Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 1/08 PS 2/08 PS 3/08 PS 4/08 PS 5/08 PS 6/08 PS 7/08 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Interpellasjoner og spørsmål Budsjett og økonomiplan oppfølging Utnevnelse av faste møtefullmektiger til forliksrådet Sørheimutvalget - Inntektssystemet for kommunene, høringsuttalelse fra Hvaler kommune NAV - omgjøring av kontorer i rådhuset Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 23

2 PS 1/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 23

3 PS 2/08 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 23

4 Saksnr 2008/162 - Budsjett og økonomiplan oppfølging Arkivkode 150 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Administrasjonsutvalget /08 Budsjett og økonomiplan oppfølging Sammendrag Kommunestyret gjorde i møte , sak 78/07, vedtak om budsjett 2008 og økonomiplan I vedtaket ble det også delegert myndighet til formannskapet til å prioritere de vedtatte verbalforslagene. Denne saken gir en oversikt over de verbalforslagene som ble vedtatt av kommunestyret, samtidig som gir administrasjonen en vurdering av gjennomføringen av de ulike vedtakene, og sammenhenger til andre pågående prosesser. Hensikten er å gi formannskapet best mulig grunnlag for å kunne prioritere. Saksopplysninger Vedlagte oversikt viser i kortversjon alle de 18 verbalforslagene som ble vedtatt av kommunestyret i forbindelse med behandlingen av budsjett 2008 og økonomiplan I tillegg viser oversikten de kommentarene som administrasjonen har til gjennomføringen av verbalvedtakene og noen sammenhenger til andre pågående prosesser der hvor det er aktuelt. Oversikten viser også hvordan ansvaret for oppfølgingen er fordelt i administrasjonen, samt noen frister for når vi mener de ulike bestillingene som vedtakene representerer er gjennomført. Den formelle (politiske) behandlingen av disse bestillingene vil i det alt vesentlige foregå etter de fristene som er angitt. Kommunestyret har med sitt vedtak om å delegere prioriteringen av verbalvedtakene til formannskapet tilsidesatt delegeringsreglementet. Dette har kommunestyret full anledning til. I praksis betyr dette at enkelte saker som skulle vært behandlet i henholdsvis utvalget for miljø og teknikk (UMT), og utvalget for kultur og personrettede tjenester (UKPT), nå blir behandlet av formannskapet. Av protokollen fra kommunestyrets møte fremgår det at kommunestyret ikke voterte over første del av verbalforslaget fra Fremskrittspartiet (FRP). Rådmannen har derfor lagt til grunn at denne delen av forslaget fra FRP ikke er vedtatt med tanke på senere oppfølging i administrasjonen. Vedlegg 1. Oversikt datert om oppfølging av kommunestyrets vedtak om økonomiplan og budsjett Kommentarer fra virksomhet teknisk drift, datert , i forhold til punkt 18 i kommunestyrets verbalvedtak. Innkomne merknader Vedlagte oversikt med kommentarer, ansvarsfordeling og frister er utarbeidet i samarbeid med virksomhetsledere, seksjonsledere, stabsledere og tillitsvalgte. Kommunens intensjoner om involvering og samhandling, og hovedavtalens bestemmelser om medvirkning anses oppfylt. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i møte , sak 78/07, om budsjett 2008 og økonomiplan Vurdering Rådmannen viser til de vurderingene som er gitt i de to vedleggene. Møteinnkalling side 4 av 23

5 For øvrig finner rådmannen grunn til å minne om et forhold som ble fremhevet i forbindelse med folkevalgtopplæringen høsten Herunder også i en sak til blant annet formannskapet, sak 43/07, behandlet i møte , om noen regler om saksbehandling. I prinsipper er det slik at administrasjonens samlede kapasitet og kompetanse for kommende år er foreslått disponert fullt ut i og med forslaget til budsjett og økonomiplan for kommende år. I en slik situasjon kan de politiske organene gjerne vedta at administrasjonen skal gjøre noe annet enn det som er foreslått, det vil si fjerne noe av det foreslåtte og erstatte dette med noe annet. Av dette følger også at når de politiske organene vil vedta at administrasjonen skal utføre noe mer enn det foreslåtte, så bør man fjerne tilstrekkelig med andre oppgaver, alternativt tilføre flere ressurser, slik at det kan bli realistisk å få utført det som vedtas med tilfredsstillende kapasitet. Rådmannen mener at det er viktig å tenke gjennom slike forhold fordi det har mange svært negative konsekvenser når det blir et åpenbart misforhold mellom forventinger og muligheter til å gjennomføre. Konsekvensene er negative for politikere, ansatte, brukere og generelt for kommunens omdømme. Rådmannen mener at Hvaler kommune med nåværende ressursrammer, i form av økonomi, personell og kompetanse, ikke har mulighet til å gjennomføre de oppdragene som er pålagt gjennom lovgivningen, pålegg gitt av sentrale myndigheter, og ved kommunens egne vedtak i budsjetter, økonomiplan og på annen måte. Dette forholdet er også omtalt flere steder i rådmannens forslag til budsjett for 2008 og økonomiplan Ved denne behandlingen av prioriteringen av kommunestyrets verbalforslag, og i alle andre relevante sammenhenger, mener rådmannen at formannskapet bør ta et særlig ansvar for å bidra til best mulig balanse mellom de oppgavene og forventingene som gis til administrasjonen, og de mulighetene som finnes for å innfri dem. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Formannskapet slutter seg til de vurderingene og fristene som fremgår av vedlagte notat, datert , om oppfølging av kommunestyrets vedtak om økonomiplan og budsjett Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 23

6 Saksnr 2007/ Valg av faste utvalg og nemnder for valgperioden Kommunestyrevalg Arkivkode 080 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Utnevnelse av faste møtefullmektiger til forliksrådet Sammendrag Kommunen skal oppnevne 3 personer som møtefullmektiger til forliksrådet i Hvaler kommune for perioden Saksopplysninger Det skal være et utvalg av faste møtefullmektiger ved hvert forliksråd, i henhold til forskrift om forliksrådene (forliksrådsforskriften) 16. desember Formannskapet oppnevnte iht. til nye bestemmelser i tvistemålsloven og forliksrådforskriften 3 møtefullmektiger. De oppnevnte møtefullmektigene ble oppnevnt fram til En møtefullmektig har som oppgave å bistå parter i forliksrådet for å ivareta disse partenes interesser. Fullmektigene må således være uavhengige av medlemmene i rådet. Det er partene selv som velger om de vil benytte seg av en fullmektig og det er også partene som må betale den godtgjørelsen som fullmektig har krav på iht. forliksrådforskriften. Møtefullmektigene oppnevnes av kommunen hvert fjerde år. En møtefullmektig behøver ikke være bosatt i kommunen. Sekretariatet skal til enhver tid ha en oppdatert oversikt med navn og kontaktinformasjon på møtefullmektigene og skal gi parter som ønsker å benytte møtefullmektig nødvendig veiledning, slik at parten kan kontakte en fullmektig. I Hvaler kommune er Hvaler lensmannskontor sekretariat for forliksrådet. Som fast møtefullmektig kan oppnevnes enhver person som er: over 25 år, har alminnelig god samfunnsmessig kunnskap og som godt behersker skriftlig og muntlig norsk språk, jf tvistelovforskriften 3 annet ledd. Det anses å være en fordel at de som oppnevnes har noe kunnskap om forliksrådets virksomhet. Oppnevningen av medlemmer til utvalget av møtefullmektiger kan delegeres til administrasjonen i kommunen. I sak om utvalg av faste møtefullmektiger til forliksrådet, har rådmannen vurdert det som mest hensiktsmessig at formannskapet oppnevner møtefullmektigene til forliksrådet. Møteinnkalling side 6 av 23

