ORDINÆR GENERALFORSAMLING FOR A/L SJØHAUG

Transkript

1 Det innkalles til ORDINÆR GENERALFORSAMLING FOR A/L SJØHAUG Lørdag 28. april 2012 kl (NB! Tidspunkt) på Solrabben, Sjøhaug SAKSLISTE: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste. 2. Valg av møteleder. 3. Valg av referent og 2 til å undertegne protokollen. 4. Styrets beretning for perioden Regnskap for 31. driftsår pr Regnskap for 32. driftsår pr Ansvarsfrihet for styret. 8. Innkomne forslag. 9. Rapport fra LTP 10. Ny driftsform info, S.A eller forening 11. Styrets forslag til driftsbudsjett for neste regnskapsår. 12. Valg. 13. Godtgjørelser, styret og regnskapsfører. 14. Fullmakt til å ha signaturrett. Registrering og utlevering av stemmesedler er fra kl Vel møtt! Side 1 av 35

2 4. STYRETS BERETNING FOR PERIODEN 10. april april 2012 Å R S B E R E T N I N G 2011 A/L Sjøhaug BA Virksomhetens art og lokalisering A/L Sjøhaug er et andelslag med et ubestemt antall andelshavere og med andelskapital på inntil kr ,-. Lagets formål er å forvalte lagets eiendom Sjøhaug, g. nr. 15, b. nr. 3, Sjøhaugveien 61, Jeløy, 1514 MOSS, på forsvarlig måte til beste for utøvelse av naturisme for medlemmer av naturistforeninger tilknyttet INF.. Andelslaget har ikke erverv til formål. Etter ordinær generalforsamling 9.april 2011 sitter følgene styre: Leder: Styremedlemmer: Kasserer Nestleder Per Høyem Svein-Tore Andersen Anne Kjærstad Idar Storjord Remi Sølvberg (Trakk seg og gikk inn som varamedlem) Varamedlemmer: Mai-Britt Støa (gikk da inn som fast styremedlem når Remi trakk seg) Berit Gulbrandsen LTP: Revisor: Kay Aardalen Eldor Fjellheim Frank Johannesen Cato Andreassen Ole Jan Ouff Remi Sølvberg BDO Valgkomite: Vara: Vera Thorsrud Ouff Kirsten Lunde Elgstøen Ole Jan Ouff MØTER: Det har vært avholdt 12 styremøter. 2 arbeidsmøter. 1 møte med revisor. Side 2 av 35

3 ØKONOMI Styret har i perioden hatt stor fokus på å få kontroll på økonomien. Vi har fått jevnlig status fra regnskapsfører til kasserer. Styret har som fast post hatt økonomistatus på sin agenda hvor oversikt av økonomi mot budsjett har blitt fremlagt. Oversikt har også blitt gitt beboerne. Vi har hatt møte med BDO for å diskutere muligheter for fremtiden for Sjøhaug mht. å bli fritatt for Skatteplikt, Belegget på Sjøhaug har vært som følger: Resultat for perioden 1/1/11-31/12/11 viser et Driftsresultat på kr Ved årets slutt hadde vi kr på brukskonto og på andelskonto. Kr Vi hadde et lån på kr Fra Kiosken har det vært omsatt for kr VEDLIKEHOLD OG ARBEID. Dusjhuset har fått fjernet råte i vegg mot bidetrommet, samt nye vegger innvendig. Diverse innvendig maling på Vangen er utført. Nytt lekestativ i sandkassa. Badebrygga ble ødelagt i en sommerstorm og ble reparert. Det er ikke endelig avgjort når det blir ny brygge. Stillas er kjøpt inn for å lette på kommende male og fasade arbeid. Videre er det gjennomført 4 dugnader med stor deltagelse. Bål plassen ved brygga har blitt hellelagt, så her går det sakte men sikkert fremover. Bryggerhuset: Gulvet skulle legges i sommer, men pga. utfordringer med fall på gulv, sluk samt innsig av vann utenfra i to vegger har arbeidet måttet utsettes. ARRANGEMENTER Oddbjørg har vært hovedansvarlig for rekefestene i sommer, til glede for oss alle. Takk til Oddbjørg og hennes gode hjelpere. Ungdoms helg, Siv-Aina arrangerte og vi retter en stor takk til henne. Petanquemesterskap og turnering har det også vært. Takk til ØNF og spesielt Ragnvald & co. Bestyrer har tent opp grillen hver lørdag i sommersesongen og dette er et populært tiltak. Det har vært gjennomført 3 Allmøter og et beboermøte En fest er arrangert på Solrabben og dette er en aktivitet styret håper vil bli trappet opp. BESTYRER Mona Ringerød har vært bestyrer i hoveddelen av sesongen med Siv Aina Thorbjørnsen. Roar har fungert som bestyrer på våren og høsten. Gunhild og Roar har stått for vask og vaktmestertjenester fra påske til sesongslutt. En stor takk til dem for en fin innsats. Informasjon og samarbeid Utdrag fra styrets møter er lagt ut på hjemmesiden under den lukkede medlemsdelen. Den nye hjemmesiden har fungert bra.54 andelshavere har registrert seg med brukernavn og passord. Per Høyem har deltatt på NNF ledermøte på Stord. Dette resulterte i en ny verveavtale der vi får første års kontingent minus NNF delen, og over sender medlemmet til ønsket lokal lag. Vi utsteder da NNF pass med merke til medlemmet. Rutiner for dette vil bli lagt i resepsjonen. Det vil også bli utarbeidet en brosjyre fra NNF der foreningene og stedene kan legge inn sin egen info. Dette for å få en mer helhetlig info ut fra naturist miljøet. Side 3 av 35

