Kommunestyresalen, Selbu rådhus

Transkript

1 Selbu kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: Tidspunkt: 17:00 Kommunestyresalen, Selbu rådhus Faste medlemmer: Inga Johanne Balstad Jon Bakken Kolbjørn Uthus Tanja Fuglem Arnstein Trøite Kjell Tore Aftret Sissel Pettersen Uthus Ole Morten Balstad Jon Olav Trondset Torbjørn Olsen Trond Morset Hans Ivar Aftret Per Røsseth Anne Haave Kjell Mebust Ole Einar Aashaug Tove Eidem Stokke Ingeborg Sandvik Morten Dahlø Ole Halvard Bondahl Nils-Even Fuglem Mikal Langseth Johan Marius Bye Setsaas Terje Guldseth Gro Anette Kirkhus Hågensen Forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Hvis noen av medlemmene er inhabile i noen saker, må det gis beskjed så snart som mulig slik at varamedlem kan innkalles. Etter at møtet er satt gis ordet til Selbu ungdomsråd som skal ha en politisk debatt med kommunestyrets representanter fram til ca kl Selbu Inga Johanne Balstad ordfører Gerd Fuglem sekretær Side1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 67/13 Referatsaker RS 31/13 Protokoll fra møte i Kontrollutvalget /33 RS 32/13 Protokoll fra møte i regionrådet Værnesregionen /181 PS 68/13 Forvaltningsrevisjon KOSTRA-rapportering 2013/1418 PS 69/13 Ny Mebond barnehage - utbygging og kostnader 2008/1061 PS 70/13 Aksjeemisjon - Selbu tomteselskap A/S 2013/16 Side2

3 PS67/13Referatsaker Side3

4 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Selbu kommune Møtedato/tid: kl. 18:00 21:35 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Ole Halvard Bondahl, leder Arnstein Trøite Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Ane Bonda hl Edvin Dahlø Andre møtende: Karsten Reitan, rådmann (Sak 23-26) Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 23) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 023/13-030/13 Arkivsak: 13/151 Saksliste 023/13 Forvaltningsrevisjon - KOSTRA- rapportering i Selbu kommune. 024/13 Status for Handlingsplan for oppfølging av tilsyn fra fylkesmannen. 025/13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /13 Barnevernstjenesten i Værnesregionen - orientering fra møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. 027/13 Retningslinjer for gjennomføring av høring i kontro llutvalget - innledende diskusjon. 028/13 Gaveregnskap 2012 Selbu kommune. 029/13 Forslag til økonomiplan med budsjett 2014 for kontrollutvalget. 030/13 Eventuelt. Side4

5 Sak 023/1 3 - Forvaltningsrevisjon kommune. - KOSTRA-rapportering i Selbu Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunes tyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten i arbei det med ytterligere kvalitetssikring av arbeidet med KOSTRA-rapporterin g. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten innen 1.juni Protokoll Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk hovedpunkter i rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen supplerte med opplysninger knyttet til kv alitetssikring av - og bruk av KOSTRA-tall. Ole H. Bondal fremmet følgende forslag: Innstillingens pkt 2 tas ut. Pkt 3 blir nytt pkt 2 og endres til: Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablerin g av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.juni Forslaget fra Bondahl ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablerin g av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.jun i Side5

6 Sak 024/1 3 - Status for Handlingsplan for oppfølgin g av tilsyn fra fylkesmannen. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at arbeidet med å få på plass system som dokumenterer at elever får spesialopplæring i tråd med vedtak, gjennomføres. Protokoll Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at arbeidet med å få på plass system som dokumenterer at elever får spesialopplæring i tråd med vedtak, gjennomføres. Sak 025/1 3 - Referatsaker til kontrollutvalgets møt e Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Kommunestyrets behandling av Byggeregnskap Tømra barnehage totalkostnader, oversendt fra kontrollutvalget. (Sak 18/13 i kontrollutvalget) 2. Tilbakemelding fra deltakelse på samling for kontro llutvalg i Trondheim Tre medllemmer av kontrollutvalget deltok. 3. Orientering om korresponanse mellom Selbu kommune og hytteeier vedrørende klage på renovasjonsavgift. 4. Betraktninger rundt lovverket knyttet til kommunal støtte EØS-regler. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Side6

7 Sak 026/1 3 - Barnevernstjenesten i Værnesregionen - orientering fra møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling Saken tas til orientering. Protokoll Kontrollutvalgets leder Ole H. Bondahl orienterte fra møtet på Stjørdal. Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål knyttet til hvordan Selbu kommune innhenter og følger opp informasjon knyttet til bar nevernsområdet fra vertskommunen Stjørdal. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 027/1 3 - Retningslinjer for gjennomføring av høring i kontrollutvalget - innledende diskusjon. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling 1. Kontrollutvalget ser behovet for å vedta Retningslinjer for høring i kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkas t til retningslinjer ut fra signaler gitt i kontrollutvalgets møte Sak legges frem på kontrollutvalgets møte Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget ser behovet for å vedta Retningslinjer for høring i kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkas t til retningslinjer ut fra signaler gitt i kontrollutvalgets møte Sak legges frem på kontrollutvalgets møte Side7

8 Sak 028/1 3 - Gaveregnskap 2012 Selbu kommune. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling 1. Kontrollutvalget tar hovedtuvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilb akemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsm ål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Protokoll Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: 1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollu tvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orienteri ng. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilb akemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsm ål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Vedtak: 1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollu tvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orienteri ng. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilb akemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsm ål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Sak 029/1 3 - Forslag til økonomiplan med budsjett 2014 for kontrollutvalget. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Side8

9 Sak 030/1 3 - Eventuelt. Saken behandleti Møtedato Kontrollutvalgeti Selbukommune Kontrollutvalgssekretariatetsinnstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp. Side9

10 Side10 file:///c:/ephorte/pdfconvprodir/ephortesel/137763_fix.html Side 1 av Fra: Arvid Hanssen[Arvid.hanssen@konsek.no] Dato: :03:06 Til: 'Bondahl Ole'; 'Arnstein Trøite'; 'Marit J. Bårdsgård Stokke '; 'Oddvar Olsen'; 'Edvin Dahlø'; Reitan Karsten; 'post@revisjonmidtnorge.no'; Postmottak Selbu kommune; 'Gausen Arve' Kopi: 'Ane H Bondahl'; 'trinesbr@yahoo.no'; 'El.dahl@neanett.no'; 'Liv Grøtte'; 'brynjolvhaave@hotmail.com'; 'britmarilang@gmail.com'; 'mimsol@neanett.no'; 'arne_varmdal@hotmail.com'; 'bodilo3@yahoo.no'; 'atlols@hotmail.com'; Revisjon Holt Wenche; 'Singstad Frode'; 'Gråberg Anne'; Eva J Bekkavik Tittel: Protokoll fra møte i KU Vedlagt følger protokoll fra møtet den , samt FR-rapport. Protokollen vil bli lagt ut på lesebrett til KU-medlemmer og kommunestyret, samt lagt frem som referatsak til kommunestyret. Protokollen legges også på Revisjon Midt-Norge IKS har oversendt en korrigert FR-rapport som vedlegges. Der kun minimale redaksjonelle korreksjoner (trykkfeil) og ingen endring i innhold. Den nye rapporten vil også bli oversendt Selbu kommunestyre sammen med saksfremlegget i egen sending fra KonSek. Dette til orientering. Ha en fin helg! Med vennlig hilsen Arvid Hanssen Daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Mobil: E-post: arvid.hanssen@konsek.no Hjemmeside:

11 FORVALTNINGSREVISJON KOSTRA-rapportering Selbu kommune Oktober TITTEL - 1 Side11

12 Side12

13 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden januar oktober Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider - KOSTRA-rapportering - 3 Side13

14 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Selbu kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse. Problemstillingene for undersøkelsen har vært: 1. Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? 2. Brukes KOSTRA-data til analyseformål? Undersøkelsen viser at Selbu kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAveileder anbefaler. Det synes også stort sett å være klart for ansatte i kommunen hvem dette er. Det kan være hensiktsmessig at ansatte både i Værnesregion og kommunen får informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig selv om kontakten med økonomisjefen fungerer godt. At både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig har kompetanse på området, reduserer også sårbarheten i tilknytning til KOSTRA-rapporteringen. Ansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA er delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke om alt er rapportert samt å være kontaktperson dersom noen har spørsmål i tilknytning til rapporteringen. At de ikke har fått tilbakemeldinger fra SSB om feilmeldinger, kan tyde på få feil i den tekniske rapporteringen. Vårt inntrykk er at videreformidling og informasjon om veileder, oppstart, sentrale krav og frister formidles til sektorene. Det kan imidlertid se ut til at tid fra informasjon til innrapportering kan bli noe knapp. Det er viktig at informasjon videreformidles til den enkelte som utfører rapporteringsarbeidet så raskt som mulig. Kommunen har en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet og alle blir gjort kjent med fristene. Ut i fra innsamlet data er revisor usikker på om det er etablert et årshjul i kommunen hvor også prosedyrer og frister for rapportering av KOSTRA-data er innlemmet. Selv om rapporteringsarbeidet fungerer greit per i dag, kan det være hensiktsmessig og i tråd med veilederen å etablere et årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir - KOSTRA-rapportering - 4 Side14

15 fraværende. Skriftliggjøring av rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data vil nok allikevel kunne føre til mindre grad av sårbarhet. Det kan se ut til at det ikke gjennomføres evaluering av rapporteringen på overordnet nivå. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRA-ansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som en arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor vurderer det som positivt at det er satt fokus på KOSTRA-rapportering ved at dette blant annet er tema i rådmannens utvidede ledersamlinger, og ikke minst fokus ved det arbeidet som er gjort ved å vaske KOSTRA-data. Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata, er det Værnesregionen (VR) som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer noe mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værnesregion i alle ledd og organisasjon i Selbu kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig ved god dialog med Værnesregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. Selbu kommune har valgt å være aktive i sin tilnærming til bruk av KOSTRA-data. De har satt fokus på å ha gode grunnlagsdata, og de bruker KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid både på overordnet nivå og på sektornivå. - KOSTRA-rapportering - 5 Side15

16 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Om KOSTRA Om organiseringen i Selbu kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Tilrettelegging for rapportering Revisjonskriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rapportering av regnskapsdata Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata vann og avløp Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata kraft Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata øvrige områder Rapportering av regnskapsdata Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune vann og avløp Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune kraft Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune øvrige områder Rutiner og kvalitetssikring i Værnesregion Revisors vurdering Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Revisjonskriterier Data KOSTRA-rapportering - 6 Side16

17 4.2.1 Bruk av rapporterte data til analyseformål Revisor vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger...38 Vedlegg 1. KOSTRA...41 Vedlegg 2 KOSTRA-data...44 Vedlegg 3 Høringsmøte KOSTRA-rapportering - 7 Side17

18 1 Innledning Revisjon Midt-Norge fikk i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert bestilling av forvaltningsrevisjon vedrørende KOSTRA-rapportering i Selbu kommune. I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om området generelt og om Selbu kommune spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon for vedtok kontrollutvalget i sak 005/13 2 å bestille en forvaltningsrevisjon som omhandler KOSTRA-rapportering i Selbu kommune. Revisor har i samråd med kontrollutvalget og gjennom deres sekretariat kommet fram til fokusområdene i undersøkelsen. 1.2 Om KOSTRA KOSTRA (KOmmune, STat, RApportering) 3 er et felles system for innsamling og rapportering av data til Statisk Sentralbyrå (SSB), norske kommuner og fylkeskommuner. Det overordnete målet er å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet både på tjenestenivå og på regnskapsnivå. Systemet skal bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Rapportering etter KOSTRA-modellen har vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner fra og med Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet om at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. KOSTRA-rapporteringen skal gi informasjon om ressursbruk og tjenesteyting i kommuner/fylkeskommuner til flere brukere. Dette kan være både eksterne kommuner, politikere, departementer, andre statlige myndigheter, media mv. I tillegg kan kommuner bruke KOSTRA-data som et grunnlag for å vurdere egen tjenesteyting. Dette forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen. KOSTRA er et standardisert system som i prinsippet skal være nøytralt for hvordan kommunen er organisert fordi det tar utgangspunkt i de tjenester kommunen yter, ikke i kommunens egen organisering. 1 Behandlet i KU den Vedtatt av kommunestyret sak 113/12 2 Den Se - KOSTRA-rapportering - 8 Side18

19 SSB har på bakgrunn av folkemengde, bundne kostnader per innbygger og frie disponible inntekter per innbygger gruppert kommunene i 29 kategorier. Gruppeinndelingen er ment som et hjelpemiddel til å foreta fornuftige sammenligninger av kommuner. Selbu kommune tilhører kommunegruppe 2, som er kategorisert som: «Små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, og middels frie disponible inntekter.» I 2008 tilhørte 62 kommuner denne gruppen. 1.3 Om organiseringen i Selbu kommune Figur 1. Administrativt organisasjonskart. Selbu kommune. Kilde: selbu.kommune.no I følge nettsidene til Selbu kommune er kommunen delt opp i tre sektorer som hver ledes av en sektorsjef. I hovedsak er stabs- og støttefunksjoner lagt til sentraladministrasjonen. Rådmannen er administrativ leder, og samtidig leder av sentraladministrasjon. Fram til ansettelse av ny Sektorleder for helse og sosial den , fungerte rådmannen i denne stillingen. Økonomisjefen i kommunen har det overordna ansvaret for innrapportering av KOSTRArapportering og for økonomistyringa i kommunen hvor årsbudsjett og årsmelding samt økonomiplan er viktige styringselementer. I kommunen er tjenester for regnskap, skatt, lønn og fakturering lagt til Værnes regionsamarbeidet. - KOSTRA-rapportering - 9 Side19

20 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Avgrensninger Prosjektet skal rette fokus mot rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRAtall i Selbu kommune. Som vist til innledningsvis, består KOSTRA-tall i utgangspunktet både av regnskapsdata og av tjenestedata. Det er mulig å bruke utelukkende regnskapsdata eller tjenestedata, men i analysesammenheng vil det ofte være nødvendig å bruke en kombinasjon av disse. Revisor mener det derfor er naturlig at både regnskapsrapportering og tjenesterapportering til SSB er omfattet av prosjektet. Revisor har lagt hele den administrative kommuneorganisasjonen til grunn for vurdering av om det er etablert rutiner på overordnet nivå for rapporteringsarbeidet. I tillegg har revisor sett på praksis for rapportering for hele kommunen for å se om den er i samsvar med kommunens rutinebeskrivelser og bestemmelser i SSB. Sektorene representerer ulike fagområder og har ulike utfordringer knyttet til blant annet lokalisering og kompetanse. Selv om man har etablert gode rutiner for hvordan grunnlagsdata for rapporteringen skal foregå og for å sikre tilstrekkelig kompetanse i organisasjonen, har vi funnet det hensiktsmessig å undersøke noen områder nærmere for å se om rutinene faktisk etterleves. Prosjektet er etter innspill fra KU og dets sekretariat avgrenset til å undersøke rutiner i tilknytning til rapportering av Kraft, Vann og Avløp. Vi presiserer at prosjektet omhandler hvordan man sikrer kvaliteten innen KOSTRA-rapportering for Vann og Avløp, men at vi ikke synliggjør tall på dette da kostnadsanalyser i seg selv vil være for ressurskrevende innenfor prosjektets rammer 4. Vi har ikke vurdert om de rapporterte dataene for Selbu kommune er korrekte eller ikke. 4 Det kan være relevant i denne sammenheng at Revisjon Midt-Norge gjennomførte forvaltningsrevisjon av kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon i Selbu kommune i KOSTRA-rapportering - 10 Side20

21 2.2 Problemstillinger Vi har to problemstillinger: Problemstilling 1: Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? Problemstilling 2: Brukes KOSTRA-data til analyseformål? 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriter er krav, forventninger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes for eksempel fra lov, forarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autoritative kilder. Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravene som gjelder som gjelder for forvaltningsrevisjon innenfor den aktuelle tidsperioden. Krav til KOSTRA-rapportering følger av kommunelovens 49 og forskrift om rapportering fra kommuner av 15. desember Forskrift om rapportering fra kommuner har vært gjeldende fra 1. januar 2001, noe som betyr at KOSTRA-rapportering fra kommunene har vært obligatorisk i 11 år. Kommuneloven slår fast at kommuner skal rapportere fortløpende over ressursbruk og tjenesteyting til departementet for bruk i nasjonale informasjonssystemer. I lovens 49 står følgende: 1. Kommuner plikter å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. 2. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om hvordan slik informasjon skal frembringes, stilles opp og avgis. Utdypende krav er gitt i forskriftenes 8. Her stadfestes det at det er kommunen selv som er ansvarlig for innrapporterte data. Videre regulerer forskriften detaljene i hvordan og på hvilket tidspunkt rapporteringen skal skje. Rapporteringen skjer til SSB som har utarbeidet veiledere for ulike sider av rapporteringsarbeidet. I tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) utarbeidet en veileder for kvalitetssikring av data og en årlig hovedveileder for rapportering av regnskapsdata. Kriteriene vil bli utdypet i kapitlene som omhandler de to delproblemstillingene. - KOSTRA-rapportering - 11 Side21

22 2.4 Metode Hovedhensikten i datainnhentingen i denne undersøkelsen har vært å få kunnskap om hvilke data som er rapport til SSB og hvordan disse er utarbeidet. Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse retta mot alle med ansvar for rapportering i kommunen. Nedenfor redegjør vi nærmere for metodebruken. I en tidlig fase i prosjektet ble det gjennomført et oppstartsmøte hvor rådmann, økonomisjef og seniorrådgiver/kostra-ansvarlig deltok. For å kunne gjøre en etterkontroll av om rutiner for rapportering fungerer i praksis har vi, etter innspill fra KU, undersøkt rapportering av kraft, vann og avløp på et mer detaljert nivå. For å få dybdekunnskap og innsikt i hvordan rapportering fungerer i praksis, om hvilke rutiner som er etablert på området og hvilket forhold sentrale personer i sektorene har til rapporterte KOSTRA-data har vi gjennomført intervju med ansvarlige for rapportering og andre ansatte som har oppgaver og sentrale funksjoner for KOSTRA-rapportering innenfor disse områdene i kommunen. Dette innebærer blant annet at vi i tilligg til oppstartsmøtet har gjennomført egne intervju med både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig for mer utdypende informasjon. Vi har også intervjuet tjenesteleder for teknisk drift og konsulent i økonomiavdelinga i kommunen. I tillegg har vi gjennomført intervju med regnskapsleder og konsulent for Værnesregion (VR), og vi har innhentet informasjon fra oppdragsansvarlig revisor for den finansielle revisjonen i kommunen 5. Informasjon fra revisor utfyller øvrig data innen regnskapsrapportering. Totalt har vi gjennomført intervju med 7 personer. Alle referatene fra intervjuene er verifisert. For å sikre bredden i informasjonsgrunnlaget, har vi i tillegg innhentet informasjon fra et spørreskjema med likelydende spørsmål som er sendt til de med ansvar for KOSTRArapportering i Selbu kommune, det vil si sektorlederne. Vi har mottatt svar fra disse. Vi har gjennomgått sentrale dokumenter som beskriver rutiner, retningslinjer og prosedyrer som er sentrale for produksjon av grunnlag for KOSTRA-data. Videre har vi gjennomgått områder der Selbu kommune har benyttet KOSTRA-data til ulike formål for å få innsikt i hvordan slike data blir brukt og i hvilken grad usikkerhet ved tallene blir håndtert. 5 Revisjon Midt-Norge - KOSTRA-rapportering - 12 Side22

23 I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret undersøkelsen. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillingene som er angitt for forvaltningsrevisjon. 3 Tilrettelegging for rapportering Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 1: Om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering av KOSTRA-data i Selbu kommune og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Som vist til tidligere er det visse forhold som bør være på plass for å sikre god rapportering av KOSTRA-data. Formålet med denne problemstillingen er å undersøke om slike forhold er på plass i Selbu kommune, og om de etterleves i praksis. Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen, fra ansatte ved lønn og regnskap Værnesregion, fra spørreundersøkelse, fra dokumenter og fra SSB. 3.1 Revisjonskriterier De revisjonskriteriene vi legger til grunn i dette prosjektet er kommuneloven 49a) og tilhørende forskrift om rapportering (FOR nr. 1425). Videre er veiledere i KOSTRA kilder for kriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner angir i 8 at kommunen selv er ansvarlig for å kvalitetssikre rapporterte data. Til hjelp for arbeidet med å sikre god kvalitet på KOSTRA-rapporteringen har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) gitt ut Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003). Veilederen er anerkjent som autorativ beskrivelse av nødvendig kvalitet i rapporteringen. Veilederen skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis" på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. For å sikre god kvalitet på rapportere KOSTRA-data fra kommunen må det være etablert rutiner som bidrar til å sikre god kvalitet. I tillegg må de som legger inn tallene ha tilstrekkelig kunnskap om, og forstå rutinene likt. Det er også viktig å vurdere om rutinene er tilstrekkelige til å gi en god rapportering. Dette kan gjerne gjøres som en del av en systematisk evaluering - KOSTRA-rapportering - 13 Side23

24 av rutinene. Veilederen anbefaler etablering av årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Evaluering av rapporteringen i ettertid bør også inngå. Ved å rette oppmerksomheten på avdekkede feil og svakheter i rapporteringen, kan man endre rutiner og dermed forbedre rapporteringen til neste år. En slik evaluering bør koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRAansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Veilederen anbefaler at det oppnevnes en KOSTRA-ansvarlig i hver kommune. KOSTRAansvarlig bør sørge for å utvikle og vedlikeholde rutiner som sikrer mest mulig korrekt og rettidig rapportering. For de øvrige i kommunen som deltar i rapporteringsarbeidet, må oppgaver, frister og ansvar være entydige og klare. Rutinene bør sikre at viktig informasjon fra SSB blir gjennomgått og gjort kjent for alle som er involvert i rapporteringen. Endringer i forhold til tidligere års rapporteringskrav må innarbeides i rutinene og kommuniseres til alle involverte parter. Da det er rapportering av både tjenestedata og økonomiske data, er det som regel mange personer involvert i arbeidet med å framskaffe data for rapportering. Dette medfører behov for gode rutiner for kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet, og forutsetter at mange har kompetanse på området. Det er flere mulige feilkilder i de innrapporterte data, som kan skyldes ulik forståelse av hvordan opplysningene skal framskaffes, ulik kompetanse hos de som gjennomfører rapporteringen og ulik ressursinnsats for å få fram korrekte data. Veilederen uttrykker også at KOSTRA-ansvarlig må vurdere om det er behov for å styrke kompetansen på noen områder. Det er viktig at kompetanseoverføring sikres ved skifte av personell. Rapporteringsforskriften fastsetter at det er kommunen selv som er ansvarlig for å sikre tilstrekkelig kvalitet på rapporterte data. Det er derfor en forutsetning at de som er involvert i rapporteringen er kjent med premissene for hva som skal rapporteres. Dette medfører at det må være nødvendig kompetanseoppbygging på området i organisasjonen. Rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data bør være skriftliggjort, for å sikre en god kvalitetssikring i kommunen. Dette gjør kommunen mer robust ved utskifting av medarbeidere, og vil sikre en mer entydig forståelse av hva som skal rapporteres. Ifølge Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data vil en god rutine for kvalitetssikring inkludere en systematisk gjennomgang og oppfølging av tilbakemeldinger fra SSB på eventuelle feil i rapporteringen. - KOSTRA-rapportering - 14 Side24

25 Som et ledd i effektivisering av måten å framskaffe data på, anbefaler SSB å bruke fil-uttrekk der dette er mulig. Dette innebærer å hente opplysninger fra andre IT-systemer, som grunnlag for å rapportere data til KOSTRA Rapportering av tjenestedata Det er viktig at de som rapporterer er klar over hvorfor man rapporterer og hva dataene skal brukes til. For tjenestedata er det fagpersonell som henter ut data og gjennomfører rapporteringen. For å sikre god kvalitet på data er det viktig at det finnes informasjon om hvor data er hentet fra og hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for framskaffelsen. Denne type informasjon bør dokumenteres for hver fagansvarlig som rapporterer. Slik dokumentasjon bidrar til å sikre like forutsetninger for rapporteringen over tid og dermed større sammenliknbarhet fra år til år. Grunnlaget for registrering av opplysninger i skjemaene kan gjerne være hentet fra fagprogrammer eller forsystemer. Dette vil for eksempel være Grunnskolens informasjonssystem (GSI 6 ) for skolene i Norge. Det er dermed viktig å ha et godt system for å gjennomføre løpende registrering i fagprogrammene Rapportering av regnskapsdata I forbindelse med regnskapsrapporteringen utarbeides årlig en Hovedveileder som angir hvilke arter og funksjoner som skal benyttes til rapporteringen. Hovedveilederen lister opp de ulike artene og funksjonene gruppert for kommuner, og gir en nærmere forklaring til i hvilke tilfeller de skal benyttes. For å gi mest mulig enhetlige og sammenliknbare data skal regnskapsrapporteringen skje etter en standardisert kontoplan som gjelder for alle kommuner. Dette innebærer at alle regnskapsdata i en kommune eller kommune må kunne konverteres over til KOSTRAfunksjoner og KOSTRA-arter, og obligatorisk inndeling i balansekapitler og sektorer. KOSTRA-funksjon er knyttet til hvilke typer behov tjenestene skal dekke, mens KOSTRA-art gjenspeiler hvilke typer inntekter eller utgifter som er brukt. For eksempel KOSTRA-funksjon 201 for førskole og 202 for skole, og KOSTRA-art for lønnsutgifter og kjøp av varer og tjenester. 6 GSI er Norges offisielle oversikt over grunnskoleundervisningen. Utdanningsdirektoratet er ansvarlig. - KOSTRA-rapportering - 15 Side25

26 3.2 Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Værnesregionen har ansvaret for regnskapsrapportering, all annen tjenesterapportering gjøres i Selbu kommune. På noen områder omhandler dette kapitlet både tjenestedata og regnskapsdata, men i stor grad er det tjenesterapportering som foretas i Selbu kommune som er i hovedfokus. Regnskapsrapportering er nærmere beskrevet i kapitel Organisering: KOSTRA-ansvarlig og ansvarsområder Økonomiavdelingen ved økonomisjef har det overordnede ansvaret for KOSTRArapporteringen. Fra høsten 2012 har seniorrådgiver hos rådmannen hatt rollen som KOSTRA-ansvarlig i kommunen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke i SSB om alt er rapportert, samt være en kontaktperson hvis noen har spørsmål tilknyttet rapporteringen. I følge økonomisjefen er det sendt ut informasjon om KOSTRA-ansvarliges rolle i kommunen og at økonomiavdelingen har ansvaret for KOSTRA-rapporteringen. Økonomisjefen deltar i ledersamlinger i kommunen og han viser til at han kommer til å synliggjøre organiseringen for innrapportering i KOSTRA for alle enhetsledere. Sårbarhet ved fravær og kompetanseoverføring Måten de organiserer KOSTRA-arbeidet på et overordnet nivå ved å ha KOSTRA-ansvarlig og økonomisjef er, i følge informasjon i oppstartsmøtet, med på å redusere sårbarhet ved eventuelle fravær. Når det gjelder organisasjon forøvrig sier økonomisjefen at hvis noen er fraværende i kommunen så må andre ta over de aktuelle oppgavene, dette gjelder også for KOSTRA-rapporteringen. Det er delegert til sektorene å håndtere dette i kommunen. Årshjul og prosedyrer I oppstartsmøtet får vi informasjon om at kommunen har et etablert årshjul og det blir påpekt at viktige datoer i tilknytning til KOSTRA-rapportering blir ført inn i det etablerte årshjulet. Rutiner Økonomisjef og rådmann gir uttrykk for bedre innrapportering etter at funksjon som KOSTRA-ansvarlig ble delegert til seniorrådgiver hos rådmannen. Det vises til at dette på sikt vil bedre innrapportering av kvaliteten på tallene i kommunen. De sier videre at kommunens rutiner for KOSTRA-innrapportering vil vurderes fremover for å sikre best mulig kvalitet i tallene som rapporteres. Det blir vist til at rådmannen setter KOSTRA-rapportering på kartet i sine utvidede ledermøter/samlinger. I tillegg er det tema på ledermøtet i samme - KOSTRA-rapportering - 16 Side26

27 sektor. Samtidig blir det påpekt at forbedringer kan gjøres. Feil i kontering kan lukes bort og dette går også på riktig bruk av KOSTRA-funksjon, særlig på stillinger i forhold til 120- funskjsonen (adm.). De jobber videre med dette i ledersamlingene og internt i sektoren. (Vi kommer nærmere inn på dette i kapitel vedrørende rapportering av regnskapsdata) Kvalitetssikring og kvalitet I følge økonomisjefen er det rapporteringsansvarlig som rapporter og kvalitetssikrer tjenestedataene. KOSTRA-ansvarlig sjekker at disse blir rapportert og akseptert av SSB innen frist. Utover dette er det ingen kvalitetssikring av innrapporteringen. KOSTRAansvarlig bekrefter at han følger med på at det blir rapportert riktig på SSB sine sider og følger opp feil tilknyttet dette. I noen tilfeller er han involvert ned på detaljnivå og diskuterer med saksbehandler hvordan rapporteringen skal utføres, spesielt innenfor helse- og sosial. Når det gjelder de andre sektorene har KOSTRA-ansvarlig mindre kunnskap om rapporteringen. Dialogen omhandler når det skal rapporteres og om rapporteringen er akseptert av SSB. Økonomisjef mener at tjenestedata er noenlunde riktige, men føler et større behov for en gjennomgang på regnskapsdata for å sikre at utgiftene er ført på riktig tjeneste. Økonomisjef ser på muligheten for å benytte seg av opplæring fra Værnesregionen ved regnskapstjenesten. Den som er attesteringsansvarlig har en viktig rolle med å legge inn riktig konto utgiften skal belastes. Det er viktig at disse får opplæring av kommunens kontoplan for å sikre at utgiftene føres på riktig tjeneste og art. Vi kommer tilbake til dette i kap Oppdatering på veiledere og informasjon fra SSB og annen KOSTRA informasjon I følge KOSTRA-ansvarlig videresendes all informasjon om frister og veiledere som kommunen mottar fra SSB til sektorlederne i januar i rapporteringsåret. De sender dette videre til de som er delegert ansvar til å utføre jobben i den enkelte sektor. Tilbakemelding fra SSB Økonomisjef kan ikke huske at SSB har meldt om feilrapportering. Hvis det er mangler i enkeltskjema så følger KOSTRA-ansvarlig opp dette og sikrer at data blir rapportert riktig fra kommunen. Rapportering på alt? I følge KOSTRA-ansvarlig har kommunen rapportert alle tall og skjema til SSB i I vedlegg 2 viser vi data for vann og avløp for rapporteringsåret 2012 for Selbu kommune. Vi - KOSTRA-rapportering - 17 Side27

