Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 16:00 på Glitra. Politisk sekretariat

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget Kl 16:00 på Glitra Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorget@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr 4/2019 Godkjenning av protokoll fra møte /2019 Meldinger 3/2019 Avvikling av Viva IKS og overføring av ansatte til Lier kommune 4/2019 Årsrapport sykefravær og HMS

3 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/47 Arkiv: Saksbehandler: Charlotte O. Liseth Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 4/2019 Administrasjonsutvalget Godkjenning av protokoll fra møte Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjenne. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte Utredning: 3

4 Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Glitra Dato: Tidspunkt: 16:00 16:15 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Gunnar Nebell Medlem A Tone Elisabeth Svendsen Medlem A Brynhild Heitmann Medlem KRF Åse Karin Killingberg Brørvik Medlem Fagforbundet Aina Sjøøsten Nilsen Medlem Fagfirbundet Ingen vara Medlem UTD Følgende medlemmer møtte ikke: Navn Repr Eva Andersen UTD Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Bente Gravdal Rådmann Sikke Næsheim Kommunalsjef Charlotte O. Liseth Utvalgssekretær 4

5 SAKSLISTE: Saksnr 1/2019 Godkjenning av protokoll fra møte /2019 Lokaler for Lier Kommunalteknikk KF 3/2019 Meldinger 1/2019 Fraværsrapport november /2019 Initiering av antikorrupsjonsprogram i Lier kommune 5

6 1/2019 Godkjenning av protokoll fra møte Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte godkjennes. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokoll fra møte ble enstemmig godkjent. 2/2019 Lokaler for Lier Kommunalteknikk KF Administrasjonsutvalgets vedtak: 1. Lokaler for Lier Kommunalteknikk KF løses ved etablering av permanent modulbygg på Bilbo, og med tilpasninger i øvrig bygningsmasse. 2. For å kunne oppnå ytterligere synergier i kommunens øvrige tekniske fagmiljøer, skal det også innenfor bevilget ramme søkes etablert kontorløsninger for et samlet Lier Eiendomsselskap KF. Administrasjonsutvalgets behandling: Rådmannens forslag til vedtak ble fremmet og vedtatt enstemmig. 3/2019 Meldinger 1/2019 Fraværsrapport november 2018 Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 1: Fraværsrapport november 2018, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 2/2019 Initiering av antikorrupsjonsprogram i Lier kommune Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 2: Initiering av antikorrupsjonsprogram i Lier kommune, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 6

7 5/2019 Meldinger 7

8 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2018/963 Saksbehandler: Sikke Næsheim 3/2019 Administrasjonsutvalget /2019 Formannskapet Avvikling av Viva IKS og overføring av ansatte til Lier kommune Lier kommune og nye Asker hadde 21. januar d.å. møte vedrørende endelig foredling av ansatte i Viva IKS til henholdsvis Lier kommune og nye Asker. Løsningen ble drøftet med ansattes representanter 23. januar. Begge parter har gått inn i arbeidet med ønske om å vektlegge ansattes ønske om ny arbeidsgiver. Utfallet av dette ble enighet om at Lier kommune tar noen flere medarbeidere enn hva eierbrøken tilsier. Totalt sett innebærer avtalen at Lier kommune får overført 43 medarbeidere fra Viva IKS som skal fordeles på det nye foretaket og kommunens basisorganisasjon. Løsningen er således innenfor kommunestyrets vedtak vedrørende dimensjonering. Prosessen i Viva IKS er gjennomført med høy grad av medvirkning fra de ansatte. Viva IKS har gjennomført samtaler med samtlige medarbeidere i to runder mht hvem de ønsker som ny arbeidsgiver. Dette ble vektlagt fullt ut i fordelingen som partene ble enige om. I tillegg har alle frister, for når medarbeidere senest må komme med ønsker om ny arbeidsgiver, vært tydelig kommunisert. Det kom, etter at fordelingen var gjennomført, innsigelse fra en medarbeider som da ønsket seg til Lier. Kompetanse- og kapasitetsmessig ble dette krevende og løse da partene hadde lagt en god kabal som ga balanse ift de respektive kommuners kompetansebehov. Beslutningen ble derfor at den løsning som ble forhandlet frem i møte 21. januar, og drøftet 23. januar, ble stående. 8

9 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 4/2019 Administrasjonsutvalget Årsrapport sykefravær og HMS 2018 Sykefravær Denne årsrapporten gir en oversikt over det samlede akkumulerte sykefraværet i Lier kommune. Lier kommunes sykefraværsprosent for 2018 endte på 8,4 %. Dette er en økning siden fjorårets 8,0 %, og et lite tilbakesteg til nivået fra 2016 på 8,3 %. Forskning, samt erfaring fra sammenlignbare kommuner, tilsier at metodikken Lier kommune nå arbeider etter vil gi positive resultater over tid. Det er derfor viktig å opprettholde det systematiske HMS-arbeidet, med særlig vekt på nærledelse og forebyggende arbeidsmiljøutvikling. Videre vises oversikt over sykefraværet på det enkelte arbeidssted, hvor status i desember 2018 sammenlignes med status fra januar Akkumulert fravær 2018, fordelt etter fraværstyper: Figur 1: Akkumulert fravær 2018, fordelt etter fraværstyper Akkumulert fravær 2018, per måned: Figur 2: Akkumulert fravær 2018, per måned 9

