Saksnummer: 13/ Dato: 12. mars Konkurransegrunnlag. Avtale om kjøp av leiebiltjenester

Transkript

1 Saksnummer: 13/ Dato: 12. mars 2014 Konkurransegrunnlag Avtale om kjøp av leiebiltjenester

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER, OPPDRAGET OG KONKURRANSEN 3 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 4 KUNNGJØRING 4 OFFENTLIGHET 4 TAUSHETSPLIKT 4 HABILITET 5 ØKONOMISK ANSVAR 5 2. KVALIFIKASJONSKRAV 5 SKATTE- OG MERVERDIATTEST 5 FIRMAATTEST 5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING 5 HMS-EGENERKLÆRING 6 LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR 6 MILJØKRAV 6 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 6 3. KRAV TIL TILBUDET 6 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 6 TILBUDSFRIST 7 INNLEVERINGSSTED 7 VEDSTÅELSESFRIST 7 PRIS 7 FORBEHOLD 8 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET 9 ALTERNATIVE TILBUD 9 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD KRAVSPESIFIKASJON 9 BEHOVSBESKRIVELSE 9 BILSTANDARD 9 ANONYMISERING 10 BYTTEFREKVENS 10 BESTILLING OG HENTE-/ LEVERINGSBETINGELSER 10 BOMBRIKKER 11 SERVICE OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 11 REGISTRERING AV TILBUD 11 TILBUDSÅPNING 11 AVVISNING AV LEVERANDØREN AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 11 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 11 TILDELINGSKRITERIER ANNET 12 ENDRINGER I OPPDRAGET 12 2

3 1.0 Oppdragsgiver, oppdraget og konkurransen Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Tollregion Oslo og Akershus, organisasjonsnummer Oppdragsgiver ønsker å inngå en avtale med en leverandør om kjøp av leiebiltjenester. Henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal skje skriftlig og være undertegnet/sendt av bemyndiget person hos leverandøren til: Tollregion Oslo og Akershus Forvaltningskontoret Pb 8122 Dep OSLO Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes pr e-post til: Thomas Haraldsen thomas.haraldsen@toll.no Dersom det kommer inn spørsmål senere enn seks dager før tilbudsfristens utløp, vil disse ikke bli besvart. Kontrakt For å regulere avtaleforholdet benyttes AIS-89 samt særlige avtalevilkår. Kontraktens omfang Oppdragsgiver innbyr til konkurranse om kjøp av leiebiltjenester. Tollregion Oslo og Akershus har per i dag et løpende samtidig behov for 3 biler. Antall biler kan variere noe med sesong og øvrig behov. Bytte av bil skjer ordinært etter 6 til 8 uker. Det er nødvendig med variasjon i farger, merker og modeller. Det kan også være behov for ekstraordinære bytter av bil, se nærmere beskrivelse i kravspesifikasjon under punkt 4. Kontraktens varighet Kontraktsperioden er med mulighet for forlengelse i ytterligere 1+1 år. Dersom kontraktsperioden forlenges med et år om gangen, må avtalen senest opphøre innen Arkivkode Anskaffelsen er tildelt saksnummer 13/120610, som bes oppgitt ved alle henvendelser. Prosedyre for anskaffelsen Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (heretter kalt anskaffelsesforskriften). Informasjon om regelverket er å finne på: 3

4 For denne anskaffelsen gjelder anskaffelsesforskriftens del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Kunngjøring Anskaffelsen er den kunngjort i TED og Doffin. Det gjøres oppmerksom på at alle tilbydere må registrere seg på DOFFIN for å sikre seg konkurransegrunnlaget. Dette gjelder også tilleggsinformasjon og endringer. Offentlighet Toll- og avgiftsetaten er underlagt lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, nr 16. Etatens hovedregel er at interne dokumenter samt tilbud midlertidig unntas offentlighet fram til det tidspunkt hvor beslutningen om valg av leverandør er fattet. Fra det tidspunkt vil alle dokumenter være offentlig tilgjengelige. Unntaket vil være dokumenter og/eller opplysninger i dokumenter som med hjemmel i lovgivning er underlagt taushetsplikt eller faller under kategorien forretningshemmeligheter. I den anledning skal leverandøren levere et særskilt tilbud som kan distribueres i full offentlighet. Det gjøres oppmerksom på at toll- og avgiftsetaten på selvstendig grunnlag må gjøre vurderingene av hva som kan unntas fra offentlig innsyn. Taushetsplikt Leverandørens ansatte har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om toll- og avgiftsetatens virksomhet som de får kjennskap til i forbindelse med utførelse av tjenester som følger av denne kontrakt i henhold til tolloven Leverandøren er forpliktet til å gjøre sine ansatte kjent med dette pålegget. Ansvarlig person hos leverandøren må signere taushetsplikterklæring, som også innebærer en bekreftelse på at de ansatte gjøres kjent med taushetsplikten. Erklæringen undertegnes ved kontraktsignering. Brudd på taushetsplikten fra ansatte i leverandørens virksomhet, vil kunne betraktes som vesentlig mislighold og medføre heving av avtalen. Leverandøren skal sikre kunden anonymitet. Det skal ikke under noen omstendighet gis opplysninger om hvem som er oppdragsgiver. Dette gjelder også underleverandører, som for eksempel knyttet til veihjelp. Antall personer som kjenner til det enkelte leieforhold skal begrenses også hos hovedleverandør. Dersom det ikke iverksettes og opprettholdes tiltak for å sikre oppdragsgiver anonymitet, vil det kunne regnes som vesentlig mislighold og føre til heving av kontrakt. 4

