Etikk og varsling. Forvaltningsrevisjon - Skien kommune 2017 ::

Transkript

1 Etikk og varsling Forvaltningsrevisjon - Skien kommune 2017 ::

2 Forord er et av landets største interkommunale revisjonsselskaper. Alle de 18 kommunene i Telemark, kommunene Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eiere av selskapet. Vi utfører revisjon og andre tjenester for våre eiere og andre kommunale/fylkeskommunale aktører. utfører forvaltningsrevisjon innenfor en rekke områder, og med forskjellige innfallsvinkler. Våre ansatte har samfunnsfaglig, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har bred kompetanse innen offentlig forvaltning. Vi gjennomfører oppdragene i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Sæterdal, med Kirsti Torbjørnson som oppdragsansvarlig. Vi samarbeider faglig og administrativt med Buskerud kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon. Skien kommune har fått følgende rapporter om forvaltningsrevisjon fra 2012: Driftstilskudd fysioterapi (2012) Tilskudd til ikke-kommunale barnehager (2012) Skien Lufthavn AS tilskudd, overføringer og kommunale vedtak (2012) Drift av Skien fritidspark KF (2012/13) NAV Skien Styring, samarbeid og kompetanse (2013) Barneverntjenesten (2014) Samhandlingsreformen i Grenland delrapport Skien kommune (2014) Leieavtale Skien fritidspark KF 1 (2014) Eiendomsforvaltning (2015) Skolefritidsordningen i Skien (2015) Selvkost byggesak (2016) Introduksjonsordningen (2016) Du kan finne alle våre rapporter på vårt nettsted, der du også kan lese mer om forvaltningsrevisjon generelt. 1 Undersøkelsen ble ikke gjennomført som en forvaltningsrevisjon. i

3 Innhold Sammendrag... iii 1 Innledning Kontrollutvalgets bestilling Bakgrunn Problemstillinger og revisjonskriterier Metode og kvalitetssikring Høring Etikk Etiske retningslinjer Arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon Omtale av etisk arbeid i årsberetningen Varsling Varslingsrutiner Kultur for å varsle - ytringsklima Ytringsklima Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Litteratur og kildereferanser Tabelloversikt Vedlegg 1: Høringsuttalelser Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Foto forside: freeimages.com ii

4 Sammendrag Bestilling Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 72/16 og 3/17. Formålet er å bidra til kommunens kontinuerlige arbeid på området. Problemstillinger Vi har undersøkt følgende problemstillinger: Hvordan arbeider kommunen og foretaket for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen? Herunder: o Har kommunen og foretaket tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger? o I hvilken grad er tiltakene fulgt opp? Har kommunen og foretaket lag til rette for at ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven? Kommunen arbeid med etikk Kommunen har etiske retningslinjer, som er et tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i egen organisasjon. Etikk inngår i opplæringen til nytilsatte. Kommunen følger opp de etiske retningslinjene ved at sanksjonsmulighetene blir benyttet. Det er også tiltak på kommunalområdene, og mange ansatte har drøftet etiske problemstillinger på egen arbeidsplass. En bør likevel jobbe mer systematisk, kanskje særlig innen kommunalområdet byutvikling, drift og kultur. Skien fritidspark KF arbeid med etikk Fritidsparken har gjennom å bruke kommunens etiske retningslinjer et tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen. De har tiltak for å sikre at nytilsatte får informasjon om retningslinjene. Retningslinjene er fulgt opp ved at sanksjonsmulighetene blir brukt. Fritidsparken bør imidlertid tilpasse de etiske retningslinjene til fritidsparkens organisasjon og behov. Fritidsparken har en del tiltak både overfor styret og ansatte, men bør sikre et mer systematisk arbeid. Det etiske arbeidet bør omtales i årsmeldingen. Kommunen lagt til rette for å varsle om kritikkverdige forhold Kommunen har varslingsrutiner, og har gjennom disse tiltak som legger til rette for at ansatte kan varsle i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven. Våre undersøkelser viser imidlertid at rutinene i større grad bør synliggjøre fremgangsmåten ved varsling og hvordan varsel skal håndteres. Kommunen bør sikre at rutinene er bedre kjent, og at iii

5 de som skal motta varsel er kjent med hvordan varsel håndteres. Kommunen bør treffe tiltak for å sikre at dokumentasjon av varslingssaker blir bevart i samsvar med arkivreglene. Kommunen har flere tiltak for å sikre en kultur for varsling. Våre undersøkelser viser at dette arbeidet kan forsterkes, slik at enda flere opplever at det er greit å komme med kritiske ytringer internt og kunnskapen om varsling økes blant de ansatte. Skien fritidspark KF lagt til rette for å varsle om kritikkverdige forhold Fritidsparken legger kommunens varslingsrutiner til grunn, men disse må tilpasses fritidsparken. Også for fritidsparken kan rutinene i større grad synliggjøre fremgangsmåten ved varsling, hvordan varsel skal håndteres og hvordan dokumentasjonen bevares. En bør også sikre at rutinene er bedre kjent blant de ansatte. Anbefalinger Kommunen bør: vurdere tiltak for å sikre at det arbeides systematisk med etikk i hele organisasjonen, sikre at varslingsrutinene gir dekkende beskrivelser av saksbehandlingen og at eventuelle forventninger om anonymitet og tilbakemeldinger avklares, treffe tiltak for å sikre bevaring av dokumentasjon av varslingssaker i tråd med arkivreglene, arbeide kontinuerlig med informasjon/opplæring om varsling, særlig til dem som er definert som mottakere av varsel. Foretaket bør: tilpasse de etiske retningslinjene til foretaket, og sørge for behandling i styret, vurdere tiltak for å sikre at det arbeides mer systematisk med etikk, omtale arbeidet med etikk og varsling i årsmeldingen, tilpasse varslingsrutinene til foretaket, sikre at varslingsrutinene gir dekkende beskrivelser av saksbehandlingen og at eventuelle forventninger om anonymitet og tilbakemeldinger avklares, treffe tiltak for å sikre bevaring av dokumentasjon av varslingssaker i tråd med arkivreglene, arbeide kontinuerlig med informasjon/opplæring om varsling, særlig til dem som er definert som mottakere av varsel. Skien, iv

