Rettleiar for tekniske tenester

Transkript

1 Rettleiar for tekniske tenester NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 2017 NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 1

2 1. Innleiing Formål Ansvarsfordeling Regelverk Reparasjonar Generelle rutinar Enkle reparasjonar Reparasjonar som krev utvida kompetanse Byte av hjelpemiddel Akutt reparasjon av hjelpemiddel Reparasjonar og servicegrad Reparasjon utført av samarbeidspartnar eller leverandør Vedlikehald utført av brukar Reparasjon av datatekniske hjelpemiddel Reparasjon under opphald i andre fylke Reparasjon under opphald i utlandet Periodisk ettersyn (PE) Montering og demontering Generelle rutinar Enkle oppdrag utførte av kommunen Montering og demontering uført av NAV Hjelpemiddelsentral Istandsetting etter demontering Tilpassing Tilpassing generelt Tilpassing utført av kommunen Tilpassing utført av NAV Hjelpemiddelsentral eller av leverandør Delar og tilbehør Bestilling av delar Søknad på tilbehør Utlevering Lager og distribusjon Levering til kommunen Kontroll og kvittering ved levering Utlevering på NAV Hjelpemiddelsentral Leveringstid Tilbakelevering generelt Tilbakelevering når vilkår ikkje lenger er oppfylte Diverse rutinar Instruksjon, opplæring og kompetanseheving Skjema for byte av hjelpemiddel og for bestilling av reparasjon og delar Godkjenningsordning for elektromedisinsk utstyr Hjelpemiddel og smittefare Registrering av uhell Gjenanskaffing på teknisk grunnlag Gjenanskaffing ved tjuveri eller tap Forsikring Kontakt og informasjon Opningstider og kontaktinformasjon Nettsider og digitale løysingar NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 2

3 1. Innleiing 1.1. Formål Formålet med rettleiaren er å klargjere ansvar, rutinar og tidsfristar for reparasjonar og tekniske tenester på hjelpemiddel som er utleverte frå NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. Dette skal gje personell som er i kontakt med brukarar av hjelpemidla rettleiing i korrekt oppfølging av hjelpemidla deira, på raskast mogleg måte og i samsvar med forskrifter og regelverk. Rettleiaren er eit vedlegg til samarbeidsavtalen med kommunen, som definerer ansvar og oppgåver for kommunen og for NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland Brukaren Ansvarsfordeling Brukaren har ansvar for regelmessig reingjering og enkelt vedlikehald av hjelpemidlet sitt, som til dømes å lade batteri på elektriske rullestolar og skifte batteri i små apparat. Det er brukaren sitt ansvar å skaffe forbruksmateriell som vanlege høyretelefoner og småbatteri som kan skaffast i daglegvarehandelen. Kommunen Kommunen sitt ansvar omfattar alle ledd i formidlingsprosessen. Ansvaret omfattar avdekking og utgreiing av behov for hjelpemiddel, nødvendig utprøving av hjelpemiddel, hjelp med å fylle ut skjema, tilpassing, montering og enklare service og reparasjon, samt å motivere og gje opplæring til brukaren i korleis hjelpemidla fungerer. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland I tilfelle der det trengst spesialkompetanse eller godkjenning frå tilsynsmyndigheiter, skal NAV Hjelpemiddelsentral utføre eller bestille reparasjon, service, montering eller demontering. Alle serviceoppdrag skal bestillast skriftleg frå hjelpemiddelsentralen, før arbeidet vert sett i gang. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland skal i samarbeid med kommunen tilby opplæring for tilsette i kommunen. Kommunen skal gje tilsette høve til å ta del i opplæringstiltak som NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland tilbyr Regelverk Hjelpemiddelformidling er heimla i følgjande lovar og forskrifter: Lov om folketrygd 10-5, 10-6, ledd bokstav a, e, f, g og h, og ledd Forskrift om hjelpemiddelsentralenes virksomhet og ansvar Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Lov om kommunale helse- og omsorgstenester Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa Lov om vern mot smittsomme sykdommer Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 3

