KRISTIANSAND REVISJONSDISTRIKT IKS

Transkript

1 KRISTIANSAND REVISJONSDISTRIKT IKS Kristiansand Søgne Songdalen Vennesla Rapport til kontrollutvalget i Kristiansand kommune angående utført selskapskontroll (eierskapskontroll) i Kristiansand Bompengeselskap AS og Agder Bomdrift AS Kristiansand Desember

2 1. Forord Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Selskapskontrollens formål Selskapskontrollens omfang Rapportering Presentasjon av selskapene Grunnlaget for eierskapskontrollen Problemstillinger Informasjonsinnsamling fra kommunen som grunnlag for kontrollen Driver virksomhetene i tråd med bystyrets vedtak/intensjoner? Er virksomhetens organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til eierinteressenes formål og interesser? Har kommunen etablert en eierstrategi for virksomhetene, f.eks et eget regelverk, herunder system for oppfølging og rutiner for rapportering? Utøver styret sin myndighet i tråd med lover og regler, vedtekter og kommunens eget regelverk? Hvordan fungerer rapporteringen fra valgte representanter i styret til kommunens egne politiske organer? Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene i tråd med lover, regler og vedtekter? Er forvaltningen i tråd med lover, regler og vedtekter? Er forvaltningen forsvarlig? Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i prosjekter? Blir virksomhetens aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Har kommunen et formålstjenlig arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskapene kommunen eier eller er medeier i? Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjonen om oppgaver og ansvar til personer som er styremedlem? Er det utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av kommunen? Hvordan ser selskapene på fremtiden? Oppsummering Forhold som basert på våre undersøkelser synes å fungere tilfredsstillende Anbefalinger til selskapene Anbefaling til eier Tilleggsopplysninger Selskapet og eierkommunens kommentarer

3 1. Forord Kristiansand Bompengeselskap AS virksomhet består i å kreve inn bompenger samt å drive bompengestasjonene rundt Kristiansand. Selskapet er 100 % eiet av Kristiansand kommune. Agder Bomdrift AS virksomhet består i å være driftsoperatør for bompengeselskap. Det er inngått avtaler med Aust-Agder Vegfinans AS og Setesdal Vegfinans AS. Selskapet er 100% eiet av Kristiansand kommune. Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen er gjennomført av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Kristiansand. Metodisk er det benyttet intervjuer, dokumentgjennomgang og analyser. Rapporten er skrevet av Morten Gahrsen. Oppdragsansvarlig har vært fungerende revisjonssjef Anne Helene Grunni. Kristiansand, 5. mars 2007 Anne Helene Grunni revisjonssjefens stedfortreder Morten Gahrsen registrert revisor 3

4 2. Innledning 2.1 Bakgrunn for selskapskontroll Etter de nye bestemmelsene i kommuneloven er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalget. Dette fremgår av kommuneloven 77, nr. 5 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper med mer. 2.2 Selskapskontrollens formål Krav til selskapskontrollens innhold omhandles i forskrift om kontrollutvalg 14: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontrollen deles således inn i en obligatorisk del som omfatter eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. 2.3 Selskapskontrollens omfang Hvilke selskaper som skal omfattes av selskapskontrollen, og revisors mandat er regulert i Kommuneloven 80. Her heter det: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I departementets merknader til paragrafen framgår det at eierskapskontrollen primært dreier seg om å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten på den måte som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (for eksempel aksjeloven). I kontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. Dersom kommunestyret bestemmer at selskapskontrollen også skal omfatte forvaltningsrevisjon, må slik revisjon innarbeides i plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og gjennomføres i henhold til lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 4

5 2.4 Rapportering Forskriftens 15 omhandler rapportering av selskapskontrollen og lyder som følger: Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt resultatene av disse. Selskapet og den som utøver eierfunksjonen har uttalerett til rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. 5

