KONTRAKTSVILKÅR FOR SKJØTSEL OG DRIFT AV PARKER OG GRØNTANLEGG MED MER I BYDELENE

Transkript

1 KONTRAKTSVILKÅR FOR SKJØTSEL OG DRIFT AV PARKER OG GRØNTANLEGG MED MER I BYDELENE Arna, Bergenhus ytre, Fana, Fyllingsdalen, Laksevåg og Ytrebygda *** Det er i dag den dato.mnd.år inngått avtale mellom følgende parter: BERGEN KOMMUNE (BK) (oppdragsgiver) org.nr: og (leverandør), org.nr: *** 1

2 INNHOLD: 1. FORMÅL VARIGHET/OPSJONER... 3 Varighet... 3 Opsjoner AVTALENS DOKUMENTER PARTENES PLIKTER PRIS/PRISREGULERING... 3 Prisregulering TILLEGGSARBEID / REGNINGSARBEID... 4 Generelt... 4 Oppdragsgivers plikter UNDERLEVERANDØRER INFORMASJON UTFØRELSE PERSONELL ARBEIDSVILKÅR... 5 Etterlevelse av ILO kjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden MØTER STATISTIKK- RAPPORTER DRIFTSPLAN OG KVALITETSSIKRING Generelt informasjonsgrunnlag fra oppdragsgiver Ekstraordinære værforhold med mer Skade på anlegg eller tredjemann med mer Avfallshåndtering PLANTEVERNMIDLER Andre kontrakter/ bidragsytere Forhold til publikum og media MISLIGHOLD ENDRINGER ENDRINGER PÅ LEVERANDØRSIDEN TVISTER AVTALENS OPPHØR KONTAKTPERSONER Representanter og fullmaktsforhold Kontaktpersoner hos partene

3 1. FORMÅL Avtalen fastsetter de vilkår som skal gjelde mellom partene i den perioden som det er inngått avtale for. Avtalen skal sikre effektiv skjøtsel og drift av oppdragsgivers forvaltningsområder samt optimal bruk av de midlene som settes av til gjennomføring av avtalen. Avtalen skal sikre at arbeidet blir utført med vekt på god service og at avtalepartene er løsningsorientert i sitt samarbeid. 2. VARIGHET/OPSJONER Varighet Avtalen skal gjelde fra dato.mnd.år dato.mnd.år Opsjoner Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse ytterligere 1 år. 3. AVTALENS DOKUMENTER Avtalen består av følgende dokumenter: a. Dette avtaledokumentet b. Konkurransegrunnlag NOR, med vedlegg c. Leverandørens tilbud, datert dato.mnd.år, sist revidert dato.mnd.år. Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Følgende dokumenter utfyller og presiserer avtalen: d. Kvalifikasjonsgrunnlag NOR, med vedlegg e. Referat fra tilbudskonferanse, datert dato.mnd.år f. Spørsmål og svar dokument, datert dato.mnd.år g. Avklaring etter forhandlingsmøte, datert dato.mnd.år Partene kan ikke påberope seg annet enn det som er skriftlig avtalt og som er tatt med i ovennevnte oppregning. 4. PARTENES PLIKTER Oppdragsgiver og leverandør forplikter seg til å overholde kontrakten og gjennomføre oppdraget på de vilkår som følger av denne avtale. Det tas forbehold om endring i årlige budsjetter, politiske vedtak, endring av oppdragsgivers organisasjon etc. 5. PRIS/PRISREGULERING Gjeldende priser er iht. til tilbud datert dato.mnd.år, For det arbeid avtalen omfatter er avtalt en pris stor kr, - eks mva. 3

