Roller og ansvarsområder for styret i itsmf Norge

Transkript

1 Roller og ansvarsområder for styret i itsmf Norge Oppdatert

2 Oversikt over roller og ansvarsområder i styret Formelle roller Styreleder Nestleder Økonomiansvarlig Styremedlem Varamedlem Andre roller/ansvarsområder Konferanseansvarlig Leder av programkomité Kommunikasjonsansvarlig Kurs, undervisning og sertifiseringer Lokalavdelinger og nettverksgrupper Internasjonal representant Publisering og oversettelser itsmf-utmerkelser Redaktør (innhold) Teknisk webansvarlig Dokumentansvarlig/kvalitetssjef Dokumentnavn Type: Status: Godkjent av/dato: Roller_og_ansvar_styret_itsmf_2013.ppt Styringsdokument Draft v0.1 Draft SMB, april 2013 Roller_og_ansvar_itSMF-styret_2013.ppt Styringsdokument Live v1.0 Godkjent på styremøte,

3 Roller og ansvarsområder i styret Navn Formell rolle Andre ansvarsområder/roller Bistår med Signe-Marie H. Bjerke Styreleder Strategi, vedtekter, valgkomité, priser Overordnet kommunikasjonsansvarlig Publikasjoner og oversettelser (Language Owner deputy), programkomité Eilert Eilertsen Nestleder Teknisk webansvarlig Programkomité, governance Tore Johansen Økonomiansvarlig Lokalavdelinger og nettverksgrupper Internasjonal / nordisk representant Stig Ellingsen Styremedlem Publisering og oversettelser Language Owner overfor APMG (LO) Anne Kristine Næss Styremedlem Konferanseansvarlig Kommunikasjonsansvarlig for konferansen Internasjonal representasjon Programkomité Internasjonal representasjon, UH-sektor, Kurs, undervisning og sertifiseringer Programkomité Dagfinn Krog Styremedlem Leder av programkomité Kommunikasjon/markedsføring Revisjon av vedtekter Per Ulrik Arntsen Styremedlem Kurs, undervisning og sertifiseringer ITSM i UH-sektoren Ernst Ole Solem Varamedlem Redaktør (innhold) Ansvarlig for paneldebatt Lokalavdelinger og nettverksgrupper Programkomité Hege Beate Thomassen Varamedlem Dokumentansvarlig/kvalitetssjef Redaktør

4 Formelle roller

5 Styreleder Styreleder fastsetter dagsorden for styremøter, leder møter og sørger for at itsmf-sine mål følges opp i henhold til strategi og vedtekter Ansvar Etablere strategi for organisasjonen på kort og lang sikt Sikre at itsmf oppnår sine uttalte mål Sikre at organisasjonen drives på en økonomisk forsvarlig måte Etterleve etiske retningslinjer for organisasjonen Delta på Chapter Leder møter og AGM på internasjonalt nivå Representere organisasjonen på en god og nøytral måte Sørge for at valgkomite blir etablert, samt forberede årsmøtet Være kontaktpunkt mellom media og itsmf Norge Bidra positivt i ITSM-diskusjoner i media og presse Forløpende oppdatere itsmf.no med aktuelt stoff

6 Nestleder Nestleder er styreleder sin stedfortreder ved behov Ansvar Ivareta styreleder sitt ansvar i styreleder sitt fravær Etterleve etiske retningslinjer for organisasjonen Delta aktivt på alle styremøter Representere organisasjonen på en god og nøytral måte Bidra positivt i ITSM-diskusjoner i media og presse Forløpende oppdatere itsmf.no med aktuelt stoff

7 Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har daglig ansvar for å sikre at organisasjonen drives på en økonomisk forsvarlig måte Ansvar Etablere budsjett og regnskap for itsmf Norge Følge opp budsjett og regnskap for den årlige itsmf-konferansen Løpende oppfølging av regnskap/budsjett, og kontakt med regnskapsfører og revisor Gi itsmf-styret jevnlige statusoppdateringer mht. økonomi og regnskap Etterleve etiske retningslinjer for organisasjonen Representere organisasjonen på en god og nøytral måte

8 Styremedlem og varamedlem Styremedlemer og varamedlemmer deltar aktivt på styremøter og tar ansvar for ulike oppgaver og aktiviteter ut ifra kapasitet og interesse Ansvar Delta aktivt på alle styremøter (6-8 per år) Ta ansvar for ulike oppgaver ut i fra kapasitet og interesse Etterleve etiske retningslinjer for organisasjonen Representere organisasjonen på en god måte Bidra positivt i ITSM-diskusjoner i media og presse Forløpende oppdatere itsmf.no med aktuelt stoff