6 1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 72/16 og 3/17. Kontrollutvalget ønsket også å få belyst hvordan enhetene jobber med å møte tjenestemottakere på en god måte, som er omtalt under punkt 2.2. Dessuten ønsket kontrollutvalg å få belyst ytringsklima, som er omtalt under punkt og punkt 4. Etikk og varsling er vedtatt som prosjekt nr. fire i plan for forvaltningsrevisjon. I planen er det foreslått å vinkle prosjektet mot kommunens arbeid for å sikre gode etiske holdninger og kultur for varsling. Formålet er at forvaltningsrevisjonen skal være et bidrag til kommunens kontinuerlige arbeid på området. Vi undersøker både den delen av kommunen som er underlagt rådmann og det kommunale foretaket kommunen har, Skien fritidspark KF. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Bakgrunn Kommunesektoren er avhengig av tillit, blant annet fordi den forvalter store verdier på fellesskapets vegne. Tillit, åpenhet og kontroll er viktige tema som trenger kontinuerlig fokus. Et av formålene i kommuneloven er knyttet nettopp til tillit. I formålsparagrafen står det: Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunene skal redegjøre for arbeidet med etikk i årsmeldingen, både iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Dette kravet innebærer en forventning om at kommunene må ha konkrete tiltak for å sikre en høy etisk standard i egen virksomhet, jf. Ot.prp nr. 17. ( ) Ansvar for etisk arbeid og varslingsrutiner i kommunale foretak Skien fritidspark KF er et kommunalt foretak, jf. kommuneloven kapittel 11. Foretaket er samme juridiske subjekt som Skien kommune, og kommunen er i siste instans part i alle foretakets avtaler. Men foretaket er ikke under rådmannens ansvar og kontroll. Foretaket er ledet av en daglig leder og et styre som er direkte underlagt bystyret. Styret har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet, og skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtak eller retningslinjer fastsatt av bystyret, jf. kommuneloven 67. Avgjørelser av 5

7 personalspørsmål for foretaket kan ikke legges til administrasjonsutvalget eller administrasjonssjefen i kommunen, med mindre det fastsettes i vedtektene at styret ikke har denne myndigheten. (Ot.prp. nr. 53 ( ) s. 122.) Sentrale begrep I rapporten omtaler vi tilstanden i den delen av kommunen som er underlagt rådmannen og tilstanden i foretaket hver for seg. Når vi bruker begrepet kommunen i denne rapporten, gjelder det den delen som er underlagt rådmann. 1.3 Problemstillinger og revisjonskriterier Hvordan arbeider kommunen og foretaket for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen? Herunder: o Har kommunen og foretaket tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger? o I hvilken grad er tiltakene fulgt opp? Har kommunen og foretaket lag til rette for at ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven? Revisjonskriteriene 2 i denne forvaltningsrevisjonen er utledet fra kommuneloven og arbeidsmiljøloven, samt anbefalinger fra kommunal og moderniseringsdepartementet, KS og Transparency International Norge og Arbeidstilsynet. Utledningen av kriteriene er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. Kriteriene er også gjengitt i del 2 og Metode og kvalitetssikring Vi har gjennomført en spørreundersøkelse til alle ansatte i Skien kommune, inklusiv ansatte i Skien fritidspark KF. Den samlede svarprosenten er på 39. I vedlegg 3 er det redegjort nærmere for spørreundersøkelsen. I tillegg til spørreundersøkelsen har vi intervjuet de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, kommunalsjefer, daglig leder i fritidsparken, kommuneadvokat, assisterende rådmann, NAV-leder og HR-sjef. Vi har dessuten gjennomgått sentrale dokumenter som rutiner og retningslinjer på området og årsmeldinger. 2 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheter. 6

8 Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt nærmere i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Faktadelene i rapporten er presentert i et oppsummeringsmøte med administrasjonen i kommunen og foretaket i forkant av høringen. Rapporten er sendt på høring til rådmannen og foretaket den Det var ingen merknader til faktafremstillingen. Høringsuttalelsene ligger i vedlegg 1. 7

9 2 Etikk Hvordan arbeider kommunen og foretaket for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen? Herunder: - Har kommunen og foretaket tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger? - I hvilken grad er tiltakene fulgt opp? Vi har følgende revisjonskriterier. Kommunen og foretaket bør ha skriftlige etiske retningslinjer som er politisk behandlet. De etiske retningslinjene bør være kjent for dem de gjelder, og de bør inneholde sanksjonsmuligheter, som brukes. Kommunen og foretaket bør ha arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon, som brukes systematisk. Det skal redegjøres for det etiske arbeidet i årsberetningene. 2.1 Etiske retningslinjer Skriftlige etiske retningslinjer som er politisk behandlet Kommunen Skien kommune har skriftlige etiske retningslinjer, ett sett for ansatte og ett sett for folkevalgte. De etiske retningslinjene for ansatte ligger på kommunens hjemmesider og på intranett, i personalhåndboka. I denne forvaltningsrevisjonen ser vi kun på arbeid med etikk som gjelder ansatte og dermed også bare retningslinjene som gjelder de ansatte. De etiske retningslinjene omhandler blant annet arbeidstid, kundebehandling, gaver, habilitet, taushetsplikt, anskaffelser, kommunikasjon i sosiale medier og oppdrag utenfor kommunen. I retningslinjene er det lagt til grunn at det stilles spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdning i deres virksomhet for kommunen og at en plikter å følge de regler som gjelder for kommunens virksomhet. Det står også at alle selv har et ansvar for å endre på forhold som ikke er i samsvar med de etiske retningslinjene. De etiske retningslinjene har et eget punkt om overtredelse. Alvorlige brudd kan medføre advarsel, oppsigelse eller avskjed. Det er ikke vist til kommunens varslingsrutiner i de etiske retningslinjene. 8

10 Kommunen har nylig oppdatert arbeidsreglementet. I arbeidsreglementet er det vist til de etiske retningslinjene og varslingsrutinene. Retningslinjene er vedtatt første gang i 2003, og de er senere justert i 2006, 2007 og De etiske retningslinjene for ansatte er vedtatt av administrasjons- og likestillingsutvalget, som nå heter partssammensatt utvalg. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jf. kommuneloven 25. Utvalget skal foreslå og behandle overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, ifølge kommunens delegasjonsreglement. Skien fritidspark KF Daglig leder opplyser at de har lagt til grunn de etiske retningslinjene som gjelder ansatte i kommunen. I retningslinjene er rådmannen gitt anledning til å gi dispensasjon fra retningslinjene. Dette er ikke justert for fritidsparken. Det partssammensatte utvalget har ikke myndighet overfor kommunale foretak med mindre det framgår av foretakets vedtekter. Utvalget behandler ikke saker som gjelder fritidsparken. Vi har ikke fått informasjon om at det er noe bystyrevedtak eller styrevedtak om at kommunens etiske retningslinjer også gjelder for de ansatte i foretaket, men det er omtalt i den årlige beretningen fra styret Revisors vurdering skriftlige retningslinjer som er politisk behandlet Kommunen Kommunen har skriftlige retningslinjer, og de er politisk behandlet. De etiske retningslinjene er ikke behandlet i bystyret som anbefalt, men de er behandlet i partssammensatt utvalg, i tråd med kommunens delegasjonsreglement. Skien fritidspark KF Fritidsparken har etiske retningslinjer, men de er ikke tilpasset fritidsparkens organisasjon, bl.a. hvem som kan gi dispensasjon fra retningslinjene. Retningslinjene er ikke behandlet av noe politisk organ for foretaket, heller ikke av styret. Imidlertid er de omtalt i årsberetningen fra styret, noe som viser at styret aksepterer at kommunens etiske retningslinjer gjelder for foretaket. 9