5 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven og tolloven. Økonomisk ansvar Leverandører som inngir tilbud i henhold til denne forespørsel gjør dette på eget økonomisk ansvar. Enhver utgift eller kostnad leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsdokumenter mv er oppdragsgiver uvedkommende. 2.0 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som ansees nødvendig for å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jf. anskaffelsesforskriftens 20-12(1) a. Tilbyder kan også bli avvist dersom dokumentasjonen reiser tvil om at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under pkt 2., jf. anskaffelsesforskriftens 20-12(1) c) og e). Skatte- og merverdiattest Det skal leveres attester utstedt av hhv. kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge som bekreftelse på at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter ihht lovbestemmelsene. Attestene bes utstedt på skjema RF1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Firmaattest Det skal leveres en -1- attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert (attest fra foretaks- bransjeregister el). Når leverandørens hjemstat ikke utsteder dokumenter som firma- skatt- og merverdiattest, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren (den som inngir tilbud) skal fremlegge kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon/selskap. Kredittvurderingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall. 5

6 Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal utføres av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Kredittratingen skal ikke være dårligere enn A (kredittverdig), eller tilsvarende dersom annen rating benyttes. Tilbud fra leverandører med lavere rating enn A eller tilsvarende (ikke kredittverdig eller kredittverdig mot sikkerhetsstillelse) vil ikke bli vurdert. Dersom leverandøren støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale vedlegges tilbudet. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge kreves det at leverandører som inngir tilbud fremlegger en HMS- egenerklæring. Egenerklæringen skal være underskrevet av daglig leder og representant for de ansatte. Lønns og arbeidsvilkår Leverandør er forpliktet til å følge gjeldende lover og regler hva gjelder lønns- og arbeidsvilkår og tjenestepensjon for sine ansatte. På oppfordring skal dokumentasjon kunne fremlegges. Miljøkrav Oppdragsgiver ønsker å bidra til lavest mulig miljøbelastning. Det kreves at bilene som et minimum tilfredsstiller lovfestede krav. Det skal legges ved en beskrivelse av bedriftens system for miljøhåndtering. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Som bevis på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner skal følgende krav være oppfylte og følgende dokumenter fremlegges: Dokumentasjon på at leverandøren har hatt bilutleie som sitt primærvirke de siste 2 år. 3.0 Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Videre skal tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er underskrevet og datert. Tilbudet skal også leveres i PDF format på minnepinne. Ved avvik mellom minnepinne og skriftlig materiale, har skriftlig materiale forrang. I tillegg skal det leveres et særskilt tilbud som kan distribueres i full offentlighet, jf. tekst under punkt offentlighet. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt/forsendelse, og denne skal merkes med Tilbud på kjøp av leiebiltjenester Tollregion Oslo og Akershus, Forvaltningskontoret 2013/ Tilbudet skal være innbundet eller i perm, med tilbyders navn på ryggen og med skilleark mellom hvert kapittel. Tilbudet skal systematiseres slik: - Tilbudsbrev Brevet skal være undertegnet av representant for tilbyder med signaturfullmakt i henhold til firmaattest. Leverandøren skal bekrefte at alle krav i 6