28 henvendte oss til SSB hvor vi spurte om hva manglende rapportering kunne skyldes. SSB bekrefter at alle aktuelle variabler er rapportert. 7 Evaluering I følge økonomisjefen har de ikke en systematisk evaluering av siste års rapportering. Det gjøres ingen evaluering av feil utover det som er nevnt tidligere for å sikre at det blir rapportert og at disse aksepteres av SSB. KOSTRA-ansvarlig gir uttrykk for at kommunen er for dårlig til å ta evaluering på systemnivå og mangler rutiner for dette. KOSTRA ansvarlig trekker frem at man har begynt arbeidet på detaljnivået for å sikre deltakelse fra de som rapporterer data for blant annet å evaluere innrapporteringen. Han sier at det beste hadde vært å samle alle som har ansvar for innrapportering av data i og informere om neste års rapportering, samt å høste erfaringer fra årets rapportering for å skape arenaer for å evaluere dette Rapportering av tjenestedata Organisering Økonomisjef har videreført det systemet som har vært i kommunen over hvem som fyller ut de ulike skjemaene. Dette har etter hans vurdering fungert godt i kommunen. I følge rådmannen er rapporteringsansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. I sektor bygdautvikling deltar flere tjenesteledere mens for sektor helse og sosial og sektor oppvekst er det et team med sektorleder som rapporterer data til SSB. Årshjul og prosedyrer Som vist til tidligere fikk vi oppstartsmøtet informasjon om at kommunen har et etablert årshjul og det blir påpekt at viktige datoer i tilknytning til KOSTRA-rapportering blir ført inn i det etablerte årshjulet. Økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig sier i intervju at frem til i dag har årssyklusen ved innrapportering av KOSTRA startet når informasjonsbrevet fra SSB med oppdaterte 7 Svar fra SSB: Det er ikke bestandig det er relevant med tall for alle kommuner. Dersom Selbu ikke har slambehandlingsanlegg innenfor kommunegrensa får den heller ikke tall. Når det gjelder vannleveranse til ulike formål så har vi en ny og en gammel inndeling (A-inndelingen er gammel, mens B-inndelingen har tatt over og er ny). Selbu har tall for B-inndelingen (framgår av publiserte tall) og da skal dette være ok - KOSTRA-rapportering - 18 Side28

29 veiledere, krav, påminnelse og øvrig informasjon om neste års rapportering mottas. Som vist til tidligere blir denne videresendt til sektorsjefene i begynnelsen av januar for å informere om neste KOSTRA rapportering. Sektorsjefene videresender informasjonen til tjenesteledere når rapporteringsansvaret er delegert videre. KOSTRA-ansvarlig følger deretter med på innrapporteringssiden til kommunen i SSB, for å sjekke at det blir rapportert på alle områder og at rapportering blir akseptert av SSB. Ved mangler eller dersom innrapporterte data ikke aksepteres, følger KOSTRA ansvarlig opp dette. Dette sikrer at rapporteringa gjennomføres innenfor krav. Utover dette foreligger det i følge økonomisjef ikke rutiner som beskriver dette i kommunen. I følge økonomisjefen er de skjemaene som ligger på SSB selvforklarende og det er derfor ikke behov for å utvikle egne prosedyrer. Også KOSTRA-ansvarlig sier at det ikke er utarbeidet rutiner for innrapportering av data fra rådmannsnivået og han kjenner heller ikke til at det er etablert rutiner på sektornivået som omhandler dette. Kommunen har ikke et årshjul eller prosedyrer som beskriver viktige frister og rammer for når KOSTRA innrapporteringen skal utføres i kommunen. Han viser imidlertid til en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet frem til i dag og sier at alle kjenner til fristene og gjør jobben. Også økonomisjefen gir uttrykk for at skjemaene som ligger på SSB er selvforklarende og at det derfor ikke er behov for å utvikle egne prosedyrer. Hvorfor rapportering og bruk av tall I følge KOSTRA-ansvarlig har rapporteringa til KOSTRA og bruken av disse vært fjernt for saksbehandlerne frem til i dag. Han viser til at de har startet et arbeid for å ta med de som rapporterer tall i bruken av disse for å sikre at dette gir et best mulig bilde av status i kommunen. Vi viser for øvrig til kapitel 4 hvor vi undersøker dette nærmere. Kompetanse Økonomisjef ser behovet for interne kurs blant de som har ansvaret for innrapporteringa i Rådmannen har gjennomført møter i utvidet ledergruppe hvor alle tjenesteledere deltar og har tidligere gitt informasjon om innrapportering i KOSTRA, som fortsatt kan brukes i dette arbeidet. Fil-uttrekk KOSTRA-ansvarlig sier at å ta filuttrekk fra kommunens fagsystem som videresendes til SSB stort sett fungerer greit. Det er personavhengig hvordan og når innrapporteringen utføres og noen starter dette arbeidet sent og har en hektisk tid frem til 15. februar. Sektor for bygdautvikling trekkes frem som den sektoren som har hatt størst utfordringer med innrapporteringen, spesielt for vann og avløp. - KOSTRA-rapportering - 19 Side29

30 Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata vann og avløp Organisering /delegering Tjenesteleder for teknisk drift er blitt videredelegert ansvaret for innrapportering til KOSTRA i mange år. Hans rapporteringsansvarsområder er blant annet vann og avløp. Han delegerer også til andre som ufører selve rapporteringen. Ansvarsfordeling for tjenesterapportering innen vann og avløp er som følger: Skjema for vann og avløp er delegert til avdelingsingeniør. Kommunale avgifter for blant annet vann og avløp rapporteres av tjenesteleder for teknisk drift i samsvar med vedtatte gebyrregulativ i kommunen. Innen vann og avløp har økonomisjef frem til i dag utarbeidet selvkostkalkylen og rapportert data fra disse til SSB. Sektorsjef for bygdautvikling kjenner til KOSTRA-ansvarlig, mens tjenesteleder for tekniske tjenester, som har ansvaret for KOSTRA-rapportering på flere områder, ikke har fått informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig. Han viser imidlertid til at han har forstått hvem som har fått dette ansvaret i kommunen. Rutiner og prosedy rer I år fikk tjenesteleder for teknisk drift liste fra KOSTRA-ansvarlig i kommunen som viser hvilke skjema han skal rapportere til KOSTRA. Tjenesteleder for teknisk drift mottar informasjon om både veiledere, oppstart og sentrale krav og frister for rapporteringen fra sektorleder. Han følger opp at alle skjema han er ansvarlig for rapporteres til SSB. Han får også liste over hvilke skjema han skal rapportere inn for og passord og brukertilgang til innrapporteringssiden i SSB for å sikre at rapporteringen aksepteres av SSB. I følge tjenesteleder er det gjennomført et avdelingsmøte hvor de diskuterte innrapporteringen av tall. På dette møtet deltok også sektorsjef. Tidligere sier han at de har rapportert inn tall basert på tidligere erfaringer av innrapporteringsarbeidet. Det er ikke laget rutiner for utfylling av tjenestedata på sektor- og tjenestenivå. Tjenesteleder får delegert ansvar for å fylle ut skjema fra sektorsjef og følger selv opp de som har fått videredelegert ansvaret her. I dag sikres innrapporteringen ved at SSB godkjenner dette, alternativt får de en feilmelding fra SSB ved mangler. Tjenesteleder gir utrykk for et ønske om å få varsel noe tidligere da det må brukes noe tid for å sikre at data i innrapporteringsarbeidet er godt nok. Varslet ble sendt i slutten av februar fra sektorsjef, i følge tjenesteleder. - KOSTRA-rapportering - 20 Side30

31 Rapportering For kommunens avløpsanlegg som er tilknyttet Driftsassistansen i Sør-Trøndelag benytter de deres årsmelding for utfylling av data til SSB, noe som i følge tjenesteleder sikrer at disse er riktige. Det tas i tillegg ut statistikk fra kommunens regnskapssystem Visma for antall brukere innen vann og avløp som rapporteres inn. Økonomiavdelinga henter ut rapporter fra økonomisystemet for vann og avløp og antall abonnenter som rapporteres inn. Det er en utfordring innen vann og avløp hvor det kan finnes gratispassasjerer som ikke betaler for bruken. Tjenesteleder gir uttrykk for at det er vanskelig å få oversikt fra økonomisystemet når dette ikke tar inn oppdateringer fra matrikkelen 8, noe som hadde sikret at alle abonnenter er med i systemet. Frem til i dag må kommunen ha manuelle rutiner for å sikre dette, noe det mangler ressurser til å følge opp i dag. Kommuner har derfor vurdert å anskaffe ett forsystem KomTek som sikrer kommunikasjonen mellom matrikkelen og Visma. Dette eliminerer feilkilder ut fra erfaringer fra andre kommuner, blant annet Meråker i følge tjenesteleder. Innen vannforsyning rapporteres data til Mattilsynet for driftsdata ikke til KOSTRA. SSB/KOSTRA henter inn disse dataene sentralt og benytter dem i utarbeidelse av statistikk. Dette for å unngå behovet for dobbelrapportering. Kontrollen av avgiftsområdet er et kontinuerlig arbeid som må foregå hele tiden og det må være ressurser til dette, dette gjøres i dag i den grad ressursene strekker til. Kompetanse og sårbarhet Etter tjenesteleders oppfatning fungerer rapportering greit i dag, og han ser ikke behov for å styrke kompetansen. Han tar kontakt med økonomisjef ved usikkerhet ved regnskapstall. Utover dette føler han ikke usikkerhet om hvordan det skal rapporteres for sine ansvarsområder. Tjenesteleder følger opp sine ansvarsområder og sikrer at det blir rapportert inn hvis noen er borte. Sektorsjef kjenner også til hvem som skal fylle ut skjemaene og må løse dette hvis tjenesteleder er fraværende. Det foreligger ingen prosedyrer på dette som tjenesteleder kjenner til. Også økonomisjefen gir uttrykk for at han innenfor sitt ansvarsområde ikke har hatt usikkerhet vedrørende rapporteringen til SSB. Han har derfor ikke har hatt behov for kontakt 8 Norges nasjonale eiendomsregister. Det inneholder en kommunevis oversikt over eiendommer, eiendomsgrenser, adresser og bygninger. Kartverket har ansvar for og drifter matrikkelen, men det er kommunenes ansvar å legge eiendomsinformasjon inn i matrikkelen - KOSTRA-rapportering - 21 Side31

32 med andre på sine spesifikke rapporteringsområder. På selvkostområdet som økonomisjefen rapporterer KOSTRA-data innen, vil også sektorsjef Bygdeutvikling få opplæring. Dette vil føre til redusert sårbarhet i tilknytning til rapportering. Evaluering I følge tjenesteleder tekniske tjenester er det ingen formalisert evaluering etter at kommunen har mottatt bekreftelse fra SSB. Det er møter i tjenesteområdet hvor dette diskuteres. Tjenesteleder deltar ikke i diskusjoner på sektor- og rådmannsnivå på dette området Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata kraft Tjenestedata rapporteres ikke. Dette er i samsvar med regelverket Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata øvrige områder Nedenfor synliggjør vi resultatet fra den undersøkelsen vi har gjennomført innen de tre ulike sektorene i Selbu kommune når det gjelder tjenesterapportering: Sektor oppvekst, Sektor bygdautvikling og Sektor helse og sosial. Sektor helse og sosial Tjenesterapportering går via tjenesteleder og rådgiver i Helse og sosial. Sektorsjef drøfter registering og kvalitetssikring med rådgiver på Helse og sosial, og de som har et spesielt ansvar for å fylle ut skjemaene. All data som rapporteres inn sjekkes av rådgiver/sektorsjef. På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelser får vi til svar at det er enkel prosedyre for dette arbeidet, men at den ikke er laget skriftlig. Det blir påpekt at de som fyller ut skjemaene er godt kjent med dette. Korrekt registrering i fagsystemer sikres ved at den enkelte fagleder (tjenesteleder) sikrer data som ligger i fagsystemet. Dette er også en del av daglig ansvar til de som benytter fagsystemene. I følge sektorleder er det alltid en vurdering av om enheten har tilstrekkelig kompetanse for tjenesterapportering i KOSTRA, men det er behov for, og det gis opplæring kontinuerlig, både av nye og overfor de som bruker fagsystemene. Ofte skjer det oppgraderinger av fagsystemer som blir naturlige tidspunkt for opplæring. Kompetanseoverføring når nøkkelpersoner med rapporteringsansvar slutter, sikes ved opplæring av nyansatt. Overlapping beskrives og som en mulighet. Ved usikkerhet er KOSTRA-ansvarlig i kommunen eller rådgiver i Helse og Sosial kontaktperson. - KOSTRA-rapportering - 22 Side32

33 Vi spurte og om hvordan det tilrettelegges for å motta kunnskap om oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRA-rapportering. Vi fikk til svar at KOSTRAansvarlig går gjennom oppdateringer som kommer fra SSB og tar dette opp med ansvarlige i sektoren. Etter hvert års rapportering har de en gjennomgang hvor de ser hva som gikk bra og hva de kan gjøre bedre. Sektor oppvekst Lederne på enhetsnivå rapporterer i GSI (skole) og BASIL (barnehage). Rapporteringen kontrolleres av systemet og leveres samlet fra kommunen av pedagogisk konsulent i sektorsjefens stab. Innrapporterte tall kontrolleres av systemansvarlige hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Det rapporteres direkte i KOSTRA på noen enkelte områder, som for eks. barnehagesatser i kommunen. Denne rapporteringen foretas av sektorsjefen, og kontrolleres av KOSTRA-ansvarlig i kommunen. På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelse for tjenesterapporteringen får vi til svar at Statistisk Sentralbyrå årlig sender ut informasjonsbrev. Her finner man all nødvendig informasjon. Det er også mulig å hente ut informasjon i rapporteringsskjemaet knyttet til hvert enkelt spørsmål som skal besvares. Sektorsjef for oppvekst gir uttrykk for at de har tilstrekkelig med kompetanse mht tjenesterapportering innen KOSTRA. Det er tilbud om årlige kurs fra FMST, og det sendes ut informasjon fra SSB årlig. Ved usikkerhet tar de kontakt med KOSTRA-ansvarlig i kommunen og systemansvarlig hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Når det er behov for kompetanseoverføring sikrer de dette ved å gi nødvendig opplæring når det skal rapporteres. På spørsmål om de gjennomfører noen form for evaluering får vi til svar at det er opprettet en egen tverrsektoriell KOSTRA-gruppe i kommunen og at det skal utarbeides et eget KOSTRA-hefte (første gang i 2013). Tematikken omhandles også i rådmannens ledergruppe. Sektorsjef gir uttrykk for at rapporteringsrutinene er gode. Sektor bygdautvikling Innenfor sektor bygdautvikling viser sektorsjef til at sektorsjef og tjenesteledere rapporterer på sine ansvarsområder. Kontroll foretas av KOSTRA-ansvarlig i kommunen. - KOSTRA-rapportering - 23 Side33

34 På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelse for tjenesterapportering, svarer sektorsjefen at Statistisk Sentralbyrå sender ut årlige informasjonsbrev. Her finner man all nødvendig informasjon. Det er også mulig å hente ut informasjon i rapporteringsskjemaet knyttet til hvert enkelt spørsmål som skal besvares. Sektorsjef gir også uttrykk for at sektoren har tilstrekkelig kompetanse; det er blant annet tilbud om årlige kurs fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) i tillegg til at de mottar relevant informasjon SSB. Ved usikkerhet kontakter de KOSTRA-ansvarlig i kommunen og systemansvarlig hos FMST. De sikrer nødvendig kompetanseoverføring ved å gi nødvendig opplæring når det skal rapporteres. På spørsmål om det er blir gjennomført evaluering i løpet av året av rapporterte data for tjenesten blir det vist til at det er opprettet en egen tverrsektoriell KOSTRA-gruppe i kommunen. Det skal utarbeides et eget KOSTRA-hefte (første gang i 2013). Det er også tema i rådmannens ledergruppe Rapportering av regnskapsdata Organisering, rutiner, retningslinjer, kompetanse Kontering, anvisning og attesteringen av kommunens bilag utføres i Selbu kommune, og regnskapsdata rapporteres ved filuttrekk fra regnskapet. Kommunen benytter KOSTRAs funksjons- og artskontoplan noe som er med og sikrer at rapporteringen blir riktig. Ansatt i kommunen viser til at ansvaret for kontering av bilag følger sektorenes ansvar i kommunen. Sektorsjef har delegert dette ansvaret til ansatte noe som medfører at mange er involvert i dette arbeidet. Rådmannen har rettigheter for kontering i hele kommunen og sektorsjefene har rettigheter for kontering på sine ansvarsområder. Dette gjøres for å sikre at konteringen utføres selv om enkelte blir fraværende. Det har i følge ansatte vært en del endringer i organisasjonen og det blir gitt uttrykk for at man kanskje ikke har klart å gi god nok opplæring til nyansatte, noe som skyldes ressursmangler i økonomiavdelinga. Det er gjennomført intern opplæring med store grupper av ansatte, sist i årsskiftet 2011/2012. Når nye blir ansatt får de en til en opplæring, hvor både økonomiavdelinga og sektorene er involvert. I oppstartsmøtet blir det vist til at Værnesregionsamarbeidet har en viktig rolle for å sikre kvaliteten i regnskapstallene og at de ikke har gitt tilbakemelding om feil her. Rådmannen og økonomisjef viser til at Værnesregionsamarbeidet har gitt kommunen tilgang til god kompetanse innen regnskap, lønn og IT som det nytes godt av blant annet ved innrapportering til KOSTRA. - KOSTRA-rapportering - 24 Side34

35 I følge økonomisjefen kan ikke regnskapsdata som trekkes ut ved filuttrekk bli feil, men det kan være feil føring av hvor kostnaden utgiftsføres i regnskapet. Den som er attesteringsansvarlig har en viktig rolle med å legge inn hvilken konto utgiften skal belastes. Økonomisjefen viser til at det mangler en systematisk gjennomgang som kvalitetssikrer føringene i regnskapet, og føler et behov for en gjennomgang på regnskapssiden for å sikre at utgiftene er ført på riktig tjeneste - det er viktig at attesteringsavtale får opplæring av kommunens kontoplan for å sikre at utgiftene føres på riktig tjeneste og art. Han ser på muligheten for å benytte seg av opplæring fra Værnesregionsamarbeidet, ved regnskapstjenesten. De tilbyr kurs innen attestering og anvisning for å sikre at utgiftene rapporteres på riktig funksjons/tjenesteområde i KOSTRA. I intervju får vi informasjon om at korrekt bruk av kontoplanen sikres ved at det er laget en internkontoplan i kommunen som brukes, men at denne har noen mangler. Den er ikke oppdatert de siste fem årene i forhold til endringer i KOSTRA veiledere. Det er manglende ressurser i økonomiavdelinga som er årsak til at dette ikke er blitt gjort. Dette skyldes at ressursene ble overført til Værnesregionen i sin tid. På spørsmål om noen områder er vanskelige svarer ansatt i kommunen at hun får noen spørsmål fra Værnesregionen vedrørende bilag for innbetalinger i kommunen. Dette grunnes i at disse ikke gir tilstrekkelig dokumentasjon slik at det går frem hvordan disse skal føres i regnskapet. Internt i kommunen får ansatt spørsmål knyttet til føring av fond på sektornivå. Dette gjelder når sektorene får øremerkede midler som ikke brukes ett år og må føres mot fond for bruk senere år. Det blir gitt utrykk for at det er lik forståelse for bruk av kontoplanen i kommunen. Værnesregionen distribuerer informasjon om endringer i kontoplanen på funksjon og art ved e-post, noe som fungerer bra i følge ansatt. Kommunen mangler imidlertid system på at oppdateringene blir ajourført i den interne kontoplanen. I følge ansatt avdekkes det få feil, de som avdekkes omhandler bruken av feil funksjon. Noen ansatte i kommunen har ansvar for flere funksjoner og da kan det skje at de bruker feil funksjon, noe som må korrigeres. Som vist til i kapitel vises det til at feil i kontering kan lukes bort og dette går også på riktig bruk av KOSTRA-funksjon, særling på stillinger i forhold til 120-funskjsonen (adm.). De jobber videre med dette i ledersamlingene og internt i sektoren. - KOSTRA-rapportering - 25 Side35

36 Ansatt mener at kommunen kan bli bedre på å gi kompetanseoverføring ved nyansettelser for å sikre god forståelse for arbeidsoppgavene fra starten. KOSTRA-ansvarlig viser til at rådmannens koordineringsgruppe for blant annet bruk av KOSTRA-data sier det er rapportert feil på lønn for noen sektorer og tjenester Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune vann og avløp For vann og avløp attesteres og anvises alt i sektor for bygdautvikling. I følge tjenesteleder teknisk drift konterer avdelingsingeniører bilag og attesterer disse. Tjenesteleder anviser regninger for sitt ansvarsområde. Kontering, attestasjon og anvisning skjer av de som er delegert myndighet til dette. Det gjennomføres årlige gjennomganger på avgiftsområdet om arbeidsinnsatsen er riktig på eks. vann og avløp. Personalkontoret har utarbeidet en oversikt på samtlige ansatte som er sendt til sektorleder i år for å ta en gjennomgang av om disse er ført mot riktig tjenesteområde. Som et eksempel er tjenesteleders egen lønn er fordelt på seks tjenesteområder i kommunen Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune kraft I oppstartsmøtet blir vi informert om at kommunen har rettighet til å kjøpe et vist antall kwh til en subsidiert pris for salg på spotmarkedet. En del av konsesjonskraften benyttes til strømforbruk i kommunale bygninger til redusert pris ikke markedspris. Dette medfører at kommunen betaler markedspris for nettleien og konsesjonspris for forbruket av strøm til disse byggene. Det øvrige salget av konsesjonskraft ligger til økonomisjefens ansvarsområde. Konsesjonskraften føres i regnskapet og rapporteres til KOSTRA som en del av kommunens regnskapsdata. Det er økonomisjefen som har ansvar for innrapportering av konsesjonskraft I intervju sier økonomisjef at salg av konsesjonskraft fra Statskraft anvises av økonomisjef. Økonomisjef har hatt diskusjoner med Statskraft om prisen for konsesjonskraften, noe som har medført at denne er redusert. I dag mottar kommunen en oppgjørsregning fra Statskraft som betaler konsesjonskraften. Konsesjonskraften selges av Selbu energiverk som er en distributør av konsesjonskraften på vegne av Selbu kommune. Det er en ansatt i økonomiavdelingen som attesterer alle transaksjoner for konsesjonskraften og økonomisjef anviser disse. Hvis det gjøres feil i attesteringen i kommunen og dette ikke avdekkes ved anvisning, så får dette betydning for KOSTRA-tallene til kommunen, ved at disse blir feil. - KOSTRA-rapportering - 26 Side36

37 I KOSTRA rapporteres lav strømpris, noe som gjør at de har lavere kostnader til strøm i de kommunale bygningene enn tilsvarende og sammenlignbare kommuner. Dette må synliggjøres når man sammenligninger bygningsdriften i kommunen med andre. Tjenesteleder benytter konsesjonskraft til energiforbruk i de fleste kommunale bygg som han har ansvar for. Tjenesteleder har ikke reagert på lave utgifter til strøm for kommunale bygg sammenlignet med andre og mener dette ligger på et fornuftig nivå. Det er enkelt å budsjettere strømforbruket når prisen for konsesjonskraft er kjent noe som er fordelen med kommunens bruk av konsesjonskraft etter tjenesteleder sin oppfatning. I følge ansatt i kommunen føres salg av konsesjonskraft på to konto, og det er klart hvordan dette skal konteres. Økonomisjef attesterer og rådmannen anviser salg av konsesjonskraft i kommunen Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune øvrige områder Nedenfor synliggjør vi resultatet fra den spørreundersøkelsen vi har gjennomført innen de tre ulike sektorene i Selbu kommune når det gjelder regnskapsrapportering: Sektor oppvekst, Sektor bygdautvikling og Sektor helse og sosial. Sektor helse og sosial. På spørsmål om det er nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplan skal brukes, får vi til svar at det er kompetanse på dette blant de som konterer og anviser. De viser til at de kjenner til at det skjer feil, og at dette i noen grad blir fanget opp av økonomiavdelinga. Ved usikkerhet kontakter de samme avdeling. På spørsmål om hvordan det tilrettelegges for å motta kunnskap om oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRA-rapportering får vi til svar at økonomiavdeling og KOSTRA-ansvarlig tar opp med Helse og Sosial hvilke endringer som gjøres. Nødvendig kompetanseoverføring skjer ved opplæring av den enkelte ansatte og i enkelte tilfeller også ved overlapping. I forhold til regnskapsrapportering har alle ledd tjenesteledere, sektorsjef m/rådgivere og rådmannen v/økonomiavd. fokus på budsjettoppfølging og å sikre at utgiftene er på riktig tjeneste/funksjon, spesielt i forbindelse med tertial- og årsrapportering. I tillegg skjer det en kontinuerlig kontroll fra den enkelte. - KOSTRA-rapportering - 27 Side37

38 Sektor oppvekst Innen Sektor oppvekst gir de uttrykk for at de har noe, men ikke nok kompetanse når det gjelder hvordan kontoplan skal brukes, og det blir påpekt at det bør gis mer opplæring til de som konterer og anviser. Det vises imidlertid til at det er planlagt opplæring fra Værnesregionen regnskap og lønn. Ved usikkerhet kontaktes økonomiseksjon i kommunen. Det tilrettelegges for oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRArapportering ved at alle har tilgang til SSB sine sider. KOSTRA-ansvarlig i kommunen sender i tillegg ut informasjon på epost når det er nødvendig. Når nøkkelpersonell slutter sikres kompetanseoverføring ved at nødvendig opplæring blir gitt; og de som konterer, attesterer og anviser får opplæring. De viser til at de er avhengig av å gi nødvendig opplæring for å få arbeidsoppgavene utført riktig. Vi spurte og om det blir gjennomført noen forn for evaluering av rapporterte data. Sektorsjef viser til at økonomiseksjonen kontrollerer og at de som konterer, attesterer og anviser får veiledning av økonomiseksjonen. Sektoren tar en årlig gjennomgang av rapporterte data. Dette har til nå blitt gjort i årsmeldinga, men blir fra 2013 gjort i et eget KOSTRA-hefte. Sektor bygdautvikling Innen sektor bygdautvikling sier sektorsjef at de har noe, men ikke tilstrekkelig kompetanse og forståelse for hvordan kontoplan i kommunen skal brukes. Det blir påpekt at det bør gis mer opplæring til de som konterer og anviser. De viser imidlertid til at det er planlagt opplæring fra Værensregion regnskap og lønn. Ved usikkerhet kontakter de økonomiseksjon i egen kommune. Kompetanseoverføring når nøkkelpersoner slutter sikres ved at de som konterer, attesterer og anviser får nødvendig opplæring. Sektorsjef påpeker at de er avhengig av å gi nødvendig opplæring for å få arbeidsoppgavene utført riktig. På spørsmål på om hvordan det tilrettelegges for oppdatering i veiledere og annen oppdatering fra SSB om KOSTRA-rapportering, vises det til at alle har tilgang til SSB sine sider. I tillegg sender KOSTRA-ansvarlig i kommunen ut informasjon på epost når det er nødvendig. Vi spurte om det blir gjennomført noen form for evaluering av rapporterte data for tjenesten. På dette spørsmålet svarte sektorsjef at økonomiseksjonen kontrollerer. De som konterer, attesterer og anviser får veiledning av økonomiseksjonen. Sektoren tar en årlig gjennomgang av rapporterte data. Dette har til nå blitt gjort i årsmeldinga, men blir fra 2013 gjort i et eget KOSTRA-hefte. - KOSTRA-rapportering - 28 Side38

39 Rutiner og kvalitetssikring i Værnesregion Organisering og oppgaver KOSTRA-rapporteringen av regnskapsdata hentes ut av Selbu kommunes regnskap. Selbu kommune bruker et utvidet begrep for KOSTRA-funksjoner kalt tjeneste, mens artskontoplan er kun utvidet med underarter i forhold til KOSTRA. Det medfører at det er enkelt å hente ut tall fra regnskapet ved filuttrekk for rapportering til KOSTRA/ SSB i Selbu kommune. Regnskapstjenesten har ansvaret for at alle utbetalinger via lønn og fakturabehandling konteres, attesteres og anvises av Selbu kommune som har ansvar for at dette utføres riktig. Værnesregionen utfører stikkprøvekontroller og retter åpenbare feil og har en rolle som en kvalitetssikrer av bilagene. Værnesregionen har kontakt med økonomisjefen om saker vedrørende regnskapsføringen i kommunen, og har oppfattet økonomisjefen som kommunens KOSTRA-ansvarlig. Årshjul Værnesregionen har et eget årshjul som samsvarer med kravene fra SSB for kvartals- og års rapportering av regnskapsdata i KOSTRA. De får informasjon om disse fristene via brev, e- post og SSBs nettsider. Værnesregionen opplever at kommunen oversender det de skal i forhold til avtalte frister og at dette samarbeidet fungerer bra. Sikring av korrekt bruk av kontoplan i kommunen Verktøyet for å sikre korrekt bruk av kontoplan i kommunen er i dag elektronisk i regnskapssystemet. Dette gir en mulighet for å bruke søk funksjon for å skaffe seg informasjon. Hvor mye kommunene bruker dette er de usikre på. Det legges begrensninger i systemet slik at det ikke kan konteres på feil ansvarsområde. Dette er i følge Værnesregionen med på å redusere muligheten for feilrapportering i kommunen. Det gjøres få endringer i kontoplanen og når det skjer sender Værnesregionen ut skriv om dette til kommunens kontaktperson som er økonomisjefen i Selbu kommune. Som oftest gjøres dette som vedlegg/tillegg i «Infoskriv om årsoppgjør» som sendes i begynnelsen av desember hvert år. Værnesregionen mottar få spørsmål knyttet til bruken av artskontoplanen i kommunen. Det er sekretær i økonomiavdelinga som har kunnskap om dette og det er VRs inntrykk er at hun brukes mye til veiledning på dette feltet. - KOSTRA-rapportering - 29 Side39

