Andre årsmøteinnkalling Holy Riders MC nasjonalområde Norge/Sverige Lørdag 11. Februar 2017, Tønsberg

Transkript

1 Andre årsmøteinnkalling Holy Riders MC nasjonalområde Norge/Sverige Lørdag 11. Februar 2017, Tønsberg 1. Valg til praktiske oppgaver under møtet 1.1. Valg av ordstyrere Forslag fra valgkomitéen: Göran Linder avd. Småland John Gunnar Kogstad avd. Bergen 1.2. Valg av to referenter Forslag fra valgkomitéen: Rune Enstad avd. Vestfold Vidar Solberg avd. Østfold 1.3. Valg av tellekorps Forslag fra valgkomitéen: Magnus Bru avd. Sydvest Frode Klippen avd. Sydvest Stig Jerstad avd. Lister 1.4. Valg av to som signerer referatet Av praktiske grunner anbefales det at de som signerer bor geografisk nær hverandre, slik at papirreferatet raskt kan signeres av begge uten å måtte sendes i posten. Forslag fra valgkomitéen: Wenche Jess avd. Sydvest Torstein F. Obrestad avd. Sydvest 2. Godkjenning av innkalling og sakspapirer 3. Sentralstyrets rapporter Rapportene finnes i vedlegg til innkallingen. Det åpnes for spørsmål og kommentarer til rapportene, men de leses ikke opp på årsmøtet. 1. Sentralstyret

2 2. Regnskap 3. Rapport fra medlemssekretær 4. Rapport fra rekvisita 5. Rapport fra president 4. Rapporter og info fra virkeområder Rapportene finnes i vedlegg til innkallingen. Det åpnes for spørsmål og kommentarer til rapportene, men de leses ikke opp på årsmøtet. 1. Kaffetelt 2. Bønnering 3. Pilegrimstreffet 4. Ny HR-bibel 5. HR Racing 6. Internett 7. HR i utlandet 8. Avdelingsrapporter 5. Infosaker (ingen avstemming) 5.1. Indeksregulering av medlemskontingent: Iht. årsmøtevedtak fra 2006 fastsetter sentralstyret årlig økning i sentral medlemskontingent etter konsumprisindeksens totalindeks. Justeringen tar utgangspunkt i årsendringen fra oktober til oktober hvert år. Fra okt til okt var økningen på 3,7%, iht. Statistisk Sentralbyrå på webadressen ssb.no/kpi. Årskontingenten skulle dermed i år ha økt fra kroner til 1.254,56 kroner før avrunding. På grunn av klubbens generelt gode økonomi og også lavere utgifter enn budsjettert, hovedsakelig på grunn av at ansattkostnadene i stor grad har bortfalt i 2016, ser imidlertid sentralstyret det som unødvendig å øke prisen i år, og har derfor vedtatt å avstå fra økningen i år. Dette vil nødvendigvis senke klubbens reelle inntekt i forhold til generelt kostnadsnivå i samfunnet. Skulle dette i fremtiden føre til et behov for kontingentøkning utover konsumprisindeksen, vil det være tidsnok å ta dette opp i årsmøtet når et slikt behov måtte melde seg. Kontingent for 2017 er dermed uendret fra 2016: Kontingent, enkeltmedlem: 1.210,- kr Ektelfelle: 600,- kr (halvparten av enkeltmedlem, avrundet). Forøvrig blir fra og med 2017 medlemskontingenten innkrevd via det nye medlemsregisteret. Det betyr at avdelingene ikke lenger skal innkreve kontingenten selv (der ikke avdelingene som en overgangsordning i år har avtalt dette spesielt med medlemssekretær). Avdelingene kan avtale med medlemssekretær å kombinere inn eventuell avdelingskontingent

