Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA

Transkript

1 Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA (SAK 13) Besluttet av Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Dato for beslutning 11. september 2015, endret 28. april 2016 Frekvens beslutning Ved behov for endring Erstatter Nytt dokument Dokumenteier Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Kontaktperson Leder juridisk avdeling Rettslig hjemmel Finansforetaksloven 8-4 (2)(LOV ) Allmennaksjeloven kapittel 6 (LOV ) Relaterte interne dokumenter Styreinstruks for Skandiabanken ASA. Policy for Corporate Governance i Skandiabanken ASA 1 Formål Valgkomiteens skal innstille på kandidater til styret i Skandiabanken ASA ( Morbanken ) og Skandiabanken Boligkreditt AS ( Boligkredittforetaket ), heretter samlet omtalt som «Banken», samt å gi forslag til honorarer for styremedlemmene i Banken. Retningslinjene angitt i denne instruks skal sikre at komiteens medlemssammensetning, arbeidsform og innstillinger ivaretar: hensynet til uavhengighet og habilitet i forholdet mellom valgkomiteen og dem som skal velges hensynet til å kunne nyttiggjøre den kunnskap personer med erfaring fra styret eller valgkomité har om selskapet 2 Valgkomiteens medlemmer Valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer som velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal velge ett av medlemmene til å være valgkomiteens leder. Innstillingen om valg av medlemmer til valgkomiteen skal ta utgangspunkt i å sikre bred representasjon fra selskapets aksjeeiere. Medlemmene og leder av valgkomiteen velges for to år av gangen. Ved førstegangs opprettelse av valgkomiteen, skal lederen av valgkomiteen ha en tjenestetid på ett år. De to ordinære medlemmene sitter i to år. Leder eller medlemmer som trer ut det enkelte år, erstattes med ny leder eller medlemmer, som velges på tilhørende generalforsamling. På denne måten sikres kontinuitet i valgkomiteen. Maksimalt ett medlem av valgkomiteen kan være styremedlem i Banken og skal da ikke stille til gjenvalg i styret, verken i Morbanken eller Boligkredittforetaket. Flertallet av medlemmene i valgkomiteen skal være uavhengig av Bankens styre og ledelse. Daglig leder og øvrige ledende ansatte i Morbanken og Boligkredittforetaket kan ikke være medlem av valgkomiteen. I forkant av tjenestetidens utløp skal valgkomiteen ovenfor generalforsamlingen innstille nye medlemmer til valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Medlemmer av valgkomiteen kan bli gjenvalgt høyst to ganger, slik at total tjenestetid ikke overstiger seks år. En oversikt over komiteens medlemmer med tilhørende kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på selskapets internettside. >> 1

