Velferdsklubber i Odfjell Drilling

Transkript

1 Retningslinjer for velferdsklubber i Odfjell Drilling 1.0 HENSIKT Hensikten med disse retningslinjer er å få standardisert en mest mulig entydig praksis for drift av velferdsklubbene innen Odfjell Drilling. 2.0 OMFANG For hver enhet / større aktivitet innen Odfjell Drilling vil det finnes en velferdsklubb. Disse retningslinjer omfatter alt personell tilknyttet enheter og aktiviteter hvor det er etablert velferdsklubb. Selskapet kan bestemme at personell tilknyttet mindre aktiviteter, hvor det ikke er naturlig med egen velferdsklubb, blir omfattet av én av de etablerte klubber. 3.0 ORGANISERING De enkelte velferdsklubber skal velge et styre som sikrer en rettferdig representasjon fra de grupper av ansatte som klubben omfatter, fortrinnsvis slik at de ulike skift er representert. Klubbstyret skal bestå av minimum 3 personer hvorav; 1 Formann/leder 1 kasserer Klubbens formann/leder er ansvarlig for klubbens drift og er kontaktperson mellom bedriften og velferdsklubben. Formann og kasserer forestår regnskap i samsvar med alminnelig regnskapsskikk og sørger for at årsregnskap sendes bedriften for ettersyn og arkivering, senest innen 30. april hvert år. Klubbens styre skal avholde årsmøte innen 31.mars hvert år. Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6

2 4.0 ØKONOMI 4.1 Bidrag fra selskapet Selskapet yter støtte til drift av de enkelte velferdsklubber gjennom en årlig tildeling av en KHMS-bonus basert på kriterier innen; Ingen skader med fravær Sykefravær under gitte nivå Avviksrapportering pr. ansatt over gitte nivå Oppnådd kundetilfredshet Økonomisk resultat For nye klubber som etableres, bevilger bedriften midler til oppstart. 4.2 Medlemskontingent Den enkelte velferdsklubb fastsetter medlemskontingent. Kontingenten trekkes månedlig over lønn iht. lister tilrettelagt og godkjent av klubbens styre. 4.3 Annen økonomisk støtte Dersom det på den enkelte enhet/aktivitet er etablert insentiv avtaler vil mannskapenes andel bli tildelt velferdsklubben etter de regler som er etablert for slike bonusordninger i Odfjell Drilling, jf. art 7 nedenfor. 4.4 Signaturrett Velferdsklubbene på de enkelte enheter skal ha et styre og en kasserer som er ansvarlig for regnskap og bruk av midlene. Uttak av midler ut over kr ,- skal kun gjøres ved signatur fra to av styrets medlemmer. 5.0 STATUTTER 5.1 Økonomisk støtte til tiltak For å sikre overensstemmelse med intensjonen bak velferdstilskuddene og gjeldende lovverk, forutsetter selskapet at enkelttiltak med kostnadsramme over kr ,- er drøftet med driftsleder for enheten/aktiviteten før endelig godkjenning. Driftslederes godkjenning og eventuelle kommentarer skal kunne dokumenteres. Kopi av slike vedtak sendes regnskapsavdeling for registrering og arkivering. Alle klubbens medlemmer og bedriften kan fremme forslag til velferdstiltak. Klubbens styre behandler og godkjenner tiltak med de begrensninger som er gitt i foregående avsnitt. Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6

