SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Innkalling Utvalg: Valgkomiteen Møtedato: Møtested: Møterom Ellenvatn, Rådhuset Møtetid: 10:00 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Kirkenes, Bergeng, Lena Norum Valgkomiteens leder

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 013/18 SØKNAD OM PERMISJON UT VALGPERIODEN 15/ BEATE ABRAHAMSEN, SP Saksordfører: Lena N. Bergeng, lnbe@svk.no, tlf /18 VALG AV REPRESENTANTER TIL SAMISK RÅD Saksordfører: Lena N. Bergeng, lnbe@svk.no, tlf /18 VALG AV STYREMEDLEMMER TIL KIRKENES HAVN KF 15/ /1803 Saksordfører: Lena N. Bergeng, lnbe@svk.no, tlf

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Wollmann, Siv Merete Enhetsleder: Wollmann, Siv Merete, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Bergeng, Lena Norum Dato: Utvalg Saksnummer Dato Valgkomiteen 013/ Kommunestyret SØKNAD OM PERMISJON UT VALGPERIODEN - BEATE ABRAHAMSEN, SP Kort sammendrag:* Beate Abrahamsen, Sp, søker om permisjon, sålydende: Permisjon fra verv i kommunestyret og utvalg. Jeg søker om permisjon fra kommunestyret og eventuelle verv i utvalg ut resten av perioden på grunn av helsemessige årsaker. Faktiske opplysninger:* Representanten hadde permisjon skoleåret 2016/2017, og søkte om permisjon skoleåret 2017/2018, begrunnet i jobb/studier. Denne søknaden ble avslått av kommunestyret i møte Representanten har ikke møtt på politiske møter siden juni 2016.

4 Kommunelovens 15 nr. 2 har bestemmelse om uttreden fra politiske verv, slik: «Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Abrahamsen har oppgitt helsemessige årsaker som begrunnelse. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:* Alternativ til vedtak:*

5 Forslag til innstilling: I medhold av kommunelovens 15 nr. 2 innvilges Beate Abrahamsen, Sp, permisjon ut valgperioden fra verv som Fast representant i kommunestyret Vararepresentant i formannskapet, fondsstyret og primærnæringsfondet Suppleringsvalg: Fast representant i kommunestyret: Vararepresentant i formannskapet, fondsstyret og primærnæringsfondet: Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

6 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Wollmann, Siv Merete Enhetsleder: Wollmann, Siv Merete, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Bergeng, Lena Norum Dato: Utvalg Saksnummer Dato Valgkomiteen 014/ Kommunestyret VALG AV REPRESENTANTER TIL SAMISK RÅD Kort sammendrag:* Kommunestyret vedtok i møte å opprette råd for samiske saker, bestående av 5 medlemmer, med personlige varamedlemmer. Som leder ble valgt Mariann Wollmann Magga, Ap, med personlig vara Elin Mathisen, SV. Som nestleder ble valgt Bjørnar Gjetmundsen, H. Faktiske opplysninger:* Kommunestyret vedtok videre at 3 medlemmer med vara skal være representanter for samiske organisasjoner, foreninger eller samepolitiske organer i politiske partier. Høsten 2018 ble det på kommunens nettsted og facebookside publisert en artikkel etter forslag fra rådets leder, sålydende: Samisk råd i Sør-Varanger kommune er et rådgivende organ i saker som berører samiske forhold i kommunen, eller saker som har konsekvenser for samene som bor i kommunen. Rådet skal arbeide med å styrke nord- og skoltesamisk språk, identitet, kultur og samfunnsliv.

7 Samisk råd skal være en politisk pådriver for at det samiske får et integrert perspekt i vedtak som fattes av kommunestyret og andre underliggende organer. Kommunestyret har valgt Mariann Wollmann Magga (Ap) som leder av rådet, og Bjørnar Gjetmundsen (H) som nestleder. Som vara ble valgt Elin Mathisen (SV). Vi ønsker nå forslag på en kvinne og en mann fra hver organisasjon/forening/sammenslutning/samepolitisk organ i partier, og ber om innspill innen 24. oktober 2018, til postmottak@svk.no. Spørsmål kan rettes til leder Mariann Wollmann Magga, tlf Etter fristens utløp, er det innkommet 2 forslag: Fra Senterpartiets sametingsgruppe: Kurt Wikan Fra Samisk kulturforening: Venke Tørmænen med vara Berit Margrethe A. Siiri Rådet vil etter dette fremdeles ikke være fulltallig, da antallet representanter på 5 er en skalbestemmelse. Det mangler 1 fast representant med vara, og vararepresentanter for nestleder og fra Senterpartiets sametingsgruppe. Rådmannen fremmer saken uten innstilling. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi:

8 Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:* Alternativ til vedtak:* Forslag til innstilling: * Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

9 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Gade-Lundlie, Eivind Enhetsleder: Gade-Lundlie, Eivind, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Bergeng, Lena Norum Dato: Utvalg Saksnummer Dato Havnestyret 015/ Valgkomiteen 015/ Kommunestyret 094/ VALG AV STYREMEDLEMMER TIL KIRKENES HAVN KF Vedlagte dokumenter: Vedtekt for kommunalt foretak for Kirkenes - havnevesen ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Kort sammendrag:* Kommunestyret vedtok i sak 031/18 å organisere Kirkenes havnevesen som kommunalt foretak. I sak 061 / 18 vedtok kommunestyret vedtekt for foretaket. Valgkomiteen vedtok i sak 012/18 å utsette behandling av saken, da den var for sent innkommet. Faktiske opplysninger:* I vedtekt for foretaket 3 - Valg og sammensetning av havnestyret - bestemmes at Sør- Varanger havnestyre skal ha 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Til havnestyret velger Sør-Varanger kommunestyre selv 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Sør-Varanger kommunestyre velger selv havnestyrets leder og nestleder blant disse havnestyremedlemmene. Det femte styremedlemmet med personlig varamedlem skal velges