2 Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA (forts) (SAK 13) >> 3 Valgkomiteens oppgaver Valgkomiteen skal overfor generalforsamlingen innstille på: Kandidater til styret og varamedlemmer/observatører til styret i Morbanken Kandidater til styret og varamedlemmer/observatører til styret i Boligkredittforetaket Godtgjørelse til styremedlemmer og varastyremedlemmer/observatører i Morbanken og Boligkredittforetaket Kandidater til valgkomiteen Godtgjørelse til valgkomiteen Basert på innstillingene fra valgkomiteen, foretar generalforsamlingen endelig valg av styremedlemmer, varamedlemmer og godtgjørelse til disse, samt medlemmer til valgkomiteen og godtgjørelse til disse. Aksjonærvalgte styremedlemmer har ikke varamedlemmer. Dette inkluderer ikke ansatt valgte medlemmer i styret. 4 Valgkomiteens arbeid Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid. Valgkomiteens leder kaller inn til møter så ofte som det er nødvendig. Samtlige medlemmer kan kreve at det kalles inn til møte. Det skal føres protokoll for alle møter valgkomiteen avholder. Valgkomiteen skal vurdere behovet for endringer i styrets sammensetning. For å ha et best mulig grunnlag for sine vurderinger, bør komiteen i sitt arbeid ha kontakt med Bankens daglige leder og styremedlemmer. Videre bør valgkomiteen konsultere andre relevante aksjeeiere for forslag til kandidater. Valgkomiteen skal også gå gjennom og grundig vurdere styrets årlige evaluering. Komiteen skal legge til rette for at aksjeeierne kan komme med innspill overfor komiteen, herunder foreslå kandidater til styreverv. Dette skal kunne gjøres på en enkel måte, fortrinnsvis via selskapets hjemmeside. Det bør der fremgå når slike forslag bør være fremsatt for at valgkomiteen skal kunne ta dem i betraktning. Valgkomiteen skal i sitt arbeid ha anledning til å trekke på ressurser i konsernet, samt mulighet til å hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor konsernet. 5 Valgkomiteens innstilling av kandidater til styremedlemmer i morbanken og boligkredittforetaket Krav til styrets sammensetning og tjenestetid i Morbanken og Boligkredittforetaket følger av finansforetaksloven 8-4 til 8-5 og allmennaksjeloven 3-5 og 6-6 til I det følgende angis krav til styrets tjenestetid. Kravene gjelder både styret i Morbanken og i Boligkredittforetaket. Styremedlemmer tjenestegjør i to år. Ved suppleringsvalg kan kortere tjenestetid fastsettes Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper Selv om tjenestetiden er utløpt, skal styremedlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt Bestemmelsene om tjenestetid gjelder ikke styremedlemmer som er valgt blant de ansatte Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen skal redegjøre for hvordan komiteen har arbeidet. Innstillinger som forelegges generalforsamlingen skal begrunne hvordan aksjefellesskapets og selskapets behov blir ivaretatt: Valgkomiteen skal kun nominere kandidater som kan vurderes å ha de nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve styrevervet Valgkomiteen skal avvise kandidater som er dømt for straffbare forhold, og det straffbare forholdet gir grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta vervet på en forsvarlig måte Bestemmelsene i de to foregående punkter gjelder tilsvarende for varamedlemmer eller observatører i styret Det skal videre tilstrebes at begrunnelsen for nominasjonene belyser den enkelte kandidats: Kompetanse, kapasitet og grad av uavhengighet Eventuelle eierinteresser i og oppdrag for konsernet, og om vesentlige posisjoner eller oppdrag i andre selskaper og organisasjoner Videre bør valgkomiteen opplyse om kandidatens alder, utdannelse og yrkesmessige erfaring. >> 2

3 Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA (forts) (SAK 13) >> Ved forslag om gjenvalg av tidligere styremedlemmer, bør innstillingen også gi opplysninger om hvor lenge kandidaten har vært styremedlem i konsernet, samt opplysninger om antall styremøter kandidaten har deltatt i. Alle kandidater må være forespurt og ha stilt seg til disposisjon. I henhold til generalforsamlingsforskriften og selskapets corporate governance policy skal valgkomiteens innstilling være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Valgkomiteens leder og minst ett annet medlem skal være tilstede på generalforsamlingen for å framlegge sin innstilling og for å svare på spørsmål. 6 Styrets godtgjørelse Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på styrets vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Dette gjelder både for styret i Morbanken og Boligkredittforetaket. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets kompleksitet, ansvar og tidsbruk. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette styrets endelige godtgjørelse. 7 Valgkomiteens godtgjørelse Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på valgkomiteens vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets ansvarsoppgaver og omfang. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette valgkomiteens endelige godtgjørelse. 3

4 Intern 1/ 5 Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Besluttet av Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Dato for beslutning 11.september 2015, endret 28.april september 2017 Frekvens beslutning Ved behov for endring Erstatter Nytt dokument28. april 2016 Dokumenteier Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Kontaktperson Leder juridisk avdeling Rettslig hjemmel Finansforetaksloven 8-4 (2) (LOV ) Allmennaksjeloven kapittel 6 (LOV ) Relaterte interne dokumenter: Styreinstruks for Skandiabanken ASA. Policy for Corporate Governance i Skandiabanken ASA