40 Det er lønnsenheten som sikrer at riktig artskonto brukes for lønn i kommunen. Værnesregionen ser over og tar stikkprøver på skannede fakturaer før disse legges i regnskapet og åpenbare feil korrigeres. Det sendes e-post til dem som konterer feil. Kommunen har etter Værnesregionens inntrykk få feil og Værnesregionen gjør ikke mange rettinger. Noen ansatte benytter seg av manuelle posteringsbilag for korrigering av feil, dette er ikke ønskelig ut fra VRs vurdering da det er etablert et elektronisk verktøy (ebilag) til dette i kommunen. Værnesregionen skal kurse kommunens ansatte på bruken av dette verktøyet, høsten Det er ikke utarbeidet detaljert kontoplanskriv til kommunene i Værnesregionen. I dag hentes veiledningen fra utarbeidede standarder som brukes i kommunen, noe som fungerer godt ut fra VRs ståsted. Kvalitetssikringen av data før innrapporteringen skjer fortløpende gjennom regnskapsåret og det er ikke en samlet gjennomgang på dette i slutten av året. Kompetanse Ansatte i Selbu kommune har jobbet med kontering av bilag i mange år og det er Værnesregionens inntrykk at de kan dette. Det kan være noen utfordringer når det skjer endringer underveis, da konteringen ofte er basert på erfaringer fra tidligere år. Det er få spørsmål knyttet til Værnesregionen om riktig bruk av KOSTRA-art. Øvrige kontroller av KOSTRA-data Samarbeidet i Værnesregionen er med på å sikre kvalitet ved at Værnesregionen blir et naturlig knutepunkt for diskusjoner mellom kommunene som har lik kontoplan. Det å ha lik forståelse handler også om muligheten til kommunen å gå i dybden, som handler om å ha ressurser til dette noe som er ulikt i kommunene. Når kommune har behov for ny kontoplan eks til samarbeidsreformen, lager Værnesregionen lik kontoplan for alle kommunene i Værnesregionen. Kvalitet på KOSTRA-data Generelt sett tror Værnesregionen at KOSTRA-data er gode i Selbu kommune. Det er imidlertid ett område i følge Værnesregion som kan være mangelfullt i kommunen; dette - KOSTRA-rapportering - 30 Side40

41 gjelder føring på funksjon 121 -Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen. Funksjonen omfatter: aktiviteter i eiendomsforvaltningen knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er forbruksuavhengig av om bygg er i drift eller ikke. Skatter og avgifter som inngår her er typisk eiendomsskatt, eller andre pålagte offentlige (forbruksuavhengige) avgifter som man har også når bygg ikke er i bruk. Feilrapportering til SSB Det er få feilmeldinger knyttet til regnskapsrapporteringen. Når noe ikke er avstemt og det mottas feilmelding fra SSB rettes dette opp med engang og ny innsending foretas Samarbeid med Selbu kommune Værnesregionen opplever å ha et godt samarbeid med Selbu kommune, selv om det noen ganger oppleves manglende svar når aktuelle saker tas opp med kommunen. Dette kan ha sine grunner i kommunens manglende ressurser til økonomiavdelingen, som nå blir styrket med en ny ansatt Controller. Evaluering Værnesregionen deltar ikke i evaluering av kommunens rapportering i KOSTRA. 3.3 Revisors vurdering Selbu kommune er organisert etter en sektormodell. Mange har en større eller mindre rolle i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen. God kvalitet på rapporterte data betinger at alle som har en oppgave i rapporteringen har et eierforhold til det som rapporteres og en felles forståelse av hva som skal rapporteres. Undersøkelsen viser at Selbu kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAveileder anbefaler. Det synes også stort sett å være klart for ansatte i kommunen hvem dette er. Det kan være hensiktsmessig at ansatte både i Værnesregion og kommunen får informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig selv om kontakten med økonomisjefen fungerer godt. At både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig har kompetanse på området, reduserer også sårbarheten i tilknytning til KOSTRA-rapporteringen. Ansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA er delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke om alt er - KOSTRA-rapportering - 31 Side41

42 rapportert, samt å være kontaktperson dersom noen har spørsmål i tilknytning til rapporteringen. At de ikke har fått tilbakemeldinger fra SSB om feilmeldinger, kan tyde på få feil i den tekniske rapporteringen. Vårt inntrykk er at videreformidling og informasjon om veileder, oppstart, sentrale krav og frister formidles til sektorene. Det kan imidlertid se ut til at tid fra informasjon til innrapportering kan bli noe knapp. Det er viktig at informasjon videreformidles til den enkelte som utfører rapporteringsarbeidet så raskt som mulig. Kommunen har en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet og alle blir gjort kjent med fristene. Ut i fra innsamlet data er revisor usikker på om det er etablert et årshjul i kommunen hvor også prosedyrer og frister for rapportering av KOSTRA-data er innlemmet. Selv om rapporteringsarbeidet fungerer greit per i dag, kan det være hensiktsmessig og i tråd med veilederen å etablere et årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir fraværende. Skriftliggjøring av rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data vil nok allikevel kunne føre til mindre grad av sårbarhet. Det kan se ut til at det ikke gjennomføres evaluering av rapporteringen på overordnet nivå. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRA-ansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som en arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor vurderer det som positivt at det er satt fokus på KOSTRA-rapportering ved at dette blant annet er tema i rådmannens utvidede ledersamlinger, og ikke minst fokus ved det arbeidet som er gjort ved å vaske KOSTRA-data (Vi kommer tilbake til dette i kapitlet vedrørende bruk av KOSTRA-data). Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata, er det Værnesregion som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer noe mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værnesregion i alle ledd og organisasjon i Selbu kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig - KOSTRA-rapportering - 32 Side42

43 ved god dialog med Værnesregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. 4 Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2: Om bruk av KOSTRA-data brukes i analyseformål, og spesielt i styringsdokumenter. Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen, fra dokumenter og fra SSB. 4.1 Revisjonskriterier Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003) skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis" på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. Ifølge veilederen er den viktigste forutsetningen for å bedre kvaliteten på innrapporterte data, at disse blir brukt aktivt i interne analyser, og i informasjon til innbyggere og politisk nivå. Det er viktig at kommunens medarbeidere har et eierforhold til de data som er rapportert inn. Dette krever at man har en forståelse for hvorfor data rapporteres og hva de skal brukes til. Slik forståelse vil i større grad kunne oppnås dersom man gjennomgår sin egen KOSTRArapportering og vurderer om data kan være korrekt. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag holdt kurs i KOSTRA i desember 2009 sammen med NKK 9. En av suksessfaktorene som ble holdt fram for å få god kvalitet på KOSTRA-data, er at dataene brukes aktivt i sammenlikning med andre kommuner og/eller ved analyse av egen utvikling over år. Data som blir aktivt brukt enten ved sammenlikning med andre kommuner eller ved sammenlikning mot egen virksomhet over tid, forventes å forbedres fra år til år for å redusere eventuelle feilkilder. Slik sammenlikning kan både gjøres på overordnet nivå for kommunen samlet, eller på tjenesteområdenivå. 9 NKK er forkortelse for Norges kemner og kommuneøkonomers forbund - KOSTRA-rapportering - 33 Side43

44 4.2 Data Bruk av rapporterte data til analyseformål Som vist til i kriteriekapitlet er bruk av KOSTRA-data en av de viktigste forutsetningene for å bedre kvaliteten på innrapporterte tall. Rådmannen viser til at det er startet et prosjekt administrativt som skal bunne ut i hvordan man bruker KOSTRA som styringsinformasjon i kommunen. I oppstartsmøtet vises det til at kommunen etablerte «Utviklingsprosjekt 2012» hvor målsettingene var; 1. Bedre kommunens driftsresultat med ca kr 10 mill i løpet av kommende økonomiplanperiode 2. Gjøre vesentlige forbedringer i kommunens styringsrutiner. Utviklingsprosjektet ble formelt avsluttet ved utgangen av 2012, men tilnærmingsmåtene i prosjektet blir videreført i de ordinære styringsrutinene fra driftsåret Gruppa som jobbet med dette er videreført med samme sammensetning og betegnes nå som «KOSTRAgruppa» eller «Koordineringsgruppa». På spørsmål til sektorsjefene om de har noen felles arena for erfaringsutveksling i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen, vises det til opprettelsen av denne tverrsektorielle KOSTRA-gruppe som ledes av økonomisjefen. I intervju sier både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig at koordineringsgruppa som hadde ansvaret for gjennomgangen av virksomhetsområdene i kommunen i 2012, baserte sin gjennomgang på driftsnivået i kommunen sammenlignet med et økonomisk potensiale ved bruk av KOSTRA-tall fra sammenlignbare kommuner. Gruppa fant da et potensiale til å redusere driftsnivået i kommunen, noe det er behov for jf. økonomiplanen. I ettertid har de sett behovet for å vaske tallene i 2012 basert på erfaringer fra gruppas arbeid. De siste årene har kommunen leid konsulenttjenester for å etablere et verktøy i kommunen for å redusere usikkerhetene i tallene; å vaske kommunens KOSTRA-tall. Dette for å sikre at sammenligningsgrunnlaget gir et riktigst mulig bilde av status i kommunene. Når tallene vaskes brukes kriterievekter hentet fra kommunenes inntektssystem grønn bok, som kobles mot befolkningsprofilen i kommunene. Dette er med å sikre at kommunen sammenligner seg med andre kommuner med tilsvarende utfordringer samt gruppegjennomsnitt fra SSB. I tillegg omhandler vaskingen en fremskriving av befolkningsveksten frem til 2040 for alle kommunene som Selbu sammenligner seg med. De ser fortsatt behovet for å fortsette dette arbeidet i årene framover for å sikre at de tall kommunen benytter for sammenligninger gir et - KOSTRA-rapportering - 34 Side44

45 mest mulig riktig bilde. Koordineringsgruppa har møter annenhver måned og har gjennomført to-dagers samlinger hvor konsulent som vasker tallene for kommunen har deltatt. Økonomisjefen sier at KOSTRA er et rapporteringssystem som er innarbeidet i kommunens systemer. De ser nå på hvilken statistikk som skal brukes til styringstall i kommunens økonomi- og handlingsplanprosesser. Man har tidligere benyttet grunnlagstall fra KOSTRA og sammenlignet disse med KOSTRA-gruppe 2, fylket og landsgjennomsnittet. Dataene benyttes som et grunnlag for å stille flere og mer presise spørsmål til hvorfor de har en kostnads- eller tjenesteprofil som de har og har gitt indikasjoner på utfordringsområder i tjenesteproduksjon, som blir gjenstand for nærmere analyse i kommunen. I oppstartsmøtet blir det vist til at kommunen har benyttet KOSTRA-analyse i plandokumenter til politisk behandling og at styringsdata fra KOSTRA presenteres til alle politiske utvalg samt til administrativt ledernivå i kommunen. Et eksempel på dette er økonomiplan for , med budsjett I forrige økonomiplan ble det lagt inn grunnlagsdata fra KOSTRA som viser utfordringene med å få driften i balanse på områder hvor man har hatt ekstra inntekter fra næring, eksempelvis konsesjonskraft, som tilføres driften i kommunen. I kommunen har økonomisjefen jobbet med et KOSTRA - hefte som beskriver status for nøkkeltall i Selbu kommune. Dette skal gi oversikt over nøkkeltall siste regnskapsår og utvikling over år for tjenestene i kommunen sammenlignet med andre og skal vedlegges årsmeldingen for Dette er diskutert i rådmannens ledergruppe og koordineringsgruppa. Sektorsjefene viser også til dette arbeidet i sine svar. I følge økonomisjefen er den beste kvalitetssikringen av tallene å bruke disse, noe de gjør i dag. Når det fremkommer store utslag fremhever han at det er viktig å sjekke disse for feilkilder. Økonomisjef har dialog med de som er rapporteringsansvarlige når det ses etter feil, og i neste utvidet ledermøte ønsker økonomisjef å legge frem et utkast til kommunens KOSTRA hefte for å få en dialog med 25 enhetsledere om tallene. Dette er i følge økonomisjefen viktig for å sikre at disse gir et riktig bilde av utgifter og inntekter i kommunen. Økonomisjefen jobber mye med KOSTRA- analyse i kommunen og I intervju påpeker han at han kjenner til hvordan tallene brukes i kommunen og derfor ser viktigheten av at disse rapporteres riktig. Økonomisjef gir utrykk for at rådmannen er opptatt av å bruke KOSTRA analyse i kommunen, noe som gir mulighet til å prioritere arbeidet fremover. Det har vært en utfordring at økonomiavdelinga har vært underbemannet. Det er nå opprettet en ny stilling ved økonomiavdelinga som skal rette på denne situasjonen. - KOSTRA-rapportering - 35 Side45

46 Innenfor Sektor Helse og sosial brukes IPLOS-dataene aktivt i forhold til å se på om tildeling av tjenester er i tråd med tjenestebehov (IPLOS-profiler). Tjenesteleder for tekniske tjenester henter selv ut data for sine ansvarsområder og gjør sammenligninger for eget ansvarsområde til eget bruk. Tjenesteområdet deltar også i FOBE forening for kommunale bygg og eiendomsforvaltere som sammenligner data som gir styringsinformasjon innen eiendomsforvaltningen. Han har også sett at kommunen ved rådmannen har benyttet seg av KOSTRA-tall på virksomhetsnivå med fokus på reduksjon av utgifter tilknyttet tjenestene. Dette reduserte driftsnivået til flere tjenester innen sektor for bygdautvikling. På spørsmål om det er etablert samarbeidsnettverk med andre kommuner for å sikre lik forståelse av krav for KOSTRA-rapporteringen blir det i oppstartsmøtet vist til at kommunen ikke deltar i felles arena med andre kommuner for innrapportering og evaluering av rapportering i KOSTRA. Rådmannen deltok tidligere i effektivitetsnettverk i regi av KS, men har de siste årene vært mer perifer til dette. Det blir gitt uttrykk for at kommunen må sikre at rapporteringa som utføres er riktig, før de involveres i nettverk på dette området. I svar på spørreskjemaet til sektorsjefene gis det uttrykk for at KOSTRA-rapportering ikke er tema i nettverkssamlinger, men at de sammenligner seg med tall i kommunegruppe 2. Vi spurte videre om de så for seg noen mulighet for ytterligere å bedre kvaliteten på KOSTRA rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig gir utrykk for at han ser behovet for å få på plass rutiner og årshjul for dette arbeidet samt involvere de som rapporterer tallene i kommunens bruk av disse, for å sikre at de gir et mest mulig riktig bilde. I tillegg er det viktig at tallene presenteres på en god måte slik at politikerne får riktig oppfattelse av hvordan disse kan brukes for styring av kommunen. Økonomisjefen har prøvd å etablere en mer systematisk tilnærming for å sikre at utgifter per bruker blir riktig fremstilt i analyser fra KOSTRA og ser fremdeles etter feilkilder her. Sektorsjef for Oppvekst og sektorsjef for Bygdautvikling vurderer rapporteringsrutinene som gode, og alle tre sektorsjefene anser kvaliteten KOSTRA-dataene som gode. Værnesregionen er ikke involvert i Selbu kommunes bruk av KOSTRA tall i analysesammenheng og som er grunnlag for politiske beslutninger. De kjenner til at Selbu kommune har hatt et prosjekt med å innhente eksternt kompetanse til vasking og analyse av disse, men det blir gitt utrykk for at de savner å være i dialog med Selbu kommune for å sikre at tallene er riktig og brukes på en best mulig riktig måte i kommunen. - KOSTRA-rapportering - 36 Side46

47 4.3 Revisor vurdering Selbu kommune har valgt å være aktive i sin tilnærming til bruk av KOSTRA-data. De har satt fokus på å ha gode grunnlagsdata, og de bruker KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid både på overordnet nivå og på sektornivå. 5 Høring Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen i Selbu kommune. I forbindelse med høringen fikk rådmannen tilbud om et høringsmøte. Høringsmøtet ble gjennomført den Verifisert referat fra høringsmøtet gjelder som høringsuttalelse, og følger rapporten som vedlegg 3. På bakgrunn av innspill i høringsprosessen har vi korrigert noen ordvalg i rapporten uten at vi kommenterer dette ytterlige. Vurderinger og konklusjon er ikke endret etter høring. - KOSTRA-rapportering - 37 Side47

48 6 Konklusjoner og anbefalinger Problemstillingene i undersøkelsen er om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Videre om KOSTRA-data brukes til analyseformål. Vår konklusjon at kommunen i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA-data, men at de har noen utfordringer på enkelte områder som tydeliggjøring av årshjul og skriftliggjøring av prosedyrer. Fokus på gode grunnlagsdata og bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid, viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data. Dette bidrar til kvalitet på KOSTRA-dataene. En årlig evaluering av rapporteringen vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. - KOSTRA-rapportering - 38 Side48

49 Kilder Lover og forskrifter Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Kommunal - og regionaldepartementet Veileder KOSTRA. Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner Statistisk sen tralbyrå Om KOSTRA: KOSTRA. Arbeidsgrupperapporter KOSTRA publisering 15.mars Veileder til bruker Regnskapsrapporteringen i KOSTRA. Veiledning. Regnskapsåret 2012 KOSTRA veiledninger Selbu kommune Selbu kommune. Økonomiplan Budsjett Kommunestyrets vedtak. selbu.kommune.no Annet Regjeringen.no - KOSTRA-rapportering - 39 Side49

50 - KOSTRA-rapportering - 40 Side50

51 Vedlegg 1. KOSTRA Kommunegruppering: Kommunene er gruppert langs tre ulike dimensjoner: 1. Folkemengde, hvor vi skiller mellom små, mellomstore og store kommuner. Små kommuner har færre enn 5000 innbyggere, mellomstore har fra 5000 til innbyggere, mens store kommuner har eller flere innbyggere. 2. Bundne kostnader per innbygger, som er et mål på kommunenes kostnader for å innfri minstestandarder og lovpålagte oppgaver, og disse kostnadene varierer med demografiske, sosiale og geografiske forhold. For bundne kostnader per innbygger har vi valgt å bruke kvartilgrenser for å foreta en gruppering av kommunene. Kommuner med lave bundne kostnader omfatter de 25% laveste kommunene rangert etter bundne kostnader per innbygger. Kommuner med høye bundne kostnader omfatter de 25% høyeste kommunene rangert etter bundne kostnader per innbygger. De øvrige 50% av kommunene har middels bundne kostnader 3. Frie disponible inntekter per innbygger, som er et mål på hvor mye inntekter kommunene har til disposisjon etter at de bundne kostnadene er dekket, og gir en antydning av kommunenes økonomiske handlefrihet. For frie disponible inntekter per innbygger har vi valgt å bruke kvartilgrenser for å foreta en gruppering av kommunene. Kommuner med lave frie disponible inntekter omfatter de 25% laveste kommunene rangert etter frie disponible inntekter per innbygger. Kommuner med høye frie disponible inntekter omfatter de 25% høyeste kommunene rangert etter frie disponible inntekter per innbygger. De øvrige 50% av kommunene har middels frie disponible inntekter Selbu kommune er plassert i kommunegruppe 2 som i 2008 besto av 62 kommuner. Disse kommunene kjennetegnes ved at de er: små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger og middels frie disponible inntekter Data som ikke rapporteres via KOSTRA-mottaket som elektroniske skjema eller filuttrekk: NAV: Enslige forsørgere, uførepensjonister GSI: Elever, lærere, timer, grunnskoleopplæring for voksne, kommunale kulturskoler - KOSTRA-rapportering - 41 Side51

52 Vannverksregisteret (Vreg) drevet av Folkehelseinstituttet: Vannleveranse, ledningsnett, tilknyttede innbyggere osv. Matrikkelen: Fritidsboliger, eiendommer, målebrev, godkjent bruksareal Direktoratet for naturforvaltning: Registreringer av biologisk mangfold Riksantikvaren: Fredete kulturminner i fylkene Norsk kulturråd: Folkebibliotek, utlån av bøker og andre medier, bokbestand osv. Film & Kino: Kinobesøk, kinosaler osv. Kirkerådets medlemsregister Antall medlemmer i Dnk Vegdirektoratet Veier (kommunale veier, Europa- og riksveier, fylkesveier, private veier, motorveier) Egenskaper ved veiene (fast dekke, hastighet, aksellast, vegbredde) Tunneler Underganger Bruer Husbanken Opplysninger om antall boliger bygd eller endret/rehabilitert med støtte fra Husbankens ulike stønads- og finansieringsordninger, samt utbetalt beløp til slike stønader. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Branner, utrykninger, tilsyn av bygninger, piper osv. VIGO Fylkeskommunenes administrative register for videregående opplæring: Elever og lærlinger i videregående opplæring Studenter i fylkeskommunal fagskoleutdanning Utdanningsdirektoratet: Søkere og inntak til videregående opplæring (VIGO) Fastlegeregisteret (NAV) Fastlegers listelengde, antall åpne lister, reservekapasitet og andel kvinnelige leger IPLOS (Helsedirektoratet) Pseudonymt individbasert register hvor SSB er databehandler på vegne av Helsedirektoratet. Inneholder mottakere og søkere av kommunale pleie- og - KOSTRA-rapportering - 42 Side52

53 omsorgstjenester. Tjenestetildeling og -omfang, brukernes bistandsbehov, alder, kjønn m.m. SSB ellers: Befolkningssammensetning/ -utvikling, statsborgerskap, osv. Enslige, skilte/separerte, innvandrere Bosettingsstruktur (tettstedsbefolkning, reisetid til kommunesenteret, pendlere) Arbeidsmarked (sysselsatte, arbeidsledige) Registerbasert personellrapportering (Aa-registeret) Nasjonal utdanningsdatabase (NUDB) Kystlinje utenom tettsteder (delvis basert på Statens kartverk) Jordbruksbedrifter, jordbruksareal i drift - KOSTRA-rapportering - 43 Side53

54 Vedlegg 2 KOSTRA-data I. Avløp - nivå 2 Selbu 2012 Prioritering Finansiell dekningsgrad 101 Selvkostgrad 100 Dekningsgrad Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste 99,4 Andel av husholdningsabonnentene på avløp som har installert vannmåler 0 Produktivitet/enhetskostnad Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) 2122 Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) 2105 Gebyrgrunnlag per belastningsenhet (kr/kg tot-p) 6949 Driftsutgifter per innb. tilknyttet kommunal avløpstjeneste herav andel driftsutgifter for avløpsrensing per tilknyttet innbygger 68,2 - herav andel driftsutgifter for avløpsnett/innsamling per tilknyttet innbygger 31,8 Andel driftsutgifter av gebyrgrunnlaget 79,3 Andel kapitalkostnader av gebyrgrunnlaget 20,8 Andel andre inntekter av gebyrgrunnlaget 0 Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 4015 Tilknytningsgebyr avløp - én sats (gjelder rapporteringsåret+1) Tilknytningsgebyr avløp - lav sats (gjelder rapporteringsåret +1).. Tilknytningsgebyr avløp - høy sats (gjelder rapporteringsåret +1).. Årsgebyr for septiktømming (gjelder rapporteringsåret+1) 1221 Utdypende tjenesteindikatorer Antall kommunale avløpsanlegg 9 Beregnet gjennomsnittsalder for spillvannsnett med kjent alder 19 Andel ledningsnett med ukjent alder 70 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år.. Tilknytningstetthet på distribusjonsnettet (avløp) (innb/km) 69 Tetthet av pumpestasjoner (antall/km ledningsnett) 0,14 Antall kloakkstopper i avløpsledninger og kummer per kilometer ledningsnett 0 Antall avsluttede saker over kjelleroversvømmelser, der kommunen har erkjent erstatningsansvar 0 Andel belastning på anlegg med kjemisk rensing 0 Andel belastning på anlegg med biologisk-kjemisk rensing 16,9 Andel belastning på anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert og annet renseprinsipp 83,1 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med kjemisk rensing 0 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med biologisk-kjemisk rensing 15,3 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert el. annet renseprinsipp 84,7 Slamtørrstoff produsert per kubikkmeter avløpsvann.. Andel slam disponert til jordforbedring i jordbruket.. Andel slam disponert til jordforbedring på grøntarealer.. Andel slam levert til jordprodusent.. Andel slam disponert til forbrenning/energigjenvinning.. - KOSTRA-rapportering - 44 Side54

55 Andel slam disponert til toppdekke på avfallsfylling.. Andel slam deponert.. Andel slam disponert til eksport.. Andel slam disponert til annet formål.. Andel slam disponert til ukjent formål.. - KOSTRA-rapportering - 45 Side55

56 I. Vann - nivå 2 Selbu 2012 Prioritering Finansiell dekningsgrad 103 Selvkostgrad 100 Dekningsgrad Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal vannforsyning 95,7 Andel av husholdningsabonnentene som har installert vannmåler 1 Produktivitet/enhetskostnad Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) 1999 Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) 1949 Gebyrgrunnlag per m3 (vannleveranse) (kr/m3) 13,22 Driftsutgifter per tilknyttet innbygger (kr/tilkn.innb) herav andel driftsutgifter for produksjon av vann per tilknyttet innbygger 43,7 - herav andel driftsutgifter for distribusjon av vann per tilknyttet innbygger 56,3 Andel driftsutgifter av gebyrgrunnlaget 70,1 Andel kapitalkostnader av gebyrgrunnlaget 29,9 Andel andre inntekter av gebyrgrunnlaget 0,1 Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 3625 Tilknytningsgebyr vann - én sats (gjelder rapporteringsåret+1) Tilknytningsgebyr vann - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1).. Tilknytningsgebyr vann - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1).. Utdypende tjenesteindikatorer Antall kommunale vannverk 4 Forsyningssikkerhet, vann 100 Gjennomsnittlig årlig avbruddstid i vannforsyningen (totalt) 0,02 Gjennomsnittlig årlig avbruddstid i vannforsyningen (ikke-planlagt) 0,01 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år 0,734 Beregnet gjennomsnittsalder for vannledningsnett med kjent alder 30 Andel ledningsnett med ukjent alder 0 Tetthet av trykkøkningsstasjoner (antall/km ledning) 0,197 Tilknytningstetthet på distribusjonsnettet (innb/km) 20 Andel av de kommunale vannverkene som har sikkerhets- og beredskapsplan 100 Andel av innb. tilkn. komm. vannverk som er forsynt av grunnvann eller desinfisert overflatevann som 100 hovedkilde Beregnet vannlekkasje per meter ledning per år (m3/m/år) 0,2 E.coli: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 100 Intestinale enterokokker: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende 100 prøveresultater Farge: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 98,7 ph: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 100 Total vannleveranse (spesifikk totalleveranse) per tilkn. innbygger (m3/tilkn.innb/år) 147 A1. Andel av total vannleveranse som går til husholdningsforbruk.. A2. Andel av total vannleveranse som går til industri og næringsvirksomhet.. A3. Andel av total vannleveranse som går til annet forbruk (jordbruksvanning mv.).. - KOSTRA-rapportering - 46 Side56

57 A4. Andel ikke bokført vann (vanntap/lekkasje).. B1. Andel av total vannleveranse til husholdningsforbruk (boliger/leiligheter) 61 B2. Andel av total vannleveranse til husholdningsforbruk (hytter/fritidsbolig) 5 B3. Andel av total vannleveranse til industri 4 B4. Andel av total vannleveranse til tjenesteytende næringer 2 B5. Andel av total vannleveranse til primærnæringer (jordbruk/skogbruk/fiske) 4 B6. Andel av total vannleveranse til annet forbruk 18 B7. Andel av total vannleveranse til lekkasje 7 Gjennomsnittlig husholdningsforbruk per tilknyttet innbygger (l/pers/døgn) KOSTRA-rapportering - 47 Side57

58 Vedlegg 3 Høringsmøte REVISJON MIDT-NORGE IKS Høringsmøte Sak: Foreløpig rapport om KOSTRA-rapportering i Selbu kommune Dato og tid: , kl Tilstede: Rådmann Karsten Reitan, økonomisjef Kolbjørn Ballo og seniorrådgiver Stein Gunnar Espe fra Selbu kommune Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg og Arve Gausen fra Revisjon Midt-Norge. Et høringsutkast til rapport fra forvaltningsrevisjon om KOSTRA-rapportering i Selbu kommune ble sendt til kommunen den , ved rådmannen. I brevet som fulgte med rapportutkastet, ble rådmannen opplyst om at høringen kan skje i form av et møte, der revisjonen skriver et referat som verifiseres av rådmannen. Etter dette ble det inngått avtale om et slikt møte. Høringsrapporten ble gjennomgått i møtet og utvalgte kapitel ble diskutert nærmere. I gjennomgangen av rapporten ble det gjort noen innvendinger til ordvalg i rapporten som rettes opp av revisor. Rådmannen slutter seg til rapporten med de endringer som ble påpekt i møtet. - KOSTRA-rapportering - 48 Side58

