Referat frå 11. møte i politisk komité P2 Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad

Transkript

1 Referat frå 11. møte i politisk komité P2 Politisk organisering, lokaldemokrati og innbyggjarmedverknad Dato: Tid: 09:00 til 15:30 Møteleiar: Kari Grindvik/Mads Solberg Stad: Ørskog Rådhus Frammøtte: Irene Kalstad Aase, Nils Magne Abelseth, Frode Andresen, Helene Børretzen Fjørtoft, Kari Grindvik, Modolf Hareide, Svein Harsjøen, Elin Moen, Mads Solberg, Geir Skodje, Geir Stenseth, Anny Sønderland,, Bente Glomset Vikhagen Forfall: Åse Kristin Bakke, Trine Otterlei, Synnøve Synnes, Øystein Tvedt Møtet var todelt som førre gang, men denne gongen møtte arbeidsgruppa som arbeidar med kommunedelutval 09:00, og gruppa som arbeidar med delegeringsreglement møtte 11:30. Tore Johan Øvstebø som leiar politisk komité P1, med ansvar for kultur og verdiar, deltok på telefon frå ca Anne Bente Skjellum, frå kommunikasjonsgruppa, orienterte under felles del om arbeidet i kommunikasjonsgruppa. Sindre Rovde og Mari Kristine Sæther frå delprosjekt for digitalisering (A4) haldt ei orientering om potensielle kontaktpunkt mellom delprosjekta, og køyrde ein liten arbeidsverkstad med dei frammøtte omkring digitalisering og lokaldemokrati. DEL 1: KOMMUNEDELUTVAL Kl Prosess for forankring av kommunedelutval ute i kommunane Gruppa diskuterte korleis denne prosessen kan gjennomførast på et vis som både trekkjer publikum og vekkjer lokalt engasjement. Innbyggarverkstaden/folkemøtet, bør vere eit lokalt tilpassa arrangement men med felles komponent i høve til kva som skal diskuterast. Det er naudsynt å stille spørsmål om korleis ein kan bevare det lokale særpreget, og sikre lokalt viktige prosjekt, gjennom ny kommunal organisasjon. Møte må finne stad i seint april, tidleg mai. Dei bør vare rundt to timar. Ein bør vurdere å opprette ei referansegruppe på bakgrunn av møta i dei fem kommunane som komiteen kan sondere i det vidare arbeidet samtidig kan det hende at komiteen er tilstrekkeleg organ for slike sonderingar. Spørsmålet for høyringane ute i kommunedelane bør vere: korleis kan vi få eit nærdemokratiorgan til å fungere godt her? Komiteen diskuterte, etter forslag frå Tore-Johan Øvstebø, om det bør vere kulturinnslag frå andre kommunedelar representert på dei ulike folkemøta som skal holdast. Komiteen var samstemde i at dette kunne vere eit godt tiltak, samtidig bør ein avklare om kva som er målsetnaden med dette (målsetnaden er å vise at alle bydelar har noko å by på).

2 I høve til folkemøta bør ein også sjå om det er mogleg å få til eit samarbeid med skulane. T. d. ved undervisningsopplegg som tek opp tema rundt nærdemokrati og utfordre elevane til å kome med løysingar for korleis framtidas nærdemokrati kan sjå ut. For at møta skal bli vellukka, må desse vere lærande møter det må distribuerast bakgrunnsinformasjon i forkant av møtet, som innbyggjarane kan setje seg inn i, om dei vil. Det er til dømes mogleg å lage ein serie med informasjonsvideoar osv. som kan delast på sosiale media i forkant for å skape merksemd rundt arrangementa. Dette kan verke saman med dekning frå lokale mediar; der ein fokuserer på lokale forhold, slik at innhaldet blir oppfatta som relevant. Det er sannsynleg at det trengs ein fleirspora taktikk, med informasjonsspreiing gjennom kronikkar og saker i lokalavisene, etterfølgt av sosiale arrangement utover våren, t.d. eit møte i kvar kommune først for å informere og samle innspel. Så må komiteen ha ein god måte å følgje opp innspela på og kommunisere med innbyggjarane, gjerne ved bruk av digitale flater. Både politisk komité P1 (Kultur og verdiar) og kommunikasjonsgruppa (A2) kan bistå i prosessen. Møta skal vere opne møter, men særlovsorgan, kommunestyret og lag/organisasjonar må vere særleg invitert. Det kan vere aktuelt å opne for at publikum kan tekne seg til ei referansegruppe som kan konsulterast ved behov. Dette blir ei samla gruppe for alle dei fem kommunane. Eit slikt grep vil vise at kommunen ynskjer å spele på lag med nærdemokratiet i praksis. Samtidig må ein ha klart for seg kva målesetnaden med referansegruppa skal vere, når den skal konsulterast, og korleis innspela skal inngå i arbeidet til komiteen/prosjektorganisasjonen. Sjå vedlagt oppsummering frå møte i arbeidsutvalet for politisk komité (av ), for meir om korleis dette kan gjennomførast. Særlovsorgana er ei av gruppene som må inviterast til å bidra inn mot forankringsprosessen: korleis skal eldreråd, RFMNN, og ungdomsråd organiserast i nye Ålesund? Hausten 2017 fekk Ålesund kommune tilsendt eit forslag frå Ålesund eldreråd (SV: 17/ Oversendelsesforslag - Eldreråets innspill til nytt reglement for Eldrerådet i Nye Ålesund kommune). I oversendelsesforslaget skriv eldrerådet i Ålesund: «Eldre er dårlig representert i kommunestyrer og fylkeslag. Hensikten med proaktive eldreråd er å sikre at eldre bedre skal bli hørt i saker som gjelder dem selv. Dette er en gevinst for alle parter, både økonomisk og kvalitetsmessig. Sentrale myndigheter understreker at eldre bør kunne bo hjemme lengst mulig. Aktiv bruk av velferdsteknologiske hjelpemidler er et godt redskap, og brukerperspektivet er sentralt i denne sammenheng. Bruk må være basert eldres premisser og på individuelt samtykke. En samtykkeerklæring vil rivareta brukerens og pårørendes personvern og privatliv, og sikre at personalopplysninger kan anvendes raskt av hjelpepersonell ved behov. Det er viktig at administrasjon kommer i rådet og lytter til rådets argumenter på et tidlig tidspunkt i en saksprosess, samt bidra med fakta. Eldrerådet anbefaler at det skal være et eldreråd i hver bydel/kommunedel. Medlemmer som er innstilt fra eksterne interesseorganisasjoner bør hovedsakelig ha erfaring fra brukersiden, og må utgjøre flertallet i Eldrerådet. Det er nødvendig at mindretallet har praktisk erfaring fra politisk arbeid. Leder og nestleder har i samarbeid med sekretær ansvaret for å sette dagsorden. Medlemmer av eldreråd må delta i den politiske opplæringen i kommunen. Arbeidsformen i ER bør være så funksjonell at det er anledning til å ta opp egne forslag, såvel som representantforslag, forslag som kommer naturlig under møtet, og utarbeide forslag mellom møter. Rådet selv kan ta initiativ til saker og temaer». Innspela frå Ålesund eldreråd er verdifulle, og komiteen er samd i det første avsnittet. Men komité P2 finn det ikkje hensiktsmesseg med eit eldreråd i kvar kommunedel; om ein opprettar separate eldreråd for kvar kommunedel vil ein få eit altfor høgt tal på organ som skal høyrast og administrerast. (Døme: med ni kommunedelar som kvar skal ha kvar sine særlovsorgan - eldreråd, ungdomsråd, RFMMNF - vil vi få eit tjuetals slike; med fem kommunedelar mellom opp mot femten og begge tala er uansett ikkje bærekraftig). Eit slikt mylder av særlovsorgan innanfor same kommune vil ikkje gi heilskaplege prosessar i høve

