Konkurransegrunnlag del II

Transkript

1 NAV Tiltak Akershus Konkurransegrunnlag del II Avtalevilkår og Bilag (rammeavtale)

2 RAMMEAVTALE OM KJØP AV ARBEIDSRETTET TILTAK Karriereveiledning Akershus Gjennomførings steder: Sandvika og Ski Avtalenummer: Side 2 av 37

3 RAMMEAVTALE OM KJØP AV ARBEIDSRETTET TILTAK Karriereveiledning Akershus Gjennomførings steder: Sandvika og Ski mellom NAV Tiltak Akershus (heretter kalt Oppdragsgiver) Og (heretter kalt Leverandøren) Leverandørens organisasjonsnummer: Avtalt pris pr. avrop: NOK,- eks. mva. Prisen er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med gjennomføring av Tjenesten. Det gjøres oppmerksom på at omsetning og formidling av undervisningstjenester er unntatt mva jf. merverdiavgiftsloven 3-5. Oslo, dato.. For Oppdragsgiver: For Leverandøren: Navn Navn Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, hvorav hver part beholder ett eksemplar. Henvendelser vedrørende avtalen skal være skriftlige og adresseres slik: Til Oppdragsgiver: NAV Tiltak Akershus Pb. 6603, St. Olavs plass 0129 Oslo Til leverandøren: Side 3 av 37

4 INNHOLD 1. Rammeavtalens omfang Forbehold om bevilgninger Varighet og oppsigelse Leverandørens ansvar og bruk av underleverandører Spesielle bestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgivers ansvar Samarbeid Taushetsplikt og forholdet til personopplysningsloven Forholdet til deltakerne Avrop og gjennomføring av Tjenesten Bestilling og avrop Krav til gjennomføring Bemanning Avbestilling Pris og betalingsbestemmelser Pris Betaling Mislighold og sanksjoner Hva som anses som mislighold Reklamasjon Sanksjoner ved mislighold fra Leverandøren Sanksjoner ved mislighold fra Oppdragsgiver Suspensjon av partenes rettigheter og plikter Endringer Forsikring Overdragelse av rettigheter og plikter Rettsvalg og tvister Bilag 1 Kravspesifikasjon Generelle krav til Leverandøren ved gjennomføring av tjenesten Bilag 2 Løsningsbeskrivelse Bilag 3 Pris Bilag 4 Avropsskjema Bilag 5 Endringer Bilag 6 Skjema for refusjonskrav Bilag 7- Frammøteskjema Bilag 8 Individuell deltakerrapport Bilag 9 Konseptrapport Bilag 10 Resultatrapport Bilag 11 - Databehandleravtale.33 Side 4 av 37

5 1. Rammeavtalens omfang Rammeavtalen (heretter kalt Avtalen) gjelder kjøp av det arbeidsrettede tiltaket som er spesifisert i Bilag 1 Kravspesifikasjon (Tjenesten). Avtalen omfatter delkontrakter for Karriereveiledning med følgende gjennomføringssteder: Sandvika og Ski Avtalen består av den generelle avtaleteksten og følgende bilag: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Priser Vedlegg: Budsjett Bilag 4 Avropsskjema Bilag 5 Endringskatalog Bilag 6 Refusjonskrav opplæring - NAV Bilag 7 Fremmøteskjema Bilag 8 Deltakerrapport Bilag 9 Konseptrapport Bilag 10 Resultatrapport Bilag 11 Databehandleravtale Ved motstrid mellom bilagene og den generelle avtaleteksten, går den generelle avtaleteksten foran. Ved motstrid mellom Bilag 1 og Bilag 2, går Bilag 1 foran. 2. Forbehold om bevilgninger Avtalen er inngått med forbehold om at Stortinget, så lenge Avtalen løper, bevilger de nødvendige midler til gjennomføring av Avtalen og de enkelte avropene. Manglende bevilgning gir ikke Leverandøren rett til å kreve erstatning for det tap han måtte lide som følge av at Oppdragsgiveren ikke kan oppfylle sine forpliktelser etter Avtalen på dette grunnlag, med mindre Oppdragsgiveren har opptrådt forsettlig eller grovt uaktsomt. 3. Varighet og oppsigelse Avtalen gjelder i ett år f.o.m. signeringsdato med mulighet for Oppdragsgiver til å kreve forlengelse i inntil tre år. Forlengelsen kan skje for inntil ett år ad gangen. Eventuell forlengelse av Avtalen skal skje med skriftlig varsel innen kontraktens utløp. Oppdragsgiver har i hele avtaleperioden rett til å si opp Avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Brudd på kravene i punkt 5 gir Oppdragsgiveren rett til å si opp Avtalen med umiddelbar virkning. Side 5 av 37

6 4. Leverandørens ansvar og bruk av underleverandører Leverandøren skal gjennomføre Tjenesten slik den er spesifisert i Avtalen med bilag innenfor avtalte tids- og ressursrammer, og slik at forutsatt resultat faktisk fremkommer. Leverandøren har anledning til å benytte seg av underleverandører. Ved bruk av underleverandører er Leverandøren ansvarlig for ytelser fra underleverandørene som om han skulle ha levert de selv. 5. Spesielle bestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår Dersom Avtalens samlede verdi overstiger 1 million kroner eks. mva, skal Leverandøren sørge for at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Avtalen har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle Avtalen. Dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever ovennevnte krav til lønns- og arbeidsvilkår, kan Oppdragsgiveren si opp Avtalen, avbestille avrop, og kreve erstatning. 6. Oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver skal opplyse Leverandøren om viktige forhold som vil ha innvirkning på gjennomføringen av Avtalen. Oppdragsgiver skal bestille Tjenesten innenfor rammene av denne Avtalen og sørge for rettidig betaling. 7. Samarbeid Partene skal samarbeide på en konstruktiv måte, for å realisere Avtalens formål og gjennomføring i størst mulig grad. I en eventuell problemsituasjon skal begge parter være løsningsfokusert. Dette innebærer at første prioritet vil være å finne løsningen på det foreliggende problemet, uavhengig av om juridiske og merkantile forhold er avklart. 8. Taushetsplikt og forholdet til personopplysningsloven Leverandøren har taushetsplikt i medhold av arbeids- og velferdsforvaltningsloven 7. Taushetsplikten består også etter opphøret av denne Avtalen. Leverandøren er ansvarlig for at personopplysninger behandles i henhold til kravene i personopplysningsloven, jf. bilag 11. Side 6 av 37