4 2. Reparasjonar 2.1. Generelle rutinar Ansvaret for reparasjon og vedlikehald av hjelpemiddel er delt mellom brukar, kommune og NAV Hjelpemiddelsentral. Det er NAV som eig utlånte hjelpemiddel, og som har ansvar for at dei er i forskriftsmessig stand. Den einskilde brukar eller hans nærmiljø har ansvar for det daglege vedlikehald og reinhald av utlånte hjelpemiddel. Ved reparasjonar skal brukaren eller pårørande alltid kontakte kommunen først. Servicepersonell i kommunen skal utføre enkle reparasjonar. Viss kommunalt servicepersonell ikkje kan utføre reparasjonen, kan dei be NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland om bistand. Førespurnader skal rettast til teknisk ordrekontor. Bruk lokale skjema som ligg på nettsidene til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. Rekvirent fyller ut skjema med namn, telefon og alle nødvendige opplysningar om brukaren, hjelpemidlet og type oppdrag. Skjemaet skal sendast på e-post til adressa som står på sjølve skjemaet Enkle reparasjonar Kommunen skal gjere enkle reparasjonar. Enkle reparasjonar er mekaniske inngrep og utskifting av delar på område som ikkje krev spesialkompetanse. Kommunen kan hente nødvendige delar på hjelpemiddelsentralen, eller avtale å ta med hjelpemidlet til hjelpemiddelsentralen og få hjelp til reparasjonen. Viss brukaren skiftar ut apparat som dvd-spelar eller flatskjerm, eller installerer kabel eller satellittmottakar, er brukaren sjølv ansvarleg for at dette vert kopla opp mot tidlegare utleverte hjelpemiddel. Døme på enkle reparasjonar: Manuelle rullestolar Byte eller reparasjon av slangar, dekk, hjul, eikebeskyttarar, armstøtter, beinstøtter, klesbeskyttarar, driv-ringar, puter, hovudstøtter, antitippe-røyr, belte, bremser, bremsewire, skruer og mutterar Byte eller reparasjon av anna tilbehør som ikkje krev spesialtilpassing Montering av standard rullestolar Elektriske rullestolar Skifte batteri* Skifte dekk Skifte lyspærer Reparasjon av speglar Reparasjon av kurver *Kan berre gjerast av personell som har delteke på opplæring i regi av NAV Hjelpemiddelsentral Manuelle arbeidsstolar Reparasjonar og monteringsarbeid Skifte og justere bremser Reinse hjul Skifte sete og rygg NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 4

5 2.3. Bad og toalettutstyr Reparasjon og monteringsarbeid av alt (utstyr) som ikkje er røyrmontert eller elektrisk utstyr Småhjelpemiddel Reparasjon av Flexiblink, IR-anlegg, synshjelpemiddel, samtaleforsterkarar, telefoner og liknande Byte batteri Byte enkeltkomponentar Reparasjonar som krev utvida kompetanse Brukaren skal kontakte kommunen ved behov for reparasjon av meir kompliserte hjelpemiddel som Trappeheisar og løfteplattformer Hjelpemiddel for omgjevnadkontroll Forstørrande videosystem Hjelpemiddel for kommunikasjon Datahjelpemiddel Personløftarar (mobile og stasjonære) I denne hjelpemiddelgruppa kan det vere behov for både enkle og kompliserte reparasjonar. Døme på enkle reparasjonar: Rette brytarar som står i feil posisjon Resette alarmar Kople til strømkjelder som er fråkopla Fjerne objekt som sperrer for rørsle av heisstol Byte handkontroll og batteri på personløftarar Kommunen bør forsøke å utføre reparasjonane sjølv. Viss dette ikkje lar seg gjere skal kommunen ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland Byte av hjelpemiddel Enkle hjelpemiddel (til dømes hjelpemiddel på Bestillingsordninga) bytast i staden for å bli reparerte. Byte kan òg vere aktuelt i situasjonar der det ikkje er hensiktsmessig å vente på reparasjon av hjelpemidlet. Ved byte skal det nyttast eige skjema for byte av hjelpemiddel, sjå punkt 7.2. Skjemaet skal sendast på e- post til adressa som står på skjemaet. Døme på hjelpemiddel: Dusj-, bad og toaletthjelpemiddel som toalettforhøyar, badebrett, badesete og dusjkrakk Ganghjelpemiddel som krykker/doppsko, stokkar og rullatorar Små ADL-hjelpemiddel i samsvar med bestillingsliste Småhjelpemiddel for språk, tale, kognisjon og kommunikasjon Synshjelpemiddel som svaksynt-ur og luper Hørselshjelpemiddel som telefon, Flexiblink og Sennheiser Varslingshjelpemiddel som komfyrvakt/-følarar, el-vakt eller enkeltkomponentar Delar og tilbehør NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 5

