VEILEDNINGSNOTAT FOR BRUK AV KONTANTKORT I STATEN

Transkript

1 Dato august 2014 Referanse 12/1500 VEILEDNINGSNOTAT FOR BRUK AV KONTANTKORT I STATEN 1. Innledning Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har 11. juni 2014 inngått avtaler om bruk av kontantkort for utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke får opprette bankkonto. Avtalene om kontantkort er en tilleggsavtale til rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Tilleggsavtalen er inngått med følgende banker innenfor rammeavtalen: DNB Bank ASA Nordea Bank Norge ASA Alliansesamarbeidet SpareBank 1 DA Tilleggsavtalene er inngått i samsvar med rammeavtalenes pkt Rammeavtalene vil gjelde i sin helhet mellom partene, men med de unntak som følger av tilleggsavtalen for kontantkort. I dette notatet gis det en veiledning om hvordan virksomhetene kan ta i bruk kontantkort, herunder en oversikt over: Bruksområde Funksjonalitet Forutsetninger for bruk av tilleggsavtalen for kontantkort Krav til virksomhetenes interne rutiner for bruk av kontantkort Virksomheten får tilsendt tilleggsavtalen for kontantkort ved å henvende seg enten pr e-post til: konsernkonto@dfo.no eller pr telefon til: Tone Haugland, tlf.nr Ketil N. Eger, tlf. nr Bruksområde Kontantkort skal kun benyttes ved utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke kan få opprette bankkonto. I dag benyttes giroutbetaling, sjekk og til dels kontanter ved utbetalinger til denne gruppen personer. Virksomheten kan fortsatt benytte giroutbetaling og sjekk

2 innenfor rammeavtalene. Virksomheten avgjør selv etter nytte-/kostnadsvurderinger om hvilke av produkter/tjenester kontantkort, giroutbetaling eller sjekk de ønsker å benytte. Kontantkort skal ikke benyttes til dekning av driftsutgifter og utbetalinger til ansatte (heller ikke hasteutbetalinger ved for eksempel forskudd til ansatte i forbindelse med lønn og reise). 3. De ulike kontantkortløsningene Det er inngått avtale om forskjellige typer kontantkortløsninger. Basert på egenskapene for de ulike løsningene, har vi delt kontantkortløsningene inn i følgende tre hovedgrupper: a) Engangskontantkort Alle virksomheter kan benytte denne kontantkortløsningen. Dette kontantkortet kan kun benyttes til kontantuttak i avtalebankens minibanker, der hele saldoen på kortet blir utbetalt i en engangssum. Kortbrukeren vil kun få utbetalt beløp i NOK 200- og NOK 500-sedler. Tilleggsavtalen med hhv. DNB og Nordea omfatter denne type engangskontantkort. DNBs avtale omfatter en kortløsning der kortet kan lades flere ganger og Nordeas avtale omfatter en kortløsning det kortet kun kan lades en gang. b) Visa-kontantkort Alle virksomheter kan benytte denne kontantkortløsningen. Dette kortet kan benyttes til flere kontantuttak i alle minibanker, og til vare- og tjenestekjøp ved alle Visa brukersteder. Tilleggsavtalen med Alliansesamarbeidet SpareBank 1 DA omfatter to typer Visakontantkort. I den ene løsningen kan kortet lades flere ganger og i den andre løsningen kan kortet kun lades en gang. c) BankAxept-kontantkort Denne kontantkortløsningen kan kun benyttes av virksomheter som i lov eller medhold av lov tildeler økonomisk stønader til enkeltpersoner. Reglene for bruk av dette kortet er fastsatt av Finansnæringens fellesorganisasjon (FNO), se vedlegg 1. Dette kortet kan benyttes til kontantuttak i alle minibanker og vare- og tjenestekjøp på alle BankAxept brukersteder. Kortet kan lades flere ganger. Brukeren av BankAxept kontantkort må undertegne en egenerklæring for bruk av kortet, se vedlegg 2. Tilleggsavtalen med hhv. DNB og Alliansesamarbeidet SpareBank 1 DA omfatter BankAxept kontantkort. Bankenes løsninger varierer noe innenfor de enkelte gruppene. Forskjellene vil fremgå av de respektive tilleggsavtalene for kontantkort som er inngått. 2