3 til overordna utvikling av tilbodet til brukargruppene, og i høve ombodsrolla ovanfor dei som skal representerast av organa. I staden, bør ein sjå på ulike løysingar der særlovsorgana blir integrert på det lågaste nivået av forvaltninga - i kommunedelutvala - på den eine sida, og på den høgste - gjennom representasjon som høringsinstans ovanfor kommunestyret - på den andre sida. Det vil gi ein god gjennomgåande representasjon på tvers av politiske organ, og ivareta både særlovsorgana si ombodsrolle, og strategiske rolle som utviklingsorgan for dei spesifikke interessegruppene både i kommunen på overordna nivå, og i dei einskilde nærmiljøa. I kommunedelutvala kan ein til dømes sjå for seg at det blant representantane i kvart kommunedelutval, blir utpeikt eit individ som skal representere kvart av særlovsorgana (til saman tre per kommunedelutval). Til saman utgjer vil desse representantane utgjere eit felles råd for sitt særlovsorgan for heile den nye kommunen, som har møterett i kommunestyret osv. Desse bør oppnemnt av det nye kommunestyret, på bakgrunn av t.d. forslag frå lag og foreiningar. Ein ynskjer å invitere særlovsorgana inn for å diskutere framtidig organisering på eit seinare tidspunkt. Desse må og involverast i drøftinga rundt kommunedelutvala. Kl Direktevalsordning for kommunedelutvala utkast til framlegg til vedtak for fellesnemnda for nye Ålesund. Forslag til ordlyd: Fellesnemnda vedtek å gå vekk frå føljande formulering i intensjonsavtalen om at kommunedelutvala skal veljast gjennom direkte val (under avsnitt ): «Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2)». Medlemmene til kommunedelutvala i nye Ålesund skal i staden vere oppnemnt av det nye kommunestyret, etter kommunevalet hausten Fleire detaljer omkring oppnemning vil komme i samla sak om kommunedelutval seinare. Sjå vedlegg for oppdatert framlegg. Det skal leggjast til ei presisering om at forankringsprosessen i høve til oppgåver og inndeling av kommunedelutvala vil fortelje meir om korleis kandidatane til KDU skal oppnemnast, kva slags samansetnad det skal vere av representantar, og kor lenge dei skal vere oppnemnde. Komiteen stillar seg bak utkastet til framlegg om å fråvike direktevalsordning. Komiteen fremmar saka direkte til fellesnemnda i april, men orienterer AU i forkant. FELLES DEL Orientering om arbeid rundt det digitale innbyggarmøtet Sindre Rovde og Mari Kristine Sæther orienterte om det pågåande arbeidet kring digitalisering opp mot tema som medverknad og lokaldemokrati. Sjå vedlagt dokument. Felles ordskifte om folkemøter, i samråd med Anne Bente Skjellum (kommunikasjonsansvarleg for nye Ålesund). DEL 2: DELEGERINGSREGLEMENT Kl :30 Delegering til formannskap. I utgangspunktet ynskja AU å få laga ei oversikt over dei fem eksisterande delegeringsreglementa til formannskapet, opp mot kvarandre, for å belyse likskap og ulikskap på ein enkel måte. Sidan

4 dokumenta tok veldig ulik form var dette ikkje mogleg. Elin Moen orienterte om notat som gir ei samanstilling av delegering til formannskapet i dei fem kommunane. Det utviklast eit nytt forslag til delegeringsreglement til formannskapet på bakgrunn av dette materialet. I mai bør fellesnemnda ha ei arbeidsøkt om formannskapet og planutvalet sitt reglement. Komiteen gjer det same når det gjeld planutvalet for den nye kommunen, og begynner samtidig på arbeidet med å avgrense kva type saker kommunestyret sjølv skal fatte avgjerder i. Beskrivinga av kommunestyrekomiteane og deira fagområde kjem seinare (sjå oversikt under). Ein undersøker no moglegheitene til å nytte KF-Delegasjon, et arbeidsverktøy og system som samlar delegasjonsreglementer på nett, og gjer det enkelt å finne fram. Det er alt avklart at det er teknisk mogleg, men det blir opp til prosjektorganisasjonen å ta dette vidare - og følge opp kontakten med Kommune Forlaget. Skodje og Ålesund kommune har allereie abonnement, og KF tilbyr tilgang til nye Ålesund utan ekstra kostnadar i 2018 og De skal sende avtale for bruken i nye Ålesund, slik at ein kan begynne å sette opp dette verktøyet allereie frå starten av, når delegeringa utformast. Det vil vere arbeidsparande og gi god informasjon til innbyggarar, administrasjon og folkevalte i ny kommune. Administrasjonen følgjer opp saka. Oversikt over viktige aktivitetar og milepælar framover Datoar for folkemøta må fastsettast snarast her må ein ta høgde for at det ikkje blir unødig kollisjon med andre arrangement; både politisk, administrativ og viktige arrangement eksternt. Estimert dato April April/mai (1. uke) Mai/juni Mai Juni September November Desember Aktivitet/milepæl Avgjerd fråvike direktevalsordning i intensjonsavtalen Orientering om folkemøter om framtidas nærdemokrati m/innspel (arbeidsøkt?) Folkemøter i samarbeid med P1/A2, om framtidas nærdemokrati Sy saman resultat frå forankringsprosess til utkast reglement for kommunedelutvala. Open høring til alle innbyggarar? Arbeidsverkstad i FN om formannskap og planutvalet sitt reglement. Arbeidsverkstad i FN om reglement til kommunedelutvala. Arbeidsverkstad i FN om kommunestyrekomitear (reglement) Avgjerd om formannskapet og planutvalet (reglement) Avgjerd om kommunestyrekomitear (reglement) Avgjerd om alle aktuelle reglement Mads Solberg - Ålesund,

