Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune. Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg Audit & Advisory Februar 2011

2

3 Innhald Samandrag Innleiing Bakgrunn Føremål Problemstillingar Avgrensingar Metode Dokument- og statistisk analyse Elektronisk spørjeundersøking Intervju Verifisering og høyring Revisjonskriterium Innleiing Forvaltning av bygningsmassen Vedlikehaldsetterslep i kommunesektoren Fylkeskommunale mål og vedtak Ulike former for vedlikehald Organisering og fordeling av ansvar Plan- og bygningsloven Kommunehelsetenestelova med forskrifter Arbeidsmiljøloven Opplæringslova Referansenivå for vurdering av tilstand Universell utforming Internkontroll Data Om Hordaland fylkeskommune sin bygningsmasse Organisering og ansvarsfordeling Overordna organisering og ansvarsfordeling Roller og ansvarsfordeling i Eigedomsseksjonen Reinhald Ansvarsfordeling og kommunikasjon mellom Eigedomsseksjonen og brukarar Kompetanse Strategi for vedlikehald av bygningsmassen Vedlikehaldsarbeidet Økonomiske ressursar til drifts- og vedlikehaldsarbeid Prioritering av dei økonomiske ressursane Helseverngodkjenning av skular Avvik frå krava til det fysiske skulemiljøet Tilstanden til bygga Inneklimaet i bygningane Temperatur Ventilasjon Reinhald Andre forhold Følgjer av tilstanden til bygga og/eller inneklimaet

4 4.11 Universell utforming Internkontroll Kartlegging av tilstanden til bygga Rutinar for oppfølging av registrerte avvik HMT-arbeidet ved skulane Vurderingar Oppfølging av tidlegare revisjon Etterleving av regelverk, retningsliner og målsettingar Krav til det fysiske miljøet og verknaden dette har på brukarane Godkjenning av skulebygg Mål for vedlikehald og inneklima Universell utforming Vedlikehaldsarbeidet Oversikt over tilstanden til bygga Rolle- og ansvarsdeling Internkontroll System for internkontroll Avvikssystem System for kartlegging og iverksetjing av tiltak Forslag til tiltak Vedlegg 1: Oversikt over sentrale dokument og litteratur Vedlegg 2: Høyringsuttale

5 Samandrag I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet, har Deloitte gjennomført forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg. Føremålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vore å kartleggje i kva grad fylkeskommunen overheld regelverk og retningsliner, og følgjer opp målsettingar og vedtak vedrørande vedlikehald og inneklima i eigen bygningsmasse. Vidare har eit føremål med revisjonen vore å kartleggje i kva grad organisering og prosedyrar fungerer føremålstenleg i forhold til å oppnå ei god, langsiktig eigedomsforvaltning. Hordaland fylkeskommune forvaltar ein bygningsmasse på i overkant av kvadratmeter. Bygg som blir nytta til undervisning ved dei 46 vidaregåande skulane i Hordaland utgjer størstedelen av bygningsmassen. I tillegg disponerer fylkeskommunen administrative bygg, kulturbygg, tannklinikkar og kollektivanlegg. Vedlikehald av bygningsmassen blir utført av Eigedomsseksjonen i fylkeskommunen. Frå og med 2007 har vedlikehaldsarbeidet vore organisert etter ein sentralisert modell. Forvaltningsrevisjonen viser at det er fleire fordelar ved ei slik organisering, mellom anna at driftspersonalet blir betre utnytta enn tidlegare og at organiseringa legg til rette for god fagleg kompetanse i seksjonen. Samtidig går det fram at det frå brukarsida er noko misnøye knytt til organiseringa. Det går også fram at det er utfordringar knytt til i kva grad områdeleiarane får nytta sin fagkompetanse, på grunn av at dei har fått mange administrative oppgåver. Det er registrert avvik frå fleire lovar og forskrifter som omhandlar krav om at bygg og/eller inneklimaet skal vere forsvarleg eller tilfredsstillande når det gjeld faktorar som helse, tryggleik, trivsel, velferd og læring. Ved fleire skular rapporterer brukarane om at det å opphalde seg i skulebygget har ført til skade/fare for skade, sjukdom, forverra helsetilstand og/eller ulike plagar både for tilsette og elevar. Fylkeskommunen har ikkje eit samla system for å sikre at regelverket som er relevant for vedlikehald og inneklima i bygningsmassen blir overhalde, eller for å vurdere måloppnåing innan vedlikehaldsarbeidet. Det er heller ikkje etablert eit system for kartlegging, rapportering og retting av avvik i forhold til dei krava som blir stilt i regelverket. Berre 19 av 46 vidaregåande skular er helseverngodkjente etter forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular. 13 år etter fristen for å få godkjenning er framleis 27 skular utan godkjenning. I 2007 blei det gjennomført ein forvaltningsrevisjon om vedlikehald av skulebygg. Undersøkinga viser at denne i liten grad har blitt følgt opp i etterkant. Det har ikkje blitt utarbeidd ein overordna strategi for vedlikehaldsarbeidet, og løyvingane til ordinært og ekstraordinært vedlikehald har ikkje auka vesentleg, sjølv om dette blei vedteke av Fylkestinget i samband med handsaminga av revisjonsrapporten. Samtidig tyder undersøkinga på at fylkeskommunen har redusert vedlikehaldsetterslepet dei seinare åra, og at ekstraordinære statsmidlar i 2009 har vore viktige i denne samanhengen. 5

6 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune, sak nr. 22/ , har Deloitte gjennomført forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg. Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Føremål Føremålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vore å kartleggje i kva grad Hordaland fylkeskommune overheld regelverk og retningsliner, og følgjer opp målsettingar og vedtak vedrørande vedlikehald og inneklima i eigen bygningsmasse. Vidare har eit føremål med revisjonen vore å kartleggje i kva grad organisering og prosedyrar fungerer føremålstenleg i forhold til målsettingar, kostnadseffektivitet og i forhold til å oppnå ei god, langsiktig eigedomsforvaltning. 1.3 Problemstillingar Med bakgrunn i føremåla er det formulert følgjande problemstillingar som er undersøkte i samband med revisjonen. 1. Korleis er tidlegare forvaltningsrevisjon innan området følgt opp? 2. I kva grad etterlever Hordaland fylkeskommune gjeldande regelverk, retningsliner og målsettingar for vedlikehald og inneklima i forvaltninga av den fylkeskommunale bygningsmassen? a. Er fylkeskommunen sine skulebygg i samsvar med krav til det fysiske miljøet i opplæringslova 9a-2? b. Er alle skulebygg godkjent i samsvar med krav i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular? c. Er fylkeskommunen sine skulebygg i samsvar med krav i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular? d. Er fylkeskommunen sine verksemder og eigedomar i samsvar med krav i forskrift om miljøretta helsevern? e. Har fylkeskommunen sett eigne mål for vedlikehald og inneklima i bygningsmassen? f. I kva grad har fylkeskommunen følgt opp eventuelle eigne målsettingar og vedtak for vedlikehald og inneklima i bygningsmassen? 3. Korleis ivaretek fylkeskommunen krav om universell utforming i samband med vedlikehald av fylkeskommunal bygningsmasse? 6

