Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: ellr mobil Møteinnkalling. Møteprotokoll. Saker til behandling

Transkript

1 Møteinnkalling Bamble kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtested: Rådhuset, møterom Langen MERK endret møterom Arkivsak: 17/00228 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: ellr mobil Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Daglig leder Frisk Bris Bamble KF Henning Weider, sak 7/17 kl. 09:00 Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg, sak 8/17 Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 2/17 17/ Godkjenning av protokoll fra Saker til behandling 7/17 17/ Årsregnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF 5 8/17 17/ Årsregnskap 2016 Bamble kommune 7 9/17 16/ Rapport fra forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune 10 10/17 17/ Årsrapport 2016 skatteoppkreveren Bamble 13 11/17 17/ Orienteringer fra revisor

2 12/17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Sakene legges også ut på Arendal, For Bård Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll fra Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Bamble kontrollutvalg Vedlegg til sak Protokoll Bamble kontrollutvalg

5 Saker til behandling 7/17 Årsregnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF: Kontrollutvalget har behandlet særregnskap 2016 for Frisk Bris Bamble KF. Telemark kommunerevisjon har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et netto driftsresultat og regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at særregnskapet 2016 for Frisk Bris Bamble KF godkjennes. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal gi en uttalelse til kommunestyret om årsregnskap og særregnskap før kommunens årsregnskap blir vedtatt. Saksopplysninger: Særregnskapet for Frisk Bris Bamble KF er lagt frem av daglig leder og er vedtatt av styret i foretaket. Revisjonsberetningen ble avlagt den Disse dokumentene danner grunnlaget for kontrollutvalgets uttalelse. Daglig leder Henning Weider i Frisk Bris Bamble KF vil presentere årsregnskapet og virksomheten i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener regnskapet, notene og årsberetningen gir et tilfredsstillende bilde av den økonomiske situasjonen og anbefaler å gi en uttalelse slik det fremkommer av forslag til vedtak. Vi viser ellers til revisors beretning om årsregnskapet Vedlegg: 5

6 Revisors beretning Frisk Bris Bamble KF 2016 Regnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF Årsberetning Frisk Bris KF2016 Vedlegg til sak Revisors beretning Frisk Bris Bamble KF Regnskap 2016 Frisk Bris Bamble KF Årsberetning Frisk Bris KF

7 8/17 Årsregnskap 2016 Bamble kommune Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets oversender til kommunestyret (med kopi til formannskapet) følgende uttalelse til Bamble kommunes årsregnskap 2016: Kontrollutvalget har behandlet Bamble kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Bamble kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjonsberetningen for Bamble kommune for 2016 er en såkalt normalberetning, dvs. at revisjonen ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krever forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget merker seg at forholdet som revisjonen tok forbehold om for 2015 (manglende budsjettendringer i investeringsregnskapet i forhold til vedtatt budsjett gjennom 2015) til en viss grad er rettet opp i regnskapsåret 2016, og revisjonen velger ikke å ta forbehold om dette i sin revisjonsberetning for Revisjonen peker i sin rapport til kontrollutvalget likevel på enkelte forhold som ikke er heldige, men som ikke er så alvorlige og vesentlige at de tas med i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget forventer at også disse forholdene blir fulgt opp i 2017: - Investeringsregnskapet skal gjøres opp i balanse, men i årsregnskapet for Bamble kommune for 2016 er det et udekket beløp på kr o Kr skyldes at det ikke er tatt opp lån for å finansiere årets investeringer, slik Bamble kommunestyre har vedtatt. Revisjonen peker på at administrasjonen ikke kan la være å finansiere investeringene pga. god likviditet. o Resterende del av det udekkede beløpet, kr , skyldes feilaktig inntektsføring av innskudd til omsorgsboliger i Bamble gjennom flere år. Revisjonen ble først i 2016 klar over at kommunen hadde en forpliktelse som ikke kom frem i regnskapet. Denne er nå synliggjort som kortsiktig gjeld. (Privatpersoners innskudd i omsorgsbolig er beløp som skal tilbakebetales ved utflytting i samsvar med forutsetningene og retningslinjene for innskuddet.) Beløpet må finansieres over investeringsregnskapet, da inntekten er ført her gjennom flere år. Beløpet er ikke budsjettert, og det vises dermed som et udekket beløp i investeringsregnskapet. - Det er i 2016 gjort forsøk på å justere investeringsbudsjettet, men uten at dette gjenspeiles som budsjettendring. - Kontrollutvalget og revisjonen påpekte for 2015 at Bamble kommune hadde «lånt» midler til investering fra innlån til videre utlån (Startlån) fra Husbanken, noe det ikke er anledning til. Kontrollutvalget ba om at denne praksisen måtte bli endret fra regnskapsåret Nå viser 7

