Tilbudsinnbydelse Konkurranse rammeavtale elektrikerarbeid

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse Konkurranse rammeavtale elektrikerarbeid

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anslått oppdragsmengde Fordeling av oppdrag Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Avlysning av konkurransen Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud og alternative tilbud Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold Fullmakt for innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsmessige forhold. 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Bruk av underleverandører Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG... 12

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Boligbygg Oslo KF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for elektrikerarbeid. Boligbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune som drifter, forvalter, eier og leier ut kommunale boliger. Foretaket har over boliger og det bor over mennesker hos oss. Vi har boliger i alle de 15 bydelene, men flest i gamle Oslo, Grünerløkka og Sagene. Boligbygg skal drive forretningsmessig eiendomsforvaltning og samtidig være et sosialt virkemiddel for å skaffe vanskeligstilte et sted å bo. Vi arbeider for at alle våre beboere skal ha et godt og trygt sted å bo. Se for øvrig Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Ingfrid Dietrichson E-postadresse : ingfrid.dietrichson@bby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til anskaffelser@bby.oslo.kommune.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtaler for å dekke Boligbyggs behov for elektrikerarbeid. Boligbygg har i dag avtale på området med utløpsdato 1.september 2016, og har behov for å erstatte denne etter utløpsdatoen. Boligbygg har egen avtale for håndverkertjenester flere faggrupper for innendørsarbeider, samt avtale for mindre entrepriser hovedsakelig for utomhusarbeider, hvor begge disse avtalene også inneholder elektrikerarbeid der hvor oppdraget inkluderer flere faggrupper. Nærværende avtale gjelder elektrikerarbeider hvor dette er eneste faggruppe i oppdraget. Avtalen vil innebære arbeid i bebodde leiligheter og fellesarealer. Rammeavtalene vil kunne benyttes av hele Boligbygg for aktuelle oppdrag Anslått oppdragsmengde Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med 3 leverandører, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Rammeavtalene totalt har en estimert verdi på 6 MNOK pr år. Oppdragsgiver presiserer at tallene kun er anslag og at faktisk volum vil kunne variere fra år til år. Estimatet er ikke bindende for oppdragsgiver. Ett av kjennetegnene ved en rammeavtale er at de konkrete oppdrag og oppdragsvolum ikke er konkretisert ved inngåelsen av rammeavtalen. Disse forutsetningene er selve kjernen i premissene for parallelle rammeavtaler. Avrop finner sted etter hvert som oppdragsgivers behov materialiserer seg. Denne forutsetning er kjent hos begge parter og innebærer en risiko for at oppdragsmengden vil avvike både positivt og negativt. Leverandørene må være oppmerksomme på at 3

4 endringer i økonomiske- og/eller politiske rammebetingelser kan medføre at estimert antall oppdrag økes/reduseres Fordeling av oppdrag Rammeavtalen er en avtale som forplikter oppdragsgiver å bestille oppdrag og tildele kontrakter til rammeavtaleleverandørene når oppdragene omfattes av oppdragsbeskrivelsen i rammeavtalen. Oppdrag vil tilstrebes likt fordelt mellom alle rammeavtalepartene i løpet av avtaleperioden. Avrop på rammeavtalene kan gjennomføres i form av minikonkurranser dersom verdien på enkeltoppdraget er over kr , Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt Aktivitet Utlysning Tilbudsfrist Utsendelse av tildelingsbrev Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Rammeavtalen har en varighet på to år fra For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1+1 år. Prisene som blir tilbudt skal være faste de 2 første årene. Dersom Oppdragsgiver velger å utløse opsjon for forlengelse av kontrakten kan leverandør, etter at varsel er sendt til oppdragsgiver, justere prisene i henhold til endringene i Oslo kommunes deflator (et veid gjennomsnitt av 65 % lønnsvekst og 35 % prisvekst som fremkommer i Oslo kommunes budsjett som vedtas av bystyret i desember hvert år) fra siste oppdaterte regulering. Deflator for 2013 var 3,4 %, for 2014 på 3,2% og for 2015 på 2,77%. Prisene kan endres med deflator fra dato for kontraktsinngåelse til dato for varsel. Prisene vil ikke kunne justeres med ettervirkende kraft fra tiden før varsel er sendt. Oppdragsgiver har mulighet til ensidig å si opp avtalen med 3 måneders oppsigelsesfrist dersom det foreligger saklig grunn for dette Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 2. Leverandøren må sette seg inn i samtlige kontraktsvilkår, se særlig kontraktspunkt vedrørende forbud mot sosial dumping, bestemmelser knyttet til 4

