AVTALE OM GJENNOMFØRING AV FUSJON MELLOM HIB, HSH OG HISF

Transkript

1 Saksframlegg Dato Referanse / Sakshandsamar Georg Arnestad Saksgang: Saksnr. Saksgang Møtedato 46/16 Høgskulestyret AVTALE OM GJENNOMFØRING AV FUSJON MELLOM HIB, HSH OG HISF Framlegg til vedtak: Styret godkjenner avtalen om gjennomføring av fusjon mellom Høgskolen i Bergen, Høgskolen Stord/Haugesund og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Saksvedlegg: 1. Avtale om gjennomføring av fusjon mellom HiB, HiSF og HSH 2. Fusjonsprosjektet utkast til prosjektorganisering 3. Mandat for prosjekt ved lærarutdanningar ved den nye høgskulen 4. Prioritering av studentvelferd ved fusjon mellom HiSF, HiB og HSH. Brev frå Kunnskapsdepartementet av Saksframstilling Bakgrunn I denne saksutgreiinga gjer rektor framlegg om at styret godkjenner avtalen om fusjon mellom Høgskolen i Bergen, Høgskolen Stord/Haugesund og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Det forslaget til vedtak som no ligg føre, er resultatet av ein prosess som har prega dagsorden ved HiSF i meir enn to år. Prosessen tok til ved at kulturminister Torbjørn Røe Isaksen i brev av bad alle dei statlege UH-institusjonane om å kome med eit innspel til ei stortingsmelding om strukturen i høgare utdanning, som ministeren ville leggje fram våren Alle institusjonane skulle i svarbrevet skissere ein ønskt strategisk profil i 2020, innanfor eit UH-landskap med færre institusjonar, ei krevjande demografisk utvikling og med tydelegare forventningar til akademisk standard, dvs. læringsutbyte og forskingskvalitet. Styret ved HiSF var frå starten av heilt klart og samrøystes i sine tilbakemeldingar. Alt i den førebelse tilbakemeldinga til departementet tidleg i september gjorde styret det samrøystes klart at det meinte at HiSF skulle halde fram som ein eigen sjølvstendig høgskule. I det omfattande innspelet til KD frå var dette tydeleggjort såleis: «Høgskulen i Sogn og Fjordane skal fram mot 2020 utviklast til å verte ein sterk, fagleg god og sjølvstendig høgskule, som i nært fagleg og administrativt samarbeid med andre høgskular og universitet, og i samverke med samfunns- og arbeidslivet i regionen vår, skal gi framifrå undervisning og utføre relevant forsking av høg kvalitet».

2 2 Styret heldt fast ved dette standpunktet ut styreperioden, men kom likevel med ei opning på styremøtet i februar 2015, då styret subsidiært gjekk inn «for ein tettare integrasjon mellom UiB, HiSF, HiB og HiVolda med sikte på å etablera eit framtidig fleircampusuniversitet på Vestlandet. HiSF legg til grunn at dette alternativet kun er aktuelt dersom UiB er med frå starten». Men det kom aldri noko signal frå UiB om at dei ville vere med på nokon fusjon med høgskulane på Vestlandet. Sjølvstendestandpunktet stod (tilsynelatande) sterkt internt ved HiSF i Sogndal, medan det i Førde var klart fleirtal for å fusjonere med HiB. Regionalt var det sterk oppslutning om sjølvstendelinja i Sogn, men større opningar for fusjon i Sunnfjord. Både statsråd Røe Isaksen og statssekretær Haugstad vitja Sogndal for å overtale HiSF til å innleie fusjonssamtalar med nabohøgskulane. Det sitjande styret fekk struktursaka på saklista alt på sitt første styremøte Dette skjedde gjennom sak 54/15 som handla om korleis HiSF skulle oppfylle dei 12 kvalitetskrava som gjekk fram av stortingsmeldinga «Konsentrasjon for kvalitet» og stortingsbehandlinga av denne. Bakgrunnen då var eit møte i Bergen i byrjinga av september der rektor og styreleiar møtte Kunnskapsdepartementet saman med leiinga for andre statlege høgskular på Vestlandet. På dette møtet var Kunnskapsdepartementet tydelege på at dette utgreiingsarbeidet burde gjerast i eit samarbeid mellom fleire høgskular. I saksutgreiinga vart styret invitert til å drøfte om HiSF eventuelt skulle vere med på ei utgreiing saman med HiB og HSH (og eventuelt HiVolda) om korleis vi best kunne oppfylle kvalitetskriteria. Dei nye og strengare krava i samband med omlegging av lærarutdanninga til ei femårig masterutdanning frå , vart spesielt streka under i saksutgreiinga. Styret gjorde følgjande vedtak: 1. Tidlegare vedtak står ved lag til det er gjort nye realitetsvedtak. 2. Styret gir rektor og styreleiar fullmakt til å arbeide vidare med fellesutgreiing med Høgskolen Stord/Haugsund og Høgskolen i Bergen. HiSF gjer òg ei sjølvstendig utgreiing. 3. Styret ønskjer drøftingar med Høgskulen i Volda om ulike modellar for vidare samarbeid. Seinare på hausten vart NIFU engasjert til å stå for fellesutgreiinga, medan dekan ved ALI, Wiggo Hustad, vart beden om stå for den sjølvstendige utgreiinga for HiSF. Begge desse utgreiingane var ferdige rundt juletider. NIFU-utgreiinga tilrådde, ikkje uventa, ein fusjon. Det vart orientert om framdrifta av arbeidet på styremøta, utan at det vart gjort nye vedtak. I januar 2016 var det personaldag om struktursaka, med gruppearbeid og avrøysting om ulike aktuelle fusjonsalternativ. 3. februar vart det skipa til felles styreseminar mellom HiSF, HSH og HiB. Her deltok også statssekretær Haugstad. Dagen etter heldt dei tre institusjonane kvar sine styremøte der struktursaka var den viktigaste. I saksutgreiinga til vårt styre vart det laga ei omfattande framstilling av utviklinga av denne saka frå mai HiSF-styret gjorde vedtak om å be rektor setje i verk «sonderingar med HSH og HiB for å greia ut grunnlaget for å starte fusjonsforhandlingar med dei to institusjonane. Samstundes bad styret også «rektor om å invitera Høgskulen i Volda til eigne sonderingar.» Ein konstaterte òg at UiB no ikkje ønskjer fusjon med høgskulane. I tilknyting til styremøtet 10. mars vart det halde eit kort styreseminar saman med Høgskulen i Volda. Styret gjorde vedtak om at ein ser positivt på at «Høgskulen i Volda tek initiativ til forhandlingar med HiSF, men finn ikkje grunnlag no for å gå vidare med fusjonsforhandlingar med Høgskulen i Volda åleine.» Styret bad så «rektor gå vidare i forhandlingar om ein felles fusjonsplattform med Høgskolen i Bergen og Høgskolen Stord/Haugesund etter føreslegen framdriftsplan og organisering.»