4 Redegjørelse for årsregnskapet Det ble innført nye rutiner for kasseoppgjør. Rutinene ble imidlertid innført litt ut i sesongen, samt at det har tatt tid å innarbeide disse. Dette har resultert i at kasse ikke ved regnskapsårets slutt er i null og at styret derfor har bortskrevet differansen på kr Det anbefales at neste års styre innskjerper rutinene, og at det opprettes en intern revisjon for kontroll med etterlevelse av rutinene har vært et normalt driftsår, Det er ingen vesentlig usikkerhet som knytter seg til årsregnskapet Det er ingen ekstraordinære forhold som har påvirket årsregnskapet Det er ingen vesentlige hendelser som er inntruffet etter balansedagen Fortsatt drift Økonomien er i bedring, og det arbeides mot en styrking av egenkapital i fremtiden. Regnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift og styret finner at forutsetning for fortsatt drift er til stede. Arbeidsmiljø, likestilling. Arbeidsmiljøet anses som godt. Det har ikke blitt rapportert om skader eller ulykker. Andelslagets styre består av 4 menn og 3 kvinner. Ytre miljø Virksomheten medfører verken forurensning eller utslipp som kan være til skade for det ytre miljø. Oslo, Svein-Tore Andersen Anne Kjærstad Per Høyem styremedlem styremedlem styrets leder Idar Storjord Mai-Britt Støa styremedlem styremedlem Remi Sølvberg varamedlem Berit Gulbrandsen varamedlem Side 4 av 35

5 5. Regnskap for 31. driftsår pr Side 5 av 35

6 Side 6 av 35

7 Side 7 av 35

8 Side 8 av 35

9 Side 9 av 35

10 Side 10 av 35

11 Side 11 av 35

12 Side 12 av 35

13 Side 13 av 35

14 Side 14 av 35

15 Side 15 av 35

16 5.1 Revisorberetning 2010 Side 16 av 35

17 Side 17 av 35

18 6. Regnskap for 32. driftsår pr Side 18 av 35

19 Side 19 av 35

20 Side 20 av 35

21 Side 21 av 35

22 Side 22 av 35

23 Side 23 av 35

24 Side 24 av 35

25 Side 25 av Revisorberetning 2011

26 Side 26 av 35

27 7. Ansvarsfrihet for styret 2010 og Innkomne forslag Forslag 8.1 Til Generalforsamling Sjøhaug Forslag: Moss Forslag 8.2 Hva,menes med sesongplass: Sesongplass er en plass som du leier for vår /høst eller sommersesong. og kan bestilles på forhånd. Plassen er da din,så lenge du er på plassen i den perioden du har leid for. Om du velger i en periode å ta vognen bort på tur gir du beskjed om hvor lenge du vil være borte og når du er tilbake, slik at plassen kan brukes til kortidsutleie av bestyrer I ditt fravær. Det foreslås at det settes av 2-3 plasser for slikt bruk. Bakgrunn Undertegnede er blitt bedt om å fremme forslaget på vegne av gjester som er stadig tilbakevendende og deres ønske om forutsigbarhet i plassering på plassen. Videre er det også fra andre ytret ønske om å ha en fast plass i vårmånedene og noen i høstmånedene. Forslag: Sesongplass regnes Vår Mai-Juni, Sommer Juli -August Høst August-September Styret bes fastsette en sesongleie for desse perioder og leien bør omfatte opphold for 2 pers.plassering: Det foreslås at det opprettes 1 plass v. Ølberget (vis avis venteplass) samt 2 plasser mellom grillplass og hytte 1. mvh Frank Johannessen Styrets innstilling: Styret støtter forslaget. Ansvaret tillegges styret med å utarbeide perioder og priser. Til Generalforsamling Sjøhaug 2012 Forslag Innkjøp av Hjertestarter til Sjøhaug. I de senere år har det vist seg at å ha en hjertestarter for hånde, kan redde liv. Både unge og gamle kan i enkelte tilfelle ha behov av et slikt apparat. Stadig flere organisasjoner og lag går til anskaffelse av en slik og er i dag vanlig på Campingplasser,idrettsarenaer, kjøpesentra, flyplasser o.l. der folk samles. Side 27 av 35