4 Det skal i oppstartsmøte avtales faktureringsrutiner for avtalen. Prisregulering Avtalens priser skal være faste frem til , jf pkt 1.4 og 1.5 Deretter reguleres kontraktssummen årlig iht. Statistisk Sentralbyrås indeks for Boligblokk, Grunnarbeid i alt. Indekstallet regnes første gang fra til , deretter årlig etter samme system, jf NS Ved opsjonsutløsning har leverandør anledning til å kreve prisregulering. Eventuelt krav må fremsettes innen 30 dager etter formell henvendelse fra oppdragsgiver, og må skriftlig begrunnes, dokumenteres og godkjennes. Dersom det i løpet av kontraktsperioden oppdages feil i de oppgitte mengder på mer enn 10 % pr. anleggselement, kan begge parter kreve forhandling om regulering av dette avviket som overstiger 10 % opp eller ned. Oppdragsgiver skal ha rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens prisbetingelser og/eller betingelser for øvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende produkter i markedet. Endringer av kontraktsomfanget for øvrig vil bli regulert etter oppmålt mengde og kontraktens enhetspriser. Dersom enhetspriser ikke foreligger vil leverandør få mulighet til å prissette dette. 6. TILLEGGSARBEID / REGNINGSARBEID Generelt Regningsarbeid skal drives rasjonelt og forsvarlig. Det må påregnes haste/uforutsett arbeid og fortløpende bestilling av større og mindre oppgraderinger i anlegg. Dette skal skje i henhold til kontraktens enhetspriser der disse foreligger, eventuelt etter forhåndsavtalt enhetspris eller timepris, slik den fremgår av vedlegg IV. Eventuell overtidsbetaling for regningsarbeid skal godkjennes av oppdragsgiver før arbeidet tar til. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å utlyse konkurranser på arbeid som ikke er omfattet av kontrakten. Oppdragsgiver har rett til å få dokumentert de bilag som er nødvendige for kontroll. Avtalt timepris for regningsarbeider er kr, - eks. mva for fagarbeider og kr eks. mva for hjelpearbeider. Materialpåslag er %. Øvrige avtalte timepriser og enhetspriser fremkommer av leverandørens tilbud. Eventuell overtidsbetaling skal godkjennes av oppdragsgiver før arbeidet tar til, såfremt dette er mulig. Godtgjørelse for utført tilleggsarbeid /regningsarbeid skal skje enten som bestilling/ avrop på leverandørens pristilbud (kapittelet opprustningsarbeider/ suppleringer ), etter medgått tid (evt. etter avtalt kostnadsoverslag) eller i henhold til avtalt pristilbud. 4

5 Oppdragsgivers plikter Oppdragsgiver forplikter seg i så stor grad som mulig å benytte firmanavn til haste/uforutsett arbeid samt mindre regningsarbeider, forutsatt at denne kan dekke behovet på en rimelig måte. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte andre leverandører ved større tilleggsarbeider/rehabiliteringsoppgaver i avtaleperioden. Leverandørens plikter Leverandør plikter å påta seg haste/uforutsett arbeid samt mindre regningsarbeider i avtaleperioden. Leverandør plikter å fremlegge de bilag som er nødvendig for oppdragsgivers kontroll av utført tilleggs/regningsarbeid. 7. UNDERLEVERANDØRER Leverandøren skal holde oppdragsgiver skadesløs for ethvert krav eller søksmål av hvilken som helst art som måtte oppstå under eller i forbindelse med noen underleverandørers gjennomføring av avtalen. Dersom valg av underleverandører foretas etter at avtalen er inngått skal valget skriftlig meddeles oppdragsgiver snarest mulig. Oppdragsgiver kan nekte å godkjenne valget dersom det foreligger saklig grunn, herunder eksempelvis skatteattest, HMS- erklæring, manglende sertifiseringer etc. 8. INFORMASJON Begge parter skal holde hverandre løpende orientert om endringer som kan ha betydning for en god gjennomføring av avtalen. 9. UTFØRELSE Det skal nyttes maskiner og utstyr som ikke skader plener, veier, anleggselementer med mer, og som er til minst mulig forstyrrelse for publikum og naboer. Støyfullt arbeid skal som hovedregel utføres innenfor normal arbeidstid. Alt arbeid etter denne kontrakt skal holde høyt faglig nivå. 10. PERSONELL Leverandør skal informere oppdragsgiver om driftspersonell og eventuelle endringer i personell som er tillagt viktige funksjoner i kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver kan, hvis det foreligger saklig grunn, nekte leverandør å benytte bestemte personer i aktuelle stillinger eller be om at personer blir skiftet ut. Omkostningene ved dette bæres av leverandør. 11. ARBEIDSVILKÅR Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter. For områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren gi lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. De ovennevnte lønns- og arbeidsvilkårene skal gjelde for ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Daglig leder hos leverandøren er ansvarlig for at denne regelen etterleves. 5