11 2.1.3 De etiske retningslinjene bør være kjent for dem de gjelder og omfatte sanksjonsmuligheter Kommunen Skien kommune gjennomførte opplæring for alle ledere da retningslinjene ble vedtatt første gang. Etiske retningslinjer er del av nytilsattopplæringen. De hovedtillitsvalgte har vært involvert i justeringene av retningslinjene, og alle ledere er bedt om å informere om justeringene til egne ansatte. I forståelse med revisjonen sendte kommunens ledelse i mars ut en epost til alle ansatte med informasjon om at det ville komme en spørreundersøkelse om etikk og varsling i kommunen. Kommunens ledelse valgte også å orientere om kommunens etiske retningslinjer og varslingsrutiner og ta med lenke til disse i eposten, som revisjonen fikk kopi av. Svarene fra spørreundersøkelsen viser at mange av de ansatte har god kjennskap til kommunens etiske retningslinjer, og enda flere oppgir å ha god kjennskap til de etiske normene/reglene innenfor eget arbeidsområde. Svarfordelingen er vist under. Tabell 1 Kjennskap til etiske retningslinjer/normer/regler. Svar på skala fra 1 svært lav til 6 svært høy svar. Hvor god kjennskap har du til 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Kommunens/foretakets etiske retningslinjer De yrkesetiske normene/reglene innenfor ditt arbeidsområde/fagfelt 9 % 14 % 28 % 47 % 2 % 4,3 3 % 7 % 20 % 79 % 1 % 4,8 I sentraladministrasjonen/nav har de noe bedre kjennskap til kommunens etiske retningslinjene enn de andre ansatte. 3 Utover det er forskjellene mellom de fire områdene så vidt små at de kan skyldes tilfeldigheter (altså forskjeller som skyldes at alle ikke har svart). I den videre omtalen, vil vi som oftest bare påpeke forskjeller som er større enn at de kan skyldes tilfeldigheter. Rundt halvparten av de som har svart, fikk informasjon om de etiske retningslinjene da de ble ansatt. For endel kan det at en ikke har fått informasjon skyldes at de startet i kommunen tidligere enn 2003 da kommunen fikk retningslinjene, noe flere også har kommentert. Det er flere på byutvikling, drift og kultur (BDK) og i sentraladministrasjonen som oppgir at de fikk slik informasjon da de startet. 4 3 I sentraladministrasjonen/nav er det gjennomsnittlige svaret 4,7. Her har 65 % svart 5 eller 6. 4 I sentraladministrasjonen/nav fikk 66 % informasjon om retningslinjene da de startet, mens det var 60 % på BDK. 10

12 Ansatte som hadde en viss kjennskap til hadde til de etiske retningslinjene, ble bedt om å ta stilling til noen påstander. Svarene viser at de fleste lett kan finne dem, at de er enkle å forstå og nyttige i egen arbeidshverdag. Svarfordelingen er vist nedenfor. Tabell 2 Påstander om de etiske retningslinjene. Svar på skala fra 1 helt uenig til 6 helt enig svar. I hvilken grad er du enig eller uenig i 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Kan lett finne de etiske 7 % 13 % 24 % 52 % 5 % 4,6 retningslinjene Retningslinjene er enkle å forstå 2 % 10 % 24 % 58 % 6 % 4,7 Retningslinjene er nyttige i min arbeidshverdag 2 % 10 % 21 % 63 % 3 % 4,8 De ansatte kunne også gi kommentarer i undersøkelsen. Noen få har kommentert at de ikke kjente til retningslinjene før de fikk dem på epost. Informasjon vi har fått fra både ledelsen, tillitsvalgte og verneombud viser at det årlig er flere saker knyttet til brudd på de etiske retningslinjene. Det blir gjennomført samtaler ved brudd på retningslinjene, dette bekreftes også av de tillitsvalgte som er med på slike samtaler. Det har blitt gitt advarsler som følge av brudd på retningslinjene, og det er gjennomført omplasseringer. HR-sjefen opplyser også at det har vært oppsigelsessaker, der brudd på etiske retningslinjer har vært en del av saken. Dokumentasjon på advarsler og andre sanksjoner blir arkivert i personalmappen til den enkelte, men det er ikke mulig å skille ut saker som gjelder etikk fra andre typer saker. Dette gjør at vi ikke har sett dokumentasjon på slike saker. Skien fritidspark KF Gjennomgang av kommunens etiske retningslinjer er del av sjekklista for nytilsatte i fritidsparken. Svarene fra spørreundersøkelsen viser at det er en del ansatte som ikke har så god kjennskap til de etiske retningslinjene, men at flere har god kjennskap til de etiske normene/reglene innenfor eget arbeidsområde. Svarfordelingen er vist under. Tabell 3 Kjennskap til etiske retningslinjer/normer/regler. Svar på skala fra 1 svært lav til 6 svært høy. I prosent og antall i parentes. 53 svar. Hvor god kjennskap har du til 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Kommunens/foretakets etiske retningslinjer De yrkesetiske normene/reglene innenfor ditt arbeidsområde/fagfelt 15 % (8) 4 % (2) 19 % (11) 21 % (12) 25 % (13) 15 % (8) 25 % (13) 48 % (25) 15 % (8) 12 % (6) 3,7 4,5 11

