Møteinnkalling. Kåfjord Administrasjonsutvalg

Transkript

1 Møteinnkalling Kåfjord Administrasjonsutvalg Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Gáivuona suohkan / kåfjord kommune Olderdalen, For Bjørn Inge Mo (s.) Ordfører Silje-Renate Pedersen e.f. Sekretær

2 Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr RS 3/14 ***** ***** ***** ***** ***** X 2009/5678 RS 4/14 ***** ***** ***** ***** ***** ***** X 2010/2256 RS 5/14 ***** ***** ***** ***** ***** ***** X 2010/4692 PS 3/14 Delegerte vedtak - perioden PS 4/14 Økonomireglement for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune PS 5/14 Forslag til endringer i organisasjonsstrukturen i Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune X 2012/ / /155

3 RS 3/14 ***** ***** ***** ***** ***** RS 4/14 ***** ***** ***** ***** ***** ***** RS 5/14 ***** ***** ***** ***** ***** *****

4 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2010/ Arkiv: 250 Saksbehandler: Rådmann Einar Pedersen Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 4/14 Kåfjord Administrasjonsutvalg Økonomireglement for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 Økonomireglement for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune 2 Finansreglement 3 Delegeringsreglement Rådmannens innstilling: Vedlagte forslag til økonomireglement vedtas. Saksopplysninger: Vedlagte forslag er utarbeidet i nært samarbeid med økonomisjefen og kommunekasserer. Dokumentet har også vært ute i organisasjonen på høringer. Den har også vært forelagt hovedtillitsvalgte. Det er ikke kommet noen innsigelser fra noen hold mot det endelige forslaget til reglement. Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av statens oppfordring til kommunene om å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet. Gjeldende forskrifter for dette reglementet: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett, jmfr. kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning, jmfr. kommuneloven 48 nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, jmfr. kommuneloven 49 nr. 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier, jmfr. kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning, jmfr. kommunelovens 52 nr 2

5 Disse reglene er rammepregede og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement.

6 Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Å angi ansvar og myndighet i økonomisammenheng Andre vedtatte dokumenter av betydning for økonomistyringen men som ikke er tatt inn i dette reglementet: Etiske retningslinjer for Kåfjord kommune Delegasjonsreglement for Kåfjord kommune Reglement for finansforvaltning Vurdering Kommunen forvalter betydelige økonomiske ressurser på fellesskapets vegne. Det er derfor særdeles viktig å ha regler og retningslinjer for å håndtere dette på en sikker og god måte i organisasjonen. Det vedlagte forslaget behandler alle sider ved økonomistyringen. Det fremlagte økonomireglementet bør være et godt utgangspunkt for opplæring og trening av ansatte i økonomiarbeid.

7 Økonomireglement Kåfjord Økonomireglement for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune 1

8 Økonomireglement Kåfjord Innhold 1. Generelt om økonomireglementet Bakgrunn Formål Kommunens plan- og økonomisystem Innledning Årsbudsjett og økonomiplan Utarbeidelse Økonomisystemet og kontoplan Økonomisystemet Kontostreng Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Ansvar kommunestyret Driftsbudsjett Kapitalbudsjett Ansvar formannskapet Ansvar rådmannen Prosess for utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan Driftsrammer Kapitalbudsjett Innkjøp og fakturering Generelt om innkjøp Inngåtte avtaler med leverandører Kjøp utenfor avtale Krav til faktura Prosedyrer ved bestilling Varemottak Attestasjon av faktura Anvisning Salg og fakturering Generelt og salg og fakturering Rutiner for innkreving Utarbeide grunnlag Produsere faktura Reiseregning, lønns- og reiseforskudd Generelt om lønnsbilag Reiseregning Lønnforskudd/lønnslån: Reiseforskudd: Årsregnskapet Grunnleggende regnskapsprinsipp Anordningsprinsippet Bruttoføring Tilgang og bruk av midler God kommunal regnskapsskikk Vurderingsregler i balansen Avgrensning mellom investering og drift Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister Regnskapsavslutningen Strykningsbestemmelser for driftsregnskapet Strykningsbestemmelser for Kapitalregnskapet Økonomisk rapportering Administrativ rapportering Rapportering til kommunestyret

9 Økonomireglement Kåfjord 9.3 Årsmelding Nasjonal rapportering Diverse bestemmelser for regnskapet Retningslinjer for avskrivning av fordringer Beskrivelse av gjennomføring Saksgang og ansvarsfordeling i innfordringsarbeidet Ansvars- og arbeidsdeling i innfordringsarbeidet Retningslinjer for tapsavsetninger Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap Endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting av krav Delegasjon til rådmannen Retningslinjer for aktivering av eiendeler Retningslinjer for avskrivning av eiendeler Regler for innbetalinger Regler for utbetalinger Regler for kontantkasse Refusjonskrav/tilskudd Reglement for investeringsprosjekt Formål Definisjoner Forholdet til kommunens plansystem Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet Forslag til bevilgning Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett Prosjektorganisering Hovedprosjektering Tilleggsbevilgning Overtakelse/Overlevering Byggeregnskap Retningslinjer for tildeling av startlån Hvem kan få lån Hva kan det gis lån til Låneutmåling Rente og avdragsvilkår Andre vilkår Sikkerhet for lånet Klageadgang Fullmakter Retningslinjer inventarprotokoll Bakgrunn Generelle bestemmelser Registrering Registreringsmåter Gjenstand for registrering Innholdet i registreringen Ansvarlig for registreringen Spesielle tiltak ved flytting og salg av utstyr Kassasjon Kontroll

10 Økonomireglement Kåfjord 1. Generelt om økonomireglementet 1.1 Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av statens oppfordring til kommunene om å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet. Gjeldende forskrifter for dette reglementet: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett, jmfr. kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning, jmfr. kommuneloven 48 nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, jmfr. kommuneloven 49 nr. 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier, jmfr. kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning, jmfr. kommunelovens 52 nr 2 Disse reglene er rammepregede og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Å angi ansvar og myndighet i økonomisammenheng Andre vedtatte dokumenter av betydning for økonomistyringen men som ikke er tatt inn i dette reglementet: Etiske retningslinjer for Kåfjord kommune Delegasjonsreglement for Kåfjord kommune Reglement for finansforvaltning 4

11 Økonomireglement Kåfjord 2 Kommunens plan- og økonomisystem 2.1 Innledning Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: 1. Kommuneplanens langsiktige del 2. Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) 3. Årsbudsjett 4. Økonomirapport per og Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering (KOSTRA) Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, det vil si i hver kommunestyreperiode. Kommuneplanens kortsiktige del Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har et 4-årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til handlingsprogram, og disse dokumentene skal være identiske. Dokumentet, heretter betegnet som økonomiplanen, skal ta utgangspunkt i dagens situasjon, og angi et realistisk anslag på framtidige inntekter og utgifter. Den skal også følge opp og videreføre kommunens satsningsområder og vedtak som er gjort, inneholde en plan for kommunens investeringer, samt angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden. Årsbudsjett Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen, og konkretiserer økonomiplanens og årsbudsjettets prioriteringer i kommuneplanens langsiktige del. Årsbudsjettet skal også være et bevilgingsdokument vedtatt av kommunestyret som angir nettorammene til tjenesteområdene for det kommende året. Økonomiplanen blir behandlet parallelt med årsbudsjettet i kommunestyrets desembermøte. Økonomirapport per og I løpet av året er det to hovedrapporteringer til kommunestyret, per 30. april og 31.august. Her foretas det en grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. Årsregnskap og årsmelding Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen seks måneder etter regnskapsårets slutt jf. kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10. Rådmannen skal utarbeide årsberetning i henhold til kommuneloven 48, og denne utarbeides som en del av rådmannens årsmelding. 5

12 Økonomireglement Kåfjord 2.2 Årsbudsjett og økonomiplan Formål Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er: fordele driftsmidler til eksisterende tjenestetilbud, realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del planlegge nye tiltak føre kontroll med kommunens ressurstilgang samt ressursbruk i henhold til kommunelovens krav til økonomisk balanse. Arbeidet med budsjett og økonomiplan vil også avdekke kommunens ressurser og den økonomiske utviklingen de neste fire årene. På bakgrunn av dette kan det planlegges nye tiltak, få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten eller eventuelt planlegge nedjusteringer i tjenestetilbudet for å tilpasse drifta til de økonomiske rammene. Anvendelsesområde I henhold til kommuneloven 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som Juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. Ansvar Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret ved behandlingen av årsbudsjett og økonomiplan Utarbeidelse Kommuneplanens langsiktige del benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg benyttes følgende: Konsekvensjustert budsjett sektorplaner årsregnskap årsmelding evaluering av drift og vedtatte mål nasjonal rapportering (KOSTRA) Økonomiplanen skal gjelde for fire år angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden danne grunnlaget for årsbudsjettene følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del og sentrale vedtak som er gjort 6

13 Økonomireglement Kåfjord Årsbudsjettet skal utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år bygge på prioriteringer i økonomiplanen være bevilgningsdokument, det vil si at vedtatt budsjett angir hvilke nettorammer kommunestyret har bevilget til kommunens tjenesteområder det kommende året. Rammene er bindende på etatsnivå. 7

14 Økonomireglement Kåfjord 3. Økonomisystemet og kontoplan 3.1 Økonomisystemet Økonomistyring er blant annet å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem. Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: Regnskap/budsjett Lønns og personalsystem Faktureringssystem I tillegg er det noen fagsystemer (f.eks. forsystemer pleie og omsorg) som benyttes av kommunens ulike enheter. Disse systemene avgir data til de ikke 3 hovedmodulene som utgjør økonomisystemet. I den løpende økonomistyring er spesialsystemene et viktig supplement til økonomisystemet. Kåfjord kommune bruker Agresso økonomisystem for registrering av regnskaps- og budsjettdata, til lønn og til fakturering. I tillegg benyttes budsjettsystemet Arena til utarbeidelse av budsjett og økonomiplaner samt til budsjettkontroll. 3.2 Kontostreng Kontoene Kåfjord kommunes budsjett- og regnskapssystem er bygd opp slik: Art (utgifts/inntektstype som lønn, utstyr, reiseutgifter osv). Ansvar (utgifts/inntektssted) Funksjon (hjemmetjeneste, institusjonstjeneste osv). I tillegg til disse kan kontostrengen i regnskap og budsjett utvides for å spesifisere: Anlegg (tileggspesifisering av anlegg) Prosjekt (tilleggspesifisering av prosjekter) Eksempel på registreringsnivå for driftsutgift Art Ansvar Funksjon 5 siffer 3 siffer 3 siffer Eksempel på registreringsnivå for kapitalutgift: Art Ansvar Funksjon 5 siffer 4 siffer 3 siffer Av det overforstående fremgår det at i driftsbudsjett benyttes 3 siffer i ansvar mens i kapitalbudsjett benyttes det 4 siffer. 8

15 Økonomireglement Kåfjord Art/konto Beskriver hvilke type ressurser som brukes. Ressurs/inntektstype Eks.: lønn, utstyr, salgsinntekter m.v. Første siffer angir kontoklasse i Kåfjord kommunes internkontoplan (1= drift/ 0= investering). Ansvar Beskriver hvem som bruker ressurser. Ansvar defineres som den avdeling/person som har ansvar for at resultatene skapes og budsjettene holdes. Ansvarsdimensjonen viser organiseringen av virksomheten og dermed hvem som har ansvaret for de enkelte ledd i ansvarskjeden. Eks: Kåfjord helsesenter, Fossen barnehage. Funksjon Beskriver hva som produseres med ressursene. Begrepet viser hvilke konkrete tjenester kommunen yter overfor sin befolkning. Eks.: Grunnskolene, eldreomsorg, vannforsyning m.v. Innføringen av KOSTRA medførte at det kom nye begreper som s benyttes i forbindelse med budsjettering og aktivitetsrapportering, funksjon og tjenestebegrepene. Et tjenesteområde er summen av et antall funksjoner og funksjonsbegrepet knytter kommunale oppgaver og ressursbruk til brukergrupper. Videre benyttes dette til å frembringe informasjon på nasjonalt nivå og å lage sammenligninger mellom kommuner. Funksjons-/tjenestebegrepet er uavhengig av hvilke typer tjenester kommunen har etablert og hvordan tjenesten er organisert (organisasjonsnøytralt). Prosjekt Prosjektdimensjonen vil stort sett inneholde tidsbegrensede aktiviteter. Det er aktuelt å benytte prosjekt i forbindelse med oppføring av bygg og anlegg, til å spesifisere bruk av øremerkede midler som må holdes atskilt fra kommunal bevilgning, ved regnskapsføring av tilskudd som krever eget regnskap osv. Prosjekt er årsuavhengig, dvs. at flere år kan til enhver tid ses i sammenheng. Endringer i kontoplanen Alle endringer i kontoplanen utføres av kommunekasserer eller økonomileder. Ved behov for nye kontoer kontaktes en av disse. 9

16 Økonomireglement Kåfjord 4. Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret vedtar driftsbudsjettet på etatsnivå. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Dette innebærer at endringer av nettoramme i budsjettåret for etatene skal vedtas av kommunestyret selv. Dersom prognosene i den økonomiske rapporteringen viser at en etat har overskredet budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene kan dekkes av den bevilgning kommunestyret har gitt etaten totalt for hele året. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, dekkes inn i løpet av året, legger rådmannen fram sak om tilleggsbevilgning eller budsjettregulering til hovedutvalg/formannskap/kommunestyret. 4.1 Ansvar kommunestyret Driftsbudsjett Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken iht. kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Kommunestyret skal selv vedta et budsjett satt opp i henhold til hovedoversikt drift med de krav til spesifikasjoner som fremkommer av budsjettskjema 1A. Årsbudsjettet skal vedtas med et innhold som følger av kommuneloven 46. Budsjettreguleringer mellom etatsrammer skal vedtas av kommunestyret selv. Unntatt herfra er de endringer i etatsrammene som oppstår når formannskapet fordeler midler fra sin reservepost under Sentraladministrasjonen Kapitalbudsjett Kommunestyret skal vedta kapitalbudsjett og fordele rammen på de enkelte prosjekt. Kommunestyret skal selv foreta endringer i kapitalbudsjett på samme nivå som dette ble vedtatt på i budsjettvedtaket. 4.2 Ansvar formannskapet Med de begrensninger som følger av ovenstående samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: Formannskapet gis fullmakt i driftsbudsjettet å fordele midlene avsatt på konto til formannskapets disposisjon. I tillegg har formannskapet utvidet myndighet til å treffe vedtak i henhold til kommunelovens 13. Dette gjelder i saker hvor kommunestyret er besluttende organ, men hvor vedtak må treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. Orientering om vedtak truffet i medhold av paragraf 13 skal forelegges kommunestyret i neste møte. 4.3 Ansvar rådmannen Rådmannen kan i løpet av året foreta reguleringer innenfor etatenes netto driftsrammer, og overføre budsjettbeløp innenfor kapitalbudsjettet som følge av endrede kostnader. Om et 10

17 Økonomireglement Kåfjord prosjekt får en lavere kostnad enn budsjettert kan disponible midler fra dette prosjektet overføres til et annet prosjekt som vil bli dyrere. Kapitalbudsjettets totalramme kan ikke endres. Disse reguleringene skal refereres for hovedutvalgene/formannskapet. Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at disposisjonsfullmaktene følges. Etatslederne har tilsvarende ansvar overfor rådmannen, og skal sørge for at fullmaktene blir fulgt i egen etat. Grunnlaget for budsjettreguleringer gjøres av den enkelte budsjettansvarlige. Dette innebærer å bestemme hvilke beløp som skal flyttes mellom spesifiserte kontoer. Budsjettreguleringer kan ikke benyttes til å foreta endringer som innebærer utgifter utover budsjettåret. Den praktiske budsjettreguleringen gjøres av økonomileder. 11

18 Økonomireglement Kåfjord 5. Prosess for utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides i henhold til forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Kommunestyret vedtar driftsbudsjettet og kapitalbudsjettet på etatsnivå med spesifisering og obligatorisk oppstilling i henhold til budsjettforskriften. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Økonomiplanen skal vedtas på netto etatsrammenivå på lik linje med budsjettet. Prosess og ansvarsforhold igangsettes ved at rådmannen utarbeider et budsjettrundskriv med en detaljert tidsplan for utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan som sendes ut til ledernivåene, politiske utvalg og formannskap innen utgangen av juni. I denne informeres det om økonomiske forutsetninger, endringer i statsbudsjett og kommuneproposisjonen etter fremleggelse i mai. Rådmannen lager et første utkast til økonomiplan ved at sist vedtatte plan fremskrives og det legges til et nytt år. Vedtatte investeringer fra forrige plan videreføres samt at vedtatte investeringer for inneværende budsjettår som ikke vil bli gjennomført overføres til neste år. For driftsbudsjettet legges budsjettrammer fra sist vedtatte økonomiplan til grunn. Nye vedtatte driftstiltak legges inn, og eventuelle reduksjonsvedtak trekkes ut. Budsjettrammene prisjusteres med antatt prisvekst i kommende statsbudsjett. Ansvarlige i kommunen: Økonomileder skaffer oversikt over inntekter fra skatt, salg av kraft, rammetilskudd, og andre ikke øremerkede statstilskudd for neste årsbudsjett og økonomiplan. Etatslederne holder oversikt over vedtatte nye driftstiltak innenfor sine områder og rapporterer skriftlig til økonomileder og rådmann. Etatslederne holder oversikt over vedtatte reduksjoner innenfor sine områder og rapporterer skriftlig til økonomileder og rådmann. Økonomileder holder oversikt over pensjonssatser herunder premieavvik - og ser til at disse benyttes i årsbudsjett og økonomiplan. Økonomileder holder oversikt over kommunens bankinnskudd, fondsavsetninger, lånegjeld, rentesatser og løpetid på lån. Etatslederne holder oversikt over fremdrift på årets investeringstiltak innenfor sine områder og foreslår hvilke prosjekter som må gjentas i neste årsbudsjett og eventuelle beløpsendringer. Dette rapporteres skriftlig til økonomileder og rådmann. I løpet av september gjennomgår rådmannens ledergruppe gjør følgende: Vurderer kommunens inntektsside Vurderer dagens driftssituasjon og forventet utvikling framover. Uforutsette merutgifter må vurderes mht varighet. Vurderer budsjettrammer og foreslå eventuelle justeringer av disse mellom etatene. Vurderer kapitalbudsjett for økonomiplanperioden. Lønnsdata overføres fra Agresso til Arena innen 20. september. 12

19 Økonomireglement Kåfjord Etatslederne utarbeider et budsjettforslag for kommende år. Budsjettforslaget registreres direkte inn i Arena. Budsjettforslaget skal være innenfor budsjettrammen. Konsekvenser av dette spesifiseres og fremlegges for rådmann og økonomileder. Frist for å få med oppdaterte justeringer fra forslaget til statsbudsjett er 15. oktober. Budsjettforslaget behandles i hovedutvalgene innen utgangen av oktober. Hovedutvalgenes vedtak, samt budsjettforslag for sentraladministrasjonen, renter og avdrag, skatter og rammetilskudd, og årsoppgjørsdisposisjoner fremlegges i formannskapets arbeidsmøte 1. I dette møtet gjennomgår rådmannen kommunens hovedutfordringer for økonomiplanperioden, samt hvilke grep som er lagt inn i forslaget til budsjett/økonomiplan både innenfor driftsbudsjett og kapitalbudsjett. Formannskapet kommer med sine signaler/endringer som rådmannen innarbeider i budsjett/økonomiplan. Formannskapet avholder eventuelt et arbeidsmøte 2. Denne bør være innen midten av november. Etter dette formannskapets siste arbeidsmøtet faller rådmannens budsjettforslag bort og det utarbeides et endelig budsjettdokument. Innen utgangen av november kommer Formannskapet med sin innstiling til årsbudsjett for neste år og økonomiplan for de neste tre årene. Årsbudsjett og økonomiplan vedtas i Kommunestyrets desembermøte. 5.1 Driftsrammer Hovedoversiktene i økonomiplanen er bygd opp ihht gjeldende rammeområder, avspeiler i stor grad den interne organiseringen og er bygget rundt ansvar- og resultatbegrepet. I Kåfjord kommune inngår følgende driftsansvar i etatsrammene: Sentraladministrasjonen Oppvekst Omsorg Utvikling Prosjekter Drift - ansvar ansvarlig: Rådmannen - ansvar ansvarlig: Etatsleder oppvekt - ansvar ansvarlig: Etatsleder helse - ansvar ansvarlig: Leder for drift og utvikling - ansvar ansvarlig: Rådmannen - ansvar ansvarlig: Leder for drift og utvikling I tillegg kommer følgende budsjettområder hvor det ikke fastsettes rammer, og som inngår i rådmannens ansvarsområde: Renter og avdrag - ansvar Skatter og rammetilskudd - ansvar Årsoppgjørsdisposisjoner - ansvar

20 Økonomireglement Kåfjord Endringer i form av nye tiltak eller reduksjon innenfor tjenesteområdene spesifiseres under den enkelte etaten. 5.2 Kapitalbudsjett Det gis ikke rammer i kapitalbudsjettet. I dette budsjettet er ansvarene er på 4 siffer og grupperes slik: Sentraladministrasjonen Oppvekst Omsorg Utvikling Prosjekter Drift - ansvar ansvarlig: Rådmann - ansvar ansvarlig: Etatsleder oppvekst - ansvar ansvarlig: Etatsleder helse - ansvar ansvarlig: Leder for drift og utvikling - ansvar ansvarlig: Rådmann - ansvar ansvarlig: Leder for drift og utvikling 14

21 Økonomireglement Kåfjord 6. Innkjøp og fakturering 6.1 Generelt om innkjøp Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldene lover og regler, samarbeidsavtaler, samt anskaffelsesreglement vedtatt av Kåfjord kommunestyre 23. juni På bakgrunn av kommunens eget reglement vedtok rådmannen den 15. september 2010 anskaffelsesrutiner for kommunen. Regelverket omhandler innkjøp, attestasjon og anvisning, og dokumentasjonskrav i henhold tilt lov om offentlig anskaffelse. Etatsleder har ansvar for å se til at alle med innkjøpsfunksjon har tilstrekkelig kjennskap til reglement og avtaler. Siden reglementet og rutinebeskrivelsen er tilgjengelig som egne dokumenter så tas det inn kun sentrale momenter nedenfor. Disse to dokumentene om anskaffelse i Kåfjord kommune er lagt ut på kommunens intranettside Inngåtte avtaler med leverandører Avtaler inngås for en viss periode med ulike leverandører og varegrupper. Det er viktig at disse overholdes. Dette med hensyn til respekt for leverandøren som har lagt ned arbeide for å skaffe oss rimeligst mulig leveranser, men også for kommunens posisjon når nye avtaler skal fremforhandles. Oppdaterte avtaler fins på kommunens intranett Kjøp utenfor avtale Det er laget egen rutine for "Sanksjoner" i tilfelle det foretas kjøp som ikke er i henhold til forpliktende avtaler. Det vises her til anskaffelsesrutinenes punkt Krav til faktura Kun originalfakturaer skal brukes som regnskapsbilag. Dersom det er umulig å bruke originalfaktura, kan kopi benyttes med påskrift om at denne erstatter originalen, samt påført årsak til at kopi benyttes. Faktura kontrolleres mot følgeseddel eller rekvisisjonsblankett, når slik foreligger. Dersom faktura mangler spesifikasjon må ordreseddel alltid heftes ved fakturaen Prosedyrer ved bestilling Avklar om den vare som skal bestilles finns på en eksisterende kjøpsavtale med leverandør. Om det ikke er en kjøpsavtale for aktuell vare kan andre leverandører benyttes. Sjekk hva som er disponibelt av budsjettmidler. Om det ikke er tilstrekkelig med budsjett må det avklares om det kan foretas interne budsjettreguleringer. Om ja tas det kontakt med økonomileder. Dette kan gjøres via mail hvor det angis hvilket beløp som skal overføres mellom to eller flere kontoer som spesifiseres. Budsjettregulering gjennomføres om det er disponible midler. Om intern budsjettregulering ikke kan gjennomføres må kjøpet enten avlyses eller det må tas kontakt med etatsleder for avklaring. Ved bestilling skal ressursnummer og navn oppgis til leverandør. 15

22 Økonomireglement Kåfjord Varemottak Ved varemottak skal følgende kontrolleres: Kvantitet (at varen leveres i den mengde som er bestilt) Kvalitet (dersom leveransen har vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette) Kontroll av mottatt vare skal så langt det er mulig kontrolleres av bestillingsansvarlig Attestasjon av faktura Den som attesterer har ansvar for at pris er riktig, at eventuell rabatt og forfallsdato er i henhold til avtale. Attestasjon innebærer også en bekreftelse på at fakturaen/varen ikke er betalt/behandlet tidligere. Den som attesterer, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet. Det påføres kontostreng som angir fakturaens plassering i regnskapet samt korrekt mva kode. Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som attesterer, vil kunne medføre økonomisk ansvar. Den som attesterer, kan ikke attestere egne regninger. Egne regninger betyr at utbetalingen skal gjøres til den som attesterer. Det betyr ikke at man ikke kan attestere f.eks. en regning fra et hotell hvor man selv har reist. I utgangspunktet er attestasjonsmyndigheten hos de som har bestillingsmyndighet. I avdelinger man mange ansatte som foretar bestillinger, men kun en attestant, skal attestanten få bekreftelse fra bestiller på at faktura er korrekt i forhold til antall, sum og formål. De med anvisningsmyndighet har også attestasjonsmyndighet, men kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. Det er enhetsledere som har myndighet til å delegere attestasjonsmyndighet. Denne skal gis skriftlig og kopi sendes kommunekassa. Skjema for delegasjon av attestasjons/anvisningsmyndighet finnes på intranett Anvisning Før utbetaling skjer skal det foreligge anvisning, det vil si en utbetalingsordre fra den som har slik myndighet. Rådmannen er av kommunestyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning. Rådmannen kan foreta intern delegering av sin anvisningsmyndighet. Den som er delegert anvisningsmyndighet, kan videredelegere denne ett ledd. Anvisningsmyndigheten skal gis skriftlig og stiles til revisjonen med kopi til kommunekassa. Det skal her fremgå hvem som har anvisningsmyndighet på de enkelte ansvar. Kommunekasserer skal ha en ajourført oversikt over hvem som har tildelt anvisningsmyndighet. 16

23 Økonomireglement Kåfjord Anvisningen skal vise utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt leverandør og angi kontostreng, momskode eller momskompensasjonskode og eventuelt prosjekt. Faste lønninger, andre uforanderlige årsutgifter og renter og avdrag på kommunens gjeld kan utbetales etter såkalte «stående anvisninger», dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis. Variabel lønn og andre lønnsrelaterte utbetalinger skal anvises på papir og forefinnes i lønnsbilagene. Anvisningsmyndighet kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Ordfører anviser utbetalinger tilrådmannen. Rådmannen anviser utbetalinger til ordføreren. Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger, eller for familiemedlemmer. Anvisningsmyndighet kan ikke delegeres til regnskapsansvarlig. Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren. Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder i ferie og ved fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt. Slik oversikt skal sendes til kommunekassa. Bruk av anvisningsmyndighet Når fakturaen er attestert skal den videre til den som har anvisningsmyndighet. I Agresso er det automatikk i dette, alt ettersom hvilke konto som skal belastes. Dette skal skje uten unødvendig opphold. Ved anvisning skal følgende forhold være avklart: det foreligger gyldig vedtak om bevilgning det finnes dekning for beløpet den fakturerte vare eller tjeneste er mottatt i henhold til bestillingen forskriftene for regnskapsføring følges Dersom faktura ikke er attestert riktig skal denne sendes i retur til attestant med påskrevet grunn. Ved tilfeller der en faktura ikke skal betales, skal denne avvises, og grunn påføres i Agresso. Kommunekassa vil da fjerne fakturaen Salg og fakturering Generelt og salg og fakturering Alt kommunalt salg og fakturering av dette skal skje i henhold til gjeldende lover og regler på området samt interne rutiner som er utarbeidet. Kommunestyret fastsetter betalingssatser i de årlige budsjettvedtakene. Tjenester innenfor VAR området og feietjenesten prises ut fra et selvkostprinsipp slik at kommunens kostnader til drift av disse tjenestene dekkes i sin helhet. 17

24 Økonomireglement Kåfjord Rutiner for innkreving Det er her to ulike gjøremål som ut fra et sunt økonomistyringsprinsipp må skilles: Utarbeide grunnlag (fastsette hva tjenestemottaker skal betale) Produsere faktura med utgangspunkt i grunnlaget Utarbeide grunnlag Dette må gjøres i den avdelingen som produserer/selger tjenesten. Det er de som har kontakt med kunden og som har det beste grunnlaget for å kunne si noe om hva denne skal betale Produsere faktura Kommunekassa produserer faktura, sender til kunden, og fører kontroll med at faktura betales til rett tid. 18

25 Økonomireglement Kåfjord 7 Reiseregning, lønns- og reiseforskudd 7.1 Generelt om lønnsbilag Dette kan slettes dersom dere ikke skriver noe om det generelle med lønnsbilag: Arbeidsgivers ansvar, Ansattes ansvar, Attestering, Anvisning, Arkivering 7.2 Reiseregning I kommunesektoren benyttes Statens reiseregulativ som utgangspunkt. 3 i Sentral generell særavtale 1001 presiserer imidlertid at det til enhver tid gjeldende bestemmelser for statens tjenestemenn i «Regulativ for reiser innenlands for statens regning» og «Regulativ for reiser i utlandet for statens regning» med hensyn til skyssutlegg, nattillegg, kostgodtgjørelse og administrativ forpleining som gjelder. Dette vil si Statens reiseregulativ «Utenlandsregulativet» gjelder ikke kommunesektoren. Kommunestyret har i sak 71/05, den , vedtatt et reglement for godtgjørelse til medlemmer av kommunale styrer, råd og utvalg. I denne vises det til 41 i kommuneloven, som gjelder dekning av utgifter og økonomisk tap for de som har et kommunalt eller fylkeskommunalt tillitsverv. Sentrale punkter i reglementet: 7.1 De som har krav på dekning av utgifter til skyss, tapt arbeidsfortjeneste eller møtegodtgjørelse skal bruke kommunens reiseregningsblankett, som leveres ved møtets slutt eller innsendes snarest, evt. kvartalsvis. Reiseregninger for foregående år skal være innsendt innen 15. januar. 7.2 Det skal føres egen reiseregning for hvert utvalg. 7.3 Tidspunkt for avreise fra hjemsted, samt tid for ankomst til hjemsted etter møtets slutt, skal påføres. 7.4 Ved bruk av egen bil skal antall km påføres. 7.5 Navn på eventuelle passasjerer det også kreves utgiftsdekning for, skal påføres. Hvis ikke navn er oppgitt, vil dette bli strøket. 7.6 Ved krav om erstatning av tapt arbeidsfortjeneste skal følgende dokumentasjon vedlegges reiseregning: Bekreftelse fra arbeidsgiver om trekk i lønn. Selvstendig næringsdrivende som har hatt vikar/avløser, må framlegge godkjent dokumentasjon for dette. Ved krav om ulegitimert tap, jfr. pkt og 5.3.3, fylles ut egenerklæring om inntektstap, forsømt arbeid eller studium. 7.7 Reiseregningen skal underskrives. 19

