Kravspesifikasjon Anskaffelse av forvalteravtale

Transkript

1 Kravspesifikasjon Anskaffelse av forvalteravtale Kravspesifikasjonen beskriver Oslo kommunes behov og krav til forvalters oppgaver.

2 Side 2 av 11 1 MÅL FOR GJENNOMFØRING AV TJENESTEN BESVARELSE PÅ KRAVSPESIFIKASJONEN OPPSUMMERING AV FORVALTERS OPPGAVER AKTØRER OG ANSVARSFORDELING Velferdsetaten Bydelene Forvalter LÅNEORDNINGENE Startlån Boligtilskudd Etableringslån KRAV TIL LÅNEFORVALTER Opprettelse av lånedokumenter, etablering av sikkerhet og utbetaling av lån Depotfunksjon Utsendelse av terminvarsel Utsendelse av purring Oppsigelse av lån med inkassovarsel Føring av reskontro Særskilt om nedskrivning av tilskudd Årsoppgaver Besvare saldoforespørsler om lån Avslutning av lån Endring av lånevilkår Andre oppgaver Inkassotjenester... 9

3 Side 3 av Rapportering Krav til systemløsning Tilgjengelighet... 11

4 Side 4 av 11 1 Mål for gjennomføring av tjenesten Overordnede målsetninger for forvaltningen av låneporteføljen er å motvirke tap på på utlån, og sikre at den enkelte låntaker kan beholde sin bolig. Forvalter skal aktivt bidra til at oppdragsgiver oppfyller overordnede målsetninger. 2 Besvarelse på kravspesifikasjonen Forvalter skal svare på alle kravene til forvalter beskrevet i kapittel 6. Det er ønskelig at besvarelsen er kortfattet og at det tydelig fremgår at kravene imøtekommes. 3 Oppsummering av forvalters oppgaver Forvalter skal ha ansvar for administrasjon og inkassotjenester knyttet til Oslo kommunes låneportefølje. Dette innebærer utbetaling og sikring av lån, besørge depotfunksjon, sende betalingsvarsler, purringer og årsoppgaver, iverksette endringer i lånevilkår, forestå inkasso samt avslutning av låneforhold. Forvalter skal ivareta kontakt med låntaker i samarbeid med oppdragsgiver og skal rapportere på det enkelte lån og på porteføljenivå. Forvalter skal også levere systemtjenester ved å benytte et saksbehandlingssystem med webgrensesnitt mot oppdragsgiver. Avtalen omfatter i tillegg inkassotjenester. Tjenesten skal være selvfinansierende ved at låntaker betaler gebyrer og kostnader ved låneforvaltning. Omfang av tjenesten Låneporteføljen består av boliglån og boligtilskudd, som er sentrale virkemidler for bosetting av vanskeligstilte på boligmarkedet. Oslo kommune låner inn midler fra Husbanken og videreutlåner til privatpersoner. Lånene forvaltes etter Husbankens retningslinjer og Oslo kommunes egen forskrift. Låneporteføljen besto per består av om lag lån og boligtilskudd. Total utlånsportefølje utgjør per juli 2015 omlag NOK 6,5 milliarder. Fordelingen mellom de ulike låneordningene er som følger: Lånekategori Forkortelse Antall lån Oppgjørssaldo Etableringslån 1 E Etableringslån 2 E Etableringslån 3 E Inkassolån overvåkning IO Etableringslån refinansiering RF

