Beredskaps- og kriseplan

Transkript

1 Beredskaps- og kriseplan Universitetet i Stavanger Ring først 110 BRANN 112 POLITI 113 AMBULANSE Si HVEM du er HVA som er skjedd HVOR skade-/ulykkes-steder er Om det er SPESIELLE FORHOLD som brann, lekkasje etc. Krisehåndtering må starte umiddelbart! Det er ikke tid til å vente på assistanse eller retningslinjer utenfra eller ovenfra. Selv om politiet, helsevesenet eller brannvesenet trer i aksjon så raskt de kan, må likevel krisehåndteringen på stedet starte umiddelbart. Oversikt over plassering av HJERTESTARTERE side

2 Innholdsfortegnelse 1 Varslingsplan Varsling ved alvorlige uønskede handlinger Kommunikasjon TILTAKSKORT ved trussel eller informasjon om ondsinnet handling TILTAKSKORT når skudd er løsnet Forebygging av selvmord og alvorlig selvdestruktiv atferd Beredskapsprinsipper og rolleavklaring Kriseledelsen Kommunikasjon Talsrollen Beredskapsdokumentasjon Forebyggende fase Gjennomføringsfasen/krisefase Etterarbeidsfasen Vedlegg Fortegnelse over vedlegg 1 Veileder for bruk av sjekklister ved alvorlige uønskede hendelser i møterom og undervisningsrom Innledning Forklaring av sjekklister Branninstruks og brannvernorganisasjoner for UiS Utfordringer og konflikter i informasjonsarbeidet Utfordringer Potensielle konflikter Psykososial Beredskapsplan for UiS Innledning Mål og målgruppe for psykososialt arbeid Hensikten med psykososial beredskapsplan Organisering av krisearbeidet Praktisk organisering av omsorgsarbeidet i krisefasen Enhetenes egen omsorgsplan Scenarioer Omkommet, skadet, truet eller savnet student/ansatt Bombetrussel, dødelig vold/terror ii

3 6 Pandemiplan for Universitetet i Stavanger ( ) Bakgrunn for planen Informasjon om pandemi Kontinuitetsplanlegging ved en pandemi Identifisere kritiske kunder og brukere Vedlegg: Pandemiens forskjellige faser Vedlegg: Referanser Definisjoner iii

4 1 Varslingsplan Den som først blir oppmerksom på ulykke/krisesituasjon eller en alvorlig uønsket hendelse er ansvarlig for varsling. 1.1 Varsling ved alvorlige uønskede handlinger Det er utarbeidet sjekklister med anbefalte handlingsprosedyrer ved ulike hendelser: Varsling av nødetatene Brann Hjertestans Livstruende vold Utfyllende beskrivelse av disse finnes i «Veileder for bruk av sjekklister ved alvorlige uønskede hendelser». 1

5 ALVORLIG UØNSKET HENDELSE VARSLE NØDETATENE RING FØRST BRANN 110 POLITI 112 AMBULANSE 113 GI BESKJED OM HVEM du er HVA som har skjedd HVOR skade-/ulykkesstedet er Det er SPESIELLE FOHOLD som brann, lekkasje etc. HANDLE BRANN HJERTESTANS LIVSTRUENDE VOLD VARSLE MELD FRA til Brannvesenet på nødnummer REDDE EVAKUER bygningen SLUKKE PRØV Å SLUKKE med brannslange eller håndslukkeapparat SE ETTER TEGN TIL LIV Lar personen seg vekke? Har personen frie luftveier? Puster personen normalt? ER DU I TVIL, RING 113 Sett på høyttaler HVIS PERSONEN ER BEVISSTLØS OG IKKE PUSTER NORMALT Start hjerte-lunge-redning 30:2 LØP Hvis du kan SKJUL Deg hvis du ikke kan løpe HANDLE Hvis du ikke har annet valg 2

6 RING DERETTER I ARBEIDSTIDEN Universitetets sentralbord UTENOM ARBEIDSTIDEN Universitetsdirektør Ole Ringdal Beredskapskoordinator Even Heien Mobil: Mobil: Strategi- og kommunikasjonsdirektør Anne Selnes Privat: Mobil: Hvis disse ikke nåes varsles: HR-direktør Halfdan Hagen Avd.dir. bygg og arealforvaltning Roar I. Huseby Privat: Mobil: Mobil: MOTTAK AV NØDETATER 3

7 1.2 Kommunikasjon Kriser er oftest uoversiktlige med mye uklar, ufullstendig og motstridende informasjon. Det er derfor viktig at all informasjon kvalitetssikres før den går ut. Dette gjøres av kriseledelsen. Politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne Tilstand til eventuelle skadde Navn på omkomne og/eller skadde Årsaken til ulykken/omstendigheter rundt ulykken Redningsarbeidet UiS uttaler seg IKKE om: UiS uttaler seg ikke om politiets ansvarsområde (se ovenfor). Kriseledelsen må imidlertid holde seg orientert om politiets informasjonsarbeid og i samråd med politiet avgjøre når og hva UiS skal uttale seg om. UiS skal IKKE formidle/opplyse om: Navn på kolleger/studenter Opplysninger om/fotografier av ansatte eller studenter 4

8 1.3 TILTAKSKORT ved trussel eller informasjon om ondsinnet handling (For eksempel, bombetrussel, gisseltaking, brannstifting, dødelig vold) Vær rolig! Vær vennlig! Oppgaver: 1. Fyll ut det som er relevant i identifiseringsskjemaet 2. Ring Politiet Informer Universitetsdirektøren , Beredskapskoordinatoren og Strategi- og kommunikasjonsdirektøren kan gjøres av en annen, parallelt med telefon til Politiet. IDENTIFISERINGSSKJEMA OG MELDING Ansvar: Fylle ut Identifiserings-skjema så fullstendig og nøyaktig som mulig. Først varsle Politiet Deretter varsle Universitetsdirektøren Ansvarlig: Den som mottar informasjonen. Vær rolig! Vær vennlig! Hold forbindelsen ikke legg på! Telefonnummeret det ringes fra... Still mange spørsmål Eksempel på spørsmål: Hvor er bomben? Hvordan ser den ut? Når vil den eksplodere? Hva slags sprengstoff er brukt? Annet enn bombetrussel: Hvor gjør du dette? Hvor ringer du fra? Hvem er du? Navn... Adresse... Kjennetegn på gjerningspersonen: Kjønn Mann Kvinne Gutt Jente Stemmen Kraftig(sterk) Lav(svak) Mørk Lys Snøvlete Myk Talen Langsom Hurtig Forvrengt Dannet Stammende 5

9 Språk/dialekt... Norsk, hvilken dialekt?... Utenlandsk hvilket land?... Holdning/stemning Opphisset Beruset Rolig Bakgrunnslyd Maskinlarm Gatetrafikk Musikk Stemmer Annet... Beskrivelse av det som er sagt/skrevet eller opplyst om har skjedd Melding mottatt: Dato/klokkeslett... Signatur... Informer FØRST politiet på telefon 112 Informer deretter snarest til Universitetsdirektøren, tlf , og Beredskapskoordinator Even Heien, tlf og Strategi- og kommunikasjonsdirektøren, tlf