5 Intern 2/ 5 Endringslogg instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA ble godkjent i styremøte 11. september 2015 og formelt besluttet av Generalforsamlingen 18. september Tabellen gir en oversikt over endringer gjort i dokumentet etter 18. september Dato Versjon Dok.nr Dokument tittel Endring Godkjenning (navn, tittel) Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Forside instruks: Endring i rettslig hjemmel: Lov om forretningsbanker opphevet fra Generalforsamling Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Instruks punkt 2: Ansattvalgte medlemmer i valgkomiteen er tatt ut, samt språklige endringer. Instruksen endres slik at valgkomiteens mandat ikke lengre gjelder Skandiabanken Boligkreditt AS, men kun gjelder for Skandiabanken ASA. Instruksen punkt 3: Presisering av at det skal velges et varamedlem for hvert ansatt valgte styremedlem. Generalforsamling Språklige endringer i instruksen.

6 Intern 3/ 5 1 FORMÅL Valgkomiteens skal innstille på kandidater til styret i Skandiabanken ASA ( Morbanken ) og Skandiabanken Boligkreditt AS ( Boligkredittforetaket ), heretter samlet omtalt som «Banken», samt å gi forslag til honorarer for styremedlemmene i Banken. Retningslinjene angitt i denne instruks skal sikre at komiteens medlemssammensetning, arbeidsform og innstillinger ivaretar: hensynet til uavhengighet og habilitet i forholdet mellom valgkomiteen og dem som skal velges hensynet til å kunne nyttiggjøre den kunnskap personer med erfaring fra styret eller valgkomité har om selskapet 2 VALGKOMITEENS MEDLEMMER Valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer som velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal velge ett av medlemmene til å være valgkomiteens leder. Innstillingen om valg av medlemmer til valgkomiteen skal ta utgangspunkt i å sikre bred representasjon fra selskapets aksjeeiere. Medlemmene og leder av valgkomiteen velges for to år av gangen. Ved førstegangs opprettelse av valgkomiteen, skal lederen av valgkomiteen ha en tjenestetid på ett år. De to ordinære medlemmene sitter i to år. Leder eller medlemmer som trer ut det enkelte år, erstattes med ny leder eller medlemmer, som velges på tilhørende generalforsamling. På denne måten sikres kontinuitet i valgkomiteen. Maksimalt ett medlem av valgkomiteen kan være styremedlem i Banken og skal da ikke stille til gjenvalg i styret i Banken, verken i Morbanken eller Boligkredittforetaket. Flertallet av medlemmene i valgkomiteen skal være uavhengig av Bankens styre og ledelse. Daglig leder og øvrige ledende ansatte i Banken Morbanken og Boligkredittforetaket kan ikke være medlem av valgkomiteen. I forkant av tjenestetidens utløp skal valgkomiteen ovenfor generalforsamlingen innstille nye medlemmer til valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling skal være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Medlemmer av valgkomiteen kan bli gjenvalgt høyst to ganger, slik at total tjenestetid ikke overstiger seks år. En oversikt over komiteens medlemmer med tilhørende kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på selskapets internettside. 3 VALGKOMITEENS OPPGAVER Valgkomiteen skal overfor generalforsamlingen innstille på: Kandidater til styret og varamedlemmer/observatører til styret i Banken Morbanken Kandidater til styret og varamedlemmer/observatører til styret i Boligkredittforetaket Godtgjørelse til styremedlemmer og varastyremedlemmer/observatører i Banken Morbanken og Boligkredittforetaket Kandidater og godtgjørelse til valgkomiteen Godtgjørelse til valgkomiteen

