Kjøp av renholdstjenester

Transkript

1 TOLLVESENET Kjøp av renholdstjenester Saksnummer 2013/

2 1.0 Oppdragsgiver, oppdraget og konkurransen Oppdragsgiver Tollregion Oslo og Akershus, organisasjonsnummer , heretter kalt oppdragsgiver ønsker å inngå en avtale om kjøp av renholdstjenester for noen av sine lokaler. Henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal skje skriftlig og være undertegnet/sendt av bemyndiget person hos leverandøren til: Tollregion Oslo og Akershus Forvaltningskontoret Pb 8122 Dep 0032 OSLO Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes pr epost til: Thomas Haraldsen, thha@toll.no med kopi til Anne Brit Lea, ablr@toll.no Dersom det kommer inn spørsmål senere enn seks dager før tilbudsfristens utløp, vil disse ikke bli besvart. Kontrakt For å regulere avtaleforholdet benyttes NS8431, Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold. Kontraktens omfang Oppdragsgiver innbyr til konkurranse om kjøp av renholdstjenester. Kontrakten omfatter følgende lokaler regionen disponerer: Tollbugata 1a (Steinpakkhuset og Tollbua) Tollbugata 7, femte og sjette etasje Edvard Griegs vei (Gardermoen) Schweigaards gate 15, hele første og fjerde etasje samt deler av femte og sjette etasje Totalt cirka m2. Kontraktens varighet Kontraktsperioden er med mulighet for forlengelse i ytterligere 1+1 år. Arkivkode Anskaffelsen er tildelt saksnr som bes oppgitt ved alle henvendelser 1

3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. (Heretter kalt anskaffelsesforskriften) Informasjon om regelverket er å finne på hjemmesidene til Fornyings- og administrasjonsdepartementet: For denne anskaffelsen gjelder anskaffelsesforskriftens del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører som har fått konkurransegrunnlaget tilsendt vil bli varslet om forlengelsen. Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort TED- og Doffin databasene Det gjøres oppmerksom på at alle tilbydere må registrere seg på DOFFIN for å sikre seg konkurransegrunnlaget. Dette gjelder også tilleggsinformasjon og endringer. Befaring Det vil bli avholdt befaring i Tollbugt 1a og Tollbugt 7-2. juli kl Oppmøte i Tollbugt 1a, foajeen i 1. etasje. Schweigaards gate juli kl Oppmøte i resepsjonen i 1. etasje. Tollbygget Gardermoen, Edvard Griegs vei 3. juli kl Oppmøte ved hovedinngangen. Renholdsplaner utleveres ved befaring. Mindre avvik kan forekomme. Offentlighet Toll- og avgiftsetaten er underlagt Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, nr 16. Etatens hovedregel er at interne dokumenter samt tilbud midlertidig unntas offentlighet fram til det tidspunkt hvor beslutningen om valg av leverandør er fattet. Fra det tidspunkt vil alle dokumenter være offentlig tilgjengelige. Unntaket vil være dokumenter og/eller opplysninger i dokumenter som med hjemmel i lovgivning er underlagt taushetsplikt eller faller under kategorien forretningshemmeligheter. I den anledning skal leverandøren levere et særskilt tilbud som kan distribueres i full offentlighet. Det gjøres oppmerksom på at toll- og avgiftsetaten på selvstendig grunnlag må gjøre vurderingene av hva som kan unntas fra offentlig innsyn. 2

4 Taushetsplikt Det vises til kontrakten, NS 8431 punkt 7. Det er en forutsetning at renholdspersonell undertegner taushetserklæring. Renholdspersonell på Edvard Griegs vei må i tillegg sikkerhetsklareres av Luftfartsverket. Dette gjelder også eventuelle vikarer til denne adressen. Leverandørens ansatte har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om toll- og avgiftsetatens virksomhet som de får kjennskap til i forbindelse med utførelse av tjenester som følger av denne Avtale i henhold til tolloven Leverandøren er forpliktet til å gjøre sine ansatte kjent med dette pålegget. Brudd på taushetsplikten vil kunne bli betraktet som vesentlig mislighold å medføre heving av avtalen. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven og tolloven. Økonomisk ansvar Leverandører som inngir tilbud i henhold til denne forespørsel gjør dette på eget økonomisk ansvar. Enhver utgift eller kostnad leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsdokumenter mv er oppdragsgiver helt uvedkommende. 2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal blant annet sikre at leverandørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som ansees nødvendig for å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf anskaffelsesforskriftens 20-12(1) a. Tilbyder kan også bli avvist dersom dokumentasjonen reiser tvil om at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under pkt 2., jf anskaffelsesforskriftens 20-12(1) c) og e). Skatte- og merverdiattest Det skal leveres attester utstedt av lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal bekrefte at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter. Attestene bes utstedt på skjema RF1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. 3