5 OVERSIKT OVER DELEGASJON TIL FORMANNSKAPA I DEI 5 BASISKOMMUNANE: HARAM KOMMUNE SITT REGLEMENT: Formannskapet - mynde og oppgåver Formannskapet er heimla i kommunelova og har dei oppgåver som framgår av lova sin 8. Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker med mindre innstillingsmyndet er delegert til anna organ eller følgjer av anna regelverk. Formannskapet har et særleg ansvar for å arbeide med og innstille i følgjande saker: Økonomisaker Saker som gjeld næringsliv og samfunnsutvikling Saker som gjeld regionalt utviklingsarbeid og regionalt samarbeid Saker som gjeld kommunens ulike eierskap Formannskapet skal alltid innstille i følgjande saker etter kommunelova: 8: Forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak 22: Tilsetting av rådmann 27-28: Deltaking i interkommunalt samarbeid 48: Godkjenning av årsregnskap og årsmelding 50: Forslag til låneopptak 51: Vedtak om garantistilling 52: Vedtak om finansforvaltning 62: Vedtak om oppretting av kommunalt foretak Avgjerdsmynde Formannskapet gir uttale på kommunen sine vegne i saker frå sentrale styresmakter innanfor formannskapet sitt arbeidsområde med mindre dette ligg til kommunestyret sjølv. Formannskapet kan elles gjere vedtak i saker som ikkje er delegert til andre utval eller til rådmannen og som etter ordføraren si vurdering krev politisk behandling, men som ikkje er så viktig at dei bør behandlast av kommunestyret. Formannskapet er, med heimel i kommuneloven 13, gitt mynde til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Formannskapet er av kommunestyret valt til valstyre etter 4-1 i vallova og har det ansvar, plikter og oppgaver som framgår av lover og forskrifter Formannskapet skal årleg vurdere og fatsetje løn til rådmannen Formannskapet er kommunen sitt kontrollorgan etter alkoholloven jf alkoholpolitisk

6 handlingsplan ØRSKOG KOMMUNE SITT REGLEMENT: HEIMEL Formannskapet er heimla i og har dei oppgåvene som går fram av 8 i kommunelova av 25. september 1992 nr Formannskapet i Ørskog har 7 medlemmar. HOVUDREGEL Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker med mindre innstillingsmyndet er delegert til andre organ eller følgjer av anna regelverk. TILRÅDINGSMYNDE TIL KOMMUNESTYRET Formannskapet handsamar og innstiller til kommunestyret i følgjande saker etter lover: Kommunelova av 25. september 1992 nr. 107: 8 Forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak 22 Tilsetting av rådmann Inngåing av avtalar om interkommunalt samarbeid. 48 Godkjenning av årsrekneskap og årsmelding. 50 Forslag til låneopptak 51 Vedtak om garantistilling 52 Vedtak om reglar for finansforvaltning. 62 Vedtak om oppretting av kommunalt føretak. Lov om stadnamn av 18. mai 1990 nr. 11: 6, 2. ledd Vedtak av skrivemåten av namn på kommunale gater, vegar, parkar, torg, bydelar, bustadfelt, anlegg og liknande. Hamnelova av 8. juni 1984 nr. 51: 16 Planlegging, utbygging og drift av kaianlegg og hamneinnretningar. 21 Fastsetting av hamneavgifter. DELEGERT VEDTAKSMYNDE Formannskapet har delegert mynde til å gjere vedtak etter særlover i følgjande saker: Straffelova av 22. mai 1902 nr.10: 79 5.ledd Krav om påtale for straffbare handlingar. Serveringslova av 13. juni 1997 nr. 55

7 3 Vedta bevilling for serveringsløyve 15 Vedta forskrift om opningstider for serveringsstader Jordlova av 12. mai 1995 nr. 23: 3 Avgjerdsmynde i landbrukssaker. 8 Gjere vedtak om utsetting av driveplikt i inntil 5 år 12 Vedta frådeling av bygningar på landbrukseigedom. Lov om skogbruk av 27. mai 2005 nr 31: 5 Avgjere om skogeigar skal påleggast å gjennomføre skogregistreringar og utarbeide ressursoversikt eller skogbruksplan 6 Avgjere om skogeigar skal påleggast å setje i verk tiltak for å sikre at skogareal vert forynga. Lov om konsesjon ved erverv av fast eigedom av 28. november 2003 nr. 98: 12 Gjere vedtak i søknader om konsesjon for det som gjeld prinsipielle saker. Lov om hundehald av 4. juli 2003 nr. 74: 6 Vedta forskrift om at hundar skal haldast i band, innestengast, inngjerast eller utestengast frå bestemte områder. Delegering for alle desse lovene gjeld også lovendringane fram til no og seinare lovendringar som ikkje er av prinsipiell karakter. Delegering gjeld også sentrale forskrifter gitt i medhald av desse lovene. Formannskapet har mynde til å gjere vedtak i følgjande saker: - å innvilge søknader om tilskott til næringsformål - gjere vedtak i saker som ikkje er delegert til andre utval eller til rådmannen og som etter ordføraren si vurdering krev politisk handsaming, men som ikkje er så viktig at dei bør handsamast av kommunestyret. DELEGERING I LØNSSAKER Formannskapet fastset årleg økonomiske rammer for lokale forhandlingar etter kap. 3 og 5 i Hovudtariffavtalen. Formannskapet skal årleg vurdere og fastsetje løn til rådmannen. BUDSJETTMYNDE Formannskapet sitt mynde i budsjettsaker går fram av eige økonomireglement. FRÅSEGNER

8 Formannskapet gjev fråsegner på vegne av kommunen i alle saker frå sentrale styresmakter innanfor formannskapet sitt arbeidsområde med mindre dette ligg til kommunestyret sjølv. HASTEKOMPETANSE Formannskapet har hastekompetanse etter 13 i kommunelova i saker som fell innanfor formannskapet sitt arbeids- og ansvarsområde. KLAGEORGAN Formannskapet er klageorgan etter 28 i forvaltningslova for vedtak fatta av rådmannen innanfor formannskapet sitt ansvarsområde, og for vedtak fatta av underutval under formannskapet etter delegert fullmakt, og for enkeltvedtak etter forvaltningslova 28 gjort av andre kommunale organ, unnateke dei sakene der særlover angir spesiell klageinstans. FORMANNSKAPET ER VALSTYRE Formannskapet er av kommunestyret valt til valstyre etter 4-1 i vallova av 28. juni 2002 nr. 57 og har det ansvar, plikter og oppgåver som framgår av lover og forskrifter.

