Møteinnkalling. Eventuelt forfall skal meldast til telefon Varamedlemmar møter etter nærare avtale. Dagsorden

Transkript

1 Sogn regionråd Postboks SOGNDAL Møteinnkalling Utval: SOGN REGIONRÅD Møtestad: Fosshaugane Campus, Gjensidigerommet, Sogndal Møtedato: Tid: 09:00 Eventuelt forfall skal meldast til telefon Varamedlemmar møter etter nærare avtale. Dagsorden 0900 Representantskapsmøte i SIMAS (sjå eigen innkalling) 1000 Møte med Årdal kommune om regionalt samarbeid 1030 Pause 1045 Møte i Sogn regionråd Oppmøte Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå møte Handsaming av saker i Sogn regionråd 1200 Lunsj 1230 Framhald saker i Sogn regionråd 1315 Aktuelle tiltak og planar ved Sogndal lufthamn Haukåsen Lufthamnsjef Gunnar Solbakken 1400 Omvisning på Fosshaugane Campus v/ Rasmus Mo 1430 Vel heim!

2 Sakliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 19/11 11/ Val av leiar for Sogn regionråd 20/11 11/ Val av arbeidsgrupper i Sogn regionråd 21/11 11/ Samansetjing i Sogn regionråd 22/11 11/ Profileringsmesser tilskot til Framtidsfylket 23/11 11/ GIS-koordinator i Sogn regionråd 24/11 11/363-9 Orienteringssaker Sogndal, Torodd Urnes leiar (sign) Karina Nerland dagleg leiar (sign)

3 Sogn regionråd Sak 19/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 033 &85 Arkivsak: 11/3277 Saksnr.: Utval Møtedato 19/11 Sogn regionråd Sak 19/11 Val av leiar for Sogn regionråd Tilråding: For ut året 2011 og for 2012 vert vald som leiar i rådet vald som nestleiar i rådet. Saksutgreiing: I samsvar med vedtektene 3 skal rådet velja leiar og nestleiar. Oversyn over leiarverva dei seinare åra: Torodd Urnes, Luster kommune har vore leiar i 2010 og 2011 Jarle Aarvoll, Sogndal kommune har vore leiar i 2009 Marta Finden Halset, Vik kommune har vore leiar i 2008 Olav Lunden, Leikanger kommune var leiar i 2006 og Knut O. Aarethun, Lærdal kommune var leiar i 2004 og Olav Wendelbo, Lærdal kommune var leiar i 2002 og Oddbjørn Einan, Årdal kommune var leiar i Jarle Skaartun, Sogndal kommune var leiar i Ivar Bjarne Underdal, Aurland kommune var leiar i 1998 og Side 3 av 15

4 Sogn regionråd Sak 20/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 036 &85 Arkivsak: 11/3278 Saksnr.: Utval Møtedato 20/11 Sogn regionråd Sak 20/11 Val av arbeidsgrupper i Sogn regionråd Tilråding: Sogn regionråd skal ha desse arbeidsgruppene: - - Representantar i gruppene er: - - Vedlegg: Retningslinjer for arbeidsgruppene Saksutgreiing: Gruppene vi har i dag er helsegruppa, reiselivsgruppa, regional utviklingsgruppe og samferdslegruppa. Representantar i arbeidsgruppene har vore slik: Samferdselsgruppa: Jarle Aarvoll leiar, Olav Lunden og Marta Finden Halset. Helsegruppa: Arne Sanden leiar, Jarle Aarvoll og Torodd Urnes Reiselivsgruppa: Einar Målsnes leiar, Olav Ellingsen og Marta Finden Halset RUP gruppa: Olav Ellingsen leiar, Marta Finden Halset og Olav Lunden. Frå rådmannsgruppa Jostein Aanestad Rådet bør vurdera kva grupper som er aktuelle i forhold til prosjekt og tiltak i tida framover, og det bør veljast representantar til arbeidsgruppene. Det har vore vanleg at rådet vel leiar i gruppene, sjølv om dette etter vedtektene 1 kan gjerast av gruppa sjølv. Side 4 av 15

