SYSTEMREVISJON ved Norway Pelagic AS avd. Måløy

Transkript

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, miljøvernavdelinga - - SYSTEMREVISJON ved Norway Pelagic AS avd. Måløy Endeleg RAPPORT NB! vedlegg 3 er unnateke offentlegheit, jf. Off.l. 13 Verksemda si adresse: Lovverk: FMVA si kontrollgruppe: Trollebø, Deknepollen Arkivkode: 09/3415 Ureiningslova med forskrifter Gunn Helen Henne Grete Haugan Tidsrom for kontrollen: Kontaktperson i Asbjørn Bøstrand verksemda: Risikoklasse: 3 EMAS-registrert: Ja Nei Dato: ISO 1400 sertifisert: Ja Dato: Nei Innhald i rapporten: Denne rapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart funne innan dei reviderte områda av det systematiske helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet (HMS) i verksemda. Kontrollen omfatta følgjande hovudtema: verksemda si oppbygging og utøving av internkontroll i høve til HMS-aktivitetar som gjeld ytre miljø (vern mot ureining og ei betre handtering av avfall) reinseanlegg/ avløp for utslepp til vatn produksjons-/forbruksavfall handtering av kjemikal og farleg avfall, utsleppskontroll vatn beredskap Kontrollen omfatta også synfaring ved Norway Pelagic AS avd Måløy som del av verifikasjonen av om lovreglane er følgde. Hovudkonklusjon: Det vart påvist 2 avvik og gitt 1 merknad i høve til HMS-lovgivinga som gjeld ytre miljø. Avvika gjeld: 1. Verksemda har manglar ved internkontrollen 2. Fleire krav i utsleppsløyve er ikkje oppfylt Utarbeidd dato: For FMVA: Gunn Helen Henne revisjonsleiar side 1

2 side 2

3 Innhald Side 1. Innleiing Dokumentgrunnlag Omfang Avvik Merknader Resultat frå verifikasjon og stikkprøver Andre tilhøve Mottakssystem Normtal for utslepp Avløpsleidning Gjennomføring... 7 Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for revisjonen Vedlegg 2: Omfang av revisjonen A) Oversikt over dei emna som kontrollen omfatta B) Verifikasjon/stikkprøver Vedlegg 3: Deltakarar ved revisjonen, u.off. jf. off.l. 13 side 3

4 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter kontroll ved Norway Pelagic AS avd. Måløy i Vågsøy kommune i tida september Anlegget vart sist kontrollert av Fylkesmannen i Revisjonen inngår som ein del den kontrollaktiviteten som fylkesmannen si miljøvernavdeling i Sogn og Fjordane har planlagt for i år. Målet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet fungerer tilfredsstillande når det gjeld det ytre miljøet. Det vart særleg sett på om verksemda sitt system for internkontroll er tilfredsstillande og dekkande aktivitetar vert gjennomført som nedskrive og uttalt verksemda når sine mål og driv sin aktivitet innanfor eigne rammer og rammer som styresmaktene har sett verksemda oppfyller krav i utsleppsløyve, t.d. om driftskontroll for utslepp til vatn, handtering av farleg avfall, handtering av kjemikal og beredskap mot akutte utslepp. Revisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument som var sendt inn i førekant eller vart gjort tilgjengelege i løpet av kontrollen, ved intervju av leiing og sentralt plasserte personar i organisasjonen, og ved verifikasjon av om rutinar, prosedyrar og instruksar vart følgde i praksis. Rapporten inneheld omtale av revisjonen og dei avvik og merknader innan miljøvernavdelinga sitt forvaltningsområde som vart avdekt. Vi vil gjere merksam på at ikkje alle sider av verksemda som kan ha noko å seie for ytre miljø vart granska ved kontrollen. Verksemda må sjølv aktivt utøve internkontroll, avdekkje feil og manglar og iverksetje nødvendige tiltak. Definisjonar: AVVIK vert definert som brot på krav som er fastsett i eller med heimel i helse-, miljø, og tryggleikslovgivinga. (Døme er brot på krav i ureiningslova, forskrifter til lova, utsleppsløyve, og verksemda sine eigne rutinar som er nødvendige for å stette styresmaktene sine krav.) MERKNAD er definert som tilhøve som tilsynsetatane meiner det er nødvendig å peike på for å ivareta helse, miljø og tryggleik, og som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik. (Brot på eigne rutinar som inneheld strengare krav enn lovkrava, kan verte omtala som merknad.) 2. Dokumentgrunnlag Særleg viktige dokument for kontrollen var ureiningslova med forskrifter, utsleppsløyve, korrespondanse mellom verksemda og tilsynsetatane og relevante interne dokument. Når det gjeld utsleppsløyve, har vi revidert både etter tidlegare og nytt løyve, då det nye løyvet er dagsett berre nokre veker før kontrolltidspunktet. Innhaldsmessig er vilkåra i dei to løyva ganske like. Nokre viktige dokument for gjennomføringa av kontrollen er lista opp i vedlegg Omfang Omfanget av revisjonen er nærare omtala i vedlegg 2 (del A). side 4