10 1.4 TILTAKSKORT når skudd er løsnet Dersom skuddene ikke er i umiddelbar nærhet: Løp for å komme deg i sikkerhet Ikke ta med deg noe og hold hendene synlig Varsle andre kollegaer og politiet Unngå samling som ved brannøvelse Dersom du er i nærheten av skuddene: Hvis mulig, barrikader deg, gjem deg samt lås dører Sett telefonen på lydløs Forhold deg rolig Hvordan HANDLE dersom skyting pågår: Rapporter når du har mulighet ved å ringe Politiet 112 Om du ikke kan snakke, la telefonlinjen ligge åpen slik at nødsentralen kan lytte og spore Dersom du ikke har annet valg, og vedkommende har kommet til deg, angrip skytteren det står om livet Vektere og ansatte på UiS skal ikke forsøke å pågripe eller stanse gjerningspersonen(e). De skal holde seg på trygg avstand, varsle politiet, og dersom mulig observere. 1.5 Forebygging av selvmord og alvorlig selvdestruktiv atferd Det er lett å få råd og veiledning hvis du er bekymret for deg selv eller andre. Laveste terskel for hjelp er Kirkens SOS som er døgnkontinuerlig tilgjengelig hele året. Andre viktige telefonnummer er: TIPS-telefonen SiS helse (resepsjonen i Kitty Kiellands hus) Stavanger legevakt

11 2 Beredskapsprinsipper og rolleavklaring UiS legger til grunn de nasjonale prinsippene for beredskapsarbeid og krisehåndtering, ansvar, likhet, nærhet og samvirke. Beredskaps- og kriseplan for UiS følger retningslinjene i Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren (oktober 2016). 2.1 Kriseledelsen Universitetsdirektør (Beredskapskoordinator) SKA-direktør HR-direktør Avdelingsdirektør IT-avdelingen Utdanningsdirektør Avd.direktør Bygg og Arealforvaltn Rektor Prorektor StOr-leder SIS-direktør Informasjonsstab Omsorgsgruppe IT-Krisestab Driftsavdelingens krisestab Det er Universitetsdirektøren som har ansvar for, og myndighet til, å iverksette UiS sin sentrale kriseledelse. Universitetsdirektøren, Beredskapskoordinatoren og Strategi- og kommunikasjonsdirektøren skal alltid varsles. Disse skal i enhver sammenheng påse at andre relevante enheter, herunder rektoratet, blir informert og involvert. Kontakt og samordning i forhold til hjelpeapparatet (brannvesen, politi og legevakt) Samordning internt, i forhold til lokale enheter, teknisk apparat og universitetssamfunnet (studentsamskipnaden i Stavanger, StudentOrganisasjonen, Statsbygg) Informasjonsoppgaver internt og eksternt Håndtering av pårørende Kontakt med Kunnskapsdepartementet og andre relevante aktører Debrifing Evaluering Dekaner, enhetsledere og andre (prest, psykiater og lignende) innkalles etter behov. 8

12 2.1.1 Rolleavklaring Hvem Ansvar Hovedansvarlig Stedfortreder Universitetsdirektøren Beredskapskoordinator Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Totalt ansvar og myndighet for krisehåndtering ved UiS. Kalle inn kriseledelsen og loggførere Etablere kriserom i samarbeid med Strategi- og kommunikasjonsavdelingen. I samråd med universitetsdirektør se til at kriseledelsens oppgaver er fordelt i tråd med de enkeltes ansvarsområder Kontakt med nødetater, eier (KD) og evt. andre eksterne aktører. Være operativ kriseleder i universitetsdirektørens fravær Informasjonsoppfølging. Intern informasjon (ansatte og studenter) Ekstern informasjon (mediene og webinfo) Kommunikasjonsfaglige vurderinger i forhold til den aktuelle situasjonen og utviklingen Enhetsansvarlige Enhetene skal ha klargjort ansvar og oppgaver i en krisesituasjon. Det anbefales at dette gjøres gjennom utarbeidelse av lokal handlingsplan for håndtering av en krisesituasjon. Berørt avdeling i en krisesituasjon arbeider nært med den sentrale kriseledelsen Fakultet/ institutt/ senter HR-avdelingen Ole Ringdal Tlf. UiS: Mob Even Heien Tlf. UiS: Mob: Anne Selnes Tlf. UiS: Mob Privat: Dekan/enhetsleder HR-direktøren Even Heien Tlf. UiS: Mob: Anne Selnes Tlf. UiS: Mob Privat: Leiv Gunnar Lie Tlf. UiS: Mob I fakultetene er fakultetsdirektøren stedfortreder. Håndtering av studenter, ansatte og deres pårørende i samarbeid med HRavdelingen/Utdanningsavdelingen Håndtering av pårørende til ansatte Dette inkluderer personaloversikt, pårørendeoversikt, kontakttelefon for pårørende og pårørendesenter. Dekanen/instituttleder/senterleder Fakultetsdirektøren 9

13 IT-avdelingen Felles ressurssenter Driftsavdelingen (Statsbygg Ullandhaug) Enhet for studentservice, ESS SiS Studentsamskipnaden Rektoratet Bistå kriseledelsen med informasjon om universitetsområdet, bygninger og tekniske anlegg Bistå kriseledelsen med transport Bistå nødetater når ulykke/katastrofer berører bygninger eller driftstekniske forhold Føre statistikk Vurdere om undervisning, eksamen el. andre arrangement skal avlyses, i samråd med kriseledelse og eventuelt berørte enheter Bistå med informasjon om studenter/pårørende ved hendelser i utlandet. Bistå fakultet/institutt med informasjon om studenter (og pårørende, hvis mulig) Personaloversikt Oversikt studenter i SiS-boliger Oversikt barn i SiS-barnehager Ansvaret for kriseledelsen ligger i den administrative linjen I samarbeid med kriseledelsen skal de holde seg oppdatert om krisen Talsrolle internt og eksternt ved behov, i samråd med Strategi- og kommunikasjonsdirektøren Driftssjefen Sørge for tilstrekkelig med utstyr og linjer for intern og ekstern tele- og datakommunikasjon Ha ansvar for at utstyr og linjer er operative Ha ansvar for felles datasystem Overordnet ansvar for Driftsavdelingen Avdelingsdirektøren Utdanningsavdelingen Utdanningsdirektøren Lederen for ESS SiS-direktøren 10