26 Økonomireglement Kåfjord 7.8 Den folkevalgte/politisk valgte må selv kreve utgiftsdekning før kommunen utbetaler dette, med unntak av møtegodtgjørelse som utbetales halvårlig. 7.9 Satsene vurderes årlig i forbindelse med budsjettvedtak. Ansatte har på lik linje med politikere og tillitsvalgte et eget ansvar for å fylle ut reiseregninger i henhold til reiseregulativet. Reiseregninger skal leveres snarest mulig etter endt tjenestereise. Reiseregning som er levert innen utgangen av måneden tas med første lønnsutbetaling i måneden etter. Skjema for reiseregning er tilgjengelig på Servicekontoret eller på Lønns- og personalavdelingen. 7.3 Lønnsforskudd Alle som er/har vært ansatte og som har tilgodelønn kan søke om lønnsforskudd/lønnslån. Administrasjonsutvalget i Kåfjord kommune vedtok følgende punkter: 1. Arbeidstakere i Kåfjord kommune kan få utbetalt forskudd. Forskuddet skal ikke utgjøre mer enn en måneds nettolønn. 2. Forskuddet må godkjennes av Lønns- og personalavdelingen, og utbetales så fremt tidligere forskudd er gjort opp. 3. Forskuddet på lønn skal i hovedtrekk gjøres opp påfølgende lønningsdag. For beløp som overstiger en halv måneds nettolønn, kan tilbakebetalingen fordeles over inntil fire måneder. 4. Det innføres et betalingsgebyr for søknad om forskudd. Gebyret fastsettes til 4 % av beløpets størrelse, men minimum kr. 200,-. Førstegangs uttak til nytilsatte er unntatt gebyr. 5. Oppgavepliktig rentefordel ved forskudd på lønn innberettes til skattemyndigheten i henhold til gjeldende bestemmelser. 6. Dersom arbeidstaker slutter i tjenesten skal utestående beløp betales tilbake ved fratredelsen. 7. De nye retningslinjene erstatter tidligere regelverk og gjøres gjeldende fra vedtaksdato. Det inngår skriftlig nedbetalingsavtale der forskuddet avdras i inntil fire måneder. I et vanlig lønnsforskudd trekkes hele beløpet ved neste lønning. Lønns- og personalkontoret følger opp de sakene som ikke er avsluttet. 7.4 Reiseforskudd: Ved tjenestereiser hvor den påløper utgifter som er kjent i forkant, kan den ansatte søke om et reiseforskudd. Skjemaet for dette er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Der skal det fremkomme hvem som skal reise, dato og bestemmelsessted. 20

27 Økonomireglement Kåfjord Skjemaet leveres nærmeste overordnede for signatur, og leveres deretter Lønns- og personalkontoret. Reiseforskudd trekkes inn i sin helhet måneden etter at forskuddet er utbetalt. Det beregnes ikke gebyr for reiseforskudd. 21

28 Økonomireglement Kåfjord 8 Regnskapsprinsipp og årsavslutning 8.1 Årsregnskapet Kommunene er pålagt å utarbeide årsregnskap og årsberetning for sin virksomhet iht. kommuneloven 48. I tillegg til kommunekassen sitt regnskap gjelder bestemmelsen også for kommunale særbedrifter opprettet i medhold av kommuneloven 11 og interkommunale sammenslutninger iht. kommuneloven 27. Årsregnskapet består av flere dokumenter som benevnes slik: 1. Bevilgningsregnskap som består av drift- og kapitalregnskap 2. Balanseregnskap 3. Økonomiske oversikter jf. regnskapsforskriften 4. Noter 5. Årsberetning 6. Nasjonal rapportering (KOSTRA) Kommunekasserer har ansvar for dokumentene som inngår i punkt 1-4 og 6. Rådmannen har ansvar for årsberetningen. 8.2 Grunnleggende regnskapsprinsipp Anordningsprinsippet Definisjon ifølge regnskapsforskriften 7: "Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapene avsluttes." Anordningsprinsippet innebærer at alle kjente utgifter og inntekter skal henføres og bokføres på riktig år, uavhengig av om inn eller utbetaling er foretatt Bruttoføring Regnskapet skal føres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftspostene. I praksis vil dette innebære at alle utgifter/utbetalinger må vises med sine fulle beløp. Tilsvarende for inntekter/innbetalinger. Eksempel: Refusjon av sykepenger inntektsføres i kommunen som en egen inntektsart og skal ikke føres som redusert lønnsutgift Tilgang og bruk av midler All tilgang av og bruk av midler skal vises i drifts- og kapitalbudsjettet/regnskapet. Registrering kun i balansen er ikke tillatt God kommunal regnskapsskikk Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. God kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av foreningen for god kommunal regnskapssikk, som vil utvikle standarder/normer innenfor regnskapsområdet. Kommunal regnskapsstandarder gitt av foreningen har rettslig virkning for kommunens 22

29 Økonomireglement Kåfjord regnskapsføring. En oversikt over standarder utviklet av foreningen for god kommunal regnskapsskikk finnes på: Vurderingsregler i balansen Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost og skal gjøres gjenstand for avskrivninger. Avskrivningene gis ikke resultateffekt i driftsregnskapet. Nedskrivning skal gjennomføres ved varig verdifall Avgrensning mellom investering og drift 1. Som investering anses anskaffelser av eiendeler av vesentlig verdi som er bestemt til eget, varig eie eller bruk. Alle investeringer skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen. 2. Med varig eie eller bruk menes en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. 3. Med vesentlig verdi menes en anskaffelseskost på minst kr ,-. 4. Som vedlikehold anses utgifter som påløper for å holde eiendelen i samme standard tilsvarende som den var på opprinnelig anskaffelsestidspunktet. Vedlikehold regnskapsføres i driftsregnskapet. 5. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard eller til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde enn den har vært i tidligere. Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet. Påkostning føres i investeringsregnskapet. 6. Følgende inntekter/innbetalinger skal defineres som ikke-løpende inntekter og regnskapsføres i investeringsregnskapet: Inntekter ved salg av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler. Utgifter som kan henføres direkte til salg av anleggsmidler, utgiftsføres i investeringsregnskapet etter bruttoprinsippet. Som hovedregel inntekt/innbetaling ved salg av finansielle anleggsmidler. Inntekter mottatt som vederlag eller kompensasjon for tapte anleggsmidler Andre inntekter/innbetalinger som er både uvanlig, uregelmessig og vesentlig. 8.3 Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister Kommunekasserer leverer ferdig avlagt årsregnskap til revisjonen innen 15. februar i året etter regnskapsåret, jf. regnskapsforskriften 10. Fra samme tidspunkt er regnskapet offentlig. Regnskapet underskrives av rådmannen og kommunekasserer. Rådmannen har ansvaret for å utarbeide årsberetningen innen 31. mars. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Formannskapet skal innstille til kommunestyret i regnskapssaken jf. kl 48 nr. 3 23

30 Økonomireglement Kåfjord Regnskapsvedtaket skal inneholde disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd Regnskapsavslutningen og frister Forberedelsene til regnskapsavslutningen starter med at kommunekasserer utarbeider en arbeidsplan for regnskapsavslutningen som sendes til alle enhetene i begynnelsen av november. I denne arbeidsplanen fastsettes bestemte datoer og fremdrift for regnskapsavslutningen. Ifølge regnskapsforskriftens 10 skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. De frister som er satt i dette dokumentet og vedlegg er derfor absolutte. Regnskapsforskriftens anordningsprinsipp følges. Dog må hensynet til anordningsprinsippet ikke medføre at avleggelse av regnskapet blir forskjøvet utover de frister som er bestemt Årlig innen 31. november skal kommunekasserer ha utarbeidet en nærmere plan for regnskapsavslutningen. Planen skal angi tidsfrister for tiltakene, bekrivelse av tiltakene samt hvem som er ansvarlig for gjennomføringen. Økonomileder skal sørge for at planen gjøres kjent i organisasjonen. Alle etater/virksomheter skal rutinemessig gjennom året føre kontroll av sine regnskaper for inneværende år med hensyn på å sikre korrekt anordning, oppretting av feil mv.. Endelig pensjonsbelastning blir ikke avklart før i januar året etter regnskapsåret. Når avregningen fra pensjonsselskapene foreligger vil den enkelte enhet bli belastet med korrekt pensjon. Anvisningen av disse utgiftene vil bli gjort av rådmannen, og er et unntak fra prinsippet om at den enkelte enhet selv skal anvise utgifter på eget område Strykningsbestemmelser for driftsregnskapet Strykninger ved regnskapsmessig underskudd i driftsregnskapet er også regulert i regnskapsforskriften 9. Et regnskapsmessig underskudd skal reduseres gjennom følgende prioriterte rekkefølge: 1. Stryke overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap i henhold til vedtak i kommunestyret. 2. Stryke avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter. 3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter. Punkt en og to står uprioritert i forskriften og er fastsatt av kommunen selv. Strykning etter punk tre skal først skje når strykninger etter punkt en og to er gjennomført. Ved delvise strykninger gis rådmannen fullmakt til å prioritere hvilke avsetninger i driftsregnskapet som helt eller delvis skal strykes og hvilke utgifter i investeringsregnskapet som skal prioriteres finansiert ved overføringer fra drift Strykningsbestemmelser for Kapitalregnskapet Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i kapitalregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger i investeringsregnskapet, skal det udekkede beløpet føres opp til dekning på Kapitalbudsjettet i det år regnskapet legges frem. Det udekkede beløpet skal først reduseres ved å redusere budsjetterte avsetninger finansiert av 24

31 Økonomireglement Kåfjord inntekter i investeringsregnskapet og ved å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning. Eventuelle udisponerte beløp i investeringsregnskapet føres opp til inntekt i Kapitalbudsjettet i det år regnskapet legges frem. 25

32 Økonomireglement Kåfjord 9 Økonomisk rapportering 9.1 Administrativ rapportering Etatsledere i Kåfjord kommune skal rapportere om den økonomiske situasjonen for sitt resultatansvar til rådmannen. Første økonomiske rapportering er per. februar. Frist for rapportering til rådmannen er den 14. i påfølgende måned. Det er utviklet en egen web-modul knyttet til økonomisystemet som benyttes ved administrativ rapportering. 9.2 Rapportering til kommunestyret I løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: Økonomirapport I per 30. april Økonomirapport II per 31. august Årsregnskapet og årsberetning behandles innen seks måneder etter regnskapssåret er avsluttet. I økonomirapportene per 31. mars og 31. august foretas en gjennomgang av kommunens samlede driftsutvikling i forhold til budsjett. Ved avvik skal rådmannen legge frem forslag om inndekning og omdisponering av midler for å oppnå økonomisk balanse per Årsmelding Årsmeldingen skal utarbeides i henhold til kommunelovens 48 nr. 5 med følgende innhold: Opplysninger om forhold som ikke fremgår av regnskapet Informasjon om kommunens tjenesteyting Forhold som er viktig for å bedømme kommunens stilling og resultatet av virksomheten Forhold vedrørende usikkerhet om regnskapet Ekstraordinære forhold Viktige begivenheter inntrådt etter regnskapsårets utløp Andre forhold av vesentlig betydning Likestilling Årsmeldingen utarbeides av de ansvarlige for hvert rammeområde og skal være ferdigstilt innen 31. mars. Årsmeldingen skal foreligge til behandling i kommunestyret samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. 26

33 Økonomireglement Kåfjord 9.4 Nasjonal rapportering Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfatter elektronisk rapportering til SSB av regnskapsdata og tjenestedata fra aktuelle fagsystemer. Rapporteringsfrist er 15. januar og 15. februar. Målet med kostra er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personalinnsats i form av årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata på funksjon/tjenestenivå. Sammenstillingen gir informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader m.m. i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner i henhold til kostraforskriften. Kåfjord kommunes kontoplan er bygd opp med utgangspunkt i arts- og funksjonsbegrepene, og kommunens økonomimodell må ta hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA. Alle vedtatte rutiner knyttet til de ulike områdene som er tatt inn i økonomireglementet er lagt ut på Kåfjord kommunes intranett under tema økonomisk internkontroll. 27

34 Økonomireglement Kåfjord 10 Diverse bestemmelser for regnskapet 10.1 Retningslinjer for avskrivning av fordringer Formål Regnskapet skal gi et mest mulig korrekt bilde av hvilke fordringer kommunen har. Det må derfor være rutiner for at fordringsmassen periodisk skal gjennomgås og vurderes i forhold til hvor reelle de anses for å være. Fordringer som anses som uerholdelige skal avskrives i bevilgningsregnskapet. Anvendelsesområde Dette reglement omfatter retningslinjer for når det skal foretas avsetninger til tap på krav, når krav skal avskrives fordi de antas å være uerholdelige/konstaterte tap og når krav skal avskrives fordi de kan eller må slettes. I tillegg omfatter reglementet retningslinjer for endring av betalings- og lånebetingelser. Reglementet omfatter ikke skattekrav. Ansvar Rådmannen har overfor formannskap og kommunestyre ansvar for at prosedyren følges. Kommunekasserer skal på vegne av rådmannen koordinere og kvalitetssikre alt innfordringsarbeid i kommunen og rapportere om status. Gjennom dette reglementet delegerer kommunestyret myndighet til rådmannen å foreta nødvendige avskrivninger slik at kommuneregnskapet skal fremstå med reelle fordringer. Rådmannen delegeres også myndighet til å endre lånekrav som anses nødvendig Beskrivelse av gjennomføring Fordring (krav) En kortsiktig fordring er et krav som forfaller til betaling innen 1 år. Eksempel på kortsiktig fordring er eiendomsavgifter, renter og avdrag på utlån, husleie og opphold i barnehage. En langsiktig fordring er et krav som forfaller til betaling etter 1 år eller mer. Eksempel på langsiktig fordring er hovedstol på lån. Kommuneregnskapet føres etter anordningsprinsippet. Dette innebærer at de kommunale krav føres som inntekt i resultatregnskapet og som fordring i balanseregnskapet inntil kravet er betalt. Misligholdte fordringer En fordring anses som misligholdt når den ikke betales som avtalt. Et grovt mislighold oppstår når perioden "forfall + 60 dager" er overskredet. Tapsavsetning Dette er en avsetning som gjøres for å dekke forventede tap på krav slik at fordringsmassen blir mest mulig reell. 28

35 Økonomireglement Kåfjord Endring av låne- og betalingsbetingelser Når debitor ikke er i stand til å betale et krav i henhold til avtale, kan det avtales endringer i låne- og betalingsbetingelser. Endring av betalingsbetingelser omfatter endring av låneform, betalingstidspunkt og hvordan betaling skal skje. Endring av lånebetingelser omfatter i tillegg også endring av sikkerhet, rente samt tilbakebetalingstid. Rådmannen gis myndighet til å endre låne- og betalingsbetingelser som anses nødvendige. Konstaterte tap på krav Et krav vil være konstatert som tapt eksempelvis når utleggsforretning ikke har ført frem, ved rettskraftig dom, eller ved at kommunen har gitt avkall på hele eller deler av kravet. Sletting skal foretas på konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, eksempelvis etter avsluttet konkursbehandling (ikke privatpersoner), ved tapt rettssak eller ved gjeldsettergivelse Saksgang og ansvarsfordeling i innfordringsarbeidet Innledning De kommunale krav kan deles i to hovedgrupper: 1. De offentligrettslige krav hvor grunnlaget for å ta betaling er hjemlet i lov. Eksempler på offentligrettslige krav er vann-, kloakk- og renovasjonsavgift. 2. De privatrettslige krav som bygger på et avtalerettslig grunnlag. Eksempler på privat rettslig krav er oppholdsavgift, husleie, foreldrebetaling i barnehager, egenbetaling for hjemmesykepleie og utlån. Rådmannens delegasjonsmyndighet forutsetter at innfordringen er utført i henhold til retningslinjer i dette reglement. Rådmannen legger opp til at saksgangen ved innfordringen av kommunale krav skal følge retningslinjer og bestemmelser i Inkassoforskriften av Innfordringen vil variere noe avhengig av type krav og tvangsgrunnlag. For de offentligrettslige krav har kommunekasserer selv hjemmel som særnamsmann å igangsette tvangstiltak som utleggstrekk, motregning og utlegg. Kommunekassa vil om mulig også innfordre kommunens øvrige krav som egeninkasso. Ekstern inkassator tillates brukt Ansvars- og arbeidsdeling i innfordringsarbeidet Kommunekasserer skal på vegne av rådmannen koordinere og kvalitetssikre alt innfordringsarbeid i kommunen og rapportere om status. Han skal i tillegg og være kommunens kompetanse- og kontrollinstans i innfordringen. Se også pkt Det legges opp til følgende administrative ansvarsdeling: Fakturerende enhet har ansvaret for: korrekt fakturagrunnlag rapportering til kommunekassa 29

36 Økonomireglement Kåfjord Kommunekasserer har ansvaret for: Fakturautsendelse en effektiv innfordring av alle misligholdte krav å endre betalingsbetingelser når innfordring er iverksatt og foreta tapsavsetninger og avskrivninger av konstaterte tap. inngå avtaler om delvis sletting av gjeld etter avtale med fakturerende enhet rapportering til fakturerende avdeling Retningslinjer for tapsavsetninger Tapsavsetning skal foretas 1 gang pr. år og skal gjenspeile den del av kravet som er tapsutsatt. Størrelsen på tapsavsetningen vil således avhenge av antatt verdi av kravets sikkerhet, etter nærmere retningslinjer. Når det gjelder utlån, skal også den antatte verdien av debitor sin tilbakebetalingsevne tas med i vurderingen. I tillegg skal det budsjetteres med en skjønnsmessig tapsavsetning til dekning av fremtidige tap på krav på den del av fordringsmassen som ennå ikke er identifisert som tapsutsatt. Avsetningens størrelse baseres på erfaringstall for de ulike type krav, antatt verdi av sikkerhet og evt. tilbakebetalingsevne. Tapsavsetning føres mot spesifiserte balansekonti Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap Forutsatt at inkasso er forsøkt, skal krav konstateres som tapt og avskrives når: konkurs-/dødsbobehandling er avsluttet akkord er stadfestet foreldelse er inntrådt utleggsforretning ikke har ført fram ved tapt rettsavgjørelse/dom er rettskraftig gjeld ettergis (utenomrettslig gjeldsordning eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven) adresse er ukjent/utvandret (utskrift fra folkeregisteret evt. returpost) eventuelle sikkerheter er realisert og debitor ikke har økonomisk evne til å betjene restkravet For krav som ikke behandles som inkassosak, men hvor det etter gitte kriterier er overveiende sannsynlig at inkasso vil gi negativt resultat, kan beløp inntil kr ,- pr. krav avskrives som konstatert tap. Avskrivning av konstaterte tap innebærer ikke nødvendigvis at videre innfordring av kravet avsluttes. Avskrivning innebærer at man i regnskapet anser kravet som tapt, ved at tapet utgiftsføres i resultatregnskapet og at balanseposten kortsiktige fordringer reduseres tilsvarende. Som hovedregel skal tapet føres på det formål inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstaterte tap føres som inntekt i resultatregnskapet på det formål tapet tidligere er ført. Den videre innfordring av kravet avhenger av tvangsgrunnlaget og hvorvidt det er kostnadseffektivt å fortsette innfordringen. 30

37 Økonomireglement Kåfjord Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen fremdeles har tvangsgrunnlag overfor debitor behandles etter nærmere retningslinjer. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, skal og må slettes. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Debitor gjøres kjent med dette Endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting av krav Som hovedregel skal normal inkassoprosedyre iverksettes. Når debitor har kortvarige eller mer omfattende økonomiske problemer, kan det inngås avtale om endring av låne- og betalingsbetingelser. Forutsetningen er at avtalen ikke skal være bedre for debitor enn det som vurderes som nødvendig for å inndrive kravet. Hvis avtale om endring av låne- eller betalingsbetingelser ikke overholdes eller kontakt med debitor ikke oppnås, skal inkassoprosedyre iverksettes dersom ikke særskilte grunner taler imot. Det forutsettes skriftlig søknad og svar. Søkeren skal som hovedregel, levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av ligning. Det kan inngås følgende avtaler om endring av betalings- og lånebetingelser og delvis sletting av krav: For fordringer eksklusiv utlån: 1. Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år for krav uten tvangsgrunnlag, og tilsvarende tvangsgrunnlagets varighet for krav med tvangsgrunnlag. 2. For krav oversendt inkasso, kan det inngås akkordløsning eller avtale om delvis sletting av krav, maksimalt 25 % av beløpet begrenset oppad til kr , forutsatt at dette forventes å gi en bedre dekning av kravet enn man ellers kunne oppnå. For bolig- og sosiallån: 1. Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år. 2. Endre låneform (eksempelvis fra serielån til annuitetslån). 3. Betalingsutsettelse for en termin i inntil 1 år. 4. Innvilge avdragsfrihet i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebære forlengelse av tilbakebetalingstiden, gjelder punkt 1 over. 5. Slette forfalt restanse inntil kr ,- og restgjeld begrenset oppad til kr ,- pr. lån Delegasjon til rådmannen Rådmannen gis myndighet til: I. Avskrive konstaterte tap på krav når: a. inkasso er forsøkt uten resultat b. akkord er stadfestet c. kravet er foreldet d. utleggsforretning ikke har ført fram e. debitor har fått en gjeldsordning utenfor eller innenfor gjeldsordningsloven f. debitor er konkurs, død eller utvandret 31

38 Økonomireglement Kåfjord g. debitors adresse er ukjent i mer enn 2 år h. inkasso ikke er forsøkt, men det etter gitte kriterier er overveiende sannsynlig at inkasso vil gi negativt resultat, begrenset til kr ,- pr. krav. II. Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år for krav uten tvangsgrunnlag, og tilsvarende tvangsgrunnlagets varighet for krav med tvangsgrunnlag. III. For krav som behandles som inkassosak, inngå akkordløsning eller avtale om delvis sletting av krav, maksimalt 25 % av beløpet begrenset oppad til kr ,-. Utlån For boliglån gis rådmannen følgende fullmakter: 1. Øke tilbakebetalingstiden med inntil 1 år. 2. Endre låneform (eksempelvis fra serielån til annuitetslån). 3. Gi betalingsutsettelse for en termin i inntil 1 år. 4. Redusere renten med inntil 2% i forhold til den til enhver tid gjeldende rentesats for den angjeldende lånetype. 5. Innvilge avdragsfrihet i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebære forlengelse av tilbakebetalingstiden, gjelder punkt I over. 6. Slette inntil 50% av forfalt restanse og restgjeld begrenset oppad til kr ,- pr lån. Rådmannens myndighet kan videredelegeres. Avskrivning av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting utover det som er nevnt over, delegeres til formannskapet Retningslinjer for aktivering av eiendeler I følge regnskapsforskriften 3 skal visse type inntekter og disponeringen av disse bokføres i investeringsregnskapet. Ytterligere definisjoner av slike inntekter og utgifter er ikke foretatt. Utgifter til anskaffelse av varige driftsmidler, som er ført i investeringsregnskapet, skal aktiveres under kapittel i balanseregnskapet. Hensikten med aktivering er: å gi et riktigst mulig uttrykk for verdien av kommunens eiendeler i balansen og dermed et mest mulig korrekt forhold mellom eiendeler og bokført egenkapital, og å danne grunnlag for ordinære avskrivninger i balansen. Eiendeler med en økonomisk levetid på minst 3 år og anskaffelseskostnad på minimum kr ,- pr. objekt føres i investeringsregnskapet og aktiveres. Om det ved regnskapsavslutningen er klart at eiendeler er bokført i kapitalregnskapet med en kostnad under grensen så skal kommunekasserer etter egen bestemmelse utgiftsføre dette i driftsregnskapet. 32

39 Økonomireglement Kåfjord Dette gjelder ikke dersom beløpet er en del av investeringer som er gjort året før regnskapsåret eller er en del av investeringer som påregnelig vil påløpe neste regnskapsår. Varige driftsmidler skal aktiveres til anskaffelseskost, herunder utgifter til forbedringer. Aktivering av investeringsprosjekt foretas fortløpende Retningslinjer for avskrivning av eiendeler De aktiverte verdiene av varige driftsmidler skal være gjenstand for ordinære avskrivninger i balansen. I tillegg foretas kalkulatoriske avskrivninger (uten resultateffekt) i driftsregnskapet. Hensikten med avskrivninger er å redusere verdien av driftsmidlene som følge av slitasje, elde o.l., for dermed å få et mest mulig korrekt forhold mellom eiendeler og bokført egenkapital. Avskrivningene gjøres med like beløp årlig, fordelt over eiendommens forventede økonomiske levetid. I følge regnskapsforskriften 8 skal følgende avskrivningstider legges til grunn: 5 år: EDB-utstyr, kontormaskiner og lignende. 10 år: Anleggsmaskiner, maskiner, inventar og utstyr, verktøy og transportmidler o.l. 20 år: Brannbiler, parkeringsplasser, trafikklys, tekniske anlegg, (VAR), renseanlegg pumpestasjoner, forbrenningsanlegg o.l. 40 år: Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier og ledningsnett o.l. 50 år: Forretningsbygg, lagerbygg, administrasjonsbygg, sykehjem og andre institusjoner, kulturbygg, brannstasjoner o.l. Dersom verdien åpenbart forringes raskere en angitt i tabellen over skal virkelig levetid brukes. Når det skjer skal dette kommenteres særskilt i note til regnskapet. Tomter, boligfelt, industriområder og jordbruks- og skogbruksområder er ikke gjenstand for avskrivninger. Den aktiverte verdien reduseres etter hvert som salg skjer Regler for innbetalinger Alle innbetalinger til kommunen skal skje til bankkonto eller kontantkasse ved kommunekassa.. Innbetalingene skjer i hovedsak på betalingsdokument (faktura/bankgiro) utstedt av kommunen. Elektroniske innbetalinger må kunne identifiseres, dvs. KID felt må benyttes. Det skal foreligge instruks for alle kontantkasser (se pkt. 10.8), godkjent av kommunekasserer. Alle som mottar kontant betaling har ansvar for at betalingen behandles etter gjeldende instruks. Utbetalingsanvisninger og sjekker som kommer i posten skal uten opphold leveres økonomiavdelingen. Utbetalingsanvisninger og sjekker til kommunen skal ikke kunne utbetales kontant, men godskrives bankkonto. 33

40 Økonomireglement Kåfjord 10.7 Regler for utbetalinger Utbetalinger foretas av kommunekassa. Før utbetaling skjer skal det foreligge en anvisning, dvs. en utbetalingsordre fra den som har anvisningsmyndighet, jfr. kap. 4.1 i økonomireglementet. Utbetaling av lønn skjer en gang pr. måned. Frist for levering av lønnsbilag er 15. i måneden før utbetaling, dersom ikke særskilt frist er meldt på forhånd. Utbetaling av forskudd på lønn kan skje unntaksvis. Hovedregelen er at reiseregninger utbetales sammen med ordinær lønn. Ved utbetaling av reiseforskudd skal anviste reiseregninger i ettertid leveres lønnskontoret. Dersom dette ikke skjer blir det foretatt trekk i lønn Regler for kontantkasse Kommunekasserer kan i særlige tilfeller innvilge rett til kontantkasse. Kontantkasse skal bare brukes til mindre innkjøp når kredittkjøp ikke er mulig eller naturlig, eller som vekslepenger på steder med småoppdrag og småtjenester som det kreves vederlag for. Følgende skal ivaretas særskilt: Det utpekes ansvarlig person for hver kontantkasse. Det skal foreligge kvitterte bilag for hvert beløp som er utbetalt fra kontantkassen. Kvitterte bilag oversendes for attestering og anvisning før utbetalt beløp blir refundert kontantkassen. Kassen skal til enhver tid være ajourført, og kontanter og bilag skal til sammen utgjøre tildelt beløp i kontantkasse. Kassen skal til enhver tid være til gjengelig for kontroll fra kommunekassa og revisjonen Refusjonskrav/tilskudd Kopi av alle tilsendte søknader/krav sendes straks til økonomiavdelingen. Refusjonskrav skal påføres regnskapskonto. Lønnskontoret har egne skriftlige rutiner for krav på sykelønnsrefusjon. Overordnet etatsleder skal kvalitetssikre alle søknader/krav/rapporter før innsending, samt foreta rutinemessig kontroll av at skriftlige rutiner følges. 34

41 Økonomireglement Kåfjord 11 Reglement for investeringsprosjekt 11.1 Formål Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter i kommunen. Planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter i Kåfjord kommune gjennomføres i samsvar med intensjonene i den til enhver tid gjeldende arbeids- og ansvarsfordeling mellom politikk og administrasjon. Prinsippene er nedfelt i vedtak om politisk og administrativ organisering, i gjeldende delegasjonsreglement og i fortløpende prinsipielle avgjørelser fattet i ansvarlig politisk utvalg Definisjoner En investering defineres som en anskaffelse av eiendeler som er til varig eie og bruk, og av vesentlig verdi. Økonomisk levetid må være minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet, mens vesentlig verdi er satt til minst kr ,-. Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet skjer i hht God Kommunal Regnskapsskikks foreløpige standard nr 4. Standarden definerer hvilke krav som skal stilles for å klassifisere en utgift som investering, og hvor skille mellom vedlikehold og påkostning skal gå Forholdet til kommunens plansystem Investeringer forberedes ved eget internt investeringsrundskriv fra rådmannen innen 1. februar og behov fremmes gjennom rådmannen i forbindelse med den årlige rullering av økonomiplan/ årsbudsjett. Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følge utviklingen i økonomiplan/årsbudsjett. Nødvendig bevilgning til forprosjekt skal være inntatt i årsbudsjett før planlegging igangsettes. Bygging igangsettes når investeringstiltaket er fullfinansiert og innarbeidet i årsbudsjett. Investeringer i henhold til politisk godkjent handlingsplan innenfor vann/avløp og bygg gjennomføres etter egen rutinebeskrivelse utarbeidet av rådmannen. Bare i rene unntakstilfelle skal investeringsprosjekter kunne fremmes utenom denne rutinen. I så fall gjelder egen rutine for saksgang - se nedenfor. 35