6 3. Presentasjon av selskapene Kristiansand Bompengeselskap AS (org.nr ) er 100% eid av Kristiansand kommune. Aksjekapitalen utgjør kr Det er 5 styremedlemmer i selskapet, hvorav 3 kvinner : Erik Nyhuus Aase Gerd Paulsen Mona Elen Drange Bjørg Stray Knut Martin Malvik Rune Rasmussen Dag Vige styrets leder nestleder styremedlem styremedlem styremedlem 1. vararepresentant 2. vararepresentant Kjell Ingar Riseng er daglig leder. Selskapets revisor er BDO Noraudit, v/statsautorisert revisor Salvesen Generalforsamlingen består av kommunalutvalget i Kristiansand kommune. Selskapets formål er i hht vedtektenes 3 drift av bompengestasjonene rundt Kristiansand, og alt som står i naturlig sammenheng med dette, slik det fremgår av st.prop 69/97. Selskapets virksomhet består i dag av å kreve inn bompenger samt drive bompengestasjonene rundt Kristiansand. Selskapet selger også tjenester til Agder Bomdrift AS etter egen avtale. Det var ansatt 17 kvinner og 10 menn i selskapet pr Av dette utgjorde staben 5 ansatte, inklusive daglig leder. Agder Bomdrift AS (org.nr ) er 100% eid av Kristiansand kommune. Aksjekapitalen utgjør kr Det er 3 styremedlemmer, hvorav 1 kvinne : Erna Mikalsen Larsen Øyvind Falk Hansen Terje Fjellvang Ole Petter Ingvaldsen styrets leder styremedlem styremedlem varamedlem Kjell Ingar Riseng er daglig leder. Selskapets revisor er BDO Noraudit, v/statsautorisert revisor Salvesen. Generalforsamlingen består av kommunalutvalget i Kristiansand kommune. Selskapets formål er i hht vedtektenes 3 å drive bompengeprosjekter samt hva herved står i forbindelse. Agder Bomdrift AS er i dag driftsoperatør for bompengeselskapene Aust-Agder Vegfinans AS og Setesdal Vegfinans AS. Selskapet kjøper stort sett alle sine administrative tjenester fra Kristiansand Bompengeselskap AS, og bemanningen fra Risør og Tvedestrand Bilruter AS. Det er ingen ansatte i Agder Bomdrift AS. 6

7 4. Grunnlaget for eierskapskontrollen Utgangspunktet for eierskapskontrollen er bystyrets hensikt og intensjon med Kristiansand Bompengeselskap AS (KB) og Agder Bomdrift AS (AB). Kommuneloven 80 gir kontrollutvalget og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for å utføre selskapskontrollen både fra selskapets daglige leder og fra styret og selskapets valgte revisor Selskapskontrollen bygger på informasjon fra daglig leder i KB og AB, gjennomgang av dokumenter, årsmeldinger, styrereferater, budsjetter. Selskapenes revisor, BDO Noraudit AS, er kontaktet mht revisjon av årsregnskapene for 2004 og

8 5. Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med selskapskontrollen er det satt opp følgende problemstillinger: 5.1 Driver virksomheten i tråd med bystyrets vedtak/intensjoner? 5.2 Er virksomhetenes organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapenes formål og interesser? 5.3 Har kommunen etablert en eierstrategi for virksomhetene, f.eks et eget regelverk, herunder system for oppfølging og rutiner for rapportering? 5.4 Utøver styret sin myndighet i tråd med lover og regler, vedtekter og kommunens eget regelverk? 5.5 Hvordan fungerer rapportering fra valgte representanter i styret til kommunens politiske organer? 5.6 Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene i tråd med lover, regler og vedtekter? 5.7 Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i prosjekter? 5.8 Blir virksomhetens aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? 5.9 Har kommunen et formålstjenlig arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskapene kommunen eier eller er medeier i? 5.10 Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjone om oppgaver og ansvar til personer som er styremedlem? 5.11 Er det utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av kommunen? 5.12 Hvordan ser selskapene på fremtiden? 8

9 6. Informasjonsinnsamling som grunnlag for kontrollen 6.1 Driver virksomhetene i tråd med bystyrets vedtak/intensjoner? Kommunalutvalget, dvs generalforsamlingene, har vedtatt selskapenes vedtekter, herunder formålsparagrafene i 3. Vi har vurdert driften ut i fra disse. KB har som formål : Selskapets formål er drift av bompengestasjonene rundt Kristiansand, og alt som står i naturlig sammenheng med dette, slik det fremstår av st.prop 69/97. St.prp 69 (96/97) gir adgang til innkrevning av bompenger ved to stasjoner på E-18, ev også på sideveier om situasjonene krever dette (bompengeavtalen). Dette er i tråd med bystyrets vedtak av St.prp 76 (2000/2001) gir adgang til å åpne for innkrevning av bompenger til finansiering av hovedtilkomstvei til HiA. Dette er i tråd med bystyrets vedtak av Bystyret vedtok i å søke Stortinget om å kreve inn ytterligere 50 mill kroner i kroner, tilsvarende 64 mill 2006-kroner. Meningen er å bruke disse midlene til gang og sykkelveitiltak i Kristiansand. AB har som formål å drifte bompengeprosjekter samt hva herved står i forbindelse. Etter våre vurderinger drives virksomhetene i tråd med formålsparagrafene. 6.2 Er virksomhetens organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til eierinteressenes formål og interesser? Selskapene er organisert som aksjeselskaper, heleiet av kommunen. De er egne selvstendig rettssubjekter. Aksjeselskaper gir innen visse begrensninger muligheter til korte beslutningsveier og forretningsmessig frihet. KB er å anse som et rent bompengeselskap og et offentligrettslig organ. Det må således tjene allmennheten og ikke være av industriell eller forretningsmessig karakter. Virksomheten er ikke skattepliktig, og går i null hvert år. Det kreves inn penger på statens vegne, og kostnadene (adminstrasjon, lønninger mv) relatert til denne innkrevningen dekkes fullt ut av innkrevede midler. AB på sin side, et driftsselskap av forretningsmessig karakter, og et av målene vil således være å skape mest mulig avkastning til eieren. ABs virksomhet er pr i dag relatert til bomdrift i Aust-Agder, hhv E-18 og Setesdalen. Disse kontraktene løper ut Selskapet har ingen ansatte, og den praktiske organisering er basert på innleie av administrativ bistand fra KB, samt leie av mannskaper fra RTB til driften. KB og AB har inngått avtale som bl.a medfører at selskapene har samme daglige leder (20% hos AB og resten hos KB). Det fremgår videre at det skal være et ryddig skille mellom selskapene. Avtalen er signert styrelederne. Virksomhetene har samme forretningsadresse. 9