7 9. Forholdet til deltakerne Det fremgår av forskrift om arbeidsrettede tiltak 1-7 at personer som deltar i arbeidsrettede tiltak, og som ikke er arbeidstaker etter definisjonen i arbeidsmiljøloven 1-8, skal likevel anses som arbeidstakere i forhold til arbeidsmiljøloven kapittel 1 13, kapittel 18, og Det fremgår av forskrift om arbeidsrettede tiltak 1-9 at personer som deltar i arbeidsrettede tiltak, og som ikke er omfattet av tiltaksarrangørs/arbeidsgivers lovpålagte trygde- eller forsikringsordninger, skal dekkes av kollektiv ansvars- og ulykkesforsikring som Arbeids- og velferdsetaten tegner. Dette vil si at i forbindelse med deltakelse på arbeidsrettede tiltak er deltakerne dekket i henhold til gjeldende forsikringsavtale på området. Ved en eventuell praksisperiode er Leverandør ansvarlig for at personer som er utplassert i bedriften er omfattet av bedriftens yrkesskadeforsikring (lov om yrkesskadeforsikring). 10. Avrop og gjennomføring av Tjenesten Ved gjennomføringen av denne konkurransen ønsker NAV Tiltak Akershus å dekke behovet for Karriereveiledning i Akershus med følgende gjennomførings steder: Sandvika og Ski Det er ikke avklart om Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en eller flere leverandører på utlysningstidspunktet. I avropsskjemaet skal Oppdragsgiver angi nærmere krav til Tjenesten, herunder antall deltakere og tidspunkt for oppstart Bestilling og avrop Rammeavtale med en leverandør. Oppdragsgiver skal sende eget avropsskjema for bestilling av Tjenester til Leverandøren på egnet måte, jf. bilag Krav til gjennomføring Leverandøren skal kunne starte opp Tjenesten senest 14 fjorten - dager etter at bestilling er sendt fra Oppdragsgiver. Det enkelte avrop skal gjennomføres i henhold til Avtalens vilkår og betingelser fastsatt i avropsskjemaet. Leverandøren skal snarest varsle Oppdragsgiver om forhold som har eller kan få betydning for gjennomføringen av Tjenesten. Alle avrop som er inngått før Avtalen utløper eller sies opp skal fullføres hvis ikke partene avtaler noe annet Bemanning Leverandøren har ansvar for at Tjenesten utføres av de instruktørene som partene i det enkelte avropet har avtalt. Aktuelle instruktører skal fremgå av Bilag 2. Side 7 av 37

8 Dersom instruktører slutter i sin stilling hos Leverandøren, sykemeldes, tar omsorgspermisjon eller er fraværende av lignende årsaker, plikter Leverandøren å erstatte instruktørene med alternative instruktører med tilsvarende faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved slikt bytte, f.eks. til opplæring, skal dekkes av Leverandøren. Skifte av instruktører initiert av Leverandøren skal først skje etter skriftlig godkjenning fra Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan ikke nekte å godkjenne skifte av instruktør uten saklig grunn. Oppdragsgiver har tilsvarende rett til å godkjenne eller forkaste nye instruktører som Leverandøren stiller til rådighet Avbestilling Avrop kan skriftlig avbestilles av Oppdragsgiveren med umiddelbar virkning. Ved avbestilling før avropet er påbegynt skal Oppdragsgiveren erstatte de dokumenterte utgifter som Leverandøren har hatt i forbindelse med planlegging av Tjenesten. Ved avbestilling etter at avropet er fullført, skal Oppdragsgiveren betale det beløp Leverandøren har til gode for allerede utført arbeid. Ved brudd på kravene i punkt 5 kan Oppdragsgiveren avbestille avrop og si opp Avtalen med umiddelbar virkning. Leverandøren har ikke krav på kompensasjon i henhold til andre avsnitt ved avbestilling i slike tilfeller. 11. Pris og betalingsbestemmelser Pris Pris og betalingsbestemmelser for Tjenesten er oppgitt i Bilag 3. Det gjøres oppmerksom på at undervisningstjenester, herunder kurs som denne avtalen gjelder, er unntatt fra lov om merverdiavgift jf merverdiavgiftsloven 3-5. Alle priser skal oppgis eks. mva. Prisene er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med gjennomføring av Tjenesten. Dersom det etter avtaleinngåelse blir vedtatt endringer i offentlige skatter eller avgifter, skal Avtalens priser endres i samsvar med dette. Endringene gjelder både økning og reduksjon. Oppdragsgiver skal få skriftlig varsel senest en måned før prisene endres. Prisene kan i tillegg endres årlig med utgangspunkt i utviklingen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Ved krav om indeksregulering skal det sendes skriftlig varsel senest 1 måned før prisendring kan gjøres gjeldende. Indeksregulering kan ikke gjøres gjeldende før tidligst ett år etter avtalens startdato, deretter en gang årlig (hver 12. måned). Eventuell prisendring vil ikke gjelde for påbegynte avrop. Hvis det ikke fremmes krav om indeksregulering ett år, vil dette ikke legges inn i eventuell prisjustering for senere år. Side 8 av 37

9 11.2. Betaling Ved delutbetaling og sluttoppgjør skal skjemaet Refusjonskrav - Opplæring NAV benyttes med eventuelle fakturaer som bilag. Skjemaet Refusjonskrav - Opplæring NAV er vedlagt avtalen her (bilag nr 6). Det anbefales likevel at Leverandør laster ned skjemaet fra Leverandøren er selv ansvarlig for at det benyttes siste versjon av skjemaet på innsendelsestidspunktet. Fullstendig og korrekt utfylt skjema sendes til NAV Tiltak Akershus tidligst etter kravperiodens utløp og senest 2 mnd etter tilsagnets utløp. Ved tvil om utfylling av skjemaet bes Leverandøren om å kontakte NAV Tiltak Akershus for bistand med utfylling. Delutbetaling/sluttoppgjør skal skje innen 30 dager etter mottatt refusjonskrav. Ved tiltaksgjennomføringer som går over 2 budsjettår, vil utbetalingene bli fordelt forholdsmessig på hvert budsjettår. - Tilsagn for inneværende år utbetales ved årsskiftet - Resterende av tilsagnet utbetales ved kursslutt Kontraktfestet utbetaling blir anvist og utbetalt fra NAV Tiltak Akershus til leverandør. 12. Mislighold og sanksjoner Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold dersom parten ikke oppfyller sitt ansvar og sine forpliktelser etter Avtalen. Parten er ikke ansvarlig i den grad det kan dokumenteres at avvik fra ovennevnte skyldes force majeure, jf. punkt 13, eller forhold den annen part er ansvarlig for Reklamasjon Partene skal reklamere skriftlig og uten ugrunnet opphold etter at misligholdet ble oppdaget Sanksjoner ved mislighold fra Leverandøren Avhjelp Arbeidet med å avhjelpe mislighold skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om misligholdet Tilbakehold av egen ytelse og prisavslag Dersom det ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe misligholdet innen den frist som fastsettes av Oppdragsgiver, kan Oppdragsgiver holde tilbake egen ytelse eller kreve forholdsmessig prisavslag. Side 9 av 37

