Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: 12/49 Møtedato/tid: , kl. 8:3 Møtested: Sentrumsbygget Deltagere: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Stig-Erik Olsen Tove Krokdal Kjellrun Orre Revisor Inge Storås Rådmann Ingjerd Asta-Steen Forfall: Kopi: Ordfører, rådmann, 1.varamedlemmer, postmottak Meldal kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge Sakliste 11/12 12/12 13/12 14/12 15/12 16/12 17/12 18/12 19/12 2/12 21/12 Godkjenning av protokoll Referatsaker Orientering fra rådmannen Årsregnskap og årsberetning for Meldal kommune 211 kontrollutvalgets uttalelse Avtaler forvaltnings- og regnskapsrevisjon Meldal kommune 212 Plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær/arbeidsmiljø Aktuelt fra utvalgene Oppfølging av politiske vedtak per 1.april 212 Årsmelding for kontrollutvalget i Meldal kommune 211 Eventuelt MERK: Møtested, Sentrumsbygget. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon , eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen./sign. Rådgiver, KonSek Side 1 av2 1

2 Side 2 av2 2

3 Godkjenning av protokoll Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 11/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33, &17 12/49-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget. 3

4 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 12/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33, &17 12/49-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Kontrollrapport 211 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Rapport etter stedlig kontroll den Søkndad om dispensasjon vedr. attestasjon, anvisning og autorisasjon ved utbetaling i SOFIE Vedrørende søknad om dispensasjon fra kravene til attestasjon, anvisning og autorisasjon av utbetalinger i skatteoppkreverinstruksens 3-4 Budsjettkontroll mars 212 og renskap pr.februar 212 Sykefraværet gikk opp igjen i fjor Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kontrollrapport 211 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen a. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen b. Rapport etter stedlig kontroll den c. Søknad om dispensasjon vedr. attestasjon, anvisning og autorisasjon ved utbetaling i SOFIE d. Vedrørende søknad om dispensasjon fra kravene til attestasjon, anvisning og autorisasjon av utbetalinger i skatteoppkreverinstruksens Timeforbruk KonSek 3. Budsjettkontroll 4. Påmelding til Forum for kontroll og tilsyns konferanse i Trondheim juni 212 a. Påmeldt er leder Atle-Ingar Kjelstad og nestleder Odd Aa. 5. Sykefraværet gikk opp igjen i fjor Kommunal rapport 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 1

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 111 KONTROLLUTVALG R Fast lønn Godtgjørelse folkevalgte Godtgj. tapt arb.fortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift Bevertning Tjenestefrikjøp Andre driftsutgifter Kurs, møter (inkl. overnatting) Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) Transportutg. (ikke oppg.pl.) (bill., bom, park.) Kontingenter EDB-utstyr Kjøp av tjen. IKS (bl.a. revisjon) M.v.a. utenfor mva-loven (drift) M.v.a.-komp. (drift) R bud KONTROLLUTVALG R 212 pr Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift Andre driftsutgifter Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) EDB-utstyr Kjøp av tjen. IKS (bl.a. revisjon) M.v.a. utenfor mva-loven (drift) M.v.a.-komp. (drift) R bud Regnskap 212 er fram til dags dato. Periode mars er ikke stengt enda, slik at det er det regulerte budsjette står i kollone R bud

20 Oppr. Bud 211 Avvik V bud slik at det er det regulerte budsjettet for hele året som 2

21 Sykefraværet gikk opp igjen i fjor Kommunale arbeidstakere hadde marginalt høyere sykefravær i 211 enn året før. Her ser du hvor stort legemeldt fravær var i din kommune. 22. mars 212-8:49 Av Ole Petter Pedersen Det legemeldte sykefraværet var på 7,6 prosent blant kommunale arbeidstakere i fjor, viser tall Statistisk sentralbyrå har utarbeidet for kommunal-rapport.no. Det er en liten oppgang fra 7,5 prosent året før - en reell endring på 1,9 prosent. Oppgangen kommer etter at det var et kraftig fall i sykefraværet fra 29 til 21. Nederst i saken finner du oversikt over legemeldt sykefravær i din kommune. Legemeldt sykefravær Sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. Kilde: Statistisk sentralbyrå. SSB har utarbeidet den samme statistikken i åtte år. Den viser at det legemeldte fraværet i sju av åtte år vaker mellom 7,4 og 7,9 prosent. Et lyspunkt er imidlertid at fraværet i 2. halvår var det laveste SSB har målt siden Kommunal Rapport begynte å få halvårstall i 25. Fraværet i årets siste seks måneder var 7,4 prosent, ned fra 7,6 prosent i 21. Som tidligere år er fraværet i 2. halvår litt lavere enn i 1. halvår. Tallene viser at fraværet i fjor økte i 232 kommuner. Om vi ser bort fra kommuner med under 2. innbyggere, der tilfeldigheter kan gi svært store prosentvise utslag, har 34 kommuner fått en økning i sykefraværet på over 2 prosent fra 21 til 211, inkludert kommuner som Sunndal, Stord, Vestby, Re og Voss. I motsatt ende er det 14 kommuner som har redusert sykefraværet med over 2 prosent på ett år. Av større kommer har Grimstad den kraftigste nedgangen i fraværet, med knapt 19 prosent. 21