42 Økonomireglement Kåfjord 11.4 Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet. Dersom det viser seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosessen, skal behovsutredningen fremmes gjennom rådmannen som avgjør om saken skal fremmes for formannskap og kommunestyre. Ved positiv avgjørelse i formannskapet kan arbeidet med forprosjekt igangsettes Forslag til bevilgning Alle investeringer må vedtas av kommunestyret. Bevilgningsforslaget skal inneholde: 1. Totalbevilgning og fullstendig finansiering for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag. Netto bevilgning aksepteres ikke- dvs. at eventuelle tilskudd og gaver også skal innarbeides. Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjennelse. 2. I bevilgningssaken skal det skilles mellom bygninger/tomtekostnader/fast utstyr etc. og inventar/maskiner/transportmidler etc. Summen av disser postene utgjør investeringens totalbevilgning. 3. Ved alle bevilgningssaker må drifts- og beredskapsmessige konsekvenser oppgis. 4. Fremdriftsplan og likviditet. For alle enkeltinvesteringer skal det i bevilgningsvedtaket oppgis antatt fremdriftsplan med anslag for periodiserte utbetalinger Vedtatt økonomiplan/årsbudsjett Når kommunestyret har vedtatt økonomiplan/årsbudsjett kan arbeidet med forprosjekt settes i gang for de investeringer som har fått bevilgning. Forutsatt fullfinansiering for prosjekter som går over flere budsjettår kan framdriften sees under ett, investeringsposter er overførbare Prosjektorganisering Rådmannen er ansvarlig for en prosjektorganisering i samsvar med prosjektets omfang og størrelse og har anledning til å delegere ansvar etter behov. Det oppnevnes en prosjektansvarlig og den etat/avdeling som har tatt initiativ til utbyggingen deltar gjennom hele prosessen (eier av prosjektet). Prosjektansvarlig har ansvar for framdrift, den økonomiske styring og rapportering og utarbeidelse av byggeregnskap. Etats-/avdelingsleder har ansvar for at tiltaket til enhver tid er fullfinansiert. Dersom forutsetningene endres (tilleggsbevilgning) tar etats-/ avdelingsleder saken opp med bevilgende myndighet. 36

43 Økonomireglement Kåfjord Hovedprosjektering Detaljprosjektering i form av et hovedprosjekt kan igangsettes når forprosjekt og kostnadsramme er godkjent. Rådmannen igangsetter hovedprosjekt innenfor rammer fastsatt av kommunestyret. Det tillegger rådmannen myndighet å inngå avtaler med eksterne konsulenter der det er nødvendig. Rådmannen er ansvarlig for at det hentes inn tilbud/anbud fra flere aktører innen samme bransje for å sikre konkurransedyktige priser. Det skal også tas hensyn til kvalitet og miljø. Reglene i Norsk Standard følges. Dersom det oppstår vesentlig avvik fra forprosjektet har rådmannen ansvar for at saken fremmes for ansvarlig politisk organ til ny behandling. Herunder avvik fra vedtatt behovsbeskrivelse, utbyggingsomfang, kvalitet, kostnader og finansiering. Det skal påses at byggearbeidene utføres innenfor bevilgningsrammen, samt at byggeregnskapet til enhver tid gir full oversikt. Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringer. Bevilgning som skal dekke flere investeringer med eget prosjektnummer bør budsjetteres på det enkelte prosjekt, slik at samsvar mellom budsjett og regnskap oppnås. Prosjektregnskap skal jevnlig fremlegges for formannskap/fagstyre. Alle investeringsprosjekter gjennomgås i forbindelse med den løpende rapportering, jfr. kravene til rapportering i regnskapsforskriften (tertialrapporter). For fullførte investeringer skal det foretas en regnskapsmessig avslutning - se ellers under pkt Byggeregnskap. Sluttregnskapet fremlegges kommunestyret til orientering Tilleggsbevilgning Utvidelsen av kostnadsrammen må forelegges kommunestyret før totalbevilgningen overskrides. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider avdelingsleder sak om dette, med finansieringsforslag, til politisk behandling, jfr. pkt Rådmannen kan stoppe investeringen om nødvendig inntil politisk behandling er sluttført Overtakelse/Overlevering Investeringen skal ikke tas i bruk før overlevering. Overlevering skal ikke skje før investeringen er ferdigstilt. Overlevering kan likevel skje dersom det foreligger små mangler og dersom det ikke er fare for at manglene ikke utbedres. FDV-instrukser og dokumentasjon på leverte anlegg utarbeides av leverandør, og leveres senest ved overlevering Byggeregnskap Prosjektansvarlig utarbeider sluttregnskap som behandles av kommunestyret. Sluttregnskapet skal være attestert av revisjonen. For byggeprosjekter fremmes sluttregnskapet for politisk behandling senest ett år etter at overtakelsesforretningen har funnet sted. 37

44 Økonomireglement Kåfjord Sluttregnskapet skal inneholde forslag til vedtak mht. å dekke inn overskridelse eller å disponere eventuell overfinansiering. 38

45 Økonomireglement Kåfjord 12 Retningslinjer for tildeling av startlån Formål Startlån skal bidra til at husstander med boligetableringsproblemer skal få mulighet til å etablere seg, og /eller bli boende i nøkterne og egnede boliger Hvem kan få lån Startlån er behovsprøvd og gis søkere som ikke kan finansiere sin egen bolig ved hjelp av andre finansieringsordninger. Dette skal dokumenteres. Ordningen gjelder(jfr Husbanken): unge i etableringsfasen barnefamilier enslige personer med nedsatt funksjonsevne flytninger personer med opphold på humaitært grunnlag andre økonomiske vanskeligstilte Søkere må være bosatt i Kåfjord kommune eller ha til hensikt og bosette seg i kommunen. Lån kan ikke utbetales før bosetting i kommunen er dokumentert. Lånesøkere må dokumentere at husstandens fremtidige inntekter og eventuelle stønader er tilstrekkelige til å betjene renter og avdrag på lån i tillegg til vanlige levekostnader etter låneopptak. Søknaden avslås dersom lånesøker ikke vil klare fremtidige betalingsforpliktelser. jfr. Finansavtaleloven av 2005, kapittel 3 - låneavtaler om informasjonsplikt og frarådningsplikt. Alle husstandsmedlemmer som bidrar til nødvendig inntektsgrunnlag, bør normalt også være lånetakere. Med husstandsmedlemmer menes ektefeller, reg. partnere og samboere. Barn over 18 år regnes normalt ikke med i inntektsgrunnlaget med mindre det er særskilte grunner for det Hva kan det gis lån til a) Kjøp av bolig Startlån skal gis til kjøp av nøktern bolig som toppfinansiering. Total kjøpesum må være innenfor takst. Det kreves takst fra godkjent/autorisert takstmann med godkjenning fra Norges Takseringsforbund eller tilsvarende. Taksten må ikke være eldre enn 1 år b) Utbedring av bolig Ved etablering i brukt bolig kan Startlån brukes som toppfinansiering eller som lån med inntil 100 % finansiering ved ombygging/rehabilitering. 39

46 Økonomireglement Kåfjord Tilstandsrapport kreves. Dokumentasjon av faktiske medgåtte utgifter til ombygging/rehabilitering av boligen fremlegges før startlånet utbetales. Lån utbetales mot innlevering av faktura fra oppdragstaker. c) Oppføring av bolig Startlån kan brukes til toppfinansiering, sammen med grunnfinansiering fra Husbanken eller andre finansinstitusjoner. Lånetilsagn må fremlegges. Husbankens arealnormer følges. d) Refinansiering Startlån kan benyttes til refinansiering av boliglån og andre lån, dersom det resulterer i at husstanden får en mulighet til å bli boende i boligen. Total lånegjeld skal ikke overstige takst. e) Forhåndsgodkjenning Kommunen kan gi en skriftlig bekreftelse på at lånesøker vil få startlån hvis søker finner en egnet bolig innenfor takst. Forhåndsgodkjenningen har en varighet på 3 mnd. f) Lån på spesielle vilkår Kommunen kan i spesielle tilfeller tildele startlån og finansiere med inntil 100% ved oppføring og/eller kjøp av bolig. Dette gjelder ved bostedsløshet, og for spesielt sosialt vanskeligstilte. Lånesøker må kunne dokumentere sin betalingsevne på lik linje med andre lånesøkere. Kommunen vil vurdere hvilket behov husstanden har med hensyn til bolig og finansiering. Valg av bolig og finansieringsløsning forutsetter at husstanden kan bli boende i boligen. Uansett er det en forutsetning at boligen ikke er dyrere enn at søker kan klare og betjene boutgiftene over tid og fortsatt ha nødvendige midler igjen til livsopphold Låneutmåling Låneutmålingen fastsettes etter følgende normer: Ved nybygging - finansieres inntil 20 %. Ved kjøp av bolig - finansieres inntil 40 % av kjøpesummen, samt 100 % finansiering ved ombygging/rehabilitering av samme bolig jfr pkt 10.2 b - Utbedring av bolig. Finansiering med inntil 100 % på spesielle vilkår jfr pkt 10.2 f - Lån på spesielle vilkår. Omkostninger kommer i tillegg. Lånets størrelse vil også avhenge av den enkeltes økonomi og annen lånegivers låneutmåling Rente og avdragsvilkår Startlån tilbys med den til enhver tid Husbankens rente- og avdragsvilkår. Normalt gjelder følgende vilkår: Renten påplusses 0,25 % til delvis dekning av administrasjonskostnader. Nedbetalingstiden settes tilsvarende annen finansiering, dog ikke over 25 år. Nedbetalingstiden settes lik det som Husbanken tilbyr på Grunnlån 30 år Ingen avdragsfrie perioder. Det kan i spesielle tilfeller innvilges avdragsfrihet i inntil 3 år Lånet avdras i månedlige terminer. 40

47 Økonomireglement Kåfjord 12.5 Andre vilkår Det innkreves et etableringsgebyr / øvrige gebyrer i henhold til kommunens avtale med Lindorff. Lånetaker plikter og tegne gjeldsforsikring. Lånet skal ikke utløse behov for kommunal støtte /sosialhjelp. Alle husstander med Startlån forplikter seg til å søke bostøtte. Før innvilgelse av lån, skal alle utestående forhold med kommunen som skatter og avgifter være oppgjort. Kommunen skal ikke overta risiko. Den som har risiko skal fortsatt sitte med denne etter refinansieringen. Kun lånesøkernes økonomi tas i betraktning ved lånevurderingen. Dersom flere i husstanden medvirker til låneopptaket, må disse stille seg solidarisk ansvarlig for lånet Sikkerhet for lånet Boligen/eiendommen stilles som sikkerhet for lånet med prioritet etter husbanken eller annen låneinstitusjon. Annen sikkerhet kan godtas når særskilte forhold tilsier det (kausjonist) Klageadgang Det er anledning å klage på kommunens vedtak om tildeling eller avslag på lån. Klagen som fremsettes skal være skriftlig, og sendes det kontoret som har truffet vedtaket. Klagen skal begrunnes og vedtaket det klages over skal begrunnes. Klagefristen er tre uker fra vedtaket er mottatt. Hvis klagen ikke gis medhold, sendes den til Klagenemnda. Det vedtaket som Klagenemnda vedtar er endelig og kan ikke påklages Fullmakter Rådmannen gis fullmakt til å harmonisere kommunens vedtatte retningslinjer for Startlån i samsvar med Husbankens til enhver tid gjeldende retningslinjer. Videre delegeres rådmannen myndighet til å gi forhåndsgodkjenning etter pkt e) og delegeres også myndighet til å tildele startlån i henhold til retningslinjene. 41

48 Økonomireglement Kåfjord 13 Retningslinjer inventarprotokoll 13.1 Bakgrunn I tidligere regnskapsforskrifter var det påbudt at det skulle føres detaljert inventarprotokoll. I de nyere bestemmelser er dette punkt ikke lenger tatt med. Hensikten med de nye forskriftene har således vært å ikke bestemme i detalj mer enn nødvendig overfor kommunene. Derfor er bare helt vesentlige bestemmelser i forhold til budsjett- og regnskapsområdet utformet i paragrafdelen av budsjett og regnskapsforskriftene. Imidlertid plikter kommunene å ha god internkontroll og å kunne dokumentere denne. Generelt er inventarprotokoll/registrering med i begrepet god intern kontroll. Kommunene skal derfor fortsatt føre en enkel og hensiktsmessig form for internkontroll. Kommunaldepartementet har tidligere anbefalt å inventarføre spesielt kostbart og/eller lett omsettelig utstyr. Dette for å gardere seg mot at ting blir bortført og solgt og ikke primært for å ha oversikt over formuen, forsikringshensyn e.a. En bør imidlertid ta hensyn til begrepene vesentlig og risiko for å vurdere hva som bør inventarføres. Hvis en gjenstand enten enkeltvis eller flere samlet utgjør en vesentlig verdi, bør dette være gjenstand for inventarføring. Det samme gjelder for gjenstander som har en viss egenverdi og som samtidig er enkel å fjerne uten at det blir registrert av andre Generelle bestemmelser Registrering og forvaltning av inventar/utstyr skal skje i henhold til nedenstående retningslinjer som er fastsatt av rådmannen Registrering Registreringsmåter Registreringen bør så langt mulig foregå ved hjelp av IT Gjenstand for registrering Inventar og utstyr med innkjøpspris på minimum kr for en enkelt gjenstand, eller pakke bestående av flere komponenter som naturlig hører sammen, skal registreres. Her må det foretas en skjønnsmessig vurdering. Prisgrensen gjelder også for eksisterende beholdning. For eksisterende beholdning tas det med enkeltgjenstander eller pakke som nevnt over, dersom nåverdi/markedsverdi vurderes til minst kr Inventar og utstyr som anslås å ha en markedsverdi lavere enn kr , men som kan ha høy nytte- eller bruksverdi tas også med. Følgende typer inventar og utstyr skal registreres: Gruppe 1: Tekniske apparater, inkl. medisinske apparater, verktøy, maskiner. 42

49 Økonomireglement Kåfjord Gruppe 2: Alle typer kontormaskiner. Gruppe 3: Kunstverk, gaver eller andre verdifulle gjenstander som eies av kommunen. Gruppe 4: Attraktive gjenstander hvor det er en klar tapsrisiko til stede. Følgende skal ikke registreres: gulv- og veggfaste gjenstander alt som skal betegnes som forbruksvarer kontorutstyr Innholdet i registreringen Uansett registreringsmetode skal oversiktene være innrettet slik at de gir opplysninger om: type gjenstand dato for anskaffelse anskaffelsesbeløp bilags-/fakturanummer avgang i beholdning årsak aktuell beholdning hvem som har ansvaret for gjenstanden (avdeling/person) For kunstverk må verkets art, kunstnerens navn, verkets tittel, mål og eventuelt registreringsnummer fremgå. Fortegnelsen må i alle tilfelle innrettes slik at oppfølgning og kontroll kan skje raskt og effektivt Ansvarlig for registreringen Det formelle ansvaret tilligger leder for den enkelte administrative enhet. Lederen kan utpeke en navngitt medarbeider som har det funksjonelle ansvaret, for at registrering og kontroll blir gjennomført i samsvar med gjeldende reglement. Ansvaret for utstyret tilligger den enkelte medarbeider hvor utstyret forefinnes. Ansvaret opphører ikke før skriftlig melding er sendt registreringsfører om at utstyret er kassert, overført til annen enhet o.l.. Alt IKT-utstyr har IT-konsulent ansvar for Spesielle tiltak ved flytting og salg av utstyr Ved flytting skal det treffes tiltak for å hindre at noe kommer bort, samt at overflødig utstyr blir oppbevart betryggende Kassasjon Den enkelte administrative enhet har ansvaret for kassasjon av utstyr som ikke kan benyttes Kontroll Det skal minst en gang pr år foretas kontrolltelling av det registrerte utstyr. Melding om at telling er foretatt sendes administrasjonssjefen og revisjonen, vedlagt eventuell oppgave over differanser ved telling, bortkommet utstyr i løpet av året og utstyr som er kassert. 43

50 Reglement for finansforvaltning Kåfjord kommune J.'81 Vedtatt av kommunestyret {)~k

51 REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING 1. Finansreglementets virkeområde Formålet med forvaltningen Hvem reglementet gjelder for 3 2. Hjemmel, gyldighet og kvalitetssikring Hjemmel Gyldighet Kvalitetssikring 4 3. Forvaltning og forvaltningstyper 4 4. Generelle rammer og begrensninger 4 5. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsfonnål 5 6. Finansiering Låneopptak: - retningslinjer Andre finansieringsfonner Antall lån, spredning av låneopptak og overvåkning av betingelser 6 7. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva 6 8. Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko - tiltale ved avvik 6 9. Fullmakter til rådmannen Rapportering 7 2

52 1. Finansreglementets virkeområde 1.1 Formålet med forvaltningen Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: o Kommunen skal til en hver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte lcrav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad 1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Kåfjord kommune. Ved interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 hvor det etableres egen finansforvaltning så skal det avtales et felles reglement innenfor de rammer som kom fremgår av punkt Hjemmel, gyldighet og kvalitetssikring 2.1 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: e Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52 Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009 (FOR nr 635). 3

53 2.2 Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med Finansreglementet skal vedtas minst en gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglementet erstatter tidligere vedtatt finansreglement. 2.3 Kvalitetssikring Finansforskriften pålegger kommunestyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i fmansforskriften. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere rutinene for vurdering og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra fmansreglementet. Rådmannen pålegges ansvar for at slike vurderinger innhentes. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før kommunestyret vedtar nytt endret finansreglement. I denne sammenheng skal det rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene. 3. Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler. 4. Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette fmansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig fmansielle risiko, jfr. kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om fmansielle markeder og instrumenter. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om fmansforvaltningen. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. 4

54 Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse. på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Rådmannen skal, med hjemmel i dette finansreglement, utarbeide nødvendige fullmalcter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produlcter som ildrn er eksplisitt tillatt brulct gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning. 5. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) skal plasseres i bankinnskudd. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK). Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum internasjonal kredittrating A- eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om treldcrettighet. Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de nærmeste 3 måneder, kan plasseres etter følgende retningslinjer: a) Bankinnskudd med tidsbinding kan avtales for en periode på inntil 6 måneder b) Et enkelt innskudd med tidsbinding kan ildce utgjøre mer enn NOK 2 mill 6. Finansiering 6.1 Låneopptak - retningslinjer Kommunestyret fatter vedtak om opptak av lån. Det kan kun tas opp lån i norske kroner. Lån kan tas opp som direlcte lån i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i livselskaper Lån kan tas opp med flytende eller fast rente. 5

55 Det skal innhentes tilbud fra minst to låneinstitusjoner. Kommunen skal alltid velge den som tilbyr lavest effektiv rente. Prinsippet kan fravikes ved låneopptak i Husbanken. Lån opptas som serielån. Lånene avdras i henhold til bestemmelsene gitt i Kommunelovens 50 nr. 7a. 6.2 Andre finansieringsformer Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 6.3 Antall lån, spredning av låneopptak og overvåkning av betingelser. Forvaltningen legges opp i henhold til følgende; a) Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån. b) Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere. c) Renteutvildingen skal kontinuerlig overvåkes for å vurdere binding av lån. I forbindelse med rådmannens interne budsjettrapportering skal renteutviklingen være et obligatorisk punlct. 7. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Det er ildce utarbeidet målsettinger, strategier eller rammer for plassering og forvaltning av langsilctige finansielle aktiva, da kommunen pr dags dato ikke har langsiktige finansielle plasseringer. Dette reglementet tas opp til revisjon om dette skulle bli alctuelt senere. 8. Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko - tiltak ved avvik Ved konstatering av vesentlige avvilc mellom falctisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slilct avvilc umiddelbart lukkes. Kommunestyret skal orienteres om avvilcet ved neste ordinære finansrapportering. 6

56 9. Fullmakter til rådmannen Kommunestyret gir rådmannen følgende fullmakter: a. Opptak av lån (gjelder også refinansiering og sammenslåing av lån) velge låneinstitusjon, avdragstid og rentebetingelser (herunder å bestemme om lån skal opptas til fast eller flytende rente) e Underskrive gjeldsbrev m~v. ved låneopptalc b. Plassering av ledig likviditet velge finansinstitusjon forhandle og bestemme villeår for plassering bestemme sammensetningen av plasseringen 10. Rapportering Rådmannen skal pr og 31.8 legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål samt rapportere på status for gjeldsforvaltningen. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utvildingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapporten skal minimum angi følgende: Aktiva: Fordeling på de ulike plasseringer i kroner. ø Vesentlige markedsendringer. Vesentlige risikoeksponeringer Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsrenter. Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet. Passiva: Sammensetning av låneporteføljen Løpetid for lån. Vesentlige markedsendringer. Endringer i risikoeksponering. Opptalc av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) så langt i året Refinansiering av eldre lån så langt i året Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsrente Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet. 7

57 Rapporten skal også inneholde: Rådmannens kommentarer lmyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til kommunens økonomiske situasjon og situasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov. Økonomiske utslag for kommunen ved en økning av rentenivå på hele lånemassen med 1 %. Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. ZJut: tdal:n/f bk/l.<0 %~~//. ;;l"j14~ )~ 8

58 DELE6ERIN6SRE6LE_M y ~ r FOR 6ÅIVUONA SUOHKAN Ql KAFJORD KO UNE Fotogrrif: John Johm1se11 VEDTATT AVKOMMUNESTY'RET SAK 74/ 09 22~ DESEMBER 2009 Siste oppdatering på bakgrunn av kommunestyresak 4110 den 5. mars 2010.

59 .FORORD Delegeringsreglementet for Kåfjord kommune er utarbeidet med bakgrunn i kommuneloven, forvaltningsloven, særlover og forskrifter. Kommunelovens 6 sier: "Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak." Kommunelovens 6 gir kommunestyret rett til å delegere myndighet til å treffe vedtak på vegne av kommunen til andre folkevalgte organ eller til administrasjonen (rådmannen). Utgangspunktet i kommuneloven og særlovene er at all myndighet er lagt til kommunestyret. Kommunestyret har myndighet til å delegere myndighet gitt i kommuneloven og særlover med unntak av de lovregler der det er brukt uttrykket "kommunestyret selv". Delegering er et viktig grep for å effektivisere kommuneforvaltningen i Kåfjord kommune. En hensiktsmessig delegering fører til: Å fremme den folkevalgte styringen ved å avlaste kommunestyre og fo1mannskap slik at de får bedre tid til å konsentrere seg om sine hovedoppgaver, som er å: - fastsette strategiske mål og styre planprosesser for den fremtidige utviklingen av Kåfjord kommune - samordne virksomheten og fordele ressurser mellom sektorer i kommunen - vurdere resultatene og føre kontroll med den kommunale forvaltningen Å avlaste hovedutvalgene ved at kurante enkeltsaker blir avgj01i av administrasjonen. Hovedutvalgenes hovedoppgaver er: - formulere må, planlegge og avgjøre prinsippsaker innen sin sektor - utforme rammer og retningslinjer for virksomheten i sektoren - vurdere resultatene innen sin sektor og føre budsjettkontroll Å styrke administrasjonen. Ved at administrasjonen får avgjørelsesmyndighet i alle kurante saker går saksbehandlingen raskere, publikum får bedre service og administrasjonen får frigj011 tid som kan brukes til: bedre tilrettelegging av saker som skal behandles av politiske organer bedre dialog med innbyggere og øvrige brukere av kommunale tjenester Delegering gir raskere saksbehandling og beslutningerfattes nærmest mulig brukeren. Gjeldende delegeringsreglement for Gaivuona suohkan/kåfjord kommune vedtatt i k. sak 74/09 er oppdate1t hva gjelder nye lover med tilhørende forskrifter. I reglementet er det i tillegg til å angi myndigheten de ulike utvalg og administrasjonen er delegert, også gitt en beskrivelse av kommunestyrets og de ulike utvalgs sammensetning og ansvarsområde. Vedtatt delegeringsreglement er ikke uttømmende hva gjelder den kompetanse kommunestyret og de ulike utvalg kan delegere til andre folkevalgte organ eller til administrasjonen. Senere delegasjonsendringer som vedtas av kommunestyret innarbeides i det vedtatte delegasjonsdokumentet. På denne måten vil delegeringsreglementet kunne fungere som et operativt styringsverktøy til enhver tid. Bjørn Inge Mo ordfører

60 '" INNHOLD FORORD INNHOL D~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-1 1 GENERELLE REGLER FOR BRUK AV DELEGERT MYNDIGHET Retningslinjer for utøving av fullmakt Tilbakekalling av fullmakt i enkeltsaker Rett til å la være og gjøre bruk av delegert fullmakt i særskilte tilfeller Omgjøringsrett Mindretallsanke Parter og andre sin rett til å få et vedtak overprøvd 4 2 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET Valg og sammensetning ~ 2.2 Ansvarsområde ~ 2.3 Møte Protokolltilførsel ~ 2.5 Lovlighetskontroll Sekretariat ~ Generelle vilkår ~ 2.8 Kommunestyrets arbeidsoppgaver Kommuneloven Særlover 8 3 DELEGERING AV MYNDIGHET I BUDSJETTSAI(ER ~ 3.1 Overordnede retningslinjer Ansvar for oppstilling av årsbudsjettet l Kommunestyret Formannskapet Hovedutvalg Myndighet til å foreta budsjettendringer Formannskapet Hovedutvalg for Oppvekst/omsorg Hovedutvalg Drift Samepolitisk utvalg Rådmannen 11 4 REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET Valg og sammensetning Ansvarsområde Mindretallsanke Møte Sekretariat

61 4.6 Generelle vilkår Delegering til formannskapet Delegering i budsjettsaker Delegering etter særlover 13 5 REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET Valg og sammensetning Ansvarsområde ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Mindretallsanke Møte Sekretariat Generelle vilkår 16 ~ Delegering til administrasjonsutvalget Generell delegasjon etter kommuneloven Saker hvor administrasjonsutvalget har avgjørelsesmyndighet Saker hvor administrasjonsutvalget har uttalerett 16 6 REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG FOR OPPVEI(ST OG OMSORG Valgogsammensetning Ansvarsområde Særfunksjoner med egen protokoll Mindretallsanke Møte Sekretariat 18 ~ Generelle vilkår Delegering til hovedutvalg for oppvekst og omsorg Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven Delegering etter kommuneloven i andre saker Delegering etter særlov 19 7 REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG FOR DRIFT Valg og sammensetning Ansvarsområde 20 ~ ~ 7.3 Mindretallsanke 20 ~ Møte Sekretariat Generelle vilkår Delegering til hovedutvalg for drift Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven Delegering etter kommuneloven i andre saker Delegering etter særlover 21 8 REGLEMENT FOR SAMEPOLITISK UTVALG Valg og sammensetning Ansvarsområde Mindretallsanke 23 ~ Møte

62 <JYE,DE(}P/RJ:N(}S<J{P.(}LP.:MWfl' PO<J{ (}Jllo/UO:N)l SVOJfl:()lJ{/l(jf. PJO<J<!J) 'l(o:m:mv:np. 8.5 Sekretariat Generelle vilkår Delegering til samepolitisk utvalg Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven Delegering etter kommuneloven i andre saker 24 9 DELEGERING TIL RADMANNEN Generelle vilkår 25 JO Delegering etter kommuneloven Saker under seksjon for oppvekst og omsorg som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning: Saker under seksjon for drift og utvikling som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning: Saker under utviklingsavdelingen som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning:_ Delegering etter særlover 26 DELEGERING TIL ANDRE I ADMINISTRASJONEN Delegering til barnevernsleder Delegering til brannsjefen 30 DELEGERING TIL NAV GAIVOUTNA KAF JORD Delegering til daglig leder 31 3

63 1 GENERELLE REGLER FOR BRUK AV DELEGERT MYNDIGHET 1.4 OMGJØRINGSRETT Et overordnet organ kan etter egne tiltak gjøre om vedtak i underordnet organ i medhold og i samsvar med forvaltningslovens MINDRETALLSANKE I saker hvor ei nemnd har ratt delege1i avgjørelsesmyndighet fra kommunestyret, kan et mindretall på et gitt antall medlemmer innen møtet er slutt, kreve saken framlagt for nærmeste overordnede organ. Kravet skal protokollføres. 1.1 RETNINGSLINJER FOR UTØVINGA V FULLMAKT Delege1i myndighet skal benyttes i medhold av lover, regler og retningslinjer gitt av overordnet organ, og innenfor de rammer og forutsetninger som er gitt i budsjettet. 1.2 TILBAKEKALLINGA V FULLMAKT/ ENKELTSAKER Et overordnet organ kan kreve å få seg forelagt en sak som et underordnet organ har til behandling i medhold av delege1i fullmakt. 1.6 PARTER OG ANDRE SIN RETT TILA FAET VEDTAK OVERPRØVD Parter og andre med rettslig klageinteresse har rett til å ta vedtak overprøvd av nærmeste overordnet organ eller det organ som er gitt ansvaret som klageinstans i medhold og i samsvar med kommuneloven, forvaltningsloven, aktuelle særlover og reglement. I henhold til kommunelovens 59 kan 3 eller flere medlemmer av kommunestyret bringe en avgjørelse truffet av et folkevalgt organ eller administrasjonen inn for departementet for kontroll av avgjørelsens lovlighet. 1.3 RETT TILA LA V ÆRE OG GJØRE BRUK AV DELEGERT FULLMAKT I SÆRSKILTE TILFELLER Et organ som har fått delege1i fullmakt, kan i spesielle saker overlate til overordnet organ å gjøre vedtak. En slik oversendelse må begrunnes. 4

64 2 2.1 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET VALG OG SAMMENSETNING Kommunestyret gjør for sine saksområder vedtak etter de retningslinjer som er fastsatt i lov eller hjemlet i lov. Ordføreren er kommunens rettslige representant og underskriver på dens vegne, i alle tilfeller hvor myndigheten ikke er tildelt andre Umf. kommunelovens 9 nr. 3). Kommunestyret kan bestemme at et organ skal få myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vætt gjo11 av et annet organ. Kommunestyret skal ha 17 medlemmer med varamed lemmer. Valgene til kommunestyret gjelder for den kommunale valgperioden. Så snait valgoppgjøret er avsluttet, innkalles det til konstituerende møte i det nyvalgte kommunestyret. Konstituerende møte skal innkalles med minst 14 dagers varsel og skal avholdes innen utgangen av oktober måned Umf. kommunelovens 17 nr. I). Ordføreren skal lede kommunestyrets møter. I dens fravær skal varaordføreren lede møtene Umf. kommunelovens 9 nr. 3). Trer ordføreren midlettidig ut av sitt verv, rykker varaordføreren opp som ordfører, og det velges midle1tidig ny varaordfører. Trer ordføreren endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg Umf. kommunelovens 9 nr. 2). Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, trer varamedlem fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flettallsvalg trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. 2.2 ANSVARSOMRADE Kommunestyret er det øverste og styrende organ i kommunen. All kompetanse, som i lov ikke direkte er lagt til andre organ eller rådmannen, er tillagt kommunestyret Umf. kommunelovens 6 nr.). 2.3 MØTE Kommunestyret skal holde møter på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, eller når ordføreren forner det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det Umf. kommunelovens 32 nr. 1). Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. Ordføreren eller varaordføreren leder møtet. Har begge forfall velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg Umf. kommunelovens 32 nr. 4). Kommunestyret er beslutningsdyktig når minst halvpat1en av medlemmene er til stede Umf. kommunelovens 33). Ved konstituerende møte kreves det at 2/3 av medlemmene er til stede Umf. kommunelovens 17 nr. 1). Sakene avgjøres ved alminnelig fle11all. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemming over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag og ingen av disse får fle1tall ved første avstemming, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer Umf. kommunelovens 35 nr. 2). Ved ansettelse er den ansatt som har fått mer enn halvpa11en av de avgitte stemmene. Hvis ingen får slikt flettall holdes ny avstemming. 5

