Rapport fra Norgescup Jr 13-15/2, Nes i Akershus

Transkript

1 Rapport fra Norgescup Jr 13-15/2, Nes i Akershus Hovedleder: Arne Dahl Aune Generelt før avreise For å være best mulig forberedt tok jeg ca. 1 uke før avreise kontakt med samtlige klubber. Dette slik at jeg fikk litt bakgrunn om hva den enkelte klubb planla mht støtteapprat o.s.v. Før avreise sendte jeg ut et noen mailer angående det administrative/praktiske. Før disse info-mailene oppdatere jeg meg hos arrangøren vedr. smørebod, parkering, internett på arena, værstasjon, snøforhold, møterom på hotell etc Minnet også i hver mail å huske påmelding til rennet. Samme dag som fristen gikk ut sjekket jeg listene for å se om noen ennå ikke var påmeldt, og minnet klubbleder hvis noen ikke sto oppført. Når startlistene ble lagt ut på arrangørens side var dette oppdelt i hver klasse. Jeg satte da sammen en felles liste for alle og sendte ut. Det var ikke nett-mulighet på arena så tenkte det var greit å få skrevet ut lister i papir før man dro nedover. Sekundanter fikk i hvert fall bruk for disse listene. Spurte ledere hvilke konkurrenter løperne skulle sekunderes mot, men fikk kun en tilbakemelding før avreise. Som reiseleder bør man absolutt ha PC eller en bra smarttelefon disponibel. Dette for å være oppdatert på arrangørens hjemmesider under arrangementet (dette bør bli inkludert på en sjekkliste for hovedleder) A. GENERELLE OPPGAVER Kommentar 1. Det utnevnes en hovedleder som har Bestilte meg flybilletter så snart det ble avklart at hovedansvaret under rennet. jeg ble reiseleder. 2. Reise til og fra arrangementet ordnes av hver Klubbene ordnet dette selv. enkelt klubb/team. 3. Overnatting ordnes av skikretsen Listene med overnatting ble oppdatert underveis, men lite endringer generelt og kun 2 frafall av løpere kom på slutten pga. sykdom. De ønsker enkelte hadde til allergirom og enkel og trippel-rom ble imøtegått av hotellet. Fakturering til klubb ble ivaretatt av hotellet til de klubber som hadde meldt inn fakturaadresse innen fristen. Noen betalte med klubbkortet ved utsjekk. Hotellet var helt greit, noen syntes det var litt enkel standard.( og ikke rent nok) Verre var det vel med maten, som ble servert i en kongress-sal rett ved hotellet. Her var middagene triste greier. Lite mat, lite substans(kjøtt) og litt sen servering noen ganger ga dette en negativ opplevelse for de fleste. Frokost og kveldsmat var heller ikke helt vanlig hotellstandard. Dette ville man fått servert ved overnatting på en skole. 4. Påmelding til renn (fellesopplegg) er bindende. Frafall godtas bare ved force majeure. "Dårlig form", f.eks, er ikke gyldig forfallsgrunn. Konklusjon: Kost og losji virker i ettertid dyrt i forhold til standarden. Ila siste uka meldte 2 løpere forfall pga sykdom. Dette var før påmeldingsfristen og disse var ikke påmeldt. Om avbestilling av hotellrom så nært leieperiode blir en kostnad vet jeg ikke. En påmeldt løper som var på Nes stilt ikke til start

2 5. Utgiftene vedr. rennet dekkes på følgende måte: a. Reise og opphold betales av utøver/klubb/team b. Kretsen dekker reiseutgifter for reiseleder på Hovedlandsrennet og ungdomsstafetten c. Ved norgescuprenn junior blir utgifter til reiseleder en spleis mellom krets og klubber. Reiseleder ordner selv billetter og sender reiseregning til kretskontoret i etterkant. d. Utgifter for smørebod og startkontingent(v/stafett) forskutteres av skikretsen og faktureres lagene i etterkant av arrangementet. Ved påmelding til kretsen angir klubbene behovet for smørebukker. fredag pga. sykdom. Ble syk natten før. Løperen vurderte egen helse ila fredag men reiste hjem på lørdag formiddag sammen med sin leder. En annen løper har en gammel skade som ikke var nok leget og måtte stå over fredagens friteknikk. 