PLAN FOR HELSEMESSIG OG SOSIAL BEREDSKAP I VEGÅRSHEI KOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR HELSEMESSIG OG SOSIAL BEREDSKAP I VEGÅRSHEI KOMMUNE Vedtatt av Vegårshei kommunestyre: Kvalitetssystem og internkontroll (IK) TEMA: Versjon: Plan for helsemessig og 1.1 sosial beredskap Utarbeidet av: HSB utvalg /Anne-Grete Glemming Dato: Godkjent dato: Sign.: AGG Revisjon dato: Sign.: OPS

2 Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1. OM PLANEN / FORDELING OG INTERNKONTROLL Virkeområde Lover og forskrifter Fordeling av planen Internkontroll MÅLSETTING Formål Mål ORGANISERING Prinsipper i beredskapsarbeidet Kommunal samordning av beredskapsplanleggingen Samordning av redningstjenesten Ansvar Avgjørelsesmyndighet Varsling og iverksettelse av planen Etablering av kriseledelse Etablering av kriseledelsens støttefunksjoner Informasjon Evakuering Medvirkning fra andre kommunale tjenester RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE OVERSIKT OVER BEREDSKAPSPLANER TRYGGHET I FORSYNINGTJENESTEN OG INFRASTRUKTUR ØKONOMISK RAMMER OG FULLMAKTER KOMPETANSE, OPPLÆRING OG ØVELSER TILTAK OVERSIKT OVER PERSONELL AVTALER... 16

3 Side 3 av OM PLANEN / FORDELING OG INTERNKONTROLL 1.1. Virkeområde Denne planen gjelder for hele Vegårshei kommunes organisasjon, men er spesielt aktuell for helse- og omsorgstjenestene Lover og forskrifter Alle aktuelle lover, forskrifter og nasjonale planer finnes på: Relevante lover: Beredskapsforskriften Lov om helsemessig og sosial beredskap med forskrifter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester med forskrifter Lov om spesialisthelsetjenesten mm. med forskrifter Lov om vern mot smittsomme sykdommer med forskrifter Lov om helsepersonell med forskrifter Lov om pasient- og brukerrettigheter med forskrifter Lov om barnevernstjenester med forskrifter Lov om helseforetak med forskrifter Andre relevante dokumenter på kommunens internett under beredskap: Overordnet nasjonal helse- og beredskapsplan Helse og omsorgsdepartementet Veileder for psykososiale tiltak ved kriser, ulykker og katastrofer Helsedirektoratet Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til politiet i krise- og katastrofesituasjoner Helsedirektoratet Læring for bedre beredskap Helsedirektoratet

4 Side 4 av Fordeling av planen Denne planen er vedlegg til plan for kriseledelse i Vegårshei kommune og fordeles slik: Eksemplar Distribuert til nummer 1. Ordfører 2. Varaordfører 3. Rådmann 4. Kommunalsjef 5. Rådmannens stab, sentralbord 6. Kommuneoverlegen / helsestasjon 7. Enhet teknisk drift og forvaltning 8. Enhet bo - og omsorgssenter 9. Enhet åpen omsorg og helse 10. Enhet NAV og oppfølging 11. Vegårshei skole 12. Barnehage Myra 13. Barnehage Ubergsmoen 14. Enhet for DDØ/IKT 15. Vegårshei lensmannskontor 16. Fylkesmannens beredskapsavdeling 17. Kommunerevisjonen TOTALT ANTALL Internkontroll Planen er underlagt internkontrollsystemet for Vegårshei kommune og skal oppdateres årlig i henhold til kommunens årshjul, jfr. pkt. 5. Alle forhold som bør eller skal rettes, må rapporteres til beredskapskoordinator. Revidert plan sendes ut i sin helhet etter fordelingslisten. Dato for gjeldende plan står på første side. Planen vil arkiveres i ephorte under Helsemessig og sosial beredskap, og er tilgjengelig i henhold til distribueringsliste og på kommunens hjemmeside.

