Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Eid kontrollutval Møtested: Eid kommunehus, formannskapssalen Dato: Tid: Kl. 10:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, revisor i sakene 27-28/16 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 25/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 26/16 Skriv og meldingar /16 Orientering om rekneskapsrevisjon for /16 Forvaltningsrevisjon: Brukarperspektiv i tenestene - tinging 29/16 Budsjett for Eid kontrollutval /16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Ole Reinhardt Bugjerde Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 25/16 Eid kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 26/16 Eid kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Vedlegg i saka: Eid kommune svarbrev til Fylkesmannen datert : 5525 Tiltaksplan etter tilsyn med sosiale tenester til personar mellom 17 og 23 år i Eid kommune Eid kommune: Tiltaksplan datert Kartleggingsskjema Fylkesmannen brev datert : Oversikt over tilsyn og 5535 forvaltningskontroll andre halvår Oversikt over tilsyn og kontrollar i kommunane Fylkesmannen sin rapport frå tilsyn med Eid kommunes helse og omsorgstenester til peronar med utviklingshemming, datert KS-070/16 Økonomireglement for Eid kommune - revidering, 5847 handsama Økonomireglement Eid kommune, versjon juni Reglement for finansforvaltning Eid kommune Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og 5850 anlegg Eid kommune KS-071/16 Rapport over kommunens finansforvaltning pr , handsama Rapport over kommunens finansforvaltning pr KS-072/16 Økonomirapportering pr , handsama Økonomirapport drift pr Tertialrapport pr Kommunale investeringer Særutskrift frå Samstyret for Kommunerevisjonen i Nordfjord Sak Val av representantar til fellesmøte med dei 5845 andre revisjonsdistrikta i fylket, handsama Sak Budsjett for 2017, Kommunerevisjonen i Nordfjord, handsama i samstyret Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert teke til vitande

4 EID KOMMUNE KOMMUNALE TENESTER I NAV Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Njøsavegen LEIKANGER Vår ref. Dato: 16/236-5/K2-F00//BF TILTAKSPLAN ETTER TILSYN MED SOSIALE TENESTER TIL PERSONAR MELLOM 17 OG 23 ÅR I EID KOMMUNE Viser til tilsynet med sosiale tenester i NAV i Eid kommune 2. og 3.mars 2016, og til mottatt «Rapport frå tilsyn med sosiale tenester til personar mellom 17 og 23 år i Eid kommune» datert Legg ved «Tiltaksplan etter tilsyn med sosiale tenester til personar mellom 17 og 23 år i Eid kommune». Legg også ved oppdatert kartleggingsskjema. Vi ønskjer å gje ei skriftleg tilbakemelding til Fylkesmannen i forhold til korleis vi opplevde gjennomføringa av intervjua under dette tilsynet. Fleire av oss opplevde at måten vi vart intervjua på medførte ubehag og usikkerhet, noko som igjen medførte at vi ikkje fekk gitt fullverdige svar på alle spørsmåla. Med helsing Bodil Førde leiar NAV Eid Vedlegg: Tiltaksplan etter tilsyn med sosiale tenester til personar mellom 17 og 23 år i Eid kommune Oppdatert kartleggingsskjema Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid Tlf: post@eid.kommune.no

5 EID KOMMUNE RÅDMANNEN Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Njøsavegen LEIKANGER Vår ref. Dato: 16/236-6/K2-F00//ELE TILTAKSPLAN ETTER TILSYN SOSIALE TENESTER TIL PERSONAR MELLOM17 OG 23 ÅR I EID KOMMUNE Avvik 1: Eid kommune sikrar ikkje at det alltid vert gjort ei forsvarleg vurdering ved behandling av søknadar om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Pkt.a): Mappegjennomgangen syner at det som oftast vert tatt utgangspunkt i satsar ved utmåling av stønad til livsopphald. Det går ikkje alltid fram at det er gjort ei konkret individuell vurdering av kvifor utmålinga er forsvarleg for den enkelte. Det går ikkje alltid fram av dokumentasjonen korleis informasjonen som har kome fram gjennom kartlegginga er brukt. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Sikre skriftleggjering av konkrete Leiar individuelle vurderingar basert på kartlegginga og brukarsamtaler ved at vi går gjennom enkeltvedtak om sosialhjelp på sosialteam-møta kvar onsdag, j.fr. retningslinjene/sjekklista for kvalitetssikring av vedtak om sosialhjelp Endre vedtaksmalen i Velferd Leiar og Jeanette Pkt.b): Mappegjennomgangen viste at når stønad blir avslått etter 18, blir det ikkje alltid dokumentert at det er gjort ei individuell vurdering av om det skal ytast stønad etter 19. Der søknad vert avslått også etter 19 går det ikkje alltid fram av vedtaket kvifor vilkåra for å yte slik stønad ikkje er oppfylt og kva vurderingar som ligg til grunn for dette. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Utarbeide retningslinjer/sjekkliste for Leiar kvalitetssikring av vedtak om sosialhjelp Sikre skriftleggjering av konkrete individuelle vurderingar basert på kartlegginga og brukarsamtaler ved at vi går Løpande framover i 2016 så Leiar Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid Tlf: post@eid.kommune.no