9 SKODJE KOMMUNE SITT REGLEMENT: Delegeringsreglement for Skodje formannskap 1. Val og samansetting a. Formannskapet skal ha 7 medlemmer. 2. Oppgåver og mynde a. Formannskapet handsamar framlegg til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak i samsvar med 8 i kommunelova. b. Formannskapet drøftar og førebur saker som skal avgjerast i kommunestyret unnateke saker som kommunestyret har tildelt andre organ i medhald av kommunelova. c. Formannskapet har mynde til å gjere vedtak i saker som skulle ha vore gjort av kommunestyret eller andre folkevalde organ, når det er naudsynt at vedtak vert gjort så raskt at det ikkje er tid til å kalle inn dette, jf. kommunelova 13. Melding om slike vedtak skal leggast fram for kommunestyret eller det folkevalde organet som skulle gjort vedtaket i kommunestyret/organet sitt neste møte. d. Med vanleg fleirtal kan formannskapet vedta å be om at kommunestyret gjer vedtak i sak som formannskapet har delegert mynde til å avgjere. e. Formannskapet kan oppnemne arbeidsutval blant medlemmane til å bistå seg i arbeidet. f. Formannskapet vel 3 medlemmar til forhandlingsutval og mellom dei leiar og nestleiar. Medlemmane skal velgast blant formannskapet sine medlemmar etter reglane i kommunelova 10 nr.3. Rådmannen utpeikar sekretær for utvalet. g. I medhald av kommunelova 25 skal det vere eit partssamansett utval, eit administrasjonsutval, for handsaming av saker som gjeld tilhøvet mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal ha 6 medlemmer. 3 av desse skal veljast blant formannskapets medlemmar, rådmannen oppnemner ein og 2 blir valde blant dei tilsette for 2 år i gongen. Formannskapet vel leiar og nestleiar. Dei folkevalde medlemmane og rådmannen sin representant blir valde/oppnemnde for heile valperioden. Rådmannen oppnemner sekretær for utvalet. h. Formannskapet skal bli halde løpande orientert om høyringar som det kan bli gitt uttalar om. 3. Delegering i personalsaker a. Formannskapet får mynde til å inngå sentrale avtalar og protokollar med arbeidstakarorganisasjonane. b. Formannskapet innstiller til kommunestyret ved tilsetjing av rådmann. 4. Delegering i økonomi- og finanssaker

10 a. Formannskapet gjer vedtak i økonomi- og finanssaker i samsvar med mynde gitt i økonomiog finansreglement. 5. Delegering etter særlov I lenkja KF Delegering finn ein oversikta over all delegering i kommunen frå kommunestyret og heilt ut i einingane. Her kjem det fram kva for paragragfar/ handlingar innanfor lova som er delegert til kven. 6. Delegering i klagesaker a. Formannskapet er kommunen si klagenemnd (klageinstans), jf. forvaltningslova 28, 2. ledd for enkeltvedtak gjort av underliggande organ eller rådmannen (underinstansen) etter delegert mynde. b. Underinstansen som fatta vedtaket i medhald av fvl. 33, skal gjennomføre nødvendige granskingar som klaga gjev grunn til før klageinstansen handsamar klaga. c. Dersom vilkåra for klagehandsaming ikkje er oppfylte, skal underinstansen avvise klaga, jf. fvl. 34, 1. ledd. d. Unnateke bestemmelsane i pkt. a. og b. er når særlov viser til at departementet eller fylkesmannen er klageinstans.

11 ÅLESUND KOMMUNE SITT REGLEMENT: FRÅ REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN I ÅLESUND: 1-2 Formannskapet ( 8) a. Formannskapet er det nest øverste kommunale organet. Det treffer vedtak på vegne av kommunen i de tilfeller myndigheten er lagt til kommunen og det i lov eller delegasjonsvedtak i bystyret ikke er lagt til annet organ. b. Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak blir fatta så raskt at det ikke er tid til å innkalle rett (kompetent) organ. Forutsetningen for å kunne bruke myndigheten er at det ikke er fysisk mulig å sammenkalle det kompetente organet og at situasjonen krever umiddelbar handling, blant annet når utøving av myndighet er tvingende nødvendig eller det er tale om å yte hurtig hjelp for å redde liv og verdier. c. Antall medlemmer i formannskapet er 13. Endring av medlemstallet er aktuelt i de tilfeller medlemstallet i bystyret blir endra. d. Formannskapet kan ikke bli omorganisert eller lagt ned i løpet av valgperioden (fire år). FRÅ REGLEMENT FOR ÅL ESUND FORMANNSKAP 1 HJEMMEL Ålesund formannskap er opprettet med hjemmel i kommunelovens 8. 2 FUNKSJON (1) Formannskapet er a) bystyrets arbeidsutvalg og skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett, skattevedtak og finansforvaltning b) det faste utvalget for plansaker etter plan- og bygningslovens 9-1 c) valgstyre etter valglovens 4-1. (2) Formannskapets er den operative politiske bestillerenheten som skal følge opp bystyrets vedtak, dvs avgjøre endelig tjenestebestilling i tråd med de instruksjoner bystyret har gitt.

12 (3) Formannskapet skal ellers ivareta de politiske drifts- og forvaltningsorienterte oppgavene som er knyttet til den løpende drift av kommunen og som ikke er delegert til rådmannen og virksomhetene. 3 MYNDIGHET OG OPP GAVER (1) Formannskapet er ansvarlig for at det blir utarbeidet forslag til en samordnet plan for den kommunale virksomheten. Planen skal bygge på visjoner for og en realistisk vurdering av ønsket og forventet utvikling av kommunen, og av de økonomiske ressurser som vil stå til rådighet slik det er vist i økonomiplanen. (2) Formannskapet øvrige oppgaver omfatter blant annet a) arbeidsgiverpolitikk og organisasjonsutvikling b) bevillinger, konsesjoner, dispensasjoner c) energipolitikk d) samferdselspolitikk og trafikksikkerhet e) vann, avløp, renovasjon f) øvrig infrastruktur slik som IKT og service Formannskapets kompetanse i forhold til bystyret er nærmere regulert gjennom eget delegasjonsreglement. (3) Formannskapet er med hjemmel i kl 13 gitt myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 4 ARBEIDET I ORGAN ET SAKSGANG SAKSFORBEREDELSE R (1) Arbeidet i formannskapet er regulert gjennom Reglement for arbeidet (saksbehandling) i folkevalgte organer, med vedlegg. (2) Kommunens vedtatte prinsipp for innbyggerinitiativ og brukermedvirkning skal så langt som mulig følges. (3) Formannskapet kan behandle saker uten saksutredning så lenge det ikke er snakk om realitetsavgjørelse som forplikter kommunen økonomisk eller juridisk, eller er enkeltvedtak. Det samme gjelder tilråding til slikt vedtak i bystyret. (4) Formannskapet kan ta opp saker på eget initiativ eller på bakgrunn av kontakt med innbyggerne og brukerne av kommunens tjenester. Rådmannen kan i slike tilfeller pålegges å utrede saken. Alternativt kan formannskapet opprette særskilt(e) arbeidsgruppe(r) for å utrede oppgaven. (5) Bydelsutvalgene, ved leder eller en annen representant, har rett til å legge fram utvalgets saker for formannskapet i dets møter.