5 Side 5 av MÅLSETTING 2.1. Formål Formålet med helsemessig og sosial beredskap er å verne liv og helse og bidra til at alle som bor eller oppholder seg i kommunen får nødvendig helsehjelp og sosiale tjenester også ved kriser og katastrofer Mål Overordnet mål: Skape trygghet for Vegårshei kommunes innbyggere med hensyn til liv, helse og eiendom. Hovedmål: Redusere sannsynligheten for at krisesituasjoner kan oppstå, håndtere krisesituasjoner og redusere konsekvenser av disse. Delmål for reduksjon av sannsynlighet: Redusere sannsynligheten for at krisesituasjoner kan oppstå og utvikle seg til omfattende katastrofer ved: Sørge for at risiko- og sårbarhetsanalysen er kjent i organisasjonen Ivareta beredskapsmessige hensyn i alle kommunens planer, for på den måten å forhindre eller redusere muligheten til at krisesituasjoner kan oppstå Ha en oppdatert og øvet kriseledelse Årlig å utarbeide en kompetanseplan for krise og beredskap Delmål for reduksjon av konsekvenser: Redusere konsekvenser av kriser når de er inntruffet: Kriseledelsen blir etablert og fungerer effektivt Nødvendig og tilstrekkelig med ressurser, både personellmessig og at materiell blir tildelt Best mulig informasjon til ansatte, innbyggere og media gis til riktig tid Yte hjelp og omsorg til personer som er berørt av krisesituasjonen Evakuering og innkvartering skjer i henhold til plan etter behov Utnytte samfunnets samlede ressurser gjennom god kommunikasjon og samarbeid med andre

6 Side 6 av ORGANISERING 3.1. Prinsipper i beredskapsarbeidet I Norge skjer krisehåndtering etter fire hovedprinsipper: ANSVAR LIKHET NÆRHET SAMVIRKE Den myndighet med det daglige ansvaret, har ansvar også i krise Organiseringen i krise skal være mest mulig lik daglig organisering En krise skal håndteres på lavest mulig nivå Alle virksomheter har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Krisehåndtering er summen av tiltak som iverksettes for å begrense en skade og bringe krisen til opphør. Normalsituasjon Hendelse skjer Opprydding, Ny normalsituasjon Beredskapsarbeid Krisehåndtering gjenoppbygging Beredskapsarbeid ROS-analyser og normalisering Revisjon av planverk Planverk Evaluering Øvelser Ny ROS-analyse Kommunal samordning av beredskapsplanleggingen Kommunen har ansvar for å samordne plan og tiltak for helsemessig og sosial beredskap med annet planverk internt i kommunen, og med andre aktører. Denne samordningen skal sikre at helse- og sosialtjenestene får hjelp fra og samhandler med andre fagsektorer i og utenfor kommunen i en krisesituasjon. Jfr. punkt Samordning av redningstjenesten Ved større ulykker og / eller katastrofer er det viktig at alle krefter blir samordnet til felles innsats for å begrense skadevirkningene. Den sivile redningstjenesten ledes normalt av politiet eller det kommunale brannvesen, som rykker ut og takler branner, uhell og ulykker. Den sivile redningstjenesten i Norge er et samvirke mellom flere offentlige etater, frivillige organisasjoner og private selskaper som sammen bidrar med ressurser inn i redningsarbeidet. Ved større ulykker eller kriser vil de samlede redningsressurser bli samlet under ledelse av lokal redningssentral (LRS) i det aktuelle politidistrikt, hvor politimesteren er leder. Parallelt med den sivile redningstjenesten, vil det ved store ulykker eller katastrofer, bli etablert en katastrofeledelse på sivil side, dvs. under Justis- og beredskapsdepartementet gjennom Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), fylkesmennene og kommunene.