6 gjennom enkeltvedtak om sosialhjelp på sosialteam-møta kvar onsdag. Vedtak om avslag og delvis avslag skal grunngjevast godt. lenge det er behov. Avvik 2: Eid kommune sikrar ikkje at tenesta opplysning, råd og rettleiing er tilgjengeleg og blir tildelt på ein forsvarleg måte til personar mellom 17 og 23 år. Pkt.a): Eid kommune har utarbeidd ein sakshandsamingsprosedyre for tildeling av økonomisk stønad. Av denne går det fram at tenesta opplysning, råd og rettleiing skal vurderast. Av intervju og mappegjennomgang går det fram at tilsette ikkje har ei felles korrekt forståing av kva tenesta opplysning, råd og rettleiing er, og kva krav som ligg til sakshandsaming som gjeld denne tenesta. Mappegjennomgangen avdekte at vedtak om tenesta ikkje er i samsvar med krav til einskildvedtak. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Sette av tid til intern opplæring i eige kontor Leiar for å sikre god kompetanse og felles korrekt forståing av kva tenesta opplysning, råd og rettleiing er (sosialteamet) Tema på sosialteneste-nettverksmøta i Nordfjord Nytt punkt i kartleggingsskjemaet «Ønskjer du råd og rettleiing innan følgjande område: Arbeid og aktivitet, Økonomi, Heime- og bu-situasjon, Helse, Fritid og nettverk, evt anna» Sikre skriftleggjering av konkrete individuelle vurderingar basert på kartlegginga og brukarsamtaler ved at vi går gjennom enkeltvedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing på sosialteammøta kvar onsdag med alle i kontoret Løpande/innan Jeanette/Pål/ Elisabeth Leiar/Jeanette/ Elisabeth Leiar/ Jeanette Løpande framover i 2016 så lenge det er behov. Leiar Pkt.b): Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje alltid er dokumentert at brukar får informasjon og tilbod om tenesta opplysning, råd og rettleiing. Dette sjølv om behova til brukar ofte er kartlagt. Av mappegjennomgang og gjennom intervju går det fram at det ikkje vert sett fram søknadar om tenesta opplysning, råd og rettleiing. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Kartleggingsskjemaet avdekkjer evt behov for tenesta opplysning, råd og rettleiing. Nytt punkt i kartleggingsskjemaet «Ønskjer du råd og rettleiing innan følgjande område: Arbeid og aktivitet, Økonomi, Heime- og busituasjon, Helse, Fritid og nettverk, evt anna» Leiar/Jeanette Side 2 av 5

7 Pkt.c): Det ligg ikkje føre dokumentasjon i alle mappene om at tenesta opplysning, råd og rettleiing er ytt der NAV Eid har meint at tenesta har vore tildelt. I nokre vedtak om økonomisk stønad er konkrete enkeltståande råd heimla i 17 utan at det alltid er gjeve tilbod om tenesta opplysning, råd og rettleiing framover i tid. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Sette av tid til intern opplæring i eige kontor Leiar for å sikre god kompetanse og felles korrekt forståing av kva tenesta opplysning, råd og rettleiing er (sosialteamet) Sikre skriftleggjering av konkrete individuelle vurderingar basert på kartlegginga og brukarsamtaler ved at vi går gjennom enkeltvedtak om tenesta opplysning, råd og rettleiing på sosialteammøta kvar onsdag. Løpande framover i 2016 så lenge det er behov med alle i kontoret. Jeanette/Pål/ Elisabeth Leiar Pkt.d): Eid kommune har ikkje gjennomført ROS-analyse for tenesta opplysning, råd og rettleiing og det er ikkje på anna måte vurdert kor det kan svikte på området. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Endre «Eigenvurderingsskjemaet» som vi nyttar til internkontroll av eit utval av sosialhjelpsvedtak 1-2 gongar i året eit nytt sjekkpunkt i «Eigenvurderingsskjemaet» på tenesta opplysning, råd og rettleiing Leiar Styringsfunn som gjeld begge avvika: Pkt.a): Av delegasjonsreglementet i Eid kommune går det fram at både NAV-leiar og leiar av flyktningtenesta er delegert fullmakt frå rådmannen etter sosialtenestelova. Denne organiseringa er ikkje i samsvar med sosialtenestelova. Leiinga i kommunen har ikkje sett i verk korrigerande tiltak. Eid kommune sitt delegeringsreglement var endra ved vedtak , og fullmakt til å gjere vedtak etter sosialtenestelova vart av praktiske årsaker delegert både til Nav-leiar og leiar av flyktningetenesta. Rådmannen finn ikkje at sosialtenestelova seier noko om kven denne fullmakta skal delegerast til, anna enn det som går fram av 3 4. ledd: «Kommunens myndighet etter denne loven kan etter reglene i kommuneloven delegeres til et interkommunalt organ eller en annen kommune». Side 3 av 5

8 Under tilsynet vart det vist til rundskriv til lova, der det går fram at «Oppgavene og tjenestene skal inngå i NAV-kontoret, og nærmere organisering og prioritering skal være i samsvar med lovens formål og rammer.» Kommunen tek dette til vitande. Pkt.b): Av dokumentasjon og gjennom intervju går det fram at det har vore hyppig utskifting av personale i NAV-kontoret over fleire år. Av mappegjennomgangen går det fram at det ikkje alltid er gjort forsvarlege vurderingar på området for tilsynet. Kommuneleiinga har ikkje sett i verk kompenserande tiltak for å sikre at det vert ytt forsvarlege tenester, trass i utskifting av personale. NAV-kontoret sitt budsjett er etter vedtak i kommunestyret styrka med kr ,-. Bemanninga i kontoret vert auka med eitt årsverk. Dette vil gjere kontoret mindre sårbart ved sjukmelding og andre vakansar. Pkt.c): NAV-leiar skal kvalitetssikre vedtak etter sosialtenestelova. I leiar sitt fråvær gjer andre tilsette dette. Det er ikkje utarbeida retningslinjer, sjekklister eller andre hjelpemiddel for å sikre felles forståing for gjennomføring av kvalitetssikringa. Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Utarbeide retningslinjer/sjekkliste for kvalitetssikring av vedtak etter sosialtenestelova Leiar Pkt.d): Av intervju kjem det fram at kommunalsjef ikkje etterspør ros-vurderingar som er gjort i NAV-kontoret på tilsynsområdet Tiltak: Frist: Gjennomført: Ansvarleg: Etter gjennomført eigenvurdering/ internkontroll innan tenestene «opplysning, råd og rettleiing», «sosialhjelp» og «kvalifiseringsprogrammet» som vert Leiar NAV Eid og kommunalsjef gjennomført 1-2 gongar i året skal evt avvik som vert avdekka registrerast i Compilo. Det vert utarbeidd skriftlege rapporteringsrutinar som skal ivareta krava i internkontrollforskrifta Kommunalsjef Med helsing Bodil Førde leiar NAV Eid Elin Leikanger Kommunalsjef Side 4 av 5

