AVTALE. (kontraktsnummer) mellom. STATSBYGG REGION MIDT- NORGE som oppdragsgiver. fyll inn navn på leverandør(firma) som leverandør

Transkript

1 AVTALE (kontraktsnummer) mellom STATSBYGG REGION MIDT- NORGE som oppdragsgiver og fyll inn navn på leverandør(firma) som leverandør om periodisk vedlikehold og eventuelle reparasjoner av angi type tekniske anlegg for oppgi kompleksnummer og eiendommens navn Side 1 av 13

2 Dette avtaledokument brukes av Statsbyggs regionkontorer som avtaleformular ved inngåelse av en avtale om service av tekniske anlegg på en eiendom etter reglene om direkte kjøp der anskaffelsens verdi er under terskelverdien for direktekjøp. Tekst i rød kursiv er veiledning til Statsbyggs bruker av dokumentet og slettes før utsendelse. Kontakt FJ dersom du har spørsmål knyttet til denne malen. 1 INNLEDNING (må fylles ut) Mellom Statsbygg angi regionkontor som oppdragsgiver Organisasjonsnr.: Postadresse: Kontoradresse: Telefonnr.: Telefaksnr.: og.. som leverandør Organisasjonsnr.: Postadresse:.. Telefonnr.: Telefaksnr.: er det inngått avtale om periodisk vedlikehold og utskiftning av forbruksmateriell (type teknisk anlegg) på (kompleksnummer og eiendommens navn). Vedlikeholdet skal skje i henhold til vedlagte ytelsesbeskrivelse/spesifikasjoner samt avtalevilkårene i dette dokumentet. Ved behov for ytterligere vedlegg angis disse her. I tillegg har Statsbygg rett, men ikke plikt, til å bestille reparasjonsarbeider av leverandøren på de betingelser som er angitt i dette dokumentet. En eventuell minstetid for utrykning angis her: 2 AVTALETID (må fylles ut) Denne avtale løper fra til.(angi en ettårsperiode) Statsbygg har rett til å fornye avtalen med ett år av gangen på samme vilkår inntil tre ganger. En slik fornyelse må skje innen utløpet av den inneværende ettårsperiode. Side 2 av 13

3 3 PRISER (må fylles ut) (1) Fastpriser og minimum arbeidstid for periodisk vedlikehold A. Avtalt fastpris for alt nødvendig arbeid for periodisk vedlikehold i ett år, slik som spesifisert i ytelsesbeskrivelse vedlegg 1: Kr.inkl. mva.* *Beløpet omfatter alle kostnader så som lønn, fortjeneste, sosiale kostnader, reiseutgifter, reisetid, opphold, diett samt merverdiavgift. B. Avtalt fastpris for levering av vedlikeholdsmateriell for ett år som spesifisert i vedlegg 2: Kr.inkl. mva.** **Beløpet ombefatter alle påslag og merverdiavgift C. Antall vedlikeholdsbesøk pr. år skal minst være: besøk D. Minimum total arbeidstid for vedlikehold i ett år skal være:..timer De oppgitte minimumstall for antall besøk og arbeidstimer skal også gjelde ved eventuelle fornyelse av kontrakten. (Hvis vedlikeholdsbehovet kommer til å stige fra år til år passer ikke denne bestemmelsen. Kontakt i så fall FJ.) (2) Priser ved regningsarbeider A. Timepriser For reparasjoner (utrykning mm) og annet ekstraordinært vedlikehold, gjelder følgende timepriser inkl. mva.: Stryk de stillingstitlene som ikke er aktuelle. Normal arbeidstid* Overtid 50%** Overtid 100%*** Fagarbeider kr/time kr/time kr/time Hjelpearbeider kr/time kr/time kr/time Ingeniør kr/time kr/time kr/time * Mandag til fredag kl til Side 3 av 13

4 ** Mandag til fredag kl til *** Mandag til fredag etter kl samt helgedager. Timeprisene omfatter alle kostnader, så som lønn, fortjeneste, sosiale kostnader, diett, o.l., men ikke reise og hotell, se kontraktsvilkårene pkt 9 samt tabellen nedenfor angående sistnevnte utgifter. Ovennevnte timesatser gjelder både ved øyeblikkelig utrykning og andre reparasjonsarbeider. B. Påslag for materiell For nødvendige reservedeler i forbindelse med regningsarbeider gjelder følgende påslagsprosent: % C. Reisesats Timer som nevnt i pkt. A. faktureres kun for tid tilbrakt på eiendommen. For reising til og fra eiendommen, faktureres en fast reisesats. Satsen dekker både reisetid og reisekostnader. Samtlige reisesatser oppgis inkl. mva. Fast reisesats i normal arbeidstid: Kr..tur/retur Fast reisesats hverdager mellom kl og 20.00: Kr..tur/retur Fast reisesats hverdager etter kl samt lørdager og helligdager Kr..tur/retur (3) Prisregulering Prisen for periodisk vedlikehold og regningsarbeider indeksreguleres i henhold til NS 3405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter m.v., - totalindeksmetoden, med ett kvartal som avregningsperiode. Ved reguleringen benyttes Statistisk sentralbyrås byggekostnadsindeks for boligblokk, 2000 = 100 1,. (sett inn en av indeksene nedenfor) Det er 12 alternativer: Boligblokk: I alt eller Boligblokk: Materialer Side 4 av 13

