Indre Helgeland KOMMUNEREVISJON. Grane Hattfjelldal Hemnes Nesna Rana Vefsn Organisasjonsnr.: Medlem av Norges Kommunerevisorforbund

Transkript

1 Indre Helgeland KOMMUNEREVISJON Grane Hattfjelldal Hemnes Nesna Rana Vefsn Organisasjonsnr.: Medlem av Norges Kommunerevisorforbund FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OM GJENNOMFØRING OG RAPPORTERING AV VEDTAK I POLITISKE ORGANER I GRANE KOMMUNE Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Oktober 2008 Hovedkontor Vefsn Avdelingskontor Rana Skjervgt. 43 Rådhuset Nordahl Griegsgt. 2-4 Postboks 27 Postboks MOSJØEN 8622 MO I RANA Tlf: Tlf: Faks: Faks: E-post: aksel.sivertsen@vefsn.kommune.no E-post: revisjon@rana.kommune.no Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMMENDRAG 0.1 Formål, bakgrunn og metode s Problemstillinger s Revisjonskriterier s Konklusjon s Anbefalinger s INNLEDNING 1.1 Hjemmel for forvaltningsrevisjon s Bakgrunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet s FORMÅL OG PROBLEMSTILLING 2.1 Formål s Problemstillinger s REVISJONSKRITERIER s METODE OG FREMGANGSMÅTE s AVGRENSNINGER 5.1 Innholdsmessig avgrensning s Tidsmessig avgrensning s Utvalgsstørrelse s KVALITETSSIKRING s EVENTUELLE SVAKHETER s HAR KOMMUNEN RUTINER 8.1 Fastsettelse av revisjonskriterier s Beskrivelse av fakta s Elektronisk saksbehandling s Kommunens saksbehandlingsregler s Intern kvalitetssikring s. 11 2

3 8.3 Revisjonens funn og vurderinger Generelt s Har svak vedtak ikke blitt iverksatt? s Konklusjon vedrørende iverksetting, oppfølging og rapportering s BLIR VEDTAK I BUDSJETTET FULGT OPP? s Fastsettelse av revisjonskriterier s Lovverkets krav til rapportering s Kommunens egne krav til vedtatt budsjett s Beskrivelse av fakta s Revisors funn og vurderinger s Konklusjon vedrørende oppfølging av budsjettvedtak s ANBEFALINGER s KOMMENTAR PÅ FORELØPIG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT s. 18 3

4 0. SAMMENDRAG 0.1. Formål, bakgrunn og metode Indre Helgeland kommunerevisjon (IHK) har etter bestilling fra kontrollutvalget gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende om politiske vedtak blir fulgt opp av administrasjon i Grane kommune. Formålet med prosjektet er å sette fokus på om kommunen har rutiner for oppfølging av at vedtak i politiske organer blir iverksatt og utført. Bakgrunnen for prosjektet er hentet fra Overordnet analyse av kommunen, en plan som ble vedtatt av kommunestyret. Rapporten bygger på fakta innhentet både via skriftlig og muntlig henvendelse til rådmannen, samt intervjuer av relevante personer. Vi har også gjennomgått vedtak for enkelte utvalgte områder. De fakta som på denne måten er fremkommet er så analysert og vurdert opp mot revisjonskriteriene. På bakgrunn av våre vurderinger har vi til slutt trukket konklusjoner og gitt anbefalinger. 0.2 Følgende problemstillinger er undersøkt Følgende todelte problemstilling er definert: 1. Har kommunen rutiner som sikrer at vedtak i de ulike politiske organer blir iverksatt og fulgt opp av rådmannen? Videre ønskes følgende problemstilling undersøkt i kommunen: 2. Har rådmannen rutiner for å sikre at de tiltak som er i budsjettet blir fulgt opp? Med dette siste ønskes det å få undersøkt de mange tiltak som er i budsjettet og dermed er vedtatt av kommunestyret for gjennomføring av rådmannen. 0.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene bygger på ovenstående problemstillinger. Videre bygger de på lover, forskrifter, kommunens interne reglementer og retningslinjer. 0.4 Konklusjon Etter det IHK kan konkludere med i sitt arbeid har Grane kommune rutiner for å sikre at vedtak i de ulike folkevalgte organer blir iverksatt og fulgt opp. Imidlertid er det en svakhet at undersøkelser hos enkelte saksbehandlere viser at de har en del saker som ikke er blitt avsluttet. Dette kan indikere ikke god nok oppfølging av vedtak eller publikumshenvendelser som 4