5 Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Firmaattest Det skal leveres en -1- attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert (attest fra foretaks- bransjeregister el). Attesten skal ikke være eldre enn 1 år. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder dokumenter som firma- skatt- og merverdiattest, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarium publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren (den som inngir tilbud) skal fremlegge kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon/selskap. Kredittvurderingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal utføres av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Kredittvurderingen skal ikke være dårligere enn A (kredittverdig) eller tilsvarende dersom annen vurdering/rating benyttes skal vise at leverandøren er kredittverdig. Tilbud fra leverandører med lavere vurdering/rating enn A eller tilsvarende (det vil si ikke kredittverdig eller kredittverdig mot sikkerhetsstillelse) vil ikke bli vurdert. Dersom leverandøren støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge kreves det at leverandører som inngir tilbud fremlegger en HMS- egenerklæring. Egenerklæringen skal være underskrevet av daglig leder og representant for de ansatte. Godkjenning fra Arbeidstilsynet Leverandøren skal være registrert i Arbeidstilsynets renholdsregister, jf forskrift av 8. mai 2012 nr Leverandører som er godkjente og leverandører som har søknader under behandling kan delta i konkurransen. Lønns og arbeidsvilkår Leverandøren skal fremlegge dokumentasjon på at de oppfyller kravene i forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsvirksomheter. 4

6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Som bevis på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner skal følgende krav være oppfylte og følgende dokumenter fremlegges: Renholdet skal utføres av kvalifisert personell som gis nødvendig opplæring av arbeidsgiver. Leverandøren skal fremlegge dokumentasjon på at selskapet har kompetanse og faglige kvalifikasjoner til å utføre oppdraget. Viser det seg at stedlig renholder ikke har de kvalifikasjoner som forutsatt, plikter leverandør å finne en renholder som har de rette kvalifikasjonene. Det kreves at tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. En liste med oversikt over foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oppdragsgiver må gis tillatelse til å kontakte referansene. Leverandøren må kunne dokumentere tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det skal redegjøres for gjennomsnittlig arbeidsstyrke de siste 3 år og for materiell og teknisk utstyr som leverandøren disponerer. Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Det kreves at tilbyder har velfungerende kvalitetssikringsrutiner som følger NS-INSTA 800:2010. Det er leverandørens ansvar at personalet har arbeids- og oppholdstillatelse. Dette gjelder også for vikarer. Personalet inklusive vikarer skal beherske muntlig et av de skandinaviske språkene. Videre skal personalet bruke arbeidstøy som er tydelig merket med leverandørens firmaemblem. Renholderne skal bære særskilt ID kort som fås etter at selskapet er godkjent hos Arbeidstilsynet. Selskaper som er med i denne konkurransen, og som har søknad under behandling hos Arbeidstilsynet, trenger ikke å bære særskilt ID kort før søknad er godkjent. Videre skal renholderne bære ID kort utstedt av oppdragsgiver i den utstrekning oppdragsgiver finner dette nødvendig. Angivelse av hvor stor del av kontrakten tjenesteyteren har til hensikt å benytte underleverandører skal vedlegges. Dersom det vises til ressurser hos underleverandør må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. Miljøkrav Det kreves at leverandøren har god miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner slik at miljøbelastningen ved renholdet blir minst mulig. Leverandør skal redegjøre for sin miljøkompetanse og for rutiner som dokumenterer bruk av renholdsprodukter, håndtering av avfall og vannforbruk. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens miljøledelsessystem i henhold til ISO eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Videre skal alle rengjøringsprodukter være miljømerket, for eksempel Svanemerket eller EU-blomsten. Leverandør skal dokumentere dette med Svanens lisensnummer og tilsvarende for EU-blomsten. Det skal redegjøres for håndtering av avfall, særlig retursystem for emballasje. 5

