Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat Møteinnkalling Møtedato: Møtestad: Naustdal kommunehus, Merk: møterom 1. etasje Møtetid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, rådmannen i sak 30 og 31, forvaltningsrevisor i sak 32 og 33 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Sakliste Sak nr. Sakstittel 028/14 Godkjenning av innkalling og sakliste 029/14 Skriv og meldingar 030/14 Prosjektrekneskap - oppfølging 031/14 Fylkesmannen: Tilsyn ved Naustdal barne og ungdomsskule /14 Forvaltningsrevisjon innan pleie og omsorg med fokus på leiing, sjukefråvær og økonomistyring - statusrapport 033/14 Forvaltningsrevisjon: Val av nytt prosjekt /14 Reglement for kontrollutvalet med reglement for høyring 035/14 Budsjett for drift av kontrollutval 036/14 Oppfølgingsliste /14 Eventuelt Med helsing Randi Elvebakk Reiakvam Leiar Side 1 av1

2 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Vedlegg: Ingen vedlegg i saka. Arkiv: FE- Arkivsaknr.: 14/234 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Skriv og meldingar Vedlegg: Arkiv: FE-033, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/236 Dok.dato Tittel Dok.ID Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon 978 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 SEKOM-sekretariat Notat Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon Frå Etikkonferansen 2014 Dato: Vår referanse: 14/804 Arkiv: FE-007 Klipp frå KS sine nettsider den med ein artikkel som var publisert Vi legg dette notatet ved som informasjon under skriv og meldingar i kontrollutvala. Her finn du lenke til Etikkportalen der du finn meir om emnet. Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

5 Vår referanse: «Sdo_DokID» Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no 2

6 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-210, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/255 Prosjektrekneskap - oppfølging Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Investering og manglande framlegging av prosjektrekneskap VS: Prosjektrekneskap - informasjon til revisjon og kontrollutvalet Sluttrekneskap for investeringsprosjektet.docx Prosjekt - oversikt.docx 646 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering.... Saksutgreiing: Vi viser til kontrollutvalet sine uttalar til kommunerekneskapen dei siste åra og til oppfølgingslista. Manglande prosjektrekneskap har vore etterlyst over fleire år. Revisor har også etterspurd oppfølginga av prosjektrekneskap gjennom fleire år, og omtalt manglane i revisjonsmeldinga. Vi legg ved kopi av brev av og rådmannen sitt svar på dette datert Som vedlegg til rådmannen sitt svar, er det også eit oversyn over utgifter og finansiering fordelt på ulike prosjekt. Det er også lagt ved ei oversikt over prosjekta og kven som har ansvaret internt i kommuneadministrasjonen for å presentere prosjektrekneskap. Eit klipp frå rådmannen sitt svar av 10. oktober: Tidlegare i haust fekk vi nye oppdatering frå rekneskapskontoret for utgifter på prosjekta fram til august Vi drøfta dette på ny og har laga ein ny framdriftsplan der dette skal leggjast fram før nyttår saman med nye retningslinjer. Kommunestyret har forutsett at nye prosjektretningslinjer skal (sak 007/14) skal ferdigstillast dette i Arbeidet pågår no.

7

8 Fra: Øyvind Bang-Olsen Sendt: Til: Kopi: Emne: VS: Prosjektrekneskap - informasjon til revisjon og kontrollutvalet Fra: Øyvind Bang-Olsen Sendt: 10. oktober :22 Til: Emne: Vedlegg: Arnar Helgheim; 'terje.forde@kryssrevison.no' VS: Prosjektrekneskap - informasjon til revisjon og kontrollutvalet Sluttrekneskap for investeringsprosjektet.docx; Prosjekt - oversikt.docx Viktig at de også får denne. Fra: Øyvind Bang-Olsen Sendt: 10. oktober :20 Til: 'postmottak@kryssrevisjon.no'; Kari Sygna Kopi: 'randi.elvebakk.reiakvam@enivest.net'; 'elin.schei.stuhaug@sfj.no'; 'j-ol-be@online.no'; 'oystein@garfors.no'; 'ingekall@hotmail.com'; Terje Guddal; Rolf Kalland Emne: Prosjektrekneskap - informasjon til revisjon og kontrollutvalet Vi viser til dykkar brev av 30. september. Kommunestyret (mars 2014) peika på dette under si handsaming av årsrapport for kontrollutvalet for 2013 og i sak for retningslinjer av prosjekter (høvesvis sak 005/14 og 007/14). Rådmann fekk kritikk under handsaming av saka for manglande oppfølging. Når kommunen handsama rekneskap for 2013 i sak 037/14 vart avvik på investeringsrekneskap vist for