7 4. Har Hordaland fylkeskommune etablert føremålstenlege system og rutinar for å ivareta eit godt, langsiktig vedlikehald av fylkeskommunen sin bygningsmasse? a. Har fylkeskommunen ei tydeleg rolle- og ansvarsdeling knytt til vedlikehald og inneklima i fylkeskommunen sin bygningsmasse? b. Har fylkeskommunen god oversikt over tilstanden dei fylkeskommunale bygga er i, og eventuelle endringar i tilstanden? 5. Har Hordaland fylkeskommune etablert eit internkontrollsystem i samsvar med krav i regelverket? a. Har Hordaland fylkeskommune eit velfungerande avvikssystem i samband med problemstillingar knytt til vedlikehald og inneklima i fylkeskommunen sin bygningsmasse? b. Har fylkeskommunen eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket vert overhalde? 1.4 Avgrensingar Hordaland fylkeskommune sin bygningsmasse består i stor grad av skulebygg, men også av andre føremålsbygg som til dømes tannklinikkar, kollektivanlegg og administrasjonslokale. I denne forvaltningsrevisjonen har hovudfokuset vore på skulebygg. 7

8 2. Metode 2.1 Dokument- og statistisk analyse Dokument i form av mellom anna lovar, lovforarbeid og forskrifter, utredningar, undersøkingar og teori på det aktuelle feltet, samt dokumentasjon frå fylkeskommunen, har vore brukt som bakgrunnsdata, revisjonskriterium og faktagrunnlag. Dokumentasjon frå fylkeskommunen omfattar hovudsakleg skildringar av bygg og organisering av vedlikehaldsarbeidet, samt saksdokument, planar og rapportar vedrørande vedlikehald og inneklima. Statistikk frå KOSTRA har også vorte nytta som faktagrunnlag. 2.2 Elektronisk spørjeundersøking For å kartleggje i kva grad Hordaland fylkeskommune si eigedomsforvaltning bidrar til å tilfredsstille brukarbehov, vart ei spørjeundersøking sendt ut til eit utval personar som representerer brukarane av fylkeskommunen sine skulebygg. Gjennom undersøkinga er det gjort ei kartlegging av brukarane si oppleving av tilstanden til bygga, og av i kva grad bygningane tilfredsstiller spesifikke krav i regelverket. Vidare er det stilt spørsmål om organisering, ansvarsforhold og kommunikasjon i samband med oppgåver knytt til vedlikehald og inneklima i bygningsmassen. Undersøkinga vart sendt på e-post til rektorar og hovudverneombod ved alle dei 47 skulane (46 vidaregåande skular og ein folkehøgskule) i Hordaland fylkeskommune samt til elevrådsleiar og utvalde kontaktlærarar ved tolv tilfeldig utvalde vidaregåande skular 1. Dei ulike respondentgruppene fekk til ein viss grad ulike spørsmål, til dømes vart ein del spørsmål berre stilt til rektorane. Tabell 1 under viser tal på dei som har svart og svarprosenten for dei ulike respondentgruppene. Legg ein alle respondentane til grunn, er det fem skular som ikkje er representert i undersøkinga. 2 Tabell 1 Tal på respondentar og svarprosent for ulike respondentgrupper. Rektorar Verneombod Elevrådsleiarar Kontaktlærarar Totalt Tal på mottakarar av undersøkinga Tal på svar Svarprosent 72,3 % 63,8 % 33,3 % 48,8 % 57,3 % Svarprosenten i spørjeundersøkinga vil kunne påverke pålitelegheita til datagrunnlaget. For å auke svarprosenten er det sendt ut fleire påminningar til respondentane. Då svarprosenten for dei ulike respondentgruppene er ulik, og dei ulike respondentgruppene har ulike roller og ansvar i høve til 1 Ut frå ei liste over skulane, blei om lag kvar fjerde skule valt. Skular som berre har leigde lokale blei ikkje valt. Følgjande tolv skular blei valt ut:: Askøy videregående skole, Bergen maritime videregående skole, Fana gymnas, Langhaugen videregående skole, Norheimsund videregående skole, Os gymnas, Rubbestadnes vidaregåande skule, Stend vidaregåande skule, U. Pihl videregående skole, Voss jordbruksskule og Årstad videregående skole. 2 Ved følgjande skular var det ingen som svarte på undersøkinga: Austevoll vidaregåande skule, Manger folkehøgskole, Sandsli videregående skole, Stord vidaregåande skule og Voss vidaregåande skule. 8

9 vedlikehald og inneklima, vil det i presentasjonen av resultat frå undersøkinga gå tydeleg fram om tala representerer totalen for alle respondentgrupper, eller berre svar frå til dømes rektorar. 2.3 Intervju Det er gjennomført 20 intervju i samband med forvaltningsrevisjonen. Både representantar frå forvaltarsida og brukarsida er intervjua. Vidare er intervju nytta for å få informasjon om inneklima- og vedlikehaldsarbeid også ved andre bygg enn skular. Intervjuobjekta omfattar: Ti tilsette ved Eigedomsseksjonen. Derunder eigedomssjef, drifts- og vedlikehaldssjef, tre områdeleiarar, tre rådgjevarar/fagspesialistar og to driftsleiarar Leiar av fylkeskommunen sin HMT-seksjon Fem rektorar Klinikksjef ved to tannklinikkar Ein teknisk konsulent frå kollektivselskapet Tide Hovudverneombodet ved Fylkesadministrasjonen. Alle intervjureferata har vorte verifiserte av intervjuobjekta. Ytterlegare avklaringar med intervjua personar og andre involverte personar har vorte gjort per telefon og e-post. 2.4 Verifisering og høyring Høyringsutkast til rapport er sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Faktafeil er retta opp, og tilleggsopplysningar og presiseringar er lagt til i samsvar med fylkesrådmannen sine kommentarar til datadelen. Fylkesrådmannen sine kommentarar til revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak går fram av vedlegg 2 til rapporten. 9