6 2.5. Akutt reparasjon av hjelpemiddel Brukarar som har akutt behov for reparasjon av hjelpemiddel, kan ta direkte kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral. Ordninga gjeld alle dagar i tidsrommet kl , og omfattar alle hjelpemiddel som er lånt ut av NAV der funksjonsfeil eller samanbrot kan føre til ein naudsituasjon. Det er eigen servicetelefon for akutt behov for reparasjon utanom hjelpemiddelsentralen si opningstid. Akutt reparasjon er ikkje ein rett, men eit tilbod til brukarar av folketrygda sine hjelpemiddel. Brukaren kan rekne med å få hjelpemidlet reparert innan 24 timer. Det er teknikar frå NAV som vurderer kva for tiltak som trengst i situasjonen. Oppdatert informasjon om telefonnummer og telefontider er publisert på nettsidene Reparasjonar og servicegrad NAV Hjelpemiddelsentral utfører service og reparasjonar fortløpande. Oppdraga vert utførte av hjelpemiddelsentralen sine tilsette, eller av eksterne samarbeidspartnarar. Alle reparasjonar som tilsette i kommunen ikkje kan gjere sjølve, skal meldast til teknisk ordrekontor på hjelpemiddelsentralen. Sjå kontaktinformasjon på nav.no. Reparasjonsoppdrage vil bli prioriterte i samsvar med sentrale føringar, og etter livssituasjonen til brukaren. Det betyr at reparasjonar som hjelpemiddelsentralen har ansvar for, i hovudsak skal vere utførte innan 7 dagar. Prioritet 1: Akutt behov - skal utførast innan 24 timer Prioritet 2: Andre oppdrag skal vere utført innan 7 dagar Prioritet 3: Nyttast når det er gjort avtale med brukaren 2.7. Reparasjon utført av samarbeidspartnar eller leverandør Tildeling av oppdrag Avhengig av oppdragsmengde og kapasitet, kan NAV Hjelpemiddelsentral kjøpe tenester av leverandørar eller samarbeidspartnarar. Desse er underlagt dei same reglane for teieplikt, som tilsette i NAV. Hjelpemiddelsentralen sender oppdrag til samarbeidspartnarar med så god spesifikasjon som mogleg. Oppdraget får eit bestillingsnummer som skal førast på både fakturaen og servicerapporten. Utføring av oppdraget Samarbeidspartnaren skal nytte personell med relevant kompetanse. Der det er eit krav skal personellet òg ha samtykke frå Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap. Viss oppdraget ikkje er i samsvar med bestillinga, skal samarbeidspartnaren gje NAV Hjelpemiddelsentral tilbakemelding før arbeidet tek til. Det er samarbeidspartnaren sitt ansvar å kontakte brukaren eller andre involverte, for å avtale tidspunkt for oppdraget. Oppdraga skal utførast profesjonelt, både i teknisk utføring og i personleg væremåte. Tilbakemelding Så snart oppdraget er utført skal samarbeidspartnaren fylle ut NAV Hjelpemiddelsentral sin servicerapport. Rapporten skal vise bestillingsnummer, kva for delar som er nytta, tal på timer som er gått med, tidspunkt for første kontakt med brukaren, tidspunkt for når oppdraget er utført, og kven som har utført oppdraget. Servicerapporten skal underteiknast av både kommunalt servicepersonell og brukar, og sendast til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 6