10 Kristiansand Bompengeselskaps drift må som følge av sin formålsparagraf opphøre når innkrevningsperioden utløper, anslått til høsten Agder Bomdrift har ingen slik passus, men opphør av KB vil ha direkte konsekvens for AB mtp kjøp av administrative tjenester. I et fellesmøte mellom selskapene har man i en slik situasjon sett for seg at ansatte i KB kan få tilbud om ansettelse i AB. KB har ingått avtale om IA (inkluderende arbeidsliv). Man har i tillegg prøvd å legge forholdene best mulig til rette for de ansatte mht arbeidsforholdene ved bomstasjonene. Se også pkt Selve organiseringen som aksjeselskap synes som en hensiktsmessig ordning for denne typen virksomhet. Til tross for at selskapene er organisert som to selvstendige enheter juridisk med vidt forskjellige formål, har selskapene nære bånd. Når det gjelder selve samarbeidet mellom selskapene, ser vi helt klart at utad kan et slikt samarbeid, hvor man bl.a opererer med felles daglig leder, meget lett bli ansett som en og samme organisasjon med tilhørende habilitetsproblemer. Det faktum at man i fellesmøter har antydet at ansatte i KB vil kunne tilbys jobber i AB når KB en gang skal nedlegges underbygger et slikt syn. På den annen side viser dette at KB påtar seg et samfunnsansvar ved å ivareta ansattes ve og vel. Dersom det skulle eksistert en sammenblanding av selskapenes drift, hvor KB delvis skulle dekket ABs kostnader, ville dette vært uheldig. I en slik situasjon ville AB fått et konkurransefortrinn overfor andre, tuftet på uberettiget bruk av offentlige midler dvs indirekte subsidiering. En slik forfordeling ville vært en klar økonomisk fordel for eier av AB. I motsatt tilfelle, hvor AB delvis skulle dekket KBs kostnader, ville det være en økonomisk ulempe for ABs eiere. Ledelsen og styrene er klar over problemstillingen, og er bevisst at det skal være et ryddig skille mellom selskapene. Problemstillingen er uansett snart uaktuell grunnet KBs nærstående instillelse av drift og etterfølgende oppløsning. Daglig leder har videre forklart at organisering av evt fremtidige bomprosjekter vil bli ordnet på en slik måte at det ikke skal kunne reises tvil om sammenblanding. (Se også pkt 6.6.1) 6.3 Har kommunen etablert en eierstrategi for virksomhetene, f.eks et eget regelverk, herunder system for oppfølging og rutiner for rapportering? Det eksisterer ingen egen eierstrategi nedfelt i regelverk og systemer for kommunen. Kommunen bør utarbeide eierstrategier for sine virksomheter organisert utenfor kommunen. 6.4 Utøver styret sin myndighet i tråd med lover og regler, vedtekter og kommunens eget regelverk? 10