10 blant og av havnens ansatte. I vedtektens 4 bestemmes at havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Ikke vurdert. Infrastruktur: Ikke vurdert. Barn og ungdom: Ikke vurdert. Folkehelse: Ikke vurdert. Kompetansebygging: Ikke vurdert. Økonomi: Ikke vurdert. Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Ikke vurdert. Alternative løsninger:* Ikke vurdert. Alternativ til vedtak:* Ikke vurdert. Forslag til innstilling: * I medhold av kommunelovens 64 og 65, samt vedtekt for Kirkenes havn KF 3 opprettes styre for Kirkenes havn KF, bestående av 5 medlemmer. Kommunestyret velger følgende 4 medlemmer: a. Som medlemmer velges:

11 b. Som personlige varamedlemmer velges: c. Leder velges: d. Nestleder velges: Til havnestyret skal havnens ansatte velge ett medlem med personlig varamedlem. Behandling Havnestyret Saksordfører: Wartiainen, Ingvild Forslag Forslag til innstilling foreslått av Wartiainen, Ingvild: Sittende havnestyre fortsetter som styre i Kirkenes havn KF frem til kommunevalg Styret suppleres med en ansatterepresentant, med personlig vara. Frem til kommunevalg 2019 vil med dette styret i Kirkenes havn KF bestå av 6 faste medlemmer. Havnestyret Innstillingen og forslaget settes opp mot hverandre. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Havnestyret sitt vedtak i sak 015/18: Sittende havnestyre fortsetter som styre i Kirkenes havn KF frem til kommunevalg Styret suppleres med en ansatterepresentant, med personlig vara. Frem til kommunevalg 2019 vil med dette styret i Kirkenes havn KF bestå av 6 faste medlemmer. Havnestyret Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

12 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Gade-Lundlie, Eivind Enhetsleder: Gade-Lundlie, Eivind, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Wartiainen, Ingvild Dato: Utvalg Saksnummer Dato Havnestyret 011/ Kommunestyret 061/ Valgkomiteen 012/ Vedtekt for kommunalt foretak for Kirkenes - havnevesen Vedlagte dokumenter: Vedtekter Barentshallene Sør-Varanger KF forslag til endring Vedtekter for Vadsø Havn KF vedtekt_for_hammerfest_havn_kf Vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon KS Veileder utskilling selskap Kort sammendrag:* Kommunestyret vedtok i sak 031/18 følgende: «Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk behandling i havnestyret og kommunestyret». Dette saksfremlegger er administrasjonens forslag til vedtekt.

13 Faktiske opplysninger:* Et kommunalt foretak opprettes ved at kommunestyret fatter vedtak (kommunestyresak 031/18) om det og bestemmer vedtekter for foretaket. Vedtektene vil informere omverdenen om hvilke fullmakter styret har til å binde kommunen, og utformingen av vedtektene er derfor viktig for kommunen. I følge kommunelovens kap 11, 62 skal kommunestyret velge styre og fastsette vedtekt for foretaket. Kommunale foretak skal registreres i Foretaksregisteret. Vedtekten skal i det minste skal angi foretakets navn, formål, fastsette hvilken kommune foretaket skal ha forretningskontor i, antallet styremedlemmer, og andre forhold som krever vedtektsbestemmelse etter særlovgivning ( 63). Administrasjonen forstår kommunestyrevedtaket slik at foretaket skal hete «Kirkenes havn KF» og bruker dette navnet i saksfremlegget. I 1999 ble det med hjemmel i havne- og farvannsloven etablert egen vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon. Vedtekten ble innført som styringsdokument i sammenheng med at havnevesenet, i tråd med forskrift vedtatt av departementet, ble organisert som kommunal bedrift ( ). Vedtekten har stort sett vært uforandret siden. I sammenheng med endringer i havne- og farvannsloven ble det i 2012 foretatt mindre endringer i vedtekten, jf. kommunestyresak 031/12. Vedtekten som følger vedlagt i saken, er langt på vei i tråd med kommunelovens kap 11 om kommunale foretak. Administrasjonens forslag bygger derfor i stor grad på gjeldende vedtekt. I vedtektsforslaget er havne- og farvannslovens formål og særlige bestemmelser om havnekapitalen forsøkt ivaretatt, men det vil være for omfattende og lite formålstjenlig å innarbeide alle lovens bestemmelser i vedtekten. Administrasjonen har gjennomgått vedtektene for Vadsø havn KF og Hammerfest havn KF. Disse havnene har vært organisert som kommunale foretak fra foretaksformen ble opprettet i kommuneloven, noe som innebærer at de har ca 15 års erfaring med bruk av vedtekt for havneforetak. Til orientering vedlegges vedtektene for Vadsø havn KF og Hammerfest havn KF. De fleste havneforetak i landet har vedtekt som bygger på samme mal. Malen ble opprinnelig utarbeidet av havnenes interesseorganisasjon Norsk Havneforening i forbindelse med innføring av kommunale foretak i kommuneloven. Til orientering vedlegges også vedtekten for Barentshallene Sør-Varanger KF. Foretaket skal ledes av et styre ( 64). Lovens 65 regulerer at styret skal ha minst tre medlemmer. Administrasjonen mener vurderinger om valg av styremedlemmer hører hjemme på den politiske arena, og vil derfor ikke kommentere dette utover å nevne at styret velges av kommunestyret, og styrets leder og nestleder fastsettes av kommunestyret. Daglig