7 I perioden fra til oppnevnte formannskapet følgende tre personer som møtefullmektiger til forliksrådet i Hvaler kommune: Aase Morin, Rød på Asmaløy, 1684 Vesterøy Randi Storvik, Utgårdskilen, 1684 Vesterøy Bjørn Mosseros, Bergveien 33, 1890 Rakkestad Hjemmelsgrunnlag Tvisteloven 6-7 nr 6 gjeldende fra Tvistelovforskriften gjeldende fra Vurdering Rådmannen foreslår at formannskapet oppnevner tre møtefullmektiger til forliksrådet. Møtefullmektigene som ble oppnevnt av kommunestyret og fram til har hatt en kort virkeperiode. Møtefullmektigene har fått opplæring knyttet til vervet. Det kan derfor være en fordel at de møtefullmektigene som ble valgt i forrige periode, også oppnevnes i inneværende periode. Rådmannen foreslår at de tre valgte møtefullmektigene gjenvelges for perioden Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet oppnevner følgende 3 representanter som møtefullmektiger til forliksrådet for perioden : Aase Morin Randi Storvik Bjørn Mosseros Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 7 av 23

8 Saksnr 2007/ Sørheimutvalget - Inntektssystemet for kommunene Arkivkode 103 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Kommunestyret Sørheimutvalget - Inntektssystemet for kommunene, høringsuttalelse fra Hvaler kommune Sammendrag I saken gis en kort orientering og oppsummering om hovedkonklusjonene i forslaget til Sørheimutvalget. Rapport Forslag til forbedring av overføringssystemet til kommunene finnes i sin helhet på: Høringsfrist er 28.januar. I denne saken gis en kort orientering om hovedkonklusjonene i forslaget til Sørheimutvalget samt rådmannens synspunkter og kommentarer. Saksopplysninger Inntektssystemet er et system for fordeling av statlige rammetilskudd og skatteinntekter mellom kommunene og mellom fylkeskommunene. Etter innføringen i 1986 har inntektssystemet blitt revidert i flere omganger. Den siste større omleggingen skjedde i 1997 på grunnlag av Rattsø-utvalget. Siden har det skjedd flere større og mindre endringer i inntektssystemet. Kommunal- og regionaldepartementet ga i 2001 uttrykk for at det ville være ønskelig med en bred gjennomgang av inntektssystemet om lag hvert tiende år. I 2003 ble det oppnevnt et offentlig utvalg, Borge-utvalget, som avga sin rapport i 2005 hvor det ble foretatt en bred gjennomgang av inntektssystemet for kommunene og fylkeskommunene. Regjeringen varslet i kommuneproposisjonen for 2007 at den ville legge fram et revidert inntektssystem for kommunene i kommuneproposisjonen for 2009, våren I den forbindelse ble de politiske partiene med representasjon på Stortinget invitert til deltakelse. Sørheimutvalget ble nedsatt i desember Utvalget leverte sin rapport Forslag til forbedring av overføringssystemet for kommunene den 26. oktober Utvalgets mandat har omhandlet en vurdering av 1. Utvalget skal gjennomgå inntektsutjevningen både ut fra målsettingen om et likeverdig tjenestetilbud, sikkerhetsnett for skatteinntektssvikt lokalt og nasjonalt, motivasjon for å øke skatteinntektene og et enkelt system for utjevning avskatteinntektene. 2. Utvalget skal anbefale hvor stor andel av utgiftsbehovet som skal finansieres av innbyggertilskuddet og hvor stor andel som skal finansieres av skatteinntektene, dvs. forholdet mellom innbyggertilskuddet og skatteinntektene. 3. Utvalget skal vurdere hvorvidt selskapsskatten bør videreføres som en kommunalskatt. I vurderingen skal det legges vekt på: Hensynet til et likeverdig tjenestetilbud Hensynet til stabile og forutsigbare rammer Hensynet til å gi kommunene insentiver til å drive næringsutvikling, herunder hvordan selskapsskatten virker inn på det regionale næringsutviklingssamarbeidet. Møteinnkalling side 8 av 23

9 4. Utvalget skal vurdere hvilke hensyn som skal ivaretas gjennom fordelingen av skjønnstilskuddet. I forlengelsen av det, bes utvalget også om å vurdere omfanget på skjønnstilskuddet. 5. Utvalget skal fastlegge rammen for de regionalpolitiske tilskuddene, og vurdere om rammen skal deles i delrammer for Nord-Norge-tilskudd, regionaltilskudd og skjønnstilskudd (kompensasjonen for bortfall av differensiert arbeidsgiveravgift). Utvalget skal vurdere om de regionalpolitiske tilskuddene i større grad skal kobles opp mot kriteriene som benyttes i den øvrige distriktspolitikken. 6. Utvalget skal vurdere behovet for overgangsordninger i inntektssystemet, og komme med forslag på utforming av disse. 7. Utvalget skal vurdere om det er behov for en egen kompensasjon for vekstkommuner i inntektssystemet. Videre skal utvalget vurdere om det er behov for en egen kompensasjon for kommuner med sterk befolkningsnedgang i inntektssystemet. Utvalget skal i denne sammenhengen også vurdere valg av dato for innbyggertall som brukes ved beregningen av innbyggertilskuddet, utgiftsutjevningen og inntektsutjevningen. Inntektssystemet for de nye regionene skal ikke vurderes i denne omgangen. Dette blir gjort etter at oppgavene er klare. Utvalget skal ikke foreta en vurdering av kostnadsnøkkelen i inntektssystemet. Rapporten er sendt til høring til alle landets kommuner med høringsfrist 28. januar Utvalgets forslag vurderes sammen med nye kostnadsnøkler for kommuner og fremmes i forbindelse med kommuneproposisjonen for 2009 (våren 2008). Endringene foreslås innført fra Kommunesektoren forvalter en betydelig del av landets økonomiske ressurser, og står for en vesentlig del av landets økonomiske aktivitet. Kommunesektorens inntekter utgjør drøyt 17% av Bruttonasjonalprodukt (BNP) for fastlands-norge, mens sysselsettingen utgjør om lag 15% av samlet antall utførte timeverk. Kommunenes inntekter består i hovedsak av tre inntektskilder: skatteinntekter, statlige overføringer (rammetilskudd) og brukerbetalinger. Overføringene er dels generelle frie og dels øremerkede til spesielle formål. Skatteinntektene utgjør den største andelen av kommunenes inntekter med i underkant av 50%, mens rammetilskuddet utgjør ca 20%. Hovedelementene i rammetilskuddet og deres andel av rammetilskuddet fordelte seg slik i 2007: Tilskudd Prosent av rammetilskuddet Innbyggertilskudd 80% Nord-Norge tilskudd 3% Regionaltilskudd 2% Skjønnstilskudd 3% Selskapsskatt 12% I de påfølgende avsnittene gis korte sammendrag av utvalgets konklusjoner på de ulike temaene de er blitt bedt om å vurdere. Videre i saken beskrives hovedkonklusjoner i rapporten og rådmannens kommentarer Hovedkonklusjonene i rapporten og rådmannens kommentarer 1. Skattens andel av kommunens inntekter Kommunene er i hovedsak finansiert gjennom skatteinntekter, statlige overføringer og brukerbetaling. I tillegg har kommunene anledning til å kreve inn skatt på eiendom. Kommunesektorens andel av samlede skatteinntekter bestemmes ved den kommunale skattøren. Skattøren for kommunene og fylkeskommunene fastsettes i behandlingen av statsbudsjettet det enkelte år ut fra forventing om skatteinngangen for budsjettåret. Skatteinntektenes andel av kommunesektorens samlede inntekter har Møteinnkalling side 9 av 23