5 Grunnarbeid: I alt eller Grunnarbeid: Materialer Tømring og snekring: I alt eller Tømring og snekring: Materialer Maling, tapetsering og legging av golvbelegg: I alt eller Maling, tapetsering og legging av golvbelegg: Materialer Rørleggerarbeid: I alt eller Rørleggerarbeid: Materialer Elektrikerarbeid: I alt eller Elektrikerarbeid: Materialer) 4 ØYEBLIKKELIG UTTRYKNING (må fylles ut, men krav til maksimal tid for utrykking strykes dersom det ikke er spesielle krav) Ved akutte problemer skal en kvalifisert tekniker stille på eiendommen snarest mulig etter mottatt varsel fra driftsleder eller andre ansatte ved eiendommen. Maksimal tid for oppmøte på eiendommen etter mottatt varsel er timer. Slike uttrykninger honoreres etter pkt. 3 (2) Priser ved regningsarbeider. 5 FAKTURERING Det faktureres etter hvert besøk og betales senest 30 dager etter mottak. Fakturaen sendes til: (Det kan være en fordel å presisere at det skal faktureres ut fra forholdet mellom utført arbeid/installert forbruksmateriell og kontraktssummen i pkt. 3 (1) Statsbygg Fakturamottak Statsbygg region Postboks Porsgrunn Alle fakturaer skal merkes med: Eiendommens navn Kompleksnr. Referanse sted+ initialer Eventuelt rekvisjonsnr. Arbeid i forbindelse med periodisk vedlikehold faktureres for seg. Alt annet, det vil si forbruksmateriell for det periodiske vedlikehold, og eventuelle regningsarbeider, reservedeler, reisetid angitt i pkt 9, reiseutgifter og overnattingsutgifter faktureres sammen. Alt unntatt forbruksforbruksmateriell og regningsarbeider skal spesifiseres særskilt i fakturaen. Faktura, kreditnota og purring skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. 6 DEFINISJONER Side 5 av 13

6 I nærværende kontraktsvilkår betyr driftslederen kontaktpersonen for Statsbygg angitt i pkt. 18 leverandøren det firmaet som er ansvarlig for utførelsen av vedlikehold og eventuelle reparasjoner etter kontrakten teknikeren den personen som til enhver tid utfører leverandørens vedlikeholdsoppgaver 7 RUTINER VED REPARASJONS- OG VEDLIKEHOLDSBESØK Der tidspunktet for vedlikeholdet ikke er angitt med en bestemt dato i Statsbyggs ytelsesbeskrivelse/spesifikasjoner, er det leverandørens ansvar å sørge for at vedlikeholdet skjer til rett tid. Driftslederen skal varsles minst én uke i forkant av hvert besøk. Er det behov for varmearbeider, spesielt støyende arbeider, arbeider som innebærer driftsstans eller andre ulemper, skal dette påpekes i nevnte varsel. Ved oppstart av hvert besøk skal teknikeren og driftslederen ha et møte. På møtet gjennomgås eventuelle avvik, feil, driftsforstyrrelser, o.l. som har oppstått etter siste besøk. Driftslederen skriver referat fra møtet. En kopi av referatet sendes til leverandøren. Ved første besøk skal teknikeren og driftslederen klarlegge hvilke sikkerhetsrutiner som må følges med hensyn til låsing av dører og lignende. De rutinene man blir enig om, skal fremgå av den første skriftlige rapporten leverandøren sender Statsbygg i henhold til neste avsnitt. Før avreise skal teknikeren rapportere muntlig til driftslederen hva som er gjort. Innen én uke etter besøket, skal leverandøren sende driftslederen skriftlig rapport om anleggets tilstand og en beskrivelse av arbeidet som ble gjort under besøket, herunder hva som ble kontrollert, målinger med resultater sammenlignet med normalverdier, utskiftninger, justeringer samt hvilket arbeid som eventuelt gjenstår. Det skal unngås bruk av kjemikalier og produkter som inneholder mer enn 0,1 vektprosent av stoffer som står på 1) myndighetenes prioritetsliste for kjemikalier der utslippene skal reduseres vesentlig innen 2020 ( Prioritetslisten se n/), eller 2) REACH Kandidatliste ( Kandidatlisten se REACH/Godkjenningsordningen/. Bruk av ovennevnte kjemikalier og produkter forutsetter derfor Statsbyggs godkjennelse. Side 6 av 13