3 3 På eit lukka styreseminar og styremøte 5.4 vart mandatet for fusjonsforhandlingane med HiB og HSH drøfta. På styremøtet 12.5 vart eit utkast til fusjonsplattform behandla. Styret kom her med konkrete forslag til presiseringar ein ønskte plattforma skulle ta omsyn til, jf. nedanfor. Forhandlingsutvalet har no utarbeidd ein endeleg fusjonsavtale. Styra for dei tre institusjonane vert alle på styremøte 9.6 inviterte til å seie ja til denne avtalen. Gjer dei det, vil fusjonen verte fastslått i statsråd ved ein kongeleg resolusjon. Etter ein interimsperiode hausten 2016, skal Høgskulen på Vestlandet etter planen verte etablert med verknad frå Struktursaka har dei siste to åra vore hovudtema på ei rekkje styremøte, fleire styreseminar og personalmøte. Saka har vore drøfta i mange møte med organisasjonar og politiske parti i fylket, på stortingsbenken for Sogn og Fjordane, og i ulike vender, med den politiske leiinga i Kunnskapsdepartementet. Frå rektor si side har det vore lagt vekt på å leggje fram opplysande, og iblant, omfattande saksutgreiingar. Når rektor no bed styret om å seie endeleg ja til ein fusjonsavtale, er det ut frå ei overtyding om at dette er til det beste for ei framtidig høgskuleutdanning i fylket vårt. Dette inneber at vi gjennom den nye Høgskulen på Vestlandet best sikrar vidare utvikling og styrking av dei mange gode utdanningane ved HiSF. Særleg er den nye høgskulen viktig for iverksetjing av ny lærarutdanning i fylket vårt. Gjennom ein vestlandsfusjon får vi òg tilgang til eit sterkare regionalt nettverk og fleire ressursar å spele på når det gjeld forskings- og utviklingsarbeid og kompetanseutvikling. Vi kjenner oss trygge på at vi vil halde oppe den gode rekrutteringa vår og dei gode studiemiljøa vi har i Sogndal og Førde. Rektor meiner òg at vi har fått til ein god og offensiv fusjonsavtale som peikar klårt framover mot ein fagleg sterk og tydeleg ny kunnskapsinstitusjon som skal utviklast i nært samarbeid med samfunns-, nærings- og arbeidsliv i vestlandsregionen. Rektor er òg glad for at den nye institusjonen vil byggje vidare på hovudtrekk ved vestlandsk kultur, næring og tradisjonar, og at nynorsk skal vere hovudsmålforma ved Høgskulen på Vestlandet. Fusjonsavtalen På møtet i Forhandlingsutvalet 25. mai vart partane samde om «Avtale om gjennomføring av fusjon mellom Høgskolen i Bergen (HiB), Høgskulen i Sogn og Fjordane (HiSF) og Høgskolen Stord/Haugesund (HSH).» Denne avtalen vert lagt fram for endeleg godkjenning av styra ved dei tre fusjonerande institusjonane på møte 9. juni. Styra vert inviterte til å seie ja eller nei til den avtalen som no ligg føre. Den kongelege resolusjonen som stadfestar fusjonen mellom dei tre høgskulane til Høgskulen på Vestlandet, vert utarbeidd etter styremøta. Denne er vanlegvis på éi side. Kunnskapsdepartementet utarbeider teksten i samråd med dei tre institusjonane. Parallelt med fusjonsforhandlingane har det vorte arbeidd med organisering av fusjonsprosjektet i interimsfasen. Forslag til korleis dette arbeidet skal organiserast, følgjer som vedlegg til denne saka, som ei orientering til styra ved dei tre høgskulane. Den endelege prosjektorganiseringa vil bli bestemt av interimsstyret når dette har trett saman. Fusjonssaka På styremøte 12. mai fekk dei tre institusjonsstyra seg førelagt eit forslag til fusjonsplattform. Styret ved HiSF gjorde då følgjande vedtak: Styret bed rektor og styreleiar ta med seg saksutgreiinga og dei merknader som kom fram i styremøtet, inn i sluttforhandlingane om fusjonsplattform for Vestlandshøgskulen: a. Styret ber om at det vert teke omsyn til følgjande punkt i det vidare arbeidet med plattforma: sikre at kvalifikasjonsprinsippet ikkje fører til opphoping av leiarar i ein nærregion.

4 4 at det i det vidare arbeidet vert gjort ei sjølvstendig vurdering av ei eiga avdeling i tråd med innspel til styret. tydelege formuleringar på korleis me sikrar ei fullverdig lærarutdanning i HiSF. at det vert diskutert eit fast forholdstal mellom administrative og faglege årsverk. Namn på den nye institusjonen: Første prioritet: Vestlandshøgskulen Andre prioritet: Høgskulen på Vestlandet b. Styret viser til den pågåande prosessen kring samanslåing av SiB, SSH og SiSOF. Styret er opptekne av at det gode velferdstilbodet i Sogn og Fjordane vert vidareutvikla, og at det vert vald organisatoriske løysingar som sikrar dette. Styret føreset at dette vert teke opp med Kunnskapsdepartementet innan 9. juni. I etterkant av styremøtet 12.5 har spørsmål kring fusjonsplattform vore drøfta i det felles fusjonssekretariatet (13.5), i referansegruppa-hisf (18.5), i Arbeidsutvalet (20.5), i HiSF-leiarmøte (23.5) og allmøte HiSF (24.5). Det var òg eit allmøte 2.6. Medlemmer frå fusjonssekretariata har på oppdrag av AU kome med forslag til formuleringar til Forhandlingsutvalet på nokre punkt der det var behov for avklaringar. Den endelege avtaleteksten vart utforma av Forhandlingsutvalet på heildagsmøte 25. mai. Utvalet står samla bak denne avtalen. Nærmare om nokre punkt i avtalen Rektor finn det naturleg å kome med særskilt orientering til styret om nokre punkt i avtalen. Styrevedtaket 12. mai Rektor viser først til dei fem kulepunkta under pkt. a i vedtaket frå styremøtet Desse punkta er alle, i noko ulik grad, tekne omsyn til i den endelege fusjonsavtalen. Mogleg opphoping av leiarar i ein nærregion Under Rekruttering i punkt 4 i avtalen heiter det at «Høgskulen på Vestlandet skal arbeide for balanse med omsyn til kjønn og geografi i rekruttering til leiar- og nestleiarstillingane.» Her har i tillegg til geografi, også kjønn kome med. Det er gode argument for det. Kjønn kan i nokre tilfelle svekke geografiomsynet, i andre tilfelle styrkje det. Sjølvstendig vurdering av eiga avdeling Under Fagleg organisering i punkt 4 i avtalen heiter det følgjande i fusjonsavtalen: «Høgskulen på Vestlandet skal ha få og store einingar på nivå 2. I samband med utgreiinga av den faglege organiseringa skal det særskilt vurderast korleis disiplinmiljøa best kan vidareutviklast og styrkje den faglege profilen til Høgskulen på Vestlandet.» Dette sikrar oss at det vert gjort ei særskilt vurdering av organiseringa av disiplinfaga i den nye høgskulen. Det var dette styret særskilt ønskte seg. Ei fullverdig lærarutdanning Rektor viser her til siste avsnitt under punkt 3 i avtalen, der det no heiter: «Det vert innført ny nasjonal femårig grunnskulelærarutdanning frå Det set krav til at Høgskulen på Vestlandet må utvikle ei felles grunnskulelærarutdanning. Ambisjonen er å utvikle den nye utdanninga til å bli relevant, innovativ og FOU-basert på høgt nasjonalt og internasjonalt nivå. Høgskulen på Vestlandet skal òg sjå på moglegheiter for å utvikle lektorutdanning. Det vert oppretta felles arbeidsgrupper. Målet er å leggje til rette for eit breiare lærarutdanningstilbod enn dei noverande institusjonane kvar for seg har grunnlag for.» Det er under oppretting tre prosjekt/arbeidsgrupper som skal vurdere a) akkreditering av dei nye grunnskulelærarutdanningane ved Høgskulen på Vestlandet, b) lektorutdanning ved Høgskulen på Vestlandet og c) arbeidsplassbasert masterutdanning for lærarar i grunnskulen. Rektor viser til dette. Konkret betyr breiare lærarutdanningstilbod å kunne tilby fleire masterfag til studentane i den nye lærarutdanninga enn vi ville ha greidd aleine. Det betyr også at vi vil kunne greie å etablere