7 2.8. Vedlikehald utført av brukar For å bevare hjelpemidlet så funksjonelt som mogleg, er det viktig med regelmessig reingjering og enklare vedlikehald av hjelpemidlet. Dette er en viktig del av brukaren si plikt og sitt ansvar som låntakar av hjelpemiddel. For hjelpemiddel som har batteri, skal riktig prosedyre for lading følgjast. Sjå brukarrettleiinga for hjelpemidlet og Elektriske rullestoler i trafikken, for informasjon om framgangsmåte. NAV Hjelpemiddelsentral har plikt til å sørgje for at brukarrettleiing ligg ved alle hjelpemiddel som vert lånt ut. Batteri vil bli utlada viss dei ikkje får regelmessig lading. Mange laderar er ikkje dimensjonerte for å kunne lade batteri opp att når batterispenninga er blitt for lav. Det er derfor viktig at hjelpemidlet vert lada, også når det ikkje er i bruk Reparasjon av datatekniske hjelpemiddel NAV Hjelpemiddelsentral leverer databaserte system og programvare som Rolltalk, skrivarar, trykkplater, leselister og beteningsløysingar. Når det oppstår feil eller trengst service skal brukaren ta kontakt med den som er oppfølgingsansvarleg, før NAV Hjelpemiddelsentral vert kontakta. Brukaren sitt ansvar Brukaren gjer driftsmessig oppfølging sjølv, på bakgrunn av opplæringa som er gitt frå kommunen/skulen. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland reparerer ikkje feil som skuldast installering av privat programvare eller private spel. Brukaren må sjølv ta sikkerheitskopi av eigne dokument. Alt innhald vil gå tapt ved reparasjon, service eller reinstallering av programvare. Kommunen si rolle Kommunen har ansvar for å ta i mot datautstyr, programvare og anna utstyr frå NAV Kommunen har ansvar for å installere utstyret, slik at det er klart til bruk Kommunen har ansvar for pedagogisk programvare som installerast for bruk i samband med skule Kommunen skal utføre system-back up og utbetre feil som skuldast programvare Enkel sjekk ved feil på utstyr Kontroll av strømtilkopling Kontroll av forbindelse mellom PC og tilbehør Foreta en re-start av maskinen viss han har låst seg På berbart utstyr: Ta ut batteri, sette på plass og restarte NAV Hjelpemiddelsentral si rolle Når skulen ikkje har kompetanse til å reparere eller rette feil på utstyr, skal den som er oppfølgingsansvarleg sende utstyret til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. NAV Hjelpemiddelsentral kan i spesielle tilfelle utføre oppdrag ute hos brukaren (skule). Då vert det gjort avtale med reparatør. Ved innlevering til reparasjon Viss utstyret skal sendast til reparasjon eller service skal berre det utstyret som har feil sendast inn, ikkje tilbehør som tastatur, mus eller skjerm. Bruk eige skjema for reparasjon og demontering, sjå punkt 7.2. Ved behov blir alle data på harddisken sletta og opphavleg programvare installert, og maskinen vert sett tilbake til standardinnstillingar. Difor er det viktig at brukaren regelmessig tek sikkerheitskopi av innhaldet på maskinen. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 7