9 kvart prosjekt. Sak om inndekning skal leggjast fram på eit seinare tidspunkt. Kommunen har årleg gjort finansieringsvedtak for å handtere avvik på investeringsprosjekt. Dette vil vi også gjere i Denne praksis gjer at avvik årleg har vorte handtert. Men dette er likevel mangelfult i forhold til gjennomføring av kommunestyret sine retningslinjer for avslutning av prosjekt og såleis eit alvorleg brot på kommunen sine interne reglar. Kommunestyret skal ha informasjon om prosjektgjennomføring og gjere vedtak i kvar sak. Rådmann bad før sommarferien 2013 rekneskapskontoret å utarbeide ny samla rekneskapsrapport for prosjekta som ikkje på det tidspunktet ikkje var avslutta (29 prosjekter). Arbeidet med avslutning av prosjekta og finne fram grunnlaga informasjom om dei vart fordelt i administrasjonen på det tidspunkt Med bakgrunn i den økonomiske situasjon hausten 2013 måtte rådmann utsetje tilsettingar (kommnalsjef for helse og omsorg) og la stillingar stå vankant i sentrale administrative funksjonar der vi hadde sjukemelding (kommunalsjef for oppvekst og seksjonsleiar for teknisk drift). Vi klart ikkje å fullføre dette i Tidlegare i haust fekk vi nye oppdatering frå rekneskapskontoret for utgifter på prosjekta fram til august Vi drøfta dette på ny og har laga ein ny framdriftsplan der dette skal leggjast fram før nyttår saman med nye retningslinjer. Kommunestyret har forutsett at nye prosjektretningslinjer skal (sak 007/14) skal ferdigstillast dette i Arbeidet pågår no. Til denne e-posten legg vi ved det interne opplegg for fordeling av prosjekta, samt disposisjon for arbeidet. Vi sier oss lei for at dette har kome opp på nytt. Øyvind Bang-Olsen Rådmann

10 Kommentar: Kva som er gjennomført, vesentlege endringar undervegs og eventuelle avvik. Eventuelt referanse til sak med oppstart/sluttføring Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: NAS, ut-/ombygging Budsjett Rekneska p Byggetenester Inventar og utstyr Konsulenttenester Andre utgifter Meirverdiavgift Fondsavsetning Sum utgifter Statlege overføringar Bruk av lån Sum finansiering Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Vassleidning Lonene - Horstadvatn Budsjett Rekneskap Byggetenester Konsulenttenester Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Budsjettendring Sum

11 Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Kloakkrenseanlegg Naustdalsneset Budsjett Rekneskap Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar Leige av driftsmidlar Byggetenester Andre tenester (som inngår i eigenproduksjon) Grunnerverv Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Budsjettendring Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Eigedomsskatt Budsjett Rekneskap Overføringar til private Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Asfalt sentrum 2004 Budsjett Rekneskap Byggetenester Meirverdiavgift Sum utgifter Interne overføringar Overføringar frå andre Eigedomsskatt) Bruk av fond Sum finansiering Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Breiband anleggsbidrag Budsjett Rekneskap Investeringsutgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Overføringar frå fylkeskommunen

12 Sum finansiering Årsbudsjett Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Vevring skule rehabilitering Budsjett Rekneskap Byggetenester Inventar og utstyr Lønsutgifter Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Budsjettendring Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Budsjett Rekneskap Gardsbøen trinn 1 og 2 Byggetenester Grunnerverv Kjøp av tenester frå andre Inventar og utstyr Lønsutgifter Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Statlege overføringar MVA-kompensasjon Sum finansiering

13 Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Budsjettendring inndekking meirforbruk Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: IKT-nett ved skulane Budsjett Rekneskap Inventar og utstyr Kjøp av tenester Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Årsbudsjett Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: VA-anlegg Ospeteigen - Vatn Budsjett Rekneskap Byggekostnad Lønsutgifter og internkjøp Sum utgifter Bruk av lån Refusjonar Intern overføring Sum finansiering Budsjettendring Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet:

14 VA-anlegg Ospeteigen Avlaupsdel Budsjett Rekneskap Byggekostnad Lønsutgifter og internkjøp Sum utgifter Bruk av lån Refusjonar Sum finansiering Budsjettendring Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Horstad barnehage Budsjett Rekneskap Byggetenester Lønsutgifter Inventar og utstyr Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Statstilskot Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Budeia Budsjett Rekneskap Kjøp av tenester frå andre Byggetenester Inventar og utstyr Materiale Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Overføringar frå andre Overføringar frå fylkeskommunen

15 MVA-kompensasjon Sum finansiering Budsjettendring inndekking meirforbruk Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Vassforsyning Mallasvik-Sæle Budsjett Rekneskap Byggetenester Konsulenttenester Kjøp av tenester frå staten Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Utgifter 2013, ikkje finansiert Årsbudsjett Årsbudsjett Årsbudsjett Årsbudsjett Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Utskifting PCB-armatur Budsjett Rekneskap Byggetenester Konsulenttenester Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Budsjettendring Budsjettendring Budsjettendring inndekking meirforbruk Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet:

16 Kunstgrasbane Budsjett Rekneskap Byggetenester Maskiner Utbetaling av spelemidlar Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Overføring frå Fylkeskommunen - spelemidlar Overføringar frå andre MVA-kompensasjon Sum finansiering Budsjettendring inndekking meirforbruk Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Løkentunet Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Løkentunet Budsjett Rekneskap Byggetenester Meirverdiavgift Fondsavsetting Sum utgifter Overføringar frå private Bruk av fond Sum finansiering Årsbudsjett Budsjettendring Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Ombygging kommunehuset Budsjett Rekneskap Avvik Byggetenester Inventar og utstyr Lønsutgifter Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån

17 Statlege overføringar MVA-kompensasjon Sum finansiering Sum avvik Kr ,- utgiftsført 2013, ikkje avslutta Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Budsjettendring Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Opprusting bruer Budsjett Rekneskap Materiale og byggetenester Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Statleg tilskot Sum finansiering Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Rampen Ungdomsklubb Budsjett Rekneskap Byggekostnad Inventar og utstyr Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Refusjon frå Staten Overføring frå kommunar Overføring frå andre

18 Sum finansiering Årsbudsjett Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Brannstasjon/toalett Sanden Budsjett Rekneskap Byggetenester Inventar og utstyr Materiale Konsulenttenester Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Overføringar frå fylkeskommunar MVA-kompensasjon Sum finansiering Årsbudsjett Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Maskinpark 2009 Budsjett Rekneskap Kjøp av maskiner Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Årsbudsjett Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Kjøp av eigedom frå Audstein Erdal Budsjett Rekneskap Kjøp av eksisterande bygg og anlegg Andre utgifter

19 Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Budsjettendring Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Asfalt nyanlegg 2010 Budsjett Rekneskap Byggetenester Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Årsbudsjett Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Naustdal kyrkjegard, Reiskapshus Budsjett Rekneskap Avvik Byggetenester Kjøp av tenester frå andre Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Sum avvik Kr ,- rekneskapsmessig meirforbruk 2012 Kr ,- utgiftsført 2013, ikkje avslutta. Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Musikkbinge Budsjett Rekneskap

20 Inventar og utstyr Byggetenester Kjøp av tenester frå andre Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Tilskot Sum finansiering Årsbudsjett K-sak 088/12 - inndekking meirforbruk investering Budsjettendring omdisponering av lånemidlar Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Rehabilitering kommunale vegar 2010 Budsjett Rekneskap Material- og byggekostnad Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Årsbudsjett Sum Rekneskap pr for investeringsprosjekta: Rehabilitering kommunale vegar Budsjett Rekneskap Materiell- og byggeutgifter Konsulenttenester Internkjøp Transport og drivstoffutgifter Andre utgifter Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Utgifter som ikkje er finansiert

21 Kr ,39 ført som rekneskapsmessig meir forbruk 2012 Kr ,50 utgifter 2013 Årsbudsjett Årsbudsjett Årsbudsjett Budsjettendring Årsbudsjett Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Prosjektstyring ny barnehage Budsjett Rekneskap Avvik Investeringsutgifter Kjøp av tenester Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån Refusjonar MVA-kompensasjon Sum finansiering Sum avvik Kr ,- rekneskapsmessig meirforbruk 2012 Kr ,- utgiftsført 2013, ikkje avslutta. Årsbudsjett Budsjettendring inndekking meirforbruk Sum Sluttrekneskap for investeringsprosjektet: Tomt barnehage 2011 Budsjett Rekneskap Grunnerverv Kostnad ved taksering Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Årsbudsjett Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet:

22 Naustdal Stadion byggesteg 2 Budsjett Rekneskap Avvik Byggetenester Kjøp av tenester frå andre Meirverdiavgift Sum utgifter Bruk av lån MVA-kompensasjon Refusjonar frå private Sum finansiering Sum avvik Kr ,- rekneskapsmessig meirforbruk 2012 Kr ,- utgiftsført 2013, ikkje avslutta. Årsbudsjett Sum Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Friskhus planlegging Budsjett Rekneskap Investeringsutgifter inkl. mva Bruk av lån MVA-kompensasjon Sum finansiering Ikkje finansiert Årsbudsjett Rekneskap pr for investeringsprosjektet: Generelt vedlikehald VA Budsjett Rekneskap Byggetenester Konsulenttenester Fordelte utgifter Sum utgifter Bruk av lån Sum finansiering Ikkje finansierte utgifter Årsbudsjett Årsbudsjett Sum

23 Prosjekt Periode Ansvar NAS, ut-/ombygging Kjell Vassleidning Lonene Horstadvatn Kloakkrenseanlegg 2005 Harald Naustdalsneset Horstad barnehage Rolf Asfalt sentrum 2004 Harald Breiband Kjell Vevring skule rehabilitering Rolf Gardsbøen Kjell IKT nett ved skulane Robert VA-anlegg Ospeteigen - Vatn Harald Eigedomsskatt Per Kr. Budeia Ann Lisbeth Vassforsyning Mallasvik Harald Sæla Utskifting PCB-armatur Harald Kunstgrasbane Rolf Løkentunet Kjell Ombygging kommunehuset Rolf Opprusting bruer Annlaug Rampen Ungdomsklubb Rolf Maskinpark 2009 Harald Kjøp av eigedom frå Audstein Annlaug Erdal Asfalt nyanlegg Annlaug Naustdal kyrkjegard, Reiskapshus Rolf Musikkbinge Rehabilitering kommunale vegar Prosjektstyring ny barnehage Tomt - barnehage Ann Lisbeth Annlaug Rolf Annlaug