14 3 Kommunikasjon Strategi- og kommunikasjonsdirektøren har hovedansvar for: Informasjonsoppfølging Intern og ekstern informasjon (ansatte/studenter og mediene/webinfo) Kommunikasjonsfaglige vurderinger i forhold til den aktuelle situasjonen og utviklingen Kriseledelsen bestemmer hvem som skal uttale seg til mediene. 3.1 Talsrollen De sentrale spørsmålene i en ulykke eller krisesituasjon er følgende: Hva informerer vi om? Hva informerer vi ikke om? Hvem gjør hva? Derfor er det i første fase av en ulykke/krise viktig å merke seg følgende rollefordeling: POLITIET Kun politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne Tilstand til eventuelle skadde Navn på omkomne og/eller skadde Årsaken til ulykken/omstendigheter rundt ulykken Redningsarbeidet UNIVERSITETET I STAVANGER UiS uttaler seg IKKE om: UiS uttaler seg ikke om politiets ansvarsområde (se ovenfor). Kriseledelsen må imidlertid holde seg orientert om politiets informasjonsarbeid og i samråd med politiet avgjøre når og hva UiS skal uttale seg om. UiS skal IKKE formidle/opplyse om: Navn på kolleger/studenter Opplysninger om/fotografier av ansatte eller studenter 11

15 UiS kan og bør: gi kommentar og uttrykke bekymring uttrykke sorg og medfølelse over hendelsen, involverte og pårørende, men bør i den første fasen av krisen være varsomme med type informasjon som blir gitt fra UiS 12

16 4 Beredskapsdokumentasjon Ansvarsforhold i beredskapsarbeidets tre faser: 1. Forebyggende fase Ansvaret for dette ligger hos universitetsdirektøren, beredskapskoordinatoren, dekaner/museumsdirektøren og ledere av instituttene og administrative enheter 2. Gjennomføringsfasen/krisefase Ansvaret for håndteringen av en krise ligger hos Sentral kriseledelse, ledet av universitetsdirektøren og i samsvar med UiS sin ledelseslinje 3. Etterarbeidsfasen Ansvaret ligger hos universitetsdirektøren, dekaner/museumsdirektør og ledere av instituttene og administrative enheter 4.1 Forebyggende fase Rolle Universitetsdirektøren Beredskapskoordinatoren Strategi - og kommunikasjonsdirektøren Enhetslederen (fakultet, institutt, avdeling, senter) Ansvar Overordnet ansvar for beredskapsplanlegging Samt opplæring og oppdatering av kriseledelse Ansvar jf Lede det daglige arbeidet med beredskapsplanlegging Ansvar jf Ansvar jf HR-direktøren Ansvar jf IT - direktøren Ansvar jf Avd.dir. Areal- og bygg Ansvar jf Drifts-sjefen, Statsbygg Ansvar jf Utdanningsdirektøren Ansvar jf Lederen for ESS Ansvar jf SiS- direktøren Ansvar jf Rektoratet Ansvar jf Holde seg oppdatert og orientere sin enhet om innholdet i planen, samt sørge for eventuell oppfølging og opplæring Ha klargjort ansvars- og oppgavefordeling i en krisesituasjon, jf Håndtere uønskede hendelser/avvik innenfor den enhet de er ansvarlig for 13

17 Beredskapskoordinatoren innkaller den sentrale kriseledelsen til gjennomgang av Beredskaps- og kriseplan for UiS annethvert år. Gjennomgangen skal være foretatt innen Det skal i den forbindelse gjennomføres en kriseøvelse Beredskapskoordinatoren har ansvar for å oppdatere Beredskaps- og kriseplan for UiS, herunder varslingslistene. Rutinen for oppdatering er slik: Varslingslistene oppdateres hvert kvartal januar, april, august og oktober Resten av Beredskaps- og kriseplanen for UiS oppdateres etter behov, men minst en gang i året Den enkelte leder har ansvar for at nødvendig informasjon og opplæring til ansatte i enheten finner sted Lokal handlingsplan Enhetene skal ha klargjort ansvar og oppgaver i en krisesituasjon, og det anbefales at dette gjøres gjennom utarbeidelse av lokal handlingsplan for håndtering av en krisesituasjon Enhetsleder har ansvar for oppdatering av lokale handlingsplaner både skriftlig og på Internett. Melding om endring av dokumenter skal alltid sendes universitetsdirektøren 4.2 Gjennomføringsfasen/krisefase Det er universitetsdirektøren som har myndighet til å iverksette UiS sin sentrale kriseledelse Krisehåndtering må starte umiddelbart! Det er ikke tid til å vente på assistanse eller retningslinjer utenfra eller ovenfra. Selv om politiet, helsevesenet eller brannvesenet trer i aksjon så raskt de kan, må likevel krisehåndteringen på stedet starte umiddelbart Iverksettelse av Beredskaps- og kriseplan for UiS Beredskaps- og kriseplan for UiS iverksettes ved hendelser av større omfang: Større ulykke (f.eks. dødsfall eller ulykke, personskader, leteaksjon hvor tilsatte eller studenter er involvert) Brann eller eksplosjon (med personskade, større materiell skade) Alvorlig epidemisk sykdom (som har rammet tilsatte eller studenter) Bombetrussel/dødelig vold Andre uventede hendelser (som kan få konsekvenser for mange tilsatte/studenter, som dreier seg om alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koplet inn, eller som kan medføre stor pågang fra media f. eks - langvarig brudd i datakommunikasjon eller langvarig streik) 14

18 Se vedlegg, kapittel 5 for scenario-beskrivelser Se kapittel 2 for avklaring av ansvar og oppgaver i krise Kommunikasjon Mangelfull kommunikasjon vil i de fleste tilfeller forsterke en krise. UiS skal prioritere informasjon til berørte grupper av ansatte, studenter, pårørende og redningspersonell. I tillegg skal mediene informeres raskt. Strategi- og kommunikasjonsdirektøren inngår i kriseledelsen som leder av UiS sitt kommunikasjonsarbeid. Øvrige kommunikasjonsarbeidere utgjør informasjonsstaben og rapporterer til strategi- og kommunikasjonsdirektøren. Kommunikasjonsrådgiver Leiv Gunnar Lie er strategi- og kommunikasjonsdirektørens nestleder og stedfortreder i krisearbeidet. Strategi- og kommunikasjonsavdelingen (informasjonsstaben) skal ha ansvar for intern og ekstern informasjon. Dette innebærer blant annet: a) Fortløpende føre logg over hendelsene b) Etablere kontakt mellom kriseledelsen og informasjonsstaben c) Informere ansatte og studenter via web og eventuelt andre relevante kanaler d) Ansvar for all kontakt med presse og etermedier Hva skal sies: Informer så raskt og godt som mulig om situasjonen Si hva institusjonen gjør med situasjonen Si hva som er målet med det en gjør UiS har et eget krisenettsted. Det ligger på ekstern server og kan erstatte vår normale forside på I en krise må den sentrale kriseledelsen fortløpende vurdere om nettstedet skal iverksettes. Kriseinfo på forsiden av UiS sin nettside skal inkludere: Hva er krisen/ulykken Hvem er berørt Hva gjøres nå Viktige telefonnumre for pårørende og mediene Legg vekt på jevne informasjonsmøter, faste møteplasser og møtetider med media. Pressekonferanser med god timing i forhold til deadline for tv, radio og aviser. Dette gir kriseledelsen en viss arbeidsro. Det er viktig å følge med på informasjon som kommer i media og verifisere den. Noen ganger har mediene også viktig informasjon for krisearbeidet. 15

