Tilbudsinnbydelse KONKURRANSEGRUNNLAGET DEL III

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGET DEL III Innkjøp av renholdstjenester for Eidsvoll 1814 for den eksis. bygningsmassen, med til sammen 5 selvstendige bygninger. Tilbudsinnbydelse HR Prosjekt AS, Dronning Eufemiasgate 16, 0191 Oslo april 2014, ver 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innhold Tilbudsinnbydelse...1 INNHOLDSFORTEGNELSE OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosess og samspillsfase Avlysing av konkurransen Konkurransegrunnlaget Kontrakt Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Tilbud formalia og innhold Hva skal leveres Innleveringssted Tilbudsbefaring Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskrav OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Side 2 av 11

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Eidsvoll 1814, som er en del av stiftelsen Norsk Folkemuseum, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse for å kontrahere en totalleverandør av renholdstjenester for den nyrestaurerte Eidsvollsbygningen, Konservatorbolig, Wergelands Hus, Nordre- og Søndre Paviljong. Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen: Firma: HR Prosjekt AS Navn: Arne Surén Telefon : E-postadresse: as@hrprosjekt.no 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med konkurransen er å anskaffe en totalleverandør av renholdstjenester for det nyrestaurerte Eidsvollsbygningen, samt øvrig eksis. bygningsmasse, for en periode på 2 år med opsjon på 1+ 1 år. Bygningene består av følgende arealer og etasjer: 1) Eidsvollsbygningen (3 plan) 2) Konservatorbolig (2 plan) 3) Wergelands Hus (2 plan) 4) Nordre Paviljong (1 plan) 5) Søndre Paviljong (1 plan) For detaljer for hver av byggene, se vedlagte tegninger og arealplaner, og dette er å anse som et foreløpig omfang av leveransene. Noe justering må kunne påregnes av omfanget. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosess og samspillsfase Planlagt uke*) Aktivitet Uke Kunngjøring av konkurransen i DOFFIN og TED Uke Tilbudsfrist og tilbudsåpning Uke Evaluering Uke Beslutning om tildeling av kontrakt Uke Karensperiode Uke Kontraktsinngåelse Uke Forventet oppstart av leveransen *) Tentative angivelser 1.4 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen fram til kontraktsinngåelse avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel manglende godkjenning fra politisk hold. Dersom oppdragsgiver vedtar å gjennomføre prosjektet, men med vesentlige endringer, gir dette oppdragsgiver rett til avlyse konkurransen og kunngjøre ny Side 3 av 11

4 1.5 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Del I: Tilbudsinnbydelse dette dokument Del II: Kontraktsdokument Del III: Kravspesifikasjon 1. Leveransebeskrivelse med renholdsbeskrivelse 2. Tegninger av bygningsmassen og arealplan Konkurransegrunnlaget utgjør et integrert hele, og skal så vidt mulig fortolkes slik at det ikke oppstår motstrid mellom informasjon/bestemmelser i ulike deler av grunnlaget. Hvis det likevel må legges til grunn at det er motstrid mellom informasjon/bestemmelser i dokumentene, gjelder konkurransegrunnlagets del III, del II og del I, i nevnte rekkefølge. 1.6 Kontrakt Kontraktsperiode, -orientering om prosjektets gjennomføring og fremdrift Eidsvoll 1814 er oppdragiver for leveransen, og arbeidsstedet er 2074 Eidsvoll Verk Veiledende fremdrift for gjennomføringsfasen Planlagt uke Uke Aktivitet Oppstart av leveransen (forventet) Uke Avslutning av første fase etter 2 år, evt. utløse opsjon år 1 Uke /18 Avslutte opsjon år 1, evt. utløse opsjon år 2 Uke /19 Avslutte kontraktsperioden Kontraktsbestemmelser for leveransen Oppdragsgiver ønsker en avtale med svært seriøs aktør, med nødvendig formell godkjenning iht. krav fra Arbeidstilsynet, som kan bidra til å holde bygningsmassens overflater i en kontinuerlig god skikk Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår etter reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Oppdragstakernes arbeidstakere skal minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av Forskrift om allmenngjøring av tariffavtaler for renholdsbedrifter i Norge. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren dokumenterer hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har. Oppdragsgiver har rett til innsyn i relevante dokumenter, og har rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelser i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes, jf. Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, 5. FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr Side 4 av 11

