Bevaring (B)/ Funksjon/ Oppgave Dokument/ arkivokbjekt System Arkivdel Skjerming. Innledende bestemmelser. Administrasjon helse/omsorg ESA

Transkript

1 Funksjon/ Oppgave Dokument/ arkivokbjekt System Arkivdel Skjerming Innledende bestemmelser evaring ()/ Kassasjon (K) Hjemmel for bevaring Hjemmel for kassasjon Kassasjonsfrist Merknad a) Denne forskriften fastsetter ikke bevaringsbestemmelser for pasient- og journalopplysninger. Alle pasient- og journalopplysninger skal bevares inntil det foreligger en egen forskrift om slike opplysninger i spesialisthelsetjenesten. Når bestemmelsene om pasientopplysninger i spesialisthelsetjenesten foreligger vil dette kapittelet bli oppdatert. b) Med pasient- og journalopplysninger menes dokumentasjon som er skapt om enkeltindivider av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp og som reguleres av bestemmelsene her. Administrasjon helse/omsorg ESA Planer for helsetjenesten ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 eredskap ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Årsplaner ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Årsmeldinger/årsrapport ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Lokale forskrifter og veiledninger ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Organisering ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 er om tilskudd ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Refusjoner ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Legeavtaler ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 Klagesaker ESA / Emne Kbe 4-13, pkt 3 Møteinnkallinger/ Referat ESA Emne Tilsyn ESA Emne Kbe 4-13, pkt 3 KOORDINERENDE ENHET Saksbehandling politiske utvalg ESA Emne kbe 4-13, pkt 3 FVL Innsynskrav ESA/ 13 Kbe 4-13, pkt 3 IP Visma Flyt Sampro Henvendelse IOP Melding om IP Endring Opphør om IP Referat fra KE Qm+ Prosedyrer for tverrfaglig samarbeid mellom flere tjenester ESA Emne Samarbeid på tvers, helse og omsorg, barnevern, skole og barnehage Tverrfaglig samarbeid mellom helsetjenesten, sosialtjenesten, barnevernstjenesten, PPT, skole og barnehage

2 Samhandling ansvasgrupper Opplæring og bruk av SamPro Visma Flyt Sampro Referat, planer, notater, beskjeder FOLKEHELSE, TANNHELSE, HELSESTASJON OG SKOLEHELSETJENESTE Folkehelse Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet i Rennebu ESA Emne kbe 4-13, pkt 2 Avtale med Frivilligsentralen ang utstyrssentral ESA Emne kbe 4-13, pkt 2 Gjennomgående for alle tjenesteområder i Rennebu kommune Planer for skolehelsetjeneste ESA Emne kbe 4-13, pkt 2 Se mer om dette i 4-13, punkt 2 a- h Tannhelsetjeneste Fylkeskommunal tjeneste Jordmortjenesten HSPRO Henvendelse Dokumentasjon føres på "helsekort for gravide " Epikriser Elink Helsestasjon og skolehelsetjeneste Epikriser Visma HSPRO Helsestasjon/lege rev Elink Innkalling/referat ansvarsgruppe Visma SAMPRO Tjenester og tilbud for barn og unge Lokal oversikt og tilbud

