Andre årsmøteinnkalling Holy Riders MC Lørdag 8. Februar 2014, Trondheim

Transkript

1 Andre årsmøteinnkalling Holy Riders MC Lørdag 8. Februar 2014, Trondheim 1. Valg til praktiske oppgaver under møtet 1.1. Valg av ordstyrere Valgkomitéens forslag (begge har bekreftet at de stiller): Magnus Bru Kjetil Fuhr 1.2. Valg av to referenter Valgkomitéens forslag (begge har bekreftet at de stiller): Rune Enstad Eli Andenes 1.3. Valg av tellekorps Tellekorps velges blant fremmøtte på årsmøtet Valg av to som signerer referatet Disse velges blant fremmøtte på årsmøtet. 2. Godkjenning av innkalling og sakspapirer 3. Sentralstyrets rapporter Ingen avstemming, men mulighet for å stille spørsmål Sentralstyret 3.2. Økonomiansvarlig 3.3. Rapport fra medlemssekretær 3.4. Rapport fra rekvisita

2 3.5. Rapport fra ansatt 3.6. Rapport fra president 4. Rapporter og info fra virkeområder Ingen avstemming, men mulighet for å stille spørsmål Kaffetelt 4.2. Bønnering 4.3. Pilegrimstreffet 4.4. BikerBibelen 4.5. HR Racing 4.6. Internett 4.7. HR i utlandet 5. Infosaker (ingen avstemming) Ingen avstemming, men mulighet for å stille spørsmål Indeksregulering av medlemskontingenten for 2014: I hht. årsmøtevedtak fra 2006 fastsetter sentralstyret årlig økning i sentral medlemskontingent tilsvarende konsumprisindeksen. Konsumprisindeksen (KPI) økte med 2,4% fra okt til okt (Kilde: Statistisk sentralbyrå Dette tilsvarer en økning av fjorårskontingenten med 27,12 kroner. Denne rundes i år opp til 30 kroner, slik at: Kontingent for 2014 blir: Kontingent, enkeltmedlem: 1160,- kr

3 Ektelfelle: 580,- kr (halvparten av enkeltmedlem). (Til opplysning var i fjor konsumprisindeksen på 1,1% og tilsvarte en kontingentøkning på kr 12,32 kr, nedrundet ned til 10 kroners økning av medlemskontingenten for hovedmedlem.) Treffsted for de kommende to Pilegrimstreff og generelt om valg av treffplass Som det også er gjort kjent i mail til avdelingslederne, blir også i 2014 Pilegrimstreffet arrangert i Kvinesdal i Vest-Agder. I 2015 planlegges Pilegrimstreffet lagt til Fyresdal i Telemark. Fastsettelsen av treffsted må generelt foregå tidligere enn de drøye fire månedene mellom årsmøtet og førstkommende Pilegrimstreff av rent praktiske grunner. Sentralstyret legger derfor også i det videre opp til hver høst å begynne arbeidet med treffplass snaue to år fram. Det betyr at eventuelle nye forslag til treffplass må være sentralstyret i hende for videre bearbeiding før høstens første sentralstyremøte, normalt i september. Slike forslag vil da bli vurdert for treffet snaue to år fram. Under dette infopunktet i årsmøteinnkallingen vil heretter treffplass for de kommende to treffene (for inneværende år og for året etter) hvert år gjøres kjent for årsmøtet eventuelt med avstemming mellom ulike alternativer, dersom dette er aktuelt Elektronisk medlemsregister Klubben har i dag et gammelt og utdatert medlemsregister som ikke lenger fyller behovet. Det jobbes derfor med overgang til nytt elektronisk medlemsregistersystem. Det er utarbeidet en spesifikasjon som beskriver behovet i korte trekk kan denne beskrives slik: Løsningsbeskrivelse Løsningen vil være webbasert og flerspråklig, slik at alle ledere med ansvar for medlemmer innenfor en geografisk inndeling av klubben skal kunne hente fram og vedlikeholde informasjonen om sine medlemmer. F.eks. vil en avdelingsleder her kunne se sine medlemmer, mens den sentrale medlemssekretæren vil ha tilgang til hele landets medlemsmasse. Det vil knyttes rettigheter til hver bruker av systemet, slik at f.eks. bare nasjonal medlemssekretær vil kunne endre ryggmerkestatus etter innvilget ryggmerkesøknad. Også de utenlandske HR-områdene vil bruke systemet. Løsningen vil ha mekanismer for å sikre mot tilgang fra uvedkommende med personlig brukerinnlogging, og det vil være sikkerhetskopiering slik at data kan rekonstrueres. Sikkerhet vil stå sentralt, slik at den enkelte bruker kun har tilgang til det vedkommende har ansvaret for. Et slikt medlemsregister vil kunne brukes til en rekke oppgaver som i dag er manuelt baserte, som f.eks.: Oppdaterte adresseetiketter til Power Oppdaterte medlemslister for en geografisk inndeling (avdeling, region, nasjonalområde, verden) Registrering av innbetalinger av medlemskontingentent Bruk i forbindelse med ryggmerkesøknader Teknisk vil velprøvde teknologier bli brukt (Advarsel: Noe fagspråk forut) standard Microsoft-verktøy som f.eks. SQL server, Internet Information Server og ASP.NET, insallert