9 EID KOMMUNE «SSE_NAVN» Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid Tlf:

10 Kartleggingsskjema Sosial hjelp i Eid Kommune Navn Fødselsnr. Adresse Telefon Sivilstand Barn: Antal, alder og Ansvarsforhold Samvær og evt. Utgifter knytt til samvær. Kva driv barna med? Skule og fritidsaktivitetar Utgifter til fritidsaktivitetar og utstyr til barna. Sosiale og helsemessige forhold - barn. Bustadsituasjon, Leige, eige? Størrelse? Pris? Straumutgifter? Inntekter. Type og nivå Gjeldssituasjon

11 Beskriv nettverk. Familie og/eller vennar Utdanning Praksis Helseforhold. Inkludert rus. Har du kontakt med andre i hjelpeapparatet, og i tilfelle kven. Fritid, interesser etc. Tankar om framtida Kva det søkast om Begrunnelse for dei forhold det søkast om Kva er prøvd av tiltak for å løyse den økonomiske situasjonen Har du IP eller har du fått informasjon om IP? (Dersom nei, informer om IP)

12 Har du deltatt i KVP eller fått informasjon om KVP tidligare? (Dersom nei, informer om KVP) Treng du veiledning ift. Å kome i arbeid/aktivitet? Treng du veiledning ift. Økonomi? Treng du veiledning ift. Heime- og busituasjon? (T.d. betaling, straumreduserande tiltak, reinhald, andre forhold) Treng du veiledning ift. Helseproblematikk? Treng du veiledning ift. Fritid og nettverk? Forslag til vilkårssetting i samarbeid med brukar. Ny avtale til oppfølging Kven skal evt. Utbetaling rettast til: (kreditor/søkjar/andre)

13 Opplysningane i kartleggingsskjemaet er nødvendig for å kunne ta ein grundig vurdering av ditt bistandsbehov. Opplysningane vil bli brukt for å vurdere om du fyller vilkåra for stønad til økonomisk sosialhjelp etter Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsetaten 18 og 19. Vi vil også benytte opplysningane i skjemaet for å kartlegge om du har behov for andre tenester frå NAV, eller andre instansar i Eid kommune. Ynskjer du råd og rettleiing innan følgande områder: Arbeid og aktivitet Økonomi Heime- og busituasjon Helse Fritid og nettverk Evt. Andre behov for oppfølging Merknadar: Dato: Veiledar Brukar

14 Sakshandsamar: Bjørn Harald Haugsvær Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Kommunane i Sogn og Fjordane Oversikt over tilsyn og forvaltningskontroll andre halvår 2016 Fylkesmannen gjennomfører i 2016 ei rekkje tilsyn og forvaltningskontrollar i kommunane i fylket. I vedlegget finn de ei oversikt over den aktiviteten som er planlagt for andre halvår. Kommunane vil få eigne brev med nærare informasjon når tida for tilsyn, kontroll eller kommunebesøk nærmar seg. Spørsmål som gjeld dei ulike besøka/ tilsyna eller kontrollane kan rettast til kontaktpersonen som er ført opp i vedlegget. Dersom det fastsette tidspunktet ikkje høver for kommunen, ber vi om at de snarast tek dette opp med oss. Oversikt over tilsyn og rapportar frå tilsyn vert lagt ut på heimesida vår: Denne oversikten vert også sendt til andre statlege etatar slik at ein kan unngå at kommunane får fleire statlege tilsyn på same månad. Med helsing Gunnar Hæreid ass fylkesmann Bjørn-Harald Haugsvær ass landbruksdirektør Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrift. Kopi pr e-post: Arbeidstilsynet i Sogn og Fjordane v/ Jan Petter Sæbø Mattilsynet i Sogn og Fjordane v/ Bente Lien og Are Natland Bø Sogn og Fjordane Fylkeskommune Sekretariatet for kontrollutvala i kommunane SEKOM v/ Arnar Helgheim PWC v/ Harald Moe og Maren Lien Vest Kontroll v/ Jostein Støylen Sogn og Fjordane Fylkeskommune v/ Einar Ulla Vedlegg: Oversikt over tilsyn, kontrollar og kommunebesøk andre halvår 2016 Telefon Organisasjonsnummer N Nettstad fylkesmannen.no/sfj E-post fmsfpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Hovudkontor: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Fjellvegen 11, 6800 Førde Postadresse Hovudkontor: Njøsavegen, Leikanger Landbruksavdelinga: Postboks 14, 6801 Førde

15 Oversikt over tilsyn og kontrollar i kommunane i 2016 Oppdatert Fargekodar for avdelingane Utdanningsavdelinga Beredskap Helse- og sosialavdelinga Miljøvernavdelinga Landbruksavdelinga JULI AUGUST SEPTEMBER Høyanger Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Psykososialt miljø Flora Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Høyanger Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Fjaler Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Gaular saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Naustdal saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Jølster saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Gulen, Vik, Naustdal, Mattilsynet Fjaler,Hornindal, Vågsøy, Selje Tilsyn av kommunale vassverk OKTOBER Førde Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Stryn Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Bremanger 12.og 13. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Skulens arbeid med elevanes utbytte Bremanger Utdanningsavdelinga Barnehagelova

16 Eid, Hornindal, Selje, Stryn, Vågsøy og Årdal Helse og sosialavdelinga Gunn Randi Bjørnevoll Eigenvurdering av barnevernstenestene - arbeid med meldingar i barnevernet. Oppsummeringssamlinga Sogndal, Lærdal, Askvoll, Mattilsynet Jølster, Tilsyn av kommunale vassverk NOVEMBER Selje Veke 44 Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Jølster 9. og 10. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Flora Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Aurland, Gloppen Mattilsynet Tilsyn av kommunale vassverk DESEMBER Flora 7. og 8. Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Skulens arbeid med elevanes utbytte