5 4. Avvik Følgjande avvik vart funne: Avvik 1: Verksemda har manglar ved internkontrollen Avvik frå: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskrifta) 5, 2. ledd, punkt nummer 2, 3, 4, 6, 7 og 8. Kommentar: Verksemda har utarbeidd mykje skriftleg dokumentasjon for internkontrollen i samsvar med internkontrollforskrifta, men det er enkelte manglar med verksemda si etterleving av krava i forskrifta. Internkontrollen vert i mange tilfelle ikkje utøvd i tråd med den skriftlege dokumentasjonen, samstundes som det vert gjort mykje bra i praksis som ikkje vert dokumentert skriftleg. Det er under revisjonen funne følgjande: Verksemda har ei utfordring når det gjeld opplæring og å dra dei tilsette med i arbeidet med internkontrollen, jf. 5, 2. ledd, punkt nr 2 og 3. Verksemda har eit godt system med fadderordning for praktisk opplæring til å utføre eigne arbeidsoppgåver. Når det gjeld opplæring og vedlikehald av kompetanse knytt til internkontrollsystemet har styringssystemet ein prosedyre (S 4.2.1) for systematisk opplæring av nytilsette og oppdatering av andre tilsette, men denne vert ikkje alltid gjennomført i praksis på alle område. Prosedyren S seier også at det skal utarbeidast årleg opplæringsplan for mattrygghet/kvalitet, ytre miljø og helse/sikkerhet. Dette vert ikkje gjennomført. Verksemda har ei utfordring med å dra med dei tilsette i arbeidet med internkontrollen. Verksemda må også ha rutinar for å sikre nødvendig opplæring og informasjon til framandspråklege tilsette. Det er i dag ikkje utarbeidd noko tilpassa dokumentasjon om internkontrollsystemet eller prosedyrar/ instruksar på anna enn norsk. Det er ikkje utarbeidd konkrete og etterprøvbare mål for HMS-arbeidet som gjeld ytre miljø, jf. 5, 2. ledd, punkt nr 4. Verksemda har ein overordna miljøpolitikk og HMS-målsetjing, men det er ikkje fastsett etterprøvbare mål knytt til ytre miljø. Verksemda si oppfølging av miljørisiko er mangelfull, jf. 5, 2. ledd, punkt nr 6. Styringssystemet har ein prosedyre (M ) som seier at det skal gjennomførast kartlegging og risikovurdering kvart tredje år. Siste kartlegging er gjennomført august/september Risikovurderinga omfattar ikkje alle tilstander eller uønska hendingar som er relevant for ytre miljø. Eksempel på tilhøve som hittil ikkje er risikovurdert er mellom anna: avløp frå verkstad, kjemikalielagring, utslepp til sjø frå produksjonen. Det er ikkje gjennomført ny risikokartlegging og vurdering etter etableringa av filetavdelinga, og etter at reinseanlegget er sett i drift. Det føreligg ikkje oppdaterte handlingsplanar med tiltak for å redusere risiko. Verksemda har mangelfulle rutinar og praksis for å finne, rette opp og førebyggje brot på HMS-krav som gjeld ytre miljø, jf. 5, 2. ledd, punkt nr 7. - Verksemda har prosedyrar og instruksar som gjeld avviksrapportering i internkontrolldokumentasjonen (S og S 5.3.2), men systemet er ikkje mykje brukt i praksis. Dei fleste avvik vert ikkje meldt, eller meldt munnleg til side 5