8 2.10. Reparasjon under opphald i andre fylke NAV Hjelpemiddelsentral har ansvar for å gi hjelp til brukarar frå andre fylke, når dei oppheld seg i andre fylke enn heimfylket. Ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral i fylket der brukaren oppheld seg. Kommunen der brukaren oppheld seg har ansvar for å utføre enkle reparasjonar, på same måte som for brukarar som er busett kommunen Reparasjon under opphald i utlandet Brukarar som skal reise til utlandet, bør ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral i god tid før avreise. Brukaren og NAV Hjelpemiddelsentral vurderer saman kva som skal gjerast før utanlandsopphaldet. Døme på tiltak er: Hjelpemidlet vert teke inn til kontroll og ettersyn Brukaren får med seg reservedelar til utlandet Brukaren får med seg instruksjonshefte med tekniske spesifikasjonar Brukaren og/eller hjelpar får opplæring i reparasjon av hjelpemidlet Viss dette ikkje er tilstrekkelig og det oppstår behov for hjelp til reparasjon under opphald i utlandet, kan brukaren kontakte ein lokal verkstad for å få utført den nødvendige reparasjonen. Viss brukaren sjølv betaler for reparasjonen, vil utgiftene bli tilbakebetalt av NAV Hjelpemiddelsentral mot original kvittering. Når brukaren kjem heim etter å ha fått hjelpemiddel reparert i utlandet, må brukaren kontakte NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral må kontrollere om arbeidet er riktig utført og om hjelpemidlet framleis er sikkert å bruke, og arbeidet må registrerast i datasystemet. Det finst meir informasjon på nav.no under «Hjelpemidler i utlandet» Periodisk ettersyn (PE) Det skal gjerast periodisk ettersyn på alle elektromedisinske hjelpemiddel. Dette skal gjere hjelpemidla sikre i drift, og redusere risiko for uhell og skadar. NAV Hjelpemidler og tilrettelegging utfører kontinuerlige risikovurderingar med tanke på å finne riktige intervall på ulike hjelpemiddel. Dette kan medføre at intervalla blir endra. NAV Hjelpemiddelsentral organiserer og utfører ettersynet. Hjelpemiddelsentralen tek kontakt med brukaren når det nærmar seg tid for periodisk ettersyn. Viss brukaren ikkje er å få tak i, kontaktar hjelpemiddelsentralen den kommunale terapeuten. Oversikt over intervall for periodisk ettersyn Elektriske rullestolar ved utløp av garanti, deretter kvart 2. år Mobile personløftarar ved utløp av garanti, deretter kvart 2. år Stasjonære personløftarar ved utløp av garanti, deretter årleg Elektriske senger kvart 4. år Trappeheisar årleg Løfteplattformar årleg Arm, kropp og beteningsutstyr årleg NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 8

9 3. Montering og demontering 3.1. Generelle rutinar Ved montering av hjelpemiddel må iblant brukaren sitt eige (private) utstyr demonterast først. Dette utstyret må brukaren, pårørande eller huseigar sjølv ta vare på. Dette gjeld spesielt servantar, toalett, rekkverk, låsekasser og dørlukkarar. NAV Hjelpemiddelsentral tek ikkje vare på privat utstyr og dekker ikkje kostnader til privat utstyr ved demontering eller remontering Enkle oppdrag utførte av kommunen Døme på utstyr med enkel montering/demontering som kommunen kan gjere: Toalettforhøyarar Sikkerheitsbrytar til komfyr Anlegg for hørslehemma (Flexiblink, Sennheiser, lydsystem o.l.) Montering av bord 3.3. Montering og demontering uført av NAV Hjelpemiddelsentral NAV Hjelpemiddelsentral har ansvar for montering/ demontering av større installasjonar og montering/ demontering som krev spesialkompetanse som kommunen ikkje har. Døme på slik montering/demontering: Seteheisar og løfteplattformer Køyrerampar Hjelpemiddel for omgjevnadkontroll Bad-, kjøkken- og bustadhjelpemiddel som krev handverkskompetanse 3.4. Istandsetting etter demontering NAV Hjelpemiddelsentral dekker sparkling/flikking på stader der til dømes heisskinner er fjerna. Det er berre skade som er påført ved tilfredsstilling av behovet som blir utbetra. Dersom trapp/repos er fjerna på grunn av montering, dekker NAV Hjelpemiddelsentral arbeidskostnadene ved å setje denne tilbake. Det er brukaren sitt ansvar å oppbevare demontert utstyr (her trapp/repos) i perioden frå det vert demontert og frem til remontering. 4. Tilpassing 4.1. Tilpassing generelt Tilpassing/spesialtilpassing kan tingast frå den lokale terapeuten/formidlaren som har ansvar for saka. NAV Hjelpemiddelsentral skaffar delar og tilbehør og kan hjelpe når det trengst, anten ved heimebesøk eller på hjelpemiddelsentralen. Det er en føresetnad at kommunen først prøver å utføre tilpassinga sjølv. Viss dette ikkje lukkast, kan terapeuten/formidlaren ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral Tilpassing utført av kommunen Enkle tilpassingar vert utført av kommunen. Døme på enkle tilpassingar vil i stor grad være dei same som døma på enkle reparasjonar i kapittel 2. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 9