11 Styret i de respektive selskapene har jevnlig hatt møter i flg protokoller vi har mottatt. Forhold som er tatt opp inkluderer bl.a årsregnskaper, budsjett, kvartalsrapporter regnskap, vesentlige eller prinsipielle økonomiske forhold m.v. Videre har styret i KB utarbeidet styreinstruks, noe som er pålagt i hht aksjelovens bestemmelser dersom de ansatte er representert i styret. Så vidt vi kan se har begge styrer utøvet sin myndighet i tråd med lover, regler og vedtekter. Det avholdes jevnlig styremøter i begge selskaper. 6.5 Hvordan fungerer rapporteringen fra valgte representanter i styret til kommunens egne politiske organer? I hht bystyrets vedtak av har kommunalutvalget fullmakt til å møte som kommunens representanter i heleide kommunale aksjeselskaper. Dersom kommunalutvalget ikke kan møte, møter både ordfører og rådmann som fullmaktsrepresentanter på vegne av kommunen. Ordfører og rådmann kan bemyndige en eller flere representanter til å møte for seg. Fullmakten har visse begrensninger vedrørende bl.a vedtektsendringer, salg av kommunens aksjer og anvendelse av større overskudd (mer enn 1,2 mill kroner). Dette er forhold som må forelegges bystyret. Styrene er ansvarlige overfor generalforsamlingen og rapporterer til denne. Som heleide kommunale aksjeselskap har foretakene dermed felles generalforsamling, dvs politikerne i kommunalutvalget i Kristiansand kommune. I styrevervene i KB sitter det bare politikere i tillegg til ansatterepresentanten. Styrevervene i AB innehas av en blanding mellom kommunalt ansatte og personer fra næringslivet. For KBs del synes rapportering til politikerne være tilfredsstillende, all den tid det er politikere som bekler både styreverv og generalforsamlingen. For ABs del er rapporteringen til politikerne begrenset til informasjon ved generalforsamlingene. Dette er ikke i strid med lovverket eller bystyrets vedtak av Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av eierinteressene i tråd med lover, regler og vedtekter? Er forvaltningen i tråd med lover, regler og vedtekter? I tillegg til virksomhetenes vedtekter, har vi ved denne selskapskontrollen tatt utgangspunkt i følgende: Aksjelov 11

12 Regnskapslov Lov om merverdiavgift / Momskompensasjon Skatteloven Lov om offentlige anskaffelser Konkurranseloven Det har ikke vært forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningene de siste 2 år. Det er heller ikke sendt nummererte brev fra revisor som evt skulle påpekt vesentlige feil eller mangler. Selskapenes valgte revisor har således ikke avdekket og påpekt alvorlige mangler relatert til lover, regler og vedtekter. Våre egne kontroller vedrørende aksjelovens bestemmelser har inkludert bl.a vurdere generalforsamlingsprotokoller vurdere styrets plikter vedr økonomiforvaltningen vurdere styreprotokoller påse at aksjeeierbok finnes påse at aksjekapitalen er i hht lovens minstekrav, dvs kr vurdere evt utbytte vurdere ev lån til eier Våre egne kontroller vedrørende regnskapslovens bestemmelser har inkludert bl.a påse at årsregnskapet 2005 er i tråd med regnskapslovens krav påse at årsregnskapet er underskrevet av styret gjennomgå noteopplysningene gjennomgå styrets beretning Våre egne kontroller vedrørende skattelovens (og skattebetalingslovens) bestemmelser har inkludert bl.a skatteplikt kontrollert at virksomheten er registrert i arbeidsgiver-/takerregisteret kontrollert om det finnes nummererte brev hvor skattemessig forhold omtales påsett at det i note er opplyst om bundne midler (skattetrekksmidler) kontrollert om det i note er omtalt spesielle forhold relatert til lønn kontrollert evt skattenote kontrollert styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, beretninger mv om det er omtalt forhold relatert til skatteloven som kunne hatt interesse for selskapskontrollen Vi gjør oppmerksom på at KB ikke er et skattepliktig selskap, og leverer f.eks ikke selvangivelse. AB har ingen ansatte men leier inn personell de er ikke registrert i arbeidsgiver-/takerregisteret. Våre egne kontroller vedrørende merverdiavgiftslovens bestemmelser har inkludert bl.a kontrollert at virksomheten er registrert i merverdiavgiftsmantallet kontrollert styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, beretninger mv om det er omtalt forhold relatert til mva-loven som kunne hatt interesse for selskapskontrollen. Vi gjør oppmerksom på at KB står på utsiden av merverdiavgiftsloven (men står i mantallet). Våre egne kontroller vedrørende lov om offentlige anskaffelser og konkurranseloven 12