65 ' Ved stemmelikhet gir nå lederens stemme utslaget Umf. kommunelovens 38). Kommunestyret kan vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Videre kan kommunestyret også treffe vedtak i en sak som ikke står oppført på sakslisten Umf. kommunelovens 34 nr. 1). Et hve1t medlem kan rette forespørsel til ordføreren i møte, også om saker som ikke står på sakslisten Umf. kommunelovens 34 nr. 2). En interpellasjon eller et grunngitt spørsmål som ønskes besvart i møtet, må fremmes ordføreren skriftlig senest en uke før kommunestyremøtet. Behandlingstid for interpellasjoner/grunngitte spørsmål begrenses til 30 minutter. Interpellant/spørsmålsstiller og svarer får ordet to ganger hver, mens øvrige talere får ordet en gang hver. Rådmannen, eller en representant for denne, har møte- og talerett i møtene Umf. kommunelovens 23 nr. 3). Ordføreren kan i enkeltsaker innkalle andre som det er ønskelig å rådføre seg meg. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene, varamedlemmene og andre med møterett. Kommunestyrets møter blir holdt for åpne dører, så langt ikke annet følger av lover og regler. Kommunestyret kan vedta å behandle enkeltsaker for lukkede dører, dersom hensyn til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det Umf. kommunelovens 31 ). 2.4 PROTOKOLLTILFØRSEL En representant eller gruppe kan få anledning til å få protokollfø1t sitt avvikende syn. Krav om protokolltilførsel fremsettes i møte. Protokolltilførsel kan nektes dersom det har sjikanerende hensikt eller blir for omfattende. 2.5 LOVLIGHETSKONTROLL I henhold til kommunelovens 59 nr. 1 kan et mindretall på 3 eller flere medlemmer av kommunestyret, bringe en avgjørelse som er fattet av et folkevalgt organ eller administrasjonen inn for departementet for kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelsen. Dersom organet opprettholder vedtaket, oversendes saken til depatiementet Umf. kommunelovens 59 nr. 2). 2.6 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for kommunestyret. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i kommunestyret, med mmtak av budsjett og økonomiplaner. Kommunestyret kan for enkelte tilfeller beslutte at rådmannen ikke skal gi innstilling. 2.7 GENERELLE VILKAR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover. 2.8 KOMMUNESTYRETS ARBEIDSOPPGAVER Kommunestyret er det øverste og styrende organ i kommunen og tar prinsipielt viktige avgjørelser, samt vedtar planer og tiltak av overordnet karakter som for eksempel: Hovedtrekkene i organiseringen av kommuneadministrasjonen, langtidsplaner, utbyggingsoppgaver, årsbudsjett, økonomiplaner, regnskap, årsmelding m.v. Kommunestyret delegerer gjennom dette reglement avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker til andre folkevalgte organ eller til rådmannen. Kommunestyret skal allikevel selv avgjøre 6

66 ' følgende saker i henhold til kommuneloven og særlover: Kommuneloven a) Kommunestyret endrer selv medlemstall i kommunestyret (jmf. kommunelovens 7 nr. 3). b) Kommunestyret velger selv formannskap (jmf. kommunelovens 8 nr. I). c) Kommunestyret velger selv ordfører og varaordfører (jmf. kommunelovens 9 nr. 1 ). d) Kommunestyret oppretter selv faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet. Videre bestemmer kommunestyret selv arbeidsområde for disse, samt hvilke medlemmer utvalgene skal ha (jmf. kommunelovens 10 nr. 1-3). e) Kommunestyret oppretter selv styre for kommunale bedrifter, institusjoner og lignende (jmf. kommunelovens 11 nr. 1 og 2). f) Kommunestyret oppretter selv kommunedelsutvalg og velger medlemmer til disse (jmf. kommunelovens 12 nr. 1-3). g) Kommunestyret bestemmer selv hvem som skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vætt gjo1t av et annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette (jmf. kommunelovens 13). h) Kommunestyret innfører selv parlamentarisk styreform. Kommunestyret har selv kompetanse til å gjøre vedtak om å gå tilbake til ordinær styringsform (jmf. kommunelovens 18 nr. 1 og 3 ). i) Kommunestyret oppretter selv kommuneråd (jmf. kommunelovens 19 nr. 1 og 3). j) Kommunestyret ansetter selv administrasjonssjef (jmf. kommunelovens 22 nr. 2). k) Kommunestyret oppretter selv nye faste stillinger I) Kommunestyret vedtar selv personalpolitiske retningslinjer m) Kommunestyret vedtar selv organisasjonsendringer og bemanningsplaner. n) Kommunestyret bestemmer selv om ledende administrative stillinger skal være åremålsstillinger (jmf. kommunelovens 24 nr. 2). o) Kommunestyret velger selv kommunens representanter i pa1tssammensatte utvalg, og utvalgets leder og nestleder blant disse (jmf. kommunelovens 25 nr. 2). p) Kommunestyret bestemmer selv retningslinjer for de ansattes møterett i nemnder (jmf. kommunelovens 26 nr. 4). q) Kommunestyret bestemmer selv om møter i andre organer eller i visse sakstyper skal være lukket (jmf. kommunelovens 31 nr. 4 og 5). r) Kommunestyret fastsetter selv ved reglement regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer (jmf. kommunelovens 39 nr. 1). s) Regler og satser for dekning av utgifter og økonomisk tap som følge av kommunalt tillitsverv fastsettes av kommunestyret (jmf. kommunelovens 41 nr. 1og2). t) Regler for arbeidsgodtgjøring for de som har kommunale tillitsverv fastsettes av kommunestyret (jmf. kommunelovens 42). u) Pensjonsordning for folkevalgte fastsettes av kommunestyret (jmf. kommunelovens 43). 7

67 '" v) Kommunestyret vedtar selv økonomiplanen Umf. kommunelovens 44 nr. 3). w) Kommunestyret vedtar selv årsbudsjettet Umf. kommunelovens 45 nr. 2). x) Kommunestyret velger selv kontrollutvalg og ansetter revisor Umf. kommunelovens 60 nr. 2 og 5). f) Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (plandelen) av 27. juni 2008 nr 71 Kommunestyret selv har ledelsen av den kommunale planleggingen, jfr I 3-3 annet ledd. Kommunestyret selv skal vedta kommunal planstrategi. Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og ungens interesser jfr 3-3 tredje ledd Særlover a) Alkoholloven av 2. juni 1989, nr. 27. I samsvar med alkohollovens 1-7 kan kommunestyret gi bevilling til skjenking av alkoholholdige drikker. b) Opplæringsloven av 17. juli 1998, nr. 61. I henhold til lovens 2-5 kan kommunestyret bestemme hvilken målform som skal være hovedmål i de enkelte skolene. I henhold til lovens 6-2 kan kommunestyret gi forskrifter om samisk opplæring i kommunens skoler. I samsvar med opplæringslovens 8-1 kan kommunestyret gi forskrifter om hvilken skole de ulike områdene i kommunen sokner til. c) Konsesjonsloven av 31. mai 1974, nr. 19. Kommunens forkjøpsrett etter konsesjonslovens 11, j mf 21, avgjøres av kommunestyret. d) Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977, nr. 82, samt forskriftenes 4 og 8. Kommunestyret kan gi forskrift om start og landing med luftfa11øy og bruk av motorfa11øy på innsjøer,jmf. 5. e) Lov av 12. juni 1987, nr 56 om sametinget og andre samiske rettighetsforhold. I henhold til 3-9 kan kommunestyret gi bestemmelser om at samisk skal være likestilt med norsk i hele eller deler av den kommunale forvaltning. 8

68 3 DELEGERING AV MYNDIGHET I BUDSJETTSAKER 3.1 OVERORDNEDE RETNINGSLINJER a) Forskrift om årsbudsjett fastsatt av Kommunal - og regionaldepaitementet den 15. desember Det skal utarbeides budsjett og regnskap etter de obligatoriske krav som stilles i forskriftens 5 og 6. b) Kommunestyret fastsetter årlige budsjettrammer ut fra de driftsenheter kommunen til enhver tid er organiseti etter. Følgende rammeområder og politisk styring av disse fastsettes: Driftsenhet - Budsjett kap - Politisk ansvarlig organ Sentraladministrasjonen; H.K- 1.1 Formannskapet Oppvekst H.K Hovedutv for oppv/omsorg Omsorg H.K Hovedutv for oppv/omsorg Utvikling*) H.K Formannskapet Drift H.K Hovedutvalg for drift. *) Budsjett for samiske formål ligger under H.K 1.4 men politisk ansvarlig organ er Samepolitisk utvalg. Det gis ikke ramme for dette området men utvalget fremmer forslag overfor formannskapet om bruk av de midler som Sametinget årlig stiller til disposisjon for kommunen som følge av at kommunen er underlagt Samelovens språkregler. De politisk ansvarlige organ tildeles myndighet til å disponere de gitte rammer. 3.2 ANSVAR FOR OPPSTILLINGA V ARSBUDSJETTET Kommunestyret a) Driftsbudsjettet og kapitalbudsjettet Kommunestyret skal gjøre budsjettvedtak i henhold til de overordnede krav som til en hver tid er gjeldende i lov og forskrift. b) Driftsbudsjettet Kommunestyret skal gjøre vedtak om driftsbudsjett for brutto driftsutgifter og inntekter slik: For alle driftsenheter Godkjenne interne overføringer mellom programområder Skatter, rammetilskudd, mv. Renter, avdrag og bruk av netto driftsresultat Ved behandling av årsbudsjett i Kommunestyret skal dette fremlegges på postgruppenivå som defineres slik: l.xxxx.o I Lønn inkl avtalte tillegg l.xxxx Ekstrahjelp Osv. c) Kapitalbudsjettet Kommunestyret skal gjøre vedtak om kapitalbudsjett for brutto utgifter og inntekter. Budsjettet fremlegges for kommunestyret på posteringsnivå. Dvs. helt spesifisert. 9

69 3.2.2 Formannskapet Driftsbudsjettet Formannskapet skal utarbeide budsjettforslag på posteringsnivå for rammeområdene sentraladministrasjonen og utvikling. I tillegg skal formannskapet behandle budsjettforslagene fra hovedutvalgene og samepolitisk utvalg og har fullmakt til å foreta nødvendige endringer. Formannskapet skal også fremme budsjettforslag overfor kommunestyret for utgifter og inntekter under hovedkapittel 1,8, og 1,9. Kapitalbudsjett Formannskapet skal utarbeide forslag til kapitalbudsjett. Samlet budsjett Formannskapet fremmer et samlet budsjettforslag med forslag om vedtak for kommunestyret Hovedutvalg a) Følgende organer kommer i budsjettsammenheng under begrepet hovedutvalg: Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Hovedutvalg for drift (driftsutvalg) b) Driftsbudsjettet Hovedutvalgene skal utarbeide budsjett på posteringsnivå innenfor vedtatt budsjettramme for sine ansvarsområder. Om gitte budsjettrammer ikke er tilstrekkelig til å opprettholde de tjenester som normalt har vætt gitt, skal hovedutvalgene balansere sine budsjett slik: Foreslå nedlegging av tjenestetilbud Foreslå samordning av tjenestetilbud Foreslå reduksjon av omfang på tjenestetil bud Foreslå økte priser på tjenester Kommunestyret skal godkjenne/forkaste forslag til endringer/nedleggelser. 3.3 MYNDIGHET TILA FORETA BUDSJETTENDRINGER. Generelt: Budsjettendringer som foretas skal ikke ha virkning utover det året budsjettet gjelder for og skal ikke innebære varige økte utgifter uten kommunestyrets godkjenning Formannskapet a) Driftsbudsjettet Formannskapet kan foreta budsjettendringer mellom ansvar innenfor hovedkapittel 1.1 og mellom ansvar innenfor hovedkapittel 1.4. (Det vises imidle11id til punkt som spesifiserer delegering til Samepolitisk utvalg.) Formannskapet får fullmakt til å øke utgiftspostene på driftsbudsjettet innenfor budsjettramme Sentraladministrasjonen og budsjettramme Utvikling når dette skjer ved bruk av disposisjonsfond øremerket rammeområdene, eller ved bruk av inntekter utover det budsjette11e. Formannskapet får fullmakt til å overføre budsjettmidler fra sine rammeområder til andre rammeområder. b) Kapitalbudsjettet Formannskapet kan foreta omfordelinger innenfor det kapitalbudsjett som kommunestyret har vedtatt. Formannskapet kan ikke øke inntektssiden i kapitalbudsjettet totalt sett. 10

70 3.3.2 Hovedutvalg for Oppvekst/Omsorg a) Driftsbudsjettet Hovedutvalget kan foreta budsjettendringer mellom ansvar innenfor hovedkapittel 1.2 og mellom ansvar innenfor hovedkapittel 1.3. Hovedutvalget får fullmakt til å øke utgiftspostene på driftsbudsjettet innenfor budsjettramme Oppvekst og budsjettramme Omsorg når dette skjer ved bruk av disposisjonsfond øremerket rammeområdene, eller ved bruk av inntekter utover det budsjettet1e. Hovedutvalget får fullmakt til å overføre budsjettmidler fra sine rammeområder til andre rammeområder. c) Kapitalbudsjettet Ingen delegering Hovedutvalg for Drift a) Driftsbudsjettet Hovedutvalget kan foreta budsjettendringer mellom ansvar innenfor hovedkapittel 1.6. Hovedutvalget får fullmakt til å øke utgiftspostene på driftsbudsjettet innenfor budsjettramme Drift når dette skjer ved bruk av disposisjonsfond øremerket rammeområdet, eller ved bruk av inntekter utover det budsjette11e. Hovedutvalget får fullmakt til å overføre budsjettmidler fra sine rammeområder til andre rammeområder Til Samepolitisk utvalg a) Driftsbudsjettet Utvalget kan foreta budsjettendringer innenfor de ansvar på hovedkapittel 1,4 som gjelder disponering av de midler som kommunen får som følge av at kommunen er underlagt Samelovens språkregler. Herfra unntatt den budsjettpost som går til å dekke fellesutgifter som kun kan reguleres av formannskapet og kommunestyret. Utvalget får fullmakt til å øke utgiftspostene på driftsbudsjettet innenfor sitt område når dette skjer ved bruk av disposisjonsfond øremerket ansvarsområdet, eller ved bruk av inntekter utover det budsjette11e. Utvalget får fullmakt til å overføre budsjettmidler fra sine rammeområder til andre rammeområder. c) Kapitalbudsjettet Ingen delegering Til Rådmannen a) Driftsbudsjettet Rådmannen kan foreta budsjettendringer innenfor hvert enkelt ansvar. Herfra unntatt de ansvarsområder som er tillagt Samepolitisk utvalg. Rådmannen får fullmakt til å øke utgiftsposter innenfor rammeområder når dette skjer ved bruk av bruk av inntekter fra refusjon trygdeytelser utover det budsjette1te. c) Kapitalbudsjettet Ingen delegering c) Kapitalbudsjettet Ingen delegering 11

71 4 REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET Formannskapet har ansvaret for og koordinerer økonomiplan- og budsjettarbeidet i kommunen, og har ansvaret for å fremme forslag om samlet årsbudsjett og økonomiplan overfor kommunestyret. 4.1 VALG OG SAMMENSETNING Formannskapet skal ha 5 medlemmer med varamedlemmer, valgt av kommunestyret. Medlemmene og varamedlemmene skal være faste medlemmer av kommunestyret. Kommunestyret velger ordfører og varaordfører blant formannskapets medlemmer Umf. kommunelovens 9 nr. 1). Ordfører er leder og varaordfører er nestleder av formannskapet. Valgene gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, trer varamedlem fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt, hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg trer varamedlemmer inn i den nummerordren de er valgt. 4.2 ANSVARSOMRADE Formannskapet er styringsorgan for plan- og utviklingsarbeid, høringsorgan til planer og utredninger mv. fra sentralt og eksternt hold. Formannskapet har ansvaret for alle næringsrettede saksområder så langt dette ikke er spesifikt lagt til andre organ eller til rådmannen. Formannskapet koordinerer og gjør vedtak i saker av mer overordnet/økonomisk karakter, som ikke blir behandlet av de andre hovedutvalgene. Formannskapet er også kommuneplanutvalg, valgstyre, klagenemnd, samt styre for andre fond/legat så langt dette ikke spesifikt er lagt til andre organ. Formannskapet gjør for sine saksområder vedtak innenfor ramma og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, hjemlet i lov eller er vedtatt av kommunestyret, j mf. eget vedtatt delegeringsreglement for formannskapet. Formannskapet gir i andre saker innenfor sine saksområder forslag til kommunestyret i de forslagssaker fra hovedutvalgene, som ordføreren finner å ville ta opp til behandling i formannskapet, før behandling i kommunestyret. 4.3 MINDRETALLSANKE I saker der utvalget har delegert avgjørelsesmyndighet kan et mindretall på 1 kreve at saken blir lagt fram for kommunestyret. Slikt krav skal settes fram før møtet er slutt, og skal protokollføres, jmf. vedtatt generelt delegeringsreglement. 4.4 MØTE Formannskapet skal ha møte når ordf øre ren mener det er behov, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. Formannskapet er beslutningsdyktig når minst halvpa11en av medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig fle11all. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. 12

72 Rådmannen eller en representant for denne, har møte- og talerett i møtene. Ordføreren kan i enkeltsaker innkalle andre som det er ønskelig å rådføre seg med. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene og varamedlemmene av utvalget og andre med møterett, samt til kommunestyret. Formannskapet sine møter blir holdt for åpne dører, så langt ikke annet følger av lover og regler. Formannskapet kan vedta å behandle enkelte saker for lukkede dører, dersom hensyn til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. 4.5 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for formannskapet. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i formannskapet, med unntak av budsjett- og økonomiplaner. Formannskapet kan for enkelte tilfeller beslutte at rådmannen ikke skal gi innstilling. 4.6 GENERELLE VILKAR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover DELEGERING TIL FORMANNSKAPET a) Formannskapet tar avgjørelser i saker om kj øp, salg og makebytte av fast eiendom når verdien ikke overstiger kr ,-. Det forutsettes dekning i vedtatt årsbudsjett. b) Formannskapet tildeler lån og tilskudd over kr ,- fra næringsfondet Tilskudd og lån gis i samsvar med nærmere fastsatt reglement for slike ordninger og innenfor fastsatte budsjettrammer. c) Formannskapet gjør avtaler for kommunen innenfor sitt ansvarsområde, så langt slike avtaler ikke binder kommunen økonomisk utover vedtatt budsjett og/eller økonomiplan eller medfører andre konsekvenser av prinsipiell karakter. d) Formannskapet delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle væ1t gjo1t av et annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette organet jmf. kommunelovens 13 nr. 1 ("hasteparagrafen"). e) Formannskapet får myndighet til å opprette komiteer og å fastsette arbeidsoppgaver og avgjørelsesmyndighet for disse Umf. kommunelovens 10 nr. 5) f) Formannskapet vedtar sentrale avtaler. g) Formannskapet gir uttalelse til personalpolitiske retningslinjer og nye organisasjons og bemanningsplaner h) Formannskapet gir uttalelse ved innføring av ny teknologi Delegering i budsjettsaker Formannskapet gjør vedtak i budsjett- og økonomisaker ut fra retningslinjene i kap Delegering etter særlover a) Yrkestranspo1tlova av 21. juni 2002, nr 45. Generelt: Formannskapet blir delegeit fullmakt til å gi uttalelse fra kommunen i saker vedkommende kollektivtrafikk. b) Vegloven av 21. juni 1963, nr23. Formannskapet gir uttalelse i vegsaker. c) Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (plandelen) av 2 7. juni 2008 nr 71 13

73 ' Delegasjonen til formannskapet gjelder med de til enhver tid gjeldende forskrifter og endringer i lov og de begrensninger som følger av loven. Formannskapet gis myndighet til å nedlegge midle1tidig dele- og byggeforbud jfr kap 13. Fo1mannskapet gis myndighet etter og 12-9 som omhandler planprogram og behandling av planprogram for planer med vesentlige endringer. For medvirkning, herunder spesiell tilrettelegging for barn og unges oppvekstvilkår, jfr 5-1. d) Lov om stedsnavn av 18. mai 1990, nr 11. Formannskapet gis myndighet etter 6 bokstav d og 7. e) Straffeloven av 22. mai 1902, nr 10. Myndighet etter 79, 5 ledd, blir delegeit til næringsstyret f) Lov om jord (Jordloven) av 19.juni 2009, nr 23 Myndighet etter 6, 8, 9 og 12 blir delegeit til formannskapet. g) Skogbruksloven av 27. mai 2005, nr 31 Myndighet etter 3, 7 og 20 blir delegeit til formannskapet. h) Konsesjonsloven av 28. november 2003, nr 98 Kommunens myndighet etter loven blir delegeit til formannskapet med følgende unntak: Kontrollfunksjon delegeres rådmannen, j mfr i) Odelsloven av 28. juni 1974, nr 58. Kommunens myndighet etter loven blir delegeit til formannskapet. j) Beiteloven av 16. juni 1961, nr 12. Myndighet etter 12, 13, 14 og 16 blir delegeit til formannskapet. k) Gjerdeloven av 5. mai Myndighet etter 18 blir delegeit til formannskapet. 1) Forpaktningsloven av 25. juni 1965, nr 1. Myndighet etter 11 blir delegeit til formannskapet. m) Handyrloven av 6. mars 1970, nr 5. Myndighet etter 4 blir delegert til formannskapet. n) Lov om åpningstider for utsalgssteder av 26.april 1985,nr. 43. Lokale forskrifter om lukningstider for utsalgssteder, etter lov om åpningstid for utsalgssteder av 26. april 1985, og for handel utenom fast utsalgssted, etter lov om handelsvirksomhet av 6. juni 1980 med senere endringer delegeres formannskapet. o) Straffeloven av 2. mai 1902, nr. 10. Myndighet etter 79, 5 ledd, blir delegeit til formannskapet. p) Lov om folkebibliotek av 20. desember 1985,nr Formannskapet fungerer som bibliotekstyre med ansvar for etablering og drift. q) Lov om kulturminner av 9. juni 1978, nr. 50. Myndighet etter loven blir delegeit til formannskapet r) Lov om film og videogram av 15. mai 1987, nr. 21. Myndighet etter loven delegeres formannskapet s) Alkoholloven av 2. juni 1989, nr. 27, med kommunal forskrift Formannskapet gis myndighet etter alkoholloven 1-6 annet ledd og kommunelovens 8-3 for i enkelte tilfeller å tildele skjenkebevilling. t) Akvakulturloven av 17. juni 2005, nr. 79 Myndighet til å gi uttalelse fra kommunen til søknader etter loven, blir lagt til formannskapet u) Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977, nr. 82. Myndighet etter 6 i loven blir delegeit til formannskapet. 14

74 ' 5 REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONS UTVALGET 5.1 VALG OG SAMMENSETNING Administrasjonsutvalget skal ha 7 medlemmer med varamedlemmer, derav 5 representanter for kommunen (politisk valgte medlemmer) og 2 representanter for de ansatte. Ansattevalgte representanter velges blant de tillitsvalgte, og valgt etter reglene for forholdstallsvalg. Kommunestyret velger selv kommunens representanter og leder og nestleder blant disse. De politisk valgte medlemmene er valgt for den kommunale valgperioden. De tillitsvalgte velges for 2 år av gangen. Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, blir nytt medlem valgt selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget valgt etter reglene om forholdstallsvalg, skal suppleringsvalg skje fra den gruppe som står bak den som går ut. Den organisasjonen som opprinnelig har utpekt arbeidstakerrepresentanten har da rett til å utpeke ny representant. Bostedskravet gjelder ikke for de ansattes representanter. 5.2 ANSVARSOMRADE Administrasjonsutvalget har ansvaret for saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget har et hovedansvar for åta initiativ innenfor dette saksområdet. Administrasjonsutvalget har avgjørelsesrett og uttalerett slik det fremgår av punkt 5. 7" og gir i andre saker innenfor sitt saksområde forslag direkte til formannskapet. 5.3 MINDRETALLSANKE Avgjørelser fattet i administrasjonsutvalget kan av et mindretall på 1, ankes til kommunestyret. Rådmann, eller den som møter i deres sted kan også anke saken. Slikt krav om anke skal s~ttes fram før møtet er slutt, og skal protokollføres. 5.4 MØTE Administrasjonsutvalget skal ha møte når lederen mener det er behov, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. Administrasjonsutvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig fle1tall. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. Rådmannen eller en representant for denne, har møte- og talerett i møtene. Lederen kan i enkeltsaker innkalle andre som det er ønskelig å rådføre seg med. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene og varamedlemmene av utvalget og andre med møterett, samt til kommunestyret. I henhold til kommunelovens 31 pkt. 3 skal personalsaker behandles for lukkede dører. 5.5 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for administrasjonsutvalget. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i administrasjonsutvalget. 15

75 5.6 GENERELLE VILKAR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover. Vedtak i administrasjonsutvalget som har økonomiske konsekvenser for hovedutvalg, formannskap eller kommunestyre skal alltid oversendes aktuelt utvalg og sluttbehandles der DELEGERING TIL ADMINISTRASJONS UTVALGET Generell delegasjon etter kommuneloven a) I medhold av kommuneloven delegerer kommunestyret til administrasjonsutvalget den myndighet som etter samme lov er mulighet til å delegere, og som kommunestyret ikke har vedtatt å legge til andre organ. b) Administrasjonsutvalget gjør avtaler for kommunen innenfor sitt ansvarsområde, så langt slike avtaler ikke binder kommunen økonomisk utover vedtatt budsjett /økonomiplan, eller medfører andre konsekvenser av prinsipiell karakter. bestemmelser som angår arbeidstakerens ansettelses- og arbeidsvilkår. c) Avgjøre tilsettingssaker som er krevet behandlet i administrasjonsutvalget, jfr Tilsettingsreglement for kåfjord kommune pkt. 5. d) Ved forslag til innføring av ny teknologi og vesentlig omlegging av de tekniske hjelpemidler, og øvrige effektiviseringstiltak Saker hvor administrasjonsutvalget har uttalerett a) Ved ansettelse av rådmann. b) Ved oppsigelse av arbeidstakere hvor kommunestyret har tilsettingsansvaret. c) Ved forslag til sentrale avtaler. d) Ved forslag til personalpolitiske retningslinjer. e) Ved forslag til nye organisasjons- og bemanningsplaner Saker hvor administrasjonsutvalget har avgjørelsesmyndighet Administrasjonsutvalget treffer vedtak innenfor budsjettets rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, i medhold av lov eller vedtatt av kommunestyret /formannskap, herunder: a) Vedta retningslinjer for ansettelses- og rekrutteringsprosedyren. b) Avgjøre tvistespørsmål om tolkning og praktisering av avtaler, reglement og andre 16

76 6 REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG FOR OPPVEKST OG OMSORG Ordføreren har likevel rett til å la forslagssaker fra hovedutvalget bli lagt fram til behandling i formannskapet, før behandling i kommunestyret. Hovedutvalget har ansvar for de funksjonene som tidligere var lagt til følgende nemnder og styrer etter særlover: Barnehagenemnd etter: Lov om barnehager mv. av 17. juli 1992, nr VALG OG SAMMENSETNING Hovedutvalget skal ha 5 medlemmer, samt varamedlemmer. 3 av de faste medlemmene skal være medlemmer av kommunestyret. Videre skal 2 av de faste medlemmene komme fra politiske pariier /grupperinger. Kommunestyret velger leder og nestleder. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, blir nytt medlem valgt selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget valgt etter reglene om forholdstallsvalg, skal suppleringsvalg skje fra den gruppe som står bak den som går ut. Dersom lederen dør eller blir løst fra vervet, skal det velges ny, selv om det tidligere er valgt nestleder. 6.2 ANSVARSOMRADE Hovedutvalget har ansvar for saksområder innenfor helse- og sosialsaker, barnehager og undervisning, så langt dette ikke er spesifikt lagt til andre organ eller til rådmannen. Hovedutvalget gjør for sine saksområder vedtak innenfor ramma og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, hjemlet i lov eller vedtatt av kommunestyret. Voksenopplæringsnemnd etter: Lov om voksenopplæring av 28. mai 1976, nr. 35. Skolestyret etter: Lov om grunnskolen av 13.juni 1969, nr. 24. Forskrifter for grunnskolen. Videre har hovedutvalget ansvaret for disse funksjonen ifølge særlover: Kommunehelsetjenesten etter lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982, nr. 66. Sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester mv. av 13. desember 1991, nr. 81. Barnevernstjenesten etter lov om barnevernstjenester av 17. juni 1992, nr Lov om tilsyn med næringsmidler mv. av 19. mai 1933, nr. 3. Lov om vern mot tobakkskader av 9. mars 1973, nr. 14, 6. Hovedutvalget for oppvekst og omsorg skal utføre oppgaver kommunens helse- og sosialtjeneste er pålagt gjennom andre lover. Kommunestyret kan også pålegge utvalget andre oppgaver. Hovedutvalget har avgjørelsesrett slik det fremgår av punkt 6.7, og gir i andre saker innenfor sitt saksområde forslag direkte til kommunestyret. 17