10 Heving Oppdragsgiver kan heve Avtalen dersom Leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert direkte, påregnelig og adekvat tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet. Dette gjelder ikke dersom Leverandøren kan godtgjøre at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke kan tilskrives skyld hos Leverandøren eller noen han er ansvarlig for. Erstatning for indirekte tap kan bare kreves dersom det er utvist grov uaktsomhet eller forsett Sanksjoner ved mislighold fra Oppdragsgiver Betalingsmislighold Dersom Oppdragsgiver ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 19. des nr. 100 av det beløpet som er forfalt til betaling Heving Leverandøren kan heve avtalen dersom Oppdragsgiver vesentlig misligholder sine forpliktelser etter Avtalen Erstatning Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte og påregnelig tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet. Dette gjelder ikke dersom Oppdragsgiver kan godtgjøre at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke kan tilskrives skyld hos Oppdragsgiver eller noen han er ansvarlig for. Erstatning for indirekte tap kan bare kreves dersom det er utvist grov uaktsomhet eller forsett. 13. Suspensjon av partenes rettigheter og plikter Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll og som umuliggjør oppfyllelse av plikter etter denne Avtalen, og som etter vanlige kontraktsrettslige regler må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette uten ugrunnet opphold. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. 14. Endringer Endringer i Avtalen skal gjøres skriftlig og undertegnes av bemyndigede personer. Alle endringer skal vedlegges Avtalen. Det skal føres en oversikt over endringene som er avtalt i Bilag Forsikring Oppdragsgiver, som er en norsk statlig virksomhet, står som selvassurandør. Side 10 av 37

11 Leverandøren skal ha vanlige forsikringer for å dekke krav fra Oppdragsgiver som følge av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne Avtalen. Se også punkt 8 vedrørende forsikring av tiltaksdeltakerne. 16. Overdragelse av rettigheter og plikter Oppdragsgiver kan samlet overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til en annen norsk offentlig virksomhet med ansvar etter lov om arbeidsmarkedstjenester (arbeidsmarkedsloven) 12 som da er berettiget til tilsvarende vilkår. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver, dog slik at samtykke ikke skal nektes uten saklig grunn. Unntak er de tilfeller hvor leverandørselskapet slås sammen med et annet selskap eller overdragelsen skjer til et datterselskap. I sistnevnte tilfelle er en eventuell overdragelse betinget av at Leverandøren garanterer for at datterselskapet oppfyller kontrakten. Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelser og ansvar. 17. Rettsvalg og tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne Avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av Avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem innen to måneder, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge. Hver av partene oppnevner en voldgiftsmann, og de partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner voldgiftsrettens tredje medlem, som er voldgiftsrettens formann. For øvrig gjelder bestemmelsene i lov om voldgift av 14. mai 2004 nr 25 for voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling. Side 11 av 37

12 Bilag 1 Kravspesifikasjon 1. Generelle krav til Leverandøren ved gjennomføring av tjenesten Kravene nedenfor gjelder, med mindre annet ikke uttrykkelig er sagt i punkt 2 eller i Bilag Oppdragsgiver har ansvar for opptak av kursdeltakere. Opptaket kan foretas i samarbeid med Leverandør. Dersom deltakere avbryter kurset eller blir ferdig før avtalt progresjon, skal det så langt som mulig tas inn nye deltakere slik at kurset fylles opp. 2. Leverandør skal følge gjeldende rapporteringsrutiner. 3. Leverandøren skal straks informere Oppdragsgiver dersom det oppstår problemer i forbindelse med avviklingen av tiltaket/kurset. 4. Leverandøren er innforstått med at Oppdragsgiver vil føre kontroll med tiltaket/kurset. Dette kan f. eks. være i form av deltakelse ved kursåpning, kursslutt, klasserådsmøter, klasselærerråd, underveisevaluering og sluttevalueringer. 5. Leverandøren skal gi relevant undervisning i samsvar med godkjent fagplan/kursplan. Leverandøren skal skaffe kvalifisert vikar ved fravær av ordinær instruktør ut over 2 timer. 6. Eventuelle endringer i timeplan, nye instruktører, endringer av lærebøker eller læremiddel skal godkjennes av Oppdragsgiver, og kan medføre justeringer av avtalefestet pris. 7. Nødvendig undervisningsmateriell og læremidler skal skaffes til veie av Leverandøren. Dersom læremidler er kjøpt over kursbudsjettet, skal dette tilfalle Oppdragsgiver etter at tiltaket/kurset er avsluttet. Leverandøren skal stå for nødvendig kopiering. 8. Leverandør skal sørge for at undervisningen foregår i lokaler som er godt egnet til opplæringsformål. Lokalene skal være tilrettelagt og tilgjengelig for alle Oppdragsgivers brukere etter prinsippet om universell utforming. 9. Leverandøren skal sørge for at en av instruktørene fungerer som klassestyrer for kurset. 10. Leverandør skal skrive ut kursbevis til deltakerne. 11. Kursdeltakerne skal velge en tillitsvalgt og arrangere klasseråd. 12. Arbeids- og velferdsetaten er en virksomhet som tar avstand fra rasisme og diskriminering og som aktivt arbeider for å sikre mangfold og toleranse i egen etat og i arbeidslivet for øvrig. Kursleverandøren må som etatens representant i møte med arbeidssøkeren etterleve dette. 13. Tiltaket skal evalueres kontinuerlig av NAV. Det kan være aktuelt å endre elementer i konseptet underveis, herunder ressursbruk, organisering og faglig innhold. Side 12 av 37