5 5 lektorutdanning Vi viser her til eige vedlegg med mandat for dei tre prosjekta om lærarutdanning ved den nye høgskulen. Administrative og faglege årsverk Under Administrativ organisering i punkt 4 i avtalen heiter det: «Det bør vurderast om normtal kan vere eit eigna verkemiddel for å ha ein sunn og god balanse mellom faglege og administrative årsverk.» Dette er eit heilt nytt punkt i avtalen, som har kome med etter initiativ frå HiSF. Namnet på den nye høgskulen Namnet på den nye institusjonen vert Høgskulen på Vestlandet. HiB stod sterkt på dette, medan HiSF primært ønskte seg namnet Vestlandshøgskulen. HSH halla også mot Høgskulen på Vestlandet. HiSF hadde dette som alternativ 2. Dermed vart namnet Høgskulen på Vestlandet valt. Studentvelferd og studentsamskipnad HiSF-styret viste i pkt. b i sitt vedtak til prosessen kring samanslåing av studentsamskipnadene på Vestlandet. Styret var oppteke av det gode velferdstilbodet til studentane i vårt fylke vart vidareutvikla og at ein fann gode organisatoriske løysingar for dette. Styret føresette òg at dette vart teke opp med Kunnskapsdepartementet innan 9. juni. Rektor viser her til avsnitt 4 under punkt 2 i fusjonsavtalen, der det i underpunkt 4 heiter at Høgskulen på Vestlandet «skal leggje til rette for eit godt studiemiljø og god studentvelferd på studiestadane.» Dette er eit nytt punkt i avtalen. Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane (SISOF) tok initiativ til møte med Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) med sikte på å få til ei felles plattform for ein eventuell fusjon. Det vart gjennomført møte i Bergen 23.5 utan resultat. Styreleiar og direktør ved SiB ynskte ikkje å gjere noko i denne samanhengen før det var gjort vedtak om fusjon mellom høgskulane. Styre og leiing i SISOF er uroleg for kva mulegheiter for påverknad det vil vere i ein fusjonert samskipnad, både når det gjeld leiing og representasjon i styret. Det er klart at Sogn og Fjordane i beste fall vil få ein representant i styret for den nye samskipnaden, som vil ha kring studentar som medlemmer. Rektor har teke opp desse utfordringane direkte med statssekretær Haugstad i Kunnskapsdepartementet. I eit eige brev til HiSF (31.5) viser departementet til fusjonsprosessen på Vestlandet, og skriv at «god studentvelferd er ein viktig føresetnad for å nå måla med strukturendringane.» Departementet legg òg til grunn at avgjerda om studentsamskipnader skal slåast saman, ikkje kan takast før det er vedteke at høgskulane skal slåast saman. Brevet vert avslutta slik: «Departementet ønskjer vidare dialog med studentsamskipnadene og institusjonane om dette, og har som klar føresetnad at organiseringa av studentsamskipnadene ikkje svekkjer studentvelferda på nokre av studiestadene.» Dette inneber, slik rektor ser det, at departementet vil ha eit viktig ord med i laget når det gjeld samanslåiing av studentsamskipnadene. Samla vurdering Samla sett er rektor godt nøgd med korleis fusjonsavtalen kjem i møte dei særskilte problemstillingane og utfordringane styret peikte på i møtet 12. mai. Interimsstyret Som kjent har studentorganisasjonane teke opp spørsmålet om studentrepresentasjonen i interimsstyret. I avtaleutkastet som styret behandla 12.5, med eit interimsstyre på 13 personar, var det forslag om to studentrepresentantar og to representantar for det teknisk-administrative personalet. Ifølgje UH-lova skal studentane ha minst 20 pst. representasjon i alle styre og utval. 2 av 13 styremedlemmer utgjer berre 15 prosent. KD kunne ha gitt dispensasjon for dette under sjølve interimsperioden fram til fusjonstidspunktet , men ikkje utover dette tidspunktet.

6 6 Forhandlingsutvalet har derfor lagt opp til at det vert tre studentrepresentantar i det nye styret; det gjeld også i interimsperioden. Studentane får då 23 prosent representasjon. Talet på fast representasjon for det teknisk-administrative personalet vert med dette redusert til éin representant, for HiB. Men den valde representanten for teknisk-administrativt personale både for HiSF og HSH får møte- og talerett i styremøtet for heile perioden fram til Det er likevel slik at viss den faste TAP-representanten for HiB melder forfall, vert vedkommande erstatta av første TAP-vararepresentant ved HiB. Etter rektor sitt syn er dette ei tenleg ordning, også for HiSF. Det er lagt opp til at det interimsstyret som vert valt og oppnemnt tidleg hausten 2016, går over til eit fast institusjonsstyre frå Styret skal heile perioden ha 13 medlemmer. Nokre andre punkt i avtalen Rektor omtalar nokre andre punkt som er endra og/eller nye samanlikna med det avtaleutkastet styret behandla 12. mai. Pkt. 2 Ambisjonar, mål og profil I avtalen som no ligg føre, er det under pkt. 2 «Ambisjonar, mål og profil» også utarbeidd ei klarare formulering om ambisjonsnivået, målsetjinga om å verte universitet er tydelegare streka under og det vert klart uttrykt at den nye høgskulen skal verte ein viktig aktør også for innovasjon og framtidig verdiskaping på Vestlandet. Det vert dessutan slått fast at høgskulen skal «ta utgangspunkt i og byggje på vestlandsk kultur, næring og tradisjon. Og hovudmålforma skal vere nynorsk. Den digitale satsinga ved høgskulen skal vere i kunnskapsfronten. Pkt. 3 Føresetnader Ingen særlege endringar, anna enn det som er nemnt om lærarutdanningane ovanfor. Pkt. 4 Styring, leiing, framdrift Underpunkta er no plasserte i fire høvelege grupper. Under punktet Leiing har det kome til ei utdjuping av innhaldet i dei tre prorektorstillingane og at høgskulen skal ha «gjennomgåande leiing og eins leiing på alle nivå». Under punktet Fagleg organisering vert det presisert at dei felles utdanningsløpa ved høgskulen skal «ha rom for å utvikle faglege profilar etter eigenart og lokale behov». Dette er viktig for oss. Det er dessutan føydd til ei ny formulering om at høgskulen skal «ha ei organisering som òg styrkjer forskingsposisjonen regionalt, nasjonalt og internasjonalt.» Under punkta Administrativ organisering og Rekruttering er det ikkje gjort endringar utover det som er omtalt ovanfor under gjennomgangen av oppfølginga av styrevedtaket Det same gjeld punktet om Interimsstyre. Pkt. 5, 6 og 7 Det er ikkje gjort særlege endringar av teksten under nokon av desse punkta. Oppsummert Rektor er trygg på at vi har kome fram til ein god fusjonsavtale. Vi har fått gjennomslag for dei fleste av våre kjernepunkt, og kjerneverdiar ved HiSF er også med og pregar fusjonsavtalen. Rektor er òg trygg på ein vil lykkast med å finne eit godt kompetent styre for den nye høgskulen, og å rekruttere velkvalifisert nøkkelpersonale ved dei tre nærregionane og dei fem studiestadene. Rektor si tilråding er derfor at styret godkjenner avtalen om gjennomføring av fusjon mellom Høgskolen i Bergen, Høgskolen Stord/Haugesund og Høgskulen i Sogn og Fjordane.