10 Tallene i fig. 1 og 2 viser akkumulert fravær pr. desember Fig. 2 viser utviklingen på tjenestenivå, gjennom året så langt. Tall i rosa viser fravær høyere enn 10 % Tall i gult viser fravær mellom 10 % og 5 % fravær, mens grønne tall viser fravær under kommunens måltall 5 %. Akkumulert fravær 2018, grafisk, sammenlignet med 2017 og 2016 Figur 3: Akkumulert fravær 2018, grafisk, sammenlignet med 2017 og 2016 Kommentarer til samlet fravær 2018 Det akkumulerte sykefraværet i 2018 ligger 0,4 % over 2017 og 0,1 % over Det høye fraværet på begynnelsen av året, har preget det akkumulerte fraværet for flere av arbeidsstedene. Hvis man ser fraværet per måned, og ikke akkumulert, kan man se at enkelte av virksomhetene har redusert fraværet i desember, sammenlignet med januar. Dette fremkommer mer konkret i figur 5. Oversikt over akkumulert sykefravær per måned ved de enkelte arbeidsstedene i 2018 I fig.4 fremgår alle arbeidssteder i Lier. Arbeidssteder med over 7,5 % sykefravær er markert i oransje, arbeidssteder under 7,5 % står uten markering, mens arbeidssteder med sykefravær over 15 % er markert i blått. Pilen i kolonnen «Utvikling» viser endring fra forrige måned. Figur 4: Fravær arbeidssteder i Lier kommune. 10

11 Figur 4 forts: Fravær arbeidssteder i Lier kommune. Sykefraværsutviklingen desember 2018 i forhold til januar 2018, i januar og desember isolert Oppstillingen i figur 5 under er basert på tall hentet ut i januar og desember isolert, ikke akkumulert. Dette skal vise at fraværet reduseres tydelig i enkelte virksomheter, selv om det ikke fremkommer så tydelig i den akkumulerte oversikten i figur 4. Forskning, samt erfaring fra sammenlignbare kommuner, tilsier at metodikken Lier kommune nå arbeider etter vil gi positive resultater over tid. Rådmannen vil derfor videreføre denne metodikken i 2019, slik at organisasjonen jobber godt med systematisk HMS-arbeid. I figur 5 under er arbeidssteder med over 7,5 % fravær er markert i oransje, arbeidssteder over 15 % er markert i blått. I høyre kolonne er det markert med grønt når fraværet er lavere i desember enn i januar, samt rødt der fraværet er høyere i desember enn januar. 11

12 ARBEIDSSTED Ant.ans.jan jan.18 Ant.ans.des des.18. Utvikling Linnesstranda barnehage 14 19, ,1-8 Dambråtan barnehage 19 8, ,2 5,6 Hennummarka barnehage 17 10, ,4 BARNEHAGE Gullaug skole 30 10,3 37 8,1-2,2 Hegg skole 62 8,4 77 4,9-3,5 Egge skole 23 13,3 24 8,2-5,1 Oddevall skole 16 8, ,5 12,8 Nordal skole ,3 7,3 Hallingstad skole 45 12, ,4-0,5 Hennummarka skole 45 3, ,9 Heia skole 33 11, ,7-0,7 Lierbyen skole 31 5,3 34 8,3 3 Tranby skole 51 8,4 55 7,4-1 Høvik skole ,9-5,1 Sylling skole 45 7,6 49 5,5-2,1 Kulturskolen 23 4,1 27 2,3-1,8 PP-tjenesten 22 9,1 21 7,5-1,6 GRUNNSKOLE Vedtakskontor 14 14, ,3 4,6 Lege, legevakt og samhandlingsreformen 3 11, ,1 Hjemmetjenesten 94 14, ,1-0,2 Nøstehagen 77 9, ,3 Liertun ,9-2,1 Sentralkjøkken 15 9,7 15 4,1-5,6 Bofellesskap Bratromveien 7/9/ ,6-11,4 Fosshagen sykehjem (administrasjon) Fosshagen - Dagsenter 7 28,7 8 19,9-8,8 Fosshagen - Rehabiliteringsavdeling 35 4,3 39 8,7 4,4 Fosshagen - Korttids/ skjermingsavdeling 26 15, ,6 5,4 Fosshagen - Langtidsavdeling 18 17, ,8-4,9 Fosshagen - Bofellesskap 16 2,9 16 7,1 4,2 HELSE OG OMSORG Figur 5: Sykefraværsutviklingen desember 2018 i forhold til januar 2018, i januar og desember isolert. 12