5 Sak 20/11 Vedlegg Retningslinjer for arbeidsgrupper 1 Val og samansetnad Sogn regionråd vel arbeidsgrupper blant medlemmane i rådet. Leiar av arbeidsgruppa kan bli vald av regionrådet eller av arbeidsgruppa. 2 Mynde Arbeidsgruppene gjev tilråding til regionrådet innanfor sine saksområde. Arbeidsgruppene har ikkje vedtaksmynde. Arbeidsgruppene orienterer regionrådet om status for arbeidet og planane vidare. 3 Mandat Arbeidsgruppene skal innanfor sine saksområde ta initiativ til tiltak og prosjekt som stør opp om og utviklar tenesta i regionen førebu saker og gje tilråding til regionrådet påverka avgjerdstakarar i retning av avgjerder for å betra tilbodet i regionen gje fråsegn Alle saker skal vera forankra og vedtekne i regionrådet før iverksetjing. Hastesaker skal avklarast på epost til ordførarane med kopi til rådmennene. Medlemmane må få tilstrekkeleg frist til å svara. Dersom ein eller fleire av ordførarane har merknader til saka, har arbeidsgruppa ikkje høve til å iverksetja saka. Arbeidsgruppa har høve til å leggja saka fram i neste regionrådsmøte. 4 Økonomi Arbeidsgrupper som har behov for eigne midlar for å utføra oppgåvene, kan få tilført midlar frå regionrådet for ei avgrensa periode og til definerte føremål. 5 Sekretariat Dagleg leiar deltek i møta og er sekretær for arbeidsgruppene. Det skal førast referat frå møta. Dersom medlemmane i arbeidsgruppa har ulike standpunkt i møtet skal dette gå fram av referatet. Vedtekne i møtet Side 5 av 15

6 Sogn regionråd Sak 21/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 033 Arkivsak: 11/3274 Saksnr.: Utval Møtedato 21/11 Sogn regionråd Sak 21/11 Samansetjing i Sogn regionråd Tilråding: Saka vert lagt fram utan tilråding. Saksutgreiing: Bakgrunn: Forslaget om utvida politisk representasjon i Sogn regionråd vart teke opp i ordførarsamlinga 15. september, og administrasjonen vart bedt om å førebu sak til rådet. På samlinga kom det forslag om at kvar kommune peikar ut eit formannskapsmedlem til å delta i rådsmøta med møte- og talerett. Det bør vera opp til kvar kommune om representanten skal vera ein frå opposisjonen eller ein annan folkevald, og det bør også peikast ut ein vararepresentant. Grunngjevinga for å utvida den politiske deltakinga er at dette kan bidra til betre forankring. I Sogn regionråd sine vedtekter 3 Rådet heiter det at Ordføraren er kommunen sin representant i rådet, med varaordføraren som vararepresentant. I høve kommunelova 27 er rådet styre. Rådmennene kan møta, men då berre med talerett. Sekretær møter med tale- og framleggsrett. (..) Ei nasjonal kartlegging viser ulike modellar blant dei andre regionråda: Ordførarar deltek som faste medlemmar i alle regionråda. I 41% av regionråd deltek også opposisjons-leiarar og i 19% av regionråda deltek andre politikarar frå kommunane (NIVI-analyse, 2007). Samansetjing av rådet var også tema våren 2009, og rådet vedtok då å ikkje gjera endringar. Vurdering: Aktuelle tiltak for å betra den politiske forankringa er: - førehandssondering av viktige saker og tilbakemelding om regionale saker som fast post i formannskap og kommunestyre - stormøte for alle formannskapa ein eller fleire gonger i året - involvera fleire politikarar enn ordførarar i dei operative regionorgana (Telemarksforsking, 2008) Å utvida den politiske representasjonen i rådet vil krevja meir ressursar i forhold til møteavvikling og drift av rådet, og vil gje auka kostnader for kommunane. Side 6 av 15