14 leder, medlem av kommuneråd, eller administrasjonssjef eller dennes stedfortreder kan ikke være medlem av styret. Advokatfirmaet Haavind Vislie AS har på oppdrag for Kommunenes Sentralforbund utarbeidet veilederen «Fra drift i avdeling til utskilling i selskap veileder for gjennomføring av prosessen» (Haavind Vislie AS, ). Om valg av styremedlemmer beskriver veilederen følgende; «Også i kommunale foretak kan det velges styremedlemmer utenom de politiske organer, og ut fra den særlige kompetanse som måtte være ønskelig for den aktuelle virksomheten. Men siden det kommunale foretaket er en del av kommunen selv, og ofte driver virksomhet nærmere den kommunale forvaltning, kan det her være mer naturlig at også politisk valgte representanter er med i styret». Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. De ansattes representanter har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Hvis foretaket har myndighet til å treffe enkeltvedtak eller fastsette forskrifter, jf. forvaltningsloven 2, skal de ansattes representanter i styret ikke delta i behandlingen av disse sakene. Kommuneloven og Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet gjelder for ansatte og medlemmer av styrende organer i kommunale foretak. Valgperioden for styremedlemmer er to år med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Valgperioden kan ikke settes lenger enn fire år. Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før valgperioden er over. Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av de medlemmer som er valgt av kommunestyret, jf 66. Styrets myndighet reguleres i lovens 67: Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret er direkte underlagt kommunestyret, og ikke den alminnelige administrative ledelse i kommunen. Styret har ansvar for forvaltningen av foretaket, og har kompetanse til å binde kommunen utad med de beslutninger som fattes og de avtaler som inngås med tredjepersoner, altså så langt handlingene ligger innenfor formålsangivelsen i vedtektene og det som ellers måtte følge av vedtektene. Dersom det er ønskelig at kommunestyret skal fatte vedtak i bestemte saker som gjelder foretakets drift, bør dette bestemmes i vedtektene. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. Styrets myndighet omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.

15 Gjennomføring av styremøter omhandles i 68. Her heter det bl.a. at styrets leder skal sørge for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Om styret ikke for enkelte tilfelle bestemmer noe annet, har daglig leder rett til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. Styrets leder innkaller til styremøte. Innkallingen skal skje med rimelig varsel, og inneholde en sakliste. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Styremøtet ledes av leder eller i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er tilstede, velges en møteleder. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for dersom ikke annet er fastsatt i vedtektene. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Det skal føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. I følge 69 kan det i vedtektene fastsettes at styrets vedtak i nærmere angitte saker må være godkjent av kommunestyret selv for å være bindende for kommunen. 70 bestemmer at foretaket skal ha en daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. Ansettelsesmyndigheten kan i vedtektene legges til kommunestyret. Rammene for daglig leders myndighet framkommer av lovens 71: Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller for kommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. Daglig leder representerer foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders alminnelige myndighet (jf 73). 72 regulerer forholdet til kommunes øvrige administrasjon. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. I følge 73 om representasjon, er det styret som representerer foretaket utad. Det inngår avtaler på kommunens vegne innenfor foretakets formål. Styret kan gi styremedlem eller daglig leder representasjonsrett, dog innenfor de rammer som gjelder deres fullmakter. Vedtekten kan gi nærmere bestemmelser om styrets fullmakt til å representere innenfor

16 foretakets formål, herunder også avgrense styrets og daglig leders myndighet. Andre forhold: Informasjon og drøftelse med ansatte og arbeidstakerrepresentanter: Selv om havnevesenet organiseres som et kommunalt foretak, foreligger det per defininsjon ikke noen virksomhetsoverdragelse. Et kommunalt foretak er en del av kommunen selv, og det skiftes ikke arbeidsgiver selv om virksomheten legges til et kommunalt foretak. Dagens ansatte i havnevesenet vil fortsatt være ansatt i kommunen selv om man omorganiserer til et foretak. De ansatte vil imidlertid bli organisatorisk og administrativt underlagt fortakets styre og styringsstruktur, med daglig leder som sin overordnede, i motsetning til i dag, med rådmannen som øverste administrative leder. De ansatte beholder sine individuelle arbeidsavtaler, lønn- og arbeidsvilkår etter overdragelsen. Foretaket kan ikke redusere lønn eller gi dårligere vilkår, dersom dette ville være i strid med (den tidligere) arbeidsavtalen med kommunen. I tillegg blir foretaket ansvarlig for krav den enkelte har opptjent i kommunen, men som ikke er utbetalt (for eksempel lønn). Arbeidsmiljølovens regler gjelder som ved administrativ omorganisering gjelder for øvrig. Bestemmelser som regulerer overføring av arbeidsforholdet vil kunne gjøres gjeldene, noe som omfatter den ansattes reservasjonsrett og valgrett i forhold til overføring av arbeidsforholdet til foretaket. Advokatfirmaet Haavind Vislie AS anbefaler i veilederen «Fra drift i avdeling til utskilling i selskap veileder for gjennomføring av prosessen» (Haavind Vislie AS, ) at det i overgangsprosessen særlig fokuseres på informasjon og drøftelse med de berørte ansatte, slik at arbeidstakerne gjennom sine tillitsvalgte skal ha mulighet til å påvirke prosessen. Det skal gis særskilt informasjon til de berørte arbeidstakerne og arbeidstakernes tillitsvalgte om grunnen til overdragelsen, fastsatt eller foreslått overdragelsesdato, de rettslige, økonomiske og sosiale følgene av overdragelsen, endringer i tariffavtaleforhold. Hvis foretaket eller kommunen planlegger tiltak overfor arbeidstakerne skal disse tiltakene tidligst mulig drøftes med arbeidstakerrepresentantene, herunder også reservasjons- og fortrinnsrett, og fristen for å utøve slike rettigheter. Informasjonen kan gis i møte og/eller skriftlig, og hvis ulike deler av informasjonen ovenfor er tilgjengelig på forskjellige tidspunkter, kan man måtte gi informasjon i flere omganger. Både foretaket og kommunen har i tillegg en plikt til å drøfte overdragelsen med de tillitsvalgte. Til informasjon nevnes at de tillitsvalgte til nå er gitt informasjon ved 2 anledninger, og det er gjennomført ett drøftelsesmøte. Trolig vil det være behov for ytterligere informasjon og drøftelser etter hvert som det framkommer mer informasjon i prosessen. Havnekapitalen: Havnekapitalen vil utgjøre hele eller deler av foretakets formuesmasse, og stilles til disposisjon for foretaket. I henhold til havne- og farvannsloven holdes havnekapitalen adskilt