13 Helsetjeneste barn og unge 35 5,7 36 2,2-3,5 Tjenester til barn og ungdom med funksjo 57 9, ,6 3,2 Gifstadbakken 9 6,1 6,1 Mangfold og Mestring 43 10, ,5 1,9 EMI - Tranby bofellesskap 8 16, ,3-4,1 Barnevernstjenesten 22 5,8 22 7,2 1,4 NAV 25 12,1 25 8,2-3,9 Flyktningetjenesten 11 17,2 10 7,6-9,6 (adm) Tjeneste til voksne med funksjonsnedset ,9 7,9 Tranbylia-Bratromveien 3/5 bofelleskap 64 11, ,8 7,7 Saueveien bofellesskap/glitre bofelleska 26 10,2 36 8,6-1,6 Lierstranda bofelleskap 31 9,8 19 3,3-6,5 Eikeliveien 7/9/11 bofelleskap ,3 9,3 BPA og utadretta team 51 7, ,1 3,2 Voksenopplæringen 24 8,2 23 4,7-3,5 VELFERD Rådmannsteamet 10 0,4 9 0,6 0,2 RÅDMANNSTEAM Kemnerkontoret 8 3,8 7 0,8-3 IKT enheten 10 3,7 9 0,7-3 Rådgivningsenheten 15 7,7 14 4,7-3 Økonomi, Innkjøp, Statistikk og Rapporte 10 2,8 9 4,9 2,1 Service, Informasjon og Dokumentenheten ,2-11,8 HR enheten (inkl. læringer, frikjøpte og HVO) 50 1,9 49 2,3 0,4 ORGANISASJON OG UTVIKLING Lier Eiendomsselskap KF 9 11,6 10 2,3-9,3 EIERSTYRING Lier Bibliotek 7 3,3 7 0,9-2,4 Kultur og fritid - Kultur 20 2,7 29 6,1 3,4 Kultur og fritid - Park og idrett Planseksjonen 22 0,6 22 2,8 2,2 Spredt avløp 5 13, ,4 Landbruksforvaltningen ,3 6,3 Sektor Samfunn 12 7,4 9 0,7-6,7 SAMFUNN OG NÆRING Figur 5 forts: Sykefraværsutviklingen desember 2018 i forhold til januar 2018, i januar og desember isolert Kommentarer til sykefraværet per tjenesteområde, desember 2018 sammenlignet med januar 2018 Samlet sett har det viktigste bidraget til redusert fravær i virksomhetene vært at ledere følger opp medarbeidere tettere og tidligere, det er økt kunnskap om tilrettelegging og medvirkning, samt mer systematisk oppfølging. Utfordring framover er å øke nærværsledelse, med fokus på arbeidsmiljø, noe som igjen skal bidra til å forebygge fravær. Barnehager: Prosjektet med nærmere oppfølging av enkeltmedarbeidere ga god effekt i to av barnehagene på kort sikt, men nye langtidssykemeldinger har trukket fraværsprosenten opp igjen. 13