8 klubber var med på fellesopplegget med overnatting, hvorav en av disse ikke var med på felles smørebod(garasje), og brukte istedet gratis smøreplass ved hotellet. Avklart på forhånd. Ingen kommentarer. Reiseregning kommer. Fine fasiliteter. Nordland krets fikk plass i en garasje på 60 m2 alene. Det ble av kretsen bestilt 3 smøreboder a 9 m2, som i følge kretsen var det innmeldte behov i starten. Frem mot avreise ble listen med personer og smørebehov oppdatert( her lå også en summeringsfeil i regnearket) og da var behovet økt. Det ble ikke etterbestilt ytterligere bod, selv om man nå hadde behov for ca. 35 m2 og 4 boder. Heldigvis fikk man denne garasjen som løste saken. Prismessig kommer klubbene gunstigere ut siden man betaler for kun 27 m2. 2 av klubbene tok med seg annen type smørebukk eller flere smørebukker enn innmeldt. Dette ble registrert av hovedleder og innmeldt til krets, slik at hver klubb faktureres for det de faktisk fikk av plass. B. KRETSKONTORETS OPPGAVER 1. Bestiller overnatting innen 1. april. For Norgescuprenn gjøres bestillingene av kretskontoret i samarbeid med LK. Arkivere alle bestillinger og påse at det blir holdt nødvendig kontakt med overnattingsstedene fram mot avreise. 2. Orientere uttatte hovedledere om bestillinger og gjeldende rutiner. 3. Offentliggjøre bestillinger, hovedledere og påmeldingsrutiner på skikretsens nettside. 4. Offentliggjøre renninnbydelser og eventuell annen informasjon fra rennarrangørene på skikretsens nettsider. 5. Har kontakt med overnattingssted og fra hovedleder Fikk oversendt reglement og retningslinjer fra kretsen, samt fikk mailer med oversikt på personer og overnatting. Jeg kontaktet hovedleder for forrige NC og fikk mye nyttig info herfra. Dette var min første tur på NC og trengte derfor litt info på hva klubbene forventer av hovedleder. Kan ikke si det er lagt ut mye info på kretsens side fra arrangøren.

3 justere bestillingene om behov. 6. Bestille smørebod i samråd med hovedleder Ble gjort uten samråd med hovedleder. Jeg ble hovedleder sent i prosessen. 7. Utarbeide endelig regnskap basert på innkomne opplysninger fra hovedleder, og fakturere lagene for påløpte utgifter i etterkant av arrangementene. 8. Sende regnskap til LK leder C. LANGRENNSKOMITEEN`s OPPGAVER 1. Påse at kretskontoret bestiller nødvendig overnatting innen 1. april. 2. Ta ut hovedledere til alle renn (på fagmøte om våren når dette avholdes) senest 1.juni. Ledere skal forespørres før uttak. 3. Gjennomgå regnskap og evalueringsrapport fra hovedleder. D. HOVEDLEDERENS OPPGAVER 1. Planlegge og bestille egen reise senest 2 måneder før arrangementsstart 2. Avklare oppgavefordeling mellom kretsens klubber ved påmeldingsfrist. fordelingen er som følgende: ( ble gjort ca. 2 uker før arrangement) Før avreise var jeg i kontakt med samtlige klubber, både innenfor og utenfor fellesopplegg. Jeg anser dette som nødvendig for å ha full kontroll under arrangementet. På forhånd avklarte jeg kontaktperson pr. klubb, om de var selvhjulpet angående smøring og kjøring, om eventuelle ønsker. Jeg innsamlet via hver klubbleder tlf.nummer til alle løpere og ledere, slik at det var mulig å sende ut info med sms ila. rennhelgen. transport til og fra arena Alle ble godt ivaretatt vedr. kjøring til arena. Pga noe avstand (ca. 35 min) mellom