive mobbing av noen art på arbeidsplassen. Du skal alltid forsøke å hjelpe og støtte kollegaer, uavhengig av deres posisjon eller stilling i selskapet. På den måten bidrar du til å støtte op om selskapets målsettinger. Respekter religiøse, politiske, sosiale og etniske og kulttrelle synspunkter og holdninger hos dine kollegaer, selv om du har et annet syn. Respekter dine kollegaers privatliv. Konsulter din nærmeste leder hvis du mener at en av dine kollegaer har en oppførsel som ikke er forenelig med disse reglene. Hvis du mener at din nærmeste leder har en oppførsel som er uforenelig med disse etiske reglene skal du ta kontakt med selskapets personalkonsulent. Hvis det er nødvendig kan du også ta kontakt med din nærmeste leders leder. 5

6 Etisk retningslinje nr 4: Oppfør deg ansvarlig når du er i kontakt med offentlige myndigheter Du skal opptre ansvarlig i dine forhold med offentlige personer og offentlige kontorer. Spesielt er dette viktig ifm spesielle prosjekter eller transaksjoner eller dette kan av allmennheten oppfattes som at man ønsker å oppnå en fordel i form av politiske endringsforslag av lover, reguleringer etc. Du skal i arbeidssammenheng ikke gi tilskudd, gave, donasjon eller bidrag til politiske partier, og du skal unngå det samme til organisasjoner med politisk eller ideologisk bakgrunn. Hvis det er nødvendig å gi bidrag til organisasjoner som har en politisk eller ideologisk bakgrunn, så skal det forsikres om at slike bidrag er vanlige i bransjen, er moderate i sitt beløp og ikke bare støtter oppunder ett parti eller ideologi. Du skal alltid oppsøke din nærmeste leder hvis du er i den minste tvil om en slik gave eller donasjon er riktig eller fornuftig å gi. Det skal alltid holdes en oppdatert liste over alle slike betalinger. Denne listen forefinnes hos Regnskapsavdelingen. For Norge: I Norge er det kun adm. direktør som kan gi gaver og donasjoner. 6 code of conduct - etiske arbeidsregler for mediq norge as

7 Etisk retningslinje nr 5: Vær skikkelig, grundig og ærlig når du er i kontakt med forretningspartnere og politikere Du skal alltid bruke prinsippet om fri og uhildet konkurranse når du velger leverandører til Selskapet. Med tanke på viktigheten av langsiktig samarbeid med partnere som leverandører, underleverandører, mellommenn og representanter, så skal du unngå alle situasjoner der det kan oppfattes som at prinsippet om fri og uhildet konkurranse utvannes eller forstyrres. Betaling for vare og tjenester bestilt til Selskapet skal alltid leveres til Selskapets adresser og ikke til private adresser. Betaling skal kun skje til den som virkelig leverte varene eller tjenestene. Beløpets størrelse skal også stå i samsvar med varen eller tjenesten levert Du skal aldri be om, kreve, eller forslå noen form for bestikkelser, hverken direkte eller indirekte. Du skal unngå alle former for bestikkelser, uavhengig om de er av en liten eller stor art. Du skal ikke akseptere eller motta gaver eller fordeler som har en større verdi hver for seg enn kr dersom det ikke på forhånd er avklart med din overordnede. Gaver eller fordeler med en individuell verdi på over kr kan godtaes der det (i Norge) er godkjent av adm direktør som en del av salgs- og markedsføringsstrategiene eller føringene i Selskapet. Du skal bare gjøre forretninger med respekterte forretningspartnere, dvs partnere med godt omdømme, god forretningsskikk, og en ledelse som har høy etisk og moralsk standard. Helst bør partneren ha en nedskrevet etisk standard som de forholder seg til. Konsulter din nærmeste overordnede om mulig avvikling av eksisterende forhold med forretningspartnere dersom vedkommende bevisst bryter loven eller anerkjente og vanlige etiske normer og standarder, eller om leverandøren ikke har din troverdighet. 7

8 Etisk retningslinje nr 6: Unngå interessekonflikter og politikere Avstå fra alle private, økonomiske eller forretningsorienterte aktiviteter som kan komme i konflikt med Selskapet. Dersom dette ikke er til å unngå, så må du gjøre klare avtaler på forhånd og få en skriftlig godkjennelse fra din nærmeste leder. Du skal bruke forretningsmuligheter i selskapets interesse og ikke i egen-interesse. Avstå fra aktiviteter og forhold utenfor Selskapet som kan gjøre at du kommer i konflikt med Selskapets interesser, eller som gjør det vanskelig eller ubehagelig å utføre dine forpliktelser og stillingsbeskrivelser effektivt og objektivt. Du skal ikke ha hverken direkte eller indirekte økonomiske eller finansielle interesser i Selskapets leverandører eller konkurrenter. Det er akseptabelt å ha relativt sett små eierandeler i børsnoterte selskaper. Unngå reelle eller tilsynelatende interessekonflikter mellom ditt privatliv og arbeid i Selskapet. Du må forsikre deg selv om at ditt arbeid for Selskapet aldri er underordnet i viktighet ift personlige interesser og fordeler. Det betyr at ingen ansatt i Selskapet, og i hans eller hennes nærmeste familie skal kunne motta fordeler som et resultat av den ansattes posisjon i Selskapet. 8 code of conduct - etiske arbeidsregler for mediq norge as