7 Sak 21/11 Forankring kan betrast ved å bruka formannskap/kommunestyre aktivt som arena for å drøfta regionale saker, og at det vert ei rutine å ha dette som ein fast post. Ordninga med å senda ut møteinnkalling til regionrådet to veker i forkant er meint å sikra at informasjon blir gitt til dei andre politikarane. Erfaringa er at kommunane ikkje alltid rekk dette. Eit tiltak kan derfor vera å senda ut sakliste / stikkordsliste til kommunane ein månad i forkant slik at ordførarane får høve til å informera formannskap/kommunestyre før regionrådsmøte. Side 7 av 15

8 Sogn regionråd Sak 23/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 223 Arkivsak: 11/3210 Saksnr.: Utval Møtedato 22/11 Sogn regionråd Sak 22/11 Profileringsmesser tilskot til Framtidsfylket Tilråding: Sogn regionråd løyver kr til Framtidsfylket for gjennomføring av profileringmesser i Trondheim og Bergen i Vedlegg: Søknad frå Framtidsfylket om støtte til gjennomføring av profileringsmesser Saksutgreiing: Bakgrunn: Framtidsfylket søkjer om midlar til å gjennomføra neste års profileringssamlingar i Trondheim og Bergen. Formålet med messene er å gje næringsverksemder og offentlege verksemder eit tilbod om ei samla profilering for å rekruttera unge til jobbar i Sogn og Fjordane. Verksemdene dekker sjølve størstedelen av kostnadane, i tillegg bidreg fylkeskommunen og regionane. Sogn regionråd løyvde kr til samlingane som vart arrangert i februar i år. Både verksemder og kommunane i regionen deltok på messene. I alt deltok 960 deltakarar i Vurdering: Rekruttering er eit av delmåla i regionalplanen for Sogn regionråd. Det er sett av kr av regionale utviklingsmidlar til rekrutterings- og profileringstiltak i budsjettramma for Messene er ein god arena for å profilera regionen utanfor fylkesgrensene. Administrasjonen vurderer profileringsmessene som eit målretta og godt tiltak, og tilrår å løyve kr til Framtidsfylket også for neste år. Side 8 av 15

9 Sak 23/11 Vedlegg Side 9 av 15

10 Side 10 av 15 Sak 23/11

11 Side 11 av 15 Sak 23/11

12 Side 12 av 15 Sak 23/11

13 Sak 23/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 026 &01 Arkivsak: 11/3281 Saksnr.: Utval Møtedato 23/11 Sogn regionråd Sak 23/11 GIS-koordinator i Sogn regionråd Tilråding: Sogn regionråd vedtek avtale mellom Sogn regionråd og Vik kommune om GIS-koordinator slik den ligg føre. Vedlegg: Framlegg til avtale mellom Sogn regionråd og Vik kommune om GIS-koordinator Saksutgreiing: Bakgrunn: Sogn regionråd vedtok å oppretta 100% stillling som GIS-koordinator (geografisk informasjonssystem) i Vik kommune ivaretek arbeidsgjevaransvaret. Avtalen mellom Sogn regionråd og Vik kommune om GIS-koordinator går ut Føremålet med stillinga er å koordinera og utvikla GIS-løysingar i alle medlemskommunane i Sogn regionråd. Stillinga inngår i Sogn regionråd sin stab, og rapporterer fagleg til dagleg leiar. Rådmannsgruppa er styringsgruppe for GIS-arbeidet. GIS-samarbeidet skal sikra ei god dagleg drift for brukarar av GIS-løysinga og forbetre og skaffa nye data gjennom prosjektarbeid. Det har vore gjennomført fleire prosjekt innan GIS (geografiske informasjonssystem) sidan samarbeidet starta og regionen ligg langt framme. I kartportalen sognekart.no finst reguleringsplanar, temakart, grunnkart, flaum- og skredsikringstiltak. Karttenesta lettar forvaltningsarbeidet i kommunane og har stor informasjonsverdi for publikum og næringsliv. Stillinga som GIS-koordinator blir finansiert gjennom kommunen sin kontingent til Sogn regionråd etter vanleg fordelingsnøkkel 50% fast og 50% etter folketal. I framlegg til avtale er beløpet sett til kr som dekkjer løns- og kontorutgifter. Dette gir ei auke på kr over budsjettramma for Det er aktuelt å selja GIS-tenester eksternt. Årdal kommune dekkjer ein del av stillinga. Framlegg til avtale vart lagt fram i rådmannsgruppa i møtet 14. oktober, og følgjer vedlagt. Rådmannsgruppa har ikkje merknader til avtalen. Side 13 av 15