19 Medienes informasjon under en krise er ofte: Rask, tidligere ute enn interne rapporteringsrutiner Fragmentarisk eller ufullstendig Utenfor sammenheng. Vær obs på at den kan inneholde bevisste forsøk på å påvirke beslutninger 4.3 Etterarbeidsfasen ETTER første fase av krisen kan UiS uttale seg om: I hvilken sammenheng hendelsen skjedde Konsekvenser hendelsen kan tenkes å ha og få for UiS Debriefing I etterkant av krisearbeidet skal det gjennomføres en debrifing/vurdering av behov og gjennomføring. Instrumentell debrifing: Formell gjennomgang av hendelsen med vekt på funksjon (organisering, utstyr, informasjon og personell) Enkel emosjonell debrifing: I mindre grupper kolleger/studenter (samtale om egne opplevelser) Intensiv emosjonell debrifing: Gruppevis etter psykoterapeutiske prinsipp med kvalifisert leder Vurdere oppfølging over tid Vurdere individuell oppfølging/behov for terapi Evaluering Etter at sentral kriseledelse har vært i aksjon, skal Universitetsdirektøren sørge for at det avholdes et oppsummeringsmøte, for gjennomgang av hendelsen og evaluering av kriseledelsens og de berørtes innsats. Følgende skal gjennomgås: Fungerte rutinene slik de skulle? Virket alt utstyret? Lyktes en i å ta kontroll over situasjonen? Fungerte ansvarsfordelingen gjorde alle jobben sin? Etterarbeid Rapport Etter evalueringen utarbeider Universitetsdirektøren en rapport. 16

20 5 Vedlegg 17

21 1 Veileder for bruk av sjekklister ved alvorlige uønskede hendelser i møterom og undervisningsrom 1.1 Innledning Du har ansvaret Enten du er foreleser, møteleder, ansatt eller student, vil du måtte handle dersom det oppstår en alvorlig uønsket hendelse. Derfor bør du kjenne til instruksene for nødstilfeller. Dette inkluderer sjekklister for undervisnings- og møterom som benyttes. Du bør laste ned snarvei til nettsiden til hjemskjermen på mobilen for lett tilgang til oppdatert informasjon vedrørende krise- og beredskapsarbeidet ved UiS Generelt om sjekklistene Sjekklistene viser tiltak ved ulike hendelser. De er samlet i en folder som henger under sjekklisten for varsling av nødetater. Listene er et hjelpemiddel for forelesere, møteledere, lab-ansvarlige og andre som vil få en naturlig ansvarsrolle ved en uønsket hendelse. De inneholder generelle prosedyrer for handling. Listene vil derfor ikke være dekkende for ALLE situasjoner, og må derfor brukes med skjønn Typer sjekklister Universitetet i Stavanger har totalt fire sjekklister: Varsling av nødetater Brann Livreddende førstehjelp Pågående livstruende vold (PLIVO) Plassering Sjekklistene er plassert avhengig av hvilken type rom man befinner seg i, slik at de skal være lett tilgjengelige til enhver tid. Plassering i forelesning-, undervisning og møterom: På veggen til høyre for deg når du står med ryggen til lerret, TV, skjerm eller tavle 18

22 1.2 Forklaring av sjekklister Varsling av nødetatene Tommelfingerregelen er at hvis du tror at tilstanden er farlig, eller straks den kan bli det, skal du ringe nødnummer. Er du i tvil, er det bedre å ringe en gang for mye enn en gang for lite Handling RING FØRST Ring enten 110 Brann, 112 Politi eller 113 Ambulanse, avhengig av hvilken assistanse det er behov for Usikker på hvilket nummer du skal ringe? Bare ring ett av dem INFORMER OM I en nødsituasjon er det viktig å være tydelig i telefonen for å varsle så effektivt som mulig Si først HVEM du er Forklar HVA som har skjedd, hva som er årsaken til nødhjelp Forklar HVOR skade-/ulykkes-stedet er Si om det er SPESIELLE FORHOLD som brann, lekkasje etc. MOTTAK AV NØDETATENE Det kan være hensiktsmessig å ta imot nødetatene for å lede dem til der ulykken har skjedd. Send derfor noen for å ta imot nødetatene Sjekklisten sier hvor du befinner deg, hvor nærmeste møteplass for nødetatene er, og hvor nærmeste hjertestarter er plassert 19

23 1.2.2 Brann Tall fra DSB viser at det skjedde rett i underkant av 3000 branner i bygninger i Norge i Bevisstgjøring og forebyggende arbeid kan redusere både sannsynligheten for og konsekvensene av brann Brannvern Universitetet i Stavanger har en rekke tiltak mot brann Brannvarslingssystemer Manuelle brannalarmer Automatiske brannalarmer Brannslukningsutstyr Det er viktig å gjøre seg kjent med utstyret og prosedyrer for handling ved brann Handling REDDE, VARSLE og SLUKKE er en enkel huskeregel for hvordan man bør opptre ved brann. Ut fra din vurdering av situasjonen må du selv avgjøre i hvilken rekkefølge du skal gjennomføre disse punktene. REDDE Varsle alle som oppholder seg i rommet ved å rope og utløse brannalarm. Evakuer. Benytt kun merkede nødutganger. Husk at dette ikke nødvendigvis er samme vei som du kom inn i rommet Så langt det lar seg gjøre, lukk dører og vinduer før du forlater rommet. Sørg for hjelp til personer med funksjonsnedsettelse Forlat bygget og trekk minimum 50 meter vekk fra bygget, slik at nødetater kommer til VARSLE Ved varsling skal kontaktes. Oppgi adresse og nærmeste møteplass for nødetatene Legg ikke på før du har fått beskjed om at du kan gjøre det. Brannvesenet er på vei allerede mens du snakker SLUKKE Dersom brannen ikke har blitt for stor, forsøk å slukke IKKE utsett deg selv eller andre for unødig fare. Husk at røyken er svært giftig 20

24 MOTTAK AV NØDETATENE Ta imot og orienter brannvesenet om situasjonen Dersom det er noen som ikke har klart å komme seg ut av huset skal dette opplyses om umiddelbart Gå ikke inn selv for å redde eventuelle personlige eiendeler Hjertestans Ved hjertestans slutter hjertet å pumpe blod rundt i kroppen. Dermed får ikke hjernen lenger tilført blod, noe som fører til at man mister bevisstheten og man slutter å puste Symptomer Personen er ikke ved bevissthet Personen puster ikke Personen har ingen puls Behandling Ved hjertestans er det kritisk å få hjertet i gang igjen raskest mulig. Mens man venter på ambulansen, utfører man hjertekompresjoner for å opprettholde en viss blodforsyning til hjernen. På Universitetet i Stavanger finnes det hjertestartere i alle bygg, som også vil være et godt hjelpemiddel i den avgjørende fasen for å redde liv Handling SE ETTER TEGN TIL LIV: «ER DU VÅKEN?» Lar personen seg vekke? Spør med høy stemme om personen er våken. Rist forsiktig i skuldrene og klaps forsiktig i ansiktet for å se om du får en reaksjon Har personen frie luftveier? Legg personen på ryggen. Bøy hodet forsiktig bakover og løft haken forsiktig. Se, lytt og føl etter pust Puster personen normalt? ER DU I TVIL, RING SETT PÅ HØYTTALER Ring og skru på høytalerfunksjonen på telefonen din Følg rådene fra HVIS PERSONEN ER BEVISSTLØS OG IKKE PUSTER NORMALT: START HJERTE-LUNGE-REDNING Plasser hendene midt mellom brystvortene på personen som ligger nede Bøy deg fremover med skuldrene dine rett over hendene og trykk rett ned med strake armer Brystbeinet skal skyves hardt nedover ca. 5 cm hver gang du trykker 21