5 Side 5 av 11 Startlån inntil 90 % SB Startlån 100 % SC Startlån 90 % samfinansiering SD Startlån 100 % samfinansiering SF Startlån refinansiering SR Startlån utbedring SU Sum Lånekategori Forkortelse Antall tilskudd Oppgjørssaldo Tilskudd byfornyelse TB Tilskudd ordinært TI Tilskudd med lån TM Tilskudd refinansiering TR Tilskudd utbedring TU Sum Omfanget av forvalteroppdraget kan variere noe med forhold i boligmarkedet, politiske føringer og kommunens innlånspolitikk. Enkelte av låneordningene er i ferd med å fases ut, og i løpet av avtaleperioden kan nye låneordninger bli opprettet. Oppdragsgiver er ikke kjent med at det planlegges endringer i ordningene. Det tas forbehold om innføring av nye låne- og/ eller tilskuddsordninger. 4 Aktører og ansvarsfordeling Velferdsetaten og bydelene er underordnet Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester i Oslo kommune. 4.1 Velferdsetaten Velferdsetaten er budsjettansvarlig for låneporteføljen og oppdragsgiver i denne avtalen. Etaten overtar ansvaret for lånet idet det utbetales og har ansvaret til lånet er innfridd og/ eller saken er avsluttet. Etaten ivaretar blant annet regnskap, kontroll- og rapporteringsoppgaver. I tillegg behandler etaten søknader om endringer av lånevilkår. 4.2 Bydelene Bydelene er ansvarlig for tildeling av lån til enkeltpersoner. Låntaker søker om startlån og eventuelt tilskudd i bydelen han eller hun bor i, og får eventuelt forhåndsgodkjenning om lån. Når låntaker har

6 Side 6 av 11 skrevet under avtale om kjøp av bolig, setter bydelen i gang utbetalingen ved å melde fra til forvalter. Bydelen har deretter ingen aktiv rolle i låneforvaltningen. Bydelene skal forholde seg til frister og rutiner slik de er beskrevet i disse dokumentene. 4.3 Forvalter Forvalter skal håndtere låneadministrasjon og inkasso. Forvalter skal iverksette bestillinger fra oppdragsgiver og bydelene. 5 Låneordningene Låneordningene følger til enhver tid Husbankens rentesatser. Det legges til 0,25 % i administrasjonsgebyr til Oslo kommune på alle lån innvilget etter 1. januar Det kan komme en endring på dette i løpet av kontraktsperioden. Ordningene skal forvaltes i henhold til Husbankens til enhver tids gjeldene regelverk. 5.1 Startlån Startlån er en behovsprøvd låneordning som tilbys varig vanskeligstilte på boligmarkedet, herunder ungdom med etableringsproblemer, barnefamilier og funksjonshemmede. Startlån kan gis til topp- eller fullfinansiering ved kjøp av bolig, utbedring av bolig, refinansiering eller toppfinansiering ved nybygging. Startlån kan gis med ulike finansieringsløsninger: toppfinansiering i kombinasjon med lån fra andre kredittinstitusjoner fullfinansiering ved startlån kombinasjon startlån og boligtilskudd til etablering kombinasjon av boligtilskudd med lån fra andre kredittinstitusjoner Startlån gis og utbetales mot sikkerhet i boligen eller boligens atkomstdokumenter eller med pant i fast eiendom. 5.2 Boligtilskudd Boligtilskudd skal medvirke til at husstander med svak økonomi skal få nøkterne og egnede boliger. Ordningen er sterkt behovsprøvd. Tilsvarende startlån gis boligtilskudd mot sikkerhet i boligens atkomstdokumenter eller i fast eiendom. Boligtilskuddet kan gis i kombinasjon med startlån eller annet lån. Tilskuddet er et rente- og avdragsfritt lån. Tilskuddet kan i visse tilfeller gjøres rente- og avdragspliktig. Tilskuddsordningene skal normalt ikke betales av låntaker og skal derfor ikke faktureres av forvalter. Dette er videre ordninger som normalt ikke er gjenstand for oppsigelse eller inkasso. Foruten etableringsgebyr ved utbetaling av tilskudd kan forvalter ikke påregne inntekter for tilskuddsordningene.