13 2. Kravspesifikasjon for tjenesten Følgende punkter legges til grunn for gjennomføringen: Målsettinger Målsettingene for kurset er at deltakerne utvikler kunnskaper og ferdigheter knyttet til jobbsøking og at de kommer i ordinær jobb. NAV Tiltak Akershus har følgende målsettinger når det gjelder formidling på kurset: 80% av deltakerne skal være i jobb innen 12 uker etter kursslutt. Målgruppe Målgruppen for kurset er jobbsøkere som er klare for å gå ut i ordinær jobb. Det kan bli aktuelt å gjennomføre kurs med differensierte målgrupper. Kriterier det kan være aktuelt å differensiere på er: Utdanningsnivå/erfaring Alder Minoritetsspråklige Opptakskrav Deltakerne må være motivert for jobb. De må ha tilstrekkelige ferdigheter i norsk til å kunne nyttiggjøre seg undervisningen og til å fungere i en ordinær jobb. Med tilstrekkelige norskferdigheter vises det til nivå B1 i det europeiske rammeverk for språk (tilsvarer norskprøve 3). I denne sammenhengen vil det si at deltakerne kan forstå undervisningen- og er i stand til å jobbe selvstendig med oppgaver skriftlig og muntlig. I tillegg må deltakerne beherske grunnleggende IT i form av tekstbehandling og internett/epost. Det gis ikke dataopplæring utover elektronisk jobbsøking. NAV Tiltak Akershus vil i samarbeid med leverandør arrangere informasjonsmøte med individuelle samtaler i forkant av kursstart. NAV Tiltak Akershus vil være ansvarlig for tildeling av plasser. Antall deltakere 30 deltakere per kurs. Det kan bli aktuelt å gjennomføre kurs med 15 deltakere jf. differensierte målgrupper. Kurssted Sentralt i Sandvika og Ski. Det bes om at tilbyder gjør rede for hvilke former for offentlig kommunikasjon som er tilgjengelige i forhold til tilbudte lokaler, samt avstand til aktuelle holdeplasser. Beliggenhet ift. offentlig kommunikasjon vil bli vektlagt i evalueringen. Leverandører kan levere tilbud for ett eller begge gjennomførings steder. Side 13 av 37

14 Varighet 6 uker (2+4) Rammeavtalens varighet Rammeavtalen gjelder i ett år, fra Oppdragsgiver har mulighet til å kreve forlengelse av rammeavtalen i inntil tre år. Forlengelsen kan skje for inntil ett år ad gangen. Lengden på rammeavtalen kan illustreres slik: [1 (+ev )] år. Faglig innhold Modul A- 2 uker: Leverandør skal kartlegge deltakernes kompetanse i form av kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som passer til oppgaver, krav og mål. Det skal sikres høy kvalitet i oppsett av yrkesprofil og CV/søknad for deltakerne. Individuell handlingsplan utarbeides, med tydelig fokus på profilering av deltakernes egen kompetanse med tanke på innpass i dagens arbeidsmarked. Modulen skal føre til at deltakerne blir aktive- og konkurransedyktige jobbsøkere gjennom mobilisering av egen kompetanse. Modulen skal minimum inneholde: 1. Kartlegging av deltakernes: o formal- og realkompetanse o personlige egenskaper o interesser og motivasjon o mulighetsrom, kort og langsiktig jobbmål 2. Jobbsøkerkompetanse Orientering om dagens arbeidsmarked, med fokus på bredde og muligheter Dokumentasjon på egen kompetanse (attester, vitnemål, referanser m.m) Bevisstgjøring på egen kompetanse og realitetsorientering mot jobbmuligheter CV Jobbsøknad (formell/uformell) Oppfølging av søknader Stillingsannonse analyse Personlig salg- og markedsføring Kanaler for jobbsøk Kvalitetssikre egne referanser Definere og bruke eget nettverk Jobbintervju Bruk av telefon som verktøy Sosiale medier Rekrutteringsprosesser og verktøy Arbeidslivskunnskap, spilleregler i arbeidslivet Trening på å møte arbeidsgivere, bedriftsbesøk intern/eksternt Side 14 av 37

15 Jobbdatabaser, herunder nav.no med oppdatering av egen profil (CV, jobbmål og jobblogg ) Motivasjons- og selvtillitsoppbygging Mål- og planarbeid Selvledelse Individuell handlingsplan med tydelige jobbmål Modul B - 4 uker: Deltakerne skal være kvalifiserte jobbsøkere og i posisjon til å jobbe aktivt med sin handlingsplan. Det forventes at deltakerne i denne modulen opprettholder et meget høyt aktivitetsnivå mot jobb. Leverandør skal fasilitere aktiviteter etter deltakernes ønsker og behov. Det skal minimum være en fellessamling med obligatorisk oppmøte hver uke. Leverandør skal legge særlig fokus på rekruttering og samarbeid med arbeidsgivere i denne modulen. Tilbyder må ha relevante testverktøy til bruk ved karriereveiledning, dokumentere og gjøre rede for bruken av disse. Tilbyder bes redegjøre for hvordan modulene planlegges gjennomført og tilbudet skal inneholde en fullstendig beskrivelse av faglig innhold med begrunnelser. Tilbudet skal inneholde en skjematisk fremstilling av kursopplegget. Tilbyder har i løsningsbeskrivelsen anledning til å supplere eller komme med forslag til endringer av det faglige innholdet hvis de ser dette som hensiktsmessig. Dette må beskrives og begrunnes. Organisering av kurset Deltakerne kan ha behov for individuelle tilpasninger i arbeidstid og kursdeltakelse. Det er viktig at leverandør legger til rette for at deltakere med nedsatt arbeidsevne kan nyttiggjøre seg kurset. I denne forbindelse gjelder følgende: Lokalene skal være åpent mandag - fredag kl I modul A er det obligatorisk undervisning mandag - fredag kl Instruktørene skal være tilgjengelig for deltakerne i hele kursperioden mandag - fredag kl Innenfor disse rammer er det leverandørs ansvar å tilrettelegge for at deltakerne etablerer- og opprettholder en strukturert og målrettet arbeidshverdag. Kurset skal inneholde teori, praktiske oppgaver/øvelser, erfaringsutveksling, egenaktivitet og individuell veiledning og oppfølging. Kursopplegget må være fleksibelt utformet og gi betydelig rom for individuelle tilpasninger, både når det gjelder undervisning og egenaktivitet. Egenaktivitet skal skje innenfor strukturerte rammer og ha klare målsettinger. Tilbyder må gi en utførlig beskrivelse av hvordan kursets ulike aktiviteter skal organiseres, kombineres og gjennomføres. Det skal gis begrunnelser for de løsninger som velges. NAV kontorene skal gis mulighet for en tett oppfølging av egne deltakere underveis i kursperioden. Det skal tilrettelegges for trekantsamtaler etter behov. For deltakere som ikke er Side 15 av 37