17 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med Eid kommunes helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming Adressa til verksemda: Eid kommune, Rådhusvegen 11, 6771 Nordfjordeid Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Eva Skrivervik Samandrag Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomførte tilsynsbesøk i Eid kommune mai Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester. Tilsynet var avgrensa til tenestene personleg assistanse i form av praktisk bistand og opplæring, helsetenester i heimen og tilgang til utgreiing, diagnostisering og behandling, herunder fastlegeordning. Knytt til kvart tema undersøkte vi også om kommunen legg til rette for og ivaretek brukarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta. Vi undersøkte også om kommunen innhentar politiattest ved tilbod om tilsetting. Vernepleietenesta i Eid kommune yter helse- og omsorgstenester til utviklingshemma. Tenesteområdet har i fleire år hatt ustabilitet i leiinga med fleire skifte av leiar for tenestene. Det er høgt sjukefråvær med omfattande bruk av vikarar. Det vert brukt personell utan helseog sosialfagleg utdanning i tenesteutøvinga. Kommunen har omorganisert tenestene frå våren Vi fann manglar ved styringa av tenestene som vi meiner inneber risiko for svikt i utføring av tenestene personleg assistanse og helsehjelp. Slik vi vurderer det, styrer kommunen med for stor grad av risiko for svikt i tenestene til utviklingshemma. Dette har vi omtalt i rapportens kapittel 6. Ved tilsynet vart det avdekt to avvik:

18 Avvik 1. Kommunen sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring og evaluering av tenestetilbodet til alle brukarane. Avvik 2. Kommunen sikrar ikkje forsvarleg tillaging og utdeling av legemiddel. Dato: Anne Eli Wangen revisjonsleiar Turid Måseide revisor

19 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av styringssystemet Regelverk Dokumentunderlag 9 9. Deltakarar ved tilsynet... 11

20 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Eid kommune i perioden Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane dette året. Fylkesmannen har mynde til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenestene etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenestene m.m (helsetilsynslova) 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda gjennom internkontrollen sin sikrar etterleving av ulike krav i lovgivinga. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje lovbrot innanfor dei temaa tilsynet omfattar om tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka godt nok sikrar at lovkrava vert følgde Ein systemrevisjon vert gjennomført ved dokumentgransking, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten skal gjere greie for eventuelle avvik som er avdekte under revisjonen. Den gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik betyr at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Eid kommune har 6015 innbyggjarar. Vernepleietenesta yter tenester til personar med utviklingshemming i kommunen. Avdelingsleiar for tenesta har fagleg, administrativt og økonomisk ansvar for verksemda. Kommunalsjef for helse og omsorg har det overordna ansvaret for tenesta. Vernepleietenesta har fire ulike tenestestader/avdelingar med heildøgers drift. Frå våren 2016 har kommunen omorganisert tenestene og endra arbeidsfordelinga frå ein gruppeleiar i kvar avdeling/tenestestad til to fagleiarar med fagansvar for to tenestestader kvar. NAV har frå februar 2016 overteke ansvaret for kommunen sitt dagtilbod til utviklingshemma. Vernepleietenesta har i fleire år hatt ustabilitet i leiinga med skifte av leiar for tenestene. Sjukefråværet er høgt. Det vert nytta personell utan helse- og sosialfagleg utdanning i tenestene. Det vert brukt ressursar frå miljøterapeutstillingar (gruppeleiar) til innkalling av ekstravakter og ansvar for dagleg drift. Kommunen har Compilo (tidlegare Kvalitetslosen) som elektronisk styringssystem. Kommunen har innført elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstenestene og fastlegane i kommunen, og mellom kommunen og spesialisthelsetenesta. Vernepleietenesta har i liten grad teke i bruk elektronisk meldingsutveksling med fastlegane. Visma Profil vert brukt som dokumentasjonssystem i tenestene. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

21 Revisjonsvarsel vart sendt ut Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte vart halde Samtale med tre tenestemottakarar og deira pårørande/verjer samt pårørande/verje til ein tenestemottakar vart gjennomført Opningsmøte vart halde Intervju: 12 tilsette vart intervjua. Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det vart gjennomført stikkprøvar og synfaring i Gjerdane bufellesskap. Sluttmøte vart halde Kva tilsynet omfatta Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom systematisk styring og leiing sikrar at personar over 18 år med utviklingshemming, og som bur i eigen bustad, får forsvarlege helseog omsorgstenester. Vi undersøkte om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får personleg assistanse i form av: tilsyn og bistand til å ivareta eigenomsorg bistand til aktivisering opplæring i dagleglivets gjeremål og personleg stell og eigenomsorg Vidare undersøkte vi om kommunen legg til rette for at personar med utviklingshemming får helsetenester i heimen og tilgang til medisinsk undersøking, utgreiing og behandling i form av: hjelp til legemiddelhandtering oppfølging for å vurdere behov for legekonsultasjon oppfølging etter legekonsultasjon helsehjelp ved akutte tilstandar hjelp til å komme i kontakt med fastlege og spesialisthelsetenesta samt hjelp og følgje under konsultasjon Knytt til kvart tema undersøkte vi om kommunen legg til rette for og ivaretek tenestemottakarane sin rett til medverknad og informasjon, og om kommunen legg til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetenesta. Vi undersøkte også om kommunen innhentar politiattest ved tilbod om tilsetting. Tilsynet omfatta ikkje tenester som vert gitt med bruk av tvang (helse- og omsorgstenestelova kap. 9 og pasient- og brukarrettslova kap. 4A), brukarstyrt personleg assistanse (BPA) og