3 Vaksinasjon Sysvak K K 4-13, 2 Kasseres når meldt til Nasjonalt vaksinasjonsregiste r (SYSVAK) Kommuneoverlegen Saksbehandling ESA Emne K 4-13 pkt 3 Miljøretta helsevern: skole/barnehage ESA Emne K 4-13 pkt 3 Vannprøver ESA Emne K 4-13 pkt 3 Klager ESA Emne K 4-13 pkt 3 Saker som har betydning for livskvalitet, helse og trivsel, forebygging m.v. Fastlegeordningen Planer for fastlegeordningen ESA Emne K 4-13 pkt 3 Organisering av fastlegeordningen ESA K 4-13 pkt 3 Avtaler med fastlegene ESA K 4-13 pkt 3 Pasientjournaler WinMed 3 Elink Visma Sampro Lege/helsestasjon Akuttmedisinsk beredskap utenom sykehus Ambulansetjeneste K 4-13 pkt 4 Ambulansebase i nærhet av helsesentret Kommunal legevakt dagtid ESA K 4-13 pkt 4 Nødnett Legevaktordningen Etablering av legevaktordn. ESA K 4-13 pkt 4 Samhandling/kommunikasjon mellom tjenester, legevaktsentral og sykehus K 4-13 pkt 4 Avtale med SIO, St. Olavs Hospital Legevakt kveld/natt/helg ESA Emne K 4-13 pkt 4 Vertskommune Orkdal. Avtale med SIO, St. Olavs Hospital Rutiner og prosedyrer for nødmeldetjeneste K 4-13 pkt 4 Døgnåpen sengepost ESA K 4-13 pkt 4 Orkdal sykehus, avtale SIO HELSE OG OMSORGSTJENESTER I HJEMMET OG PÅ INSTITUSJON Hjemmesykepleie Omsorgsplan Rennebu kommune ESA Kbe 4-13, pkt 5 a Vedtatt i 2010 Helseberedskapsplan ESA Kbe 4-13, pkt 5 a

4 Tjenestestedenes årsplaner ESA Kbe 4-13, pkt 5 b For hvert enkelt tjenestested Tjenestestedenes årsmeldinger ESA Kbe 4-13, pkt 5 b For hvert enkelt tjenestested Lokale forskrifter ESA Kbe 4-13, pkt 5 b Veiledninger ESA Kbe 4-13, pkt 5 b Henvendelse fra sykehus/sykehjem Henvendelse fra lege/pårørende Kartlegging HPH/IPLOS-skjema Innkalling/referat - steam Kommunikasjons sykehus, fastlege, prøvesvar Elink Medisinlister Elink Klagesaker ESA/ Avslutning av tjeneste Avtalebøker med helseopplysninger før Arkiveres i bortsettingarkiv Praktisk bistand daglige gjøremål (hjemmehjelp) Kbe 4-13 pkt Matombringing Dagsenter for eldre hjemmeboende, henvendelse, telefon Notat etter hjemmebesøk Fakturerings-grunnlag? Regnskapsføringsloven? Endringsgrunnlag? Endringer i tjenesten Endringsvedtak Oppsigelse av tjenesten Ikke lovpålagt tjeneste Henvendelse Melding til regnskapsktr FVL 13 Ikke lovpålagt tjeneste

5 Referat om tjeneste fra vedtaksteam Trygghetsalarm Ikke lovpålagt tjeneste eller avslag Melding til regnskaps-kontor Endringer hvert år til regnskapskontor Oppsigelse av tjenesten Omsorgsbolig eller avslag Referat fra inntaksteam Husleie-kontrakt Melding til regnskaps-kontor Endringer hvert år til regnskapskontoret Oppsigelse Avlastning Opphør av tj. Omsorgslønn Innvilget tjeneste Melding til lønn Opphør av tj. Praktisk bistand opplæring

6 Henvendelse Opphør av tj. Aktivitetskontakt Henvendelse Opphør av tj. Dagsenter - dagtilbud Funksjonshemmede, psykiatri m.m Opphør av tj. Personlig assistent FVL 13 Opphør av tj. Melding om skadeavvergende tiltak Kbe 4-13 pkt 5 Ved tvang/makt i samarbeid med lege og virksomheter Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte ESA Emne Lokale retningslinjer Kommunefysioterapeut Henvendelse fra hjemmesykepleie, helsesenter, lege (eldre) (barn) HSPRO Utfører tjeneste for hjemmebaserte tjeneste og ved institusjon Funksjonsvurdering/ kartlegging Fortløpende evaluering

7 Vurdere effekt av behandling Hverdagsrehablititering Friskliv/frisktrim Ergoterapeut Henvendelse Kartlegging Evaluering 3 uker og 6 uker Evaluering 6 uker Ansvarsgruppemøte SAMPRO Henvendelse - søker Henvendelse -lege Henvendelse - fysio Svar på henvendelsene Henvisning skriftlig/muntlig Rapport fra sykehus Kartlegging/vurdering Opplæring/oppfølging Tiltak Ikke lovpålagt tjeneste Ikke lovpålagt tjeneste om hjelpemidler til NAV Svar på søknad fra NAV Kvittering på utlevert hjelpemidler Skjema for innlevering av hjelpemidler ved dødsfall Henvendelser/telefoner noteres i Sykehjemmet Henvendelse fra sykehus/lege/hjemmesykepleie Henvendese fra pårørende eller pasienten selv

