Til andelseierne i Vestskogen Borettslag

Transkript

1 1 Vestskogen Borettslag Til andelseierne i Vestskogen Borettslag Velkommen til generalforsamling. Innkallingen inneholder borettslagets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Vestskogen Borettslag det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, taleog stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Vestskogen Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Vestskogen Borettslag avholdes tirsdag 15. mars 2016 kl i Kjernåsveien 7A. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING OG REGNSKAP FOR 2015 A) Årsberetning og regnskap for 2015 B) Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 3. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser 4. INNKOMNE FORSLAG A) Montere ladepunkt for el-biler og biler med motorvarmer (se vedlegg) Innkommet forslag er tatt inn som eget vedlegg. 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 5 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 1 delegert(e) med vara til OBOS generalforsamling for 1 år E) Valg av valgkomité for 1 år Tønsberg, 3. mars 2016 Styret i Vestskogen Borettslag Dag Morten Stangeby /s/ Kjell Magne Gåsland /s/ Marius Sanner /s/ Runa Russøy Tonheim /s/ Marit Tordly /s/

3 3 Vestskogen Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Dag Morten Stangeby Kjærnåsveien 3A Styremedlem Kjell Magne Gåsland Svaleveien 13 Styremedlem Marius Sanner Bregneveien 6 Styremedlem Runa Russøy Tonheim Konvallveien 2 A Styremedlem Marit Tordly Kjernåsveien 1 D Varamedlem Marit Fjeld Konvallveien 4 C Varamedlem Tone Hagerup Sjølyst 23 Varamedlem Bent Hansen Kjernåsveien 3 A Varamedlem Heidi Schøne Kjernåsveien 1 D Varamedlem Thomas Smestad Konvallveien 2 A Delegert til generalforsamlingen i OBOS Delegert Dag Morten Stangeby Varadelegert Marius Sanner Kjærnåsveien 3A Konvallveien 2A Valgkomiteen Erlend Ommedal Høgetveit Camilla Mobakk Kjernåsveien 1 C Konvallveien 4 A Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 2 kvinner. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Vestskogen Borettslag Borettslaget består av 169 andelsleiligheter. Vestskogen Borettslag er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i NØTTERØY kommune med følgende adresse: Kjernåsveien 1 A-E Kjernåsveien 3 A-F Kjernåsveien 5 A-E Konvallveien 2 A-E Konvallveien 2 A-E Gårds- og bruksnummer :

4 4 Vestskogen Borettslag Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Vestskogen Borettslag har 1 ansatt. Det har ikke oppstått noen hendelser eller ulykker. Arbeidsmiljøet er tilfredsstillende. Styret i samarbeid med vaktmester oppgraderer utstyr og maskiner for å sikre en trygg arbeidsplass og arbeidsmiljø. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Eget ark bak. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Disponible midler Borettslagets disponible midler (omløpsmidler fratrukket kortsikt gjeld) var pr kr og viser borettslagets likviditet. De disponible midlene bør til enhver tid være positive, som en del av forutsetningene for videre drift.

5 5 Vestskogen Borettslag KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Vestskogen Borettslag. Lån Vestskogen Borettslag har lån i DnB. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Forretningsførerhonorar Endring i forretningsførerhonoraret for 2016 er i henhold til utsendte brev. Medlemskontingenten til OBOS er kr 200 pr. andelsleilighet for Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester borettslaget anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Driften i 2016 forutsetter en økning av felleskostnadene på 1,5 % fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Tønsberg Styret i Vestskogen Borettslag Dag Morten Stangeby /s/ Kjell Magne Gåsland /s/ Marius Sanner /s/ Runa Russøy Tonheim /s/ Marit Tordly /s/

6

7

8

9 . 9 Vestskogen Borettslag 3181 VESTSKOGEN BORETTSLAG INFORMASJON OM ÅRSREGNSKAPET Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. På de neste sidene presenteres borettslagets resultatregnskap, balanse og tilhørende noter. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivninger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. DISPONIBLE MIDLER Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note A. DISP. MIDLER PR B. ENDRING I DISP. MIDLER: Årets resultat (se res.regnskapet) Tilbakeføring av avskrivning Fradrag kjøpesum anl.midler Fradrag for avdrag på langs. lån B. ÅRETS ENDR. I DISP. MIDLER C. DISP. MIDLER PR SPESIFIKASJON AV DISPONIBLE MIDLER: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. DISP. MIDLER PR

10 10 Vestskogen Borettslag VESTSKOGEN BORETTSLAG RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Avskrivninger Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Festeavgift Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Vestskogen Borettslag VESTSKOGEN BORETTSLAG BALANSE EIENDELER ANLEGGSMIDLER Note Bygninger Andre varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Beholdninger Kundefordringer Kortsiktige fordringer Garasjeregnskap Driftskonto OBOS-banken Skattetrekk OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 168 * Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Borettsinnskudd Annen langsiktig gjeld SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Energiavregning Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar

12 12 Vestskogen Borettslag Tønsberg STYRET I VESTSKOGEN BORETTSLAG Dag Morten Stangeby /s/ Kjell Magne Gåsland /s/ Marius Sanner /s Runa Russøy Tonheim /s/ Marit Tordly /s/

13 Vestskogen Borettslag NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk for små foretak og etter forskrift om årsregnskap og årsberetning i borettslag. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Bygninger er ikke avskrevet da det er gjennomført vedlikehold som oppveier for verdiforringelse. Tomter avskrives ikke. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Vaktmesterleie Ekstra kjellerbod Felleskostnader Trappevask Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie Ekstra kjellerbod SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

14 14 Vestskogen Borettslag NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Automatpenger SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Yrkesskadeforsikring SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt 1 årsverk i selskapet. Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon, og har etablert pensjonsordning som tilfredsstiller kravene i denne lov. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket servering for kr 2 290,-, jf. note 5 NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene.

15 15 Vestskogen Borettslag NOTE: 9 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Andre fyringskostnader -75 SUM ENERGI / FYRING NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Telefon, annet Porto Bilgodtgjørelse Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken Renter av sparekonto i OBOS-banken Andre renteinntekter 123 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER DNB DNB, omk -500 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 13 BYGNINGER Kostpris/Bokf.verdi SUM BYGNINGER Tomten er festet Gnr.128/bnr.185 Bygningene er ikke avskrevet. Styret har i stedet vurdert at tilstrekkelig vedlikehold er gjennomført, jf. noten om drift og vedlikehold.

16 16 Vestskogen Borettslag NOTE: 14 VARIGE DRIFTSMIDLER Snøfreser Kostpris Avskrevet tidligere Avskrevet i år Kjøle Tilgang GARANL Avgang Tilgang Kjøle Tilgang Lekeplass Tilgang Avskrevet i år Gressklipper Tilgang Acvsrevet i år GARANL Tilgang SUM VARIGE DRIFTSMIDLER SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER NOTE: 15 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

17 .. 17 Vestskogen Borettslag NOTE: 16 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN DNB Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 2,60%. Løpetiden er 20 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 17 BORETTSINNSKUDD Opprinnelig SUM BORETTSINNSKUDD NOTE: 18 ANNEN LANGSIKTIG GJELD Andre innskudd SUM ANNEN LANGSIKTIG GJELD NOTE: 19 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 20 BRENSELSREGNSKAP Strøm Olje Innbetalt akto Avregnet til gode Oppstillingen ovenfor viser hvilke energikostnader som avregnes etter hver enkelts forbruk. For å dekke de løpende kostnadene, krever selskapet inn et forskuddsbeløp fra hver enkelt. På fastsatte frister, blir deretter inntektene avregnet mot kostnadene. For lite innbetalt blir krevd inn, og for mye innbetalt blir tilbakebetalt. På den måten betaler hver enkelt kun for sitt eget forbruk. Ettersom disse inntektene og kostnadene avregnes etter hver enkelts forbruk, blir de bokført i balansen, og ikke via resultatregnskapet. De påvirker derfor likviditeten, og ikke resultatet.

18 Vestskogen Borettslag NOTE: 21 GARASJEREGNSKAP Leie / dep garasjer SUM GARASJEREGNSKAP NOTE: 22 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD NOTE: 23 PANTSTILLELSE Av anleggets bokførte gjeld er følgende sikret ved pant: Borettsinnskudd Pantelån TOTALT Eiendommen som er stillet som sikkerhet hadde pr følgende bokførte verdi: Bygninger TOTALT

19

20 22 Vestskogen Borettslag Orientering om borettslagets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmester kan også kontaktes på telefon Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid. Parkering Det hører ikke garasje med til hver leilighet. 92 garasjer, søker styret om garasjeplass, tildeles etter en venteliste. Ca. 50 parkeringsplasser. Garasjeleie kr. 350,- pr. måned, ikke inkludert i felleskostnader. Forsikring Borettslagets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal andelseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til OBOS Prosjekt Vestfold på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. OBOS Prosjekt Vestfold melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor andelseiers ansvar. Den enkelte andelseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har borettslaget ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Garantert betaling av felleskostnader Borettslaget har avtale med OBOS Factoring AS om garantert betaling av felleskostnader. OBOS garanterer for overførsel til borettslaget hver måned og overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuell manglende innbetaling av felleskostnader.

21 23 Vestskogen Borettslag Utleie av egen bolig (bruksoverlating) Det er ikke tillatt å leie ut eller overlate bruken av boligen til andre uten styrets samtykke og godkjennelse av leietaker. Søknadsskjema for utleie/bruksoverlating fås ved henvendelse til OBOS. Forkjøpsrett Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS. For hver enkelt bolig blir det ved salg fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Medlemmer som vil benytte forkjøpsrett, kan melde seg direkte via OBOS annonsen på Ved spørsmål om forkjøpsretten kan du henvende deg til OBOS på telefon Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan andelseieren utarbeide energiattest for sin bolig.