6 Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Leverandøren skal på forespørsel legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som skal holdes tilbake skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for leverandøren. Dersom ikke forholdet rettes opp uten ugrunnet opphold konstituerer forholdet et vesentlig kontraktsbrudd som medfører hevingsrett for oppdragsgiveren. Etterlevelse av ILO kjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILO-kjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden: Hovedkategori ILO-konvensjon Omhandler / innhold 138 Minstealderen for adgang til sysselsetting eller arbeid skal Forbud mot barnearbeid ikke være lavere enn den alderen da skoleplikten opphører og skal under alle omstendigheter ikke være lavere enn femten år. 182 Om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid 87 Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten Organisasjonsfrihet 98 Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger 100 Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid Forbud mot av lik verdi diskriminering 111 Om diskriminering i sysselsetting og yrke Forbud mot 29 Om tvangsarbeid tvangsarbeid 105 Om avskaffelse av tvangsarbeid ILO kjernekonvensjoner i fulltekst finnes på følgende lenke: Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 3. parts verifisering 1, som SA 8000 eller tilsvarende. 2. parts verifisering 2. I tilfelle 2.parts verifisering kreves dokumentasjon om hvilke inspeksjonsmetoder som er brukt og hvem som har utført inspeksjonen. Egenerklæringsskjema Leverandøren må i avtaleperioden være positiv til å utføre egenrapportering vedrørende ILOkjernekonvensjonene. Redegjørelsen tar utgangspunkt i et skjema som vil bli utarbeidet av oppdragsgiver. 1 Med 3.parts verifisering menes at produsenten av varen / tjenesten sertifiseres opp mot en bestemt standard, f. eks SA Med 2.parts verifisering menes at inspeksjon på produksjonssted utføres av ekstern part. 6

7 I tilfelle brudd på ILO-kjernekonvensjoner skal leverandør rette opp forholdene så snart som mulig, og senest innen den tidsfrist som oppdragsgiver og leverandør blir enige om. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp kontrakten hvis ikke bruddene rettes innen tidsfristen og / eller ved gjentatte brudd. 12. MØTER Det skal i forkant av, og under hele kontraktsperioden jevnlig avholdes møter mellom oppdragsgiver og leverandør. Møtene avholdes på oppdragsgivers kontoradresse og skal referatføres. Med mindre annet avtales, skal oppdragsgiver føre dette. Leverandør skal få kopi av referatet i løpet av fem virkedager etter avholdt møte med mindre noe annet avtales. Leverandør skal i forkant av driftsmøte legge frem regning på ekstrabestillinger fra forrige måned. Oppdragsgiver fastlegger hvilken rapportering og dokumentasjon som skal foreligge før hvert byggemøte, presenteres på byggemøtet samt ellers være tilgjengelig for oppdragsgiver. Det legges opp til følgende møteregime: Møte Formål Frekvens Innhold Oppstartsmøte Tilrettelegge for oppstart av kontraktsarbeidet Etter kontrakts inngåelse Driftsmøte Evaluerings Møte Styring av kontraktsarbeidet Evaluere virksomheten Minimum månedlig 1 gang høst - Gjennomgå kontrakt, etablere samarbeidsklima og rutiner for gjennomføring av kontrakten - Referat fra forrige møte - Rapport på utført arbeid - Avvik - Annen relevant dokumentasjon - Oppfølgingssaker/eventuelt - Inspeksjon av anlegg - Evalueringsskjema for perioden - Vurdering av virksomheten - Forbedringer og endringer 13. STATISTIKK- RAPPORTER Leverandør skal fortløpende føre statistikk/rapportere på endringer og hendelser i anlegg som omfattes av denne kontrakten, inklusiv tilleggsarbeider. Eksempler på statistikk er: mengdeendringer i anlegg, hærverk, beskjæring, forslag til utbedringer med mer. Statistikk/rapporter skal leveres oppdragsgiver etter nærmere avtale. 14. DRIFTSPLAN OG KVALITETSSIKRING Driftsplan og kvalitetssikringssystem skal gi oppdragsgiver et effektivt grunnlag for å vurdere om kontraktens krav vil bli overholdt gjennom kontraktperioden. Leverandør skal senest tre måneder etter kontraktsinngåelse ha utarbeidet driftsplan for gjennomføring av kontrakten. Med driftsplan menes skriftliggjøring av årsplan/ ukeplaner med tilhørende ressurser som sikrer at anleggene og anleggselementene til en hver tid får den standard på drift og vedlikehold som er beskrevet. 7