17 fra kommunens øvrige kapital. Likevel anbefales det at grensene mot kommunens tilstøtende eiendommer og virksomhet gjennomgås nøye og fastsettes. Slik avklaring bør gjøres i forbindelse med opprettelse av særregnskap og budsjetter for foretaket. Til informasjon nevnes at havnekapitalen kan kun nyttes til havnevirksomhet, herunder drift, vedlikehold, utbedring, utbygging og utvikling, tilrettelegging for sikkerhet og fremkommelighet i kommunens sjøområder, samt utøvelse av offentlig myndighet etter bestemmelser i eller i medhold av havne- og farvannsloven. Av årsresultatet kan det foretas avsetning til fremtidig utviklingstiltak og investeringer i havnevirksomhet. Administrative støttetjenester: Kommunens støttetjenester utfører administrative tjenester for havnevesenet. Dette er tjenester innen økonomi og regnskap, personalforvaltning og lønn, IKT, post/arkiv, møtesekretæriat, eiendomsforvaltning m.m. Kirkenes brannvesen utfører havnevakttjenester utenom alminnelig arbeidstid. Administrasjonen har i saksfremlegget om etablering av foretaket (kommunestyresak 031/18) beskrevet at havnevesenet vil fortsatt, hvis ønskelig, kunne «kjøpe» slike administrative støttefunksjoner. Administrasjonen vil innenfor visse begrensninger fortsatt kunne yte disse tjenestene. Alternativt kan foretaket utrustes til å produsere slike tjenester innenfor egen administrasjon. Administrasjonen mener at det da vil være nødvendig å styrke havnens saksbehandlingskapasitet hva gjelder økonomiforvaltning, personalforvaltning og forretningsmessige utvikling og virksomhet. Å styrke saksbehandlingskapasiteten vil også være nødvendig for å kunne tilrettelegge for økt involvering og brukermedvirkning, deltakelse og behov for rapportering overfor styret, samt bidra til spisskompetanse, økt fleksibilitet og redusert sårbarhet i foretaket. Det er vanskelig å forutsi hvor stor ressurs som er nødvendig å tilføre, men basert på dagens aktivitet antas dette til å utgjøre 1,5 2 stillinger. Administrasjonen mener det er nødvendig å avklare nærmere med de politiske styringsorganer om det er aktuelt å få utført administrative støttefunksjoner hos kommuneadministrasjonen for øvrig, og anbefaler at det slik avklaring bør seinest skje i sammenheng med utarbeidelse av budsjett Beredskap mot akutt forurensning: Med bakgrunn i forurensningsloven har kommunen ansvar for ivaretakelse av beredskap mot akutt forurensning. Dette innebærer blant annet ansvar og myndighet til å fatte vedtak, føre tilsyn og gjennomføre tiltak. Havneadministrasjonen har hatt kommunalt planleggingsansvar for beredskap mot akutt forurensning på sjø, og har i samarbeid med Kirkenes brannvesen ivaretatt den operative beredskapen. Brannvesenet har på selvstendig grunnlag planleggings- og operativt ansvar for akutt forurensing på land og i luften. Innføring av foretaksmodellen innebærer at beredskapsansvaret fragmenteres og vil ikke lengre være enhetlig. Administrasjonen mener at det vil være mest hensiktsmessig at ansvaret for akutt forurensningsberedskap fortsatt er koordinert og samlet under en administrativ ledelse. Administrasjonen foreslår derfor at foretaket ikke tillegges ansvar for forurensningsberedskap etter forurensningsloven. Administrasjonen mener imidlertid at dersom det foregår aktivitet på kommunens sjøområde som har forurensningspotensiale, bør kommunens akutt forurensningsberedskap på sjø finansieres slik som i dag, dvs. innenfor de begrensninger havne- og farvannsloven setter for bruk av havnekapitalen.