4 på virtuell server i nettskyen. I praksis betyr dette at løsningen er sammensatt av så vanlige standardteknologier at den vil være mulig å vedlikeholde for alle med datafaglig kompetanse på webbaserte databaseløsninger. At alt ligger i nettskyen betyr at løsningen kan vedlikeholdes fra enhver avkrok med internett dersom man har tilgangsrettigheter til systemet. Utvikling av løsningen Det er i skrivende stund ikke kjent at standardprodukter i markedet fyller behovene HR har, men dette vil også bli vurdert videre før en egenprodusert løsning blir valgt. Et grovt timeoverslag viser at systemet i en grunnversjon vil trenge 1-2 månedsverk i utviklingstimer. Som datakonsulent har Vidar Johnsen tilbudt styret å påta seg utviklingen av dette som et jobboppdrag med en pris som i markedet tilsvarer omtrent et ukeverk. Det er avsatt midler i det foreslåtte budsjettet til dette, og planen er å ha grunnversjonen klar til Pilegrimstreffet. Skulle det vise seg at det finnes andre løsninger på markedet som kan fylle behovet, vil budsjettposten i stedet kunne brukes til dette. Skulle det i det videre forarbeidet vise seg at løsningen ikke lar seg realisere innenfor tids- og budsjettrammen, er det også mulig at prosjektet stanses uten at penger er brukt. Årsmøtet stemmer indirekte over nytt medlemsregister via budsjettet Innsamling for besøk av utenlandske HR-medlemmer til Pilegrimstreffet De siste årene har klubben hatt en stadig voksende medlemsmasse i utlandet. Spesielt i Russland og Ukraina, der en typisk månedsinntekt kan ligge rundt kroner, vil et besøk til Norge og Pilegrimstreffet være en umulighet. Samtidig vil det være en viktig berikelse og inspirasjon, både for dem og for oss, om de hadde kommet, ikke minst for de som leder gruppene. For å få dette til er derfor en konto for innsamling til formålet satt opp: (den tidligere kontoen for russisk bikerbibel). Innsamlinger vil også bli foretatt på HRarrangementer. Sentralstyret vil i samråd med lokale kontaktpersoner/ledere administrere midlene slik at det blir mulig for disse medlemmene å delta. 6. Saker til avstemming Årsplan for sentralstyret I året som har gått har sentralstyret hatt et økt fokus på årsplanen. Denne er i forbindelse med årets årsplan også nøye gjennomgått, og konklusjonen er at sentralstyret ønsker å videreføre denne uendret for 2014: Sentralstyret ønsker å: 1. Arbeide for at hele klubben, både nasjonalt og internasjonalt, holdes sammen som én klubb, der samholdet og samlingen om vår felles visjon som misjonsorganisasjon i MC-miljøene styrkes. Dette skjer blant annet gjennom undervisning og fellesskap på avdelingsledermøter og tilsvarende møter internasjonalt. 2. Arbeide for at Guds ord aktivt forkynnes i MC-miljøet ikke bare uten ord, men også med! Sentralstyret vil holde fokus på at klubben må ut der MC-folk samles, der målet er å bringe ut Jesus, heller enn å profilere klubben.

5 3. Arbeide for at klubben kan spre seg videre ut i områder av Norge og Sverige der HR enda ikke er representert, slik at HR er et synlig vitnesbyrd om Kristus overalt der MC-folk finnes. Dette gjelder også internasjonalt der Herren leder oss til det 4. Lede klubben ansvarlig og målrettet videre, slik at vi er bevisste på vårt misjonskall, tettere sammensveiset og i ett med hva Gud vil for klubben, både nasjonalt og internasjonalt. Forslaget kan vedtas eller forkastes ved simpelt flertall. Sentralstyret anbefaler at forslaget vedtas Budsjett og regnskap for Holy Riders MC Se vedlegg «Budsjett og regnskap» Det stemmes over: 1. Godkjennelse av regnskap for Budsjett for 2014 Hvert av punktene kan vedtas eller forkastes ved simpelt flertall. Sentralstyret anbefaler at punktene vedtas Budsjett og regnskap for Power Se vedlegg «Budsjett og regnskap» Det stemmes over: 3. Godkjennelse av regnskap for Budsjett for 2014 Hvert av punktene kan vedtas eller forkastes ved simpelt flertall. Sentralstyret anbefaler at punktene vedtas. 7. Valg for kommende periode 7.1. Sentralstyrerepresentanter: Det skal ordinært velges 3 sentralstyrerepresentanter hvert år, i tillegg til president annethvert år. Det er i år ikke presidentvalg. Valgperioden er på to år. Det vil i år imidlertid bli valg på 4 sentralstyrerepresentanter, idet sentralstyrerepresentant Magnus Skartveit, som skulle ha sittet i styret ett år til, har ønsket å trekke seg fra styret. Denne fjerde representanten velges for den gjenværende delen av perioden altså ett år. I tillegg velges inntil to varamedlemmer. Varamedlemmer velges for ett år. Kandidater Torgeir Dahl (ny) Einar Dahlen (ny) Wenche Jess (ny) Vidar Johnsen (gjenvalg)