5 igjen indikerer brudd på blant annet forvaltningsloven. Ved en henvendelse til rådmannen ble det straks satt i gang tiltak for å bedre rutinene på området. Ved en etterkontroll i begynnelsen av juni 2008 ble forholdet funnet i orden hos alle saksbehandlere. Kommunens arbeid vedrørende saksbehandling frem til politisk behandling og deretter behandling etter at vedtak er gjennomført, er i de undersøkelser IHK har gjennomført funnet i orden. Ingen saker eller vedtak er funnet glemt av kommunen. Undersøkelser av saksbehandlingsarbeidet som ble gjennomført viser at saksbehandlingen fungerer slik den skal i følge lover, forskrifter og internt reglement. Grane kommune hadde utfordringer med å oppfylle investeringene i budsjettet for Hovedgrunnen lå på den store mangelen kommunen hadde på ingeniørsiden hvor stillinger stod vakant store deler av året. Ifølge samtaler med teknisk sjef skal situasjonen være en annen for Grunnen er at stillingene er blitt besatt og midlene fra 2007 er overført til Kommunen har en krevende oppgave med å utarbeide realistiske budsjetter for både noen rammeområder (kommer tilbake til i eget forvaltningsrevisjonsprosjekt), men også i tilknytning til budsjettet for noen ansvarsområder. Rådmannen har i henvendelse til revisjonen gjort oppmerksom på at det allerede er satt i gang tiltak for å bedre dette. 0.5 Anbefalinger IHK har tre anbefalinger å komme med til Grane kommune. De er følgende: - å utarbeide rutiner for med jevne mellomrom å gjennomgå at ikke saker blir liggende lenge til saksbehandler uten at de blir gjort noe med dem. Dette er rådmannen gjort oppmerksom på og har allerede satt i gang tiltak for å bedre rutinene på området - i tilknytning til budsjettarbeid og budsjettreguleringer, i dette tilfellet med hensyn til det enkelte ansvarsområde: utarbeid realistiske budsjett - å gi revisjonen og KU underretning om vedtak som ikke er gjennomført eller kan gjennomføres, jfr. KU-forskriften 4 angående Kus tilsynsansvar med hele kommunens forvaltning. 5

6 1. INNLEDNING 1.1 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Kommunens virksomhet skal i følge kommuneloven 78 og forskrift om revisjon kapitel 3 være gjenstand for forvaltningsrevisjon. Dette innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å bidra til: - Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen. - At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverket. - Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. 1.2 Bakgrunnen for forvaltningsrevisjonsprosjektet Indre Helgeland kommunerevisjon (IHK) har etter bestilling fra kontrollutvalget i Grane kommune gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende om vedtak blir utført av administrasjonen i kommunen, jfr. vedlegg 1. Bakgrunn for bestillingen bygger på om vedtak som gjøres av politikerne i tilstrekkelig grad blir fulgt opp. Spesielt skal fokus rettes mot vedtak med økonomisk konsekvenser for kommunen. Forvaltningsrevisjonsprosjektet fremkom i Overordnet analyse av kommunen, og hvor planen ble vedtatt av kommunestyret 20/ FORMÅL OG PROBLEMSTILLING 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å sette fokus på om kommunen har rutiner for oppfølging av at vedtak i politiske organer blir iverksatt og utført. 2.2 Problemstillinger Følgende problemstillinger er definert: 1. Har kommunen rutiner som sikrer at vedtak i de ulike politiske organer blir iverksatt og fulgt opp av rådmannen? Videre ønskes følgende problemstilling undersøkt i kommunen: 2. Har rådmannen rutiner for å sikre at de tiltak som er i budsjettet blir fulgt opp? 6

7 Med dette siste ønskes det å få undersøkt de mange tiltak som er i budsjettet og dermed vedtatt av kommunestyret, følges opp av rådmannen. 3. REVISJONSKRITERIER I henhold til Revisjonsforskriftens 7 skal det etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Det er kriterier vi vurderer fakta opp mot for å kunne besvare prosjektets problemstillinger. Kriteriene er et viktig grunnlag for de analyser og vurderinger vi foretar, konklusjonene som trekkes, og for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Våre revisjonskriterier er utledet med bakgrunn i følgende lov- og regelverk: - Lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 107, kommuneloven. - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av , kontrollutvalgsforskriften. - Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) av , regnskapsforskriften. - Forskrift om årsbudsjett av , budsjettforskriften. Kommunens interne reglementer og retningslinjer: - Reglement for Grane kommunestyre, vedtatt av kommunestyret 15/2-96, kommunestyresak 04/96. - Grane kommunes økonomireglement, vedtatt i kommunestyremøte 22/6-06, kommunestyresak 23/06. - Årsmeldingen for Kommunen har ingen reglement for formannskapet. For å besvare problemstillingene overfor skrev IHK et brev til rådmannen vedrørende kommunens arbeid med å sikre at vedtak blir fulgt opp med påfølgende spørsmål. Fastsettelsen av kriteriene er gjort under drøftingen rundt hver enkelt problemstilling i kapittel 8.1 og kapittel METODE OG FREMGANGSMÅTE Prosjektet er lagt opp etter Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. Standarden fastsetter normer og gir veiledning vedrørende forvaltningsrevisjon organisert som egne prosjekter, med en beskrivelse av omfanget av oppgaven og veiledning i hvordan forvaltningsrevisjon kan planlegges, gjennomføres og rapporteres. Rapporten bygger på fakta innhentet både via skriftlig og muntlig henvendelse til Grane kommune. Vi har videre gjennomgått vedtak i kommunestyret og formannskapet. De fakta som på denne måten er fremkommet er så analysert og vurdert opp mot revisjonskriteriene. På bakgrunn av våre vurderinger har vi til slutt trukket konklusjoner og eventuelt gitt anbefalinger. 7