14 I Linnesstranda barnehage er forskjellen i fravær januar/desember 8 %. Utviklingen i 2018 har også vært god, jf. figur 4. Det er viktig å evaluere arbeidet og holde innsatsen oppe for å få stabile sykefraværstall. Grunnskole: Figur 5 viser at sykefraværet i desember 2018 sammenlignet med januar 2018 er lavere i flesteparten av skolene. Sett opp mot det akkumulerte fraværet i figur 4 bekrefter også tallene her at nærværet har en positiv utvikling. Helse og Omsorg: Liertun har reduserte sykefraværet ytterligere. Forskjellen i sykefraværet januar/desember 2018 ved avdelingen Bratromvn 7/9/11 er 11,4 %. Også akkumulerte tall i figur 4 viser at det er positiv utvikling i nærværet. Enkelte av underavdelingene på Fosshagen har økt, samtidig som prosjektet på Dagsenteret har gitt en reduksjon på 8,8 %. Erfaringsutveksling mellom virksomhetene kan ha god effekt. Velferd: Forskjellen i sykefravær januar/desember 2018 ved Voksenopplæringen og Lierstranda er henholdsvis 3,5 % og 6,2 %. Tallene for året samlet (figur 4) bekrefter en positiv utvikling ved Voksenopplæringen. For Lierstranda har imidlertid sykefraværet økt for året Organisasjon og Utvikling: Innbyggerservice kan vise til en forskjell på 11 % når man sammenligner sykefravær januar/desember Den positive utviklingen bekreftes også i de akkumulerte tallene, hvor virksomheten har gått fra 15 % til 9,8 % i Dette er et resultat av målrettet arbeid i virksomheten. Også andre virksomheter har redusert og/eller ligger med stabilt lavt sykefravær. Dette er administrative virksomheter som har gjort en innsats med nærvær i Med fortsatt fokus bør området i løpet av noe tid ligge under måltallet på 5 %. Lier eiendom: Fraværet er knyttet til et enkelttilfelle, hvor leder og ansatt nå har tilrettelagt for tilbakekomst til arbeid, og fraværet er redusert. Samfunn og Næring: Fraværet i Spredt avløp er per desember i 0 %, etter å ha vært høyt i to år, knyttet til et enkelttilfelle. Oversikt over HMS-/IA-rådgivers aktivitet overfor virksomhetene 2018 Det blir i arbeidet videre viktig å bruke mer tid på å analysere resultatene fra 2018, finne mulige årsaker til svingningene og med det kunne sette inn flere slike målrettede tiltak. Måleindikatorene i Handlingsprogrammet , setter også klare forventninger til helsefremmende ledelse og medarbeiderskap og videre innsats i dette og kommende år. I tabellen under fremgår oversikt over HMS-/IA-rådgivers aktivitet i Møter rådgivning ledere Møter oppfølging sykemeldte HMS/IAmøter Kurs funksjonsvurdering Møter lederopplæring Personalsamlinger Møter planlegging tiltak En rekke forsterkende tiltak, som ble startet opp i 2018, vil bli videreført i Disse er: Arbeidssteder med 15 % fravær: Følges opp særskilt; avklare årsaker, fraværsbildet og mulige tiltak. Handlings- og tiltaksplaner, engasjere LMUene og støtte til ledere. 14

15 Fraværsforum: Ny arena er etablert hvor ledere samles en gang i måneden med tema sykefravær og nærvær: Påfyll, erfaringsutveksling, læring og oppmuntring. Tydeliggjøring av regelverk overfor de sykemeldte når det gjelder medvirkningsplikt og aktivitetsplikt. Egne prosjekter på enkelte underavdelinger med høyt fravær direkte samtaler med sykemeldte Samarbeid med NAV Arbeidslivssenter om oppfølging av ny sentral IA-avtale Erfaringsutveksling med andre kommuner gjennom KOSTRA-13 og KLP Felles HMS-rutine med påfølgende tilsyn i virksomhetenes kvalitetsdokumenter. Forsterket innsats rundt grunnleggende HMS-arbeid. Innarbeide fast deltakelse fra sykemelder/legene i Dialogmøte 1 Økt opplæring om sykefraværsarbeid på avdelingsledernivå Barnehageoppfølgingen fortsettes. Direkte oppfølging av virksomheter med høyt fravær i forhold til antall ansatte. Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor integreres i nærværsarbeidet, med påfølgende tiltak, i tråd med 10-faktor-resultatene på hver virksomhet. Lier kommune i sammenligningsgruppen KOSTRA-13, 2018 Figur 6 og 7 under viser Lier kommune i sammenligningsgruppen KOSTRA-13 for sykefravær. Tallene som ligger til grunn er hentet fra KS` fellesrapport for hele landet. Merk at KS` tall ligger høyere enn kommunenes egne tall. Dette skyldes først og fremst forskjellig utregningsmåte når det gjelder lærere. Det samme er tilfelle for alle kommuner, ikke bare Lier. Det samlede snittet for landets kommuner er noe redusert fra 2017, samtidig som gruppen samlet har økt noe i I 2017 lå Lier som kommunen med fjerde lavest fravær. Selv om Lier nå ligger på syvende plass, er vi fremdeles under snittet i gruppen. Det kan gi positivt utslag å følge eksempelvis Frogn videre, og sammenligne oss særskilt ift deres gode resultater. Det er knyttet kontakt med Frogns HR-avdeling. Figur 6 Lier kommune i sammenligningsgruppen KOSTRA-13, 2018: 15

16 Figur 7: Lier kommunes utvikling versus KOSTRA-13 og norske kommuner HMS 2018 Figur 8 under viser årsoversikten over HMS-avvik for Tjenesteområde: HMS-avvik Av HMSavvik utgjør vold/trusler: Skade: Småskade (fra utagerende brukere): Akkumulert per tjenesteområde 2018: Svært alvorlig /kritisk Alvorlig BARNEHAGE GRUNNSKOLE HELSE OG OMSORG VELFERD SAMFUNN OG NÆRING ORGANISASJON OG UTVIKLING TJENESTER RÅDMANNSTEAM Totalt Figur 8: Årsoversikt over HMS-avvik Antall HMS-avvik i 2018 er Dette er en dobling siden i fjor, hvor det var 874 avvik. Avviksarbeidet følges nå opp tydeligere i virksomhetene, og det er gjort mye arbeid med veiledning på arbeidsstedene. Vold og trusler er fremtredende i avviksgrunnlaget, og det er utarbeidet retningslinjer for å redusere omfanget ytterligere. Dette kommer også til å tydeliggjøres i det systematiske HMSarbeidet som skal gjøres i 2019, med fokus på risikovurderinger og opplæring. 16

