Revidering av Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i private barnehager i Vennesla kommune

Transkript

1 VENNESLA KOMMUNE VEDLEGGSHEFTE Plan og økonomiutvalget Dato: kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 13/00043 Arkivkode: 033 SAKSKART 9/13 12/ /13 13/ /13 13/ Revidering av Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i private barnehager i Vennesla kommune Utbyggingsavtale Veråsvegen 59 Endelig godkjenning Tilskuddsordning for ekstra lærerstillinger Vennesla ungdomsskole 12/13 13/ Elektronisk handel Oppstart av prosjekt 13/13 13/ Behandling av rapport og søknad om nye stillinger 1

2 9/13 Revidering av Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i private barnehager i Vennesla kommune Arkivsak dok. 12/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Wenche Nordli Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget /13 2 Plan og økonomiutvalget /13 3 Kommunestyret

3 Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i Vennesla kommune Generelt Barnehageeier plikter å gi kommunen melding om driftsendringer som har betydning for utmåling av driftstilskuddet. Melding skal sendes innen to måneder etter endringen på kommunens endringsmeldingsskjema. Kommunen kontrollerer opplysningene i blanketten fra barnehageeier opp mot antallet barn ihht kommunens opptaksprogram, siste KOSTRA-rapportering per 15.12, og barnehagens godkjenning. Endringer i antall barn som kan få betydning for driftstilskuddet skal meldes. Dette gjelder følgende driftsendringer: 1. Nedleggelse 2. Midlertidig stenging og reduksjon i antall barn 3. Økning i antall barn 4. Endring av driftstilskudd ved ny gruppe/avdeling eller ny godkjenning. Ved endringer i løpet av året som nevnt ovenfor, kan det ha forekommet at barnehageeier i en periode har fått utbetalt mer driftstilskudd enn vedkommende har krav på. Kommunen skal sørge for at for mye utbetalt tilskudd blir tilbakebetalt. Barnehageeier må enten tilbakebetale et tilsvarende beløp eller bli trukket beløpet ved senere eller neste års utbetaling av driftstilskudd. Beregningen av endret driftstilskudd i løpet av barnehageåret skal ta utgangspunkt i driftstilskuddet for de barna som har sluttet og for de barna som har begynt i barnehagen med hensyn til alder og oppholdstid. Driftstilskuddet tilknyttet de øvrige barna i barnegruppen skal ikke beregnes på nytt. Endringer i alderssammensetningen på barna i en barnehage er ikke et selvstendig grunnlag for å endre det utmålte driftstilskuddet. Fordelingen av barn over og under tre år vil i de fleste tilfeller endres jevnlig i takt med at barna blir eldre. I løpet av et kalenderår vil slike endringer imidlertid oppveie hverandre, for eksempel fordi de eldste barna går over i skolen og yngre barn tas inn i barnehagen. Tilskudd som beregnes på grunnlag av årsmeldingen vil således i de fleste tilfeller avspeile den gjennomsnittlige fordelingen av barn over og under tre år i løpet av et kalenderår. Endringer i barnas oppholdstid i løpet av året er heller ikke et selvstendig grunnlag for å endre det tidligere utmålte driftstilskuddet. Eksempelvis vil en situasjon der ett, to eller tre barn øker sin oppholdstid per uke, slik at disse barna kommer i en høyere oppholdstidskategori, ikke nødvendigvis være tilstrekkelig til at tilskuddet til barnehagen kan økes i løpet av året. Imidlertid vil større endringer i en barnehage som til sammen klart vil ha stor betydning for utmålingen av driftstilskuddet, kunne føre til at barnehagen kan få endret utmålingen av driftstilskuddet i løpet av året. Dette må være endringer der det er klart urimelig at tilskuddsbeløpet ikke endres. Barnehagens størrelse vil her kunne ha betydning. Kommunen må i det enkelte tilfellet vurdere om det er grunnlag for å endre det tidligere utmålte tilskuddet. Terskelen for å anvende regelen skal være høy, og regelen skal ikke anvendes rutinemessig. Kjerneområdet for regelen er tilfeller hvor barnehagen endrer karakter og pådrar seg betydelig økte kostnader. 1

4 1. Nedleggelse Dersom en barnehageeier velger å avvikle driften i barnehagen, er ikke barnehageeier lenger berettiget til å motta driftstilskudd. For barnehager som legges ned gis det driftstilskudd ut den siste driftsmåneden. Barnehageeier skal umiddelbart melde fra til kommunen dersom barnehagen legges ned. Melding om nedleggelse til kommunen skjer per brev. Dersom driften gjenopptas etter ny godkjenning, gis driftstilskudd som ved ordinær nyåpning. Ved nedleggelser i løpet av året som kommunen ikke var kjent med på søknadstidspunktet, kan barnehageeier ha fått utbetalt mer driftstilskudd enn vedkommende har krav på. Kommunen skal sørge for at for mye utbetalt driftstilskudd blir tilbakebetalt. 2. Midlertidig stengning og reduksjon i antall barn Dersom barnehagen blir stengt med hjemmel i barnehageloven 16, eller av andre grunner holdes stengt i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling, er ikke barnehageeier berettiget til å motta driftstilskudd. Barnehageeier skal umiddelbart melde fra til kommunen dersom hele eller deler av en barnehage holdes midlertidig stengt sammenhengende i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling. Tilskuddet gis ut den måneden barnehagen ble stengt. Som hovedregel skal det ikke foretas trekk i tilskuddet for barnehager som følger skolens ferier. Barnehageeier er også pliktig til å melde fra dersom antallet barn i barnehagen reduseres i forhold til tilskuddsgrunnlaget innen to måneder. Tilskuddsgrunnlaget fremgår av det oppgitte antall barn på seneste årsmelding per 15.12, eller endringsmelding. I ordinære barnehager skal det foretas endring i driftstilskuddet dersom antall barn er redusert med to eller flere i forhold til tilskuddsgrunnlaget. Reduksjonen med minst to barn må vare sammenhengende i mer enn én kalendermåned for å utløse endring i tilskuddet. En reduksjon i antall barn som er mindre enn eller mer kortvarig enn dette, regnes som tilfeldige svingninger i antall barn og skal ikke meldes til kommunen. Dette gjelder imidlertid ikke for familiebarnehager, da disse drives med få barn sammenlignet med ordinære barnehager. For familiebarnehager skal det derfor sendes melding dersom antall barn blir redusert med kun ett barn sammenhengende i mer enn én kalendermåned. Endringsmelding skal sendes innen to måneder. Ved reduksjon i antall barn endres driftstilskuddet fra og med kalendermåneden etter at reduksjonen har skjedd. Dersom det skjer reduksjoner i antall barn flere ganger i løpet av året, vil reglene gitt vedrørende økning i antall barn gjelde tilsvarende. 3. Økning i antall barn Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å øke antallet barn i en allerede godkjent barnehage. Dette er særlig aktuelt for barnehager som er i en etableringsfase og ikke har utnyttet kapasiteten fullt ut fra oppstart, for barnehager som endrer normen for arealutnytting, eller for barnehager som av andre grunner får en økning i antallet barn 2

5 sett i forhold til seneste årsmelding per 15.12, eller endringsmelding og en eventuell melding om midlertidig stenging. For å utløse endret driftstilskudd må økningen i antall barn være en økning på minst 2 barn opp t.o.m. 5 barn i ordinære barnehager. Økningen må være varig, dvs. sammenhengende mer enn én kalendermåned. Seneste årsmelding per 15.12, eller endringsmelding og eventuell melding om midlertidig stengning danner grunnlag for vurderingen av om antallet barn har økt. En økning på bare ett barn anses som en tilfeldig svingning i antall barn og utløser ikke driftstilskudd. (De tilfeldige svingningene kan således gå begge veier, jf. Punkt. Ulempen barnehageeier eventuelt påføres ved å ikke få tilskudd for en økning på ett barn, oppveies av at en tilsvarende reduksjon heller ikke gir konsekvenser for tilskuddet.) For familiebarnehager som tidligere ikke har utnyttet kapasiteten fullt ut (jf. barnehagelovens forskrift om familiebarnehager), vil inntak av ett ekstra barn i familiebarnehage utløse endret driftstilskudd. Økningen må være varig, dvs. sammenhengende i mer enn én kalendermåned. Seneste årsmelding per 15.12, eller endringsmelding og eventuell melding om midlertidig stenging danner grunnlag for vurderingen av om antallet barn har økt. Ved økning i antall barn beregnes endret tilskudd fra og med den kalendermåneden økningen skjer. Dersom antall barn økes flere ganger i løpet av året, vil tilskudd bli beregnet for to barn fra og med den måneden det andre barnet tas inn, og ved videre økninger fra og med den måneden det tas inn ytterligere barn. (Eksempel: Dersom det begynner ett barn i februar og ett barn i mars, vil barnehagen motta tilskudd for to barn mer f.o.m. mars måned. Begynner det ytterligere ett barn til, i for eksempel mai, vil barnehagen motta tilskudd for dette barnet fra mai måned.) Melding om økning i antall barn må sendes på kommunens endringsmeldingsskjema. I denne meldingen oppgis bare de barna som har begynt i barnehagen, dvs. økningen i antall barn. Barn som har endret oppholdstid føres ikke opp. Dersom noen barn har sluttet og noen har begynt, og disse samlet sett utgjør en økning, skal også de barna som har sluttet oppgis. 4. Endring av driftstilskudd ved ny gruppe/avdeling eller ny godkjenning Ved ønske om opprettelse av ny barnehage, ny gruppe/avdeling, utvidelse av drift vedr 6 barn eller flere, må barnehageeier sende skriftlig søknad om tiltaket til Vennesla kommune senest innen 1. juni slik at kommunestyret kan fatte vedtak i budsjettbehandlingen vedr. tilskudd det påfølgende år. Unntaksvis kan det søkes om opprettelse av nye plasser/avdeling i løpet av året. Søknaden må opp til politisk behandling vedr. eventuell ekstrabevilgning. Søknad om offentlig tilskudd sendes kommunen på endringsmeldingsskjema innen to måneder etter godkjenning. Sist revidert i kommunestyrets møte

6 Forslag til reviderte Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i private barnehager i Vennesla (per februar 2013) Offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager reguleres av Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i private barnehager i Vennesla har sin bakgrunn i Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikkekommunale barnehager. I 7 Opplysnigsplikt står det «hva som skal til for at tilskuddet skal endres i løpet av året skal fastsettes i lokale retningslinjer». Generelt Barnehageeier plikter å gi kommunen melding om driftsendringer som har betydning for utmåling av driftstilskuddet, Forskriftens 7 Opplysningsplikt. Eier skal bruke samme skjema som seneste årsmeldingsskjema per Kommunen skal ut fra dette kontrollerer opplysningene i søknaden fra barnehageeier opp mot antallet barn ihht kommunens opptaksprogram, siste KOSTRA-rapportering per 15.12, og barnehagens godkjenning. Ved endringer i løpet av året, kan det forekomme at barnehageeier i en periode har fått utbetalt mer driftstilskudd enn vedkommende har krav på. Kommunen skal sørge for at for mye utbetalt tilskudd blir tilbakebetalt. Barnehageeier må enten tilbakebetale et tilsvarende beløp eller bli trukket beløpet ved senere eller neste års utbetaling av driftstilskudd. Endringer i alderssammensetningen på barna i en barnehage er ikke et selvstendig grunnlag for å endre det utmålte driftstilskuddet. Fordelingen av barn over og under tre år vil i de fleste tilfeller endres jevnlig i takt med at barna blir eldre. I løpet av et kalenderår vil slike endringer imidlertid oppveie hverandre, for eksempel fordi de eldste barna går over i skolen og yngre barn tas inn i barnehagen. Tilskudd som beregnes på grunnlag av årsmeldingen vil således i de fleste tilfeller avspeile den gjennomsnittlige fordelingen av barn over og under tre år i løpet av et kalenderår. Endringer i barnas oppholdstid i løpet av året er heller ikke et selvstendig grunnlag for å endre det tidligere utmålte driftstilskuddet. Eksempelvis vil en situasjon der ett, to eller tre barn øker sin oppholdstid per uke, slik at disse barna kommer i en høyere oppholdstidskategori, ikke nødvendigvis være tilstrekkelig til at tilskuddet til barnehagen kan økes i løpet av året. Endringsmelding kan sendes ved: 1. Nedleggelse Dersom en barnehageeier velger å avvikle driften i barnehagen, er ikke barnehageeier lenger berettiget til å motta driftstilskudd. For barnehager som legges ned gis det driftstilskudd ut den siste driftsmåneden. 1