7 Dersom leverandøren er av den oppfatning at bruk av kjemikalier og produkter som nevnt ovenfor ikke kan unngås, skal leverandøren i god tid før bruk er aktuelt, redegjøre for type og mengde kjemikalie, produkt og stoff det gjelder, samt årsaken til at bruken er nødvendig, herunder muligheten for bruk av substitutt. Statsbygg kan, etter en nærmere vurdering, godkjenne bruk av den aktuelle kjemikalien eller produktet. Leverandøren skal føre oversikt over eventuell godkjent bruk av kjemikalier og produkter nevnt ovenfor og innta oversikten i rapporten som er nevnt i femte ledd ovenfor. 8 KRAV TIL UTFØRELSEN AV ARBEIDET Leverandørens skal bruke den tid som er nødvendig for å utføre det vedlikehold som er nødvendig i henhold til den vedlagte ytelsesbeskrivelse/spesifikasjoner. Han skal uansett minst bruke den tid og avlegge de besøk som han har angitt i pkt 3 (1). Dersom vedlikeholdet kan utføres raskere enn denne minimumstiden, skal teknikeren kontakte driftslederen og tilby å bruke den resterende tiden på eventuelle reparasjonsarbeider. Teknikeren skal gjøre driftspersonalet oppmerksom på vedlikeholdsbehov i anlegget som ikke dekkes av ytelsesbeskrivelse/spesifikasjonene, men som teknikeren bør oppdage under utførelsen av oppdraget. Forsømmes denne plikten, står leverandøren ansvarlig overfor Statsbygg i henhold til erstatningsreglene i pkt 16. Leverandøren plikter å sette seg inn i lovverkets krav til de arbeidene som skal utføres, eksempelvis innen områdene HMS og miljø, derunder avfallshåndtering. Dersom det benyttes kjemikalier eller stoffer som er merkingspliktige iht. Forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige stoffer, skal leverandør (teknikeren) medbringe oppdaterte HMS-datablad over stoffene. Disse skal være lett tilgjengelige for driftslederen og teknikeren under utførelsen av oppdraget. Teknikeren plikter for øvrig å følge de til enhver tid gjeldende prosedyrer i Statsbyggs rutiner for internkontroll av eiendom, IK Eiendom, for eksempel ved utførelse av varmearbeider. 9 SÆRLIG OM REPARASJONSARBEIDER OG RESERVEDELER Eventuelle reparasjoner utføres som regningsarbeider etter prisene i pkt. 3 (2) med mindre man avtaler en fastpris. Alle regningsarbeider og installasjon av reservedeler avtales med driftslederen på forhånd. Dersom utstyr må fjernes for å bli reparert, skal driftslederen varsles skriftlig om dette med beskjed om når remontering vil finne sted. Timelister kvitteres av driftslederen før avreise. Ved reparasjonsarbeider skal det kun brukes én servicemann. Dersom teknikeren må ha assistanse, avtales dette med driftspersonalet på forhånd. Side 7 av 13

8 Reparasjoner på stedet som kan utføres innenfor den tidsrammen for vedlikehold som fremgår av pkt. 3 (1), jf. pkt 8 første ledd, faktureres ikke som regningsarbeider. Når deler blir byttet, skal nye merkes med dato for utskiftning. Skiftede deler skal forevises Statsbygg. Om garantitid se pkt SÆRLIG OM AVFALLSHÅNDTERING Avfall skal håndteres iht. krav i Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall. Der kommunen har lokale avfallsbestemmelser skal disse følges. Leverandøren skal uansett følge de regler for avfallssortering som gjelder. Avfall som oppstår som en følge av oppdraget, herunder avfall som ikke opprinnelig kommer fra leverandøren, skal tas med av teknikeren dersom ikke annet er skriftlig avtalt. Avfallet skal håndteres i henhold til gjeldende forskrifter. 11 SERTIFISERT PERSONELL Leverandøren skal kun benytte sertifisert personell for arbeider som krever det. Kopi av sertifikat forevises Statsbygg før arbeidet påbegynnes. Ta med, hvis aktuelt: Personell som skal arbeide på eiendommen må være sikkerhetsklarert med nivå... eller Brukeren av eiendommen krever at teknikerne som skal arbeide på eiendommen skal godkjennes på forhånd. Leverandøren må derfor i god tid oversende navneliste for sjekk av vandel. 12 GJENGS LØNN OG ARBEIDSVILKÅR FOR ARBEIDSTAKERE Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkårene være i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om a) minste arbeidstid, b) lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og c) dekning av utgifter til reise, kost og losji, Side 8 av 13