22 helsehjelp ved legevakt og tannhelsetenester. Om fastlegen og spesialisthelsetenesta gjev forsvarleg helsehjelp var heller ikkje del av tilsynet. 5. Funn Ved tilsynet vart det påpeikt to avvik: Avvik 1. Kommunen sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring og evaluering av tenestetilbodet til alle brukarane. Avvik frå: Helse- og omsorgstenestelova 4-1, jf. pasient- og brukarrettslova 3-1 til 3-3. jf. internkontrollforskrifta 4. Følgjande opplysningar frå intervju med tilsette, tenestemottakarar, pårørande/verje, dokumentgjennomgang og stikkprøvar ligg til grunn for avviket: A. Dei intervjua opplyste om at det er mindre tid til sosial og fysisk aktivitet enn tidlegare. Dette har skjedd utan endringar i vedtak. Aktivitetane vert ikkje alltid gjennomført i samsvar med vekeplan. Det vert ikkje meldt avvik om dette. B. I «Årshjul for fagansvarlige i samarbeid med primæransvarlige» går det fram at individuell plan (IP) og saksutgreiing skal evaluerast årleg. Ved intervju og journalgjennomgang kom det fram at dette ikkje vert gjort. C. I «Årshjul for fagansvarlige i samarbeid med primæransvarlige» går det også fram at den fagansvarlege skal utarbeide plan for faste ansvarsgruppemøte for brukarane (1-2 gonger i året). Slik plan skal sendast til avdelingsleiar og brukar/pårørande. Vi har ikkje sett døme på slike planar. D. Tenestetilbodet til brukarane vert evaluert i ansvarsgruppemøte. Det er ikkje halde ansvarsgruppemøte for alle brukarane. IP vert brukt ved evaluering av tenestetilbodet. Ikkje alle brukarar har IP. Ikkje alle IP er oppdaterte. E. Skriftleg rutine for Iplos-kartlegging seier at det alltid skal skje Iplos-kartlegging ved utarbeiding og evaluering av enkeltvedtak, og rutinemessig kvar tredje månad. I «Årshjul for fagansvarlige i samarbeid med primæransvarlige» og referat frå miljøterapeutmøte står det at fagansvarlege skal oppdatere Iplos minst to gonger i året. Journalgjennomgang synte at Iplos-kartlegging ikkje er gjennomført i samsvar med dette. F. Tenestene har over tid hatt ustabilitet i leiinga, stort sjukefråvær og omfattande bruk av vikarar. Det er ikkje gjort risikovurderingar knytt til dette. G. Leiinga er kjende med at eigne rutinar for evaluering og oppdatering ikkje vert følgde. Det er ikkje sett i verk tiltak for å endre praksis.

23 Avvik 2. Kommunen sikrar ikkje forsvarleg tillaging og utdeling av legemiddel. Avvik frå: Helse- og omsorgstenestelova 4-1, jf. legemiddelhandteringsforskrifta 3, 4 og 7, jf. internkontrollforskrifta 4. Følgjande opplysningar frå intervju med tilsette, tenestemottakarar, pårørande/verje, dokumentgjennomgang og stikkprøvar ligg til grunn for avviket: A. Dei intervjua opplyste at dei ikkje etterspør oppdatert legemiddelliste frå lege. Verksemda har ikkje avtale om korleis samarbeidet med fastlege skal skje. B. Det vart opplyst, og stikkprøve viste at verksemda har handskrivne legemiddellister (i samleperm), handskrivne legemiddelliste bak på dosett og nokre legemiddellister i Profil. I intervju gjekk det fram at nokre tilsette brukar legemiddelliste i permen ved tillaging av legemiddel, medan andre brukar lista på dosetten. C. Legemiddellistene vert ikkje kvalitetsikra eller underskrive av lege. Sjukepleiar/vernepleiar oppdaterer legemiddellistene etter telefonbeskjed frå lege om endringar i medisineringa. D. Etter opphald i sjukehus vert medisinendringar ikkje rutinemessig kvalitetsikra med fastlegen. Dei ansvarlege for tillaging av legemiddel (vernepleiar/sjukepleiar) fører endringane i legemiddellista. E. Verksemda har skriftleg prosedyre for tillaging. Det går ikkje fram av prosedyren kva legemiddelliste som skal brukast ved tillaging av legemiddel. F. Legemiddelliste i Profil vert ikkje brukt ved tillaging og utdeling av legemiddel. Den vert heller ikkje oppdatert. Ved farmasøytisk tilsyn i januar 2016 har kommunen fått råd om å bruke elektronisk legemiddelliste i Profil. Dette er ikkje følgt opp av leiinga. G. Ved innlegging i sjukehus vert det brukt opplysningar om legemiddelbruk frå liste på tenestemottakarane sine dosettar. H. Verksemda har skriftleg prosedyre for medikamentutdeling frå dosett. I følgje prosedyren skal utdeling utførast av personell med godkjenning/bestått kurs i medikamenthandtering eller av miljøterapeutar med medisinkompetanse. Det er fleire utan opplæring og fullmakt som har tilgang til skap med dosettar og som deler ut legemiddel. Det er uklart kven som har mynde til å gje fullmakt. I. «Ved behov medisin» vert delt ut av andre enn vernepleiar/sjukepleiar utan at det vert konferert med vernepleiar/sjukepleiar. I følgje verksemda sin skriftlege prosedyre ved behov for eventuell medisin bør miljøterapeut med medisinkompetanse vurdere om slik medisin skal gjevast. J. Verksemda har rutine for å dokumentere/kvittere i eige skjema at brukaren har teke medisin. Melde avvik som gjeld administrasjon av legemiddel det siste året handla om at det var gløymt å gje medisin eller at legemiddel var funne på golvet/i seng. Det vart