3 5.2 Aktuelle tiltak Odfjell Drilling ønsker ikke å sette spesielle kriterier for bruk av midlene ut over at de skal benyttes til fellestiltak etter de retningslinjer som er etablert for velferdsklubbene. Slike tiltak kan være; arrangementer for medlemsgrupper (enkelte skift) eller alle medlemmene som tar sikte på å fremme samarbeid og kollegiale bånd kampanjer for å øke trivsel og samhold sponsing av sportslige fellestreff, helsestudioaktiviteter, e.l. gaver til ansatte i fm. jubileum som bryllup, runde år, m.v. oppmerksomheter til ansatte og pårørende i fm. sykdom, død, m.v. Velferdsklubbene har ikke anledning til å gi gaver, premier, lønn eller annen kompensasjon ut over skattelovens bestemmelser, jf. bl.a. forskrift om skattefritak for visse naturalytelser, m.v. 5.3 Noen aktuelle skattebegrensninger Ytelser som gis fra velferdsklubber anses i skattemessig forstand å være foranlediget av arbeidsforholdet i selskapet og er således underlagt de alminnelige selskapsrettslige skatteregler. Innenfor skattelovens bestemmelser er det ikke anledning til å gi gaver eller ytelser i form av pengebeløp. Gavene må enten knytte seg til nærmere angitte jubileer eller være premie for forbedringsforslag og må dessuten ligge innenfor gitte beløpsgrenser. Eneste unntak fra disse regler er pengebeløp gitt i fm. innsamlingsaksjoner til veldedige organisasjoner eller lignede tiltak samt til pårørende i fm. dødsfall. Forøvrig gjelder blant annet følgende begrensninger; 1. Inntil kr ,- for en ansatt som gifter seg, går av med pensjon, slutter etter minimum 10 år i bedriften eller fyller 50, 60, 70, 75 eller 80 år. 2. Inntil kr ,- i premie for forslag til forbedringstiltak av organisasjon eller arbeidsmetoder. 3. Inntil kr. 500,- (inkl. mva.) i erkjentlighetsgave i fm. andre tiltak og markeringer I tillegg gjelder ulike regler i fm. ansettelsesforhold over 25 år og når bedriften har bestått i runde år fra 25 år og oppover. Merk at med de unntak som er angitt ovenfor, er det ikke anledning til å gi gaver av en verdi som i løpet av et kalenderår overstiger kr. 500,- inkl. mva. Verdier ut over dette er oppgavepliktige og skal innrapporteres med Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6

4 arbeidsgiveravgift og inntektsskatt for den enkelte. Velferdsklubbens styre vil derfor være ansvarlig for at beløpsgrensen på kr. 500,- overholdes. Alle beløpene er totalbeløp, d.v.s. at gaver fra bedrift og velferdsklubb samlet ikke må overstige de oppgitte beløp dersom innberetning/skatt skal unngås. Dersom det er tvil om noe er innberetningspliktig, skal dette på forhånd tas opp med bedriften og dokumentasjon eventuelt sendes regnskap for vurdering. 6.0 VELFERDSHYTTER Det er opprettet en egen hyttepool (CabinWeb) som styres av en hyttekomité bestående av leder, nestleder, kasserer og 3 medlemmer. Bedriften har også etablert et felles regelverk for velferdshyttene blant annet med utgangspunkt i følgende retningslinjer; 1. Velferdshyttene skal være tilgjengelige for alle ansatte 2. Det skal forefinnes et fordelingssystem som sikrer en rettferdig tildeling av hyttene. 3. Bedriftens hyttepool skal søkes fordelt geografisk slik at flest mulig ansatte har tilgang til minst én hytte i rimelig nærhet fra hjemstedet. 4. Hyttene skal markedsføres slik at jevn og høy utnyttelsesgrad sikres. 5. Den enkelte bruker av hyttene er ansvarlig for orden og renhold og at alminnelige ordensregler etterleves. Hyttekomiteen er ansvarlig for at det forefinnes praktiske hytteregler og ordensregler som sikrer at ovennevnte retningslinjer samt eventuelle tilleggsregler fra utleier, etterleves av alle brukerne. For mer utfyllende bestemmelser om ordningen med velferdshytter, vises til egen meny Hyttepool CabinWeb på vår inet side. 7.0 RETNINGSLINJER FOR BONUS AVTALER I ODFJELL DRILLING Det følgende angir retningslinjer for tildeling og kriterier for disponering av midler oppnådd gjennom insentiv ordninger etablert mellom operatørselskap og Odfjell Drilling. Mannskapenes andel av den totale årlige bonus på den enkelte installasjon fordeles månedlig etter hvert som bonus påløper etter følgende regler : 7.1 Nivå I - Årlig beløp inntil Tilfaller Velferdsklubben på enheten til avbenyttelse etter de regler som gjelder for øvrige midler som tilføres klubben (dvs. Odfjell Drillings KHMSbonus). Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6