22 Sykefravær 211 Knr Kommune Trondheim Hemne Snillfjord Hitra Frøya Ørland Agdenes Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Fylke Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Sør-Trøndelag Fravær Endring i % fra Rang fravær Rang endring Kilde: Statistisk sentralbyrå, sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. Utarbeidet på oppdrag fra Kommunal Rapport. 22

23 Orientering fra rådmannen Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 13/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33, &17 12/49-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen på status av sak 73/21 Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur, samt angående ny veg på Jordhusmoen jamfør sak KS-84/1 i kommunestyret. Rådmannen inviteres til orientering til kontrollutvalget på bakgrunn av følgende vedtak i kontrollutvalget i sak 7/12: Ny veg på Jordhusmoen, tidligere vedtak i kommunestyret som ikke er fulgt opp er ønsket inn på listen over oppfølgingsvedtak, samt en orientering fra rådmannen på saken til neste møte. Kontrollutvalget ber om orientering på status i sak 73/21 Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur av rådmannen til sitt neste møte. Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. 23

24 Årsregnskap og årsberetning for Meldal kommune 211 kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 14/12 Jan-Åge Sneve Gundersen /178-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Meldal kommunes årsregnskap for 211 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Kontrolltuvalgets uttalelse om Meldal kommunes Årsregnskap for 211 Revisjonsberetning Meldal kommune 211 Årsberetning 211 Meldal kommune Årsregnskap 211 Meldal kommune Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Meldal kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er datert , og mottatt av sekretariatet Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, dvs. at revisjonen ikke har funnet særlige forhold å påpeke i sin gjennomgang. Sekretariatet har etter oppfordring til kommunen mottatt regnskap og årsberetning 19. april 212. Dette er beklageligvis etter fristen for utsending av sakspapirer til kontrollutvalget, noe som har ført til forsinkelse av utsendingen av denne saken. Kommuneøkonomien Regnskapet viser et regnskapsmessing mindreforbruk (overskudd) på kr Kommunen har også et positivt netto driftsresultat på kr De fleste plan- og programområder driver tilnærmelsesvis innenfor budsjettet. Innenfor barnehageområdet (programområde 21), er det for regnskapsåret 211 et overforbruk innenfor Hjelpetjenester på ca 9 % på grunn av økte kostnader for tjenestene barnevern og fysioterapeuter, mens det er et mindreforbruk innen kultur, som samlet sett gjør at området kommer totalt ut i resultat på,1 %. 24

25 På plan og byggesak (programområde 48) skyldes merforbruket på 9,6 % at det er budsjettert med for høye inntekter på gebyr. Men dette området er ikke selvkostregulert for 211. Kommunens likviditet (evnen til å dekke sine betalingsforpliktelser) har blitt noe styret siste regnskapsår og har vært tilfredsstillende. Dette skyldes blant annet ubrukte lånemidler, og dette vil kunne gi en strammere likviditet for 212. Kommunen har for siste regnskapsår økt kommunens samlede lånegjeld med 63,5 mill. kr til totalt kr Dette gjør at gjelden per innbygger har steget fra 29 kr i 21 til 45 kr i 211. Dette skyldes i stor grad prosjekter med ny skole og barnehage. Den samlede gjeldsbyrden for kommunen er imidlertid lav, så dette kan ikke sies å være faretruende så lenge det vies tilstrekkelig oppmerksomhet og det gjøres tiltak for å styrke likviditeten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Årsberetningen og regnskapet gir etter det sekretariatet kan se den informasjonen som er lovpålagt. Revisor har heller ikke kommet med påpekninger i forhold til dette. Sekretariatet mener det ikke er vesentlige forhold å påpeke. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 25