8 Inntaksteam Avlastning Korttids-tidsbegrenset Langtidsopphold Kommunikasjon sykehus/lege/prøvesvar Avtalebøker/notater/beskjeder før Psykiatritjenesten Henvendelse fra klient Henvisning fra lege Henvisning fra sykehus Henvisninger fra tverrrfaglige tjenester steam SAMPRO Epikriser Elink Kommunikasjon lege/sykehus Elink Rusomsorg FVL Henvendelse 13 kbe 4-13, pkt 6 kbe 4-13, pkt 6 ehandlingsopplegg kbe 4-13, pkt 6 Ruspolitisk handlingsplan for Rennebu kommune ESA Emne kbe 4-13, pkt 6 Vedtatt av kommunestyre Kreftsykepleie Henvendelser fra klient Henvendelse fra lege eller sykehus Epikriser Elink Plan lages hvis hjemmesykepleie er involvert Tjenesten er uavhengig av om pasienten er hjemme eller på institusjon Regionar kreftkoordinator i SIO ESA Emne Avtale med SIO Overgrepsmottak og krisesentre Samarbeidsavtale med Krisesenteret for Orkdal og omegn ESA Emne kbe 4-13 pkt 7 Samarbeid 18 kommuner i Orkdalsregionen Årsmelding og regnskap ESA Emne

9 Skjenkebevilling Ruspolitisk handlingsplan ESA Kbe 4-13, pkt 8 Vedtatt av kommunestyret Retningslinjer for skjenkebevilling og salgsbevilling er ESA Kbe 4-13, pkt 8 Uttalelser ESA Kbe 4-13, pkt 8 ESA Kbe 4-13, pkt 8 Vitnemål etablererprøve ESA Kbe 4-13, pkt 8 Vitnemål kunnskapsprøven ESA Kbe 4-13, pkt 8 Kontroll med skjenke- og serveringssteder ESA Kbe 4-13, pkt 8 Inndragning av Skjenkebevilling ESA Kbe 4-13, pkt 8 Avtale med Scuritas om kontroll av skjenking og salg av alkohol Utvidelse av skjenkebevilling ESA K Kbe 4-13, pkt 8 5 år Utvidelse av åpningstidskjenketid ESA K Kbe 4-13, pkt 8 5 år Ny bevilling ESA K Kbe 4-13, pkt 8 5 år Kommunale retningslinjer fra Kan kasseres, kommunen må gjøre en merbevaringsvurdering Morsarkiv Innsyn Ambulerende skjenkebevilling: Lukket enkeltarrangement ESA K Kbe 4-13, pkt 8 Ambulerende skjenkebevilling: Åpent enkeltarrangement ESA K Kbe 4-13, pkt 8 Serverings- og skjenkebevilling: Eierskifte ESA K Kbe 4-13, pkt 8 Serverings- og skjenkebevilling: Ny skjenkebevilling ESA K Kbe 4-13, pkt 8 Kan kasseres, kommunen må gjøre en merbevaringsvurdering Kan kasseres, kommunen må gjøre en merbevaringsvurdering Kan kasseres, kommunen må gjøre en merbevaringsvurdering Kan kasseres, kommunen må gjøre en merbevaringsvurdering Alle pasient og journaloppl bevares inntil det foreligger forskrift Innsyn i saksdokumenter Innsyn i pasientjournal Innsyn i morsarkiv jfr AF 2-6. Sensistive personopplysninger jfr POL 13 og HRL 21, dvs i sikret sone jfr HPL 41, PRL 5-1. PJF 8 bokstav k. Innsyn behandles av journalansvarlig og dokumenteres i pasientjournalen ehandles av arkivleder, dokumenteres i sakarkivsystemet

10

11

12