8 5. AVGRENSNINGER 5.1 Innholdsmessig avgrensning Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet omfatter kun rutiner og praksis rundt iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i kommunen. Deretter vil IHK ta stikkprøver for å undersøke at vedtakene blir fulgt opp, og at det rådmannen sier i sin skriftlige tilbakemelding til IHK er riktig. Vi vil ikke se på gjennomføringen av administrative vedtak som er en følge av kommunestyrets delegasjonsvedtak i saker av ikke prinsipiell betydning, og den tilbakerapporteringen som er avtalt i den forbindelsen. 5.2 Tidsmessig avgrensning Forvaltningsrevisjonsprosjektet avgrenser seg til år Vi antar at de fleste av disse vedtakene vil være iverksatt pr. i dag. 5.3 Utvalgsstørrelse Foruten kommunestyre og formannskap, har Grane kommune komitè for oppvekst og kultur, komitè for helse og omsorg, og komitè for næringsutvikling/plankomitè. Vi har i denne undersøkelsen valgt å se på vedtak gjort i kommunestyre, formannskap og komite for næringsutvikling/plankomite. Sistnevnt ble valgt ut etter loddtrekning. 6. KVALITETSSIKRING Fakta kommet fram gjennom samtaler vil naturligvis være påvirket av intervjuobjektets personlige oppfatning av saken. Opplysningene er imidlertid verifisert og komplettert ved en gjennomgang av dokumentasjon i saksmapper. IHK har brukt ressurser for å sikre seg at de data vi presenterer er riktig. Dette har skjedd gjennom å bruke saksdokumenter fra 2007 som vi har analysert og kontrollert. 7. EVENTUELLE SVAKHETER Under kontrollutvalgets behandling av kommunens årsregnskap i møte 15/5-08, sak 005/08 ble det uttrykt ønske for kontroll av driften i rammeområde 3 (helse/sosial) og rammeområde 4 (teknisk). Grunnen var at det har vært merforbruk over flere år for disse rammeområdene. Disse vil bli undersøkt i et eget forvaltningsrevisjonsprosjekt ved en grundigere analyse av hva som er grunnlaget for overforbruket. Av den grunn vil ikke merforbruket fra hele rammeområder bli gjennomgått i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. 8

9 8. HAR KOMMUNEN RUTINER SOM SIKRER AT VEDTAK I DE ULIKE POLITISKE ORGANER BLIR IVERKSATT OG FULGT OPP? 8.1 Fastsettelse av revisjonskriterier Kommunelovens 23, punkt 2 vedrørende Administrasjonssjefen oppgaver og myndighet sier følgende: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Dette leder til følgende revisjonskriterium: - Rådmannen skal påse at vedtak blir iverksatt og fulgt opp. I det følgende vil IHK undersøke rutiner og praksis rundt iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i kommunen. 8.2 Beskrivelse av fakta Som vi så av kriteriene over, er det henholdsvis rådmannen og kontrollutvalget som på ulike områder skal påse at vedtak blir iverksatt og fulgt opp. Vi vil nedenfor foreta en beskrivelse av de rutinene og systemene som er satt i verk for at disse oppgavene skal bli ivaretatt, det vil si: - Elektronisk saksbehandlingssystem - Kommunens saksbehandlingsregler - Internt kvalitetssikringssystem Elektroniske saksbehandlingssystemer Grane kommune har siden 1. mai 2007 benyttet seg av saksbehandlingssystemet Websak. Fram til 1. mai 2007 benyttet kommunen seg av Winsak. I systemet kan man ta ut sakslister og møteprotokoller fra kommunestyre, formannskap, utvalgene, råd og styrene. Vedrørende saksgang og dokumenter kan man se ved å søke på hver enkelt sak. Systemet er et fullt elektronisk saksbehandlingssystem hvor man får oversikt over all korrespondanse og politisk behandling i saken. Logg føres slik at man kan se hvem som har endret saken og/eller journalposten. Man kan videre ta ut rapporter over saker vedrørende delegerte vedtak og politiske vedtak i en gitt periode. Dette skjer først og fremst ved at alle saker som blir registrert i systemene, også de politiske sakene, må ha en saksbehandler som er ansvarlig på vegne av rådmannen for utredning, iverksetting og oppfølging. Saksbehandler kan ta ut oversikter over egne uavsluttede saker eller egne ubesvarte henvendelser, noe som hjelper til med å sikre at ingen saker blir stående ubehandlet. En sak blir stående på listen over uavsluttede saker inntil alle journalposter i saken er avskrevet og selve saken er avsluttet. Det er arkivet som markerer saken som avsluttet ved å merke dem med bokstaven A. 9

