Tilbudsinnbydelse Rammeavtale for snørydding, strøing, feiing og bortkjøring av strøsand

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse Rammeavtale for snørydding, strøing, feiing og bortkjøring av strøsand

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anslått oppdragsmengde Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr Bruk av underentreprenører Pliktig medlemskap i StartBANK Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Avlysning av konkurransen Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud og alternative tilbud Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Bruk av underleverandører Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG OPPDRAGET Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi

3 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Boligbygg, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for snørydding, strøing, feiing og bortkjøring av strøsand. Boligbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune som drifter, forvalter, eier og leier ut kommunale boliger. Foretaket har over boliger og det bor over mennesker hos oss. Vi har boliger i alle de 15 bydelene, men flest i gamle Oslo, Grünerløkka og Sagene. Boligbygg skal drive forretningsmessig eiendomsforvaltning og samtidig være et sosialt virkemiddel for å skaffe vanskeligstilte et sted å bo. Vi arbeider for at alle våre beboere skal ha et godt og trygt sted å bo. Se for øvrig Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Thomas Øiestad E-postadresse : thomas.oiestad@bby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til anskaffelser@bby.oslo.kommune.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Boligbygg Oslo KF har i vintersesongen et behov for snørydding/snøbrøyting, håndmåking av inngangspartier, strøing, feiing og bortkjøring av strøsand for hele sin bygningsportefølje. Dette er viktig for å holde alle gangarealer, oppkjørsler, gårdsplasser, parkeringsplasser, inngangspartier, trapper, rømningsveier, brannkummer, søppelskur og adkomstveier åpne og trygge for ferdsel Anslått oppdragsmengde Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med 1 leverandør. Som det fremgår av kravspesifikasjonen så vil avtalen med dens spesifikasjoner gjelde for alle av Boligbygg Oslo KF sine eiendommer hvor det er behov for aktuelle tjenester. Det samlede bygningsarealet er på ca m2, fordelt på ca. 250 bygg. Se vedlagt eiendomsliste/prisskjema og kart for ytterligere informasjon i forhold til eiendommer, adresser osv. Leverandørene må være oppmerksomme på at endringer i økonomiske- og/eller politiske rammebetingelser kan medføre at eiendommer vil bli lagt til eller trukket i fra i løpet av avtaleperioden. Dette reguleres som oppgitt i kontraktsformularet. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 28 Utlysning Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 34 Tilbudsfrist 37 Utsendelse av tildelingsbrev 39 Kontraktsinngåelse 40 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Rammeavtalen har en varighet på to år fra kontraktssignering. Tjenesten skal utføres i de to vintersesongene Sesongen strekker seg fra 1. oktober til 15. mai påfølgende år. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1+1 år. Prisene som blir tilbudt skal være faste de første 2 år. Dersom Oppdragsgiver velger å utløse opsjon for forlengelse av kontrakten kan leverandør justere prisene pr. år for opsjonstiden. Prisjusteringen beregnes etter Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått. Oppdragsgiver har mulighet til ensidig å si opp avtalen med 3 måneders oppsigelsesfrist dersom det foreligger saklig grunn for dette Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester, med tilhørende standard kontraktsformular for Oslo kommune, se vedlegg Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Se også vedlagte kontraktsdokument om disse forhold FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten Bruk av underentreprenører Det er i kontrakten stilt krav om at Entreprenøren ikke kan ha flere enn ett ledd underentreprenører i kjede under seg, med mindre det foreligger særskilte forhold og Byggherren har gitt skriftlig samtykke. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 1.4.6 Pliktig medlemskap i StartBANK Leverandøren skal senest innen en måned etter kontraktsinngåelse ha opprettet medlemskap hos StartBANK og gitt fullmakt for SKAV-informasjon. Det stilles krav om at Leverandøren opprettholder godkjenningen i hele kontraktsperioden. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Snørydding, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 2.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er fredag kl Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud Snørydding. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar innsatt i perm, samt en lik versjon elektronisk på minnepinne. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Besøkadresse: Boligbygg Oslo KF v/ekspedisjonen Wergelandsveien 3 (ikke Holbergs gt.) 0167 Oslo Åpningstid: Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2, Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 2 3.2, HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2, Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk 3 stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige 4 kvalifikasjoner, jf. punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3, jf 6 pkt. 4.3 Sladdet utgave av tilbudet 7 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfrist. 