10 variert noe i de siste årene. Skatteandel hadde en bunn i 2000 etter statliggjøring av selskapsskatten. I behandling av St.prp. nr. 60 ( ) sluttet et flertall på Stortinget seg til en målsetning om å øke skatteandelen til kommunal sektor fra om lag 45 prosent til 50 prosent. I 2005 ble en andel av selskapsskatten omgjort til kommunal skatt. Skatt på alminnelig inntekt ble samtidig redusert tilsvarende ved reduksjon i skattøren. I 2002 utgjorde kommunesektorens skatteinntekter 44,2 prosent av samlede inntekter, etter dette har andelen økt gradvis til 49,7 prosent i I 2007 forventes at skatteinntektene utgjør 48,2 prosent av kommunens samlede inntekter. Kommunesektorens frie inntekter omfatter skatt fra innbyggere samt statlige rammetilskudd. Kommunene står fritt til å disponere både skatteinntektene og rammetilskuddet. Det er imidlertid noen grunnleggende forskjeller mellom skatteinntekter og rammetilskudd. Hovedforskjellene er graden av lokal forankring, fordelingsprofil og forutsigbarhet. Hensynet til lokal forankring trekker i retning av en høy skatteandel, men hensynet til fordeling, forutsigbarhet og stabiliseringspolitikken trekker i retning av en lav skatteandel. Utvalget har i sin vurdering lagt stor vekt på hensynet til lokal forankring og lokaldemokrati. Utvalgets medlemmer mener at det er prinsipielt viktig at en betydelig andel av kommunens inntekter samlet sett kommer fra kommunale skatteinntekter og at det vil være uheldig med en kommunalsektor som i større grad er avhengig av statlige overføringer. På dette grunnlaget konkluderer utvalget med at skattens andel av kommunens totale inntekter bør ligge rundt 50 prosent. Medlemmene fra Høyre og Fremskrittspartiet støtter konklusjonen til utvalget men vil påpeke at andelen av inntekter som kommer fra skatt kunne vært høyere enn 50 prosent. Utvalget mener at kommunene bør kunne håndtere usikkerhet rundt skatteinngangen og utvalget ønsker derfor ikke en ordning der staten garanterer for deler av avviket mellom anslått og faktisk skatteinngang. Rådmannens kommentarer: Utvalget har i sin vurdering lagt stor vekt på hensynet til lokal forankring og lokaldemokrati. Utvalgets medlemmer mener at det er prinsipielt viktig at en betydelig andel av kommunens inntekter samlet sett kommer fra kommunale skatteinntekter og at det vil være uheldig med en kommunal sektor som i større grad er avhengig av statlige overføringer. Rådmannen er enig i disse konklusjonene, og mener at en vesentlig andel av kommunens samlede inntekter bør komme i form av skatt. Kommunene tilrettelegger for næringslivet og bidrar til å skape arbeidsplasser. Derfor er det naturlig at kommunene drar nytte av skatteinntektene i relativ stor grad. Kommunene som har lavere skatteinntekter enn landsgjennomsnittet får kompensert 55 prosent av forskjell mellom egne skatteinntekter og landgjennomsnittet og dermed ivaretas disse kommunene via inntektsutjevningen ( dette drøftes nærmere i neste punkt). Rådmannen er også enig i at kommunene bør kunne håndtere usikkerhet rundt skatteinntekter og at det vil være uheldig med en kommunal sektor som i større grad er avhengig av statlige overføringer. 2. Inntekstutjevning og fjerning av selskapsskatt Gjennom inntekstutjevningen utjevnes variasjoner i skatt på inntekt og formue og selskapsskatt. Eiendomsskatt omfattes ikke av inntekstutjevningen. Inntekstutjevningen er i dag basert på at kommuner med skatt over landsgjennomsnittet blir trukket 55 prosent av forskjellen mellom egen skatt og landsgjennomsnittet. Kommunene som har lavere skatteinntekter enn landsgjennomsnittet får kompensert 55 prosent av forskjell mellom egne skatteinntekter og landsgjennomsnittet. I tillegg får de kommuner som har lavere skattinntekter enn 90 prosent av landsgjennomsnittet kompensert 35 prosent av forskjellen mellom egne skatteinntekter og 90 prosent av landsgjennomsnittet. Tilleggskompensasjon finansieres ved at alle kommunene får et likt trekk i kroner per innbygger. Inntektsutjevningen beregnes løpende gjennom budsjettåret etter hvert som skatteinngangen for de ulike måneder foreligger. Utvalgets flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Sosialistisk Venstreparti, Kristelig Folkeparti og Fremskrittspartiet mener likevel at dagens modell for inntektsutjevning ikke er tilstrekkelig i forhold til å sikre kommuner med et svakt inntektsgrunnlag nødvendige ressurser til å finansiere sine oppgaver. Utvalget foreslår derfor at den symmetriske delen av inntektsutjevningen øker fra 55 prosent til 60 prosent. Utvalgets flertall foreslår ingen endring i tilleggskompensasjon til kommuner med skatteinntekter under 90 prosent av landsgjennomsnittet. Med denne endringen i inntektsutjevningen vil landets mest skattesvake kommuner i 2006 gått fra å ha skatteinntekter etter inntektsutjevning på om lag 91 prosent til om lag 93 prosent av landsgjennomsnittet. En kommune helt uten skatteinntekter vil med en slik inntektsutjevning ha skatt per Møteinnkalling side 10 av 23