16 kommet i ordinær jobb ved kursets slutt, skal det gjennomføres samtale mellom leverandør og deltaker for å planlegge veien videre mot jobb. Leverandør skal ta initiativ til at NAV veileder deltar i sluttsamtalen ved behov. I sluttsamtalen skal deltakers handlingsplan oppdateres og denne sendes NAV veileder som vedlegg til deltakerrapporten. Det kan være behov for å etterfylle kurset. I teoridelen kan deltakere starte tom tredje kursdag. Deltakere som er vurdert til ikke å ha særlig behov for teoridelen, kan starte inntil 3 uker før kursslutt. Disse deltakerne skal ha en oppdatert CV og generell jobbsøkerkompetanse. Tilbyder bes beskrive hvordan deltakere med sen oppstart skal integreres i kursopplegget. I tilfeller der deltaker ikke skal følge ordinær kursplan, skal dette presiseres i innsøksbegrunnelsen og leverandør informeres om dette. NAV Tiltak Akershus inviterer aktuelle deltakere til informasjonsmøte ca. 1 uke før kursstart. Leverandør må stille lokaler og instruktører til disposisjon for dette. Instruktørene som er tilknyttet kurset skal presentere kursopplegget. Agenda for øvrig settes av tiltaksansvarlig ved den enkelte gjennomføring. NAV Tiltak Akershus vil være endelig ansvarlig for tildeling av plasser. Pedagogiske metoder Det forutsettes at en gruppebasert metodikk legges til grunn for undervisningen, samtidig som undervisningen skal være tilpasset individuelle behov. Det skal legges vekt på å skape et godt arbeidsmiljø i deltakergruppen og undervisningen bør legges opp slik at deltakerne i størst mulig grad involveres og aktiveres. Det skal brukes metoder som legger vekt på mestring, selvtillit, motivasjon, selvutvikling og empowerment. Tilbyder må foreslå innhold knyttet til disse temaene, samt gjøre rede for valg av metode og gjennomføring i tilbudet. Markedsarbeid og nettverk Leverandør må ha god kjennskap til arbeidsmarkedet, både generelt og i den aktuelle regionen. Det forutsettes at leverandør tar i bruk eget nettverk med sikte på formidling av deltakere til jobb. Leverandør må gjøre rede for eget nettverk i tilbudet og hvordan dette nettverket vil bli benyttet i forhold til deltakerne på kurset. Tilbyder bes vise til eksempler på hvordan dette er gjort tidligere. Instruktører Instruktørene må ha oppdaterte kunnskaper om arbeidsmarkedet og jobbsøking. De må ha høy kompetanse i forhold til emnene i kursets fagplan samt relevant kompetanse knyttet til veiledning, oppfølging og omstilling. Instruktørene bør ha høyere utdannelse innen relevante fagfelt- for eksempel HR/rekruttering, pedagogikk, psykologi, salg/markedsføring. Instruktørene må kunne motivere og skape engasjement, ha gode mellommenneskelige ferdigheter og god formidlingsevne. Instruktørenes kompetanse må være godt beskrevet i tilbudet og CV må vedlegges. Side 16 av 37

17 Det må presenteres 2 instruktørressurser for gjennomføringer med 30 deltakere og 1 instruktørressurs for gjennomføringer med 15 deltakere. Det skal tydelig fremgå hvilke instruktører som har ansvar for hvilke deler av kurset og skal gjennomføre de ulike aktivitetene. Instruktørene som presenteres i tilbudet må være tilgjengelige for et eventuelt forhandlingsmøte, og skal være instruktører på kurset. Tilbyder bes beskrive sine arbeidsmetoder med hensyn til rekruttering og opplæring av instruktører. Det vektlegges godt samsvar mellom instruktørene som tilbys, det faglige innholdet og den pedagogiske metoden. Det kan, dersom NAV vurderer det som hensiktsmessig, bli aktuelt å justere den tilbudte bemanningen i løpet av konkurransen. Alle kursinstruktører som skal benyttes på kurset skal godkjennes av NAV. (Jf pkt Bemanning) Ressurser Det skal budsjetteres med 2 instruktørressurser på gjennomføringer med 30 deltakere og 1 instruktørressurs på gjennomføringer med 15 deltakere. Instruktørene skal være ansatt i fulltidsstilling; det vil si 37,5 timer pr uke. Ressursene skal benyttes til direkte arbeid med deltakerne; kartlegging, undervisning, individuell veiledning, oppfølging, rapportering, samt til kontakt med arbeidsgivere med sikte på formidling/overgang til jobb. Kapasitet Det er ønskelig at tilbyder har kapasitet til parallelle gjennomføringer. I tilbudet skal det gjøres rede for kapasitet til dette. NAV kan ikke garantere for antall oppstarter. Opplæringslokaler Opplæringslokalene må være egnet for både undervisning i plenum, aktiviteter i mindre grupper og individuell veiledning. Lokalene må ellers være meget godt egnet for diverse jobbsøkingsaktiviteter. Lokalene må i tillegg ha pauserom. Opplæringslokalene skal ha en tilfredsstillende kvalitet når det gjelder inneklima og ergonomisk tilpasning. Opplæringslokalene må være tilpasset for bevegelseshemmede, herunder rullestolbrukere. Leverandør må oppgi konkret adresse for kurssted, samt gi en beskrivelse av kurslokalene (størrelse, planløsning, inneklima, ergonomisk tilpasning, etc.) Side 17 av 37

18 Tilrettelegging i forhold til dysleksi og lese- og skrivevansker Kurset skal være tilrettelagt for deltakere med problemer relatert til dysleksi eller lese- og skrivevansker. Kursdeltakere med behov for dette skal ha tilbud om programvare på PC i form av dialektbasert stavekontroll og talesyntese. Instruktørene skal ved behov kunne bistå med kartlegging, veiledning og oppfølging. Leverandør må i tilbudet beskrive og begrunne opplegg for gjennomføring av dette arbeidet, samt valg av programvare. Teknisk utstyr og tilrettelegging Alle deltakerne skal ha tilgang til: PC med operativsystem, MS Word og internett kopimaskin med scanningsfunksjon telefon printer Arbeidsplassen til deltakerne skal ha en ergonomisk tilfredsstillende utforming med mulighet for justering for bevegelseshemmede Rapportering Leverandør skal fortløpende gi tiltaksansvarlig beskjed når deltakere avsluttes og/eller nye deltakere starter på kurset. De ulike typene rapportering utdypes i det følgende: Fremmøterapportering (Bilag 7) Det skal sendes inn lister for fremmøte første dag, og deretter tredje og femte dag. Listene sendes til NAV Tiltak Akershus, e-postadresse nav.tiltak.akershus@nav.no, med kopi til tiltaksansvarlig. Fremmøterapportering skal deretter skje hver fjortende dag og listene skal sendes via skanningsenheten. Resultatrapport (Bilag 10) Leverandør rapporterer resultater ved kursslutt, samt 6 og 12 uker etter kursslutt til NAV Tiltak Akershus på egne skjema. Resultatrapporten sendes per e-post til nav.tiltak.akershus@nav.no, med kopi til tiltaksansvarlig. Deltakerrapport (Bilag 8) Leverandør skal utforme en kort rapport for hver deltaker når vedkommende avslutter kurset. Rapporten skal oversendes pr. post til deltakers NAV-kontor innen 3 virkedager etter at vedkommende har avsluttet kurset. Dette gjelder også for de som avslutter kurset etter avtale med sitt NAV-kontor. Deltakerrapporten skal som hovedregel skrives i samarbeid med deltaker. Dersom rapporten ikke skrives i samarbeid med deltaker skal deltaker få anledning til å lese rapporten og godkjenne denne ved signering, eventuelt komme med tilleggskommentarer. For deltakere som ikke har fått jobb ved kursslutt, sendes oppdatert handlingsplan sammen med sluttrapporten. Side 18 av 37