9 i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har Statsbygg rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Statsbygg kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandørene. Lederen av leverandørens virksomhet er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. 13 FORSIKRING Leverandøren skal ha ansvarsforsikring som dekker det ansvar han kan komme i etter reglene om erstatningsansvar i pkt. 16. Kopi av forsikringsbeviset skal tilsendes driftspersonalet umiddelbart etter kontraktsinngåelsen og ved hver fornyelse av kontrakten. Ingen fakturaer blir betalt før slikt forsikringsbevis er mottatt. På forlangende skal leverandøren også oversende de komplette forsikringsvilkårene til Statsbygg. De fleste ansvarsforsikringer inneholder mange ansvarsbegrensninger, blant annet med hensyn til utbetalingsbeløp. Hvis det er snakk om anlegg der potensialet for skade på person eller ting er stort, bør man snakke med FJ om muligheten for å få en forsikring uten uakseptable begrensninger. 14 TAUSHETSPLIKT, REKLAME OG KONTAKT MED MEDIA Taushetsplikt Leverandøren og hans ansatte har taushetsplikt om forhold de blir gjort kjent med i forbindelse med oppdraget. Reklame Dersom leverandøren eller dennes underleverandører for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om oppdraget, utover å oppgi oppdraget som generell referanse, skal dette forelegges Statsbygg på forhånd. Kontakt med media All kontakt med media skal håndteres av Statsbygg. Side 9 av 13

10 15 AVBESTILLINGSERSTATNING Dersom hele eller deler av oppdraget blir avbestilt på grunn av forhold utenfor Statsbyggs kontroll, eller fordi en eiendom blir solgt, betales det ikke avbestillingserstatning. 16 MISLIGHOLD Tilbakeholdelse av betaling Statsbygg kan holde tilbake betaling for utført arbeid til leverandøren har utført sine rapporteringsplikter etter pkt. 7 og 8. Heving Statsbygg kan heve vedlikeholdsavtalen med øyeblikkelig virkning dersom leverandøren grovt eller gjentatte ganger forsømmer sine plikter etter denne avtalen. Reklamasjon Statsbygg kan kreve at leverandøren utbedrer mangler ved sine vedlikeholds- og reparasjonsarbeider i inntil to år etter utløpet av kontrakten. Statsbygg må dog alltid reklamere innen rimelig tid etter at mangelen er oppdaget. Dersom leverandørens forsømmelser skyldes grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ingen tidsbegrensing for Statsbyggs reklamasjonsrett. Garanti Reservedeler skal ha garantitid på tre år fra installasjonstidspunktet. Erstatningsansvar Dersom leverandørens mislighold av avtalen resulterer i skade på det tekniske anlegget, plikter leverandøren å erstatte dette. Annen skade på person eller eiendom som skyldes leverandøren, erstattes i henhold til alminnelige erstatningsregler. 17 VERNETING Søksmål som springer ut av avtaleforholdet, anlegges i den rettskretsen eiendommen gjelder. 18 PARTENES REPRESENTANTER OG ADRESSER Kontaktperson hos Statsbygg er: Driftsleder Postadresse: Eiendommens adresse: Telefon: Telefax: Mobiltlf: E-post: Side 10 av 13

11 Leverandørens representant er:... Telefon: Mbltlf: 19 UNDERSKRIFT Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt.... den den Statsbygg Leverandør (Husk: Statsbygg skal skrive under avtalen SIST!) (Husk: Sjekk beløpsgrense i fullmakt til den i Statsbygg som undertegner!) Side 11 av 13

12 AVTALE FOR PERIODISK VEDLIKEHOLD YTELSESBESKRIVELSE Eiendom: Kompleksnr.: Vedlegg nr. 1 Bygg: Byggnr.: (dato) Rom/sted: Postnr. ID nr. OBJEKT / Vedlikehold stk. SB Tid SB = utføres av Statsbyggs driftspersonale når markert med X Å1 = 1 gang pr. år 6M = 2 ganger pr. år Side 1 av 13

13 AVTALE FOR PERIODISK VEDLIKEHOLD FORBRUKSMATERIELL Eiendom: Kompleksnr.: Vedlegg nr. 2 Bygg: Byggnr.: (dato) Rom/sted: Postnr. ID nr. OBJEKT Enhet Mengde Pris Sum Sum denne side Totalt forbruksmateriell for eiendommen Side 1 av 13