13 Det er 45 prosent av de ansatte i Skien fritidspark KF som mener at de fikk informasjon om de etiske retningslinjene da de ble ansatt. De ansatte som hadde en viss kjennskap til retningslinjene ble bedt om å ta stilling til noen påstander om dem. Svarene viser at det er en del som ikke let kan finne de etiske retningslinjene, mens det er flere som er enig i at retningslinjene er enkle å forstå og nyttige i egen arbeidshverdag. Svarfordelingen er vist i tabellen nedenfor. Tabell 4 Påstander om de etiske retningslinjene. Svar på skala fra 1 helt uenig til 6 helt enig. 36 svar. I hvilken grad er du enig eller uenig i 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Kan lett finne de etiske retningslinjene 27 % (10) 14 % (5) 22 % (8) 32 % (12) 5 % (2) 3,7 Retningslinjene er enkle å forstå 5 % (2) 3 % (1) 16 % (6) 54 % (20) 22 % (8) 4,8 Retningslinjene er nyttige i min arbeidshverdag 3 % (1) 11 % (4) 22 % (8) 49 % (18) 16 % (6) 4,7 Informasjon vi har fått fra både ledelsen, tillitsvalgt og verneombud viser at det er saker knyttet til brudd på de etiske retningslinjene. Det blir gjennomført samtaler med den ansatte ved slike brudd, dette bekreftes også av tillitsvalgt/verneombud. Det har blitt gitt advarsler som følge av brudd Revisors vurdering kjente retningslinjer og sanksjonsmuligheter Kommunen Svarene som er gitt i spørreundersøkelsen, tyder på at mange ansatte er godt kjent med retningslinjene, men det er noen som ikke vet eller som har svært lav/lav kjennskap. Kommunen har tiltak for å sikre at nytilsatte blir gjort kjent med retningslinjene. Det kan være enkelttilfeller der det ikke har blitt fulgt opp. Kommunen har ikke felles tiltak for hele kommunen for å sikre at retningslinjene jevnlig blir tatt opp i f.eks. personalmøter. Slike felles tiltak kunne etter vår vurdering sikret at enda flere i kommunen hadde god kjennskap til retningslinjene og en større bevissthet rundt dem. Både ledelsen, tillitsvalgte og verneombud er samstemte i at sanksjonsmulighetene blir brukt. Dette mener vi gir grunnlag for å si at retningslinjene blir fulgt opp på dette punktet. 12

14 Skien fritidspark KF De ansatte i fritidsparken har mindre kjennskap til retningslinjene enn de ansatte i kommunen, men de fikk heller ikke informasjon i forkant av undersøkelsen slik ansatte i kommunen fikk. Fritidsparken har tiltak for å sikre at retningslinjene blir gjort kjent for nytilsatte, men har ikke tiltak for å sikre at de blir drøftet/tatt opp ellers. Selv om det er usikkerhet knyttet til svarene grunnet feilmarginer, gir informasjonen grunnlag for å si at retningslinjene ikke er godt nok kjent blant de ansatte i fritidsparken. Informasjonen vi har fått gjør at vi legger til grunn at sanksjonsmulighetene i retningslinjene brukes også i foretaket. 2.2 Arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon Kommunen og foretaket bør ha arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon, som brukes systematisk. Vi vil her først presentere svar spørreundersøkelsen om observasjon av etisk vanskelig situasjoner. Deretter sier vi kort litt om spesielle tiltak på de ulike kommunalområdene som vi har fått informasjon om via intervju med kommunalsjef/leder, før vi ser på om de ansatte har arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon og om de brukes systematisk Observasjon av etiske dilemmaer og/eller kritikkverdige forhold Kommunen Godt over halvparten av dem som har svart, 63 %, oppgir at de har observert etiske vanskelige situasjoner i eget arbeid, mens 27 % svarer nei. Resten har svart vet ikke. De som har observert eller opplevd etisk vanskelige situasjoner, fikk spørsmål om disse. De som har svart, er delt i synet på om de etiske retningslinjene var til hjelp og om situasjonen ble håndtert på en god måte. Flertallet mener imidlertid at de etisk vanskelige situasjonen ble håndtert på en god måte. Svarfordelingen er vist under. Tabell 5 Påstander om etisk vanskelige situasjoner. Svar på skala fra 1 i liten grad til 6 i stor grad. 970 svar. I hvilken grad 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Fikk du hjelp/veiledning av de etiske retningslinjene Mener du at situasjonen(e) ble håndtert på en god måte 23 % 15 % 26 % 29 % 8 % 3,6 14 % 16 % 25 % 42 % 4 % 4,0 13

15 I undersøkelsen ble alle spurt om de hadde observert ulike situasjoner som kan oppleves som etisk vanskelige og/eller kritikkverdige. Det ble opplyst om at ansatte her også omfatter ledere. Antall svar (N) varierer fordi det var mulig å ikke svare på spørsmålene. Alle forhold som er observert av mer enn 3 %, er vist i tabellen nedenfor. 5 Tabell 6 Oversikt over forhold som mer enn 3 % har observert siste to år. N = antall svar totalt (både ja og nei). Observerte forhold Ja N Ansatte har opptrådt på en dårlig/uetisk måte overfor dem vi gir tjenester til 36 % 1523 Brudd på taushetsplikten 29 % 1514 Ansatte har mobbet, trakassert eller diskriminert andre ansatte 27 % 1525 Destruktiv ledelse som er ødeleggende for arbeidsmiljøet 22 % 1518 Ansatte har annet arbeid eller verv som går utover utførelsen av arbeidet i 18 % 1516 kommunen Ansatte har forbindelser (som familie, vennskap, forretningsmessige 15 % 1524 forbindelser eller verv) som kan påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak Ansatte har brukt kommunens eiendeler til private formål uten at dette er 9 % 1511 godkjent Ansatte som har vært påvirket av rusmidler på jobb 7 % 1525 Andre kritikkverdige forhold 6 % 1506 Ansatte har fått gaver eller andre personlige fordeler av en art som kan 5 % 1521 påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak Ansatte har forårsaket situasjoner som medførte fare for liv og helse 4 % 1519 Underslag/tyveri fra kommunen eller brukere (penger eller gjenstander) 4 % 1509 Når det gjelder de som har svart ja på andre kritikkverdige forhold, er det vist til dårlig oppfølging av arkiv og offentlighetsloven og kritikkverdig bruk av sosiale medier. Skien fritidspark KF Halvparten av dem som har svart, (27 personer), har observert eller opplevd etisk vanskelige situasjoner i eget arbeid, mens 15 personer svarer nei og 11 personer svarer vet ikke. De som har observert eller opplevd etisk vanskelige situasjoner, fikk spørsmål om disse. De som har svart, er delt i synet på om de etiske retningslinjene var til hjelp og om situasjonen ble håndtert på en god måte. Svarfordelingen er vist under. 5 I tillegg spurte vi om: bruk av ulovlige kjemikalier/ulovlig utslipp av miljøgifter, korrupsjon, ansatte som har tatt betalt for tjenester som skal være gratis, ansatte har brukt kommunale rabattordninger som ikke gjelder for dem ved private kjøp av varer og tjenester representasjon og bevertning som går klart utover moderate rammer. Dette har ingen eller mindre enn 3 % observert. 14

