MØTEREFERAT IDF SESAM

Transkript

1 1 av 6 HR- og HMS-avdelingen Dato Referanse HR/ARSK MØTEREFERAT IDF SESAM Tilstede: Tjenestemannsorganisasjonene Sturla Søpstad, NTL Tove Strømman, NTL Iver Johnsen, NTL Rune Sætre, Tekna Øystein Moen, Tekna Morten Kvamme, NITO Gry Eva Alterskjær, FF Kristin Dæhli, FF Jon Anders Risvaag, FF Morten Mørch, Parat Heidi Egseth, HVO Arbeidsgiver HR- og HMS-sjef Arne Kr. Hestnes Seniorrådgiver Didrik Tårnesvik (sak 30 og 38) Seniorrådgiver Heidi Helle (sak 30) Seniorrådgiver Marte Daae-Qvale Holmemo (sak 32) Instituttleder Torberg Falch (sak 33) Førsteamanuensis Per-Odd Engen (sak 33) Seniorrådgiver Jens-Petter Nygård (sak 34) Seniorrådgiver Kristin Wergeland Brekke (sak 37) Seniorrådgiver Arild Smolan (sak 38) Avdelingsleder Berit Johanne Kjeldstad (sak 40) Seniorrådgiver Ole Kristen Solbjørg (sak 40) Rådgiver Linn Benedicte Brubakken Øfsteng (sak 41) Referent: Faggruppeleder Arve Skjærvø IDF SESAM , kl , Hovedbygget, Styrerommet, 2 etg. Godkjenning av referat fra IDF SESAM-møte Referatet ble godkjent. Det ble enighet om at referatet som skal godkjennes legges i møtets mappe. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. Sak til eventuelt: - Konsekvensene av GDPR for tillitsvalgtes adgang til lønnsopplysninger (innmeldt av Forskerforbundet)

2 2 UTSATT SAK 30/18 TILPASNINGSAVTALEN TIL HOVEDAVTALEN (Forhandling) Arbeidsgiver innledet, og viste til prosess og innhold i revisjonen. Gjelder særlig nytt kapittel 8, og ordning for GSAM og ÅSAM. I tillegg er den oppdatert i henhold til henvisninger i hovedavtalen og den nye statsansatteloven. HVO spilte inn at stedlig lokale verneombud og lokalt arbeidsmiljøutvalg må inn i teksten. I tillegg er det viktig å presisere at byggesaker lokalt behandles i LAMU i Gjøvik og Ålesund, og ikke AMU, slik som ordlyden tilsier nå. Partene var enige om at arbeidsgiver gjør nødvendige justeringer, uten at dette krever ny behandling i IDF-SESAM. Organisasjonene påpekte viktigheten av at lederlinjene og GSAM og ÅSAM blir enige med de aktuelle IDF-LOSAM om hvilke saker som skal tas hvor og i hvilken rekkefølge. Saker i IDF- LOSAM som gjelder blant annet interne organisasjonsendringer og endringer i tjenesteavtaler og som får betydning for de ansatte i Gjøvik og Ålesund sin arbeidssituasjon skal drøftes i GSAM/ÅSAM før de behandles i IDF-LOSAM. Det er vanskelig å finne en ordlyd som løser opp i alle eventualiteter. NTL spilte inn viktigheten av å ha anskaffelser i mente knyttet til medbestemmelsessystemet. Arbeidsgiver merket seg dette, og dette settes opp som en egen sak på agendaen til IDF- SESAM. Konklusjon: Partene ble enige om at den foreslåtte ordlyden i ny tilpasningsavtale besluttes, med en justering knyttet til HVOs innspill. Arbeidsgiver justerer dette, uten ny behandling i IDF- SESAM. Arbeidsgiver utarbeider protokoll, og publiserer ny tilpasningsavtale etter signering av protokollen. NYE SAKER 32/18 OMSTILLING SOM FØLGE AV DIGITALISERING AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER (Drøfting) Arbeidsgiver innledet, og viste til notat av fra HR- og HMS-sjef og NTNUs gruppe for BOTT OU. Saken gjelder forslag til tilnærming til omstilling som følge av digitalisering av administrative tjenester på NTNU. Forskerforbundet viste til setning s 1: «størst mulig grad ivaretar medarbeidernes jobbtrygghet» Forskerforbundet kan ikke støtte opp om en slik formulering, som reduserer ansattes stillingsvern. Forskerforbundet krevet at dette rettes opp. Jobbrotasjon kan i liten grad benyttes som virkemiddel for ansatte i Gjøvik og Ålesund. Forskerforbundet ba arbeidsgiver ta hensyn til dette.