10 4.3. Tilpassing utført av NAV Hjelpemiddelsentral eller av leverandør Viss kommunen ikkje har kompetanse til å gjere tilpassinga, kan kommunen ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral. Tilpassing eller spesialtilpassing som krev spesiell kompetanse, vert utført av NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral kan òg bestille tenester frå leverandør. 5. Delar og tilbehør 5.1. Bestilling av delar Ved utskifting av defekte delar skal skjema «Bestilling av delar» nyttast, sjå punkt 7.2. Ta alltid med artikkelnummer når delar skal bestillast eller beskrivast Søknad på tilbehør For tilbehør som kjem i tillegg til allereie utlevert hjelpemiddel, skal det sendast søknad. Det er nødvendig med god dokumentasjon på behovet og kva for tilbehør/delar som trengst. Artikkelnummer skal vera med i søknaden Utlevering Delar som skal til kommunane, blir sendt med vanleg køyrerute, sjå punkt 6.1. Det er mogleg å avtale henting av delar eller utstyr på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. Henting må skje i opningstida. 6. Lager og distribusjon 6.1. Levering til kommunen Hjelpemiddel vert utleverte til brukarane via faste mottaksstader i kommunane. Levering og henting skjer cirka ein gong i veka, etter fast køyreplan. Den kommunal mottaksstaden skal vere bemanna, når hjelpemidla vert leverte. Køyreplanen er publisert på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland sine nettsider på nav.no. Endringar i køyrerutene i samband med høgtider og feriar, vert òg publiserte her. Transportordninga har grunnlag i samarbeidsavtalen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Kontroll og kvittering ved levering Når den kommunale mottaksstaden får leveranse av hjelpemiddel, har kommunen plikt til å kontrollere at det er samsvar mellom bestilling og leveranse. Viss kommunen oppdagar avvik, skal det med ein gong sendast melding til hjelpemiddelsentralen på e-post <nav.hjelpemiddelsentral.hordaland.lager@nav.no>. I leveransen frå NAV Hjelpemiddelsentral ligg følgjesetel og to eksemplar av blankett Følgjesetelen skal signerast og sendast i retur til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland, seinast ved neste leveranse. For nokre leveransar kan følgjesetelen vere erstatta med annan dokumentasjon, til dømes skjermdump eller verkstadordre. Det er viktig at kommunen også signerer denne dokumentasjonen, og returnerer den til hjelpemiddelsentralen. Når kommunen utleverer hjelpemiddel til ein brukar, skal brukaren signere på blankett 5.17, og behalde det eine eksemplaret av blanketten. Alle signaturar må kunne lesast. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 10

11 6.3. Utlevering på NAV Hjelpemiddelsentral Hjelpemiddel kan hentast på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland etter avtale. Henting må skje i opningstida Leveringstid Leveringstid reknast som tida frå vedtaket er fatta til hjelpemidlet er utlevert frå NAV Hjelpemiddelsentral, pluss ein dag. Viss hjelpemidla skal utleverast utanom oppsett køyrerute, må det gjerast avtale med NAV Hjelpemiddelsentral om henting. NAV Hjelpemiddelsentral skal levere 80 % av hjelpemidla (lagervarer og bestillingsvarer) innan 3 veker Tilbakelevering generelt Hjelpemiddel som skal leverast inn etter bruk, vert henta av kommunen. Kommunen fyller ut og signerer på to eksemplar av skjemaet «Innlevering av tekniske hjelpemidler». Brukaren eller pårørande beheld eitt eksemplar av skjemaet. Hjelpemidla vert deretter frakta til fast mottaksstad i kommunen. Eitt eksemplar av skjemaet skal følgje hjelpemidlet. Når NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland tek imot hjelpemiddel frå ein kommunal mottaksstad, kontrollerer hjelpemiddelsentralen at opplysningane på innleveringsskjemaet er i samsvar med leveransen. Viss det er avvik, vert dette følgt opp utan opphald. Hjelpemiddel som kommunen kan kassere eller behalde Kommunen kan behalde eller kassere hjelpemiddel som ikkje skal nyttast om igjen. Dette gjeld hjelpemiddel med verdi under 1,5 % (omlag kr 1.200,-) av Folketrygda sitt grunnbeløp (1G). Utfylt skjema for innlevering av tekniske hjelpemiddel skal sendast til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. For hjelpemiddel som inngår i Bestillingsordninga, inneheld produktlista for ordninga informasjon om kva for hjelpemiddel kommunen kan kassere eller behalde. Sjå lokale sider for Bestillingsordninga på nav.no. Døme på hjelpemiddel som ikkje skal nyttast om igjen er: Badekarbrett, badekarsete Enkle ganghjelpemiddel Skumgummiputer og skumgummimadrassar 6.6. Tilbakelevering når vilkår ikkje lenger er oppfylte Hjelpemiddel skal leverast tilbake til NAV, når vilkåra for utlån ikkje lengre er oppfylte. Det er viktig at alt tilbehør og alle lause delar følgjer med, til dømes laderar. Utfylt skjema for innlevering av tekniske hjelpemiddel skal leverast inn saman med produkta. Døme på tilfelle der hjelpemiddel skal leverast tilbake er: Utprøvingslån Tidsbestemte utlån Ved dødsfall Ved flytting til institusjon Ved byte av hjelpemiddel Utlånte hjelpemiddel er NAV sin eigedom. Brukar og kommune har ansvar for at hjelpemiddel som ikkje er i bruk, vert leverte tilbake til NAV. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 11