10 Alle dokumenter som kommer inn til kommunen og krever saksbehandling blir registrert i Websak og tildelt en saksbehandler. Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saken, også ved å klargjøre den til politisk behandling. Når saksbehandler har klargjort en sak til politisk behandling sendes den til vedkommendes leder for godkjenning. Når saken er godkjent av rådmannen, legges saken klar til behandling og kommer med på sakskartet i første møte. Når sakene til kommunestyre, formannskaps og nærings- og naturforvaltningskomiteen (siste ble trukket ut) er ferdigbehandlet politisk går den tilbake til konsulent ved Servicetorget som har ansvar for videre oppfølging av saken. Konsulenten sender ut melding om vedtak. Videre lager vedkommende iverksettelsesskriv med kopi til rådmannen. For øvrige komiteer er det fullmektig ved servicetorget som følger opp sakene med kopi til rådmannen. Ifølge leder ved arkiv og konsulent ved servicetorget, gjennomføres det ikke jevnlig oppdateringskurs for oppfølging av saksbehandlingssystemet. Heller ikke har kommunen rutiner for å følge opp brevene som står i konsept (skrevet et brev som ikke er avsluttet), og arkivsaker som står til avslutning, for å se om det er ryddet i mappene. Disse skal være satt som ferdig Kommunens saksbehandlingsregler IHK stilte rådmannen følgende spørsmål vedrørende hvilket system kommunen har i dag for oppfølging av politiske vedtak. Videre ønsket IHK klargjort om rådmannen har et system for å evaluere at vedtak som er gjort av politikerne blir fulgt opp slik politikerne vedtok? Hvis ikke, blir politikerne informert om dette? Rådmannen svarte følgende på spørsmålene (jfr. vedlegg 2, 3. og 4. avsnitt): I dag er det slik at politiske vedtak distribueres til rette vedkommende internt og eksternt i forhold til vedtakets fagtilhørighet og art/innhold eller som følge av hvem som har initiert vedtaket. Som rådmann får jeg kopi og utskrift av alle vedtak i politiske råd og utvalg. Vedtak som medfører kommunal eller annen ekstern oppfølging blir prosedyremessig gjennomgått i de faste ukentlige ledermøter, hvor også det enkelte vedtaks oppfølgingsansvar fordeles hvis det skulle være noen uklarhet med hensyn til hvem gjør hva. Eventuelt andre uklarheter og tilleggsopplysninger i forhold til vedtak kan da samtidig avklares, hvis saksbehandler ikke har vært tilstede på det møtet hvor vedtaket ble saksbehandlet. Den enkelte saksansvarlige legger så vedtaket inn i sin virksomhetsplan (VP), som angir vedtaket skjematiske omgang, tidsfrister og eventuelt andre merknader. I tillegg legges vedtaket på en egen forfallsmappe som er rådmannens interne kontrollregister. Når det gjelder vår interne VP utarbeides den årlig med hovedoppdatering pr. 1 januar, men suplleres/endres i løpet av året i forhold til politiske vedtak og interne pålegg. VP`en ligger på fellesnettet under mappe for Sentraladministrasjonen. 10