17 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2018/4345 Arkiv: 032 Saksbehandler: Ann-Eva Jacobsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 23/2019 Formannskapet Kommunestyret 6/2019 Administrasjonsutvalget Digitaliseringsstrategi Lier kommune Rådmannens forslag til vedtak: Vedlagte strategi vedtas som digitaliseringsstrategi for Lier kommune. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Digitaliseringsstrategi Utredning: Bakgrunn Digitalisering er et prioritert satsningsområde for både stat- og kommunesektor, og Kommunal- og moderniseringsdepartementet vektlegger kommunenes arbeid med digitalisering som helt sentralt for å imøtekomme fremtidens utfordringer. Blant annet kan digitalisering ses i sammenheng med behov for effektiv organisering av kommunal arbeidskraft og som tiltak i arbeidet med målsetningen om en mer klima- og miljøvennlig kommunedrift (eksempelvis gjennom mindre bruk av papir). I rådmannens forslag til digitaliseringsstrategi ligger en ambisjon om at Lier skal være en digitalt modig kommune som tar bevisste valg i innføringen av digitale løsninger. Vellykket digitalisering krever en strategisk tilnærming. Hensikten med digitaliseringsstrategien er å visualisere kommunens veivalg for digitalisering, der en ser hele kommunen under ett. På den måten skal digitaliseringen i kommunen skje innenfor tydelige rammer, med en felles retning. 17

18 Digitalisering handler om det som skjer i skjæringspunktet mellom menneske, teknologi og prosess. Det er et viktig prinsipp at strategien ikke skal gå inn på enkeltteknologi og -løsninger, men at den holder seg på et overordnet nivå. Videre skal strategien være levedyktig over tid og ta høyde for at Lier er en kommune i utvikling. Den bygger på nasjonale planer og føringer for digitalisering, innspill fra innbyggere, politikere og ansatte, samt kommuneplanens samfunnsdel. Gjennom digitalisering skal Lier kommune legge til rette for: Bedre tjenester og økt kvalitet for innbyggere og næringslivet. Høyere tilfredshet blant innbyggerne gjennom økt tilgjengelighet og mer brukervennlige tjenester. Bedre utnyttelse av eksisterende og nye digitale løsninger gjennom målrettede anskaffelser. Mer effektive arbeidsprosesser som gir bedre utnyttelse av kompetanse og fagressurser, samt en enklere arbeidshverdag for den enkelte medarbeider. Økonomiske gevinster. Arbeidet med strategien Arbeid med å utarbeide Lier kommunes digitaliseringsstrategi ble igangsatt våren Målsettingen med arbeidet var å: Utforme en digitaliseringsstrategi skal være tuftet på kommunens visjon, verdier og kommuneplan. Etablere felles føringer og mål som grunnlag for definerte digitale satsingsområder og Sikrer økt bruk av teknologi som gir Lier kommune gevinster Gir grunnlag for bedre og mer helhetlige løsninger for Lier kommunes brukere Sikre kompetanse og kultur for å ta i bruk ny teknologi Styrke kommunikasjonen gjennom digitale løsninger Et viktig elementer har vært å involvere brukere, ansatte, politikere og innbyggere i arbeidet. Gjennom ulike workshops er det hentet innspill til strategien og dens veivalg. Workshops for følgende grupper har vært gjennomført: Virksomhetsledere og kommunalsjefer Kommunikasjon Formannskapet Rådet for personer med funksjonsnedsettelse Elevråd på Hegg og Lierbyen skoler Elever fra videregående opplæring Plan Tillitsvalgte Alle virksomheter i organisasjon og utvikling Arbeidet har gitt et godt grunnlag for å forstå den «digitale modenheten», brukernes behov og mulighetene som ligger i digitaliseringen i Lier kommune. 18