12 7. Diverse rutinar 7.1. Instruksjon, opplæring og kompetanseheving Kommunen er ansvarleg for å gje brukarar opplæring i bruk av hjelpemiddel. Ein søknad om hjelpemiddel skal alltid innehalde ei beskriving av korleis behovet for instruksjon, opplæring og oppfølging av utleverte hjelpemiddel skal løysast. Kommunen kan be om hjelp til opplæring frå NAV Hjelpemiddelsentral når ei sak er komplisert, eller når kommunen eller andre samarbeidspartnarar ikkje har nødvendig kompetanse. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland tilbyr kurs og opplæring på ulike områder der kommunen treng kompetanse. Dei fleste kurs vert publiserte i kurskalenderen på nav.no Skjema for byte av hjelpemiddel og for bestilling av reparasjon og delar For nokre tenester har NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland utarbeidd eigne skjema: Skjema for bestilling av delar Skjema for bestilling av reparasjon eller demontering Skjema for byte av hjelpemiddel Skjemaa ligg på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland sine lokale sider på nav.no. Skjemaa kan fyllast ut elektronisk og sendast på e-post direkte til den avdelinga på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland som skal ha førespurnaden. Det er ei e-postadresse for kvart skjema. Adressa står på sjølve skjemaet. Skjemaa kan òg sendast som brev Godkjenningsordning for elektromedisinsk utstyr For å kunne søke på og gi opplæring i elektromedisinsk utstyr av typen elektrisk rullestol, takmontert personløftar, mobil personløftar og elektrisk seng, må den som skal formidle hjelpemidlet vere godkjent formidlar og opplæringsansvarlig for hjelpemidlet. Søknader som er sett frem av terapeutar eller andre som ikkje er godkjente, vert returnerte. For å få godkjenning må ein gjennomføre nettbasert opplæring og test på Kunnskapsbanken.net. For elektriske rullestolar må ein i tillegg delta på praktisk kurs i regi av NAV Hjelpemiddelsentral. Hjelpemiddel som er omfatta av ordninga skal ikkje nyttast før brukaren har fått opplæring i sikker bruk av hjelpemidlet. Brukaren er i denne samanheng alle som skal betene hjelpemidlet, både brukaren sjølv og eventuelt følgje, assistent, personale i bustad etc. Opplæringa skal berre gis av personar som er godkjende som formidlarar og opplæringsansvarlege. Det er utarbeidd opplæringsskjema og skjemarettleiing for elektrisk rullestol, seng og personløftar, som kan nyttast i sjølve brukaropplæringa. Dokumenta skal vere til støtte for kommunal formidlar i opplæringa av bruker, og gi relevant opplæring og dokumentasjon for kommunen sin internkontroll. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 12