25 Gi 30 kompresjoner og to innblåsinger Blås bare til brystkassen hever seg Fortsett med 30 kompresjoner og 2 innblåsinger fram til noen andre kan overta 22

26 NÆRMESTE HJERTESTARTER Nederst på sjekklisten vil det være oppgitt hvor den nærmeste hjertestarteren for deg er plassert Få hjelp av noen andre til å hente hjertestarteren. IKKE vent på at personen med hjertestarteren skal komme tilbake. Start hjerte-lunge-redning umiddelbart. Følg hjertestarterens råd og se etter tegn til liv Plassering av hjertestartere Arkeologisk museum resepsjonen ved inngangen Arne Rettedals hus 3. et. i gangen, like utenfor heisen Bjergsted, IMD personalrommet Institutt for musikk og dans Elise Ottesen-Jensens hus Foajeen 1.et. mot det store auditoriet Ellen og Axel Lunds hus Foajeen 1.et. Hagbard Line-huset 2. et. postrommet Hulda Garborgs hus "postrommet" Institutt for kultur- og språkvitenskap 1. et. Kitty Kiellands hus 3. et. kopirommet Kjell Arholms hus korridor utenfor ekspedisjonen i 1. et Kjølv Egelands hus B-bygget, Biblioteket, 1. et. ved første skranke Kjølv Egelands hus C-bygget, 3. et. Fakultetsadministrasjonen Tek. Nat. Kjølv Egelands hus F-bygget, 1. et. garderobe ved Tjodhallen SiS sportssenter i vestenden av den store gymsalen ved squashrommene Studentenes hus 2. et. ved kjøkken 23

27 Oversikt over ressurspersoner Hjertestartere ved UiS, godkjente ressurspersoner ved de ulike stasjoner: Ressurspersoner.pdf Mottak av ambulanse på angitt møteplass Nederst på sjekklisten vil din nærmeste møteplass være oppgitt, det vil også være oppgitt adressen du befinner deg på Personen skal ikke forlates. Send noen andre for å møte ambulansen Pågående Livstruende Vold Pågående livstruende vold (PLIVO) beskriver en situasjon hvor umiddelbar innsats er nødvendig for å hindre skade og tap av liv. Sannsynligheten for en slik hendelse er svært lav, men konsekvensene kan være katastrofale. Sjekklisten for pågående livstruende vold viser tre enkle handlingsalternativer dersom en slik hendelse skulle oppstå Handling LØP Dersom gjerningspersonen ikke er i umiddelbar nærhet. Kom deg til et trygt sted, IKKE til brannoppsamlingsplass Ikke ta med deg noe, hold hendene synlig. SKJUL HANDLE Om du/dere ikke kan løpe, skjul deg/dere Barrikader deg/dere ved å låse eller stenge døren Hindre innsyn og slukk lys Sett telefonen på lydløs. Ring 112, og la personene i andre enden lytte. Dette kan gi verdifull informasjon som kan være med på å løse situasjonen Tenk på hva du/dere kan gjøre hvis gjerningspersonen kommer inn Om du/dere kan evakuere: LØP Hvis du ikke har annet valg må du handle. Det står om livet Se etter hva rundt deg som kan brukes som våpen? Angrip raskt og målrettet mot våpen, øyne, hals få personen ned 24

28 1.2.5 Informasjon til ansatte ved UiS Formålet med veilederen Formålet med veilederen er å informere om ansvaret og styrke kunnskapen og bevisstheten knyttet til bruken av sjekklister som hjelpemiddel når en alvorlig uønsket hendelse oppstår. Sjekklistene inngår som en del av Universitetet i Stavangers krise- og beredskapsplan og omfatter anbefalte handlingsprosedyrer ved ulike alvorlige uønskede hendelser Hvem er målgruppen? Møteledere og forelesere Ansatte Studenter Viktige begreper Beredskap det å være forberedt til innsats for å møte uventede uønskede hendelser Krise en hendelse med et potensiale til å true viktige verdier og svekke en virksomhets evne til å utføre sine samfunnsfunksjoner Sjekkliste hjelpemiddel som skisserer ulike handlingsalternativer eller prosedyrer ved en uønsket hendelse Alvorlig uønsket hendelse hendelser som har eller kan ha medført skade på mennesker, miljø eller materielle verdier Har du tilbakemeldinger eller spørsmål til veilederen? Beredskap er et kontinuerlig arbeid. Alle tilbakemeldinger vil være verdifulle slik at beredskapen stadig kan bli bedre. Spørsmål og tilbakemeldinger bes derfor rettes til beredskapskoordinator ved UiS, Even Heien, på even.heien@uis.no. 25

29 2 Branninstruks og brannvernorganisasjoner for UiS NÅR ALARMEN GÅR Sørge for at vinduer og dører er lukket når du forlater rommet. Gå straks ut av bygningen. Bruk IKKE heis! Trekk bort fra bygningen, minst 50 meter. NÅR DET BRENNER Varsle: Meld fra til Brannvesenet på nødnummer 110 Redde: Evakuer bygningen Slukke: Prøv å slukke brannen med brannslange eller håndslukkeapparat. Når alarmklokken stopper, eller når en person med vest frigir bygget, kan du gå inn igjen. BRANNØVELSE Brannøvelsen finner sted en gang i året. Driftsavdelingen/Statsbygg ved Sven Andersen UiS, og Terje Jaasund, Statsbygg, er ansvarlige og utfører denne i løpet av høsten. BRANNVERNORGANISASJON Hvert bygg på UiS har sin egen brannvernorganisasjon: Statsbygg ved Terje Jaasund, mobil , er brannvernleder for samtlige av UiS sine bygg på Universitetsområdet Driftsleder Sven Andersen, mobil er brukerkoordinator for samtlige av UiS sine bygg på Universitetsområdet Arne Rettedals hus, Ellen og Axel Lunds hus, Hagbard Line-huset, Hulda Garborgs hus, Ivar Langens hus, Kitty Kiellands hus, Kjell Arholms hus, Kjølv Egelands hus, Studentenes hus. Arkeologisk museum og universitetets aktivitet i Bjerksted har egne brannvernorganisasjoner. 26