24 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-217, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/335 Fylkesmannen: Tilsyn ved Naustdal barne og ungdomsskule 2014 Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Fylkesmannen tilsynsrapport Naustdal barne- ogungdomsskule Tilsyn med Naustdal kommune svarbrev. (L)(74994).pdf Retting av lovbrot ferdig (L)(74980).pdf internkontrollsystem -Naustdalskulen revidert (L)(74995).pdf Årshjul for oppfølging av opplæringslova - 9a (L)(74996).pdf Spesialundervisning - rutingar og årshjul (L)(74997).pdf Vedteken mal for enkeltvedtak etter opplæringslova 9a-3 (L)(74998).pdf vedteken mal for enkeltvedtak spesialundervisning (L)(74999).pdf program for fagdag (L)(75000).pdf Førebuing til fagdag opplæring (L)(74871).pdf opplæring høsten handout (L)(74872).pptx UTDRAG FRÅ HANDLINGSPROGRAMMET 2015 vedrørande skule (L)(75001).pdf samfunnsdelen_høyringsdok_polhandsama_1610 (L)(74875).pdf Forsendelsesinformasjon - FM BEST (L)(74983).html Bekreftelse fra mottaker - FM BEST (L)(75042).html 958 NB! Vedlegga er samla i eit eige hefte som du finn saman med saklista på SEKOM si nettside: Kontrollutval - Innkalling Naustdal Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering.... Saksutgreiing: Etter avtale med leiaren i kontrollutvalet, vert denne saka sett på sakskartet. Rådmannen vert kalla inn for å informere og svare på spørsmål. Sekretariatet legg ved både sjølve rapporten frå Fylkesmannen og Naustdal kommune sitt svar av 23. november med vedlegg.

25 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-217, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/179 Forvaltningsrevisjon innan pleie og omsorg med fokus på leiing, sjukefråvær og økonomistyring - statusrapport Vedlegg: Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering.... Saksutgreiing: Etter prosjektplanen, skulle rapport frå denne forvaltningsrevisjonen vore klar til handsaming i dette møtet. Klipp frå prosjektplan som vart godkjent den : Forvaltningsrevisor har meldt tilbake at det har gått meir tid enn venta før det har vore mogeleg å få inn data i prosjektet. Tilbakemelding pr e-post den 11. november:

26 Vi har avklara med revisor at han likevel kan delta på kontrollutvalet for å orientere om framdrifta og gi førebels informasjon om funn. 2

27 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-217, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/303 Forvaltningsrevisjon: Val av nytt prosjekt 2014 Vedlegg: Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tingar følgjande forvaltningsrevisjon: Sakshandsaming, vedtak og svargjeving. 1. Revisjonen vert avgrensa til enkeltvedtak innan seksjon plan, næring, teknikk i Følgjer kommunen forvaltningslova og offentleglova? Er sakshandsaming, vedtak og svargjeving i tråd med gjeldande regelverk? Vert vedtak og svar forma på ein måte som gjer dei klare og enkle å forstå? 3. Framlegg til prosjektplan vert lagt fram på neste møte i kontrollutvalet Frist for rapport frå prosjektet: 1. mai Saksutgreiing: Rapport frå prosjekt om «Gjennomgang av pleie og omsorg» skulle etter vedteken prosjektplan vore ferdig til handsaming i dette møtet. Som det går fram av eiga sak, er dette noko forseinka. Sekretariatet legg likevel opp til at det vert valt nytt prosjekt no, slik at det framleis skal vere mogeleg å få dette levert før valperioden er ute. Sekretariatet si tilråding følgjer prioriteringa i plan for forvaltningsrevisjon. Vi minner likevel om at dette blir det siste revisjonsprosjektet i inneverande valperiode. Kontrollutvalet har fullmakt til å endre prioritering eller legge til nye prosjekt. Prioriteringa vart vedteken i kommunestryet den 19. september 2013, sak 43/13:

28 Henta frå Naustdal kommune sine nettsider, : I avgrensinga av prosjektet, tilrår sekretariatet at det vert nytta dei same omgrepa som i organisasjonskartet, slik at det vert ei mest mogeleg eintydig avgrensing. I planen er det vist til «Landbruk, teknikk og miljø», noko som skulle svare til «seksjon plan, næring, teknikk». Sidan revisjonsprosjektet kjem til å gå føre seg i første halvår 2015, meiner sekretariatet det er naturleg å nytte ferskast mogeleg informasjon og såleis avgrense til vedtak i

29 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Naustdal kontrollutval /14 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-033, Komnr-1433 Arkivsaknr.: 14/302 Reglement for kontrollutvalet med reglement for høyring Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Framlegg til reglement for Naustdal kontrollutval Framlegg til reglement for høyringar i kontrollutvalet på nynorsk Høyringar i kontrollutvalet 297 Tilråding: (Kontrollutvalet tilrår til kommunestyret) Framlegg til reglement for Naustdal kontrollutval datert , vert vedteke. 2. Framlegg til reglement for høyringar i kontrollutvalet datert , vert vedteke. Saksutgreiing: Sekretariatet viser til kontrollutvalssak 25/14 den 25. august der det vart gjort følgjande vedtak: 1. SEKOM-sekretariat utarbeider framlegg til reglement for høyring i kontrollutval. 2. Rettleiar for høyringar frå Forum for kontroll og tilsyn (FKT) vert lagt til grunn. Saksutgreiing, tilråding og vedtak er lagt ved denne saka. Her er lenke til rettleiaren som Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) har utarbeidd. Sekretariatet har arbeidd vidare ut frå vedtaket i sak 25/14. Dette inneber at vi har omsett utkastet til reglement som låg ved rettleiaren frå FKT til nynorsk. I dette arbeidet, har vi hatt som utgangspunkt at vi ikkje skulle endre det reelle innhaldet i reglementet. Vi legg ved FKT sitt utkast på bokmål.