7 Avtale om gjennomføring av fusjon mellom Høgskolen i Bergen (HiB), Høgskulen i Sogn og Fjordane (HiSF) og Høgskolen Stord/Haugesund (HSH) 25.mai

8 1. Bakgrunn 9. juni 2016 vedtok dei tre høgskulestyra å søkje Kunnskapsdepartementet (KD) om å fusjonere Høgskolen i Bergen, Høgskulen i Sogn og Fjordane og Høgskolen Stord/Haugesund til ein ny institusjon med namnet Høgskulen på Vestlandet. Høgskulen på Vestlandet skal vere ein institusjon som har god forankring i nærregionane for dei tre høgskolane og på dei fem studiestadane Haugesund, Stord, Bergen, Sogndal og Førde. 2. Ambisjonar, mål og profil Med utgangspunkt i det mangfaldige kompetansefellesskapet ved dei tre institusjonane skal Høgskulen på Vestlandet byggjast og utviklast til ein fagleg sterk og tydeleg kunnskapsinstitusjon. Høgskulen på Vestlandet skal ha eit nært samarbeid med samfunns-, arbeids- og næringsliv, og yte bidrag til regional, nasjonal og internasjonal kunnskapsutvikling. Høgskulen på Vestlandet skal ha ein klar ambisjon om å verte universitet med ein profesjons- og arbeidslivsretta profil. Høgskulen på Vestlandet har høge ambisjonar og vil som ein ny fleirkampusinstitusjon: byggje sterkare og meir solide fag- og forskingsmiljø som set spor både nasjonalt og internasjonalt ta ein nasjonal leiarposisjon på område der vi er gode og der vi som ny institusjon kan byggje oss vidare opp vidareutvikle studiestadane slik at regionrolla vert teken betre vare på enn i dag. svare betre på dei omstillings- og endringsbehova som vil komme bli ein konkurransedyktig og attraktiv institusjon for studentar og fagpersonar Det inneber at Høgskulen på Vestlandet: skal bli ein stor, viktig og synleg høgare utdannings- og forskingsinstitusjon skal arbeide for å oppnå universitetsstatus skal vere attraktiv og tett på studentane sine og vere kjent for å ha landets mest nøgde studentar som trivst og lukkast skal leggje til rette for eit godt studiemiljø og god studentvelferd på studiestadane skal vere ein mangfaldig og spanande arbeidsplass som tiltrekkjer seg dyktige medarbeidarar med høg kompetanse skal utvikle eit nærare og meir forpliktande samarbeid med kunnskapsinstitusjonane på Vestlandet skal vere ein viktig aktør for innovasjon og framtidig verdiskaping på Vestlandet som utviklar utdanningane og profesjonane med mål om å bidra til berekraftig utvikling skal sjå utdannings- og kompetansebehova i vestlandsregionen under eitt, og ha større fagleg og administrativ kraft i samhandlinga med samfunns-, arbeids- og næringsliv. Høgskulen på Vestlandet skal vere den føretrekte samarbeidspartnaren og skal setje spor i utviklinga av Vestlandsregionen 2

9 skal bli best i å tilby framtidsretta profesjonsutdanningar på bachelor- og masternivå og skal drive og utvikle ph.d.-program på sentrale fagområde for Høgskulen på Vestlandet skal samordne fag- og undervisingstilbod, og skape nye, breiare og spissare tilbod enn institusjonane ville greidd kvar for seg. Høgskulen på Vestlandet skal vere kjend for god tverrfagleg verksemd satse på og utvikle sterke og dynamiske forskingsmiljø på tvers av nærregionar, fag og profesjonar skal vere offensiv internasjonalt gjennom forpliktande opplegg for mobilitet i alle utdanningssyklusar, fleksible ordningar for tilsettmobilitet og vere synlege internasjonalt gjennom auka ekstern finansiering av utdanning og forsking Høgskulen på Vestlandet vert etablert med deling som drivkraft, ideal og metode. Kunnskap veks når den blir delt. Det vi gjer, skal støtte opp om vekst for ei berekraftig utvikling av samfunns-, arbeids- og næringslivet og for einskildmenneske. Høgskulen på Vestlandet skal ta utgangspunkt i og byggje vidare på hovudtrekk ved vestlandsk kultur, næring og tradisjonar. Hovudmålforma for den nye institusjonen skal vere nynorsk. Høgskulen på Vestlandet si digitale satsing skal vere i kunnskapsfronten. Satsinga skal sikre effektiv kunnskaps- og informasjonsdeling og utvikle framtidsretta utdannings-, arbeids- og læringsfellesskap. Høgskulen på Vestlandet skal imøtekome og vere tett på trendane, behova og dei nye teknologiane ein ser innanfor høgare utdanning. 3. Føresetnader Fusjonen skjer mellom tre likeverdige partar. Fusjonspartane legg til grunn at ingen studiestadar vert lagde ned i samband med fusjonen. Verksemda ved HiB, HiSF og HSH skal gå mest mogeleg som normalt i fusjons- og implementeringsfasen med fokus på studiekvalitet og arbeidsvilkår. Arbeidet med fagleg profil, faglege satsingsområde og organisering av Høgskulen på Vestlandet skal starte hausten 2016 med god forankring blant tilsette, studentar og arbeidslivet i alle dei tre nærregionane. Leiinga på ulike nivå får eit særskilt ansvar for å bidra til å mobilisere og aktivisere miljøa slik at utviklinga av Høgskulen på Vestlandet får god forankring og er prega av medverknad. Det vert innført ny nasjonal femårig grunnskulelærarutdanning frå Det set krav til at Høgskulen på Vestlandet må utvikle ei felles grunnskulelærarutdanning. Ambisjonen er å utvikle den nye utdanninga til å bli relevant, innovativ og FOU-basert på høgt nasjonalt og internasjonalt nivå. Høgskulen på Vestlandet skal òg sjå på moglegheiter for å utvikle lektorutdanning. Det vert oppretta ei felles arbeidsgruppe. Målet er å leggje til rette for eit breiare lærarutdanningstilbod enn dei noverande institusjonane kvar for seg har grunnlag for. 3