8 Leverandør skal til samme tidspunkt dokumentere iverksatte kvalitetssikringssystemer. Disse skal vise rapporteringsrutiner for utførelse av ordinært arbeid iht. driftsplanen. Systemet skal videre vise hvordan avvik fanges opp, håndteres og meldes oppdragsgiver. Det forventes at leverandør samarbeider med oppdragsgiver for hele tiden å videreutvikle og forbedre anlegg og nødvendige driftstiltak som omfattes av kontrakten. Et viktig moment i dette er tilbakemelding og forslag om konkrete tiltak fra leverandør. 15. GENERELT INFORMASJONSGRUNNLAG FRA OPPDRAGSGIVER Leverandør skal ha tilgang på relevant informasjon oppdragsgiver besitter om anlegg som kontrakten omfatter. Oppdragsgiver skal på anmodning overlevere slik informasjon til leverandør. Oppdragsgiver skal videre holde leverandør fortløpende informert om relevante vedtak som fattes av Bergen kommune, samt annen informasjon oppdragsgiver kjenner til og som har betydning for anleggene. Leverandør er selv ansvarlig for å kontrollere dokumentenes relevans. Oppdragsgiver vil levere tjenester, produkter eller informasjon som beskrevet i dette punkt uten omkostninger for entreprenøren. 16. EKSTRAORDINÆRE VÆRFORHOLD MED MER Ekstraordinære værforhold blir etter denne kontrakt ikke å regne som force majeur som fritar for oppfyllelse av kontraktens forpliktelser. Det stilles krav om at leverandør har tilstrekkelig døgnkontinuerlig beredskap. Dette gjelder både i tilfelle spesielle meteorologiske forhold, f. eks ekstreme nedbørsmengder, ekstreme vindstyrker, plutselige temperaturendringer, større snøfall og lignende, samt andre situasjoner som ikke kan forutses eller planlegges for. Leverandør plikter umiddelbart å varsle oppdragsgiver når ekstraordinære situasjoner av denne type inntreffer, når situasjonen opphører samt når utbedringer er foretatt. Dersom ekstraordinære værforhold hindrer full oppfyllelse av kvalitetskravene kan oppdragsgiver akseptere midlertidig avvik fra beskrevet standard. Avviket skal være så lite og kortvarig som mulig. Inntil kontraktskravene igjen kan oppfylles skal leverandørs innsats være det maksimale av hva som er mulig med de ressurser som leverandør har tilgjengelig for denne type situasjoner iht. driftsplan, jf. punkt Det forutsettes uansett at leverandør har tilstrekkelig beredskap og bemanning til å oppfylle kravene gitt i NS 3420 Z vedrørende overvannshåndtering. Tilleggsvederlag er ikke aktuelt for utgifter i forbindelse med ekstraordinære værforhold. 17. SKADE PÅ ANLEGG ELLER TREDJEMANN MED MER Leverandør er økonomisk ansvarlig for eventuelle skader som påføres anlegg eller anleggselement som omfattes/ikke omfattes av kontrakten, når skadene skyldes utførers aktivitet, mangel på iht. kontrakten forventet aktivitet, eller er et resultat av disse. Videre er leverandør ansvarlig for skade påført 3 person når skadene skyldes utførers aktivitet, mangel på iht. kontrakten forventet aktivitet, eller er et resultat av disse. 8

9 Partene skal varsle hverandre dersom de kjenner til forhold som kan medføre skade på person, eiendom eller miljø og som nødvendiggjør tiltak som ikke følger av kontrakten Det er oppdragsgivers ansvar å vurdere om oppståtte skader skal rapporteres/ anmeldes til andre instanser/ myndigheter. Leverandør plikter å opplyse oppdragsgiver dersom han får kjennskap til årsak og/ eller ansvarlig(e) for eventuell skade. Eventuelt oppgjør etter skade fra kjent 3. part administreres av oppdragsgiver. Leverandør er selv ansvarlig for å få påvist eksisterende kabler og ledninger, innhente gravemelding samt godkjente sperre/varslingsplaner i den grad det er nødvendig for utførelse av kontraktsarbeidet. 18. AVFALLSHÅNDTERING Avfall fra anleggene som omfattes av kontrakten skal kildesorteres iht. godkjente mottakssystem, og når det er mulig skal avfall gjenvinnes. Avfall som ikke kan gjenvinnes samt forurenset avfall skal leveres til godkjent mottak. 19. PLANTEVERNMIDLER Plantevernmidler skal kun nyttes etter avtale med oppdragsgiver. Alt arbeid med plantevernmidler skal utføres iht. Forskrift om bruk av plantevernmidler. Det skal føres sprøytejournal over all bruk av plantevernmidler. Journal skal leveres oppdragsgiver etter nærmere avtale. 20. ANDRE KONTRAKTER/ BIDRAGSYTERE For enkelte anlegg eller anleggselementer kan det være andre kontraktsparter eller personer/ organisasjoner eller lignende som foretar tiltak og/ eller har forvaltningsansvar. Oppdragsgiver vil bistå med samordning av disse aktivitetene, men det forventes at det tilrettelegges for et godt samarbeidsklima fra leverandør i denne kontrakt. 21. FORHOLD TIL PUBLIKUM OG MEDIA Alle henvendelser fra publikum og media skal sendes videre til oppdragsgiver for besvarelse derfra. Leverandør kan heller ikke å bringe videre informasjon om oppdragsgiver og kommunens virksomhet som leverandør måtte få adgang til som et resultat av å ha inngått kontrakt med oppdragsgiver. Det forventes at leverandør fremstår som høflig, ryddig og profesjonell overfor publikum. 22. MISLIGHOLD Oppdragsgiver vil på egenhånd foreta anleggsinspeksjoner. Manglende kontraktsoppfyllelse og/ eller avvik fra driftsplan vil bli påpekt og formidlet leverandør som mangel (er). Leverandør plikter å umiddelbart melde fra til oppdragsgiver dersom han/ hun oppdager eller forutser avvik i forhold til kontrakten. Dette meldes oppdragsgiver skriftlig som avvik på avtalt skjema. Forhold som normalt burde vært oppdaget og meldt inn som avvik er å betrakte som avvik. Påpekte mangler eller avvik skal rettes opp innen 3 dager dersom ikke annet er avtalt. Dersom mangelen/ avviket er vesentlig, gjentar seg og/ eller ikke blir rettet innen fristen forbeholder oppdragsgiver seg retten til å foreta trekk i utbetalingen og/ eller på leverandørens regning benytte annen leverandør til utbedring av mangelen/ avviket. 9