11 innbygger på 91,5 prosent av landsgjennomsnittet mot om lag 87 prosent med dagens inntektsutjevning. Medlemmet fra Høyre støtter ikke forslaget til omleggingen mens medlemmene fra Senterpartiet og Venstre mener at det er nødvendig med langt mer omfattende utjevning av skatteinntekter. Disse medlemmene går primært inn for å utvikle en modell som løfter alle kommunene til minst 95 prosent av landsgjennomsnittet og at dette løftet i forhold til dagens ordning i all hovedsak finansieres av kommuner med skatteinntekter over 115 prosent av landsgjennomsnittet. Omfordelingseffektene er slik at kommuner med skatteinntekter under landsgjennomsnittet vil tjene på endringen mens alle kommuner med skatteinntekter over landsgjennomsnittet vil tape på endringen. Jo høyere skatteinntekter desto høyere tap per innbygger. I 2006 ville 358 kommuner ha tjent på en slik endring, mens 73 kommuner ville ha tapt på endringen. Kommunene med skatteinntekter over landsgjennomsnittet vil i snitt tapt 277 kroner per innbygger på en økt utjevning, mens kommunene med skatteinntekter under landsgjennomsnittet i snitt ville tjent 153 kroner per innbygger. Selskapsskatt er skatt på alminnelig inntekt for foretak og andre etterskuddspliktige skattytere. Det er en etterskuddskatt som betales året etter den påløper. Før 1999 fikk kommunene en andel av selskapsskatt og skatten ble utlignet til den kommunen der hovedkontoret lå. Fra 1999 til 2005 var selskapsskatt en ren statsskatt. Fra 2005 ble en andel av selskapsskatten tilbakeført til kommunene, basert på hvor stor andel av arbeidsplasser i det enkelte foretak som er lokalisert i den enkelte kommune. Det er hovedsakelig mellomstore og store kommuner som i utgangspunktet tjente på omleggingen til kommunal selskapsskatt. Bergen, Stavanger og Trondheim var blant kommunene som tjente på reformen. Satsen for selskapsskatt var 4,25 prosent i 2005 og 2006 og 3,5 prosent i Selskapsskatt utbetales via rammetilskudd tre år etter at skatten er påløpt, dvs utbetalingene som vil komme i 2008 er basert på ligningen Skatten inngår også i grunnlaget for inntektsutjevningen. Utvalgets argumenter for å avvikle selskapsskatt er bl.a. jevnere fordeling mellom kommuner, større stabilitet og forutsigbarhet i inntekstrammene, vanskelig å dokumentere effekt på næringsutvikling samt at det er en svakhet at kommunene ikke har innsynsrett i beregninger av selskapsskatt. Utvalget argumenter for å beholde selskapsskatt er bl.a. lokal forankring, insentiveffekter for næringsutvikling samt at deler av verdiskapningen blir igjen der verdiskapningen skjer. I utvalgets konklusjon framkommer at medlemmene fra Ap, Sp og SV foreslår å avvikle kommunal selskapsskatt og øke kommunens skatteinntekter fra alminnelig inntekt og formue tilsvarende. Medlemmene fra H, Frp, Krf og V foreslår at ordningen med kommunal selskapsskatt videreføres. Dersom selskapsskatten skal avvikles som kommunal skatt må kommunens skatteinntekter fra alminnelig inntekt og formue fra personer økes tilsvarende reduksjonen i selskapsskatt. Dette ble gjort i 2005 da selskapsskatten ble lagt inn som en del av kommunenes rammetilskudd og skatt på alminnelig inntekt og formue ble redusert tilsvarende. Det er slik at kommuner som har høye inntekter fra selskapsskatten også ofte har høye inntekter fra personlige skatteytere. Det vil derfor i stor grad være de samme kommunene som taper på en eventuell avvikling av selskapsskatten som også taper på økt inntektsutjevning. Møteinnkalling side 11 av 23

12 1000 kr Inntektsutjevning og fjerning av selskapskatt Figur 2.1: Som vi ser av figur 2.1, tjener alle kommunene i Østfold på ny inntektsutjevning og fjerning av kommunal selskapskatt. Det sistnevnte gjelder også, når vi ser på enten isolert effekt av økt inntektsutjevning eller isolert effekt av avvikling av kommunal selskapsskat. For landet, vil 33 kommuner tape på forslaget og da spesielt kommunene Oslo, Bærum, Asker, Stavanger og Sola. RØMSKOG AREMARK SPYDEBERG SKIPTVEDT HOBØL MARKER TRØGSTAD VÅLER HVALER RAKKESTAD EIDSBERG Rådmannens kommentarer: Rådmannen mener at økt inntektsutjevning og fjerning av kommunal selskapsskatt er positivt for Østfoldkommunene. ASKIM RÅDE RYGGE HALDEN MOSS FREDRIKSTAD SARPSBORG 3. Distriktspolitiske tilskudd i inntektssystemet I dagens inntektssystem tildeles kommuner i Nord-Norge og små kommuner med moderate skatteinntekter ekstra rammetilskudd gjennom Nord-Norgetilskudd, regionaltilskudd og deler av skjønnstilskudd. Begrunnelse for disse særskilte tilskuddene er å gi små kommuner og kommuner i Nord-Norge muligheten til å ha et bedre utbygd tjenestetilbud enn andre kommuner. I 2007 utgjør disse tilskuddene 4,7 prosent av kommunens rammetilskudd. Regionaltilskudd ble gitt til kommuner som lå innenfor virkeområdet for distriktspolitiske virkemidler, som hadde færre enn 3000 innbyggere og skatteinntekter under 110 prosent av landsgjennomsnittet. Tilskuddet ble gitt som en fast sats per kommune. Størrelsen og kriterier for tildeling av regionaltilskudd ble endret flere ganger siden innføring i Regionaltilskuddet er i dag, på samme måte som Nord- Norgetilskuddet, begrunnet ut fra regionalpolitiske hensyn. Utvalget mener at det er viktig å opprettholde ordninger i inntektssystemet som har distrikts- og regionalpolitisk begrunnelse. Det er også viktig at Nord-Norge sikres et stabilt og godt inntektsgrunnlag innenfor en slik ordning. Utvalget mener at et nytt distriktspolitisk tilskudd skal brukes til å sette kommuner som sliter med fraflytting og dårlige levevilkår i stand til gi et bedre utbygd tjenestetilbud. Utvalget mener at distriktspolitiske tilskudd i inntektssystemet bør kobles opp mot distriktspolitikken for øvrig. I tillegg mener utvalget at det skal foretas en mer direkte vurdering av hvilke kommuner som har behov for en regionalpolitisk ekstrainnsats, noe som er en svakhet ved dagens systemet. Utvalgets flertall foreslår at dagens regionalpolitiske tilskudd i inntektssystemet samles til ett nytt distriktspolitisk tilskudd. Kriteriene for fordeling kobles til distriktspolitikken. Utvalgets forslag innebærer i snitt at kommuner med inntil 3000 innbyggere taper på endringer i de regionalpolitiske tilskuddene mens kommuner mellom 3000 og innbyggere tjener på utvalgets forslag til modell. Innenfor det distriktspolitiske tilskuddet ønsker utvalget å prioritere kommuner i Nord-Norge spesielt. Det Møteinnkalling side 12 av 23