24 opplyst at avvik vert drøfta i personalmøte. Det vert ikkje kontrollert at avtalte tiltak vert gjennomført. Effekt av korrigerande tiltak vert ikkje følgt opp og evaluert. K. Kommunen har peika ut avdelingsleiar i vernepleietenesta som verksemdleiar og ansvarleg for legemiddelhandteringa. Avdelingsleiar er ikkje lege eller provisorfarmasøyt. Verksemda har ikkje fagleg rådgjevar med slik kompetanse. L. Verksemda sine skriftlege rutinar for legemiddelhandtering inneheld ikkje prosedyre for risikovurdering. M. Ved eigenvurderingstilsyn i 2014 og internt farmasøytisk tilsyn i januar 2016 ved Gjerdane bufellesskap vart det avdekt avvik. Avvika er ikkje følgt opp og korrigert. Verksemda har ikkje gjennomført eigenvurdering av legemiddelhandteringa i samband med dette tilsynet. 6. Vurdering av verksemdas styringssystem Ved tilsynet vart det avdekt manglar ved leiing og styring som inneber risiko for svikt i tenestene til utviklinghemma. Den ansvarlege for verksemda skal mellom anna skildre korleis verksemda er organisert, og korleis oppgåver, ansvar og mynde er fordelt, jf. internkontrollforskrifta 4a). Den ansvarlege for verksemda skal også sørge for tilstrekkeleg fagkompetanse i tenestene, og at arbeidstakarar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innanfor fagfeltet og om internkontrollen, jf. helse- og omsorgstenestelova 4-1d og internkontrollforskrifta 4c ). Tenestene har i fleire år hatt ustabilitet i leiinga og høgt sjukefråvær i tenestene. Stadig skifte av avdelingsleiar, stort sjukefråvær og bruk av vikarar utan helse- og sosialfagleg utdanning inneber at tenestene er ekstra sårbare med auka risiko for svikt i tenesteutføringa. Manglande opplæring, mellom anna i legemiddelhandtering og bruk av personell utan fullmakt i administrasjon av legemiddel kan føre til større risiko for at tenestemottakarane får feil legemiddelbehandling. Den ansvarlege for verksemda skal skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på etterleving av lovkrav, jf. internkontrollforskrifta 4 f). Manglande evaluering av vedtak, manglande oppdatering av funksjonskartleggingar og IP, manglande samarbeid med brukaren/pårørande/verje om endringar i tenestetilbodet og manglande gjennomføring av tiltak som gjeld sosiale og fysiske aktivitetar, medfører stor risiko for at tenestemottakarane ikkje får den hjelpa dei har behov for. Manglande rutine for godkjenning og kvalitetsikring av legemiddellister av lege og mangel på rutinar for og ulik praksis i bruk av e-meldingar, kan føre til at endringar i medisineringa vert forsinka eller ikkje fanga opp i det heile. Mangel på tilgang til journalsystem og manglar ved dokumentasjonen kan føre til feil behandling av pasienten. Den ansvarlege for verksemda skal utvikle, iverksette, kontrollere og evaluere nødvendige prosedyrar, rutinar og tiltak for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga, jf. internkontrollforskrifta 4g).

25 Dei ansvarlege for verksemda er kjende med at tenestetilbodet ikkje vert evaluert og gjennomført som planlagt. Leiinga er også kjende med at ikkje alle som deler ut legemiddel har nødvendig opplæring og fullmakt. Mangel på nødvendig kontroll, evaluering og korrigering av praksis på dei områda vi har nemnt kan bidra til risiko for svikt i tenesteutøvinga og til at tenestemottakarane ikkje får forsvarlege helse- og omsorgstenester. Slik vi vurderer det, styrer kommunen med for stor grad av risiko for svikt i tenestene til utviklingshemma. 7. Regelverk Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse - og omsorgstjenester m.m (helse- og omsorgstjenesteloven) Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter ( pasient- og brukerrettighetsloven) Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial - og helsetjenesten Forskrift av 03. april 2008 nr 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp Forskrift av 21. desember 2000 nr 1385 om pasientjournal Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene Forskrift av 16. desember 2011 nr 1393 om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over da revisjonen vart førebudd: Oversikt over tenestemottakar i målgruppa for tilsynet Kopi av 12 vedtak med saksutgreiing for tenestemottakarar i målgruppa Kopi av eigenvurderingsskjema av kommunens legemiddelhandtering i bustader til personar med utviklingshemming (Fylkesmannen sitt tilsyn 2014) Organisasjonskart for verksemda Oversikt over tilsette Oversikt over koordinatorar i vernepleietenesta Notat protokoll prøveprosjekt om ny organisering av vernepleietenesta Stillingsinstruksar vernepleietenesta Retningslinjer for ansvarsvaktordning Administrativt delegasjonsreglement for Eid kommune Frå styringssystemet: PLO- Rutine for elektronisk samhandling om pasientar mellom Eid kommune og Helse Førde HF Retningslinjer for koordinerande eining og koordinatorrolle Motta og registrere søknad Førebels svar Overordna rutine for sakshandsaming Vernepleietenesta Avklare kven som skal greie ut saka Vurdering av habilitet Samarbeidsmøte Vernepleietenesta

26 Brukarmedverknad i sakshandsamingsprosessen Vurdering av samtykkekompetanse Iplos- kartlegging Tidsavgrensing av enkeltvedtak Utsending av enkeltvedtak Mal for saksutgreiing Mal for Individuell Plan Vernepleietenesta rapportering av avvik Om avviksskjema Administrering av medikament/kontroll Oppbevaring av medikament Eventuell medisin Medikamentutdeling frå dosett Bestilling og mottak av legemiddel Medikamentrutinar på Gjerdane 14/16 og Avlastinga Prosedyre administrering av kontanter på vegne av brukere i vernepleietenesta Retningslinjer for organisering av personalmøter Prosedyre følgje til sjukehus/behandlar Prosedyre ved dødsfall Kopi av stillingsannonser, fagleiar, fagleg koordinator i vernepleietenesta, miljøterapeut, vernepleiar/sjukepleiar, miljøarbeidar Informasjonsskriv til ferievikarar Program for introduksjonsmøte ferievikarar Informasjon om organisering av vernepleietenesta Sjekkliste i høve til opplæring og informasjon til nytilsette Kopi av vedlegg til tilsettingsbrev teieplikt Stadfesting av formål med politiattest Skjema- søknad om politiattest Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Oversikt over plan og rapport, Profil Eid kommune 2013 Handtering av meldingstekst i mottekne elektroniske meldingar i Profil Elektronisk meldingsutveksling i Eid kommune Informasjon og retningslinjer for bruk av elektroniske PLO- meldingar i helse og omsorgstenesta Rettleiar: Elektroniske meldingar i Profil, Eid kommune Medikamenthåndtering Visma Omsorg Profil Avviksmelding prosedyre Avvikbehandling Kvalitetslosen Vernepleietenesta rapportering på avvik Skjematisk oversikt avvik fordelt på alvorsgrad 2015 Informasjon om koordinator Individuell plan Kontaktliste vernepleietenesta Informasjon om kvalitetsstandardar for praktisk bistand Eid kommune Verksemdplan for vernepleietenesta 2016 Handlingsplan/tiltak 2015/2016 Årshjul for fagansvarlege Årsrapport Vernepleietenesta 2015