8 revisjonen til at det ikke er noen nye slike tilfeller av «lån» av lånemidler til videreutlån for å finansiere investeringene, men feilen fra 2015 er heller ikke rettet opp i, siden det ikke er tatt opp nye lån for å finansiere investeringer i Revisjonen viser til at Bamble kommune har mange gode rutiner, men at det er manglende kontroll av om rutinene faktisk etterleves og fungerer. Slik kontroll av etterlevelse av rutiner er også en del av rådmannens internkontroll, og noe av dette kan være automatiske (maskinelle) kontroller. Dette forholdet har også vært påpekt gjennom tidligere rapporteringer. Eksempler på dette: o Avstemming av innrapportering av økonomisk sosialhjelp ingen har overordnet ansvar for å påse at den samlede innrapporteringen stemmer med regnskapet. o Manglende justering av investeringsregnskapet kunne med bedre internkontroll ha vært oppdaget i forbindelse med tertialrapportene og ved ferdigstillelsen av regnskapet. - Revisjonen har drøftet med økonomi-/regnskapsavdelingen ulike områder hvor den økonomiske internkontrollen kan bedres, og kontrollutvalget forventer at slike forhold rettes opp i. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Bamble kommunes årsregnskap for 2016 godkjennes. Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunens årsregnskap til kommunestyret før det vedtas. Ifølge forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal sendes formannskapet før det avgir sin innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse skal ligge ved saken ved behandling i kommunestyret. Saksopplysninger: Årsregnskap er avlagt og utkast til årsberetning ble fremlagt for revisor Fristen for å avlegge regnskap er og årsberetning Telemark kommunerevisjon har avlagt revisors beretning datert og det er en ren revisjonsberetning. Det betyr at de ved revisjon av årsregnskapet ikke har avdekket vesentlige feil eller mangler som krever forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. Revisor har også utarbeidet en revisjonsrapport til kontrollutvalget datert Disse dokumentene danner grunnlaget for kontrollutvalgets uttalelse. I revisjonsrapporten peker revisor på en rekke forhold som bør rettes opp i for bedre praksis i Bamble kommune. Revisjonen har konkludert med at forholdene ikke er vesentlige nok til at de bør tas forbehold om i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget får likevel økt kunnskap om årsregnskapet og kommunens rutiner gjennom denne rapporten. Kontrollutvalget bør derfor vurdere å ta hensyn til dette når de kommer med sin uttalelse om årsregnskapet, ikke minst når det er forhold som har vedvart over tid og som er påpekt av revisjonen (og kontrollutvalget) også tidligere. Årsregnskapet vil ikke lenger bli trykt opp og sendt ut på papir, men legges tilgjengelig elektronisk under Bamble kontrollutvalgs side på under det aktuelle møtet. 8

9 Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg vil presentere årsregnskap og årsberetning 2016 for Bamble kommune i møtet. Revisor vil redegjøre for revisjonsberetningen og revisjonens rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for Vurdering fra sekretariatet: Telemark kommunerevisjon IKS la i kontrollutvalgets møte frem overordnet revisjonsstrategi for regnskapsåret Så langt sekretariatet kan se, har revisjonen fulgt opp intensjonene i den overordnede revisjonsstrategien for regnskapsåret Selv om revisjonsberetningen er «ren», vil det være naturlig at kontrollutvalget påpeker forhold som revisjonen har funnet grunn til å ta med i sin revisjonsrapport til kontrollutvalget, for om mulig å bidra til bedre praksis i fortsettelsen. Dette er derfor lagt inn i forslag til uttalelse fra kontrollutvalget. Vedlegg: Revisors beretning 2016 Bamble kommune KU-rapport Bamble kommune 2016 Årsmelding 2016 Bamble, Del 1 Årsregnskap med noter og årsberetning (kun tilgjengelig på Årsmelding 2016 Bamble, Del 2 Årsrapporter fra enhetene (kun tilgjengelig på Vedlegg til sak Revisors beretning 2016 Bamble kommu KU-rapport Bamble kommune 2016 Årsmelding 2016 Bamble, Del 1 Årsegn Årsmelding 2016 Bamble, Del 2 Årsrap 9