26 Meldal kommune KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Meldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 211. Kontrollutvalget har i møte i sak 14/212, behandlet Meldal kommunes årsregnskap for 211. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmeldingen i tillegg til revisjonsberetningen datert 16. april. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Meldal kommunes driftsregnskap for 211 er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på l kr og et positivt netto driftsresultat på 14,8 mill kr, noe som er 4,9 % av kommunens brutto driftsinntekter som var like over 6,7 mill. kr. Kontrollutvalget mener at regnskapet, og årsberetningen gir politikere og kommunens innbyggere korrekt informasjon om virksomheten i 211 og den økonomiske stillingen pr Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Meldal kommunes årsregnskap for 211 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Meldal den Atle-Ingar Kjelstad Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet. 26

27 27

28 28

29 Avtaler forvaltnings- og regnskapsrevisjon Meldal kommune 212 Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 15/12 Jan-Åge Sneve Gundersen /7-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtaler forvaltnings- og finansiellrevisjon Meldal kommune 212 Saksutredning I 211 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s

30 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Meldal kommune. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Meldal kommune rapporteres årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap og ikke til kontrollutvalget. Timetall for 212 For 212 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 33 timer, mot 29 i 211. Ramme til forvaltningsrevisjon for 212 er satt til 246 timer, mot 284 i 211. I tillegg til dette er timer fra Hemne kommune på 189 tilgjengelig for forvaltningsrevisjon etter utlån av disse timene i 211. I sak KU-16/11 vedtok kontrollutvalget i Meldal kommune i sitt møte den 6.juni 211 å overføre 189 timer til Hemne kommune og få tilsvarende timeantall tilbake i tillegg til grunntallet i 212. Det vil utgjøre at det totale timeantallet for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune i 212 vil bli 435 timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 211, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

31 31

32 32

33 33

34 34

35 Plan for selskapskontroll Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 16/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 37, &58 11/168-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. TrønderEnergi AS 2. Bomvegselskapet Øysand Thamnshavn AS 3. Hamos forvaltning IKS 4. Meldal næringssenter AS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I selskaper med dominerende offentlig eierskap som ikke omfattes av kommuneloven 8, skal kommunens eierrepresentanter reise spørsmål om hjemling av innsynsrett for eiernes kontrollorganer i selskapets vedtekter Vedlegg Plan for selskapskontroll Meldal kommune - utkast Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging og har vært opptatt av at kommunen skal få på plass eierskapsmeldinger og praktisk organisering av oppfølgingsarbeidet. Kommunestyret kom til i sak KS-38/9 å vedta eierskapsmeldingen Kommunalt eierskap Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Meldal kommune som medeier. Og det har vært gjort arbeid over flere år med strategier for selskaper hvor det nylig har vært, eller planlegges, større endringer, og hvor kommunens økonomiske engasjement og risiko er størst. Kommuneloven har bestemmelser om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll i hver valgperiode. Planen skal være behandlet i kommunestyret innen utgangen av året etter kommunevalget, som vil tilsi innen Vedlagt er utkast til plan for selskapskontroll, hvor de formelle bestemmelser knyttet til selskapskontroll er gjengitt. 35

36 Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll skal gjelde i to år, og rulleres en gang i valgperioden. Det vil gi kommunestyret med muligheten til å gi signaler og prioriteringer underveis i perioden inn i planen og kontrollarbeidet. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til 246 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret og delegerer til kontrollutvalget hvordan tilgjengelige ressurser kan brukes best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere kontroller i forhold til andre kontrollutvalg, for en best mulig felles ressursutnyttelse samt best mulig kontroll med selskaper eid i felleskap med andre kommuner. I 211 lånte Meldal kommune ut 189 timer til forvaltningsrevisjon til Hemne kommune, som er da gitt tilbake til Meldal kommune nå i 212, som kommer i tillegg til de gitte timene. Det vil tilsi en total ramme for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 435 timer. Detter gir Meldal kommune nå i 212 et større slingringsmonn også på og eventuelt velge et selvstendig prosjekt innen selskapskontroll dersom det ikke er mulig å enes om et samarbeidsprosjekt med andre kommuner som Meldal kommune ønsker å delta i. Kontrollutvalget har i møte høsten 211 i forrige valgperiode og i sitt møte den 8.februar 212 behandlet vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer i planen. Sekretariatet oppdaterer sin database med opplysninger om ulike selskaper jevnlig med informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte prioriteringer i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selskapskontroll er en viktig oppgave som det er utført lite av i forrige valgperiode. Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, noe som også er forankret i vedtak i kommunestyret i sak KS-14/12. Det samme gjelder hvilke selskaper som skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg. 36

