Til andelseierne i Vega Borettslag

Transkript

1 1 Vega Borettslag Til andelseierne i Vega Borettslag Velkommen til generalforsamling. Innkallingen inneholder borettslagets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, taleog stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Vega Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Vega Borettslag avholdes onsdag 9. april 2014 kl i Rica Olrud Hotell. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Registrering av antall stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en andelseier til å underskrive protokollen D) Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden 2. ÅRSBERETNING OG REGNSKAP FOR 2013 A) Årsberetning og regnskap for 2013 B) Styret foreslår at årets underskudd dekkes av egenkapitalen 3. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser 4. INNKOMNE FORSLAG 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 5 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité for 1 år D) Valg av 1 delegert(e) med vara til OBOS generalforsamling for 1 år Hamar, Styret i Vega Borettslag Øyvind Myhre Erik Øygarden Trond Bakke Hans Sverre Bekk Wenche Skogvold Etter generalforsamlingen blir det et beboermøte med følgende agenda: - Orientering fra HIAS vedr avfallshåndtering - Orientering om rahabiliteringsprosjektet - Orientering om trefelling - Orientering om El-biler

3 3 Vega Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Øyvind Myhre Karlsvognen 10 C Styremedlem Erik Øygarden Karslvognen 18 A Styremedlem Trond Bakke Karlsvognen 8 A Styremedlem Hans Sverre Bekk Karlsvognen 14 J Styremedlem Wenche Skogvold Karlsvognen 8 D Varamedlem Lillian Dahlseng Karlsvognen 12 J Varamedlem Jon Høilund Karlsvognen 20 C Varamedlem Lars Tommy Jonsrud Karlsvognen 20 G Varamedlem Lillian Malman Karlsvognen 8 E Varamedlem Stein G. Vilster Karlsvognen 8 J Delegert til generalforsamlingen i OBOS Delegert Øyvind Myhre Karlsvognen 10 C Varadelegert (utpekt av styret) Valgkomiteen Per Bøhn-Lie Inger Margrethe Kyllingstad Trond Søberg Karlsvognen 6 G Karlsvognen 12 C Karlsvognen 12 B Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 4 menn. Borettslaget tilstreber likestilling slik at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om borettslaget Borettslaget består av 78 andelsleiligheter. Borettslaget er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i HAMAR kommune. Gårds- og bruksnummer : Første innflytting skjedde i Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad.

4 4 Vega Borettslag Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Borettslaget har ordinær forretningsførerkontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er BDO. Styrets arbeid Styret har avholdt 18 styremøter og behandlet 114 saker i Avtaler for VEGA Borettslag 2013 Bankforbindelse: DnB Forsikringsavtale: IF Kabel-TV og bredbånd: Canal Digital Plenklipping 2013: Schjølberg & Tombre AS Snørydding og strøing sesongen 2013/14: Schjølberg & Tombre AS Vaktmestertjenester hos OBOS: På oppdrag Rehabilitering av boliggaten og garasjeanleggene: Vega borettslag fikk i 2012 utarbeidet tilstandsrapport for borettslaget. Rapporten ble utarbeidet av OBOS. Den dannet grunnlaget for utarbeidelsen av rehabiliterings og vedlikeholdsplanen for borettslaget. Borettslaget sammen med OBOS utarbeidet en prioritert liste for rehabiliteringsrekkefølge. Planen dannet grunnlaget for de igangsatte prosjektene i 2013 og som blir ferdigstilt februar 2014 med etterkontroll vår Prosjektleder for rehabiliteringsprosjektet har vært Ann-Charlott Ejander hos OBOS. Rehabiliteringsprosjektet har omfattet følgende punkter. Rehabilitering av boliggaten Arbeider som har blitt utført er følgende: - Fjerning av gammel asfalt - Utskifting av masser - Mark isolering foran garasje - Montering av Aco Drain med varmekabler - Oppsetting av ny støttemur - Nedsetting av 4 stk hjelpesluk - Innkanting med granittstein langs hele boliggaten - Boliggaten er bekledd med belegningsstein Rehabilitering av garasjeanleggene

5 5 Vega Borettslag Arbeider som er utført er følgende: Nedre P-anlegg - betonggarasjene: - Riving av gamle porter og delevegger inkl deponering. - Utgraving av garasjegulv - Gjenfylling av bærelag, - Etterisolering og støping av gulv. - Montering av steniplater på murvegg - Montering av leddporter med automatisk portåpner og nødåpner. - Øvre P-anlegg og østvendt tregarasje - Riving av gamle porter inkl deponering - Innramming av portstolper - Montering av leddporter med automatisk portåpner og nødåpner. - Utskifting av takrenner og nedløpsrør som er defekte - Beising på dugnad Belysning - Ny belysning på garasjeanleggene - Nye armaturer på lyktestolpene ved hver atkomst til trappene. - Ny armatur på lyktestolpe ved vestlig molok Hjemmeside: Vega borettslag har egen hjemmeside på internett. Dette er i hovedsak den informasjonskanalen laget benytter seg av. Her legges styrereferat, borettslagets vedtekter, husordensregler og tiltak som er under arbeid ut. Siden blir oppdatert fortløpende. Slik kommer du deg inn på hjemmesiden: Viktig informasjon som ALLE må lese vil bli trykket opp og lagt i postkassene til hver enkelt. (De beboere som ikke har tilgang til egen PC vil kunne få referat fra styremøte i postkassen. Meld fra til leder om det skulle være behov.) Vedlikehold: Vedlikeholdsoppdrag som er gjennomført i 2013 er: Startet innfesting av fasadeplater, ferdigstilles våren 2014 Reparasjon av diverse ytterdører Reparasjon av trapp Utbedring etter vannskader Diverse mindre oppdrag

6 6 Vega Borettslag Dugnader: Det er gjennomført en dugnad i 2013 i tillegg til malingen av garasjefront i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene, og at virkelig verdi av bygningene er høyere enn den bokførte verdien. Inntekter Driftsinntekter i 2013 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak rehabiliteringsprosjektet. Se for øvrig redegjørelse under styrets arbeid. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Disponible midler Borettslagets disponible midler per utgjorde kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Medlemskontingent Medlemskontingenten til OBOS er kr 200 pr. andelsleilighet for 2014.