2.7 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, og ei heller alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse , kl Denne vil bli avholdt i Boligbygg Oslo KF sine lokaler i Wergelandsveien 1, 0167 Det bes om at leverandører som ønsker å delta på tilbudskonferansen sender påmelding til Thomas Øiestad innen , kl. 1500, se kontaktinformasjon ovenfor. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert Bruk av underleverandører Dersom leverandøren selv ikke oppfyller et kvalifikasjonskrav og derfor støtter seg på underleverandør/er for å oppfylle dette kravet, må det gis dokumentasjon på underleverandøren som godtgjør at kvalifikasjonskravet (for eksempel kapasitet eller kompetanse) er oppfylt. En forpliktelseserklæring på underleverandøren (se mal i vedlegg 6), eller annen dokumentasjon/samarbeidsavtale vil vise at leverandøren råder over underleverandørens ressurser. Det samme gjelder dersom leverandøren benytter underleverandører for arbeid som inngår i tildelingskriteriene. Nødvendig dokumentasjon på underleverandører som trengs for å oppfylle kvalifikasjonskrav: - Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør - Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget (funksjon/fagområde/leveranse) som skal ivaretas av underleverandør - HMS-egenerklæring og skatteattest for skatt og mva. for underleverandører, jf. pkt 3.2 Søknadsskjema for godkjenning av underleverandør/er skal benyttes etter at kontrakt er inngått, samt dersom leverandøren ønsker å ta inn nye underleverandører eller bytte en som allerede er godkjent. Se vedlegg Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og som ikke leverer obligatorisk dokumentasjon innen tidsfristen risikerer å bli avvist. Det skal gis en selvstendig redegjørelse i forhold til kvalifikasjonskravene. Det er ikke tilstrekkelig å henvise til nettsteder eller annen dokumentasjon som ikke er vedlagt tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å gi tilleggsfrist, men leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand, vedlegg Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Boligbygg tar forbehold om selv å innhente ytterligere kredittrating eller annen økonomisk informasjon (årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav God erfaring fra tilsvarende Dokumentasjonskrav Oversikt over leverandørens viktigste, relevante leveranser Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 Krav oppdrag/leveranser. Tilstrekkelig kapasitet og egnet bemanning til å gjennomføre kontrakten Det kreves at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem Prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte Dokumentasjonskrav de siste 5 år, herunder opplysninger om type prosjekt, rolle i referanseprosjekt, prosjektets verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post). Vedlegg 7 kan fylles ut, eller det kan benyttes eget skjema. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta kontakt med referanser. Det skal gis en oversikt over firmaets totale bemanning, redegjørelse for at foretaket har tilstrekkelig kapasitet og egnet kompetanse til å gjennomføre oppdrag Samt en redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandører disponerer over til gjennomføring av kontrakten Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO-sertifisering. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Leverandøren skal vedlegge dokumentasjon for at oppdrag utføres på en miljømessig forsvarlig måte. Dette kan dokumenteres med redegjørelse for eksisterende rutiner eller gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS), kopi av innholdsfortegnelsen i leverandørens miljøstyringssystem, beskrivelse av systemet eller med annen relevant dokumentasjon. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted snarest etter tilbudsfrist. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60-70% Ferdig utfylt prisskjema. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10

11 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav - Totalpris pr. sesong Oppdragsgiver har ikke fastsatt - Priser for regningsarbeider endelig vekting, men totalprisen pr. sesong vil telle vesentlig mer enn de øvrige. Oppdragsforståelse % Beskrivelse av håndtering av kontrakten, samt dens størrelse og forpliktelser. I tillegg også tilbyders gjennomføringsplan med beskrivelse av hvordan arbeidet er tenkt lagt opp. Herunder ruteplanlegging, kjørelister, etc. Tilbudene vil bli evaluert ut fra en skala fra 0 til 10, hvor 10 er best. Poengsummen blir så multiplisert med vektingsprosenten. Tilbudene med høyest score, utgjør de økonomisk mest fordelaktige. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * Dato: Boligbygg Oslo KF V/ Thomas Øiestad VEDLEGG Vedlegg 1: Eiendomsliste/Prisskjema Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11

12 Vedlegg 2: a) Kontraktsformular for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester b) Standardvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Vedlegg 4: Kravspesifikasjon Vedlegg 5: Kart Vedlegg 6: Forpliktelseserklæring underleverandør Vedlegg 7: Referanseskjema Vedlegg 8: Søknad underleverandør Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 12