77 6.2.1 Særfunksjoner med egen protokoll I følge lov om barnevernstjenester 2-1 kan kommunen ha et eget utvalg for barnevernstjenester. Hovedutvalget for oppvekst og omsorg utgjør dette utvalg, men fører separat protokoll for saker med hjemmel i lov om barnevernstjenester. Rådmannen behandler under samme protokoll, klager i medhold av sosialtjenestelovens 8-6 og kommunehelsetjenestelovens 2-3 før klagen evt. oversendes fylkesmannen /fylkeslegen. Videre gis utvalget myndighet til å behandle klient-/pasientsaker av prinsipiell karakter som rådmannen ønsker å legge fram for utvalget. 6.3 MINDRETALLSANKE I saker der utvalget har delegeit avgjørelsesmyndighet kan et mindretall på 1 kreve at saken blir lagt fram for kommunestyret. Slikt krav skal settes fram før møtet er slutt, og skal protokollføres, jmf. vedtatt generelt delegeringsreglement. 6.4 MØTE Hovedutvalget skal ha møte når lederen mener det er behov, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. Hovedutvalget er beslutningsdyktig når minst halvpmten av medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig tle1tall. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. Ordfører og rådmann, eller en representant for disse, har møte- og talerett i møtene. Når hovedutvalget for oppvekst og omsorg behandler saker om miljørettet helsevern og smittsomme sykdommer, skal medisinfaglig rådgivende lege ha rett til å delta i møtene. Kommunelegens tilråding skal alltid følge saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern og smittsomme sykdommer. Når hovedutvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, gjelder kommunelovens regler om representasjon for de ansatte, og om møteog talerett for disse, jmf. 25 i kommuneloven om partssammensatte utvalg, og 26 om møterett for ansattes representanter i nemnder. For behandling av saker som særlovsorgan /etter særlov gjelder det som er fastsatt i vedkommende lover om eventuell møte- og talerett for andre enn utvalgets medlemmer. Lederen kan i enkelte saker innkalle andre som det er ønskelig å rådføre seg med. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene, varamedlemmene og andre med møterett, samt til kommunestyret. Utvalget sine møter blir holdt for åpne dører, så langt ikke annet følger av lover og regler. Utvalget kan vedta å behandle enkelte saker for lukkede dører, dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. 6.5 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for hovedutvalget. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i hovedutvalget, med mindre utvalget for enkelte saker gjør vedtak om at rådmannen ikke skal gi innstilling. 6.6 GENERELLE VIL/UR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover. 18

78 '" 6. 7 DELEGERING TIL HOVEDUTVALG FOR OPPVEKST OG OMSORG opplæringsloven med unntak av 2 nr. 5, 6 nr.2 og 8 nr. 1. b) Lov om barnehager mv. av 17. juli 1992, nr Unntatt er 5. c) Lov om voksenopplæring av 28. mai 1976, nr Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven Hovedutvalg for oppvekst og omsorg gjør vedtak i budsjett- og økonomisaker ut fra retningslinjene i kapittel 3. d) Straffeloven av 2. mai 1902, nr. 10. Myndighet etter 79, 5 ledd, blir delegeit til hovedutvalget e) Serveringsloven av 13. juni 1997, nr 55. Myndighet til å ta avgjørelser i alle bevillingssaker Delegering etter kommuneloven i andre saker I samsvar med reglene i kommuneloven delegerer kommunestyret til hovedutvalget myndighet til å gjøre vedtak i følgende saker: Hovedutvalget gjør avtaler for kommunen innenfor sitt ansvarsområde, så langt slike avtaler ikke binder kommunen økonomisk utover vedtatt budsjett/økonomiplan, eller medfører andre konsekvenser av prinsipiell karakter. Hovedutvalg for oppvekst og omsorg får myndighet til å opprette komiteer innenfor sitt saksområde og å fastsette arbeidsoppgaver og avgjørelsesmyndighet for disse Qmf. kommunelovens 10 nr. 5) Delegering etter særlov Kommunestyret delegerer til hovedutvalget den myndighet kommunestyret har etter følgende særlover: a) Opplæringsloven av 17. juli 1998, nr. 61. Kommunestyret delegerer til hovedutvalget den myndighet kommunestyret har etter 19

79 ' 7 DELEGERING TIL HOVEDUTVALG FOR DRIFT (DRIFTSUTVALGET) innenfor sitt saksområde forslag direkte til kommunestyret. Ordføreren har likevel rett til å la forslagssaker fra hovedutvalget bli lagt fram til behandling i formannskapet, før behandling i kommunestyret. Hovedutvalg for drift har ansvar for de funksjonene som tidligere var lagt til følgende nemnder og styrer etter særlover: Brannstyre etter: Lov om brann- og eksplosjonsvern av 14. juni 2002, nr VALG OG SAMMENSETNING Hovedutvalg for drift skal ha 5 medlemmer, samt varamedlemmer. 3 av de faste medlemmene skal være medlemmer av kommunestyret. Videre skal 2 av de faste medlemmene komme fra politiske paitier /grupperinger. Kommunestyret velger leder og nestleder. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, blir nytt medlem valgt selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget valgt etter reglene om forholdstallsvalg, skal suppleringsvalg skje fra den gruppe som står bak den som går ut. Dersom lederen dør eller blir løst fra vervet, skal det velges ny selv om det tidligere er valgt nestleder. 7.2 ANSVARSOMRADE Hovedutvalg for drift har ansvar for saker vedrørende teknisk og miljø. Utvalget har videre ansvar for saksområder der kommunen med hjemmel i lover og regler gjør vedtak om løyve, pålegg, rådighetsinnskrenkning mv, og gjør vedtak innenfor ramma og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, hjemlet i lov eller vedtatt av kommunestyret. Driftsutvalget har avgjørelsesrett slik det fremgår av punkt 7.7, og gir i andre saker Havnestyre etter: Lov om havner og farvann mv. av 8. juni I 984, nr. 51. Kommunal veimyndighet etter: Veiloven av 21. juni 1963 nr 23. Friluftsnemnd etter: Lov om friluftslivet av 28. juni 1957, nr. 16. Utmarksutvalg etter: Lakse- og innlandsfiskeloven av I 5. mai 1992, nr. 47. Viltloven av 29. mai 1981, nr 38. Friluftsloven av 28. juni I 957, nr 16. Vassdragsloven av 15. mars 1940, nr MINDRETALLSANKE I saker der utvalget har delege11 avgjørelsesmyndighet kan et mindretall på I kreve at saken blir lagt fram for kommunestyret. Slikt krav skal settes fram før møtet er slutt, og skal protokollføres, jmf. vedtatt generelt delegeringsreglement. 7.4 MØTE Hovedutvalg for drift skal ha møte når lederen mener det er behov, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. 20

80 Driftsutvalget er beslutningsdyktig når minst halvpa1ten av medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig fle1tall. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. Ordfører og rådmannen eller en representant for disse, har møte- og talerett i møtene. Når driftsutvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, gjelder kommunelovens regler om representasjon for de ansatte, og om møteog talerett for disse, jfr 25 i kommuneloven om partsammensatte utvalg, og 26 om møterett for ansattes representanter i nemnder. For behandling av saker som særlovsorgan /etter særlov gjelder det som er fastsatt i vedkommende lover om eventuell møte-, taleog forslagsrett for andre enn utvalgets medlemmer. Lederen kan i enkeltsaker innkalle andre det er ønskelig å rådføre seg med. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene og varamedlemmene av utvalget og andre med møterett, samt til kommunestyret. Utvalget sine møter blir holdt for åpne dører, så langt ikke annet følger av lover og regler. Driftsutvalget kan vedta å behandle enkelte saker for lukkede dører, dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. 7.5 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for hovedutvalget. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i utvalget, med mindre utvalget for enkelte saker gjør vedtak om at rådmannen ikke skal gi innstilling. 7.6 GENERELLE VILKAR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover DELEGERING TIL HOVEDUTVALG FOR DRIFT (DRIFTSUTVALGET) Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven Hovedutvalg for drift gjør vedtak i budsjett- og økonomisaker ut fra retningslinjene i kapittel Delegering etter kommuneloven i andre saker I samsvar med reglene i kommuneloven delegerer kommunestyret til driftsutvalget myndighet til å gjøre vedtak i følgende saker: Hovedutvalg for drift gjør avtaler for kommunen innenfor sitt ansvarsområde, så langt slike avtaler ikke binder kommunen økonomisk utover vedtatt budsjett/økonomiplan, eller medfører andre konsekvenser av prinsipiell karakter. Hovedutvalg for drift får myndighet til å opprette komiteer innenfor sitt saksområde og å fastsette arbeidsoppgaver og avgjørelsesmyndighet for disse Umf. kommunelovens 10 nr. 5) Delegering etter særlover Kommunestyret delegerer til driftsutvalget den myndighet kommunestyret har etter følgende særlover: a) Straffeloven av 2. mai 1902, nr. 10. Myndighet som vegstyresmakt etter 9, 4 ledd i loven blir delegeit til hovedutvalg for drift. 21

81 b) Yrkestransportlova av 21. juni 2002, nr. 45. Rett til å uttale seg på vegne av kommunen i løyvesaker (med unntak for saker som har med kollektivtransp01ten å gjøre), blir delegeit til hovedutvalget. c) Forurensingsloven av 13. mars 1981, nr. 6 med tilhørende regler. Myndighet til å gjøre enkeltvedtak blir delegert til hovedutvalg for drift med hjemmel i lovens 83. Utføre tilsyn og foreta granskning etter 48 og 50. Treffe enkeltvedtak etter 49 og pålegge undersøkelser etter 51. Fastsette og frafalle forurensingsgebyr etter 73 for forhold i strid med 49, 50 og 51. Gi pålegg etter forurensingslovens 7 fjerde ledd for å hindre at lagring av brukte gjenstander medfører fare for forurensing og for å stanse, fjerne eller begrense virkningene av forurensing som allerede har inntrådt, og gi pålegg for å avbøte skader og ulemper. Myndigheten er begrenset av 11, jfr 29, og der ansvarlige ikke behøver tillatelse, jfr 9. Kommunen er tilsynsmyndighet jfr 48 innenfor dette myndighetsområdet. d) Lov om brann- og eksplosjonsvern av 14. juni 2002, nr 20 Myndighet som brannstyre blir delegeit til driftsutvalget. e) Lov om friluftslivet av 28. juni 1957, nr. ~ Myndighet etter 5, 114, 26, 30 og 40 blir delegeit til driftsutvalget f) Vass- og kloakkavgiftslov av 3 1. mai nr 17. Myndighet til å forvalte avgiftssystemet etter loven. 22

82 8 DELEGERING TIL SAMEPOLITISK UTVALG! ~ 8.1 VALGOG SAMMENSETNING Samepolitisk utvalg skal ha 5 medlemmer, samt varamedlemmer. Kommunestyret velger leder og nestleder. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem dør, flytter fra kommunen eller blir løst fra vervet, blir nytt medlem valgt selv om det er valgt varamedlem. Er utvalget valgt etter reglene om forholdstallsvalg, skal suppleringsvalg skje fra den gruppe som står bak den som går ut. Dersom lederen dør eller blir løst fra vervet, skal det velges ny selv om det tidligere er valgt nestleder. 8.2 ANSVARSOMRÅDE Samepolitisk utvalg har ansvar for saker vedrørende samisk kultur- og språkutvikling. Utvalget er rådgivende organ for den øvrige kommuneforvaltning i alle typer saker som angår samepolitiske spørsmål. Utvalget har videre ansvar for saksområder der kommunen med hjemmel i lover og regler gjør vedtak innenfor ramma og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov, hjemlet i lov eller vedtatt av kommunestyret. Samepolitisk utvalg har avgjørelsesrett slik det fremgår av punkt 8.7 og gir i andre saker innenfor sitt saksområde forslag direkte til kommunestyret. Ordføreren har likevel rett til å la forslagssaker fra utvalget bli lagt fram til behandling i formannskapet, før behandling i kommunestyret. Samepolitisk utvalg har ansvar for følgende område: Lov 0111 sametinget og andre samiske rettforhold (sameloven): Lov av12juni 1987 nr 56 Lov 0111 stadnamn (stadnamnlova) Lov av 18. mai 1990 nr MINDRETALLSANKE I saker der utvalget har delegeit avgjørelsesmyndighet kan et mindretall på 1 kreve at saken blir lagt fram for kommunestyret. Slikt krav skal settes fram før møtet er slutt, og skal protokollføres, jmf. vedtatt generelt delegeringsreglement. 8.4 MØTE Samepolitisk utvalg skal ha møte når lederen mener det er behov, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes i hovedsak ut 7 dager før møtedagen. Saksdokumentene skal sendes til medlemmer, varamedlemmer og andre med møterett. Driftsutvalget er beslutningsdyktig når minst halvpat1en av medlemmene er til stede. Avgjørelser skal ha vanlig fle1tall. Er stemmetallene like, gir lederens stemme utslaget. Ordfører og rådmannen eller en representant for disse, har møte- og talerett i møtene. Når utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, gjelder kommunelovens regler om representasjon for de ansatte, og om møteog talerett for disse, jfr 25 i kommuneloven om pa1tsammensatte utvalg, og 26 om møterett for ansattes representanter i nemnder. 23

83 ' For behandling av saker som særlovsorgan /etter særlov gjelder det som er fastsatt i vedkommende lover om eventuell møte-, taleog forslagsrett for andre enn utvalgets medlemmer. Lederen kan i enkeltsaker innkalle andre det er ønskelig å rådføre seg med. Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka skal sendes til medlemmene og varamedlemmene av utvalget og andre med møterett, samt til kommunestyret. Utvalget sine møter blir holdt for åpne dører, så langt ikke annet følger av lover og regler. Samepolitisk utvalg kan vedta å behandle enkelte saker for lukkede dører, dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. Samepolitisk utvalg gjør vedtak i budsjett- og økonomisaker ut fra retningslinjene i kapittel Delegering etter kommuneloven i andre saker I samsvar med reglene i kommuneloven delegerer kommunestyret til driftsutvalget myndighet til å gjøre vedtak i følgende saker: Samepolitisk utvalg gjør avtaler for kommunen innenfor sitt ansvarsområde, så langt slike avtaler ikke binder kommunen økonomisk utover vedtatt budsjett/økonomiplan, eller medfører andre konsekvenser av prinsipiell karakter. 8.5 SEKRETARIAT Rådmannen eller den denne peker ut, er sekretær for utvalget. Rådmannen har innstillingsrett i alle saker som skal behandles i utvalget, med mindre utvalget for enkelte saker gjør vedtak om at rådmannen ikke skal gi innstilling. 8.6 GENERELLE VILKAR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover DELEGERING TIL SAMEPOLITISK UTVALG Delegering i budsjettsaker i medhold av kommuneloven 24

84 9 DELEGERING TIL RÅDMANNEN All delegering til administrasjonen skal skje til rådmannen, med mindre annet følger av særlovgivningen. Delegeringsvedtak og vedtak i hastesaker skal refereres i de folkevalgte organer som de aktuelle vedtak hører inn under. 9.1 GENERELLE VILKÅR For tilfeller som ikke er særskilt nevnt i dette reglement, gjelder generelt vilkår slik det fremgår av kommuneloven og aktuelle særlover. 9.2 DELEGERJNG ETTER KOMMUNELOVEN I medhold av kommuneloven gir kommunestyret rådmannen fullmakt til å ta avgjørelser i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Saker hvor rådmannen har avgjørelsesmyndighet: Samtykke i bruk av egen bil. Tilstå dekning av flytteutgifter. Tilståelse av telefongodtgjøring. Fastsette lønnsansiennitet. Godkjenne ekstraarbeid utenom hovedstilling i kommunen. Godkjenne utlysningstekster for alle stillinger i kommunen. Opprette, nedlegge eller omplassere i stillinger internt i etatene Tilsette i ledige stillinger ut fra eget reglement for tilsettinger. Engasjere personell i inntil 3 måneder. Oppta lån og plassere kommunens likvide midler etter et eget vedtatt reglement for finansforvaltning Inngå bankavtaler. Innvilge prioritetsvikelser, i samarbeid og enighet med ordfører Fatte administrative vedtak i henhold til A rundskriv fra KS, med tnmtak av tariffavtaler (adm. utvalget). Innvilge permisjoner i henhold til vedtatt reglement Saker under seksjon for oppvekst og omsorg som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning: Tildeling/vedtak om tilskudd i samsvar med reglement Rådmannen gjør vedtak om tilskudd i høve kommunale tilskuddsordninger, i samsvar med og så langt dette er delege11 i nærmere regler for slike ordninger. Etterutdanning/kurs for personalet Ut fra vedtatt budsjett og andre retningslinjer har rådmannen myndighet til å fordele/utnytte ressursene til etterutdanning/kurs for personalet. Dette gjelder også eksternt tildelte tilskudd til formålet. Rådmannen gis myndighet til å tildele boliger på private eldresentre og bo- og servicesenter i kommunen Saker under seksjon for drift som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning: Tildele tilskudd til private boligveier, jmf. vedtatt reglement av 16. mai 1983, k.sak 67/83. 25

85 ' I tvilstilfeller skal tildelingssaker legges fram for det aktuelle hovedutvalg Saker under utviklingsavdelingen som alltid blir regnet for ikke å være av prinsipiell betydning: Innovasjon Norge (Landbruksbanken) og BU-fondets finansieringsordninger. Kommunens myndighet tillegges rådmannen i samsvar med reglement for slike ordninger. Statens tilskuddsforvaltning i landbruket. Kommunens myndighet tillegges rådmannen i samsvar med reglement for slike ordninger. Søknader inntil kr ,- fra næringsfondet avgjøres administrativt av Rådmannen etter vedtatte retningslinjer for næringsfondet. Fo1mannskapet er ankeinstans. Kommunale tilskuddsordninger i landbruket. Innenfor ramma og i henhold til eget budsjettreglement blir myndighet i slike saker delegeit til rådmannen. Inndriving av misligholdte lån. Rådmannen blir delegeit all myndighet vedrørende inndrivelse av misligholdte lån gitt fra næringsfondet. Godkjenning av utbetaling av innvilgede lån og tilskudd. Myndighet til å godkjenne utbetalinger av innvilgede tilskudd og lån gitt fra næringsfondet eller andre kommunale eller statlige ordninger innenfor næringsstyrets ansvarsområde og etter de spesifikke vedtak, blir delegeit til rådmannen, jmf. ellers eget reglement for innkjøp, attestasjon og anvisning. Rådmannen tildeler kommunale boligtomter som er ledige på tidligere utlagt/opparbeidet boligfelt. Rådmannen tildeler ledige industritomter på utlagte/opparbeidet industri- og forretningsområder, der tildeling ikke utløser opparbeidelseskostnader for kommunen. Tildele kommunalt tilskudd til skogsveier, jmf. vedtatt reglement av 23. mars 1987, k.sak 32/87. Rådmannen tildeler kulturmidler ifølge vedtatt reglement for tildeling. Formannskapet er ankeinstans. Rådmannen tildeler språkmotiveringstipend til elever i den videregående skole etter vedtatte retningslinjer (f.sak 20/05) Rådmannen tildeler kursstøtte i samisk språk til foreldre/foresatte med barn som tar samisk i barnehage og i grunnskole, etter vedtatte retningslinjer (samepolitisk utvalg sak 29/08) Rådmannen tildeler utdanningsstipend i samisk språk etter vedtatte retningslinjer (f.sak 05/07). Rådmannen tildeler kurs/utdanning innen samisk språk/kultur til kommunalt ansatte ut fra vedtatt budsjett og vedtatt plan. Dette gjelder eksternt tildelt tilskudd fra Sametinget (tospråklighetsmidler). 9.3 DELEGERING ETTER SÆRLOVER OG AVTALER Lov av 12. juni 1987, nr 56 om Sametinget og andre samiske rettsforhold. Rådmannen kan etter 3-2 oversette lover og forskrifter som er av interesse for hele eller deler av den samiske befolkningen. Kunngjøringer skal skje både på samisk og norsk. Husbankloven av 1. mars 1946, nr. 3. Myndighet til åta avgjørelser i alle saker som utbedringslån og etableringstilskudd delegeres til rådmannen. 26

86 Opplæringsloven av 17. juli 1998, nr. 61. Rådmannen skal fordele ressursene til spesialundervisning etter nærmere fastsatte regler. Fastsette ansiennitet og kompetanse til personalet i skolen etter nærmere fastsatte regler. Innvilge permisjoner til personalet i skolen etter vedtatt permisjonsreglement. Lov om barnehager mv. av 17. juni 1992, nr Rådmannen skal fordele ressursene til spesialpedagogiske tiltak for barn i barnehager etter vedtatte regler og instrukser. Godkjenne hjem som tar imot barn til familiebarnehager. Gi dispensasjon fra utdanningskrav ved midle1tidig tilsetting av styrere og avdelingsledere i barnehagene. Lov om voksenopplæring av 28. mai 1976, nr. 35. Rådmannen fordeler de kommunale midlene til voksenopplæringstiltak i organisasjonene innenfor budsjettrammene og i samsvar med vedtatte regler for tilskudd til voksenopplæring. Lov om sosiale tjenester av 13. desember Behandle klagesaker i henhold til lovens 8-6 før klagen evt. oversendes til fylkesmannen. Fastsette egenbetaling for hjemmetjenester etter nærmere retningslinjerfastsatt av kommunestyret. Fastsette pensjonærers betaling for opphold på institusjon i hht. Forskrift om vederlag for institusjon fra sosialdepa1tementet. Treffe foreløpig vedtak om tilbakehold i institusjon for rusmisbrukere uten eget samtykke, jmf. 6-2, 5. ledd. Treffe vedtak om sosiale tjenester jmf. 4-2 a)-b) til psykisk utviklingshemmede. Treffe vedtak om støttekontaktjmf. 4-2 c). Treffe vedtak om tiltak for rusmiddelbrukere jmf Prioritere tildeling av vaktmeste1tjenester for eldre og uføre. Avgjøre søknader om: 1. Hjemmehjelp. 2. Avlastningstiltak for eldre og uføre. 3. Omsorgslønn etter nærmere retningslinjer. 4. Annen praktisk bistand og opplæring til dem som har et særlig behov. Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982, nr. 66. Behandle klagesaker relate1t til lovens 2-3 før klagen evt. oversendes til fylkeslegen. Avgjøre søknader om hjemmesykepleie. Inn- og utskrivning av pasienter på sykeog aldershjem. Godkjenningssaker 4a (miljørettet helsevern): Fatte vedtak i rutinesaker som omhandler vannforsyning, avløp, toalettløsninger i forbindelse med nybygging eller endring av enkeltbolig og enkeltstående fritidshus. Fatte vedtak i rutinesaker som omfatter bygningshygiene/inneklima i offentlige eller andre bygninger, eller endringer i bruk av eksisterende bygninger (for eksempel barnehager, skoler, forsamlingslokaler, hoteller m.v.). Fatte vedtak som omhandler godkjenning og sikring av drikkevannskilder. Fatte vedtak i rutinesaker vedrørende konsesjonssøknad fra eksisterende næring som er pålagt konsesjon. 27

87 Fatte vedtak i rutinesaker vedrørende campingplasser, kirkegårder, basseng, boblebad m.v. Pålegg: Gi pålegg om utbedringer eller endringer i moderat omfang. Lov om tilsyn med næringsmidler mv. av 19. mai 1993, nr. 3. Fatte vedtak i henhold til den myndighet som er tillagt loven med forskrifter, med unntak av 6a som omhandler ileggelse av tvangsmulkt. Alkoholloven av 2. juni 1989, nr 27, med kommunal forskrift. Rådmannen gis myndighet til å tildele ambulerende skjenkebevilling til deltakere i sluttet selskap Qmf. 4-5 og kommunelovens 23) etter skriftlig søknad. Rådmannen gis myndighet etter 4-2, fjerde ledd, 4-4 tredje led og kommunelovens 23 å gi tillatelse til utviding av skjenketid og utviding av skjenkelokale. Lov om voksenopplæring av 28. mai 1976 Myndighet etter 19 og 21 blir delegeit til rådmannen. Delingsloven av 23. juni 1978, nr. 70. Rådmannen eller den denne gir fullmakt, møter på vegne av kommunen ved kart- og delingsforretninger. I samsvar med 1-2, 2 ledd i delingsloven kan rådmannen overlate til andre å utføre kait- og delings-forretninger på sine vegne som styrer, når de det gjelder, fyller kravene til kvalifikasjoner etter del 3, pkt 3.1 i forskriftene. Lov om eiegedomsregistrering (Matrikkellova) av 17. juni 2005 Kommunen er lokal matrikkelstyresmakt Sa) i loven. Rådmannen har myndighet etter 6, 7, 9, 14-27, og kapitlene 6-9 i loven. Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven, byggesaksdelen) av 27. juni 2008 nr 71 Rådmannen innehar myndighet der annet ikke er vedtatt til delegeit formannskapet Rådmannen gis myndighet etter kap 2, og 11-4, 11-12, 11-14, 12-1, 12-8, 12-10, 12-11, andre til og med femte ledd, andre ledd, 13-1, 13-3, 14-2, kap 15 og kap. 19. Lov om planlegging og byggesaksbehandling (byggesaksdelen av 14. juni.85 nr.77. Rådmannen gis myndighet etter 63, kap Vl 11 og kap IX, XI-A, kap XII, kap XIII, kap XIV, kap XV, kap XVI, kap XVII og kap XIX. Vegloven av 21. juni 1963, nr. 23. Med hjemmel i 9, 4 ledd i vegloven blir myndighet som vegstyresmakt for kommunale veger delegeit til rådmannen i saker som ikke omfatter bruk av skjønn. Vegtrafikkloven av 18. juni 1965, nr. 4 og forskrifter. Myndighet etter 26, 28 og 29 i skiltforskriftene av 10. oktober 1980, endret ved forskrift av 25. juni 1986 nr. 1611, jmf 5 og 43 i vegtrafikkloven delegeres til rådmannen. Myndighet etter 6, 5 ledd i loven, om midle1tidig fastsetting av lavere fa1tsgrense og 7, 2 ledd, om midle1tidig vedtak om forbud mot trafikk, blir delegert til rådmannen. Forurensingsloven av 13. mars 1981, nr. 6 med forskrifter. Myndighet for kommunestyret i kurante saker etter 22, 2 ledd - om omlegging eller utbedring av stikkledning, 26 siste ledd - om utkobling av slamavskiller, 35 om omsetning og tømming av avfallsbeholdere og om opprydding etter samme, og 37 om fjerning av avfall, blir delegeit til rådmannen. Myndighet for kommunestyret etter forskrift om utslipp fra separate avløpsanlegg med mer av 2. desember 1985 blir delegeit til rådmannen. Naboloven av 16. juni 1963, nr. 15. Rådmannen får fullmakt til å opptre på vegne av kommunen i naboforhold. 28

88 ' Konsesjonsloven av 27. mai 2003, nr 98 Myndighet etter 17 kontroll delegeres rådmannen. Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977, nr. 82. Myndighet i kurante saker etter 5 i loven blir delegeit fra kommunestyret til rådmannen. Myndighet etter kommunale forskrifter delegeres til rådmannen. Lov om kirker og kirkegårder av 3. august I henhold til lovens 53 skal rådmannen varsle stiftsdireksjonen om alle avgjørelser vedrørende kirken. Lov om folkebibliotek av 20. desember 1985, nr. I 08. Skogbruksloven av 21. mai Myndighet i kurante saker etter 46 og 50, jfr. forskrift fra Landbruksdepaitementet 1 blir delegeit til rådmannen. Odelsloven av 28. juni 1974, nr 58. Myndighet etter 27, 3 ledd,jmf. forskrifter fra Landbruksdepaitementet 1-1, nr 5, blir delegeit til rådmannen. Forpaktningsloven av 25. juni 1965, nr I. Foruten 11 blir myndighet i hele loven delegeit til rådmannen Hovedtariffavtalen (HT A) og kommuneloven Rådmannen delegeres avgjørelsesmyndighet etter kommuneloven i saker om lønnsfastsettelse for ansatte og mellomledere i henhold til Hovedtariffavtalen. Lov om kulturminner av 9. juni 1978, nr. 50. Lov om film og videogram av 15. mai 1987, nr. 21. Rådmannen avgjør konsesjoner i henhold til 2. Straffeloven av 22. mai 1902, nr 10. Med hjemmel i Straffelovens 79, 5 ledd får rådmannen myndighet til å kreve påtale i alle saker innenfor andres ansvarsområde, i de tilfeller rask etterforskning krever rask påtale. Myndighet etter 6, I ledd, jmf. forskriftens 4, blir delegert til rådmannen. Lov om handelsvirksomhet av 6. juni 1980, nr 21 med senere endringer. Myndighet etter forskriftenes 2-1 og 3-1, fastsatt med hjemmel i lovens 3-2, blir delegeit til rådmannen. Jordloven av 12. mai 1995 nr. 23. Myndighet i kurante saker etter 6, 8, 9, 11 og 12, jmf. forskrift fra Landbruksdepa1tementet 1 blir delegert til rådmannen. 29

89 10 DELEGERING TIL ANDRE I ADMINISTRASJONEN 10.1 DELEGERING TIL BARNEVERNSLEDER Lov om barnevernstjenester av 17. juli 1992, nr b) I medhold av lovens kap 3 gis brannsjefen fullmakt til å utføre oppgaver etter lovens 11, 12 og 13 om brannvesenets oppgaver, fullmakter ved brann og ulykkessituasjoner og fotiegnelse over særskilte brannobjekt. c) Tilsyn etter lokal forskrift om tilsyn av brannobjekter i Kåfjord kommune og brann- og eksplosjonsvernloven 13 og 32. d) Brannsjefen gis fullmakt til å behandle fyrverkerisøknader, etter lovens 43 og forskrift. Kompetanse etter denne loven er tillagt barnevernsleder, i henhold til barnevernstjenestelovens 2-1: "!hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvar/or oppgm1er etter denne loven. " Lederen har ansvar for å treffe vedtak i medhold av loven, men skal holde utvalget oriente11 en gang pr. halvår eller oftere ved behov, om barnevernets arbeid og situasjon DELEGERING TIL BRANNSJEF a) I medhold av brann- og eksplosjonsvernloven får brannsjefen fullmakt til å rekruttere personell til brannvesenets innsatsstyrke i hht. brannlovens 9, og 17, og gjeldende brannordning for kommunen. 30

90 11 DELEGERING TIL NAV GÅIVUOTNA KÅFJORD NAV-leder delegeres personal- og økonomifullmakter som kommunal avdelingsleder i Kåfjord kommune i henhold til kommunalt delegasjonsreglement for øvrig DELEGERING TIL DAGLIG LEDER Stat og kommune er i tilknyting til samarbeidsavtale mellom Gaivuona suohkan - Kåfjord kommune og NAV Troms enige om at følgende fagområder delegeres fra Kåfjord kommune til NAV Gaivuotna - Kåfjord ved daglig leder: Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991, nr. 81. Lov om sosiale tjenester kap. 2, 2-3, ansvarsfordeling og generell veiledning Lov om sosiale tjenester kap. 3, sosiale tjenester, generelle oppgaver Lov om sosiale tjenester kap. 4, 4-1, råd og veiledning Lov om sosiale tjenester kap. 4, 4-3a, rett til individuell plan Lov om sosiale tjenester kap. 4, 4-5, midle11idig husvære Lov om sosiale tjenester kap. 5, økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning K valifiseringsprogrammet Gjeldsordning Delegasjonen innebærer at NAV-leder har det utøvende behandlingsansvaret etter personopplysningsloven. 31

91 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2013/155-4 Arkiv: 030 Saksbehandler: Rådmann Einar Pedersen Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 5/14 Kåfjord Administrasjonsutvalg Forslag til endringer i organisasjonsstrukturen i Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune Henvisning til lovverk: Kommuneloven Vedlegg 1 Rapport OU - prosess 2 Kommentarer til kommunelovens 23 3 Delegasjonsreglement for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune Rådmannens innstilling Innstilling til vedtak, del 1 Rådmannen vil redusere antallet ledernivåer fra tre til to slik at Kåfjord kommune gjennom organisasjonsstrukturen og beskrivelsen av den, fremstår med to formelle og klart definerte leder- / myndighetsnivå slik det fremkommer nedenfor: Kåfjord kommunes organisasjon skal ha to formelle og klart definerte leder-/ myndighetsnivå, nivå 1 og nivå 2, slik. Nivå 1, rådmannsnivået. Dette nivået består av rådmannen og 3 kommunalsjefer og utgjør rådmannsteamet. I følge kommuneloven 22 er rådmannen Kåfjord kommunes øverste leder for den samlede kommunale administrasjon. Rådmannsteamet er kommunens administrative, strategiske ledergruppe og hver av kommunalsjefene har på rådmannens vegne oppfølgingsansvar for bestemte tjenesteproduserende virksomheter/områder. Rådmannen møter selv eller er representert ved en av kommunalsjefene i folkevalgte organ som kommunestyret, formannskap og politiske utvalg oppnevnt av kommunestyret. Nivå 2: Virksomhetsleder Virksomhetsleder er leder av avgrensede tjenesteproduserende virksomheter. Enhetsleder har innenfor egen enhet myndighet og resultatansvar innenfor daglig drift med hensyn til fag, økonomi og personell.