30 Sekretariatet har også hatt ein gjennomgang av reglement for kontrollutval i dei 15 kommunane som vi følgjer opp. Tanken er at reglementa skal vere oppdaterte til gjeldande lovverk før valet. Etter avklaring med leiaren for kontrollutvalet, legg vi difor fram ei samla sak med: Reglement for kontrollutvalet Reglement for høyringar i kontrollutvalet I 2011 og 2012, gjorde mange av kommunane vedtak om nye reglement for kontrollutvala. Desse var laga etter same mal og med nokså små innbyrdes ulikskapar og kan med små endringar vere aktuelt som reglement også for Naustdal. Eit viktig prinsipp som nyleg er endra er at kontrollutvalet sine møte er opne medan det tidlegare var lukka om ein ikkje bestemte noko anna. (Kommunelova sine reglar gjeld sjølvsagt sjølv om ikkje ordlyden i det lokale reglementet er endra). 2

31 SEKOM-sekretariat Notat Framlegg til reglement for Naustdal kontrollutval Dato: Vår referanse: 14/698 Arkiv: FE-033, Komnr-1433 Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og kommunar (Kommunelova) i tillegg til Forskrift om revisjon og Forskrift om kontrollutval fastsett av kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med heimel i nemnde lov er bindande og gjeld i sin heilskap. 1 Kontrollutvalet sitt føremål Kontrollutvalet skal føre tilsyn med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, irekna å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet skal gjennom sitt arbeid sørgje for at innbyggjarane og andre interessentar har tillit til kommunen, og at kommunen leverer sine tenester og utfører sitt mynde effektivt og målretta i samsvar med lov, forskrift og andre reglar samt kommunestyret sine føresetnader og vedtak. Utvalet skal vere eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Det er berre kommunestyret som kan pålegge kontrollutvalet oppgåver utanom dei oppgåvene som er lovfesta. 2 Val samansetjing Kontrollutvalet skal ha 5 medlemar. Det skal veljast minst 3 varamedlemar. Minst ein av medlemane skal veljast blant kommunestyret sine medlemar. Dei andre medlemane vert valde på fritt grunnlag. Leiar og nestleiar vert valde på fritt grunnlag. Leiaren bør veljast frå eit av partia/gruppene i kommunestyret som ikkje har ordførar. Kontrollutvalet skal veljast som første utval etter val av formannskap, ordførar og varaordførar jf kommunelova 17. Ved val av medlemar og varamedlemar skal omsynet til representativitet i kommunestyret særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemar og varamedlemar med god erfaring frå arbeidet som folkevald. Om mogeleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemane i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem av kommunal nemnd/utval med mynde til å ta avgjersle på kommunen sine vegne og tilsette i kommunen. Det same gjeld den som leiar eller har leiande stilling i, eller er medlem av styret eller Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

32 Vår referanse: «Sdo_DokID» bedriftsforsamling for eit selskap mv. som kan vere gjenstand for selskapskontroll, jf kommunelova 77 nr. 5. Utover dette gjeld kommunelova sine reglar om val av faste utval. Valretten ligg til kommunestyret. 3 Kontrollutvalet sine oppgåver - Arbeidsområde og saksgang Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommunelova kap. 12 forskrift om kontrollutval og forskrift om revisjon. Kommunestyret kan be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på sine vegne. Kontrollutvalet skal i følgje kommunelova sørgje for at følgjande oppgåver vert utført: Rekneskapsrevisjon, sjå til at rekneskapa vert revidert på ein trygg måte, gje uttale til årsrekneskapen for kommunen og sjå til at revisor og kommunestyret sine merknader vert fylgt opp. Forvaltningsrevisjon, som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal leggast fram for kommunestyret. Utvalet skal rapportere resultata av gjennomførte forvaltningsrevisjonar til kommunestyret. Selskapskontroll, som inneber å føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Kontrollutvalet utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet sørgje for å få gjennomført selskapskontrollar i samsvar med planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar. Granskingar eller undersøkingar. Kontrollutvalet kan på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si verksemd. Kontrollutvalet skal, innan utgangen av året etter nytt utval er på plass, legge fram Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll til kommunestyret. Det er kommunestyret som vedtek desse planane. Kontrollutvalet skal vedta årsmelding for eiga verksemd. Årsmeldinga vert lagt fram for kommunestyret. Kommunestyret skal sørgje for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde. Kontrollutvalet gir tilråding om budsjett for drift av kontrollutvalet. Denne tilrådinga vert av formannskapet vurdert innarbeidd i formannskapet sitt samla framlegg til budsjett. Tilrådinga frå kontrollutvalet skal følgje budsjettsaka til kommunestyret. Kontrollutvalet har fullmakt til å omfordele budsjettet mellom tenester/ansvar. 4 Møte og sakshandsaming i kontrollutvalet Saksgang Ordinære møte vert avvikla i samsvar med fastsett møteplan for kontrollutvalet. Kontrollutvalet sine møte er opne. Lukking av møta må skje etter gjeldande lovverk. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møte til medlemane i utvalet, med kopi til ordførar, rådmann, revisor og varamedlemar. 2