19 Konseptrapport (Bilag 9) Leverandør skal ved kursslutt, og innen 7 dager etter avsluttet kurs sende en konseptrapport til nav.tiltak.akershus@nav.no med kopi til tiltaksansvarlig. Konseptrapporten skal være en kvalitativ evaluering av det enkelte kurs. Bilag 2 Løsningsbeskrivelse Vedlegg: Leverandørens beskrivelse av løsningen og/eller bekreftelse på de krav som fremkommer i Bilag 1. Løsningsbeskrivelsen skal følge samme nummerering som Bilag 1 og det skal klart fremgå om og hvordan kravene skal oppfylles. Side 19 av 37

20 Bilag 3 Pris Pris 30 deltakere eks. mva: Pris 15 deltakere eks. mva:,- NOK,- NOK Det skal presenteres et budsjett for begge avropsløsningene. Alle utgifter som leverandøren tar seg betalt for skal oppgis i dette bilaget og inkluderes i prisene fremkommet i budsjettet. Det gjøres oppmerksom på at undervisningstjenester, herunder kurs som denne avtalen gjelder, er unntatt fra lov om merverdiavgift jf merverdiavgiftsloven 3-5. Alle priser skal oppgis eks. mva. Prisene er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med gjennomføring av Tjenesten. Vedlegg: Budsjett Side 20 av 37

21 VEDLEGG TIL BILAG 3: LEVERANDØRENS PRIS OG BUDSJETT FOR KURSTILBUD 1. Kursnavn:. 2. Kurspris totalt eks. mva:, per avrop. Prisen er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med gjennomføring av Tjenesten 3. Budsjett oversikt: Dersom noen av budsjettpostene i en tidlig planleggingsfase er oppgitt etter skjønn, må spesifikasjonene ettersendes så snart detaljene er klare. 1 Lønn til instruktør/veileder: 2 Sosiale utgifter og arbeidsgiveravgift: Sum lønnsutgifter: 3 Utgifter til planlegging og administrasjon: 4 Husleie: 5 Eventuell leie av utstyr: 6 Undervisningsmateriell: 7 Reise/ opphold: 8 Diverse: 9 Fortjeneste: 10 Sum totalt: Side 21 av 37

22 4. Spesifikasjon av budsjett 1 Instruktørlønn Spesifiseres for hver instruktør. Instruktør/veileder: Timer undervisning Timesats Sum Samlet sum instruktørlønn: 2 Sosiale utgifter og arbeidsgiveravgift Sosiale utgifter er summen av evt. pensjonstrekk og feriepenger, og beregnes av brutto lønn. Arbeidsgiveravgiften beregnes av brutto lønn og sosiale utgifter. Sum brutto lønn:... Sosiale utgifter:... Arbeidsgiveravgift:... Sum sosiale utgifter og arbeidsgiveravgift:... 3 Utgifter til planlegging og administrasjon Spesifiser utgifter. 4 Husleie Husleie inkl. lys, varme, renhold, tilsyn og bruk av utstyr. Spesifiser om det gjelder egne eller leide rom. For leide rom/ lokaler skal kopi av leiekontrakt vedlegges. Eventuelt sett opp kostnadsoverslag over leie. Egne lokaler Leide lokaler Type rom: Utleier: Pris pr.m 2 / uke: Leieareal: Antall uker: Leiesum: Side 22 av 37

23 5 Eventuell leie av utstyr Spesifiser eventuell leie av utstyr til kurset eller vedlikeholdsavtaler. Utstyrstype: Utleier: Leie pr.dag: Antall dager: Leiesum: 6 Undervisningsmateriell Spesifiser lærebøker og undervisningsmateriell Bøker (tittel): Pris: Antall: Sum: Alternativ bokliste med pris og antall kan legges ved. Spesifiser annet undervisningsmateriell: Reise/ opphold Nødvendige reiseutgifter for instruktører/veiledere i forbindelse med selve kursgjennomføringen. Reisens formål: Antall km Pris pr. km: Sum: 8 Diverse Tillegg som ikke kommer inn under pkt. 1-8 tas med her og må spesifiseres Side 23 av 37

24 Bilag 4 Avropsskjema Arbeidsrettede tiltak NAV Tiltak Akershus avroper/ bestiller arbeidsrettede tiltak i henhold til rammeavtale mellom partene. Tiltaket skal gjennomføres i henhold til spesifikasjonene nedenfor og rammeavtalen. Rammeavtalenummer: Kursnavn: Kurslengde i uker: Pris pr. avrop: Avrop nr. Saksnummer for avrop: Kursperiode Tilleggsopplysninger: Kurssted Antall deltakere Kostnadssted Kontaktperson Undertegning Dato: / Sign: Skjemaet sendes til følgende adresse: Side 24 av 37

25 Bilag 5 Endringer Endringer til rammeavtalen skal være skriftlige og følge malskjema nedenfor. Skjema for endringer Endring [x] til Rammeavtale om arbeidsrettet tiltak opplæring (AMO) [Kursnavn] mellom NAV Tiltak Akershus og [Navn på leverandør] signert [Dato] Denne endring gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte Avtale. I Rammeavtale om arbeidsrettet tiltak opplæring (AMO) [Kursnavn] mellom NAV Tiltak Akershus (Oppdragsgiver) og [Navn på leverandør] (Leverandøren), gjøres følgende endringer/tillegg, jf generell avtaletekst punkt 13: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For Oppdragsgiveren: Dato og underskrift: For Leverandøren: Dato og underskrift: Navn: Stilling: Navn: Stilling: Side 25 av 37