27 Dokumentasjon som blei utdelt/gjennomgått under revisjonsbesøket: 11 journalar i Unique Profil (med dagsplanar / vekeplanar) til tenestemottakarar som får tenester frå vernepleietenesta Kopi av referat frå to ansvarsgruppemøte og ni samarbeidsmøte som galdt fem av tenestemottakarane/ pårørande/verje Kopi av Individuell plan til tre tenestemottakarar Kopi av 33 avviksmeldingar frå 2015, Gjerdane bufellesskap og Elvebøen bufellesskap Kopi av gjeldande turnusplanar og vaktbok for dei siste fire vekene, Gjerdane bufellesskap og Elvebøen bufellesskap Kopi av fem referat frå avdelingsmøte/personalmøte/fellesmøte 2016 Kopi av fire møtereferat frå miljøterapeutmøte 2015 og 2016 Kopi av rapport frå Avdeling for farmasøytisk rådgjeving- internrevisjon ved Gjerdane bufellesskap Kopi av avtale om farmasøytiske tenester Eid kommune og Sjukehusapoteket i Førde Eid kommune Årsrapport 2015 Kommunal tenesteyting Stikkprøve ved Gjerdane bufellesskap: Perm med legemiddellister lagra i medisinskapet Perm- Narkotikaprotokoll Perm- Sjekkliste utdelte legemiddel Miljøperm med rutinar/vekeplanar/dagsplan for tenestemottakarane i bufellesskapet Beskjedbok Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Brev frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune av melding om tilsyn Brev frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av E-post frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune Brev med vedlegg frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune av E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune av Brev frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune Brev med vedlegg frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av Brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune av program for tilsynet E-post med vedlegg frå Eid kommune til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane av , og E-post med vedlegg frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Eid kommune av revidert program for tilsynet 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua. Namn Funksjon / stilling Opnings- Intervju Sluttmøte

28 Lidvar Magne Aasen Rune Bergum Anne Grete Myklebust Kai Morten Garlid Jan Ove Møll Wilhelmas van Kessel Sissel-Irene Myklebust Tone Smørdal Linda Håøy Camilla Nyland Eva Skrivervik Kari Krogh omsorgsarbeidar/fagarbeidar, Gjerdane vernepleiar/miljøterapeut, Gjerdane fagarbeidar, Gjerdane vernepleiar/miljøterapeut, Gjerdane sjukepleiar/miljøterapeut, Gjerdane assistent, Elvebøen hjelpepleiar/fagarbeidar, Elvebøen sjukepleiar/miljøterapeut, Elvebøen vernepleiar/miljøterapeut, Elvebøen vernepleiar/miljøterapeut, Elvebøen avdelingsleiar kommunalsjef møte X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Frå tilsynsorganet deltok: Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar /revisjonsleiar Jacob Andersen, ass. fylkeslege /revisor Turid Måseide, seniorrådgjevar /revisor Dina Lunde, rådgjevar /observatør

29 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Oppvekst- og kulturutvalet /16 OST Helse-og sosialutval /16 OST Teknisk-og samfunnsutval /16 OST Finansutvalet /16 OST Formannskapet /16 OST Kommunestyret /16 OST Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandler: Ole Starheim Arkiv: 200 Objekt: Arkivsaknr 16/1148 Økonomireglement for Eid kommune - revidering Prenta vedlegg: Økonomireglement for Eid kommune versjon juni 2016 Reglement for finansforvaltning for Eid kommune versjon januar 2015 Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg versjon januar 2015 Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett jf. kommunelova 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsberetning, jf. kommunelova 48 nr 6

30 Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar jf. kommunelova 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantiar jf. kommunelova 51 nr 3 Forskrift om kommunar og fylkeskommunar sin finansforvaltning jf. kommunelova 52 nr 2 Bakgrunn for saka: I samband ettertid av kvart kommunestyreval er kommunane tilrådd å legge fram kommunen sitt økonomireglement for kommunestyret. Dette vil også omfatte reglementet for kommunen sin finansforvaltning og reglar for styring av investeringsprosjekt. Saksutgreiing: Økonomireglementet inneheld åtte kapittel: 1. Generelt om økonomireglementet 2. Budsjett og økonomiplan 3. Økonomimodellen, økonomisystemet og kontoplanen 4. Kjøp og sal av varer og tenester 5. Årsavslutning og rekneskapsprinsipp 6. Rapportering 7. Diverse bestemmingar i rekneskapen 8. Reglement for investeringsprosjekt og spesielle driftsprosjekt Heile økonomireglementet er gjennomgått og er oppdatert etter dagens organisering og dagens regelverk. Det er vesentleg for politikarane å merke seg heile kapittel 2, og gjerne spesielt frå kapittel 2.3 til og med kapittel 2.3.5, herunder dei økonomiske fullmaktsrammene under kapittel 2.3.1, og Reglement for finansforvaltning og reglar for styring av investeringsprosjekt inneheld ikkje forslag om endringar i forhold til sist disse blei revidert og vedtekne i januar RÅDMANNEN SI TILRÅDING: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre TEKNISK-OG SAMFUNNSUTVAL TSU-060/16 VEDTAK: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre

31 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre HELSE-OG SOSIALUTVAL HSO-029/16 VEDTAK, SOM INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre OPPVEKST- OG KULTURUTVALET OK-032/16 VEDTAK: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre Samrsøystes FINANSUTVALET FSU-018/16 VEDTAK: Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert teke til vitande FORMANNSKAPET

32 F-070/16 VEDTAK, SOM INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre KOMMUNESTYRET KS-070/16 VEDTAK: 1. Økonomireglement for Eid kommune, versjon juni 2016, vert vedteke slik det ligg føre 2. Reglement for finansforvaltning for Eid kommune, versjon januar 2015, vert vedteke slik det ligg føre 3. Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, versjon januar 2015, vert vedtekne slik dei ligg føre Åslaug Krogsæter -rådmann-