10 9/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapporten Bruk av konsulenter i Bamble kommune til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten Bruk av konsulenter til orientering og ber rådmannen: - sørge for at alle kommunalområder har beskrivelser av kompetansen i egen organisasjon og gjør vurderinger av behov for kompetanse på kort og lang sikt - vurdere om retningslinjer for kjøp av konsulent-, rådgivnings- og utredningstjenester bør være et tema i forbindelse med revisjon av GKI sitt innkjøpsreglement - sikre at det foreligger kontrakt ved alle kjøp Senest i løpet av høsten 2017 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Bruk av konsulenter i Bamble kommune, vedtatt som andre prosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon Prosjektplanen ble behandlet Saksopplysninger: Følgende problemstillinger ble vedtatt for forvaltningsrevisjonen: 1. Hvilket omfang og kostnader har konsulentbruken i Bamble kommune i og hvilke oppgaver er dekket? 2. I hvilken grad har kommunen truffet tiltak for å sikre at konsulentbruken bidrar til rasjonell og effektiv forvaltning av kommunens ressurser? 3. Har administrasjonen betryggende kontroll med bruken av konsulenttjenester? Under det første punktet går revisjonen gjennom relevante regnskapsførte utgifter innen driftsog investeringsregnskapet. I driftsregnskapet gjelder kjøp av konsulenttjenester i hovedsak: - Finansforvaltning - Vann- og avløpsanalyser - Reguleringsarbeid - Veiledning/terapi innen barnevern 10

11 I investeringsregnskapet var den største utgiften knyttet til digitalisering av byggesaksarkivet. I tillegg er ressurser brukt til teknisk rådgivning og advokatbistand, det siste gjerne knyttet til tvist om sluttoppgjør. Under punktet om tiltak for å sikre rasjonell og effektiv forvaltning av ressursene, finner revisjonen at kommunen har overordnede dokumenter med målsetninger om rekruttering og kompetanseheving, og at kommunalområdene Skole og barnehage og Helse og omsorg har egne kompetanseplaner, i tråd med anbefalinger fra KS. Dette er ikke dokumentert for kommunalområdene Teknikk og samfunnsutvikling og Kultur og oppvekst. Videre finner revisjonen at kommunen ikke har retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester. Dette vil kommunen vurdere å ta opp som tema i forbindelse med revisjon av innkjøpssamarbeidets (GKIs) innkjøpsreglement. Det gjøres vurderinger av hvilke tjenester kommunen har behov for ved inngåelse av rammeavtaler, men det er liten grad av dokumentasjon av behovsvurderinger knyttet til enkeltanskaffelser. Under punktet om betryggende kontroll med bruken av konsulenttjenester, finner revisjonen at kommunen inngår skriftlig kontrakt ved inngåelse av rammeavtaler. Det finnes rutiner for evaluering av tjenestene og tilfredsheten med bruken av leverandørene knyttet til rammeavtalene. I en del av enkeltanskaffelsene av den typen som er undersøkt i forvaltningsrevisjonen, har revisjonen funnet at det ikke foreligger skriftlige kontrakter. Utenom rammeavtalene dokumenterer kommunen i liten grad erfaringer med og vurderinger av de tjenestene som er kjøpt. Ut fra sine funn og konklusjoner gir revisjonen følgende anbefalinger: Vi mener at kommunen bør: - sørge for at alle kommunalområder har beskrivelser av kompetansen i egen organisasjon og gjør vurderinger av behov for kompetanse på kort og lang sikt. - vurdere om retningslinjer for kjøp av konsulent-, rådgivnings- og utredningstjenester bør være et tema i forbindelse med revisjon av GKI sitt innkjøpsreglement. - sikre at det foreligger kontrakt ved alle kjøp. I tråd med kommuneloven 77 nr. 6 har revisjonen lagt foreløpig rapport frem for rådmannen til uttalelse. Høringen har ført til endringer i formuleringer vedr. særskilte retningslinjer for kjøp av konsulent-, rådgivnings- og utredningstjenester og revisjonens anbefaling rundt dette. Forvaltningsrevisor Dag Oftung vil presentere rapporten i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Etter sekretariatets mening har revisjonen svart på de problemstillingene som kontrollutvalget ba om gjennom vedtatt plan for prosjektet. Revisjonen har ingen instruksjonsmulighet overfor kommunen, og gir derfor kun anbefalinger om tiltak knyttet til funn og konklusjoner. Kontrollutvalget har innstillingsrett overfor kommunestyret i forbindelse med forvaltningsrevisjoner, og kan derfor foreslå for kommunestyret at de setter krav til rådmannen om aktuelle tiltak. I tillegg er det naturlig at kontrollutvalget følger opp tiltakene i etterkant av forvaltningsrevisjonen, og derfor at kommunestyret ber om en tilbakemelding fra rådmannen til kontrollutvalget på de ulike tiltakene innen en gitt frist. 11