14 Vedlegg Sak 23/11 Avtale mellom Sogn regionråd og Vik kommune om GIS-koordinator Bakgrunn Sogn regionråd vidarefører 100 prosent fast stilling som GIS-koordinator. Stillinga skal finansierast gjennom kommunane sin kontingent til Sogn regionråd. Ein av kommunane i regionrådssamarbeidet vil ivareta denne funksjonen. Om stillinga Det er tilsett GIS koordinator i 100 prosent fast stilling. Arbeidstakar ynskjer arbeidsstad i Vik kommune. Vik kommune har formelt arbeidsgjevaransvar for vedkommande. GIS-koordinator skal ivareta felles interesser innanfor GIS i Sogn regionråd. Dette inneber teknisk vedlikehald og oppgradering, utvikla etablert GIS-løysing m.m. Rådmannsgruppa er styringsgruppe for GIS-arbeidet. Det er laga stillingsomtale som beskriver arbeidsoppgåvene. Om avtalen Vik kommune har formelt arbeidsgjevaransvar. Vik kommune stiller kontor med tilrettelagt arbeidsplass (FDV, PC, fast telefon, kopiering, datatilgang, e-post m.m.) til disposisjon. Rekneskapen for GIS-koordinator skal vere ein del av rekneskapen i Sogn regionråd. Dagleg leiar i Sogn regionråd har tilvisingsmynde. GIS-koordinator skal utarbeide eige budsjett for GIS-koordinator og GIS-prosjekt som skal vere ein del av budsjettet til Sogn regionråd. Ramme for kurs, reise, mobiltelefon m.m. skal ligge i budsjettet for GIS-koordinator. Sogn regionråd refunderer faktiske kostnader til Vik kommune innanfor ramma for vedteke budsjett for GISkoordinator. GIS-koordinator har ansvar for forsvarleg dokumentasjon som inneber bruk av Sogndal kommune sitt kontorstøttesystem EDB sak og arkiv, og at dokument går til arkivering til Sogn regionråd. Omfang av avtale Lønn og personal ( inkl sosiale utgifter) frå kr ,- Kontorleige og IKT frå kr ,- Sum per år kr ,- Beløpet vert justert kvart år etter gjeldande deflator i statsbudsjettet. Ved krav om revisjon av prosjektet må Sogn regionråd pårekna kostnader knytt til kjøp av revisjonstenester. Avtala er gyldig frå Avtala fell bort dersom grunnlag for stillinga fell bort eller at koordinator seier opp stillinga. Kommunen som er ansvarleg for drift av sekretariatet for Sogn regionråd vil eventuelt ha ansvar for å tilsette ny koordinator. Det er laga eigen avtale med Sogndal kommune om arkivtenester. Karina Nerland dagleg leiar i Sogn regionråd Oddbjørn Ese rådmann i Vik kommune Side 14 av 15

15 Sogn regionråd Sak 24/11 Saksh.: Karina Nerland Arkiv: 065 Arkivsak: 11/363 Saksnr.: Utval Møtedato 24/11 Sogn regionråd Sak 24/11 Orienteringssaker Orienteringar og drøftingar 1. Helsegruppa, reiselivsgruppa, RUP-gruppa og samferdslegruppa 2. Rådmannsgruppa 3. Administrasjonen Side 15 av 15