7 Intern 4/ 5 Basert på innstillingene fra valgkomiteen, foretar generalforsamlingen endelig valg av styremedlemmer, varamedlemmer og godtgjørelse til disse, samt medlemmer til valgkomiteen og godtgjørelse til disse. Aksjonærvalgte styremedlemmer har ikke varamedlemmer. Dette inkluderer ikke ansatt valgte medlemmer i styret. Det skal velges et varamedlem for hvert ansatt valgte styremedlem. 4 VALGKOMITEENS ARBEID Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid. Valgkomiteens leder kaller inn til møter så ofte som det er nødvendig. Samtlige medlemmer kan kreve at det kalles inn til møte. Det skal føres protokoll for alle møter valgkomiteen avholder. Valgkomiteen skal vurdere behovet for endringer i styrets sammensetning. For å ha et best mulig grunnlag for sine vurderinger, bør komiteen i sitt arbeid ha kontakt med Bankens daglige leder og styremedlemmer. Videre bør valgkomiteen konsultere andre relevante aksjeeiere for forslag til kandidater. Valgkomiteen skal også gå gjennom og grundig vurdere styrets årlige evaluering. Komiteen skal legge til rette for at aksjeeierne kan komme med innspill overfor komiteen, herunder foreslå kandidater til styreverv. Dette skal kunne gjøres på en enkel måte, fortrinnsvis via selskapets hjemmeside. Det bør der fremgå når slike forslag bør være fremsatt for at valgkomiteen skal kunne ta dem i betraktning. Valgkomiteen skal i sitt arbeid ha anledning til å trekke på ressurser i konsernet, samt mulighet til å hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor konsernet. 5 VALGKOMITEENS INNSTILLING AV KANDIDATER TIL STYREMEDLEMMER I MORBANKEN OG BOLIGKREDITTFORETAKET Krav til styrets sammensetning og tjenestetid i Banken Morbanken og Boligkredittforetaket følger av finansforetaksloven 8-4 til 8-5 og 3-5, samt og allmennaksjeloven 3-5 og 6-6 til 6-11 a. I det følgende angis krav til styrets tjenestetid i Banken.. Kravene gjelder både styret i Morbanken og i Boligkredittforetaket. Styremedlemmer tjenestegjør i to år. Ved suppleringsvalg kan kortere tjenestetid fastsettes Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper Selv om tjenestetiden er utløpt, skal styremedlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt Bestemmelsene om tjenestetid gjelder ikke styremedlemmer som er valgt blant de ansatte Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen skal redegjøre for hvordan komiteen har arbeidet. Innstillinger som forelegges generalforsamlingen skal begrunne hvordan aksjefellesskapets og selskapets behov blir ivaretatt:

8 Intern 5/ 5 Valgkomiteen skal kun nominere kandidater som kan vurderes å ha de nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve styrevervet Valgkomiteen skal avvise kandidater som er dømt for straffbare forhold, og det straffbare forholdet gir grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta vervet på en forsvarlig måte Bestemmelsene i de to foregående punkter gjelder tilsvarende for varamedlemmer eller observatører i styret Det skal videre tilstrebes at begrunnelsen for nominasjonene belyser den enkelte kandidats: Kompetanse, kapasitet og grad av uavhengighet Eventuelle eierinteresser i og oppdrag for konsernet, og om vesentlige posisjoner eller oppdrag i andre selskaper og organisasjoner Videre bør valgkomiteen opplyse om kandidatens alder, utdannelse og yrkesmessige erfaring. Ved forslag om gjenvalg av tidligere styremedlemmer, bør innstillingen også gi opplysninger om hvor lenge kandidaten har vært styremedlem i konsernet, samt opplysninger om antall styremøter kandidaten har deltatt i. Alle kandidater må være forespurt og ha stilt seg til disposisjon. I henhold til generalforsamlingsforskriften Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse punkt 6 og selskapets corporate governance policy skal valgkomiteens innstilling være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Valgkomiteens leder og minst ett annet medlem skal være tilstede på generalforsamlingen for å framlegge sin innstilling og for å svare på spørsmål. 6 STYRETS GODTGJØRELSE Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på styrets vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Dette gjelder både for styret i Morbanken og Boligkredittforetaket. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets kompleksitet, ansvar og tidsbruk. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette styrets endelige godtgjørelse. 7 VALGKOMITEENS GODTGJØRELSE Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på valgkomiteens vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets ansvarsoppgaver og omfang. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette valgkomiteens endelige godtgjørelse.