28 Forslag 8.3 Etter forslagstillers mening, vil det være en ekstra pluss og trygghet om vi går til anskaffelse av en og plasserer den i resepsjon sområdet på Sjøhaug. Hjetestarteren er med norsk tale og stemmen forklarer brukeren hvordan den går frem steg for steg, det trengs ikke kursing i bruk. Pris: Kostnaden for en slik starter ligger på ca ,- Finansiering. Det foreslås at general forsamling pålegger styret å skaffe en hjertestarter, innkjøpt og klar før sesongstart i år. Det foreslås at overskudd fra sesongens rekekvelder og event. overskudd av lotteri brukes til å nedbetale investeringen. Da det må nye folk til å ta over organiseringen av rekekveldene i kommende sesong, kan om ønskelig undertegnede ta på seg dette ansvar. moss den Eirin M.Johannessen & Frank Johannessen CV 53 Styrets innstilling: Styret støtter forslaget og legger forskudd til kostnaden inn i årets budsjett. Prestfoss 14. mars, 2012 FORSLAG TIL GENERALFORSAMLINGEN PÅ SJØHAUG 2012 Jeg tillater meg å fremme krav om godtgjørelse for bestyrerjobben jeg gjorde sommeren Kravet lyder på kr ,-! Bakgrunn: Beløpet tilsvarer: 6 uker á 7 døgn = 42 døgn á 200 kr. = kr ,- på Vangen. Jeg har fremmet dette kravet for styret, og fått avslag to ganger AVTALEN Avtalen med styreleder var at jeg skulle få betalt for denne gjerningen med overnatting for tilsvarende døgn på Solrabben eller Vangen. En avtale som for øvrig ikke er underskrevet. Jeg gjorde avtalen i tillit til styreleder! Siden avtalen ble inngått, hadde det skjedd at kjæresten min ble med på en spleis på ei vogn, og vi fikk tildelt plass nr. 13! Det var ikke i mine tanker da avtalen med styreleder ble inngått! Dermed ble mitt behov for overnattingsdøgn på Vangen redusert til 0(null). BESTYRERJOBBEN Oppgaven min tok jeg virkelig på alvor, og jeg la spesielt vekt på nye besøkende. Og jeg veit at jeg gjorde en god jobb, det fikk jeg mange bekreftelser på året etter(i fjor). Side 28 av 35

29 ØKONOMI Om økonomien til Sjøhaug AL skal reddes av mangel på betaling for min innsats, er den så dårlig at det nok skal sterkere lut til enn å knipe på dette kravet! I tillegg tok jeg to uker gratis bestyrerjobb på tampen av sesongen, etter ønske fra styreleder, fordi det var ingen back-up for det. Knut-Arne Jenssen Plass 13 sign. Forslag 8.4 Styrets innstilling: Behandles sammen med 8.4 Styrets innstilling: Styret støtter ikke forslaget. Avtalen med bestyrer var helt konkret vedr. rom på Vangen. Det var også et viktig poeng at det ikke skulle være en økonomisk belastning for Sjøhaug, noe bestyrer var innforstått med. At bestyrer valgte å ikke benytte seg av rommet er hans eget valg. Side 29 av 35

30 Forslag 8.5 I 2013 er Norsk Naturistforbund 50 år. I den anledning vil styret i NNF spørre om ØNF og Sjøhaug Naturistsenter kan tenke seg å arrangere en jubileumsfest. I første omgang så vil vi ha svar på om dere kan tenke dere å ta på dere dette arrangementet. Praktiske løsninger som hvor mange dere kan bespise, tilby overnatting og kostnader kan vi komme tilbake til. Styrets innstilling: Vi ønsker å stille Sjøhaug til rådighet for 50 års jubileet, forutsatt at det ikke legges til høysesongen, og at det opprettes en festkomité med folk fra NNF og foreningene. 9. Rapport fra LTP Styret har ikke mottatt rapport fra LTP. Side 30 av 35