3 4. Forutsetninger for bruk av tilleggsavtalen for kontantkort En virksomhet som skal benytte tilleggsavtalen for kontantkort, må etablere egne kontoer i banken for kontantkort utenfor konsernkontoordningen. Virksomheten må derfor søke om unntak fra kravet i Bestemmelser om økonomistyring i staten ( Bestemmelsene ) pkt om myndighet og ansvar. Søknad om unntak må sendes via overordnet departement til DFØ ved Forvaltnings- og analyseavdelingen. Se vedlegg 3 om mal for unntakssøknader for kontantkort. Ved inngåelse av avtale skal virksomheten teste løsningen mot virksomhetens egne systemer. Her vises det til rammeavtalens vedlegg 6, pkt. 2, om testing og Bestemmelsenes pkt om sikkerhet i økonomisystemet. 5. Virksomhetens interne rutiner for kontantkort Virksomhetene må etablere interne rutiner for hhv. kortadministrasjon og forvaltning av midler innenfor tilleggsavtalen for kontantkort, herunder rutiner for utbetaling, tilbakeføring, regnskapsføring, sporbarhet og avstemming, jf. Bestemmelsene punkt 2 og 3. Disse ulike rutinene er gjennomgått nærmere under Kortadministrasjon Hver enkelt virksomhet har ansvar for å ha en effektiv og sikker administrasjon av kontantkortene, herunder sikre oversikt over: alle kort virksomheten har fått utstedt fra banken, herunder: o kontroll og oppbevaring av kontantkort og eventuelt PIN-kode o hvem som har fått utlevert kort o utløpsdato på kontantkort alle innbetalinger virksomheten har gjennomført til de enkelte kontantkortene saldo for hvert enkelt kontantkort Bankenes kortadministrasjonssystem er omtalt i de respektive tilleggsavtalene for kontantkort. Bankenes kortadministrasjonssystem omfatter i hovedtrekk følgende: bestillings- og leveranserutiner for kontantkort og eventuelt PIN-kode lading av kontantkort aktivering av kontantkort sperring av kontantkort tilbakeføring av innestående beløp på kontantkortkonto til arbeidskonto informasjon om saldo for hvert enkelt kontantkort Hovedregelen vil være at det er den virksomheten som inngår avtale med en eller flere banker om kontantkort, som vil utlevere kontantkort til brukerne. I noen tilfeller kan det være aktuelt at andre virksomheter enn den virksomheten banken inngår avtale med, utleverer kontantkort til brukerne. Det er da opp til virksomhetene å inngå avtale om hvordan dette praktisk kan gjennomføres. Bankene forholder seg kun til den virksomheten som har inngått avtale med banken. 3