9 Intern 1/ 5 Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Besluttet av Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Dato for beslutning 14. september 2017 Frekvens beslutning Ved behov for endring Erstatter 28. april 2016 Dokumenteier Generalforsamlingen i Skandiabanken ASA Kontaktperson Leder juridisk avdeling Rettslig hjemmel Finansforetaksloven 8-4 (2) (LOV ) Allmennaksjeloven kapittel 6 (LOV ) Relaterte interne dokumenter: Styreinstruks for Skandiabanken ASA. Policy for Corporate Governance i Skandiabanken ASA

10 Intern 2/ 5 Endringslogg Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA ble godkjent i styremøte 11. september 2015 og formelt besluttet av Generalforsamlingen 18. september Tabellen gir en oversikt over endringer gjort i dokumentet etter 18. september Dato Versjon Dok.nr Dokument tittel Endring Godkjenning (navn og tittel) Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Forside instruks: Endring i rettslig hjemmel: Lov om forretningsbanker opphevet fra Generalforsamling Instruks for valgkomiteen i Skandiabanken ASA Instruks punkt 2: Ansattvalgte medlemmer i valgkomiteen er tatt ut, samt språklige endringer. Instruksen endres slik at valgkomiteens mandat ikke lengre gjelder Skandiabanken Boligkreditt AS, men kun gjelder for Skandiabanken ASA. Instruksen punkt 3: Presisering av at det skal velges et varamedlem for hvert ansatt valgte styremedlem. Generalforsamling Språklige endringer i instruksen.

11 Intern 3/ 5 1 FORMÅL Valgkomiteens skal innstille på kandidater til styret i Skandiabanken ASA heretter omtalt som «Banken», samt å gi forslag til honorarer for styremedlemmene i Banken. Retningslinjene angitt i denne instruks skal sikre at komiteens medlemssammensetning, arbeidsform og innstillinger ivaretar: hensynet til uavhengighet og habilitet i forholdet mellom valgkomiteen og dem som skal velges hensynet til å kunne nyttiggjøre den kunnskap personer med erfaring fra styret eller valgkomité har om selskapet 2 VALGKOMITEENS MEDLEMMER Valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer som velges av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal velge ett av medlemmene til å være valgkomiteens leder. Innstillingen om valg av medlemmer til valgkomiteen skal ta utgangspunkt i å sikre bred representasjon fra selskapets aksjeeiere. Medlemmene og leder av valgkomiteen velges for to år av gangen. Ved førstegangs opprettelse av valgkomiteen, skal lederen av valgkomiteen ha en tjenestetid på ett år. De to ordinære medlemmene sitter i to år. Leder eller medlemmer som trer ut det enkelte år, erstattes med ny leder eller medlemmer, som velges på tilhørende generalforsamling. På denne måten sikres kontinuitet i valgkomiteen. Maksimalt ett medlem av valgkomiteen kan være styremedlem i Banken og skal da ikke stille til gjenvalg i styret i Banken. Flertallet av medlemmene i valgkomiteen skal være uavhengig av Bankens styre og ledelse. Daglig leder og øvrige ledende ansatte i Banken kan ikke være medlem av valgkomiteen. I forkant av tjenestetidens utløp skal valgkomiteen ovenfor generalforsamlingen innstille nye medlemmer til valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling skal være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Medlemmer av valgkomiteen kan bli gjenvalgt høyst to ganger, slik at total tjenestetid ikke overstiger seks år. En oversikt over komiteens medlemmer med tilhørende kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på selskapets internettside. 3 VALGKOMITEENS OPPGAVER Valgkomiteen skal overfor generalforsamlingen innstille på: Kandidater til styret og varamedlemmer/observatører til styret i Banken Godtgjørelse til styremedlemmer og varastyremedlemmer/observatører i Banken Kandidater og godtgjørelse til valgkomiteen Basert på innstillingene fra valgkomiteen, foretar generalforsamlingen endelig valg av styremedlemmer, varamedlemmer og godtgjørelse til disse, samt medlemmer til valgkomiteen og godtgjørelse til disse. Aksjonærvalgte styremedlemmer har ikke varamedlemmer. Det skal velges et varamedlem for hvert ansatt valgte styremedlem.