30 3 Utfordringer og konflikter i informasjonsarbeidet I en krisesituasjon kan det oppstå en rekke utfordringer og konflikter mellom den kriserammede virksomheten og mediene. Dersom en er forberedt på dette kan konflikter og misforståelser i større grad unngås. 3.1 Utfordringer STORT VOLUM AV INFORMASJON Stor pågang fra aktører som søker informasjon og mye usikkerhet gjør at det ofte blir et stort press på kriseledelsen som tidlig i krisehåndteringen har lite informasjon å gi. Dette kan føre til at mange søker informasjon hos feil aktører INFORMASJONSKANALENE BLIR OVERBELASTET Store mengder informasjon skal i løpet av kort tid håndteres. Dette bidrar gjerne til at mange ikke får den informasjonen de skal ha. Dette kan henge sammen med utilstrekkelig personellressurser på sentralbordet, overbelastning av tekniske systemer eller for dårlig dimensjonert telekommunikasjonssystem ALL INFORMASJON BLANDET I en akutt fase av en krise formidles ofte mye forskjellig informasjon samtidig. Man kan oppleve at oppdatering av status, operativ informasjon, rykter og desinformasjon, råd og veiledninger samt analyser blir sendt ut samtidig. Det er viktig å sikre at informasjon ikke går tapt. Det kan også være et dilemma at informasjon fra viktige samarbeidsparter ikke kommer fra forventet kanal INFORMASJONSFLYTEN ENDRER RETNING De fleste kriser har en lokal forankring. Informasjonen går til og fra de lokale organene og den lokale kriseledelsen. Hvis krisen endrer karakter eller vokser utover hva den lokale kriseledelsen kan håndtere, medfører dette at andre myndigheter inntar en sentral posisjon. Et helt nytt sett av aktører deltar plutselig i informasjonsflyten INFORMASJONSFLYT INNEN EN MYNDIGHET For at kriseledelsen og kriseinformasjonen skal fungere trengs en sterk krisebevissthet blant alle som deltar i krisehåndteringen. Den interne informasjonen må ha høyest perioritet og det stiller krav til at virksomhetens ansatte bidrar til å oppdatere og videresende relevant informasjon, men også å begrense den interne informasjonsflyten slik at kriseledelsen ikke drukner i informasjon 3.2 Potensielle konflikter Under en krisesituasjon er det mange hensyn å ta, og i den sammenheng kan det oppstå konflikter mellom media og virksomheten som rammes av krise. 27

31 Her er noen eksempler: Tidskonflikt Virksomheten har behov for å innhente informasjon og gjøre helhetsbedømmelser innen de uttaler seg til media. Media vil ha fram informasjonen raskt til publikum. De styres av tidsfrister og konkurrenter Kildekonflikt Virksomheten har behov for å innhente informasjon og gjøre helhetsbedømmelser innen de uttaler seg til media. Media vil ha fram informasjonen raskt til sitt publikum. De styres av tidsfrister og konkurrenter Ansvarskonflikt En konflikt i forhold til virksomhetens ansvar for ikke å få ut med feilaktiv informasjon, som de eventuelt må stå til ansvar for i etterid. Media kan på en annen måte overlate til omverden å fortolke situasjonen Kunnskapskonflikt Konflikt mellom medias behov for å forenkle og popularisere, og virksomhetens eksperters ønske om å fremstille krisen med all sin kompleksitet og forbehold i sine vurderinger Prioritetskonflikt Det oppstår ofte når virksomhetens mål og vurderinger kommer på kollisjonskurs med medias egne vurderinger Troverdighetskonflikt Kan oppstå dersom virksomheten i den forvirrende innledningsfasen av kriser gjør feilbedømmelser. Da må man ofte innse at media vil trekke fram den manglende troverdighet og evne til å håndtere krisen, og ikke vil ha så stor forståelse for den vanskelige situasjonen en satt til å håndtere 28

32 4 Psykososial beredskapsplan for UiS 4.1 Innledning Begrunnelsen for utarbeidelse av psykososial beredskapsplan (omsorgsplan) er at alle medarbeidere skal være best mulig forberedt på å møte ulykker, kriser og sorg blant studenter og kollegaer. Når en ulykke eller krise rammer UiS må alle typer følelsesmessige reaksjoner tas på alvor. Sjokk og fortvilelse, frykt og angst, sorg og savn vil prege de som er involvert. Samtidig må vi tenke på en del praktiske behov. Begge deler vil være en utfordring for de som skal håndtere dette. Når ulykken inntreffer er det medarbeiderne i det naturlige miljøet til den/de kriserammede som er de viktigste personene. De er der like etter at noe er skjedd, og vil være der i tiden som kommer. Disse er viktige støttepersoner. Psykososial krisehjelp skal ytes så snart som mulig etter en hendelse. Det vil si at optimalt sett skal bistanden være tilgjengelig så å si umiddelbart etter en alvorlig hendelse eller nestenulykke (jfr. medarbeiderne som viktige støttepersoner). Omsorgsplanen skal fungere som en oversiktlig håndbok i akutte situasjoner, og som veileder inntil situasjonen er normalisert. Omsorgsplanen skal evalueres og eventuelt revideres etter hver gjennomgått krisesituasjon. 4.2 Mål og målgruppe for psykososialt arbeid Studenter, medarbeidere og deres pårørende, som rammes av ulykke eller krise, skal bli tatt vare på ut fra den enkelte sitt behov for omsorg. Andre målgrupper: Skadde og uskadde overlevende, nærmeste berørte utenom familie, medarbeidere, nærmeste ledere, kriseledelsen og internt omsorgsteam. 4.3 Hensikten med psykososial beredskapsplan Den fullkomne omsorgsplan finnes bare i teorien. Kunnskap om normale reaksjoner og behov i krisesituasjoner kan likevel gjøre oss mer mentalt forberedt når noe skjer. Denne planen må oppfattes som praktisk henvisning for Hva som må gjøres når noe skjer Hvem gjør hva når noe skjer I hvilken rekkefølge tiltak skal utføres 4.4 Organisering av krisearbeidet OMSORGSGRUPPE Omsorgsgruppa består av fagpersoner med opplæring og anlegg for ivaretaking av mennesker i sorg og krise. 29

33 Personell fra Studentsamskipnaden i Stavanger (SiS) deltar i omsorgsgruppen når studenter er involvert. LEDER AV OMSORGSGRUPPA HR-direktøren er leder for omsorgsgruppen og skal til enhver tid være oppdatert på utviklingen i en krisesituasjon og handle deretter. 4.5 Praktisk organisering av omsorgsarbeidet i krisefasen Strakstiltak på ulykkesdagen: Ansvar og oppgaver for omsorgsleder (HR-direktør): Kalle inn omsorgsgruppa Informere og administrere arbeidsoppgavene til gruppa, herunder bruke tilgjengelige ressurser fra personalavdelingen Klargjøre pårørendesenteret m/telefon og forpleining. Sørge for avløsning til medlemmene av omsorgsgruppa Foreta jevnlig oppdatering Loggføre framdrift av oppgaver via egnede sjekklister Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan bistå etterlatte ved syning av døde Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan bistå/støtte ved besøk på ulykkesstedet Avslutte akuttfasen og koordinere langsiktige tiltak Ta initiativ til evaluering og korrigering etter teamet har vært aktivert Ha oversikt over behov for debrifing av utsatte grupper Ansvar og oppgaver for omsorgsgruppa: Samle og informere pårørende Gi emosjonell førstehjelp Etablere samtalegrupper for debrifing Evaluere psykososial beredskapsplan 30