13 (6) Rådmannens saksutredning sendes over til ordføreren. Ordføreren setter opp dagsorden for det enkelte møte og avgjør således hvilke saker som behandles når, så sant ikke minst 1/3 av formannskapets medlemmer krever noe annet. (7) Rådmannen skal påse at de saker som legges fram for formannskapet, er forsvarlig forberedt og utredet. Han/hun har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksframlegget, påpeke rettslige mangler eller tvistespørsmål og om vedtaket eventuelt blir ulovlig.

14 SANDØY KOMMUNE SITT REGLEMENT: DELEGERING TIL FORMANNSKAPET Med heimel i kommunelova 8 pkt. 3 gjev Sandøy kommunestyre formannskapet følgjande arbeidsområde/delegert mynde. Utøving av mynde skal skje etter vedtekne delegeringsreglar. 1. Formannskapet er klagenemnd etter 28 i forvaltningslova. 2. Delegert mynde gjeld for følgjande lover: Alkohollova av 2. juni 1989, sist endra (sjå fotnote)* Arbeidsmiljølova av , sist endra Arkivlova av , sist endra Barnehagelova av , sist endra Barnelova av 8. april 1981, sist endra Barnevernlova av 17. juli 1992, sist endra Beitelova kap.lll av 16. juni 1961, sist endra Brann- og eksplosjonsvernelova av , sist endra Diskrimineringslova av , sist endra Dyrevelferdslova av Eigarseksjonslova av 23 mai 1997, sist endra Eldrerådslova av , sist endra Film- og videogramlova av 15. mai 1987, sist endra Folkebiblioteklova av 20. desember 1985, sist endra Folkehelselova av 24. juni 2011, sist endra Forpaktingslova av , sist endra Forureiningslova av 13. mars 1981, sist endra Forvaltningslova av 2. oktober 1967, sist endra Friluftslova av 28. juni 1957, sist endra Gjeldsordningslova av 17. juli 1992, sist endra Grannelova av 16. juni 1961, sist endra

15 Hamne- og farvasslova av , sist endra Helse- og omsorgstenestelova av , sist endra Helsepersonellova av 2. juli 1999, sist endra Helse og sosialberedskapslova av 23. juni 2000, sist endra Husbanklova av , sist endra Husleigelova av , sist endra Jordlova av , sist endra Konsesjonslova av , sist endra Kringkastingslova av 4. desember 1992, sist endra Krisesenterlova av 19. juni 2009, sist endra Kulturlova av Kulturminnelova av , sist endra Lakse- og innlandsfiskelova 15. mai 1992, sist endra Likestillingslova av Lov om medisinsk utstyr 12. januar 1995, sist endra Lov om råd i kommune og fylkeskommune for menneske med nedsett funksjonsevne av 17. juni 2005, sist endra Lov om offentlege anskaffingar av , sist endra Matlova av , sist endra Matrikkellova av , sist endra Motorferdselslova av , sist endra Naturmangfaldlova av , sist endra Offentleglova av , sist endra Opplæringslova av , sist endra Pasient- og brukarrettigheitslova av 2. juli 1999, sist endra Pasientskadelova av 15. juni 2001, sist endra Personopplysningslova av , sist endra Plan- og bygningslova av (sjå fotnote)**, sist endra Produktkontrollova av , sist endra

16 Psykisk helsevernlova av 2. juli 1999, sist endra Serveringslova av 13. juni 1997, sist endra Skattebetalingslova av 17. juni 2005, sist endra Skogbrukslova av , sist endra Smittevernlova av 5. august 1994, sist endra Sosialtenestelova i NAV av , sist endra Spesialisthelsetenestelova av 2. juli 1999, sist endra Stadnamnlova av 18. mai 1990, sist endra Straffelova av , sist endra Tobakkskadelova av 9. mars 1973, sist endra Endringslov til tobakkskadelova av Tvistelova av , sist endra Vaksenopplæringslova av Vallova av 28. juni 2002, sist endra Vass- og avløpsanleggslova av Veglova av 1. januar , sist endra med verknad frå 1. januar 2010 Vegtrafikklova av , sist endra Viltlova av 29. mai 1981, sist endra Åndsverklova av , sist endra Delegering gjeld også forskrifter gitt i medhald av desse lovene. 3. Delegering etter alkohollova* 3.1 Formannskapet skal etter delegering behandle: tildeling av alminneleg skjenkeløyve for opne arrangement ut over det som kjem fram i delegeringa til rådmannen, det vil seie for enkelthøve og for ein bestemt del av året etter alkohollova 1-6, andre ledd, siste setning saker om utvida skjenketid for enkelthøve etter alkohollova 4-4, 3. ledd. saker som gjeld alvorlege brot på alkohollova (sjå Retningsliner: Reaksjonar på brot på alkohollova og anna lovgjeving som har samanheng med føremålet med alkohollova) 3.2 Kommunestyret behandlar: tildeling av sals- og skjenkeløyve etter alkohollova 1-7. Dette omfattar både fornya sals- og skjenkeløyve og nyetableringar > saker om godkjenning av talet på ambulerande skjenkeløyve Delegering etter plan- og bygningslova**

17 Imedhald av 8.3 i kommunelova vert kommunen sitt mynde, som ikkje ligg til kommunestyret sjølv, etter plan- og bygningslova, delegert til formannskapet, med unntak av: Mynde,jf 13-1, andre ledd, til å gi samtykke til tiltak som er beskrive i 13-1, 5. Delegering i personalsaker 5.1 Formannskapet gjer vedtak i personalsaker som gjeld: godkjenning av sentrale avtalar og protokollar med arbeidstakarorganisasjonane. 6. Budsjettmynde 6.1 Formannskapet sitt mynde i budsjettsaker går fram av eige økonomireglement. 7. Hastekompetanse 7.1 Formannskapet har hastekompetanse etter 13 i kommunelova i saker som fell innafor Formannskapet sitt arbeids- og ansvarsområde. 8. Fråsegn 8.1 Formannskapet fråsegner på vegne av kommunen i alle saker frå sentrale styresmakter innafor formannskapet sitt arbeidsområde med mindre dette ligg til kommunestyret sjølv. 9. Utgreiingsorgan 9.1 Formannskapet er utgreiingsorgan i saker som ligg innafor formannskapet sitt arbeidsområde, men der myndet til å gjere vedtak ligg til kommunestyret 10. Fast eigedom 10.1 Formannskapet har mynde til å godkjenne kjøp og sal av fast eigedom utover det som er delegert til rådmannen. 11. Kommunale tilskot 11.1 Formannskapet har mynde til å tildele kommunale tilskot utover det som er delegert til rådmannen.