13 samtaler med ledelse søk på basen Doffin mtp om det ev er gjennomført lovpålagte utlysninger for større anskaffelser. Vi gjør oppmerksom på at det formelt er staten som eier selve bomstasjonene og som dermed tar de store investeringene. Videre er det er usikkert om AB kommer inn under loven om offentlige anskaffelser grunnet sitt formål som taler for at det er en virksomhet som har en forretningsmessig karakter. Negativ omtale av selskapene i media Det ble i løpet av 2005 reist kritikk mot at Kristiansand Bompengeselskap hadde svært høye administrasjonskostnader i forhold til inntektene når man sammenlignet med tilsvarende bompengeselskap andre steder i landet. Kritikerne har vist til at driften har kostet opp mot 30% av inntektene, nær dobbelt av dem man har sammenlignet seg med. For Agder Bomdrifts del ble det reist kritikk for at man angivelig tok seg for godt betalt, i det driften gir millionoverskudd og eier årlig har kunnet ta ut utbytte på flere hundretusen kroner. Dette forholdet ble også tatt opp i Stortingets spørretime. Selskapenes forklaringer De nevnte forhold er imøtegått av selskapene, både fra styrets og administrasjonens side. For å underbygge sin argumentasjon har man bl.a latt selskapets revisor (BDO Noraudit) gjennomgå og granske påstanden om at administrasjonskostnadene angivelig er så høye sammenlignet med lignende foretak i Vestfold og Oslo. I brev av har revisor kommet til at problemstillingen er mer kompleks enn som så. Årsakene til forskjellen inkluderer bl.a at: Det må bl.a tas hensyn til at f.eks Fjellinjen i Oslo tar kr 20 pr passering, det dobbelte av KB. Beløpsmessig vil ikke adm.kostnadene endre seg nevneverdig enten man krever 10 eller 20 kroner per bil, men forholdsmessig målt mot totalt innkrevet vil det selvsagt være dramatiske forskjeller antakelig rundt en halvering. KB har en del gunstige rabattordninger for abonnenter, bl.a muligheten til en verdiavtale som gir opptil 50% rabatt på passeringer. Det har vært forskjellige måter å tapsføre på. Fjellinjen tar tapet direkte mot inntekt, mens KB tidligere år har ført dette blant drift og under administrasjon. BDO Noraudit har videre gjort en undersøkelse som baserer seg på kostnad per passering. Den viser for 2004 at kostnaden for KB var kr 1,21 mens den for Fjellinjen i Oslo var kr 1,31 per passering. Fra innførte KB ubemannede bomstasjoner. Dette har ført til ytterligere reduksjoner i administrasjonskostnaden grunnet nedbemanning og sparte lønnskostnader. Samferdselsministerens svar i Stortinget Samferdselsministeren fremholder i sitt svar den det faktum at AB ikke er et bompengeselskap som KB er det, men et kommersielt driftsselskap. Dette selskapet drives på forretningsmessig basis, i konkurranse med aktører som Securitas og Falck. Øvrige forhold Vegdirektoratet (VD) har i en rapport kritisert organisasjonsformen som er valgt for selskapene, og pekt på risikoene for sammenblanding av roller og interesser. Videre er VD 13

14 kritiske til kostnadsnivået i KB. Ledelsen i KB har avvist påstandende, og styret har enstemmig beklaget dem. Et av forholdene som er tatt opp gjelder rutinene rundt bilagshåndtering for reiser, restaurant- /kafebesøk og overtidsmat. Disse har vært mangelfulle da flere bilag ikke har vært påført formål og deltakere. Det er også reist tvil om relevansen for noen av reisene. Manglende påførsel av formål og deltakere er en grov formalfeil, og ledelsen har beklaget denne rutinesvikten. KB har opplyst at man i ettertid kan finne frem til hvem som har deltatt og at alle kostnadene er relevante for selskapet. Det er videre opplyst at rutinene på området er skjerpet og nå er i hht lover og regler. Med unntak av rutinesvikten vedrørende bilagshåndteringen i KB, har våre undersøkelser ikke påvist vesentlige feil eller mangler relatert til lover, regler og vedtekter. Tilbakemeldingene som er gitt på kritikken fremkommet i media synes saklig og troverdig. Det faktum at AB, som er et kommersielt drevet driftsselskap, er i stand til å gi eierne sine utbytte er ikke i seg selv kritikkverdig. Virksomheten har vunnet en tilbudskonkurranse for driftsansvar for bomdriften ved E-18 i Aust-Agder og i Setesdalen. Driften av disse bomstasjonene skal således ha blitt satt bort til billigste aktør. Rutinene rundt bilagshåndteringen opplyses å ha blitt innskjerpet Er forvaltningen forsvarlig? Regnskapene Hvorvidt forvaltningen er forsvarlig er vanskelig å uttale seg konkret om. Vi har valgt å tilnærme oss spørsmålet gjennom en enkel regnskapsanalyse, samt ved å ta utgangspunkt i Norsk anbefaling - Eierstyring og selskapsledelse som sier Virksomheten bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil Kristiansand Bompengeselskap, regnskapsanalyse / nøkkeltall: Totalomsetning (mill kr) 99,7 96,8 Kontantstrøm fra drift 76,9 % 68,0 % [(resultat+avskr)/omsetn] Egenkapitalandel 0,07 % 0,05 % [samlet EK/gjeld & EK] Gjeldsgrad [samlet gjeld/tot EK] Likviditetsgrad II 0,33 0,17 [oml.m-varer/korts.gjeld] Likviditetsgrad I 0,33 0,17 [oml.m/korts.gjeld] Arbeidskapital (mill kr) -36,1-96,9 [oml.m-korts.gjeld] Endr i arb.kap 37 % 68 % Den svært gode kontantstrømmen skyldes store avskrivninger i regnskapet, relatert til innkrevningsretten (som omtales i årsregnskapets note 3). Egenkapitalen er på absolutt minimum i hht aksjeloven, dvs lik selskapets aksjekapital, 14