9 Andre ansvarsområder/roller

10 Konferanseansvarlig Ansvar: Overordnede ansvar for den årlige itsmf-konferansen Mål: Arrangere den beste konferansen for IT Service Management i Europa med deltakelse, økonomisk resultat og evaluering likt eller bedre enn forrige konferanse Aktiviteter: Gjennomføre konferansen profesjonelt med interessante temaer og med unik profil Skape blest og oppnå nye rekorder i deltakerantall Etablere sponsorpakker og ivareta sponsorer Arrangere utstilling av høy kvalitet med relevante aktører i bransjen Ha et spesielt fokus på målgruppen IT-ledere/virksomhetsledere Legge til rette for stor mulighet til å knytte kontakter Skape begeistring med underholdning og unik atmosfære på konferansemiddag Gjennomføre årlig evaluering blant konferansedeltakere og utstillere Ansvarlig for å fremlegge budsjett for godkjenning samt rapportere til styret/ økonomiansvarlig.

11 Leder av programkomité Leder av programkomite har overordnet ansvar for faglig program på den årlige itsmf-konferansen Mål: Sette sammen et godt faglig program der evaluering skal være likt med eller bedre enn på forrige konferanse Aktiviteter Sette fokus på relevante og interessante temaer og skape en unik profil Sende ut Call for Paper innen gitte frister i tråd med årets satsingsområde Evaluere og kvalitetssikre alle innkomne forslag Sette sammen et godt faglig program der evaluering skal være likt med eller bedre enn på forrige konferanse Benytte de beste innen fagfeltet både nasjonalt og internasjonalt som innledere Påse en balansert kombinasjon av workshops, plenumsforedrag og spissete foredrag Legge til rette for at deltakerne skal ha mulighet til å knytte kontakter på konferansen Vurdere presentasjon årlig ITIL-undersøkelse i Norge (ITSM Monitor)

12 Lokalavdelinger og nettverksgrupper Lokalavdelingsansvarlig har det overordnede ansvar for oppfølging av lokalavdelinger og eventuelle nettverksgrupper Mål: Sterke, gode lokalavdelinger i Østlandet, Sørlandet, Rogaland, Nordland og Midt-Norge, som fremmer IT Service Management og får den oppfølging de trenger fra styret Aktiviteter: Etablere retningslinjer og god praksis for lokalavdelinger Legge til rette for god kontakt og kommunikasjon mellom lokalavdelingene Fange opp forbedringer, synergier og samarbeidsområder på tvers Sørge for at hver lokalavdeling gjennomfører minst to medlemsmøter i året Gjennomføre samling for lokalavdelinger og representanter fra styret i itsmf Norge to ganger i året

13 Publisering og oversettelser Ansvarlig for at gode bøker innen ITIL og IT Service Management blir kjent i Norge, samt vurdering av hvilke ITIL-publikasjoner og eksamener som bør oversettes til norsk Mål: Mål for neste periode er å få oversatt Foundation-eksamen til Norsk Aktiviteter: Ivareta Language Owner-rollen for Norge overfor ITIL-forvaltere Ansvarlig for oversettelser av relevante bøker, kurs og eksamen til norsk Ansvarlig for norsk utgave av ITIL-terminologiliste Norges representant i internasjonal publikasjonskomite Overordnet ansvarlig for vår elektroniske bokhandel

14 Kurs, undervisning og sertifiseringer Ansvarlig for området kurs, undervisning og sertifiseringer har som oppgave å øke interessen for kurs og sertifiseringer i Norge Mål: Profesjonalisering av IT-bransjen, både nåværende og fremtidige ledere og medarbeidere innen IT Aktiviteter: Påse at informasjon om sertifiseringer er oppdatert og tilgjengelig, og markedsføre verdien overfor våre medlemmer Følge med på dette området både nasjonalt og internasjonalt Fremme IT Service Management som fag på høyskoler og universiteter Etablere samarbeid med høyskoler rundt masteroppgaver innen ITSM Legge til rette for publisering av relevante masteroppgaver Publisere statistikker rundt Service Management-sertifiseringer i Norge Representere Norge i International Qualification Committee (IQC) Kontaktperson mot prism.

