SYSTEMREVISJON ved Måløy Seafood AS

Transkript

1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, miljøvernavdelinga SYSTEMREVISJON ved Måløy Seafood AS Endeleg RAPPORT NB! vedlegg 3 er unnateke offentlegheit, jf. Off.l. 5 Verksemda si adresse: Lovverk: FMVA si kontrollgruppe: Postboks Måløy Ureiningslova med forskrifter Grete Haugan Bjarne Nes Arkivkode: 2008/3676 Tidsrom for kontrollen: Kontaktperson i Roger Skavøypoll verksemda: Risikoklasse: EMAS-registrert: Ja Nei ISO 1400 Ja Nei Dato: sertifisert: Dato: Innhald i rapporten: Denne rapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart funne innan dei reviderte områda av det systematiske helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet (HMS) i verksemda. Kontrollen omfatta følgjande hovudtema: Verksemda si oppbygging og utøving av internkontroll som vedkjem ytre miljø (vern mot ureining og handtering av avfall) avløps-/reinseanlegg for utslepp til vatn produksjonsavfall/næringsavfall handtering av kjemikaliar og farleg avfall utsleppskontroll og beredskap. Kontrollen omfatta òg synfaring ved verksemda som del av verifikasjonen av om bestemmelsane er følgde. Hovudkonklusjon: Det vart påvist 4 avvik og gitt 2 merknader i høve til HMS-lovgivinga som gjeld ytre miljø. Avvika omhandlar: Måløy Seafood AS har mangelfull internkontroll for ytre miljø Verksemda oppfyller ikkje alle vilkåra i utsleppsløyvet, eller kan ikkje dokumentere om vilkår er oppfylte Verksemda deklarerer ikkje alt farleg avfall som vert levert. Måløy Seafood AS må sikre at firma som har oppdrag for verksemda er kjent med og føl opp verksemda sin internkontroll. Utarbeidd dato: For FMVA: Grete Haugan revisjonsleiar side 1

2 Innhald Side 1. Innleiing Dokumentgrunnlag Omfang Avvik Merknader Resultat frå verifikasjon og stikkprøver Andre tilhøve IK-system basert på nytt databasesystem under utarbeiding Tiltak for oppsamling av vatn på kaia Gjennomføring... 7 Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for kontrollen Vedlegg 2: Omfang av FMVA sin kontroll A) Oversikt over dei emna som kontrollen omfatta B) Verifikasjon/stikkprøver som vart gjennomført i samband med kontrollen Vedlegg 3: Deltakarar ved kontrollen, u.off. jf. off.l. 5 side 2

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter kontroll ved Måløy Seafood AS i Vågsøy kommune i tida oktober Kontrollen inngår som ein del den kontrollaktiviteten som fylkesmannen si miljøvernavdeling i Sogn og Fjordane har planlagt for dette året. Verksemda var sist kontrollert i Målet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet fungerer tilfredsstillande når det gjeld det ytre miljøet. Det vart særleg sett på om: verksemda sitt system for internkontroll er tilfredsstillande og dekkande aktivitetar vert gjennomført som nedskrive og uttalt verksemda har sett seg mål for ytre miljø og driv sin aktivitet innanfor eigne rammer og rammer som styresmaktene har sett verksemda oppfyller krava i utsleppsløyvet Kontrollen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju av leiing og andre personar i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar vert følgde i praksis. Rapporten inneheld omtale av kontrollen og dei avvik og merknader innan miljøvernavdelinga sitt forvaltningsområde som vart avdekt. Vi gjer merksam på at alle sider av verksemda som kan ha noko å seie for ytre miljø ikkje vart granska ved kontrollen. Verksemda må sjølv aktivt utøve internkontroll, avdekkje feil og manglar og iverksetje nødvendige tiltak. Definisjonar: AVVIK vert definert som brot på krav som er fastsett i eller med heimel i helse-, miljø, og tryggleikslovgivinga. (Døme er brot på krav i ureiningslova, forskrifter til lova, utsleppsløyve, og verksemda sine eigne rutinar som er nødvendige for å stette styresmaktene sine krav.) MERKNAD er definert som tilhøve som tilsynsetatane meiner det er nødvendig å peike på for å ivareta helse, miljø og tryggleik, og som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik. (Brot på eigne rutinar som inneheld strengare krav enn lovkrava, kan verte omtala som merknad.) 2. Dokumentgrunnlag Særleg viktige dokument for kontrollen var ureiningslova med forskrifter, utsleppsløyve, korrespondanse mellom verksemda og tilsynsetatane og relevante interne dokument. Nokre viktige dokument for gjennomføringa av kontrollen er lista opp i vedlegg Omfang Omfanget av revisjonen er nærare omtala i vedlegg 2 (del A). side 3