7 Side 7 av Etableringslån Etableringslån tilsvarer startlånet, og ble innvilget frem til , deretter er det kun innvilget startlån. Andelen av etableringslån vil etter hvert reduseres. Låneordningene innenfor etableringslånene utgjør kun ca 5 % av total utlånsportefølje, og reduseres stadig ved ordinær nedbetaling og førtidig innfrielse av lånene. 6 Krav til låneforvalter Forvalter mottar bestilling om utbetaling fra bydelen med opplysninger om lånebeløp, tilbakebetalingsvilkår, overtakelsesdato, opplysninger om pant samt eventuell annen nødvendig informasjon for utbetaling av lånet. Forvalter skal påse at bydelen vedlegger kopi av takst og kopi av kjøpekontrakt. 6.1 Opprettelse av lånedokumenter, etablering av sikkerhet og utbetaling av lån Forvalter utarbeider og benytter gjeldsbrev og pantsettelseserklæringer for sikring av lån. Forvalter skal også utarbeide og benytte avtaleskjemaer til bruk ved tegning av fastrenteavtaler. Lånedokumentene skal godkjennes av oppdragsgiver før disse benyttes. Forvalter skal tilby kundemottak beliggende i Oslo kommune for signering og mottak av lånedokumenter. Forvalter etablerer sikkerhet og pant som spesifisert i bydelens bestilling. Lånet utbetales fra kommunens konto til selgers bank eller meglers oppgjørsavdeling på avtalt oppgjørsdato. Forvalter skal forestå oppgjør senest 10 virkedager etter at vedtak om lån er mottatt. Når lånet er utbetalt skal forvalter sende melding om utbetalt lån til låntaker med kopi til bydel. 6.2 Depotfunksjon Forvalter skal ivareta depotfunksjoner. Forvalter har ansvar for at saksdokumentene oppbevares på en betryggende måte og at sikkerhetsdokumenter oppbevares brannsikkert. Etter avtalens utløp skal forvalter ivareta depotfunksjon for de saker som er avsluttet i avtaleperioden. Forvalter skal sørge for at opplysninger om sikkerhet er tilgjengelig for oppdragsgiver i systemløsningen. Det skal fremkomme opplysninger om hvilket objekt oppdragsgiver har pant i samt opplysninger om prioritet. 6.3 Utsendelse av terminvarsel Forvalter skal fakturere låntakerne månedlig. Unntak fra månedlig terminvarsel kan forekomme i enkeltsaker etter avtale med oppdragsgiver. Terminvarsler må på en tydelig og lettfattelig måte gi oversikt over avdrag, renter, gebyr, restgjeld og eventuelle restanser. Det legges opp til at kommunens låntakere i størst mulig grad skal benytte avtalegiro eller e faktura for betaling av lån. Terminvarsel kan også sendes ved ordinær postgang dersom låntaker bekrefter ønske om dette. 6.4 Utsendelse av purring Forvalter skal sende purring på forfalte ikke betalte terminer på hvert enkelt låneforhold etter gjeldende regler. Unntak fra dette kan forekomme i enkeltsaker etter avtale med oppdragsgiver. 6.5 Oppsigelse av lån med inkassovarsel