3 3 Med henvisning til setning s 6, pkt 4 pekte Forskerforbundet på viktigheten av å nøre opp under de ansattes motivasjon, for å unngå å miste disse før oppgavene egentlig bortfaller. Konkret ble det foreslått å stryke: «Bruken av kompetanseutviklingstiltak må i endra større grad dreies mot strategiske virkemiddel foran virkemiddel for motivasjon, belønning eller rettighet. Dette betyr større grad av ledelse i prioritering og fordeling og at ledere må våge å «forskjellsbehandle» ut i fra behov.» Forskerforbundet ønsket en oversikt over digitaliseringstiltak som allerede er iverksatt. Forskerforbundet viste videre til viktigheten av å diskutere eierskap til data og GDPR/personvern, og at digitalisering i seg selv ikke nødvendigvis fører til færre oppgaver, men heller andre oppgaver. NITO viste til at det er viktig å også se hen til NTNUs eget digitaliseringsprosjekt, som for øvrig nå kjøres uten medbestemmelse og medvirkning. NTL viste til viktigheten av å sette av penger konkret til kompetansehevingstiltak, for å kunne ivareta NTNUs egne ansatte før man evt. ansetter nye. Arbeidsgiver tar med seg de mange gode innspillene, og vil revidere notatet frem til neste behandling i IDF-SESAM 4. mai. Arbeidsgiver presiserte at tiltak som er omtalt i notatet vil måtte konkretiseres som vedlegg til hovednotatet etter hvert som de utarbeides. 33/18 SKOLELABORATORIET - FREMTIDIG ORGANISERING (Forhandling) Arbeidsgiver innledet, og en del innspill kom fra de tillitsvalgte. Konklusjon: Det ble ikke noen enighet i møtet. Saken fremmes for beslutning 4. mai. Arbeidsgiver utarbeider til neste behandling et konkret forslag til protokoll. Arbeidsgiver legger også frem en oversikt over de ansattes innspill på de ulike forslag som er fremmet, herunder i IDF-LOSAM-behandlingen. Også de ansattes organisatoriske tilhørighet skal redegjøres for. 34/18 SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET (Informasjon og drøfting) Arbeidsgiver innledet og viste til referat fra møte i styringsgruppen PP-presentasjon ble vist under møtet. Saken gjelder statusgjennomgang pr. april 2018 (informasjonssak) og vurdering av endring av tidspunkt for flytting (drøftingssak). Statusgjennomgang - informasjonssak HVO spilte inn et uheldig tilfelle der lovpålagte HMS-aspekter ikke ble ivaretatt. Eiendomsavdelingen må derfor være med proaktiv og inkluderende i sin kommunikasjon for å unngå dette i fremtiden. Ellers ingen innspill. Tidspunkt for flytting - drøftingssak Arbeidsgiver vurderer å utsette flyttingen av Bygg og miljø fra årsskiftet til sommer 2019, pga behov for mer tid.

4 4 IDF-SESAM ser det som positivt at det settes av mer tid til flytteprosessen, særlig siden dette ikke får betydning for andre fagmiljøer. Dersom det oppstår endringer i planene etter behandling av saken i styringsgruppen, fremmes saken på nytt i IDF-SESAM 4. mai. 35/18 HÅNDTERING AV SAKER OM SEKSUELL TRAKASSERING (Informasjon) Saken er reist av Forskerforbundet, som innledet med å vise til behov for å kjenne til hvordan arbeidsgiver arbeider med saker om seksuell trakassering, da de har mottatt meldinger om at ansatte ikke opplever trygghet nok til å si fra om uønskede hendelser. Forskerforbundet foreslo å opprette en funksjon som nøytralt varslerombud. HVO viste til en oppfatning av at arbeidsgiver i større grad ønsker å kunne huke av for at saken er behandlet fremfor gode løsninger. NTL viste videre til behovet for rutiner for å håndtere saker midlertidig eller akutt inntil saken kan bli vurdert. Arbeidsgiver viste til at forebygging er det viktigste aspektet, da slike saker ikke skal oppstå. Det er eksempelvis jobbet med bedre Innsida-sider. Det jobbes imidlertid også med de reaktive prosessene. Det jobbes med å tydeliggjøre våre konflikthåndteringsrutiner. Videre vurderes det om vi skal ha en egen mottaksinstans for saker som omhandler seksuell trakassering. Dermed må også antakeligvis NTNUs varslingsrutiner justeres. Arbeidsgiver tar med seg innspillene om å tenke nytt, uavhengig av konflikthåndterings- og varslingsrutiner, knyttet til hvordan slike saker håndteres, og kommer tilbake til saken på et senere tidspunkt. 36/18 RESSURSSITUASJON OG KAPASITET I HR- OG HMS-AVDELINGEN (Informasjon) Saken ble utsatt. 37/18 ARK FREMTID (Drøfting) Arbeidsgiver innledet og viste til notat av fra Rektor ARK fremtid og utvikling. Saken gjelder ARK som fremtidig verktøy for faglig god arbeidsmiljøutvikling. Det har vært gjennomført en intern høringsrunde på NTNU. NTNU skal sende inn sine innspill til styringsgruppen, men dette gjøres ikke før etter IDF-SESAMs behandling av saken. Flertallet av de tillitsvalgte, og HVO, viste til at det er beklagelig at NTNU ikke spiller inn at det bør komme inn spørsmål om mobbing og trakassering i undersøkelsen, og ønsker dette inn. Forskerforbundet viste til at det har kommet en del innspill om at ARK burde være noe mer fleksibelt, slik at man i større grad kan innlemme mer konkrete lokale spørsmål, på tross av at ARK også er tuftet på et forskningsprosjekt. Arbeidsgiver sørger for å få frem argumentene bak dette med spørsmål om mobbing og trakassering i NTNUs tilbakemelding til styringsgruppen for ARK.