7 Side 7 av 16 Figuren under fremstiller hvordan samordning på kommunenivå kan være, med Fylkesmannen som sentral koordinator for både overordnet nivå og de andre kommunene. Fylkesmannen krisestab Politiet Helsevesen Forsvaret SAMVIRKE VEGÅRSHEI KOMMUNE Frivillige organisasjoner Sivilforsvaret Brannvesen 3.2. Ansvar Ved en nasjonal krise med store helseutfordringer er det sannsynlig at Helse- og omsorgsdepartementet blir lederdepartementet. Det er også stor sannsynlighet for at Helsedirektoratet vil få det koordinerende ansvaret. Det politiske ansvaret ligger hos kommunestyret. De folkevalgte må ha kunnskap om planlagt helse- og sosialberedskap, for å vite hvilket nivå kommunens tjenester vil være på under en krisesituasjon. Forebyggende tiltak kan utløse økonomiske konsekvenser. Plan for helsemessig og sosial beredskap må derfor vedtas av kommunestyret. I Vegårshei kommune vil det øverste administrative ansvaret ligge hos rådmannen, men alle som har et definert lederansvar, vil ha ansvaret for beredskapsarbeidet i egen enhet i en beredskapssituasjon. Dette innebærer at alle enheter til en hver tid må ha en oppdatert oversikt over ansatte og varslingsplan.

8 Side 8 av 16 Ordføreren har det overordnede politiske og økonomiske beslutningsansvar i en krisesituasjon. Ordføreren representerer kriseledelsen ute, og vil i samarbeid med informasjonsleder ha ansvar for medie- og publikumskontakt. I tillegg vil ordføreren ha ansvar for strategisk ledelse i forhold til å planlegge for fremtidige mulige utviklinger og vurdere handlemåter. Rådmannen har ansvar for å administrere kriseledelsen Avgjørelsesmyndighet Ordfører og rådmann eller deres stedfortredere skal uten unødvendig opphold varsles ved kriser og katastrofer. De skal deretter vurdere om situasjonen er så alvorlig at kriseledelsen skal etableres helt eller delvis, eller om det skal iverksettes andre tiltak Varsling og iverksettelse av planen Akutte kriser / ulykker blir vanligvis meldt inn til nødetatene, som gjensidig vil varsle hverandre etter faste rutiner. Politiet eller Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, AMK (113), varsler legevakten ved ulykker og katastrofer. Legevakten / politiet vurderer varsling av kommunens kriseledelse. Ved akutt ulykke / krise i kommunal virksomhet: Legevakta (116117) / 113 varsles av ansatt eller leder Ansatte varsler virksomhetens leder, som foretar nødvendige tiltak / videre varsling Ved andre kriser som naturkatastrofer, radioaktivt nedfall og pandemier, vil statlige myndigheter stå i kontakt med kommunen / kriseledelse om iverksettelse av tiltak slik: I arbeidstiden skjer varsling til rådmann, ordfører eller stedfortredere direkte fra kommunens sentralbord. Disse avgjør om videre innkalling skal skje og varsler faste medlemmer, jfr. liste i plan for kriseledelse. Hele kriseledelsen vil bli innkalt i arbeidstiden. Utenom arbeidstid skal den som mottar meldingen, enten vakthavende brannmannskap, vakthavende ved Vegårshei Bo- og omsorgssenter (VBO) eller andre kontakte rådmann eller ordfører, som beslutter om videre varsling skal skje. Dersom beslutning om innkallelse av kriseledelse foreligger, skal innkallingen utføres av den som blir bedt om dette fra ordfører, rådmann eller deres stedfortredere. Ved innkalling skal det føres oversikt over resultat av innkallingen samt tidspunkt for når de enkelte ble kontaktet. Tilbakemelding om resultatet meddeles rådmannen snarest Etablering av kriseledelse Rådmannen leder normalt kriseledelsen. I rådmannens fravær tiltrer en annen person fra rådmannsteam eller rådmannens ledergruppe. Avhengig av situasjonen, kan andre nøkkelpersoner innkalles for å delta i kriseledelsen. Kriseledelsen kan etableres helt eller delvis, jfr Fullstendige varsling og ressurslister forefinnes i plan for kriseledelse.