5 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Siste frist for å be om dette er 7 dager før tilbudsfristen. Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og formidle dette til leverandørene. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Eidsvoll 1814 renholdstjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal rettes til kontaktpersonen per e-post (se punkt 1.1). Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli kunngjort i Doffin. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, blir meddelt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsen, suppleringen eller endringen kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Konkurranse er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 22 september 2014 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Side 5 av 11

6 2.3 Tilbud formalia og innhold Tilbudet skal leveres i en lukket forsendelse og være merket: Åpen anbudskonkurranse, Eidsvoll renholdstjenester. Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på en USB-brikke med identisk innhold. Disse skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og tilbudet forøvrig, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise, entydige og priset, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 2.4 Hva skal leveres Tilbudet bes levert i A4-format, innsatt i ringperm uten stifter med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokument(er) Signert tilbudsbrev. Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skilleark Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring, jf. punkt Firmaattest, jf. punkt siste årsregnskap og kredittvurdering, jf. punkt Dokumentasjon på kapasitet og erfaring, jf. punkt Kvalitetssikrings-/ styringssystem. jf. punkt Dokumentasjon på nødvendig godkjenning, jf. punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. del III 10 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriet kompetanse/oppgaveforståelse, jf. punkt 4.2. Sladdet utgave av tilbudet 13 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning Side 6 av 11

7 2.5 Innleveringssted Tilbudet skal leveres hos: HR Prosjekt AS v/ Arne Surén Dronning Eufemias gate 16 (6 etasje) 0191 Oslo Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse, merket som angitt i punkt 2.3 og organisert som i punkt Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24:00, 6 måneder etter tilbudsfristens utløp. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.8 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.9 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring. Dato for tilbudsbefaringen oppmøte ved Wergelands Hus torsdag den 28 august kl Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Side 7 av 11

8 Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudsprisen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende aksepteres ikke og kan bli betraktet som vesentlig forbehold. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen krav til leverandørens kvalifikasjoner, herunder krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kvalifikasjonene vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert Side 8 av 11

9 3.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt, fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor. Skatteattest for merverdiavgift, fås ved henvendelse til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Det ønskes relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandørens skal være godkjent av Arbeidstilsynet, iht. forskrift av 8. mai 2012 om arbeidsgivers bruk av renholdsvirksomheter som skal være godkjent for renholdstjeneste. Attestene kan ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall Kredittvurdering fra godkjent kredittratingselskap ikke eldre enn 3 måneder vedlegges Organisasjonskart med beskrivelse som dokumenterer antall ansatte i selskapet, samt de ansattes roller og ansvar. Oversikt over leverandørens mest relevante oppdrag de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings-/ styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte, inklusive system for å sikre ivaretakelse av miljø- og klimakrav. Godkjenning fra Arbeidstilsynet, jf Forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester av 8. mai Eventuell tilleggsfrist for ettersendelse av dokumenter Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon på at krav til leverandøren er oppfylt, kan oppdragsgiver fastsette en kort Side 9 av 11

10 tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten Side 10 av 11

11 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted samme dag som tilbudsfristen, den Det er ikke offentlig tilbudsåpning. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav 1) Pris 40 % Komplett utfylt og signert prisskjema, jf. vedlegg 1. 2) Kompetanse/oppgaveforståelse: 60 % Det skal leveres en beskrivelse av et prosjekttilpasset kvalitetsplan for leveransen Beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført, herunder bemanning, planlegging og styring I forbindelse med evalueringen av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium og hvert underkriterium bli benyttet en poengskala fra 1 til 10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler kvalitetsforskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbyder med høyeste poengsum vil bli tildelt kontrakt. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt karensperiodens lengde. VEDLEGG 1) Prisskjema 2) Leveransebeskrivelse med renholdsinstruks 3) Tegninger av bygningsmassen og arealplan av 11