4 4. Avvik Følgjande avvik vart funne: Avvik 1: Måløy Seafood AS har mangelfull internkontroll for ytre miljø Avvik frå: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), 5, andre ledd. Kommentar: Måløy Seafood AS er ei verksemd med få fast tilsette, som alle har lang erfaring i verksemda. Dette gjer at det er ein oversiktleg organisasjon med korte avgjerdslinjer. Alle dei fast tilsette kjenner arbeidsrutinane, dei har god oversikt over produksjonsprosessar og rutinar, og ting vert ordna raskt utan mykje papirarbeid. Ulempa med dette er at lite av internkontrollen vert dokumentert skriftleg. Verksemda har ei internkontrollhandbok som er oppdatert , men denne synast å vere lite i bruk i verksemda. Måløy Seafood AS har etter at dei vart ein del av Coast Seafood fått eit nettbasert kvalitetssystem. Eit nettbasert IK-system basert på same database-system er under utarbeiding. Det skal gjennomførast risikoanalyse og innførast eit felles avvikssystem for kvalitetssystem og IK-system frå Det er under revisjonen funne følgjande avvik frå internkontrollforskrifta 5, andre ledd: 5 nr. 1 Rutinar og ansvar for å halde seg oppdatert om relevante lovar og forskrifter som gjeld ytre miljø er mangelfulle. Lover og forskrifter er i dag tilgjengeleg i ein perm på kontoret. Det har så langt ikkje vore noko system for oppdatering av lovverk og endringar som har verknad for verksemda sin aktivitet. Utsleppsløyvet frå fylkesmannen vert ikkje oppfatta som styrande for verksemda sin aktivitet på linje med lover og forskrifter. 5 nr. 4. Det er ikkje utarbeidd konkrete og etterprøvbare mål for HMS-arbeidet som gjeld ytre miljø. Internkontrollhandboka har ei overordna målsetting for HMS som og omfattar ytre miljø (IKhandboka kap. 4.2.) Dette er ei generell målsetting som ikkje vert følgt opp med konkrete og etterprøvbare mål. Det er t.d. ikkje sett noko mål for feittutslepp til vatn, sjølv om det har vore eit sterkt fokus på dette i Måløy dei siste åra, og verksemda tek prøvar som vert analysert for feitt. 5 nr.5. Det er ikkje samsvar mellom organisasjonen slik han vert vist i internkontrollhandboka datert , og den faktiske organiseringa i dag. 5 nr. 6 Verksemda har oversyn over ein del faremoment og problemområde som gjeld ytre miljø, men kan ikkje dokumentere at det er utført systematisk risikokartlegging som gjeld dette området. side 4

5 Risiko knytt til ammoniakk frå fryseanlegg, ulike delar av avløpsanlegget, støyande aktivitet, kjemikalihandtering og avfallshandsaming er eksempel på område der verksemda må kartlegge dei farar og problem som kan oppstå, vurdere risikoen ved desse og prioritere viktige tiltak. Vaskevatn frå filethallen vert ført til feittavskiljar/ tank. Vatnet har romtemperatur og inneheld vaskemiddelrestar. Det er ikkje gjort noko vurdering av om tilførsel av dette vatnet kan føre til at feitt i tanken vert løyst opp og at meir feitt kjem ut i hamna. Sjølv om analyseresultata frå utsleppsvatnet til tider syner svært høge verdiar for feitt, suspendert stoff og organisk materiale har ikkje dette ført til ei kartlegging av om dette medfører ein risikoen for ureining i hamneområdet. Sjå og avvik 2. 5 nr. 7. Verksemda har mangelfulle rutinar og praksis for å finne, rette opp og førebyggje brot på HMS-krav som gjeld ytre miljø. Det finst eksempel på avvikskjema brukt for tilhøve som gjeld ytre miljø, men det synast ikkje som om verksemda har eit avvikssystem som er i bruk blant alle tilsette. Dei fleste avvik vert ikkje meldt, eller meldt munnleg til dagleg leiar. Avvik og erfaringar frå avviksbehandlinga vert ikkje systematisert og brukt i utviklinga av verksemda sin internkontroll. 5 nr.8 Internkontrollhandboka inneheld mal for systemrevisjon (kap. 14), men det er ikkje dokumentert at det vert gjennomført ei årleg revisjon av internkontrollsystemet. Avvik 2: Verksemda oppfyller ikkje alle vilkåra i utsleppsløyvet, eller kan ikkje dokumentere om vilkår er oppfylte Avvik frå: Utsleppsleppsløyve datert , jf. punkt 1.1 og punkt 5.4 i vilkåra for løyvet. Kommentar: I punkt 1.1 i løyvet er det krav til at prosessvatn skal passere sil og feittutskiljar før utslepp i sjøen. Feittutskiljar skal ha min opphaldstid på 15 minutt, og overflatetilførsel på maksimalt 10 m 3 /m 2 h. Det er berre den delen av avløpet som kjem frå filethallen som går gjennom sil (Roto-Sieve). Verksemda har 2 tankar som fungerer som feittutskiljar. Ein som mottek avløpsvatn frå filethall (tank I), og ein som mottek avløp frå fiskemottaket på kaia og golvvatn frå lokala der det føregår pakking av heil fisk (tank II). Verksemda har ikkje sett på kor stor avløpsmengda kan vere inn på feittutskiljarane under full produksjon, og kan såleis ikkje dokumentere om kravet til opphaldstid og overflatetilførsel er oppfylt til ei kvar tid. I punkt 5.4 er det krav til uttak av minst 4 prøver kvart år. Det er og krav om utrekning eller målingar av vassforbruk/avløpsmengde. Prøvene skal takast ved ordinær drift, og må vere døgnblandprøver. Verksemda tek ut 4 prøver i året, men kun som stikkprøver, og vassmengda vert ikkje registrert. Det vert teke 1 prøve frå tank II og 3 prøver frå tank I. side 5