33 Vår referanse: «Sdo_DokID» Møta vert i utgangspunktet avvikla på kommunehuset, men kan leggast til andre stader når kontrollutvalet finn dette formålstenleg. Kontrollutvalet gjer alle sine vedtak i møte. Det vert ført protokoll frå møta i utvalet. Protokollen vert godkjent i møtet. Protokollen vert sendt utvalsmedlemane, varamedlemane, revisor, ordførar og rådmann i etterkant av møta på e-post. Protokollen vert lagt ut på heimesida til kommunen og sekretariatet. Melding om vedtak i kontrollutvalet vert sendt til rett instans i etterkant av møta. Utvalet kan avvikle ekstraordinære møte når det er behov for det. Leiaren tek avgjerd om ekstraordinært møte skal gjennomførast. Innkalling til ekstraordinære møte kan skje med kortare, men høveleg varsel enn for ordinære møte. I særlege tilfelle kan utvalet gjennomføre kontrollutvalsmøtet som videokonferanse, telefonmøte eller på liknande måte, men det må sikrast at sakene får ein forsvarleg handsaming og at omsynet til ope møte kan ivaretakast. Rådmannen eller tilsett i kommunen kan kallast inn til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål om faktiske forhold eller klargjere eit saksforhold. Rådmannen skal alltid orienterast dersom tilsette vert kalla inn til utvalet. Kontrollutvalet eller einskildmedlemar av utvalet kan delta i andre møte, studiereiser, synfaringar, konferansar og samlingar m.v som eit ledd i tilsynsansvaret, og få dekning av tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v etter kommunen sine reglar for slik deltaking. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget innanfor eige budsjett. 5 Møte- og talerett Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. Ansvarleg revisor, eller den han peikar ut, har møte- og talerett i kontrollutvalet. Kontrollutvalsleiar og nestleiar i kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret i samband med handsaming av saker lagt fram av kontrollutvalet. Kontrollutvalet har høve til å møte i representantskapsmøte og generalforsamlingar til selskap som er 100% kommunalt eigde og som kommunen eig eller er medeigar i. Kontrollutvalet har ikkje talerett i desse møta. 6 Sekretariat Kontrollutvalet skal ha ei eiga sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sitt behov. Sekretariatet skal ha kompetanse til å støtte kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Sekretariatsfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgåver for kommunen kan ikkje utøve sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet. Det same gjeld medlemmar av kontrollutvalet eller kommunestyret. 3

34 Vår referanse: «Sdo_DokID» Tilsette i sekretariatet skal vere uavhengig av administrasjonen i kommunen og uavhengig til kommunen sine revisorar. Kommunestyret fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Sekretariatet sine oppgåver Sekretariatet skal sjå til at dei saker som skal handsamast av kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd og gjev tilråding til utvalet i sakene. Sekretariatet sørgjer for at innkalling og føring av møtebok i samband med møta i kontrollutvalet. Sekretariatet skal sjå til at kontrollutvalet sine vedtak, og kommunestyret sine vedtak i saker som kontrollutvalet fremjar for kommunestyret, vert effektuerte. Sekretariatet skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalet sitt ansvar og sine oppgåver etter lov og forskrift vert ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til sekretariatet i den grad lov eller forskrift ikkje er til hinder for dette. Sekretariatet har fullmakt til å ta avgjerd i samråd med leiar i saker som er kurante der det haster med ei avgjerd med melding til utvalet i neste møte. Sekretariatet kan, i samråd med leiar, tinge ekstraordinære kontrollhandlingar når det haster å få sett i gang kontrollen. Sekretariatet kan, i samråd med leiar, kalle inn til ekstraordinært møte i kontrollutvalet når dette er naudsynt. 7 Revisjon Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet kan evaluere revisjonsordninga og tilpasse denne til lovmessige krav og kommunestyret sitt tilsynsbehov. Kontrollutvalet legg opp til revisjonsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov. Kommunestyret vedtek revisjonsordning og val av revisor etter tilråding frå kontrollutvalet. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar 4