7 kravspesifikasjonen er dekket av tilbudsprisen. Dersom dette ikke er bekreftet vil tilbudet bli avvist. - Dokumentasjon for kvalifikasjoner - Skatteattester - HMS-erklæring - Annen dokumentasjon, jf pkt ovenfor vedrørende kvalifikasjonskrav. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen i 1. etasje eller sendes per post. Det er leverandøren som har risikoen for at tilbudet har kommet frem til oppdragsgiver innen fristens utløp. Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf anskaffelsesforskriften (1). Innleveringssted Tollbugata 1 A, inngang sjøsiden. Postadresse: Tollregion Oslo og Akershus Postboks 8122 Dep OSLO Leverandør må selv dekke de kostnader som han pådrar seg ved utarbeidelse og forsendelse av tilbudet. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 6 måneder etter innleveringsfristen. Pris Leverandøren skal tilby en god variasjon av kjøretøy innenfor følgende to segmenter utarbeidet av Opplysningsrådet for Veitrafikken AS: Segment D: Mellomstore biler Segment E: Store biler (Nærmere beskrivelse finnes i vedlagte Særlige avtalevilkår under punktet Bilgruppe og kvalitet.) 7

8 Tilbudspris skal gis i NOK inkl merverdiavgift. Oppdragsgiver ønsker en fast pris per bil per måned for hver av de to segmentene. Det skal oppgis pris for leie: - per måned per bil i Segment D - per måned per bil i Segment E Pristilbud for de to segmentene skal angis særskilt, men vil i selve konkurransen slås sammen til en konkurranseutsatt snittpris. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med den leverandøren som kan tilby den beste snittprisen for de to segmentene. De særskilt angitte prisene vil senere inngå i avtalen og benyttes for hvert enkelt leieforhold. Oppdragsgiver har per i dag et løpende samtidig behov for tre biler. Tilbudsprisen skal inkludere inntil km årlig for hvert av de løpende leieforholdene. Det er lite sannsynlig at antall kilometer overskrides. Eventuelle overkjørte kilometer per år kompenseres med en fast kilometersats på kr 3,00 inkludert merverdiavgift. Denne satsen vil også være gjenstand for endring jf. punktet Prisjustering. Det skal faktureres månedlig og faktura skal spesifiseres pr. kjøretøy. Betalingsfrist skal være 30 dager. Spesifikasjonen skal blant annet inneholde biltype, tidsrom for leie, segmenttilhørighet og pris. Fakturering skal gjøres elektronisk i tråd med statens fastsatte standardformat (EHF). Tilsvarende gjelder for eventuelle purringer og kreditnotaer. Leverandøren kan splitte fakturaen i ulike poster, avhengig om det påløper merverdiavgift for tjenestene fakturaen omfatter. Fakturerings- eller administrasjonsgebyr skal ikke forekomme. For rett til regulering av kontraktsum henvises til de særlige avtalevilkår under punktet Prisjustering. Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige, jf Anskaffelsesforskriften (1) bokstav d og e. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. anskaffelsesforskriften

9 Leverandøren bes å beskrive de økonomiske konsekvensene forbeholdet vil ha for oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil i evalueringen likevel selv forsøke og sette pris på de økonomiske konsekvensene, og ta dette med i evalueringen. Forbehold som det ikke lar seg å sette pris på vil medføre avvisning. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbyderne vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften bokstav f. Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Endring og tilbakekall av tilbud. Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punktet Tilbudets utforming og levering. 4.0 Kravspesifikasjon Behovsbeskrivelse Oppdragsgiver ønsker å leie ca. 3 stk. biler som byttes regelmessig eller ved akutt behov, se nærmere beskrivelse under avsnittet Byttefrekvens nedenfor. Leverandøren må kunne tilby et stort spekter av merker og modeller med ulike og nøytrale farger. Bilene skal leveres med registreringsskilter fra Oslo, alternativt med mye brukte skilter fra nabokommunene. Leverandøren skal tilby en god variasjon av kjøretøy innenfor følgende to segmenter utarbeidet av Opplysningsrådet for Veitrafikken AS: Segment D: Mellomstore biler Segment E: Store biler Se nærmere om segmenter i konkurransegrunnlagets vedlegg 2. Det samtidige uttaket av biler (ca. 3 om gangen) skal tilpasses av leverandøren, slik at bilene oppdragsgiver innehar til enhver tid representerer forskjellige merker, modeller og farger. Bilstandard Alle kjøretøy som omfattes av denne kontrakt skal være i forskriftsmessig stand, og ikke være eldre enn 3 år. Ved levering skal det foreligge tilstandsrapport og bilene skal være rengjorte. Krav om rengjøring kan avvikes ved hastebestilling. Bilen skal ha originale felger. 9