5 underleverandører, krav til innsending av mannskapslister, krav om lærlinger, oppdragsgivers rett til å innhente opplysninger, brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser, brudd på konkurranselovgivningen. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse elektrikerarbeid, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 2.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 5

6 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar innsatt i perm, samt en lik versjon elektronisk på minnepinne. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Besøkadresse: Boligbygg Oslo KF v/ekspedisjonen Wergelandsveien 3 (ikke Holbergs gt.) 0167 Oslo Åpningstid: Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2, Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 2 3.2, dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt Signert fullmaktsskjema (inkludert kopi av legitimasjon) for innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsmessige forhold mm Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk 3 stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige 4 kvalifikasjoner, jf. punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 1, jf 6 pkt. 4.1 Sladdet utgave av tilbudet 7 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfrist. 6

7 2.7 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, og ei heller alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen ikke bli avholdt verken tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Fullmakt for innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsmessige forhold Som et ledd i Oslo kommunes kamp mot arbeidslivskriminalitet, herunder svart arbeid og sosial dumping, er det inngått en samarbeidsavtale mellom Oslo kommune og Skatteetaten. I 7

8 denne forbindelse krever Oslo kommune av alle sine leverandører innenfor bygg- og anleggsbransjen og renholdsbransjen en signert fullmakt som gir Oslo kommune en utvidet rett til et ubegrenset antall ganger å innhente opplysninger om sine leverandørers og underleverandørers skatte- og avgiftsmessige forhold, angitt i fullmakten. Det gjøres oppmerksom på at kravet om signert fullmakt også gjelder for alle hovedleverandørens underleverandører, og hovedleverandøren skal kontraktsfeste bestemmelsene nedover i kjeden. Ved innsendelse av tilbudet kreves det dog kun at signert fullmakt fra hovedleverandør er vedlagt, med mindre underleverandøren benyttes for å oppfylle et kvalifikasjonskrav i konkurransen. Signert fullmakt fra alle underleverandører må imidlertid være levert og godkjent av oppdragsgiver før de benyttes i kontrakten/prosjektet. Oslo kommune vil kun innhente opplysninger om de(n) leverandøren(e) og eventuelt underleverandøren(e) som etter tilbudsevalueringen er innstilt som vinner(e) i konkurransen. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kan være aktuelt å avvise den leverandør som i tildelingsbrevet er innstilt som vinner av konkurransen, dersom det etter tildeling, men forut for signering av kontrakt, mottas opplysninger fra Skatteetaten om manglende oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser m.v. Tildelingen kan derfor ikke anses endelig før det foreligger en vurdering av de innhentede opplysninger som ikke endrer oppdragsgivers tildelingsbeslutning. Det presiseres at det å ikke signere fullmakten vil anses som et vesentlig forbehold til kontrakten. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og som ikke leverer obligatorisk dokumentasjon innen tidsfristen risikerer å bli avvist. Det skal gis en selvstendig redegjørelse i forhold til kvalifikasjonskravene. Det er ikke tilstrekkelig å henvise til nettsteder eller annen dokumentasjon som ikke er vedlagt tilbudet Bruk av underleverandører Dersom leverandøren selv ikke oppfyller et kvalifikasjonskrav og derfor støtter seg på underleverandør/er for å oppfylle dette kravet, må det gis dokumentasjon på underleverandøren som godtgjør at kvalifikasjonskravet (for eksempel kapasitet eller kompetanse) er oppfylt. En forpliktelseserklæring på underleverandøren (se mal i vedlegg 4), eller annen dokumentasjon/samarbeidsavtale vil vise at leverandøren råder over underleverandørens ressurser. Det samme gjelder dersom leverandøren benytter underleverandører for arbeid som inngår i tildelingskriteriene. 8