16 Tabell 7 Påstander om etisk vanskelige situasjoner. Svar på skala fra 1 i liten grad til 6 i stor grad. 27 svar i prosent og antall i parentes. I hvilken grad 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. Fikk du hjelp/veiledning av de etiske retningslinjene Mener du at situasjonen(e) ble håndtert på en god måte 37 % (10) 19 % (5) 11 % (3) 33 % (9) 7 % (2) 15 % (4) 26 % (7) 22 % (6) 19 % (5) 11 % (3) 3,3 3,4 I undersøkelsen ble alle spurt om de hadde observert ulike situasjoner som kan oppleves som etisk vanskelige og/eller kritikkverdige. Det flest hadde observert var ansatte som har mobbet, trakassert eller diskriminert andre ansatte. Det var 21 av 53 personer som svarte ja på dette. Andre forhold mange har sett er destruktiv ledelse som er ødeleggende for miljøet og ansatte som har forbindelser som kan påvirke handlinger/saksforberedelse eller vedtak, begge 20 personer. Det er dessuten 18 som har sett ansatte opptre på en dårlig/uetisk måte overfor kunder og ansatte som har annet arbeid/verv som går utover arbeidet i kommunen. 6 At mange har sett en hendelse, sier ikke noe om denne hendelsen har kommet ofte. Det kan være mange som har vært vitne til samme hendelse. I intervjuene har vi fått opplyst at det har det vært noen arbeidsmiljøsaker i fritidsparken. Andre forhold Vann og avløpsenheten har i samarbeid med en ekstern leverandør utarbeidet en informasjonsbrosjyre om Vann og avløpsenheten. Brosjyren er finansiert gjennom salg av annonser i brosjyren. Teksten i brosjyren er utarbeidet av kommunen selv. Leverandøren av brosjyren har solgt annonsene, og fikk en liste over 50 firmaer som enheten handlet mest med siste år. Disse 50 fikk forespørsel om å kjøpe annonseplass. Annonseinntektene var avgjørende for lengden på brosjyren. Det var leverandøren som fastsatte annonsepriser. Kommunen har selv betalt noe for å få en bedre papirkvalitet enn det som var standard fra leverandøren. Brosjyren ble utarbeidet som følge av at leverandøren kontaktet kommunen og presenterte opplegget for utarbeiding av brosjyren og finansiering via annonser. Leverandøren viste fram tilsvarende brosjyrer som var laget for andre kommuner. Vi har ikke vurdert utarbeidelsen av brosjyren opp mot reglene for offentlige anskaffelser. 6 I tillegg har fem eller flere observert følgende forhold: brudd på taushetsplikten (12), ansatte har vært påvirket av rusmidler på jobb (7), ansatte har brukt kommunens eiendeler til private formål uten at dette er godkjent (6), ansatte har brukt kommunale rabattordninger som ikke gjelder for dem ved private kjøp av varer og tjenester (5) og andre kritikkverdige forhold (5). Som eksempel på andre kritikkverdige forhold er det vist til innkjøp av varer fra butikk man har personlig eierinteresse i. 15

17 Vi har ikke undersøkt om kommunen bruker kommersiell annonsering i annet informasjonsmateriell om og/eller fra kommunen. Kommunen har til nå ikke hatt en felles policy på bruk av annonsering i informasjonsmateriell fra kommunen, men administrasjonen vil vurdere dette Spesielle tiltak på kommunalområdene Oppvekst Oppvekst har ansvar for skoler, barnehager, barnevern, PP-tjenesten, kulturskolen, enslige mindreårige og forebyggende helsetjenester til barn og unge. I skolene jobber de nå med satsingen ungdomstrinn i utvikling, der Skien har valgt at også barneskolene er med. I denne satsingen er det etablert nettverk, der skolene møtes minst to ganger i halvåret. I nettverkene er refleksjon over egen praksis sentralt, og etikk og etisk refleksjon er del av dette. De har også refleksjon over praksis i barnehagene. Kommunalsjefen påpeker at ansatte i skolene nødvendigvis ikke vil se på arbeidet med refleksjon over praksis som del av arbeidet med etikk. Oppvekst har utarbeidet retningslinjer for lærerens bruk av digitale medier mot elever. Dette kom før kommunens etiske retningslinjer ble utvidet med et punkt om sosiale medier i Utdanningsforbundet sentralt har utarbeidet lærerprofesjonens etiske plattform for alle lærere i skole og barnehage. Dette er ikke spesielt for Skien, men er noe som alle lærere som er medlem av Utdanningsforbundet er forpliktet til å stille seg bak. Helse og velferd Helse og velferd har ansvar for omsorgstjenestene, som sykehjem, ulike andre botilbud, avlastningstiltak, hjemmetjenester og helsetjenester som legevakt, rehabiliteringstjenester, fengselshelsetjenesten, psykisk helsearbeid og tilbud til innbyggere over 18 år med rusproblematikk. Innenfor helse og velferd startet de i 2007 med en egen satsing for å utvikle et systematisk arbeid med etisk refleksjon. Kommunen tilsatte egne etiske veiledere som jobbet ute i organisasjonen, og som har satt i system arbeidet med etisk refleksjon i personalmøtene. Det er utarbeidet en egen metodikk for dette. På sikt skal ikke kommunen ha egne etikkveiledere, fordi arbeidet skal bli så godt integrert i organisasjonen at det ikke skal være behov for egne veiledere. Det er fortsatt noen få etikkveiledere igjen. 16