9 Side 9 av 16 KRISELEDELSE I VEGÅRSHEI oppdatert Stilling/funksjon Navn Tlf. Vaktlag Merknad (privat/jobb) nr. Ordfører Kirsten Myren og 2 Vaktlag etter avtale varaordfører Rådmann Kommunalsjef / Beredskapskoordinator Enhetsleder teknisk drift Ole Petter Skjævestad Anne-Grete Glemming Tore Smeland Kommunelege Ole Willy L. Gundersen Enhetsleder IKT / Rune DDØ Johansen Informasjonsleder Anne Helene Baarøy Enhetsleder nav / Anita leder av EPS Stiansen Varaordfører John Geir Smeland og 2 Vaktlag etter avtale kommunalsjef 1 og 2 Vaktlag etter avtale rådmann Etter avtale med rådmann Vaktlag etter avtale ordfører ANNET NØKKELPERSONELL OG AVLØSERE TIL KRISLEDELSEN Enhetsleder VBO Unni Johansen innkalles til stab ved behov Enhetsleder Åpen Omsorg Anne Marie Isaksen Etter avtale rådmann Enhetsleder Skole Odd Arne Eliassen Etter avtale med rådmann Enhetsleder BHG Hildegunn M. Dale Etter avtale med rådmann Kjøkkensjef Laila Myrstad Innkalles ved behov Skogbrukssjef Helge Sines Innkalles ved behov Ansvar kom. vei Helge Fredheim Innkalles ved behov Brannmester Jan Terje Lindtveit Etter avtale Lokal brannmester VIKTIGE TELEFONER Satellittelefon, VBO Brann 110 Politi 112 AMK (legevakt) 113 (116117) Vakttelefon VBO

10 Side 10 av Etablering av kriseledelsens støttefunksjoner Kriseledelsen Informasjonsleder Evakuerte - og pårørende senter (EPS) Logg- og journalføring Psykososialt kriseteam Presse- og infosenter Evakuering Publikumstjenesten Innkvartering Støttefunksjonene kan etableres helt, stykkevis og delt eller med en gradvis opptrapping. Det viktigste er å skaffe oversikt over situasjonen og være i forkant av utviklingen. Når informasjonstjenesten etableres, begrenses ansvar og mulighet til å uttale seg på vegne av kommunen til ordfører og rådmann eller de som blir bemyndiget. Mannskap, som ikke inngår i annen beredskap, vil være til kriseledelsens disposisjon Informasjon Ved krisesituasjoner har kommunens kriseledelse ansvaret for informasjon både internt og eksternt. Se TILTAKSKORT 1 (i plan for kriseledelse) Evakuering Det er politiet som beslutter om det skal iverksettes evakuering. Det er også normalt at det er politiet som leder gjennomføringen. Kommunen oppretter evakueringssenter etter anmodning fra politiet. Se TILTAKSKORT 5 (i plan for kriseledelse) Medvirkning fra andre kommunale tjenester Helsetjenester, omsorgstjenester og andre som har aktuelt personell, utstyr, eiendom eller kompetanse skal stille dette til disposisjon for å håndtere krisesituasjoner som oppstår. Kommuneoverlegen har overordnet myndighet til å vurdere behov. Kriseledelsen bistår med å beordre personer med helse- og sosialfaglig kompetanse i henhold til kommuneoverlegens vurderinger.

11 Side 11 av RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE Vegårshei kommune har utarbeidet en overordnet risiko- og sårbarhets analyse (ROS). Analysen er ikke uttømmende, og må jevnlig revideres / oppdateres. I overordnet ROS er 33 uønskede hendelser vurdert og tar for seg uønskede hendelser i de to kategoriene: naturfarer menneske og virksomhetsbaserte farer I tillegg er kommunen pålagt å foreta ROS-analyser innen særskilte områder. Kommunen har laget egne ROS analyser for helsemessig og sosialberedskap og for smittevern i forbindelse med utarbeidelse av denne planen. Disse ROS-analysene ligger som vedlegg til helhetlig ROS-analyse. Ny helhetlig ROS-analyse ble ferdigstilt Utvikling og oppdatering av ROS-analyser er en kontinuerlig prosess, som foregår både på overordnet kommune nivå og i de enkelte enheter. ROS-analysene beskriver sannsynlighet for at uønskede hendelser kan inntreffe, og hvilke konsekvenser det kan gi dersom det skjer. De danner også grunnlaget for utarbeidelse av tiltakskort, og for å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Hver enhetsleder i helse og omsorgssektoren har ansvar for gjennomføring av risikovurdering i egen enhet.