11 8.2.3 Intern kvalitetssikring I brevet til Grane kommune ved rådmannen stilte IHK spørsmål om det finnes politiske vedtak som eventuelt ikke er fulgt opp av rådmannen. Svaret er følgende, jfr. vedlegg 2 siste avsnitt: Følgende vedtak er ikke gjennomført: - Oppdatering av Kommuneplanens arealdel. Prosessplan er utarbeidet, men ble ikke iverksatt i henhold til milepelsplan 2007 på grunn av manglende interne ressurser innen fagområdet. - Iverksettelse av diverse konkrete tiltak i forhold til Sentrumsplan Trofors. Utarbeidet i 1995, nå pålagt revidert med utarbeidet prosessplan innen februar Utsatt etter muntlig samhandling med Formannskapet pga. prioritering av andre oppgaver på Teknisk avdeling. - Med bakgrunn i fjorårets Selskapskontroll av SHMIL ble vi pålagt etter anbefalt saksframlegg fra Revisjonen, blant annet å utarbeide et eierstrategisk dokument forut for neste Årsmøte og Representantskapsmøte i SHMIL. (Neste årsmøte er medio april 2008). - Fra investeringsbudsjettet for 2007 er blant annet asfaltering av diverse kommunale veier, høydebasseng på Grane og renovering av kjøkkenet på Sjukeheimen ikke gjennomført. Det skyldes bemanningssituasjonen på Teknisk avdeling, samt en alt for tidlig vinter i forhold til asfaltering. Tiltakene søkes gjennomført i løpet av 2008 med de allerede bevilgede midler fra Rådmannen er ansvarlig for at politiske vedtak blir gjennomført, men hvordan blir saker fordelt av rådmannen og hvordan blir rådmannen formelt informert om det arbeidet som er gjort for å følge opp vedtakene? Rådmannen svarer følgende, jfr. vedlegg 3, punkt 1: Alle vedtak som berører administrasjonen blir etter hvert møte videreformidlet i form av skriftlig vedtaksmelding fra formannskapssekretæren til den enkelte avdelingsleder som har "eierskap" til vedtakets fagområde. Rådmannen får utskrift av samtlige politiske vedtak i alle politiske organer. I tillegg er det fast regel at alle avdelingssjefer deltar på kommunestyremøter der de "selv" har saker til behandling. Dette for å kunne svare muntlig på eventuelle uklarheter, samt få "være tilhører til" den debatt som ligger bak de vedtak som blir fattet, og av det kunne sette ut i livet det som er det politiske organs egentlige og reelle intensjon og vilje. I etterkant av alle formannskapsmøter og kommunestyremøter går ledergruppa gjennom de aktuelle saker som er behandlet, med vedtak slik at nødvendig videre arbeid med frister blir forankret i administrativ ledergruppe. Den enkelte avd. sjef skal videre oppdatere sin virksomhetsplan med tilhørende "oppdrag" og arbeidsmål. Når det gjelder de enkelte fagkomiteers vedtak blir de i sin helhet fattet med "saksbehandler" til stede. Skriftlig tilbakemelding med videre er dog den samme. Oppfølging skjer via periodisk gjennomgang av den samlede virksomhetsplan for Grane kommune. Større og mer omfattende vedtak som rehabilitering av Grane barne- og ungdomsskole framdrives via prosjektorganisering med prosjektgruppe og 11

12 styringsgruppe, der framdriften mv styres i forhold til milepelsplaner og økonomiske rammer med periodiske statusmøter og pålagt informasjonsplikt. Har rådmannen et system for å evaluere at vedtak som er gjort av politikere blir fulgt slik politikerne vedtok? Hvis ikke, blir politikerne informert om dette? Rådmannen svarer følgende, jfr. vedlegg 3, punkt 2: Systemet er skissert i pkt 1 (svaret ovenfor). Der uregelmessigheter ift. å sette vedtak ut i kraft registreres eventuelt tidlig eller seint i forhold til eventuelle tidsfrister og kvalitet, blir dette meddelt skriftlig eller muntlig til det tilhørende politiske organ som har fattet vedtaket. Eventuell framleggelse av en utsettelsessak, med eventuell tilhørende utsettelses- og eller endringsvedtak. 8.3 Revisjonens funn og vurdering Generelt Rådmannen har gjennom prinsippet om fullført saksbehandling delegert sitt ansvar for å påse at blant annet politiske vedtak blir iverksett, til en saksbehandler. Ved å bruke saksbehandlingssystemet Websak som et hjelpemiddel i saksbehandlingen, har man en sikkerhet for at alle saker har en navngitt saksbehandler med ansvar for saksutredning, iverksettelse og oppfølging. Inntil saken er avsluttet vil den dermed komme fram på saksbehandlerens liste over uavsluttede saker. En journalpost (dokument) som ikke er avskrevet, vil komme fram på saksbehandlers restanseliste over ubesvarte journalposter. I teorien kan man derfor være trygg på at ingen saker eller dokumenter blir borte underveis, men at saken står på lista hos en saksbehandler inntil den er effektuert og det er gitt beskjed til arkivet om at journalposten kan avsluttes. Saksbehandlersystemet Websak synes derfor å være et egnet hjelpemiddel for å sikre at alle vedtak blir iverksatt. Hvor godt dette systemet fungerer, avhenger imidlertid av hvordan det brukes. En korrekt bruk av systemet vil både gi saksbehandlerne et godt utgangspunkt til å forberede sakene og senere iverksette dem, og forenkle oppfølgingen i ettertid. Websak er tenkt brukt som oppfølgingssystem for politiske saker. Da er man avhengig av at avsluttede saker kommer med på restanselista. Av hensyn til saksbehandlernes oversikt over egne ubesvarte henvendelser og ikke avsluttede saker, mener vi at det er en fordel at alle saker som er endelig avsluttet også blir borte fra restanselistene. Vi har videre forståelse for det praktiske i å ha enkelte gjennomgangssaker som ikke er avsluttet før året er omme Har vedtak ikke blitt iverksatt? Vi vil i det følgende gjennomføre stikkprøver av vedtak for saker som skal behandles i kommunestyret, formannskapet og komitè for næringsutvikling/plankomitè. Først gjorde vi imidlertid undersøkelser hos saksbehandlerne. 12