3 for avdelingens medlemmer når sentral kontingent kreves inn, eller fortsette å kreve inn avdelingskontingent fra sine medlemmer selv, uten å kreve inn sentral kontingent Treffsted for kommende to Pilegrimstreff Det er nødvendig at fastsettelsen av treffsted må foregå tidligere enn de drøye fire månedene mellom årsmøtet og førstkommende Pilegrimstreff av rent praktiske grunner. Sentralstyret begynner derfor hver høst arbeidet med treffplass to år fram. Det betyr at eventuelle nye forslag til treffplass må være sentralstyret i hende for videre bearbeiding før høstens første sentralstyremøte, normalt i september. Slike forslag vil da bli vurdert som treffplass for treffet snaue to år fram. Dette infopunktet i årsmøteagendaen skal informere om hvor førstkommende treff og treffet påfølgende år vil bli arrangert. Kommende sommer, i 2017, blir som kjent fra forrige årsmøte Pilegrimstreffet igjen arrangert i Fyresdal i Telemark. I 2018 planlegges også Pilegrimstreffet lagt til Fyresdal i Telemark. Det er for tiden ingen andre treffplasser under vurdering Sentralstyrets målsettinger for året som gikk Oppfølging av sentralstyrets målsettinger for 2016: 1. Utgi ny HR-bibel eller komme tydelig videre i prosessen dersom dette ikke er mulig. Dette arbeidet pågår fortsatt, men prosessen har kommet vesentlig lenger, slik også målsettingen tilsa. Mer utfyllende info om bibelprosjektet fremgår av rapporten i sak Idriftsette innkjøpt, webbasert medlemsregister Målsettingen er i stor grad oppnådd medlemmer håndteres nå i det nye registeret og dette brukes også for kontingentinnkreving (se sak 5.1). Noe utrulling av systemet for bruk av den enkelte avdeling gjenstår. 3. Besøk av sentralstyret i alle avdelinger i løpet av året De fleste avdelinger har hatt besøk av president eller andre utsendinger fra sentralstyret i løpet av 2016, men dessverre ikke alle, blant annet på grunn av behov for mer intensiv oppfølging av noen avdelinger som har hatt spesielle behov i året som gikk. Sentralstyret ønsker å opprettholde fokus på dette punktet også i kommende år. 4. Ajourføre innholdet i avdelingslederpermen som en wiki Arbeidet er i gang, og flere av dokumentene i den tidligere avdelingslederpermen er lagt ut under Organisasjonsdata på De utdaterte dokumentene som har ligget linket fra samme sted er nå fjernet, slik at det er lettere å forholde seg til hva som er oppdatert informasjon. Arbeidet med å oppdatere og ta inn flere aktuelle dokumenter vil fortsette også i kommende år Endring av underbue- og striperegler Det er innkommet et forslag til endring av nåværende praksis innenfor vårt nasjonalområde (Norge/Sverige) med hensyn til underbue og striper foran på bryst. Per i dag er praksis at avdelingsnavnet brukes på underbuen. Forslaget var varslet, men ikke innlevert i form av ferdig sakstekst før siste styremøte før første årsmøteinnkalling skulle sendes ut. Sentralstyret har derfor hatt begrenset med tid til å behandle forslaget og å komme med sin tilrådning/innstilling, og fremmer derfor forslaget nå

4 som en høringssak på dette årsmøtet. Synspunkter og uttalelser som framkommer på dette årsmøtet vil derfor eventuelt føre fram til et endelig, konkret forslag på kommende årsmøte, i samarbeid med forslagsstillerne. Fra en powerpoint som vil bli presentert av forslagsstillerne på årsmøtet fremgår blant annet følgende utdrag sitater fra den mottatte teksten er i kursiv: Bakgrunn Logo har blitt modernisert flere ganger i løpet av årene. Fra først å være rød, til å bli sort, via logo med mc-club (som enkelte fortsatt bærer), til det den er i dag. Undermerke har ikke hatt like mye fokus. Norge og Sverige har lokalt avdelingsnavn som undermerke. Tyskland, Russland og Ukraina har landets navn som undermerke. Litauen bærer foreløpig undermerke International (Litauerne har som mål å bruke Lithuania, så snart de etter det lokale MC-miljøets praksis er såpass etablert at det aksepteres). Norges undermerke er et horisontalt rett banner. Alle andre har et buet banner. Status i Norge og Sverige: Etter det vi kjenner til, har det vært et ønske å få NORWAY og SWEDEN som undermerker, for å få lik uniformering som de andre landene vi er representert i. I Norge har det vært 1%-miljøet (Unionen) som har kontrollert hvilke klubber som får lov til hva ang. ryggmerker, farger og underbuer. HA har, siden de etablerte seg i 1992 krevd NORWAY som sitt, men dette er nå lempet på, som vi ser hos flere klubber, bl.a. Conquest. I Sverige er det vanskelig å få gjennomslag for SWEDEN. Forslag for Norge og Sverige Undermerke endres til ett felles navn: SCANDINAVIA Bryststripene oppgraderes og utvides: Gir lettere identifisering under samtale Nødvendig på grunn av nytt, felles navn på underbuen 3 striper på venstre bryst: HOLY RIDERS MC Felles for alle NORWAY Nasjon SØRLANDET Avdeling Undermerke endres fra rett til buet utgave. Årsak: Det er kun Norge som har rett undermerke. Forslag til beskrivelse av plassering av merker Vesten er personlig, og hvert medlem dekorerer denne som han/hun vil, men innenfor gitte rammer: Her følger en guide for plassering av de forskjellige merkene, for å få en mest mulig enhetlig uniformering: Toppen av tverrbjelken i korset på ryggmerket plasseres i høyde med nedre del av skulderblad. Underbue plasseres 25cm under nedre del av skulderblad. Dette gir ca. 5-6 cm åpning mellom ryggmerke og underbue, som også er bredden på selve underbuen