33 Eid kommune Økonomireglement Versjon juni 2016 Vedteke i KS 070/16 den

34 Økonomireglement for Eid kommune 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET BAKGRUNN FØREMÅL 4 2. BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN KOMMUNEN SIN PLAN- OG ØKONOMIMODELL ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN UTARBEIDING KONSEKVENSJUSTERT BUDSJETT ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN OPPSTILLING OG FORDELING HANDSAMING DISPOSISJONSFULLMAKT I BUDSJETTSAKER KOMMUNESTYRET SIN KOMPETANSE AVGRENSINGAR I FULLMAKTSREGLANE FULLMAKTER TIL FORMANNSKAPET FULLMAKTER TIL RÅDMANNEN KOMMUNALE FØRETAK ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET ØKONOMIMODELLEN ØKONOMISYSTEMET FORHOLDET TIL NASJONAL RAPPORTERING (KOSTRA) INTERN RAPPORTERING ENDRING I KONTOPLANEN KJØP OG SAL AV VARER OG TENESTER KONTROLL VED VAREMOTTAK ATTESTASJON - TILVISING VAREMOTTAK HANDSAMING AV FAKTURAER PÅ ØKONOMIAVDELINGA KONTERING, ATTESTASJON OG KONTROLL AV UTREKNING TILVISING KJØP VI E-HANDEL UTGÅANDE FAKTURAER OG REFUSJONAR/TILSKOT FAKTURERING REFUSJONAR/TILSKOT ÅRSAVSLUTNING OG REKNESKAPSPRINSIPP ÅRSAVSLUTNING GRUNNLEGGJANDE REKNESKAPSPRINSIPP ANORDNINGSPRINSIPPET FINANSIELT ORIENTERT REKNESKAP BRUTTOFØRING ALL TILGANG OG BRUK AV MIDLAR GOD KOMMUNAL REKNESKAPSSKIKK VURDERINGSREGLAR I BALANSEN BOKFØRINGSLOVA MEIRVERDIAVGIFT MEIRVERDIAVGIFTSKOMPENSASJON REKNESKAPSAVSLUTNINGA, STRYKINGAR OG TIDSFRISTAR REKNESKAPSAVSLUTNINGA STRYKINGSBESTEMMINGAR REKNESKAPSAVLEGGING RAPPORTERING PERIODISK RAPPORTERING ÅRSMELDING NASJONAL RAPPORTERING 21 Versjon juni 2016 side 2 av 30

35 Økonomireglement for Eid kommune 7. DIVERSE BESTEMMINGAR I REKNESKAPEN RETNINGSLINER FOR INNKREVJING AV KOMMUNALE KRAV OG AVSKRIVING AV FORDRINGAR SAKSGANG OG ANSVARSFORDELING I INNKREVJINGSARBEIDET SAKSGANG VED INNKREVJING AV KOMMUNALE KRAV ANSVARS- OG ARBEIDSDELING I INNKREVJINGSARBEIDET RETNINGSLINER FOR AVSKRIVING AV KONSTATERTE TAP OG SLETTING RETNINGSLINER FOR AVSKRIVING AV KONSTATERTE TAP REGLAR FOR ENDRING AV LÅNE- OG BETALINGSVILKÅR, SLETTING DELAR AV KRAV DELEGASJON FORDRINGAR EKSKLUSIVE UTLÅN BUSTADLÅN OG SOSIALLÅN REGLAR FOR INNBETALINGAR REGLAR FOR UTBETALINGAR REGLAR FOR KONTANTKASSE REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT OG SPESIELLE DRIFTSPROSJEKT FØREMÅL DEFINISJONAR FORHOLDET TIL KOMMUNEN SITT PLANSYSTEM INVESTERINGSPROSJEKT UTANOM ØKONOMIPLANEN/ÅRSBUDSJETTET FORSLAG TIL LØYVING ØKONOMIPLAN/ÅRSBUDSJETT ADMINISTRASJON GJENNOMFØRING AV INVESTERINGSPROSJEKT INITIATIV OG UTGREIING AV BEHOV ROM OG FUNKSJONSPROGRAM FORPROSJEKT DETALJPROSJEKTERING PROSJEKTLEIAR BYGGESTART OPPFØLGING I BYGGETIDA PROSJEKTREKNESKAP TILLEGGSLØYVING OVERTAKING/OVERLEVERING REKNESKAP OG RAPPORTERING DRIFTSPROSJEKT 30 Versjon juni 2016 side 3 av 30

36 Økonomireglement for Eid kommune 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 Bakgrunn Bakgrunn for kommunen sitt økonomireglement er kommunelova - lov av nr. 107, med tilhøyrande forskrifter innafor budsjett, rekneskap og finansforvaltning. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett jf. kommunelova 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsberetning, jf. komm.lova 48 nr 6 Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar jf. kommunelova 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantiar jf. kommunelova 51 nr 3 Forskrift om kommunar og fylkeskommunar sin finansforvaltning jf. kommunelova 52 nr 2 Reglane er hovudsakleg overordna og rammeprega, og det er difor nødvendig for den enkelte kommune å fastsetje ytterlegare reglar innanfor økonomiområdet i eit eige økonomireglement. 1.2 Føremål Føremålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunen sitt økonomi- og rekneskapssystem Å bidra til ein effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til ei god økonomistyring Å gje dei folkevalde eit godt grunnlag for avgjerd Å dokumentere viktige økonomirutinar Økonomireglementet er bygd opp med budsjett- og rekneskapsteori saman med rutinar for korleis kommunen løyser dei viktigaste spørsmål i eigen økonomiforvaltning. 2. BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2.1 Kommunen sin plan- og økonomimodell Den kommunale økonomimodellen kan delast inn i 4 hovudelement: 1. Handlingsprogrammet/4-årig økonomiplan 2. Årsbudsjettet og endringar i dette gjennom året 3. Periodiske rekneskapsrapportar 4. Årsrekneskap, årsmelding, årsrapport og nasjonal rapportering Handlingsprogrammet/økonomiplanen er heimla i plan- og bygningslova 11-1 fjerde avsnitt om at kommuneplanen skal ha ein handlingsdel som angir korleis planen skal følgjast opp dei fire påfølgjande år eller meir, og reviderast årleg. Vidare pålegg kommunelova 44 at kommunen ein gong i året skal vedta ein rullerande økonomiplan som skal leggast til grunn ved kommunens Versjon juni 2016 side 4 av 30