7 Barnehageeier skal umiddelbart melde fra til kommunen dersom barnehagen legges ned. Melding om nedleggelse sendes skriftlig til kommunen. 2. Midlertidig stengning og reduksjon i antall barn Dersom barnehagen blir stengt med hjemmel i barnehageloven 16, eller av andre grunner holdes stengt i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling, er ikke barnehageeier berettiget til å motta driftstilskudd. Barnehageeier skal umiddelbart melde fra til kommunen dersom hele eller deler av en barnehage holdes midlertidig stengt sammenhengende i mer enn én kalendermåned utover vanlig ferieavvikling. Tilskuddet gis ut den måneden barnehagen ble stengt. Barnehageeier er også pliktig til å melde fra dersom antallet barn i barnehagen reduseres i forhold til tilskuddsgrunnlaget innen to måneder. Tilskuddsgrunnlaget fremgår av det oppgitte antall barn på seneste årsmelding per I ordinære barnehager skal det foretas endring i driftstilskuddet dersom antall barn er redusert med to eller flere i forhold til tilskuddsgrunnlaget. Reduksjonen med minst to barn må vare sammenhengende i mer enn én kalendermåned for å utløse endring i tilskuddet. En reduksjon i antall barn og skal ikke meldes til kommunen. Dette gjelder imidlertid ikke for familiebarnehager, da disse drives med få barn sammenlignet med ordinære barnehager. For familiebarnehager skal det derfor sendes melding dersom antall barn blir redusert med kun ett barn sammenhengende i mer enn én kalendermåned. Endringsmelding skal sendes innen to måneder. Ved reduksjon i antall barn endres driftstilskuddet fra og med kalendermåneden etter at reduksjonen har skjedd. 3. Økning i antall barn Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å øke antallet barn i en allerede godkjent barnehage. Dette er særlig aktuelt for barnehager som er i en etableringsfase og ikke har utnyttet kapasiteten fullt ut fra oppstart, for barnehager som endrer normen for arealutnytting, eller for barnehager som av andre grunner får en økning i antallet barn sett i forhold til seneste årsmelding per For å utløse endret driftstilskudd må økningen i antall barn være en økning på minst 2 barn opp t.o.m. 5 barn i ordinære barnehager. Økningen må være varig, dvs. sammenhengende mer enn én kalendermåned. Seneste årsmelding per danner grunnlag for vurderingen av om antallet barn E svingning» og utløser ikke driftstilskudd. D U ved å ikke få tilskudd for en økning på ett barn, oppveies av at en tilsvarende reduksjon heller ikke gir konsekvenser for tilskuddet. For familiebarnehager som tidligere ikke har utnyttet kapasiteten fullt ut (jf. barnehagelovens forskrift om familiebarnehager), vil inntak av ett ekstra barn utløse endret driftstilskudd. Økningen må være varig, dvs. sammenhengende i mer enn én kalendermåned. Seneste årsmelding per danner grunnlag for vurderingen av om antall barn har økt. Ved økning i antall barn beregnes endret tilskudd fra og med den kalendermåneden økningen skjer. Dersom antall barn økes flere ganger i løpet av året, vil tilskudd bli beregnet for to barn fra og med 2

8 den måneden det andre barnet tas inn, og ved videre økninger fra og med den måneden det tas inn ytterligere barn. (Eksempel: Dersom det begynner ett barn i februar og ett barn i mars, vil barnehagen motta tilskudd for to barn mer f.o.m. mars måned. Begynner det ytterligere ett barn til, i for eksempel mai, vil barnehagen motta tilskudd for dette barnet fra mai måned.) 4. Endring av driftstilskudd ved ny barnehage utvidelse av godkjent drift v/ny gruppe eller avdeling ny godkjenning Ved ønske om opprettelse av ny barnehage, ny gruppe/avdeling, utvidelse av driften med 6 barn eller flere, må barnehageeier sende skriftlig søknad med ønske om og beskrivelse av nytt tiltak(et) til Vennesla kommune. Søknad om nye tiltak må sendes senest innen 1. juni året før ønsket oppstart slik at kommunestyret kan fatte vedtak om økt offentlig tilskudd i budsjettbehandlingen. Unntaksvis kan det søkes om opprettelse av nye plasser/avdeling i løpet av året. Søknaden må da opp til politisk behandling vedr. eventuell ekstrabevilgning av økt offentlig tilskudd. Søknad om offentlig tilskudd sendes kommunen innen to måneder etter godkjenning og igangsatt drift. Første gang vedtatt i kommunestyret Revidert i kommunestyrets møte Forslag til revidering i kommunestyrets møte

9 10/13 Utbyggingsavtale Veråsvegen 59 Endelig godkjenning Arkivsak dok. 13/ Arkivkode. 7/34, 40 og 155 Saksbehandler Geir Knutsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Plan og økonomiutvalget /13 2 Kommunestyret

10 Forslag UTBYGGINGSAVTALE Mellom Byggefirma Tore Lindekleiv org.nr heretter kalt utbygger og Vennesla kommune org.nr heretter kalt kommunen er det inngått følgende avtale vedrørende utbygging av Veråsvegen 59: 1. Geografisk avgrensning. Områdets avgrensning samsvarer med reguleringsplan for Veråsvegen 59, Gnr.7 Bnr. 34, 40 og 155, Datert sist revidert og godkjent av Bygg- og Miljøutvalget i Vennesla Kommune i møte Grunnerverv. Utbygger plikter også å erverve nødvendige rettigheter til tekniske anlegg utenfor planområdet dersom disse ikke ligger på/i kommunal grunn. 3. Planlegging og opparbeidelse. Utbygger har ansvar for utarbeidelse av tekniske planer for området og få disse godkjent av kommunen v/enhet for teknisk forvaltning. Kommunens norm for veg-, vann- og avløpsanlegg skal legges til grunn for planlegging av tekniske anlegg. Vannog avløpsledninger skal føres fram til tilkoblingspunkt. 4. Lekeareal Det skal avsettes plass til en lekeplass som vist på detaljplanen. Lekeplassen skal være opparbeidet før første nye bolig tas i bruk. På lekeplassen kan det bare anlegges installasjoner som har tilknytning til bruken som lekeplass. Lekeplassen vist på detaljplanen er felles for eiendommene gnr.7, bnr.34, 40 og 155. den skal min inneholde sandkasse og runse.

11 12-5, nr. 2. Samferdselsanlegg og tekn. Infrastruktur Avkjørsel Avkjørsel (Veg 1) fra fylkesvegen (Veråsvegen) skal utføres i henhold til detaljplan. For avkjørsler fra fylkesvegen er det regulert frisiktsoner på 4 x 45 m. I frisiktsonene skal det ikke være sikthindrende vegetasjon eller andre sikthindringer som er høyere enn 0,5 m i forhold til tilstøtende vegbane. 5. Økonomiske betingelser. Kostnader til erverv av grunn og/eller rettigheter, planleggingskostnader, søknader om godkjenning, opparbeidelseskostnader inkl. kostnader for trekkerør, jfr. pkt. 4, skal dekkes av utbygger. Anleggsbidrag Det skal innbetales et anleggsbidrag på kr ,- pr boenhet for framtidig anlegg av regulert gang/sykkelveg langs Veråsvegen, før brukstillatelse gis. Det skal ikke betales anleggsbidrag på en 1 boenhet ref. at hus på Gnr 7, Bnr 34 ble revet og innbetalt kommunale avgifter frem til Det skal ikke beregnes merverdiavgift av anleggsbidraget. Beløpet indeksreguleres etter SSBs byggekostnadsindeks for boligblokk. Utgangspunktet er indeksen i måneden som avtalen undertegnes og pristigningen beregnes fram til måneden som det gis igangsettingstillatelse for tekniske anlegg i det enkelte delfelt. Krav om anleggsbidrag sendes utbygger første gang når det innsendes, søknad om brukstillatelse. For hver bolig betales det til kommunen det til en hver tid gjeldende tilknytningsgebyr. Faktura sendes fra kommunen når det gis igangsettingstillatelse for boligen. I tillegg betales gebyr til kommunen for fradeling, oppmåling og byggesaksbehandling etter det til enhver tid gjeldende gebyrregulativ. 6. Særskilte bestemmelser. Dersom anlegg som kommunal infrastruktur blir liggende på privat grunn, skal kommunen ha rett til adgang for tilsyn og vedlikehold av anleggene. Utbygger er ansvarlig for at kommunens rettigheter inntas i skjøtet for berørte eiendommer. Lekearealer og gjerder etter pkt. 4, 4. ledd, skal vedlikeholdes av beboerne i felleskap, evt. gjennom velforening etter at arealene er opparbeidet og utstyrt med lekeapparater m.m. av utbygger. Beboernes plikter skal framgå av skjøtet for den enkelte eiendom. Utbygger skal gjøre alle tomtekjøpere kjent med utbyggingsavtalen og bilag til denne samt reguleringsplanen for området med bestemmelser.

12 Standard abonnementsvilkår vedtatt av kommunestyret ivaretar det gjensidige ansvarsforholdet mellom kommunen og den enkelte abonnent. Utbygger kan ikke overføre sine rettigheter og plikter helt eller delvis til andre utbyggere uten kommunens samtykke. Enhver tvist mellom partene avgjøres ved voldgift. Voldgiftsretten skal bestå av tre medlemmer. Formannen skal være embedsdommer og oppnevnes av sorenskriveren ved Kristiansand Tingrett. Formannen oppnevner de øvrige medlemmer. 7. Underskrifter Vennesla Vennesla

13

14

15

16

17

18 From: Konsmo, Ingrid Sæther Sent: 21. januar :30:12 To: Knutsen Geir Cc: Subject: VS: Utbyggingsavtale Veråsvegen (lindekleiv) Fikk denne mailen av Mauland etter at Egelandsaa hadde vært innom. Han er bekymret for bekk/overvann på tomta. Jeg vet ikke om det står noe om dette i utbyggingsavtalen? Arne sier at han tidligere har sagt at kommunen ikke har noe overvann i dette området (å koble på) og ikke overtar noe overvannsløsninger. Ingrid J Fra: Mauland Eivind Sendt: 16. januar :54 Til: Konsmo, Ingrid Sæther; Vatne Arne Kopi: Heddeland, Jan Erik Emne: Utbyggingsavtale Veråsvegen (lindekleiv) Odd Egelandsaa er innom vedrørende høring av utbyggingsavtale. Han er opptatt av at utbygger ivaretar alle tekniske hensyn, herunder bekkegjennomføring over tomta. Det er gitt dispensasjon for igangsetting av en av boligene men jeg er usikker mht. hva som er gjort mht. rammegodkjenning og tekniske planer. Viktig at Jan Erik og dere er samkjørte slik at ikke tiltakshaver gjennomføres irreversible tiltak. Mvh Eivind

19 11/13 Tilskuddsordning for ekstra lærerstillinger Vennesla ungdomsskole Arkivsak dok. 13/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Audhild Linde Røed Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget /13 2 Plan og økonomiutvalget /13 3 Kommunestyret

20 Tilskudd for økt lærertetthet, kap. 226 post 62 Retningslinjer for forvaltning av tilskudd for økt lærertetthet under statsbudsjettets kap. 226 post 62. Fastsatt av Kunnskapsdepartementet 4. januar 2013 i henhold til 8 i Reglement for økonomistyring i staten og kapittel 6 i Bestemmelser om statlig økonomistyring. Retningslinjene trer i kraft fra samme dato. Tilskuddet er en fireårig forsøksordning. Retningslinjene gjelder for forsøksperioden eller til nye retningslinjer fastsettes. DEL I TILSKUDDSORDNINGENS INNRETNING 1. MÅL FOR ORDNINGEN 1.1 Målformulering Tilskuddet skal bidra til økt lærertetthet på ungdomstrinnet ved skoler som har en gjennomsnittlig gruppestørrelse på over 20 elever per lærer i ordinær undervisning 1 på ungdomstrinnet, og som har grunnskolepoeng under snittet for landet. Formålet med økt lærertetthet er å støtte opp om skolenes arbeid med tilpasset opplæring, å gjøre opplæringen mer praktisk, variert og relevant, samt styrke de grunnleggende ferdighetene. Målet er at elevene skal oppleve økt mestring og bedre læringsutbytte. Det er og et mål å se om tiltaket kan bidra til å styrke læringsmiljøet og redusere behovet for spesialundervisning. Tiltaket skal følgeevalueres for å gi mer kunnskap om effekter av tiltaket sett opp mot disse målene. 1.2 Tilskuddsmottaker Kommuner med skoler som oppfyller kriteriene for tilskudd, jf. punkt Målgruppe Elever på ungdomstrinnet ved skoler som skoleåret hadde en gjennomsnittlig gruppestørrelse på over 20 elever per lærer i ordinær undervisning 2 på ungdomstrinnet, og grunnskolepoeng under snittet for landet. 1 Med ordinær undervisning menes det gjennomgående i disse retningslinjene beregnet gruppestørrelse 2, som er beregnet på bakgrunn av informasjon om skolene slik dette blir rapportert i Grunnskolenes informasjonssystem (GSI). Beregnet gjennomsnittlig gruppestørrelse 2 er forholdet mellom antall elevtimer og lærertimer på ungdomstrinnet i ordinær undervisning, dvs. alle timer unntatt timer til spesialundervisning og særskilt norskopplæring. 2 Jf. fotnote 1. Side 1 av 6

21 Skolene som oppfyller disse kriteriene er identifisert. Oversikten ligger på Utdanningsdirektoratets hjemmesider, 2. KRITERIER FOR BRUK AV MIDLENE Kriterium: Økt lærertetthet i ordinær undervisning 3 på ungdomstrinnet ved skolene som er omfattet av tilskuddet, tilsvarende det antall årsverk som det tildeles midler til. Opplysninger som skal innhentes for å belyse måloppnåelse iht. kriteriene: Utdanningsdirektoratet vil hente ut og sammenstille data fra ulike informasjonssystemer som i sum vil kunne si noe om utviklingen på målekriteriene for ordningen. Aktuelle informasjonssystemer vil for eksempel være GSI (Grunnskolens Informasjonssystem). 3. TILDELINGSKRITERIER, HERUNDER BEREGNINGSREGLER 3.1 Vilkår for å få støtte Midlene skal gå til å øke lærertettheten i ordinær undervisning 4 på ungdomstrinnet med inntil 1, 2, 3, 4 eller 5 årsverk ut over utgangsnivået for skoleåret på de skolene som oppfyller kriteriene. Såfremt årsverkene benyttes til ordinær undervisning 5, er det opp til kommunene og skolene selv å avgjøre hvordan undervisningen organiseres. Kommunene skal innen gjeldende frist sende søknad første året (2013), og deretter hvert år de neste tre årene søke om å få videreført tilskuddet. Det kan kun søkes om midler for de av skolene som oppfyller kriteriene første tilskuddsår. Listen over skoler vil ikke bli utvidet i fireårsperioden. Ved organisatoriske endringer i skoledriften av skole(r) som inngår i listen, vil det i hvert enkelt tilfelle måtte vurderes om kriteriene er oppfylt. Det er en forutsetning for tildeling av midler at disse skal brukes til å øke lærertettheten i ordinær undervisning 6 på ungdomstrinnet ved skolene som er omfattet av tilskuddet. Lærertettheten må økes tilsvarende det antall årsverk det tildeles midler for. Lærerressursene ved disse skolene må økes ut over ressursnivået i ordinær undervisning 7 slik det er før tildeling av midler. Med det menes ressurssituasjonen ved disse skolene skoleåret Jf. fotnote 1. 4 Jf. fotnote 1. 5 Jf. fotnote 1. 6 Jf. fotnote 1. 7 Jf. fotnote 1. Side 2 av 6