10 Trekk i utbetaling skal minimum tilsvare 2 ganger den besparelsen leverandøren har oppnådd som følge av at utførelsen ikke er kontraktsmessig. Dersom det foreligger alvorlige mangler/ avvik iht. kontrakten skal leverandør i første driftsmøte etter at mangelen/ avviket er påpekt dokumentere de tiltak som er iverksatt for å hindre at dette gjentar seg. Heving Partene kan heve avtalen dersom det foreligger vesentlig mislighold av avtalen eller dersom det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist for å rette opp forholdet. For mislighold av leveransen vises til Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer, jf. vedlegg II i konkurransegrunnlaget. Erstatning Partene kan kreve erstatning for det påregnelige tap som har oppstått som følge av mislighold av avtalen. 23. ENDRINGER Alle endringer i avtalen skal innføres i en signert tilleggsavtale for å være gyldige. Tillegget skal bla. angi eventuelle konsekvenser som endringen medfører for kontraktsprisen, leveringstiden og eventuelt andre tilleggsvilkår. 24. ENDRINGER PÅ LEVERANDØRSIDEN Overføring av avtalen, eller deler av denne, kan kun finne sted etter skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. Dersom leverandøren fusjonerer eller fisjonerer har oppdragsgiver rett til å heve kontrakten umiddelbart. Dersom oppdragsgiver hever kontrakten fordi leveransen blir skadelidende av ovennevnte endringer, skal leverandør erstatte merutgifter oppdragsgiver har ved å bruke annen leverandør før ny avtale kan inngås. 25. TVISTER Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkning av avtalen skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem innen avtalt tid, senest innen 4 uker etter første forhandlingsmøte, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. Kontraktspartene vedtar Bergen forliksråd og Bergen tingrett som verneting. Det samme gjelder for garantister. Tvister vedrørende avtalens inngåelse, oppfyllelse og/eller tolkning skal avgjøres etter norsk rett. 26. AVTALENS OPPHØR Avtalen opphører ved avtaletidens utløp uten forutgående oppsigelse. 27. KONTAKTPERSONER Representanter og fullmaktsforhold Partene skal utpeke hver sin representant. Navnene på representantene skal inntas under i avtalen. Partenes representanter skal ha den nødvendige fullmakt til å gjennomføre oppdraget uten unødvendig opphold. Ved endringer i kontaktperson skal den annen part informeres skriftlig umiddelbart. Partene har en gjensidig plikt til å informere om nøkkelpersoners fra-/ tiltredelse og fravær. 10

11 Kontaktpersoner hos partene Kontaktperson hos BK: Kontaktperson hos leverandør: Navn Neumannsgate 1, 5 etg. Tlf: 5556 Mail: *** Kontraktsdokumentene foreligger i 2-to- signerte eksemplarer, ett til hver av partene. Bergen den dato.mnd.år For oppdragsgiver For leverandør Rune Hesjedal Seksjonsjef *** 11