19 Innholdet i strategien Åtte digitale veivalg: Strategien angir åtte digitale veivalg, sortert under to hovedtemaer, jf. vedlagte strategi, som sammen setter retning for Lier kommunes mål knyttet til digitalisering. Hovedtema og veivalg er: I. Innbyggere og liersamfunnet 1. Digital oppvekst 2. Digital helse, omsorg og velferd 3. Digitale innbyggere 4. Digital samhandling med næringslivet II. Organisasjon og medarbeidere 5. Digital organisasjon 6. Digitale medarbeidere 7. Digitale ledere 8. Valg av løsninger Første del av strategien har følgelig fokus på tjenestene, samt innbyggere og næringsliv, mens andre del har spesielt fokus på medarbeidere og ledere i tillegg til digitalisering av drift. I tillegg har strategien en siste del som omhandler hva strategien skal resultere i, samt hvordan Lier kommune skal lykkes med satsningen. Handlingsplaner for hvert veivalg: Lier kommune skal være en digitalt modig kommune som tar bevisste valg i innføringen av digitale løsninger. Kommunen skal ha et nytenkende og helhetlig perspektiv i møte med ny teknologi og gjennom dette ta smarte og realistiske valg til det beste for Liersamfunnet. For hvert av de åtte digitale veivalgene skal det utarbeides egne handlingsplaner som spisser satsingen og prioriterer konkrete tiltak. Velge de riktige digitale løsningene: Lier kommune har ikke ressurser eller kompetanse til å være den som leder an utprøving av ny teknologi og utvikler egne løsninger. Ambisjonen er likevel at Lier kommune skal være en digitalt modig kommune som skal ta bevisste valg i innføringen av digitale løsninger. Kommunen skal ha et nytenkende og helhetlig perspektiv i møte med ny teknologi, og gjennom dette ta smarte og realistiske valg til det beste for Liersamfunnet. For hvert av de åtte digitale veivalg skal det utarbeides egne handlingsplaner som spisser satsingen og prioriterer konkrete tiltak. I dette ligger også at Lier kommune må se til andre kommuner og lære av disse, og søke samarbeid der andre kommuner gjennomfører lignende prosesser. Løsninger som er implementert med godt resultat i andre kommuner skal tas i bruk. Lier skal alltid søke gevinstmuligheter enten i form av kvalitet og /eller økonomisk. Samtidig skal kommunen også være bevisste på hvordan vi skal realisere gevinstene. 19

20 Implementering av strategien Implementering av strategi og få til endring krever involvering fra arbeidet igangsettes. Dette for å sikre at det skapes forståelse for hvorfor Lier kommune skal jobbe med digitalisering og hva dette betyr. Videre er det viktig at rådmannen har medarbeidere som kan operasjonalisere veivalgene i strategien, sikre løpende god kommunikasjon om hvor man er i arbeidet, synliggjøre gevinster, og videreutvikler en organisasjonskultur som fremmer endring. Involvere og skape forståelse: Ovennevnte er også utgangspunktet for at rådmannen organiserte arbeidet gjennom bred involvering fra arbeidet ble igangsatte, selv om dette muligens kan ha kostet noe hva gjelder ønske om raskere framdrift. Dette fremheves i en rapport fra KS som en av 9 suksesskriterier for å lykkes med digitalisering «I tillegg til god forankring hos ledere på strategisk nivå er kommunikasjon og involvering av mellomledere og medarbeidere avgjørende for å lykkes med digital omstilling.» (Gode råd for å lykkes med digitaliseringsprosjekter). Ressurser/medarbeidere: Drift kan får gå på bekostning av utvikling. Rådmannen etablerer derfor arbeidet med digitaliseringsprosjekter i den nye virksomheten Utvikling. Utvikling bygger også opp kompetanse på kartlegging av arbeidsprosesser og lean. Denne virksomheten vil derfor være sentral i arbeidet med digitalisering. Medarbeidere i enheten vil kunne ivareta ulike aspekter ved digitaliseringsprosesser som å strukturere og gjennomføre store virksomhetsovergripende digitaliseringsprosjekter. Kommunikasjon: Det er lagt stor vekt på å kommunisere strategien på en måte som gjør den tilgjengelig og forståelig for alle; dokumentet skal være lett å lese, samtidig som det skal være spesifikt og gi retning. Det er et bevisst valg at man har søkt å utelate faguttrykk uten at meningsinnholdet forsvinner. Strategien skal være et sentralt dokument som vil ligge tilgjengelig på nett for innbyggere, næringsliv, politikere og ansatte, med mulighet for å bla i som i et hefte eller en bok. Kommunikasjon må følge implementeringen fullt ut slik at hele organisasjonen er kjent med fremdriften i Lier kommunes digitale utvikling. Når handlingsplaner for de ulike veivalg etter hvert utarbeides og beslutninger blir til konkrete digitale løsninger, skal disse kommuniseres, herunder hva man har lykkes med og eventuelt hva som ikke har fungert og hvorfor. Sikre gevinster: Gevinster fra digitaliseringer handler både om å gi bedre tjenester til brukerne og å oppnå gevinster for kommunen. Alle digitaliseringsprosjekter innenfor de åtte veivalgene skal derfor ha egne gevinstrealiseringsplaner slik at det tidlig tas stilling til 1) hvilke gevinster som skal tas ut, 2) hvordan de skal tas ut og 3) når gevinstene kan tas ut. 20