6 Formålet med å ta ut prøver av avløpsvatn etter siling og slamutskiljing er å kunne vise kor store utslepp det er frå verksemda av organisk materiale, feitt og suspendert stoff. Det er då ein føresetnad at prøvene som vert tekne er representative for det faktiske utsleppet. Resultata av analysane, m.a. for feitt, varierer svært mykje. Mange viser og høge verdiar, utan at dette kan forklarast. Verksemda nyttar ikkje prøveresultata vidare, og gjer ikkje noko sjølvstendig vurdering av om prøvetakinga er representativ eller om feittutskiljarane verkar som dei skal. Avvik 3: Verksemda deklarerer ikkje alt farleg avfall som vert levert. Avvik frå: Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften), jf Kommentar: Verksemder som leverer farleg avfall skal fylle ut skjema med opplysningar om mengde og type avfall (deklarasjonsskjema). Måløy Seafood as leverer spillolje til firmaet Franzefoss, og har dokumentasjon for dette. Det vert opplyst at anna farleg avfall som sprayboksar, lysrøyr, malingsspann og liknande vert levert til kommunalt mottak, men at dette avfallet ikkje vert deklarert. Verksemda har difor ikkje dokumentasjon for innleveringa. Avvik 4: Måløy Seafood AS må sikre at firma som har oppdrag for verksemda er kjent med og føl opp verksemda sin internkontroll. Avvik frå: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), 6. Kommentar: Nordfjord Industriservice utfører all vasking og desinfeksjon på anlegget. Det er og dei som vel ut dei kjemikaliane som vert nytta til dette arbeidet. I og med at arbeidet vert gjennomført på Måløy Seafood AS sitt område, er det denne verksemda sin internkontroll som skal gjelde for aktiviteten. Måløy Seafood AS må difor følgje opp det innleigde firmaet sin aktivitet og sjå til at eventuelle manglar vert korrigert. Dette gjeld mellom anna oppdaterte datablad for vaskemiddel, og kravet om at det skal gjerast vurdering av utskifting (substitusjon) av kjemikaliar med andre som er mindre miljøskadelege. 5. Merknader Følgjande tilhøve gav grunn til merknader under kontrollen: Merknad 1: Verksemda hadde ikkje dokumentasjon på at alt PCB-haldig lysrørarmatur er skifta ut. Kommentar: Det er no forbod mot bruk av PCB-haldige kondensatorar i innandørs og utandørs lysrørarmatur og i utandørs damplampearmatur. Denne typen armatur kan vere produsert i perioden Verksemda meiner at all gamal armatur er skrifta ut, men kan ikkje vise til at det er gjort noko systematisk gjennomgang for å dokumentere dette. side 6