hotell og arena, ble det en del koordinering av folk og biler. Klubbene hadde leid inn en god del biler + reiseleder, så dette gikk helt greit. På daglig koordineringsmøte var min plan å gjøre en felles gjennomgang av neste dags kjøring. Dessverre var ikke alle ledere tilstede eller stakk av litt for fort, slik at noen få fikk løse dette. Noen klubber ordner seg selv, og vil ikke ha noe stort samarbeid om kjøring. De er heller ikke særlig på tilbudssiden for andre. Men alle klubber er medgjørlige til å ta med noen hvis det spørres. ansvarlige for smøring av ski feste og glider Godt samarbeid i smørebua. Hovedleder sjekket på forhånd med samtlige klubber hva som var status mht behov for smøreassistanse o.s.v. Her var alle ledere drevne smørere. En løper i fellesopplegget reiste uten leder, og fikk smørehjelp av START. Avklart på forhånd. En annen løper som reiste alene ble ivaretatt av en av de andre klubbene i kretsen. Avtalt på forhånd. Fortsatt forholdt klubbene seg til «Smører selv deler kompetanse» ansvarlige for sekundering Martin Jonassen (Fauske) hadde sekunderingen også på denne turen, og hadde høstet erfaring fra ett tidligere NC-renn. Både han selv og jeg synes

4 sekunderingen denne gangen fungerte veldig bra. Fikk ingen tilbakemelding på noen misfornøyde. Jeg synes denne unge mannen gjorde en kjempejobb, med god stemmebruk og gode tilbakemeldinger. Noen løpere ble gitt tilbakemelding på tet, og ikke den løper de hadde bedt om. Dette vurderte Martin der og da som bedre hvis løper lå i tet. Om dette ble rett for alle skal være usagt. Martin sa selv at det var noen ytterst få løpere på fredagsrennet som han ikke fikk gitt så gode meldinger til, og skyldes for mange løpere som kom tett. Ellers tror jeg han hadde full kontroll. På forhånd hadde jeg sjekket om noen ledere kunne bistå Martin når de likevel var i løypa for å se på egen løper. Dette stilte noen opp på, og de sto gjerne litt ekstra også. Disse hjalp til å varsle når våre løpere kom. Snorre Loraas var hjelpemann halve fredagen da Sebastian ikke skulle delta på dette rennet pga. skade. Martin mente at det kanskje burde være en fast hjelpemann, slik at man fikk dette opp på et enda bedre nivå. Det er usikkert å satse på noen få ledere som tar seg tid til å bidra. De eldste og beste vil bli sekundert mot toppen, og med seedet start bakerst er man avhengig av bakmelding. Dette var Martin klar for. en person i målområdet Ble ikke oppfattet som behov, løperne ordnet seg selv. Hovedleder var stort sett hele tiden disponibel på arenaen dersom noe skulle oppstå. en person i startområdet Ble ikke oppfattet som behov, løperne ordnet seg selv eller fikk bistand av sin forelder/leder. Hovedleder var stort sett hele tiden disponibel på arenaen dersom noe skulle oppstå. 3. Er lagenes kontaktperson for arrangementet og har ansvaret for å løse eventuelle oppgaver/ spørsmål som dukker opp forkant av reise 4. Avklare om det er løpere som reiser uten ledere Jeg var i telefonkontakt med samtlige klubber før avreise. Noen Nordlandsløpere (utenom fellesopplegg) oppholdt seg sammen med MVS/Nord-Trøndelag på annet hotell, og jeg hadde ikke noe med de bortsett fra å avlevere startnummer. 5. Være kretsens hovedansvarlige under oppholdet og selve rennet. 6. Delta på arrangørens lagledermøter. Arrangøren avholdt kun lagledermøte torsdag, hvor kun jeg deltok fra Nordland. Jeg hadde deretter møte med klubbene, hvor alle var invitert til å delta. 7. Har ansvar for å følge opp alle løperne, både før, under og etter rennet. VIKTIG OPPGAVE!