5 Odfjell Drilling ønsker ikke å sette spesielle kriterier for bruk av midlene ut over at de skal benyttes til fellestiltak etter de samordnende retningslinjer som er etablert for velferdsklubbene, jf. bestemmelser gitt foran. 7.2 Nivå II - Årlig beløp over kr Dersom samlet insentiv bonus på en enhet i løpet av et kalenderår overstiger kr , vil det overskytende beløp bli fordelt som følger; 25 % tilfaller enhetens velferdsklubb for disponering iht. regler angitt under Nivå I 75 % avsettes til et felles arbeidstakerfond i Odfjell Drilling (ATO-fond) Midler som overføres til ATO-fondet, disponeres av et eget styre etter vedtekter som bestemt for fondet. 7.3 Arbeidstakerfondet i Odfjell Drilling (ATO-fondet) For ATO-fondet er det opprettet et eget styre med 2 representanter fra bedriften og 2 representanter fra de ansatte offshore, alle med én stemme. Styreformann velges mellom bedriftens og de ansattes representanter annenhver gang og for et år om gangen. Ved stemmelikhet har formannen dobbeltstemme. Styret i ATO vedtar tildeling av midler etter de retningslinjer som er fastsatt for fondet innenfor følgende hovedkategorier; arbeidsmiljø- og velferdstiltak sosial- og attføringstiltak Arbeidstakerfondet i Odfjell Drilling (ATO) kan brukes til tiltak som fremmer samarbeid, velferd og utvikling ut over slike tiltak som Odfjell Drilling normalt arrangerer for selskapets ansatte. Som eksempel på slike tiltak kan nevnes; lagånd- og samarbeidsseminar for alle ansatte eller grupper av ansatte arrangementer som inkluderer familie til ansatte videreutvikling av verneombud og tillitsvalgte velferdstiltak som kommer alle ansatte til gode premiering i fm. idékasse, kampanjer, o.l. Innenfor hovedgruppen sosial- og attføringstiltak kan aktuelle tiltak være økonomisk støtte til tiltak ut over det bedriften normalt bidrar med, f.eks. ; økonomisk støtte til helsefremmende tiltak attføring til annet arbeid (rettrettordning) etter individuell søknad dekning av medisinske kostnader for raskere tilbakeføring ved langvarig sykefravær hjelpemidler for individuell tilrettelegging av arbeidsplasser ansatte eller pårørende i særskilte situasjoner som følge av sykdom eller død seniorpolitikk inkludert støtte til aktiviteter og tiltak for pensjonister Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6

6 Ut fra en samlet vurdering, vil ATO også kunne øremerke midler fra fondet for fordeling blant alle velferdsklubbene i selskapet. Tildeling gis etter de samme kriterier som Odfjell Drilling benytter ved tildeling av årlig KHMS-bonus og slik at fordelingen blir forholdsmessig den samme som de beløp klubbene får fra Odfjell Drilling. For bruk av tildelte ekstra midler gjelder kriterier iht. Nivå I ovenfor. Tildeling av ekstra midler kan etter søknad, også gis til enkeltstående enheter dersom det ut fra en samlet vurdering anses som berettiget for å høyne velferdsnivået på enheten. Sandsli, 30. oktober 2001 Sist revidert 28. desember 2006 Ketil Lenning Adm. direktør Bengt A. Olsen Personaldirektør h:\bao\work\protokoll\velferdsklubb regler.doc Regler for velferdsklubber i Odfjell Drilling av 6