15 kr Med en balanse på 146,1 mill kroner er således egenkapitalen betydelig under hva som anses som solid. Imidlertid vil ikke solid egenkapital i dette selskapet være av overordnet betydning, da det er snakk om et offentligrettslig organ hvis hovedmål er å kreve inn bompenger for staten, og ha et regnskap som går i null. Selskapet skal i hht formålet legges ned så fort veifinansieringen er i havn, i følge planen innen utgangen av Arbeidskapitalen er negativ, noe som i utgangspunktet ikke kan anses bra. Men en vesentlig del av kortsiktig gjeld består av forskuddsbetalte abonnementer og depositum (tils 42,5 mill), og holdes disse utenfor blir AK positiv. Det opplyses i styrets beretning at kontantstrømmen har vært 72,5 mill, og man har tilbakebetalt kassekreditt med 67,8 mill og nedbetalt 10 mill i lån til kommunen. Lånet til kommunen ble tatt opp i april 2003 og lød på 90 mill kroner. Likviditetsgraden er 0,33 både for likv.grad I og II. Normen er hhv 2 og 1. Poenget er at man med likvide omløpsmidler skal kunne dekke inn kortsiktig gjeld og helst litt til. Merk derfor at en vesentlig del av kortsiktig gjeld består av forskuddsbetalte abonnementer og depositum (tils 42,5 mill). Store deler av kortsiktig gjeld er således i en særklasse slik at vanlige normtall her ikke må tillegges for stor vekt. Ser man bort i fra denne delen av kortsiktig gjeld, blir graden 1,57 hvilket er akseptabelt. Når det gjelder dårlig likviditet og negativ arbeidskapital, er dette noe som er gjennomgående for denne typen selskaper. Studier av E-18 Vestfold AS og Fjellinjen AS årsregnskaper for 2005 understøtter en slik påstand, med negative arbeidskapitaler på hhv 24 mill og 452 mill, og begge med svake likviditetsgrader rundt 0,4. Gjelden utgjør kr 146 mill, hvilket er 1460 ganger mer enn egenkapitalen. Største kreditorer er Kr.sand kommune (80 mill), forskudd abonnementer (32,4 mill), Staten vegvesen (16,1 mill) og depositum (10 mill). Ut fra forventet resterende inntjeningstid (utløper høsten 2007) er det ikke forventet mer gjeld igjen ved utgangen i Slik netto inntjening var i 2005 (ca 75 mill), synes denne antakelsen være realistisk. Regnskapstallene for 2005 viser at driftskostnadene utgjorde 23,3%, mot 28,6% i Reduksjonen skyldes etter hva vi kan se dels at man i 2005 har ført tap på fordringer direkte mot inntekter (jfr note 5) og dels effektivisering. Viser til omtale tidligere i rapporten vedrørende andelen driftskostnader i forhold til inntekter. Det er ingen større avvik i budsjett og regnskap 2005 utover ca 5 % større inntekter enn budsjettert. Utgifter til drift og administrasjon ble budsjettert til 23 mill mens regnskapet viste 23,4. Samtidig ble samlede inntekter 5,5 mill større en budsjettert, slik at netto gikk driften ca 5 mill bedre enn budsjettene tilsa (alle avskrivninger er her utelatt). Omsetningsøkningen er forklart med trafikkvekst og effektivisering av tilleggsavgifter. Vi har ikke avdekket indikasjoner på at forvaltningen ikke har vært forsvarlig basert på regnskapsanalysen og målt opp mot norsk anbefaling for eierstyring. Forvaltningen synes ut fra våre undersøkelser å ha vært forsvarlig. Agder Bomdrift AS, regnskapsanalyse / nøkkeltall: Totalomsetning (mill kr) 8,78 9,09 Årsresultat (mill kr) 1,00 0,92 Kontantstrøm fra drift 12,8 % 11,1 % [(res-skatt+avskr)/omsetn] Egenkapitalandel 53,1 % 36,7 % [samlet EK/gjeld & EK] 15