5 8. Bekjentgjøre og gjennomføre koordineringsmøte på overnattingssted. Møte skal avholdes dagen før hver konkurranse. Del 1: Løpere og ledere Oppsummering fra lagledermøtet Gå gjennom løypekartene. Avreisetidspunkt til arena Del ut startnummer til løpere REGLEMENT FOR FELLESREISER STØRRE NASJONALE RENN LANGRENN Hadde møte med klubbene (ledere/løpere) hver kveld. Møtene ble felles for løpere og ledere. Det var dårlige vilkår for møtevirksomhet på dette arrangementet, da hotellet ikke tilbød møterom. Vi tok møter i korridorer og på messanin i spisesal. Innkalling for møter ble gjort via sms på dag 2 og 3. Møtetidspunkt for dag 1 ble gjort i mail før avreise. (Viktig å booke møterom hvis dette finnes, event. avklare med hotell andre muligheter for møter) Vi tok opp sekunderingsbehov i disse møtene. Del 2: Ledere (løperne får fri!) Gå gjennom oppgavene for renndagen jf. punkt 2. Avklare andre behov og endringer 9. Sende reiseregning til kretskontoret senest 2 uker etter arrangementet. 10. Godkjenne endelig regnskap for arrangementet utarbeidet av kretskontoret. 11. Sende evalueringsrapport til LK leder og kretskontoret senest 2 uker etter arrangementet. Rapportmal er vedlagt instruksen. 12. Stafettuttak Ikke aktuelt Plan for avreise til arena ble gjort av ledere både på møtene og i etterkant via sms/tlf. Alle løpere utenom de som var tilknyttet MVS/NT hentet sine startnummer. Jeg tok opp disse nummer til arena neste morgen før rennstart. Her kunne det vært avtalt med arrangør at disse startnummer ble pakket til den kretsen hvor disse løpere var tilknyttet. Kommer senere 13.Generelt Forslag til gjennomføring av koordineringsmøter: Lag 2 grupper( 1 for løpere og 1 for ledere), Be ledere avklare kjøring til arena neste dag, be løpere sette seg ned med sekundant og inngi hvem det skal sekunderes mot. Til slutt tas gjennomgang av løypekart og generell og viktig info om neste dags renn. Startlister deles ut til sist. Da sikres at folk ikke stikker av for tidlig, og løperne får vite før de går fra møtet hvem de skal sitte på med neste dag. Lag gjerne en møteplan og send ut på forhånd, da har løper og leder fått diskutert sekundering. E. KLUBBEN/TEAMETS OPPGAVER 1. Klubbene melder på utøvere klubbvis innen oppgitte frister i terminlista /arr. Hjemmeside 2. Klubber/team har selv ansvaret for å kontakte reiseleder for å motta nødvendig informasjon. 3. Klubber/team har ansvaret for å betale for det bestilte antall overnattingsplasser. Ansvaret for evt. avbestillinger ligger hos bestiller. Betalingsmåte kan variere men hovedregelen er at kretskontoret etterfakturerer. 4. De klubber som ikke er med på fellesopplegget til Nordland skikrets må delta på møte for få informasjon og hente startnummer. Ok Hovedleder sendte ut fellesinfo. Enkelte klubber kontaktet meg mht spørsmål. Klubbvise fakturaer sendes fra hotellet. Noen betalte ved utsjekk. Disse bodde på annet hotell, og var ikke på våre møter. Startnr ble tidlig på renndagen overlevert til Nord-Trøndelag sin smørebu.