13 Saksbehandlere I første del skrev vi navnet på alle potensielle saksbehandlere i kommunen fra alle deler av kommunens virksomhet som skole, administrasjon, helse med flere. Deretter kontaktet vi kommunearkivar i Grane kommune. Vi fikk også hjelp av konsulent på servicetorget. Sammen tok vi rundt 9 stikkprøver av 17 ansatte i kommunen, som driver med saksbehandling. Deretter gikk vi gjennom alle sakene til disse saksbehandlerne for å se om sakene som skulle til kommunestyret var utredet og viderebehandlet slik de skal. Tre saksbehandlere har saker som burde vært avsluttet. Sakene var fra Noen av saksbehandlerne har saker som skal videre til kommunestyret, men generelt dreier det seg om mindre forhold. Kommunestyre Etter kommuneloven 6 er det kommunestyre som er kommunens øverste organ og dermed myndighet til å treffe vedtak i alle saker som angår kommunen så langt ikke annet følger av lov. Ni saker som har vært behandlet i kommunestyret er undersøkt nærmere med hensyn til oppfølging av vedtak. Her følges sakene opp. Ingenting av det IHK undersøkte ligger på vent eller er avglemt. Også tertialrapportene er i orden. I følge forskrift til årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatt årsbudsjett. I følge merknader til forskrift om årsbudsjett for 10 skal slik rapportering skje med jevne mellomrom og minst to ganger i året. Grane kommune har hatt slik rapport oppe i kommunestyret tre ganger i løpet av 2007, jfr. samtale med økonomisjef Rigmor Tverå. Formannskap IHK gjennomførte liknende undersøkelser for vedtak gjort i formannskapet i kommunen. I følge kommunelovens 8 nr. 3 skal formannskapet behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Videre har de utvidet myndighet i hastesaker. Sju saker som er behandlet i kommunen vedrørende vedtak i formannskapet ble undersøkt. Alle vedtak var, etter det IHK kommer frem til i sine undersøkelser, gjennomført og funnet i orden. Komitè for næringsutvikling/plankomitè IHK gjennomførte ved loddtrekning mellom de tre komiteene komitè for helse- og omsorg, komitè for oppvekst og kultur og komitè for næringsutvikling/planutvikling vedrørende oppfølging av vedtak, hvor valget falt på sistnevnte komite. 13

14 Komiteen består av kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Utvalget forbereder saker for kommunestyret og fremmer innstilling i de saker som de får til behandling. IHK kom frem til at alle saker hvor utvalget gjennomfører endelig vedtak, var effektuert Konklusjon vedrørende iverksetting og oppfølging Etter det IHK kan konkludere med i sitt arbeid har Grane kommune rutiner for å sikre at vedtak i de ulike folkevalgte organer blir iverksatt og fulgt opp. Imidlertid er det en svakhet at undersøkelser hos enkelte saksbehandlere viser at de har en del saker som ikke er blitt avsluttet. Dette kan indikere mindre god oppfølging av vedtak eller publikumshenvendelser som igjen indikerer brudd på blant annet forvaltningsloven. Ved en henvendelse til rådmannen ble det straks satt i gang tiltak for å bedre rutinene på området. Ved en etterkontroll i begynnelsen av juni 2008 ble forholdet funnet i orden hos alle saksbehandlere. Kommunens arbeid vedrørende saksbehandling frem til politisk behandling og deretter behandling etter at vedtak er gjennomført, er i de undersøkelser IHK har gjennomført funnet i orden. Ingen saker eller vedtak er funnet glemt av kommunen. Undersøkelser av saksbehandlingsarbeidet som ble gjennomført viser at saksbehandlingen fungerer slik den skal i følge lover, forskrifter og internt reglement. 9. BLIR VEDTAK I BUDSJETTET FULGT OPP? I budsjettvedtaket i desember er det mange tiltak som skal følges opp for det kommende året både med hensyn til drift og investering. I den anledning ønsket IHK å undersøke hvordan rådmannen følger opp de forhold som fremkommer i budsjettet som blir vedtatt av kommunestyret. I den forbindelse ble det gjennomført en undersøkelse for å avklare dette. Vi vil her starte med å fastsette revisjonskriteriet. Deretter går vi over til å beskrive fakta og foreta vurderinger for hvert enkelt kriterium. Basert på dette vil vi til slutt trekke en konklusjon i forhold til problemstillingen. 9.1 Fastsettelse av revisjonskriterier Lovverkets krav til rapportering a) Rapportering i forhold til vedtatt budsjett: Det er kommunestyret som fastsetter kommunens årsbudsjett. I kommuneloven fremgår det i 47, Årsbudsjettets bindende virkning, punkt 2, at rådmannen skal gi melding til kommunestyret om endringer som har betydning for budsjettet. I forskrift om årsbudsjett av 15. desember 2000, 10, går det fram at rådmannen gjennom budsjettåret skal legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Merknader til forskriftens 10 angis at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå 14