13 distriktspolitiske tilskuddet foreslås gitt kommuner som har de største distriktspolitiske utfordringer, og som har gjennomsnittlig skatteinntekter under 120 prosent av landsgjennomsnittet. Rådmannens kommentarer: Rådmannen mener det er riktig at distriktspolitisk tilskudd i inntektssystemet bør kobles opp mot distriktspolitikken for øvrig. I Østfold taper Rømskog og Aremark henholdsvis 3,8 millioner kroner og 3,6 millioner kroner samlet på lang sikt av et nytt distriktspolitisk tilskudd i inntektssystemet. Det forutsetter at de nevnte tapskommunene i Østfold blir kompensert gjennom distriktspolitikken for øvrig og gjennom skjønnstilskuddet. 4. Vekst, fraflytting og oppdatering av befolkningstall Utvalget er bedt om å vurdere om i det inntektssystemet skal tas spesielle hensyn til kommuner med sterk vekst eller fraflytting. Samtidig er utvalget bedt om å vurdere ordningen med oppdatering av befolkningstall ved beregning av innbyggertilskudd, inntektsutjevning og utgiftsutjevning. Fram til 2003 ble innbyggertall til kommunene beregnet med utgangspunkt i befolkningstall per 1. januar året før budsjettåret. I 2003 ble rutinene for beregning lagt om og innbyggertilskuddet har siden den gang blitt beregnet med utgangspunkt i befolkningstall per 1. januar i budsjettåret. Ordningen med bruk av oppdaterte befolkningstall innebærer at det i statsbudsjettet om høsten beregnes et foreløpig innbyggertilskudd med utgiftsutjevning til den enkelte kommune basert på befolkningstall per 1. januar året før budsjettåret. I juni beregnes endelig innbyggertilskudd og utgiftsutjevning basert på oppdaterte tall per 1. januar i budsjettåret og da blir den enkelte kommune fratrukket/tilføyet rammetilskudd som konsekvens av oppdateringen. Inntekstutjevningen foretas etter løpende skatteinngang gjennom året og oppdateres med nye innbyggertall per 1. januar i budsjettåret så snart disse er klar fra SSB. Dette innebærer at oppdatering av befolkningstallene påvirker kommunens rammetilskudd via inntekstutjevning og innbyggertilskudd. Oppdateringen av befolkningstallene vil slå positivt ut for kommuner med befolkningsvekst, men det slår negativt ut for kommuner med befolkningsnedgang. Ordningen med oppdatering av befolkningstallene i budsjettåret har gitt bedre samsvar mellom utvikling i beregnet utgiftsbehov og tilskuddet som gis. Samtidig har ordningen bidratt til mindre forutsigbarhet og større kompleksitet. Når det gjelder innbyggertilskudd og utgiftsutjevning foreslår utvalget å avvikle oppdatering av befolkningstallene midt i budsjettåret. Videre ønsket utvalget at beregningene skal baseres på innbyggertall fra 1. juli året før budsjettåret. Utvalget foreslår at oppdatering av befolkningstallene ved beregning av inntektsutjevningen videreføres som i dag. Østfold taper samlet 11 millioner kroner på bruk av ikke oppdaterte folketall (jfr. tabell 4.1). Møteinnkalling side 13 av 23

14 0101 Halden 0, Moss -1, Sarpsborg -1, Fredrikstad -3, Hvaler -0, Aremark 0, Marker -0, Rømskog -0, Trøgstad 0, Spydeberg -0, Askim -0, Eidsberg 0, Skiptvet -0, Rakkestad -0, Råde -0, Rygge -1, Våler 0, Hobøl -0,3 Tabell 4.1 : Gevinst/tap ved å benytte folketall pr. 1.7 før budsjettåret, ikke oppdaterte folketall (oppgitt i millioner kroner) I dagens utgiftsutjevning kompenseres det ikke for høye kapitalkostnader. Imidlertid finner kommuner med svært høy befolkningsvekst det vanskelig å finansiere nødvendige investeringer. En ordning med vekstkompensasjon, vil kunne være med på å bidra til at nye investeringer ikke medfører redusert tjenestetilbud til innbyggere som allerede er i kommunen. For å kompensere kommunene med sterk befolkningsvekst foreslår utvalget å innføre egen vekstkompensasjon innenfor inntektssystemet. Vekstkompensasjon skal tildeles kommuner som i løpet av en treårsperiode har en gjennomsnittlig årlig befolkningsvekst som er høyere enn det doble av veksten på landsbasis i samme periode, og som har skatteinntekter lavere enn 140 prosent av landsgjennomsnittet de tre siste år. Foreslått sats er kr per ny innbygger ut over vekstgrensen. Med beregning av vekst fra 2004 til 2007 vil 25 kommuner kvalifisere til å motta en vekstkompensasjon og derav Hvaler kommune med ca 0,3 mill kr. Rådmannens kommentarer: Utvalgets forslag med å basere beregninger for innbyggertilskudd og utgiftsutjevning på tall fra 1. juli året før budsjettåret vil medføre mer forutsigbare inntekter for kommunene. Men tatt i betraktning at Hvalers befolkning de siste årene har vokst mer enn landsgjennomsnittet, kan det å ikke oppdatere befolkningstall slå ugunstig ut. For å kompensere kommunene med sterk befolkningsvekst foreslår utvalget å innføre vekstkompensasjonsordning. Innføring av vekstkompensasjonstilskuddet vil bidra til å kompensere kommunene med sterk befolkningsvekst for å tilpasse tjenestetilbudet. Dette vil slå positivt ut til Hvaler. Rådmannen ser likevel flere grunner for at oppdatering av befolkningsdata for beregning av innbyggertilskudd og utgiftsutjevning bør opprettholdes. Oppdaterte befolkningsdata ved beregning av innbyggertilskuddet avspeiler befolkningssammensetning i budsjettåret, og som er grunnlaget for tjenesteproduksjonen. Når det gjelder fraflyttingskommuner vil inntektsreduksjon som følge av oppdaterte befolkningstall bli hensyntatt via inntektsgarantitilskuddet ( det drøftes nærmere i pkt 6). Hensynet til forutsigbarhet i budsjettarbeidet gjør likevel at rådmannen stiller seg positivt til utvalgets forslag om å ta i bruk foketall pr 1. Juli før budsjettåret ved beregning av innbyggertilskuddet. 5. Skjønnsmidler i inntektssystemet Årlig blir en del av rammetilskudd til kommunene fordelt ut fra skjønnsmessig vurdering. I 2007 utgjorde skjønnstilskuddet om lag 1,5 mrd kroner, noe som tilsvarer 3,5 prosent av kommunens rammetilskudd. Stortinget fastsetter skjønnsrammen og fylkesmennene har siden 2002 hatt ansvar for den endelige fordeling til kommuner basert på retningslinjer fra departementet. Utvalget er i sitt mandat bedt om å vurdere skjønnsmidlene i inntektssystemet. Møteinnkalling side 14 av 23