16 Gjeldsgrad 0,89 1,72 [samlet gjeld/tot EK] Likviditetsgrad II 2,13 1,58 [oml.m-varer/korts.gjeld] Likviditetsgrad I 2,13 1,58 [oml.m/korts.gjeld] Arbeidskapital (mill kr) 2,20 1,52 [oml.m-korts.gjeld] Endr i arb.kap 157 % 144 % Regnskapstallene til Agder Bomdrift er svært solide, og har årlig sikret eier et godt utbytte samtidig som egenkapitalen har bygget seg opp. Selskapet drives på forretningsmessig basis, i motsetning til KB, og det ligger da i sakens natur at man søker å maksimalisere fortjenesten. Det er i utgangspunktet ikke noe galt i dette, og det er de samme mål som styrer konkurrentene i markedet. I innstillingen til generalforsamlingen (kommunalutvalget) skriver rådmannen at det ikke er behov for ytterligere styrking av egenkapitalen for 2006, og anbefaler at evt overskudd for dette året i sin helhet avsettes til utbytte. Ut fra våre undersøkelser synes selskapet være godt forvaltet. 6.7 Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i prosjekter? For KBs del er rutinene ganske spesielle grunnet selskapets art og formål. For eventuell deltagelse i bomprosjekter må bystyret søke Stortinget om lov til å kreve inn bompenger som finansiering av nye veiprosjekter. Endelig myndighet tilligger Stortinget. For AB som er et rent driftsselskap, må man forholde seg til anbudskonkurranser og lovverket som gjelder der. Styret vedtar hvilke prosjekter man skal søke anbud på, og styret inngår kontraktene. Styret kan delegere til daglig leder å forhandle kontrakter. Rutinene synes være i hht lover og regler. 6.8 Blir virksomhetens aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Etter hva vi har kjennskap til blir begge aksjeselskapenes rapportering av økonomiske aktiviteter ivaretatt i hht til lov og forskrifter. 6.9 Har kommunen et formålstjenlig arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskapene kommunen eier eller er medeier i? Kristiansand kommune opplyser at man ikke har særskilt system for selskaper kommunen eier eller er medeier i. Informasjon inngår i det ordinære arkivsystemet. 16

17 Vi anbefaler Kristiansand kommune å vurdere hensiktsmessigheten av dagens system, og se om det finnes muligheter for forbedringer Har kommunen/selskapet gitt opplæring eller informasjonen om oppgaver og ansvar til personer som er styremedlem? Det gis ikke slik opplæring rutinemessig. Dette betyr ikke at styrene nødvendigvis mangler kompetanse. Styreleder i AB har eksempelvis gjennomført kurs i styreledelse, har juridiske kompetanse og har virket som jurist i kommunen tidligere. Styreleder i KB innehar en rekke øvrige styreverv innen næringslivet, og kompetansen synes med dette være godt ivaretatt. Vi anbefaler at kommunen/selskapene påser at det er gitt nødvendig opplæring eller informasjon til styremedlemmer 6.11 Er det utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av kommunen? Det er vedtatt retningslinjer for kommunens bruk av fullmaktsrepresentasjon på generalforsamlinger hvor kommunen er aksjeeier. Det kan i tillegg gis mandat i enkeltsaker. Se også pkt Hvordan ser selskapene på fremtiden? Kristiansand Bompengeselskaps oppdrag går mot slutten og driften skal innstille i løpet av relativt kort tid. Situasjonen for AB anses positiv i flg styrets årsberetning for Man har inngått avtaler om drift av bomstasjoner for både E-18 og i Setesdalen. Disse avtalene løper til sommeren I tillegg vil anbud for drift av nye bomprosjekter bli vurdert. Selskapet er også i markedet for å drøfte løsninger hvor bruk av AutoPASS brikken kan benyttes som betalingskort på ferjer og parkeringshus. 17