37 UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Meldal kommune 37

38 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 38

39 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 8 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 8. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 1 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. 39

40 Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 4

41 2 Eierskap og eierstyring i Meldal kommune Kommunestyret vedtok i sak KS-38/9 å vedta eierskapsmeldingen Kommunalt eierskap Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Meldal kommune som medeier. : Følgende vedtektsforslag gjelder vedlagte eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Meldal kommune som medeier. : 1. Kapittel 1 Aktuelle lover og forskrifter og kapittel 2 Eierskap: prinsipper og politikk tas til etterretning. 2. Meldal kommune vedtar å følge de overordnede prinsipper for kommunens utøving av eierskap slik de fremkommer i kapittel 3 i eierskapsmeldingen for Meldal kommune. 3. Meldal kommune vedtar å følge de generelle selskapsstrategiene for kommunen slik de fremkommer i kapittel 4 i eierskapsmeldingen for Meldal kommune. Det prioriteres å utarbeide strategier for selskaper hvor det nylig har vært, eller planlegges, større endringer, og hvor kommunens økonomiske engasjement og risiko er størst. Det har vært gjort arbeid over flere år med strategier for de enkelte selskaper hvor det har vært, eller planlegges, større endringer, og hvor kommunens økonomiske engasjement og risiko er vurdert til å være vesentlig. 41

42 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås etter at eierskapsstrategien har fått virket en tid. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrøndEnergi AS og Hamos forvaltning IKS. Prosjekt Trønderenergi AS Involverte selskaper1 TrønderEnergi AS, TrønderEnergi Nett AS 2 Hamos IKS Hamos forvaltning IKS 3 Bomvegselskaper Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS 4 Meldal næringssenter AS Meldal næringssenter AS Prioritering Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 8. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 42 Involverte kommuner2 Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Selbu, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre Hitra, Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Meldal

43 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for det enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter TrønderEnergi AS Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. For Meldal sin del vil det antagelig bare være aktuelt å sette i gang et slikt prosjekt dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det Hamos forvaltning IKS Hamos IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene, og utgjør en betydelig offentlig investering. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det Bomvegelskaper Kommunen er medeier i ett av flere bomvegselskaper i fylket, Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS. Selskapet administrerer høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjektet. Det foregår på fylkesnivå et arbeid rettet mot en mulig fusjon av bompengeselskapene. Flere store bompengeprosjekter i fylket er avsluttet, mens et nytt nettopp er startet og flere er under planlegging. En helhetlig gjennomgang av styringen av selskapet kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i regionen og i fylket. Prosjektet vil være mest hensiktsmessig dersom også flere av eierne ønsker å prioritere det Meldal næringssenter AS Meldal kommune er majoritetsaksjonær i selskapet, og dette utgjør en betydelig økonomisk investering for kommunen. Det er blitt knyttet politiske forhåpninger til at senteret skal bli viktig for næringsutvikling i kommunen. Selskapet har også hatt lån til kommunen på over 8 millioner kroner. Det oppgis i kommunens eiermelding å være en markedsbasert risiko knyttet til selskapet. 43