22 Ved opphør eller større endring av hele eller deler av skoledriften hos skole(r) som inngår i grunnlaget for tilskuddet kan direktoratet justere tilskuddsgrunnlaget, og eventuelt allerede utbetalte tilskudd, til kommunene hvor opphøret/endringen skjer eller har skjedd. 3.2 Beregningsregler Kommunene tildeles midler til ett eller flere lærerårsverk per skole som kommer inn under ordningen på grunnlag av elevtall for 8. til 10. trinn i skoleåret , ut fra følgende: 0-99 elever: 1 årsverk elever: 2 årsverk elever: 3 årsverk elever: 4 årsverk 400+ elever: 5 årsverk Kommunene kan søke om midler til å øke antall årsverk til inntil det antallet lærerårsverk skolestørrelsen tilsier. Tilskuddet per årsverk gis ut fra sats fastsatt av Kunnskapsdepartementet. Tilskuddet tildeles for ett skoleår av gangen og utbetales i to omganger. Tilskuddet for høsten 2013 utbetales innen 15. mars 2013 og tilskudd for våren 2014 utbetales innen 15. januar Også i påfølgende skoleår utbetales tilskudd to ganger i løpet av vårsemesteret (innen 15. januar for gjeldende vårhalvår og innen 15. mars for kommende høst). Tilskuddsordningen er budsjettstyrt. Bevilgninger i statsbudsjettet har dermed direkte innvirkning på størrelsen på tilskudd som kan innvilges. 4. OPPFØLGING OG KONTROLL Det kan etter en vurdering av risiko- og vesentlighet iverksettes stikkprøver av rapporterte opplysninger, jf. punkt 10, for å kontrollere om tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. 5. EVALUERING Rutiner, frister og retningslinjer knyttet til evaluering av tilskuddsordningen er gitt i Retningslinjer for evalueringer, senest fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mai Departementet skal iverksette og sørge for gjennomføring av evalueringer. Evalueringer skal gi informasjon om tilskuddsordningen er effektiv i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål. Frekvens og omfang av evalueringer skal ta utgangspunkt i en vurdering av risiko og vesentlighet for denne tilskuddsordningen. Denne tilskuddsordningen følgeevalueres. Side 3 av 6

23 DEL II FORVALTNING OG SAKSBEHANDLING AV ORDNINGEN 6. ANSVAR FOR Å FORVALTE TILSKUDDSORDNINGEN Ansvaret for forvaltningen av tilskuddordningen er delegert til Utdanningsdirektoratet. Utdanningsdirektoratet har ansvar for: årlig å kunngjøre ordningen saksbehandling vedrørende tilskuddet utforming av tilskuddsbrev beregne og utbetale tilskudd datainnsamling fra informasjonssystemer for å kunne kommentere måloppnåelse kontroll mot kriteriene som ligger til grunn for tildeling av midler, jf. punkt 2 og 13 rapportering og oppfølging 7. KUNNGJØRING AV ORDNINGEN Utdanningsdirektoratet orienterer om ordningen via FM-nett, Udir.no og brev som sendes kommunene. Kommunene plikter å informere de aktuelle skolene om tilskuddsordningen. 8. SAKSGANG FRAM TIL TILSKUDD/AVSLAG 8.1 Søknad om tilskudd Søknad om tilskudd sendes Utdanningsdirektoratet innen 31. januar for det kommende skoleåret. Kommunene må søke årlig gjennom fireårsperioden og midlene tildeles for ett skoleår om gangen. Kommunene sender inn søknad om tilskudd for sine skoler som omfattes av ordningen. Søknaden skal inneholde navn på skolen(e) og antall lærerårsverk (per skole) det søkes tilskudd for. Det kan ikke søkes om flere årsverk enn antallet årsverk som er oppgitt i oversikten over skoler som kan søke. Hvis søknaden ikke oppfyller kriteriene og forutsetningene i retningslinjene, jf. punkt 3.1, blir søknaden avslått. Et eventuelt vedtak om avslag meddeles søkeren i brev. 8.2 Tilskuddsbrev Tilskuddsbrevet skal inneholde opplysninger om formål med tilskuddsordningen, herunder målene en ønsker å nå gjennom dette hvordan tilskuddet er beregnet tilskuddsbeløp angivelse av utbetalingstidspunkt og utbetalingsmåte Side 4 av 6

24 forbehold om at bevilgningsendringer kan påvirke fremtidige tildelinger varsel om tilskuddsforvalters og Riksrevisjonens adgang til å kontrollere grunnlaget for tilskuddet og at midlene benyttes etter forutsetningene, jf. Stortingets bevilgningsreglement 10 annet ledd og Lov om Riksrevisjonen 12 tredje ledd mulige reaksjonsformer dersom kommunene ikke benytter midlene til riktig formål 8.3 Utsettelse av utbetaling, bortfall av tilskudd Dersom forutsetningene for å få tilskudd ikke er oppfylt kan direktoratet holde tilbake tilskudd, eventuelt kreve hele eller deler av dette tilbakebetalt. Ved feil i utregning eller utbetaling av tilskudd kan det foretas avregning i påfølgende tildeling, eller beløpet kan kreves tilbakebetalt. Ved opphør av hele eller deler av skoledriften hos skole(r) som inngår i grunnlaget for tilskuddet kan direktoratet kreve tilbakeført gjenstående midler som skriver seg fra tilskuddet. Når tilskuddsforvalter har reist krav om tilbakebetaling og fristen for dette har gått ut, skal retningslinjer for forsinkelsesrente og innkrevingskostnader i offentlig sektor gjøres gjeldende, jf. brev fra Finansdepartementet av REGISTRERING AV TILSKUDD, RESKONTROFØRING, ATTESTASJON OG ANVISNING Registrering av tilskudd, reskontroføring, attestasjon og anvisning skal foretas i henhold til Utdanningsdirektoratets hovedinstruks for økonomiforvaltning. 10. UTBETALING Utbetaling av tilskudd skal skje i henhold til Utdanningsdirektoratets hovedinstruks for økonomiforvaltning, og på de tidspunktene som er angitt i tilskuddsbrevet til tilskuddsmottaker. Utdanningsdirektoratet utbetaler tilskuddet til den enkelte kommune i to omganger. Tilskuddet for høsten 2013 utbetales innen 15. mars 2013 og tilskudd for våren 2014 utbetales innen 15. januar I påfølgende skoleår utbetales tilskudd to ganger i løpet av vårsemesteret (innen 15. januar for gjeldende vårhalvår og innen 15. mars for kommende høsthalvår) 11. RAPPORTER FRA TILSKUDDSMOTTAKER Tilskuddsmottaker skal ikke rapportere på bruken av tilskuddet. Kommunene skal rapportere i Grunnskolens informasjonssystem (GSI) på vanlig måte. Dersom direktoratet på bakgrunn av denne informasjonen ikke i tilstrekkelig grad kan vurdere Side 5 av 6

25 om vilkårene for tilskudd er oppfylt, vil direktoratet ta dette opp med de kommunene det gjelder og eventuelt be om ytterligere rapportering. Utdanningsdirektoratet vil sammenstille denne informasjonen i en årlig rapport til Kunnskapsdepartementet. Hvis en tilskuddsberettiget skole vedtas nedlagt, eller det gjøres andre vedtak som har en større påvirkning på ungdomstrinnene hos en eller flere av de tilskuddsberettigede skolene, skal kommunen snarest informere Utdanningsdirektoratet om dette. Flytting av klasser eller trinn til en annen skole er eksempler på slike vedtak Resultatinformasjon Den årlige rapporten fra Utdanningsdirektoratet til Kunnskapsdepartementet skal inneholde en oversikt over utgangsnivået på antall lærerårsverk den enkelte skole hadde per. 1. oktober for skoleåret , samt totalt antall lærerårsverk skolen hadde pr. 1. oktober for henholdsvis skoleårene , , og fortløpende når disse tallene foreligger Regnskap Tilskuddsmottaker skal ikke sende inn særskilt regnskap for dette tilskuddet. 12. KRAV TIL ATTESTASJON FRA REVISOR Det kreves ikke attestasjon fra registrert eller statsautorisert revisor på bruken av tilskuddet. 13. KONTROLLRUTINER Som et ledd i saksbehandlingen skal Utdanningsdirektoratet kontrollere at søker er berettiget til tilskudd og at tilskuddsgrunnlaget i søknaden er korrekt angitt. Dette innebærer blant annet at søknaden kun omfatter skoler som omfattes av ordningen og at antall nye årsverk pr. skole er korrekt. Det kan ut fra risiko og vesentlighet foretas stikkprøver av opplysningene kommunene gir ved søknad om tilskudd. Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres tilfredsstillende. Utdanningsdirektoratet skal oppsummere resultatet av gjennomførte kontrolltiltak i direktoratets årlige tilskuddsrapport til departementet. Side 6 av 6

26 12/13 Elektronisk handel Oppstart av prosjekt Arkivsak dok. 13/ Arkivkode. 630 Saksbehandler Heidi Engestøl Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalget /13 2 Plan og økonomiutvalget /13 5

27 Knutepunkt Sørlandet PROSJEKTMANDAT FOR INNFØRING AV EHANDEL I KNUTEPUNKT SØRLANDET Prosjektleder John Ånon Jonassen Teamleder <navn> Prosjekteier Rådmannsutvalget ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Til behandling i J. Å. Jonassen økonominettverket Etter behandling i Ø-nettv. J. Å. Jonassen 1

28 1. BAKGRUNN 1.1. Innledning Knutepunkt Sørlandet har som mål å ta ut stordriftsfordeler og effektiviseringsgevinster gjennom samarbeid. Rådmannsutvalget har på denne bakgrunn satt i gang et prosjekt for å utrede gevinster ved samarbeid innen lønn- og regnskapsfunksjonene i kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Denne prosjektplanen omhandler delprosjektet Innføring av ehandel. Innkjøp av varer og tjenester utgjør om lag 500 mill. kr. årlig for kommunene i Knutepunkt Sørlandet (utenom Kristiansand). Dette utgjør % av de kommunale budsjettene. Bedre innkjøpsprosesser, kompetanse og systemer vil derfor gi betydelige gevinster som kan bidra til å styrke kommunenes primære oppgaver. Kommunene i Knutepunkt Sørlandet (unntatt Iveland) samarbeider i dag om innkjøp gjennom en felles innkjøpstjeneste hvor Kristiansand kommune er vertskommune for dette samarbeidet. Innkjøpssamarbeidet består av tilgang til felles inngåtte rammeavtaler og bistand til den enkelte kommune ved innkjøp. PWC hevder i en rapport at Knutepunkt Sørlandet har et meget stort innkjøpsvolum, og har relativt sett satt av lite ressurser til felles utvikling, måling og oppfølging. Deres anbefalinger er «Den overordnede anbefalingen er at man styrker den interkommunale innkjøpstjenesten og igangsetter tiltak for å fremme felles utvikling i Knutepunkt Sørlandet. Som siste del av presentasjonen viser er det store potensialer knyttet til kostnadsreduksjon og mer effektive arbeidsprosesser gjennom å gjøre dette. Anbefalingen er basert på at: Potensialet for videre utvikling i knutepunktet, og den enkelte kommune, ligger i å styrke arbeidet med de strategiske innkjøpsprosessene. Disse legger til rette for besparelser generelt og i den enkelte fagenhet, samt er en premissgiver for arbeid med felles systemløsninger og besparelser innen andre områder.» Kristiansand kommune har tatt i bruk ehandelsplattformen fra Difi. Kommunen har opparbeidet seg erfaring på innføring og bruk av løsningen. De øvrige kommunene har ikke tatt i bruk ehandelsløsningen Tidligere vedtak Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet satte i i gang et utredningsarbeid for å kartlegge eventuelle gevinster ved et utvidet samarbeid innen lønn og regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Prosjektet ble gjennomført med en forstudie og et forprosjekt. I rapporten heter det bl. a.: «Gjennom kartlegging av lønns- og regnskapsprosessene har vi sett at man kan realisere gevinster ved å se hele verdikjeden i en sammenheng. Innkjøp er en viktig del av verdikjeden knyttet til regnskap. Knutepunkt Sørlandet har en felles innkjøpstjeneste. Etablering av en samlet lønns- og regnskapstjeneste vil, som tidligere nevnt, bidra til å styrke kommunene overfor leverandørene. 2