8 Side 8 av 11 Forvalter skal sende oppsigelse av lån med inkassovarsel etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Oppsigelse av lån med inkassovarsel skal sendes begge låntakere der det er registrert både hovedlåntaker og medlåntaker. 6.6 Føring av reskontro Forvalter skal forestå registrering av inn- og utbetalinger på lån (reskontro). Forvalter vil få trekkadgang til oppdragsgivers utbetalingskonto for utlån. Forvalter skal avstemme sitt regnskap og føre sine tall på et felles avstemmingskjema med oppdragsgiver. 6.7 Særskilt om nedskrivning av tilskudd Forvalter skal etter at tilskudd er utbetalt forestå årlig nedskrivning av disse i henhold til Husbankens og oppdragsgivers regelverk. Forvalter skal besørge fortløpende nedskrivning på tilskudd ett år utbetaling og deretter årlig. Det kan forekomme endring i nedskrivning av tilskudd i enkeltsaker etter instruks fra bydel eller oppdragsgiver. 6.8 Årsoppgaver Forvalter skal hvert år legge ut årsoppgave over lån på låntakers Min Side funksjon. Forvalter skal også besørge skattemessig rapportering til likningsmyndighetene. Årsoppgaven skal inneholde opplysninger om restgjeld pr 31. desember hvert år samt betalte renter og omkostninger på lånet. Forvalter skal kunne sende ut årsoppgave manuelt til låntakere som henvender seg om dette og som selv ikke kan hente ut egen årsoppgave. 6.9 Besvare saldoforespørsler om lån Forvalter skal besvare skriftlige saldoforespørsler om lån fra eiendomsmeglere, banker eller finansinstitusjoner. Forvalter skal spesifisere innfrielsesbeløp og eventuelle kursdifferanser på forespurt oppgjørsdato. Forvalter skal besvare henvendelser fra bank eller finansinstitusjon om opplåning av adkomstdokumenter og panteobligasjoner i samsvar med instruks fra oppdragsgiver Avslutning av lån Når et lån er innfridd eller når saldo på dette står i null skal forvalter avslutte lånet, slette sikkerheten for lånet og returnere gjeldsbrev til låntaker Endring av lånevilkår Forvalter skal iverksette vedtak om endring av lånevilkår på lån. Vedtak om endring av lånevilkår gjøres av oppdragsgiver. Det fattes to hovedgrupper av vedtak; endring av betalingsplan og endring av sikkerhet på lån. Endring av betalingsplan omfatter følgende vedtak: avdragsutsettelse på fremtidige terminer betalingsutsettelse på fremtidige terminer restanse tillagt lån/ kapitalisert lånesaldo på forfalte ikke betalte terminer restanse tillagt lån/ kapitalisert lånesaldo med innhenting av nytt gjeldsbrev endring av tilbakebetalingstid midlertidig ordning med fast terminbeløp en kombinasjon av to eller flere av ovennevnte betalingsløsninger

9 Side 9 av 11 Forvalter skal implementere vedtak om endring av betalingsplan senest fem virkedager etter mottatt vedtak. Ved effektuert vedtak om endring av lånevilkår skal forvalter sende låntaker ny nedbetalingsplan på lånet. Ny nedbetalingsplan skal innholde betalingsplanen for inneværende år samt de tre neste årene. Endring av sikkerhet på lån omfatter følgende vedtak: overføring av lån til annen bolig (pantebytte) overføring av lån til annen låntaker (debitorskifte) av- eller nedskrivning av lån pantefrafall endring av prioritet 6.12 Andre oppgaver Forvalter skal etter forespørsel fra låntaker innvilge: Endring av antall terminer per år og forfallstidspunkt der restgjelden utgjør inntil kr Tegning av avtale om fastrente Førtidig avslutning av fastrenteavtale Kortere tilbakebetalingstid Førstegangs avdragsutsettelse i inntil seks måneder Førstegang betalingsutsettelse i én måned ved senere ajourbetaling Betalingsutsettelse inntil seks måneder ved dokumentert salg av bolig Betalingsavtaler for restanser på lån Forvaltning av midler på klientkonto for innbetalt lån som ikke skal avsluttes, men videreføres helt eller delvis til ny bolig Forvalter skal for alle endringer i et låns betalingsplan skrive inn kommentar på lånesystemet om hvilken avtale som er inngått med låntaker. Oppdragsgiver skal varsles ved forliksklager, dødsfall og proklamer. Forvalter skal på forespørsel fra oppdragsgiver kunne orientere om panteheftelser på enkelteiendommer og oversende disse Inkassotjenester Forvalter skal forestå inkasso. Det skal foreligge særskilt avtale med et inkassoselskap dersom forvalter ikke kan forestå egen inkasso. Samarbeidsavtale mellom oppdragsgiver og ekstern inkassator skal inngå som en del av tjenesten. Kostnadene knyttet til inkasso skal bæres av låntaker, men blir i den utstrekning det er umulig å få kostnadene dekket av låntaker, dekket av oppdragsgiver. Rapportering av inkassoportefølje må skje uavhengig av den øvrige låneporteføljen. Forvalter skal kunne håndtere inkassosaker der låntaker bor utenlands. Låneporteføljen består av boliglån som er innvilget som et ledd i Oslo kommunes boligpolitiske målsettinger forutsettes det at gjennomføring av inkasso først blir aktuelt etter at kommunen har forsikret seg om at det ikke vil være mulig eller hensiktsmessig å komme frem til en avtale med låntaker. Dette innebærer at gjennomføring av inkasso må gjøres i tett samarbeid med kommunen. Inkasso skal gjennomføres i tråd med inkassolovens bestemmelser. Det skal etableres særskilte samarbeidsrutiner mellom forvalter (inkassator) og oppdragsgiver for å sikre gjennomføringen.