35 Vår referanse: «Sdo_DokID» Tlf / ah@sekom.no 5

36 SEKOM-sekretariat Notat Dette framlegget er ei omsetjing frå bokmål til nynorsk av reglement som ligg i Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sin «Veileder for høringer i kontrollutvalgene». Ved sidan av omsetjing, er det gjort små endringar. Sjå FKT sine nettsider. Dato: Vår referanse: 14/697 Arkiv: FE-033, Komnr-1433 Framlegg til reglement for høyringar i kontrollutvalet på nynorsk (FKT sitt framlegg på bokmål er vedlegg) 1. Verkeområde og føremål 1. Kontrollutvalet kan halde høyringar innan sitt ansvarsområde. Med høyring vert meint eit møte i kontrollutvalet der ein mottar munnlege forklaringar frå personar som er bedne om å møte for å få belyst ei spesiell sak eller eit saksområde. 2. Føremålet med reglementet er å sikre kontrollutvalet og kommunestyret sitt informasjonsbehov i kontrollsaker og ei god framdrift i høyringa, samtidig som omsynet til dei innkalla sin rettstryggleik vert ivareteken. 3. Kontrollutvalet sine høyringar skal haldast i tråd med dette reglementet. 2. Førebuing av høyring 1. Kontrollutvalet kan med vanleg fleirtal bestemme at det skal haldast høyring i ei kontrollsak, og kven som skal kallast inn for å møte. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan likevel med vanleg fleirtal bestemme at heile eller deler av høyringa skal vere lukka. Avgjerda om heilt eller delvis å gjennomføre høyringa for lukka dører må grunngjevast med gyldig lovheimel. 2. Kontrollutvalet må klart definere føremålet med høyringa og kva utvalet ventar å oppnå. I tillegg bør kontrollutvalet ha ein forventing om kva lærdom som kan trekkast ut av høyringa kontra bruk av andre verkemiddel. 3. Før høyringa gjennomfører kontrollutvalet særskilde saksførebuande møte. Kontrollutvalet bør gå gjennom dei problemstillingane som ein ønskjer å belyse, med sikte på å gjere utspørjinga mest mogeleg effektiv. Utvalet må også ta stilling til kor mykje bakgrunnsinformasjon som er naudsynt å innhente for gjennomføringa. Vidare bør det fastsetjast ein framdriftsplan for høyringa. 4. Under dei saksførebuande møta bestemmer kontrollutvalet kven som skal veljast som hovudutspørjar under høyringa, jf 4 tredje ledd. Kontrollutvalet kan i tillegg til hovudutspørjar, også velje fleire utspørjarar blant utvalet sine medlemar. Valet av hovudutspørjarar bør skje ut frå omsynet til å få saka allsidig belyst. 3. Den innkalla si stilling 1. Rådmannen har møteplikt ved innkalling til høyring. Andre tilsette i kommunen kan kallast inn direkte for å møte i høyring. Rådmannen skal i slike tilfelle alltid varslast, og gjevast høve til å vere til stades. Spørsmål stillast direkte til den innkalla, men rådmannen skal gjevast høve til å supplere forklaringa om ønskjeleg. 2. Eksterne aktørar kan inviterast til å møte til høyring for å gje opplysningar. Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

37 Vår referanse: «Sdo_DokID» 3. Den som kallast inn / inviterast til å møte til høyring, skal varslast i så god tid som mogeleg. Innkallinga skal opplyse om den eller dei saker som kontrollutvalet ønskjer forklaring om. Kopi av dette reglement skal leggast ved. Det skal vidare opplysast om at høyringa skal vere open, og om at det skal skrivast referat. Dei som møter skal ha tilgang til kontrollutvalet sine saksdokument med mindre reglar om unnatak frå offentleg innsyn / teieplikt tilseier noko anna. 4. Dersom eit spørsmål ikkje kan svarast på utan å røpe opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, bør den innkalla gjere kontrollutvalet merksam på dette. Den innkalla kan be kontrollutvalet om å få forklare seg heilt eller delvis for lukka dører. Dersom eit slikt spørsmål kjem opp, skal kontrollutvalet avbryte høyringa, og handsame spørsmålet i lukka møte. 5. Den innkalla skal ha høve til å peike ut ein person som vedkomande møter saman med. Den innkalla har rett til å konferere med denne personen før svar på spørsmål. Dersom møteleiar gir høve til dette, kan også denne personen supplere forklaringa til den innkalla. Dersom den som møter saman med den innkalla krev honorar, må dekking av slike utgifter avklarast på førehand. 4. Gjennomføring av høyringa 1. Kontrollutvalet sin leiar skal innleiingsvis orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Leiaren ser til at spørsmåla held seg innanfor det tema som er oppgitt, og at den innkalla sin rettstryggleik vert ivareteken. 2. Før kontrollutvalet startar utspørjinga, skal den innkalla gjevast inntil 10 minutt til å gi sin versjon av saka. Leiaren kan utvide den innkalla si taletid i den grad det vert sett på som naudsynt for å opplyse saka. 3. Høyringa vert innleia med at den valde hovudutspørjar stiller sine spørsmål. Deretter får dei andre medlemane i kontrollutvalet ordet til spørsmål i den rekkefølgje dei ber om dette. Etter at utspørjinga er ferdig, skal den innkalla gjevast høve til å gi ein kort sluttkommentar. 4. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalet sine medlemar skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemane skal heller ikkje kommentere dei svar som vert gjevne, anna enn der dette går inn som ein naturleg del av eit oppfølgingsspørsmål. Upassande eller fornærmande åtferd eller spørsmål er ikkje tillate. Dette skal påtalast av møteleiar. 5. Eit medlem av kontrollutvalet kan krevje at høyringa vert avbroten for at kontrollutvalet skal behandle den vidare framdrifta, inkludert framlegg om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører. Kontrollutvalet kan berre ta mot teiepliktbelagde opplysningar for lukka dører. Under open høyring må kontrollutvalet sine medlemar ikkje gjengi eller vise til opplysningar som er underlagt lov- eller instruksfesta teieplikt. 5. Etterarbeid 1. Kontrollutvalet skal utarbeide rapport frå høyringa. Rådmannen skal gjevast høve til å uttale seg til rapporten, jf koml 77 nr 6. Rådmannen sin uttale skal ligge ved rapporten. 2. Rapporten vert send over til kommunestyret for slutthandsaming, med innstilling frå kontrollutvalet. 2