29 Erfaringstall viser at ved konsolidering (stordriftsfordeler) kan man oppnå betydelige besparelser. Ytterligere gevinster kan oppnås ved blant annet elektroniske verktøy. Det er i de strategiske prosessene ( fra behovsspesifikasjon til kontraktsinngåelse ) kommunene som en felles aktør kan legge til rette for å få bedre betingelser fra leverandørene mens kommunene i de operative prosessene ( fra bestilling til betaling ) henter ut prosessgevinsten ved stor grad av automatisering og reduksjon i manuelt arbeid. For å realisere disse gevinstene må det stilles andre krav til bistand fra innkjøpstjenesten gjennom hele verdikjeden. Etter vår vurdering vil derfor en utvikling mot felles lønn- og regnskapsfunksjon også kunne bidra til å styrke den interkommunale innkjøpstjenesten. En helhetlig tilnærming på dette der verdikjeden sees under ett er helt avgjørende for gevinstene. Det anbefales at denne problemstillingen og gevinstpotensiale samt hvor og hvorledes gevinster kan tas ut vurderes nærmere som del av et hovedprosjekt.» Behandlingen av forprosjektet viste at det ikke var grunnlag for nå å gå videre med organisasjonsmessige endringer for kommunenes lønns- og regnskapsfunksjoner. Rådmannsutvalget ba om at det utredet samarbeidet innenfor følgende gevinstområder: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Effektivisering av arbeidsprosesser Bedre utnyttelse av IT-verktøy Systemer for gevinstrealisering Redusere sårbarheten i kommunene Økonominettverket gjennomførte en kartlegging av aktuelle tiltak og pekte ut følgende hovedområder/-prosesser som aktuelle. Anskaffelsesprosessen Leveranse og salg av tjenester Registrering av timer Registrering av fravær Vedlikehold av ansattinformasjon Det ble på denne bakgrunn satt i gang en fase 1 med følgende delprosjekter: Elektronisk fakturering Bruk av efaktura Registrering av variabel lønn innen skole Disse delprosjektene er i stor grad gjennomført og det settes i gang fase 2 med nye delprosjekter: Innføring av ehandel Innfordring i kommunene Fraværsregistring Rådmannsutvalget behandlet i sitt møte status felles innkjøpstjeneste i Knutepunkt Sørlandet. Innkjøpstjenesten bedt om å komme tilbake til rådmannsutvalget neste halvår for redegjøre for: 3

30 ny innkjøpsstrategi i Kristiansand kommune kostnadsbesparelser for kommunene etter nåværende felles innkjøpsordning potensial for kostnadsbesparelser og mer robust fagmiljø dersom kommunene konsoliderer innkjøpsprosesser i den interkommunale innkjøpstjenesten andre forbedringsmuligheter for den interkommunale innkjøpstjenesten, herunder gevinstmuligheter som følge av økt bruk av elektroniske verktøy og selvbetjeningsløsninger. I ettertid har prosjektplanen for oppfølging av samarbeid innen lønn og regnskap blitt vedtatt av rådmannsutvalget hvor forbedring av innkjøpsprosessene er ett delprosjekt Rammer for prosjektet Lover med tilhørende forskrifter som setter rammer for prosjektet Kommuneloven Lov om offentlig anskaffelse Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen. Følgende sentrale eksterne rammebetingelser er styrende for offentlige anskaffelser: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Aktuelle norske standarder Veileder til reglene om offentlige anskaffelser Veileder til miljø og regelverket for offentlige anskaffelser Veileder for etiske krav i offentlige anskaffelser Veileder til universell utforming i offentlige anskaffelser Eksterne dokumenter Prosjektstyringsdokumentasjon fra DIFI på prosjektveiviseren.no Interne dokumenter Innkjøpsstrategi for Kristiansand kommune Prosjektplan for fase 2 Lønn og regnskapsprosjektet Samarbeidsavtale om felles innkjøp Personalpolitiske retningslinjer ved omstilling 4

31 2. MÅL, HOVEDINNHOLD OG FORVENTEDE RESULTATER 2.1. Hovedprosjektets mål Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har effektive kommunale lønns- og regnskapsfunksjoner. Delmål hovedprosjekt: Redusere kostnader ved å jobbe mer effektivt Reduksjon i sentrale stabsfunksjoner Reduksjon i ytre enheter Redusere sårbarhet Øke felles kompetanse og derigjennom øke kvaliteten Øke kapasitet hos eksisterende arbeidsstokk Etablere «Vi-følelsen» 2.2. Delprosjektets mål Hovedmål Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har innen utgangen av 2014 god kompetanse, rutiner og systemer for innkjøp som bidrar til effektiv utnyttelse av kommunenes ressurser på en samfunnstjenlig måte. Delmål: Alle kommunene skal innen utgangen av 2013 ha en vedtatt innkjøpsstrategi for sin kommune. Alle kommunene skal innen 2. halvår 2014 tatt i bruk elektronisk handelsløsninger slik at arbeidsprossen fra bestilling til betaling skjer digitalt og sømløst. Alle ansatte som er involvert i innkjøpsprosesser skal innen utgangen av 2014 ha styrket sin kompetanse på innkjøp. Innen utgangen av 2014 skal alle kommunene i Knutepunkt Sørlandet effektivisert sine innkjøp ved at 5 % av innkjøpsvolumet skjer via elektronisk handel. Etter to år skal denne andelen ha økt til 20 % av innkjøpsvolumet Forventede resultater I følge DIFI vil innføring av ehandel kunne gi en gevinst på 2,5 7 % av innkjøpsvolumet. Antar vi at kommunene utenom Kristiansand har et totalt innkjøpsvolum på 500 mill. kr. pr år og 20 % av dette vil være ehandel, innebærer dette en gevinst i størrelsesorden 2,5 7 mill. kr. pr år. Gevinstene vil i følge DIFI være knyttet til Bedre innkjøp o Øke lojalitet til inngåtte avtaler o Sortimentsstyring o Øke forhandlingsstyrke 5

32 Mer effektive innkjøp o Effektiv arbeidsflyt o Effektiv kommunikasjon Sikre innkjøp o Sporbarhet. o Unngå ulovlige direkteanskaffelser. o Redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura). 6

33 3. ANGREPSVINKEL OG METODE FOR GJENNOMFØRING OMFANG AV ARBEIDET 3.1. Prosjektmetodikk DIFIs prosjektmetodikk for innføring av ehandel legges til grunn for prosjektet. Idéfase Formålet med idéfasen er å få fanget prosjektidéen om e-handel når den oppstår i virksomheten og få den beskrevet og viderebehandlet i de rette beslutningsorganer. I idéfasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Forberede presentasjon av e-handel for ledelsen Gjennomføre presentasjon Få godkjenning for analysefasen. Forstudie Formålet med forstudiet er å sikre et godt grunnlag for innføring av e-handel med utgangspunkt i en e-handelsanalyse. Analysen vil avdekke funn som gir grunnlag for fastsetting av mål og strategier ved innføring av e-handel. Forstudiet skal gi visjon og mål for prosjektet samt definere de gevinster prosjektet forventes å levere. Forstudiet skal etablere et solid fundament for hvorvidt det vil være en god idé å gjennomføre et e-handelsprosjekt eller ikke og hvordan prosjektet skal gjennomføres. I forstudiefasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Gjennomføre e-handelsanalyse Utarbeide innkjøpsstrategi for de kommunene som ikke har dette formalisert Presentere analyse og anbefalinger Få godkjenning for prosjektoppstart Forprosjekt Formålet med forprosjektfasen er å etablere en solid organisasjonsstruktur for prosjektet og et prosjektmandat må utarbeides. I forprosjektfasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Utarbeide prosjektmandat Få godkjenning for prosjektmandatet Design og utvikling Formålet med design og utviklingsfasen er å gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektplanen. I denne fasen vil man designe innkjøpsorganisasjonen i detalj i forhold til nye prosesser og roller. Hvis prosjektet også inkluderer anskaffelse av innkjøpsverktøy vil også det inngå som en del av denne fasen. Man vi i denne fasen måtte foreta tilpasninger og test av både organisatoriske og tekniske løsninger. 7

34 I design- og utviklingsfasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Gjennomføre prosjekt Detaljplanlegge Anskaffe, tilpasse og teste tekniske og organisatoriske løsninger. Implementering og overlevering Formålet med implementering og overlevering er å rulle ut e-handel som den prefererte bestillingskanal til virksomheten. I tillegg skal man sikre at mottakerorganisasjonen tar i mot leveransene fra e-handelsprosjektet på en formalisert og planlagt måte. I denne fasen skal man også sikre forankring for leveransene i mottakerorganisasjonen. I implementering og overleveringsfasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Utrulling og oppfølging Opplæring Organisatorisk og teknisk test Avslutning og overlevering Gevinstrealisering og evaluering Etter at e-handelsprosjektet har levert de avtalte leveransene, er formålet med gevinstrealisering og evaluering å sikre at virksomheten realiserer gevinster av prosjektet. Det bør også gjennomføres en evaluering av prosjektet så erfaring bygges opp til fremtidig prosjektarbeid. I gevinstrealisering og evalueringsfasen er det følgende hovedaktiviteter som skal gjennomføres: Måling og rapportering Vedlikeholde (feilretting, justering og forbedring) Forbedring Videreutvikling 8

35 4. HOVEDAKTIVITETER OG MILEPÆLSPLAN 4.1. Hovedaktiviteter Hovedaktivitet 4/12 1/13 2/13 3/13 4/13 1/14 2/14 3/14 4/14 1 Idefase 2. Forstudie 3. Forprosjekt 4. Design og utvikling 5. Implementering og overlevering 6. Gevinstrealisering og evaluering 2012 Hovedaktivitet JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 1 Idefase 1.1 Utarbeide prosjektmandat 1.2 Utarbeide kommunikasjonsplan 1.3 Arrangere temadag for ledere 1.4 Godkjent prosjektmandat 1.5 Etablere prosjektorganisasjon 1.6 Informasjon til kommunene 2013 Hovedaktivitet JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 2 Forstudie 2.1 Gjennomføre interessentanalyse 2.2 Kartlegging av innkjøp i kommune 2.3 Prosesskartlegging 2.4 Kartlegging av ikt-verktøy 2.5 Gjennomføre SWOT-analyse 2.6 Forslag til mål og strategier 2.7 Informasjon til kommunene 2.8 Godkjennelse av mål og strategi 2.9 Forslag til handlingsplan 2. Godkjennelse av rapport 10 3 Forprosjekt 3.1 Utarbeide revidert prosjektplan 3.2 Godkjennelse av revidert plan 3.3 Informasjon til kommunene 4 Design og utvikling 4.1 Etablere ny prosjektorganisasjon 4.2 Anskaffelse ehandelssystemer 4.3 Utarbeide ny fullmaktstruktur 4.4 Utarbeide prosess/rutinerbeskr. 4.5 Utarbeide opplæringsplan 4.6 Installasjon av programvare 4.7 Opplæring superbrukere 4.8 Tilpasning av innhold ehandel 9

36 2014 Hovedaktivitet JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES 4.7 Opplæring superbrukere 4.8 Tilpasning av innhold ehandel 4.9 Testing og aksepttest 4. Gjennomføre organisatoriske tilp Informasjon til kommunene Opplæring av brukere pilot Informasjon leverandører Implementering og overlevering 5.1 Pilotdrift 5.2 Opplæring brukere 5.3 Utrulling og oppfølging 5.4 Evaluering og korrigering 5.5 Rapportskriving 5.6 Godkjenning av prosjektrapport 6. Gevinstrealisering og evaluering 6.1 Måling 6.2 Vedlikeholde (feilretting, justering og forbedring) 6.3 Forbedring 6.4 Videreutvikling 4.2. Milepæler Milepælene er kontrollstasjoner i prosjektet som gjør at vi kan forsikre oss om at vi er på rett kurs. En milepæl beskriver hva vi skal ha oppnådd, ikke hvordan. Det skal være en beskrivelse av en tilstand prosjektet bør være i på et visst stadium av prosjektarbeidet. Beskrivelse av hva milepælen består av (tilstand) Ferdig dato Godkjennes av 1. Godkjenning av prosjektmandat Styringsgruppen 2. Godkjenning av rapport ehandelsanalyse/innkjøpsstrategi Styringsgruppen 3 Politisk vedtak om innkjøpsstrategi Kommunestyrene 4. Godkjenning av revidert prosjektplan Styringsgruppen 5. Godkjenning av aksetansetest Styringsgruppen 6. Iverksetting av pilotdrift Styringsgruppen 7. Iverksetting av utrulling til øvrige kommuner Styringsgruppen 8. Sluttrapport godkjennes Styringsgruppen 4.3. Konsekvenser for drift og forvaltning Organisatoriske konsekvenser Innføring av ehandel vil gi betydelige konsekvenser for hvordan man bestiller og betaler for en vare eller tjeneste. Dette innebærer endringer i hvilke fullmakter enkelte ansatte i organisasjonen har til å bestille varer og tjenester, attestere og anvise fakturaer. Det må innføres nye rutiner og kontrollmetoder. Kompetansemessige konsekvenser Innføring av ehandel innebærer at den innkjøpsfaglige kompetansen i kommunene må heves. Dette gjelder for de som skal være bestillere og for innkjøpskoordinatorfunksjonen i kommunene. På 10

37 grunn av nye rutiner og prosesser må det settes inn ressurser på opplæring i bruk av ehandelsløsningen og i de nye rutinene. Systemmessige konsekvenser Innføring av ehandel krever anskaffelse av et innkjøpssystem som er integrert med økonomisystemet og ehandelsplattformen. Leverandørene av øknomisystem leverer dette som tilleggsfunksjonalitet til dagens økonomisystemer. Det vil derfor ikke bli store systemmessige endringer. Alternativt kan kommuner med mindre innkjøpsvolum bruke innkjøpssystemet eordre som er integrert med ehandelsplattformen. Selve ehandelsplattofrmen er webbasert og krever ingen systemmessige endringer. Konsekvenser for innkjøpssamarbeidet Innføring av ehandel har i utgangspunktet ingen konsekvenser for samarbeidet. Hver kommune kan innføre løsningen på selvstendig grunnlag. Kostnadene ved innføringen vil bli mindre gjennom å samarbeide ved at man kan utnytte ressursene bedre og bruke samme metodikk i alle kommunene. I driftsfasen vil det være aktuelt å samarbeide om systemadministrasjon og superbrukerfunksjoner. 11