18 Det varierer hvordan en jobber med dette nå. Kommunalsjefen viste til at sykehjemmene jobber etter en egen metodikk som heter VIPS, der de i møtene tar opp bl.a. hvordan de snakker til og om brukerne. Dette er også kommentert i undersøkelsen av enkelte. På tilrettelagte tjenester jobber de spesifikt med etisk dilemmatrening og refleksjon på ledermøtene. Kommunalsjefen opplyste at disse diskusjonene skal bli tatt videre av lederne ut i personalmøtene/avdelingsmøtene. Videre opplyste kommunalsjefen at koordinerte hjemmetjenester jobber med etisk refleksjon ute i enhetene. Helse og velferd har vedtatt et eget verdigrunnlag, og det er utarbeidet flere dokument som beskriver arbeidet med etikk på dette kommunalområdet. Ansatte kan også melde avvik/brudd på etiske verdier som de selv ser/oppdager i enhetenes elektroniske avvikssystem. Det kan meldes avvik både fra kommunalområdets verdigrunnlag og fra yrkesetikken. Avvikssystemet er nå under revidering for å se om det gis tydelig nok informasjon om de ulike områdene ansatte kan melde avvik fra/brudd på. Dessuten har de et pågående prosjekt der en ser på håndtering av bekymringsmeldinger og hvordan en sikrer brukernes adgang til å klage på kvalitet/ tjenesteinnhold. Byutvikling, drift og kultur (BDK) BKD har ansvar for eiendom, vann og avløp, plan og byggesak, landbruk, teknisk drift, byutvikling og ulike tjenester knyttet til kultur og fritid. Kommunalområdet BDK har bl.a. etablert rutiner for ansattes lån av kommunens utstyr. Vi får opplyst at enhetene drøfter konkrete saker som oppstår. Byggesak har f.eks. drøftet korrupsjonssaken på byggesak i Drammen, og enheten har rutine på at en saksbehandler ikke skal behandle en sak alene. NAV Ledelsen ved NAV Skien opplyser at det i NAV sentralt er utarbeidet en egen e- læringsmodul på etikk som alle som jobber i NAV skal ta. NAV Skien har et eget system for å følge opp at ansatte tar dette. Ledelsen gjennomfører to årlige HMS-runder, som også omfatter arbeid med å sikre at taushetsplikten blir ivaretatt, samt det å melde avvik og det å varsle. Taushetsplikt og håndtering av brukeropplysninger, er en viktig del av deres arbeid med etikk. Sentraladministrasjonen I sentraladministrasjonen har de tatt opp varsling som eget tema i ledermøte. Virksomhetene har rutiner og regler knyttet til de ulike arbeidsområdene, som assisterende rådmann mener bidrar til at ansatte opptrer etisk forsvarlig. Kommunen 17

19 har dessuten hatt et omfattende arbeid bl.a. knyttet til anskaffelser. De har også brukt konkrete saker i arbeidet med etikk, bl.a. knyttet til hvordan en oppfører seg som ansatt i kommunen Spesielle tiltak fritidsparken Styret har nylig hatt styreopplæring der etikk var eget tema, og etikk er ett av punktene i den årlige styre-evalueringen. Fritidsparken har faste ledermøter, der etikk er et av flere områder de jevnlig tar opp. Foretaket har fastsatt noen verdier, som drøftes i alle personalmøter Arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon Kommunen Kommunen gjennomfører kurs for nytilsatte. Etikk og etiske retningslinjer er et av temaene, og en jobber også med konkrete oppgaver/case knyttet til etisk refleksjon. Det er i tillegg egne tiltak på kommunalområdene, se del Alle vi har intervjuet trekker frem personalmøter/avdelingsmøter som en arena for etisk dilemmatrening og refleksjon. Ut fra den informasjonen vi har fått i intervjuer, bruker kommunen imidlertid ikke disse møtene systematisk for å sikre etisk refleksjon, unntatt på helse og velferd, se del Vi har undersøkt om de ansatte har drøftet etiske problemstillinger og om dette har vært tema på opplæring/kurs. Vi ser at det bare er 14 % som ikke har hatt relevante etiske diskusjoner på jobb. Det er litt mindre vanlig å diskutere dette på interne møter. Langt færre opplyser at de har vært på kurs om dette og at det har vært tema i medarbeidersamtalen. Svarene er vist nedenfor. Tabell 8 Spørsmål om etisk refleksjon Har du deltatt Ja Nei N på interne møter der etiske problemstillinger har blitt diskutert 68 % 32 % 1500 i diskusjoner på jobb om etiske problemstillinger som er relevante 87 % 14 % 1508 for mitt arbeid på opplæring/kurs der etikk/etiske problemstillinger har vært tema 45 % 55 % 1498 Etikk/etiske problemstillinger inngikk i min siste medarbeidersamtale 29 % 71 %

20 I BDK er det færre som har diskutert etiske problemstillinger på ulike arenaer og hatt opplæring der dette var tema, enn i resten av kommunen, mens på Helse og velferd er det flere som har deltatt på interne møter og har hatt opplæring der etikk er tema. 7 I mal for medarbeidersamtalen, er kommunens verdier et punkt en skal ha med, men det er ikke lagt opp til at etikk er et eget punkt i tillegg. Noen få har kommentert at de ikke har hatt medarbeidersamtale. Det er også noen som har svart at etikk ikke var del av medarbeidersamtalen, men at verdigrunnlaget til kommunen var tema. Det er variasjoner mellom virksomheter og enheter i kommunen. En del ansatte etterlyser større fokus på arbeid med etikk på egen arbeidsplass, mens andre viser til at det gjøres mye godt arbeid på egen enhet. Det er også noen som kommenterer at det ofte er vanskelig å ta opp saker som gjelder arbeidsmiljø og ledelse. I undersøkelsen ba vi om å få eksempler på etisk vanskelige situasjoner. Til sammen 386 har gitt ett eller flere eksempler. Eksemplene omfatter en rekke situasjoner som er relevante for de ulike kommunalområdene. Noen eksempler som går igjen ofte er taushetsplikt, det å motta gaver, hvordan en omtaler/opptrer overfor kollegaer og brukere/elever/foresatte og forhold som gjelder habilitet. Vi har spurt mer utfyllende om det å kunne ta opp etisk vanskelige situasjoner på egen arbeidsplass. Det er en langt større andel mener at de i stor grad kan snakke om etisk vanskelige situasjoner på egen arbeidsplass, enn de som selv har tatt opp eller erfart at faktiske situasjoner har blitt diskutert. Svarene er vist nedenfor. Tabell 9 Å ta opp/drøfte etisk vanskelige situasjoner. Svar på skala fra 1 i svært liten grad til 6 i svært stor grad svar. I hvilken grad.. 1 og og 6 Vet ikke Gj.sn. har du selv tatt opp etisk vanskelige situasjoner til diskusjon har du opplevd at etisk vanskelige situasjoner som har oppstått har blitt diskutert mener du at dere på arbeidsplassen kan snakke om etisk vanskelig situasjoner 22 % 16% 25% 34 % 4 % 3,7 17 % 15% 26% 30 % 3 % 4,0 7 % 11% 18% 63 % 1 % 4,7 7 På BDK er det 75 % som oppgir at de har deltatt i diskusjoner om etiske problemstillinger som er relevante for egen jobb, mens 26 % oppgir at de har deltatt på opplæring der etikk har vært tema. På Helse og velferd er det 75 % som oppgir at de har deltatt på interne møter der etiske problemstillinger er blitt diskutert og 53 % som har deltatt på opplæring der etikk har vært tema. 19