15 nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Ut over det som er nevnt ovenfor, har lovverket ingen bestemmelser rundt rapportering til politikere om resultat av de vedtakene de har fattet Kommunens egne krav til vedtatt budsjett Kommunens økonomireglement kapittel 2 viser til fem hovedelementer for kommunens økonomisystemet. Det består av henholdsvis kommuneplanens strategiske del, kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen), årsbudsjett, kvartalsrapporter og til sist en del som omfatter årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering. Her blir ulike forhold vedrørende budsjett trukket frem og drøftet for å legge grunnlaget og sikre at kommunens midler til enhver tid brukes i henhold til de intensjoner som vedtak i budsjett bygger på. I følge økonomireglementets kapittel 2.2 vedrørende årsbudsjett og økonomiplan må kommunens budsjett vedtas med netto rammer. Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året i størst mulig grad må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet, eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Når det gjelder investeringsprosjekter fremgår det av reglementets kapittel 9.3 at investeringer fremmes gjennom rådmannen i forbindelse med den årlige rulleringen av økonomiplan/årsbudsjett. For investeringer utenom økonomiplanen/årsbudsjettet kommer det frem at viser det seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosessen, skal behovsutredningen fremmes for rådmannen som avgjør om saken skal fremmes for formannskap og kommunestyre, jfr. reglementets kapittel 9.4. Når kommunestyret har vedtatt økonomiplan/årsbudsjett kan arbeidet med forprosjektet settes i gang for de investeringer som har fått bevilgning. Investeringer som bare er ført opp i økonomiplanen har ikke bevilgning. Bevilgningen har kun investeringer som inngår i vedtatt årsbudsjett, jfr. reglementets kapittel 9.5. Dette leder til følgende revisjonskriterium som også følger problemstillingen: - Har rådmannen rutiner for å sikre at de tiltak som er grunnlaget i budsjettet blir fulgt opp? 9.2 Beskrivelse av fakta: Det er rådmannen som skal påse at økonomiske forhold blir rapportert til politikerne etter de lover, forskrifter og det som følges av kommunens økonomireglement. Vi vil nedenfor foreta en beskrivelse av de rutinene og systemene som er satt i verk for at disse oppgavene skal bli ivaretatt, det vil si: - Kommunens saksbehandlingsrutiner vedrørende økonomiske saker. - Oppfølging av det grunnlag som budsjettet bygger på. 15

16 Rådmannens kommentar vedrørende budsjett og økonomi: I IHK sitt brev til rådmannen ble det stilt flere spørsmål vedrørende oppfølging av vedtak, som også innbefattet vedtak som omhandler økonomiske saker. Rådmannen kommer i sitt svar på vårt brev med flere kommentarer på forhold som kontrollutvalget ønsket å få utredet ved sin tilleggsbestilling. Det første vi ønsket avklart var om rådmannen har et system for spesielt god oppfølging av politiske vedtak som medfører økonomisk risiko for kommunen? Rådmannen svarer følgende, jfr. vedlegg 2, sjette avsnitt: Når det gjelder god oppfølging av politiske vedtak som medfører økonomisk risiko for kommunen, søkes de forankret i en prosjektorganisering, med prosjektansvarlig i forhold til en styringsgruppe som er ansvarlig i forhold til oppfølging av en utarbeidet milepelsog framdriftsplan samt bevilget kostnadsramme. Videre ønsket vi å få avklart om rådmannen har rutiner for å sikre at de tiltak som er grunnlaget i budsjetter blir fulgt opp og gjennomført? Svar følger av vedlegg 2, femte avsnitt og vedlegg 2, syvende avsnitt: Saker av spesiell karakter som synes viktig i forhold til budsjett, kvalitet og eventuell tidsfrist blir diskutert mellom rådmann og den aktuelle saksbehandler samt etterspurt i løpet av prosessperioden med hensyn til framdrift og status. Her kan det også være nødvendig å se på ressursfordelingen internt, omfordeling av rutineoppgaver med videre. Når det gjelder tiltak i budsjettet er dette et prosuksjonsansvar tillagt den enkelte avdelingssjef som ligger i den løpende virksomhetsplan, samt at vedtakene følges opp gjennom de månedlige regnskapsrapporter gjennom budsjettperioden med hovedsalderinger og nødvendige budsjettreguleringer pr. juni og desember årlig. 9.3 Revisors funn og vurdering: I det følgende vil vi foreta en gjennomgang av vedtak som gjelder økonomi og som påvirker budsjett/regnskap. IHK gjennomførte diverse undersøkelser for å avdekke eventuelle svakheter i oppfølging av vedtak. Oppfølging av tilleggsbevilgninger IHK tok utgangspunkt i kommunestyrets budsjettmøte 19/ sak 94/07 hvor det ble det vedtatt endringer som medførte økning i driftsutgiftene. Dette omhandlet blant annet: - Helsesjefen har bedt om tilleggsbevilgning på kr Sosialleder har bedt om tilleggsbevilgning på kr Pleie- og omsorgssjef har bedt om tilleggsbevilgning på kr Lønn legetjeneste (Ansvar 3100) fikk en tilleggsbevilgning på kr ,-. Men selv etter tilleggsbevilgningen var det en overskridelse på dette ansvaret for lønn på kr Grunnen 16