38 5. ORGANISERING 5.1. Prosjekteier og styringsgruppe Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet utgjør styringsgruppen for prosjektet sammen med to representanter for de tillitsvalgte. Styringsgruppen har det overordnede ansvar for prosjektets økonomi, fremdrift og resultatoppnåelse. Styringsgruppen skal ivareta balansen mellom helheten i prosjektet, den enkelte kommunes interesser og de ansattes rettigheter Prosjektledelse Intern prosjektleder vil være John Ånon Jonassen, rådgiver i sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet. Det kan være aktuelt med ekstern prosjektstøtte fra DIFI. PL har det operative utøvende ansvaret for prosjektet og skal blant annet: Lage prosjektplan og kvalitetssikre denne Innenfor prosjektrammen planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet Sørge for at styringsgruppen har et kvalitetssikret underlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter 5.3. Prosjektgruppe Prosjektgruppen settes sammen for å få tverrfaglig kompetanse inn i prosjektet. Dette er ikke en gruppe hvor representantene skal ivareta den enkelte deltakerkommunes interesser. 1 representanter fra Økonominettverket 1 representanter fra Arbeidsgivernettverket Leder av felles innkjøpstjeneste Evt. brukerrepresentanter eller tillitsvalgte 5.4. Arbeidsgrupper Det vil bli opprettet arbeidsgrupper på ulike tidspunkt i prosjektet. Eksempel på slike arrbeidsgrupper er innkjøpskoordinatorer i kommunene sammen med felles innkjøpstjeneste Referansegrupper Referansegruppene vil bli holdt løpende orientert gjennom sine ordniære møter. Prosjektet medfører ikke vesentlig økt ressurs- eller tidsbruk for disse gruppene. Aktuelle referansegrupper er o Økonominettverket o Arbeidsgivernettverket o IT-utvalget o Innkjøpsforum 12

39 5.6. Informasjons- og drøftingsplikt med lokale tillitsvalgte I følge hovedavtalen er det den enkelte kommune som har informasjons- og drøftingsplikt med de lokale tillitsvalgte. Det vises til Personalpolitisk omstillingsplan for Knutepunkt Sørlandet Politikernes rolle Prosjektet er et administrativt prosjekt hvor politikerne i Knutepunkt Sørlandet ikke har noen aktivt rolle. Styret i Knutepunkt Sørlandet orienteres ved oppstart av prosjektet og ved avslutning av prosjektet. I den grad prosjektet får organisatoriske eller budsjettmessige konsekvenser håndteres dette gjennom etablerte rutiner i den enkelte kommune. 13

40 6. BUDSJETT 6.1. Kostnader Direkte kostnader Sum Ekstern konsulentbistand Prosjektledelse Anskaffelse innkjøpssystem Innføring og opplæring innkjøpssystem Anskaffelse ehandelsplattform Tilpasning ehandelsplattform Reise, møter, kurs Kjøp av tjenester fra felles innkjøp Sum direkte kostnader Indirekte kostnader Sum Lønnsutgifter prosjektdeltakere Finansiering Direkte kostnader Sum Lillesand Birkenes Iveland Vennesla Songdalen Søgne DIFI Sum finansiering Det er lagt inn at prosjektledelse skal dekkes av deltaker kommunene etter innbyggertall. Eventuell støtte fra DIFI avklares på et senere tidspunkt. Indirekte kostnader dekkes av kommunene og sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet Planlagt ressursinnsats Forum Ant. personer Ant. møter Gj. snitt timer pr Sum timer møte Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Felles innkjøpstjeneste Innkjøpskoordinatorer Sum 1960 I tillegg kommer tidsbruk for andre berørte knyttet til opplæring m.m. I beregning av kostnader er det lagt til grunn en intern kalkulatorisk timepris på 500 kr. 14

41 7. KRITISKE SUKSESSFAKTORER / RISIKO 7.1. Risiko Innføring av ehandel er et omfattende prosjekt og vurderes til å ha høy risiko. En tommelfingerregel i slike prosjekter er at prosjektets risiko er 80 % knyttet til organisatoriske forhold og 20 % til tekniske forhold. Prosjektet vil endre arbeidsprosesser og fullmakter og kan derfor møte betydelig motstand blant de berørte. Det må derfor i stor grad fokuseres på endringsledelse, kommunikasjon, medvirkning, motivasjon og opplæring. Risikofaktorene i delprosjektet er for liten grad av forankring av prosjektet i kommunene undervurdering av kostnader og tidsbruk overvurdering av gevinster manglende system for måling av gevinster motstand mot endringer i kommunene undervurdering av kompleksiteten i prosjektet for liten fokus på opplæring og rutineendringer 7.2. Kvalitetssikring Måten prosjektet legges opp med ulike prosjektfaser er i seg selv en form for kvalitetssikring. Det er på denne måten mulig å stoppe prosjektet etter forprosjektet uten for store kostnader hvis prosjektet viser seg ikke å ha livets rett. Det er nødvendig med en sterk forankring av prosjektet hos rådmennene i kommunene samt at de ansatte trekkes inn i prosessen på en god måte. Det kanl være nødvendig å trekke inn ekstern kompetanse og ressurser for å sikre kvaliteten i prosjektet. 8. PROSJEKTSTYRING Prosjektleder rapporterer status for prosjektet månedlig til Økonominettverekt. Rapportering omfatter rapportering på: - Fremdrift - Kvalitet - Økonomi - Tekstlige kommentarer Rapportering til styringsgruppen skjer i forbindelse med overgang mellom faser i prosjektet. Prosjektdokumentene skal lagres på et eget Sharepointområde. Det opprettes et eget webområde for generell informasjon om prosjektet. 15

42 13/13 Behandling av rapport og søknad om nye stillinger Arkivsak dok. 13/ Arkivkode. 420 Saksbehandler Anne Cathrine Hodnemyr Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget /13 2 Plan og økonomiutvalget /13 3 Kommunestyret

43 Vennesla kommune Rapport Gjennomgang av barneverntjenesten RO oktober 2012

44 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING SAMMENDRAG RAPPORTENS OPPBYGGING KOMMUNENS OPPGAVER KVALITATIVE FUNN Funn fra spørreundersøkelsene Den samlede kompetansen i barnevernet Saksbehandlingsrutiner Kommunikasjon og samspill med brukere Samarbeidsrutiner med andre offentlige instanser KVANTITATIVE FUNN Kostnadseffektivitet Saksmengde i forhold til antall ansatte Rutiner for kjøp av eksterne tjenester, omfang av kostnad og kvalitetssikring av kompetanse ANBEFALINGER Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 2

45 1. Innledning Vennesla kommune har igangsatt et arbeid med å gjennomgå barnevernstjenesten. Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) har fått i oppdrag å bistå kommunen i forbindelse med dette arbeidet. Kommunen har i sin bestilling satt opp følgende punkter det ønskes svar på: Kvalitet: Den samlede kompetansen innen barnevernet. Saksbehandlingsrutiner. Kommunikasjon og samspill med brukerne. Samarbeidsrutiner med andre offentlige instanser. Effektivitet: Kostnadseffektivitet. Saksmengde i forhold til antall ansatte. Rutiner for kjøp av eksterne tjenester, omfang av kostnad og kvalitetssikring av kompetanse. Grunnlag for rapporten RO har i forbindelse med gjennomgangen benyttet kvantitative og kvalitative arbeidsmetoder. Som kvantitativ metode har RO tatt for seg ulike registerdata som KOSTRA 1, egne data fra kommunens fagsystem og statistikk fra Barne- og Likestillingsdepartementet. KOSTRA-tallene som er benyttet er de som ble innrapportert for driftsåret Tall fra kommunens eget fagsystem gjelder for periode Som kvalitativ metode har RO benyttet intervju og spørreskjema. Før intervjurunden ble det gjennomført et felles møte med alle saksbehandlerne i barnevernet. Etter fellessamlingen ble det gjennomført intervju med to og to saksbehandlere og ansatte med ansvar for merkantile funksjoner. Deretter ble representanter fra ulike samarbeidspartnere intervjuet. Disse intervjuene ble gjennomført gruppevis. Her deltok representanter fra skolene, pedagogisk psykologiske tenester (PPT), barnehagene (kommunale og private), helsestasjon/jordmor og fra psykisk helse. Til sammen deltok 16 personer. Det ble gjennomført samtaler med oppdragsgiver før og etter intervjuene. I tillegg ble det sendt ut spørreskjema til alle ansatte i barnevernet og til samarbeidspartnerne (se vedlegg 1 og 2). Målet med rapporten er å beholde det som er kvalitativt godt barnevernsarbeid og eventuelt å endre rutiner og arbeidsmåter der dette synes nødvendig, til blant annet det beste for barna og deres familie i Vennesla kommune. 1 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir informasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 3

46 I samråd med oppdragsgiver har RO valgt å sammenligne Vennesla med kommunene Frogn og Søgne, samt KOSTRA-gruppe 8 2, fylket og landet utenom Oslo. Frogn kommune tilhører samme KOSTRA-gruppe som Vennesla og er valgt fordi dette er en kommune som etter gitte kriterier ligner mye på Vennesla. Kriteriene som ble benyttet er; o Behov for barnevernstjenester (beregnet ved delindeksene og normerte vekter fra grønt hefte 2012). o Barn med undersøkelser ift. antall innbyggere 0-17 år (hentet fra KOSTRA, 2011-tall). o Antall barn i aldersgruppen 0-17 år (hentet fra KOSTRA, 2011-tall). o Folkemengde året 2011 (hentet fra KOSTRA, 2011-tall). Søgne er valgt fordi dette er en kommune Vennesla ofte sammenligner seg med. Søgne tilhører en annen KOSTRA-gruppe (7). 2. Sammendrag RO har gjennom intervjuene og tilbakemeldingen via utsendte spørreskjema generelt fått et godt inntrykk av barnevernstjenesten. Spesielt vil RO fremheve den positive situasjonen som barnevernet er i per dato. At barnevernstjenesten over en periode har hatt ustabilitet i ledelsen synes å ha fått preget tjenesten på en uheldig måte. Dette er nå et tilbakelagt stadium. Ny leder er på plass og har i løpet av den korte tiden hun har fungert i stillingen greid å få oversikt og klarstilt forhold som det nå arbeides med. Forhold som RO mener vil bidra til at barnevernstjenesten i enda større grad blir synlig. Tjenesten er inne i en positiv utvikling. Ut fra tilbakemeldingene synes det nå å herske enighet om at dagens bemanning, sett i forhold til dagens oppgaver synes overkommelig. RO vil tilrå at kommunestyret tar stilling til om stillinger som kommunen har fått ekstra midler til, og som per dato er besatt av vikarer, avklares så snart som mulig. For det første vil dette være av stor betydning for de som innehar disse stillingene og som nå har blitt kjent med jobben. En slik styrking vil etter RO sin vurdering også sette barnevernet i stand til på en enda bedre måte og «synliggjøre» seg overfor samarbeidspartnere, foresatte etc. Dette er viktig, da det finnes indikasjoner på gjennom tilbakemeldingene at ikke alle vet hva barnevernet står for, hvordan de jobber etc. Barnevernet bør ta opp til vurdering, i samarbeid med resten av Barn og familie, om de ikke skal innta en mer proaktiv holdning ved selv å ta initiativ til synliggjøring, framfor å respondere på andres initiativ. RO er av den mening at et mer synlig barnevern, spesielt overfor samarbeidspartnere vil bidra til å øke den gjensidige forståelsen for hverandre. Slik barnevernstjenesten fremstår i dag, er RO av den oppfatning at tjenesten har ansatte med god kompetanse. RO vil allikevel tilrå at barnevernet gjennomgår kompetansebruken. Noe som vil kunne bidra til ytterligere å kvalitetssikre tjenestetilbudene. Samarbeidet mellom de ulike teamene innen barnevernet kan med fordel forsterkes ytterligere. Spesielt gjelder dette mellom mottak/undersøkelse og tiltak. 2 KOSTRA-gruppe 8 representerer mellomstore kommuner med lave bundne kostnader per innbygger og middels frie disponible inntekter. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 4

47 Det kan synes som om at saksbehandlerne i for liten grad har vært opptatt av systemer. Det hevdes at «vår oppgave» er det barnevernfaglige. RO betrakter dette som et misforstått fenomen. Det å kunne bruke gjeldende fagsystem etc. er like nødvendig. Ikke minst for å sikre nødvendig dokumentasjon, statistikk, rett refusjon etc. Dettet forholdet er det nå tatt tak i. Tilgjengelig statistikk viser at det tidligere har forekommet en del tidsoverskridelser for undersøkelser av meldinger. Med dagens bemanning og systematisering av håndtering av meldinger, bør slike tidsoverskridelser kunne fjernes. Barnevernstjenesten har nå tilsatt flere saksbehandlere. Slik dette har fungert fram til i dag har dette synliggjort en manglende systematikk i opplæringen av de nye. Tjenesten bærer preg av et godt arbeidsmiljø (sammen med resten av Barn og familie). Det er bred enighet om at sammenslåingen slik det nå framstår, har vært vellykket. Dettet gjelder både de som inngår i etaten og blant samarbeidspartnere. Kommunikasjonen og samspillet med brukerne synes ut fra tilbakemeldingene fra samarbeidspartnerne og ansatte innen tjenesten å være god. Imidlertid er RO blitt gjort kjent med samspill som synes ikke å ha fungert. Det som da blir viktig er at det blir tatt tak i slike forhold for om mulig å forbedre kommunikasjonen / samspillet. Når det gjelder samarbeidsrutinene med andre offentlige instanser mangler RO tilbakemelding fra enkelte samarbeidspartnere. Imidlertid synes det å herske en oppfatning om at mye har bedre seg den senere tiden. Det er derfor viktig å klare ut hva som skal til for å sikre gode samarbeidsrutiner. Det betyr at partene må i fellesskap komme fram til hvilke rutiner som skal gjelde, deretter blir det opp til ansatte å følge disse. Ved avvik skal de korrigeres av leder. Flere av samarbeidspartnerne er av den oppfatning at det eksisterer gråsoner, det vil si at det kan være uklart hvem som har ansvar for hva. En åpen og gjensidig dialog vil bidra til å redusere en slik problematikk. Beregnet utgiftsbehov for barnevernet i Vennesla ligger 6 prosent over landsnittet og likt med egen KOSTRA-gruppe. Enhetskostnadene for KOSTRA-funksjon 251 (tiltak til barn som bor i sin opprinnelige familie) viser høye enhetskostnadene. Mens enhetskostnadene for KOSTRA-funksjon 252 (tiltak til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie) er mindre enn sammenligningskommunene. Andel undersøkelser i forhold til antall innbyggere i aldersgruppa 0-17 år viser at Vennesla ligger på samme nivå som sammenlignbare kommune, fylket og landet utenom Oslo. Kommunen har prosentvis noen flere barn med tiltak i forhold til andel innbyggere i samme aldersgruppe. Det fremgår av tilgjengelig statistikk at det ikke er noen vesentlig forskjell mellom Vennesla og sammenligningskommunene med henblikk på andel barn med undersøkelse eller tiltak i forhold til antall årsverk. Sett i forhold til utvikling over tid har Vennesla ligget på samme nivå de siste tre årene. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 5