12 Side 12 av OVERSIKT OVER BEREDSKAPSPLANER Plan for kriseledelse i Vegårshei kommune er overordnet denne planen. Dokument Innhold Ajour / politisk vedtatt 1 Internkontroll for Overordnet del Utarbeidet beredskapsarbeid 2 Gjeldende heltlig ROS-analyse NY helehtlig ROS Forskriften punktvis Samfunnssikkerhet og beredskap 3 Plan for kriseledelse Plan på organisasjons- og kommunal nivå, Tiltakskort 4 ROS-analyse Helesemessig og 5 Plan for helsemessig og sosial beredskap i Vegårshei sosial beredskap Innsats rettet mot helse- og sosialtjenester i krisesituasjoner 2014 Vedtatt av K- styre: Vedtatt: Kommentar / intern kontroll Årlig kontroll På bakgrunn av nye krav og ny veileder Ny behandling i K- styre etter tilsyn fra FM Revidert Varslingslister oppdateres kontinuerlig Ny Revidert Ny Revidert ROS-analyse Smittevern Ny Revidert Smittevernplan Sikre befolkning og Ny Revidert inkl. pandemi samfunn under 8 Innsatsplan ved brann på Vegårshei bo- og omsorgssenter (VBO) Innsatsplan ved kommunale omsorgsboliger 9 Internkontroll med rutiner for beredskap (kvalitetsperm for HEO) 10 Beredskapsplan skole ( beredskapsperm ) 11 Beredskapsplan barnehagene ( bereskapsperm ) 12 Beredskapsplaner for enhet Nav og oppfølging smitte og pandemi Kort handlingsplan med kart ( brannperm ) Samme som for VBO Kvalitetsperm og rutiner ved kriser i ÅO og VBO Handlingsplan og rutiner ved kriser i kommunale barnehager Egne tiltakskort Interne planer Revidert 2015 ifbm flytting til Mauråsen Kjøpt Kjøpt Utarbeidet sammen med Nav Om- og utbygging skjer i 2015/2016 Tilbakeflytting høsten 2016 Oppdateres jevnlig Oppdateres jevnlig

13 Side 13 av 16 stat høsten Beredskapsplan for IKT Interne planer Omlegging/ny organisering fra høsten Beredskap for vannforsyning 15 Beredskapsinformasjon på kommunens hjemmeside ROS-analyse og tiltakskort for svikt av vannforsyning Generell info og Deler av beredskapsplanverk 16 Legevakttjeneste Interkommunalt legevaktsamarbeid Plan for kriseledelse Kommunen har beredskap for reserve vannforsyning Jevnlig oppdatering Kontaktinformasjon Teknisk vakt Samarbeidsutvalget for legevakttjenesten oppdaterer løpende utfordringer Generelle, overordnede planer Dokument Innhold Ajour pr/politisk vedtatt 1 Kommuneplan Samfunnsdel Arealdel med konsekvensutredninger Bestemmelser Relaterte dokumenter Vedtatt i k-styret: Kommentar / intern kontroll Har vært en lang og god prosess med stor involvering 2 Handlingsplan (Økonomiplan ) Økonomiske føringer for kommende 4 år Vedtatt i k-styret: Årsbudsjett 2016 Økonomiplan Kompetanseplaner Strategisk kompetansedelplan for Helse og omsorg Ingen egen kompetanseplan for beredskap Beredskapaktivitet er lagt i årshjul