10 4. Styring, leiing og framdrift Organiseringa og vidareutviklinga av Høgskulen på Vestlandet skal ta utgangspunkt i følgjande prinsipp: Leiing: Høgskulen på Vestlandet skal ha normalmodellen for leiing etter universitets- og høgskulelova. Det inneber tilsett rektor og ekstern styreleiar Rektor skal ha hovudarbeidsplass i Bergen Det skal vere ein prorektor i kvar nærregion som på vegner av rektor har ansvar for regional utvikling i nærregionen. Prorektorane skal òg ha eit funksjonsansvar på institusjonsnivå, som t.d. kan vere utdanning, forsking, innovasjon, internasjonalisering eller digitalisering Høgskulen på Vestlandet skal ha gjennomgåande leiing og eins leiing på alle nivå Høgskulen på Vestlandet skal ha strategisk fagleg og administrativ leiing på fleire nivå i nærregionane. Tilsette skal ha nærleik til fagleg leiing og personalleiing. Som hovudregel skal leiarar i den nye institusjonen ha personalansvar for ikkje fleire enn tilsette Fagleg organisering: Dei største profesjonsutdaningane skal bli tilbydd i dei tre nærregionane. Andre sterke fag og utdanningar skal ha gode utviklingsmoglegheiter i Høgskulen på Vestlandet Høgskulen på Vestlandet skal ha få og store einingar på nivå 2 I samband med utgreiinga av den faglege organiseringa skal det særskilt vurderast korleis disiplinmiljøa best kan vidareutviklast og styrkje den faglege profilen til Høgskulen på Vestlandet Høgskulen på Vestlandet skal ha felles utdanningsløp med rom for å utvikle faglege profilar etter eigenart og lokale behov Det skal vere utdanning på masternivå på alle studiestadane Master- og doktorgradsutdanningane skal gje meirverdi for nærregionane Ph.d.-programma skal støtte og byggje på profilen og satsingsområda til Høgskulen på Vestlandet Høgskulen på Vestlandet skal ha ei organisering som òg styrkjer forskingsposisjonen regionalt, nasjonalt og internasjonalt Det skal vere representantar frå nærregionane i råd og utval Administrativ organisering: Administrativ organisering skal ta utgangspunkt i den faglege organiseringa og det skal veljast administrative løysingar som støtter opp under kjerneverksemda, ivaretek prinsipp for god forvalting og som samstundes sikrar kvalitet og effektivitet Administrative funksjonar skal tilpassast aktivitet og kompetansebehov i nærregionane og på studiestadane 4

11 Det bør vurderast om normtal kan vere eit eigna verkemiddel for å ha ein sunn og god balanse mellom faglege og administrative årsverk Rekruttering Intern rekruttering skal vere hovudregelen ved tilsetjing av leiarar i den første funksjonsperioden for Høgskulen på Vestlandet. Tilsetjing/innplassering i faglege og administrative leiarstillingar skal skje etter kvalifikasjonsprinsippet Høgskulen på Vestlandet skal arbeide for balanse med omsyn til kjønn og geografi i rekruttering til leiar- og nestleiarstillingane Høgskulen på Vestlandet skal leggje til rette for kompetanseheving i begge dei faglege karrierevegane, og i administrativt arbeid Studiestadar, fag og utdanningar skal kunne profilerast særskilt Interimsstyre HiB, HiSF og HSH ber Kunnskapsdepartementet opprette eit interimsstyre med 13 medlemmer. Høgskulane ønskjer følgjande samansetting: HiB HiSF HSH Eksterne SUM Vara UF TAP 1 1 HSH og HiSF Studentar Eksterne UF: undervisning- og forskingspersonal TAP: teknisk-administrativt personal HiB har fast TAP-representant i heile perioden. I tillegg vil det vere to valde TAPrepresentantar frå HSH og frå HiSF som deltek i styremøta med møte og talerett i heile perioden. Det vert gjennomført val til interimsstyre tidleg i august 2016 etter ein modell som inneber valkrinser i tråd med fordeling i tabellen over. Interimsstyret får mandat frå Kunnskapsdepartementet og vil m.a. ta avgjerder om visjon, fagleg profil, fagleg og administrativ organisering og innplassering av tilsette og leiarar. Interimsstyret vil vidare ha ansvar for budsjettet for 2017, nye forskrifter, reglement og utval som må på plass. Interimsstyret går over til eit fellesstyre frå fusjonstidspunktet og har ein funksjonsperiode fram til

12 Prosjektorganisering Det vert etablert ein prosjektorganisasjon på tvers av dei tre institusjonane som vil stå for førebuing av saker til interimstyret. 5. Rettar og plikter for studentane Studentrepresentasjon i styre, råd og utval blir forvalta av eit nytt felles studentorgan for Høgskulen på Vestlandet oppretta av studentane sjølve etter lov om universitet og høgskolar. Alle tre nærregionane skal vere representerte i studentorganet. I samband med etableringa av det nye studentorganet skal Høgskulen på Vestlandet sikre gode rammevilkår for studentane sitt arbeid i sjølve fusjonsprosessen og for arbeidet med å etablere eit felles studentdemokrati. I samband med etableringa av eit nytt studentorgan skal institusjonen leggje til rette for drift gjennom fristasjon og økonomisk støtte til studentaktivitetar på minst same nivå som det er i dag. Høgskulen på Vestlandet skal ha på plass eit studentombod frå 1.januar Alle studentar har rett til å fullføre studieprogram dei har byrja på ved den studiestaden der dei starta før fusjonstidspunktet. Det skal utarbeidast ei fråsegn om kva for rettar og plikter studentane har. 6. Rettar og plikter for dei tilsette Ein fusjon inneber at alle faglege og administrative einingar må vere førebudde på organisatoriske endringar. Det skal forhandlast fram ein eigen omstillingsavtale for fusjons- og implementeringsfasen som sikrar tilsette rettar og medverknad i tida frå fusjonstidspunktet og fram til ein ny organisasjon er på plass. Arbeidsgjevar skal i samarbeid med dei tillitsvalde utarbeide ei omstillingshandbok som konkretiserer omstillingsavtalen og regulerer alle forhold knytt til innplassering av tilsette i Høgskulen på Vestlandet. Ingen tilsette skal seiast opp eller måtte byte hovudarbeidsstad som følgje av fusjonsprosessen. Det blir føresett fleksibilitet frå både arbeidsgjevar- og arbeidstakarsida i fordeling av arbeidsoppgåver i Høgskulen på Vestlandet. Alle tilsette må rekne med endring i arbeidsoppgåver. I dei tilfella der dette blir aktuelt, vil vedkommande ha rett til anna likeverdig eller passande stilling jamfør Tenestemannslova 12. Ingen tilsette skal gå ned i løn som følgje av fusjonsprosessen. Individuelle, midlertidige avtalar blir sluttførte som avtalt. Det løns- og personalpolitiske regelverket ved institusjonane skal reviderast og samordnast. 6

13 7. Økonomiske tilhøve HiB, HiSF og HSH skal ha eit sunt avsetningsnivå på fusjonstidspunktet. Fusjonsprosessen skal i seg sjølv ikkje ha ein omfordelande effekt mellom nærregionane. Den faglege verksemda skal sikrast på minst tilsvarande nivå som i dag. Det skal lagast ei samanstilling av kontraktforpliktingar institusjonane har på fusjonstidspunktet. Kostnader knytte til fusjonsprosjektet som i interimfasen ikkje kan dekkast av eksterne midlar, skal finansierast over dei ordinære budsjetta ved institusjonane og med rimeleg kostnadsfordeling mellom partane. Det vil bli søkt Kunnskapsdepartementet om SAKS-midlar for å gjennomføre og implementere fusjonen. I tillegg til ordinære SAKS-midlar vil det bli søkt Kunnskapsdepartementet om midlar til prosjekt som er særeigne for denne fusjonen. Dagens løyvingar til HiB, HiSF og HSH, inkludert tildeling av studieplassar og rekrutteringsstillingar, skal leggjast til grunn for fordeling fram til ny fordelingsmodell for Høgskulen på Vestlandet er vedteken. 7