10 Side 10 av 11 Forvalter skal varsle oppdragsgiver når: inkassooppdrag er mottatt og ny sak er registrert når det er inngått betalingsavtale med låntaker når betalingsavtale ikke overholdes resultat av avholdt utleggsforretning når det er oppnevnt medhjelper i tvangssalgssak overført inkassosak til langtidsovervåkning avslutning av inkassosak 6.14 Rapportering Forvalter skal på månedlig basis rapportere regnskapsdata, lånedata og porteføljestatistikk til kommunen. Regnskapsrapporteringen gjøres etter anordningsprinsippet. Rapporteringen skal kunne gjøres på kontonivå, lånegruppe (med hovedgrupper og undergrupper), bydelsnivå og aggregert for kommunen og som minimum omfatte: Anordningsrapporten produseres månedlig og skal inneholde følgende opplysninger: Utbetaling av nye lån og tilskudd Utestående terminbeløp fordelt på avdrag, renter og forsinkelsesrenter ved periodestart Utestående terminbeløp fordelt på avdrag, renter og forsinkelsesrenter ved periodeslutt Fakturerte renter, avdrag, over/ underkurs og gebyrer Innbetalte renter, avdrag, over eller underkurs og gebyrer fordelt på siste fakturerte terminer samt ekstraordinære innbetalinger. Over- og underkurs rapporteres adskilt. Terminbeløp tilbakeført til restgjeld fordelt på avdrag, renter og forsinkelsesrenter Lånemasse overført til oppgjør Slettet terminbeløp fordelt på avdrag, renter og forsinkelsesrenter Forvalter skal også produsere følgende rapporter: Akkumulert anordningsrapport for lån og tilskudd som viser summen av månedlige anordningsrapporter Daglig remisseoppstilling som viser alle bevegelser i låneporteføljen Utbetalingsrapport som viser alle nye lån og tilskudd utbetalt i en periode Inkassorapport Restanserapport som viser aldersfordelte restanser Rapport over slettede lån i perioden, fordelt på hovedstol og terminer Skattemessig rapportering til likningsmyndighetene 6.15 Krav til systemløsning Forvalter skal gi oppdragsgiver tilgang til eget web- baserte lånesystem der oppdragsgiver får lesetilgang og mulighet til registrering av kommentarer/ journal. Forvalter skal registrere låneopplysninger slik at systemet alltid er oppdatert og opplysningene tilgjengelige for oppdragsgiver. Systemet skal minimum inneholde disse opplysningene/ funksjonene: navn med fødsels- og personnummer på hovedlåntaker og eventuelt medlåntaker lånekategori, lånenummer, lånebeløp, nedbetalingstid, rentevilkår

11 Side 11 av 11 panteadresse og tilskriveradresse innvilgende bydel og bostedsbydel lånets pant og prioritet årsakskoder for lån som underlegges særskilt behandling mulighet for inn- og utgående meldinger via lånesystemet system for overføring av lånedata til kommunens saksbehandlingssystem herunder kopi av låneporteføljen. Det er ønskelig at filen gjøres tilgjengelig via forvalters web- baserte system. Forvalter skal kunne tilby låntaker en Min Side- funksjon eller liknende 6.16 Tilgjengelighet Forvalter skal tilby publikumskontakt for blant annet mottak av lånedokumenter i Oslo. Forvalter skal kunne besvare telefon- og e- posthenvendelser fra oppdragsgiver og låntaker. Det er også ønskelig at forvalter kan tilby en chat funksjon.