14 Side 14 av TRYGGHET I FORSYNINGTJENESTEN OG INFRASTRUKTUR Kommuneoverlegen må kontinuerlig vurdere behov for materiell, utstyr og personell og melde dette inne for kriseledelsen om nødvendig. Kriseledelsen bistår med beordringer og anskaffelser. Jfr. punkt 3.9. over. Avhengig av den enkelte hendelse og situasjon, kan Vegårshei risikere å bli uten nødvendig og god nok infrastruktur både i forhold til veinett, strøm og andre nett-tjenester. Kriseledelsen og kommuneoverlegen må derfor vurdere den enkelte situasjon særskilt. Ved en nasjonal krise, må kommunen følge nasjonale føringer. For øvrig følges plan for kriseledelse og aktuelle tiltakskort, denne planen og / eller andre beredskapsplaner for den aktuelle situasjonen. 7. ØKONOMISK RAMMER OG FULLMAKTER Dersom liv og/eller helse står på spill, kan ansatte i helse- og omsorgsektoren uten opphold iverksette nødvendige strakstiltak. Enhetsleder skal om mulig godkjenne ressursbruken. Dersom dette ikke er mulig, skal enhetsleder underrettes så raskt som mulig. Forebyggende tiltak som kan utløse økonomiske konsekvenser må innarbeides under den årlige budsjettbehandlingen. I øvrige krisesituasjoner avgjøres økonomiske rammer av leder av kriseledelsen i hvert enkelt tilfelle, og må fremlegges for formannskapet i ettertid. 8. KOMPETANSE, OPPLÆRING OG ØVELSER Den enkelte enhetsleder har ansvar for at ansatte på egen enhet har tilstrekkelig kompetanse på krisehåndtering innen gitte rammer. Øvelser må legges inn i enhetens årshjul. Beredskapskoordinatoren tilrettelegger for nødvendig kompetanse og øvelse av kommunens kriseledelse.

15 Side 15 av TILTAK TILTAKSKORT i sin helhet ligger som del to i PLAN FOR KRISELEDELSE. TILTAKSKORT 1: PRESSE- OG INFORMASJONSSENTER TILTAKSKORT 2: LOGG OG JOURNALFØRING TILTAKSKORT 3. PUBLIKUMSTJENESTE TILTAKSKORT 4: EVAKUERTE OG PÅRØRENDE SENTER (EPS) TILTAKSKORT 5: EVKUERING TILTAKSKORT 6: INNKVARTERING TILTAKSKORT 7: RETNINGSLINJER FOR PSYKOSOSIALT KRISETEAM TILTAKSKORT 8: ALVORLIG SVIKT I EL-FORSYNINGEN TILTAKSKORT 9: ALVORLIG SVIKT I VANNFORSYNINGEN TILTAKSKORT 10: BORTFALL AV IKT TILTAKSKORT11: EKSTREMVÆR TILTAKSKORT 12: STØRRE SAMFERDSELSULYKKER TILTAKSKORT 13: BRANN I OFFENTLIGE BYGG OG INSTITUSJONER TILTAKSKORT 14: STØRRE SKOGBRANNER TILTAKSKORT 15: ATOMULYKKE OG RADIOAKTIVT NEDFALL TILTAKSKORT 16: STØRRE OLJE- OG KJEMIKALIEUTSLIPP TILTAKSKORT 17: ALVORLIG ULYKKER MED BARN INVOLVERT TILTAKSKORT 19: AVDEKKING AV OVERGREP MOT BARN OG UNGE TILTAKSKORT 19: UØNSKET HENDELSE VED STORT ARRANGEMENT TILTAKSKORT 20: SABOTASJE OG/ELLER TERROR TILTAKSKORT 21: SMITTE OG PANDEMI TILTAKSKORT 22: ALTERNATIVT SAMBAND TILTAKSKORT 30: EVALUERING ETTER HENDELSE 10. OVERSIKT OVER PERSONELL Det henvises til: Plan for kriseledelse del 3: ressurs- og varslingslister Smittevernplan kapittel 3

16 Side 16 av AVTALER Vegårshei kommune inngår i følgende samarbeid og avtaler: AVTALE OM AKTØRER MERKNAD Fastlegeavtale (opphørt) Kommunelege 2 Lege Siri Moland / Vegårshei kommune Interkommunal legevaktsordning Østre Agder, Fyresdal og Nissedal Daglegevakt Vegårshei og Arendal Veterinærtjenester Vegårshei, Åmli, Tvedestrand Samarbeidsavtaler som et ledd i samhandlingsreformen, herunder smittevern Vegårshei kommune og SSHF Næringsmiddel/ drikkevann Vegårshei kommune og Mattilsynet Vedtatt kommunestyret