9 Nødvendig dokumentasjon på underleverandører som trengs for å oppfylle kvalifikasjonskrav: - Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør - Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget (funksjon/fagområde/leveranse) som skal ivaretas av underleverandør - Skatteattest for skatt og mva. for underleverandører, jf. pkt Signert fullmaktsskjema for innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsmessige forhold mm Søknadsskjema for godkjenning av underleverandør(er) skal benyttes etter at kontrakt er inngått, samt dersom leverandøren ønsker å ta inn nye underleverandører eller bytte en som allerede er godkjent. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Boligbygg tar forbehold om selv å innhente ytterligere kredittrating eller annen økonomisk informasjon (årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og 9

10 Krav Dokumentasjonskrav revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilstrekkelig kapasitet og egnet bemanning til å gjennomføre kontrakten Det kreves at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem Leverandøren skal inneha nødvendige godkjenninger for å kunne utføre arbeid på elektriske anlegg i Norge Dokumentasjonskrav Oversikt over leverandørens viktigste, relevante leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om oppdragsgiver, tidspunkt for utførelse, verdien av kontraktsarbeidet, beskrivelse av arbeidet, kontaktperson. Vedlegg kan fylles ut, eller det kan benyttes eget skjema. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta kontakt med referanser. Det skal gis en oversikt over antall personell som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, redegjørelse for at foretaket innehar egnet kompetanse (kompetansematrise) og en redegjørelse for hvordan firmaet kan håndtere perioder uten oppdrag og andre perioder med flere oppdrag samtidig Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO-sertifisering. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Godkjenning som installatør samt registrering i Elvirksomhetsregisteret, eventuell annen relevant autorisasjon innenfor fagfeltet. Ved manglende dokumentasjon av godkjenning må det vedlegges annen dokumentasjon på at dette vil bli oppfylt før kontraktsinngåelse. 10

11 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Hele prisskjemaet med samtlige prisposter skal fylles ut. Ved manglende utfylling kan leverandøren avvises. Dersom det er et fåtall manglende utfylte prisposter vil konkurransens høyeste postpris legges til grunn i evalueringen. Boligbygg har ved tidligere utlysninger opplevd strategisk prising og det vil av den grunn denne gangen bli benyttet «handlekurv» i evalueringen. Handlekurven vil baseres på Boligbyggs erfaring fra tidligere rammeavtale. Handlekurven vil telle 60% av priskriteriet og samtlige poster i totalprisen vil telle 40%. Handlekurven vil ikke opplyses om i konkurransen, men vil fastsettes før evalueringen. Oppdragsforståelse: 40 % Det skal gis en beskrivelse av hvordan leverandøren vil håndtere rammeavtalen, metoder for å kontrollere at oppdraget er løst på en tilfredsstillende måte, beskrivelse av hvordan leverandør forholder seg til beboere, Boligbygg og øvrige samarbeidsparter. Tilbudene vil bli evaluert ut fra en skala fra 0 til 10, hvor 10 er best. Poengsummen blir så multiplisert med vektingsprosenten. Tilbudene med høyest score, utgjør de økonomisk mest fordelaktige. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * Dato: Boligbygg Oslo KF V/ Ingfrid Dietrichson 11

12 VEDLEGG Vedlegg 1: Tilbudsskjema (prisskjema) Vedlegg 2: a) Kontraktsformular b) Standard kontraktsvilkår for håndverkertjenester Oslo kommune Vedlegg 3: Ytelsesbeskrivelse Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring underleverandør Vedlegg 5: Referanseskjema Vedlegg 6: Fullmaktsskjema skatt Vedlegg 7: Søknadsskjema underleverandører (benyttes etter kontrahering) Vedlegg 8: Fremmøteprotokoll Vedlegg 9: SHA-plan Vedlegg 10: SJA-skjema 12