4 Virksomheten skal selv vurdere om det er behov for at kortbruker skal undertegne en egenerklæring, med mindre banken stiller krav om dette. Hensikten med egenerklæring er å sikre at kortbruker er kjent med vilkårene for bruk av kontantkort. Avtale med kortbruker vil først og fremst være aktuelt dersom kontantkortet skal benyttes flere ganger. Se forslag til egenerklæring i vedlegg Utbetalingsrutiner Utbetalinger fra virksomhetens arbeidskonto til virksomhetens kontantkortkonto skal utføres som et ordinært betalingsoppdrag. Dette betyr at utbetalingen skal skje i tråd med virksomhetens rutiner for utbetaling og kontroll av utgiftstransaksjoner. Krav til disse rutinene fremgår av Bestemmelsene pkt. 2.5 og pkt og rammeavtalens vedlegg 2. Det er ikke behov for å etablere nye arbeidskontoer for utbetalinger til kontantkortkontoer. De forskjellige kontantkortløsningene har ulike kontostrukturer og kan deles opp i følgende to grupper: 1. Det etableres en samlekonto for alle kontantkortene. Hvert kontantkort er koblet til samlekontoen med referansenummer. Midlene er disponible for kortbruker i det beløpet er innbetalt på samlekontoen og det er foretatt nødvendige registreringer i kortadministrasjonssystemet. Samlekontoen belastes når kontantkortet blir brukt. 2. Det etableres egne kontantkortkontoer for hvert enkelt kort, og beløpet er disponibelt for kortbruker i det beløpet er innbetalt på kortkontoen og det er foretatt nødvendige registreringer i kortadministrasjonssystemet. Kortkontoen belastes når kontantkortet blir brukt. Utgiftsføringen i virksomhetens regnskap skal skje ved utbetaling fra virksomhetens arbeidskonto til kontantkortkontoen Tilbakeføring av innestående på kontantkortkonto til arbeidskonto Det skal etableres rutiner som sikrer at innestående saldo på kontantkort som enten er sperret eller hvor gyldighetstiden er utløpt, tilbakeføres virksomhetens arbeidskonto. Dette er nærmere omtalt i tilleggsavtalene for kontantkort pkt. 10. Tilbakeføringer av midler fra kontantkortkontoen til virksomhetens arbeidskonto skal føres som redusert utgift Regnskapsføring av innestående på kontantkortkontoene Midler på konto for kontantkort kan ikke disponeres av staten og defineres følgelig som ikkestatlige midler. Virksomheter som velger å benytte kontantkortløsninger skal fastsette eget regelverk og kontrollordninger for forvaltning av midler som ligger på slike kontoer og verdiene skal føres i virksomhetens regnskap, jf. Bestemmelsenes pkt Virksomheten skal benytte konto 191 i standard kontoplan til bokføring av kontantkortkontoene (bankkontoene). Virksomheten fastsetter selv en hensiktsmessig kontostruktur under 3-siffernivået, men kontantkortkontoen skal være bokført i virksomhetsregnskapet. Det anbefales at det opprettes en motkonto til kontantkortkontoen på 4-siffernivået slik at debetsaldoen på konto 191(0) (kontantkortkonto) alltid viser samme saldo som f. eks konto 191(1) (motkonto til kontantkortkontoen) med motsatt fortegn, slik at summen av konto 191(0) og konto 191(1) alltid blir null. 4

5 Konto 191 skal ikke inngå i rapporteringen til statsregnskapet. 5.5 Avstemming og dokumentasjon Virksomheten skal avstemme kontantkortkontoen/kontantkortløsningen i banken mot respektive konto/-er i regnskapet. Avstemmingen skal minimum utføres ved utgangen av hver måned. Avstemmingen skal dokumenteres. Virksomheten må kunne ta ut en dokumentasjon som viser hvem som har penger til gode (saldo på kontantkortet) og som er grunnlag for motkontoen i økonomisystemet. 5.6 Sporbarhet Den enkelte virksomhet må sørge for nødvendig sporbarhet mellom vedtaket om utbetaling, til beløpet er tilgjengelig for bruker av kontantkort. 5