6 leiar. Avvik og erfaringar frå avviksbehandlinga vert ikkje systematisert og brukt i utviklinga av verksemda sin internkontroll. - Verksemda har ikkje rutinar som gjev fullt ut oversikt over sine utslepp til vatn og om krav i utsleppsløyvet i høve til dette vert stetta. Formålet med å ta ut prøver av avløpsvatnet er å kunne vise kor store utslepp det er frå verksemda av organisk materiale, feitt og suspendert stoff. Det er då ein føresetnad at prøvene som vert tekne er representative for det faktiske utsleppet. Dette tyder at prøvene må omfatte alle avløpsstraumar og takast ved alle typar drift ved anlegget. Verksemda har annan type reinseløysing enn det som tradisjonelt har vore nytta i bransjen. Det må difor dokumenterast at reinseeffekten i dette anlegget stettar dei krava som er sett i løyvet (jf. vilkår 3.2 i det nye løyvet). Verksemda nyttar i dag ikkje prøveresultata vidare og har ikkje dokumentert om prøvetakinga er representativ eller om reinsinga verkar som den skal. Verksemda gjennomfører ikkje systematisk gjennomgang av internkontrollen, jf. 5, 2. ledd, punkt nr 8. Styringssystemet har prosedyre for gjennomføring av internrevisjon minst ein gong pr år dette er ikkje gjennomført i praksis dei siste åra. Avvik 2: Fleire krav i utsleppsløyve er ikkje oppfylt Avvik frå: Utsleppsløyve dagsett , og tidlegare utsleppsløyve dagsett med endringar Kommentar: Både tidlegare utsleppsløyve dagsett med endringar , og nytt løyve dagsett har sett krav om at alt prosessavløpsvatn, definert som blodvatn, slaktevatn, transportvatn, vatn som har vore i kontakt med råstoff, produkt eller fiskeavfall, eller som er ureina på andre måtar, skal gjennomgå feitt- og partikkelreinsing (jf. vilkår 1.1 i tidlegare løyve og vilkår 3.2 i nytt løyve). Dette kravet er ikkje oppfylt for avløpsvatn frå rundpakking av pelagisk fisk. Verksemda har i tidlegare løyve hatt krav om uttak av 4 prøver av avløpsvatnet i året, jf. vilkår 5.5. i det tidlegare løyvet. For 2008 vart det berre tatt ut 2 prøver. Kjemikalieforbruk er ikkje journalført, jf. vilkår 5.4 i tidlegare løyve. Same avvik vart også påpeikt ved revisjon i Merknader Følgjande tilhøve gav grunn til merknader under kontrollen: Merknad 1: Deklarasjonsskjema for farleg avfall vert ikkje alltid fullstendig utfylt Kommentar: Me har funne eksempel på at utfylt skjema manglar organisasjonsnummer, beskrivelse av kva type stoff som vert levert og/eller EAL-kode. Feil eller ufullstendig side 6