48 3. Rapportens oppbygging Rapporten består av 4 hoveddeler. o Kapittel fire omhandler en beskrivelse av kommunens oppgaver for barnevernet. o Kapittel fem omhandler oppsummering av kvalitative funn. o Kapittel seks omhandler oppsummering av kvantitative data. o Kapittel syv omhandler RO sine anbefalinger. 4. Kommunens oppgaver Det overordnede målet for barnevernstjenesten er å sikre barn og ungdom nødvendig omsorg, trygghet og utviklingsmuligheter. RO har illustrert det statlig regionale barnevernets (Bufetats 3 ) og kommunenes oppgaver i henhold til barnevernloven i tabellen nedenfor. Tabell 4.1. Oppgavefordeling mellom stat og kommune Barnevernstjenesten i Vennesla kommune har ansvar for: Gjennomgang av meldinger Foreta barnevernundersøkelser Frivillige hjelpetiltak i hjemmet Utarbeide tiltaksplaner for alle tiltak Oppfølging og evaluering av tiltak Fatte akuttvedtak om midlertidig plassering av barn utenfor hjemmet Saksforberedelse for fylkesnemnda/ rettsinstanser Plassering og oppfølging av barn utenfor hjemmet Oppfølging av oppdragstakere Veiledning og oppfølging av fosterhjem Tilsynsansvar for fosterbarn som er plassert i Vennesla kommune av andre kommuner Utredning og tilrådning for adopsjon Forebyggende arbeid Det statlige regionale barnevernet (Bufetat) skal: Etablering og drift av institusjonsplasser for barn og unge Rekruttere og formidle fosterhjem Etter anmodning fra kommunen, bistå barnevernstjenesten ved plassering av barn utenfor hjemmet Sørge for at fosterhjemmene får nødvendig opplæring og generell veiledning Etablering og drift av MST-tjenesten, PMTO med mer 4 Bistå med forebyggende tiltak 3 Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat) forvalter det statlige barnevern. Bufetat består av fem regionale barnevernmyndigheter og en sentral barnevernmyndighet (Barne-, ungdoms-, familiekontor). Etaten har 26 regionale fagteam for barnevern. Fagteamene er kommunens kontakt til det statlige barnevernet. 4 MST- multisystemisk terapi er et behandlingstilbud for familier med ungdom med alvorlige atferdsvansker i alderen år. PMTO er et behandlingstilbud rettet mot familier med barn mellom 3 og 12 år som har alvorlige atferdsproblem. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 6

49 Kommunene har frihet til å organisere barnevernstjenesten ut fra lokale behov og forutsetninger, men organiseringen må legge til rette for at lovens krav ivaretas. I Vennesla kommune er barnevernstjenesten organisert inn under enhet for Barn og familie. Enheten skal samordne forebyggende og avhjelpende tiltak for barn og unge og deres familier slik at de riktige tiltakene kan settes inn så tidlig som mulig. På kommunes hjemmeside står følgende: «Barneverntjenesten har et spesielt ansvar for å følge nøye med i de forhold barn og unge i kommunen vår lever under. Ansvaret for å følge opp i barnevernssaker fordeles mellom kommunene og ulike statlige instanser. Barneverntjenesten skal bidra til å gi det enkelte barn gode levekår og utviklingsmuligheter ved hjelp av råd og veiledning, hjelpe- eller omsorgstiltak. Avdekke problemer så tidlig at barn og unge unngår varige problemer. Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunn for tiltak må barneverntjenesten undersøke forholdene. Dersom det viser seg at det er nødvendig skal barneverntjenesten fatte vedtak og iverksette tiltak for å bedre barnets omsorgssituasjon. Dersom det ikke er nødvendig henlegges saken». Tabell 4.2 viser en oversikt over antall meldinger og hvem som fremmet en bekymringsmelding. Tallene er for 2011 og perioden Hvem Mor / far foresatte Barnevernvakt Andre Naboer 7 6 Skole 29 8 Helsestasjon 6 4 Familie forøvrig 14 2 Andre offentlige instanser 9 9 Politi / lensmann 11 3 Barnevernstjenesten Barnehage 7 4 Lege / sykehus 5 7 PPT 3 1 Fritidsklubb / utekontakt 2 0 Barnet selv 7 1 Psykisk helsevern 9 3 Frivillige / idrettslag 1 1 Totalt 202 (7 meldinger er doble) 101 (1 melding er dobbel) Figur 4.1 under viser hvor mange tiltak som er rapportert inn til SSB (KOSTRA) for perioden Tallene for 2012 er hentet fra kommunens eget fagsystem og gjelder perioden Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 7

50 fram til 17. september. RO gjør oppmerksom på at det er en differanse på det som er innrapportert til SSB for 2011 og det som er overlevert RO fra fagsystemet. I KOSTRA er det innrapportert 127 barn funksjon 251 og 65 barn funksjon 252. Uttrekk fra fagsystemet viser 107 barn funksjon 251 og 46 barn funksjon 252. Figur 4.1 Antall tiltak funksjon 251 og 252 Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 8

51 Figur 4.2 viser saksgangen i barnevernet. Boksene merket (1) er drift av barnevernstjenesten, KOSTRA funksjon 244. Boks (2) beskriver tiltak til barn i opprinnelig familie, KOSTRA funksjon 251. Mens boks (3) beskriver tiltak til barn utenfor hjemmet, KOSTRA funksjon 252. Figur 4.2 Oppbygging av barnevernsstatistikken og saksgangen i barnevernet (2) Hjelpetiltak Tiltak til barn i opprinnelig familie (f 251) (1) Bekymringsmelding (f 244) (1) Undersøkelser (f 244) Tiltak Kostnad Melding som ikke fører til undersøkelse. Saken avsluttes Undersøkelser som ikke fører til tiltak. Saken avsluttes (3) Omsorgstiltak Tiltak til barn utenfor familien (f 252) Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 9

52 5. Kvalitative funn 5.1 Funn fra spørreundersøkelsene Oppsummering av spørreskjema Samarbeidspartnere RO ønsket å spørre ulike samarbeidspartnere om deres vurdering av ansvar for tjenestetilbudet innen barnevernet i Vennesla kommunen. RO hadde satt opp noen spørsmål som vi ba respondenten besvare gjennom et gradert spørreskjema i hvor stor grad spørsmålene stemmer med egen oppfatning. Dersom respondenten mente det RO spør om i stor grad var i overensstemmelse med egen oppfatning, skulle en krysse av i felt 5 eller 6 (svært stor grad). Dersom en mente det RO spurte om i liten grad samstemte med egen vurdering eller kjennetegn, skulle en krysse av i felt 1 eller 2 (svært liten grad). Det ble poengtert at det var viktig at kryssene ble satt inn i en rute og ikke f.eks. midt imellom to ruter. Dersom respondenten mente at et spørsmål var uaktuelt, skulle en krysse av i ruten uaktuelt. Følgene samarbeidspartnere har svart? 1 Skole 8 2 Helsetjenester for barn og unge 1 Funksjon: ikke anført 3 PPT 1 4 Barnehage 7 5 NAV 6 Lege 7 Psykisk helse 1 8 Politi 9 BUP 2 10 Bufetat 11 Annet Sted: ikke anført Totalt ble det sendt ut 26 spørreskjema. RO mottok 20 skjema som var besvart, noe som utgjør 77 prosent. Ikke alle svarte på alle spørsmålene. Det vil si at noen besvarelser kun har 18 og 19 respondenter. Alle målgruppene over fikk tilsendt skjemaet. Ikke alle fylte ut hvilken funksjon og stedet de representerte. RO har derfor ikke anført dette. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 10

53 1. En åpen og tilgjengelig tjeneste Her spurte vi om respondentens vurdering av tjenestens tilgjengelighet og åpenhet ovenfor brukere og samarbeidspartnere. I hvilken grad Svært liten grad Svært stor grad Uakt uelt mener du at det er lett for brukerne å kontakte barneverntjenesten? mener du at det er lett for samarbeidspartnerne å kontakte barneverntjenesten? mener du at brukerne er fornøyd med tjenestene fra barnevernet? opplever du at informasjonsarbeidet om barnevernet er 3 tilfredsstillende? er barneverntjenesten synlig for brukerne? er barneverntjenesten synlig for deg som samarbeidspart? kan samarbeidspartnere ringe barneverntjenesten og diskutere saker anonymt? Kommentar: Av de som har svart er det et flertall som mener at barnevernet er åpent og tilgjengelig. Når det gjelder spørsmål 4 og 5 som handler om hvor synlig barnevernet er, synes det at flertallet er av den oppfatning at barnevernet ikke er synlig nok. 2. Samarbeid med barnevernet i Vennesla Her spurte vi om respondentens vurdering av samarbeidet mellom barneverntjenesten og ulike instanser. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad Uakt uelt barnevernet og din etat har en felles forståelse når det gjelder å skape gode tjenester til brukerne? din etat samarbeider godt med barneverntjenesten i enkeltsaker? din etat samarbeider godt med barneverntjenesten generelt? du har tilstrekkelig oversikt over hvilke tjenester barnevernet kan yte? det finnes gråsoner som ingen tar ansvar for? måten barnevernet er organisert på er gjort kjent for deg? barneverntjenesten fungerer godt som koordinator for ulike instanser? det finnes faste fora/strukturer som ivaretar samarbeidet? Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 11

54 Kommentar: Av de som har svart er det et flertall som mener at de samarbeider godt med barnevernet. Av besvarelsene kan det se ut som måten barnevernet er organisert på ikke er godt nok kjent. Halvparten mener at det i svært stor grad finnes gråsoner. Av besvarelsene kan det se ut som det mangler faste fora eller strukturer som ivaretar samarbeidet. 3. God kompetanse i fagfeltet Her spurte vi om respondentens sin vurdering av kompetansen i fagfeltet. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad Uakt uelt ansatte i barnevernet har relevant kompetanse? barneverntjenesten har bidratt til å styrke fagmiljøet innen tjenestene til barn og unge? barneverntjenesten er godt rustet til å møte utfordringer? ansatte i barneverntjenesten har nok kompetanse i forhold til målgruppen? Kommentar: Av de som har svart er det et flertall som mener at ansatte har relevant kompetanse og at de er rustet til å møte utfordringer. Flere har anmerket at de ikke har grunnlag for å svare på disse spørsmålene og har derfor svart uaktuelt. 4. Fokus på forebygging Her ba vi respondentens vurdering av om det er en aktiv forebyggende innsats i forhold til generelt barne- og ungdomsarbeid, samt forebyggende barnevern. I hvor stor grad mener du at barneverntjenesten er god til å formidle hva barnevernets oppgaver er? -barneverntjenesten deltar i det generelle forebyggende barne- og ungdomsarbeidet? -barnevernet bidrar til at fokus er på forebyggende arbeid? -det er fokus på forebyggende arbeid i forhold til barn og unge i kommunen? Svært liten grad Svært stor grad Uakt uelt Kommentar: Av de som har svart er det et klart flertall som mener at Vennesla kommune har fokus på forebyggende arbeid blant barn og unge. Ut fra svarene kan det synes som at respondentene mener at barnevernet ikke deltar godt nok i det generelle forebyggende arbeidet. Det synes også å være en oppfatning om at barnevernet ikke har vært god nok til å formidle hva deres oppgaver er. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 12