18 På denne bakgrunn fremmer administrasjonen følgende forslag til innstilling og vedtak 1 - Om prosessen videre: Det opprettes et prosjekt for overgang til kommunalt foretak. Prosjektgruppen skal bestå av 2 representanter fra gjeldende havnestyre og 2 admininstrasjonen, samt havnesjef som er prosjektleder. Prosjektgruppen skal: informere og drøfte overgang til foretak med ansatte og arbeidstakerrepresentanter, anbefale hvilke administrative støttetjenester kommuneadministrasjonen skal yte overfor foretaket, utarbeide oversikt over de verdier, eiendommer, anlegg og utstyr som inngår i foretaket, Prosjektet skal være gjennomført innen 10. november Forslag på vedtekt for Kirkenes havn KF: 1 Organisasjon og kontorkommune. Kirkenes havn KF er et kommunalt foretak som eies av Sør-Varanger kommune. Sør-Varanger kommunestyre er havnens øverste organ. Kirkenes havn KF ledes av Sør-Varanger havnestyre. Den daglige driften av havnen forestås av havneadministrasjonen med en daglig leder som administrativ leder. Sør-Varanger kommune er foretakets kontorkommune.

19 2 Formål og ansvarsområde. Kirkenes havn KF er Sør-Varanger kommunes havnefaglige organ, og skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver kommunen er tillagt etter havne- og farvannsloven, og bestemmelser gitt i medhold av denne loven. Kirkenes havn KF skal sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Sør-Varanger kommunes sjøområdet og forvalte kommunens havnekapitals eiendommer, innretninger og andre aktiva med sikte på en best mulig ressursutnyttelse til fordel for kommunen og havnens brukere. For å opprettholde og videreutvikle trafikkgrunnlaget for havnens eiendommer og installasjoner, kan Kirkenes havn KF engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for Sør-Varanger kommunes havnevirksomhet. 3 Valg og sammensetning av havnestyret. Sør-Varanger havnestyre har 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Til Sør-Varanger havnestyre velger Sør-Varanger kommunestyre selv 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Sør-Varanger kommunestyre velger selv havnestyrets leder og nestleder blant disse havnestyremedlemmene. Til havnestyret skal havnens ansatte velge ett medlem med personlig varamedlem. 4 Funksjonstid og suppleringsvalg. Havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. Når særlige forhold foreligger har et styremedlem rett til å tre tilbake før funksjonstiden er over. Ved endelig uttreden eller varig forfall, skal Sør-Varanger kommunestyre selv iverksette suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Gjelder suppleringsvalget havnestyrets ansattrepresentant, skal suppleringsvalget foregå på

20 den måte som er beskrevet i denne vedtektens 3, tredje ledd. 5 Havnestyrets oppgaver og myndighet. Sør-Varanger havnestyre har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder havnen og dens virksomhet. Havnestyret påser at virksomheten drives i samsvar med havnens formål, vedtekt og fastsatte økonomiske rammer, samt vedtak og retningslinjer Sør-Varanger kommunestyre eventuelt fastsetter. Under utøvelsen av sin virksomhet har havnestyret all den myndighet som tilligger Sør- Varanger kommune etter Lov av 17.april 2009 nr. 19 om havner og farvann. Havnestyret har det kommunale ansvaret for planlegging, utbygging og drift av Sør-Varanger kommunes egne kaianlegg og havneinnretninger. Havnestyret skal føre tilsyn med at kaianlegg, andre anlegg, innretninger og arealer innen kommunens sjøareal er i forsvarlig stand, og at ferdselen innen kommunens sjøareal på sjø og land ikke unødig hindres eller vanskeliggjøres. Havnestyret skal føre tilsyn med havneadministrasjonen, og har overfor denne instruksjonsog omgjøringsmyndighet. Havnestyret har ansvaret for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle instrukser. Havnestyret skal påse at saker som skal behandles i Sør-Varanger kommunestyret er godt forberedt, og at kommunestyrets vedtak iverksettes. Havnestyret avgir uttalelse eller innstilling i saker som kan ha betydning for drift og forvaltning av Kirkenes havn KF, og ellers i saker som kan ha drifts- eller samferdselsmessig betydning for havnevirksomheten i Sør-Varanger kommune når slike saker behandles av Sør-Varanger kommunes øvrige organer. 6 Enkeltvedtak og kommunale forskrifter. Sør-Varanger havnestyre treffer enkeltvedtak etter Lov av 17.april 2009 nr.19 om havner og farvann. Sør-Varanger havnestyre fastsetter kommunale forskrifter etter Lov av 17.april 2009 nr. 19

21 om havner og farvann, herunder ordensforskrifter for kommunens sjøareal og bestemmelser om avgifter, vederlag for havnens tjenester og om avgiftsområder jfr. lovens Havnestyrets møter. Havnestyret sammenkalles til møte av havnestyrets leder når denne finner det påkrevet. Medlem av havnestyret og daglig leder kan også kreve at havnestyret innkalles til møte. Normalt innkalles havnestyret skriftlig til møte med minst ti dagers varsel. Saksliste og saksdokumenter til havnestyremøtet sendes sammen med innkallelsen til havnestyrets medlemmer og andre som har møterett i havnestyret. Havnestyrets møter ledes av havnestyrets leder, eller i dennes fravær av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede velges en særskilt møteleder. Om havnestyret ikke i det enkelte tilfellet bestemmer annerledes, har daglig leder rett til å møte på havnestyrets møter, og til å uttale seg i saker havnestyret har til behandling. Sør-Varanger kommunes ordfører og rådmann har møte- og talerett i havnestyrets møter. Etter havnestyrets nærmere bestemmelse kan også andre, som f.eks, politimester, fiskerirettleder og havnebrukere gis møte- og talerett ved havnestyrets møter. De ansattes representant har ikke rett til å delta i havnestyrets behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. De ansattes representanter har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder havnestyrets enkeltvedtak eller fastsettelse av kommunale forskrifter, jf. Forvaltningsloven 2. 8 Havnestyrets vedtak og avstemninger. Havnestyret er beslutningsdyktig når minst halvparten av havnestyrets medlemmer er til stede. Havnestyret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør møtelederens stemme.