59 Side59

60 Side60

61 Side61

62 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf Side62

63 Utvalg: Møtested: Møteprotokoll Regionrådet Værnesregionen Lokstallen, Stjørdal Møtedato: Tidspunkt: 09:00-15:00 Fra sak: PS 17/13 Til sak: PS 22/13 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Joar Atle Håve Ivar Vigdenes Johan Petter Skogseth Bård Langsåsvold Egil Haugbjørg Terje Granmo Inga Balstad Nils Even Fuglem John Paulsby Lars Græsli Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Frode Revhaug Frosta Erling Foss Malvik Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Fra administrasjonen møtte: Navn Kari Krogstad Henrik Vinje Kristian Rolstad Karsten Reitan Gunnbjørn Berggård Arne Ketil Auran Rune Hegge Bente Bakken Runar Asp Stilling Hovedtillitsvalgt Rådmann i Meråker Rådmann i Malvik Rådmann i Selbu Rådmann i Tydal Rådmann i Frosta Sekretariatsleder Rådgiver Samhandlingsleder Side63

64 Andre som møtte: Navn Alf Petter Tennfjord Gunbjørg Furunes Baar Elin Wikmark Darell Ketil Aas Kjetil Nyborg Jan Erik Slind Merete F. Rønningen Turid Skumsvoll Unni Røkke Ann Sissel Helgesen Stilling Fylkesmannen Sør-Trøndelag VR Barnevern VR IT VR Lønn/Regnskap VR Innkjøp VR Skatteoppkreverkontoret VR Forvaltningskontoret VR PPT VR Legevakt VR DMS Møtet ble ledet av: John Paulsby Av medlemmer/varamedlemmer møtte 10 av 12 Merknader Ivar Vigdenes ble innvilget permisjon fra møtet under behandling av sak 21/13 Side64

65 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte PS 17/13 RS 2/13 Innhold Orienteringssaker - Utviklingsprosjektet Sylan - Søknader om skjønnsmidler Forespørsel om overtagelse av prosjektansvar for etablering av migrasjonssenter på Granby Gård U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2013/4590 PS 18/13 Værnesregionen - prosjektoversikt /4926 PS 19/13 Tertialrapport 2. tertial /4927 PS 20/13 Værnesregionen - Budsjett 2014 og økonomiplan PS 21/13 PS 22/13 Eventuelt - Orientering fra Barneverntjenesten i VR Godkjenning av møteprotokoll 2013/4575 Side65

66 PS 17/13 Orienteringssaker Søknad om skjønnsmidler Det er søkt om skjønnsmidler fra Fylkesmannen for fire prosjekter, for henholdsvis tre av prosjektene i Nord-Trøndelag og for fire av prosjektene i Sør-Trøndelag. RS 2/13 Forespørsel om overtagelse av prosjektansvar for etablering av migrasjonssenter på Granby Gård PS 18/13 Værnesregionen - prosjektoversikt 2013 Forslag til vedtak: Arbeidsutvalget tar prosjektoversikten for Værnesregionen til etterretning. Vedtak i Regionrådet Værnesregionen Regionrådet tar prosjektoversikten for Værnesregionen til etterretning. Behandling i Regionrådet Værnesregionen Under gjennomgang av prosjektoversikten ble det gitt følgende tilbakemeldinger: Prosjektet Plan, miljø, Landbruk kan settes i gang. Følgeevaluering Politisk nemd: politisk styringsstruktur bør klarlegges og kartlegges. Arbeidsutvalget i Værnesregionen er i gang med dette arbeidet. Den politiske nemda bør innstille overfor kommunestyret Fylkesmannen stiller seg positiv til å bidra med råd i prosjektet. VR Helse-prosjekter: viktig å sikre samordning på alle ledd. Førstelinje må ikke bli skadelidende. Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen Arbeidsutvalget tar prosjektoversikten for Værnesregionen til etterretning. Følgende prosjekter søkes det om prosjekttilskudd til fra Fylkesmannen, fylkeskommunene og andre: - Forebyggende enhet for barn og unge. - VR Forvaltning som koordinerende enhet for Værnesregionen - Utvidelse av NAV Værnes Nord til også å omfatte NAV Tydal og NAV Selbu under felles ledelse og administrasjon - Samordning av Næringsarbeidet/Regionalt fond Side66

67 PS 19/13 Tertialrapport 2. tertial 2013 Forslag til innstilling: Arbeidsutvalget tar fremlagte økonomirapportering for 2. tertial til orientering. Rapport for 2. tertial legges frem for Regionrådet for endelig behandling. Vedtak i Regionrådet Værnesregionen Regionrådet tar fremlagte tertialrapport for 2. tertial 2013 til orientering. Kostnadsnøkler for VR Legevakt bør tas opp til ny behandling. AU forbereder saken. Behandling i Regionrådet Værnesregionen Kostnadsnøkler for Legevakta bør tas opp til ny behandling. AU forbereder saken. Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen Arbeidsutvalget tar fremlagte økonomirapportering for 2. tertial til orientering. Rapport for 2. tertial legges frem for Regionrådet for endelig behandling. PS 20/13 Værnesregionen - Budsjett 2014 og økonomiplan Forslag til innstilling: Regionrådet for Værnesregionen godkjenner fremlagt budsjett 2014 og økonomiplan for Værnesregionen, og oversender dette til kommunene for vedtak. Vedtak i Regionrådet Værnesregionen Saken utsettes. Regionrådet ber om at det gjennomføres innsparinger eller økning av inntekter i budsjett 2014 og økonomiplan for Værnesregionens fellestjenester. Revidert forslag til budsjett legges frem for Regionrådet 4. desember Innstilling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Regionrådet for Værnesregionen godkjenner fremlagt budsjett 2014 og økonomiplan for Værnesregionen, og oversender dette til kommunene for vedtak. Side67

68 PS 21/13 Eventuelt Vedtak i Regionrådet Værnesregionen a) Regionrådet viser til vedtak av 19. juni 2013 og ber om at det arbeides videre med dette. Behandling i Regionrådet Værnesregionen a) Barnevern Gunnbjørg Furunes Baar orienterte om status i Værnesregionen Barneverntjeneste. Ivar Vigdenes foreslo: Regionrådet ber AU utarbeide forslag til mandat for en uavhengig og bred gjennomgang av barneverntjenesten i Værnesregionen, samt hvordan man kan organisere en slik innenfor korrekte, formelle og juridiske rammer. Forslaget falt PS 22/13 Godkjenning av møteprotokoll Vedtak i Regionrådet Værnesregionen Protokollen godkjennes. Behandling i Regionrådet Værnesregionen Side68

69 Selbu kommune Arkivkode: 216 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Gerd Fuglem Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 68/ Forvaltningsrevisjon KOSTRA-rapportering Vedlegg: Forvaltningsrevisjon Kostra-rapportering Særutskrift fra kontrollutvalget - Forvaltningsrevisjon Kostra-rapportering Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablering av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.juni Side69

70 Saksopplysninger Det vises til vedlagte dokumenter. Side70

71 FORVALTNINGSREVISJON KOSTRA-rapportering Selbu kommune Oktober TITTEL - 1 Side71

72 Side72

73 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden januar oktober Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider - KOSTRA-rapportering - 3 Side73

74 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Selbu kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse. Problemstillingene for undersøkelsen har vært: 1. Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? 2. Brukes KOSTRA-data til analyseformål? Undersøkelsen viser at Selbu kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAveileder anbefaler. Det synes også stort sett å være klart for ansatte i kommunen hvem dette er. Det kan være hensiktsmessig at ansatte både i Værnesregion og kommunen får informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig selv om kontakten med økonomisjefen fungerer godt. At både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig har kompetanse på området, reduserer også sårbarheten i tilknytning til KOSTRA-rapporteringen. Ansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA er delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke om alt er rapportert samt å være kontaktperson dersom noen har spørsmål i tilknytning til rapporteringen. At de ikke har fått tilbakemeldinger fra SSB om feilmeldinger, kan tyde på få feil i den tekniske rapporteringen. Vårt inntrykk er at videreformidling og informasjon om veileder, oppstart, sentrale krav og frister formidles til sektorene. Det kan imidlertid se ut til at tid fra informasjon til innrapportering kan bli noe knapp. Det er viktig at informasjon videreformidles til den enkelte som utfører rapporteringsarbeidet så raskt som mulig. Kommunen har en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet og alle blir gjort kjent med fristene. Ut i fra innsamlet data er revisor usikker på om det er etablert et årshjul i kommunen hvor også prosedyrer og frister for rapportering av KOSTRA-data er innlemmet. Selv om rapporteringsarbeidet fungerer greit per i dag, kan det være hensiktsmessig og i tråd med veilederen å etablere et årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir - KOSTRA-rapportering - 4 Side74

75 fraværende. Skriftliggjøring av rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data vil nok allikevel kunne føre til mindre grad av sårbarhet. Det kan se ut til at det ikke gjennomføres evaluering av rapporteringen på overordnet nivå. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRA-ansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som en arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor vurderer det som positivt at det er satt fokus på KOSTRA-rapportering ved at dette blant annet er tema i rådmannens utvidede ledersamlinger, og ikke minst fokus ved det arbeidet som er gjort ved å vaske KOSTRA-data. Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata, er det Værnesregionen (VR) som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer noe mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værnesregion i alle ledd og organisasjon i Selbu kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig ved god dialog med Værnesregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. Selbu kommune har valgt å være aktive i sin tilnærming til bruk av KOSTRA-data. De har satt fokus på å ha gode grunnlagsdata, og de bruker KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid både på overordnet nivå og på sektornivå. - KOSTRA-rapportering - 5 Side75

76 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Om KOSTRA Om organiseringen i Selbu kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Tilrettelegging for rapportering Revisjonskriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rapportering av regnskapsdata Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Rapportering av tjenestedata Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata vann og avløp Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata kraft Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata øvrige områder Rapportering av regnskapsdata Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune vann og avløp Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune kraft Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune øvrige områder Rutiner og kvalitetssikring i Værnesregion Revisors vurdering Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Revisjonskriterier Data KOSTRA-rapportering - 6 Side76

77 4.2.1 Bruk av rapporterte data til analyseformål Revisor vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger...38 Vedlegg 1. KOSTRA...41 Vedlegg 2 KOSTRA-data...44 Vedlegg 3 Høringsmøte KOSTRA-rapportering - 7 Side77

78 1 Innledning Revisjon Midt-Norge fikk i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert bestilling av forvaltningsrevisjon vedrørende KOSTRA-rapportering i Selbu kommune. I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir noe bakgrunnsinformasjon om området generelt og om Selbu kommune spesielt. 1.1 Bestilling På bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon for vedtok kontrollutvalget i sak 005/13 2 å bestille en forvaltningsrevisjon som omhandler KOSTRA-rapportering i Selbu kommune. Revisor har i samråd med kontrollutvalget og gjennom deres sekretariat kommet fram til fokusområdene i undersøkelsen. 1.2 Om KOSTRA KOSTRA (KOmmune, STat, RApportering) 3 er et felles system for innsamling og rapportering av data til Statisk Sentralbyrå (SSB), norske kommuner og fylkeskommuner. Det overordnete målet er å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet både på tjenestenivå og på regnskapsnivå. Systemet skal bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Rapportering etter KOSTRA-modellen har vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner fra og med Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet om at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. KOSTRA-rapporteringen skal gi informasjon om ressursbruk og tjenesteyting i kommuner/fylkeskommuner til flere brukere. Dette kan være både eksterne kommuner, politikere, departementer, andre statlige myndigheter, media mv. I tillegg kan kommuner bruke KOSTRA-data som et grunnlag for å vurdere egen tjenesteyting. Dette forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen. KOSTRA er et standardisert system som i prinsippet skal være nøytralt for hvordan kommunen er organisert fordi det tar utgangspunkt i de tjenester kommunen yter, ikke i kommunens egen organisering. 1 Behandlet i KU den Vedtatt av kommunestyret sak 113/12 2 Den Se - KOSTRA-rapportering - 8 Side78

79 SSB har på bakgrunn av folkemengde, bundne kostnader per innbygger og frie disponible inntekter per innbygger gruppert kommunene i 29 kategorier. Gruppeinndelingen er ment som et hjelpemiddel til å foreta fornuftige sammenligninger av kommuner. Selbu kommune tilhører kommunegruppe 2, som er kategorisert som: «Små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, og middels frie disponible inntekter.» I 2008 tilhørte 62 kommuner denne gruppen. 1.3 Om organiseringen i Selbu kommune Figur 1. Administrativt organisasjonskart. Selbu kommune. Kilde: selbu.kommune.no I følge nettsidene til Selbu kommune er kommunen delt opp i tre sektorer som hver ledes av en sektorsjef. I hovedsak er stabs- og støttefunksjoner lagt til sentraladministrasjonen. Rådmannen er administrativ leder, og samtidig leder av sentraladministrasjon. Fram til ansettelse av ny Sektorleder for helse og sosial den , fungerte rådmannen i denne stillingen. Økonomisjefen i kommunen har det overordna ansvaret for innrapportering av KOSTRArapportering og for økonomistyringa i kommunen hvor årsbudsjett og årsmelding samt økonomiplan er viktige styringselementer. I kommunen er tjenester for regnskap, skatt, lønn og fakturering lagt til Værnes regionsamarbeidet. - KOSTRA-rapportering - 9 Side79

80 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Avgrensninger Prosjektet skal rette fokus mot rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRAtall i Selbu kommune. Som vist til innledningsvis, består KOSTRA-tall i utgangspunktet både av regnskapsdata og av tjenestedata. Det er mulig å bruke utelukkende regnskapsdata eller tjenestedata, men i analysesammenheng vil det ofte være nødvendig å bruke en kombinasjon av disse. Revisor mener det derfor er naturlig at både regnskapsrapportering og tjenesterapportering til SSB er omfattet av prosjektet. Revisor har lagt hele den administrative kommuneorganisasjonen til grunn for vurdering av om det er etablert rutiner på overordnet nivå for rapporteringsarbeidet. I tillegg har revisor sett på praksis for rapportering for hele kommunen for å se om den er i samsvar med kommunens rutinebeskrivelser og bestemmelser i SSB. Sektorene representerer ulike fagområder og har ulike utfordringer knyttet til blant annet lokalisering og kompetanse. Selv om man har etablert gode rutiner for hvordan grunnlagsdata for rapporteringen skal foregå og for å sikre tilstrekkelig kompetanse i organisasjonen, har vi funnet det hensiktsmessig å undersøke noen områder nærmere for å se om rutinene faktisk etterleves. Prosjektet er etter innspill fra KU og dets sekretariat avgrenset til å undersøke rutiner i tilknytning til rapportering av Kraft, Vann og Avløp. Vi presiserer at prosjektet omhandler hvordan man sikrer kvaliteten innen KOSTRA-rapportering for Vann og Avløp, men at vi ikke synliggjør tall på dette da kostnadsanalyser i seg selv vil være for ressurskrevende innenfor prosjektets rammer 4. Vi har ikke vurdert om de rapporterte dataene for Selbu kommune er korrekte eller ikke. 4 Det kan være relevant i denne sammenheng at Revisjon Midt-Norge gjennomførte forvaltningsrevisjon av kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon i Selbu kommune i KOSTRA-rapportering - 10 Side80

81 2.2 Problemstillinger Vi har to problemstillinger: Problemstilling 1: Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner/prosedyrer? Problemstilling 2: Brukes KOSTRA-data til analyseformål? 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriter er krav, forventninger eller referanser som innsamlet data vurderes opp mot. Kriteriene hentes for eksempel fra lov, forarbeider, veiledere eller politiske vedtak. Alle kriterier skal komme fra autoritative kilder. Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravene som gjelder som gjelder for forvaltningsrevisjon innenfor den aktuelle tidsperioden. Krav til KOSTRA-rapportering følger av kommunelovens 49 og forskrift om rapportering fra kommuner av 15. desember Forskrift om rapportering fra kommuner har vært gjeldende fra 1. januar 2001, noe som betyr at KOSTRA-rapportering fra kommunene har vært obligatorisk i 11 år. Kommuneloven slår fast at kommuner skal rapportere fortløpende over ressursbruk og tjenesteyting til departementet for bruk i nasjonale informasjonssystemer. I lovens 49 står følgende: 1. Kommuner plikter å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. 2. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om hvordan slik informasjon skal frembringes, stilles opp og avgis. Utdypende krav er gitt i forskriftenes 8. Her stadfestes det at det er kommunen selv som er ansvarlig for innrapporterte data. Videre regulerer forskriften detaljene i hvordan og på hvilket tidspunkt rapporteringen skal skje. Rapporteringen skjer til SSB som har utarbeidet veiledere for ulike sider av rapporteringsarbeidet. I tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) utarbeidet en veileder for kvalitetssikring av data og en årlig hovedveileder for rapportering av regnskapsdata. Kriteriene vil bli utdypet i kapitlene som omhandler de to delproblemstillingene. - KOSTRA-rapportering - 11 Side81

82 2.4 Metode Hovedhensikten i datainnhentingen i denne undersøkelsen har vært å få kunnskap om hvilke data som er rapport til SSB og hvordan disse er utarbeidet. Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale og intervju med ansatte og ledelse. I tillegg har vi gjennomført en enkel spørreundersøkelse retta mot alle med ansvar for rapportering i kommunen. Nedenfor redegjør vi nærmere for metodebruken. I en tidlig fase i prosjektet ble det gjennomført et oppstartsmøte hvor rådmann, økonomisjef og seniorrådgiver/kostra-ansvarlig deltok. For å kunne gjøre en etterkontroll av om rutiner for rapportering fungerer i praksis har vi, etter innspill fra KU, undersøkt rapportering av kraft, vann og avløp på et mer detaljert nivå. For å få dybdekunnskap og innsikt i hvordan rapportering fungerer i praksis, om hvilke rutiner som er etablert på området og hvilket forhold sentrale personer i sektorene har til rapporterte KOSTRA-data har vi gjennomført intervju med ansvarlige for rapportering og andre ansatte som har oppgaver og sentrale funksjoner for KOSTRA-rapportering innenfor disse områdene i kommunen. Dette innebærer blant annet at vi i tilligg til oppstartsmøtet har gjennomført egne intervju med både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig for mer utdypende informasjon. Vi har også intervjuet tjenesteleder for teknisk drift og konsulent i økonomiavdelinga i kommunen. I tillegg har vi gjennomført intervju med regnskapsleder og konsulent for Værnesregion (VR), og vi har innhentet informasjon fra oppdragsansvarlig revisor for den finansielle revisjonen i kommunen 5. Informasjon fra revisor utfyller øvrig data innen regnskapsrapportering. Totalt har vi gjennomført intervju med 7 personer. Alle referatene fra intervjuene er verifisert. For å sikre bredden i informasjonsgrunnlaget, har vi i tillegg innhentet informasjon fra et spørreskjema med likelydende spørsmål som er sendt til de med ansvar for KOSTRArapportering i Selbu kommune, det vil si sektorlederne. Vi har mottatt svar fra disse. Vi har gjennomgått sentrale dokumenter som beskriver rutiner, retningslinjer og prosedyrer som er sentrale for produksjon av grunnlag for KOSTRA-data. Videre har vi gjennomgått områder der Selbu kommune har benyttet KOSTRA-data til ulike formål for å få innsikt i hvordan slike data blir brukt og i hvilken grad usikkerhet ved tallene blir håndtert. 5 Revisjon Midt-Norge - KOSTRA-rapportering - 12 Side82

83 I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret undersøkelsen. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillingene som er angitt for forvaltningsrevisjon. 3 Tilrettelegging for rapportering Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 1: Om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering av KOSTRA-data i Selbu kommune og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Som vist til tidligere er det visse forhold som bør være på plass for å sikre god rapportering av KOSTRA-data. Formålet med denne problemstillingen er å undersøke om slike forhold er på plass i Selbu kommune, og om de etterleves i praksis. Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen, fra ansatte ved lønn og regnskap Værnesregion, fra spørreundersøkelse, fra dokumenter og fra SSB. 3.1 Revisjonskriterier De revisjonskriteriene vi legger til grunn i dette prosjektet er kommuneloven 49a) og tilhørende forskrift om rapportering (FOR nr. 1425). Videre er veiledere i KOSTRA kilder for kriterier Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner angir i 8 at kommunen selv er ansvarlig for å kvalitetssikre rapporterte data. Til hjelp for arbeidet med å sikre god kvalitet på KOSTRA-rapporteringen har Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) gitt ut Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003). Veilederen er anerkjent som autorativ beskrivelse av nødvendig kvalitet i rapporteringen. Veilederen skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis" på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. For å sikre god kvalitet på rapportere KOSTRA-data fra kommunen må det være etablert rutiner som bidrar til å sikre god kvalitet. I tillegg må de som legger inn tallene ha tilstrekkelig kunnskap om, og forstå rutinene likt. Det er også viktig å vurdere om rutinene er tilstrekkelige til å gi en god rapportering. Dette kan gjerne gjøres som en del av en systematisk evaluering - KOSTRA-rapportering - 13 Side83

84 av rutinene. Veilederen anbefaler etablering av årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Evaluering av rapporteringen i ettertid bør også inngå. Ved å rette oppmerksomheten på avdekkede feil og svakheter i rapporteringen, kan man endre rutiner og dermed forbedre rapporteringen til neste år. En slik evaluering bør koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRAansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Veilederen anbefaler at det oppnevnes en KOSTRA-ansvarlig i hver kommune. KOSTRAansvarlig bør sørge for å utvikle og vedlikeholde rutiner som sikrer mest mulig korrekt og rettidig rapportering. For de øvrige i kommunen som deltar i rapporteringsarbeidet, må oppgaver, frister og ansvar være entydige og klare. Rutinene bør sikre at viktig informasjon fra SSB blir gjennomgått og gjort kjent for alle som er involvert i rapporteringen. Endringer i forhold til tidligere års rapporteringskrav må innarbeides i rutinene og kommuniseres til alle involverte parter. Da det er rapportering av både tjenestedata og økonomiske data, er det som regel mange personer involvert i arbeidet med å framskaffe data for rapportering. Dette medfører behov for gode rutiner for kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet, og forutsetter at mange har kompetanse på området. Det er flere mulige feilkilder i de innrapporterte data, som kan skyldes ulik forståelse av hvordan opplysningene skal framskaffes, ulik kompetanse hos de som gjennomfører rapporteringen og ulik ressursinnsats for å få fram korrekte data. Veilederen uttrykker også at KOSTRA-ansvarlig må vurdere om det er behov for å styrke kompetansen på noen områder. Det er viktig at kompetanseoverføring sikres ved skifte av personell. Rapporteringsforskriften fastsetter at det er kommunen selv som er ansvarlig for å sikre tilstrekkelig kvalitet på rapporterte data. Det er derfor en forutsetning at de som er involvert i rapporteringen er kjent med premissene for hva som skal rapporteres. Dette medfører at det må være nødvendig kompetanseoppbygging på området i organisasjonen. Rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data bør være skriftliggjort, for å sikre en god kvalitetssikring i kommunen. Dette gjør kommunen mer robust ved utskifting av medarbeidere, og vil sikre en mer entydig forståelse av hva som skal rapporteres. Ifølge Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data vil en god rutine for kvalitetssikring inkludere en systematisk gjennomgang og oppfølging av tilbakemeldinger fra SSB på eventuelle feil i rapporteringen. - KOSTRA-rapportering - 14 Side84

85 Som et ledd i effektivisering av måten å framskaffe data på, anbefaler SSB å bruke fil-uttrekk der dette er mulig. Dette innebærer å hente opplysninger fra andre IT-systemer, som grunnlag for å rapportere data til KOSTRA Rapportering av tjenestedata Det er viktig at de som rapporterer er klar over hvorfor man rapporterer og hva dataene skal brukes til. For tjenestedata er det fagpersonell som henter ut data og gjennomfører rapporteringen. For å sikre god kvalitet på data er det viktig at det finnes informasjon om hvor data er hentet fra og hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for framskaffelsen. Denne type informasjon bør dokumenteres for hver fagansvarlig som rapporterer. Slik dokumentasjon bidrar til å sikre like forutsetninger for rapporteringen over tid og dermed større sammenliknbarhet fra år til år. Grunnlaget for registrering av opplysninger i skjemaene kan gjerne være hentet fra fagprogrammer eller forsystemer. Dette vil for eksempel være Grunnskolens informasjonssystem (GSI 6 ) for skolene i Norge. Det er dermed viktig å ha et godt system for å gjennomføre løpende registrering i fagprogrammene Rapportering av regnskapsdata I forbindelse med regnskapsrapporteringen utarbeides årlig en Hovedveileder som angir hvilke arter og funksjoner som skal benyttes til rapporteringen. Hovedveilederen lister opp de ulike artene og funksjonene gruppert for kommuner, og gir en nærmere forklaring til i hvilke tilfeller de skal benyttes. For å gi mest mulig enhetlige og sammenliknbare data skal regnskapsrapporteringen skje etter en standardisert kontoplan som gjelder for alle kommuner. Dette innebærer at alle regnskapsdata i en kommune eller kommune må kunne konverteres over til KOSTRAfunksjoner og KOSTRA-arter, og obligatorisk inndeling i balansekapitler og sektorer. KOSTRA-funksjon er knyttet til hvilke typer behov tjenestene skal dekke, mens KOSTRA-art gjenspeiler hvilke typer inntekter eller utgifter som er brukt. For eksempel KOSTRA-funksjon 201 for førskole og 202 for skole, og KOSTRA-art for lønnsutgifter og kjøp av varer og tjenester. 6 GSI er Norges offisielle oversikt over grunnskoleundervisningen. Utdanningsdirektoratet er ansvarlig. - KOSTRA-rapportering - 15 Side85

86 3.2 Data Overordnede rutiner og kvalitetssikring av rapporteringsarbeidet Værnesregionen har ansvaret for regnskapsrapportering, all annen tjenesterapportering gjøres i Selbu kommune. På noen områder omhandler dette kapitlet både tjenestedata og regnskapsdata, men i stor grad er det tjenesterapportering som foretas i Selbu kommune som er i hovedfokus. Regnskapsrapportering er nærmere beskrevet i kapitel Organisering: KOSTRA-ansvarlig og ansvarsområder Økonomiavdelingen ved økonomisjef har det overordnede ansvaret for KOSTRArapporteringen. Fra høsten 2012 har seniorrådgiver hos rådmannen hatt rollen som KOSTRA-ansvarlig i kommunen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke i SSB om alt er rapportert, samt være en kontaktperson hvis noen har spørsmål tilknyttet rapporteringen. I følge økonomisjefen er det sendt ut informasjon om KOSTRA-ansvarliges rolle i kommunen og at økonomiavdelingen har ansvaret for KOSTRA-rapporteringen. Økonomisjefen deltar i ledersamlinger i kommunen og han viser til at han kommer til å synliggjøre organiseringen for innrapportering i KOSTRA for alle enhetsledere. Sårbarhet ved fravær og kompetanseoverføring Måten de organiserer KOSTRA-arbeidet på et overordnet nivå ved å ha KOSTRA-ansvarlig og økonomisjef er, i følge informasjon i oppstartsmøtet, med på å redusere sårbarhet ved eventuelle fravær. Når det gjelder organisasjon forøvrig sier økonomisjefen at hvis noen er fraværende i kommunen så må andre ta over de aktuelle oppgavene, dette gjelder også for KOSTRA-rapporteringen. Det er delegert til sektorene å håndtere dette i kommunen. Årshjul og prosedyrer I oppstartsmøtet får vi informasjon om at kommunen har et etablert årshjul og det blir påpekt at viktige datoer i tilknytning til KOSTRA-rapportering blir ført inn i det etablerte årshjulet. Rutiner Økonomisjef og rådmann gir uttrykk for bedre innrapportering etter at funksjon som KOSTRA-ansvarlig ble delegert til seniorrådgiver hos rådmannen. Det vises til at dette på sikt vil bedre innrapportering av kvaliteten på tallene i kommunen. De sier videre at kommunens rutiner for KOSTRA-innrapportering vil vurderes fremover for å sikre best mulig kvalitet i tallene som rapporteres. Det blir vist til at rådmannen setter KOSTRA-rapportering på kartet i sine utvidede ledermøter/samlinger. I tillegg er det tema på ledermøtet i samme - KOSTRA-rapportering - 16 Side86

87 sektor. Samtidig blir det påpekt at forbedringer kan gjøres. Feil i kontering kan lukes bort og dette går også på riktig bruk av KOSTRA-funksjon, særlig på stillinger i forhold til 120- funskjsonen (adm.). De jobber videre med dette i ledersamlingene og internt i sektoren. (Vi kommer nærmere inn på dette i kapitel vedrørende rapportering av regnskapsdata) Kvalitetssikring og kvalitet I følge økonomisjefen er det rapporteringsansvarlig som rapporter og kvalitetssikrer tjenestedataene. KOSTRA-ansvarlig sjekker at disse blir rapportert og akseptert av SSB innen frist. Utover dette er det ingen kvalitetssikring av innrapporteringen. KOSTRAansvarlig bekrefter at han følger med på at det blir rapportert riktig på SSB sine sider og følger opp feil tilknyttet dette. I noen tilfeller er han involvert ned på detaljnivå og diskuterer med saksbehandler hvordan rapporteringen skal utføres, spesielt innenfor helse- og sosial. Når det gjelder de andre sektorene har KOSTRA-ansvarlig mindre kunnskap om rapporteringen. Dialogen omhandler når det skal rapporteres og om rapporteringen er akseptert av SSB. Økonomisjef mener at tjenestedata er noenlunde riktige, men føler et større behov for en gjennomgang på regnskapsdata for å sikre at utgiftene er ført på riktig tjeneste. Økonomisjef ser på muligheten for å benytte seg av opplæring fra Værnesregionen ved regnskapstjenesten. Den som er attesteringsansvarlig har en viktig rolle med å legge inn riktig konto utgiften skal belastes. Det er viktig at disse får opplæring av kommunens kontoplan for å sikre at utgiftene føres på riktig tjeneste og art. Vi kommer tilbake til dette i kap Oppdatering på veiledere og informasjon fra SSB og annen KOSTRA informasjon I følge KOSTRA-ansvarlig videresendes all informasjon om frister og veiledere som kommunen mottar fra SSB til sektorlederne i januar i rapporteringsåret. De sender dette videre til de som er delegert ansvar til å utføre jobben i den enkelte sektor. Tilbakemelding fra SSB Økonomisjef kan ikke huske at SSB har meldt om feilrapportering. Hvis det er mangler i enkeltskjema så følger KOSTRA-ansvarlig opp dette og sikrer at data blir rapportert riktig fra kommunen. Rapportering på alt? I følge KOSTRA-ansvarlig har kommunen rapportert alle tall og skjema til SSB i I vedlegg 2 viser vi data for vann og avløp for rapporteringsåret 2012 for Selbu kommune. Vi - KOSTRA-rapportering - 17 Side87