13 7.4. Hjelpemiddel og smittefare Kommunen skal melde frå til NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland når det er behov for utlevering, tilbakelevering eller reparasjon av tekniske hjelpemiddel som kan innebere fare for overføring av allmennfarleg smittsam sjukdom. Kommunehelsetenesta skal merke hjelpemiddel som kan vera smittefarlege. Viss eit smittefarleg hjelpemiddel skal resirkulerast, er det kommunehelsetenesta si oppgåve å desinfisere hjelpemidlet, før det går i retur til hjelpemiddelsentralen for gjenbruk. Produkt som kan vere smittefarlege skal pakkast i gule sekker, som ein indikasjon på mogleg smittefare. Kommunen har ansvar for å øydelegge hjelpemiddel, når det er aktuelt Registrering av uhell Kommunen har plikt til å melde frå til hjelpemiddelsentralen om hendingar som har eller kan ha samanheng med bruk av hjelpemiddel til funksjonshemma, og som har ført til eller kunne ha ført til død eller alvorleg forverring av brukaren eller annen person si helsetilstand. Hjelpemidlet må ikkje nyttast før det er undersøkt og funne forsvarleg i bruk. Brukaren sine oppgåver Avgrense skaden, sikre, ta vare på emballasje og utstyr Melde frå til kommunal kontaktperson eller NAV Hjelpemiddelsentral Ved personskade: Ta kontakt med politi Kommunen sine oppgåver Ta kontakt med NAV Hjelpemiddelsentral, eventuelt med politi, på vegne av brukar Skrive ein kort rapport om årsaken til uhellet. Rapporten skal sendast til NAV Hjelpemiddelsentral Ved dødsfall som har samanheng med elektromedisinsk utstyr* skal kommunen varsle DSB på telefon seinast følgjande virkedag NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland sine oppgåver Fylle ut meldeblanketten som sendast til Direktoratet for sikkerhet og beredskap (DSB) Undersøke hjelpemidlet og vurdere reparasjon/utbetring Ta kontakt med leverandør/produsent Følgje opp ei eventuell tilbakemelding frå DSB og/eller leverandør *Elektromedisinsk utstyr er eitkvart medisinsk utstyr, inkludert systemløysingar, som er avhengig av ein elektrisk energikjelde for å fungere. Følgjande hjelpemiddel er definert som elektromedisinsk utstyr: Elektriske rullestoler, elektriske senger, stasjonære personløftarar, mobile personløftarar, trappeheisar og løfteplattformar, sjaktheisar 7.6. Gjenanskaffing på teknisk grunnlag Før hjelpemiddel kan erstattast på grunn av slitasje eller liknande, skal hjelpemidlet som hovudregel vurderast av avdeling Teknikk på NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland. Det er berre avdeling Teknikk som har myndigheit til å avgjere om hjelpemidlet skal bytast ut. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 13

14 7.7. Gjenanskaffing ved tjuveri eller tap Ved tjuveri hjelpemiddel må brukaren melde tjuveriet til politiet. Tap og tjuveri av hjelpemiddel skal òg meldast skriftleg til NAV Hjelpemiddelsentral, saman med kopi av meldinga til politiet. NAV Hjelpemiddelsentral sørgjer for at brukaren får utlevert et tilsvarande hjelpemiddel så snart som mogleg etter at det er motteke skriftleg melding om tap eller tjuveri Forsikring Ved skade eller tjuveri som fører til tap eller større reparasjonar på hjelpemiddel, skal brukaren søke om dekning gjennom si eiga forsikring. Viss brukaren si forsikring ikkje dekker heile skaden, kan NAV dekkje delar av skaden. 8. Kontakt og informasjon 8.1. Opningstider og kontaktinformasjon Kontaktinformasjon for NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland ligg på nettsidene våre nav.no. Der finst òg oppdatert informasjon om opningstider, køyreruter med meir Nettsider og digitale løysingar NAV sine nettsider hovudkanal for informasjon til brukarar og samarbeidspartnarar. På nettsidene skal brukarar og samarbeidspartnarar til kvar tid finne aktuell og oppdatert informasjon som gjeld for hjelpemiddelområdet, saman med informasjon om system, produktutval, tekniske løysingar, endringar i regelverk og rutinar, driftsendringar, avvikande opningstider og liknande. Nettsider og digitale løysingar er viktige verktøy i NAV Hjelpemiddelsentral sitt tenestetilbod. Skjema og søknad på nett, sentrale og lokale nettsider, Hjelpemiddeldatabasen og Kunnskapsbanken er kanalar for informasjon og dialog, og kan bidra til meir effektiv bruk av ressursar. NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland 14