6 VEDLEGG 1 REGLER OM ONLINE BANKAXEPT-KORT 1/1 Regler om online BankAxept-kort for særskilte brukere Reglene er fastsatt av administrasjonene i Finansnæringens Servicekontor og Sparebankforeningens Servicekontor den 5. juni 2008 med hjemmel i Regler om utstedelse og behandling av BankAxept-kort i kontantautomater og betalingsterminaler på brukersteder (BankAxept-reglene) 4.4. Reglene ble sist endret Bakgrunn og formål Formålet med reglene er å presisere bankens adgang til å utstede BankAxept-kort til offentlige og private institusjoner som i lov eller i medhold av lov tildeler økonomisk stønad til enkeltpersoner, og slik at kortene overlates videre til stønadsmottakere. Reglene supplerer FNHs og Sparebankforeningens felles Regler om utstedelse og behandling av BankAxept-kort. 2. Definisjoner I tillegg til definisjonene i FNH og Sparebankforeningens felles Regler om utstedelse og behandling av BankAxept-kort, gjelder følgende særlige definisjoner: Kortkontoeier: En juridisk person som kontobank har utstedt BankAxept-kort til og som er eier av den kontoen som kortet er knyttet til. Kortbruker: En fysisk person som kortkontoeier har overlatt det utstedte BankAxept-kortet til og som rettmessig kan disponere midlene på den tilknyttede konto ved bruk av kortet. 3. Krav til kortkontoeier og hva kortet kan brukes til Kortkontoeier skal være et offentlig eller privat institusjon som i lov eller i medhold av lov tildeler økonomisk stønad til enkeltpersoner som nevnt i annet ledd. Kortet kan utstedes for å gi tilgang til tildelt stønad for kortbrukere som er mottakere av økonomisk stønad fra NAV/sosialkontoret, eller asylsøkere og flyktninger. Det beløp stønadsmottaker skal kunne disponere gjennom slike kort skal begrenses til den økonomiske støtte som tildeles som følge av lov eller i medhold av lov. Trygd, pensjon og andre rettighetsmidler kan ikke disponeres gjennom slike kort. 4. Bankens avtale med kortkontoeier Banken som utsteder kortet skal inngå avtale med kortkontoeier. Banken skal i avtalen pålegge kortkontoeier å forsikre seg om identiteten til kortbruker. Banken skal i avtalen også regulere om og i så fall i hvilken grad kortkontoeier kan få innsyn i kortbrukers enkelttransaksjoner på den konto som kortet er tilknyttet samt eventuelt innhenting av kortbrukers samtykke til dette. Avtalen skal inneholde slik bruksbegrensning som beskrevet i punkt 3 tredje ledd. Kortbrukers bruk av kortet skal reguleres i avtale mellom kortbruker og kortkontoeier. Kortbruker skal normalt forholde seg til kortkontoeier i alle spørsmål som gjelder bruk av 2/1 6

7 kortet. Dersom kortbruker skal kunne opptre på kortkontoeiers vegne overfor banken, for eksempel ved melding om tapte og misbrukte kort, fremsettelse av krav mot banken og så videre, må dette avklares i kortkontoeiers avtale med banken. 5. Utlevering av kort og personlig kode Banken skal utlevere personlig kode til kortkontoeier på en slik måte at denne gis videre til kortbruker uten at kortkontoeier blir kjent med koden og at kortbruker kan kontrollere dette. 6. Nærmere regler gitt av BSK BSK fastsetter nærmere regler for distribusjon og oppbevaring av kort og personlig kode hos kortkontoeier samt regler for utlevering av kort og kode til kortbruker. BSK kan fastsette nærmere krav om rutiner for å sperre tapte og misbrukte kort, herunder kortkontoeiers og kortbrukers mulighet til å få opplysninger fra banken om kortet er blitt misbrukt. 7. Krav til dekningskontroll Før disponering av kontoen ved bruk av kortet skal det gjennomføres online dekningskontrol mot kontobank. Reserveløsning skal ikke kunne benyttes. 7