26 Bilag 6 Skjema for refusjonskrav Bruk nyeste versjon fra Side 26 av 37

27 Side 27 av 37

28 Fremmøteskjema ved deltakelse på kurs Bilag 7- Frammøteskjema Kursnavn:.. Kursident:. Kursleverandør: Start / slutt:. Uke: Uke: Tiltaksansvarlig NAV Tiltak: Ma Ti On To Fr Ma Ti On To Fr Klasse/kursansvarlig Telefon Dato 8 Siffer Alfabetisk rekkefølge Fødselsdato Etternavn, Fornavn Merknader (Viktig å datomerke start/slutt deltakelse) Sted: Dato: Kursleverandørs underskrift: Kodebetegnelser X = Tilstede S = Sykemelding B = Sykt barn E = Egenmelding U = Udok. fravær J= Jobb F=Ferie H = Handlingsplan / egenaktivitet P = Permisjon ( ikke stønadsberettiget fri ) A = Annet Fremmøte/fravær registreres i fremmøtelistene som sendes annenhver fredag. Listene sendes via scanningsenheten. Adressen står på førstesiden som hentes fra nav.no. ( NB! Ikke send inn dokumentasjon på fravæ Merk: Fremmøteliste sendes til nav.tiltak.akershus@nav.no og tiltaksansvarlig dag 1, dag 3 og dag 5 pr. e-post. Dette for å fange opp nye deltakere. For enkelte tiltak kan det være avtalt andre sendedager. NB: Fremmøtelister på e-post må sendes med initialer og fødselsdato (ikke fullt navn) navn) på deltakerne, på deltagerne, for for eksempel: H,O.E H.O.E (Hansen, (Hansen, Ole Erik) Ole Erik) NAV Tiltak Akershus Tlf Side 28 av 37

29 Tiltaksnummer og kursnavn : Deltakers initialer (etternavn, fornavn): Deltakers fødselsdato (ddmmåå) NAV kontor: Instruktør (rapportskriver): Bilag 8 Individuell deltakerrapport Sluttrapporten på hver deltaker skal inneholde følgende opplysninger: Del 1 slettes hvis deltaker fortsatt er jobbsøker Del 2 slettes hvis deltaker er i jobb Del 1: Dersom deltakeren har kommet i jobb skal det gis en beskrivelse av følgende: Dato for tiltredelse Arbeidsgiver Adresse Stilling (%, vikariat, fast) Varighet (tom dato) Hva anses som suksesskriteriene for at deltakeren fikk jobb / blir i jobb: Sammendrag av deltakers aktivitetsnivå mot jobb (antall): CV registreringer Søknader Intervjuer Telefoner Andre relevante opplysninger: Side 29 av 37

30 Del 2: Dersom deltaker ikke er kommet i jobb skal det gis en beskrivelse av følgende: Hva er årsaken til at deltaker ikke er i jobb: Beskrivelse av deltakers jobbsøkingsaktiviteter og utvikling i løpet av kurset: Vurdering av deltakers jobbmuligheter kort/langsikt: Begrunnelse hvorvidt deltaker har behov for videre kvalifisering/tiltak for å få jobb: Annet av relevans: Deltakers CV og Handlingsplan skal vedlegges Side 30 av 37

31 Bilag 9 Konseptrapport Tiltaksnummer og kursnavn Eks Karriereveiledning Tidsperiode for kurset Eks Tiltaksansvarlig NAV Tiltak Instruktører Hensikten med konseptrapporten er at leverandør skal si noe om og reflektere over kursets gang. Skriv rett inn i denne malen og send den til nav.tiltak.akershus@nav.no med kopi til Tiltaksansvarlig, innen 14. dager etter kursslutt 1. Betraktninger rundt formidlingsresultatene - hvorfor ble de som de ble? Kommenter tallene i resultatrapporten på individnivå: 2. Er deltakergruppen i samsvar med målgruppen for kurset og fungerer konseptet i henhold til målsettingen? - Kursets forløp, generelle betraktninger rundt gjennomføringen for eksempel generelt fremmøte/fravær for denne gruppa, utfordringer i tilknytning til veiledningen, refleksjoner i forhold til gruppedynamikken og kjennetegn ved gruppa som helhet: 3. Kort kvalitativ oppsummering av deltakerens tilbakemeldinger på kurset: 3. Generelt aktivitetsnivå på kurset mot formidling til jobb: 4. Hvor mange direkte søknader er sendt? 5. Hvor mange åpne søknader er sendt? 6. Antall registreringer hos bemanningsbyråer/ jobbdatabaser 7. Antall gjennomførte jobbintervjuer? 8. Antall besøk fra bedrifter/bemanningsbyråer? 9. Antall bedriftsbesøk eksternt? 10. Antall telefoner til arbeidsgivere? Side 31 av 37

32 Bilag 10 Resultatrapport Side 32 av 37

33 Bilag 11 Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 15, jf. 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2 mellom NAV Akershus (NAV) (Behandlingsansvarlig) og (tiltaksleverandør) (Databehandler) Denne avtalen er utferdiget i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Oslo, den For NAV Akershus For (Leverandør) Sign.: (tittel) Sign.: (tittel) 1. Avtalens parter Avtalen inngås mellom NAV Akershus på vegne av Arbeids- og velferdsetaten (NAV) som behandlingsansvarlig og tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomheten) som databehandler for NAV. «Sett inn navn på virksomheten» heretter kalt databehandler i avtalen. Behandlingsansvarlig er definert i personopplysningsloven 2 nr. 4 som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Side 33 av 37

34 Databehandler er definert som den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, jf. personopplysningsloven 2 nr Hensikten med avtalen Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende, og at all behandling av personopplysninger hos databehandler utføres etter krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av NAV, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. 3. Formål og behandling av personopplysninger Formål og omfang Databehandler skal behandle personopplysninger i henhold til de formål som er bestemt av NAV og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtalen. Denne avtalen omfatter leveranser av arbeidsrettede tiltak fra tiltaksleverandør (sett inn navn på virksomhet) til NAV Akershus i avtaleperioden hvor leverandør behandler personopplysninger på vegne av NAV. Avtalen gjelder følgende leveranse(r): - Karriereveiledning Akershus Sandvika og Ski Behandling av personopplysninger Tiltaksdeltaker (bruker) skal involveres i forbindelse med utforming av bestillingen til databehandler og skal være gjort kjent med og informert om hvilke personopplysninger som følger med bestillingen fra NAV før oppstart i tiltaket. Det er NAV som avgjør hvilke personopplysninger som er relevante og nødvendige for gjennomføringen, herunder også helseopplysninger. Tiltaksdeltaker har på et hvert tidspunkt rett til innsyn i hvilke opplysninger om seg som behandles, jf. personopplysningsloven 18. Det gjelder også behandlingen av personopplysninger hos databehandler. Anmodning om innsyn fra tiltaksdeltaker skal behandles hos behandlingsansvarlig. Taushetsbelagte og sensitive personopplysninger skal ikke sendes mellom databehandler og NAV på usikrede og ukrypterte kommunikasjonskanaler, som usikret e-post og faks Ved mottak av bestilling Databehandlers oppdrag fremgår av bestillingen fra NAV. Databehandler får ved innsøking til tiltaksplass eller oppstart tilsendt de personopplysninger som av NAV vurderes som nødvendig og relevante for tiltaksgjennomføringen, inkludert innsøkings-skjema med konkret bestilling av oppdrag, samt nødvendig og relevant tilleggsinformasjon Under gjennomføring av tiltak Personopplysninger som behandles av databehandler skal være relevante og nødvendig for å kunne levere ut fra formålet med bestillingen fra NAV. Databehandler skal vurdere ønsker, ressurser og utviklingsbehov for tiltaksdeltaker knyttet til arbeidsplass og arbeidsoppgaver- med bakgrunn i bestilling, tilsendte personopplysninger og oppfølging av deltaker i perioden. Side 34 av 37