31 10. Informasjon og diskusjon vedrørende ny driftsform. Samvirke, Forening, eller Aksjeselskap. Andre alternativer? Styret vil legge frem momenter på GF og ønsker at andelseiere deltar i forberedelsene til Ekstraordinær GF i løpet av 2012 som følge av pålagt ny driftsform. Kilde: Håndbok i etablering av samvirkeforetak utgitt av Samvirkesenteret Side 31 av 35

32 11. Forslag driftsbudsjett for A/L Sjøhaug Salgsinntekt, avgiftspliktig Kioskdrift, 25% mva 3010 Salgsinntekt, lav sats Utleie fasteplasser og hytter og rom, 8 % moms 3020 Salgsinntekt mat, avgiftspliktig Matmoms 14 % 3030 Strøminntekter Salgsinntekt, avgiftsfri Oppholdsavgift/dagspass/avis Brutto drifts og besøksinntekter Rabatt og annen salgsinntektsreduksjon 0 Netto driftsinntekter Driftsutg Forsikring Ordinært vedlikehold Vedlikehold (Bygg) Adm kostnader inkl bestyrer og vask Strøm/tlf Utgifter til ny driftsform (advokat og annet) Eiendomsskatt Hjertestarter+ Førstehjelpsutstyr Revisjon Sum driftskostnad Driftsresultat før finanskostnader og skatt Side 32 av 35

33 12. Valg. Valgkomiteens innstilling til GF for valget Det har utviklet seg en vane på Sjøhaugs Generalforsamlinger at valgkomiteens innstilling til kandidater blir møtt med benkeforslag og motkandidater. Det er to innvendinger mot denne praksis: Generalforsamlingen skal være forutsigbar. Dette er viktig siden det benyttes fullmakter. De som gir disse har krav på å vite hva som skal opp til behandling. Benkeforslag og motkandidater medfører at Generalforsamlingen går over til å drive saksbehandling. Dette tar tid og er heller ikke hensikten til Generalforsamlingen. De som foreslås til verv har en usikkerhet i at de ikke vet hvem de kommer til å jobbe sammen med. Det er nå slik at kjemien ikke stemmer bestandig. Og denne usikkerheten kan være en medvirkende årsak til at mange sier nei. I tillegg til dette vil den som stiller som styreleder ha en stor usikkerhet i at en ikke vet hvordan sammensetningen av f.eks. styret vil bli. For å prøve å bøte noe av dette har valgkomiteen i år jobbet etter følgende prosess: De fleste faste på plassen er spurt om hvem de kan tenke seg i de forskjellige verv. Det ble så laget en liste over de mulige kandidatene. Kandidatene på listen ble så spurt om å ta et verv, hvem de ønsket å jobbe sammen med og om de hadde andre kandidater. Dette dannet så en ny liste, og denne ble så kjørt en ny runde. Etter flere runder er vedlagte forslag resultatet av denne jobben. Etter valgkomiteens mening danner forslagene en godt bilde av hva som kom frem i prosessen. Alle kandidatene ønsker å sitte i respektive verv, men flere har uttrykt et forbehold, dersom det blir vesentlige endringer i sammensetningen. Det samme gjelder forslag til styrets leder. Han ønsker derfor at valg av styreleder blir gjort etter at valg av styret er avsluttet. Valgkomiteen respekterer dette ønsket og håper at generalforsamlingen godtar en slik endring i valgrekkefølgen. Valgkomiteen håper også at generalforsamlingen på Sjøhaug 2012 viser respekt for den jobben som er gjort. Siden Remi trakk seg av personlige grunner, er det behov for å velge ett medlem for ett år slik at styrets sammensetning er i henhold til vedtektene. Dette er det tatt hensyn til i forslaget. Valgkomiteen 2011/12 Vera Th. Ouff sign Ole Jan Ouff (vara) sign Kirsten Elisabeth Lunde sign Side 33 av 35