15 Formålet med skjønnstilskuddet er å ivareta ulike forhold som ikke fanges tilstrekkelig opp i inntektssystemet for øvrig. Videre brukes skjønnstilskuddet til å ivareta regional- og distriktspolitiske hensyn. Det er store forskjeller mellom kommuner når det gjelder størrelse på skjønnstilskuddet. Siden 2002 er deler av skjønntilskuddet brukt til å kompensere små kommuner som har tapt vesentlig på endringer i inntektssystemet. Ifølge retningslinjene for skjønnstildelingen bør det tas hensyn til forhold som kommunene selv ikke kan påvirke, og som medfører økte utgifter for kommunene. I dag brukes skjønnstilskuddet til å ivareta både midlertidige og permanente forhold. Bl.a brukes skjønnsmidler til å: ivareta forhold som ikke fanges opp gjennom utgiftsutjevningen hjelpe kommuner som er i en vanskelig økonomisk situasjon støtte kommunale utviklingsprosjekter Det er store forskjeller mellom kommunene når det gjelder størrelsen på skjønnstilskuddet. Utvalget mener at det er uheldig at skjønnsramme utgjør en relativt stor andel av kommunens totale rammetilskudd. Utvalget mener at en størst mulig andel av midlene som fordeles gjennom inntektssystemet bør fordeles etter faste kriterier, og at en reduksjon i skjønnsmidlene og en styrking av de faste tilskuddene er et skritt i riktig retning for et mer rettferdig inntektssystem. Utvalget foreslår at skjønnsrammen reduseres ved at følgende elementer trekkes ut av skjønnet: Regionalpolitisk begrunnet skjønn trekkes ut av skjønnsramme og legges inn i det nye distriktspolitiske tilskuddet Kompensasjon for endringer i inntektssystemet trekkes ut fra skjønnet En ny vekstkompensasjon i inntektssystemet finansieres ved et trekk i skjønnsmidlene Rådmannens kommentarer: Rådmannen ser at det ligger betydelig administrativt arbeid med å fordele skjønnsmidler. I lys av administrative effektiviseringsgevinster burde ordningen med skjønnsmidler begrenses i betydelig grad slik utvalget foreslår. Rådmannen i Hvaler kommune stiller seg positivt til utvalgets forslag at en større andel av midlene bør fordeles etter faste kriterier. En reduksjon i skjønnsmidlene og en styrking av de faste tilskuddene er et skritt i riktig retning for et mer rettferdig inntektssystem. 6. Overgangsordninger Overgangsordningen i inntektssystemet er utformet med sikte på å begrense inntektsendringer fra år til år som følge av: innlemming av øremerkede tilskudd oppgaveendringer systemendringer (endringer i inntektssystemet) Når et øremerket tilskudd innlemmes i inntektssystemet, eller når midler trekkes ut av inntektssystemet, er hovedregel at endringen skal omfattes av overgangsordningen i inntektssystemet. I noen tilfeller gjøres det imidlertid unntak fra hovedregelen. Dersom en innlemming av et øremerket tilskudd ikke medfører særlige omfordelingsvirkninger mellom kommunene kan departementet velge å legge til at endringen ikke skal omfattes av overgangsordningen. I andre tilfeller kan det være politisk ønske at endringer gjennomføres raskt, og i slike tilfeller vil ikke endringene omfattes av overgangsordningen. Overgangsordningen i inntektssystemet ble etablert for å sikre kommunene en viss grad av forutsigbarhet i rammene fra et år til et annet år. Utvalget mener at dagens ordning ikke gir tilstrekkelig skjerming av kommuner som får betydelig inntektsreduksjon som følge av endringer i inntektssystemet. Ordningen tar hensyn til innlemming av øremerkede tilskudd, systemendringer og oppgaveendringer, men tar ikke hensyn til endringer i kriteriedata. Møteinnkalling side 15 av 23

16 Utvalget mener at dagens overgangsordning bør avvikles og erstattes med en ny ordning som er enklere og mer forutsigbar. Inntektssystemet kritiseres ofte for å være komplisert, og overgangsordningen er det elementet som har blitt trukket fram som det mest kompliserende av elementene i inntektssystemet. Utvalget foreslår at det innføres inntektsgarantitilskudd (INGAR) som skjermer for drastisk nedgang i rammetilskuddet. Utvalget foreslår at grensen for avvik fra landsgjennomsnittlig vekst settes til kr 300 per innbygger. Dette finansieres ved et likt trekk per innbygger i alle landets kommuner. Endringer i inntektsutjevnende trekk/tilskudd som følge av endret inntektsutjevning ( økning fra 55 prosent til 60 prosent) og endringer i rammetilskudd som følge av endret selskapsskatt (avvikling av kommunal selskapsskatt) vil ikke bli kompensert gjennom inntektsgarantitilskuddet. Rådmannens kommentarer: Rådmannen mener at innføring av inntektsgarantitilskuddet (INGAR) bidrar til en forenkling samtidig som det kan redusere behovet for skjønnstilskuddet. Siden grensen for avvik fra landsgjennomsnittlig vekst settes til kr 300 per innbygger vil det ta lang tid før store omlegginger får full effekt, mens mindre omleggingen kan skje raskt. Rådmannen støtter utvalgets forslag om at dagens overgangsordning avvikles og erstattes med en ordning som er enklere, mer forutsigbar, og som i større grad skjermer kommunene mot plutselig svikt i rammetilskudd fra et år til et annet. 7. OPPSUMMERING Utvalget har, i vedlegg til rapport, foretatt beregninger som viser hva konsekvenser for den enkelte kommune blir i kroner per innbygger. Tallgrunnlaget i beregningene er faktisk skatteinngang fra 2006 og et gjennomsnitt av selskapsskatt for hele landet i årene fra 2002 til 2004, som er tilbakeført til kommunene i 2005, 2006 og For Hvaler kommune vil samlet tap på bakgrunn av utvalgets forslag og foretatte beregninger utgjøre ca kr det første året. Tapet er i hovedsak knyttet til ikke oppdaterte befolkningstall. Samlet sett tjener Østfoldkommunene 31,1 millioner kroner det første året på Sørheimutvalget. 15 kommuner tjener på forslaget. Rømskog, Aremark og Hvaler taper til sammen 0,4 millioner kroner på forslaget (jfr. tabell 7.1 under). HALDEN MOSS SARPSBORG FREDRIKSTAD HVALER -102 AREMARK -167 MARKER 535 RØMSKOG -116 TRØGSTAD SPYDEBERG 26 ASKIM 827 EIDSBERG SKIPTVEDT 493 RAKKESTAD 764 RÅDE RYGGE VÅLER HOBØL 395 Tabell 7.1: Samlet gevinst/tap med inntektsgaranti 1 års effekt (1000 kroner) Møteinnkalling side 16 av 23

17 mill kr Den langsiktige gevinsten for Østfold uten inntektsgarantien er 51,1 millioner kroner. Den langsiktige effekten er positiv for 16 kommuner og negativ for Rømskog og Aremark som taper henholdsvis 3,8 millioner kroner og 3,6 millioner kroner (jfr. figur 4.1 under). 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0-2,0-4,0-6,0 Tabell 7.1: Samlet gevinst/tap uten inntektsgaranti systemeffekt - langsiktig effekt Selv om Hvaler kommune taper det første året i utvalgets forslag til endringer, vil rådmannen gi en sterk støtte til forslaget fra Sørheimutvalget som en helhetlig forbedring av overføringssystemet til kommunene. Rådmannen ser at man også med denne forbedringen fortsatt vil ha store ulikheter blant norske kommuners mulighet til å gi like tjenester til alle innbyggere og ber derfor om at arbeidet med å få til et mer rettferdig inntektssystem fortsetter. SARPSBORG FREDRIKSTAD HALDEN MOSS RYGGE EIDSBERG RÅDE ASKIM VÅLER TRØGSTAD RAKKESTAD MARKER HOBØL SKIPTVEDT SPYDEBERG HVALER AREMARK RØMSKOG Vedlegg Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Vurdering Se rådmannens kommentarer under hvert punkt i saksopplysninger. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune gir en sterk støtte til forslaget fra Sørheimutvalget som en helhetlig forbedring av overføringssystemet til kommunene. Hvaler kommune ser at man også med denne forbedringen fortsatt vil ha store ulikheter blant norske kommuners mulighet til å gi like tjenester til alle innbyggere og ber derfor om at arbeidet med å få til et mer rettferdig inntektssystem fortsetter. Hvaler kommune anmoder om at man får en snarlig gjennomgang av utgiftsutjevningen. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Saksnr 2008/40 - Etablering av NAV Hvaler Møteinnkalling side 17 av 23