22 Dersom havnestyremøtet er fulltallig kan det fatte vedtak i saker som ikke er oppført på sakslisten for møtet. Mens realitetsavgjørelse i slik sak treffes etter vanlige avstemningsregler, må vedtak om å ta saken opp til behandling være enstemmig. Kommunens rådmann skal varsles før havnestyret behandler en slik sak. Ved ansettelser er den ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen av kandidatene får slikt flertall, holdes ny avstemning. Dersom et havnestyremedlem krever det, skal avstemninger foregå skriftlig. 9 Protokoll fra havnestyrets møter. Daglig leder, eller den han bemyndiger, fungerer som havnestyrets sekretær og skal sørge for at det føres protokoll ved havnestyrets møter. Protokollen skal godkjennes av havnestyret senest i påfølgende møte, og undertegnes av de havnestyremedlemmer som var til stede på det angjeldende møtet. Havnestyremedlemmer og daglig leder, både med og uten stemmerett, kan i en hver sak kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. Dersom protokolltilførselen inneholder et avvikende standpunkt til et havnestyrevedtak, bør protokolltilførselen også inneholde en begrunnelse for den avvikende oppfatningen. 10 Havnevesenets daglige ledelse og drift. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havn KF forestås av havneadministrasjonen med en daglig leder som leder av administrasjonen. Daglig leder skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av havnestyret. Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller for kommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig

23 underrettes om saken. Daglig leder kan ikke være medlem av havnestyret. 11 Havnens personalforvaltning. Havnestyret ansetter daglig leder som leder for havnens administrasjon, og fastsetter dennes instruks, lønn og arbeidsvilkår. Havnestyret fastsetter de nødvendige personalrammer for en forsvarlig drift av Kirkenes havn KF. Havnestyrets myndighet etter denne vedtektens 5, første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, og til å treffe avgjørelser i havnens personalsaker. For å forestå forhandlinger med de ansattes arbeidstakerorganisasjoner om avlønning av havnens personale, samt for å behandle øvrige lønnsspørsmål og lokale arbeidsavtaler, krav om godtgjørelser m.v., kan havnestyret nedsette et eget forhandlingsutvalg. Nærmere bestemmelser om forhandlingsutvalgets funksjoner og saksbehandling fastsettes av havnestyret. Protokoller fra forhandlingsutvalgets møter med arbeidstakerne skal forelegges havnestyret til godkjennelse. For øvrig forestår daglig leder havnens personalforvaltning etter retningslinjer fastsatt av havnestyret. 12 Forholdet til kommunens øvrige administrasjon. Sør-Varanger kommunes rådmann har innenfor Kirkenes havn KFs myndighetsområde ingen instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets ledelse. Rådmannen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret, skal rådmannen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Rådmannens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. 13 Representasjon. Havnestyret representerer Kirkenes havn KF utad, og kan innenfor Kirkenes havn KF sitt formål og ansvarsområde inngå avtaler på kommunens vegne. Kirkenes havn KF forpliktes ved underskrift av havnestyrets leder eller nestleder sammen med daglig leder, eller av

24 daglig leder alene etter nærmere bestemmelse av havnestyret. I saker som etter denne vedtekten, eller etter særlig beslutning av havnestyret, faller inn under daglig leders myndighetsområde, representerer daglig leder foretaket utad, og foretaket forpliktes ved underskrift av daglig leder alene. 14 Havnekapitalen. Det påligger Sør-Varanger havnestyre å sørge for at Kirkenes havn KF drives kostnadseffektivt. Innenfor de økonomiske rammene Sør-Varanger kommunestyre har fastlagt for investering og drift av Kirkenes havn KF, avgjør havnestyret hvordan havnekapitalens midler skal forvaltes, og treffer beslutning om plassering av midler, samt bortleie og bortfeste av havnens eiendommer og innretninger. Havnekapitalen kan kun nyttes til havnevirksomhet, herunder drift, vedlikehold, utbedring, utbygging og utvikling, tilrettelegging for sikkerhet og fremkommelighet i kommunens sjøområder, samt utøvelse av offentlig myndighet etter bestemmelser i eller i medhold av havne- og farvannsloven. Av årsresultatet kan det foretas avsetning til fremtidig utviklingstiltak og investeringer i havnevirksomhet. 15 Havneavgifter og vederlag m.v. Havnestyret fastsetter anløpsavgift og saksbehandlingsgebyr med hjemmel i Lov av 17.april 2009 nr. 19 om havner og farvann, og forskrifter gitt i medhold av loven, skipsrenovasjonsgebyr med hjemmel i Lov av 13. mars 1981 om vern mot forurensning nr. 6. Kapittel 5, og forskrifter gitt i medhold av loven. I samsvar med vanlige formuerettslige regler kan havnestyret oppkreve vederlag for tjenester og for bruk av havnens innretninger, som ikke dekkes gjennom avgifter og gebyrer. 16 Lån og kommunale tilskudd. For å finansiere investeringer kan havnestyret, etter Sør-Varanger kommunestyres bestemmelse oppta lån og velge långiver.