5 Layout med/uten prospect: Av mottatt forslag fremgår også at sentralstyret beholder underbuen International, men med samme buede design på underbuen som i forslaget forøvrig. Bryststripene forblir også uendret. Konkret forslag Forslagsstillerne stiller opp følgende konkrete punkter for høring: 1. Scandinavia som felles undermerke for Norge og Sverige, og 3 striper på bryst venstre side 2. Buet undermerke for Norge 3. Lite HR-merke over striper på venstre side framme 4. Alle må ta i bruk nyeste logolayout når dette endres

6 6. Saker til avstemming 6.1. Årsplan for sentralstyret Årsplanen beskriver de overordnede målsettingene sentralstyret skal jobbe for gjennom året. Sentralstyret har gjennom året på en kanskje mer bevisst måte enn tidligere fulgt opp at målsettingene i planen følges. Årsplanen fra i fjor foreslås i all hovedsak å stå uendret, bortsett fra siste delsetning i punkt 2, som sentralstyret tror er en viktig presisering:...at HR blir en mer integrert del av MC-miljøet rundt oss. Hele årsplanen foreslås dermed å være: Sentralstyret ønsker å: 1. Arbeide for at hele klubben, både nasjonalt og internasjonalt, holdes sammen som én klubb, der samholdet og samlingen om vår felles visjon som misjonsorganisasjon i MC-miljøene styrkes. Dette skjer blant annet gjennom undervisning og fellesskap på avdelingsledermøter og tilsvarende møter internasjonalt. 2. Arbeide for at Guds ord aktivt forkynnes i MC-miljøet ikke bare uten ord, men også med! Sentralstyret vil holde fokus på at klubben må ut der MC-folk samles, der målet er å bringe ut Jesus, heller enn å profilere klubben, og at HR blir en mer integrert del av MC-miljøet rundt oss. 3. Arbeide for at klubben kan spre seg videre ut i områder av Norge og Sverige der HR enda ikke er representert, slik at HR er et synlig vitnesbyrd om Kristus overalt der MC-folk finnes. Dette gjelder også internasjonalt der Herren leder oss til det 4. Lede klubben ansvarlig og målrettet videre, slik at vi er bevisste på vårt misjonskall, tettere sammensveiset og i ett med hva Gud vil for klubben, både nasjonalt og internasjonalt. Forslaget kan vedtas eller forkastes ved simpelt flertall. Sentralstyret anbefaler at forslaget vedtas. Sentralstyret satte for første gang i 2015 også satt opp noen mer konkrete, målbare målsettinger man ønsker å oppnå kommende år. For 2017 foreslås således følgende mål: 1. Utgi ny HR-bibel (videreført fra i fjor) 2. Besøk av sentralstyret i alle avdelinger i løpet av året (videreført fra i fjor) 3. Overføre/ajourføre innholdet i den tidligere avdelingslederpermen til web (videreført fra i fjor) 4. Sende ut info til avdelingene fra sentralstyret etter hvert styremøte 6.2. Budsjett for Holy Riders MC Budsjett presenteres i 2. årsmøteinnkalling Statuttendring: Utdelingssted for ryggmerke Det finnes en motsigelse mellom internasjonal og nasjonal statutt i beskrivelsen av hvor en ryggmerkeutdeling kan finne sted. De to statuttene det gjelder er (uthevet tekst angir motsigelsen):