18 Arkivkode 614 Saksbehandler Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /08 Eldrerådet Utvalget for kultur og personrettede tjenester /08 Arbeidsmiljøutvalget /08 Formannskapet /08 Administrasjonsutvalget /08 NAV - omgjøring av kontorer i rådhuset Sammendrag Det ble tidlig i NAV-prosessen på Hvaler klart at NAV-kontoret skulle plasseres på rådhuset. Fra primo november-07, har det vært diskusjoner og dialog i forhold til detaljene i denne tilpasningen. Det har vært mange møter og kontakter mellom arkitekt og NAV-representanter, og kommunens ansatte på ulike nivåer har også blitt trukket inn i prosessen. I et stort fellesmøte om tegninger og praktiske løsninger , var flesteparten av interessentgruppene representert. Dette møtet la premissene for den løsningen vi vil anbefale. Denne løsningen innebærer minst mulig endring av det som i dag fungerer bra, i tillegg til at man prøver å flytte noe av ventesonen ut i kunstgata. De to arbeidsplassene som NAV skal ha i mottaket, bør bli plassert inne i servicetorg-området, nærmest kunstgata. Etter at den fysiske løsningen er vedtatt, er det nødvendig å jobbe videre med spissing av tjenester i det kommunale servicetorget, samt grensesnittet mellom kommunens ansatte og NAV-ansatte på servicetorget. Bestilling av nye modulvegger, dører, vinduer etc. må gjøres såpass tidlig i januar at alle fysiske endringer er ferdig medio mars. Dersom vi ikke er klare til dette tidspunktet, som har med sentralt IKTprosjekt å gjøre, kan vi risikere at kontoret ikke vil bli klar for åpning før i slutten av Et viktig suksesskriterium i forhold til etablering av NAV-kontor, er å åpne for reell dialog,medbestemmelse og muligheter for innspill. Vi mener saksopplysningene nedenfor dokumenterer våre forsøk på å bygge opp under dette. Omgjøringen finansieres som et spleiselag mellom stat og kommune. Investeringene er vedtatt investeringsbudsjettet i økonomiplan Saksopplysninger Stortinget vedtok en ny organisering av arbeids- og velferdsforvaltningen i Norge. Det ble da bestemt at det skulle etableres et NAV-kontor i hver kommune. Dette kontoret skal gi innbyggerne statlige tjenester tilsvarende det som tidligere har blitt dekket av Trygdeetaten og aetat, og kommunale tjenester som et minimum skal omfatte økonomisk sosialhjelp. Hvaler kommune har i en intern prosess bestemt at det kommunale tjenestemenyen på NAV kontoret i Hvaler skal omfatte tjenester i henhold til sosialtjenestelovens kapittel 3, 4, 5 og 6, samt introduksjonsloven, psykiatritjenester etter kommunehelseloven og også tjenester etter alkoholloven. Det ble også tidlig klart at NAV-kontoret på Hvaler fysisk sett skulle plasseres på Rådhuset på Hvaler, i de samme lokalene som i dag bli benyttet av NAV Hvaler trygd, sosialkontoret og barneverntjenesten. Dette betyr da at barneverntjenesten må få nye lokaler, og man har bestemt å gjøre et kontorbytte slik at psykiatritjenestens kontorlokaler på Dypedalsåsen overtas av barneverntjenesten, mens psykiatritjenesten flytter inn på Rådhuset, i den delen som er avsatt til NAV-kontoret. I dette byttet inngår også noe bytting av møbler, hyller etc. Møteinnkalling side 18 av 23

19 NAV-reformen har som et klart satsingsområde å legge til rette for at man på det lokale NAV-kontor skal ha tid og ressurser til å drive en tett mottaks-, veilednings- og oppfølgingstjeneste for den enkelte bruker. For å understøtte dette, har man etablert statlige forvaltningsenheter som skal ta seg av vedtaks-, kontroll- og utbetalingsoppgaver. På det lokale NAV-kontor er det to roller som skal dekkes; Veileder mottak og Veileder oppfølging. Dette betyr at NAV-kontoret må være sterkt og tydelig representert der som kommunens innbyggere i dag kommer for å få utført sine tjenester, nemlig på Servicetorget i Rådhuset. Kommunen og NAV må sammen få til en løsning for en mottakstjeneste som tilfredsstiller flest mulige behov samtidig. Blant annet er det en utfordring å samkjøre servicetorgets ønske om åpenhet og luftighet med NAVs behov for å kunne lukke dørene også i mottaksområdet. For å få til en løsning som er mest mulig gjennomtenkt og praktisk, ble det opprettet kontakt med Kai Hermansen hos SG arkitekter i Fredrikstad. Lars Larsen hadde forberedende møte med SG arkitekter Han informerte om dette møtet i mail av Mailen ble sendt til alle som skulle jobbe på NAV-kontoret, samt rådmann og hovedtillitsvalgt Wenche Wroldsen. Første utkast til tegninger kom Fredag ble det først avholdt et formøte mellom representanter for NAV-kontoret og kommunens servicetorg, for å diskutere mulige løsninger. På dette møtet deltok også Torleif Gjellebæk. Deretter samme dag var det møte med arkitekten.her deltok arkitekt Kai Hermansen, Anne Gram- Larsen, Lars Larsen, Reidar Andersen, Ketil Solstad, Sigurd Aleksandersen og Knut Tore Eide. Arkitekt sendte tegninger pr mail , basert på de innspill som kom på møtet Disse tegningene ble videresendt til de personene som skal jobbe på NAV-kontoret. De nye tegningene ble også lagt fram for Ketil Solstad og Tone Ruscelli på servicetorget, for at disse skulle kunne komme med kommentarer og innspill. Knut Tore Eide sammenfattet de innspill som kom, og mailet disse til arkitekt Hermansen. Tegningene for kontorfløya viste seg å være akseptable, mens det var ønske om flere endringer i forhold til mottaksområdet/servicetorget. Arkitekt kom med nye tegninger 15.11, og disse tegningene ble sendt til NAV-ansatte, Ketil Solstad, Tone Ruscelli, Jan Pharo, Torleif Gjellebæk og Roy Hansen. Det ble i mailen bedt om innspill til tegningene og de løsningene som var skissert i disse. Eide innkalte til møte med arkitekt Kai Hermansen, Sørlie møbler, Sørlie prosjektinnredninger, Reidar Andersen, Sigurd Aleksandersen, Anne Gram-Larsen ( tillitsvalgt stat). Servicetorget var også representert ved Tone Ruscelli. Sørlie er valgt som leverandør både via det sentrale NAV-prosjektet, og er også kommunens avtalepartner på møbler, samt at det er de som har levert dagens modulveggløsninger i Hvaler rådhus. På møtet ble de siste tegningene lagt fram og diskutert, samt at det snakket litt om hvordan prosessen mht bestilling av møbler skulle være. Det ble også gjort en befaring både i kontorfløy og mottaksområde, for å se nærmere på alternative løsninger. På dette møtet framkom også en anbefaling fra arkitekt om å ta kontakt med Fredrikstad byggettersyn, for å sikre at man fikk kvalitetssikret de ulike alternativene i forhold til strøm, ventilasjon etc. Fredrikstad byggettersyn v/ Atle Bjørge var sentrale i byggingen av rådhuset på Hvaler, og kjenner bygget godt. I etterkant av møtet 20.11, fikk prosjektleder/nav-leder Eide oversendt nye tegninger fra Kai Hermansen Disse tegningene ble igjen videresendt på mail, og også lagt fram direkte for Servicetorget v/ketil Solstad. Det ble klart at det fortsatt var en del usikkerhet om vi hadde kommet fram til en optimal løsning blant de ansatte på servicetorget, og de interne, kommunale brukerne av torget. Innspillene ble mailet til arkitekt, som kom med nytt tegningsutkast De nye tegningene ble videresendt til NAV-ansatte. Tegningsutkastet ble diskutert ekstra med Ketil Solstad og servicetorget, og nye innspill ble sendt til arkitekt På dette tidspunkt kom det også signaler fra teknisk avdeling om at de ønsket å bli mer involvert i planleggingsarbeidene mht. de omgjøringer som var nødvendige i forhold til etablering av NAV-kontoret. Den ble det derfor sendt mail til Roy Hansen og Tore Trondsen med en statusrapport, samt invitasjon til å bli med på et møte. Det kom i gang en dialog i forhold til å finne et møtepunkt. Den kom det nok en gang nye tegninger fra arkitekten. Disse ble videresendt til NAV-ansatte, og også til Fredrikstad Byggettersyn v/atle Bjørge, og til Øivind Guttormsen i Sørlie Prosjekt. Møteinnkalling side 19 av 23