5 5 38/18 UNIVERSITETSKOMMUNE (Informasjon/drøfting) Arbeidsgiver innledet, og viste til notat fra rektor stab for nyskaping. Saken gjelder rekrutteringsprosess knyttet til fem prosjektledere. Arbeidsgiver viste, på spørsmål fra NTL, til bakgrunnen for hvorfor man har landet på 50/50- stillinger, og de ulike vurderinger som har blitt gjort. Forskerforbundet argumenterte for at det mest fornuftige er å ha én arbeidsgiver å forholde seg til. IDF-SESAM stiller seg bak foreslått prosess for rekruttering til stillingene. Arbeidsgiver kommer tilbake til hvordan arbeidsgiverfunksjonen og rapporteringslinje organiseres for de aktuelle ansatte. 39/18 SÆRAVTALE OM GODTGJØRING TIL PRODEKANER, NESTLEDERE mv. (Forhandling) Arbeidsgiver innledet, og viste til utkast til særavtale og til innspill fra dekanmøtets behandling. Det ble også vist til kommende brev til Kunnskapsdepartementet med ønske om å kunne ansette prodekaner i åremålsstilling. Partene diskuterte ordlyden. Organisasjonene reiste tvil om slike funksjoner kan tillegges formelt økonomi- og personalansvar. Det bør her presiseres at man med dette mener det daglige ansvaret og oppgaveutførelse, mens det overordnede ansvaret uansett ligger hos nærmeste formelle leder. Organisasjonene forutsetter at man kontinuerlig har god nok oversikt over oppdatert lønnsnivå, herunder tillegg gitt etter avtalen. Konklusjon IDF-SESAM stiller seg bak brevet til KD om å kunne ansette prodekaner i stilling fremfor å utpeke ansatte til funksjonen. IDF-SESAM stiller seg bak den foreslåtte særavtaleteksten, med følgende justeringer: Passus om evaluering innen neste lederperiode Justering av ordlyden rundt begrepet «ansvar» knyttet til økonomi og personal Protokoll utarbeides av arbeidsgiver. 40/18 UTDANNINGSFAGLIG MERITTERING (Drøfting) Arbeidsgiver innledet og viste til notat av fra Arbeidsgruppen for merittering Organisasjonene pekte på at partene i IDF SESAM har meldt fra om at man i notatet ikke kan binde opp nivået for avlønning, men heller viser til lønnspolitikken og individuell forhandling i det enkelte tilfelle. Det er i den sammenheng viktig at siste ledd i tredje siste setning, og de to siste setningene i notatet til SESAM, ikke legges inn i kunngjøringsteksten. Ellers var det oppslutning om ordningen.

6 6 Kunngjøringstekstene offentliggjøres snarlig. IDF-SESAM er enig om at status som merittert underviser gir grunnlag for lønnsøkning etter hovedtariffavtalens bestemmelser, og bakes inn i NTNUs lokale lønnspolitikk. 41/18 INNOVASJONSLEDERSTILLINGER (Drøfting) Arbeidsgiver orienterte om prosess så langt, og ba om IDF-SESAMs samtykke til å ta gjennomgangen av kunngjøringstekster i IDF-SESAM i stedet for IDF-LOSAM, siden ordningen omfatter flere fakulteter. Organisasjonene stilte spørsmål ved blant annet bruk av fast versus midlertidig stilling og innholdet i stillingen sett opp mot bruk av stillingskode i stillingene. Det ble fremmet forslag om å benytte stillingskode prosjektleder. IDF-SESAM stilte seg bak forslaget om å sende kunngjøringstekstene til IDF-SESAM på sirkulasjon med tre dagers svarfrist. Arbeidsgiver vil sende kunngjøringsteksten på sirkulasjon så snart innspillene som kom i møtet vedrørende både kvalifikasjonskrav og stillingskode er vurdert og evt. innarbeidet. 42/18 EVENTUELT 42/18-1 Konsekvensene av GDPR for tillitsvalgtes adgang til lønnsopplysninger (innmeldt av Forskerforbundet) Forskerforbundet viste til et svar fra Datatilsynet der det vises til at GDPR ikke vil medføre noen endringer i de tillitsvalgtes tilgang til opplysninger om lønn etc.