14 UTKAST PER 24.mai 2015 Fusjonsprosjektet HIB, HISF og HSH Prosjektorganisasjon og mandat

15 Innhold 1. Fusjonsprosjektet Bakgrunn Mål Omfang og avgrensing Økonomiske rammer for prosjektet Organisering av fusjonsprosjektet... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.6 Organisasjonskart... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.7 Prosjektleiing og arbeidsflyt... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.8 Risiko- og suksessfaktorar... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.Mandat og rammer for delprosjekta Delprosjekt fag (D1) ADMINISTRASJON (D2) LÆRARUTDANNING (D3) DIGITALISERING (D4)

16 1. Fusjonsprosjektet 1.1 Bakgrunn Kunnskapsdepartementet (KD) har gjennom St. meld. 18 lagt opp til store strukturelle endringar i universitets- og høgskulesektoren i Noreg. Målet med strukturreforma er auka kvalitet i fag og forsking ved å samle ressursane på færre og større institusjonar. Hausten 2015 gjennomførte Høgskolen i Bergen (HiB), Høgskulen i Sogn og Fjordane (HiSF) og Høgskolen Stord/Haugesund (HSH) ei utgreiing for å sjå om det var grunnlag for å setje i gang ein felles fusjonsprosess med mål om å byggje ein stor og slagkraftig høgskule på Vestlandet. Etter forhandlingar på vårparten vedtok dei tre høgskulestyra 9. juni 2016 å søkje Kunnskapsdepartementet (KD) om å fusjonere dei tre institusjonane til ein ny institusjon med namnet Høgskulen på Vestlandet (HV). 1 Med utgangspunkt i det mangfaldige kompetansefellesskapet ved dei tre institusjonane skal Høgskulen på Vestlandet byggjast og utviklast til ein fagleg sterk og tydeleg kunnskapsinstitusjon. Høgskulen på Vestlandet skal ha eit nært samarbeid med samfunns-, arbeids- og næringsliv, og yte bidrag til regional, nasjonal og internasjonal kunnskapsutvikling. Høgskulen på Vestlandet skal ha ein klar ambisjon om å verte universitet med ein profesjons- og arbeidslivsretta profil. Høgskulen på Vestlandet har høge ambisjonar og vil som ein ny fleirkampusinstitusjon: byggje sterkare og meir solide fag- og forskingsmiljø som set spor både nasjonalt og internasjonalt. ta ein nasjonal leiarposisjon på område der vi er gode og der vi som ny institusjon kan byggje oss vidare opp. vidareutvikle studiestadane slik at regionrolla vert teken betre vare på enn i dag. svare betre på dei omstillings- og endringsbehova som vil komme. bli ein konkurransedyktig og attraktiv institusjon for studentar og fagpersonar Det inneber at Høgskulen på Vestlandet: skal bli ein stor, viktig og synleg høgare utdannings- og forskingsinstitusjon skal arbeide for å oppnå universitetsstatus skal vere attraktiv og tett på studentane sine og vere kjent for å ha landets mest nøgde studentar som trivst og lukkast. skal leggje til rette for eit godt studiemiljø og god studentvelferd på studiestadane. skal vere ein mangfaldig og spanande arbeidsplass som tiltrekkjer seg dyktige medarbeidarar med høg kompetanse. skal utvikle eit nærare og meir forpliktande samarbeid med kunnskapsinstitusjonane på Vestlandet skal vere ein viktig aktør for innovasjon og framtidig verdiskaping på Vestlandet som utviklar utdanningane og profesjonane med mål om å bidra til berekraftig utvikling 1 Med atterhald om eit positivt fusjonsvedtak frå alle tre høgskulestyra 9. juni. 2

17 skal sjå utdannings- og kompetansebehova i vestlandsregionen under eitt, og ha større fagleg og administrativ kraft i samhandlinga med samfunns-, arbeids- og næringsliv. Høgskulen på Vestlandet skal vere den føretrekte samarbeidspartnaren og skal setje spor i utviklinga av Vestlandsregionen. skal bli best i å tilby framtidsretta profesjonsutdanningar på bachelor- og masternivå og skal drive og utvikle ph.d.-program på sentrale fagområde for Høgskulen på Vestlandet skal samordne fag- og undervisingstilbod, og skape nye, breiare og spissare tilbod enn institusjonane ville greidd kvar for seg. Høgskulen på Vestlandet skal vere kjend for god tverrfagleg verksemd. satse på og utvikle sterke og dynamiske forskingsmiljø på tvers av nærregionar, fag og profesjonar skal vere offensiv internasjonalt gjennom forpliktande opplegg for mobilitet i alle utdanningssyklusar, fleksible ordningar for tilsettmobilitet og vere synlege internasjonalt gjennom auka ekstern finansiering av utdanning og forsking Høgskulen på Vestlandet vert etablert med deling som drivkraft, ideal og metode. Kunnskap veks når den blir delt. Det vi gjer, skal støtte opp om vekst for ei berekraftig utvikling av samfunns-, arbeidsog næringslivet og for einskildmenneske. Høgskulen på Vestlandet skal ta utgangspunkt i og byggje vidare på hovudtrekk ved vestlandsk kultur, næring og tradisjonar. Hovudmålforma for den nye institusjonen skal vere nynorsk. Høgskulen på Vestlandet si digitale satsing skal vere i kunnskapsfronten. Satsinga skal sikre effektiv informasjonsdeling og utvikle framtidsretta utdannings-, arbeids- og læringsfellesskap. Høgskulen på Vestlandet skal imøtekome og vere tett på trendane, behova og dei nye teknologiane ein ser innanfor høgare utdanning. 1.2 Mål Føremålet med fusjonen er skildra i fusjonsplattforma og ambisjonsmåla for fusjonen( sjå over), og må ikkje forvekslast med føremålet for fusjonsprosjektet. Målet med fusjonsprosjektet er å planleggje verksemda i Høgskulen på Vestlandet i tråd med dei føringar som er gitt i mellom anna ambisjonsmåla for fusjonen, fusjonsplattforma, gjeldande regelverk og kongeleg resolusjon, slik at den nye fleirkampusinstitusjonen kan etablerast Prosjektet skal gjennomførast med deling som drivkraft, ideal og metode for slik å bidra til gode løysingar og felles identitet på tvers av fag- og institusjonsgrenser. 1.3 Omfang og avgrensing Fusjonsprosessen er delt i fire fasar: 3