10 3. Revisjonskriterium 3.1 Innleiing Innsamla data er vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar og anna regelverk, samt anbefalingar som går fram av ulike rapportar og utredningar. I tillegg er relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner nytta som revisjonskriterium. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon 3. Revisjonskriteria er presentert under. 3.2 Forvaltning av bygningsmassen Vedlikehaldsetterslep i kommunesektoren Regjeringa oppnemnte ved kongeleg resolusjon av 21. november 2003 eit utval, Eigedomsforvaltningsutvalet, for å gjennomgå og evaluere eigedomsforvaltninga i kommunar og fylkeskommunar. Dei skulle mellom anna stille opp kriterium for god eigedomsforvaltning. Utvalet ga ut sin rapport gjennom NOU 2004:22 og anslo i denne eit samla vedlikehaldsetterslep i kommunesektoren på om lag 45 milliardar kroner. 4 I kommuneproposisjonen for 2007 vart det stadfesta at det var ei sentral målsetting at vedlikehaldsetterslepet skulle fjernast, samtidig som ein skulle unngå at nytt etterslep skulle oppstå. Det vart også poengtert at for å oppnå dette, måtte kommunesektoren auke driftsutgiftene til vedlikehald Fylkeskommunale mål og vedtak I ein forvaltningsrevisjon utført av Fylkesrevisjonen i Hordaland i 2007, vart det konkludert med at Hordaland fylkeskommune har eit monaleg etterslep i vedlikehaldet, samt at revisjonen anbefalte å utarbeide ein strategi for eit verdibevarande vedlikehald. 6 I samband med handsaming av forvaltningsrevisjonsrapporten, vedtok Fylkestinget følgjande: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for at det vert utarbeidd strategi for vedlikehald av skulebygningar der ein tek omsyn til: Verdibevaring av bygningane Inneklima og arbeidsmiljø 2. Fylkestinget har ei målsetting om å redusere vedlikehaldsetterslepet med ekstraordinære midlar. 3. Fylkestinget har også ei målsetting om auka ressursar til ordinært vedlikehald Ulike former for vedlikehald I ein rapport frå Norges Byggforskningsinstitutt (Byggforsk) frå 2004 vert det vist til at levetida til eit skulebygg vert forlenga ved ulike former for vedlikehald. I rapporten går det fram at vedlikeholdskostnader blir lavest ved en fornuftig kombinasjon av løpende og forebyggende 3 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon 4 NOU 2004:22 side St.prp. nr. 61 ( ) 6 Fylkesrevisjonen i Hordaland (2007): Forvaltningsrevisjonsrapport: Vedlikehald av skulebygningar i Hordaland fylkeskommune 7 Saksnr 21/07 i Fylkestinget: Forvaltningsrevisjonsrapport om vedlikehald av skulebygningar. Arkivnr /21/07,

11 vedlikehold 8. Former for vedlikehald som vert sett på som lite lønsame, er brannslukking 9 og skippertak 10. Også Eigedomsforvaltningsutvalet peiker i NOU 2004:22 på at planmessig vedlikehald er lønsamt over tid, og vil medføre lågare forvaltningskostnader enn dersom vedlikehaldet vert utført i skippertak eller etter brannslukkingsmetoden. Eigedomsforvaltningsutvalet definerer planmessig vedlikehald slik: ( ) tiltak som tar sikte på å opprettholde kvaliteten eller forsinke forringelsen av de tekniske egenskapene som er nødvendige for at bygningsdelene skal kunne funksjonere som forutsatt. I dette inngår også utskifting av komponenter, for eksempel utskifting av fugemasse, utskifting av listverk, dører, vinduer osv. 11 Eigedomsforvaltningsutvalet viser til at eit utbredt alternativ til planmessig vedlikehald er å la eit bygg forfalle gradvis for deretter å gjennomføre ei større rehabilitering. Dette skjer gjerne i samband med ombygging av bygget for å tilpasse det til endra krav eller behov Organisering og fordeling av ansvar Kommunar og fylkeskommunar har moglegheit til å velje ulike vis å organisere arbeidet med vedlikehald og inneklima på. Det er likevel gitt ein del tilrådingar for god eigedomsforvaltning, som mellom anna omfattar organisering. Det er vanleg å skilje mellom rollene som eigar, forvaltar og brukar av eit bygg. I hovudsak er det eigar som har det rettslege ansvaret når det gjeld tilstanden til eit bygg, og forvaltar som på vegne av eigar har ansvar for gjennomføring av dei fleste vedlikehaldsoppgåver. Eigedomsforvaltningsutvalet peiker på at eit kriterium for god eigedomsforvaltning er at det føreligg ei ( ) hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, som legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. 12 Også ECON og Multiconsult presiserer i ein rapport frå 2002 viktigheita av ei klår og eintydig definering av roller, oppgåver og ansvar som ein føresetnad for at ein eigedomsforvaltningsorganisasjon skal kunne drive effektivt. Der ansvaret for eigedomsforvaltninga ikkje ligg hos brukarane av bygga, anbefaler ECON og Multiconsult regelmessige møte mellom brukarane av bygga og dei som er ansvarlege for eigedomsforvaltninga, då dette kan bidra til å skape ei sams forståing av verkelegheita og kjennskap til og forståing for kvarandre sine roller og situasjonar. 13 Dette vil også vere viktig for å tilfredsstille brukarbehov, noko som ifølgje Eigedomsforvaltningsutvalet er eit av kriteria for god kommunal eigedomsforvaltning. ECON og Multiconsult peiker også på viktigheita av å bevisstgjere politikarane når det gjeld vedlikehald av kommunale bygg, då det er på politisk nivå dei viktigaste avgjerdene kring eigedomsforvaltninga vert tatt. I denne samanheng er analyser og oversikter viktige verkemiddel for å auke bevisstheita om viktigheita av god eigedomsforvaltning, og for å oppnå betre ressursutnytting av kapital og driftsmidlar. 8 Norges Byggforskningsinstitutt (2004): Fra brannslokking og skippertak til forsvarlig forvaltning av skolebygg, side 5. 9 Brannslukking vert nytta for å skildre ein situasjon der det vert utført for lite førebyggande vedlikehald, og det oppstår akutte skadar som må prioriterast. Dette kan til dømes vere ein taklekkasje. 10 Skippertak skildrar ein situasjon der vedlikehaldet er forsømt over fleire år, og det må gjerast eit skippertak for å ta igjen det forsømte. 11 NOU 2004:22, side NOU 2004:22, side ECON og Multiconsult (2002): Organisering av kommunal eiendomsforvaltning. 11