10 Bilene skal leveres med registreringsskilter fra Oslo, alternativt med vanlig brukte skilter fra nabokommunene. Bilene skal leveres med nøytrale farger Anonymisering Bilene skal leveres anonymisert uten synlige klistremerker og lignende som angir hvor bilen er leid. Leverandøren skal sikre oppdragsgiver anonymitet. Det skal ikke under noen omstendighet gis opplysninger om hvem som leier bilen. Dette gjelder også underleverandører, eks veihjelp. Antall personer som kjenner til det enkelte leieforhold skal også begrenses til det som er helt nødvendig for tjenestens utførelse. Byttefrekvens Bilene disponeres i utgangspunktet for et tidsrom på 6-8 uker. Oppdragsgiver plikter i disse normaltilfeller å varsle ordinær tilbakelevering senest en uke i forkant. Leverandøren plikter å stille leiebil til oppdragsgiverens disposisjon senest innen en uke ved ordinær bestilling. Hastebytte: Unntaksvis vil oppdragsgiver ha behov for bytte av bil på kort varsel, slik at både utlevering og innlevering må skje innen en frist på to timer. Oppdragsgiver kan i disse tilfellene ikke stille samme krav til klargjøring i visuell form av rydding, ytre vask, støvsuging osv. Leverandøren forplikter seg likevel til å levere en bil i så godt klargjort stand som mulig i disse hastetilfellene, og bilen må fremstå som akseptabelt ryddet og vasket. Leverandøren har også et ansvar i hastetilfeller å påse at bilen er i forskriftsmessig teknisk stand. Bestilling og hente-/ leveringsbetingelser Leverandør må være tilgjengelig og kunne stille biler til disposisjon mandag lørdag Kl. 10 kl. 17. Oppdragsgiver henter biler til avtalt tid på leverandørens faste forretningssted innenfor Oslos bygrense. Dersom leverandøren har forretningssted utenfor bygrensen, kan leverandøren i stedet besørge transport av kjøretøyet til en av oppdragsgivers faste tilholdssted i Oslo etter nærmere avtale. Eventuelle bompenger eller øvrige kostnader knyttet til levering skal i så tilfelle være inkludert i kontraktsprisen. Det kan også være aktuelt for oppdragsgiver å benytte biler i tjeneste på Gardermoen. Oppdragsgiver må i disse tilfellene enten kunne hente eller få levert biler på Gardermoen eller i rimelig nærhet. Leverandøren må også her ta høyde for punktet om byttefrekvens, både ordinære tilfeller og hastetilfeller. Eventuelle bompenger eller øvrige kostnader knyttet til levering skal i så tilfelle være inkludert i kontraktsprisen. Dersom ikke leverandøren kan stille biler til rådighet i henhold til det totale samlede behov, vil oppdragsgiver kunne gjøre gjeldende overfor leverandør en eventuell differanse i kostnad som følge av nødvendig rekvirering hos annen leverandør. 10

11 Oppdragsgiver skal angi følgende i sin bestilling: Kundenummer, utlevering (sted, dato og klokkeslett), samt eventuelle særlige forhold. Leverandør skal bekrefte bestillingen på e-post. Bilene skal kunne benyttes av alle med ansettelsesforhold hos oppdragsgiver som i sitt arbeid har et saklig behov for å bruke bilene. Oppdragsgiver skal ha anledning til å holde den enkelte sjåførs identitet skjult overfor leverandør. Bilene leveres med full drivstoff tank og returneres med full drivstoff tank. Bombrikker Oppdragsgiver fremskaffer bombrikker til eget bruk, og har ansvaret for å melde fra til bomselskapet. Kjøretøy skal således leveres uten bombrikke, og kostnader knyttet til bom skal ikke belastes oppdragsgiver. Service Leverandøren står for all service og forberedelser knyttet til sesongskifte. Kontraktsprisen inkluderer alle nødvendige og relaterte tjenester som er knyttet til drift og vedlikehold av bilene uansett vær- og føreforhold. Forsikring Alle kjøretøy (leiebiler) leverandøren tilbyr til oppdragsgiver i henhold til denne kontrakt skal være kaskoforsikret (tyveri, kollisjon, utforkjøring, velt, brann, glass, hærverk). Nevnte forsikring skal benyttes ved eventuelle skader, og være inkludert i kontraktsprisen, se de særlige avtalevilkårene. 5.0 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted hos oppdragsgiver. Åpningen foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. Mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt og informasjon om priser og lignende vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evaluering, eller pålagt ved eventuell klage. Avvisning av leverandøren Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6.0 Avgjørelsen av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 11

12 Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom utfallet av konkurransen gir saklig grunn til dette, som for eksempel et politisk vedtak jf. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. 7.0 ANNET Endringer i oppdraget Det vises til Særlige avtalevilkår under punktet Oppdragsgivers flytting eller omlegging av virksomheten. Vedlegg til konkurransegrunnlaget: 1. Særlige avtalevilkår 2. Segmentoversikt 12