7 Merknad 2: Varslingsrutinane ved akutte utslepp er uklare. Kommentar: Alle tilsette ved verksemda må vere kjent med korleis varsling av akutte utslepp skal skje. Det er ikkje skriftlege rutinar for dette, men det vart opplyst at politi og Nordfjord hamn skal varslast. Etter Forskrift om varsling av akutt forurensning eller fare for akutt forurensning 4 skal ev. akuttutslepp varslast til Brannvesenet på tlf Resultat frå verifikasjon og stikkprøver Vedlegg 2 (del B) inneheld omtale av og dokumentasjon for verifikasjonar/stikkprøver som vart gjort i samband med revisjonen. 7. Andre tilhøve 7.1 IK-system basert på nytt databasesystem under utarbeiding Som nemnt under kommentarane til avvik 1 har verksemda starta utarbeiding av eit nettbasert IK-system basert database-systemet som kvalitetssystemet. Under revisjonen fekk vi orientering om korleis dette systemet skal bli, og vi fekk sjå eksempel på m.a. risikoanalyse utarbeidd etter det nye systemet. 7.2 Tiltak for oppsamling av vatn på kaia. Verksemda har lagt til rette for å ta imot transportvatn frå båtane. Rundt mottakskaret for fisk på kaia var det bygt opp ein betongkant. Vatn som kjem frå mottakskaret eller vert pumpa over frå båtane, vert samla opp av denne betongkanten og ført vidare til tank/feittutskiljar under kaia og ut i sjøen på omlag 12 meter djup. Dette tiltaket skal redusere utslepp av ureina vatn til overflata i samband med lossing av fisk. 8. Gjennomføring Revisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Opningsmøte den Det vart gitt orientering om formål med revisjonen. Sentrale omgrep vart definerte og hovudkrava i internkontrollforskrifta vart gjennomgått. Vidare vart venta omfang og gjennomføring av revisjonen gjennomgått. Verksemda informerte om eigen organisasjon og gjennomgikk sentrale prosessar. Intervju og verifikasjonar den Til saman 6 personar vart intervju eller deltok på opnings- og/eller sluttmøtet. I vedlegg 3 er det gitt oversikt over deltakarane ved revisjonen. Sluttmøte den Avvik og merknader vart gjennomgått. Det vart semje om teksten som er identisk med kapittel 4 og 5 i denne rapporten. Det kom ikkje merknader til at innhaldet i rapporten kunne vere offentleg tilgjengeleg. side 7

8 Vedlegg 1 Dokumentunderlag for kontrollen: Oversikt over dei dokumenta som var spesielt viktige for gjennomføringa av kontrollen ved Måløy Seafood AS: 1. Ureiningslova med forskrifter 2. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskrifta), med vekt på ytre miljø 3. Utsleppsløyve dagsett Eigenrapportar til fylkesmannen 5. Verksemda si internkontrollhandbok frå Sjekkliste vernerunde og handlingsplan for 2005 og Perm med utskrift av lovar og forskrifter 10. Avviksrapportar og eigen oppfølging 11. Deklarasjonsskjema farleg avfall 12. Nedskrivne rutinar 15. Tidlegare kontrollrapport datert side 8

9 Vedlegg 2 Omfanget av FMVA sin kontroll A) Oversikt over dei emna som kontrollen omfatta Kontrollen omfatta følgjande sider av verksemda sitt HMS-ansvar: Om verksemda har bygd opp intern kontroll for å sikre at krav innan HMS-lovgivinga vert tilfredsstilt. FMVA fører tilsyn med at internkontrollen omfattar og er dekkande for tilhøve som er viktige for å verne mot ureining (utslepp til vatn og luft) og å sikre ei betre handtering av avfall Status for internkontrollen ved verksemda og korleis den vert utøvd Målsetjing for ytre miljø (utslepp til vatn og luft, støy og avfallshandsaming) Ansvarstilhøve Risikovurderingar og handlingsplanar for å redusere risiko Internt tilsyn Dokumentstyring Avvikshandsaming Drift og tilsyn med avløpsanlegg og utslepp Avfallshandtering rutinar for sortering av avfall rutinar for handtering av farleg avfall Substitusjonsplikt og handtering av kjemikaliar Utsleppskontroll B) Verifikasjon/stikkprøver som vart gjennomført i samband med kontrollen System: Om dei faktiske handlingane i organisasjonen samsvarar med den skrivne dokumentasjon Om organisasjon oppfattar seg og er oppbygd som omtalt i skriven dokumentasjon Om dei faktiske ansvarstilhøve samsvarar med skriven organisasjonsomtale Om systemet vert vedlikehalde og oppdatert Om avvik vert meldt som føresett, og vert faktisk avvikshandsama i organisasjonen Avfall: Om rutinar for lagring og levering av avfall er i samsvar med lov- og forskriftskrav og utsleppsløyve Avløpsanlegg: Om reinsetiltak og rutinar for drift av reinseanlegg er i samsvar med utsleppsløyve og krav regulert i lov eller forskrift Om uttak av vassprøver er representativt side 9

10 Vedlegg 3 NB! Utfylt dokument med namn er unntatt offentlegheit, jf. off.lova 5 Deltakarar ved kontroll ved namn i tida I tabellen under er det gitt ei oversikt over dei personane i verksemda som deltok under formøte, opningsmøte og sluttmøte, og som vart intervjua. Namn Arbeidstittel (funksjon) Opningsmøte Intervju Sluttmøte Roger Skavøypoll Dagleg leiar X X X Lars Inge Horn Teknisk sjef X X X Øyvind Holvik Kvalitetsansvarleg X X Sverre Søraa Styreformann X Arne Lofnes Verneombod X Audhild Myhre Tillitsvald X Frå Fylkesmannen: Grete Haugan, revisjonsleiar Bjarne Nes side 10