44 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Meldal kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapsty Biblioteksentralen AL BA Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS AS Dyrseth eiendom AS AS Grenda Eiendom AS AS Hamos forvaltning IKS IKS HMS Tjenesten Orkladal AS AS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS Løkken sport as AS Meldal miljøanlegg AS AS Meldal næringssenter AS AS Meldalshallen BA BA Midtnorsk Opplæring AS AS Museene i Sør-Trøndelag AS AS Orkla industrimuseum Stiftelse Orkladal bedriftsutvikling AS AS Revisjon Midt-Norge IKS IKS Rosenvik as AS Sentrumsbygget AS AS Torshus folkehøgskule Stiftelse Trøndelag Reiseliv AS AS TrønderEnergi AS AS Utbyggingsselskapet - Boliger i Meldal AS AS 3 Eierand3 Off.hele4,% Nei 17,24% Ja 6,75% Nei 33,33% Nei 1,% Ja 18,92% Nei 3,6% Ja 2,% Nei 34,% Nei 52,% Nei 7,% Nei,63% Nei 2,77% Nei,% Nei 5,% Nei 3,6% Ja 9,98% Nei 5,% Nei,% Nei,% Nei 4,97% Ja 5,% Nei Foretak oppført med % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere der eierandel ikke er estimert. Vekten av fylkeskommunens interesse i foretaket er estimert for enkelte stiftelser og foreninger ut fra andel av årlig tilskudd eller stiftelseskapital. 4 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven 8. 44

45 Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær/arbeidsmiljø Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 17/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58, 12/68-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på... Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil.. timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelse og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Meldal for lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kommunestyret , i sak 14/12. Kommunestyret prioriterte Fravær/nærvær/arbeidsmiljø som prioritet en. Følgende prosjekter ble satt opp i prioritert rekkefølge i planen: 1. Arbeid med nærvær/fravær/arbeidsmiljø 2. Bruken av tilskuddsmidler til næringsutvikling i Meldal 3. Barnevernstjenesten i Meldal kommune 4. Eiendomsforvaltning 5. Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid Sykefravær i Meldal kommune Meldal har i likhet med flere andre kommuner lenge slitt med høyt sykefravær. Det ser ut til å ha vært en reduksjon i 211 til 7.7 prosent. Men det har i mange år vært høyt fravær i kommunen, med unntak av 28 da det var en sterk nedgang. For 29 viste tallene et fravær på 9,1 %. 21 8,4 % og andre tertial i 211 8,52 %, men dette sank til 7.7 %. Kommunen har selv fokus på området og har satt i gang tiltak tidligere. Det er det gitt tydelige signaler i forhold til å redusere sykefraværet. Arbeidsmiljøutvalget behandlet i sak 1/12 den sykefraværstallene med historikk, og påpekte at fokus på sykefravær og nærvær på arbeidsplassen må fremdeles være et viktig satsningsområde framover. Avdelingene utarbeider sine egne handlingsplaner for arbeidsmiljøet. De kostnadskrevende tiltakene sendes til arbeidsmiljøutvalget til behandling, som ut ifra dette lager en 45

46 handlingsplan. Handlingsplanen oversendes Rådmannen for behandling i budsjettsammenheng. Arbeidsmiljøutvalget prioritert grunnbemanning i sektor helse og ventilasjon på rådhuset for budsjettåret 212, etter en gjennomgang av saker som er behandlet. Forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på fravær/nærvær/arbeidsmiljø I planen for forvaltningsrevisjon fremgår følgende beskrivelse av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på sykefravær og arbeidsmiljø i Meldal kommune: Gjennom en forvaltningsrevisjonsundersøkelse har man mulighet til å kartlegge hvordan mål om å redusere sykefraværet følges opp gjennom konkrete tiltak, og om tiltakene virker hensiktsmessige og etter intensjonene. Samt om det jobbes målrettet med nærvær etter vedtatte målsetninger og om arbeidsmiljøet i kommunen er en faktor som innvirker, samt om ledelsesstrategien virker etter målsetningene i Best i lag. Sykefravær Meldal kommune er IA (inkluderende arbeidslivs) bedrift. Kommunen har også deltatt i et forsøk med et fast oppfølgingsteam innen NAV, fra tidligere Trygd, Aetat, sosialtjenesten og hjelpemiddeltjenesten i oppfølging av sykmeldte. Meldal kommune har følgende utsagn for sitt arbeidsmiljø: For at vi skal få et godt arbeidsmiljø er det viktig at vi alle tar ansvar på vår arbeidsplass. Kommunen har en egen målsetting om å redusere sykefraværet og har derfor selv satt fokus på området og har satt i gang tiltak. Med unntak av en nedgang i 28 har fraværstallene vært relativt høye. Innfallsvinkler i en forvaltningsrevisjon En forvaltningsrevisjon kan være med på i tillegg til de undersøkelser som blir gjort fra administrasjonens side innenfor dette området, å gi en statusoversikt for politikere og administrasjonen, som kan være med å gi en positiv utvikling fremover. Selv om innfallsvinkelen i prosjektet i første rekke er sykefravær vil arbeidet også ta inn over seg elementer i kommunens personalpolitikk for å gå i dybden av arbeidsmiljøet, siden denne inneholder mange av virkemidlene for å redusere sykefraværet. Kostnadene ved sykefravær, både direkte i form av utgifter til annen arbeidskraft, og indirekte gjennom økt administrativt arbeid og belastninger på arbeidsmiljøet er store. Ut fra dette kan undersøkelsen ta utgangspunkt i de konkrete tiltak som er satt i verk og vurdere effekten av disse, samt hvordan dette påvirker arbeidsmiljøet. Dette kan for eksempel gjøres gjennom kartlegging av endringer i sykefravær og spesifikke medarbeiderundersøkelser mv. Samt dette kan være med å gi svar på om momenter innenfor arbeidsmiljøet kan være påvirkende faktorer til sykefraværet. Rapportering til kontrollutvalget Formålet med kontrollutvalgets undersøkelse er primært å gi styringsinformasjon i arbeidet med å redusere sykefraværet i Meldal kommune. For å gi kontrollutvalget og kommunestyret styringsinformasjon foreslår kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget ber om tilbakerapportering, slik at rapporten kan behandles i starten av 213. Kommunestyret vil da få en vurdering utenfor kommunen på hvordan arbeidet med å redusere sykefraværet har lykkes så langt. Dessuten vil dokumentasjon i en egen rapport være egnet for senere læring. 46