7 Internasjonal statutt 5.4: Utdeling av ryggmerket skal skje som en offentlig innsettelse med forbønn, på arrangement hvor et stort antall medlemmer fra hele nasjonalområdet der ryggmerkesøkeren er hjemmehørende deltar. Hvert nasjonalområde vedtar 1-2 årlige arrangementer der ryggmerket deles ut. Nasjonal statutt 3.1: Utdeling av ryggmerket kan skje to ganger i året, på Pilegrimstreffet og årsmøtet. Sentralstyret kan gjøre helt spesielle unntak på grunnlag av søknad. Forklaringer: Vårt nasjonalområde har i hht. nasjonal statutt 3.1. vedtatt Pilegrimstreffet og årsmøtet som utdelingssted for ryggmerket, slik den internasjonale statutt 5.4. krever. Imidlertid åpner ikke den internasjonale statutten for unntak, noe som gjør den nasjonale unntaksbestemmelsen som er uthevet over ugyldig. Det vil altså være et behov for å bringe disse statuttene i samklang. Dersom den internasjonale statutten foreslås endret, vil også det tyske årsmøtet måtte godkjenne endringen før den er gyldig, siden den da også vil gjelde for dem. Sentralstyret anbefaler å stryke unntaksbestemmelsen i norsk statutt, og begrunner dette slik: De internasjonale statuttene beskriver ryggmerkeutdelingen som en misjonærinnsettelse som skal foregå på 1-2 faste, nasjonale arrangementer der et stort antall medlemmer fra nasjonalområdet er tilstede. Grunnen til denne presiseringen er tanken om at en ryggmerkebærer vil få en stor synlighet som kristen i det ikkekristne MC-miljøet - da må vedkommende også tåle rampelyset ved å motta merket på et stort, offentlig, nasjonalt arrangement. Det er viktig at nye ryggmerkebærere blir gjort offentlig kjent for hele klubben. Derfor blir det aldri riktig å foreta ryggmerkeutdelingen på mindre arrangementer. Det er også viktig at ryggmerkebæreren føler seg hjemme i klubben også utenfor sitt lokalområde, gjennom deltakelse på de nasjonale arrangementene. Å bære ryggmerket forplikter! Det er derfor ikke urimelig å kreve at kandidaten fyller forpliktelsen det medfører å stille opp på et nasjonalt arrangement som Pilegrimstreffet og Årsmøtet. De få henvendelser som gjennom årene har kommet til sentralstyret om ryggmerkeutdeling utenom årsmøtet og Pilegrimstreffet har vært begrunnet i ønsker om mindre offentlig eksponering, f.eks. fordi man er engstelig for å formulere seg foran store forsamlinger. Dette er likevel en type pressituasjon man også vil oppleve som ryggmerkebærer i MC-miljøet. For å hjelpe slike kandidater har sentralstyret i stedet ofte lagt forholdene til rette for kandidaten gjennom å bruke intervjuform under ryggmerkeutdelingen. Å stryke unntaksbestemmelsen er ingen endring fra dagens regler. Siden unntaksbestemmelsen står imot internasjonale statutter, er den uansett ikke gyldig slik den står i dag. Skulle unntaksbestemmelsen bli stående, vil det derfor være nødvendig å endre internasjonal statutt i stedet noe som også må godkjennes i tysk årsmøte. Dersom det foreligger vesentlige grunner til at man ikke kan motta tildelt ryggmerke ved ordinær ryggmerkeutdeling på disse arrangementene, vil det være mulig å finne løsninger uten å bryte med dagens krav om utdeling på årsmøte eller Pilegrimstreff: Vitnesbyrd på intervjuform dersom søkeren føler seg usikker på å snakke foran større forsamlinger, kan ryggmerkemottakeren i stedet bli intervjuet