34 4.5.2 Oppfølgingstiltak ledelse ved avdelingen og omsorgsgruppa Avdelingsledelsens oppgaver: Sørge for oppmerksomhet og støtte til de berørte fra ledelsen: Besøke alle som er innlagt i lokalt sykehus innen 2 døgn, og delta i evt. gravferd Iverksette ritualer ved instituttet/avdelingen. Innhold i minnehøytid Formell debrifing av utsatte grupper utføres av personell med psykologisk fagkompetanse. NB: Gi rikelig informasjon underveis. Husk at pårørende ofte er i krise og kanskje ikke oppfatter den informasjon som gis underveis. Omsorgsgruppens oppgaver: Sørge for at det finnes fagpersoner som evt. kan kontaktes for bistand og støtte Støtte dersom pårørende til studenter f. eks. ønsker å besøke lærestedet, rydde ut av hybelen, treffe noen som kjente den de har mistet Etablere arena for å møte andre som har vært involvert i ulykken Samarbeide med studentpresten om minnehøytid med eventuelle pårørende, studenter og lærere for å dele minner og savn. La familiene til døde få anledning til å være sammen etter en slik minnehøytid Arrangere gruppe-/avdelingsmøter ved avdelingen som er berørt Langsiktige tiltak fra ledelse og medarbeidere Ha kjennskap til stressreaksjoner og emosjonell førstehjelp slik at du kan være til hjelp Støtte i ulike former: Sosial støtte, informasjon, veiledning, praktiske råd Ta aktiv kontakt, vis at du bryr deg. Gi praktisk og konkret hjelp - det varmer og avlaster uten at den rammede mister kontroll eller føler seg hjelpeløs Ha tålmodighet og tid til å lytte. Bring hendelsen på banen når det er naturlig Forstå sårbarhet og irritabilitet Unngå destruktiv humor og ubehagelige kommentarer Ikke vær redd for å vise sorg - gjelder også ledere Tilby deg å være sammen med den rammede slik at man unngår ensomhet Tillat nedsatt arbeidskapasitet. Still ikke for store krav til arbeidsinnsatsen og annen aktivitet, - selv om aktivitet og fremmøte er viktig Ta hensyn til den ekstra sårbarheten den rammede har. Den varer lengre enn du tror Tre støttende til og gi avlastning om den rammede får "tilbakefall" med sterke reaksjoner Identifiser enkeltpersoner med behov for hjelp. Om du merker at den rammede trenger faglig assistanse - hjelp vedkommende til å søke hjelp og vær en brobygger til hjelpeapparatet (nærmeste leder, bedriftshelsetjenesten) Respekter ønsker om å bære sorgen alene, uten blomster og uten hilsener Vis hensyn, takt og tone Det går an å sørge og arbeide samtidig 31

35 Gruppemøter med informasjon, hjelp, støtte og avreagering i mindre grupper er et aktuelt tilbud de første dagene og ukene etter en ulykke Arranger informasjonsmøte for ansatte, studenter og etterlatte med deltakelse fra politi, brann- og redningsmannskap og helsepersonell Arranger avsluttende samling Ved store ulykker: Arranger sorgsamlinger for etterlatte via kontakt med faggruppe med erfaring i katastrofearbeid (psykolog, psykiater) Kollegaer kan også bistå med mange av punktene ovenfor. Leder er ansvarlig for å informere dem om dette Studentpresten sine oppgaver ved kriser Når dødsfall rammer en student eller en medarbeider ved Universitetet er det ikke bare de nærmeste pårørende som trenger rammer rundt sorg og bearbeidelse. Klassen og kollegaene blir stående igjen med en tom lesepult eller arbeidsbord. Da er det viktig å komme sammen, stoppe opp og være stille, sette ord på hvem hun/han var og hva det betyr å miste noen. Ta kontakt med studentpresten eller enheten ved dødsfall, spesielt dersom du har mistanke om at ingen av oss vet om det som har skjedd. Studentpresten kan: Bistå i forbindelse med planarbeid Bistå HR-direktør og ledere i forbindelse med arrangement av sørgegudstjeneste og bidra med rammer som kan være meningsfulle når døden rammer meningsløst Bedriftshelsetjenesten sine oppgaver ved kriser Delta i omsorgsgruppa Bistå omsorgsleder og avdelingsledelse i håndtering av oppgaver Arrangere informasjonsmøte med de berørte om stressreaksjoner Samle alle som har vært direkte berørt av krisen eller ulykken. Selv om de fleste som har opplevd en traumatisk hendelse i arbeidet snarest mulig vil hjem, bør man forsøke å få med så mange som mulig. Foreta en viss gjennomgang av de normale stressreaksjoner og hva som kan forventes av reaksjoner, muntlig og skriftlig Gi enkle råd, berører praktiske problemer og fortell hvor man eventuelt kan henvende seg for hjelp Bistå i arbeidet med å arrangere gruppemøter på avdelingen (Fagpersonell skal ha en relativt lav profil fordi det er kollegastøtten som er det viktigste i denne situasjonen. Deltakerne bør være de som har opplevd traumet) Det kan være aktuelt at nærmeste medarbeidere er med. Deltakelsen bør være frivillig. 32

36 Hensikten med et slikt gruppemøte er å: Gi emosjonell støtte og mulighet for følelsesmessig avreagering Gi informasjon om stress og stressreaksjoner, gi anledning til å få snakke med andre som opplevde det samme, eller som "vet hvordan jeg har det" Langsiktig oppfølging Omsorgsgruppas leder har ansvar for iverksettelse av evt. langsiktig oppfølging. De som skal utføre arbeidet må ha traumekompetanse. Her kan en få bistand fra det offentlige helsevesen. Kontakter alle pårørende en uke etter, og tre måneder etter en alvorlig hendelse. Pårørende kan i etterkant kontakte: Aktuell enhetsleder Studentprest tlf / HR-direktør tlf / Enhetenes egen omsorgsplan Her setter de ulike enheter inn oversikt over ansvars- og oppgavefordeling i forbindelse med omsorgsoppgaver i en krisesituasjon. 33

37 5 Scenarioer 5.1 Omkommet, skadet, truet eller savnet student/ansatt Scenarioet dekker hendelser som: Bortkommen gruppe/enkeltperson av studenter/ansatte (i Norge eller i utlandet) Dødsfall blant student/ansatt (i Norge eller utlandet) Student/ansatt skadet eller syk (i Norge eller i utlandet) Gruppe/enkeltperson av student/ansatt utsatt for en forbrytelse (i Norge eller i utlandet) Gruppe/enkeltperson av student/ansatt som er rammet av en krise eller potensiell krise i Norge eller utlandet Ekstern varsling Politiet varsles 112 Intern varsling Universitetsdirektøren, beredskapskoordinatoren og strategi- og kommunikasjonsdirektøren 34