88 henvendte oss til SSB hvor vi spurte om hva manglende rapportering kunne skyldes. SSB bekrefter at alle aktuelle variabler er rapportert. 7 Evaluering I følge økonomisjefen har de ikke en systematisk evaluering av siste års rapportering. Det gjøres ingen evaluering av feil utover det som er nevnt tidligere for å sikre at det blir rapportert og at disse aksepteres av SSB. KOSTRA-ansvarlig gir uttrykk for at kommunen er for dårlig til å ta evaluering på systemnivå og mangler rutiner for dette. KOSTRA ansvarlig trekker frem at man har begynt arbeidet på detaljnivået for å sikre deltakelse fra de som rapporterer data for blant annet å evaluere innrapporteringen. Han sier at det beste hadde vært å samle alle som har ansvar for innrapportering av data i og informere om neste års rapportering, samt å høste erfaringer fra årets rapportering for å skape arenaer for å evaluere dette Rapportering av tjenestedata Organisering Økonomisjef har videreført det systemet som har vært i kommunen over hvem som fyller ut de ulike skjemaene. Dette har etter hans vurdering fungert godt i kommunen. I følge rådmannen er rapporteringsansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. I sektor bygdautvikling deltar flere tjenesteledere mens for sektor helse og sosial og sektor oppvekst er det et team med sektorleder som rapporterer data til SSB. Årshjul og prosedyrer Som vist til tidligere fikk vi oppstartsmøtet informasjon om at kommunen har et etablert årshjul og det blir påpekt at viktige datoer i tilknytning til KOSTRA-rapportering blir ført inn i det etablerte årshjulet. Økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig sier i intervju at frem til i dag har årssyklusen ved innrapportering av KOSTRA startet når informasjonsbrevet fra SSB med oppdaterte 7 Svar fra SSB: Det er ikke bestandig det er relevant med tall for alle kommuner. Dersom Selbu ikke har slambehandlingsanlegg innenfor kommunegrensa får den heller ikke tall. Når det gjelder vannleveranse til ulike formål så har vi en ny og en gammel inndeling (A-inndelingen er gammel, mens B-inndelingen har tatt over og er ny). Selbu har tall for B-inndelingen (framgår av publiserte tall) og da skal dette være ok - KOSTRA-rapportering - 18 Side88

89 veiledere, krav, påminnelse og øvrig informasjon om neste års rapportering mottas. Som vist til tidligere blir denne videresendt til sektorsjefene i begynnelsen av januar for å informere om neste KOSTRA rapportering. Sektorsjefene videresender informasjonen til tjenesteledere når rapporteringsansvaret er delegert videre. KOSTRA-ansvarlig følger deretter med på innrapporteringssiden til kommunen i SSB, for å sjekke at det blir rapportert på alle områder og at rapportering blir akseptert av SSB. Ved mangler eller dersom innrapporterte data ikke aksepteres, følger KOSTRA ansvarlig opp dette. Dette sikrer at rapporteringa gjennomføres innenfor krav. Utover dette foreligger det i følge økonomisjef ikke rutiner som beskriver dette i kommunen. I følge økonomisjefen er de skjemaene som ligger på SSB selvforklarende og det er derfor ikke behov for å utvikle egne prosedyrer. Også KOSTRA-ansvarlig sier at det ikke er utarbeidet rutiner for innrapportering av data fra rådmannsnivået og han kjenner heller ikke til at det er etablert rutiner på sektornivået som omhandler dette. Kommunen har ikke et årshjul eller prosedyrer som beskriver viktige frister og rammer for når KOSTRA innrapporteringen skal utføres i kommunen. Han viser imidlertid til en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet frem til i dag og sier at alle kjenner til fristene og gjør jobben. Også økonomisjefen gir uttrykk for at skjemaene som ligger på SSB er selvforklarende og at det derfor ikke er behov for å utvikle egne prosedyrer. Hvorfor rapportering og bruk av tall I følge KOSTRA-ansvarlig har rapporteringa til KOSTRA og bruken av disse vært fjernt for saksbehandlerne frem til i dag. Han viser til at de har startet et arbeid for å ta med de som rapporterer tall i bruken av disse for å sikre at dette gir et best mulig bilde av status i kommunen. Vi viser for øvrig til kapitel 4 hvor vi undersøker dette nærmere. Kompetanse Økonomisjef ser behovet for interne kurs blant de som har ansvaret for innrapporteringa i Rådmannen har gjennomført møter i utvidet ledergruppe hvor alle tjenesteledere deltar og har tidligere gitt informasjon om innrapportering i KOSTRA, som fortsatt kan brukes i dette arbeidet. Fil-uttrekk KOSTRA-ansvarlig sier at å ta filuttrekk fra kommunens fagsystem som videresendes til SSB stort sett fungerer greit. Det er personavhengig hvordan og når innrapporteringen utføres og noen starter dette arbeidet sent og har en hektisk tid frem til 15. februar. Sektor for bygdautvikling trekkes frem som den sektoren som har hatt størst utfordringer med innrapporteringen, spesielt for vann og avløp. - KOSTRA-rapportering - 19 Side89

90 Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata vann og avløp Organisering /delegering Tjenesteleder for teknisk drift er blitt videredelegert ansvaret for innrapportering til KOSTRA i mange år. Hans rapporteringsansvarsområder er blant annet vann og avløp. Han delegerer også til andre som ufører selve rapporteringen. Ansvarsfordeling for tjenesterapportering innen vann og avløp er som følger: Skjema for vann og avløp er delegert til avdelingsingeniør. Kommunale avgifter for blant annet vann og avløp rapporteres av tjenesteleder for teknisk drift i samsvar med vedtatte gebyrregulativ i kommunen. Innen vann og avløp har økonomisjef frem til i dag utarbeidet selvkostkalkylen og rapportert data fra disse til SSB. Sektorsjef for bygdautvikling kjenner til KOSTRA-ansvarlig, mens tjenesteleder for tekniske tjenester, som har ansvaret for KOSTRA-rapportering på flere områder, ikke har fått informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig. Han viser imidlertid til at han har forstått hvem som har fått dette ansvaret i kommunen. Rutiner og prosedy rer I år fikk tjenesteleder for teknisk drift liste fra KOSTRA-ansvarlig i kommunen som viser hvilke skjema han skal rapportere til KOSTRA. Tjenesteleder for teknisk drift mottar informasjon om både veiledere, oppstart og sentrale krav og frister for rapporteringen fra sektorleder. Han følger opp at alle skjema han er ansvarlig for rapporteres til SSB. Han får også liste over hvilke skjema han skal rapportere inn for og passord og brukertilgang til innrapporteringssiden i SSB for å sikre at rapporteringen aksepteres av SSB. I følge tjenesteleder er det gjennomført et avdelingsmøte hvor de diskuterte innrapporteringen av tall. På dette møtet deltok også sektorsjef. Tidligere sier han at de har rapportert inn tall basert på tidligere erfaringer av innrapporteringsarbeidet. Det er ikke laget rutiner for utfylling av tjenestedata på sektor- og tjenestenivå. Tjenesteleder får delegert ansvar for å fylle ut skjema fra sektorsjef og følger selv opp de som har fått videredelegert ansvaret her. I dag sikres innrapporteringen ved at SSB godkjenner dette, alternativt får de en feilmelding fra SSB ved mangler. Tjenesteleder gir utrykk for et ønske om å få varsel noe tidligere da det må brukes noe tid for å sikre at data i innrapporteringsarbeidet er godt nok. Varslet ble sendt i slutten av februar fra sektorsjef, i følge tjenesteleder. - KOSTRA-rapportering - 20 Side90

91 Rapportering For kommunens avløpsanlegg som er tilknyttet Driftsassistansen i Sør-Trøndelag benytter de deres årsmelding for utfylling av data til SSB, noe som i følge tjenesteleder sikrer at disse er riktige. Det tas i tillegg ut statistikk fra kommunens regnskapssystem Visma for antall brukere innen vann og avløp som rapporteres inn. Økonomiavdelinga henter ut rapporter fra økonomisystemet for vann og avløp og antall abonnenter som rapporteres inn. Det er en utfordring innen vann og avløp hvor det kan finnes gratispassasjerer som ikke betaler for bruken. Tjenesteleder gir uttrykk for at det er vanskelig å få oversikt fra økonomisystemet når dette ikke tar inn oppdateringer fra matrikkelen 8, noe som hadde sikret at alle abonnenter er med i systemet. Frem til i dag må kommunen ha manuelle rutiner for å sikre dette, noe det mangler ressurser til å følge opp i dag. Kommuner har derfor vurdert å anskaffe ett forsystem KomTek som sikrer kommunikasjonen mellom matrikkelen og Visma. Dette eliminerer feilkilder ut fra erfaringer fra andre kommuner, blant annet Meråker i følge tjenesteleder. Innen vannforsyning rapporteres data til Mattilsynet for driftsdata ikke til KOSTRA. SSB/KOSTRA henter inn disse dataene sentralt og benytter dem i utarbeidelse av statistikk. Dette for å unngå behovet for dobbelrapportering. Kontrollen av avgiftsområdet er et kontinuerlig arbeid som må foregå hele tiden og det må være ressurser til dette, dette gjøres i dag i den grad ressursene strekker til. Kompetanse og sårbarhet Etter tjenesteleders oppfatning fungerer rapportering greit i dag, og han ser ikke behov for å styrke kompetansen. Han tar kontakt med økonomisjef ved usikkerhet ved regnskapstall. Utover dette føler han ikke usikkerhet om hvordan det skal rapporteres for sine ansvarsområder. Tjenesteleder følger opp sine ansvarsområder og sikrer at det blir rapportert inn hvis noen er borte. Sektorsjef kjenner også til hvem som skal fylle ut skjemaene og må løse dette hvis tjenesteleder er fraværende. Det foreligger ingen prosedyrer på dette som tjenesteleder kjenner til. Også økonomisjefen gir uttrykk for at han innenfor sitt ansvarsområde ikke har hatt usikkerhet vedrørende rapporteringen til SSB. Han har derfor ikke har hatt behov for kontakt 8 Norges nasjonale eiendomsregister. Det inneholder en kommunevis oversikt over eiendommer, eiendomsgrenser, adresser og bygninger. Kartverket har ansvar for og drifter matrikkelen, men det er kommunenes ansvar å legge eiendomsinformasjon inn i matrikkelen - KOSTRA-rapportering - 21 Side91

92 med andre på sine spesifikke rapporteringsområder. På selvkostområdet som økonomisjefen rapporterer KOSTRA-data innen, vil også sektorsjef Bygdeutvikling få opplæring. Dette vil føre til redusert sårbarhet i tilknytning til rapportering. Evaluering I følge tjenesteleder tekniske tjenester er det ingen formalisert evaluering etter at kommunen har mottatt bekreftelse fra SSB. Det er møter i tjenesteområdet hvor dette diskuteres. Tjenesteleder deltar ikke i diskusjoner på sektor- og rådmannsnivå på dette området Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata kraft Tjenestedata rapporteres ikke. Dette er i samsvar med regelverket Rutiner og kvalitetssikring av tjenestedata øvrige områder Nedenfor synliggjør vi resultatet fra den undersøkelsen vi har gjennomført innen de tre ulike sektorene i Selbu kommune når det gjelder tjenesterapportering: Sektor oppvekst, Sektor bygdautvikling og Sektor helse og sosial. Sektor helse og sosial Tjenesterapportering går via tjenesteleder og rådgiver i Helse og sosial. Sektorsjef drøfter registering og kvalitetssikring med rådgiver på Helse og sosial, og de som har et spesielt ansvar for å fylle ut skjemaene. All data som rapporteres inn sjekkes av rådgiver/sektorsjef. På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelser får vi til svar at det er enkel prosedyre for dette arbeidet, men at den ikke er laget skriftlig. Det blir påpekt at de som fyller ut skjemaene er godt kjent med dette. Korrekt registrering i fagsystemer sikres ved at den enkelte fagleder (tjenesteleder) sikrer data som ligger i fagsystemet. Dette er også en del av daglig ansvar til de som benytter fagsystemene. I følge sektorleder er det alltid en vurdering av om enheten har tilstrekkelig kompetanse for tjenesterapportering i KOSTRA, men det er behov for, og det gis opplæring kontinuerlig, både av nye og overfor de som bruker fagsystemene. Ofte skjer det oppgraderinger av fagsystemer som blir naturlige tidspunkt for opplæring. Kompetanseoverføring når nøkkelpersoner med rapporteringsansvar slutter, sikes ved opplæring av nyansatt. Overlapping beskrives og som en mulighet. Ved usikkerhet er KOSTRA-ansvarlig i kommunen eller rådgiver i Helse og Sosial kontaktperson. - KOSTRA-rapportering - 22 Side92

93 Vi spurte og om hvordan det tilrettelegges for å motta kunnskap om oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRA-rapportering. Vi fikk til svar at KOSTRAansvarlig går gjennom oppdateringer som kommer fra SSB og tar dette opp med ansvarlige i sektoren. Etter hvert års rapportering har de en gjennomgang hvor de ser hva som gikk bra og hva de kan gjøre bedre. Sektor oppvekst Lederne på enhetsnivå rapporterer i GSI (skole) og BASIL (barnehage). Rapporteringen kontrolleres av systemet og leveres samlet fra kommunen av pedagogisk konsulent i sektorsjefens stab. Innrapporterte tall kontrolleres av systemansvarlige hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Det rapporteres direkte i KOSTRA på noen enkelte områder, som for eks. barnehagesatser i kommunen. Denne rapporteringen foretas av sektorsjefen, og kontrolleres av KOSTRA-ansvarlig i kommunen. På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelse for tjenesterapporteringen får vi til svar at Statistisk Sentralbyrå årlig sender ut informasjonsbrev. Her finner man all nødvendig informasjon. Det er også mulig å hente ut informasjon i rapporteringsskjemaet knyttet til hvert enkelt spørsmål som skal besvares. Sektorsjef for oppvekst gir uttrykk for at de har tilstrekkelig med kompetanse mht tjenesterapportering innen KOSTRA. Det er tilbud om årlige kurs fra FMST, og det sendes ut informasjon fra SSB årlig. Ved usikkerhet tar de kontakt med KOSTRA-ansvarlig i kommunen og systemansvarlig hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Når det er behov for kompetanseoverføring sikrer de dette ved å gi nødvendig opplæring når det skal rapporteres. På spørsmål om de gjennomfører noen form for evaluering får vi til svar at det er opprettet en egen tverrsektoriell KOSTRA-gruppe i kommunen og at det skal utarbeides et eget KOSTRA-hefte (første gang i 2013). Tematikken omhandles også i rådmannens ledergruppe. Sektorsjef gir uttrykk for at rapporteringsrutinene er gode. Sektor bygdautvikling Innenfor sektor bygdautvikling viser sektorsjef til at sektorsjef og tjenesteledere rapporterer på sine ansvarsområder. Kontroll foretas av KOSTRA-ansvarlig i kommunen. - KOSTRA-rapportering - 23 Side93

94 På spørsmål om det er utarbeidet prosedyrebeskrivelse for tjenesterapportering, svarer sektorsjefen at Statistisk Sentralbyrå sender ut årlige informasjonsbrev. Her finner man all nødvendig informasjon. Det er også mulig å hente ut informasjon i rapporteringsskjemaet knyttet til hvert enkelt spørsmål som skal besvares. Sektorsjef gir også uttrykk for at sektoren har tilstrekkelig kompetanse; det er blant annet tilbud om årlige kurs fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) i tillegg til at de mottar relevant informasjon SSB. Ved usikkerhet kontakter de KOSTRA-ansvarlig i kommunen og systemansvarlig hos FMST. De sikrer nødvendig kompetanseoverføring ved å gi nødvendig opplæring når det skal rapporteres. På spørsmål om det er blir gjennomført evaluering i løpet av året av rapporterte data for tjenesten blir det vist til at det er opprettet en egen tverrsektoriell KOSTRA-gruppe i kommunen. Det skal utarbeides et eget KOSTRA-hefte (første gang i 2013). Det er også tema i rådmannens ledergruppe Rapportering av regnskapsdata Organisering, rutiner, retningslinjer, kompetanse Kontering, anvisning og attesteringen av kommunens bilag utføres i Selbu kommune, og regnskapsdata rapporteres ved filuttrekk fra regnskapet. Kommunen benytter KOSTRAs funksjons- og artskontoplan noe som er med og sikrer at rapporteringen blir riktig. Ansatt i kommunen viser til at ansvaret for kontering av bilag følger sektorenes ansvar i kommunen. Sektorsjef har delegert dette ansvaret til ansatte noe som medfører at mange er involvert i dette arbeidet. Rådmannen har rettigheter for kontering i hele kommunen og sektorsjefene har rettigheter for kontering på sine ansvarsområder. Dette gjøres for å sikre at konteringen utføres selv om enkelte blir fraværende. Det har i følge ansatte vært en del endringer i organisasjonen og det blir gitt uttrykk for at man kanskje ikke har klart å gi god nok opplæring til nyansatte, noe som skyldes ressursmangler i økonomiavdelinga. Det er gjennomført intern opplæring med store grupper av ansatte, sist i årsskiftet 2011/2012. Når nye blir ansatt får de en til en opplæring, hvor både økonomiavdelinga og sektorene er involvert. I oppstartsmøtet blir det vist til at Værnesregionsamarbeidet har en viktig rolle for å sikre kvaliteten i regnskapstallene og at de ikke har gitt tilbakemelding om feil her. Rådmannen og økonomisjef viser til at Værnesregionsamarbeidet har gitt kommunen tilgang til god kompetanse innen regnskap, lønn og IT som det nytes godt av blant annet ved innrapportering til KOSTRA. - KOSTRA-rapportering - 24 Side94

95 I følge økonomisjefen kan ikke regnskapsdata som trekkes ut ved filuttrekk bli feil, men det kan være feil føring av hvor kostnaden utgiftsføres i regnskapet. Den som er attesteringsansvarlig har en viktig rolle med å legge inn hvilken konto utgiften skal belastes. Økonomisjefen viser til at det mangler en systematisk gjennomgang som kvalitetssikrer føringene i regnskapet, og føler et behov for en gjennomgang på regnskapssiden for å sikre at utgiftene er ført på riktig tjeneste - det er viktig at attesteringsavtale får opplæring av kommunens kontoplan for å sikre at utgiftene føres på riktig tjeneste og art. Han ser på muligheten for å benytte seg av opplæring fra Værnesregionsamarbeidet, ved regnskapstjenesten. De tilbyr kurs innen attestering og anvisning for å sikre at utgiftene rapporteres på riktig funksjons/tjenesteområde i KOSTRA. I intervju får vi informasjon om at korrekt bruk av kontoplanen sikres ved at det er laget en internkontoplan i kommunen som brukes, men at denne har noen mangler. Den er ikke oppdatert de siste fem årene i forhold til endringer i KOSTRA veiledere. Det er manglende ressurser i økonomiavdelinga som er årsak til at dette ikke er blitt gjort. Dette skyldes at ressursene ble overført til Værnesregionen i sin tid. På spørsmål om noen områder er vanskelige svarer ansatt i kommunen at hun får noen spørsmål fra Værnesregionen vedrørende bilag for innbetalinger i kommunen. Dette grunnes i at disse ikke gir tilstrekkelig dokumentasjon slik at det går frem hvordan disse skal føres i regnskapet. Internt i kommunen får ansatt spørsmål knyttet til føring av fond på sektornivå. Dette gjelder når sektorene får øremerkede midler som ikke brukes ett år og må føres mot fond for bruk senere år. Det blir gitt utrykk for at det er lik forståelse for bruk av kontoplanen i kommunen. Værnesregionen distribuerer informasjon om endringer i kontoplanen på funksjon og art ved e-post, noe som fungerer bra i følge ansatt. Kommunen mangler imidlertid system på at oppdateringene blir ajourført i den interne kontoplanen. I følge ansatt avdekkes det få feil, de som avdekkes omhandler bruken av feil funksjon. Noen ansatte i kommunen har ansvar for flere funksjoner og da kan det skje at de bruker feil funksjon, noe som må korrigeres. Som vist til i kapitel vises det til at feil i kontering kan lukes bort og dette går også på riktig bruk av KOSTRA-funksjon, særling på stillinger i forhold til 120-funskjsonen (adm.). De jobber videre med dette i ledersamlingene og internt i sektoren. - KOSTRA-rapportering - 25 Side95

96 Ansatt mener at kommunen kan bli bedre på å gi kompetanseoverføring ved nyansettelser for å sikre god forståelse for arbeidsoppgavene fra starten. KOSTRA-ansvarlig viser til at rådmannens koordineringsgruppe for blant annet bruk av KOSTRA-data sier det er rapportert feil på lønn for noen sektorer og tjenester Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune vann og avløp For vann og avløp attesteres og anvises alt i sektor for bygdautvikling. I følge tjenesteleder teknisk drift konterer avdelingsingeniører bilag og attesterer disse. Tjenesteleder anviser regninger for sitt ansvarsområde. Kontering, attestasjon og anvisning skjer av de som er delegert myndighet til dette. Det gjennomføres årlige gjennomganger på avgiftsområdet om arbeidsinnsatsen er riktig på eks. vann og avløp. Personalkontoret har utarbeidet en oversikt på samtlige ansatte som er sendt til sektorleder i år for å ta en gjennomgang av om disse er ført mot riktig tjenesteområde. Som et eksempel er tjenesteleders egen lønn er fordelt på seks tjenesteområder i kommunen Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune kraft I oppstartsmøtet blir vi informert om at kommunen har rettighet til å kjøpe et vist antall kwh til en subsidiert pris for salg på spotmarkedet. En del av konsesjonskraften benyttes til strømforbruk i kommunale bygninger til redusert pris ikke markedspris. Dette medfører at kommunen betaler markedspris for nettleien og konsesjonspris for forbruket av strøm til disse byggene. Det øvrige salget av konsesjonskraft ligger til økonomisjefens ansvarsområde. Konsesjonskraften føres i regnskapet og rapporteres til KOSTRA som en del av kommunens regnskapsdata. Det er økonomisjefen som har ansvar for innrapportering av konsesjonskraft I intervju sier økonomisjef at salg av konsesjonskraft fra Statskraft anvises av økonomisjef. Økonomisjef har hatt diskusjoner med Statskraft om prisen for konsesjonskraften, noe som har medført at denne er redusert. I dag mottar kommunen en oppgjørsregning fra Statskraft som betaler konsesjonskraften. Konsesjonskraften selges av Selbu energiverk som er en distributør av konsesjonskraften på vegne av Selbu kommune. Det er en ansatt i økonomiavdelingen som attesterer alle transaksjoner for konsesjonskraften og økonomisjef anviser disse. Hvis det gjøres feil i attesteringen i kommunen og dette ikke avdekkes ved anvisning, så får dette betydning for KOSTRA-tallene til kommunen, ved at disse blir feil. - KOSTRA-rapportering - 26 Side96

97 I KOSTRA rapporteres lav strømpris, noe som gjør at de har lavere kostnader til strøm i de kommunale bygningene enn tilsvarende og sammenlignbare kommuner. Dette må synliggjøres når man sammenligninger bygningsdriften i kommunen med andre. Tjenesteleder benytter konsesjonskraft til energiforbruk i de fleste kommunale bygg som han har ansvar for. Tjenesteleder har ikke reagert på lave utgifter til strøm for kommunale bygg sammenlignet med andre og mener dette ligger på et fornuftig nivå. Det er enkelt å budsjettere strømforbruket når prisen for konsesjonskraft er kjent noe som er fordelen med kommunens bruk av konsesjonskraft etter tjenesteleder sin oppfatning. I følge ansatt i kommunen føres salg av konsesjonskraft på to konto, og det er klart hvordan dette skal konteres. Økonomisjef attesterer og rådmannen anviser salg av konsesjonskraft i kommunen Rutiner og kvalitetssikring av regnskapsdata i Selbu kommune øvrige områder Nedenfor synliggjør vi resultatet fra den spørreundersøkelsen vi har gjennomført innen de tre ulike sektorene i Selbu kommune når det gjelder regnskapsrapportering: Sektor oppvekst, Sektor bygdautvikling og Sektor helse og sosial. Sektor helse og sosial. På spørsmål om det er nødvendig forståelse og kompetanse av hvordan kontoplan skal brukes, får vi til svar at det er kompetanse på dette blant de som konterer og anviser. De viser til at de kjenner til at det skjer feil, og at dette i noen grad blir fanget opp av økonomiavdelinga. Ved usikkerhet kontakter de samme avdeling. På spørsmål om hvordan det tilrettelegges for å motta kunnskap om oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRA-rapportering får vi til svar at økonomiavdeling og KOSTRA-ansvarlig tar opp med Helse og Sosial hvilke endringer som gjøres. Nødvendig kompetanseoverføring skjer ved opplæring av den enkelte ansatte og i enkelte tilfeller også ved overlapping. I forhold til regnskapsrapportering har alle ledd tjenesteledere, sektorsjef m/rådgivere og rådmannen v/økonomiavd. fokus på budsjettoppfølging og å sikre at utgiftene er på riktig tjeneste/funksjon, spesielt i forbindelse med tertial- og årsrapportering. I tillegg skjer det en kontinuerlig kontroll fra den enkelte. - KOSTRA-rapportering - 27 Side97

98 Sektor oppvekst Innen Sektor oppvekst gir de uttrykk for at de har noe, men ikke nok kompetanse når det gjelder hvordan kontoplan skal brukes, og det blir påpekt at det bør gis mer opplæring til de som konterer og anviser. Det vises imidlertid til at det er planlagt opplæring fra Værnesregionen regnskap og lønn. Ved usikkerhet kontaktes økonomiseksjon i kommunen. Det tilrettelegges for oppdatering i veiledere og annen informasjon fra SSB om KOSTRArapportering ved at alle har tilgang til SSB sine sider. KOSTRA-ansvarlig i kommunen sender i tillegg ut informasjon på epost når det er nødvendig. Når nøkkelpersonell slutter sikres kompetanseoverføring ved at nødvendig opplæring blir gitt; og de som konterer, attesterer og anviser får opplæring. De viser til at de er avhengig av å gi nødvendig opplæring for å få arbeidsoppgavene utført riktig. Vi spurte og om det blir gjennomført noen forn for evaluering av rapporterte data. Sektorsjef viser til at økonomiseksjonen kontrollerer og at de som konterer, attesterer og anviser får veiledning av økonomiseksjonen. Sektoren tar en årlig gjennomgang av rapporterte data. Dette har til nå blitt gjort i årsmeldinga, men blir fra 2013 gjort i et eget KOSTRA-hefte. Sektor bygdautvikling Innen sektor bygdautvikling sier sektorsjef at de har noe, men ikke tilstrekkelig kompetanse og forståelse for hvordan kontoplan i kommunen skal brukes. Det blir påpekt at det bør gis mer opplæring til de som konterer og anviser. De viser imidlertid til at det er planlagt opplæring fra Værensregion regnskap og lønn. Ved usikkerhet kontakter de økonomiseksjon i egen kommune. Kompetanseoverføring når nøkkelpersoner slutter sikres ved at de som konterer, attesterer og anviser får nødvendig opplæring. Sektorsjef påpeker at de er avhengig av å gi nødvendig opplæring for å få arbeidsoppgavene utført riktig. På spørsmål på om hvordan det tilrettelegges for oppdatering i veiledere og annen oppdatering fra SSB om KOSTRA-rapportering, vises det til at alle har tilgang til SSB sine sider. I tillegg sender KOSTRA-ansvarlig i kommunen ut informasjon på epost når det er nødvendig. Vi spurte om det blir gjennomført noen form for evaluering av rapporterte data for tjenesten. På dette spørsmålet svarte sektorsjef at økonomiseksjonen kontrollerer. De som konterer, attesterer og anviser får veiledning av økonomiseksjonen. Sektoren tar en årlig gjennomgang av rapporterte data. Dette har til nå blitt gjort i årsmeldinga, men blir fra 2013 gjort i et eget KOSTRA-hefte. - KOSTRA-rapportering - 28 Side98

99 Rutiner og kvalitetssikring i Værnesregion Organisering og oppgaver KOSTRA-rapporteringen av regnskapsdata hentes ut av Selbu kommunes regnskap. Selbu kommune bruker et utvidet begrep for KOSTRA-funksjoner kalt tjeneste, mens artskontoplan er kun utvidet med underarter i forhold til KOSTRA. Det medfører at det er enkelt å hente ut tall fra regnskapet ved filuttrekk for rapportering til KOSTRA/ SSB i Selbu kommune. Regnskapstjenesten har ansvaret for at alle utbetalinger via lønn og fakturabehandling konteres, attesteres og anvises av Selbu kommune som har ansvar for at dette utføres riktig. Værnesregionen utfører stikkprøvekontroller og retter åpenbare feil og har en rolle som en kvalitetssikrer av bilagene. Værnesregionen har kontakt med økonomisjefen om saker vedrørende regnskapsføringen i kommunen, og har oppfattet økonomisjefen som kommunens KOSTRA-ansvarlig. Årshjul Værnesregionen har et eget årshjul som samsvarer med kravene fra SSB for kvartals- og års rapportering av regnskapsdata i KOSTRA. De får informasjon om disse fristene via brev, e- post og SSBs nettsider. Værnesregionen opplever at kommunen oversender det de skal i forhold til avtalte frister og at dette samarbeidet fungerer bra. Sikring av korrekt bruk av kontoplan i kommunen Verktøyet for å sikre korrekt bruk av kontoplan i kommunen er i dag elektronisk i regnskapssystemet. Dette gir en mulighet for å bruke søk funksjon for å skaffe seg informasjon. Hvor mye kommunene bruker dette er de usikre på. Det legges begrensninger i systemet slik at det ikke kan konteres på feil ansvarsområde. Dette er i følge Værnesregionen med på å redusere muligheten for feilrapportering i kommunen. Det gjøres få endringer i kontoplanen og når det skjer sender Værnesregionen ut skriv om dette til kommunens kontaktperson som er økonomisjefen i Selbu kommune. Som oftest gjøres dette som vedlegg/tillegg i «Infoskriv om årsoppgjør» som sendes i begynnelsen av desember hvert år. Værnesregionen mottar få spørsmål knyttet til bruken av artskontoplanen i kommunen. Det er sekretær i økonomiavdelinga som har kunnskap om dette og det er VRs inntrykk er at hun brukes mye til veiledning på dette feltet. - KOSTRA-rapportering - 29 Side99