21 21 Digital strategi for Lier kommune

22 Lier skal være en digitalt modig kommune som tar bevisste valg i innføringen av digitale løsninger. Med modig menes at kommunen våger å ha et nytenkende og helhetlig perspektiv i møte med ny teknologi. Gjennom dette skal Lier ta smarte og realistiske valg til det beste for Liersamfunnet. 22

23 Digitale veivalg Lier kommune skal legge til rette for digitalisering innen følgende områder: Innbyggere og Liersamfunnet Digital oppvekst Digital helse, omsorg og velferd Digitale innbyggere Digital samhandling med næringslivet Organisasjon og medarbeidere ç ç Digital organisasjon Digitale medarbeidere Digitale ledere Valg av løsninger Strategien omtaler avslutningsvis hvordan Lier kommune skal gjennomføre og lykkes med digitaliseringen. 23

24 INNBYGGERE OG LIERSAMFUNNET Digital oppvekst Digital helse, omsorg og velferd Digitale innbyggere Digital samhandling med næringslivet 24

25 Grønne Lier for alle innbyggere Lier kommunes visjon skal være en ledesnor også i det digitale arbeidet. Liersamfunnets behov skal stå i sentrum for arbeidet med nye og forbedrede digitale tjenester i kommunen. Digitaliseringsstrategien henger sammen med, og skal bidra til å realisere kommuneplanen. 25

26 Digital oppvekst Lier skal ha barnehager og skoler som gir de beste muligheter for læring, tilhørighet og sosial utvikling. Samfunnsoppdraget går ut over det å gi barn og unge faglige kunnskaper og ferdigheter. Digitale ferdigheter er en forutsetning for læring og for aktiv deltakelse i et arbeidsliv og et samfunn i stadig endring. Målet er å skape aktive og robuste Liunger som vokser opp til å bli en del av fellesskapet i kommunen. ç ç Lier skal legge til rette for motivasjon, utvikling og læring gjennom bruk av gode digitale hjelpemidler som bidrar til å oppfylle kommunes mål for barn og unge. 26

27 Digital helse, omsorg og velferd Det er et økende behov for kommunale helse-, omsorgs- og velferdstjenester. Tydelige prioriteringer må til for å sikre at Lier får en bærekraftig utvikling innen tjenesteområdene. Digitale hjelpemidler kan bidra til å imøtekomme den enkelte brukers behov. Teknologiske løsninger vil kunne gi trygghet, trivsel og økt livsmestring. ç Lier skal bruke de mulighetene teknologien gir slik at innbyggerne får bedre, sikrere og mer effektive helse-, omsorgs- og velferdstjenester. 27

28 Digitale innbyggere Tilgang til gode nærmiljø er viktig for et godt liv. Lier skal legge til rette for at innbyggerne har tilgang på gode digitale møteplasser i tillegg til tradisjonelle, fysiske møteplasser. Digitalt modne innbyggere forventer selvbetjente løsninger som gir effektive tjenester på deres premisser. På den andre siden har ikke alle innbyggere samme digitale kompetanse. Lier skal møte alle innbyggere uavhengig av digital modenhet, og legge til rette for å redusere det digitale skillet i befolkningen. ç ç Kommunen skal styrke kommunikasjonen med innbyggerne gjennom bruk av digitale kanaler. Innbyggerne vil her få relevant informasjon, tilgang til selvbetjeningsverktøy og samtidig få muligheten til å bidra aktivt inn i utviklingen av Liersamfunnet. 28

29 Digital samhandling med næringslivet Lier skal være en kommune hvor næringslivet ønsker å drive næringsvirksomhet. Dette innebærer å etablere nye, og å ta vare på eksisterende arbeidsplasser. Digitaliseringsarbeidet skal resultere i god og effektiv samhandling mellom partene. ç ç Gjennom digital samhandling med næringslivet skal kommunen legge til rette for at det blir enklere og mer attraktivt å etablere og fortsette drift av næringsvirksomhet i Lier. Digitale løsninger skal tas i bruk med mål om å reduserer byråkrati og forenkle prosesser for både næringsliv og kommunen. 29

30 ORGANISASJON OG MEDARBEIDERE Digital organisasjon Digitale medarbeidere Digitale ledere Valg av løsninger 30

31 En papirfri ambisjon Grønne Lier tar vare på miljøet og er en kommune med fokus på bærekraft. Kommunen har en ambisjon om å ligge i front i arbeidet med å fjerne papir fra administrative oppgaver. Gjennom gode digitale verktøy og forenklede arbeidsprosesser skal det tilstrebes å minimere bruken av papir i kommuneorganisasjonen. 31