7 utfylling gjer at avfallet vanskeleg kan sporast tilbake til avfallsprodusent, og at det kan bli registrert som feil avfallstype. 6. Resultat frå verifikasjon og stikkprøver Vedlegg 2 (del B) inneheld omtale av verifikasjonar som vart gjort i samband med revisjonen. 7. Andre tilhøve 7.1 Mottakssystem Bedrifta har planar om ombygging av mottakskar/ mottakssystem på kaia slik at fisk og transportvatn går i lukka system. Dette vil vere eit godt tiltak for å redusere faren for søl og sprut i samband med mottak av fisk. 7.2 Normtal for utslepp Norway Pelagic AS har fire fabrikkar i Sogn og Fjordane, og fleire fabrikkar i andre delar av landet. Dette gjer at konsernet har gode moglegheiter til å samanlikne utslepp frå ulike anlegg, og eventuelt utarbeide eigne normverdiar for utslepp av feitt, KOF og suspendert stoff pr. tonn produsert vare ved ulik produksjon. Slike normverdiar kan vere eit godt grunnlag for å sette seg miljømål for det einskilde anlegg. 7.3 Avløpsleidning I samband med etablering av ny avløpsleidning frå reinseanlegget vart det gjort strømmålingar og berekning av naudsynt utsleppsdjup for å unngå at avløpsvatnet skulle komme opp til overflata. Utsleppspunktet er no plassert på ca 10m djupne rett under kaia. Verksemda må vurdere om dette er tilstrekkeleg djupt til å sikre innlagring av avløpsvatnet i vassmassane. 8. Gjennomføring Revisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Formøte : Det vart ikkje halde formøte hjå verksemda. Verksemda vart varsla om systemrevisjonen per telefon den , og ved skriftleg varsel dagsett Opningsmøte den : Åtte personar frå verksemda og frå hovudkontoret til Norway Pelagic AS deltok på opningsmøtet. I vedlegg 3 (u.off., jf. off.lova 13) er det gitt oversikt over alle deltakarane ved revisjonen, og kven som deltok i dei ulike møta. Det vart gitt orientering om formål med revisjonen. Sentrale omgrep vart definerte og hovudkrava i internkontrollforskrifta vart gjennomgått. Vidare vart venta omfang og gjennomføring av revisjonen gjennomgått. Kopi av lysark som vart vist på opningsmøtet er sendt på e-post til verksemda etter revisjonen. Verksemda informerte om eigen organisasjon, hovudtrekka i internkontrollsystemet og orienterte om reinseteknologien som er i bruk ved anlegget. Det vart gjennomført ei synfaring i anlegget etter opningsmøtet: produksjonslokala for pakking og filetering av fisk, verkstad, kuldeanlegg, lagringsstad for kjemikaliar, lagringsstad for avfall/ farleg avfall, og reinseanlegget. Aktiviteten på anlegget denne dagen var med side 7

8 mottak og rundpakking av makrell. Det var ikkje produksjon i filetavdelinga og reinseanlegget var ikkje i drift. Intervju og verifikasjonar den : Sju personar vart intervjua, fem av desse deltok på opningsmøtet, og alle var med på sluttmøtet. I løpet av dagen vart også ulike dokument som ikkje hadde blitt sendt over til fylkesmannen før revisjonen gjennomgått. Sluttmøte den : Ni personar frå verksemda og hovudkontoret til Norway Pelagic AS deltok på møtet. Avvik og merknader vart gjennomgått. Det vart semje om innhaldet i teksten som er identisk med kapittel 4 og 5 i denne rapporten. Berre skrivefeil er endra i etterkant av møtet. Det vart orientert om at innhaldet i rapporten, unnateke deltakarlista, vert offentleg tilgjengeleg ved utsending. side 8