25 17 Økonomiplan, årsbudsjett, regnskap, årsberetning og revisjon. Etter forslag fra havnestyret vedtar Sør-Varanger kommunestyre økonomiplanen og de økonomiske rammene for havnens drift og investering det kommende kalenderåret. Havnestyret fastsetter selv den nærmere fordelingen av de økonomiske rammene. Havnestyret er ansvarlig for at det utarbeides årsberetning for havnen. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets økonomiske stilling og resultatet av foretakets virksomhet. Årsregnskapet avlegges etter Lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, og forskrifter gitt i medhold av denne loven. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15.februar påfølgende år, og være revidert innen 15.mars. Årsregnskap med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av Sør- Varanger kommunestyre selv før 1.juli påfølgende år. Revisjonen av havnens regnskaper forestås av kommunens revisjon. 18 Ikrafttredelse. Denne vedtekt trer i kraft XXXXXX Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder:

26 Næringsutvikling: Ikke vurdert. Infrastruktur: Ikke vurdert. Barn og ungdom: Ikke vurdert. Folkehelse: Ikke vurdert. Kompetansebygging: Ikke vurdert. Økonomi: Ikke vurdert. Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Ikke vurdert. Alternative løsninger:* Ikke vurdert. Alternativ til vedtak:* Ikke vurdert. Forslag til innstilling: Rådmannen fremmer følgende forslag til innstilling og vedtak; 1 - Om prosessen videre: Det opprettes et prosjekt for overgang til kommunalt foretak. Prosjektgruppen skal bestå av 2 representanter fra gjeldende havnestyre og 2 admininstrasjonen, samt havnesjef som er

27 prosjektleder. Prosjektgruppen skal: informere og drøfte overgang til foretak med ansatte og arbeidstakerrepresentanter, anbefale hvilke administrative støttetjenester kommuneadministrasjonen skal yte overfor foretaket, utarbeide oversikt over de verdier, eiendommer, anlegg og utstyr som inngår i foretaket, Prosjektet skal være gjennomført innen 10. november Forslag på vedtekt for Kirkenes havn KF: Vedtekt for Kirkenes havn KF: 1 Organisasjon og kontorkommune. Kirkenes havn KF er et kommunalt foretak som eies av Sør-Varanger kommune. Sør-Varanger kommunestyre er havnens øverste organ. Kirkenes havn KF ledes av Sør-Varanger havnestyre. Den daglige driften av havnen forestås av havneadministrasjonen med en daglig leder som administrativ leder. Sør-Varanger kommune er foretakets kontorkommune. 2 Formål og ansvarsområde. Kirkenes havn KF er Sør-Varanger kommunes havnefaglige organ, og skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver kommunen er tillagt etter havne- og

28 farvannsloven, og bestemmelser gitt i medhold av denne loven. Kirkenes havn KF skal sørge for en effektiv og rasjonell havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Sør-Varanger kommunes sjøområdet og forvalte kommunens havnekapitals eiendommer, innretninger og andre aktiva med sikte på en best mulig ressursutnyttelse til fordel for kommunen og havnens brukere. For å opprettholde og videreutvikle trafikkgrunnlaget for havnens eiendommer og installasjoner, kan Kirkenes havn KF engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for Sør-Varanger kommunes havnevirksomhet. 3 Valg og sammensetning av havnestyret. Sør-Varanger havnestyre har 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Til Sør-Varanger havnestyre velger Sør-Varanger kommunestyre selv 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Sør-Varanger kommunestyre velger selv havnestyrets leder og nestleder blant disse havnestyremedlemmene. Til havnestyret skal havnens ansatte velge ett medlem med personlig varamedlem. 4 Funksjonstid og suppleringsvalg. Havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. Når særlige forhold foreligger har et styremedlem rett til å tre tilbake før funksjonstiden er over. Ved endelig uttreden eller varig forfall, skal Sør-Varanger kommunestyre selv iverksette suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Gjelder suppleringsvalget havnestyrets ansattrepresentant, skal suppleringsvalget foregå på den måte som er beskrevet i denne vedtektens 3, tredje ledd.

29 5 Havnestyrets oppgaver og myndighet. Sør-Varanger havnestyre har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder havnen og dens virksomhet. Havnestyret påser at virksomheten drives i samsvar med havnens formål, vedtekt og fastsatte økonomiske rammer, samt vedtak og retningslinjer Sør-Varanger kommunestyre eventuelt fastsetter. Under utøvelsen av sin virksomhet har havnestyret all den myndighet som tilligger Sør- Varanger kommune etter Lov av 17.april 2009 nr. 19 om havner og farvann. Havnestyret har det kommunale ansvaret for planlegging, utbygging og drift av Sør-Varanger kommunes egne kaianlegg og havneinnretninger. Havnestyret skal føre tilsyn med at kaianlegg, andre anlegg, innretninger og arealer innen kommunens sjøareal er i forsvarlig stand, og at ferdselen innen kommunens sjøareal på sjø og land ikke unødig hindres eller vanskeliggjøres. Havnestyret skal føre tilsyn med havneadministrasjonen, og har overfor denne instruksjonsog omgjøringsmyndighet. Havnestyret har ansvaret for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle instrukser. Havnestyret skal påse at saker som skal behandles i Sør-Varanger kommunestyret er godt forberedt, og at kommunestyrets vedtak iverksettes. Havnestyret avgir uttalelse eller innstilling i saker som kan ha betydning for drift og forvaltning av Kirkenes havn KF, og ellers i saker som kan ha drifts- eller samferdselsmessig betydning for havnevirksomheten i Sør-Varanger kommune når slike saker behandles av Sør-Varanger kommunes øvrige organer. 6 Enkeltvedtak og kommunale forskrifter. Sør-Varanger havnestyre treffer enkeltvedtak etter Lov av 17.april 2009 nr.19 om havner og farvann. Sør-Varanger havnestyre fastsetter kommunale forskrifter etter Lov av 17.april 2009 nr. 19 om havner og farvann, herunder ordensforskrifter for kommunens sjøareal og bestemmelser om avgifter, vederlag for havnens tjenester og om avgiftsområder jfr. lovens 42.