21 På Helse og velferd har de ansatte i større grad diskutert etisk vanskelige situasjoner, mens de har gjort det i mindre grad på BDK. 8 Nedenfor er svar på noen påstander knyttet til situasjoner som kan være etisk utfordrende vist. Svarene viser at det er mange som har stort fokus på det å møte dem kommunen yter tjenester til på en god måte. Tabell 10 Påstander om møte med tjenestemottakere og håndtering av krevende situasjoner. Svar på skala fra 1 helt uenig til 6 helt enig svar. På min arbeidsplass 1 og og 6 Ikke Gj.sn. aktuelt Drøfter vi jevnlig hvordan vi møter dem vi yter tjenester til på en god måte 7 % 11% 20% 61 % 0 % 4,7 Har vi fokus på hvordan vi skal møte dem vi yter tjenester til på en god måte Drøfter vi jevnlig hvordan vi håndterer krevende situasjoner 9 3 % 6 % 13% 78 % 0 % 5,1 12 % 14% 19% 51 % 4 % 4,4 På kommunalområdet BDK drøfter de i mindre grad håndtering av krevende situasjoner enn på de andre områdene. Gjennomsnittet er på 3,8. Fritidsparken Fritidsparken har ikke tilsvarende kurs for nytilsatte som kommuneadministrasjonen har. De vi har intervjuet trekker frem personalmøter/avdelingsmøter som en arena for etisk dilemmatrening og refleksjon. Vi har undersøkt om ansatte har drøftet etiske problemstillinger og om dette har vært tema på opplæring/kurs. De ansatte har i liten grad hatt opplæring der etikk har vært tema. Svarene er vist nedenfor. Tabell 11 Spørsmål om etisk refleksjon Har du deltatt Ja Nei N på interne møter der etiske problemstillinger har blitt diskutert 59 % 41 % 53 i diskusjoner på jobb om etiske problemstillinger som er relevante 66 % 34 % 53 for mitt arbeid på opplæring/kurs der etikk/etiske problemstillinger har vært tema 23 % 77 % 53 Etikk/etiske problemstillinger inngikk i min siste medarbeidersamtale 19 % 81 % 53 8 Gjennomsnittet i helse og velferd for selv å ha tatt opp etisk vanskelige situasjoner er på 4,3, mens det er på 4,5 på spørsmål om å diskutere vanskelige situasjoner som oppstår. På BKD er tallene 3,0 og 3,3. 9 Krevende situasjoner som pågående brukere/pårørende/kunder, press og forsøk på bestikkelser. Dette var del av påstanden i undersøkelsen. 20

22 Vi har også spurt mer utfyllende om det å kunne ta opp etisk vanskelige situasjoner på egen arbeidsplass. De ansatte har i liten grad selv tatt opp etisk vanskelige situasjoner til diskusjon. Det er flere som har opplevd at det har blitt diskutert og langt flere som mener at de kan snakke om etisk vanskelige situasjoner. Svarene er vist nedenfor Tabell 12 Å ta opp/drøfte etisk vanskelige situasjoner. Svar på skala fra 1 i svært liten grad til 6 i svært stor grad. 53 svar I hvilken grad.. 1 og og 6 Ikke aktuelt har du selv tatt opp etisk vanskelige situasjoner til diskusjon har du opplevd at etisk vanskelige situasjoner som har oppstått har blitt diskutert mener du at dere på arbeidsplassen kan snakke om etisk vanskelig situasjoner 51 % (26) 23 % (12) 15 % (8) 8 % (4) 19% (10) 19% (10) 15% (8) 28% (15) 17% (9) 15 % (8) 19 % (10) 45 % (24) 11 % (6) 11 % (6) 4 % (2) Gj.sn. 2,6 3,5 4,2 I tillegg har vi utarbeidet noen påstander knyttet til enkelte situasjoner som også kan være etisk utfordrende. Svarene viser tydelig at det er fokus på hvordan ansatte møter kundene, men at en i mindre grad drøfter internt hvordan en møter krevende situasjoner. Svarene er vist nedenfor. Tabell 13 Påstander om møte med tjenestemottakere og håndtering av krevende situasjoner. Svar på skala fra 1 helt uenig til 6 helt enig. 53 svar På min arbeidsplass 1 og og 6 Ikke aktuelt Drøfter vi jevnlig hvordan vi møter dem vi yter tjenester til på en god måte Har vi fokus på hvordan vi skal møte dem vi yter tjenester til på en god måte Drøfter vi jevnlig hvordan vi håndterer krevende situasjoner 9 6 % (3) 15 % (8) 8 % (4) 0 9% (5) 11% (6) 19% (10) 9 % (5) 25% (13) 62 % (33) 77 % (41) 40 % (21) 6 % (3) 4 % (2) 9 % (5) Gj.sn. 4,8 5,2 4, Revisors vurdering arenaer for etisk dilemmatrening og refleksjon Kommuneadministrasjonen Både svarene fra spørreundersøkelsen og det ene eksempelet med brosjyren synliggjør at de ansatte møter mange etiske dilemmaer i det daglige. Dette underbygger viktigheten av å ha arenaer for å ta opp slike dilemmaer, og å ha retningslinjer som kan avklare etiske spørsmål og dilemmaer så langt som mulig. En felles policy på bruk av 21

23 betalt kommersiell annonsering i informasjonsmateriell fra kommunen kan være et eksempel på en slik avklaring. Kommunen har mulige arenaer for etisk refleksjon, men at de brukes i varierende grad. Helse og velferd har gjennom kontinuerlig arbeid over tid etablert flere tiltak for å sikre systematisk arbeid med etisk refleksjon. Svarene fra undersøkelsen viser også at det er dette området som trolig jobber mest med dette, men at det også her er forskjeller. Også på de andre kommunalområdene jobber en med etisk refleksjon, men her er det ikke like tydelige føringer og forventninger til et systematisk arbeid. Skien fritidspark KF Også i fritidsparken møter de ansatte en del etiske dilemmaer i arbeidshverdagen. Informasjonen vi har fått viser at det finnes arenaer for etisk dilemmatrening, men at ledelsen bør sikre et noe mer systematisk arbeid med dette. 2.3 Omtale av etisk arbeid i årsberetningen Kommunen Skien kommunes årsmeldinger har en egen del om kontroll og etisk standard i virksomheten. Vi har sett på årsmeldinger fra 2015 og Her er det blant annet vist til arbeidet med innføring og opplæring i de etiske retningslinjene for ansatte i 2003 og for folkevalgte i Det er vist til at retningslinjene er en del av opplæringen for alle nytilsatte, og at denne opplæringen også omfatter etisk refleksjon. Arbeidet med etikk innenfor kommunalområdet Helse og velferd er omtalt både i årsmeldingene for 2015 og 2016, samt at dette arbeidet gjorde at kommunen ble nominert til KS sin etikkpris i Kommunens varslingsrutiner og varslingsplakat er omtalt i årsmeldingene. Årsmeldingene omtaler at kommunen har revidert arbeidsreglementet i 2015, og i meldingen for 2016 at de ble vedtatt i Etikk og varsling er egne punkt i reglementet. Det er også vist til at et prosjekt for å systematisere det helhetlige kvalitetsarbeidet i 2016, og i meldingen for 2016 at forvaltningsrevisjonen i 2017 vil brukes i det videre arbeidet med etikk og varsling. 22