55 5. Effektivitet i saksbehandling, samt habilitet og rettssikkerhet Her spurte vi om respondentens vurdering av om saksbehandlingen i barneverntjenesten oppleves som effektiv og om habilitet og rettssikkerhet er ivaretatt. I hvilken grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad Uakt uelt barneverntjenesten overholder fristen i forhold til behandling av bekymringsmeldinger? barneverntjenesten overholder fristen i forhold til undersøkelser? tiltaksplanene er gode nok slik at effekten av tiltak kan måles? barneverntjenesten er god på å kvalitetssikre den enkelte saken? brukerne er deltakende og ivaretatt i saksbehandlingen? vurdering av hjelpebehov bygger på godt faglig skjønn? riktig tiltak er iverksatt? eksisterende tiltak er gode nok? Kommentar: Av de som har svart er det flere som er av den oppfatning om at frister for behandling av bekymringsmeldinger og undersøkelser ikke er god nok. Flere er også av den oppfatning om at tiltaksplanene ikke er gode nok for å måle effekten av tiltaket. Det samme kan synes å gjelde kvalitetssikring av enkelt saker. Når det gjelder om riktig tiltak er iverksatt eller om eksisterende tiltak er gode nok er det et flertall som mener i liten grad eller ok. 32. Her ba vi respondenten notere ned annet som kunne være relevant i forhold til evalueringen av barneverntjenesten i Vennesla. o Bygge bedre rutiner/kultur for kommunikasjon og samarbeid. Hvilken informasjon skal gis, hvem skal gi informasjonen, ønske om samarbeid. Dette må det etableres systemer/rutiner for slik at det ikke er avhengig av enkeltpersoner hva som blir gjort. o En gir uttrykk for at mange gjør en kjempeflott jobb, men savner noe på det organisatoriske. Gjennomføring og ledelse av ansvarsgruppemøter er uklar. Bytting av saksbehandler og hvor tidligere dokumentasjon ikke var arkivert. Beskjed om at «en bekymringsmelding ikke er nok». Blir oppfattet som rutinesvikt. o Mener å ha hørt av frustrerte forelder at det er vanskelig å få kontakt med saksbehandler. o o Savner oversikt over de ulike teamene innen barnevernet, slik at vi lettere kan ta kontakt for å rådføre oss i enkeltsaker. o De ulike etatene som jobber med barn i kommunen (barnehage, skole, helsestasjon, PPT, barnevern) burde bli bedre på å samarbeide til beste for barna. o Min opplevelse av barnevernet er dessverre ikke så bra, men jeg håper at denne undersøkelsen kan være med å finne forbedringspotensialet. o Savner tilbakemeldinger underveis på saker vårt tjenestested er involvert i, og vi etterspør veiledning i saker som barnevernet har gått inn i. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 13

56 o En uttaler at i fbm en enkeltsak har vedkommende mistet mye av tilliten til barnevernet. Sitter tilbake med en avmaktsfølelse atter gjentatte ganger har tatt kontakt og purret på hjelp til en enkelt person. o Opplever at saksbehandlere har alt for mange saker å ta seg av, slik at de ikke har tid til å gå skikkelig inn i den enkelte saken. o Vet lite tross lang kommunal fartstid. Får ofte ikke tilbakemeldinger på hva som skjer i saker, har nesten ikke sett en tiltaksplan. o Melder kun saker for å gjøre sin plikt, har ikke forventninger om at barnet blir ivaretatt eller om at vi får vite noe. o Savner at barnevernet tar kontakt i forhold til nye fosterbarn som er hos oss. Dette er kanskje noe den enkelte kommunen som fosterbarnet kommer fra som er ansvarlig? o Vi sendte bekymringsmelding for et barn for lenge siden, det ble raskt satt i gang møter med alle parter, så det var positivt samarbeid på alle måter i denne saken. Det vi savnet, var at da saken ble avsluttet og forholdene for øyeblikket var bra, da kunne vi tenkt oss barnevernet hadde fulgt opp saken og kunne tatt kontakt med oss og hjemmet etter en tid for å høre hvordan det gikk. I stedet for at vi eventuelt å melde en ny bekymring. o Når en kommer opp i en sak som en må melde til barnevernet, får en god oppfølging og informasjon. Barnevernet burde vært mere ute hos oss og informert personalet om hvordan de jobber og vår plikt til å melde. o Kanskje noen fra barnevernet burde vært med på noen tverretatlige møter. I dag er det med faste ansatte fra skole, PPT og helsesøster. Det hender at en på disse møtene vurderer om en skal melde saker til barnevernet. o Vi har gjennom årene hatt blandede erfaringer med barnevernstjenesten. Vi har imidlertid sett en merkbar positiv utvikling det siste året. Oppsummering av individuelt spørreskjema Ansatte innen barnevernstjenesten Totalt ble det sendt ut 12 skjema. Retur 12 det vil si 100 prosent besvarelse. RO hadde utarbeidet noen spørsmål som vi ba ansatte besvare gjennom en gradering i hvor stor grad spørsmålene stemmer med sin oppfatning. Dersom den ansatte mente at det RO spurte om i stor grad var i overensstemmelse med egen oppfatning, ble det krysset av i felt 5 eller 6 (svært stor grad). Dersom en mente det RO spurte om i liten grad samstemte med egen vurdering eller kjennetegn, krysset en av i felt 1 eller 2 (svært liten grad). Det ble poengtert at det var viktig at kryss ble satt inn i en rute og ikke f.eks. midt imellom to ruter. Dersom en mente at et spørsmål var uaktuelt for en, skulle en krysse av i ruten uaktuelt. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 14

57 1. En åpen og tilgjengelig tjeneste Her ønsket vi den ansattes vurdering av tjenestens tilgjengelighet og åpenhet ovenfor brukere og samarbeidspartnere. I hvilken grad Svært liten grad Svært stor grad mener du at det er lett for brukerne å kontakte barneverntjenesten? mener du at det er lett for samarbeidspartnerne å kontakte barneverntjenesten? opplever du at brukerne er fornøyde med tjenestene? opplever du at informasjonsarbeidet om barneverntjenesten er tilfredsstillende? er barneverntjenesten synlig ovenfor brukerne? er barneverntjenesten synlig ovenfor samarbeidspartnere? mener du samarbeidspartnere ringer for å diskutere saker anonymt med dere? Kommentar: Et flertall av de ansatte opplever at barnevernet er åpen og tilgjengelig. Imidlertid kan det se ut som at flere mener at informasjonsarbeidet om barnevernstjenesten kunne vært bedre. 2. Samarbeid med andre hjelpeinstanser/samarbeidspartnere Her ønsket vi den ansattes vurdering om samarbeid mellom barneverntjenesten og ulike instanser. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad barneverntjenesten og samarbeidspartnere har en felles forståelse når det gjelder gode tjenester til brukerne? du samarbeider godt med samarbeidspartnere i enkeltsaker? du samarbeider god med samarbeidspartnerne generelt? du har oversikt over hvilke tjenester som samarbeidspartnerne kan yte? samarbeidspartnerne er tilgjengelig for deg? det finnes gråsoner som ingen tar ansvar for? barneverntjenesten fungerer godt som koordinator for ulike instanser i en sak? finnes det faste fora/strukturer som ivaretar samarbeidet? Kommentar: Generelt kan besvarelsene tyde på at ansatte innen barnevernet er av den oppfatning at de samarbeider godt med andre hjelpeinstanser/samarbeidspartnere. Men besvarelsene kan også tyde på et forbedringspotensial. Uakt uelt Uakt uelt Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 15

58 3. God kompetanse i fagfeltet Her ønsket vi den ansattes vurdering av kompetansen i fagfeltet. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad du har nok faglig kompetanse til å utføre dine arbeidsoppgaver med tilstrekkelig kvalitet? du har tilstrekkelig kompetanse til å yte tjenester på en ressurseffektiv måte? du er godt rustet til å møte utfordringer? du har nok kompetanse i forhold til målgruppen? Kommentar: På spørsmål om egen kompetanse innen fagfeltet har en halvpart vurdert den til ok og den andre som svært bra. 4. Fokus på forebygging Her ønsket vi den ansattes vurdering om det er en aktiv forebyggende innsats i barneverntjenesten både i forhold til generelt barne- og ungdomsarbeid i kommunen og etter barnevernsloven. I hvor stor grad mener du at... Svært liten grad Svært stor grad barneverntjenesten er god til å formidle hva barneverntjenestens oppgaver er? barneverntjenesten arbeider for å forebygge omsorgsovertakelser? barneverntjenesten deltar i det generelle forebyggende barne- og ungdomsarbeid i kommunen? samarbeidspartnerne arbeider forebyggende? Kommentar: De ansattes tilbakemelding kan indikere at de ikke er gode nok til å formidle hva barnevernstjenestens oppgaver er. Et flertall mener at de arbeider for å forebygge omsorgsovertakelser. Likeså at de deltar i det generelle forebyggende barne- og ungdomsarbeid som finnes i kommunen. De er også av den oppfatning at samarbeidspartnerne arbeider forebyggende. Uakt uelt Uakt uelt Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 16

59 5. Effektivitet i saksbehandling, samt habilitet og rettssikkerhet Her ønsket vi den ansattes vurdering av om saksbehandlingen i barneverntjenesten er effektiv og om habilitet og rettssikkerhet er ivaretatt. I hvilken grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad barneverntjenesten overholder fristen i forhold til behandling av bekymringsmeldinger? barneverntjenesten overholder fristen i forhold til undersøkelser? tiltaksplanene er god nok slik at effekten av tiltak kan måles? barneverntjenesten er god på å kvalitetssikre den enkelte saken? brukerne er deltakende og ivaretatt? vurdering av hjelpebehov bygger på godt faglig skjønn? vurderer du at riktig tiltak er iverksatt? vurderer du at eksisterende tiltak er gode nok? 9 3 Kommentar: Et klart flertall mener at de overholder fristene for behandling av bekymringsmeldinger. Det samme gjelder for undersøkelser. Ansatte mener også at tiltaksplanene er så gode at effekten kan måles. Når det gjelder kvalitetssikring av den enkelte saken, mener flertallet at denne er ok. De mener også brukerne er deltakende og blir ivaretatt. Uakt uelt 6. Rekruttere og beholde godt kvalifisert personell Her ønsket vi den ansattes vurdering av om interkommunalt samarbeid om barnevern har hatt betydning for å rekruttere og beholde godt kvalifisert personell. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad du vil anbefale andre fagpersoner å arbeide i barnevernet i Vennesla? det er et sterkt fagmiljø i barneverntjenesten? det er sannsynlig at du jobber her om 5 år? Kommentar: Et klart flertall vil anbefale andre fagpersoner å arbeide innen barnevernet i Vennesla og at de har et sterkt fagmiljø. Over halvparten mener det er stor sannsynlighet for at de jobber i barnevernet i Vennesla om 5 år. Uakt uelt Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 17

60 7. Organisasjon, ledelse og arbeidsmiljø Her ønsket vi den ansattes vurdering av organisasjon, ledelse og arbeidsmiljø. I hvor stor grad mener du at Svært liten grad Svært stor grad Organisasjon tjenesten er hensiktsmessig organisert? tjenesten er organisert på en måte som gjør at ressursene brukes mest mulig effektivt? du arbeider målrettet i ditt daglige arbeid? tjenesten har en fleksibel oppgavefordeling? Ledelse 39. -ansatte blir behandlet på en rettferdig og likeverdig måte? du blir «sett»? du får interessante utfordringer? du har deltatt i utviklingen av tjenesten dine rettigheter som ansatt blir ivaretatt? Arbeidsmiljø 44. -arbeidsmiljøet er preget av trygghet? arbeidsmiljøet er preget av humor? du selv bidrar til et godt arbeidsmiljø? det er gode relasjoner mellom deg og dine kolleger? dine arbeidskollegaer gir anerkjennelse for den jobben du gjør? du gir dine arbeidskollegaer anerkjennelse for den jobben de gjør? dere har evne og vilje til å løse oppgaver i fellesskap? det er stort arbeidspress? du har god faglig støtte? du trives som ansatt i barneverntjenesten i Vennesla? Kommentar: RO har valgt ikke å kommentere tilbakemeldingene ut over at de fleste synes å være fornøyd med hvordan tjenesten er organisert, ledelse og arbeidsmiljøet. Uakt uelt 54. Her ønsket vi å få fram annet som kunne være relevant i forhold til evalueringen av barneverntjenesten i Vennesla som den ansatte ønsket å kommentere? o Bruker lang tid på å sette meg inn i hvilke samarbeidspartnere vi har ut over egen enhet. o Synes opplæring av nye kunne vært mer systematisk og grundig for å unngå at ansatte spriker i fht hvordan de utfører jobben. o Klienter sier det er stor forskjell på saksbehandlere. o Det tar tid å bli trygg på sitt ansvarsområde og egen rolle i en så krevende jobb. o Vi bør bli et tydeligere barnevern. Hvor vil vi gå videre. o Opplevelse at det er utfordrende å skulle jobbe godt inn i familier med potensial når økonomi blir avgjørende for valg av tiltak. De beste tiltakene er dyre her og nå, men en investering for framtiden. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 18

61 5.2 Den samlede kompetansen i barnevernet Vennesla kommune har vertskommuneansvar for barnevernstjenesten i Iveland kommune. Barnevernstjenesten har totalt 14,8 årsverk inklusive merkantilt personell. Merkantilt personell utgjør 1,5 stilling. Per dato er 4,9 årsverks besatt med vikarer. Av disse er 2,7 årsverk (Vennesla 2,2 årsverk og Iveland 0,5 årsverk) som kommunene har fått i forbindelse med den nasjonale satsingen for å styrke barnevernet. RO mener det er viktig å få avklart den videre bruken av disse stillingene. Barnevernet er organisert med egen barnevernleder. Nåværende leder har nylig begynt i stillingen og har etter kort tid satt fra seg «gode fotspor». Slik RO ser det, har Vennesla kommune godt kvalifiserte og dyktige medarbeidere i barnevernstjenesten. Ansatte har god fagkompetanse og har en klar målsetning om å yte det beste for barnet og for deres familie. Barnevernet har i en lengere periode vært preget av en viss turnover i saksbehandlerstillingene. Det har også vært ustabilitet i lederstillingen. Etter RO sine vurderinger, har dette fått prege tjenesten. Blant annet ved at ansatte har lagt opp egne praksiser, det vil si at den overordna systematikken i tjenesten har kommet litt i bakgrunn. Saksbehandlerne har hatt fokus på barnevernfaglige gjøremål og i for liten grad driftsinterne forhold. Nytilsatte/vikarer har blitt tatt i mot på en god måte. Det har imidlertid manglet et systematisk godt opplæringsprogram. Noe som har ført til at nye medarbeidere delvis har måttet finne ut av ting på egen hånd, men med beskjed om at det er bare og spørre. Nye medarbeidere meddeler at de føler seg velkommen og blir godt ivaretatt tross noe manglende systematisk opplæring. Det er bred enighet om at barnevernet nå har en bemanning som gjør det mulig å følge opp saker på en god måte. Tidligere opplevde de ansatte at bemanningen var for liten og at de ikke hadde nok tid til alle gjøremål. Ansatte har ulik erfaring, noen har lang fartstid mens andre har kort fartstid. RO er av den formening at tjenesten med fordel kunne ha utarbeidet en oversikt over hvilken kompetanse, gjelder formal- og realkompetanse, en har til rådighet. Og eventuelt hvor kompetansen er mangelfull. Dette vil bidra til på en god måte å sikre et barnevern som faglig er «rustet» for tida som kommer. Barnevernet har fram til nå kjøpt noen tjenester fra Næromsorg Sør som er en privat bedrift. Deres barneverntiltak er døgnbasert og kan være et alternativ til institusjonsplassering eller til et hjemmebasert tiltak. De arbeider parallelt med barna/ungdommen og foreldrene ved at de alltid har to miljøterapeuter tilgjengelig samtidig. Pr. dato har barnevernet 3-4 avtaler med Næromsorg Sør. Det kan vurderes om ikke de metodeprinsippene som Næromsorg Sør benytter kunne vært ivaretatt av kommunens egne ansatte, eventuelt i samarbeid med andre kommuner. Når RO vurderer den samlede kompetansen i barnevernet, ser vi også på hvordan samarbeidet med øvrige fagområder fungerer. I første omgang gjelder dette fagområdene som har barn og ungdom som målgruppe. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 19