12 Ifølgje ECON og Multiconsult har ein sentralisert modell 14 fleire fordelar framfor den desentraliserte. Det vert peika på at spisskompetanse vert utnytta betre i ein sentralisert modell, og at arbeidsbelastninga på driftspersonalet vert jamnare når dei opptrer som eit team. Det er også lettare å få gjennomført større vedlikehaldstiltak når ein har eit samla team. ECON og Multiconsult meiner at dette fører til betre ressursutnytting enn i ein desentralisert modell: ( ) kommuner som har sentralisert eiendomsforvaltningen ser ut til å ha oppnådd betydelige effektivitetsgevinster i form av lavere driftsutgifter og bedre utnyttelse av ressursene som brukes på vedlikehold. 15 Samtidig står det fram som viktig å bevare ein av styrkane til den desentraliserte modellen, nemlig at dei einskilde tilsette i driftseininga har eitt eller fleire faste bygg som sitt hovudansvarsområde. Eigarforholdet til bestemte bygg er ein styrke i den desentraliserte modellen, og motiverer til godt vedlikehald ifølgje ECON og Multiconsult. 3.3 Plan- og bygningsloven Plan- og bygningsloven gjeld for alle fylkeskommunale bygg som er omfatta av denne revisjonen. I hovudsak omtaler lova nybygg, men i kapittel 31 er også vedlikehald og utbetring av eksisterande bygg omtalt. Av 31-3 går følgjande fram: Eier eller den ansvarlige plikter å holde byggverk og installasjoner som omfattes av denne lov i en slik stand at det ikke oppstår fare for skade på, eller vesentlig ulempe for person, eiendom eller miljø, og slik at de ikke virker skjemmende i seg selv eller i forhold til omgivelsene. Dette inneber mellom anna eit krav om at bygget ikkje skal vere farleg å opphalde seg i, med omsyn til fare for skadar eller sjukdom for personar. Det inneber også eit estetisk krav. 3.4 Kommunehelsetenestelova med forskrifter Sentral blant bestemmingane som regulerer inneklimaet er kommunehelsetenestelova kapittel 4a, som omhandlar miljøretta helsevern. Av 4a-1, første ledd, går det fram at Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Vidare går det fram av 4a-2 at det er kommunestyret som skal ha tilsyn med dei faktorar som er nemnt i 4a-1, første ledd. Forskrift om miljøretta helsevern har som føremål å fremje folkehelse og medverke til gode miljømessige forhold, samt å sikre befolkninga mot faktorar i miljøet som kan ha negativ innverknad på helsa. Det overordna kravet i forskrift om miljøretta helsevern går fram av 7: Virksomheter og eiendommer skal planlegges, bygges, tilrettelegges, drives og avvikles på en helsemessig tilfredsstillende måte, slik at de ikke medfører fare for helseskade eller helsemessig 14 ECON og Multiconsult (2002) omtalar tre hovudmodellar for kommunal eigedomsforvaltning. Ein sentralisert modell inneber at det er oppretta ei eige eigedomseining, det vere seg ein etat, ei avdeling, eit kommunalt føretak eller eit aksjeselskap, som har ansvaret for drift og vedlikehald av den kommunale bygningsmassen. Den delvis sentraliserte modellen inneber at dei enkelte verksemdene tek hand om brukarrolla, men også delvis forvaltarrolla ved at dei sjølve har ansvar for den daglege drifta og vedlikehaldet av bygningane, og har personalansvar til dømes for vaktmeister- og reinhaldspersonale. Den desentraliserte modellen inneber at dei enkelte verksemdene tek hand om både brukar- og forvaltarrolla, og ofte også i nokon grad eigarrolla. Den einskillde verksemda har sjølv ansvaret for drift og vedlikehald av eige bygg. Med andre ord er ansvaret spreidd på mange einingar. 15 ECON og Multiconsult (2002): Organisering av kommunal eiendomsforvaltning, side 31 12

13 ulempe. Med helsemessig ulempe menes forhold som etter en helsefaglig vurdering kan påvirke helsen negativt og som ikke er helt uvesentlig. 10 i forskrift om miljøretta helsevern gjev meir spesifikke krav til verksemder som vert nytta av mange menneske, eller der menneske oppheld seg over lengre periodar. Til desse verksemdene vert det mellom anna stilt følgjande krav: Virksomheten skal ha tilfredsstillende inneklima. Lydforhold og belysning skal ikke medføre helsemessig ulempe og skal være tilfredsstillende i forhold til det virksomheten brukes til. Vidare går det fram av 10 i forskrift om miljøretta helsevern at De sanitære anleggene i virksomheten skal ha en helsemessig forsvarlig utforming, kapasitet og standard. Av forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular går det fram kva krav som gjeld spesielt for det fysiske miljøet i skular og barnehagar. Statens Helsetilsyn har i tillegg utarbeidd ein rettleiar til forskrifta 16. I denne blir det gitt rettleiing til dei ulike paragrafane i forskrifta, mellom anna gjennom praktiske døme. I 2 i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular er verkeområdet til forskrifta definert, og det går fram at forskrifta kjem til anvending ved planlegging, tilrettelegging og drift av barnehagar, grunnskular og vidaregåande skular. I 6 i forskrifta vert det stilt krav om godkjenning av skular og barnehagar: Virksomheter som omfattes av forskriften, jf. 2, skal være godkjent av kommunestyret. Godkjenning etter denne forskrift fritar ikke for bestemmelser som er gitt i medhold av annet regelverk. Søknad skal fremlegges for godkjenningsmyndigheten når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten. Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. Det må fremgå hvor mange barn/ elever og ansatte virksomheten er beregnet for. ( ) Virksomhet som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember Av 7 i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular går det fram at: Virksomheter som omfattes av forskriften, skal være helsemessig tilfredsstillende. Virksomhetene skal planlegges, bygges, tilrettelegges og drives slik at forskriftens bestemmelser om trivsels-, helse-, hygiene- og sikkerhetsmessige forhold oppfylles på en allment akseptert måte. I 13 i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular blir krav til reingjering og vedlikehald omtala: 16 Statens Helsetilsyn (1998): Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK

14 De deler av virksomhetens innendørs arealer som er i daglig bruk, skal ha forsvarlig renhold etter hygienisk tilfredsstillende metoder. Hovedrengjøring skal gjennomføres årlig i innendørs arealer. Uteområdet og tekniske anlegg skal vedlikeholdes og rengjøres etter behov. I rettleiaren til forskrifta går mellom anna følgjande fram om reinhald og den betydninga reinhaldet har for inneklimaet: Sammenheng mellom støv og helseplager hos følsomme individer og individer med astma og allergi er godt dokumentert. Hensikten med renhold er å redusere forekomsten av støvpartikler, allergener og smittestoffer. ( ) Støv kan i seg selv være skadelig, samtidig som støvet transporterer med seg kjemiske forbindelser som kan ha negativ innvirkning på helsen. ( ). 17 I rettleiaren blir det også påpeikt at tilfredsstillande vedlikehald er ein føresetnad for å sikre best mogleg reinhald. Grovstøv følger av slitasje av flater og synker lett ned. Oppvirvling av dette støvet virker irriterende og kan forårsake klager over «tørr luft». 18 I 19 i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular går følgjande krav til inneklima/luftkvalitet fram: Virksomheten skal ha tilfredsstillende inneklima, herunder luftkvalitet. Temperaturregulering og ventilasjon skal være tilpasset bruksområdet og årstidsvariasjoner. ( ) I 20 og 21 blir det stilt krav om hhv tilfredsstillande lydforhold og tilfredsstillande lysforhold. I forskrifta vert det også stilt krav om at det er eit tilstrekkelig tal på toalett og vaskar i verksemda, og at dei sanitære anlegga skal ha hygienisk utforming, kapasitet og standard Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven gjeld for verksemder som sysselset arbeidstakarar. Kapittel 4 omtalar krav til arbeidsmiljøet, og av 4-1 går det mellom anna fram at Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. ( ). Vidare går følgjande fram av 4-4: Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Arbeidstilsynet har utarbeidd ein rettleiar om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. 3.6 Opplæringslova Opplæringslova kapittel 9a fungerer som barna sin arbeidsmiljølov, og tråtte i kraft 1. april Av 9a-2 går følgjande fram: 17 Statens Helsetilsyn (1998): Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK Side Statens Helsetilsyn (1998): Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK Side Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v

15 Skolane skal planleggjast, byggjast, tilretteleggjast og drivast slik at det vert teke omsyn til tryggleiken, helsa, trivselen og læringa til elevane. Det fysiske miljøet i skolen skal vere i samsvar med dei faglege normene som fagmyndigheitene til ein kvar tid anbefaler. Dersom enkelte miljøtilhøve avvik frå desse normene, må skolen kunne dokumentere at miljøet likevel har tilfredsstillande verknad for helsa, trivselen og læringa til elevane. Alle elevar har rett til ein arbeidsplass som er tilpassa behova deira. Skolen skal innreiast slik at det vert teke omsyn til dei elevane ved skolen som har funksjonshemmingar. Dersom ein elev eller forelder, eller eit av råda eller utvala ved skolen der desse er representerte, ber om tiltak for å rette på fysiske miljøtilhøve, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. I 9a-5 stiller opplæringslova krav til involvering av elevane i planlegginga og gjennomføringa av det systematiske arbeidet med helse, miljø og tryggleik ved skulen. Elevrådet kan oppnemne skulemiljørepresentantar for å ivareta elevane sine interesser, og desse kan møte i arbeidsmiljøutvalet eller anna samarbeidsorgan ved skulen når spørsmål som angår elevane sitt skulemiljø vert teke opp. Kapittel 11 i opplæringslova omfattar organ for brukarmedverknad i skulen. I 11-5a går følgjande fram: Ved kvar vidaregåande skule skal det vere eit skolemiljøutval. I skolemiljøutvalet skal elevane, dei tilsette, skoleleiinga og fylkeskommunen vere representerte. Skolemiljøutvalet skal vere sett saman slik at representantane for elevane er i fleirtal. Det går vidare fram av 11a-5 at skuleutvalet sjølv kan vere skulemiljøutval, og at det då må oppnemnast ein eller fleire tilleggsrepresentantar for elevane, slik at dei får fleirtal. Skulemiljøutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skulemiljøet, jf. kapittel 9a. Utdanningsdirektoratet har utforma ein brosjyre som omtalar elevane sitt skulemiljø, og då i hovudsak innhaldet i og iverksetting av kapittel 9a. Av brosjyren går følgjande fram: Siden alle elever har rett til et godt fysisk miljø, må lysforholdene i undervisningsrommene og gangene være gode. Det må ikke være for mye støy. Det må ikke være for varmt eller kaldt innendørs. Lokalene der elevene oppholder seg, skal være rene og hygieniske. Luften skal være frisk og god å puste i og ikke inneholde skadelige stoffer eller gasser. WC og andre sanitærrom skal ha god standard og hygiene. Både ute- og inneforholdene skal være trivelige og slik utformet at risikoen for at elevene skal skade seg, er liten. 20 I forarbeida til opplæringslova, ot.prp.nr.72 ( ), er det gjort nærare greie for kva som ligg i kravet om at miljøet skal ha ein tilfredsstillende verknad. Her går det mellom anna fram at spørsmålet om i kva grad situasjonen/tilstanden er tilfredsstillende, må bli vurdert i kvart einskild tilfelle, og at ein må nytte fagleg skjønn. Det som er avgjørande er kva verknad til dømes inneklimaet har, eller kan antas å ha, på helsa, trivselen og læringa til elevane. Vidare står det at grunnkravet bør knytast til verknaden av miljøet på den enkelte elev, snarare enn å knyte det direkte til miljøet 21. Vidare går følgjande fram av merknadene til 9a-1: At verknaden skal vere tilfredsstillande, vil seie at skolemiljøet ikkje skal forårsake eller forsterke 20 Utdanningsdirektoratet (2010): Elevenes skolemiljø. Kapittel 9a i opplæringsloven. Kommentarar til 9a Ot.prp.nr.72 ( ), punkt om Det fysiske miljøet. 15