6 Anne Skaiå (gjenvalg) Stein Arild Øye (gjenvalg) Kandidatenes presentasjoner finnes i eget dokument. Gjennomføring: 1. Skriv inntil fire navn på valgseddelen (man kan velge å skrive færre navn enn fire). 2. De tre kandidatene med flest stemmer sitter i to år som ordinært sentralstyremedlem. 3. Den fjerde kandidaten etter stemmetall sitter i ett år som ordinært sentralstyremedlem. 4. De påfølgende to kandidatene etter stemmetall blir hhv. første og andre varamedlem og sitter i ett år. Stemmesedler (inkl. forhåndsstemmesedler) med flere enn fire navn blir forkastet Valg av valgkomité Foreslås og velges på årsmøtet Valg av revisorer Foreslås og velges på årsmøtet. 8. Innsetting av nye sentralstyremedlemmer Forbønn for og velsignelse av dem som går inn i sentralstyret og dem som er ferdige med sin styreperiode. 9. Ryggmerkeutdeling/misjonærinnsettelse Forbønn for og velsignelse av dem som mottar ryggmerket, og ryggmerkesøkernes vitnesbyrd (foregår i forbindelse med lovprisningsmøte etter selve årsmøtet). Orientering om Holy Riders årsmøteordning Årsmøtet i Holy Riders Norge avholdes andre helg i februar hvert år, og er høyeste beslutningsorgan for klubben. Denne første innkallingen angir hvilke saker årsmøtet skal ta opp. Sakslisten settes sammen av sentralstyret, og består av faste saker (f.eks. valg, rapporter fra virkeområder etc.) og saker medlemmer eller sentralstyret ønsker å ta opp. Etter utsendelse av første årsmøteinnkalling har medlemmene to ukers frist til å sende inn kommentarer og forslag de ønsker å ha med i innkallingen. Nasjonale statuttendringsforslag fra medlemmene må imidlertid leveres sentralstyret innen utgangen av august og ha minst 15 signerte medlemmer bak seg fristen for førstkommende årsmøte er altså passert. Uavhengig av dette kan sentralstyret fremme nasjonale statuttendringsforslag og andre saker i årsmøteinnkallingen. Normalt behandles bare forhåndsinnmeldte saker. Endelig (andre) årsmøteinnkalling utformes og sendes ut i januar. Denne innkallingen danner endelig dagsorden for årsmøtet.

7 Forhåndsstemming Det er anledning til å forhåndsstemme dersom man ikke kommer på årsmøtet. Forhåndsstemmer kan imidlertid ikke benyttes i statuttendringsforslag og kan unntaksvis også nektes i andre saker der saksfremleggelsen og debatten i årsmøtet er avgjørende for full saksforståelse og dermed grunnlag for å stemme. Om man forhåndsstemmer, får man ikke anledning til å stemme frem evt. valgkandidater som stiller for sent til å bli publisert i årsmøteinnkallingen. I spesielle tilfeller kan de fremmøtte på årsmøtet velge å forkaste forhåndsstemmer i saker der ny informasjon vurderes å stille saken i så annet lys at forhåndsstemmene må kunne antas å være gitt på manglende grunnlag. Fullstendig oversikt over reglene finner du i nasjonale og internasjonale statutter for Holy Riders. Disse ligger sammen med annen nyttig informasjon under linken Organisasjon på klubbens hjemmesider, Styrekandidater Kandidater som ønsker å stille til valg i sentralstyret må melde sitt kandidatur til valgkomitéen på e-post valg@holyriders.no. Ordinær frist for å melde sitt kandidatur er 6 uker før årsmøtet. Dersom kandidater nok til å dekke ledige ordinære verv i styret (varaplasser ikke medregnet) har meldt seg innen denne fristen mottas ikke nye kandidaturer senere. Valgkomitéen vil kunne opplyse om nye kandidaturer fortsatt mottas eller ikke.