8 Alternativ dag for ryggmerkeseremonien Pilegrimstreffet varer fra torsdag til søndag, årsmøtet fra fredag til søndag. I tilfeller der ryggmerkemottakeren er forhindret fra å være tilstede på den ordinære utdelelsesdagen, så kan man organisere ryggmerkeutdeling for vedkommende en av de andre dagene. Skype/videokonferanse om søkeren er helt forhindret fra å komme, kan det unntaksvis også organiseres videokonferanse, f.eks. på Skype, for å presentere og be for ryggmerkemottakeren. Avstemming: Avstemmingsforslag: Ordlyden i nasjonal statutt 3.1 korrigeres for å bringes i samklang med internasjonal statutt 5.4 ved å stryke siste setning. Statutten vil da lyde: Nasjonal statutt 3.1: Utdeling av ryggmerket kan skje to ganger i året, på Pilegrimstreffet og årsmøtet. Forslaget kan vedtas eller forkastes. Det kreves 2/3 flertall for å vedta forslaget. Avstemming: Sentralstyret anbefaler at forslaget vedtas. 7. Valg for kommende periode 7.1. President: Det skal velges 1 president. Innmeldt kandidat: Harald Vatne, avd. Sørlandet (gjenvalg) Avstemming: Skriv navnet på kandidaten du vil stemme på, eller blank for å avstå fra å stemme Sentralstyrerepresentanter: Det skal i år velges 4 representanter (I tillegg blir de to påfølgende kandidatene etter høyest stemmetall varamedlemmer for kommende år). Av de 4 representantene er 3 på ordinært valg for 2 år, mens den som får færrest stemmer av de fire som blir valgt, kun sitter for ett år. Dette fordi én plass har stått tom siste år, og vedkommende vil fylle denne plassen. Siden antallet innmeldte kandidater ved fristen 6 uker før årsmøtet overstiger antall plasser i sentralstyret (4), er det ikke åpent for andre kandidatforslag før eller under årsmøtet i år. Innmeldte kandidater: Lasse Larsson, avd. Dalarna (ny) Trond Martin Olsen, avd. Aust-Agder (ny) Jan Vidar Husby, avd. Oslo (gjenvalg) Vidar Johnsen, avd. Vestfold (gjenvalg) Avstemming: Skriv inntil 4 navn på dem du vil stemme på på stemmeseddelen 7.3. Valg av valgkomité Velges på årsmøtet Valg av revisorer Velges på årsmøtet.

9 8. Innsetting av nye sentralstyremedlemmer Forbønn for og velsignelse av dem som går inn i sentralstyret og dem som er ferdige med sin styreperiode. 9. Ryggmerkeutdeling/misjonærinnsettelse Forbønn for og velsignelse av dem som mottar ryggmerket, og ryggmerkesøkernes vitnesbyrd (foregår i forbindelse med lovprisningsmøte etter selve årsmøtet). Orientering om Holy Riders årsmøteordning Årsmøtet i Holy Riders Norge avholdes andre helg i februar hvert år, og er høyeste beslutningsorgan for klubben. Denne første innkallingen angir hvilke saker årsmøtet skal ta opp. Sakslisten settes sammen av sentralstyret, og består av faste saker (f.eks. valg, rapporter fra virkeområder etc.) og saker medlemmer eller sentralstyret ønsker å ta opp. Etter utsendelse av første årsmøteinnkalling har medlemmene to ukers frist til å sende inn kommentarer og forslag de ønsker å ha med i innkallingen. Nasjonale statuttendringsforslag fra medlemmene må imidlertid leveres sentralstyret innen utgangen av august og ha minst 15 signerte medlemmer bak seg fristen for førstkommende årsmøte er altså passert. Uavhengig av dette kan sentralstyret fremme nasjonale statuttendringsforslag og andre saker i årsmøteinnkallingen. Normalt behandles bare forhåndsinnmeldte saker. Endelig (andre) årsmøteinnkalling utformes og sendes ut i januar. Denne innkallingen danner endelig dagsorden for årsmøtet Forhåndsstemming Det er anledning til å forhåndsstemme dersom man ikke kommer på årsmøtet. Forhåndsstemmer kan imidlertid ikke benyttes i statuttendringsforslag og kan unntaksvis også nektes i andre saker der saksfremleggelsen og debatten i årsmøtet er avgjørende for full saksforståelse og dermed grunnlag for å stemme. Om man forhåndsstemmer, får man ikke anledning til å stemme frem evt. valgkandidater som stiller for sent til å bli publisert i årsmøteinnkallingen. I spesielle tilfeller kan de fremmøtte på årsmøtet velge å forkaste forhåndsstemmer i saker der ny informasjon vurderes å stille saken i så annet lys at forhåndsstemmene må kunne antas å være gitt på manglende grunnlag. Fullstendig oversikt over reglene finner du i nasjonale og internasjonale statutter for Holy Riders. Disse ligger sammen med annen nyttig informasjon under linken Organisasjon på klubbens hjemmesider, Styrekandidater Kandidater som ønsker å stille til valg i sentralstyret må melde sitt kandidatur til valgkomitéen på e-post valg@holyriders.no. Ordinær frist for å melde sitt kandidatur er 6 uker før årsmøtet. Dersom kandidater nok til å dekke ledige ordinære verv i styret (varaplasser ikke medregnet) har meldt seg innen denne fristen mottas ikke nye kandidaturer senere. Valgkomitéen vil kunne opplyse om nye kandidaturer fortsatt mottas eller ikke.