16 helseplager eller mistrivsel, eller øydeleggje, hindre eller forstyrre læringa. Kravet gjeld både det fysiske og det psykososiale miljøet. Kravet gjeld uavhengig av skolen si økonomiske stilling. Det kan ikkje dispenserast frå føresegna. Av ot.prp.nr.72 ( ) går det også fram at føre vâr prinsippet inneber at ein ikkje bør vente til problema oppstår, men vere i forkant 22. I merknadene til 9a-2 er dette nærare forklart: Enkelte elevar vil på grunn av allergiar eller anna overfølsemd reagere raskare på negativ miljøpåverknad enn andre. Forutan at skolemiljøet ikkje vil vere tilfredsstillande for denne gruppa, vil medlemmene fungere som «røykvarslarar» som kan gi indikasjonar på at fleire elevar vil bli plaga på lengre sikt om tilhøva ikkje vert betra. Sjukdom og plager utviklar seg ofte over tid, og det er derfor viktig å ta også mindre plager på alvor. 3.7 Referansenivå for vurdering av tilstand For å skildre tilstanden til eit bygg, er det viktig å ha eit eintydig og allment akseptert referansenivå for graderingar av tilstand. I samband med denne forvaltningsrevisjonen nyttar vi difor tilstandsgradene som går fram av Norsk Standard 3424, Tilstandsanalyse for byggverk. Innhold og gjennomføring 23. I NS 3424 vert fire graderingar for vurdering av tilstandsgrad for eit bygg presentert. Desse er gjengjeve i tabell 2 under 24. Tabell 2 Kartlegging av tilstand jamfør NS 3424 og Multiconsult 25 Tilstandsgrad Symptom Skildring 0 Ingen symptom 1 Svake symptom 2 Middels kraftige symptom 3 Kraftige symptom Veldig god standard utan feil og manglar og berre ubetydeleg slit og elde frå nybyggstandard God, tilfredsstillande standard, der alle lovar og forskrifter er ivareteke. Noko slitasje og elde frå nybyggstandard Eit visst omfang av feil og manglar som krev teknisk utbetring og/eller avvik frå lovar og forskrifter Omfattande skadar, feil og manglar. Mykje slitasje. Monaleg behov for teknisk utbetring. Avvik frå lovar og forskrifter. Ifølgje Multiconsult 26 er det vanlegvis urealistisk for eigedomsforvaltarar å ha ei målsetting om at bygningsmassen skal oppretthalde ein standard som til ei kvar tid har eit kvalitetsnivå som samsvarer med nybyggkvalitet. Det går fram at ei målsetting om at bygningsmassen skal ha ein standard som samsvarer med tilstandsgrad 1 jamfør NS 3424 er meir fornuftig og realistisk. Ut ifrå dette står oppgraderingsbehovet for dei kostnader som er knytt til å heve kvaliteten på bygningsmassen slik at den tilfredsstiller krava til tilstandsgrad Ot.prp.nr.72 ( ), punkt om Det fysiske miljøet 23 Heretter omtala som NS Tilstandsgradene som går fram av NS 3424 er også nytta i samband med forvaltningsrevisjonen av vedlikehald av skulebygg som vart gjennomført i 2007, og resultata frå dei to revisjonane blir dermed samanliknbare. 25 Multiconsult (2004): Input til prosjekt 6219 Kommunenes ansvar for skolebygg 26 Multiconsult (2004): Input til prosjekt 6219 Kommunenes ansvar for skolebygg. 16

17 Det finst tilråda verdiar og tilstandsgrader gitt av ulike fagmynde også for inneklimaet til dømes normer for CO 2 -innhald i lufta, tilråda støynivå, tilråda innetemperaturar og normer for belysning til dømes i klasserom. Det har ikkje vore nytta måleinstrument i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, og ein vil difor ikkje gå nærare inn på detaljane i desse tilrådingane. 3.8 Universell utforming Av diskriminerings- og tilgjengelighetsloven 9 går det mellom anna fram at offentlig virksomhet skal arbeide aktivt og målrettet for å fremme universell utforming innenfor virksomheten ( ). Vidare går følgjande fram av 9, tredje ledd: Offentlig og privat virksomhet rettet mot allmennheten har plikt til å sikre universell utforming av virksomhetens alminnelige funksjon så langt det ikke medfører en uforholdsmessig byrde for virksomheten. Ved vurderingen av om utformingen eller tilretteleggingen medfører en uforholdsmessig byrde skal det særlig legges vekt på tilretteleggingens effekt for å nedbygge funksjonshemmende barrierer, hvorvidt virksomhetens alminnelige funksjon er av offentlig art, de nødvendige kostnadene ved tilretteleggingen, virksomhetens ressurser, sikkerhetsmessige hensyn og vernehensyn. I 2009 utarbeidde regjeringa ein handlingsplan for universell utforming og auka tilgjenge for perioden Handlingsplanen skal mellom anna støtte opp under implementeringa av ny diskriminerings- og tilgjengelighetslov, ny plan- og bygningslov og anna ny lovgjeving som omhandlar universell utforming. Det vert vist til at det kan vere ei stor økonomisk belastning knytt til oppgradering til universell utforming av eksisterande bygningar, og at ein difor legg til grunn ei stegvis og prioritert tilnærming. Samtidig går følgjande fram: Andre undersøkelser og analyser viser imidlertid at merkostnadene er begrensede dersom oppgradering til universell utforming skjer gjennom planmessig vedlikehold og utbedring Internkontroll Av kommunelova 23, andre ledd, går det fram at Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Av 5 i internkontrollforskrifta 29 går det fram at internkontrollen skal tilpassast verksemda sin art, aktivitetar, risikoforhold og storleik. Samtidig vert det stilt krav mellom anna om skriftlege målsettingar, skriftleg fordeling av ansvar, oppgåver og mynde, skriftleg risikovurdering, skriftlege rutinar for å avdekke og førebyggje overtredingar, samt skriftleg dokumentert gjennomgang av internkontrollen. Norges byggforskningsinstitutt viser til at kommunane pliktar å gjennomføre dokumentert egenkontroll av at regelverket blir overholdt. En god forvalter av skolebygg ( ) har ( ) et system for kartlegging, rapportering og retting av avvik i forhold til de offentlige kravene som stilles 30. Eigedomsforvaltningsutvalet viser til at første kriterium for god eigedomsforvaltning er at eigaren av eit bygg fastsett dei måla, prioriteringane og rammene som eigedomsforvaltninga skal styrast etter. 27 Barne- og likestillingsdepartementet (2009): Norge universelt utformet Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet Barne- og likestillingsdepartementet (2009): Norge universelt utformet Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet , side Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 30 Norges Byggforskningsinstitutt (2004): Fra brannslokking og skippertak til forsvarlig forvaltning av skolebygg, side 7 17