20 Tegningene ble også sendt til hovedtillitsvalgte, rådmann, ansatte på servicetorget, lokale verneombud i kommunen, tillitsvalgte og verneombud i NAV Østfold, med samtidig invitasjon til et felles informasjonsmøte I begynnelsen av desember hadde Knut Tore Eide en telefonsamtale med Marit Gulliksen i Hvaler kunstforening, der han informerte om planen om å bruke noe av kunstgata til ventesone. Gulliksen hadde ikke noe imot dette, men ønsket å diskutere dette med styret. Den sendte Eide en mail til Gulliksen i Hvaler kunstforening, med oversikt over de siste tegningene, med fokus på kunstgata. På møtet deltok Atle Bjørge (Fredrikstad byggettersyn),tore Trondsen (teknisk, Hvaler kommune), Roy Hansen (teknisk, Hvaler kommune), Merete Gjevik (verneombud, Hvaler kommune), Inger Johanne Stensrud (verneombud Hvaler kommune),laila Rød (verneombud Hvaler kommune), Wenche Wroldsen (hovedtillitsvalgt Hvaler kommune), Torleif Gjellebæk (rådmann), Ketil Solstad (servicetorget),anne Gram-Larsen(tillitsvalgt NAV-A (stat)), Knut Tore Eide (prosjektleder/nav-leder). Hovedverneombud for region Fredrikstad for NAV trygd ble innkalt, men kunne ikke møte. Alle fikk utdelt et lite kompendium med de siste tegningene, samt oversikt over forskjellen fra forrige tegningsutkast. Tegningene var forsøkt utformet på en slik måte at behovet for fortsatt enkel tilgang fra servicetorg til seksjon miljø og teknikk var dekket, at torget skulle framstå som lyst og åpent og at de to NAV- båsene skulle være enkelt tilgjengelig for brukerne og også egnet for private samtaler. Det ble på møtet raskt klart at det siste utkastet til tegning av servicetorget med tilhørende NAVarbeidsplasser ikke var å anse som optimalt. Mange i møtet mente at det å plassere NAV-båsene på denne måten ville gi et for lukket inntrykk av mottaksområdet. I tillegg ville det ødelegge gallerifunksjonen, og endre kommunikasjonsmønsteret mellom servicetorg og teknisk avdeling i negativ retning, i tillegg til å gjøre arbeidsplassen ved arkivet enda mer utsatt for trafikk. NAV-båsene burde vært trukket mer inn i servicetorg-området, og ikke stenge for ferdselen mellom servicetorget og primærbaklandet miljø og teknikk. Det var stor enighet om at det i utgangspunktet allerede er store plassproblemer på rådhuset, og at det i vrimleområdet /mottaksområdet ikke er mulig å avgi mer plass til økning av servicetorgets arealer som følge av NAV-etableringen. Den WC som er tilknyttet kunstgata, er det praktisk vanskelig å flytte på for å lage mer plass. Dette ville også ødelegge den soneinndelingen som ligger til grunn for basisutformingen av rådhuset. Det framkom noen alternative løsninger, i forhold til å bruke møterom til NAVarbeidsplassene, bygge ut rådhuset etc. I forhold til NAV-konseptet, ble det presisert at NAVarbeidsplassene må være på plass i selve mottaksområdet, og at løsningen derfor bør legges i forhold til dette. Referat fra møtet ble den sendt ut til alle møtedeltakere den, samt NAV-ansatte, og hovedverneombud NAV Fredrikstad trygd (som representerer statssiden for region Fredrikstad). Den kom det reviderte tegninger fra Kai Hermansen. Disse ble sendt ut til alle møtedeltakerne, samt ansatte i NAV Hvaler, pr.mail. Det ble i mailen eksplisitt bedt om innspill/tilbakemeldinger. I en senere mail , ble tidsfristen for innspill satt til kl I denne mailen ble det presisert at tegningene etter nevnte tidsfrist ville bli sendt videre som grunnlag for nytt tilbud om modulvegger, glassvegger, dører, møbler etc. Det kom innspill fra Atle Bjørge, Inger Johanne Stensrud og Torleif Gjellebæk. Alle tre mente at de reviderte tegningene på en god måte tok hensyn til de innspil som var kommet på møtet Atle Bjørge påpekte noen avvik mellom tegning og slik det faktisk er i kontorfløya, og dette innspillet ble videresendt til arkitekt. Tirsdag hadde Knut Tore Eide et møte med NAV-direktør i Østfold Sverre Jespersen, der tegningsforslaget ble diskutert. Direktøren var enig i at løsningen nå er innenfor sentrale mål i NAVkonspetet. Den var det styringsgruppemøte for etableringsprosjektet NAV Hvaler (NAVHVA). På dette møtet deltok avdelingsdirektør Hanne Bjerknes (NAV Østfold), seksjonssjef Lars Larsen, Thomas Holmen Olsen (vara for hovedtillitsvalgt), fylkesprosjektleder Britt Tunby (NAV Østfold) og Knut Tore Eide. I møtet ble det lagt fram prosjektdirektiv og forslag til milepæler. Tegningene ble diskutert, og også den videre formelle prosessen og viktigheten av dialog og medbestemmelse. Tirsdag hadde Knut Tore Eide et møte med Bjørn-Egil Hansen, som er sikkerhets- og beredskapskonsulent i NAV Østfold. Han så gjennom tegningene, og tok også en befaring av lokalene. Det ble også avholdt et kort møte, der også Tore Trondsen og Odd Magne Ulvund deltok. Den kom den siste revisjonen av tegninger fra arkitekt Hermansen. Eneste endring i forhold til tidligere, var at noen vegger i kontorfløya var tilpasset virkeligheten. Tegningene ble sendt til Øivind Guttormsen i Sørlie Prosjekt den , med vedlagt forespørsel om å lage nytt tilbud basert på disse siste tegningene. Møteinnkalling side 20 av 23