47 Rammer for prosjektet Kontrollutvalget har anslagsvis 435 timer til forvaltningsrevisjonsarbeidet i revisjonsåret 211, som går frem til Meldal kommune har som grunntall 246 timer til forvaltningsrevisjon i 212. Men har også fått tilbakeført 189 timer etter utlån til Hemne kommune i 211. Det er for tiden flere relevante tema for forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Å få redusert sykefraværet er imidlertid svært viktig for å bidra til et godt arbeidsmiljø og en effektiv og god tjenesteproduksjon i Meldal kommune. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår derfor å prioritere en relativt stor ressursandel i dette prosjektet i 212. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette en total ressursramme for prosjektet på 3 timer, hvorav 27 timer i 212 timer, og tilsvarende ca timer. Prosjektet bør avsluttes i starten av 213, dvs , slik kan kontrollutvalget og kommunestyret behandle rapporten tidlig i 213. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet og se nærmere på arbeidsmiljøfaktorer settes i bestilling. Prosjektet skal gi svar på om igangsatte tiltak med å redusere sykefraværet i Meldal kommune gir de ønskede resultater, samt om det er et tilfredsstillende arbeid med arbeidsmiljøet i kommunen. 47

48 Aktuelt fra utvalgene Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 18/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33, &17 12/49-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning De enkelte medlemmer i kontrollutvalget har fordelt ansvar for å følge med på forskjellige utvalg og hvilke saker som tas opp der. Samt formidle og referere aktuelle saker og bringe de videre inn til opplysning og diskusjon for kontrollutvalget dersom de er av interesse. 48

49 Oppfølging av politiske vedtak per 1.april 212 Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 19/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33 12/26-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Vedlegg Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 1_4_212 Saksliste kommunestyremøte 29_3_212 Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte, med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp 49

50 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per Kommunestyrets møte 7. oktober 21 Sak KS73/21 Tittel Vedtak / komm Til oppfølging Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 55/9 iverksetter Meldal kommune en utredning av samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur Dialogprosjekt Nye tider, nye tanker. igangsatt. Fortsatt oppfølging(nov11) Følgende prosess gjennomføres: Oktober 21: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i. oppdrag å vedta mandatet. November/desember 21: Anbudsforespørsel ekstern ressurs bistand til rådmannen for å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen. Januar/juni 211: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike aktører i lokalsamfunnet. August 211: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling. Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på kr 2 til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond. Kommunestyrets møte 23. juni 211 Sak KS19/211 Tittel Forvaltningsrevisjonsrapport omdømme og omdømmebygging Vedtak / komm 3. Til oppfølging Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en Følg med at dette blir strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens behandlet. samfunnsdel 5