18 OPPSUMMERING AV DELEGASJON TIL FORMANNSKAPA I DEI 5 BASISKOMMUNANE: FELLES FOR ALLE 5 KOMMUNAR: Formannskapet er heimla i kommunelova og har oppgåver som framgår av 8 (behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak) Hastekompetanse etter 13 i kommunelova Formannskapet innstiller til kommunestyret med mindre innstillingsmynde er lagt til anna organ eller følgjer av anna regelverk FELLES FOR FLEIRE KOMMUNAR: Formannskapet er kommunen sitt klageorgan etter forvaltningslova 28 (Sandøy, Ørskog, Skodje) Formannskapet fungerer som fast utval for plansaker (Ålesund, Haram, Sandøy) Formannskapet fungerer som valstyre (Ålesund, Haram, Ørskog) Formannskapet gjer vedtak på vegne av kommunen der kommunen har mynde og dette ikkje i lov eller delegasjonsvedtak er lagt til andre (Ålesund, Haram, Ørskog) Formannskapet uttaler seg på vegne av kommunen (gir fråsegn) så framt dette ikkje ligg til kommunestyret sjølv Sandøy kommune har lista opp alle lovene der formannskapet er gitt delegert mynde. Innanfor Alkohollova og Plan- og bygningslova er det nokre spesifiseringar. Skodje kommune har lenke til KF Delegering som viser oversikt over all delegering i kommunen frå kommunestyret og heilt ut i einingane. Her kjem det fram kva for paragragfar/ handlingar innanfor lova som er delegert til kven. Ålesund har i reglementet angitt formannskapet sine arbeidsområde, ingen lover er lista opp i reglementet. Ørskog har angitt kva lover formannskapet skal innstille i, og dei har lista opp lovene der formannskapet har avgjerdsmynde. Elles kan formannskapet gjere vedtak i saker som ikkje er delegert til andre utval eller rådmannen (styrt av ordførar) Haram har angitt hovudarbeidsområde for saker formannskapet skal arbeide med, og kva saker dei skal innstille i etter kommunelova. Elles kan formannskapet gjere vedtak i saker som ikkje er delegert til andre utval eller rådmannen (styrt av ordførar) Når det gjeld delegering i personalsaker har Haram med at formannskapet årleg skal vurdere og fastsetje løn til rådmann. Det same har Ørskog. Dei har i tillegg at formannskapet fastset årleg økonomiske rammer for lokale forhandlingar. Skodje har med at formannskapet har

19 mynde til å inngå sentrale avtalar og protokollar med arbeidstakarorganisasjonane. Det same har Sandøy. FORSLAG: Formannskapet som er heimla i kommunelova skal vere eit sentralt organ i den politiske styringsstrukturen i (nye) Ålesund kommune. Vi angir hovedarbeidsområde for formannskapet i reglementet Reglementet skal angi dei lovpålagde oppgåvene etter kommunelova (formannskapet skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak) Det vert nedfelt at formannskapet kan gjere vedtak i alle saker som ikkje er delegert til andre utval eller til rådmann/kommunedirektør og som ikkje ligg til kommunestyret sjølv Det vert nedfelt at formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker med mindre innstillingsmyndet er delegert til anna organ eller følgjer av anna regelverk. Formannskapet vert, med heimel i kommunelova gitt mynde til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av anna organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Formannskapet sine medlemmer vert oppnemnde til valstyre Skal vi ha KF Delegering? Vi undersøker nærare om formannskapet si rolle og ansvarsområde i kommunar på om lag same storleik som nye Ålesund og som nyttar KF delegering. Vi utarbeider eit konkret forslag til delegering for formannskapet. Vi begynner å sjå på delegering til eit planutval (som det er vedteke at vi skal ha)

20 Utkast til saksframlegg Framlegg til vedtak frå politisk komité P2: Fellesnemnda vedtek å gå vekk frå føljande formulering i intensjonsavtalen om at kommunedelutvala skal veljast gjennom direkte val (under avsnitt ): «Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2)». Medlemmene til kommunedelutvala i nye Ålesund skal vere oppnemnt av det nye kommunestyret, etter kommunevalet hausten Fleire detaljer omkring oppnemning vil komme i samla sak om kommunedelutval seinare. Saksutgreiing: Mandatet til politisk komité P2 tilseier at komiteen skal finne fram til ei optimal organiseringsform for kommunedelutvala, som «både tek omsyn til skildringa av desse i intensjonsavtalen, men også praktiske aspekt ved ordninga som ikkje er tatt høgde for i avtalen». Ein ser no i utgreiingsfasen at det er einskilde moment i intensjonsavtalen si beskriving av kommunedelutvala, som kan vere problematiske. Eit av desse momenta er ei formulering under avsnitt om at «Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2)». Denne formuleringa kom inn i avtalen på eit tidspunkt der det var til saman over ti kommunar som var involvert i dialog om mogleg samanslåing til ei større regionkommune. Dette punktet vart særskilt fremma av representantar frå kommunar som no ikkje er med i samanslutninga. Det var og andre forventingar til kva rolle kommunedelutvala skulle spele i ei større regionkommune, enn kva som er hensiktsmesseg i den langt mindre kommunesamanslutninga som vi no arbeidar med. Intensjonen bak forslaget om direkteval var å sikre legitimitet, og få brei samansetnad og representasjon i nærdemokratiet som tok utgangspunkt i lokale behov. Dette er prisverdige målsetnadar, men komité P2 meiner det finst betre måtar å sikre slike aspekt ved nærdemokratiet, enn gjennom ei slik direktevalsordning. Ei direktevalsordning vil for kommunevalet i 2019 først og fremst vere utfordrande å gjennomføre reint praktisk. Direkteval til kommunedelutval er beskrive i ei eige forskrift om direkte val til kommunedelutval. Denne forskrifta sei at når det gjeld direkte val, så skal vallovas regler gjelde så langt det er hensiktsmessig. Ved gjennomføring av direkte val, må ein fyst avgjere kva slags nivå ein skal rekruttere kandidatar gjennom (altså, korleis ein skal innhente listeforslag). Ei løysing er å nytte dei etablerte politiske partia til å fremme lister. Alternativt, kan ein rekruttere listekandidatar gjennom andre typar lag og foreiningar med lokal forankring. Kommunelova sei ikkje noko om kva slags grunnlag medlemmar til desse vala skal bli oppnemnt på. Vidare seier 3 i Forskrift om direkte val til kommunedelsutvalg følgjande:

21 «Dersom listeforslaget ikke utgår fra et registrert parti, må det være underskrevet av minst like mange personer med stemmerett i kommunedelen som det skal velges medlemmer av kommunedelsutvalget. Dersom listeforslaget utgår fra et registrert parti som har lokallag i kommunen eller kommunedelen, er det tilstrekkelig at listeforslaget er underskrevet av to av styremedlemmene i lokallaget.» Det første valet i nye Ålesund kommune i 2019 blir i seg sjølv krevjande, og det å skulle operasjonalisere ei ny valordning for ein ny type politisk organ, med ei tredje liste for direkteval attåt listene for kommune- og fylkesvalet, vil unødig komplisere valavviklinga og prosessane som då må skje i forkant. Det gjeld både i kommunen sin valadministrasjon, og i dei ny-etablerte politiske lokallaga. Ei slik løysing vil krevje eit uforholdsmessig ressurskrevjande kommunikasjonsarbeid og binde opp ressursar i lang tid før valet. Det vil vere svært krevjande å få innbyggjarane si merksemd og gjere dei bevisst på at det i 2019 også føregår eit eige val til desse nyoppretta politiske organa, oppi det som allereie er ei kompleks og omfattande kommunereform. I tillegg til praktiske omsyn, kan det og rettast meir prinsipielle innvendingar mot direktevalsordninga. Med direktevalsordninga kan kome i ein situasjon der nokre av kommunedelane ikkje klarar å rekruttere tilstrekkeleg med representantar (merk at det er valstyret som avgjer om valbarheit til kommunedelutvala skal avgrensast til å omfatte berre dei som er busett i vedkommande kommunedel). Det vil vere svært uheldig om det blir store ulikskapar mellom kommunedelane på grunn av dette. Det finst fleire alternativ til direktevalsordning for kommunedelutvala som reduserer denne demokratiske risikoen. Ei ordning som har vore nytta i gamle Ålesund, er at posisjonar i kommunedelutvala fordelast etter at valet er gjennomført; t.d. ved å tildele desse plassane til dei som står på varamannsliste. Ei slik ordning vil også gjere det mogleg å sikre ei type gjennomgåande representasjon ved at nokre av dei som er aktive i kommunedelutvala også er orientert om aktiviteten i kommunestyret, og kan fungere som ei god og robust kopling opp mot desse. Alternativt kan ein gjennomføre vala i form av val blant frammøte på årsmøte i kommunedelutvalet. Ein kan og kombinere ei slik ordning med oppnemning gjennom partia (til dømes, ved at eit tal representantar blir fordelt gjennom partia, og eit anna tal veljast på årsmøtet innan ramma som er sett av reglementa for kommunedelutvala). Då kan ein sikre at også dei som ikkje er med i lokalpolitikken gjennom det formelle og partipolitiske systemet, kan delta og bidra inn mot utviklinga av kommunedelen. Gjennom ei slik løysing kan, til dømes, lokale lag og foreiningar stille kandidatar gjennom denne kvota. Ei slik ordning vil da også potensielt sett kunne fungere som ein rekrutteringsarena i lokalpolitikken. Generelt kan ein seie at jo meir kommunedelutvala er vevd saman med kommunen sitt formelle styringssystem (slik det er beskrive i intensjonsavtalen), jo meir naturleg er det å nytte partia og kommunestyret som ei organiserande ramme for nærdemokratiet. Spørsmålet om valordninga for kommunedelutvala er viktig, både i høve til praktisk gjennomføring, men og meir prinsipielle omsyn. Sidan spørsmålet har konsekvensar for dei kommande nominasjonsprosessane i dei politiske lokallaga i nye Ålesund er det naudsynt med ei rask avklaring. Komité P2 vil tilrå at nye Ålesund ikkje nyttar direktevalsordninga for kommunedelutval, slik det er beskrive i intensjonsavtalen.

22 POLITISK KOMITÉ P2: POLITISK ORGANISASJON, LOKALDEMOKRATI OG INNBYGGJARMEDVERKNAD SAKSLISTE OG PROGRAM FOR MØTE Stad: Ørskog Rådhus, Lauparen Møtet er todelt som førre gang, men merk at på dette møtet vil arbeidsgruppa som arbeidar med kommunedelutval møte 09:00, og gruppa som arbeider med delegeringsreglement møte 11:30. Det vil bli servert lunsj i felles del, mellom 11:30-12:30. Tore Johan Øvstebø som leiar politisk komité P1, med ansvar for kultur og verdiar, vil delta frå Anne Bente Skjellum frå kommunikasjonsgruppa vil orientere under felles del om arbeidet i kommunikasjonsgruppa, og ein representant for delprosjekt digitalisering vil delta med ei orientering om potensielle kontaktpunkt mellom delprosjekta. Grunnen til at desse deltek, er fordi ein ynskjer å finne ei god form for å samle innspel og forankre utforminga av kommunedelutvala blant innbyggarane i dei fem kommunane. Det er aktuelt å arrangere ei serie med folkemøter der ein kombinerer arbeidsverkstad om nærdemokrati med kulturinnslag og beverting i april/mai. Ein ynskjer å sjå om det kan nyttast digitale verkemiddel for å oppnå dette. 1 Kommunedelutval 2 - Delegeringsreglement Øystein Tvedt Geir Stenseth Svein Harsjøen Helene Børretzen Fjørtoft Frode Andressen Nils Magne Abelseth Åse Kristin Bakke Synnøve Vasstrand Synnes Modolf Hareide Elin Moen Bente Glomset Vikhagen Irene Kalstad Aase Anny Sønderland Trine Otterlei Geir Skodje Kari Grindvik møter i begge arbeidsgruppene ved anledning. Kommunedelutval frå Kl Prosess for innspel og forankring av kommunedelutval. Korleis kan denne prosessen gjennomførast på et vis som trekkjer publikum og vekkjer engasjement? Drøfte om korleis ein kan gjennomføre ein serie folkemøter som kombinerer kulturaktivitetar, mat, underhaldning etc., med ordskifte om framtidas lokaldemokrati? Det er sannsynleg at det trengs ein fleirspora taktikk, med informasjonsspreiing gjennom

23 kronikkar og saker i lokalavisene, etterfølgt av sosiale arrangement utover våren, t.d. eit møte i kvar kommune først for å informere og samle innspel. Så må komiteen ha ein god måte å følgje opp innspela på og kommunisere med innbyggjarane, gjerne ved bruk av digitale flater. Her kan vi sjå til samarbeid med både kommunikasjonsgruppa og dei som arbeider med kulturbygging, samt digitalisering. Korleis skal eldreråd, RFMNN, og ungdomsråd organiserast i nye Ålesund? Kl Direktevalsordning for kommunedelutvala utkast til framlegg til vedtak for fellesnemnda for nye Ålesund, og milepelar for vår/haust Forslag til ordlyd: Fellesnemnda vedtek å gå vekk frå føljande formulering i intensjonsavtalen om at kommunedelutvala skal veljast gjennom direkte val (under avsnitt ): «Utvala er folkevalde organ vald ved direkte val (kommunelova 12 nr. 2)». Medlemmene til kommunedelutvala i nye Ålesund skal i staden vere oppnemnt av det nye kommunestyret, etter kommunevalet hausten Fleire detaljer omkring oppnemning vil komme i samla sak om kommunedelutval seinare. Sjå vedlegg for detaljar. Felles Kl :30 Godkjenning av sakslista og innkalling. - Felles ordskifte om arrangement, i samråd med Anne Bente Skjellum (kommunikasjonsansvarleg for nye Ålesund). - Orientering om arbeid rundt det digitale innbyggarmøtet. - Servering av lunsj Delegeringsreglement frå Kl :30 Delegering til formannskap. I utgangspunktet ynskja vi å stille dei fem delegeringsreglementet til formannskapet opp mot kvarandre for å belyse likskap og ulikskap på ein enkel måte. Sidan dokumenta tok veldig ulik form var dette ikkje mogleg. Sjå vedlagt notat frå Elin Moen som gir ei samanstilling av delegering til formannskapet i dei fem kommunane. Gruppa må starte å komponere nytt forslag til delegeringsreglement på bakgrunn av dette materialet.