12 Intern 4/ 5 4 VALGKOMITEENS ARBEID Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid. Valgkomiteens leder kaller inn til møter så ofte som det er nødvendig. Samtlige medlemmer kan kreve at det kalles inn til møte. Det skal føres protokoll for alle møter valgkomiteen avholder. Valgkomiteen skal vurdere behovet for endringer i styrets sammensetning. For å ha et best mulig grunnlag for sine vurderinger, bør komiteen i sitt arbeid ha kontakt med Bankens daglige leder og styremedlemmer. Videre bør valgkomiteen konsultere andre relevante aksjeeiere for forslag til kandidater. Valgkomiteen skal også gå gjennom og grundig vurdere styrets årlige evaluering. Komiteen skal legge til rette for at aksjeeierne kan komme med innspill overfor komiteen, herunder foreslå kandidater til styreverv. Dette skal kunne gjøres på en enkel måte, fortrinnsvis via selskapets hjemmeside. Det bør der fremgå når slike forslag bør være fremsatt for at valgkomiteen skal kunne ta dem i betraktning. Valgkomiteen skal i sitt arbeid ha anledning til å trekke på ressurser i konsernet, samt mulighet til å hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor konsernet. 5 VALGKOMITEENS INNSTILLING AV KANDIDATER TIL STYREMEDLEMMER I BANKEN Krav til styrets sammensetning og tjenestetid i Banken følger av finansforetaksloven 8-4 til 8-5 og 3-5, samt allmennaksjelove 6-6 til 6-11 a. I det følgende angis krav til styrets tjenestetid i Banken.. Styremedlemmer tjenestegjør i to år. Ved suppleringsvalg kan kortere tjenestetid fastsettes Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper Selv om tjenestetiden er utløpt, skal styremedlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt Bestemmelsene om tjenestetid gjelder ikke styremedlemmer som er valgt blant de ansatte Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen skal redegjøre for hvordan komiteen har arbeidet. Innstillinger som forelegges generalforsamlingen skal begrunne hvordan aksjefellesskapets og selskapets behov blir ivaretatt: Valgkomiteen skal kun nominere kandidater som kan vurderes å ha de nødvendige kvalifikasjoner og yrkeserfaring til å utøve styrevervet Valgkomiteen skal avvise kandidater som er dømt for straffbare forhold, og det straffbare forholdet gir grunn til å anta at vedkommende ikke vil kunne ivareta vervet på en forsvarlig måte Bestemmelsene i de to foregående punkter gjelder tilsvarende for varamedlemmer eller observatører i styret

13 Intern 5/ 5 Det skal videre tilstrebes at begrunnelsen for nominasjonene belyser den enkelte kandidats: Kompetanse, kapasitet og grad av uavhengighet Eventuelle eierinteresser i og oppdrag for konsernet, og om vesentlige posisjoner eller oppdrag i andre selskaper og organisasjoner Videre bør valgkomiteen opplyse om kandidatens alder, utdannelse og yrkesmessige erfaring. Ved forslag om gjenvalg av tidligere styremedlemmer, bør innstillingen også gi opplysninger om hvor lenge kandidaten har vært styremedlem i konsernet, samt opplysninger om antall styremøter kandidaten har deltatt i. Alle kandidater må være forespurt og ha stilt seg til disposisjon. I henhold til Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse punkt 6 og selskapets corporate governance policy skal valgkomiteens innstilling være tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Valgkomiteens leder og minst ett annet medlem skal være tilstede på generalforsamlingen for å framlegge sin innstilling og for å svare på spørsmål. 6 STYRETS GODTGJØRELSE Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på styrets vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets kompleksitet, ansvar og tidsbruk. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette styrets endelige godtgjørelse. 7 VALGKOMITEENS GODTGJØRELSE Valgkomiteen skal fremme forslag om godtgjørelse på valgkomiteens vegne, som fremlegges for generalforsamlingen. Forslaget må skille mellom fast godtgjørelse og godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal reflektere vervets ansvarsoppgaver og omfang. Godtgjørelsen bør stå i målestokk til tilsvarende godtgjørelser i sammenlignbare selskaper. Generalforsamlingen skal fastsette valgkomiteens endelige godtgjørelse.