18 Fase 1 Utgreiing NIFU-evaluering Avslutta med vedtak om fusjonsforhandlingar Fase 2 Forhandling Ordinær linjeorganisasjon Forhandlingsdelegasjonar Avsluttast med vedtak om fusjon Fase 3 Planlegging (interimsfase) Prosjektorganisasjon Interimsstyre Avsluttast med ny organisasjon Fase 4 Implementering/utvikling av ny organisasjon Ny linjeorganisasjon I fase 1 vart det gjennomført ei felles utgreiing for å sjå om det var grunnlag for å setje i gang ein felles fusjonsprosess med mål om å byggje ein stor og slagkraftig høgskule på Vestlandet. NIFU fekk oppdraget, og rapporten blei styrebehandla ved dei tre institusjonane 4. februar I desse parallelle styremøta fatta HiB og HSH vedtak om å gå inn i fusjonsforhandlingar. Etter eit tilsvarande vedtak hos HiSF 10. mars var alle dei tre høgskulane over i forhandlingsfasen (fase 2). Forhandlingsfasen tok slutt med fusjonsvedtak i dei tre høgskulestyra og kgl. res. 10. juni. Dette markerer starten på interimsfasen, fase 3, som varar fram til den nye institusjonen vert etablert 1. januar I denne fasen må det etablerast eit interimsstyre og ein struktur som m.a. sikrar ein felles struktur for avgjerder, prosessar og medverknad. Det er semje om at det skal skipast ein prosjektorganisasjon på tvers av dei tre institusjonane. Prosjektorganisasjonen vil førebu saker til interimsstyret og planleggje drifta i den nye høgskulen. Det er i denne fasen fusjonsprosjektet utøver sitt mandat og utfører sitt arbeid. For at den nye institusjonen kan tre i kraft som ei juridisk eining , er det først og fremst administrative funksjonar, prosessar og system som må samkøyrast. Dette inneber at den faglege verksemda i mindre grad blir rørt av fusjonsprosessen i interimsfasen, med lærarutdanninga som eit viktig unntak grunna den nye femårige masterutdanninga som trer i kraft allereie frå hausten Fram til fusjonstidspunktet er det dei sitjande styra ved dei tre institusjonane som er ansvarlege for drifta av dei tre institusjonane som vanleg. Interimsstyret vil vere ansvarleg for vedtak som gjeld den nye institusjonen. Prosjektorganisasjonen rapporterer til interimsstyret, og arbeider innanfor rammene av gjeldande lov- og regelverk, kgl.res., fusjonsavtalen og styrevedtak i interimsstyret. Med utgangspunkt i erfaringane frå andre institusjonar som har gjennomført tilsvarande prosjekt, vert det tilrådd å sørgje for ekstern kvalitetssikring. Når den nye organisasjonen er etablert, vil arbeidet gå over i ein utviklingsfase der arbeidet blir vidareført i eit organisasjonsutviklingsprosjekt i den nye linjeorganisasjonen (fase 4). Ein vil ikkje bli ferdige med arbeidet som skal gjerast i prosjektet før fusjonstidspunktet, så arbeidet i delprosjekta vil halde fram i fase 4, fram til (sjå tidsline i vedlegg). 4

19 1.4 Økonomiske rammer for prosjektet Det skal utarbeidast budsjett for alle delprosjekta. Det skal lagast eit samla budsjett som vert lagt fram for Interimsstyret og styra ved dei tre institusjonane. Kostnadene ved prosjektet skal dekkjast av SAKS-midlar og elles verte fordelt mellom dei tre institusjonane sine driftsbudsjett dersom SAKSmidlane ikkje dekkjer kostnadene totalt sett. 1.5 Organisering av fusjonsprosjektet Følgjande prinsipp er førande for organisering og samspel i prosjektet: Prosjektet skal gjennomførast på tvers av fag- og institusjonsgrenser og skal gjennomførast med deling som drivkraft, ideal og metode. Alle tre institusjonane skal vere representerte i prosjektet, og det skal vere balanse mellom institusjonane når det kjem til leiing av delprosjekt og arbeidsgrupper. Samansetting av ulike prosjektgrupper skjer ut frå kompetanse, slik at rett kompetanse kan nyttast på rett plass og bidra til framdrift og gode avgjersler i prosjektet. Samansetting av styringsgruppene for dei to store delprosjekta skal mellom anna sikre tilsette og studentar medverknad i tråd med Hovudavtalen og UH-lova. Deltaking i ulike prosjektgrupper eller prosjektleiing gir ingen fortrinn i tilhøve til framtidige posisjonar i den nye institusjonen. Prosjektet skal organiserast med fire delprosjekt: Delprosjekt Fag, Delprosjekt Administrasjon, Delprosjekt Digitalisering og Delprosjekt Lærarutdanning. Det vert etablert eit felles fusjonssekretariat på tvers av institusjonane, leia av prosjektkoordinator. Sekretariatet bistår delprosjekta og førebur sakar til innstillingsrådet som grunnlag for vidare innstilling til interimsstyret. Innstillingsrådet er samansett av forhandlingsdelegasjonane frå dei tre fusjonerande høgskulane, og bidreg til kontinuitet i fusjonsprosessen og til forankring i dei tre institusjonane. Kommunikasjonsmedarbeidar(ar) skal koplast tett på prosjektet for å sørgje for god informasjon ut frå kommunikasjonsplan. Studentane sin medverknad vert teken i vare gjennom representasjon i interimsstyret og styringsgrupper, samt gjennom høyringsrundar i prosjektperioden. Innstillingsrådet vil ha løpande dialog med studentorgana. 1.6 Organisasjonskart 5

20 1.7 Prosjektleiing og arbeidsflyt Prosjektet vert organisert med: innstillingsråd (vidareføring av forhandlingsutvalet i fase 2) o ein koordinator med innstillingsmynde og arbeidsgjevarfunksjon prosjektkoordinator o fusjonssekretariat styringsgrupper for delprosjekta 4 delprosjektleiarar gruppeleiarar for arbeidsgrupper deltakarar i arbeidsgrupper Fleire av delprosjekta og arbeidsgruppene arbeider innanfor område som grensar opp til eller overlappar område innanfor andre arbeidsgrupper og delprosjekt. Koordinering av arbeid på tvers og avklaring av grenseflater blir difor særs viktig i prosjektet. Det skal gjennomførast høyringsrundar i organisasjonane i samband med hovudleveranser frå delprosjekta. Innstillingsrådet Innstillingsrådet drøftar saker før dei vert lagt fram for interimsstyret. Drøftingar og perspektiv frå innstillingsrådet skal samanfattast i saksframlegget. Rådet peikar ut ein koordinator som er ansvarleg for saksførebuing til interimsstyret, og har innstillingsmynde i samråd med ekstern styreleiar. Koordinatoren legg til rette for god saksgang mellom prosjektet og innstillingsrådet, og er og representant for arbeidsgjevaren i prosjektorganisasjonen. Samansetting: 6