32 Digital organisasjon Tekst/bilde skrått Digitaliseringen skal ha som mål å sikre samhandling Lorem Ipsum på is tvers simply og dummy bidra til text god of organisering. the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the Økt digitalisering setter nye krav til arbeidsformer industry's standard dummy text ever since the 1500s, og arbeidsprosesser. Kommunen skal legge til rette when an unknown printer took a galley of type and for at organisasjonen til enhver tid er rustet for scrambled it to make a type specimen book. It has digital endring. Dette betyr at survived not only five centuries, but also the leap organisasjonsstrukturen skal være understøttende, og into ikke electronic til hinder typesetting, for digitalisering. remaining essentially unchanged. It was popularised in the 1960s with Lier skal utnytte muligheten som kommunestørrelsen the release of Letraset gir til sheets å handle containing raskt når Lorem endring Ipsum passages, skjer. Organisasjonen and more recently skal jobbe with aktivt med å desktop gjøre tidlige, publishing. veloverveide og smarte digitale veivalg. 32

33 Digitale medarbeidere Lier er avhengig av digitalt kompetente medarbeidere som bidrar til å fremme det digitale arbeidet. Kommunen skal ha som mål å tiltrekke og beholde dyktige medarbeidere. Arbeidsmiljøet i kommunen skal være preget av mestring og utvikling. Digitaliseringen skal føre til meningsfylte og effektive arbeidsprosesser. Ved innføring av nye digitale løsninger, skal de ansatte involveres. Det skal legges til rette for at ansatte har tilstrekkelig digital kompetanse for å nyttiggjøre seg de digitale løsningene som kommunen benytter. 33

34 Digitale ledere ç Alle ledere i Lier skal bidra til at det blir tatt gode digitale valg til det beste for Liersamfunnet. Ledere skal legges til rette for at nødvendig utstyr og kompetanse blir tilgjengelig for medarbeidere. Lederne er viktige premissleverandører som gjennom helhetlig, langsiktig og proaktiv tenkning, legger til rette for engasjement og endringsvilje. En vellykket digitalisering er avhengig av gode og inkluderende ledere. ç 34

35 Valg av løsninger Digitaliseringsarbeidet skal ta utgangspunkt i kommunens faktiske behov for nye løsninger. Innføringen skal skje systematisk og i tråd med nasjonale retningslinjer. Lier skal tilstrebe å ha en base av standardiserte, helhetlige og brukervennlige løsninger som samhandler på tvers av tjenesteområder og forenkler arbeidsprosesser. Det skal vurderes gjenbruk av data der hvor det er hensiktsmessig for å effektivisere kommunens driftsoppgaver og for å sikre brukervennlige tjenester for ansatte, innbyggere og næringsliv i kommunen. 35

36 GJENNOMFØRING Ønsket resultat av digitalisering Å lykkes med digitalisering 36

37 Se helheten og lære av andre Lier skal se helhetlig på digital utvikling. Digitalisering skal ikke være et løsrevet element frakoblet øvrige prosesser, men en integrert del av hele kommunen. Kommunen skal se til andre og særlig lære av kommuner med lignende forutsetninger som seg selv. Det skal være rom for å prøve, feile og lære i digitaliseringsprosessen. Lier skal dele av gode erfaringer, tørre å fortelle om egne feilsteg, og være en konstruktiv og aktiv part i nasjonalt samarbeid. 37

38 Ønsket resultat av digitaliseringen Digitalisering handler i stor grad om å utnytte potensialet som nye digitale løsninger gir, og å høste gevinster som følge av nye måter å jobbe på. Det skal avsettes ressurser, og anvendes systemer og metoder som kan fange opp og bidra til at ønskede gevinster blir realisert. Digitaliseringsarbeidet skal legge til rette for: Bedre tjenester og økt kvalitet for innbyggere og næringslivet Høyere tilfredshet blant innbyggerne gjennom økt tilgjengelighet og mer brukervennlige tjenester Bedre utnyttelse av eksisterende og nye digitale løsninger gjennom målrettede anskaffelser Mer effektive arbeidsprosesser som gir bedre utnyttelse av kompetanse og fagressurser, samt en enklere arbeidshverdag for den enkelte medarbeider Økonomiske gevinster ç ç 38

39 Å lykkes med digitalisering Digitalisering omhandler samspillet mellom teknologi, prosess og mennesker. Forståelsen for at digitalisering er mer enn bare etablering av nye digitale løsninger er viktig, og dannes gjennom forankring i kommunen. Strategien skal være et kjent og sentralt styringsdokument. Innbyggere og ansatte oppfordres til å gi tilbakemeldinger som kan gjøre kommunens digitale satsning bedre. Gjennom å involvere innbyggere, ansatte og ledere, ivaretas ulike perspektiv, og det legges til rette for kontinuerlig forbedring av kommunens tjenester. ç ç Lier kommune skal sørge for at det igangsettes, gjennomføres og følges opp digitale initiativ i tråd med digitaliseringsstrategien. Det skal utarbeides egne handlingsplaner som spisser satsingen og prioriterer konkrete tiltak. 39