15 itsmf-utmerkelser Ansvarlig for annonsering, markedsføring av priser og nominasjonsprosess, etablere jury, samt sørge for gjennomføring av prisutdeling på en god måte Mål: Skape blest rundt vellykkede IT Service Management initiativ, samt å gjøre ære på personer, prosjekter og virksomheter som fortjener det Aktiviteter: Ansvarlig for markedsføring og kommunikasjon om prisene Sørge for at jury opprettes og holde kontakt med jury underveis Eventuelle revideringer av priser og utlysningstekster Legge opp regi for profesjonell prisutdeling på konferansen, inkl. foto og publisering av prisvinnere på web, nyhetsbrev og i Computerworld

16 Redaktør Ansvarlig for at innholdet på itsmf sine websider og andre kanaler er relevant, oppdatert og til nytte for våre medlemmer Mål: Etablere kontinuerlig forbedring av innholdet i våre informasjonskanaler Aktiviteter: Kontinuerlig vurdere og gjennomgå innhold på alle kanaler som benyttes, inkl web. Ansvarlig for at websidene har en intuitiv og forståelig struktur og design, innen de rammer dagens løsning gir Sørge for at informasjonen er oppdatert i våre fungerende informasjonskanaler Påse at vår web har tilstrekkelig med lenker til viktige ITSM og itsmf-sider Videreutvikling av innhold på itsmf.no og itil.no, samt videreutvikle itsmf sin måte å benytte Facebook, LinkedIn og andre sosiale medier.

17 Internasjonal representant Ansvar for å være aktivt engasjert i hva som foregår i itsmf på internasjonalt plan, samt representere Norge på internasjonale samarbeidsmøter Mål: Bidra til at organisasjonen på internasjonalt nivå utvikler seg på en positiv måte og bidra til at itsmfi blir til nytte for nasjonale Chapters Aktiviteter: itsmf Norges representant på nordiske samarbeidsmøter itsmf Norges representant på itsmfi sin årlige generalforsamling (AGM) Dialog, nettverksbygging og samarbeid med andre Chapters Kommunikasjon og rapportering mellom itsmf Norge til itsmf International Holde styret informert om internasjonale og nordiske saker

18 Kommunikasjonsansvarlig Overordnet ansvar for budskap og utforming av kommunikasjon fra itsmf Norge Mål: Påse at itsmf Norge blir markedsført på en god og enhetlig måte Aktiviteter: Overordnet ansvarlig for informasjonsmateriell om itsmf Markedsføre relevante artikler, white papers og arrangementer Gjennomføre annonsekampanjer i relevante medier Aktivt kommentere og bidra positivt i ITSM-diskusjoner i media og presse Regelmessige nyhetsbrev til alle medlemmer i itsmf Norge Forløpende oppdatere med aktuelt stoff Markedsføre arrangementer i regi av itsmfi

19 Teknisk webansvarlig Ansvarlig for å videreutvikle og profesjonalisere itsmf.no og itil.no spesifikt innenfor områdene sikkerhet, design, funksjonalitet og brukervennlighet Mål: Profesjonalisere websidene til itsmf Norge for å muliggjøre vekst i medlemsmassen Aktiviteter: Kontaktperson for nåværende web-leverandør mht. endringsønsker Ansvarlig for valg og oppfølging av ny hosting-leverandør Utarbeide kravspesifikasjon i forbindelse med et bytte av hosting-leverandør Utforme Business Case Utarbeide RFT og evaluere svar Vurdere leverandører av webløsninger i forhold til definerte krav Dialog med Dataforeningen rundt muligheter i deres nye webløsning Sjekke muligheter for en felles tilbyder av web-løsning for itsmf på internasjonalt plan mht. synergier rundt teknisk løsning og standardiserte tjenester

20 Dokumentansvarlig/kvalitetssjef Ansvarlig for å dokumentarkiv for itsmf Norge med tilhørende arkiveringsregler Mål: Etablere et velfungerende dokumentsystem, der det er lett å finne frem til dokumenter samt enkelt å lagre på rett sted. Dette vil danne grunnlag for et kvalitetssystem Aktiviteter: Velge system for lagring av dokumenter (Sharepoint, ProjectPlace, google docs etc.) Opprette strukturert dokumentarkiv for itsmf Norge Utarbeide hensiktsmessige arkiveringsregler for styret og lokalavdelinger Etablere mal og rutiner for dokumentkontroll. Etablere rutiner for arkivering, samt for oppfølging av arkiv Rydde i eksisterende arkiv og overføre de viktigste dokumenter til nytt arkiv