7 7 Vega Borettslag Felleskostnader Driften i 2014 forutsetter verken nye låneopptak eller økning av felleskostnadene. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Hamar, Styret i Vega Borettslag Øyvind Myhre/s/ Erik Øygarden/s/ Trond Bakke/s/ Hans Sverre Bekk/s/ Wenche Skogvold/s/

8 8 Vega Borettslag

9 . 9 Vega Borettslag 4747 VEGA BORETTSLAG INFORMASJON OM ÅRSREGNSKAPET Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. På de neste sidene presenteres borettslagets resultatregnskap, balanse og tilhørende noter. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivninger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. DISPONIBLE MIDLER Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note A. DISP. MIDLER PR B. ENDRING I DISP. MIDLER: Årets resultat (se res.regnskapet) Tillegg for nye langsiktige lån Fradrag for avdrag på langs. lån B. ÅRETS ENDR. I DISP. MIDLER C. DISP. MIDLER PR SPESIFIKASJON AV DISPONIBLE MIDLER: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. DISP. MIDLER PR

10 10 Vega Borettslag VEGA BORETTSLAG RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 11 Vega Borettslag VEGA BORETTSLAG BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Bygninger Tomt SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Innestående i bank Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER

12 12 Vega Borettslag EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 78 * Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Borettsinnskudd SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Påløpne renter Påløpne avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar Hamar, , STYRET FOR VEGA BORETTSLAG ØYVIND MYHRE/s/ ERIK ØYGARDEN/s/ TROND BAKKE/s/ HANS SVERRE BEKK/s/ WENCHE SKOGVOLD/s/

13 Vega Borettslag NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk for små foretak og etter forskrift om årsregnskap og årsberetning i borettslag. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Bygninger er ikke avskrevet da det er gjennomført vedlikehold som oppveier for verdiforringelse. Tomter avskrives ikke. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr

14 14 Vega Borettslag NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt AS, Inngangspartier SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Prosjektledelse Hovedentreprenør Elektroinstallatør SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene. Større bygningsmessig vedlikehold viser status pr Det vil påløpe kostnader også i NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Eiendomsskatt Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Vaktmestertjenester Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv -960 Generalforsamling Andre kontorkostnader Porto Bank- og kortgebyr -916

15 15 Vega Borettslag Velferdskostnader -535 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS Renter DNB SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 FINANSKOSTNADER DNB, renter lån DNB, renter lån DNB, renter lån DNB, renter lån DNB, omkostninger lån DNB, omkostninger lån DNB, omkostninger lån DNB, omkostninger lån Andre rentekostnader SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 12 BYGNINGER Kostpris/Bokf.verdi Tilgang Tilgang Tilgang SUM BYGNINGER Tomten ble kjøpt i 1974 Gnr.1/bnr.4514 Bygningene er ikke avskrevet. Styret har i stedet vurdert at tilstrekkelig vedlikehold er gjennomført, jf. noten om drift og vedlikehold. NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Utlegg skadesaker Avsatt strøm SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 14 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN DNB lån 1 Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 4,10%, løpetid 22 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere

16 Vega Borettslag Nedbetalt i år DNB lån 2 Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 3,95%, løpetid 22 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år DNB lån 3 Renter : 3,80%, løpetid 30 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere 0 Nedbetalt i år DNB lån 4 Lånet er et annuitetslån med renteswap-avtale. Renter : 3,80%, løpetid 30 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere 0 Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 15 BORETTSINNSKUDD Opprinnelig SUM BORETTSINNSKUDD NOTE: 16 PANTSTILLELSE Av anleggets bokførte gjeld er følgende sikret ved pant: Borettsinnskudd: Pantelån: Påløpne avdrag: TOTALT Eiendommen som er stillet som sikkerhet hadde pr følgende bokførte verdi: Bygninger: Tomt: TOTALT

17 17 Vega Borettslag

20 20 Vega Borettslag Orientering om borettslagets drift. Forsikring Borettslagets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor andelseiers ansvar. Den enkelte andelseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har borettslaget ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Garantert betaling av felleskostnader Borettslaget har avtale med OBOS Factoring AS om garantert betaling av felleskostnader. OBOS garanterer for overførsel til borettslaget hver måned og overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuell manglende innbetaling av felleskostnader. Utleie av egen bolig (Bruksoverlating) Det er ikke tillatt å leie ut eller overlate bruken av boligen til andre uten styrets samtykke og godkjennelse av bruker/eier. Søknadsskjema for utleie/bruksoverlating fås ved henvendelse til OBOS. Forkjøpsrett Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS. For hver enkelt bolig blir det ved salg fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Medlemmer som vil benytte forkjøpsrett, kan melde seg direkte via OBOS annonsen på Ved spørsmål om forkjøpsretten kan du henvende deg til OBOS på telefon

21 21 Vega Borettslag Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan andelseieren utarbeide energiattest for sin bolig.