92 Denne myndigheten skal ikke delegeres videre, men det kan gis et begrenset lederansvar til andre, f.eks. fagansvarlig, pedagogisk leder o.l. Stab-/støtteenheter Typiske stabs- og støttetjenester holdes sentralt og skal understøtte de to nivåene på en best mulig måte. Arbeidsoppgaver og ansvar til enhetene skal ta utgangspunkt i at myndigheten ligger hos rådmannen og/eller leder på nivå 2. Kåfjord kommunestyre tar rådmannens beslutning til orientering. Innstilling til vedtak, del 2 Kommunestyret har selv gjennom selv, bla gjennom saksbehandlingen i saker om oppvekststruktur, strategisk helseplan, sammenslåing av enheter, krav til effektivisering i tjenesteapparatet, vedtatt konkrete organisatoriske endringer. Med bakgrunn i dette vedtar kommunestyret fremlagte forslag fra rådmannen som gjeldende organisasjonsstruktur for Kåfjord kommune. Rådmannen gis i oppdrag å planlegge et innføringsløp som tydeliggjør dette i kommunens tjenesteapparat. Saksopplysninger Rådmannen legger med dette fram forslag til ny administrativ organisering av Kåfjord kommune. Selv om den nye organiseringen bør iverksettes snarest mulig etter vedtak må det settes av en tidsperiode fram til iverksettelse gir rom for nødvendige forberedelser for en best mulig utgangspunkt for det videre utviklingsarbeid. Beskrivelse av organisasjonsstrukturen Nivå 1 Rådmannsnivået Rådmann 3 kommunalsjefer med sektoransvar Øverste administrative leder. Stedfortreder for rådmannen og har delegert myndighet innenfor enkelte saksområder for rådmannen. Skal sammen med rådmannen legge til rette for strategisk utvikling av Kåfjord kommune som samfunn, tjenestetilbud og kommunen som organisasjon. Kommunalsjefene skal sammen med rådmannen representere bindeleddet mellom politiske styringsorganer og kommunens administrasjon. Kommunalsjefene har sammen med rådmannen overordnet ansvar for oppfølging, støtte og rådgivning overfor enhetslederne. Utøve strategisk ledelse og helhetlig styring i team med rådmannen. Inneha oppgaven som prosjektleder der dette er aktuelt Rådmannsteamet har ansvaret for oppfølgning av interkommunalt samarbeid. Overordnet ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Ivareta arbeidsgivers oppgaver i forhold til hovedtillitsvalgte

93 Stabs- og støttefunksjoner Økonomi og personal Avdelingsleder Støtte til rådmannsnivået og enhetene samt til eksterne brukere Budsjett, regnskap, lønn, skatt personaladministrasjon inkl. forhandlinger Rekruttering Opplæring innenfor sitt område Controller-oppgaver Servicekontoret og IT Brann og redning Avdelingsleder Støtte til rådmannen og enhetene samt til eksterne brukere Post, sak, arkiv Politiske utvalg Valg annet hvert år Intern / ekstern informasjon Sentralbord, hjemmeside Opplæring innenfor eget område. Avtale om interkommunal brannvern-ordning under utredning. Brannsjef, forebyggende og feier interkommunal. Lokal brannkorps i kommunen ledes av beredskapsleder, utgjør for Kåfjord max 15 % stilling. Interkommunalt samarbeid Administrative samarbeidstiltak Nivå 2: Virksomheter Virksomhetsledere De forskjellige virksomhetene Manndalen oppvekstsenter Ansvaret for oppfølgning på vegne av Kåfjord kommune fordeles i rådmannsteamet Virksomhetslederne har det daglige helhetsansvaret for drift av de enkelte virksomhetene. Ledes av rektor Barnehage, SFO, barne- og ungdomsskole Olderdalen oppvekstsenter og voksenopplæring Trollvik oppvekstsenter Ledes av rektor Barnehage, SFO, barne- og ungdomsskole, voksenopplæringen Ledes av rektor Barnehage, SFO, barneskole trinn 1 7.

94 Kultur, språk og fritid Teknisk avdeling Plan /utviklingsavdeling Helse, familie, barnevern, rus, psykiatri, - ressurssenter «Familiens hus» Institusjonsbasert omsorg Hjemmebasert omsorg PU og boligtjenesten Ledes av avdelingsleder Kulturskolen, språksenteret, språkkonsulent, kulturkonsulent, bibliotek inkl. bokbuss, plan- og oppfølgningsoppgaver ungdom og fritid, administrasjon/forvaltning av tilskuddsmidler innfor området (leder rekrutteres internt) Ledes av avdelingsleder Forvaltning, vedlikehold av bygg og anlegg Drift- og vedlikehold av bygninger Renhold av bygninger Drift- og vedlikehold av vann- og avløpsanlegg Drift- og vedlikehold av veier, parkeringsplasser, turstier, turistanlegg o.l. Kirkegårder og andre park-/uteanlegg Forvalte, drift-/vedlikehold, vei, havn o.l. Controlleroppgaver (leder rekrutteres internt) Ledes av avdelingsleder Samarbeid med interkommunalt plankontor Reguleringssaker Bygg-/delingsaker, saksbehandling-/kontroll Næring, landbruk, skog, miljø Opplæring innenfor eget område (leder rekrutteres internt) Ledes av avdelingsleder Barnevern, Helsestasjon Kommunelege Rus Psykiatri Ny enhet. Utvikling og iverksettelse organiseres som prosjekt. Målsetting om samlokalisering? Ledes av avdelingsleder Sykehjemstjenester generelt korttidsplasser langtidsopphold, sykestueseng øyeblikkelig hjelp kommunepsykolog interkommunalt samarbeid Ledes av avdelingsleder Hjemmesykepleie Hjemmehjelp Ledes av avdelingsleder Ny enhet. Utvikling og iverksettelse organiseres som prosjekt

95 NAV Avdelingsleder NAV, (p.t statlig ansatt) Arbeidsdeling stat / kommune avtalt gjennom partnerskapsavtale. Vedtak i Kåfjord kommunestyre om bosettingskommune. Koordinator tilsluttes NAV Begrenset myndighet Fagstillinger I enkelte enheter vil det være behov for leder å videreføre nåværende delegerte avgrenset leder-/fullmaktsoppgaver, f.eks.: fagansvarlig i omsorgsenheter, helsesøster teamleder, pedagogisk leder, mv. Koordinerings-/samhandlingstiltak God samhandling fordrer god styringsdialog mellom nivåene: -politikk og administrativ toppledelse, toppledelse og virksomhetsledere. Nedenfor nevnes aktuelle tiltak Lederutvikling Utvikling av møtestruktur / samhandlingsarenaer Utvikle årlige satsningsområder Utvikle og forankre styringsmål Politikk administrasjon Utarbeides lederutviklingsprogram knyttet til samhandling og rolleforståelse i organisasjonen mellom ledernivåene. Rådmannsnivået ukentlig Rådmannsteamet virksomhetsledere, månedlig Ledernettverk i sektor, kommunalsjef- enhetsledere, månedlig Politiske utvalg, rådmannsnivået og avdelingsledere utarbeider årsplaner. Arbeidet koordineres av rådmannsteamet Må ses i sammenheng med økonomiplan, årsbudsjett, bemannings og kompetanseplaner, brukerundersøkelser, kommuneplanens samfunns- og arealdel. Kommunestyret vedtar årlige styringsmål som administrasjonen skal rapportere på tilbake til kommunestyret Kåfjord kommune har gjennomgående saksbehandling men rådmannsnivået har ansvaret for saksfremlegg til kommunestyret, formannskap, politiske utvalg.

96 Innledning Innføring av del 1 og 2 medfører ikke permanent stillingsvekst. Til tross for redusert antall enheter beholdes antallet i toppledelsen. Det er likevel nødvendig å finansiere de praktiske tiltakene i innføringsløpet og etter en viss tid foreta en evaluering. Det foreslås at det i løpet av 2014 samlet avsettes kr til dette. Beløpet foreslås dekket over formannskapets reserve. Tiltakene vil være knyttet til: Rullering av delegasjonsreglementet utstedt av Kåfjord kommunestyre i Den myndighet som kommunestyret delegerer til rådmannen, må rådmannen i løpende driftssaker delegere videre til enhetslederne. Denne videredelegeringen må dokumenteres og fremlegges kommunestyret til orientering. Ledelse med fokus på rolle- og adferd, nivå 1 og nivå 2, utvikle ledere som ledere og kunne gjøre bruk av handlingsrommet som økt delegering innbyr til. Kommunen er ansvarlig for grunnleggende velferdstjenester og forvalter betydelige ressurser på felleskapets vegne. Gjennom dette besitter kommunen en betydelig makt som forvalter av lover og forskrifter. Høy etisk standard skal bidra til at kommunen handler forsvarlig og skaper godt grunnlag for tillit hos våre innbyggere. Utvikle et godt medarbeiderskap Arbeidet med å få på plass nødvendige styringsverktøy sluttføres. Dette gjelder stillingsbeskrivelse (evnt lederavtaler), kvalitetssystemer, gjennomgående styringsmål mm. Utvikling-/etablering av ny enhet, ressurssenter helse, familie, rus, psykiatri. Utvikling av ny enhet, PU-enheten. Evaluering av forvaltningspraksisen, eks Kommunekompasset, et år etter iverksettelse. En organisasjon defineres som en gruppe mennesker som gjennom arbeidsdeling forsøker å realisere et eller flere felles mål. Organisasjonsstruktur er slikt sett et bilde på hvordan man fordeler, grupperer og følger opp arbeidsoppgaver. Strukturen viser i tillegg hvordan man styrer og koordinerer arbeidet. Dette er det viktigste virkemiddelet for å tilpasse organisasjonen til den situasjonen og omgivelsene den befinner seg i. Organisasjonsstrukturen er i denne sammenheng for Kåfjord kommune et verktøy for å følge opp og iverksette politiske vedtak. Likeledes er strukturen et viktig element i det å levere gode tjenester på en mest mulig effektiv og målrettet måte. Videre er det et universelt krav om at organisasjonsstrukturen er hensiktsmessig og tilpasset de omgivelser som kommunen befinner seg i. Det være seg krav fra sentrale myndigheter gjennom endret / nytt lovverk med utvidede rettigheter, lokale politiske føringer, nye brukergrupper med lovkrav, innbyggere, demografi, økonomi etc. Behovet for tilpasninger i tjenestetilbudet er kontinuerlig, noe som innebærer at organisasjonsstrukturen vil måtte være dynamisk og gjenstand for kontinuerlige endringer. Bakgrunn Sist kommunestyret behandlet organisasjonsstruktur og myndighets-/beslutningsnivå ut fra et helhets perspektiv var i I forbindelse med dette arbeidet vedtok kommunestyret å opprette et arbeidsutvalg sammensatt av politikk, administrasjon og hovedtillitsvalgte. Mandatet var formulert slik: Arbeidsutvalget skal vurdere tjenestetilbudet og produksjonen på en slik måte at det gir en optimal ressursutnyttelse innenfor de rammer som gjelder til enhver tid. Dernest skal

97 utvalget se på bemanning i forhold til ønsket tjenestenivå og vurdere dette i sammenheng med ulike organisasjonsformer. Saksfremlegget gir inntrykk av at det var en forholdsvis grundig prosess med stor involvering. Også da var kommunestyret, ansatte og tillitsvalgte opptatt av ledelse og styring, tjenestetilbudet, korte beslutningsveier, personalarbeidet, økonomi, brukerorientering, service, utvikling. Altså i det vesentlige slik nåværende rådmann ønsker at organisasjonen skal gjenspeile dette. Det ble gjort vedtak av nåværende organisasjonskart som angir de ulike nivåene og ansvarsområdene til de forskjellige enhetene. I liten grad fremkommer det gjennom saksutredningen behandlingen av øvrige vesentlige elementer i organisasjonsstrukturen: -klargjøring av hvilken myndighet hver leder har innenfor sitt ansvarsområde -prosesser og arenaer for samhandling, kontakt, dialog og styring på alle nivåer For øvrig drøftes det ikke i saksutredningen om prosesser for iverksettelse av endringene utover at det nye organisasjonskartet skulle gjelde fra 1. januar Vedtaket ble gjort Det virker som om innføringen av endringene ikke ble viet nok oppmerksomhet i organisasjonen. Manglende helhetlig plan for iverksettelse av endringene har sammen med effektene av det vedtatte organisasjonskartet med tydelig sektororientering og flere ledernivåer, hatt uheldige virkninger i den videre utviklingen av kommunen som organisasjon. Man var mest opptatt av «boksene» i organisasjonskartet og arbeidet lite med de øvrige viktige sidene ved en organisasjon slik som fullmakter, myndighet, prosesser for samhandling mm, jfr. ovenfor. Utviklingstrekk de siste årene I de siste årene, fra og med 2010, har kommunestyret og den administrative ledelsen fokusert på behovet for effektivisering i administrasjonen og tjenesteapparat. I den sammenheng er det fattet konkrete vedtak som helhetlig gjennomgang av kommuneorganisasjonen, konkrete innsparingstiltak, utrede og iverksette tiltak som innebærer endringer i organisasjonsstrukturen, bla: Skolestruktur, ledelsesstruktur, kvalitetsutvikling i skolene og barnehagene Samarbeid, kompetanse- og erfaringsdeling mellom enhetene innen oppvekst. Strategisk kompetanseplan Reduksjon av ledernivåer innen pleie- og omsorg, (PRO-sjef, tjenesteansvarlig) Driftsavdelingen og utviklingsavdelingen slått sammen Ressurssenter, («Familiens Hus konseptet), jfr strategisk plan «helse mot 2023» Reduksjoner i økonomiske rammer til drift av de forskjellige tjenesteområdene Prosjekt rådhuset administrativ organisering etc. Etablering og utvikling av formelle møtestrukturer. Gjennom politiske vedtak er det tydelig trekk at man også fra lokalpolitisk hold ønsker å skape en merverdi i forhold til kapasitet og kvalitet til beste for brukerne. Dette vil kommunestyret skal skje gjennom samordning av beslektede oppgaver og utveksling av ressurser og erfaringsdeling på tvers i organisasjonen. Underveis med utgangspunkt i arbeidet med å følge opp de aktuelle politiske vedtak og intensjoner har vi i Kåfjord kommune siden 2010 gjort kvalitetsvurderinger, bla: Ståstedsanalyse 2010 Evaluering av forvaltningspraksis, (Kommunekompasset v/ks-k) 20111

98 Medarbeider og brukerundersøkelser, (Bedre kommune), årlig siden 2011 Oppvekstutvikling i Gáivuotna / Kåfjord kommune - Endring av skolestruktur og kretsgrense, v/ks-k 2012 Med bakgrunn i alt dette har det vært igangsatt en rekke utviklingstiltak som har betydning for organisasjonsstrukturen, og fordelingen av myndighet og ansvar. Spesielt viktig var ledelsesutviklingsprogrammet vi gjennomførte i Hensikten med programmet var å fokusere på tydelig mål- og resultatorientert ledelse gjennom etablering/bruk av målbare indikatorer for tjenesteproduksjon og utvikling. Vi har et godt stykke på vei oppnådd hensikten. Styringskort med resultatmål og resultatindikatorer har bidratt til at fokuset på oppnådde resultater er betydelig styrket også ute i ledd der tjenesten faktisk produseres. De månedlige rapporteringene viser med all tydelighet dette. Når det gjelder forslaget til enhets-strukturen, jfr innstilling til vedtak del II, så er utgangspunktet kommunestyrets beslutning om sammenslåing av drift og utviklingsavdelingen. I tillegg vedtar kommunestyret i samme møte nedstyring av rammene til de samme avdelingene samt sentraladministrasjonen. Disse vedtakene kan bare møtes med å effektivisere virksomhetene. Effektivisering betyr at vi: enten yter tjenester til flere brukere med uendret kvalitet uten ressursøkning, og/eller tilbyr tjenester med bedre kvalitet til samme antall brukere uten ressursøkning og/eller produserer et uendret antall tjenester med uendret kvalitet med mindre ressurser. For å møte dette igangsatte rådmannen bla en utviklingsprosess knyttet til sentraladministrasjonen og drift-/utviklingsavdelingen.. Et oppdrag ble gitt den til en prosjektgruppe. Gjennom dette oppdraget ble så godt som alle ansatte i de aktuelle enhetene involvert og hørt. Prosjektgruppa leverte sin endelige rapport 12. oktober En vesentlig del av innstillingens del II bygger på de konkrete forslagene som fremsettes i rapporten. De øvrige enhetene er en direkte følge av vedtak gjort av kommunestyret, kun med unntak av PUenheten. Rådmannen opplever et tydelig endringstrekk i adferd hos lederne ute på tjenestestedene. Nå er det gjennomgående at lederne på dette nivået har en mer helhetlig orientering mot egen virksomhet, man er opptatt av forholdet mellom budsjett og regnskap, sykefravær og arbeidsmiljø, kvalitetsrutiner, forholdet til brukerne osv. Slikt sett leveres det et resultat som preger helheten på en god måte. Et godt eksempel på dette er fra omsorgssektoren. Innenfor dimensjonen (målområdet) organisasjon er et overordnet valg «god personalpolitikk». Fra overordnet nivå er det kommunisert ut et forventet resultat på høyere nærværsfaktor og lavere sykefravær. Resultatindikatoren for nærværsarbeidet er satt til 94 %. Lederne i omsorgssektoren har tatt utfordringen og har så langt oppnådd meget godt resultat. Dette har de gjort gjennom: dialog internt og mot samarbeidspartnere, (egne ansatte, NAV, legetjeneste m.fl.)

99 konkrete oppfølgingstiltak rettet mot enkelt ansatte og egen organisasjon etablering av faste rutiner månedlig synliggjøring av resultatutviklingen evaluering av tiltak knyttet til dette Resultatutviklingen har siden januar 2013 vist en varig nedgang i sykefraværet. Enheter innenfor andre sektorer har lagt merke til resultatet og ønsker å gjøre bruk av erfaringene som er gjort, altså erfaringsdeling på tvers i organisasjonen. I sammenheng med dette er rådmannen av den oppfatning at uten en slik utvikling ville vi heller ikke maktet å balansere budsjett mot regnskap med tilnærmet «null-resultat». Den observerte utviklingen kunne ikke funnet sted uten at tjenestestedslederne har fått utvidet ansvar og myndighet. Tendensen bør nå forankres på en tydeligere måte i vår organisasjon. Dette kan best gjøres gjennom strukturelle endringer der vi i større grad formaliserer og tydeliggjør sammenhengen mellom ansvar, fullmakter og forventninger. Dagens modell Kåfjord kommune er organisert etter en etatsmodell. Modellen innebærer som nevnt mange ledernivåer, lange og kronglete beslutningsveier, sterk sektorisering, lite samhandling og erfaringsdeling på tvers mv. Som beskrevet foran er det pr i dag et avvik mellom «kart og terreng». I praksis har vi tilpasset og modifisert nåværende organisasjonsstruktur så langt det lar seg gjøre. Jeg er av den oppfatning av at det ikke er et alternativ å gå tilbake til en rendyrket linjeorganisasjon der ansvar og myndighet igjen splittes opp, og all vesentlig beslutningstagning skjer sentralt langt fra ansatt og bruker. Utviklingsprosessen som nå har gått over tid må nå formaliseres gjennom en dokumentert organisasjons- og myndighetsstruktur slik forslag til vedtak innebærer. Hovedhensikten med dette er å flytte fullmakter og ansvar lengst mulig ut i linjen der myndiggjorte medarbeidere og ledere møter kompetente men tidvis også krevende brukere. Flat struktur I 2010, etter oppdrag fra KS, presenterte Agenda Kaupang en rapport etter å ha undersøkt erfaringer med flat struktur. I rapporten fremkommer det bl.a. at det store flertall av norske kommuner har forlatt etatsmodellen og organisert virksomheten i en flat struktur. Gjennom en slik struktur reduseres antallet beslutnings- / fullmaktsnivåer fra tre til to med den følge av at stadig mer myndighet delegeres til lederne av de «naturlige» driftsenhetene, eks rektor, sykehjemsbestyrer osv. Dette ledernivået får da utvidet ansvar og myndighet for penger, fag og folk. I følge rapporten er Agenda Kaupangs vurdering at den viktigste forskjellen mellom etatsmodellen og flat struktur er plassering og tydeliggjøring av det daglige driftsansvaret. Behovet for koordinering har i Kåfjord kommune vært ivaretatt gjennom funksjonen til etatslederne, dog slik at disse mest har vært opptatt av koordinering innad i egen sektor. Slik rådmannen nå legger opp til, med et topplederteam på fire, (tre), representerer dette en betydelig styringskraft og koordineringskapasitet. Ut fra Agenda Kaupangs rapport synes en slik satsning på styringskostnader meget stort relatert til kommunens størrelse. I rapporten peker Agenda Kaupang på Vestvågøy og Sørum som eksempler på kommuner har funnet en god balanse mellom styringskostnader og kvalitet. I disse kommunene er det 7 til 8 enhetsledere pr kommunalsjef. I den foreslåtte organiseringen til Kåfjord vil det bli max 4 enhetsledere pr medlem av rådmannsnivået.

100 Forslag til ny organisering Ledelse- /myndighetsstruktur For Kåfjord kommune som organisasjon ligger det nå vel til rette for å organisere virksomheten i struktur med to ledelse-/fullmaktsnivåer. Erfaringene fra andre kommuner på Kåfjords størrelse er at en slik organisasjonsform i stor grad gir en mer kostnadseffektiv, smidig og brukerorientert organisasjon. Samtidig er det viktig å vektlegge at man ikke ukritisk kan kopiere en bestemt modell fra en annen kommune. En hver kommune er unikt ut i fra de lokale forhold som råder, de folkene som arbeider i organisasjonen, de forventinger innbyggere har mm. I de fleste kommuner med flat struktur er den idealtypiske organisasjonsformen modifisert gjennom flere tiltak, bl.a. Rådmanns team bestående av rådmann og et antall kommunalsjefer. Tydelige rolleavklaringer mellom nivåene. Stab-/støtte/-servicefunksjoner holdes sentralt i organisasjonen. Jeg oppfatter det slik at man gjennom disse og andre modifiseringstiltak har de aller fleste kommuner lyktes godt med flat struktur som organisasjonsform. Det er få (eller ingen) eksempler på at kommuner på Kåfjord størrelse som har gått tilbake til en etatsmodell etter å ha innført en flatere struktur. Gjennom de årlige medarbeiderundersøkelsene får en inntrykket av at det pr nå er langt mellom driftsleddene og den sentrale ledelse /politiske organer. En vellykket fortsettelse av utviklingen i retning mot flat struktur vil kunne være et bidrag til at alle ledd kommer nærmere hverandre. Kåfjord kommune har som nevnt allerede utviklet seg langt i en slik retning. Et slikt steg vil altså ikke kreve de store omveltningene slik jeg vurderer det. Det vil først og fremst handle om å få opp et delegasjonsreglement som tydeliggjør ansvarsforholdene, samt definerer klarere innhold og forventninger til de nye roller for de som virker i organisasjonen. Dette vil særlig gjelde virksomhetsledere, kommunalsjefer og stab-/støttetjenester. For lederne innen omsorgstjenesten foreligger det aksepterte stillingsbeskrivelser som er tilpasset en slik organisering. Basert på det arbeidet som allerede er gjort og de utviklingsskritt vi har tatt, er jeg av den formening at det vil være både riktig, viktig og ikke minst inspirerende for Kåfjord kommune å følge dette utviklingsløpet videre. Virksomhetsstruktur Når det gjelder virksomhetsstrukturen begrunnes forslaget først og fremst ut fra vedtak og beslutninger med politisk forankring: Kommunestyret har gjennom vedtak besluttet at barnehager, SFO og grunnskolen skal organiseres under felles ledelse. Avdelingen for drift og utvikling legges inn under felles ledelse Effektivisering gjennom nedstyring av rammene men uendret nivå på tjenesteproduksjonen både med hensyn til kvantitet og kvalitet. Fleksibilitet og deling på tvers av enheter både ressurs og kompetanse. Dette tydeliggjøres spesielt i vedtakene knyttet til oppvekststrukturen og kommunestyrets tilslutning til strategisk plan helse mot (familiesenteret). I budsjettdokumentet, årsbudsjett 2014 økonomiplan , fremmer rådmannen behovet for å organisere PU som egen enhet. Dette begrunnes både av faglige og

101 styringsmessige hensyn. Selv om kommunestyret ikke har gjort et formelt vedtak om dette oppfatter rådmannen det slik at man fra politisk hold ikke stiller seg negativ til dette. OU-prosess som følge av politiske vedtak om nedstyring i økonomisk ramme til sentraladministrasjonen og sammenslåing av drift og utvikling. Rådmannen bygger i det vesentlige på de prioriterte anbefalingene som fremkommer gjennom prosjektgruppens rapport. Politisk struktur I vedlagte OU-rapport er det lagt fram et forslag til politisk organisering. Rådmannen har ikke vurdert dette nærmere og legger derfor ikke frem noen forslag vedrørende dette. Prosess og involvering Virksomhetsstrukturen, (nivå) Bak rådmannens forslag til strukturen på nivå 2, de forskjellige virksomhetene samt stab/støtteenhetene har det vært til dels betydelige prosesser hvor ansatte, ledere og tillitsvalgte i stor utstrekning har deltatt, bla: Prosesser ifb struktur innenfor oppvekst Prosesser ifb strategisk plan helse Prosesser ifb OU-utvikling sentraladministrasjonen og drift-/utvikling Ledelse-/ myndighetsstrukturen I forbindelse med denne siden av organisasjonsstrukturen har det vært gjennomført prosesser med stor deltakelse, bla I 2011 gjennomførte Kåfjord kommune sammen med KS-K til sammen 7 samlinger for ledernivåene. Målet var å etablere et system for mål- og resultatstyring. Nærmest alle i utvidet ledergruppe deltok sammen med toppledelsen. Gjennom hele 2013 har Kåfjord kommune i samarbeid med Utdanningsdirektoratets veilederkorps gjennomført et program om kvalitetsutvikling i skolen. Mye av programmet har handlet om lederansvaret for skoleledelsen. I det videre arbeidet med dette utviklingsløpet vil rådmannen involvere partene i henhold til avtaleverk, retningslinjer mv. Vurdering Målsettingen er at en god og hensiktsmessig organisering skal gi best mulig utgangspunkt for effektiv drift og god utviklingskraft. Organisasjons- og myndighetsstrukturen som foreslås her gir i så måte følgende fordeler: Korte beslutningsveier mellom beslutningstaker (leder) og medarbeider bidrar til klar og tydelig ledelse. Dermed også bedre kommunikasjon og økt lojalitet. Færre virksomhetsledere og tydeligere lederrolle forbedrer muligheten for å skape gode arenaer og prosesser for kontakt mellom virksomhetslederne og rådmann. Beslektede tjenester/funksjoner lagt inn i samme virksomhet vil gi et forbedret utgangspunkt for samordning av tjenestene til beste for brukerne.

102 Sikrer en mer oversiktlig, åpen og samordnet organisasjon hvor lederrollen blir både synlig og tydelig. Sikrer sammenhengen mellom mål, aktivitet, tjenestekvalitet og økonomi. Færre ledernivåer gir bedre muligheter for innsparing i bruk av administrative ressurser. Behovet for styrings- og utviklingskapasitet ivaretas godt gjennom antallet ledere på rådmannsnivået. Det sentrale skillet mellom dagens etatsmodell og den foreslåtte modellen med resultatenheter, er plassering av fullmaktene. I den foreslåtte modell med resultatenheter får leder av virksomheten delegert driftsansvar for enhetens tjenester, drift, personalforvaltning og økonomistyring. Avslutningsvis vil rådmannen peke på at det er mange eksempler på at bedriftsorganisasjoner ikke har avsatt nok ressurser og oppmerksomhet på iverksettelse av endringer. Dette har medført at man ikke har oppnådd det som var forutsatt. Iverksettelse må skje etter en velutviklet plan med bevisste valg og prioriteringer. Tidsrommet mellom vedtak og iverksettelse bør være kortest mulig. Selv om vi langt på vei har lagt et godt grunnlag for formelt sett å etablere den nye strukturen må ikke utfordringene ved implementeringen undervurderes.