7 3 Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er underskrevet og datert. I tillegg skal tilbudet leveres i PDF-format på minnepinne. Ved avvik mellom minnepinnen og skriftlig materiale, har skriftlig materiale forrang. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt/forsendelse, og denne skal merkes med Tilbud på kjøp av renholdstjenester - Tollregion Oslo og Akershus 2013/65047 Tilbudet skal være innbundet eller i perm, med tilbyders navn på ryggen og med skilleark mellom hvert kapittel. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres et særskilt tilbud som kan utleveres i full offentlighet og et tilbud i PDF format på minnepinne. Tilbudet skal systematiseres slik: Tilbudsbrev Brevet skal være undertegnet av representant for tilbyder med signaturfullmakt i henhold til firmaattest. Leverandøren skal bekrefte at alle krav i kravspesifikasjonen er dekket av tilbudsprisen. Dersom dette ikke er bekreftet vil tilbudet bli avvist. Dokumentasjon for kvalifikasjoner. Dokumentasjonen skal ordnes i samme rekkefølge som kravene fremgår i konkurransegrunnlaget Attester og godkjenninger HMS-erklæring Annen dokumentasjon, jf pkt ovenfor vedrørende kvalifikasjonskrav. Beskrivelse for gjennomføringen av oppdraget som gir grunnlag for evalueringen av hvor godt tilbudet scorer på tildelingskriteriene Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen hos tollregionens operasjonssentral i første etasje eller sendes per post Det er leverandøren som har risikoen for at tilbudet har kommet frem til oppdragsgiver innen fristens utløp. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 2. august 2013 kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf anskaffelsesforskriften (1). Innleveringssted Tollbugata 1 a, inngang sjøsiden Postadresse: Tollregion Oslo og Akershus Postboks 8122, Dep 0032 OSLO 6

8 Leverandør må selv dekke de kostnader som han pådrar seg ved utarbeidelse og forsendelse av tilbudet. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 6 måneder etter innleveringsfristen. Prisskjema Tilbudspriser/ sum skal gis i norske kroner inklusive merverdiavgift i vedlagte prisskjema. Prisskjema innleveres i utfylt stand, og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Dersom det foreligger motstridige opplysninger i tilbuds- /prisskjemaet og tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Det skal sendes en spesifisert faktura hver måned med betalingsfrist 30 dager. Faktureringsog/eller administrasjonsgebyr skal ikke forekomme For regulering av kontraktssummen henvises til kontrakten, NS 8431, kapittel II. Kvalitetsprofil Skjema som viser ønskede kvalitetsprofiler basert på INSTA 800:2010 vedlegges. Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige, jf Anskaffelsesforskriften (1) bokstav d og e. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Evt forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf Anskaffelsesforskriften 20-3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Endring og tilbakekall av tilbud. Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Tilbudets utforming og levering. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt 7

9 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl 1400 hos oppdragsgiver. Åpningen foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene Mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt og informasjon om priser og lignende vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evaluering, eller pålagt ved eventuell klage. Avvisning av leverandøren Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5 Avgjørelsen av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom utfallet av konkurransen gir saklig grunn til dette, som for eksempel et politisk vedtak jf anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier legges til grunn i denne konkurranse: Kriterier Prioritet/Vekt Dokumentasjon Pris 70 % Komplett utfyllt prisskjema * CV for ansvarlig arbeidsleder/inspektør der det opplsyses om erfaringer som arbeidsleder/inspektør.den ansvarlige skal være oppdragsgivers faste kontaktperson. CV Kvalitet 30 % skal inneholde referanse fra kunder med kontaktperson og telefonnummer. Oppdragsgiver vil kunne kontakte oppgitt referanse * Dokumentasjon på opplæring på NS INSTA 800 hos tilbudt personale (renholdere). 6. ANNET Endringer i oppdraget Det vises til NS8431 pkt 2,18 og 23 VEDLEGG: 1. Kravspesifikasjon 2. Insta 800:2010 profiler 3. Renholdsplaner 4. Prisskjema 8