21 Rektor og høgskuledirektør frå HiB Rektor og høgskuledirektør frå HSH Rektor og viserektor ved HiSF Prosjektkoordinator Det vert utpeikt ein prosjektkoordinator som skal ha det praktiske ansvaret for framdrift i prosjektet og ha koordinerande ansvar på tvers av delprosjekta. Prosjektkoordinator skal: ha det operative ansvaret for prosjektet og leie arbeidet i det felles fusjonssekretariatet sikre at prosjektets leveransar er i tråd med mandat og målsettingar sikre at framdrifta i prosjektet er i tråd med vedteken prosjektplan gjere risikovurderingar og eventuelle justeringar i prosjekt og delprosjekt i tråd med desse samordne tilbakemeldingane frå dei ulike delprosjekta og sørgje for koordinering av aktivitetar ut frå vedteken framdriftsplan kvalitetssikre det endelege resultatet i prosjektet opp mot målsettingane samordne informasjon og sørgje for god internkommunikasjon i samsvar med kommunikasjonsplan kalle inn til og leie møter i prosjektgruppa kalle inn til samrådsmøter rapportere til innstillingsrådet Prosjektkoordinator og delprosjektleiarar utgjer til saman ei prosjektgruppe som sørgjer for godt avgjerdsgrunnlag i prosjektet gjennom diskusjonar og avklaringar. Informasjonsutveksling og samordning undervegs i prosjektarbeidet, status og framdrift i delprosjekta, samt koordinering av arbeidet i delprosjekta er hovudoppgåver for prosjektgruppa. Prosjektkoordinator kallar også inn til samrådsmøter med delprosjektleiarar og innstillingsrådet. Samrådsmøta tek i vare behovet for informasjonsutveksling og kommunikasjon mellom delprosjekta og innstillingsrådet. Fusjonssekretariat Det vert etablert eit fusjonssekretariat med utgangspunkt i dei tre institusjonane sine fusjonssekretariat frå fase 2 og eventuelt med suppleringar. Sekretariatet vil ha følgjande oppgåver: Førebu saker til interimsstyret for «Vestlandshøgskulen» i prosessar knytt til fusjonen mellom HiB, HSH og HiSF Sekretariat for felles IDF og for arbeidsgjevarfunksjonen i interimsfasen Sekretariatsfunksjonar og prosjektstøtte for prosjektleiinga og delprosjekta, inkluder: Kvalitetssikring av delprosjektplanar opp mot overordna mål og mandat for fusjonsprosjektet Støtte arbeidet med å disponere ressursane i prosjektet Støtte prosessen med oppnemning og iverksetjing av prosjektgruppene Bidra til samspel og koordinering mellom gruppene opp mot prosjektleiinga Gi støtte til delprosjektleiarar med prosjektplanlegging, skriving og design av prosessar Gjere utgreiingar som grunnlag for diskusjonar i delprosjekta 7

22 Bidra til samspel og koordinering mellom gruppene opp mot prosjektleiinga Bistå i kommunikasjons- og informasjonsarbeid i fusjonsprosessen i tråd med vedteken kommunikasjonsplan og i samarbeid med kommunikasjonsmedarbeidarar Utveksle og trekke erfaringar frå andre relevante fusjonsprosessar Samansetting av fusjonssekretariatet: Prosjektkoordinator Medarbeidarar med kommunikasjons-, organisasjons-, prosess- og endringskompetanse Eventuell spesialkompetanse Styringsgrupper Det vert etablert ei styringsgruppe for kvart av delprosjekta. Styringsgruppene skal, med bakgrunn i innspel frå dei ulike arbeidsgruppene, gi sine vurderingar og råd til delprosjektleiar. Styringsgruppene ser til at prosjektet vert styrt i tråd med overordna målsettingar for fusjonsprosjektet, innanfor mandatet til delprosjektet og at delprosjektet held framdrifta. Styringsgruppene godkjenner forslag til delprosjektplan, inkl. tidsplan for prosjektet med milepæler. Styringsgruppene skal: vere ein diskusjonspartnar for delprosjektleiar og bidra til gode avgjerder i delprosjekta bidra til forankring i organisasjonen utarbeide forslag til mandat for delprosjekta godkjenne delprosjektplanar og eventuelle endringar i desse Samansetting av gruppene er omtala under mandat for delprosjekta, pkt. 2. Delprosjekt Kvart delprosjekt får eit overordna mandat som gir retning og rammer for arbeidet. Delprosjekta får prosjektstøtte frå fusjonssekretariatet. Det vert etablert delprosjektgrupper samansett av delprosjektleiar og leiarar for arbeidsgruppene. Målsettinga med delprosjektgruppene er å samordne informasjon og aktivitetar i dei ulike arbeidsgruppene i delprosjektet, sikre framdrift og bidra til godt avgjerdsgrunnlag gjennom diskusjonar og avklaringar. Delprosjektleiar skal: utarbeide forslag til delprosjektplan og organisering av delprosjektet gjennom arbeidsgrupper ha operativt ansvar for arbeid og framdrift i delprosjektet ut frå mandat og godkjent delprosjektplan sikre at delprosjektet har den nødvendige kontakten med resten av prosjektorganisasjonen ha fagleg ansvar for leveransane i prosjektet sikre tilgang til nøkkelpersonale og kompetanse innanfor dei felta delprosjektet famnar samordne informasjon og møteverksemd i delprosjektet og koordinere arbeidet i arbeidsgruppene 8

23 bidra til informasjons- og kommunikasjonsarbeid i tilknyting til fusjonsprosessen støtte arbeidsgruppeleiarane i deira arbeid delta på møte i prosjektgruppa informere prosjektkoordinator om status i delprosjektet delta i samrådsmøter kalle inn til møter i styringsgruppa Arbeidsgrupper Kvart delprosjekt vert organisert i arbeidsgrupper, og talet på desse vil variere mellom delprosjekta. Korleis dette skal gjerast i dei enkelte tilfella vil gå fram av delprosjekta sine prosjektplanar. Det er i arbeidsgruppene at grunnlaget for den nye høgskulen vert arbeidd fram: Arbeidsgruppene vil utføre kartleggingar og utarbeide forslag til ny praksis innanfor sine fagområde i tråd med mandat og målsettingar. Det er difor særs viktig at samansettinga av arbeidsgruppene skjer på bakgrunn av kompetanse. For å nytta tida og ressursane på best mogeleg måte, vert det tilrådd at arbeidsgruppene møtest til heildags- eller todagars arbeidsøkter. Arbeidsgruppeleiarane har, i samråd med delprosjektleiar og med støtte frå fusjonssekretariatet, på førehand utforma ei bestilling til gruppene, slik at arbeidsplanen for kvar samling er klar. Arbeidsgruppeleiar skal: Leie arbeidet i arbeidsgruppa i samsvar med målsettingar og oppgåver som definert i delprosjektplan Delta på møte i delprosjektgruppa og rapportere framdrift og status til delprosjektleiar 1.8 Risiko- og suksessfaktorar NB! Dette punktet er ikkje ferdig. Risikovurdering for prosjektet vil bli inkludert her. Medvit om lokale normer og omsyn til mangfald er blant dei viktigaste faktorane for god endring i organisasjonar 2, og prosjektmedarbeidarane vert oppfordra til å møtast for å bli kjende og danne grunnlag for felles forståing, godt samarbeid og trivnad framover. Samstundes bør det leggjast opp til utstrekt bruk av teknologiske hjelpemiddel i form av digital møteverksemd, samskrivingsverktøy, skylagring og prosjektstyringsverktøty då dette vil bidra til effektivitet og framdrift i prosjektet. Det er eit poeng at organisasjonen vert betre kjend med bruken av slike digitale verktøy, då erfaringane frå prosjektsamarbeidet også kan trekkjast inn i utviklinga av den nye digitale kvardagen på Høgskulen på Vestlandet. Box vert nytta tilsamskriving og skylagring. Prosjektstyringsverktøy: Vidare er det viktig at næraste leiar er tilgjengeleg for dei tilsette i omstillingsprosessen. Løpande informasjon frå næraste leiar er ei viktig kjelde til tryggleik for tilsette. I prosjektfasen er det i første rekke administrativt tilsette og leiarar som vil oppleve auka belasting. Det vert dermed viktig å sikre at leiarar har høve til å vere tilstades og dele informasjon med eigne tilsette. Gode informasjonskanalar frå prosjektet og ut til leiarar, samt god administrativ støtte i prosjektfasen, vil vere viktig for å få dette til. 9