51 Kommunestyrets møte 25. august 211 Sak Tittel KS-31/211 Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) forslag til framtidig samarbeid Vedtak / komm Til oppfølging 5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli 212). KU holdes orientert. Fram til finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme. Erstatter oppfølging av KS18/21 Fra setter kommunene samlet av kr 2.. av tildelte samhandlingsmidler til prosjekt ut 212. Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen KU ønsker å bli informert på status og framdrift i første møte i Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommunelovens 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen. 8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for eksempel gjeldende praksis i LiO. KS-3/211 Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 211 beskriver. Orkdalsregionen KU holdes orientert Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar 212. Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale Kommunestyrets møte 16.desember 21 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging 51

52 Kommunestyrets møte 16.desember 21 Sak Tittel KS-84/1 Handlingsprogram med økonomiplan for bed budsjett for 211 (utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket) Vedtak / komm 6. Til oppfølging Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden: Tiltak Ø Startlån Ø 212 Ø 213 Inn til oppfølging etter KUmøte 8.februar i sak 7/12. Ø Rådmannen orienterer rundt saken i KU-møte Ny tankbil Hovedplan vann 25.april Ny hjullaster VVA Hovedplan avløp Ny Traktor VVA Ny gang og sykkeslsti Heggøya TS-tiltak Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal Næringssenter Ny grunnskole ramme nto 115 mill 4år, 5% 3 81 SUM Ny barnehage Løkken 4år, 5% Nytt tak Grøtaveien 1 (Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. ) 7. Finansiering av investeringstiltak i 211 gjøres som følger: 52

53 Kommunestyrets møte 16.desember 21 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging Finansieringsfor m Ø 211 Ø 212 Ø 213 Ø 214 Tiltak Startlån Bruk av lån Startlån Mott. Avdr. Form.lån Ny brannbil Bruk av lån Hovedplan vann Bruk av lån Ny hjullaster VVA Bruk av lån Hovedplan avløp Bruk av lån Ny Traktor VVA Bruk av lån Ny g og s.lsti Heggøya TS Bruk av lån -35

54 Kommunestyrets møte 16.desember 21 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging tiltak Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal Næringsse. Bruk av lån Ny barnehage Bruk av lån Tak Grøtaveien Bruk av fond Ny grunnskole Overføringer fra staten Ny grunnskole Bruk av lån SUM (Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon) 8. Kommunestyret vil vurdere å øke innsatsen på asfaltering av kommunale veier i forbindelse med framleggelsen av årsresultatet for Ved framlegging av årsregnskapet for 21 ber kommunestyret om å få 54

55 Kommunestyrets møte 16.desember 21 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging lagt fram en sak ang. Reguleringsplanen på Bjørnli hvor behovet for finansiering av ekstern bistand beskrives 1. Kommunestyret ber rådmannen legge frem en handlingsplan for utbygging av bredbånd til alle i Meldal og god mobildekning i hele bygda. Planen legges fram til politisk behandling innen utgangen av juni 211. Planen skal være kommunes verktøy for å utvikle en framtidsrettet infrastruktur for å dekke kommunikasjonsbehovet for næringsliv, det offentlige og innbyggerne og fritidsbebyggelse i Meldal kommune 11. Med hjemmel i Lov om eiendomsskatt skal det skrives ut eiendomsskatt på verker og bruk i 211. Skattøret for eiendomsskatten er 7 promille av takstverdien for Skattøre for kommunen fastsettes til høyeste sats. 13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet 55

56 MELDAL KOMMUNE Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: , Kl. 19: Sakliste Saksnr. Saktittel 12/12 1/4 Samarbeidsavtale mellom Meldal kommune og St. Olavs Hospital HF 13/12 12/165 Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 14/12 6/1635 Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune /12 9/49 Vedtekter for næringsfond og kraftfond 16/12 7/87 Nye lærlinger /12 12/38 Valg av skjønnsmedlemmer /12 7/1332 Videre utbygging bredbånd og mobildekning i Meldal 19/12 11/452 Å skole - eierstruktur 2/12 7/1467 Unntatt offentlighet Søknad om garanti for lån - Refererte skriv Orientering: * SiO og Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen 56

57 Årsmelding for kontrollutvalget i Meldal kommune 211 Saken behandles i Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 2/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 33, &14 11/42-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmeldingen legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 211 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget Meldal 211 Saksutredning I henhold til kommuneloven 77-6 skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Sekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for 211. Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av foreliggende utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 211 i møtet. Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling om at den tas til orientering. 57

58 UTKAST TIL ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 211 Meldal kommune 58