30 7 Havnestyrets møter. Havnestyret sammenkalles til møte av havnestyrets leder når denne finner det påkrevet. Medlem av havnestyret og daglig leder kan også kreve at havnestyret innkalles til møte. Normalt innkalles havnestyret skriftlig til møte med minst ti dagers varsel. Saksliste og saksdokumenter til havnestyremøtet sendes sammen med innkallelsen til havnestyrets medlemmer og andre som har møterett i havnestyret. Havnestyrets møter ledes av havnestyrets leder, eller i dennes fravær av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede velges en særskilt møteleder. Om havnestyret ikke i det enkelte tilfellet bestemmer annerledes, har daglig leder rett til å møte på havnestyrets møter, og til å uttale seg i saker havnestyret har til behandling. Sør-Varanger kommunes ordfører og rådmann har møte- og talerett i havnestyrets møter. Etter havnestyrets nærmere bestemmelse kan også andre, som f.eks, politimester, fiskerirettleder og havnebrukere gis møte- og talerett ved havnestyrets møter. De ansattes representant har ikke rett til å delta i havnestyrets behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. De ansattes representanter har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder havnestyrets enkeltvedtak eller fastsettelse av kommunale forskrifter, jf. Forvaltningsloven 2. 8 Havnestyrets vedtak og avstemninger. Havnestyret er beslutningsdyktig når minst halvparten av havnestyrets medlemmer er til stede. Havnestyret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør møtelederens stemme. Dersom havnestyremøtet er fulltallig kan det fatte vedtak i saker som ikke er oppført på sakslisten for møtet. Mens realitetsavgjørelse i slik sak treffes etter vanlige

31 avstemningsregler, må vedtak om å ta saken opp til behandling være enstemmig. Kommunens rådmann skal varsles før havnestyret behandler en slik sak. Ved ansettelser er den ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen av kandidatene får slikt flertall, holdes ny avstemning. Dersom et havnestyremedlem krever det, skal avstemninger foregå skriftlig. 9 Protokoll fra havnestyrets møter. Daglig leder, eller den han bemyndiger, fungerer som havnestyrets sekretær og skal sørge for at det føres protokoll ved havnestyrets møter. Protokollen skal godkjennes av havnestyret senest i påfølgende møte, og undertegnes av de havnestyremedlemmer som var til stede på det angjeldende møtet. Havnestyremedlemmer og daglig leder, både med og uten stemmerett, kan i en hver sak kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. Dersom protokolltilførselen inneholder et avvikende standpunkt til et havnestyrevedtak, bør protokolltilførselen også inneholde en begrunnelse for den avvikende oppfatningen. 10 Havnevesenets daglige ledelse og drift. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havn KF forestås av havneadministrasjonen med en daglig leder som leder av administrasjonen. Daglig leder skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av havnestyret. Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller for kommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken.

32 Daglig leder kan ikke være medlem av havnestyret. 11 Havnens personalforvaltning. Havnestyret ansetter daglig leder som leder for havnens administrasjon, og fastsetter dennes instruks, lønn og arbeidsvilkår. Havnestyret fastsetter de nødvendige personalrammer for en forsvarlig drift av Kirkenes havn KF. Havnestyrets myndighet etter denne vedtektens 5, første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, og til å treffe avgjørelser i havnens personalsaker. For å forestå forhandlinger med de ansattes arbeidstakerorganisasjoner om avlønning av havnens personale, samt for å behandle øvrige lønnsspørsmål og lokale arbeidsavtaler, krav om godtgjørelser m.v., kan havnestyret nedsette et eget forhandlingsutvalg. Nærmere bestemmelser om forhandlingsutvalgets funksjoner og saksbehandling fastsettes av havnestyret. Protokoller fra forhandlingsutvalgets møter med arbeidstakerne skal forelegges havnestyret til godkjennelse. For øvrig forestår daglig leder havnens personalforvaltning etter retningslinjer fastsatt av havnestyret. 12 Forholdet til kommunens øvrige administrasjon. Sør-Varanger kommunes rådmann har innenfor Kirkenes havn KFs myndighetsområde ingen instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets ledelse. Rådmannen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret, skal rådmannen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Rådmannens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. 13 Representasjon. Havnestyret representerer Kirkenes havn KF utad, og kan innenfor Kirkenes havn KF sitt formål og ansvarsområde inngå avtaler på kommunens vegne. Kirkenes havn KF forpliktes ved underskrift av havnestyrets leder eller nestleder sammen med daglig leder, eller av daglig leder alene etter nærmere bestemmelse av havnestyret.