17 var innleie av legevikar. Men vær oppmerksom på at kommunen har rammebudsjett. Totalt for legetjenesten var overforbruket på kr For barnevern (Ansvar 3510) var det en overskridelse på kr selv etter at sosialleder fikk en tilleggsbevilgning på kr Dette skyldte økte utgifter innenfor barnevern. Totalt hadde rammen sosial/barnevern et merforbruk på kr i Pleie og omsorg (Ansvar 5200) ba om tilleggsbevilgning på kr Kr var tilleggsbevilgning på lønnsutgifter på aldersheimen. Her ble overskridelsene ved årets slutt kr Videre hadde brukerbetaling en mindreinntekt på kr Ved årets slutt var det fremdeles kr i mindre inntekter enn budsjettert. I følge rådmann hadde avdelingen et urealistisk budsjett for Dette er bedret i 2008 og i følge rådmannen holder pleie og omsorg seg i 2008 innenfor rammen. Driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet IHK gjennomførte videre undersøkelser om oppfølging av ordinære vedtak i budsjettet for 2007, vedtatt i kommunestyret 20/ Dette omfattet renovering av kjøkken på sykehjemmet, stedsutvikling Trofors, asfaltering (nyasfaltering), asfaltering kommunale veger (bla. Vegset-vegen), vannverk og rehabilitering av vann og avløp i 2007 (Trofors), vann og avløp (Grane) og utbygging bredbånd. Grane kommune hadde problemer å få gjennomført flere av de investeringene kommunen skulle gjøre i Hovedgrunnen var mangel på ingeniører internt. Renovering av kjøkken på sykehjemmet, asfaltering (nyasfaltering), asfaltering kommunale veger (bla, Vegset-vegen), vann og avløpsanlegg på Trofors og Grane er alle helt eller delvis utsatt til Etter samtale med rådmannen har IHK fått bekreftet at de er kommet i gang. Stedsutvikling Trofors er også utsatt til En arkitekt laget en sentrumsplan i 1995, men en ny reguleringsplan er laget i I løpet av 2008 kommer to arkitektstudenter og blir med på utviklingen av Trofors. Når det gjelder utbygging av bredbånd så er dette avsluttet i Konklusjon vedrørende oppfølging av budsjettvedtak Grane kommune hadde utfordringer med å oppfylle investeringene i budsjettet for Hovedgrunnen lå på den store mangelen kommunen hadde på ingeniørsiden hvor stillinger stod vakant store deler av året. I følge samtaler med teknisk sjef skal situasjonen være en annen i Grunnen er at stillingene er blitt besatt og midlene fra 2007 er overført til Kommunen har en utfordring med å utarbeide realistiske budsjetter for både noen rammeområder (kommer tilbake til i eget forvaltningsrevisjonsprosjekt), men også i tilknytning til budsjettet for noen ansvarsområder. Rådmannen har i henvendelse til revisjonen gjort oppmerksom på at det allerede er satt i gang tiltak for å bedre dette. 17

18 10. ANBEFALINGER IHK har tre anbefalinger å komme med til Grane kommune. De er følgende: - å utarbeide rutiner for med jevne mellomrom å gjennomgå at ikke saker blir liggende lenge til saksbehandler uten at de blir gjort noe med dem. Dette er rådmannen gjort oppmerksom på og har allerede satt i gang tiltak for å bedre rutinene på området - I tilknytning til budsjettarbeid og budsjettreguleringer, i dette tilfellet med hensyn til det enkelte ansvarsområde: utarbeid realistiske budsjett - å gi revisjonen og KU underretning om vedtak som ikke er gjennomført eller kan gjennomføres, jfr. KU-forskriften 4 angående Kus tilsynsansvar med hele kommunens forvaltning. 11. KOMMENTAR PÅ FORELØPIG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT IHK oversendte forvaltningsrevisjonsrapporten til Grane kommune den 5/11-08, og mottok svar fra rådmann datert 26/11-08, jfr. vedlegg 4. I sin uttalelse kommenterer rådmannen det arbeidet som skjer internt i kommunen på området. IHK ser seg enig med rådmannens tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport og har ingenting å tilføye til det. 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25