18 Andre kriterium, ifølgje eigedomsforvaltningsutvalet, er at det må vere eit rasjonelt (målretta) system for planlegging og styring av eigedomsforvaltninga, bygd på tilstandsinformasjon og planlegging av tiltak. 31 ECON og Multiconsult viser til at regelmessige kontrollar av bygga er viktig, og då spesielt i forhold til bygningsmessige forhold som det ikkje kan forventast at brukarane vil gje tilbakemelding om. I tillegg seier ECON og Multiconsult at det bør innhentes systematiske tilbakemeldinger fra brukerne om drifts- og vedlikeholdspersonalets arbeid Norges Offentlige Utredninger (NOU) 2004:22 Velholdte bygningar gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren 32 ECON og Multiconsult (2002): Organisering av kommunal eiendomsforvaltning, side 43 18

19 4. Data 4.1 Om Hordaland fylkeskommune sin bygningsmasse Ifølgje KOSTRA disponerer Hordaland fylkeskommune per ein bygningsmasse på kvadratmeter til føremålsbygg. Dette talet inkluderer administrasjonsbygg og skular. I tillegg disponerer fylkeskommunen nokre tannklinikkar og kulturbygg. Av den totale bygningsmassen utgjer skulebygg kvadratmeter. 33 Per desember 2010 inngår 46 vidaregåande skular og éin folkehøgskule i bygningsmassen som fylkeskommunen disponerer. Dei fleste av skulebygga er eigd av fylkeskommunen. Unntaka er Åsane videregående skole, Fusa vidaregåande skule og Bergen tekniske fagskole. Mange av skulane leiger også tilleggsareal. Av andre bygg står Hordaland fylkeskommune som eigar av Fylkeshuset og seks tannklinikkar. Øvrige administrasjonsbygg og tannklinikkar er leigd. Dei fleste av kollektivanlegga i fylket er også eigd av fylkeskommunen. Desse vert leigd ut til bussoperatøren i ruteområdet. Når det gjeld bygg som fylkeskommunen leiger, er ansvaret for vedlikehaldet regulert av kontraktane med utleigar. I intervju kjem det fram at det vanlege er at leigetakar har ansvaret for det indre vedlikehaldet, medan utleigar har ansvaret for ytre vedlikehald. Det er stor skilnad på arealet og talet på bygg som er knytt til dei ulike skulane. Til dømes står Stend vidaregåande skule oppført med 48 bygg i Eigedomsseksjonen si oversikt. 34 Alderen til skulebygga varierer også. Den eldste skulen er Bergen katedralskole som vart bygd i Den nyaste skulen er Nordahl Grieg videregående skole, som stod ferdig i 2010, og tok imot dei første elevane i august same år. 4.2 Organisering og ansvarsfordeling Overordna organisering og ansvarsfordeling Fylkestinget har eigarrolla på vegne av fylkeskommunen sine innbyggjarar, og har dermed eit overordna, strategisk ansvar for Hordaland fylkeskommune sin bygningsmasse. Fylkestinget fattar strategiske vedtak om eigedomsforvaltning, og gjev dei økonomiske rammene. Eigedomsseksjonen, som er organisert under Økonomiavdelinga i fylkeskommunen, forvaltar bygningsmassen og har ansvaret for gjennomføring av vedlikehaldsarbeidet. Seksjonen er delt inn i dei to underavdelingane Drift og vedlikehald og Utbygging, i tillegg til stab- og støttefunksjonar. Eigedomsseksjonen samarbeider i nokre tilfelle med HMT-seksjonen, som er organisert under Organisasjonsavdelinga i fylkeskommunen. HMT-seksjonen føretek til dømes inneklimamålingar i fylkeskommunale bygg og arrangerer kurs om inneklima. Dei har også ansvaret for å kontrollere om skulane overheld krava til HMT-arbeid. I intervju blir det vist til at skulane i nokre tilfelle kontaktar HMT-seksjonen i staden for Eigedomsseksjonen. Dette førekjem gjerne dersom skulen har 33 KOSTRA (2010): Tabell Eiendomsforvaltning for utvalgte fylkeskommunale formålsbygg 34 Liste motteke frå Eigedomsseksjonen Bygg: 466 poster 35 Liste motteke frå Eigedomsseksjonen: Oversikt bygg