103 2013 Rapport OU Kåfjord kommune Utarbeidet av: Greta Larsen, Kåre Å. Pedersen og Kristian Eldnes Kåfjord kommune

104 Kåfjord kommune OU ny organisering sentraladministrasjonen og drift og utviklingsetaten. Innholdsfortegnelse: 1. Innledning og bakgrunn side 2 2. Status for avdelingene side 4 3. Organisering og utvikling i Kåfjord kommune side 7 4. Forslag organisering sentraladm. og forbedring side Forslag ny organisering drift- og utviklingsetaten side Mulige arenaer for samhandling og beslutninggr.lag side Tiltak og handlinger side Avslutning side Vedlegg side 22 1

105 1. Innledning og bakgrunn Bakgrunn for prosjektet var kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandlingen i desember Kommunestyrets vedtak krever tilpasningstiltak, blant annet i forhold til hvordan man er organisert, samarbeider og løser oppgaver. Rådmannen igangsatte en utviklingsprosess med bakgrunn i punkt 36 og 37 i kommunestyrets budsjettvedtak av desember Det ble av rådmannen utarbeidet et prosjektoppdrag av Oppdragsbeskrivelsen er vedlegg i dette dokumentet. Mål for prosjektet var: Designe ledelse, samarbeidsrelasjoner og organisasjonsstruktur i sentraladministrasjonen og drift og utviklingsavdelingen. Bygge kapasitet og sikre god kvalitet i tjenesteleveransene i sentraladministrasjonen og drift- og utviklingsavdelingen. Bidra til å skape en organisasjon som er best mulig tilpasset de oppgaver og utfordringer vi står overfor i tiden som kommer, også i et økonomisk perspektiv. Mest mulig selvdrevne tjenester av myndiggjorte medarbeidere. Fokusområder: Viktige fokusområder i prosessen ble beskrevet i prosjektoppdraget fra rådmannen som: a) Redusere sårbarheten ved sykdom og vakanser. På mange fagfelt har Kåfjord kommune kun en person som utfører oppgavene. Vi må: Bli bedre til å jobbe i team og løse oppgaver på tvers Se muligheten som ligger i samordning og forenkling av oppgaver Ta i bruk teknologiske og interkommunale løsninger for å effektivisere oppgaveløsningen Vi må: b) Bedre ressursutnyttelse Løse oppgavene på en enklere og smartere måter i fremtiden, det vil si organisere oss mer effektivt og drive rutine-/metodeutvikling. Vi må levere det samme for mindre innsats Vi må ta ut økonomiske gevinster når de oppstår ved vakanser, oppsigelser, avvikling av stillinger c) Økt endringstrykk og strategisk ledelse Kåfjord kommune har betydelige økonomiske utfordringer. Det er satt i gang store prosesser på områdene Oppvekst og Omsorg, men alle områder må redusere ressursbruken også tjenestene innenfor administrasjon, teknisk, drift og utvikling 2

106 Vi må: Ha en kultur for endring Være endringsdyktig organisasjon som endrer når omgivelsene endres Vi må være strategisk forutseende og stå klare til å ta i mot nye oppgaver Prosjektets organisering Det ble oppnevnt en prosjektgruppe bestående av: Prosjektansvarlig Kristian Eldnes Prosjektmedarbeider Greta Larsen Prosjektmedarbeider Kåre Å. Pedersen Prosjektgruppen rapporterte til prosjekteier Rådmann Einar Pedersen. Arbeidsopplegg/Metodikk a. Et felles spørreskjema ble sendt ut til alle ansatte i sentraladministrasjonen og drift- og utviklingsetaten. Spørreundersøkelsen skulle gi oss oversikt over alle hovedarbeidsoppgaver som de ansatte hadde, samt blant annet forslag til endringer og forbedringer fra ansatte. Vi opplevde dessverre en stor treghet blant en del ansatte og enkelte skjema ga ikke grunnlag for videre analyser og forbedringsarbeid slik som forutsatt. Kvaliteten på utredningen kan ha blitt påvirket av dette og det ga oss merarbeid fordi vi måtte purre og selv forsøke å finne ut av funksjoner, arbeidsoppgaver, lovpålagte oppgaver og reell delegering og faktisk situasjon i enkelte enheter. Imidlertid fikk vi også mange meget godt utfylte spørreskjema som ga et kjempegrunnlag for forbedrings- og utviklingsarbeidet. Gjelder spesielt personalavdelingen og serviceavdelingen. b. SWOT analyser (Sterke sider i enheten, Svake sider i enheten, Muligheter og Trusler i enheten.) Prosjektgruppen arrangerte en samling på en halv dag med alle enhetene i sentraladministrasjonen og to samlinger der drift- og utviklingsetaten ble delt i to p.g.a. antall og forskjellige oppgaver. Resultatene fra analysene er vedlagt rapporten og er brukt som grunnlag for forslag på en rekke forbedringstiltak. Det viktigste med disse analysene er at den enkelte ansatte og lederne kan ta fatt i forbedringsområdene og gjennomføre disse hvis de er: - Klar og forståelig - Akseptert Uten aksept blir det alltid vanskelig å nå mål og oppnå resultater. c. «Plunder- og heft» samlinger, deler av Lean metodikk ble brukt. Arbeidsflytanalyser. Her gjennomførte prosjektgruppen samlinger på en halv dag med følgende grupper: - Personalavdelingen - Kommunekassa inkludert økonomisjefen - Serviceavdelinga - IT-avdelinga - Saksbehandlerne i drift- og utviklingsavdelingen samt en del andre 3

107 - Vaktmesterne - Renholderne - VVA uteteamet Tiden og ressursene prosjektgruppen hadde til rådighet tillot kun drøfting med gruppene om hvilke arbeidsprosser de hadde ansvaret for og generelt litt om «plunder og heft» de opplevde i hverdagen. Samtidig fikk vi frem en del forslag til forbedringer, forenklinger og effektiviseringer. Mange av disse er tatt med i forslag til tiltak som ledelsen kan velge å gjennomføre. For noen enheter kom vi faktisk så langt at vi klarte å beskrive en arbeidsprosess og se på forenklinger av denne arbeidsprosessen. Eks.: Postbehandlingsprosessen i servicekontoret ble både designet og redesignet. Da er det opp til lederen og hennes medarbeidere å forenkle slik som beskrevet. Flytskjema for de prosessene som ble tegnet ut finnes samlet i Kvalitetslosen og er tilgjengelig for alle. Her er hensikten at alle lederne kan bruke denne metodikken for videre å få oversikt over arbeidsprosser innafor sine enheter slik de utføres i dag og så «redesigne» eller forenkle disse prosessene. Verktøyet er mye brukt og går som regel under navnet «Lean» både her i landet og utenlands. Temaet Lean ble tatt opp i et møte mellom ledelsen i Kåfjord og de tillitsvalgte. d. Intervjuer med lederne i begge etatene. Prosjektgruppen laget en intervjuguide som ble brukt i forhold til lederne for alle enhetene i sentraladministrasjonen og drift- og utviklingsetaten. Dette ga oss ytterligere informasjon og grunnlag for konklusjoner i denne rapporten. e. Møter med rådmannens ledergruppe I flere møter ble prosjektoppdraget drøftet og det ble informert om fremdriften i prosjektet. f. Møter med tillitsvalgte Tillitsvalget ble presentert for prosjektoppdraget i eget møte og vi fikk konstruktive tilbakemeldinger. I ytterligere to møter ble fremdriften i prosjektet og forslag som forelå fremlagt for tillitsvalgte. Det ble i siste møtet med tillitsvalgte i september 13 lovt at prosjektrapporten ville bli sendt ut på høring så snart den foreligger i oktober Avdelingsvis status, inkludert noen utfordringer med muligheter Sentraladministrasjonen. Organisatorisk er sentraladministrasjonen delt inn i følgende enheter: - Lønn og personal uten egen leder. Direkte underlagt rådmannen. Årsverk: 2,7 (Personalleder 100 % vakant) - Kommunekassa med egen leder, Kommunekasserer. Årsverk: 3 - Servicekontoret med egen leder. Årsverk: 3 - IT med egen leder. Årsverk: 2 4

108 - Økonomileder 1 årsverk - Rådmann 1 årsverk Brannsjef er direkte underlagt Rådmannen og er ikke en del av sentraladministrasjonen. (30 % stilling) Feier i 100 % stilling er underlagt brannleder. (Vakant) Konklusjon fra SWOT-analysen i sentraladministrasjonen: Viktigste prioriterte: Sterke sider: (Ta vare på de sterke sidene, forsterke dem og videreføre dem) Lavt fravær/sykefravær/stabil arbeidskraft Godt arbeidsmiljø og trygg på hverandre God realkompetanse/arbeidserfaring Fleksibel i forhold til arbeidsoppgaver Tydelig ledelse Svake sider: («Kirurgisk» fjerne dem eller få til forbedring) Vanskelig å styre egne arbeidsoppgaver på bekostning av andres Manglende kunnskap om agresso og internopplæring/kontering i agresso Manglende kommunikasjon/arbeidsflyt Vandring ute i sentrum/lange pauser Generelt intern opplæring av nytilsatte Manglende kunnskap om andre avdelinger/arbeidsoppgaver Holdning ikke min arbeidsoppgave Muligheter: (Utnytte mulighetene for å oppnå resultater i tråd med de mål som er satt.) Endre åpningstid til kl Færre attestanter/anvisere Bedre kunnskap og kunnskap om andre avdelinger Ta i bruk ny teknologi/systemer, kvitte seg med det som ikke fungerer Interkommunalt samarbeid Trusler: (Forsøke å sette i verk risikoreduserende tiltak slik at truslene kan dempes) Dårlig kommuneøkonomi/nedbemanning/politiske vedtak Jobbe på gullblokka (rådhuset) - omdømme Interkommunalt samarbeid Reduksjon i rettigheter (fleksitid/sommertid) Manglende opplæring/oppdatering Dårlig omdømme Kritiske faktorer (Prioritering av ovenstående punkter. Blir det ikke gjort noe med disse punktene vil man i Kåfjord få problemer med å få til forbedring og oppnå resultater som realiserer de mål som er satt). 1. Bedre styring av arbeidsoppgaver og respekt for andres oppgaver, bedre informasjon 2. Ta i bruk ny teknologi/kvitte seg med det som ikke fungerer 3. Manglende kunnskap/internopplæring/eksternopplæring/kontering 4. Interkommunalt samarbeid 5

109 5. Dårlig kommuneøkonomi/nedbemanning/politiske vedtak 6. Beholde lavt sykefravær/stabil arbeidsstokk holde fokus og trøkk på Nærvær 7. Dårlig omdømme må forbedres TILTAK/HANDLINGER: Se tabell i kapittel 7 side Drift- og utviklingsetaten Drift- og utviklingsetaten består av følgende enheter: Etatsleder 100 % (Gunn) - VVA enheten (Vei, vann, avløp, uteseksjonen + renhold) Årsverk: 4 årsverk på uteseksjonen + 1 leder, ikke full lederstilling, har andre oppg. (Stine) 12 årsverk på renhold (14 personer) - Bygg (Drift- og vedlikehold av bygg. Biladm., eiendomsforvaltning) Årsverk: 6,8 årsverk (8 personer) + leder 100 % (Roy) - Utviklingsenheten. o Bibliotek 2,6 årsverk (4 personer) o Språksenteret 2,5 årsverk fast. 1 årsverk i prosjekt (4 personer for tiden) o Kultur. 1 kons i 100%. Jobber 80 %. Klubbleder 1,2 %. I jobb 80 %. (Vakanse 40 %) o Språkkons. 100 % o Næringskons. 100 % o Jordbrukssjef 100 % og rådgiver 100 % o Avd.ing i 100 % o Ing. 100 % o Kommuneplanlegger 20 % o 1.kons. 100 % Konklusjon fra SWOT-analysen: Viktigste prioriterte punkter fra gruppe 1: Sterke sider: Fleksible og dyktige fagfolk Lederskap fungerer bra Godt tverrfaglig samarbeid God lokalkunnskap - faglig/geografisk Svake sider: Personavhengig når vi er få Økonomi (mangler penger) Vanskelig å si nei, sier ja for ofte Få sosiale møtepunkt (neste tur til Levi) Arbeidsverktøy kan oppgraderes SPYLEBIL Muligheter: Søke statlige tilskuddsmidler (prosjektmidler) Ta i bruk ny teknologi renhold/vedlikehold Skaffe spylebil, gir inntekter Utnytte ENØK, web-basert strømovervåkning 6

110 Sage vindu for nytt kontor på legekontor får nye midler? Bli flinkere å utnytte de muligheter vi har (Gorsa-brua, kai: skiturister) Bruke lyd/bilde for å spare reiseutgifter Trusler: Økonomi (mangler penger) Rekruttering av fagfolk, begynne tidlig, overlapping Skolenedleggelse i forhold til omdømme/arbeidsplasser Omdømme skredfare/skolenedleggelse Ikke trekke i samme retning ( vi følelse/helhetlig tekning) Tiltak: Se tabell i kapittel 7 side Organisering og utvikling i Kåfjord kommune 3.1 Etatsmodell, med tre nivå Dagens etatsmodell i Kåfjord kommune har mange fordeler ved at den er kjent for de ansatte, innbyggerne og de folkevalgte. Etatssjefene besørger at beslutninger blir tatt og sørger for en del koordinering mellom sine enheter. F.eks. mellom skoler og mellom sykehjem og hjemmebasert omsorg. Samtidig ser en at dagens modell har flere svakheter. Avdelingslederne (rektorer, barnehagestyrere, sykehjemsleder, leder hjemmebasert omsorg, leder bygg, mv) har for lite ansvar ift økonomistyring for sin enhet. Dette inkluderer budsjettprosess, utarbeidelse av konkrete mål for egen avdeling/enhet, løpende regnskaps-/og resultatrapportering og utarbeidelse av årsmelding. I dag har etatslederne mye av dette arbeidet og ofte hele ansvaret for disse prosessene. Likeledes har avdelingslederne for lite ansvar for personaloppgaver innenfor egen enhet vedrørende tilsettinger, lønnsfastsettelse og lokale lønnsforhandlinger. Ved 3-nivå modell kan det bli lange og uklare rapporteringsveier og de lederne som er på tredje nivå har ofte ikke myndighet i forhold til de arbeidsoppgavene de har. Å gi myndighet til de lederne som er nærmest brukerne skal kunne gi raskere beslutninger som er til fordel for innbyggerne(brukerne). 3.2 Notat fra rådmannen som kan implisere endra organisering Etter at rådmannen ga mandatet til arbeidsgruppen(greta, Kåre og Kristian) for å se på sentraladministrasjonen og drift- og utviklingsetaten er det sendt ut et notat fra rådmannen som antyder at det vurderes å gå over til en 2-nivå modell i Kåfjord. Derfor tar vi med en del materiale om en slik 2-nivå modell. Hvis det reelt vurderes å gå over til en slik modell vil prosjektansvarlig anbefale at dette fremlegges for politisk behandling snarest slik at organisasjonen slipper å jobbe med unødvendige omorganiseringsprosesser parallelt som har som betingelse en 3-nivå modell. Overgang til 2-nivå modell vil kunne underbygge flere av målene i prosjektoppdraget fra Rådmannen. Blant annet vil en kunne spare økonomisk på fjerningen av et ledernivå. Tre etatsledere med støtteapparat fjernes og erstattes med en eller to kommunalsjefer. (Størrelsen på Kåfjord kommune tilsier at en bør vurdere om ikke to ledere på rådmannsnivået kan følge opp enhetsledere på nivå 2 og stabsledere. Max ledere på nivå 2, inkludert stabsledere). 7

111 3.3 Litt om en 2-nivå modell Firma Agenda Kaupang utga en rapport om utviklingstrekk ved organisering av kommunale tjenester i Norge Rapporten var laget på oppdrag av KS. Flat struktur har i løpet av de siste ti årene blitt en standard for kommunal organisering og det store flertallet av kommunene i Norge er organisert med flat struktur i følge rapporten fra Agenda Kaupang. Professor Kjell Arne Røvik, Universitetet i Tromsø skrev i 2007: «Umulig å identifisere tydelig formulerte alternative ideer til flat struktur og resultatenheter.» Ved innføring av 2-nivå modell og klare resultatenheter har noen kommuner i landet slitt med å oppnå en god nok koordinering mellom selvstendige resultatenheter. I tillegg har nye roller og endringer i funksjoner for stab- og støtteenheter og rolle for kommunalsjefer gitt utfordringer. Ved en 2-nivå modell er det vanlig at øverste nivå, Rådmannsnivået, består av rådmannen og en til flere kommunalsjefer. Rådmannen og hans kommunalsjefer utgjør det overordna strategiske ledernivået i kommunen. Det er vanlig at rådmann og kommunalsjefer fordeler oppfølgingsansvar for resultatenhetene på nivå to mellom seg. Fordelingene varier fra kommune til kommune. Noen velger å ha kommunalsjefer med relativt klare sektoransvar mens andre fordeler annerledes. Rådmannen er f.eks. mest «utenriksminister» og en eller flere kommunalsjefer er innenriksministere eller de fordeler slik at alle har noe fra hver sektor. Den største forskjellen på dagens etatsmodell som en har i Kåfjord og en eventuell 2-nivå modell vil være hvor fullmaktene for driften er plassert. Tenkningen i 2-nivå modell med en flatere struktur er at beslutningene går raskere og det blir tydeligere hvem som har ansvar og myndighet. Fullmaktene flyttes ut til enhetslederne på nivå 2. Det er vanlig i kommunenorge at lederne på nivå 2 har omtrent samme fullmakter innafor sitt område som rådmannen har for hele kommunen. For eksempel vil en enhetsleder få ansvaret for: Personal Økonomi Fag på systemnivå Dvs. at enhetsleder sørger for ansettelse av riktig personale, skolering og oppfølging av disse og evt. omplasseringer og oppsigelser. De fastsetter lønn og forhandler ifm. lønn, selvfølgelig iht. avtaleverk. I forhold til økonomi må enhetsleder utarbeide budsjettforslag, følge opp regnskap og iverksette korrigerende tiltak, anvise regninger og besørge innkjøp m.v. Sist men ikke minst skal enhetsleder sørge for at kommunen har en god nok faglig utvikling innafor sin skole, oppvekstsenter, sykehjem, byggenhet m.v. Enhetsleder skal sørge for at tjenestene utvikler seg tilfredsstillende og i tråd med de mål overordna myndighet har satt. 3.4 Ledelse i avdelingene/enhetene Helhetlig og enhetlig ledelse. En definisjon: «Ledelse er et styrt samspill mellom mennesker for å oppnå resultater som realiserer organisasjonens mål.» 8

112 Alle resultatenhetene må ha en leder som har et helhetlig og enhetlig lederansvar. Dvs. at vedkommende har ansvar for personal, økonomi og fag. Systemfaglig ansvar betinger at vedkommende leder har faglig kompetanse selv eller har noen i sin ledelse/stab som har det. (I serviceavdelingen vil det si merkantil og eller adm./økonomisk kompetanse, i økonomiavdelingen vil det si at vedkommende må ha økonomikompetanse i plan- og utvikling bør det være statsvitenskap, samfunnsplanlegging el. andre relevante områder. Bygg- og anleggsavdeling (Teknisk) bør ha en med teknisk innsikt og utdannelse, f.eks ingeniørutdanning). I noen av enhetene kan det være aktuelt med en ledelsesressurs som utgjør mindre enn et helt årsverk. Lederen kan f.eks. ha oppgaver som går på andre områder enn ledelse, så som sekretær for formannskap eller ordinær saksbehandling av enkeltsaker mv. Lederoppgaver må defineres, skriftliggjøres og synliggjøres. For eks: Sørge for planlegging og herunder at mål blir satt i egen enhet og fulgt opp Motivere medarbeidere, seg selv og andre Sørge for at problemer og konflikter blir løst (megling) Fatte nødvendige beslutninger Sørge for utvikling og evaluering av medarbeidere og organisasjon Gi tilbakemeldinger, ROS og Konstruktiv kritikk Få til «prestasjonsgrupper» med glitrende samhandling teamarbeid Kommunikasjon og «Språkskapende adferd» Konkrete arbeidsoppgaver for ledere må defineres og synliggjøres for hele organisasjonen. For eksempel i en stillingsbeskrivelse: Oppgaver knytta til Personalansvaret Rekruttering, lønnsfastsettelse, forhandlinger lønn, gi permisjoner, feriefastsetting mv Oppgaver knytta til Økonomiansvaret Utarbeide budsjettforslag, anvise regninger, tolke regnskap og foreslå korrigerende tiltak, flytte midler mellom ansvar mv Oppgaver knytta til Fagansvaret Utarbeide opplæringsplaner og besørge opplæring, sørge for kvalitetssystem i enheten, utarbeide/revidere nødvendige prosedyrer, rutinebeskrivelser og sjekklister Teamledere. Teamledere vil ikke ha et helhetlig lederansvar, men fungerer mer som «lagkapteiner». Også her må arbeidsoppgavene defineres, skriftliggjøres og kommuniseres ut i organisasjonen. Det kan f.eks. være: Igangsette arbeid og veilede nye arbeidstakere. Fordele arbeidsoppgaver mellom medlemmene på teamet. Gi faglige råd og veilede. Kommunisere med enhetsleder. I Kåfjord kommune innafor sentraladministrasjonen og drift- og utviklingsetaten fungerer dette for renholdere (i Olderdalen) i dag. Gjelder også delvis for leder bygg og uteseksjonen. (Roy og Stine) Fagområdene samarbeider en del i dag, men dette burde videreutvikles til beste for brukerne. Dette kan gi en større mulighet for å «se» hele mennesket og i mindre grad oppleve «skott» 9

113 mellom personer, avdelinger, etater og andre enheter. 4. Forslag ny organisering sentraladministrasjonen og forbedringer 4.1 Alternative forslag til organisering i sentraladministrasjonen Anbefalt alternativ fra prosjektgruppen: Alternativ 1 Uavhengig av hvilken modell (2- eller 3-nivå) kommunen vil ha videre fremover, foreslås det fortsatt minst to organisatoriske enheter innafor sentraladministrasjonen i fremtiden. Serviceavdeling (Stabsavdeling service og IT) Økonomi- og personalavdeling (Stabsavdeling økonomi og personal) Begge enhetene organiseres som støtte-/stabsavdelinger direkte under rådmannsnivået med egen leder for hver stabsavdeling. - Stabsavdeling «Service og IT» inkluderer dagens servicekontor, IKT, informasjon/kommunikasjon (Eventuelt andre funksjoner) - Stabsavdeling «Økonomi og personal» inkluderer dagens kassakontor, økonomisjef og lønn-/personalkontor. Hovedoppgaver i Serviceavdelingen o Støtte til rådmannen og avdelingene samt til eksterne brukere/kunder o Post, sak og arkiv o Politiske utvalg o Valg hvert 2.år o Informasjon inkl. hjemmeside o IKT o Opplæring innafor sitt område o Sentralbord Bemanning/stillinger i Serviceavdelingen 3 årsverk servicektr 2 årsverk IT 1 årsverk informasjon, nytt. Hovedoppgaver i Økonomi- og personalavdelingen o Støtte til rådmannen og avdelingene samt til eksterne brukere/kunder o Budsjett o Regnskap o Lønn o Skatt o Personaladministrasjon inkl forhandlinger o Rekruttering o Opplæring innafor sitt område o Controlleroppgaver 10

114 Bemanning/stillinger i ny Økonomi- og pers.avd. 4 årsverk økonomi (skatt, controller, budsj, regnskap) 2,7 årsverk lønn og personal Rådmannen Økonomi- og personalavd. Serviceavd. Prosjektgruppen har drøftet flere andre mulige alternativ til organisering av stabsavdelinger: Alternativ 2. I tillegg til de to avdelingene - Serviceavdelingen - Økonomi- og personalavdelingen Foreslås en tredje avdeling: - Plan- og utviklingsavdelingen Hensikten med å ha plan- og utviklingsavdelingen som en stab-/støtteavdeling må være at den skal gi råd og veiledning til hele organisasjonen, dvs. både rådmannen og alle de andre avdelingene samt eksterne brukere/kunder. Slik det har vært til nå har dette ikke vært tilfelle for mange av funksjonene i drift- og utviklingsetaten. F.eks har landbruk sitt klart avgrensede område. Derfor vil prosjektgruppen anbefale at det opprettes en Plan- og utviklingsavdeling både hvis en beholder en 3-nivå modell og en 2-nivå modell og legger den som en enhet enten på nivå 2 eller på nivå 3. Rådmannen Økonomi- og personalavd. Serviceavd. Plan- og utviklingsavd. Alternativ 3. I tillegg til de tre stabsavdelingene i alternativ 2. - Serviceavdelingen - Økonomi- og personalavdelingen - Plan- og utviklingsavdelingen Foreslås en fjerde avdeling: - Kultur- og språk Også her må hensikten være at denne enheten skal betjene alle de øvrige avdelingene og rådmannen samt eksterne brukere/kunder. Noe som kanskje kan være tilfelle ideelt sett i forhold til kultur og språk. Prosjektgruppen har vært noe usikker på om en vil anbefale en egen stab/støtteavdeling innafor kultur og samisk språk. 11

115 Rådmannen Økonomi- og personalavd. Serviceavd. Plan- og Kultur- og språkavd. utviklingsavd. Alternativ 4. I tillegg til de to avdelingene: - Serviceavdelingen - Økonomi- og personalavdelingen Foreslås en tredje avdeling å være: - Kultur og språk Rådmannen Økonomi- og personalavd. Serviceavd. Kultur- og språkavd. Alternativ 5 Fellestjenestene(staben) organiseres som en enhet med en felles leder (stabssjef) Sentraladministrasjonen organiseres i dette tilfellet som team under «stabssjefen» ift. de arbeidsprosesser de skal løse. Lønnsteam, personalteam, økonomiteam, IT-team, saksbehandlingsteam, kulturteam, samisk språk og kulturteam mv eller det kan opprettes funksjonsteam slik som foreslått i alternativene 1 til 4 ovenfor. Teamledere fungerer som «lagkapteiner». Se punkt 3.4 side Hva skiller en stabsavdeling og en selvstendig enhet på nivå 2? Som nevnt ovenfor vil stabsavdelingene betjene alle de andre avdelingene og rådmannen samt eksterne brukere/kunder og de gir disse ofte råd/veiledning og administrerer fellestjenester på vegne av alle. F.eks: Budsjett, regnskap, rekruttering, personalforvaltning, IT-løsninger, Arkiv, Saksbehandlingssystem, Samisk språkutvikling m.v. Selvstendige enheter på nivå 2 har sitt avgrensede oppdrag som skal løses. F.eks barnehagetjenester eller skoletjenester til en avgrensa geografisk del av befolkningen. Dette oppdraget løser de på delegasjon fra politisk nivå eller fra rådmannen innafor gitte fullmakter. Disse enhetene vil opptre selvstendig og har ikke det samme kravet på seg til å tenke helhet og service til andre enheter slik en stabs-/støtteavdeling har. 4.3 Mulige forbedringsområder i sentraladministrasjonen SWOT-analysene og bruk av «Lean», eller deler av Lean, avdekket mange mulige forbedringsmuligheter. I Lean fokuseres det mye på kundetenkning. Hva ønsker kundene våre? Hva gir verdi for kundene våre av det vi gjør? Hva gir ikke verdi? Eks.: Postbehandlingen på servicekontoret ble foreslått forenkla etter at arbeidsprosessen var 12

116 gjennomgått og tegna i et flytskjema. (Se Kvalitetslosen) Dette vil kunne føre til at tid frigjøres til andre oppgaver og posten leveres likevel godt nok, for servicekontoret sine kunder. Et annet eks på verditap for våre kunder/brukere er venting. Bedre planlegging kan redusere disse «tidstyvene» og forhindre sløsing av tid for både interne og eksterne kunder/brukere. Av og til er vi som jobber i kommunen hverandre sine kunder. Eksempel: Når jeg skal ferdigstille og levere en ephorte sak til servicekontoret er jeg leverandør og de er min kunde. Leverer jeg ikke i tide vil dette skaffe dem problemer med sitt videre arbeid. Hadde de kunnet velge i et fritt marked ville jeg nok ikke hatt dem som kunde neste gang? Leverandører som stadig leverer feil vare/tjeneste eller leverer for seint, ville snart vært ute av et fungerende marked. Eks.: Regnskap leveres flere måneder for seint. Et tredje eks er attestasjon og anvisning. Feil her fører til sløsing med tid for flere personer og mulighet for pengetap. Skikkelig opplæring av attestanter og anvisere fra dag en kunne føre til at: «TING BLIR GJORT RETT FØRSTE GANG OG DERETTER HVER GANG». En annen mulighet er å redusere antallet innkjøpere og attestanter ift. dette eksemplet. Øvrige tiltak- og handlinger ift forbedringer i sentraladministrasjonen finnes i egen tabell kapittel 7 side Forslag ny organisering av Drift- og utviklingsetaten samt forbedringer 5.1 Alternative forslag til organisering i Drift- og utviklingsetaten Alternativ 1: Anbefalt alternativ fra prosjektgruppen. Det som tidligere var utviklingsavdelingen foreslås oppretta som en egen avdeling. - Plan og utviklingsavdelingen I en 2-nivå modell vil dette helt naturlig kunne være en egen resultatenhet med egen leder som har helhetlig og enhetlig lederansvar og som rapporterer til rådmannen. Dette kan kanskje bli noe vanskeligere i en etatsmodell (3-nivå modell), men anbefales for å rydde opp i uklarheter angående roller, ansvar og myndighet. Hovedoppgaver for plan- og utviklingsavdelingen o Kommuneplan med samfunnsdel og arealdel o Sektorplaner og andre planer o Beredskapsplanlegging inkl ROS o Byggesaker og oppmåling o Boliger (Forvaltning og utvikling) o Næring, herunder Landbruksnæringen o Opplæring innafor sitt område Bemanning/stillinger 1 årsverk leder med tillegg av saksbehandling 1 næringskonsulent 1 ing. byggesaksbehandling 20 % kommuneplanlegger 13

117 1. konsulent (beredskap, havn, driftsutvalget, utleie mv) 2 årsverk landbruk, miljø Sum 6,2 årsverk Det foreslås videre oppretta en egen selvstendig resultatenhet direkte under rådmannsnivået i en 2-nivåmodell, eller under etatsjefen i 3-nivå modell som benevnes: - Teknisk avdeling. (Eller Bygg- og anleggsavdelingen) Resultatenheten inkluderer bygg med vaktmesterne og VVA(vei, vann og avløp - uteseksjonen) samt brann og redning. Enheten ivaretar forvaltning, drift og vedlikehold av bygg, anlegg og tekniske installasjoner som er i kommunens eie. Renholdsfunksjonen organiseres i team. Naturlig med tre team på dette området. (Olderdalen, Birtavarre/Trollvik og Manndalen) En slik organisering vil kanskje passe best i en 2-nivå modell. Enhetene kan for eksempel teamorganiseres med team på drift og vedlikehold av bygg, renholdsteam, team på drift og vedlikehold av vannanlegg og kloakksystemene samt team på brann og redning. Enkelte ansatte vil kunne være deltaker i flere team. På denne måten kan man besørge kunnskapsoverføring og sikre overlapping av kapasitet og kunnskaper. I perioder kan det f.eks. settes sammen vedlikeholdsteam som tar oppgradering av deler av en eiendom. Hovedoppgaver teknisk avdeling (Bygg og anlegg) o Forvaltning av bygg og anlegg o Drifte og vedlikeholde bygninger o Renholde bygninger o Drifte og vedlikeholde vannanlegg o Drifte og vedlikeholde kloakkanlegg o Drifte og vedlikeholde kirkegårder og uteanlegg o Drifte og vedlikeholde veier og parkeringsplasser o Opplæring av egne ansatte og andre medarbeidere o Controlleroppgaver (internkontroll, byggekontroll mv) Bemanning/stillinger i teknisk avdeling 1 årsverk leder med saksbehandling 5 teamledere med hoveddel av still. i operativt arb. (3 teamledere renhold, 1 teamleder VVA, 1 teamleder Bygg og anlegg) 1 ing. saksbehandling/prosjekt 5 årsverk utearbeidere VVA, inkludert teamleder. (Vei, vann og avløp ++) 12 årsverk renhold (14 personer) 7 årsverk bygg og anlegg, inkludert teamleder. Brannsjef (30 % stilling) Feier (1 årsverk) Sum 27,3 årsverk 14