9 Etisk retningslinje nr 7: Forsikre deg om at all rapportering er komplett, nøyaktig og i tide Hold nøyaktige og oppdaterte arkiver for all finansiell informasjon og forretningsmessige data. Lever komplette, nøyaktige, ærlige og forståelig informasjon i rapport og dokumenter som Selskapet offentliggjør eller som sendes til offentlige myndigheter eller i interne rapporter og dokumenter som kan bli offentliggjort, inkludert informasjon til børsmyndigheter eller andre offentlige organer. Avstå fra alle hendelser av alle slag som kan gi inntrykk av innflytelse, tvang, manipulering eller misforståelser med bedragersk hensikt over personer i eller utenfor Selskapet som har ansvar for å forbrede Selskapets eksterne rapporter, så som Selskapets økonomiske oppstillinger (årsrapporter etc). For det samme gjelder noen som helst annen direkte eller indirekte aksjon som kan føre til at eksterne rapporter kan inneholde uriktig eller misvisende informasjon eller som kan bryte eller komme i konflikt med offentlige lover, forskrifter eller reguleringer. 9

10 Etisk retningslinje nr 8: Ta dine ledelsesoppgaver alvorlig Som leder, pass på at dine medarbeidere til enhver tid er klar over sitt etiske ansvar og oppførsel. Sørg for å skape et arbeidsklima der alle ansatte føler seg respektert og trygge ift generelt aksepterte sosiale standarder. Du skal ikke diskriminere i form av belønning eller anerkjennelse grunnet i rase, kjønn, religiøs bakgrunn eller andre upassende kriteria. Du skal oppmuntre utviklingen av dine ansatte. Respekter og anerkjenn de ansattes rettigheter til å starte eller delta i enhver demokratisk, lovlig organisasjon så fremt den ikke går på tvers av Selskapets målsettinger. Respekter de ansattes rett til å være representert med fagforeninger eller andre arbeidstagerorganisasjoner. Sørg for at det eksisterer ansvarlige arbeidsforhold: implementér strenge Hms-regler og sørg for at de følges iht til de regler og forskrifter som finnes. Sørg for at alle ansatte er fullt ut klar over Selskapets visjon, målsettinger og strategiske forhold og sørg for at de har all nødvendig informasjon til at de kan gjøre sin jobb. Definer de mål den enkelte ansatte skal oppnå i perioden og forklar forutsetninger og forventninger til den enkelte. Sørg for å skape en hyggelig arbeidsplass, både innenfor den enkeltes avdeling og i din kontakt med andre avdelinger. Utfordre til samarbeid på tvers av avdelingsgrensene. Vær oppmerksom på de religiøse, politiske, sosiale og etiske/kulturelle forhold eller synspunkter dersom disse klart fraviker fra dine egne synspunkter. Der det er mulig må du forsøke å bygge bro over motsetningene uten at det går på bekostning av Selskapets interesser. Hvis du i din stilling som leder mottar informasjon fra en ansatt om brudd på dette reglementet så skal du behandle den klagen eller informasjon med den største respekt, hurtighet og nøyaktighet. 10 code of conduct - etiske arbeidsregler for mediq norge as

11 Etisk retningslinje nr 9: Rapporter forhold som du mener er i konflikt med disse etiske retningslinjene Hvis du blir oppfordret på noen som helst måte til å bryte disse etiske retningslinjene så skal du umiddelbart ta kontakt med din nærmeste overordende. Hvis du mener det er uriktig eller upassende å melde fra til din nærmeste overordende så skal du reagere i henhold til de offentlige regler for varslere. På denne måten kan du sende inn klager, anonymt om nødvendig, uten at det vil føre til disiplinærsak eller at det vil få noen som helst disiplinære følger. Hvis klagen relaterer seg til upassende oppførsel så finnes det et spesielt formular hos personalansvarlig. Selskapet og OPG vil umiddelbart sette i gang granskning av alle rapporterte hendelser. Kløfta, mai

12 MEDIQ Norge AS code of conduct Mediq Norge as T (+47) F (+47) Dyrskuevn. 13 PB 113, NO-2041 Kløfta kundeservice@mediqnorge.no