100 Det er lønnsenheten som sikrer at riktig artskonto brukes for lønn i kommunen. Værnesregionen ser over og tar stikkprøver på skannede fakturaer før disse legges i regnskapet og åpenbare feil korrigeres. Det sendes e-post til dem som konterer feil. Kommunen har etter Værnesregionens inntrykk få feil og Værnesregionen gjør ikke mange rettinger. Noen ansatte benytter seg av manuelle posteringsbilag for korrigering av feil, dette er ikke ønskelig ut fra VRs vurdering da det er etablert et elektronisk verktøy (ebilag) til dette i kommunen. Værnesregionen skal kurse kommunens ansatte på bruken av dette verktøyet, høsten Det er ikke utarbeidet detaljert kontoplanskriv til kommunene i Værnesregionen. I dag hentes veiledningen fra utarbeidede standarder som brukes i kommunen, noe som fungerer godt ut fra VRs ståsted. Kvalitetssikringen av data før innrapporteringen skjer fortløpende gjennom regnskapsåret og det er ikke en samlet gjennomgang på dette i slutten av året. Kompetanse Ansatte i Selbu kommune har jobbet med kontering av bilag i mange år og det er Værnesregionens inntrykk at de kan dette. Det kan være noen utfordringer når det skjer endringer underveis, da konteringen ofte er basert på erfaringer fra tidligere år. Det er få spørsmål knyttet til Værnesregionen om riktig bruk av KOSTRA-art. Øvrige kontroller av KOSTRA-data Samarbeidet i Værnesregionen er med på å sikre kvalitet ved at Værnesregionen blir et naturlig knutepunkt for diskusjoner mellom kommunene som har lik kontoplan. Det å ha lik forståelse handler også om muligheten til kommunen å gå i dybden, som handler om å ha ressurser til dette noe som er ulikt i kommunene. Når kommune har behov for ny kontoplan eks til samarbeidsreformen, lager Værnesregionen lik kontoplan for alle kommunene i Værnesregionen. Kvalitet på KOSTRA-data Generelt sett tror Værnesregionen at KOSTRA-data er gode i Selbu kommune. Det er imidlertid ett område i følge Værnesregion som kan være mangelfullt i kommunen; dette - KOSTRA-rapportering - 30 Side100

101 gjelder føring på funksjon 121 -Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen. Funksjonen omfatter: aktiviteter i eiendomsforvaltningen knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er forbruksuavhengig av om bygg er i drift eller ikke. Skatter og avgifter som inngår her er typisk eiendomsskatt, eller andre pålagte offentlige (forbruksuavhengige) avgifter som man har også når bygg ikke er i bruk. Feilrapportering til SSB Det er få feilmeldinger knyttet til regnskapsrapporteringen. Når noe ikke er avstemt og det mottas feilmelding fra SSB rettes dette opp med engang og ny innsending foretas Samarbeid med Selbu kommune Værnesregionen opplever å ha et godt samarbeid med Selbu kommune, selv om det noen ganger oppleves manglende svar når aktuelle saker tas opp med kommunen. Dette kan ha sine grunner i kommunens manglende ressurser til økonomiavdelingen, som nå blir styrket med en ny ansatt Controller. Evaluering Værnesregionen deltar ikke i evaluering av kommunens rapportering i KOSTRA. 3.3 Revisors vurdering Selbu kommune er organisert etter en sektormodell. Mange har en større eller mindre rolle i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen. God kvalitet på rapporterte data betinger at alle som har en oppgave i rapporteringen har et eierforhold til det som rapporteres og en felles forståelse av hva som skal rapporteres. Undersøkelsen viser at Selbu kommune har oppnevnt en KOSTRA-ansvarlig slik KOSTRAveileder anbefaler. Det synes også stort sett å være klart for ansatte i kommunen hvem dette er. Det kan være hensiktsmessig at ansatte både i Værnesregion og kommunen får informasjon om hvem som er KOSTRA-ansvarlig selv om kontakten med økonomisjefen fungerer godt. At både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig har kompetanse på området, reduserer også sårbarheten i tilknytning til KOSTRA-rapporteringen. Ansvaret for tjenesterapporteringen i KOSTRA er delegert til sektorlederne i kommunen. Disse har organisert rapporteringsarbeidet ulikt og i noen grad er tjenesteledere i sektorene ansvarlig for rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig har som oppgave å sjekke om alt er - KOSTRA-rapportering - 31 Side101

102 rapportert, samt å være kontaktperson dersom noen har spørsmål i tilknytning til rapporteringen. At de ikke har fått tilbakemeldinger fra SSB om feilmeldinger, kan tyde på få feil i den tekniske rapporteringen. Vårt inntrykk er at videreformidling og informasjon om veileder, oppstart, sentrale krav og frister formidles til sektorene. Det kan imidlertid se ut til at tid fra informasjon til innrapportering kan bli noe knapp. Det er viktig at informasjon videreformidles til den enkelte som utfører rapporteringsarbeidet så raskt som mulig. Kommunen har en praksis som har vært veiledende for dette arbeidet og alle blir gjort kjent med fristene. Ut i fra innsamlet data er revisor usikker på om det er etablert et årshjul i kommunen hvor også prosedyrer og frister for rapportering av KOSTRA-data er innlemmet. Selv om rapporteringsarbeidet fungerer greit per i dag, kan det være hensiktsmessig og i tråd med veilederen å etablere et årshjul hvor sentrale krav og frister samt fordeling av oppgaver og ansvar bør være beskrevet. Vi ser at kommunen i stor grad har praksis og rutiner for å sikre seg dersom nøkkelpersonell blir fraværende. Skriftliggjøring av rutiner og prosedyrer for fremskaffing av KOSTRA-data vil nok allikevel kunne føre til mindre grad av sårbarhet. Det kan se ut til at det ikke gjennomføres evaluering av rapporteringen på overordnet nivå. I følge veilederen bør en slik evaluering koordineres og gjennomføres samlet for organisasjonen, slik at KOSTRA-ansvarlig har grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som en arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor vurderer det som positivt at det er satt fokus på KOSTRA-rapportering ved at dette blant annet er tema i rådmannens utvidede ledersamlinger, og ikke minst fokus ved det arbeidet som er gjort ved å vaske KOSTRA-data (Vi kommer tilbake til dette i kapitlet vedrørende bruk av KOSTRA-data). Vi ser at kommunen fremskaffer data ved å hente data fra andre datasystemer, noe som er i tråd med veilederen i KOSTRA. Når det gjelder rapportering av regnskapsdata, er det Værnesregion som har ansvar for dette. Selve utførelsen av rapporteringsgrunnlaget skjer i kommunen før dette sendes til VR. Rutiner og kvalitetssikring for utførelsen av rapporteringsgrunnlaget er derfor viktig i denne sammenheng. Ettersom kontoplan er knytta direkte mot KOSTRA-art og funksjon, unngår man konverteringsproblemer. Regnskapssystemet sikrer noe mot feilføringer og bidrar til å sikre kvalitet. Godt samarbeid mellom Værnesregion i alle ledd og organisasjon i Selbu kommune bidrar til kvalitetssikring av data, og korrekt bruk av kontoplan sikres hovedsakelig - KOSTRA-rapportering - 32 Side102

103 ved god dialog med Værnesregion. Samarbeid og kommunikasjon med VR er da også etter revisors vurdering en viktig kilde for kvalitetssikring, og det er viktig med en god arena for at de problemområdene som skisseres av aktørene kan kommuniseres og tas tak i. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. 4 Bruk av KOSTRA-data til analyseformål? Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2: Om bruk av KOSTRA-data brukes i analyseformål, og spesielt i styringsdokumenter. Data er hentet fra intervju med ansatte i kommunen, fra dokumenter og fra SSB. 4.1 Revisjonskriterier Veileder KOSTRA - Kvalitetssikring og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner (2003) skisserer en systematisk framstilling av "beste praksis" på rutiner for rapporteringsarbeidet. Hensikten med veilederen er å sette søkelys på kvalitetssikring av prosesser rundt rapporteringen, slik at det skapes tiltro til kvaliteten på dataene. Ifølge veilederen er den viktigste forutsetningen for å bedre kvaliteten på innrapporterte data, at disse blir brukt aktivt i interne analyser, og i informasjon til innbyggere og politisk nivå. Det er viktig at kommunens medarbeidere har et eierforhold til de data som er rapportert inn. Dette krever at man har en forståelse for hvorfor data rapporteres og hva de skal brukes til. Slik forståelse vil i større grad kunne oppnås dersom man gjennomgår sin egen KOSTRArapportering og vurderer om data kan være korrekt. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag holdt kurs i KOSTRA i desember 2009 sammen med NKK 9. En av suksessfaktorene som ble holdt fram for å få god kvalitet på KOSTRA-data, er at dataene brukes aktivt i sammenlikning med andre kommuner og/eller ved analyse av egen utvikling over år. Data som blir aktivt brukt enten ved sammenlikning med andre kommuner eller ved sammenlikning mot egen virksomhet over tid, forventes å forbedres fra år til år for å redusere eventuelle feilkilder. Slik sammenlikning kan både gjøres på overordnet nivå for kommunen samlet, eller på tjenesteområdenivå. 9 NKK er forkortelse for Norges kemner og kommuneøkonomers forbund - KOSTRA-rapportering - 33 Side103

104 4.2 Data Bruk av rapporterte data til analyseformål Som vist til i kriteriekapitlet er bruk av KOSTRA-data en av de viktigste forutsetningene for å bedre kvaliteten på innrapporterte tall. Rådmannen viser til at det er startet et prosjekt administrativt som skal bunne ut i hvordan man bruker KOSTRA som styringsinformasjon i kommunen. I oppstartsmøtet vises det til at kommunen etablerte «Utviklingsprosjekt 2012» hvor målsettingene var; 1. Bedre kommunens driftsresultat med ca kr 10 mill i løpet av kommende økonomiplanperiode 2. Gjøre vesentlige forbedringer i kommunens styringsrutiner. Utviklingsprosjektet ble formelt avsluttet ved utgangen av 2012, men tilnærmingsmåtene i prosjektet blir videreført i de ordinære styringsrutinene fra driftsåret Gruppa som jobbet med dette er videreført med samme sammensetning og betegnes nå som «KOSTRAgruppa» eller «Koordineringsgruppa». På spørsmål til sektorsjefene om de har noen felles arena for erfaringsutveksling i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen, vises det til opprettelsen av denne tverrsektorielle KOSTRA-gruppe som ledes av økonomisjefen. I intervju sier både økonomisjef og KOSTRA-ansvarlig at koordineringsgruppa som hadde ansvaret for gjennomgangen av virksomhetsområdene i kommunen i 2012, baserte sin gjennomgang på driftsnivået i kommunen sammenlignet med et økonomisk potensiale ved bruk av KOSTRA-tall fra sammenlignbare kommuner. Gruppa fant da et potensiale til å redusere driftsnivået i kommunen, noe det er behov for jf. økonomiplanen. I ettertid har de sett behovet for å vaske tallene i 2012 basert på erfaringer fra gruppas arbeid. De siste årene har kommunen leid konsulenttjenester for å etablere et verktøy i kommunen for å redusere usikkerhetene i tallene; å vaske kommunens KOSTRA-tall. Dette for å sikre at sammenligningsgrunnlaget gir et riktigst mulig bilde av status i kommunene. Når tallene vaskes brukes kriterievekter hentet fra kommunenes inntektssystem grønn bok, som kobles mot befolkningsprofilen i kommunene. Dette er med å sikre at kommunen sammenligner seg med andre kommuner med tilsvarende utfordringer samt gruppegjennomsnitt fra SSB. I tillegg omhandler vaskingen en fremskriving av befolkningsveksten frem til 2040 for alle kommunene som Selbu sammenligner seg med. De ser fortsatt behovet for å fortsette dette arbeidet i årene framover for å sikre at de tall kommunen benytter for sammenligninger gir et - KOSTRA-rapportering - 34 Side104

105 mest mulig riktig bilde. Koordineringsgruppa har møter annenhver måned og har gjennomført to-dagers samlinger hvor konsulent som vasker tallene for kommunen har deltatt. Økonomisjefen sier at KOSTRA er et rapporteringssystem som er innarbeidet i kommunens systemer. De ser nå på hvilken statistikk som skal brukes til styringstall i kommunens økonomi- og handlingsplanprosesser. Man har tidligere benyttet grunnlagstall fra KOSTRA og sammenlignet disse med KOSTRA-gruppe 2, fylket og landsgjennomsnittet. Dataene benyttes som et grunnlag for å stille flere og mer presise spørsmål til hvorfor de har en kostnads- eller tjenesteprofil som de har og har gitt indikasjoner på utfordringsområder i tjenesteproduksjon, som blir gjenstand for nærmere analyse i kommunen. I oppstartsmøtet blir det vist til at kommunen har benyttet KOSTRA-analyse i plandokumenter til politisk behandling og at styringsdata fra KOSTRA presenteres til alle politiske utvalg samt til administrativt ledernivå i kommunen. Et eksempel på dette er økonomiplan for , med budsjett I forrige økonomiplan ble det lagt inn grunnlagsdata fra KOSTRA som viser utfordringene med å få driften i balanse på områder hvor man har hatt ekstra inntekter fra næring, eksempelvis konsesjonskraft, som tilføres driften i kommunen. I kommunen har økonomisjefen jobbet med et KOSTRA - hefte som beskriver status for nøkkeltall i Selbu kommune. Dette skal gi oversikt over nøkkeltall siste regnskapsår og utvikling over år for tjenestene i kommunen sammenlignet med andre og skal vedlegges årsmeldingen for Dette er diskutert i rådmannens ledergruppe og koordineringsgruppa. Sektorsjefene viser også til dette arbeidet i sine svar. I følge økonomisjefen er den beste kvalitetssikringen av tallene å bruke disse, noe de gjør i dag. Når det fremkommer store utslag fremhever han at det er viktig å sjekke disse for feilkilder. Økonomisjef har dialog med de som er rapporteringsansvarlige når det ses etter feil, og i neste utvidet ledermøte ønsker økonomisjef å legge frem et utkast til kommunens KOSTRA hefte for å få en dialog med 25 enhetsledere om tallene. Dette er i følge økonomisjefen viktig for å sikre at disse gir et riktig bilde av utgifter og inntekter i kommunen. Økonomisjefen jobber mye med KOSTRA- analyse i kommunen og I intervju påpeker han at han kjenner til hvordan tallene brukes i kommunen og derfor ser viktigheten av at disse rapporteres riktig. Økonomisjef gir utrykk for at rådmannen er opptatt av å bruke KOSTRA analyse i kommunen, noe som gir mulighet til å prioritere arbeidet fremover. Det har vært en utfordring at økonomiavdelinga har vært underbemannet. Det er nå opprettet en ny stilling ved økonomiavdelinga som skal rette på denne situasjonen. - KOSTRA-rapportering - 35 Side105

106 Innenfor Sektor Helse og sosial brukes IPLOS-dataene aktivt i forhold til å se på om tildeling av tjenester er i tråd med tjenestebehov (IPLOS-profiler). Tjenesteleder for tekniske tjenester henter selv ut data for sine ansvarsområder og gjør sammenligninger for eget ansvarsområde til eget bruk. Tjenesteområdet deltar også i FOBE forening for kommunale bygg og eiendomsforvaltere som sammenligner data som gir styringsinformasjon innen eiendomsforvaltningen. Han har også sett at kommunen ved rådmannen har benyttet seg av KOSTRA-tall på virksomhetsnivå med fokus på reduksjon av utgifter tilknyttet tjenestene. Dette reduserte driftsnivået til flere tjenester innen sektor for bygdautvikling. På spørsmål om det er etablert samarbeidsnettverk med andre kommuner for å sikre lik forståelse av krav for KOSTRA-rapporteringen blir det i oppstartsmøtet vist til at kommunen ikke deltar i felles arena med andre kommuner for innrapportering og evaluering av rapportering i KOSTRA. Rådmannen deltok tidligere i effektivitetsnettverk i regi av KS, men har de siste årene vært mer perifer til dette. Det blir gitt uttrykk for at kommunen må sikre at rapporteringa som utføres er riktig, før de involveres i nettverk på dette området. I svar på spørreskjemaet til sektorsjefene gis det uttrykk for at KOSTRA-rapportering ikke er tema i nettverkssamlinger, men at de sammenligner seg med tall i kommunegruppe 2. Vi spurte videre om de så for seg noen mulighet for ytterligere å bedre kvaliteten på KOSTRA rapporteringen. KOSTRA-ansvarlig gir utrykk for at han ser behovet for å få på plass rutiner og årshjul for dette arbeidet samt involvere de som rapporterer tallene i kommunens bruk av disse, for å sikre at de gir et mest mulig riktig bilde. I tillegg er det viktig at tallene presenteres på en god måte slik at politikerne får riktig oppfattelse av hvordan disse kan brukes for styring av kommunen. Økonomisjefen har prøvd å etablere en mer systematisk tilnærming for å sikre at utgifter per bruker blir riktig fremstilt i analyser fra KOSTRA og ser fremdeles etter feilkilder her. Sektorsjef for Oppvekst og sektorsjef for Bygdautvikling vurderer rapporteringsrutinene som gode, og alle tre sektorsjefene anser kvaliteten KOSTRA-dataene som gode. Værnesregionen er ikke involvert i Selbu kommunes bruk av KOSTRA tall i analysesammenheng og som er grunnlag for politiske beslutninger. De kjenner til at Selbu kommune har hatt et prosjekt med å innhente eksternt kompetanse til vasking og analyse av disse, men det blir gitt utrykk for at de savner å være i dialog med Selbu kommune for å sikre at tallene er riktig og brukes på en best mulig riktig måte i kommunen. - KOSTRA-rapportering - 36 Side106

107 4.3 Revisor vurdering Selbu kommune har valgt å være aktive i sin tilnærming til bruk av KOSTRA-data. De har satt fokus på å ha gode grunnlagsdata, og de bruker KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid både på overordnet nivå og på sektornivå. 5 Høring Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen i Selbu kommune. I forbindelse med høringen fikk rådmannen tilbud om et høringsmøte. Høringsmøtet ble gjennomført den Verifisert referat fra høringsmøtet gjelder som høringsuttalelse, og følger rapporten som vedlegg 3. På bakgrunn av innspill i høringsprosessen har vi korrigert noen ordvalg i rapporten uten at vi kommenterer dette ytterlige. Vurderinger og konklusjon er ikke endret etter høring. - KOSTRA-rapportering - 37 Side107

108 6 Konklusjoner og anbefalinger Problemstillingene i undersøkelsen er om det er lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og om praksis er i samsvar med rutiner/prosedyrer. Videre om KOSTRA-data brukes til analyseformål. Vår konklusjon at kommunen i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA-data, men at de har noen utfordringer på enkelte områder som tydeliggjøring av årshjul og skriftliggjøring av prosedyrer. Fokus på gode grunnlagsdata og bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i sitt strategiske arbeid, viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data. Dette bidrar til kvalitet på KOSTRA-dataene. En årlig evaluering av rapporteringen vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Dette kunne og fungert som arena for å ta opp og avdekke mulige problemområder. Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. - KOSTRA-rapportering - 38 Side108

109 Kilder Lover og forskrifter Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Kommunal - og regionaldepartementet Veileder KOSTRA. Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner Statistisk sen tralbyrå Om KOSTRA: KOSTRA. Arbeidsgrupperapporter KOSTRA publisering 15.mars Veileder til bruker Regnskapsrapporteringen i KOSTRA. Veiledning. Regnskapsåret 2012 KOSTRA veiledninger Selbu kommune Selbu kommune. Økonomiplan Budsjett Kommunestyrets vedtak. selbu.kommune.no Annet Regjeringen.no - KOSTRA-rapportering - 39 Side109

110 - KOSTRA-rapportering - 40 Side110

111 Vedlegg 1. KOSTRA Kommunegruppering: Kommunene er gruppert langs tre ulike dimensjoner: 1. Folkemengde, hvor vi skiller mellom små, mellomstore og store kommuner. Små kommuner har færre enn 5000 innbyggere, mellomstore har fra 5000 til innbyggere, mens store kommuner har eller flere innbyggere. 2. Bundne kostnader per innbygger, som er et mål på kommunenes kostnader for å innfri minstestandarder og lovpålagte oppgaver, og disse kostnadene varierer med demografiske, sosiale og geografiske forhold. For bundne kostnader per innbygger har vi valgt å bruke kvartilgrenser for å foreta en gruppering av kommunene. Kommuner med lave bundne kostnader omfatter de 25% laveste kommunene rangert etter bundne kostnader per innbygger. Kommuner med høye bundne kostnader omfatter de 25% høyeste kommunene rangert etter bundne kostnader per innbygger. De øvrige 50% av kommunene har middels bundne kostnader 3. Frie disponible inntekter per innbygger, som er et mål på hvor mye inntekter kommunene har til disposisjon etter at de bundne kostnadene er dekket, og gir en antydning av kommunenes økonomiske handlefrihet. For frie disponible inntekter per innbygger har vi valgt å bruke kvartilgrenser for å foreta en gruppering av kommunene. Kommuner med lave frie disponible inntekter omfatter de 25% laveste kommunene rangert etter frie disponible inntekter per innbygger. Kommuner med høye frie disponible inntekter omfatter de 25% høyeste kommunene rangert etter frie disponible inntekter per innbygger. De øvrige 50% av kommunene har middels frie disponible inntekter Selbu kommune er plassert i kommunegruppe 2 som i 2008 besto av 62 kommuner. Disse kommunene kjennetegnes ved at de er: små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger og middels frie disponible inntekter Data som ikke rapporteres via KOSTRA-mottaket som elektroniske skjema eller filuttrekk: NAV: Enslige forsørgere, uførepensjonister GSI: Elever, lærere, timer, grunnskoleopplæring for voksne, kommunale kulturskoler - KOSTRA-rapportering - 41 Side111

112 Vannverksregisteret (Vreg) drevet av Folkehelseinstituttet: Vannleveranse, ledningsnett, tilknyttede innbyggere osv. Matrikkelen: Fritidsboliger, eiendommer, målebrev, godkjent bruksareal Direktoratet for naturforvaltning: Registreringer av biologisk mangfold Riksantikvaren: Fredete kulturminner i fylkene Norsk kulturråd: Folkebibliotek, utlån av bøker og andre medier, bokbestand osv. Film & Kino: Kinobesøk, kinosaler osv. Kirkerådets medlemsregister Antall medlemmer i Dnk Vegdirektoratet Veier (kommunale veier, Europa- og riksveier, fylkesveier, private veier, motorveier) Egenskaper ved veiene (fast dekke, hastighet, aksellast, vegbredde) Tunneler Underganger Bruer Husbanken Opplysninger om antall boliger bygd eller endret/rehabilitert med støtte fra Husbankens ulike stønads- og finansieringsordninger, samt utbetalt beløp til slike stønader. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Branner, utrykninger, tilsyn av bygninger, piper osv. VIGO Fylkeskommunenes administrative register for videregående opplæring: Elever og lærlinger i videregående opplæring Studenter i fylkeskommunal fagskoleutdanning Utdanningsdirektoratet: Søkere og inntak til videregående opplæring (VIGO) Fastlegeregisteret (NAV) Fastlegers listelengde, antall åpne lister, reservekapasitet og andel kvinnelige leger IPLOS (Helsedirektoratet) Pseudonymt individbasert register hvor SSB er databehandler på vegne av Helsedirektoratet. Inneholder mottakere og søkere av kommunale pleie- og - KOSTRA-rapportering - 42 Side112

113 omsorgstjenester. Tjenestetildeling og -omfang, brukernes bistandsbehov, alder, kjønn m.m. SSB ellers: Befolkningssammensetning/ -utvikling, statsborgerskap, osv. Enslige, skilte/separerte, innvandrere Bosettingsstruktur (tettstedsbefolkning, reisetid til kommunesenteret, pendlere) Arbeidsmarked (sysselsatte, arbeidsledige) Registerbasert personellrapportering (Aa-registeret) Nasjonal utdanningsdatabase (NUDB) Kystlinje utenom tettsteder (delvis basert på Statens kartverk) Jordbruksbedrifter, jordbruksareal i drift - KOSTRA-rapportering - 43 Side113

114 Vedlegg 2 KOSTRA-data I. Avløp - nivå 2 Selbu 2012 Prioritering Finansiell dekningsgrad 101 Selvkostgrad 100 Dekningsgrad Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste 99,4 Andel av husholdningsabonnentene på avløp som har installert vannmåler 0 Produktivitet/enhetskostnad Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) 2122 Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) 2105 Gebyrgrunnlag per belastningsenhet (kr/kg tot-p) 6949 Driftsutgifter per innb. tilknyttet kommunal avløpstjeneste herav andel driftsutgifter for avløpsrensing per tilknyttet innbygger 68,2 - herav andel driftsutgifter for avløpsnett/innsamling per tilknyttet innbygger 31,8 Andel driftsutgifter av gebyrgrunnlaget 79,3 Andel kapitalkostnader av gebyrgrunnlaget 20,8 Andel andre inntekter av gebyrgrunnlaget 0 Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 4015 Tilknytningsgebyr avløp - én sats (gjelder rapporteringsåret+1) Tilknytningsgebyr avløp - lav sats (gjelder rapporteringsåret +1).. Tilknytningsgebyr avløp - høy sats (gjelder rapporteringsåret +1).. Årsgebyr for septiktømming (gjelder rapporteringsåret+1) 1221 Utdypende tjenesteindikatorer Antall kommunale avløpsanlegg 9 Beregnet gjennomsnittsalder for spillvannsnett med kjent alder 19 Andel ledningsnett med ukjent alder 70 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år.. Tilknytningstetthet på distribusjonsnettet (avløp) (innb/km) 69 Tetthet av pumpestasjoner (antall/km ledningsnett) 0,14 Antall kloakkstopper i avløpsledninger og kummer per kilometer ledningsnett 0 Antall avsluttede saker over kjelleroversvømmelser, der kommunen har erkjent erstatningsansvar 0 Andel belastning på anlegg med kjemisk rensing 0 Andel belastning på anlegg med biologisk-kjemisk rensing 16,9 Andel belastning på anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert og annet renseprinsipp 83,1 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med kjemisk rensing 0 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med biologisk-kjemisk rensing 15,3 Andel innbyggere tilknyttet anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert el. annet renseprinsipp 84,7 Slamtørrstoff produsert per kubikkmeter avløpsvann.. Andel slam disponert til jordforbedring i jordbruket.. Andel slam disponert til jordforbedring på grøntarealer.. Andel slam levert til jordprodusent.. Andel slam disponert til forbrenning/energigjenvinning.. - KOSTRA-rapportering - 44 Side114

115 Andel slam disponert til toppdekke på avfallsfylling.. Andel slam deponert.. Andel slam disponert til eksport.. Andel slam disponert til annet formål.. Andel slam disponert til ukjent formål.. - KOSTRA-rapportering - 45 Side115

116 I. Vann - nivå 2 Selbu 2012 Prioritering Finansiell dekningsgrad 103 Selvkostgrad 100 Dekningsgrad Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal vannforsyning 95,7 Andel av husholdningsabonnentene som har installert vannmåler 1 Produktivitet/enhetskostnad Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) 1999 Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) 1949 Gebyrgrunnlag per m3 (vannleveranse) (kr/m3) 13,22 Driftsutgifter per tilknyttet innbygger (kr/tilkn.innb) herav andel driftsutgifter for produksjon av vann per tilknyttet innbygger 43,7 - herav andel driftsutgifter for distribusjon av vann per tilknyttet innbygger 56,3 Andel driftsutgifter av gebyrgrunnlaget 70,1 Andel kapitalkostnader av gebyrgrunnlaget 29,9 Andel andre inntekter av gebyrgrunnlaget 0,1 Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 3625 Tilknytningsgebyr vann - én sats (gjelder rapporteringsåret+1) Tilknytningsgebyr vann - lav sats (gjelder rapporteringsåret+1).. Tilknytningsgebyr vann - høy sats (gjelder rapporteringsåret+1).. Utdypende tjenesteindikatorer Antall kommunale vannverk 4 Forsyningssikkerhet, vann 100 Gjennomsnittlig årlig avbruddstid i vannforsyningen (totalt) 0,02 Gjennomsnittlig årlig avbruddstid i vannforsyningen (ikke-planlagt) 0,01 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år 0,734 Beregnet gjennomsnittsalder for vannledningsnett med kjent alder 30 Andel ledningsnett med ukjent alder 0 Tetthet av trykkøkningsstasjoner (antall/km ledning) 0,197 Tilknytningstetthet på distribusjonsnettet (innb/km) 20 Andel av de kommunale vannverkene som har sikkerhets- og beredskapsplan 100 Andel av innb. tilkn. komm. vannverk som er forsynt av grunnvann eller desinfisert overflatevann som 100 hovedkilde Beregnet vannlekkasje per meter ledning per år (m3/m/år) 0,2 E.coli: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 100 Intestinale enterokokker: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende 100 prøveresultater Farge: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 98,7 ph: Andel innbyggere tilknyttet kommunalt vannverk med tilfredsstillende prøveresultater 100 Total vannleveranse (spesifikk totalleveranse) per tilkn. innbygger (m3/tilkn.innb/år) 147 A1. Andel av total vannleveranse som går til husholdningsforbruk.. A2. Andel av total vannleveranse som går til industri og næringsvirksomhet.. A3. Andel av total vannleveranse som går til annet forbruk (jordbruksvanning mv.).. - KOSTRA-rapportering - 46 Side116