8 VEDLEGG 2 - FORSLAG TIL EGENERKLÆRING Egenerklæring ved bruk av BankAxept 1 -kort for stønadsmottaker Jeg har som bruker av [navn på kort] gjort meg kjent med retningslinjene og sikkerhetsveiledningen for bruken av kortet og vil rette meg etter anvisningene nedenfor. 1. Legitimasjonskontroll Jeg er kjent med at utlevering av [navn på kort] og tilhørende personlige kode (PIN) bare skjer ved mitt personlige fremmøte hos [navn på virksomhet]. Dette gjelder også ved fornyelse eller erstatning av kort. Jeg er innforstått med at [navn på kort] og PIN ikke vil bli utlevert før jeg har fremvist legitimasjon eller annen bekreftelse fra offentlig myndighet som kan bekrefte min identitet. 2. Bruksområder Jeg er oppmerksom på at [navn på kort] bare kan benyttes sammen med tildelt PIN i minibanker og betalingsterminaler merket BankAxept, samt Bank i Butikk. Når kortet brukes vil det være kontakt mellom terminal og banken for å kunne utføre fastsatte kontroller. Kortet har ingen legitimasjonsfunksjon. Jeg er klar over at [navn på kort] kan bare benyttes for å disponere tildelte midler og at ubenyttede midler tilhører [navn på virksomhet] inntil beløpet er disponert. 3. Egenkontroll Kvitteringer som jeg får ved bruk av kortet bør jeg oppbevare for senere egenkontroll. 4. Innsynsrett Jeg er gjort kjent med at [navn på virksomhet] har rett til i innsyn i mine disponible midler på kortet. Innsynsretten omfatter også enkelttransaksjoner. 5. Beskyttelse av kort og PIN Jeg skal påse at uvedkommende ikke får kortet i hende. Jeg har mottatt min personlige kode (PIN) i lukket konvolutt. Den personlige koden (PIN) skal jeg ikke røpe for noen, heller ikke overfor politiet, banken eller [navn på virksomhet]. For øvrig skal jeg påse at koden ikke brukes under slike forhold at andre lett kan se den. Jeg bør huske koden. Dersom koden må skrives ned, skal jeg gjøre det på en slik måte at andre ikke kan forstå hva sifrene gjelder. Slikt notat skal jeg ikke oppbevare nært til eller sammen med kortet. 6. Melding ved tap av kort Jeg skal underrette [navn på virksomhet] snarest mulig etter at jeg eventuelt har fått kjennskap til eller mistanke om at BankAxept-kortet er kommet bort eller at uvedkommende har fått kjennskap til den personlige koden. 1 Kan også benyttes ved bruk andre kontantkortløsninger som er omfattet av tilleggsavtalen for kontantkort, men da må teksten tilpasses slik at det ikke henvises til BankAxept 8

9 7. Feil og misbruk av kort Dersom jeg opplever feil eller andre uregelmessigheter ved kortet skal jeg henvende meg til [navn på virksomhet]. Jeg er kjent med at økonomiske tap som skyldes eget eller andres misbruk av kortet er et forhold mellom meg og [navn på virksomhet]. 8. Opphør og tilbakelevering av kort Ved opphør av stønadsmidler eller dersom [navn på virksomhet] av andre grunner ber om det, skal jeg straks levere kortet tilbake til [navn på virksomhet]. Jeg er klar over at [navn på virksomhet] kan kreve kortet tilbakelevert ved brudd på ovennevnte retningslinjer. Jeg er også informert om at [navn på kort] er utstedt for en bestemt gyldighetsperiode, og at det ikke kan benyttes etter dette tidspunktet. [navn på virksomhet] avgjør om nytt kort skal tildeles etter endt utløpsdato. Bekreftende underskrift Jeg har som stønadsmottaker og bruker av [navn på kort] gjort meg kjent med retningslinjene for bruken av kortet og vil rette meg etter anvisningene ovenfor. Sted/dato: Stønadsmottaker For [navn på virksomhet] 9

10 VEDLEGG 3 MAL FOR UNNTAKSSØKNADER FOR BRUK AV KONTANTKORT Adresse fagdepartementet Søknad om unntak fra reglement for økonomistyring i staten for bruk av kontantkort Det vises til inngåtte tilleggsavtaler for kontantkort datert 11. juni 2014 samt veiledningsnotat for bruk av kontantkort i staten. [Virksomhetens navn] har behov for å benytte kontantkort [beskriv hvilke situasjoner virksomheten skal benytte kontantkort]. Virksomheten er kjent med at kontantkort kun skal benyttes ved utbetalinger til personer som av ulike årsaker ikke kan opprette bankkonto. Bruk av tilleggsavtaler for kontantkort innebærer at virksomheten må etableres egne kontoer for kontantkort utenfor konsernkontoordningen, der virksomheten må være juridisk eier av disse kontoene. [Virksomhetens navn]vil derfor og i samsvar med tilleggsavtalenes pkt. 1.2 og veildelingsnotatet for bruk av kontantkort pkt. 4, be om å få innvilget unntak fra Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt Virksomheten vil i samsvar med veiledningsnotatet for bruk av kontantkort pkt. 5, etablere interne rutiner som sikrer en forsvarlig forvaltning av midlene i tråd med bestemmelsenes pkt Vennlig hilsen 10

11