12 Vedlegg: Rapport forvaltningsrevisjon Konsulentbruk i Bamble kommune Prosjektplan Bruk av konsulenter i Bamble kommune. Vedlegg til sak Rapport forvaltningsrevisjon Prosjektplan Bruk av konsulenter i Bam 12

13 10/17 Årsrapport 2016 skatteoppkreveren Bamble Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar årsrapport og årsregnskap 2015 fra skatteoppkreveren i Bamble til orientering. Bakgrunn for saken: Skatteoppkreverfunksjonen er en kommunal oppgave. Faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne ligger til Skatteetaten. Skatteoppkreveren plikter å gi en årsrapport om sin virksomhet til kommunens styrende organer. Saksopplysninger: Vedlagt følger årsrapport og årsregnskap 2015 for skatteoppkreveren i Bamble kommune. I tillegg følger kontrollrapport fra skattekontoret, med resultater fra den statlige kontrollen med den kommunale skatteinnkrevingen. Skatteoppkreveren kommenterer i sin rapport at de pga. en permisjon i perioden hatt redusert bemanning (20 %). Det vises likevel til godt innfordringsarbeid. I tillegg fremkommer det at den interkommunale Arbeidsgiverkontrollen i Grenland har hatt utfordringer med bemanningen pga. to permisjoner og at to ansatte har sagt opp sine stillinger og sluttet. Derfor har målet om kontroll av 5 % av totalt antall arbeidsgivere i kommunen ikke blitt nådd. Kun 2,2 % av arbeidsgiverne er blitt kontrollert. Måltallet blir videreført for Arbeidsgiverkontrollen gjør oppmerksom på at det kan bli vanskelig å gjennomføre tilstrekkelig antall arbeidsgiverkontroller også i Skatteetaten skriver i sin kontrollrapport at de finner at skatteoppkreverens overordnede internkontroll, regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet, skatte- og avgiftsinnkreving og arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. De påpeker likevel avviket i antall arbeidsgiverkontroller. Vurdering fra sekretariatet: Kontrollutvalget skal ikke lenger avgi uttalelse til denne årsrapporten, men får den oversendt til orientering. Vedlegg: Årsrapport 2016 Bamble skatteoppkreveren Årsregnskap 2016 Bamble skatteoppkreverkontor Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Bamble kommune 13

14 Vedlegg til sak Årsrapport 2016 Bamble skatteoppkr Årsregnskap 2016 Bamble Skatteoppkr Kontrollrapport 2016 vedrørende ska 14

15 11/17 Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Saksopplysninger: Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Bamble kommune. Den viktigste rapporteringen fra revisor til dette møtet skjer gjennom regnskapssakene. Men om revisor har noe å føye til utover det som er behandlet i disse sakene, eller forhold som knytter seg til annet arbeid for Bamble kommune, vil det legges frem her. 15

16 12/17 Referatsaker Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling i kommunestyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget: a : Orienteringssak: Fremdrift på byggeprosjektet Skjærgårdshallen 2. Grenlandsrådets uttalelser i saker på vegne av samarbeidskommunene 3. Temarks Vårkonferanse Fagkonferansen i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Henvendelse fra Foreningen Familie i barnevern og svar fra FKT 6. Neste møte Vedlegg: Kontrollutvalg og barnevern Vedlegg til sak Kontrollutvalg og barnevern 16

17 13/17 Eventuelt Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bamble kontrollutvalg /17 17