35 Hvis databehandler har behov for ytterligere personopplysninger under tiltaksgjennomføringen, skal slike behov meldes til NAV som vurderer om ytterligere personopplysninger skal innhentes. Personopplysninger som blir overlevert databehandler eller innsamlet for NAV skal ikke utveksles til eksterne, med mindre det er uttrykkelig avtalt med NAV. Sikring av personopplysninger i hele tiltaksforløpet skal gjennomføres slik som beskrevet i avtalens punkt Ved utarbeidelse av sluttrapport Databehandler skal etter gjennomført tiltaksperiode levere til NAV en skriftlig rapport om gjennomføring av tiltaket. Denne skal besvare bestillingen fra NAV, og eventuelt også gjøre rede for vurderinger av eventuelt ytterligere bistandsbehov deltakeren har for å få eller beholde arbeid Gjennomføring av sletterutiner Senest innen 4 uker etter at sluttrapport for tiltaksgjennomføringen er sendt NAV skal personopplysningene om tiltaksdeltaker samt sluttrapport, slettes fra databehandlers informasjonssystemer. Data-uttrekk for statistiske formål må være utført før sletting og være anonymisert slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. 4. Databehandlers plikter Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven med forskrift, herunder særlig personopplysningsloven med forskrift. Databehandler skal sikre at all behandling av personopplysninger som er omfattet av denne avtalen utføres i samsvar med akseptabelt risikonivå definert av NAV og i samsvar med risikovurdering utført av databehandler, jf. personopplysningsforskriften 2-4. Det forutsettes at databehandler har definert sikkerhetsmål, -strategi, -organisering og ansvar i samsvar med personopplysningsloven og at dette følges opp i et internkontrollsystem. Databehandler plikter å gi NAV tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon og bistå, slik at NAV kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Databehandler plikter å sørge for at samtlige personer hos seg som gis tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av NAV, er kjent med denne avtalen og er underlagt avtalens vilkår. 5. Krav til informasjonssikkerhet Sikring av personopplysningene Databehandler skal skille personopplysninger mottatt fra NAV fra databehandlers øvrige informasjonssystem. Databehandler skal ha en tilfredsstillende teknisk og fysisk sikring på den løsningen som benyttes. Databehandler skal ha et regime for autorisasjon og tilgangskontroll i forhold til systemer som behandler data og informasjon fra NAV. Kun ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne og som har tjenstlig behov for tilgang til personopplysningene, kan gis slik tilgang. Databehandler skal årlig revidere autorisasjoner og tilganger for å sikre at kun autoriserte har hatt tilgang, og at tilgangskontrollen er tilstrekkelig og korrekt. Avviksbehandling Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler varsler NAV om hendelser som bryter med eller kan bryte med personvernet eller på annen måte tilgjengeliggjør personlige opplysninger for uautoriserte. Feil eller mangler skal umiddelbart meldes til NAV som behandlingsansvarlig. Side 35 av 37

36 Databehandler skal ha rutiner for logging av feil og avvik som er av betydning for NAV og som er omfattet av denne avtalen. Dersom det avdekkes slike feil eller avvik, skal databehandler så snart som mulig varsle NAV om dette. Databehandler skal i et slikt tilfelle straks igangsette tiltak for å minimere mulig skade for NAV. Informasjon om hendelser skal loggføres av databehandler og framlegges på forespørsel eller i avtalte møter med NAV. I forhold til hendelser skal tiltaksplaner og gjennomføring av tiltakene også loggføres og fremvises. I utgangspunktet skal denne varslingen foregå mellom kontaktperson i NAV og kontaktperson hos databehandler, se avtalens punkt 13. Innsyn og revisjoner Databehandler er ansvarlig for å gjennomføre jevnlige (årlige) revisjoner av virksomheten, slik det kreves i personopplysningsforskriften kapittel 2. NAV kan til enhver tid kreve tilgang til og innsyn til informasjon og adgang til områder og utstyr hos databehandler som er nødvendig for å forsikre seg om at databehandler oppfyller vilkårene i avtalen herunder gjennom sikkerhetsrevisjoner forsikre seg om at sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift er oppfylt. NAV kan benytte en tredjepart for gjennomføring av revisjoner. 6. Taushetsplikt Databehandlers ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne, har taushetsplikt om informasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til i henhold til denne avtalen. Ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne skal undertegne taushetserklæring. Taushetsplikten omfatter også kravene i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 7 og lov om sosiale tjenester i NAV 44. Det vil si at taushetsplikten gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bosted og arbeidssted, i tillegg til generell taushetsplikt etter forvaltningsloven 13-13e. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos databehandler skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt ovenfor. Dersom en del av databehandleroppdraget omfatter utlevering av adresseinformasjon til andre, så skal graderte adresser (adressesperre med kode 6 og 7 i folkeregisteret) ikke utleveres. 7. Bruk av underleverandør Dersom databehandler engasjerer underleverandør til å utføre tjenester som følger av denne avtalen, er databehandler fullt ansvarlig for utførelsen av disse tjenestene på samme måte som om databehandleren selv stod for utførelsen. Eventuell bruk av underleverandører, eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler, skal skriftlig godkjennes av NAV som behandlingsansvarlig før behandling av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der behandling av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 8. Avtalens varighet og ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra den dato denne avtalen undertegnes og gjelder så lenge hovedavtalen gjelder. Ved brudd på denne avtale og eller personopplysningsloven med tilhørende forskrift kan NAV pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Avtalen kan sies opp av begge parter etter de vilkår som følger av hovedavtalen. 9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Side 36 av 37