34 Styre 2012 Leder Per Høyem Styremedlemmer Idar Storjord Eirin Johannessen May Britt Støa Heidi Stømsnes Varamedlemmer Elsa Fjellheim Sverre Kvarsnes Revisor: Ekstern LTP Leder Ole Jan Ouff Medlemmer Cato Andreassen Remi Sølvberg Eldor Fjellheim Kay F. Aardalen Siv Aina Thorbjørnsson 1 år 1 år - Ikke på valg 1 år 1 år 2 år 2 år 2 år 1 år 1 år - Ikke på valg 1 år - Ikke på valg 1 år - ikke på valg 2 år - Gjenvalg 2 år - Gjenvalg 2 år PR komite Siv Aina Thorbjørnsson Eirin Johannessen Valgkomite Medlemmer Kirsten Elisabeth Lunde Remi Sølvberg Vara Ole Jan Ouff 1 år - Ikke på valg 2 år 1 år - Ikke på valg 2 år 1 år - Ikke på valg 13. Honorar. Forslag til Generalforsamling 2011 på Sjøhaug Honorar styret og regnskapsfører 2011 og Fullmakt til å ha signaturrett. Signaturrett gis til styrets leder, styrets kasserer og regnskapsfører. Side 34 av 35

35 Forretningsorden for A/L Sjøhaug 1. Årsmøtet åpnes av leder av styret som gjennomføring åpning av Generalforsamling med Godkjenning av innkalling og saksliste og valg av møteleder. 2. Årsmøtet ledes så av valgt møteleder som refererer antall stemmeberettigete andeler samt fullmakter. Møteleder kan ha en bisitter som hjelper med talerlister o.a. 3. Møteleder refererer forretningsorden mht. voteringsregler og taletid. 4. Møtelederen skal påse at sakene får en forsvarlig behandling i henhold til god foreningsskikk og Sjøhaugs vedtekter. 5. Alle som ønsker ordet viser dette ved tegn, og man reiser seg når man får ordet. a. Det gis maksimum to innlegg p.r. deltaker i samme sak b. Forslagsgiver gis 5 minutter taletid c. Innlegg til forslag gis 3 minutters taletid d. Ingen har rett til ordet mer enn 2 ganger i samme sak. e. Det gis ikke mulighet for replikk før etter alle innlegg er fremført i henhold til taleliste. Replikk skal makimalt være 2 minutt og kun dreie seg om den sak som debatteres. Ønsker man replikk viser man V tegn. Det gis kun en replikk per sak per deltaker. f. Ordet til forhold vedrørende forretningsorden og/eller saksopplysninger, får man ved å vise T tegn. Innlegg til forretningsorden/dagsorden skal maksimal være 2 minutter g. Dirigenten kan foreslå strek når han mener alle sider og momenter ved en sak er kommet frem. h. Ingen får tegne seg etter strek er satt. i. Møteleder kan fravike taletidene foreslått over hvis særlig hensyn tilsier det. Dette skal da opplyses om fra dirigentbordet. 6. Alle forslag skal leveres skriftlig til møtelederen med forslagsstillerens navn. 7. Hvis et forslag eller en sak foreslås avvist eller utsatt, kan møteleder vurdere om forslaget settes under votering før en fortsetter debatten. Voteringsrekkefølge 8. Under voteringen skal forslagene voteres over i rekkefølge etter hvor vidtgående de er. Dersom det mest vidtgående forslaget blir vedtatt, innebærer det at de mindre vidtgående forslagene forkastes. Voteringsregler 9. Dersom møteleder ser en mulighet for å forenkle voteringsprosessen og forkorte talelisten, kan det foreslå en prøvevotering. Dette kan være hensiktsmessig dersom det foreligger flere forslag i samme retning, og det er en viss motstand mot alle forslagene. En slik prøvevotering kan imidlertid ikke endre selve forslagene. Det er de forslagene som er framsatt som er grunnlaget for den endelige voteringen og vedtaket. 10. Avstemming skjer med alminnelig flertall. Vedtektsendringer med kvalifisert flertall (2/3). a. Alminnelig flertall: Et forslag må ha mer enn 50 prosent av avgitte stemmer. Blanke eller avholdende stemmer telles ikke med. b. Kvalifisert flertall (ending av vedtekter): 2/3 av avgitte stemmer. Blanke eller avholdende stemmer telles ikke med. c. En avstemming må skje skriftlig hvis noen fremmer ønske om det. Redaksjonskomité 11. Dersom flere forslag ligger nær opp til hverandre, kan dirigenten foreslå at en redaksjonskomité samordner dem. Dersom det under konstitueringen ikke er valgt en slik komité, framsetter dirigenten forslag om dette. Denne komiteen får da i oppdrag sammen med forslagstillerne å samordne forslagene til ett omforent forslag. Dirigenten kan også selv finne fram til slike kompromissforslag og framsette dem. Han/hun forelegger da dette for forslagstillerne og spør om de kan trekke sine forslag. Side 35 av 35