20 førespurnader eller problem knytt til inneklimaet. HMT-seksjonen fungerer som rådgjevarar innan arbeidsmiljø, men tiltak for å betre inneklimaet er likevel Eigedomsseksjonen sitt ansvar. Budsjettansvaret for inneklima og vedlikehald av skulane og bygga tilhøyrande fylkesadministrasjonen ligg hjå Eigedomsseksjonen, medan budsjettansvar for inneklima og vedlikehald av tannklinikkar og kulturbygg er det høvesvis Tannhelseavdelinga og Kultur- og idrettsavdelinga som har. Eigedomsseksjonen blir likevel nytta til utføring av vedlikehaldsoppgåver i desse bygga. Frå og med 2007 har eigedomsforvaltninga vore organisert etter ein sentralisert modell. Det inneber at Eigedomsseksjonen frå då av har hatt ansvar for forvaltning, drift og alt vedlikehald av alle skulebygg. Før 2007 hadde skulane ansvaret for delar av vedlikehaldsarbeidet, og driftspersonalet var tilsett ved den einskilde skule. Den nye organiseringa inneber at driftspersonalet ved skulane er tilsette i Eigedomsseksjonen, og at personalansvar for driftsleiarane og driftsoperatørane ved skulane ligg hos Eigedomsseksjonen, ikkje hos den einskilde skule. 36 Den einskilde driftsoperatør har framleis éin skule som sitt hovudansvarsområde. Skular som ligg geografisk nær kvarandre er organisert i det same driftsområdet. Kollektivanlegga er dessutan organisert som eitt driftsområde, og administrasjonsbygga er saman med Bergen maritime videregående skole eitt driftsområde. 37 Reinhaldspersonalet er, i motsetnad til driftspersonalet, framleis tilsett ved dei ulike skulane. Dette gjeld med nokre unntak, då reinhaldet ved nokre skular er konkurranseutsett og blir utført av private firma Roller og ansvarsfordeling i Eigedomsseksjonen Kvar skule har ein fast driftsleiar (vaktmeister), og nokre skular har i tillegg ein eller fleire faste driftsoperatørar. Ein av driftsleiarane i kvart driftsområde har ansvaret som områdekoordinator. Områdekoordinatoren skal ta initiativ til og organisere større arbeid som driftsleiarane i området kan samarbeide om. I tillegg skal områdekoordinatoren koordinere ferieavvikling for driftspersonalet i området. Nokre driftsområde består berre av éin skule, og har difor ingen områdekoordinator. Driftsleiarane har kontakt med Drift og vedlikehald ved den sentrale eigedomsforvaltninga via ein områdeleiar. Områdeleiaren har det overordna ansvaret for at naudsynt vedlikehald på skulane i området vert gjennomført, og har personalansvaret for driftsleiarane og driftsoperatørane innanfor området. I intervju med tilsette ved Eigedomsseksjonen kjem det fram at områdeleiaren, eller den han har gjeve mynde til, også har ansvar for dei eigde tannklinikkane innan sitt/sine driftsområde. Drift og vedlikehald har også rådgjevar-/fagspesialiststillingar med spesiell fagkompetanse innan t.d. elektronikk, SD-anlegg, Enøk, reinhald og inneklima. I intervju kjem det fram at desse skal støtte områdeleiarane i arbeidet med spesifikke fagområde. Dei tilsette ved Eigedomsseksjonen meiner at dei med den nye organiseringa har betre kontroll på vedlikehaldet som vert utført og at dei får nytta driftspersonalet til drifts- og vedlikehaldsoppgåver i større grad enn med den tidlegare organiseringa. Dei peiker også på moglegheita til å samarbeide innanfor driftsområdet som ein stor fordel graden av samarbeid kjem likevel an på kor initiativrik områdekoordinatoren er og vil difor variere frå område til område. Driftspersonalet får større fagleg oppfølging enn tidlegare gjennom fellessamlingar og gjennom å dra nytte av kvarandre sin kompetanse. Samtidig meiner dei fleste ved den sentrale Eigedomsseksjonen at det kan vere vanskeleg for driftspersonalet å forholde seg til ein overordna som ikkje er på geografisk same 36 Eigedomsforvaltning. Omlegging av drift og vedlikehald. Brev til vidaregåande skular. Arkivnr /171/HEHA, Skjema over kontaktpersonar i ulike driftsområde 20

21 arbeidsstad som dei sjølve. Dei to driftsleiarane som er intervjua gjev likevel uttrykk for at dette ikkje er noko problem. Dei er nøgde med organiseringa, og set stor pris på å få nytte større del av tida si til fagarbeid. Nokre av dei som er intervjua gjev uttrykk for at den geografiske avstanden til driftspersonalet gjer at Eigedomsseksjonen ikkje kan kontrollere fullt ut kva driftspersonalet bruker tida si på Reinhald Den einskilde skule er sjølv ansvarleg for reinhaldet. Reinhaldet blir utført av reinhaldarar som er tilsett ved skulen eller av innleigde firma. I 2006 vart det oppretta ei stilling som reinhaldsrådgjevar ved Eigedomsseksjonen. Reinhaldsrådgjevar hjelper til med opplæring av reinhaldspersonalet og rådgjeving overfor skulane. Ved de bygga der reinhaldsarbeidet er konkurranseutsett, hjelper reinhaldsrådgjevar til med oppfølging og kvalitetskontroll. På Fylkeshuset har Eigedomsseksjonen ansvar for reinhaldet. Frå og med 2010 er det innført ei ordning med fire årlege samlingar for alle reinhaldarane. Samlingane inneheld mellom anna kursing, og deltaking i samlingane skal vere obligatorisk for alt reinhaldspersonale. Ein av dei som er intervjua i Eigedomsseksjonen viser til at det kan vere utfordringar knytt til dagens organisering av reinhaldspersonalet. Organiseringa gjer at det er vanskeleg å samarbeide om oppgåver på tvers av skular og ha kompetanseutveksling på lik line med det driftspersonalet har innan driftsområda Ansvarsfordeling og kommunikasjon mellom Eigedomsseksjonen og brukarar av bygga Skular Før omorganiseringa i 2007, hadde skulane ansvaret for delar av vedlikehaldet. Då ansvaret for alt naudsynt vedlikehald vart lagt til Eigedomsseksjonen etter omorganiseringa, vart det overført budsjettressursar frå skulane til Eigedomsseksjonen. Dette gjeld til dømes store delar av KOSTRAkonto 230 Vedlikehald byggtenester og KOSTRA-konto 250 Materialar til vedlikehald. 38 Det er utarbeidd eit ansvarsfordelingsskjema der det går fram kva skulane har ansvar for, og kva Eigedomsseksjonen har ansvar for. Medan Eigedomsseksjonen har ansvaret for alt vedlikehald, har skulane ansvar for ombygging/oppussing på grunn av ønska forbetring 39. I samband med fylkesrådmannen si verifisering blir det presisert at dette dreier seg om enklare innvendig oppussing knytt til ønske om standardheving. Nokre av forvaltnings- og driftsoppgåvene ligg framleis hjå skulane, til dømes energi, forsikring og reinhald 40. Det vert i intervju opplyst at driftspersonalet i tillegg til drifts- og vedlikehaldsoppgåver, kan nytte opptil fem timar i veka på serviceoppgåver for skulen. I intervju med tilsette ved Eigedomsseksjonen, derunder også driftsleiarar, kjem det fram at dei fleste opplever at ansvarsfordelinga knytt til drifts- og vedlikehaldsoppgåver er tydeleg, mykje på grunn av skjemaet som skildrar ansvarsfordelinga. Dei fleste av rektorane som er intervjua meiner også at ansvarsfordelinga er tydeleg. Det vert likevel nemnd at det kan oppstå tilfelle som ikkje er omtala i ansvarsfordelingsskjemaet, og som difor må verte diskutert for å kome fram til kven som er ansvarleg. 38 Eigedomsforvaltning. Omlegging av drift og vedlikehald. Brev til vidaregåande skular. Arkivnr /171/HEHA, Driftsavgjørelser hvem gjør hva. Ansvarsfordelingsskjema, Driftsavgjørelser hvem gjør hva. Ansvarsfordelingsskjema,