24 Skien fritidspark KF Skien fritidspark KF viser i sin årsmelding til at de følger Skien kommunes etiske retningslinjer Revisors vurdering Kommunen I årsmeldingen for Skien kommune er kommuneadministrasjonens arbeid omtalt. Det er vist til tiltak som er gjort flere år tilbake i tid, samt noen tiltak som er gjort inneværende år. I tillegg omtales litt av arbeidet som planlegges fremover. Dette mener vi er i tråd med de kravene som er satt. Vi ser imidlertid at omtalen er generell og primært gjelder Helse og velferd. Kommunen burde hatt flere konkrete tiltak å vise til på alle kommunalområdene for å synliggjøre bedre hvordan kommunen arbeider for å sikre en etisk forsvarlig forvaltning på alle kommunalområdene. Skien fritidspark KF Fritidsparken har ikke skrevet om arbeidet med etikk i sin årsmelding, kun vist til at de følger kommunens etiske retningslinjer. Årsmeldingen skal beskrive tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges for å sikre en høy etisk standard. I lovforarbeidene er det lagt til grunn at plikten til å redegjøre om etikkarbeidet i årsmeldingen innebærer at virksomheten må foreta seg noe konkret for å sikre høy etisk standard. Eksempler på tiltak er å utarbeide og oppdatere etiske retningslinjer, tiltak som gir kunnskap og oppmerksomhet om retningslinjene, etisk dilemmatrening med mer. Fritidsparken har et system for at alle nytilsatte skal bli kjent med de etiske retningslinjene. Dette, samt arbeidet i ledergruppa og styreopplæring er tiltak som kunne vært omtalt i årsmeldingen. 23

25 3 Varsling Har kommunen og foretaket lagt til rette for at ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven? Vi har følgende revisjonskriterier: Det skal være skriftlige rutiner for varsling, som bør omfatte: o fremgangsmåte ved varsling, herunder når det skal varsles, o vern mot gjengjeldelse, o håndtering av varsler i kommunen, herunder: sikre varsler fortrolighet og tilbakemelding på varselet, at saken er forsvarlig utredet og krav om kontradiksjon, dokumentasjon og bevaring. Varslingsrutinene skal være kjent i organisasjonen og bli fulgt opp. Kommunen og foretaket bør ha en kultur for å varsle. 3.1 Varslingsrutiner Skriftlige varslingsrutiner Kommunen Skien kommune har utarbeidet en varslingsrutine for ekstraordinære kritikkverdige forhold, som ikke fanges opp av etablerte rutiner/prosedyrer i organisasjonen. Varsling er i rutinen definert som det å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lovregler, på interne regler eller etiske normer. Det er gitt eksempler på kritikkverdige forhold. 10 Rutinen beskriver hvilke prinsipp 11 som ligger til grunn, og den beskriver varslingskanalene, som er nærmeste leder eller leders leder, samt tillitsvalgt og verneombud. I tillegg er kommuneadvokaten særskilt varslingsmottak. I rutinen er det vist til at ansatte har rett til å gå alternative veier, dersom intern varsling ikke fører frem. Det er ikke spesifisert hvilke. Den viser også til ulike måter varsling kan skje på og ansatte blir oppfordret til å bruke skjema for varsling. I tillegg har Skien kommune 10 Eksempler: Brutt på taushetsplikten, mobbing og trakassering, forhold som medfører fare for liv og helse, korrupsjon, maktmisbruk og diskriminering 11 Alle varsel skal tas på alvor og undersøkes. Saker tas som hovedregel med nærmeste leder. Kritikkverdige forhold må endres/stoppes. Den som varsler skal bli ivaretatt på en god måte. Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet. Åpenhet og ærlighet i alle ledd er viktig. 24

26 utarbeidet en varslingsplakat. I varslingsplakaten er det vist til at ansatte kan gå til media dersom alle kanaler internt er forsøkt. Det framgår også at den ansatte har rett til å gå til offentlige tilsyn med relevante saker. I rutinen er det fastlagt at den som mottar varsel er pliktig til å følge det opp på en ryddig måte, uten å presisere nærmere krav som er satt til saksbehandlingen. Det er vist til skjema for oppfølging av varsel. I rutinen er det vist til at varsler kan være anonym, men at åpenhet normalt vil sikre et bedre resultat. Det er også opplyst at hvem varsler er, er fortrolig informasjon. Det er et eget punkt om ivaretakelse av den det blir varslet om, hvor vedkommende har rett til å bli gjort kjent med påstandene rettet mot en og få mulighet til å imøtegå disse. Det er også et punkt om at varsler skal være vernet mot gjengjeldelse. I selve rutinen er det ikke sagt noe om eventuelle tilbakemeldinger til den som varsler, men i varslingsskjema er det presisert at kommunen ønsker at varsler underskriver slik at arbeidsgiver kan innhente ytterligere informasjon og til tilbakemelding om hva som gjøres med forholdet. Skien kommune har også utarbeidet en varslingsplakat, der det er nedfelt at varsler skal ha tilbakemelding innen rimelig tid. Varslingsrutinene ble lagt fram som orienteringssak for partssammensatt utvalg (da kalt ADLU) i 2008 sak 13/08. Det ble i saken opplyst om at varslingsrutinene også gjelder for politikere. I forkant var rutinene på høring i organisasjonene og ble behandlet i kontaktmøte med de tillitsvalgte. Vi har ikke fått se dokumentasjon på de to nevnte varslingssakene. I den ene saken har den det gjaldt sluttet og kommunen har ikke dokumentasjon som viser hvordan varselet ble håndtert. Hovedtillitsvalgt var involvert i en av disse sakene, og opplyser at rutinene for varsling ble fulgt i den saken. Det er enhetene som har hatt ansvar for arkivering og kommunen har ikke hatt en egen måte å merke varslingssaker i arkivet. De to aktuelle sakene skal ha blitt arkivert i personalmappene. Det kom endringer i bevarings- og kassasjonsbestemmelsene etter arkivloven i Kommunens håndtering av konflikter og varsling er nå et eget punkt under saker som skal langtidsbevares Jf nr. 1 e 25