117 A4. Andel ikke bokført vann (vanntap/lekkasje).. B1. Andel av total vannleveranse til husholdningsforbruk (boliger/leiligheter) 61 B2. Andel av total vannleveranse til husholdningsforbruk (hytter/fritidsbolig) 5 B3. Andel av total vannleveranse til industri 4 B4. Andel av total vannleveranse til tjenesteytende næringer 2 B5. Andel av total vannleveranse til primærnæringer (jordbruk/skogbruk/fiske) 4 B6. Andel av total vannleveranse til annet forbruk 18 B7. Andel av total vannleveranse til lekkasje 7 Gjennomsnittlig husholdningsforbruk per tilknyttet innbygger (l/pers/døgn) KOSTRA-rapportering - 47 Side117

118 Vedlegg 3 Høringsmøte REVISJON MIDT-NORGE IKS Høringsmøte Sak: Foreløpig rapport om KOSTRA-rapportering i Selbu kommune Dato og tid: , kl Tilstede: Rådmann Karsten Reitan, økonomisjef Kolbjørn Ballo og seniorrådgiver Stein Gunnar Espe fra Selbu kommune Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg og Arve Gausen fra Revisjon Midt-Norge. Et høringsutkast til rapport fra forvaltningsrevisjon om KOSTRA-rapportering i Selbu kommune ble sendt til kommunen den , ved rådmannen. I brevet som fulgte med rapportutkastet, ble rådmannen opplyst om at høringen kan skje i form av et møte, der revisjonen skriver et referat som verifiseres av rådmannen. Etter dette ble det inngått avtale om et slikt møte. Høringsrapporten ble gjennomgått i møtet og utvalgte kapitel ble diskutert nærmere. I gjennomgangen av rapporten ble det gjort noen innvendinger til ordvalg i rapporten som rettes opp av revisor. Rådmannen slutter seg til rapporten med de endringer som ble påpekt i møtet. - KOSTRA-rapportering - 48 Side118

119 Side119

120 Side120

121 Side121

122 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf Side122

123 Forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering i Selbu kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Selbu kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten i arbeidet med ytterligere kvalitetssikring av arbeidet med KOSTRA-rapportering. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten innen 1.juni Protokoll Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, gjennomgikk hovedpunkter i rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen supplerte med opplysninger knyttet til kvalitetssikring av - og bruk av KOSTRA-tall. Ole H. Bondal fremmet følgende forslag: Innstillingens pkt 2 tas ut. Pkt 3 blir nytt pkt 2 og endres til: Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablering av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.juni Forslaget fra Bondahl ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablering av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.juni Vedlegg Rapport KOSTRA Selbu.pdf (Eget dokument/fil) Saksutredning Side123

124 Kontrollutvalget bestilte den i sak 5/2013 en forvaltningsrevisjon om rutiner og praksis for rapportering av KOSTRA-data i Selbu kommune. Innretningen og koordineringen i forhold til rådmannens eget arbeid for å sikre trygge rutiner ble diskutert grundig i kontrollutvalget. Etter oppstartsmøte med rådmannen den , utarbeidet Revisjon Midt-Norge IKS en prosjektplan som ble fremlagt i kontrollutvalget og tatt til orientering i sak 11/2013, den Prosjektplanen var omfattende og relativt detaljert, da det i den interne prosessen i kontrollutvalget ble diskutert flere ulike vinklinger på prosjektet. Revisjon Midt-Norge har, slik sekretariatet ser det, levert forvaltningsrevisjonsrapporten KOSTRA-rapportering i tråd med prosjektplanen. Rapporten er oversendt KonSek , 20 dager før fristen som kontrollutvalget vedtok. Rapporten legges derfor frem for kontrollutvalget nå i oktober, i stedet for i desember 2013 som planlagt. Om KOSTRA Kommuneloven 49 pålegger kommunene å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er statens felles system for innsamling av data fra norske kommuner og fylkeskommuner som har som overordnet mål å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Samtidig skal KOSTRA bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Fra og med 2001 har rapportering etter KOSTRA-modellen vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner. Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet for at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. Det forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen både i egen og andre organisasjoner. Revisors konklusjon Rapporten besvarer følgende 2 problemstillinger: 1. Har kommunen lagt til rette for tilfredsstillende rapportering til KOSTRA og er praksis i samsvar med rutiner og prosedyrer? 2. Brukes KOSTRA-data til analyseformål? Revisor viser til at det er oppnevnt KOSTRA-ansvarlig og at det stort sett er klart for de som arbeider med rapportering hvem dette er. I Selbu er arbeidet med tjenesterapporteringen delegert til sektorledere, mens KOSTRA-ansvarlig kvalitetssikrer data. Det fremgår også at revisor er gjort kjent med at kommunen har et manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Revisors hovedkonklusjon er at Selbu kommune i all hovedsak har lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapporteringen av KOSTRA-data, men at det er noen utfordringer på enkelte områder som tydliggjøring av årshjul og skriftlige prosedyrer. Fokus på gode grunnlagsdata og bruk av KOSTRA-data i sentrale dokument og i det strategiskte arbeide viser at kommunen har et aktivt forhold til KOSTRA-data. Dette bidrar til kvalitet på KOSTRA-dataene. Side124

125 En evaluering av rapporteringene vil kunne gi et grunnlag for å vurdere eventuelle endringer i rutinene til neste rapportering. Dette for å avdekke feil og svakheter i rapporteringen og forbedre rapporteringen til neste år. Evalueringen kunne fungert som arena for å ta opp å avdekke mulige problemområder. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Rapporten gir en god tilbakemelding om status for rutiner og bruk av KOSTRA i Selbu kommune. At rådmannen i høringsmøtet slutter seg til innholdet i rapporten, bør gi et godt grunnlag for at rapporten kan brukes aktivt som grunnlag for diskusjoner i virksomheter i kommunen. KOSTRA-data brukes av staten og internt i de enkelte kommuner. Det er derfor viktig med en gjennomgående forståelse i alle ledd for at rapporteringen blir mest mulig korrekt. Selv om revisors hovedkonklusjon er positiv kommer det frem at ansatte ser et forbedringspotensiale på flere enkeltområder. Dette bør være viktige innspill å drøfte og ta tak i ifm den pågående prosess i kommunen. Opplysninger i rapporten om at kommunen ikke har full oversikt over at innbyggerne blir belastet riktig avgift innenfor vann og avløp må følges opp raskt og systemene/rutinene må kvalitetssikres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å legge rapporten frem for kommunestyret med innstilling om å be rådmannen bruke rapporten i det videre arbeide i kommunen. I dette inngår også å sikre at kommunen har et system som ivaretar at abonnenter innenfor vann og avløp sikres at de blir belastet for riktig avgiftsbeløp. Side125

126 Selbu kommune Arkivkode: 143 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Annar Bjørnbeth Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for oppvekst 30/ Formannskapet 109/ Kommunestyret 69/ Ny Mebond barnehage - utbygging og kostnader Vedlegg: Funksjons og arealprogram Romprogram 4 avdelinger Tegninger 4 avdelinger Rådmannens innstilling 1. Ny kostnadsramme for prosjektet settes til kr 26 millioner. 2. Vedlagte funksjons- og arealprogram samt skisser til barnehagebygg legges til grunn for det videre arbeid med prosjektet. 3. Bygging av Mebond barnehage gjennomføres med utgangspunkt i en totalentreprise, i samsvar med tidligere politisk vedtak. Behandling i Hovedutvalg for oppvekst Forslag fra Hovedutvalg oppvekst til nytt pkt. 1.: Hovedutvalg oppvekst vil bemerke at kostnadsramma er økt fra kr 22 millioner til kr 26 millioner. Formannskapet bes vurdere om den nye kostnadsramma skal aksepteres. Votering: Rådmannens innstilling pkt. 1 fikk 0 stemmer og falt. Enst. Hovedutvalgets forslag til nytt pkt. 1 vedtas. Enst. Rådmannens innstilling pkt. 2 og 3 vedtas. Enst. Innstilling i Hovedutvalg for oppvekst Hovedutvalg oppvekst vil rå formannskapet til å fatte følgende v e d t a k: Side126

127 1. Hovedutvalg oppvekst vil bemerke at kostnadsramma er økt fra kr 22 millioner til kr 26 millioner. Formannskapet bes vurdere om den nye kostnadsramma skal aksepteres. 2. Vedlagte funksjons- og arealprogram samt skisser til barnehagebygg legges til grunn for det videre arbeid med prosjektet. 3. Bygging av Mebond barnehage gjennomføres med utgangspunkt i en totalentreprise, i samsvar med tidligere politisk vedtak. Side127

128 Saksopplysninger Romprogram og skisseprosjekt for barnehagen var oppe til behandling i AMU den hvor følgende vedtak ble gjort: AMU gir sin tilslutning til at vedlagte planer for en 4 avdelings barnehage legges til grunn for videre planlegging og som grunnlag for oversendelse av byggesak til arbeidstilsynet. Funksjons og arealprogrammet endres i tråd med politisk vedtak. Som bakgrunn for AMU`s behandling forelå utarbeidet funksjons og arealprogram samt romprogram og skisser for en 4 avdelings barnehage. Som beskrivelse for dette forelå følgende: Tomt Tomta er organisert som vist. Atkomstvegen avsluttes ved barnehagens parkeringsplass, mens en gang og sykkelatkomst videreføres opp til Sjøvollvegen. Organisering Vi foreslår å organisere bygget langs terrenget. Avdelingsarealene er gruppert to og to sammen slik at det er fleksibelt å kunne utvide fra 4 til 5 eller 6 avdelinger. Bygget er foreslått organisert langs en innvendig gangsone som understreker bevegelsen langs terrenget. Avdelingsarealene vender ut mot utendørs leke og oppholdsareal, mens fellesarealer, administrasjon og personalarealer ligger inn mot skogen. Driftsarealer legges i kjellerrom inn mot terreng i plan 1. Teknisk rom vil ligge sentralt i bygget med korte føringsveger til alle byggets deler. 4 avdelinger Ved å bygge 4 avdelinger kan tomtearealet fortsatt planlegges slik at det på et senere tidspunkt kan utvides til inntil to ekstra avdelinger. 5 avdelinger Ved eventuell utbygging til 5 avdelinger vil bygget utvides mot sør, og den søndre delen av bygget føres opp i en etasje. Byggets fotavtrykk vil være tilsvarende som for seks avdelinger. 6 avdelinger Ved eventuell utbygging til 6 avdelinger kan hele prosjektet bygges ut i to etasjer. Inngangene fordeles rundt bygget slik at man fordeler og sonedeler utearealet på en god måte. 6 avdelinger utnytter tomtas størrelse i forhold til kravet om utendørs leke og oppholdsareal. Innganger og avdelingsareal Hver avdeling har egen inngang og garderobe. Barnas innganger er vendt mot øst for å få solvendte innganger og nærleksarealer inntil bygningen og avdeling. Barna har direkte utgang fra garderober til utelekearealene slik at det legges til rette for god oversikt og organisering av aktivitetene. Alle inngangene har takoverdekning. Avdelinger i andre etasje bør ha sine garderober nært tilknyttet avdelingsarealet. Derfor foreslås utvendige trapper opp til garderober i andre etasje. Med bakgrunn i krav om universell utforming må det også monteres innvendig heis. Vognbod og soveplass foreslås plassert inntil en avdeling på plan 1. Dette gir god oversikt samtidig som hvilearealet er tilbaketrukket fra annen utendørs aktivitet. Vognboden kan være låsbar slik at barnevognene har fast oppstillingsplass. Side128

129 Konstruksjoner Forslaget til organisering av romstruktur legger til rette for et oversiktlig og enkelt konstruksjonssystem, med mulighet for korte spennvidder. I det videre arbeid foreslås det å vurdere kombinasjon av tre og mur som hovedmaterialer. Arealvurdering Vedlagt følger romprogram for henholdsvis 4 og 6 avdelinger. Programmet vil være veiledende for videre arbeid med utvikling av barnehagen. Vurdering Planleggingen så langt er på romplan/skissenivå som angir hovedtrekkene i utnyttelse av tomt og bygg. Rådmannen har vurdert det slik at kostnadsrammen for prosjektet bør justeres opp fra 22 mill kr til 26 mill kr på grunn av prisstigning over 4 år, kostnader med inventar og tomteendring som medfører krav om heis. Rammen ligger da i nedre usikkerhetsnivå ved en beregning etter Holtes kalkulasjonsnøkkel. Prosjektet vil bli gjennomført som totalentreprise. Det vurderes slik at vedlagte skisser for utnyttelse av tomt og utforming av bygning kun er veiledende og at aktuelle tilbydere i anbudskonkurransen må være fri til å finne billigst mulig løsninger for tomt og bygg som ligger innenfor kostnadsrammen og som samtidig oppfyller faktorene i funksjons og arealprogrammet. Videre ligger det i forutsetningene for prosjektet at eventuell utvidelse til 5-avdelings barnehage skal forberedes og vises i tilbudet. Dette betyr at tilbyderne bl.a. må legge frem romplan, fasader, tomteutnyttelse og teknisk beskrivelse som en del av sitt tilbud og at valg av tilbyder skjer på bakgrunn av tilbudt pris og beskrivelse. Det foreslås at en legger opp til en konkurranse hvor pris utgjør 70% og løsninger/funksjonalitet utgjør 30% ved evaluering av tilbud. Laveste tilbud trenger da ikke nødvendigvis å bli det økonomisk og funksjonelt mest fordelaktige tilbudet. Ny behandling i AMU og oversending av byggesak til Arbeidstilsynet vil ved en slik løsning måtte gjennomføres når tilbyder er antatt. Det foreslås også at ferdigstillelse settes til utgangen av juni måned 2015 slik at uteområdet kan sluttføres før innflytting. Fremføring av veg til området er vedtatt som egen investeringspost i kommunens budsjett og gjennomføres som eget prosjekt. Side129

130 FUNKSJONS- OG AREALPROGRAM FOR MEBOND BARNEHAGE 1 Side130

131 Innhold Innledning s. 3 Vedtak / lovverk s. 4 Mål og intensjon for fysisk utforming s. 6 a) Brukerne i barnehagen s. 6 b) Bygningsmessig utforming s. 7 Barnehagens størrelse s. 8 Barnehagens arealer og funksjoner s. 9 a) Inngangsforhold s. 9 b) Deling av innendørsarealet s. 9 c) Kommunikasjon/samarbeid s. 10 d) Tilrettelegging for ulike aktiviteter s. 11 e) Innredning og møbler s. 13 f) Kjøkken s. 13 g) Garderober s. 14 h) Toaletter, vasker og stellerom s. 15 i) Møte- og pauserom s. 16 j) Personalets rom s. 17 k) Lager, renholdssentral og teknisk rom s. 17 l) Utendørs arealer s Side131

132 Innledning Barnehagen har et samfunnsmandat som gis gjennom lov og rammeplan. Den er en veletablert og viktig samfunnsinstitusjon. Barnehagen skal ivareta barnas og foreldrenes behov for en institusjon som gir barna mulighet til lek og læring, danning og utdanning. Barnas behov og perspektiver skal stå i sentrum. Barnehagen er samfunnets første tilbud, sett i perspektivet livslang læring, og skal være et supplement til barnas hjem. Hensikten med dette funksjons- og arealprogrammet er ikke å finne fram til fasitsvar, men å ivareta basiskvaliteter. Funksjons- og arealprogrammet er rettet inn mot prosjekteringens første fase, det vil si skisseprosjekt og forprosjekt. Disse fasene handler om plankonsept, det vil si adkomstforhold og interne forbindelser, rommenes plassering og utforming og til en viss grad om fast innredning og møblering, både ute og inne. Barnehagens lokaler må stadig utvikles i tråd med barnehagens innhold og tilbud, synet på barn og læring, og samfunnsutviklingen generelt. Derfor er det viktig at man fokuserer på byggenes tilpasningsdyktighet til endringer i barnehagens organisering og innhold. En intensjon i forbindelse med denne planen er å inspirere planleggere til å betrakte barnehagens fysiske miljø ute og inne som en vesentlig ressurs som skal brukes til å fremme det pedagogiske arbeidet. Det er særlig sett på planløsning og utforming av rom og innredninger med tanke på barneperspektiv og ansattes arbeidsforhold.. Selbu kommune, Side132

133 Vedtak / lovverk Vedtak i hovedutvalg sier at «Det planlegges for bygging av ny 5-avdelings barnehage innenfor den kostnadsrammen som er satt i økonomiplanen I den videre planlegging må det tas hensyn til økt befolkningsvekst i området. Den nye barnehagen, der mulighet for fremtidig utvidelse vektlegges, må bli en fleksibel, funksjonell, energieffektiv og fremtidsrettet barnehage, til en kostnadsramme på 22 mill.» I økonomiplanen for ble det vedtatt at barnehagestrukturen skal utredes. Det er et arbeid som vil presentere ulike løsninger for struktur for barnehagene i Selbu. Dette gjør at størrelsen på Mebond barnehage må ses i sammenheng med evt. endringer i barnehagestrukturen. Dvs. at det må tas høyde for ulike antall avdelinger, da de ulike alternativene i utredningen fører til 5, 6 eller 10 avdelinger. I kommunestyrets møte den ble det vedtatt å beholde dagens barnehagestruktur. Mebonden barnehage skal bygges med 4 avdelinger og med muligheten for utvidelse. Lov om barnehage Veiledende norm for barns lekeareal inne er fire kvadratmeter per barn over 3 år og omtrent 1/3 mer per barn under 3 år. Utearealet i barnehagen bør være omtrent seks ganger så stort som leke- og oppholdsarealet inne. Det betyr at størrelsen på barnehagen må tilsvare det antall kvadratmeter som kreves i lovverket, etter antall barn. Barnehagen skal gi mulighet for lek, livsutfoldelse og meningsfylte opplevelser og aktiviteter i trygge og samtidig utfordrende omgivelser. Barnehagen skal ha en helsefremmende og forebyggende funksjon og bidra til å utjevne sosiale forskjeller. I NOU «Til barnas beste», fremmes flere forslag til nye bestemmelser i barnehageloven. Utvalget har lagt særlig vekt på hensynet til barnas beste, i 5. Det foreslås en konkretisering og krav om et maksimalt antall barn pr. voksen og pr. pedagog Det stilles krav om personalets kompetanse Det foreslås en ny 8 om rett til godt fysisk og psykososialt barnehagemiljø. Alle barn i barnehager har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og barnas leke-, omsorgs- og læringsmiljø. Alle barn har rett til et barnehagemiljø som er tilpasset den enkeltes behov. Det foreslås en ny 9 om det fysiske miljøet Det fysiske miljøet inne og ute skal være trygt og pedagogisk utfordrende. Miljøet skal gi alle barn allsidig bevegelses- og sanseerfaring og mulighet for mestring og 4 Side133

134 utvikling. Barnehagene skal planlegges, bygges, tilrettelegges og drives slik at barnas trygghet, helse, trivsel, lek og læring, fremmes Det foreslås en ny 33 om barns rett til å tilhøre en barnegruppe i barnehagen. Barnegruppen skal ha en størrelse som ut fra barnas alder og forutsetninger er trygg og pedagogisk forsvarlig. Organiseringen må ivareta barnas behov for forutsigbarhet og tilhørighet til en barnegruppe og tilknytning til voksne. Ved vurderingen av om en gruppe er trygg og pedagogisk forsvarlig skal det legges vekt på barnas alder, aldersspredning i gruppen, om det er barn med nedsatt funksjonsevne, flerspråklige barn, barnas mulighet for å etablere tilhørighet og vennskap, tilgjengelige voksne og personalets kompetanse samt barnehagens fysiske og psykososiale miljø. Departementet kan gi forskrift om maksimale gruppestørrelser. Eventuelle vedtak om dette vil komme våren 2013, og må i tilfelle legges til grunn når en ny barnehage skal bygges. Rammeplanen, som er en forskrift til loven, sier noe om innholdet i barnehagen. For å fylle disse krav er det en forutsetning at også det fysiske miljøet er godt tilrettelagt. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler stiller krav til utforming og innredning, mulighet for aktivitet og hvile, måltid, psykososiale forhold, rengjøring og vedlikehold, sikkerhet og førstehjelp, smittevern, røyking, inneklima og luftkvalitet, belysning, lydforhold, drikkevann, sanitære forhold og avfallshåndtering Arbeidsmiljøloven sier noe om krav til arbeidsplassen 5 Side134

135 Mål og intensjon for fysisk utforming Det overordna målet er å skape funksjonelle bygningsanlegg. Barnehagen skal være framtidsrettet og ha tilpasningsdyktige lokaler og utemiljø. Hensynet til energi og miljø skal veie tungt. a) Brukerne i barnehagen Det kan være mange motsatte interesser som skal tilgodeses når en skal tilrettelegge det fysiske miljøet i barnehagen. Målet må være at ulike interesser kan forenes til beste for alle brukergruppene. BARNA Tilrettelegging for barna skal stå i fokus når barnehagens lokaler skal utformes. Målet er at det fysiske miljøet ute og inne skal være en hensiktsmessig og inspirerende ramme for læring, lek og utforskning, sosialt samspill og daglige gjøremål, sanseopplevelser og skapende aktiviteter, medvirkning og mestring. Rammeplanen minner oss om at barns utvikling fremmes gjennom lek, at læring foregår i det daglige samspillet med andre, at barn lærer gjennom allsidig bruk av sansene og at de oppnår selvaktelse gjennom mestring. PERSONALET Målet er at barnehagen skal være en attraktiv, inspirerende og utviklende arbeidsplass der personalet har barneperspektiv i fokus. Det skal tilrettelegges for det pedagogiske arbeidet med praktiske og ergonomisk gode løsninger for ansatte. Det skal tilrettelegges for det administrative arbeidet med gode kontorarbeidsplasser og møtefasiliteter. FORELDRENE Foreldrene er opptatt av hvordan deres barn trives og utvikler seg i barnehagen, og det skal tilrettelegges slik at foreldrene blir kjent med personalet og livet i barnehagen. Det skal være oversiktlig å finne fram, lett å finne informasjon, og tilgjengelige rom der man kan snakke uforstyrret med personalet. NÆRMILJØET OG ANDRE SAMARBEIDSPARTNERE Det skal også fokuseres på barnehagen som ressurs for nærmiljøet, og andre samarbeidspartnere som for eksempel helsestasjon, kulturskole, sykehjem, PPT, bibliotek, barnevern etc. Barnehagen kan gjøre seg nytte av et tilleggsareal slik at andre brukere er i bygget samtidig med barnehagebarna, og at det kan legges til rette for andre driftsformer for barnehagevirksomhet, slik som åpen barnehage. Deler av barnehagens lokaler skal også kunne brukes av andre utenom barnehagens åpningstid. Aktuelle sambrukspartnere kan være organisasjoner og lag som trenger møtelokaler. Også private arrangementer kan være aktuelt dersom det ikke kommer i konflikt med barnehagens virksomhet. Barnehagens uteareal skal i tillegg være en lekeplass for barna i nærmiljøet. 6 Side135

136 Ei grillhytte i nærområdet kan også brukes av barnehagens naboer, og f.eks være tak over hodet/varmestue til å skifte sko når barna går på ski utenfor barnehagens gjerde. b) Bygningsmessig utforming Ved prosjektering av barnehager skal sikkerhet ivaretas på flere områder. Det handler om tiltak for å unngå personskade i forbindelse med daglig drift, tiltak i forbindelse med brannsikkerhet samt tiltak for å forhindre innbrudd og hærverk. Regjeringens handlingsplan for økt tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne (2004): Universell utforming betyr at produkter, byggverk og uteområder som er i alminnelig bruk, skal utformes på en slik måte at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. Barnehagen skal, innendørs og utendørs, planlegges etter denne strategien. Så langt det er mulig skal det altså unngås spesielle løsninger for ulike barnegrupper. Alle barna i barnehagen, uavhengig av alder og funksjonsnivå, skal ha mulighet til deltakelse. Målet er at barnehagen skal ha et inkluderende miljø. ESTETISKE KVALITETER OG BYGGESKIKK Estetiske kvaliteter har betydning for livskvalitet, helse og velvære. Naturlig lys, støyskjerming og god akustikk skal etterstrebes i utforming av barnehagen. Estetiske kvaliteter har også betydning for identitet. Målet er at den fysiske utformingen skal ha opplevelsesmessige og estetiske kvaliteter og være en inspirerende ramme rundt den pedagogiske virksomheten. Barnehagen skal være et sted en gleder seg til å komme. Mebond barnehage skal være en barnehage som gir rom for satsing på musikk, kunst og kultur. Barna skal selv kunne delta i skapende virksomhet. Dagens barnehage skal preges av god arkitektur, med innredning av god kvalitet og praktisk design og den skal være et supplement til barnas hjem. TILPASNINGSDYKTIGE LOKALER Endringer kommer raskt, men vi vet ikke hva framtida vil bringe. Det eneste vi vet er at vi må etterstrebe tilpasningsdyktige lokaler, dvs at vi må fokusere på generalitet, fleksibilitet og elastisitet på alle nivå, fra overordnet konsept med bærende konstruksjoner og tekniske installasjoner til romutforming og møblering. Tilpasningsdyktige bygningsanlegg kan medføre høyere investeringskostnader, men vil i lengre perspektiv gi bedre driftsøkonomi. Med tanke på møblering er det hensiktsmessig med noen hele vegger, uten vindu. KVALITET OG KOSTNADER Funksjonelle og estetiske kvaliteter kan sørge for at et bygningsanlegg får lang levetid. Arealeffektivitet og bygningsfleksibilitet er faktorer som har størst betydning med tanke på å spare ressurser. Materialvalg skal gjøres ut fra en helhetlig vurdering, der egenskaper med tanke på innemiljø, miljøbelastning, bestandighet og vedlikehold skal legges til grunn. En ønsker enkle og robuste løsninger som har lang levetid og lite vedlikehold. Målet er at totale årskostnader for framtidig barnehage skal være lavere enn årskostnadene for dagens barnehager i kommunen. ENERGI- OG MILJØMÅL Målet er å skape et miljøvennlig bygningsanlegg, som har sunt inneklima og lav energibruk. Lav energibruk må ikke gå på bekostning av et godt inneklima. Husbanken har i samarbeid 7 Side136

137 med Trondheim kommune utarbeidet rapporten Energieffektive barnehager Målformuleringer, strategier og lønnsomhetsberegninger (Andresen, I. et al. 2005), som kan legges til grunn Barnehagens størrelse Selbu kommune forholder seg til barnehagelovens veiledende norm: Netto leke- og oppholdsareal inne skal være 4 m2 per barn over tre år og om lag 1/3 mer per barn under tre år. Lekearealet ute skal være om lag 6 ganger større enn leke- og oppholdsarealet inne. Tallene over samsvarer med veiledende norm fra Lov om barnehager (1995), del 3 Merknader til loven. Med tanke på størrelsen på leke- og oppholdsareal er 14 små barn (under tre år) ekvivalent med 18 store barn (over tre år). UTEAREALETS STØRRELSE I Lov om barnehager (1995), del 3 Merknader til loven står det at utearealet i barnehager bør være om lag 6 ganger leke- og oppholdsarealet inne. I tillegg kommer areal til parkeringsplass, tilkjørselsveier, boder og lignende. Barnehagens arealer og funksjoner Barnehagen skal ha utstyr; lokaler og uteareal som fremmer formålet. Barnegruppene må ikke være større enn det som er pedagogisk og sikkerhetsmessig forsvarlig, jfr. NOU nr 1:2012 Til barnas beste ny lovgivning på barnehageområdet. Organiseringen må ivareta barns behov for tilhørighet. Barnehagens lokaler og uteområde skal gi rom for lek, skapende virksomhet og andre aktiviteter samt hvile og konsentrasjon. Utearealet skal ligge i umiddelbar tilknytning til barnehagens lokaler. Bygningens plankonsept Arealene innendørs grupperes i avdelinger. Grovt sett kan arealene sorteres i atkomstsoner, leke- og oppholdsarealer, rom for administrasjon og personale, birom (kjøkken/stellerom/garderobe, møterom/grupperom) og lagerrom. Rommene kan ha flere funksjoner. 8 a) Inngangsforhold Velkommen inn HOVEDINNGANG Barnehagen skal ha en tydelig markert hovedinngang, som gir atkomst til administrasjon og fellesrom. Det skal være lett å orientere seg for folk som kommer på besøk, og det vil være en fordel med tanke på at barnehagens lokaler kan brukes av andre grupper og at barnehagen eventuelt kan bli tillagt serviceoppgaver for nærmiljøet. Side137

138 Innenfor hovedinngangen skal det være et hyggelig innendørs møtested der besøkende blir ønsket velkommen, der de kan henge fra seg tøy og eventuelt vente en stund. Og her kan arrangementer annonseres. Fra inngangsrommet er det ønskelig at besøkende får et inntrykk av det som foregår i huset; i form av presentasjoner av barnas uttrykk og dokumentasjon på pedagogisk virksomhet. Personalet kan bruke hovedinngangen, så personalgarderoben kan derfor ligge i nærheten. Barnehagens personale er pr. i dag kvinnedominert, men det er et mål å rekruttere menn. Det må tas høyde for at barnehagens personale består av to kjønn. BARNAS INNGANGER Ved plassering av innganger, er det flere hensyn å ta. Det er ønskelig at det er direkte forbindelse mellom inngangene og utendørs lekeplass. Videre er det ønskelig at inngangene plasseres og utformes slik at personalet, som er i lekearealet inne, oppdager at et barn kommer og kan møte barnet i garderoben. Inngangene skal overdekkes for å skjerme noe mot vær og vind. Det er et ønske at uteplassen nær inngangen blir et hyggelig oppholdssted der sola kommer til, og der en har en direkte kontakt med lekeplassen ute. Overgangssonen mellom ute og inne skal ha fast dekke, med trinnfri atkomst til inngangen. Det ønskes døråpnere oppe på veggen. b) Deling av innendørsarealet Barnehagen bygges som en avdelingsbarnehage. Dvs. at den deles opp i avdelinger, der hver avdeling er tilrettelagt for en bestemt gruppe barn, som har sine egne lekearealer som består av et større lekerom, et mindre hvilerom og et lydisolert grupperom, samt soverom på småbarnsavdelingene. Hver avdeling må ta høyde for 18 barn over 3 år eller 9 barn under 3 år. SOL- OG DAGSLYSTILGANG Rom som brukes mye skal ha god tilgang på dagslys og helst også sollys. Det er ubestridt at dagslys har en positiv effekt på helse og velvære. Vinduer mot sør, øst og vest kan gi redusert energibruk på grunn av solenergitilskudd i perioder med oppvarmingsbehov. Det er viktig med solskjerming. PLASSERING AV ROM I FORHOLD TIL STØY Det må tas hensyn til lydgjennomgang når et bygg planlegges, bl.a. ved innbyrdes plassering av rom med støyende aktiviteter i forhold til rom som krever et lavt lydnivå. Rolig lek, søvn, hvile og konfidensielle samtaler må skjermes fra støyende aktiviteter. Byggeforskriften setter krav til lydisolasjon mellom rom, noe det må tas hensyn til ved for eksempel lettvegger /skyvedører. PLASSERING AV ROM I FORHOLD TIL RENGJØRING Ved planløsning av barnehagen skal det tas hensyn til at innvendige leke- og oppholdsarealer samt kommunikasjonsarealer skal være rene, dvs. at barna, personalet og besøkende skal bevege seg innendørs uten utendørs fottøy. Støv og skitt utenfra skal legges igjen i inngangspartiene. 9 Side138