118 Kultur/Språk/bibliotek Enhetene bibliotek, språksenteret, kulturkonsulent og språkkonsulent kan i en 2-nivå modell opprette en egen Språk- og kulturavdeling i Sentraladministrasjonen. En egen avdeling bør ha en leder og f.eks. en teamleder for bibliotek, en teamleder for samisk språk og en teamleder for kultur. Ved en 3-nivå modell kan disse enhetene være en egen enhet i en Plan- og utviklingsavdeling. Ved å samle disse enhetene i egen avdeling vil en kunne utnytte de samla ressursene mere fleksibelt enn i dag til både: - Språkutvikling og språkskaping i hele organisasjonen - Læring og opplæring innafor kultur og språkområdene samla sett, både samisk og norsk. (Språksenteret, språkkonsulent og biblioteket) - Kulturutvikling både ift. barn- og unge og eldre i samarbeid med barnehager, skoler, eldreomsorgen og tjenester for psykisk utviklingshemma samt tjenester for rus og psykiatri. (Med bibliotek, kulturkonsulent og språkkonsulent i ett eller flere team) Hovedoppgaver kultur- og språkavdeling o Samisk språkopplæring o Samisk kultur o Tospråklighetsmidler og oppfølging med disse o Oversetting, og produksjon av opplæringsmateriell o Yte norsk og flerspråklige bibliotektjenester o Bibliotekoppgaver o Bokbussen o Planverk i forhold til idrett og fysisk aktivitet o Ungdomsarbeid, bl.a. ungdomsklubb o Kulturmidler Bemanning/stillinger i kultur og språkområdet i DAG 1 årsverk kulturkonsulent (Jobber 80 %) 1,2 årsverk klubbledere (Jobber 80 %, vakanse 40) 2,5 årsverk Språksenteret. ( + 1 årsverk prosjekt midlertidig) 1 årsverk språkkonsulent 2,6 årsverk bibliotek (4 personer) Sum 8,3 årsverk ( Reell bruk i dag: 7,7 årsverk.) Ny enhet Alternativ 2. Dagens drift- og utviklingsavdeling deles i 3 enheter. Plan- og utviklingsavdelingen legges som egen stab- og støtteavdeling (Saksbehandling, næring, kultur, samisk språk, byggesaksbehandling mv) Byggavdelingen (Forvaltning, drifting- og vedlikehold av bygg, - renhold ville være naturlig sammen med bygg) og VVA-avdelingen (Uteseksjonen med vei, vann, avløp, parker, kirkegårder og andre uteanlegg. Forvaltning, drifting og vedlikehold). Legges under Teknisk avdeling, enten samlet eller delt. 15

119 Alternativ 3. Plan og utviklingsavdelingen overføres til sentraladministrasjonen og benevnes Plan og utviklingsavdelingen og fungerer som en stabsavdeling. Kultur og språkavdelingen opprettes som en egen stabsavdeling som benevnes Kultur- og språkavdeling. Resten av drift- og utviklingsetaten gjøres om til to resultatenheter som i alternativ Mulige forbedringsområder i drift- og utviklingsetaten Gjennom arbeidsflytanalysene (deler av «Lean-metodikken») og SWOT analysene ble det avdekket en rekke mulige forbedringsområder. For eksempel: - Standardisering av forbruksmateriell. (F.eks. elektrisk materiale, lysrør, lyspærer m.v.) - Prosedyrer for melding av feil og mangler. Gjøres på data, SMS mv. Kutte ut de fysiske rundene som en del driver med. - Legge konkrete skriftlige arbeidsplaner (årsplaner/virksomhetsplaner) for eks årlige vedlikeholdsplaner. - Jobbe i mere robuste team f.eks. innafor VVA. Ett team der flere kan noe om alle områdene. I dag blir det svært sårbart når bare en eller to kan et område som vannforsyning. - Kartgrunnlag burde vært digitalisert. I alle fall burde det foreligge skriftlig. I dag er det en del av ledningsnettet som kun enkeltpersoner kjenner til og kan finne frem til. (Kunnskapen eksisterer bare i «hodene til enkeltpersoner».) - Snømåking og steinplukking brukes det uforholdsmessig mye tid på av utearbeiderne. Det bør vurderes om dette arbeidet kan settes bort til andre (private, Kåfjord Vekst f.eks.) Flere forbedringsområder og tiltak finnes i kapittel 7 side Mulige arenaer for samhandling og beslutningsgrunnlag i kommunen: Rådmannens strategiske ledermøter avvikles hver 14 dg eller min hver mnd. Felles tema for kommunen taes opp og beslutninger kommuniseres. Referat fra møtene. Etatsjefer,(kommunalsjefer) og aktuelle stabsledere møter. Rådmannens utvida ledermøte Alle ledere med et helhetlig lederansvar møter her. Tertialvise møter. Månedlige møter med tillitsvalgte og verneombud. Kan legges i forlengelsen av rådmannens månedlige ledermøter. Evalueringsmøter i kommunen og ledelsens årlige gjennomgang Avvikles tertialvis eller halvårlig. Referat skrives. Tjenestene evalueres og spesielle tema taes opp. (Halv el hel dag) Rådmannens utvida ledergruppe kan brukes + tillitsvalgte og verneombud. 16

120 Rådmannens Strategisamling Strategiplanen utarbeides og revideres årlig i fellessamlinger for ledere, eiere, brukere og ansatte(tillitsvalgte). Min. en til 2 dagssamlinger årlig. Rådmannens Utviklingssamling. Årlig en til to dagers samling for avd.lederne. Avtalte tema innafor utvikling av området. Eks.: Strategi for forebygging, organisasjonsutvikling, lederutvikling, personalutvikling, økonomi, forskning på effekter av tjenestene vi gir, kommunikasjon, nærværsarbeid mv Postmøter Ukentlige postmøter for de enkelte enhetene i forhold til fordeling av saker, saksbehandlere på de enkelte sakene og drøfting av aktuelle faglige og andre spørsmål. Postmøtet beskrives i saksbehandlingsprosedyre som bør utarbeides. Prosedyren bør blant annet finnes i Kvalitetslosen. 17

121 7. TILTAKSTABELL FORESLÅTTE FORBEDRINGER/ENDRINGER En god del utfordringer/tiltak/handlinger er beskrevet under de foregående punktene og kan hentes derfra. I nedenforstående tabell er samla en del konkrete tiltak og handlinger som i all hovedsak er foreslått av medarbeiderne enten via spørreskjema, intervju, samlinger eller analyser. Lista er ikke uttømmende. Lederne må følge opp med ansvarsplassering og handling! Nr Aktivitetsbeskrivelse Ansvar Kommentar 1 Oppfølging av OU-arbeidet iht plan, ikke bare strukturtiltak. Rådmannen Sette i gang tiltak fra planen. 2 Beslutte ny organisering snarest mulig etter drøfting med tillitsvalgte. Rådmannen Legge fram endelig forslag for K-styret. 3 Opplæring for lederne og stedfortrederne i økonomi og økonomistyring!!! Økonomi- og personalsjefen Min. 4 halve dager med trening imellom og undervegs. 4 Ny utlysning og Ansettelse av: Ledere for stabsavdelinger: Rådmannen - Serviceavdelingen - Økonomi- og pers.avd. 5 Lyse ut og ansette leder for Teknisk Rådmannen Plan- og utv.avd? avdeling og plan- og utv.avdeling 6 Lage/justere bemanningsplaner for Bygg og anlegg (Teknisk avdeling og sentraladm.) 7 Faste ledermøter i enhetene min. en gang pr. mnd 8 Ukentlige/daglige postmøter. Evalueres innen utgangen av året 9 Utarbeide skriftlig prosedyre for saksbehandling og informere om denne. 10 A: Lage stillingsbeskrivelser for alle medarbeidere Avd.lederne Rådmannen Enhetslederne Enhetslederne Leder serviceavdeling Grunnlag for ny «turnus» eller arbeidsplan med utg.pkt i budsjett 2014 Viktig for å bygge kulturen. Rådmannen/kommunalsjef eller etatsleder bør delta en og annen gang. Ref. arkivplan. (Utarbeidet for helse- og omsorg.) Rådmannen Enhetslederne 10 B:. Lage lederavtaler for lederne. Rådmannen Fra Få «programvaren KOMTEK» opp å Økonomi- og gå og legge inn alle bygg i personalsjef kommunen. Drøfte disse, leder og medarbeider. For å kunne automatisere innkreving av avgifter. 12 Ta i bruk Agresso fullt ut med Økonomi- og Opplæring og innføring av innfordringsprogram. personalsjef programvare 13 Endre åpningstid og telefontid Rådmannen F.eks 9-14 eller Redusere antall attestanter og anvisere Lage fullstendig oversikt over disse. 15 Overlapping av ansatte ift dekking av arbeidsoppgaver og dublering slik at flere kan løse kritiske arb.oppgaver Økonomi- og personalsjefen Enhetslederne Attestanter er lik med antall innkjøpere. Sette sammen team og lage opplæringsprogram 18

122 Nr Aktivitetsbeskrivelser Ansvar Kommentarer 16 Gjennomgå stillingsressurser hos IT for å få en avklaring ift leder IT og midlertidig ansatte. Rådmannen Leder Serviceavdelingen Ny leder for Serviceavdelingen må ta fatt i dette. 17 Telefonisystemet bør vurderes lagt til Rådmannen Teleselskap. F.eks ekstern leverandør. 18 Feide prosjektet bør innføres. System for skolene med bl.a. godkjente og sikre pålogginger. 19 Det bør vurderes å gjennomgå alle arb. oppgaver som IT-avd. har og overføre det som er mulig til andre avdelinger, f.eks skoler eller eksterne leverandører. 20 Gjennomgå stillingsressurser hos serviceavdelingen for å få en avklaring ift leder og midlertidig ansatte. 21 Informasjon og kommunikasjon må prioriteres. Blant anna oppdatering av hjemmeside, facebookside. Dette er en av de viktigste kildene til informasjon for publikum. 22 Gjennomgå arbeidsoppgaver for Servicekontoret. Kontoret kan evt. overta oppgaver som knytter seg til informasjon, disposisjonssøknader for motorferdsel i utmark, hvis ressurser overføres hit. 23 Scanning og validering av fakturaer bør overføres til en og samme avdeling. (Økonomi/personalavd.) 24 Få oppretta overlappende team ift vann og avløp. Utnytte kompetansen. 25 Spylebil Kjøpe inn ny Spylebil. 26 Utstyr til vaktmestere (trillevogn, steinplukkere, annet utstyr) 27 Kursplan for ansatte i teknisk avdeling i (HMS, sveising, førstehjelp, vaskemidler mv) Oppvekstsjefen (Kommunalsjef) Rådmannen Leder Serviceavdelingen IT-leder Rådmannen Rådmannen Rådmannen Økonomi- og personalsjefen Etatsjef eller ny Teknisk sjef. Rådmann Etatsjef eller ny teknisk sjef Etatsjef mob.telefon. Nasjonalt prosjekt som alle etter hvert må ha. Tilskudd kan søkes Kapasiteten på IT er en meget kritisk faktor for kommunen. Rydd opp snarest for å hindre personalflukt. Bør vurderes overført til servicekontoret som bør styrkes bemanningsmessig Flere slike oppgaver kan kanskje overtas av servicekontoret hvis ressurser overføres hit. Hører helt naturlig hjemme i øk.pers.avd. Kritisk ved ferier og sykdom. Kun en som sitter med kunnskap! Kan gi inntekter og effektiviserer arbeidet for teknisk avdeling. Leder bør gjennomgå med vaktmesterne og utearbeiderne og skaffe utstyr som effektiviserer arbeidet. Lønnsomt på sikt Medarbeiderne er motivert for kurs av faglig art. 19

123 Nr Aktivitetsbeskrivelser Ansvar Kommentarer 28 Overføre oppgaver til eksterne leverandører fra teknisk. Eks.vis: Sandstrøing, snømåking og hjelpemidler fra hjelpemiddelsentralen. Etatsjef Evt ny Teknisk sjef 29 Gjennomgang av opplegget for vakttelefon på teknisk avdeling Bør ikke bare gå til brannvakta. Vei, Vann, avløp bør ha egen telefon. 30 Kirkegårdsarbeidet burde vært lagt til menighetskontoret. 31 Teamorganisering av renholdere videreføres til Manndalen og Indre Kåfjord slik som det er i Olderdalen. 32 Oppgradering av utstyr for renholdere (Eks. Avskrapingsmatter/renserister, gulvvaskemaskin, tørketromler mv) 33 Kurs for renholdere: - Oppfriskingskurs - Nytt utstyr - Nye behandlingsmåter for belegg 34 Aksjon bedre orden på bygg/anlegg. (Skoler bl.a.) - Klær henges opp på knagger. - Søppel kastes i søppelbøtter. - Motivasjonssamtaler m/ elever og lærere 35 Reell delegasjon til ledere med avklaring av ansvar, roller og oppgaver ift VVA og bygg/anlegg. 36 Grunnopplæring i ephorte og oppfriskingskurs i ephorte. Saksbehandlere bør beordres på kurs! Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Oppvekstsjef og etatsjef drift- og utvikling Etatsjef Rådmannen Leder serviceavdelingen Det kan gjøres enkle Kost/nytte vurderinger for å se hva som lønner seg. Kan være/bli kritisk for kommunen. ROS analyse Slik det er i nabokommunene. Fungerer bra i Olderdalen Mere robuste ordninger og ikke så sårbart Etatsjef bør ha en gjennomgang med renholderne snarest. Lage opplæringsplan som en del av enhetens virksomhetsplan Gir renholderne mye plunder og heft. Må skriftliggjøres og kommuniseres til alle ansatte i enhetene Alle som saksbehandler skal gjøre det i ephorte og må lære det!! 37 Ephorte 5 bør innføres snarest. Rådmannen Hemsko med at alle nordtroms kommunene må godkjenne dette. 38 Delegasjonsreglementet må gjennomgås og oppdateres 39 Egen oppmålingsingeniør for blant annet å følge opp feil og mangler i kartarbeid. 40 Få på plass et eget digitalt planarkiv og register i forbindelse med kommuneplanarbeid. Arealplan. 41 Egen controller som tar en del oppgaver som er spredt på flere i dag. Rådmannen Viktig for kulturbygginga og ved endring Rådmannen Tiltak i budsjett 2014 Etatsjef eller Ny Teknisk sjef Rådmannen Økonomisjef Legges til en ansatt i ny øk. og personalavd. 20

124 Nr Aktivitetsbeskrivelser Ansvar Kommentarer 42 Avklare hvem som skal ha Etatsjef miljøoppgaver (Roald E. hadde dem før) 43 Møte med tillitsvalgte ang. Rådmannen oppfølging 44 Endre politisk organisering Ordfører Forenkling og bedre - Legge ned hovedutvalgene helhetlig politisk styring - Overføre oppgavene til formannskapet eller erstatte hovedutvalgene med ett driftsutvalg. F-skapet er planutv og finansutv og tar alle overordna saker. Driftsutvalg tar driftsendringer i løpet av 45 Havneutvalg og samepolitisk utvalg legges til formannskapet 46 Råd for eldre og funksjonshemmede bør ikke håndteres i ephorte Ordfører Ordfører eller Rådmann året for alle enheter. Havneutvalg kan legges til Driftsutvalg hvis dette opprettes. Gjøres til et enklere og mer selvstendig organ. Kommunen stiller sekr. 8. Avslutning Oppdraget er gjennomført via en omfattende prosess der involvering av ansatte, tillitsvalgte og ledere har vært viktig. Prosjektgruppen har nå foreslått ny organisasjonsstruktur både politisk og administrativt i Kåfjord. Flere alternativer for organisering er fremmet og prosjektgruppen har anbefalt løsninger der vi har kommet til enighet og funnet det fornuftig og hensiktsmessig. Alle forslagene er stort sett fremmet av enkeltansatte og grupper av ansatte. Notat om mulig 2-nivå modell midt i arbeidet vårt skapte en del drøftinger og refleksjoner og vi har valgt å beskrive denne nye modellen og kommentere våre forslag i forhold til denne modellen så langt det har vært mulig. Tromsø, Kristian Eldnes Skribent 21

125 9. Vedlegg: - Oppdraget fra Rådmannen. - Arbeidsprosessanalyser-arbeidsflyt. NB.: Finnes på kvalitetslosen. - Organisasjonskart - Eksempel flytkart 22

126 POLITISK ORGANISERING I KÅFJORD FORSLAG FRA PROSJEKTGRUPPEN Kommunestyre 17 medlemmer Kontrollutvalget 5 medlemmer Formannskap Driftsutvalg 5 medlemmer 5 medlemmer Formannskap: Overordna planutvalg og finansutvalg Bevilgningssaker Klageorgan Behandler alle prinsipielle og store saker som skal til K-styret. Fungerer som samepolitisk utvalg evt. supplert med 2 medlemmer. Fungerer som adm.utvalg og politisk Forhandlingsutvalg. Driftsutvalg: Behandler faglige saker ift oppvekst og helse og omsorg samt teknisk sektor Behandler løpende driftssaker ift endringer i løpet av året. Fungerer som havneutvalg. Andre funksjoner 23

127 ADMINISTRATIV ORGANISERING I KÅFJORD FORSLAG FRA PROSJEKTGRUPPEN 3 NIVÅMODELL MED ETATER Rådmannen Økonomi- og personalavdeling Serviceavdelingen Oppvekstetaten Helse- og omsorgs etaten Drift- og utviklingsetaten Plan- og utviklingsavdeling Teknisk avdeling Kultur og språkteamet Team renhold (3 team) Plan- og utv.teamet Team VVA Team bygg- og anlegg ADMINISTRATIV ORGANISERING 2 NIVÅ MODELL I KÅFJORD. Forslag fra prosjektleder. Ikke drøftet i gruppene. Rådmann Kommunal Sjef (er) Stabsavd Økonomipersonal Stabsavd Service Stabsavd Kultur- og språk Olderdalen Skole Oppvekstsenter Manndalen Oppvekstsenter Trollvik Skole Oppvekstsenter Institusjons basert omsorg Hjemme basert omsorg Kommunehelse Teknisk avdeling Plan- og utviklings avdeling NAV Kommunal del 24

128 Gáivuona suohkan Kåfjord kommune Endringer i henhold til vedtak 36 og 37 budsjett 2013 for sentraladministrasjonen og drifts- og utviklingsavdelingen. 25

129 Forståelse av oppdraget Bakgrunn Budsjett 2013 og økonomiplan ble behandlet i kommunestyret den Der ble bla følgende vedtak gjort: 36: Drift. Drift og utvikling slås administrativt sammen. De ovenfor punkter vil automatisk bidra til positive økonomiske virkninger for driftsbudsjettet. Virkningene innarbeides i budsjettet. (er de innarbeid??) 37: Ny ramme for oppvekst settes til ,-. HOO regulerer budsjettet innenfor gitt ramme. Videre reduseres rammen for drift med ,-, sentraladministrasjon og utvikling med kr ,- og helse med kr ,- Investeringer settes i bero, med unntak: Grunnkjøp Løkvoll 3 Sentrumsplaner Olderdalen og Manndalen Sprinkelanlegg Birtavarre sykestue Utbedring Olderdalen samfunnshus Tilpasning barnehager inn i skolene. Januar Budsjettregulering innen oppvekst, drift og investering foretas i mars når utredning om skolestrukturen foreligger. Det er stor mangel på omsorgsboliger, Marielund står ubenyttet. Administrasjonen pålegges å leie ut leiligheter til eldre som vil bo i et bokollektiv uten døgnbemanning. Slik utleie kan drives i samarbeid med UNBO BA. Vedtakene kommer i tillegg til økonomiske innstramminger som var innarbeid i budsjettfremlegget. Alt dette krever betydelige tilpasningstiltak, bla i forhold til hvordan vi er organisert, samarbeider og løser oppgaver. Dette kan ikke skje uten en godt organisert utviklingsprosess med solid medvirkning fra alle ledd. Prosjektets formål Hensikten med prosessen skal være å designe ledelse, samarbeidsrelasjoner og organisasjonsstruktur som underbygger vedtakene, samt bidrar til å opprettholde eller bygge kapasitet og sikre god kvalitet i tjenesteleveransene i sentraladministrasjon og drift- og utviklingsavdelingen. Der endringer berører helse-/omsorg og oppvekstsektorene skal disse involveres. I en ny struktur skal tjenesten være mest mulig selvdrevet av myndiggjorte medarbeidere. Prosjektet skal bidra til å skape en organisasjon som er best mulig tilpasset de oppgaver og utfordringer vi står overfor i tiden som kommer, også i et økonomisk perspektiv. Fokusområder Viktige fokusområdene i prosessen er: 26

130 Redusere sårbarheten ved sykdom og vakanser Kåfjord kommune er i kraft av sin størrelse sårbar for lengre sykdomsforløp og vakanser i stillinger. På veldig mange fagfelt har vi en person som utfører oppgaven Vi må: Bli bedre til å jobbe i team og løse oppgaver på tvers Se mulighetene som ligger i samordning og forenkling av oppgaver Ta i bruk teknologiske og interkommunale løsninger for å effektivisere oppgaveløsningen Bedre ressursutnyttelse Kåfjord kommune har betydelige økonomiske utfordringer Det er satt i gang store prosesser på områdene Oppvekst og Omsorg, men alle områder må redusere ressursbruken også tjenestene innenfor administrasjon, teknisk, utvikling Vi må: Løse oppgavene på en enklere og smartere måte i fremtiden, det vil si organisere oss mer effektivt og drive rutine-/metodeutvikling Vi må levere det samme for mindre innsats Vi må ta ut økonomiske gevinster når de oppstår ved vakanser, oppsigelser, avvikling av stillinger Økt endringstrykk og strategisk ledelse Kåfjord kommune har betydelige økonomiske utfordringer Det er satt i gang store prosesser på områdene Oppvekst og Omsorg, men alle områder må redusere ressursbruken også tjenestene innenfor administrasjon, teknisk, utvikling Vi må: Ha en kultur for endring Være endringsdyktig organisasjon som endrer seg når omgivelsene endres Vi må være strategisk forutseende og stå klare til å ta i mot nye oppgaver Prosjektets organisering Prosjektgruppen vil være sammensatt av: Prosjektansvarlig Kristian Eldnes Prosjektmedarbeider Greta Larsen Arbeidsgruppe oppnevnt til bestemte formål Prosesseier og styringsgruppe vil være rådmann, Einar Pedersen. Prosjektansvarlig vil være ansvarlig for: Utarbeide konkret fremdriftsplan og metodebruk innen Tilrettelegge for arbeidet i prosjektgruppa Fremskaffe beslutningsgrunnlag for prosjektansvarlig Foreslå funksjonell og effektiv modell for ny organisering innen Det vurderes underveis hvilke tiltak/endringsforslag som kan iverksettes straks. Forslag til metodikk og gjennomføring (omtales nærmere fra pkt 2.1 til 2.7) Det foreslås en prosess bestående av følgende aktiviteter: Avklaring av mål, rammebetingelser og prosjektplan 27

131 Kartlegging av tjenester, roller og arbeidsprosesser (datainnsamling sekundærdata + intervjuer) Kartlegging av ressursbruk til ledelse i organisasjonen Analyse beskrive og analysere funn for de viktigste prosesser Vurdering av kriterier for ny organisering (prosess som involverer rådmannens ledergruppe) Forslag til organisasjonsmodell Endringsanalyse interne og eksterne konsekvenser Gjennomføring av foreslåtte endringer Fasene i en arbeidsprosesskartlegging og iverksettelsen av tiltak kan på et overordnet nivå skisseres som dette: Starte prosjektet Prosesskartlegging Prosessanalyser Utarbeide endringstilt Iverksette endringstilt Tids-/mengdeanalyse Analyse av samspill, organisering og arbeidsdeling Analyse av prosesser- og aktiviteter Analyse av ledelses- og styringsprinsipper Etc. Gjennom en kartlegging av nåværende situasjon, og synliggjøring av problemområder, gis et viktig utgangspunkt for å utvikle enighet om hvor utfordringene finnes. Dette gir et grunnlag for videre analyser hvor målet er å sette sammen en effektiv organisasjonsform og gode samarbeidsløsninger. En systematisk oversikt over alle aktiviteter og prosesser for de ulike tjenestene setter fokus på virksomheten, viser hvor det ligger potensialet og gir en god helhetsforståelse. Med denne bakgrunn og fremtidige mål synliggjøres arbeidsprosessene, bemanningen, samspillforholdene, ansvars- og myndighetsforholdene, samt ledelses- og styringsprinsippene. Dette gir klare operative effekter for hvordan det administrative i fremtiden skal utføre sine arbeidsoppgaver, samt hva som er relevant kvalitets- og servicenivå på de ulike tjenestene. I fortsettelsen omtales de enkelte aktiviteter nærmere. Avklaring av mål, rammebetingelser og prosjektplan Ved prosjektstart utformes det et opplegg for informasjon til ansatte og hovedtillitsvalgte, slik at alle er informert om foreliggende aktiviteter og planer. Resultatet fra denne fasen er en omforent prosjektplan. 28

132 Kartlegging av tjenester, roller og arbeidsprosesser Gjennom analyse av funksjoner, stillinger og annen dokumentasjon, samt intervjuer og samtaler med medarbeidere vil man kartlegge de viktigste prosessene. Denne kartleggingen vil være et sentralt verktøy knyttet til prosessforbedringer så vel som gevinstrealiseringer i den administrative og faglige organiseringen. Prosesskartleggingen vil: Gi en forståelse for hvilke tjenester som etterspørres, og tilhørende forventninger til kvalitet og servicenivå Gi en forståelse for samhandlingsmønsteret og konsekvenser, samt en helhetsforståelse av tjenestene som leveres Analysere konsekvenser i forhold til ulike enheter/avdelinger/områder Beskrive nye arbeidsprosesser, og vise hvordan disse gir føringer til nye måter å jobbe på og nye samarbeidsformer Framskaffe informasjon om arbeidsomfang som grunnlag for dimensjonering av arbeidsoppgaver. Kartlegging av ressursbruk i organisasjonen Kartleggingen vil ta utgangspunkt i funksjonen/rollen for de enkelte medarbeidere, hvor dette sees opp mot oppgitt stillingsandel. Akkumulert vil dette gi et godt bilde på den totale ressursbruk for tjenesteutførelsen i aktuelle organisasjonsenheter. Analyse beskrive og analysere funn for de viktigste prosesser En endring, utvikling og tilpasning av funksjoner må ta utgangspunkt i de eksisterende rammebetingelser, oppgaver og kommunens målsettinger. I denne fasen vil det være viktig å få svar på spørsmål som: Problemområder knyttet til dagens organisering Dimensjonering med hensyn til framtidige behov Prosess- og aktivitetskostnader Prinsipper for ledelse og styring Behov for fleksibilitet og tverrgående koordinering samspill, organisering og arbeidsdeling Identifisere de viktigste mål og føringer som kan ha konsekvenser for organisering Klarlegge hvilke organisatoriske grep som kan bidra til å oppfylle målene Utarbeide et mulighetskart for prioritering av de viktigste organisasjonsmessige tiltak Leveransen her vil være en funksjonell beskrivelse av hvordan strukturen er i dag relatert til kapasitet, kompetanse, hvilke oppgaver som blir ivaretatt og definerte suksesskriterier. Den vil også gi en beskrivelse av viktige arbeidsprosesser. Hensiktsmessig og velkjente verktøy vil kunne være bruk av SWOT-analyser, vurderingskrysset, 3 effektfulle spørsmål. Disse verktøyene er enkle, tar kort tid, kan brukes individuelt eller i grupper. Tilbakemeldingene er konkrete og kommer umiddelbart. De peker positivt fremover og fungerer like godt muntlig som skriftlig. 29

133 Mulighetene som foreligger følges opp av en vurdering / sortering langs to dimensjoner: Hvor viktig de er for måloppnåelsen Hvor lett eller vanskelig det er å realisere det enkelte tiltaket (tid, kostnader, konsekvenser, risiko etc.) Her kan det være aktuelt å se på faktorer som: Kompetanseutvikling Flytting/rekruttering av personell Effektivitetstap Vurdering av kriterier for ny organisering av struktur og samarbeid Ulike rammeverk for ny organisering må vurderes med utgangspunkt i noen fastsatte kriterier, eksempelvis: Strukturen skal underbygge tjenestestruktur Strukturen skal evne å ivareta driftsaspektet og utviklingsaspektet parallelt Strukturen skal gi god mulighet for resultatoppfølging Strukturen skal gi mulighet for effektive arbeidsplasser Strukturen skal sikre at en unngår dobbeltarbeid Strukturen skal bidra til fleksibilitet i forhold til varierende oppgaver Etc. Forslag til organisasjonsmodeller, arbeidsfordeling og samarbeid. Valg av optimal organisasjonsmodell / samarbeidsløsninger gjøres i dialog med organisasjonene og med medvirkning fra de ansatte. Prosjektet vil utrede og foreslå nytt organisasjonsdesign som totalt sett best oppfyller de kriterier som det er enighet om. Det som foreslås vil på enkelte avgrensede områder påvirke øvrige deler av organisasjonen. Leveransen vil være en beskrivelse og anbefaling av et helhetlig organisasjonsdesign for Gjennomføring av endringsforslag Ledergruppen skal bistå i gjennomføringen av foreslåtte endringer, dersom det skulle bli aktuelt. Dette kan relatere seg til oppgaver som: Detaljering av strukturen, dimensjonering og bemanningsplanlegging Rådgivning i forbindelse med drøftinger og handlinger Analyse av kompetansebehov i ulike funksjoner Rådgivning i forbindelse med inn-/omplassering av personell Rådgivning til ledere i forbindelse med endringer i styringssystemer etc. Framdrift Jfr. pkt.1.4. Rådmann vil igangsette dette arbeidet med endrings- og utviklingsprosessene snarest. Prosjektleder vil utarbeide en detaljert plan for videre framdrift og prioriteringer innen Planen drøftes med hovedtillitsvalgte. Arbeidet avsluttes 30. september

134 Økonomi Behov/Utlegg/honorar for ekstern bistand, overtid o.l avklares fortløpende i dialog mellom prosjektleder/koordinator og prosjekteier i henhold til plan for gjennomføring. Olderdalen Einar Pedersen rådmann 31

135 Illustrasjon fra Lean i sykehus. Rikshospitalet. 32