62 Barnevernet inngår i en felles enhet som arbeider samordnet med forebyggende og avhjelpende tiltak for barn og unge og deres foreldre. Målet er at riktige tiltak kan iverksettes så tidlig som mulig. Slik RO har fått presentert enheten vil vi gi ros for det samholdet som synes å prege enheten. Alle som RO har vært i kontakt med, er av den oppfatning at samarbeidet, både det formelle og det uformelle har blitt vesentlig bedre etter at enheten ble samlet. Dette er en oppfatning som også støttes av enheter utenfor Barn og familie. 5.3 Saksbehandlingsrutiner Nytilsatt leder har på kort tid tatt tak i flere av utfordringene tjenesten har stått overfor. Blant annet bruk av fagsystemet (Familia). RO opplever at ansatte så på ulike typer registreringer etc. som noe byråkratisk, som fort ble nedprioritert til fordel for arbeid mot målgruppen. En annen forklaring kan være at tjenesten ikke har hatt et obligatorisk opplegg for opplæring i bruk av fagsystemet. RO har ingen holdepunkter for å mene at manglende bruk av saksbehandlersystemet har ført til dårligere tjenester. Det det først og fremst har gått ut over er manglende systematikk, mulig usikkerhet rundt statistikk og refusjoner. Dette er forhold nytilsatt leder NÅ har tatt tak i på en forbilledlig måte. Det er enighet om at i henhold til innrapporterte data til SSB har kommunen slitt med lang saksbehandlingstid (se figur 6.7). Hittil i år har barnevernet hatt 2 tidsoverskridelser. Det er viktig at tjenesten finner fram til årsakssammenhengen til slike tidsoverskridelser, for deretter å etablere system som for framtiden skal forhindre disse. Barnevernet er organisert i tre team; en for mottak og undersøkelse, en for tiltak og en for barn under omsorg. Selv om det har blitt en klar bedring, kan det fortsatt være en del å hente ved å få teamene til å samarbeide enda mer. Spesielt gjelder dette mottak og undersøkelse og tiltak. Barnevernet rapporterer at de har system for evaluering av tiltak som blir iverksatt. Slike evalueringssystem er helt nødvendig for å kunne arbeide kontinuerlig med forbedring. Dette gjelder også der en «samarbeidspartner og eller «melder» ikke er fornøyd med hvordan en sak håndteres. Ved å avsette nødvendig tid til slike oppklaringsrunder, vil unødvendige mishagsytringer kunne reduseres. 5.4 Kommunikasjon og samspill med brukere Det har ikke vært mulig å få sjekket ut direkte samspill med brukerne av barnevernet. RO sine vurderinger baserer seg på uttalelser hentet fra ansatte i barnevernet og fra samarbeidspartnerne. RO har et inntrykk av at tjenesten kommuniserer godt med brukerne. Mange av samarbeidspartnerne er også av den oppfatning at mange har tillit til barnevernet. Imidlertid er det eksempler på at kommunikasjonen mellom barnevernets saksbehandlere og aktuell samarbeidspartner ikke har vært god nok. På spørsmål om dette skjer ofte så svares det benektende. Ut fra de opplysningene RO har fått tilgang til, betrakter vi slike hendelser mer som enkeltepisoder. Allikevel er det viktig at det settes av tid til å gjennomgå slike saker når de oppstår. Dette for å etablere, eventuelt forbedre samhandlingsrutinene overfor brukerne. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 20

63 5.5 Samarbeidsrutiner med andre offentlige instanser RO har et inntrykk av at samarbeidspartnerne mener at Vennesla har et barnevern som fungerer godt. Flere av respondentene mener egen tjeneste samarbeider generelt godt med barnevernet. Gjelder også i enkeltsaker. Og at det er en felles forståelse mellom barnevernet og egen tjeneste når det gjelder det å skape gode tjenester for brukerne. Det betyr ikke at det alltid er som det burde være etter samarbeidspartnernes vurderinger. Noe av uenigheten kan skyldes manglende forståelse for den rollen eller myndigheten barnevernet har. Uansett, tilbakemeldingene kan indikere at det har eksistert noen «privatpraktiserende system» hos ansatte. System som har fått utvikle seg over en periode hvor tjenesten ikke har hatt fast eller tydelig nok ledelse. Stikkord som går igjen: Pluss Mye positivt God kontakt Flink til å informere Kjenner rutinene for meldinger Kan diskutere saker anonymt God innsats av kommunen når det gjelder levekår for barn og unge Bruk av samtykkeskjema Organisering - Barn og familie Bedre forståelse for hverandres rolle Minus Ulik erfaring med oppfølging av vedtak Opplever at det noen ganger tar lang tid fra en sak er meldt til en får tilbakemelding Ledelse av ansvarsgruppemøter (slik de fungerer i dag) Hvordan blir tiltak ivaretatt av Næromsorg Sør evaluert? Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 21

64 6. Kvantitative funn For den kvantitative analysen bruker RO tall fra Kommune-, stat rapportering (KOSTRA) for rapporteringsåret I tillegg til tall hentet ut av KOSTRA for året 2011, vektlegger RO en tidsseriedesign som ser på utvikling over tid. I analysen er tidsdesignet avgrenset til perioden 2007 til Figur 6.0 Behov i barnevern. Beregnet utgiftsbehov for barnevern i prosent av landets utgiftsbehov, samlet og fordelt på behovskriteriene for barnevern Beregnet utgiftsbehov for barnevern i Vennesla tilsvarer 106 prosent av landets behov. Det vil si 6 prosent over landets behov. Vennesla og KOSTRA-gruppa har det samme behov for barnevern. Søgnes behov ligger 13 prosent over landssnittet. Frogn 5 prosent og gjennomsnittet for fylket 7 prosent over landets gjennomsnitt. 6.1 Kostnadseffektivitet For analyse av kostnadseffektivitet legger RO til grunn følgende definisjon av begrepet produktivitet. Med produktivitet mener RO forholdet mellom den målbare ressursinnsatsen (input) som går med i produksjonen (output) av kommunale tjenester. Tradisjonelt operasjonaliseres produktivitet som output delt på input, dvs. et mål på hvor mye output man får for hver enhet input. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 22

65 I analysen legger imidlertid RO vekt på kostnadssiden ved produksjonen av barnevernstjenester og bruker produktivitet operasjonalisert som enhetskostnader, dvs.: Enhetskostnader er et mål på hvor mye det koster å produsere en enhet output. I analysen vil lave enhetskostnader bety høy produktivitet og dermed en kostnadseffektiv drift av barnevernet. Kostnadseffektivitet er derfor et relativt begrep som må sees i forhold til enhetskostnadsutviklingen for Vennesla over tid (tidsseriedesign) og i forhold til sammenlignbare kommuner og ulike aggregerte data (KOSTRA -gruppe, fylke og landet hvor Oslo holdes utenfor). Enhetskostnader i barnevernet knyttes opp mot tiltak i opprinnelig familie (KOSTRAfunksjon 251) og tiltak til barn utenfor opprinnelig familie (KOSTRA funksjon 252). I analysen av barnevernstjenesten i Vennesla har RO brukt brutto driftsutgifter til barn som bor i sin opprinnelige familie (f 251) og brutto driftsutgifter til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie (f 252) som innsatsfaktorer (input, input er justert for 2011 kroner). På output siden anvender RO antallet barn på de to ulike tiltakene (hhv. f 251 og f 252). I det følgende ser RO på utviklingen av enhetskostnader i Vennesla for f 251 og f 252 over tid (for intervallet ) og i forhold til sammenlignbare kommuner (Frogn og Søgne) samt aggregerte tall for KOSTRA- gruppen Vennesla sorteres under, fylket (Vest-Agder) og landet for øvrig (med Oslo holdt utenfor). Også sammenligningen med kommunene og de aggregerte tallene foreligger som tidsserie ( ). Enhetskostnader i forhold til barn som bor i sin opprinnelige familie (f 251). Vennesla har vesentlig høyere enhetskostnader innenfor tiltak i opprinnelig familie (f 251) sammenlignet med kommunene Frogn og Søgne for rapporteringsåret Tilsvarende finner RO at Vennesla i forhold til aggregerte tall på KOSTRA- gruppe-, fylkes- og landsnivå har høye enhetskostnader. Videre viser resultatene fra analysen at Vennesla har for perioden 2007 til 2011 hatt vesentlig høyere enhetskostnader vis-a-vis sammenligningskommunene samt KOSTRA gruppen, fylket og landet (Oslo holdt utenfor). Utviklingen i enhetskostnader for tiltak i opprinnelig familie (f 251) fra 2007 til 2011 er beregnet til å være på 60,5 %. Tilsvarende tall for Frogn og Søgne er hhv. 8,7 % og 2 %. Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 23

66 Figur 6.1 Brutto driftsutgifter pr. barn i opprinnelig familie (KOSTRA-funksjon 251, i 2011-kroner) Enhetskostnader i forhold til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie (f 252). I forhold til tiltak til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie (f 252) finner RO at Vennesla har klart lavere enhetskostnader enn tall fra aggregert nivå (fylket, KOSTRAgruppen og landet utenom Oslo). Sett i forhold til sammenligningskommunene for rapporteringsåret 2011 har Vennesla høyere enhetskostnader enn Søgne. Figur 6.2 Brutto driftsutgifter pr. barn utenfor opprinnelig familie (KOSTRA-funksjon 252, i 2011-kroner) Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 24

67 6.2 Saksmengde i forhold til antall ansatte For å måle det generelle trykket på barnevernet, dvs. egenskaper ved befolkningen 0-17 år som gjør at barnevernet må igangsette en prosess, ser RO på to indikatorer. Indikatorene som måler trykket på barnevernet er andel undersøkelser og andel barn med barnevernstiltak i forhold til antall innbyggere i aldersgruppen 0-17 år. Tallene som er gjengitt i figurene 6.3 og 6.4 viser at Vennesla har i utgangspunktet om lag det samme trykket på barnevernet som sammenligningskommunene Frogn og Søgne, samt på aggregert nivå i forhold til fylket, KOSTRA- gruppen og landet (utenom Oslo) Figur 6.3 Andel undersøkelser i forhold til antall innbyggere i aldersgruppen 0 til 17 år (i prosent) Figur 6.4 Andel barn med barnevernstiltak i forhold til antall innbyggere i aldersgruppen 0 til 17 år (i prosent) Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 25

68 Figur 6.5 Andel barn med undersøkelser eller tiltak pr. årsverk (i prosent) Et direkte mål på saksmengde er å se på andel barn med undersøkelser eller tiltak pr. årsverk. Som det fremgår av figur 6.5 foreligger det heller ikke her noen vesentlig forskjell mellom Vennesla og sammenligningskommunene med henblikk på andel barn med undersøkelse eller tiltak i forhold til antall årsverk. Søgne ligger høyere enn både Vennesla og Frogn, men ikke vesentlig høyere. Sett i forhold til utvikling over tid har Vennesla ligget på samme nivå de siste tre årene. 6.3 Rutiner for kjøp av eksterne tjenester, omfang av kostnad og kvalitetssikring av kompetanse Som kvalitetsmål eller indikator for ansattes kompetanse anvender RO andel årsverk med fagutdanning sett i forhold til antall barn i aldersgruppen 0 til 17 år (pr. 1000). For rapporteringsåret 2011 viser resultatene fra analysen som er gjengitt i figur 6.6 at Vennesla har noe høyere andel årsverk med fagutdanning i forhold til antall barn 0 til 17 år (pr. 1000) enn sammenligningskommunene Frogn og Søgne. Når RO sammenligner Vennesla med tall fra aggregert nivå er det ingen vesentlig forskjell mellom Vennesla og fylket, KOSTRAgruppen eller landet (utenom Oslo). Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 26

69 Figur 6.6 Andel årsverk med fagutdanning i forhold til antall barn 0 til 17 år (pr barn) Kvalitetssikring i saksbehandlingen måles i forhold til andel tidsoverskridelser, dvs. andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder. Som det fremgår av figur 6.7 for registreringsåret 2011 ligger Vennesla vesentlig høyere enn sammenligningskommunene. Forskjellene er noe mindre når vi ser Vennesla i forhold til aggregerte tall på fylkes-, KOSTRAgruppe- og landsnivå, men Vennesla har fremdeles vesentlige tidsoverskridelser. Figur 6.7 Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder Vurdering av barnevernet i Vennesla kommune, 15.oktober 2012 Side 27