139 ANDRE BRUKERE Barnehagen må deles inn slik at rom kan låses av (låsbare seksjoner) utenom barnehagens åpningstid. Det må også tas hensyn til renhold ved utlån og behovsstyring av varme og ventilasjon. Rom som leies ut bør være samlet ved hovedinngangen. c) Kommunikasjon / samarbeid Bygningen har flere funksjoner som bør få god tilgjengelighet, slik som allrom, lekerom, verkstedrom og møterom. Rom med funksjoner som krever ro, må skjermes. Det er viktig med vindu i voksenhøyde inn til stellerom og soverom. UTNYTTELSE AV PERSONALRESSURS Rasjonell drift er nøkkelen til å oppnå best mulig kvalitet i forhold til ressursene en disponerer over. Dersom en kan drive med mindre personale når det er få barn til stede på morgenen og ettermiddagen, kan en til gjengjeld oppnå høyere bemanningstetthet når det er mange barn til stede. Når sykdom, møter og lignende gjør at det er færre voksne tilstede, er det viktig å ha oversiktlige møtesteder der vi kan samarbeide, både inne og ute. PRESENTASJON AV ARBEIDET I BARNEHAGEN Personalet skal fortløpende dokumentere sitt eget og barnas arbeid i barnehagen. Bygget skal utformes med tanke på dokumentasjon av det pedagogiske arbeidet. Her tenkes på strategiske plasseringer av utstillinger, på reservering av rom og på veggflater med tilhørende belysning. Dette gjelder både ute og inne. Mebond barnehage har et ønske om å samarbeide med andre institusjoner, lag og foreninger og har planlagt å satse på utstillinger og framvisninger av sin virksomhet. KOMMUNIKASJONSAREAL Kommunikasjonsarealet skal utformes med gode romlige kvaliteter og innby til at lek kan foregå der. Arealet kan med fordel utformes med nisjer for plassering av for eksempel vaskerenne, liten sitteplass, hyller, utstillingsplass for barnas arbeider etc. Det kan være aktuelt å legge noe av leke- og oppholdsarealet til kommunikasjonsarealet for å styrke kommunikasjonsarealet som møteplass mellom barn som hører til i forskjellige avdelinger. TILTAK MOT STØY Høyt lydnivå er et stort problem i mange barnehager. Liten omtanke for støyskjerming og akustikk fører til stor belastning både for barn og voksne. Dersom en ikke handterer lydproblematikken når en planlegger barnehagen, kan det føre til at en del leker og aktiviteter ikke kan finne sted. d) Tilrettelegging for ulike aktiviteter LEKE. OG OPPHOLDSAREAL Til leke- og oppholdsarealene regnes de arealene som faktisk står til disposisjon for barnas aktiviteter, så som avdelingsrom, ulike aktivitets- og temarom, og sove- og hvilerom dersom disse rommene er egnet som leke- og oppholdsareal. Personalets rom, møterom og birom inngår ikke i beregningen av leke- og oppholdsareal. 10 Side139

140 Ved søknad om godkjenning etter forskrift om miljøretta helsevern, skal det legges fram plantegninger der leke- og oppholdsareal er markert. ORGANISERING AV BARNEGRUPPENE Organiseringen må ivareta barns behov for tilhørighet. Barnehagen har i oppgave å fremme et godt psykososialt miljø, der det enkelte barn kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. I NOU «til barnas beste» foreslås en ny 33 som sier at barnegruppen skal ha en størrelse som ut fra barnas alder og forutsetning er trygg og pedagogisk forsvarlig. Organiseringen må ivareta barnas behov for forutsigbarhet og tilhørighet til en barnegruppe og tilknytning til voksne. OPPDELING AV LEKE- OG OPPHOLDSAREALET Barna skal kunne fordype seg i lek og ulike prosjekter, både individuelt og i grupper. Dessuten skal større grupper kunne samles til samtaler, fortellinger, sang og lek. Barnehagen skal inneholde rom som øremerkes for bestemte grupper/avdelinger og fellesrom for alle barnegruppene. FELLESROM Fellesrom er rom som brukes av alle, enten samtidig eller på skift. Det kan være rom for samlinger, fysisk aktivitet og skapende virksomhet; musikkrom, atelier, vannlek, gymrom, prosjektrom etc. FYSISK UTFOLDELSE/MOTORISK LEK Noen rom bør utstyres til fysisk utfoldelse og motorisk lek og det bør være godt med golvplass. Golv må tilrettelegges for å unngå at det blir glatt og hardt. Barnehagen må ha lagerplass for oppbevaring av utstyr som kan brukes til fysisk aktivitet. PRAKTISKE OG MUSISKE (KUNSTNERISKE) AKTIVITETER Kommunikasjonsareal bør utrustes slik at de kan brukes til for eksempel verksted, atelier og musikkrom. Verksted kan være så mangt, for eksempel rom for forming og sløyd, men også rom for digitalt utstyr og naturvitenskapelige undersøkelser. Atelier/verksted kan gjerne ha mye dagslys og dør til uteplass. LEK MED VANN Barn liker å leke med vann. Innendørs kan det for eksempel være et kar som fylles med vann, slik at barn kan leke med båter og lekedyr. Lek med vann bør foregå i egne våtrom. Lek med vann bør ikke foregå i stellerom, fordi det kan forstyrre kontakten mellom barnet som blir stelt og den voksen som steller. Golv må tilrettelegges for å unngå at det blir glatt. STILLE LEK Et eller flere rom bør kunne skjermes slik at det kan foregå rolig lek som krever konsentrasjon. Det kan dreie som om å lytte til høytlesing eller musikk, tegne eller skrive. Stille rom kan utstyres med bord og gode sittemøbler, eller puter og madrasser. SMÅ «GJEMMESTEDER» Barna trenger små kroker de kan ha mulighet til å være uforstyrret. 11 Side140

141 SPISE Måltidene er samlingsstunder der en skal tilrettelegge for hyggelige stunder med samtaler mellom barn og mellom barn og voksne. Barn som hører til en gruppe/avdeling, spiser som regel sammen. Det må legges til rette for at barna kan være delaktig i tilrettelegging av måltid. HVILE OG SOVE Små barn skal kunne sove i løpet av dagen. Det skal være mulig å velge mellom å få sove ute i vogn eller inne på småbarn. Det bør være en ergonomisk god løsning for legging, både i seng og vogn. Utendørs soveplass skal skjermes mot regn og vind, katter og smågnagere. Det skal være lett å holde tilsyn med vognene både innenfra og fra sentrale oppholdssteder ute, og det må være stikkontakt for calling. Mange foreldre lar barnevognene stå igjen på barnehagen. Det må derfor tas høyde for låsbar lagerplass/parkeringsplass for barnevognene i form av et uisolert og godt luftet rom, som skjermer for vær og smådyr. Innendørs hvile- og soverom skal være skjermet mot støy, og med gode luftemuligheter. Av hygieniske grunner bør de minste barna ha seng og eget sengetøy. For å unngå forstyrrelser og smitte bør sengene ikke står for tett. Av hensyn til personalet arbeidsbelastning og barnas sikkerhet, bør rom der barna hviler og sover, utformes med høytsittende glassfelt i vegg eller dør, slik at personalet kan holde et øye med flere rom samtidig. Det må også være mulig å sove på storbarnsavdelinger, evt. på madrasser. SAMLINGSSTUNDER Grupper av barn samles til organisert lek, sang og samtaler. Samlingsstunder kan holdes for mindre eller større grupper av barn. Det skal være mulig å holde oppvisninger. STØRRE SAMLINGER, FESTER OG ARRANGEMENT Det er ønskelig å kunne samle barn og foreldre til spesielle arrangementer. I barnehagen bør det være mulighet for framføringer, presentasjoner, sang, osv. for en større gruppe. Alle barna skal kunne samles, enten i åpne fellesareal eller ved at en lager et samlingsareal ved å åpne store skyvedører eller veggfelt mellom naborom. Tekniske hjelpemidler hører hjemme i en slik plenumsdel, som altså skal være et sted for felles opplevelser. Her skal det være god akustikk for høytlesing, og her kan en plassere en scene og eventuelt amfi. Det må være tilgjengelig for rullestol, slik at eldresenter og sykehjem kan inviteres på opptredener/samlinger. Et slikt rom bør også kunne brukes til fysisk utfoldelse. Rommet bør utstyres med lette møbler som kan stables eller legges sammen, slik at en kan få fri gulvplass. Rommet kan gjerne ha stor takhøyde. I nærheten bør det være lager for bord og stoler, matter og annet utstyr for motorisk lek. Det må være tilrettelagt for høyttaler, prosjektor og lerret. INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSTEKNOLOGI (IKT) IKT har et stort pedagogisk potensial. I forbindelse med utjevning av sosiale ulikheter mellom familiene, kan det være betydningsfullt at alle barn i barnehagen får en viss fortrolighet med IKT. Det må være tilgang til PC på alle avdelinger. 12 Side141

142 e) Innredning og møbler BARNS MEDVIRKNING Et av målene i barnehagen er å styrke barns selvtillit ved å stimulere til selvstendighet. Barn skal tenke: Jeg kan! Små barn skal oppleve at de kan mestre mye i hverdagen sin. Innredningen må planlegges slik at den stimulerer til mestring og egne valg. Det vil i praksis si skuffer og skap som barna selv kan finne fram i, åpne og lukke. Åpne hyller og transparente skapdører gjør det også lettere å finne fram til leker og utstyr. En del materiale skal være lett tilgjengelig og godt synlig. Skyvedører og veggelementer som kan skyves til side, gir mulighet for å endre rommenes størrelse, og barna kan få være med å bestemme avgrensningen. Slike løsninger er imidlertid kostbare dersom det stilles krav til lav lydgjennomgang når veggen er lukket. Lette møbler og møbler på hjul (låsbare) gir økt fleksibilitet. Mindre bord kan settes sammen til langbord. Også med tanke på renhold er det en stor fordel med møbler som det er enkelt å flytte på. INNREDNING MED FORSKJELLIG KARAKTER Gulvareal som er fri for møbler, er svært attraktive lekeareal. Gulvareal til lek må ikke forstyrres av gjennomgangstrafikk. Av nye møbler, som er aktuell i en ny barnehage er scene eller lavt podium, lysbord, speilvegger og hjørner. Store speil gir barna mulighet til å se seg selv sammen med sine lekekamerater. Et forhøyet nivå, podium eller scene, kan også være utgangspunkt for å etablere en romavgrensning. Det er ikke ønskelig med vindu i barnehøyde mellom avdelingene. 13 f) Kjøkken Kjøkkenet bør få karakter av å være et produksjonskjøkken/storkjøkken der maten lages, men spises på andre rom på avdelingene. På kjøkkenet skal det være mulig å lage varm og kald mat til alle i barnehagen. Kjøkkenaktiviteter er en del av den pedagogiske virksomheten. Barn tar del i matlagingen sammen med de voksne. Deler av innredningen bør derfor utformes slik at barna kan være med på mange gjøremål, for eksempel kan kjøkkenbenker utstyres med sokler som kan trekkes fram, slik at barna får en platt å stå på for å rekke opp til benken. Dekketøy bør plasseres lavt slik at barna selv kan hente det de trenger for å dekke bordet. Deler av kjøkkenbenken bør være uten underskap slik at barn kan sitte på en høyderegulerbar stol inntil benken. Kjøkkenet må utstyres med delt stekeovn og platetopp, (20 l stekeovn i et høyt skap og induksjonsplater), oppvaskmaskin for storkjøkken, stor dobbel oppvaskkum, fryseskap fra gulv til tak samt kjølehjørne/lite prefabrikkert kjølerom. Det må være muligheter for lagring av varmmat. Innebygde løsninger forenkler renholdet. Kjøkkenet må ha separat håndvask med berøringsfrie kraner. Kjøkkenet må ha eget lager for matvarer. Trillebord til frakting av mat og dekketøy må få faste parkeringsplasser. Det må legges til rette for at vareleveranse kan bringes rett inn, og med egen ringeklokke ved inngang. Side142

143 Kjøkkenet bør inneholde en miljøstasjon, der man lett kan sortere avfall. Dersom en ønsker å tilrettelegge for leke- og oppholdsareal på kjøkkenet, må det skilles mellom ren og skitten sone. Størrelsen på kjøkkenet må tilpasses at det skal være et samlingspunkt om morgenen, slik at barna som kommer tidlig kan spise frokost sammen og at det kan avvikles foreldremøter og fellesarrangement for barnehagen. Rommet bør ligge i nærheten av samlingsrom /fellesrom. g) Garderober BARNAS GARDEROBER Når barna kommer utenfra går de først gjennom en grovgarderobe, der de oppbevarer fottøy og tyngre yttertøy, før de går inn i tørrgarderoben. Barnehagen kan utstyres med flere innganger og en garderobe pr. avdeling, men felles grovgarderobe for 2 avdelinger kan også være aktuelt. Garderobearealet må da deles opp i soner, slik at en unngår trengsel og kaos. GROVGARDEROBER Generelt kan en si at atkomstforholdene, der en får et førsteinntrykk av barnehagen, bør vektlegges i planleggingen. Grovgarderoben skal ha plass for oppbevaring av kjeledresser, regntøy og støvler. Det skal være plass til flere barn enn 18 barn pga deltidsplasser. Det må være plass til personalets uteklær bak en skyvedør, og mulighet til å skifte bak et skjermbrett/halvvegg. Det må også være plass til at flere barn kler av og på seg samtidig. Støvelknekter, hyller til votter m.m. og regnklær må kunne henges opp over rist. Det må være tørkeskap/tørkerom. Det må være sitteplass for voksne som skal hjelpe barna med av- og påkledning, og det må være plass til påkledningsbenk. Friluftsavdeling trenger litt større plass i garderoben enn de andre avdelingene. For å redusere tilsmussingen av arealene innendørs skal det være atkomst til toalett, vask og drikkevann ved inngangsdørene. Utenfor inngangene, men ikke rett foran, skal det være vannslange og sluk, slik at en kan skylle av støvler og skittent tøy. Vått tøy kan gjerne henges opp utendørs for avrenning og tørking. Det er ønskelig med plass til dokumentasjon av det pedagogiske arbeidet i barnehagen, gjerne nær inngangsdøra. TØRRGARDEROBE Garderobens størrelse vil avhenge av om garderoben kun skal brukes til av- og påkledning, eller om den også skal brukes til lek. Skal garderoben defineres som leke- og oppholdsareal må det også planlegges for oppbevaring av leker og utstyr. For å sikre framtidig mulighet for endring av alderssammensetning i barnegruppene, må garderober dimensjoneres for det antall barn som tilsvarer storbarnsekvivalenten. Med andre ord er det ikke ønskelig å skreddersy garderober for en bestemt aldersgruppe. En slik løsning vil også dekke behovet for ekstra garderobeplasser på grunn av halvdagsplasser. 14 Side143

144 Garderober har også en pedagogisk funksjon. Her skal barn lære å rydde og holde orden i sine saker. Hvert barn skal ha sin faste garderobeplass for oppbevaring av klær og utstyr. Skap og hyller skal i størst mulig grad kunne betjenes av barna selv. Vaskerenne skal plasseres i garderoben eller i nærheten, for eksempel i et åpent vaskerom. PERSONALGARDEROBE Det må legges til rette for egne garderober for ansatte med toalett og dusj. PRESENTASJON AV BARNEHAGEN I inngangssonen får en et førsteinntrykk av barnehagen. Utformingen skal signalisere velkommen til oss, og her bør det være mulighet til å presentere det pedagogiske arbeidet. Fra garderoben er det ønskelig å kunne se inn i barnas areal. GARDEROBEN SOM MØTESTED Garderoben er det stedet der barna møter personalet og tar avskjed etter endt dag. Garderoben er også et møtested for barnas foresatte som her møter personalet og andre foresatte. Her utveksles informasjon til foresatte og det må være en posthylle/postlomme for hvert enkelt barn Barnehagen kan gjerne ha et vinkevindu der barna kan ønske velkommen og ta farvel. h) Toaletter, vasker og stellerom TOALETTER Det skal være minst ett toalett per 10 barn. Som nevnt under avsnittet om grovgarderobe, skal det være atkomst til toalett, stellebenk, vask og drikkevann ved inngangsdørene. Hensikten er å redusere tilsmussingen av arealene innendørs. Andre toaletter kan plasseres ved tørrgarderobe eller i egne vaskerom. Klosetter skal settes i egne avlukker med høye vegger og høy dør. Barna skal selv kunne velge om de vil lukke døren. Avlukket må være så stort at en voksen kan følge med inn for å hjelpe barnet. Klosetter skal monteres på vegg for å forenkle renholdet. Det må være egne toaletter for personalet, og små toalett for de minste. Det bør være direkte inngang til toalett og stellebenk fra uteområdet. VASKER Det skal være ett håndvaskpunkt per 10 barn. På toalettet eller i umiddelbar nærhet skal det være mulighet for håndvask. Toaletter, berøringsfrie håndvasker eller vaskerenne kan gjerne plasseres i eget vaskerom med våtromsstandard. Der skal det være plass til kluter, håndklær og tannbørster. Et eventuelt vaskerom bør være så stort at det er plass til en balje for vannlek. STELLEROM Små barn skal vaskes og stelles i rom med høy hygienisk standard. Barnehagen skal ha ett stellerom som utstyres med stellebenk med to arbeidsplasser, stor vaskekum, skap og hyller. Rommet trenger ikke utføres etter Våtromsnormen. Stellerom skal utformes med tanke på å gi barna en rolig og trygg omsorg. Det skal være glassfelt i vegg eller dør inn til stellerom, slik at voksne kan holde kontroll og oversikt over flere rom. Stellerom skal ikke ha gjennomgangstrafikk. 2 småbarnsavdelinger kan ha fells stellerom, med oppdelte soner. 15 Side144

145 Barnehagen skal ha en stellebenk pr. avdeling med høyderegulering av hensyn til de voksnes arbeidssituasjon. For å ivareta hensynet til både høyrehendte og venstrehendte brukere ønskes stellebenker med midtstilt vaskekum. Barna skal kunne sitte på potte på gulvet eller bruke klosett som bør plasseres i et rommelig avlukke med dør. Potter spyles ved hjelp av en dusj montert ved klosettet og oppbevares i eget skap. Utenfor avlukket skal det være en håndvask. Både klosetter og håndvasken skal monteres i barnehøyde. HC-TOALETT Toalettrom for funksjonshemmede skal kunne innredes med stellebord (hev- og senkbart) og vaskekum, slik at også dette rommet kan brukes til å stelle barn, og større barn med funksjonshemminger. Det skal være godt med hyller for skiftetøy, bleier o.a. over stellebordet og vaskekummen, samt et låsbart skap for hjelpemidler. Toalettet må plasseres slik at det kan brukes ved utlån av rom i barnehagen. i) Møte- og pauserom Samarbeid er basis i et godt miljø. Det må være gode muligheter for samarbeid internt og samarbeid med parter som ikke har sitt daglige virke ved barnehagen. Møterom skal ha nøytral atkomst. Pauserom skal møbleres slik at de også kan brukes til møterom, gjerne med skillevegger slik at det gjøres om til flere små møterom. Av hensyn til fleksibilitet, og også til rengjøring, foretrekkes lette møbler. Møte- og pauserom kan gjerne legges ved hovedinngang og samlingsrom/fellesrom og med løsninger som gjør at rommet kan utvides og få en utvidet funksjon ved store samlinger. Møterom kan benyttes til konsultasjoner, foreldresamtaler etc. Rommet skal også kunne brukes dersom enkelte barn og små grupper har behov for ekstra støtte og stimulering. Rommet kan også brukes som et stille rom for barna når det er ledig. j) Personalets rom KONTORARBEIDSPLASSER Kontorer skal være lett tilgjengelige fra hovedatkomsten og godt synlig for de som kommer til barnehagen. Her vil også vareleveranser bli mottatt. Styrer og fagleder skal ha egne kontorarbeidsplasser. Kontorarealet skal også ha teamkontor med flere arbeidsplasser. Det må være hele vegger på kontoret, slik at konfidensielle samtaler kan foregå uten innsyn. Ansatte bør ha et arbeidsrom nær kontoret. Der skal teknisk utstyr som kopimaskin og lamineringsmaskin være tilgjengelig. 16 Side145

146 I tillegg skal det være arbeidsstasjoner på avdelingene med datamaskiner som personalet kan bruke på skift. Disse arbeidsstasjonene bør helst ligge i, eller i direkte tilknytning til barnas leke- og oppholdsareal. Slik kan personalet holde et øye med barna, og barna kan få bruke datamaskinene. k) Lager, renholdssentral og tekniske rom LAGER Det er viktig med godt med lagerplass i tilknytning til de leke- og oppholdsarealene. I oppholdsrom kan gjerne lagerplass utformes som dype skuffer som danner sittebenker, og hyller og skap kan gjerne være bygningsintegrerte. For lite lagerplass fører til upraktiske løsninger som også kan gi inntrykk av uorden. Barnehager kjøper inn store lager av tørrmat, papir og annet, så det er behov for egne lager for; leker, kontormateriell, tørrmat, kaldmat (kjølerom), formingsutstyr, stoler og bord, lintøy, tema/prosjektutstyr. Ute er det behov for et lager med dør i begge ender, med tilgang til vann. RENHOLDSSENTRAL/VASKEROM Renholdssentral skal utstyres med utslagsvask, vaskekum og sluk i gulvet. Rommet skal ha plass til moppevaskemaskin og tilhørende tørkeskap eller tørketrommel, tralle for damprenser og oppstillingsplass for støvsuger, vasketrille m.m., samt plass for hyller (høyt på veggen) og skap for renholdsmateriell. Papir skal ikke lagres her. Her skal også barnehagens vaskemaskin og tørketrommel med tilhørende arbeidsbenk plasseres. TEKNISKE ROM Tekniske rom skal plasseres slik at driftspersonalet får hensiktsmessig atkomst, gjerne gjennom direkte atkomst utenfra. Tekniske rom skal ikke brukes som lager, så det må være et lager for vaktmester i nærheten. VINDU Må kunne åpnes. Det ønskes 2-delte, med åpning øverst. VARME Det må være gulvvarme, da barna oppholder seg på golvet. l) Utendørs arealer Byggets plassering på tomta har betydning for uterommets kvaliteter. Ideelt sett er det ønske om solrike uterom, som er noe skjermet for vind og vær, og i umiddelbar nærhet av barnas innganger. Overgangen mellom ute og inne ønskes kultivert. Inngangene skal skjermes med overbygg, og det må gjerne være en mulighet for å sitte ned. Utearealet kan gi et tilskudd til innendørs funksjoner. Barnehagene i Selbu vektlegger å være mye ute. Ved utformingen av utearealet må en ta hensyn både til behovet for oversikt og for konsentrert lek på avgrensede områder. Det meste av uteplassen bør være opplyst. 17 Side146

147 Snøbrøyting og snødepoter må planlegges i forhold til plassering av lekeplassutstyr. Hensynet til funksjonshemmede er like viktig ute som inne. Lekeområdet bør deles i 2 områder, slik at det blir lettere å ha oversikt, og for å tilpasse utfordringene til henholdsvis store og små barn LEK OG FYSISK UTFOLDELSE Det skal legges til rette for aktiviteter for alle aldersgrupper. Utfordringen ligger i å skape uteareal som virker inspirerende og som gir barna mulighet til å utfolde egen fantasi. Flere lekeapparat er ikke svaret på denne utfordringen. Utearealet må gi mulighet for variasjon, for å veksle mellom rolig lek og fysisk utfoldelse, for å kunne være i store og små grupper og å være alene. De små barna skal ha en solrik og noe skjermet lekeplass nær inngangen. Det ønskes en naturlekeplass, med en sti i skogen, med trær som kan klatres i og som gir skygge, bakker til aking og asfalt til sykling. Det er ønskelig med ei grillhytte i nærheten av barnehagen, der grupper med barn og ansatte kan dra på tur for å være alene. Huskeliste: Vannrenner, vannbasseng Ballspill på flatt terreng Sykkelløype Krabbe, skli og klatre Byggelek (snekkerbod) Husker plasseres et godt stykke unna gangareal Store sandkasser på et rolig sted med tak Aking og skileik Sitteplasser ved de ulike lekeapparat Flere strømuttak ute Hel grind (ikke todelt) som kan heves på vinteren MØTESTEDER UTE Utearealet skal også utformes med tanke på samtaler og rolig lek. Utearealet bør inneholde avskjermede områder og sitteplasser der man kan være sammen i mindre grupper, og plasser der hele barnehagen kan samles til hygge og fest. I tillegg til å være lekeareal for barnehagen kan utearealet være et møtested i nærmiljøet. Utearealet bør derfor utformes slik at det stimulerer til aktivitet både i og utenom barnehagetid. Huskeliste: Utescene, amfi. Samlingsstunder på stille område. Sitteplass, grillplass. 18 Side147

148 TERRENGBEHANDLING OG VEGETASJON Naturen bør bevares der det lar seg gjøre. Det bør ikke plantes bjørk med tanke på allergi. Det er ønskelig med et variert underlag, og bare deler av arealet bør være asfaltert. Det må legges tilrette for brøyting inn mot dører/innganger. Huskeliste: Rom og soner. Variert lys, sol, skygge. Variert topografi og belegning. KALDT LAGER Det må være en eller to boder for uteleker og redskaper. Boder kan med fordel være delt i to rom slik at man kan skille mellom leker og utstyr for sommer og vinter. Bodene må være terskelfrie og utformet med tanke på at barna selv skal kunne hente ut for eksempel trehjulssykler. Boder kan integreres i bygget eller være frittstående romdeler og fungere som levegg eller ballvegg. Må enten ha dører som går innover eller tak over inngangen, slik at man kommer inn selv om det er snø. TRAFIKK OG PARKERING Anlegget må ha tilfredsstillende løsninger for trafikkseparering og parkering. Det må legges til rette for sykkelparkering for ansatte. Det bør være lagt opp til motorvarmere. For å unngå rygging på parkeringsplass bør det legges opp som en rundkjøring. 19 Side148

149 Selbu kommune MEBOND BARNEHAGE PROSJ.NR: 1301 ROMPROGRAM - 4 avdelinger DATO: REV.: FUNKSJONER DIM.GRUNNLAG ROMPROGRAM KOMMENTAR person ant. rom sum m2 LOA Avdelingsareal Avdeling 1 - småbarn (1) 9, Hvilerom 1 10 ikke del av LOA pga romtemperatur Grupperom Avdeling 2 - småbarn (1) 9, Hvilerom 2 10 ikke del av LOA pga romtemperatur Grupperom Avdeling 3 - storbarn (1) 18, Hvilerom 3 10 ikke del av LOA pga romtemperatur Grupperom Avdeling 4 - storbarn (1) 18, Hvilerom 4 10 ikke del av LOA pga romtemperatur Grupperom Lager for avdeling 4 16 Sum avdelingsareal Fellesrom Samlingsrom - motorisk aktiv./ musikk 80, Verksted 1 - praktiske og kunstneriske Verksted 2 - vannlek Stollager 10 Sum fellesrom Barnas garderober, servicearealer Grovgarderobe 2 50 Inkl. vask og toalett Fingarderobe 4 80 Stellerom 2 18 Tørkerom 2 10 Plass for personalets utetøy 3 9 Sum garderober og serviceareal Kjøkken Produksjonskjøkken 25 Inkl. lager/ kjølehjørne Lager 8 Spiseplass/ bakeplass Sum kjøkken Administrasjon og personalrom Kontor enhetsleder 2, Kontorarbeidsplasser 4, Møterom 10, Kopi/ felles 1 5 Personalrom/ møterom 16, personer Personalgard. dame inkl. toalett 1 10 Personalgard. herre inkl. toalett 1 7 Sum administrasjon og personal 82 0 Side149

150 Selbu kommune MEBOND BARNEHAGE PROSJ.NR: 1301 ROMPROGRAM - 4 avdelinger DATO: REV.: FUNKSJONER DIM.GRUNNLAG ROMPROGRAM KOMMENTAR person ant. rom sum m2 LOA Renhold og drift Renholdsentral 1 10 Renhold 1 5 Sum renhold og drift 15 0 SUM NETTOAREALER LOA = 4 m2 pr storbarnsekv. Bruttoareal 868 Brutto/nettofaktor 1,35 Annet uprog. areal Vognskur 1 20, barnevogner. Vindu mot avdelingsareal. Tekn. rom elektro 1 4,0 Tekn. rom varme 1 4,0 Tekn.rom ventilasjon 1 50,0 Sum tekn. areal 58,0 NOTER: 1) Fordeling mellom antall småbarn og storbarn bør være fleksibel. (f.eks 2+2 eller 1+3) Side150

151 Side151

152 Side152

153 Side153