24 Vedlagt er ei oppsummering av drøftinga frå møte i arbeidsutvalet torsdag 8.3., og samandrag frå førre møte i komiteen som dannar grunnlag for vidare diskusjon. Vel møtt! Eventuelt fråfall til dette møte kan meldast til mads.solberg@alesund.kommune.no. Kvar representant må kalle inn eigen vara, der slik er oppnemnt.

25 Oppsummering frå møte i arbeidsutvalet for politisk komité P Tilstade: Kari Grindvik, Svein Harsjøen, Elin Moen, Mads Solberg 1. Prosess for forankring av organisering av kommunedelutval. Ei utfordring framover er korleis ein kan vekke engasjement, og få innspel frå ulike publikumsgrupper, i arbeidet med å forankre kommunedelutvalsordninga ute i dei gamle kommunane. Arbeidsutvalet, i tråd med drøftingane frå møte i P2 23.2, finn det ynskjeleg å arrangere ei serie med folkemøter for å forankre organiseringa av kommunedelutval med ulike. Desse møta bør organiserast i samarbeid med delprosjekt for kommunikasjon, og den politiske komiteen som har ansvar for kulturbygging og verdiar. Ein ser for seg eit folkemøte i kvar kommune, i seint april/tidleg mai. Møta bør vare i rundt to timer. Invitasjonane bør både gå ut til alle innbyggarane i kommunen, og tillegg rettast spesifikt mot frivillige lag og foreiningar, lokallaga i dei politiske partia, og til folkevalte. Ein kan invitere leiarane for bydelsutvala i Ålesund til å snakke om sine erfaringar, på godt og vondt. Programmet bør kombinere underhaldning/kulturelle innslag og beverting med drøfting om framtidas lokaldemokrati. Ein bør vurdere påmelding via nettløysing, slik ein veit kor mange som kjem, og eventuelt kor mykje mat som trengs. Under opplegget må det bli gitt ei orientering om kommunedelutval-ordninga, og leggast til rette for workshop/ordskifte på grunnlag av spesifikke spørsmål om korleis vi organiserer framtidas nærdemokrati-ordning i nye Ålesund. KMD gir ,- til nye Ålesund, på grunnlag av deltaking av prosjekt om framtidas lokaldemokrati. Det kan vere aktuelt å nytte desse midla til å finansiere arrangementa. Spørsmål som må takast opp: - Inndeling/grenser (t.d. peika på tettstadane i intensjonsavtalen som dei naturlige fokusområda, kva med Sandøy/Nordøyane, eit eller to utval før vegen er på plass?) - Oppgåver (utviklingsorgan, ombodsrolla, høyringsorgan, samskapingsarena finne god balanse mellom desse). - Arbeidsformer (t.d. kontaktpersonar innan kvart tenesteområde som er ansvarlege for kvar sine kommunedelar?). Når folkemøta arrangerast, bør ein peike på moglege alternativ for å løyse desse spørsmåla, men ikkje ha låst dette i forkant (slik det heile blir ein skinnprosess). Samtidig må ein synleggjere moglegheitsrommet og vere beskrivande, då det er sannsynleg at mange deltakarar har avgrensa kunnskap om tema, og lite erfaring frå politisk arbeid i kommunane.

26 Sannsynlegvis må ein må følgje ein fleirspora taktikk, med informasjonsspreiing gjennom kronikkar og saker i lokalavisene i forkant, informasjonsskriv, etterfølgt av sosiale arrangement utover våren, t.d. eit møte i kvar kommune først for å informere og samle innspel. Så må vi ha ein god måte å følgje opp innspela på og kommunisere med innbyggjarane, gjerne ved bruk av digitale flater. Her kan vi sjå til samarbeid med både med kommunikasjonsgruppa, digitalisering, og dei som arbeider med kulturbygging. Ein bør vurdere å invitere inn leiarar frå eksisterande kommunedelutval i gamle Ålesund, for å snakke litt om korleis dei jobbar. Det må kommuniserast tydeleg at ein no skal eksperimentere med løysingar, som deretter skal evaluerast og så eventuelt endrast og vidareførast. Kanskje bør ein ha ei prøvetid på to år i første omgang. Kari førebur eit lite skriv som beskriv dei ulike alternativa. Om mogleg samansetning av kommunedelutval I prosessen framover må ein og ta stilling til korleis vi skal gå fram i høve til organisering av eldreråd, RFMNN og ungdomsråd. Bør desse slå seg saman til eit stort fellesråd for kvar særlov, evt. om dei bør bestå av lokale råd knyt til kommunedelutvala (med eit fellesråd på toppen), eller bør ein ha t.d. ha ein eller to representantar for kvar særlov i kvart kommunedelutval som samen dannar eit felles råd for heile nye Ålesund. Dette må forankrast godt. Her må ein leggje rette for ei løysing som og mogleggjer god administrativ oppfølging av særlovsorgana. Det vil t.d. vere utfordrande å administrere tre særlovsorgan frå kvar kommunedel (t.d. viss det blir seks kommunedelutval vil dette gi 3x6 = 18 særlovsorgan), og ein risikerer at dette vil gi manglande heilskap i dei politiske prosessane. Eit alternativ som vart drøfta i arbeidsutvalet, var om ein kan bruke særlovsorgan (eldreråd, ungdomsråd og RFMMNF) i kombinasjon med til dømes idrettsråda som eit fundament for kommunedelsutvala. Her må ein vere merksam på at dersom ein vel til dømes to representantar frå kvart særlovsorgan inn i kommunedelutvalet, kan det vere ei prinsipiell utfordring i høve til det å ha stor representasjon frå folk som ikkje er folkevalte inn i desse organa. Med berre ein representant frå kvar særlovsorgan blir dette problemet redusert. Sjølv om ein skal sikre bredda i utvala, bør iallfall 50% av representantane i kommunedelutvala vere oppnemnt frå dei folkevalte. Om oppgåver til KDU - prisar Nå det gjeld oppgåver for kommunedelutvalet var dette med prisutdelingar noko som blei drøfta; det er ikkje hensiktsmesseg at kvar kommunedel har sin eigen pris det vil redusere prestisjen på prisane. I staden for, bør kommunedelane fremme kandidatar til priser, som så blir delt ut av ein samla komité for heile kommunen. Desse kan evt. består av eit medlem frå kvar kommunedel, i tillegg til f. eks. ordfører og andre folkevalte (til dømes frå formannskapet eller andre organ).