9 Vedlegg 1 Dokumentunderlag for kontrollen: Oversikt over dei dokumenta som var spesielt viktige for gjennomføringa av kontrollen ved Norway Pelagic AS avd. Måløy: 1. Ureiningslova med forskrifter 2. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskrifta), med vekt på ytre miljø 3. Utsleppsløyve dagsett , og tidlegare utsleppsløyve dagsett med endringar Analyserapportar for prøvetaking av avløp 5. Eigenrapport til FMVA for åra Eigen internkontrolldokumentasjon, med særskilt vekt på skildringa av korleis systemet er bygt opp (S og S 4.4.1), og dei fleste av dokumenta oppført på Innholdsfortegnelse/dokumentoversikt for miljøstyringssystemet (M 1.3.2) 7. Dokumentasjon som gjeld intern revisjon (S og sjekklister) 8. Flytskjema for filetavdeling/reinseanlegg (M ) og andre flytskjema som skildrar produksjonen ved anlegget 9. Kart som viser utsleppspunkt for avløp 10. Oversyn over miljøpolitikk (M 2.2) og HMS-målsetning (styresak 35/2007) i verksemda 11. Oversyn over organisasjonen; ansvarstilhøve, oppgåver og myndigheit i høve HMS (organisasjonskart og S ) 12. Mappe med informasjon til nytilsette 13. Risikoanalyse og kartlegging/vurdering av miljøaspekt (kapittel 3.3 i mijøstyringssystemet) 14. Avviksrapportering (kapittel 5.3 i miljøstyringssystemet) og praktisk oppfølging 15. Nedskrivne rutinar og eigen oppfølging av desse 16. Journal over avfallshandtering, oversikter frå avfallsselskap 17. Utfylte deklarasjonsskjema for farleg avfall 18. Dokument som gjeld handtering av kjemikaliar og substitusjonsplikta (kapittel i miljøstyringssystemet) 19. Tidlegare kontrollrapport dagsett side 9

10 Vedlegg 2 Omfanget av Fylkesmannen sin kontroll A) Oversikt over dei emna som kontrollen omfatta Kontrollen omfatta følgjande sider av verksemda sitt HMS-ansvar: Om verksemda har bygd opp intern kontroll for å sikre at krav innan HMS-lovgivinga vert tilfredsstilt. FMVA fører tilsyn med at internkontrollen omfattar og er dekkande for tilhøve som er viktige for å verne mot ureining (utslepp til vatn og luft) og å sikre ei betre handtering av avfall Status for internkontrollen ved verksemda og korleis den vert utøvd Målsetjing for ytre miljø (utslepp til vatn og luft, støy og avfallshandsaming) Ansvarstilhøve i verksemda Risikovurderingar og handlingsplanar for å redusere risiko for utslepp til ytre miljø Internt tilsyn, eigenrevisjon Dokumentstyring Avvikshandsaming Drift og tilsyn med avløpsanlegg og utslepp Utsleppskontroll, varsling og beredskap mot akutte utslepp Rutinar for handtering av farleg avfall Substitusjonsplikt og handtering av kjemikal B) Verifikasjon/stikkprøver som vart gjennomført i samband med revisjonen System: Om dei faktiske handlingane i organisasjonen samsvarar med den skrivne dokumentasjon Om organisasjon oppfattar seg og er oppbygd som omtalt i skriven dokumentasjon Om dei faktiske ansvarstilhøve samsvarar med skriven organisasjonsomtale Om systemet vert vedlikehalde og oppdatert som omtalt i skrivne rutinar Om avvik vert meldt som føresett, og faktisk vert avvikshandsama i organisasjonen Prosessanlegg: Om faktiske handlingar er i samsvar med skrivne rutinar Om sikring av flytande kjemikal på eller ved anlegget Avfall: Om rutinar for lagring og levering av avfall er i samsvar med lov- og forskriftskrav zog utsleppsløyve Avløpsanlegg: Om rutinar for drift av reinseanlegg er i samsvar med utsleppsløyve og krav regulert i lov eller forskrift Om uttak av avløpsprøver og utrekningar for totale utslepp er representativt for faktisk utslepp side 10

11 Vedlegg 3 NB! Utfylt dokument med namn er unntatt offentlegheit, jf. off.lova 13 Deltakarar ved systemrevisjon ved Norway Pelagic AS avd. Måløy i tida I tabellen under er det gitt ei oversikt over dei personane i verksemda som deltok under opningsmøte og sluttmøte, og som vart intervjua. Intervju Namn Arbeidstittel (funksjon) Opningsmøte Sluttmøte Revisjonsgruppa frå Fylkesmannen: Gunn Helen Henne, revisjonsleiar Grete Haugan, revisor side 11