38 Vår referanse: «Sdo_DokID» Forum for kontroll og tilsyn (FKT): Vedlegg til «Veileder for høringer i kontrollutvalgene» (bokmål): Reglement for høringer i kontrollutvalget 1. Virkeområde og formål 1. Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der en mottar muntlige forklaringer fra personer som er anmodet om å møte for å få belyst en spesiell sak eller et saksområde. 2. Formålet med reglementet er å sikre kontrollutvalgets og kommunestyrets informasjonsbehov i kontrollsaker og en god fremdrift i høringen, samtidig som hensynet til de innkaltes rettssikkerhet ivaretas. 3. Kontrollutvalgets høringer skal avholdes i henhold til dette reglementet, som er vedtatt av kommunestyret i sak Forberedelse av høring 1. Kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at det skal avholdes høring i en kontrollsak, og hvem som skal kalles inn for å møte. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan likevel med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen skal være lukket. Beslutning om helt eller delvis å gjennomføre høringen for lukkede dører må begrunnes med gyldig lovhjemmel. 2. Kontrollutvalget må klart definere formålet med høringen og hva utvalget forventer å oppnå. I tillegg bør kontrollutvalget ha en forventing om hvilken lærdom som kan trekkes ut av høringen kontra bruk av andre virkemidler. 3. Før høringen gjennomfører kontrollutvalget særskilte saksforberedende møter. Kontrollutvalget bør gjennomgå de problemstillinger som ønskes belyst, med sikte på å gjøre utspørringen mest mulig effektiv. Utvalget må også ta stilling til hvor mye bakgrunnsinformasjon som er nødvendig å innhente for gjennomføringen. Videre bør det fastsettes en fremdriftsplan for høringen. 4. Under de saksforberedende møter beslutter kontrollutvalget hvem som skal velges som hovedutspørrer under høringen, jf. 4 tredje ledd. Kontrollutvalget kan i tillegg til hovedutspørrer også velge flere utspørrere blant utvalgets medlemmer. Valget av hovedutspørrere bør skje ut fra hensynet til å få saken allsidig belyst. 3. Den innkaltes stilling 1. Rådmannen har møteplikt ved innkalling til høring. Andre ansatte i kommunen kan innkalles direkte for å møte til høring. Rådmannen skal i slike tilfelle alltid varsles, og gis adgang til å være til stede. Spørsmål stilles direkte til den innkalte, men rådmannen skal gis adgang til å supplere forklaringen om ønskelig. 2. Eksterne aktører kan inviteres til å møte til høring for å gi opplysninger. 3. Den som kalles inn/inviteres til å møte til høring, skal varsles i så god tid som mulig. Innkallingen skal angi den eller de saker kontrollutvalget ønsker forklaring om. Kopi av dette reglement skal vedlegges. Det skal videre opplyses om høringen skal være åpen, og om det skal tas referat. De som møter skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter med mindre regler om unntak fra offentlighet/ taushetsplikt tilsier annet. 23 3

39 Vår referanse: «Sdo_DokID» 4. Dersom et spørsmål ikke kan besvares uten å røpe opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt, bør den innkalte gjøre kontrollutvalget oppmerksom på dette. Den innkalte kan anmode kontrollutvalget om å få avgi forklaring helt eller delvis for lukkede dører. Dersom det fremsettes slik anmodning, skal kontrollutvalget avbryte høringen, og behandle spørsmålet i lukket møte. 5. Den innkalte skal ha adgang til å medbringe en bisitter. Den innkalte har rett til å konferere med sin bisitter før svar avgis. Dersom møteleder gir adgang til dette, kan bisitteren supplere forklaringen. Dersom bisitter krever honorar må dekning av disse utgiftene avklares på forhånd. 4. Gjennomføringen av høringen 1. Kontrollutvalgets leder skal innledningsvis orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Lederen påser at spørsmålene holder seg innenfor det tema som er angitt, og at den innkaltes rettssikkerhet ivaretas. 2. Før kontrollutvalget starter sin utspørring, skal den innkalte gis inntil 10 minutter til å gi sin versjon av saken. Lederen kan utvide den innkalles taletid i den grad det anses nødvendig for sakens opplysning. 3. Høringen innledes med at valgt hovedutspørrer stiller sine spørsmål. Deretter får kontrollutvalgets øvrige medlemmer ordet til spørsmål i den rekkefølge de ber om dette. Etter at utspørringen er over, skal den innkalte gis mulighet til å gi en kort sluttkommentar. 4. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Medlemmene skal heller ikke kommentere de svar som avgis, annet enn der dette inngår som en naturlig del av et oppfølgingsspørsmål. Upassende eller fornærmelig atferd eller spørsmål er ikke tillatt. Dette skal påtales av møteleder. 5. Et medlem av kontrollutvalget kan kreve at høringen avbrytes for at kontrollutvalget skal behandle den videre fremdrift, herunder forslag om at høringen skal avsluttes eller fortsette for lukkede dører. Kontrollutvalget kan bare motta taushetspliktbelagte opplysninger for lukkede dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger underlagt lov- eller instruksfestet taushetsplikt. 5: Etterarbeid 1. Kontrollutvalget skal utarbeide rapport fra høringen. Rådmannen skal gis anledning til å uttale seg til rapporten, jf. koml 77 nr. 6. Rådmannens uttalelse skal ligge ved rapporten. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for sluttbehandling, med innstilling fra kontrollutvalget. 4