18 7. Oppsummering 7.1 Forhold som basert på våre undersøkelser synes å fungere tilfredsstillende Organisasjonsformen som aksjeselskap synes å være hensiktsmessig i forhold til typen virksomheter. Kristiansand Bompengeselskap AS er etter det vi har sett i det alt vesentlige forvaltet og drevet forsvarlig, og i tråd med vedtekter, lover og regler. Agder Bomdrift AS er etter det vi har sett forvaltet og drevet forsvarlig, og i tråd med vedtekter, lover og regler. 7.2 Anbefalinger til selskapene Vi anbefaler på generelt grunnlag at man etablerer styreinstruks (gjelder AB). Vi anbefaler at selskapene forsikrer seg om at styremedlemmer har tilstrekkelig kunnskap om selskapene og selskapenes drift til å utføre sitt tillitsverv på en forsvarlig måte. Dette kan f.eks inkludere opplæring av styremedlemmer (kfr også 6.3) 7.3 Anbefaling til eier En av de største utfordringene ligger i å ha et ryddig skille selskapene seg i mellom slik at tvil ikke oppstår på uavhengighet og habilitet. Ledelsen synes være bevisst dette og har forsikret at fremtidige prosjekter vil ivareta denne problemstillingen på en forsvarlig måte. Vi anbefaler at eierne er bevisst denne problemstillingen ved eventuelle nyetableringer i fm fremtidige prosjekter. Vi anbefaler at det utvikles en eierstrategi for kommunens selskaper. Eierstrategien bør ta utgangspunkt i hvilke målsetting kommunen har med selskapene. Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av personer som representerer kommunen. Slik opplæring bør omfatte grunnleggende forståelse av et styremedlems plikter og rettigheter, samt kommunens eierstrategi. Vi anbefaler at man vurderer om man har system som på en god nok måte sikrer at folkevalgte organer har tilgang på den informasjon de finner nødvendig. Vi anbefaler at man vurderer hensiktsmessigheten av dagens arkivsystem for kommunale selskaper, og vurderer om det finnes mulighet for forbedringer. 7.4 Tilleggsopplysninger Organisering av et nytt bomprosjekt skal tas opp i bystyret I hht saksinnstillingen er denne bompengepakken delt i to faser : Fase 1 gjelder finansiering av Vågsbygdveien fram til Fiskådalen, ny forbindelse fra rv 405 på Hamre til Kjevik, og del av Myk pakke. Fase 2 er finansiering av E39 fra Gartnerløkka til Søgne og resterende del av Myk pakke. Det foreslås i innstillingen at Kristiansand kommune og Vest-Agder fylkeskommune skal eie 50% hver av det nye selskapet. Regionens øvrige kommuner forespørres om de ønsker å delta i prosjektet. Selskapet er foreslått kalt Nye Kristiansand Bompengeselskap AS 18

19 8. Selskapet og eierkommunens kommentarer Fra Kristiansand Bompengeselskap ble det påpekt faktafeil i fm antall kvinner i styret (3 stk, ikke 2) og noen tilfeller av feilstavet navn. I opprinnelig rapport var dessuten vararepresentantene til KB ikke oppgitt. Påpekningene er tatt til følge og innarbeidet i rapporten. Det er mottat følgende e-post fra styreleder i Agder Bomdrift AS : Hei! Her kommer en tilbakemelding fra styret i Agder Bomdrift AS (heretter AB). I rapporten skrives det at "Selskapene i det vesentligste synes å bli styrt ihht til lover/regler m.v" Med ordene "i det vesentligste" indikerer det at ikke alt har godt riktig for seg. For AB sin del er det ikke fremkommet noe som går i retning av at selskpet ikke er styrt i henholh til lover og regler. Denne setningene gir derfor et misvisende bilde av faktum. På vegne av styret i AB vil jeg be om at dette endres til følgende: "Selskapet er etter det vi kan se styrt ihht til lover/regelerverket." Styret kunne selvsagt ha utarbeidet en styreinstruks, men dette er vi ikke forpliktet til ettersom selskapet ikke har ansatte. Vi kan kan ikke se at selskapet på noen måte ikke har forholdt seg til regelverket. I rapporten anbefales det at kommunen gir opplæring og forsikrer seg om at styremedlemmene har tilstrekkelig kompetanse. Dette oppfatter vi som en generell henstilling til kommunen, og styret i AB er ikke uenig i det. Det fremkommer likevel på en slik måte at det kan oppfattes dithen at styremedlemmene i AB har manglende kompetanse.dette reagerer vi på. Det bør fremkomme at styreleder i AB har gjennomført kurs i styreledelse, i tillegg til den juridiske kompetansen. Dessuten bør det fremkomme at kompetansen generelt synes godt ivaretatt i AB til tross for at ikke alle styremedlemmene har gejnnomgått noen særskilt opplæring. Kombinasjonen med styremedlemmenes økonomiske og juridiske bakgrunn har etter vår oppfatning fungert svært godt. AB er et selskap der dette har vist seg ved flere anledninger å være nyttig i de forhandlinger selskapet har stått overfor. Dersom du har spørsmål,kan undertegnde eller de to øvrige styremedlemmene kontaktes. Mvh Erna M.Larsen Etter tilbakemeldingen er det foretatt følgende endringer i rapporten : Forholdet som nevnes i første og andre avsnitt er hensyntatt i pkt 7.1 ved at det er konkludert separat for hvert selskap. Forholdet som omtales i tredje avsnitt er hensyntatt ved at styreledernes kompetanse er nærmere omtalt i pkt Rapporten er også sendt til høring hos ordfører og rådmann i Kristiansand kommune. Rådgiver Bjørgulf B Torjussen har i e-post bekreftet at rapporten er mottatt og lest, og at det ikke er kommentarer til innholdet. 19