38 5.2 Bombetrussel, dødelig vold/terror Scenarioet dekker hendelser som trusler eller informasjon om ondsinnet handling: 35

39 6 Pandemiplan for Universitetet i Stavanger ( ) 6.1 Bakgrunn for planen Universitetet mottok brev fra Kunnskapsdepartementet datert 5. mai 2009 hvor universiteter og høgskoler ble bedt om å etablere en pandemiplan for å forebygge smittespredning og sykdom ved et eventuelt pandemiutbrudd. Pandemiplanen skal ta utgangspunkt i et scenario på opptil 40 prosent arbeidsfravær. UiS har rundt ansatte og ca studenter. Et arbeidsfravær på opptil 40 prosent vil føre til over 500 syke blant de ansatte, og ca syke blant studentene. Det samlede arbeidsfraværet vil være betydelig større enn selve sykefraværet. Folk vil holde seg borte fra jobben fordi de selv er syke eller for å ta hånd om syke familiemedlemmer. Det kan også forventes at noen holder seg hjemme i redsel for å bli smittet. En pandemiplan skal gi strategiske føringer for planlegging av en mulig pandemihåndtering ved et utbrudd. I tråd med de gjeldende prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i Norge, må UiS ta hensyn til muligheten for en pandemi i eget kriseplanverk og ta ansvar for å være best mulig forberedt ved et pandemisk utbrudd. Derfor etableres det en egen pandemiplan som skal være gjeldende for Universitetet i Stavanger. Ved utarbeidelse av en pandemiplan for UiS, har universitetet tilpasset seg de ulike problemstillingene som er gitt i veiledningen utarbeidet av Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap (DBS). 6.2 Informasjon om pandemi En pandemi er en epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis påvirker en stor del av befolkningen. For influensa kan en pandemi beskrives som en verdensomspennende epidemi med global spredning av et «nytt» virus (ny subtype) som få eller ingen kan forventes å ha immunitet mot. En betydelig andel av jordens befolkning kan forventes å bli smittet allerede i løpet av den første sesongen, fordi det ikke finnes noen flokkimmunitet. Influensapandemier synes knyttet til opptreden av virus med hemaglutinin av en «ny» subtype. Det er vanlig at det nye viruset fortrenger det eksisterende influensa A-viruset hos mennesker og etablerer seg som vanlig vinterinfluensavirus i påfølgende sesonger. 36

40 6.2.1 Inkubasjonstid og smittsom periode Inkubasjonstiden for influensa er kort, vanligvis 1 3 dager. En person er vanligvis smittsom i 3 5 dager fra symptomstart. Barn kan være smittsomme i opptil 7 dager. Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa har delt pandemi inn i tre faser: Grønn fase: periode mellom pandemier Gul fase: pandemisk overvåkenhetsperiode Rød fase: pandemisk periode Kriseledelse - ansvar og ledelsesforankring Ansvar for utarbeidelse av en plan for pandemisk influensa ligger hos universitetsdirektøren. Pandemiplanen ved UiS inngår i universitetets kriseplan. Ansvar, ledelsesforankring og varslingsrutiner følger denne planen. For nærmere informasjon. Under en pandemi trer den sentrale kriseledelsen ved UiS i funksjon. Kriseledelsen vil fortløpende diskutere situasjonen og treffe beslutninger om omfanget av involvering og tiltak i tråd med universitetets kriseplan og retningslinjene i denne pandemiplanen. Det vil være satt sentral kriseledelse pandemiens gule og røde fase Informasjons- og kommunikasjonstiltak Kriseinformasjonsstab aktiveres også i tråd med gjeldende planverk. Strategi- og kommunikasjonsdirektøren har ansvar for å samordne all informasjon som er gitt fra sentrale/andre myndigheter i forbindelse med informasjon til universitetets ansatte og studenter. 6.3 Kontinuitetsplanlegging ved en pandemi Ved et pandemiutbrudd vil samtlige institusjoner innenfor undervisnings- og forskningssektoren bli rammet, og dermed bli stilt ovenfor de samme utfordringene ved et arbeidsfravær på opptil 40 prosent. Det legges til grunn at Kunnskapsdepartementet utarbeider retningslinjer for forhold som vil være gjeldende for hele sektoren (bl.a. når forelesninger og eksamen skal avlyses) som hele sektoren vil kunne forholde seg til. Det vurderes slik at det primært vil være helsemyndighetens oppgave å forestå smittevern. UiS sin oppgave vil da bli å utarbeide retningslinjer som skal ha til hensikt å redusere skadevirkninger for institusjonen ved et mulig utbrudd. Dette for å se til at kritiske funksjoner og oppgaver vil bli opprettholdt og ivaretatt ved en pandemi. Sentrale problemstillinger for UiS vil være gjennomføring av undervisning og forskningsprosjekter, teknisk drift av bygningsmasse, IKT, lønn, regnskap og studieadministrative oppgaver som eksamensgjennomføring, opptak og timeplanlegging. 37

41 6.3.1 Kritiske funksjoner a) Vil omgivelsenes etterspørsel etter virksomhetens varer og tjenester øke/være uendret/reduseres ved en pandemi som beskrevet over? Hvor stor vil endringen bli? Vil dette berøre hele virksomheten - eller bare deler av den? Med etterspørsel etter universitetets varer og tjenester menes undervisningstjenester som tilbys studentene og kontakt med andre institusjoner/forskere og medier. UiS antar at etterspørselen etter varer og tjenester vil reduseres som følge av pandemien. b) Utarbeid en liste over hvilke av virksomhetens aktiviteter og leveranser som bør videreføres på tross av stort personellfravær over flere uker. Hvor personellkrevende er disse aktivitetene? Med aktiviteter og leveranser menes de varer og tjenester vi skal tilstrebe og tilby ved et mulig pandemisk utbrudd. Det vil være følgende tjenester: Gjennomføring av eksamener og behandling av eksamensklager Gjennomføring av undervisning i henhold til studieplan Administrative/tekniske systemer Drift av bygninger og anlegg Kriseinformasjon Studieadministrasjon Personal- og økonomifunksjoner (regnskap, utfakturering, betaling av regninger og lønn) c) Identifiser kritiske funksjoner/arbeidsoppgaver. Det vil si de funksjonene/arbeidsoppgavene som må opprettholdes med ingen eller minimal reduksjon i mengde og/eller minimalt tidsmessig avbrudd for at virksomheten skal kunne levere. Skal hele virksomheten sees på som særlig viktig eller er det aktiviteter som kan stilles i bero en stund? Vurder om noen kritiske funksjoner/arbeidsoppgaver er særlig sårbare ved en pandemi, for eksempel ved at det bare er noen få medarbeidere som har nødvendig kompetanse til å ivareta dem, eller man er avhengig av eksterne leverandører. UiS er mest sårbare på følgende områder: Drift av bygninger og anlegg IKT-systemer Utbetaling av lønn Studieadministrative oppgaver, særlig eksamen og klageadgang Kriseinformasjon til studenter, ansatte og samfunnet for øvrig Undervisning, spesielt på mindre studier 38